On approval of documents forms, executed (compiled) during acquisition, storing, accounting and using documents of the National archive fund and other archival documents by state and special state archives

Order № 62 of the Minister of Сulture and Sport of the Republic of Kazakhstan dated March 12, 2019. Registered in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on March 15, 2019 № 18392. Expired by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 22.11.2023 № 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

      Unofficial translation

      Footnote. Expired by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 22.11.2023 No. 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

      In accordance with the Rules for acquisition, storage, accounting and using documents of the National archive fund and other archival documents by state and special state archives, approved by the resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 20, 2018, № 576, I ORDER:

      1. To approve:

      1) the form of inventories of cases, documents of permanent storage according to Appendix 1 to this order;

      2) the form of inventory of cases on the personnel according to Appendix 2 to this order

      3) the form of the act on allotment of documents to destruction, which are not subject to storage according to Appendix 3 to this order;

      4) the form of the acceptance-transfer act of documents for storage according to Appendix 4 to this order;

      5) the form of the acceptance act for storage of documents of personal origin according to Appendix 5 to this order;

      6) the form of the return act of archival documents of personal origin according to Appendix 6 to this order;

      7) the form of the card of the fund topographical index according to Appendix 7 to this order;

      8) the form of the card of the stack topographical index according to Appendix 8 to this order;

      9) the form of a check sheet of availability and state of archival documents according to Appendix 9 to this order;

      10) the form of the check act of availability and state of archival documents according to Appendix 10 to this order;

      11) the form of the act on technical errors in accounting documents according to Appendix 11 to this order;

      12) the form of the act on detection of archival documents according to Appendix 12 to this order;

      13) the form of the act on irreparable damage to documents according to Appendix 13 to this order;

      14) the form of the accounting card of undetected archival documents according to Appendix 14 to this order;

      15) the form of the accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the carrier according to Appendix 15 to this order;

      16) the form of the card of accounting of archival documents on a paper basis with text damages according to Appendix 16 to this order;

      17) the form of the accounting card of technical state of a video document according to Appendix 17 to this order;

      18) the form of the accounting card of technical state of a film document according to Appendix 18 to this order;

      19) the form of the accounting card of technical state of a phonodocument according to Appendix 19 to this order;

      20) the form of the accounting card of technical state of a photo document according to Appendix 20 to this order;

      21) the form of the act on non-detection of documents, which search paths are exhausted according to Appendix 21 to this order;

      22) the form of the list of main defects found on film documents according to Appendix 22 to this order;

      23) the form of the sheet-certifier of the case according to Appendix 23 to this order;

      24) the form of the alternate card of a storage unit according to Appendix 24 to this order;

      25) the form of the sheet of documents usage according to Appendix 25 to this order;

      26) the form of the book for issuance of archival documents, copies of the usage fund from the storage for temporary use according to Appendix 26 to this order;

      27) the form of the order for issuance of archival documents, copies of the usage fund from the archive, inventories according to Appendix 27 to this order;

      28) the form of the act on issuance of archival documents for temporary use according to Appendix 28 to this order;

      29) the form of the book for accounting documents receipts according to Appendix 29 to this order;

      30) the form of the list of funds according to Appendix 30 to this order;

      31) the form of the fund sheet according to Appendix 31 to this order;

      32) the form of the accounting sheet according to Appendix 32 to this order;

      33) the form of the register of inventories of cases, documents according to Appendix 33 to this order;

      34) the form of the inventory book of accounting cases, documents decorated with precious metals and stones, having precious metals and stones in the application according to Appendix 34 to this order;

      35) the form of accounting and description sheet of the document referred to cultural values according to Appendix 35 to this order;

      36) the form of the list of funds containing especially valuable documents according to Appendix 36 to this order;

      37) the form of inventory of especially valuable cases, documents according to Appendix 37 to this order;

      38) the form of the list of numbers of especially valuable cases (number plate) according to Appendix 38 to this order;

      39) the form of the register of inventories of especially valuable cases, documents according to Appendix 39 to this order;

      40) the form of the book of accounting of receipts of the insurance Fund and the fund use on microfiche according to Appendix 40 to this order;

      41) the form of the registration book of receipts of the insurance fund and the use fund on a roll film according to Appendix 41 to this order;

      42) the form of the insurance fund inventory on microfiche according to Appendix 42 to this order;

      43) the form of the insurance fund inventory on a roll film according to Appendix 43 to this order;

      44) the form of internal inventory of documents of the case according to Appendix 44 to this order;

      45) the form of the act on seizure of original storage units, archival documents according to Appendix 45 to this order;

      46) the form of the act on separation, consolidation of cases, inclusion of new documents into the case according to Appendix 46 to this order;

      47) the form of the act of description of documents, processing of inventories according to Appendix 47 to this order;

      48) the form of the act on declassification of documents according to Appendix 48 to this order;

      49) the form of composition of the guidebook requisites according to Appendix 49 to this order;

      50) the form of the archival inquiry according to Appendix 50 to this order;

      51) the form of the archival extract according to Appendix 51 to this order.

      2. The Department of archives and documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan in accordance with the procedure established by legislation shall ensure:

      1) state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

      2) sending of this order in electronic form in the Kazakh and Russian languages to the Republican state enterprise on the right of economic management "Republican center of legal information" for official publication and inclusion to the Standard control bank of regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan within ten calendar days from the date of its state registration;

      3) placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan within two working days after its entry into force;

      4) submission of information on implementation of measures to the Department of legal service of the Ministry of Culture and Sport of the Republic of Kazakhstan within two working days after implementation of measures provided for in this paragraph.

      3. Control over execution of this order shall be assigned to the supervising Vice-Minister of Culture and Sport of the Republic of Kazakhstan.

      4. This order shall be enforced after its first official publication.

      Minister of Culture and Sport
      of the Republic of Kazakhstan A. Mukhamediuly

  Appendix 1
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
  Form of inventories of cases,
documents of permanent storage

Inventory of cases, documents of permanent storage, compiled in the archive

      Archival fund № _____

      Inventory № ______ of cases, documents of permanent storage

      _______________________________________________

      (official name of the organization)

      for___________ year (s)

Serial number

Office indexes or numbers based on the old inventory

The title of the case

Deadlines

Number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6







      Included in the inventory ______________________________________________________

      cases № from № ____________________________________________________________

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s), compiling it

      the section (s) of the inventory)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the custodian)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department)

      _________________________________

      (date of compilation of the section (s) of inventory)

      Agreed by the protocol of
expert-verification commission
(expert commission)
of local executive body (archive)
from ____ _______ year № _____
Format A4 (210X297)

  Approve
______________
(position, surname, initials of the
head of organization)
______________
(signature of the head
of organization)
______________
(date)

Inventory of cases, documents of permanent storage of the organization

      Archival fund № _____

      Inventory _________ of cases, documents of permanent storage

      ___________________________________________________

      (official name of the organization)

      for ___________ year (s)

Serial number

Index of the case

The title of the case (volume part)

Deadlines

Number of sheets in the case (volume, parts)

Note

1

2

3

4

5

6

Name of structural division of the organization

Name of the section "______"

      In this (these) section (s) ____________________ of the inventory included ____________________ cases ____________________________

      (section name) (in figures and words)

      from № _____to № _____, including:

      letter numbers: _____

      missed numbers: _____

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section (s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of video documents of permanent storage

      Inventory № ______

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of recor-ding, rerecord-ding

Footage of video-recor-ding

Type and format of the record

Number of storage units

Composition of the text accompanying documentation

Note

origi-nal

copy

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for __________ year (s)

      In this (these) section (s) ____________________ of the inventory included ____________________ cases ______________________________

      (section name) (in figures and words)

      from № _____ to № _____, including:

      letter numbers: ______, missing numbers: __________and text accompanying documentation to them. ___________________________________________________________________________________________ (position, surname, initials, signature of the person (-s), compiling section(s) of the inventory) _________________________________

      ____________________________ (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of film documents of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for________ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number (accounting number of organization)

Title of the document

Author

Date and place of shooting, production

Version (mute, audio, black and white, color, format, language)

Number of storage units/ footage

Negative

Double-negative

Phonogram (negative)

Magnetic phonogram (main, combined)

Intermediate positive

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      continuation of the table

Number of storage units/footage

Composition of the text accompanying documentation

Note

Positive

Installation videos and color passports

13

14

15

16





      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of phonodocuments of gramophone record of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for_______ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of production

Place of production

Serial number, diameter, material of gramoriginal

Playing time

Number of storage units

Gram-original

Gramophone record

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      Continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

14

15



      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

      Note: the storage unit number of the phonodocument of a gramophone record (phonorecord) consists of the numbers of each of its sides and includes two digits, for example, 1-1, 1-2. For one-sided records, this column is not filled in.

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of magnetic recording phonodocuments of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for_______ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of recording, rerecording

Place of recording, rerecording

Speed of the sound

Playing time

Type and the format of the magnetic tape

Number of storage units/footage





original

copy

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

15

16



      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________(position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of permanent storage photo albums

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of a storage unit

Title (name) of the album

Author of the shooting

Deadlines of photo prints

Place of shooting

Number of photo prints

Composition of the text accompanying documentation

External features

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of photodocuments of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of an accounting unit, storage units

Production number

Title (annotation) of the document (name of the filmstrip)

Author of shooting

Date of shooting

Place of shooting

Number of storage units/panorama frames

Negative

Double-negative

Positive

Photo print

Slide (projection slide)

Filmstrip

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

13

14



      In this (these) section(s) _________ of the inventory included _________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of electronic documents of permanent storage

      Archival fund № _____

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of an accounting unit

Number of a storage unit

Title of accounting units

Deadlines of accounting units

Format of electronic documents

Volume (Mbyte)

Composition of the text accompanying documentation

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______

      In total, the inventory included ________________ units of account, _______________ storage units

      (in figures and in words) (in figures and words)

      from № ______ to № ______.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Appendix 2
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of cases of the personnel

      Archival fund № _____

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Serial number
 

Index of the case
 

The title of the case (the volume, part)

Date of the case (volume, part)

Period of storage of the case (volume, part)

Number of sheets in the case (volume, part)

Note

1

2

3

4

5

6

7

Name of the structural division of the organization
 

The name of the section "________"

      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ cases,

      ______________(section name) ___________________(in figures and words)

      from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______,

      missed numbers: ______ __________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Appendix 3
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
_____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
_____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on allotment of documents to destruction that are not subject to storage
___________ № ____
(date)

      The place of compilation

      Documents selected for destruction from the archival fund

      ________________________________ (number and name of the archival fund)

      on the basis of

      ___________________________________________________________________

      (reference to normative and methodological documents for conducting expertise)

      _____________________________________________________________________

Serial number

Name of group of documents

Deadlines

Inventory numbers

Numbers of storage units on inventories

Number
of storage units

Note

1

2

3

4

5

6

7








      Total ________________________________ storage units for

      ________________ year (s).

      (in figures and words)

      Number of storage units, deadlines, and a brief characteristic of the documents remaining for storage

      ____________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department (archives))

      ____________________

      (date and number)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person, who processed the documents)

      Documents submitted _____________________________ for processing by acceptance

      (name of the organization)

      invoice ___________________№ _____ ______________________________________.

      (date) (signature of the custodian of funds)

      Changes have been made to the accounting documents.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person, who conducted the ordering of cases, documents)

  Agreed
by the Protocol of expert-
verification commission
(expert commission)
of the local executive body
from ____ _______ year № _____
Format A4 (210X297)
Appendix 4
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive)
_____________________
(date)

Act of acceptance and transfer of documents for storage ___________ № _________
(date)

      ____________________________________________________________________

      (the reason for transfer)

      ____________________________________________________________________

      (name of the transferred archival fund)

      ____________________________________________________________________ passed,

      (name of the submission organization)

      ______________________________________________________________________ accepted

      ______________________________________________________________________

      (name of the archive) documents of the named fund and scientific reference apparatus for them

Serial number

Name, the number of inventory

Number of inventory copies

Number of storage units

Note

1

2

3

4

5






      Total accepted _____________________________________ storage units.

________________________________________
(position, surname,
________________________________________
initials, signature of the person who made the transfer)
_______________________________________
(date of transfer)

______________________________________
(position, surname,
________________________________________
initials, signature of the person who made the transfer)
_______________________________________
(date of transfer)
 

      The archival fund is assigned № _____.

      Changes have been made to the accounting documents.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person (s) who made the changes)

      ____________________________________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

      Approve _________________________________________________________________

      (position, surname, initials of the head of the submission organization)

      __________________________________

      (signature of the head of the organization)

      __________________________________

      (date)

  Format А4 (210297)
  Appendix 5
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

      Act of acceptance of documents of personal origin for storage ______ № _____

      (date)

      Based on the decision of the expert-verification commission (protocol

      ___________№ _____ dated)

      and contract dated _________________________________________________________

      __________________________________________________________________ passed,

      (surname, initials of the possessor/owner)

      documents accepted ________________________________________________________

      (general characteristics of documents)

      __________________________________________________________________________

      in number _____________ storage units (conditional) _________ documents (sheets) by

      archival acceptance inventory.

      The archival fund is assigned № _____.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the possessor/owner)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  A4 format (210X297)
Appendix 6
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)

      Act of return of archival documents of personal origin
_______________ № __________
(date)

      Based on the decision of the expert- verification commission (protocol

      ______ № _____ dated)

      based on the description of archival documents of the fund № _________________ were allocated for_________________________________________________

      (name of the fund)

      return of the following archival documents to the owner: __________________________

      ____________________________________________________________________

      (a brief description of the documents and the reasons for their return to the owner is stated)

      Total: ____________________ storage units________________ documents (sheets).

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Documents received _____________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the possessor/owner)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of the description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format A4 (210X297)
  Appendix 7
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Form of the card of fund topographical index

      Front side

Name of the archival fund ________
____________________________________
____________________________________

Archival fund № _________
Bulk ___________________
Floor (tier) _______________
Archives _________
Room _______________


Inventory №___

Units of storage from №___ to №___

Rack № ___
 

Cabinet №

Shelf №

Note

1

2

3

4

5

6







      Back side

1

2

3

4

5

6







  Format А5 (148Х210) or А6 (148Х105)
  Appendix 8
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the card of stack
  topographical index

Front side

Stack №______________________

Bulk ___________________
Floor (tier) _______________
Archives _________
Room _______________


Cabinet № ___
 

Shelf № ___

Archival fund № ____

Inventory № ___

Units of storage from №___ to №___
 

Note

1

2

3

4

5

6







      Back side

1

2

3

4

5

6







  Format А5 (148Х210) or А6 (148Х105)
  Appendix 9
  to the order of the Minister of
  Culture and Sport
  of the Republic of Kazakhstan
  № 62 dated March 12, 2019
 
  Form

Check sheet of availability and state of archived documents

      Checksheet №_____, of availability and state of archived documents

      ____________________________________________________________________

      (number and name of the archival fund)

      The check was conducted by _____________________________________________

      (position, surname, initials, signature)

      ____________________________________________________________________

      persons (s) who have checked availability and state of cases and documents)

Availability of documents

Inventory numbers

Number of storage units listed in the inventory

Technical errors identified

Listed in the inventory as a result of eliminating technical errors

Numbers of storage units issued for temporary use

Not available

Available (described)

Letter numbers not reflected in the final entry

Missed numbers not reflected in the final entry

Others, as a result of which the volume

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

increased

decreased

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      continuation of the table

Availability of documents

Documents state

There are not included in the inventory (temporary codes of unprocessed storage units)



Numbers of storage units, requiring:

Numbers of storage units that are irreparably damaged



Note

disinfection

disinsection

restoration

binding or filing

recovery of fading texts

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24













      Total there are __________ storage units included and not included in the inventory.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person (s) who made the changes)

      ______________________________

      (checksheet date)

      Note: when checking availability and state of audio-visual and machine-readable (electronic) documents, appropriate clarifications shall be made.

  Format А3 (297х420)
Appendix 10
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act of checking availability and state of archived documents __________ № ________ (date)

      Archival fund № _____

      Name of the archival fund ___________________________________________________

      Inventory numbers _________________________________________________________

      The check was conducted from ______________ till _______________________________

      The check established:

      1. Listed according to the inventory ____________________________________________ storage units.

      (number)

      2. Technical errors identified:

      2.1. Have letter numbers:

      1) not included in the final record ___________________________________ storage units;

      (number)

      2) not listed, but included in the final record __________________ storage units;

      (number)

      2.2. Missed numbers:

      1) not included in the final record ___________________________________ storage units;

      (number)

      2) not listed, but included in the final record __________________ storage units;

      (number)

      2.3. Others, resulting in an increase in volume by ____________________ storage units;

      (number)

      decreased by ___________________________________________________ storage units.

      (number)

      3. Listed in the inventory as a result of elimination of technical errors

      _______________________________________________________ storage units.

      (number)

      4. Not available _________________________________________ storage units.

      (number)

      5. Available on this fund (included in the inventory)

      _______________________________________________________________ storage units;

      of which requiring:

      1) disinfection ___________________________________________________ storage units;

      (number)

      2) disinsection ___________________________________________________ storage units;

      (number)

      3) restoration ____________________________________________________ storage units;

      (number)

      4) binding or filing ________________________________________________ storage units;

      (number)

      5) restoration of fading texts ________________________________________ storage units;

      (number)

      6) irreparably damaged ____________________________________________ storage units;

      (number)

      7) _______________________________________________________________________;

      8) _______________________________________________________________________;

      9) _______________________________________________________________________;

      10) ______________________________________________________________________;

      11) ______________________________________________________________________.

      6. Available not included in the inventory _____________________________ storage units.

      (number)

      7. Total for this fund (included and not included in the inventory), available

      _______________________________________________________________ storage units.

      (number)

      8. Characteristics of their storage conditions.

      Negative phenomena in the state and conditions of storage.

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      The check was conducted by:

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person conducting the check)

      Agreed:

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department (archives)

      ______

      (date)

  Format А4 (210Х297)
  Appendix 11
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
  Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act on technical errors in accounting documents
___________ № ___________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the fund _____________________________________________________

      In the course of performing _______________________________ technical errors in the records were identified:

The title of the document

Existing record

Should be written

1

2

3




      As a result, the number of storage units increased (decreased) by

      ______________________________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      Note: ____________________________________________________________________

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of the description.

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
  Appendix 12
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act on detection of archival documents
___________ № ___________
(date)

      In course of __________________________________________________________ it was discovered

      (type of work)

      ______________________________________________________________________

      (in the fund, storage, and working room)

Serial number

Title of storage units

Code (if any)

Deadlines

Number of sheets (the playing time, footage)

To which archival fund belongs (new code)

Note

1

2

3

4

5

6

7








      Total detected _______________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      _________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
Appendix 13
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act of irreparable damage to documents
__________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the archival fund __________________________________________________

      There are ___________ storage units found to be irreparably damaged in the archival fund

Inventory number

Storage units number

Title of damaged storage units

Deadlines

Number of sheets (playing time, footage)

Nature and causes of damage

1

2

3

4

5

6







      Total found irreparably damaged _______________________ storage units.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the custodian of funds)

      The listed documents are subject to writing-off due to ____________________

      ____________________________________________________________________

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the expert)

      ________

      (date)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
Appendix 14
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card of
undetected
archival document

Front side

      In the archives ______________________________________________________________

      (name of the archives)

      Name of the archival fund ____________________________________________________

      Date of the document non-detection _____________________________________________

Serial number

Storage units number

Title of storage units

Deadlines

Number of sheets (playing time, footage)

1

2

3

4

5






      Back side

Mark on the progress of the search

Search result

1

2





  Format А4 (210Х297)
Appendix 15
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

An accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the carrier

      Archival fund № __________

      Inventory № __________________

      Case № __________________________________________________________________

      (with a note on its belonging to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan or especially valuable)

      Volume, deadlines of documents _______________________________________________

Index of a group (subgroup) of defects

Signs of the carrier damage

Numbers of damaged sheets of the case

Total number of sheets

Note

1

2

3

4

5






      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______

      (date)

  Format А4 (210Х297mm) or А5 (210Х148 мм)
  Appendix 16
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

An accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the text

      Archival fund № __________

      Inventory № __________________

      Case № _________________________________________________________________

      (with a note on its belonging to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan or especially valuable)

      Volume, deadlines of documents ______________________________________________

Index of a group (subgroup) of defects

Signs of the medium damage

Numbers of damaged sheets of the case

Total number of sheets

Note

1

2

3

4

5






      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______

      (date)

      Format А4 (210Х297mm) or А5 (210Х148 мм)

  Appendix 17
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of technical state of
a video document

Front side _________________________________________________________________
(the number of a storage unit)

      Title of the video document ___________________________________________________

      __________________________________________________________________________

Recording date _____________________
Recording date _________________
Name of the organization where the
record was made _______________
Total rolls ___________________
Roll № ________________________
Tape type ______________________
 

Recording format ___________________
Option _________________________
Production number __________
Author __________________________
Producer ________________________
Chromaticity _______________________
Total timeline ______________
Timeline of the roll _____________

Back side
______________________________________________________________________
(general characteristics of technical state of the video document)

Test results




1. Magnetic media state




2. Video level




3. Audio signal level




4. The presence of lines drops




5. State of the videotape mechanism




6. General assessment of technical state of the video document




      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

  Format А4 (210×297)
Appendix 18
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      An accounting card of technical state of the film document
_______________________________________________________
(the number of units of storage)

      Production number _________________________________________________________

      Name ____________________________________________________________________

      Part № ______________________________, footage _____________________________

      __________________________________________________________________________

      (negative, countertype, intermediate positive indicating color or black and white,

      sound or dumb)

      base type _________________________________________________________________

      (nitro or triacetate)

      film type _________________________________________________________________

      (indicating domestic or imported)

      printed with ________________________________________________________________

      (negative, countertype, etc., date prints)

      checked __________________________________________________________________

      (name of the type of work)

      The test results are as follows:

Date

Plan

Perforation pitch

Percentage of shrinkage

Date

Plan

Perforation pitch

Percentage of shrinkage

1

2

3

4

5

6

7

8









      Note: in addition to the accounting card, a defect statement shall be made indicating the plan number and the nature of the defects.

      Densities

Date

Frame number or coordinates of the measured area

Densities

Date

Frame number or coordinates of the measured area

Densities

Yellow

Purple

Blue

Yellow

Purple

Blue

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

  Format А4 (210×297)
Appendix 19
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of a phonodocument technical state

Front side
____________________________________________________________________
(the number of a storage units)

      Type of a phonodocument _____________________________________________________

      (gramophone original, gramophone record

      __________________________________________________________________________

      recording on a magnetic tape and others)

      Production number __________________________________________________________

      Kit element ________________________________________________________________

      (original, copy)

      Recording date ______________________________________________________________

      Rerecording date ____________________________________________________________

      Name of the organization where the record was made _______________________________

      Recording medium __________________________________________________________

      Recording speed ____________________________________________________________

      Playing time _______________________________________________________________

      Passport of technical state of the original gramophone ______________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

Back side

Date of check

Sound quality characteristics

Characteristics of physical and mechanical state of the recording medium

Conclusion on the need for restoration and preventive treatment

Type of restoration and preventive treatment

Signature

1

2

3

4

5

6







  Format А4 (210×297)
  Appendix 20
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of technical state of a
photodocument

Front side
______________________________________________________________
(the number of storage units)

      Type of a photodocument _____________________________________________________

      (negative, double-negative, positive, slide (projection slide), black and white, color)

      Production number __________________________________________________________

      Shooting date _______________________________________________________________

      Photographic quality _________________________________________________________

      Technical state of the photo layer _______________________________________________

      Technical state of the base _____________________________________________________

      Conclusion on the need for restoration and preventive treatment _______________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee) ________________________

      (accounting date)

      Back side

      Type of restoration and preventive treatment ______________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (accounting date)

      Results of restoration and preventive treatment ____________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 21
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________
(position, surname,
initials of the archive head)
____________________________
(signature of the archive head)
____________________________
(date)

Act on non-detection of documents which search paths are exhausted
__________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      As a result, ______________________________ established the absence of the following documents in the fund. The measures taken by the archive to search for did not give positive results, in this connection, we consider it possible to remove from the register

Serial number

Number of the inventory

Storage units number

Storage units title

Deadlines

The number of sheets (playing time, footage)

Supposed causes of absence

1

2

3

4

5

6

7








      Total _________________________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      The contents of the lost documents can be partially filled out by the following cases:

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department)

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the archives manager)

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the chief custodian of funds)

      _______ __________________________________________________________________

      (number and date of permission of the authorized body

      and relevant local executive body for de-registration of undetected documents,

      the search paths of which are exhausted)

      _______ ___________________________________________________________________

      (number and date of the order of the Director of the archive for removal from accounting of undetected archive documents,

      the search paths of which are exhausted)

      Changes have been made to the accounting documents.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 22
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

List of main defects found in film documents

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Emulsion scuff

Emulsion surface damages

Frequent use
 

Poor quality image


2

Friction strips
 

Network of thin scratches along the roll on the film

Rewinding in spurts, manually tightening the roll of film

The stripes look like rain on the screen
 


3

Scratches: small, dashed, medium, deep

Surface damage of the base

Frequent use
 

Dark strokes on the screen


4

Damage of the perforation: a small notch, a medium notch, a deep notch
 

Break of the edge or corner of the perforation

Film tension, mismatch between the perforation of the film and the teeth of a gear drum on the sound editing table or in the movie projector

Leads to a burst of film. Frame shaking on the screen


5

Dirt, fingerprints


Work without gloves. Careless handling

Spots on the image on the-screen


6

Joining
 


Film rush

Non-synchronous sound, image
"not in the frame"


7

Silver metallic drop
 

Small white spots on the emulsion
 

Non-compliance with technical regulations for film development

Small dark spots on the screen
 


8

Oil spots on the emulsion


Printing on a copy machine, showing on the projector

Film sticking in a roll


9

Decomposition of the emulsion
 

Peeling of the emulsion layer from the film base

Processing when printing in solutions at high temperatures

Disappearance of the image


10

Adhesion of the emulsion layer
 


Non-compliance with the preventive regime during conservation and preventive treatment

Clicks, sound fading


11

Haze

The image is not fixed and has a spotty appearance of the film (in the reflected light, the film appears yellowish or greenish)

Non-compliance with the technical regulations for the film development

Non-contrast image on the screen


12

Mould

Gray coating on the film, more often on the edges of the perforation

Non-compliance with the temperature and humidity storage conditions

Loss of image


13

Film discharges
 

Thin dark stripes on the film

Film tightening at high shrink

Dark stripes on the image on the screen
 


14

Non synchronism of the image with sound

Mismatch of the image with sound

Non-compliance with technical regulations for film printing

The image is not synchronous with the sound on the screen


The main defects found in phonodocuments.

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Warping

Twisting of the in tape width

Non-compliance with the temperature and humidity storage conditions

Periodic loss of sound when listening


2

Curvature

Extension of the tape in length
 

Non-compliance with temperature and humidity storage conditions
 

Poor-quality sound (floating sound), the magnetic tape is difficult to rewind, a magnetic tape falls out of the roll


3

Film aging
 

Shedding of the ferromagnetic layer

Expired storage period

Sound loss
 


4

Damage to the base: film kinks, film dents, tearing of the film


Non-compliance with the rules for working with phonodocuments

Large number of joinings, partial loss of sound


5

Blockage of high frequencies
 


Unprofessional recording or rerecording
 

Dullness of recording, illegibility of speech


6

Blockage of the low frequencies
 


Unprofessional recording or rerecording
 

Depriving the recording of juiciness, violation of the color of the timbre


7

Sound attenuation


Lowering the recording level during long-term storage

Poor sound quality


8

Increased pause noise
 

Demagnetized tape noise

Inhomogeneity of powder particles and their uneven distribution in the working layer

Uniform hiss


9

The effect of "swimming" sound
 

Change of the sound tone that is observed when listening to phonodocuments

The result of fluctuations in the speed of movement of the tape by tape drive mechanism in the tape recorder

Poor sound quality


10

Copy effect
 

Sound with multiple repetitive echoes
 

Non-compliance with storage rules



11

Fragmentary recording

No beginning or end in the record




Main defects found in photos and video documents

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Fingerprints on the image


Work without gloves
 

Spots on the negative


2

Nail dents by emulsion


Work without gloves
 

Dent on the negative


3

Plank bend
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image
 


4

The traces of ink


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image


5

Lettering with a pen on the image
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image
 


6

Scratches: small, sharp
 

Surface damage to the film

Non-compliance with the rules for working with documents

Loss of image quality when recopying
 


7

Oil spots on the emulsion


Non-compliance with technological regulations when developing the film

Short-term document storage


8

A gust of perforation
 

Tear of the edge or corner of the film

Non-compliance with the rules for working with documents

Short-term document storage
 


9

Glue spots on the emulsion
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image


10

The faint image


Non-compliance with technological regulations when developing and printing

Non-contrast image


11

A solid image


Non-compliance with technological regulations when developing and printing

Darkened image


12

Haze
 

The image is not fixed and has a mottled appearance of the film (in the reflected light, the film appears yellowish or greenish

Non-compliance with technical regulations for film development
 

Non-contrast image
 


13

Yellowing of the emulsion


Poor fixation

Loss of image quality when recopying


14

Deformation of the film
 


Non-compliance with the rules of temperature and humidity conditions

Loss of image quality when recopying
 


15

Decomposition and sliding of the emulsion layer


Processing when printing in solutions at high temperature

Image loss


  Format А4 (210×297)
  Appendix 23
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Sheet-certifier of the case

      Archival fund № _____

      Inventory № ______________

      Case № __________________

      The case is filed and numbered in _______________________________ sheet (s), including:

      (in figures and words)

      lettered numbers of the sheet (s) ________________________________________________;

      missed numbers of the sheet (s) ________________________________________________;

      numbered blank sheets (s) ____________________________________________________;

      sheet (s) of internal inventory _________________________________________________.

Features of formation, registration, physical state and accounting of a case documents

Numbers of sheets

1

2



      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the sheet-certifier of the case)

      ________________

      (date of filling out)

  Format А4 (210×297)

      Note:

      1. The sheet-certifier is compiled for accounting the number of sheets in the case and fixing the features of their numbering.

      2. The sheet-certifier is compiled on a separate sheet (s) and filed at the end of the case.

      3. The number of numbered sheets of the case shall be indicated in figures and in words, and separately, through the sign "+" (plus) the number of sheets of internal inventory of the case documents.

      4. The following features of numbering, registration, and physical state of the case documents are noted in the sheet-certifier:

      1) means of postal circulation (stamps of all types, envelopes, postcards, forms, rubber stamps, stamps, seals);

      2) seals and their prints;

      3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

      4) photo documents;

      5) drawings, engravings and watercolors;

      6) large-format documents;

      7) glued sheets, damaged documents;

      8) sheets with pasted photos, documents;

      9)envelopes with attachments and the number of sheets (items) attached to them);

      10) documents, having independent numbering (including typographic materials), and the number of their sheets (pages).

      5. If there are several features of the document design on one sheet of the case, then, the number of this sheet shall be put down against each position of column 1 in column 2 of the sheet-certifier.

      6. If there are several stamps and other materials on one sheet of the document, then, their number shall be indicated in column 2 in brackets after the number of the case sheet.

      7. If there are items in the case that cannot be numbered due to the characteristics of the material from which they are made of (glass, metal, fabric, and others), then the number of sheets between which this item is located shall be indicated in column 2.

      8. All subsequent changes in the composition and state of the case (damage, fading of the text, replacement of original documents with copies, joining of new documents) shall be noted in the sheet-certifier with reference to the relevant act.

      9. The sheet-certifier shall not be numbered.

  Appendix 24
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Alternate-card of a storage unit Issued

Number of archival fund

Number of inventory of cases, documents
 

Number of a storage unit

To whom

Date of issue

Signature

Date of return

Signature

1

2

3

4

5

6

7

8









  Format А4 (210×297)
  Appendix 25
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

A sheet of documents usage

      Archival fund № _____

      Inventory of cases, documents № _______

      Case № _______

      Name of the archival fund _______________________________________________

      Title of the case _______________________________________________________

Date of usage

To whom issued (surname, initials)

Nature of usage (copying, extract, view, and others)

Numbers of used sheets

Signature of the person who used the document

1

2

3

4

5






  Format А4 (210×297)
  Appendix 26
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Book of issuance of archival documents, copies of the usage fund from the
storage for temporary use

      Started ______________

      Finished ____________

Serial number

Date of issuance

Archival fund №___

Inventory №___

Storage unit №___

To whom issued

Voucher for receipt

Voucher for return, date

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9










  Format А4 (210×297)
  Appendix 27
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Order form
for issuance of archival
ocuments, copies of
the usage fund from
archives, inventories

Front side
____________________________________________________________________
(name of the archive)

  I allow the issuance of documents
____________________________
(position,
surname, initials
of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the
archive)
____________________________
(date)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, number of the user's personal file)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials of the archive employee, name of the structural division)

      _________________________________________________________________________

      (research topic, purpose of issuance)

Archival fund №___

Inventory №___

Storage unit №___

Title of the storage unit

The number of sheets
(playing time, footage)

Voucher for receipt of the user, date

Voucher for return of documents by the user of the reading room employee, date

1

2

3

4

5

6

7








      Back side

1

2

3

4

5

6

7








      _______________________________________

      (signature of the user, archive employee)

      _________

      (date)

  Format А5 (148Х210)
  Appendix 28
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      Official name of the organization

Act on issuance of archival documents for temporary use
__________ № __________
(date)

      Reason ___________________________________________________________________

      For what purpose documents are issued _________________________________________

      __________________________________________________________________________

      The following storage units from the archival fund are issued ________________________

      (name, number)

Inventory №___

Storage unit № __

Title of a storage unit

Number of sheets (playing time, footage)

Note

1

2

3

4

5






      Total issued ____________________ storage units (total number of sheets,

      (in figures and words) playing time, footage), the term of return of cases, documents ____________________________.

      Conditions for temporary use by the person receiving the cases and documents for temporary use:

      1) cases, documents received for temporary use must be in an orderly state, filed, in covers, with numbered sheets and certification inscriptions;

      2) cases and documents received for temporary use shall not be provided for the use by third parties, copies, extracts and certificates shall not be issued for them, any parts of the issued documents shall not be withdrawn, documents shall not be published without the permission of the organization that issued the cases;

      3) cases, documents received for temporary use shall be returned to the departmental (private) archive of the organization within the term, specified in the act.

      The person receiving the cases and documents is warned of liability in case of destruction of documents of the National archival fund in accordance with Article 509 of the Code of the Republic of Kazakhstan "On Administrative Offences" dated July 5, 2014.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who issued the case, documents

      for temporary use)

      _____________________________

      (date of issue of cases and documents)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who received the case, documents

      for temporary use)

      _____________________________

      (date of acceptance of cases, documents)

      Cases, documents returned in full, in an orderly state, filed and covered.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who passed the case, documents)

      __________________________

      (date of delivery of cases, documents)

      ____________________________________________________________________

      (name of the position, surname, initials, signature of the person who accepted the case, documents)

      ___________________________

      (date of acceptance of cases, documents)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 29
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Book of accounting of documents receipts

Serial number

Date of receipt

Name of the organization (surname, initials of the person) from which the documents were received

Name, number and date of the document for which the documents were accepted

Name of the archival fund

Deadline for receipt of documents

Number of storage units or undescribed documents (sheets)

Brief description of the state

Fund number assigned to the received documents from the list of funds

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      Total in ________ year received _______________________ storage units, including:

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: It is allowed to maintain a single book of accounting for receipts of all types documents, indicating their volumes in the final record in general archives.

  Format А3 (420Х297)
  Appendix 30
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

List of funds

Number of the archival Fund

Date of first receipt

Name of the archival fund

Retirement mark

Note

1

2

3

4

5






      Total for January 1, _____year ________________________________________ funds,

      (in figures and words)

      including, received for _______ year ________________________________ funds,

      (in figures and words)

      retired for ______ year _____________________________________________ funds.

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 31
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Fund sheet

Deadlines of each name of the archival fund

Name of the archival fund

1

2

Date of first receipt of the archival fund

Location of the archival fund (name of the archive)

Archival fund number

Previous number of the archival fund

1

2

3

      Accounting of unlisted documents

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance) of storage units (documents, sheets)

Name, number, date of the document

Number of storage units (documents, sheets)

Name, number, date of the document

Number of storage units (documents, sheets)

1

2

3

4

5

6

Accounting of listed documents

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance) of storage units
 


inventory number

year

name of the inventory or abstract (brief description of documents)

number of storage units

inventory number

name, number, date of the document

number of storage units

for this inventory

for the Fund as a whole

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











  Format А4 (210×297)
  Appendix 32
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Accounting sheet _____________________________________________________________
(name of the type of film and video documents)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Inventory number

Name, number, date of the document
 

Number of

Inventory number

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage unist

According to this inventory

By type in general

Accounting unist

Storage units

Inventories

Accounting unist

Storage units

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      Format А4 (297Х210)

      __________________________________________________________________

      (name of the type of phonodocuments)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Inventory number

Name, number, date of the document

Number

Number

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage units

According to this inventory

originals

copies

originals

copies

Accounting units

Storage units

originals

copies

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      Continuation of the table

Availability (balance)

Number

In type as a whole

inventories

Storage unit

Storage units

originals

copies

15

16

17

18





      Format А4 (210×297)

      ______________________________________________________________

      (name of the type of audio-visual documents)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Number of
inventory

Name, number, date of the document
Accounting unit

Number of

Number of

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage units

according to this inventory

by type in general

Accounting units

Storage units

Inventories

Accounting units

Storage units

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Format А4 (210×297)
  Appendix 33
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Register of inventories of cases and documents

Serial number

Number of the archival fund

Name and number of the inventory

Number of storage units

Deadlines

Number of copies

Note

total

including the personnel

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total for January 1, _____ year ______________________________________ inventories,

      (in figures and words)

      including received in _____ year _____________________________________ inventories,

      (in figures and words)

      retired in _____ year ___________________________________________ inventories.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who compiled the register)

      __________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 34
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory book of accounting cases, documents, decorated with precious metals and stones,
having precious metals and stones in the application

Serial number

Recording date

Archival fund № ____

Inventory №____

Case №____

Title of the case

Description of decoration of the case, subject

Material

Size (weight

Physical safety

Signature

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Total __________________________________________________________ cases.

      (in figures and words)

      _______________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the book)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 35
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      Sheet of accounting and descriptions of documents related to cultural values

      __________________________________________________________________________

      Date of inclusion of the document in the State register ______________________________

      1. Document description

      Name (title) of the document __________________________________________________

      Self-naming of the document __________________________________________________

      Type of the document _______________________________________________________

      Document author __________________________________________________________

      Date (time of creation) of the document ______________

      Century __________________________________________________________________

      Approximate date __________________________________________________________

      Document language ________________________________________________________

      Annotation _______________________________________________________________

      _________________________________________________________________________

      Historical information ______________________________________________________

      ________________________________________________________________________

      Availability of precious metals and stones ________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Paleographic features ________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Seals _____________________________________________________________________

      Artistic features of the document design _________________________________________

      Property __________________________________________________________________

      2. Physical state of the document

      Material carrier ____________________________________________________________

      Sizes ____________________________________________________________________

      Volume __________________________________________________________________

      Physical state _____________________________________________________________

      Information about restoration _________________________________________________

      3. The storage location of the document

      The storage location of the document ___________________________________________

      Address of the document storage location _______________________________________

      Archive cipher: archival fund №._____, inventory №____, storage unit №____, accounting unit №____, sheets _____.

      4. Service information

      The document submitted by: _________________________________________________

      Protocol of the expert-verification commission from ___________________ year № _____

      Protocol of the central expert-verification commission from

      _____________________ year № _______

      Note: depending on the volume of annotation, historical information, and others, the sheet of accounting and description of the document can be filled out on two or more sheets.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 36
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The list of funds, containing especially valuable documents

Serial number

Number of the archival fund

Name of the archival fund

Inventory numbers, where especially valuable documents are contained.

Note

1

2

3

4

5






      Total for January 1_______year ___________________________________________ funds.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 37
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
( position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive )
_____________________
(date)

Inventory of especially valuable cases and documents

Serial number

Inventory number

Case number

Title of the case

Deadlines

Number of sheets

Number of accounting unit (storage unit) of the insurance fund

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total according to inventory _______________ cases, of which copied ________________.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of expert-verification

      commission (expert commission)

      of the local executive body

      from ____ _______ year № _____

      Note: the number of accounting unit of the insurance fund is indicated only for microfiche.

      Format А4 (210×297)

  Appendix 38
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
( position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive )
_____________________
(date)

List of numbers of especially valuable cases (number plate)

Serial number

Inventory number

Numbers of the cases

Numbers of accounting units (storage units) of the insurance fund

Note

1

2

3

4

5






      Total according to the list (number plate) ______________________________________________cases, of which

      (in figures and words)

      copied ________________________________________________________.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the compiler)

      ______________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of the central expert

      commission (expert commission)

      of organization

      (archive)

      from ____ _______ year № _____

      Note: the number of the accounting unit of the insurance fund is indicated only for microfiche.

  Format А4 (210×297)
Appendix 39
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Register of inventories of especially valuable cases and documents

Serial number

Number of the archival fund

Номер описи Inventory number (number plate)

Numbers of storage units

Number of copies

Note

1

2

3

4

5

6







      Total for January 1, _______ year _____________________inventories (number plates),

      (in figures and words)

      including received in _____ year ________________________ inventories (number plates),

      (in figures and words)

      retired in _____ year ____________________________________ inventories

      (number plates).

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the register)

      ______________

      (date)

      Format А4 (210×297)

  Appendix 40
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The book of accounting of receipts of the insurance fund and the
usage fund on microfiches ____
(date)

Receipt number
 

Receipt date

Name, number, date of the document for which copies were accepted

Date of copying

Funds numbers

Inventory numbers

Number of cases included in the order

Number of storage units (microfiche) of the insurance fund

Usage fund

Note

Number of positives

Number of
diazocopies


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11












      Total received for ______ year _______________________ accounting units (filmed cases),

      (in figures and words)

      of the insurance fund __________________________________ storage units (microfiche).

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: the number of accounting units of the insurance fund, made on microfiche corresponds to the number of filmed cases.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 41
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The book of accounting of receipts of the insurance fund and the usage fund on a roll film

Number of storage units of the insurance fund

Receipt date

Name, number, date of the document for which copies were accepted

Date of copying

Numbers of archival funds

Numbers of inventories

Number of cases included in the storage units of the insurance fund

Insurance fund (number of rolls)

Usage fund Number

Note

microfiche rolls of the 3rd generation

microfiche rolls of the 2nd generation

copies

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Total received for ____year _________________________storage units of the insurance fund,

      (in figures and words)

      for ________________________________________________________cases.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: the content of the concepts of accounting units and storage units is identical.

      Format А4 (210×297)

  Appendix 42
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory of the insurance fund on microfiche.

Serial number (storage unit number)

Number of receipt in the accounting book of receipts

Inventory number

Case number

Number of storage units (microfiche) of the insurance fund

Number of frames of insurance fund accounting units

Date of copying

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total according to inventory _________________________ accounting units (filmed cases),

      (in figures and words)

      _____________________________________________________ storage units (microfiche).

      (in figures and words)

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Note: inventory of the insurance fund on the microfiche is compiled separately for each archival fund, for one or more inventories of the fund's documents. The fund number is put down in the title page of the inventory. The number of accounting units of the insurance fund corresponds to the number of filmed cases.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 43
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory of the insurance fund on a roll film

Serial number (number of a storage unit)

Date of copying

Number of frames of the insurance fund

Number of cases included in the insurance fund

Information about cases included in the insurance fund storage unit

Note

Numbers of archival funds

Inventory numbers

Numbers of cases

Number of frames (for each case separately)

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Total according to inventory ___________________________________ storage units,

      (in figures and words)

      of the insurance fund for ______________________________________________ cases.

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Note: the content of the concepts of accounting units and storage units is identical.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 44
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The internal inventory of documents of the case

Serial number

Office index

Date

Title of the document

Number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6







      Total ___________________________________________________sheets of documents.

      (in figures and words)

      Number of sheets of internal inventory ___________________________________ sheets.

      in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the internal inventory)

      ______________ (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 45
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

      Act on seizure of original storage units, archival documents

      __________ № ________________ (date)

      As a result ________________________________________________________________

      on the basis of _____________________________________________________________

      seized from the archival fund № ______________________________________________

      (name of the archival fund)

      and transferred _____________________________________________ (receipt attached)

      (surname, name, patronymic (if any) of the person)

Inventory number

Storage unit number

Title of the storage unit

Numbers of seized sheets

Name of the seized document

1

2

3

4

5






      Total seized _______________________________ storage units, archival documents on

      (in figures and words)

      ______________________________________ sheets.

      (in figures and words)

      Instead of the seized storage units, archival documents in the fund, case included (not included) their copies on ________________________________ sheets (underline as necessary).

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      ______________

      (date)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department)

      ______________

      (date)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the chief custodian of funds)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      ______________

      (accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 46
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on separation, consolidation of cases, inclusion of new documents in the case
(underline as necessary) __________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the archival fund ___________________________________________________

      In the course of ___________________________________________________________

      (specify the type of work)

      separation, consolidation of cases, inclusion of new documents in cases were made.

Serial number

Inventory number

Number of the case

Title of the case

Number of sheets

New codes of the case

New number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      As a result, the number of cases in the archival fund increased (decreased) by

      ______________________________________________________________________.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      __________________

      accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 47
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act of describing documents, processing inventories (underline as necessary) __________ №
______________ (date)

      Archival fund № ___________________

      (name of the fund)

      As of _______________________ in the archival fund № ___________ by accounting

      (start date)

      data listed ________________ inventories, _____________ storage units,_______ archival documents, ___________________ placer sheets for _________ for years.

      Received for work: according to the inventory № ______ _______________storage units not described

      __________ storage units,___________ archival documents, __________ sheets.

      As a result ______________________________________ the following changes have occurred:

      (name of the work)

      _______________ storage units (documents, sheets) that are not subject to storage have been allocated);

      _______________ storage units (documents, sheets) returned to the owner;

      _______________ storage units transferred to the scientific-reference library;

      ___________ storage units (documents, sheets) transferred to other archival funds

      ____________storage units (documents, sheets) transferred to other archives;

      _____________ storage units combined with other units of storage;

      _______________storage units formed from placer;

      _____________ storage units (documents, sheets) received from other funds;

      included recomposed inventory of _______________storage units.

      Inventories have been drawn up again № ________________on _______________ storage units

      ______________________________________________________________________

      As of ________________________ in the archival fund № ________________

      (date of completion)

      listed ______________ inventories, ______________ storage units for ___________ years.

      The following types of work were carried out:

      ______________________________________________________________________

      (types of work performed are listed)

      Compiled for a named catalogue ___________________ descriptions,

      for a systematic catalogue __________________________ descriptions.

      The following reference apparatus has been compiled for the cases inventories of the fund:

      ________________________

      (list which one)

      ______________________________________________________________________

      The work was completed by: _______________________________________________

      (position, surname, initials, signature of archive employees)

      ______________

      (date)

      The work was accepted by: __________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      ______________

      (date)

      Descriptions for the database/catalogue (underline as necessary):

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      __________

      (date)

      Documents of the fund and reference apparatus were accepted by.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the custodian of funds)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents by.

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      _____________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of expert-verification

      commission (expert commission)

      of local executive body (archive)

      dated ____ _______ year № _____

  Format А4 (210×297)
  Appendix 48
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on declassification of documents __________ № __________ (date)

      Commission ______________________________________________________________

      (name of the commission)

      Protocol № ______ dated _________ ____

      declassified the documents of the archival fund _________

      ______________________________________________________________________

      (number and name of the archival fund)

Serial number

Inventory number

Number of declassified storage units

Numbers of fully declassified storage units

Numbers of storage units that have been partially declassified, indicating the numbers of sheets of non-declassified documents

Note

fully

partially

1

2

3

4

5

6

7








      Total declassified ____________________________________ storage units

      (fully)

      (in figures and words)

      for ______________________________________________________________________

      (chronological framework of documents) storage units (partially)

      for ______________________________________________________________________

      (chronological framework of documents)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Accepted for open storage ______________________________________ storage units

      (in figures and words)

      in ______________________________________________________________________

      (archives)

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents by

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (accounting date)

      Note: listing of storage unit numbers using dashes is not allowed.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 49
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Composition of the guide requisites

      1) Composition of requisites of the guide description by the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Number of the archival fund

1

Volume of cases on the personnel in the archival fund

2

Name of the archival fund

2

Volume of especially valuable documents in the archival fund

3

All renamings of the archival fund with the indication of deadlines

3

Volume of microfilms in the archival fund

4

Volume of the archival fund (number of storage units)

4

Access to documents
 

5

Deadlines of documents

5

Location of materials supplementing the fund in this and other archives

6

Information on the history of the fund founder and the archival fund

6

Physical characteristics of the fund's documents

7

Internal structure of the archival fund

7

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

8

Annotation of the composition and content of documents

8

Bibliography of publications of documents of the archival fund



9

Bibliography of works, written on the basis of the archival fund

      2) Composition of the requisites of the guide description by the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Volume of cases on the personnel in the archival fund

2

Address data
 

2

Volume of especially valuable documents in the archival fund

3

Number of the archival fund
 

3

Volume of microfilms in the archival fund

4

Name of the archival fund

4

Access to documents of the archival fund

5

All renamings of the archival fund with the indication of deadlines

5

Location of materials supplementing the fund in this and other archives

6

Volume of the archival fund (number of storage units)

6

Physical characteristics of the fund's documents
 

7

Deadlines of documents

7

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

8

Information on the history of the fund founder and the archival fund

8

Bibliography of publications of documents of the archival fund

9

Internal structure of the archival fund

9

Bibliography of works, written on the basis of the archival fund

10

Annotation of the composition and content of documents



      3) Composition of requisites of description of unannotated brief reference book on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archival fund
 

1

All renamings of the archival fund

2

Number of the archival fund
 

2

Deadlines of the fund founder's activity

3

Volume of the archival fund (number of storage units)

3

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

4

Deadlines of documents

4


      4) The composition of requisites of description of the annotated brief reference book on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archival fund

1

All renaming of the archival fund
 

2

Number of the archival fund
 

2

Deadlines of the fund founder's activity

3

Volume of the archival fund (number of storage units)

3

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

4

Brief information about the fund founder

4

Volume of cases (number of storage units) on the personnel in the archival fund

5

Deadlines of documents



6

Brief annotation of the composition and content of the fund's documents



      5) Composition of requisites of description of the unannotated brief reference book on the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive



2

Address of the archive



3

Number of the archival fund



4

Name of the archival fund



5

Volume of the archival fund (number of storage units)



6

Deadlines of documents



      6) Composition of requisites of description of the annotated brief reference book on archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive



2

Address of the archive



3

Number of the archival fund



4

Name of the archival fund



5

Volume of the archival fund (number of storage units)



6

Deadlines of documents



7

Brief information about the fund founder



8

Brief annotation of the composition and content of the fund's documents



      7) Composition of requisites of description of the thematic guide on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1.

Name of the thematic section
 

1.

The name of the inventories

2.

Name of the thematic subsection

2.

Brief information about the fund founder

3.

Number of the archival fund



4.

Name of the archival fund



5.

Deadlines of documents



6.

Inventory number (inventories numbers)



7.

Volume of the archival fund



8.

Annotation of the composition and content of the fund's documents on the topic



9.

Index



      8) Composition of requisites of description of the thematic guide on the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the thematic section

1.

Inventory name

2

Name of the thematic subsection

2.

Brief information about the fund founder

3

Name of the archive



4

Address data



5

Number of the archival fund



6

Name of the archival fund



7

Volume of the archival fund (number of storage units)



8

Deadlines of documents



9

Inventory number



10

Annotation of the composition and content of the fund's documents on the topic



11

Index



      9) The composition of requisites of description of the systematic catalogue:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading
 

3

Surname of the compiler

4

Subheading

4

Date of compilation

5

Date of the event



6

Place of the event



7

Content



8

Name of the archival fund



9

Number of the archival fund



10

Number of inventory



11

Number of the case



12

Number of the sheet



      10) Composition of requisites of description of the thematic catalogue:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Props name

1

Name of the archive

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading: Topic

3

Surname of the compiler

4

Subheading: Sub-topic

4

Date of compilation

5

Content

5

Personalia

6

Name of the archival fund

6

Descriptors (keywords)
 

7

Date of the event

7

Document author

8

Place of the event

8

Addressee

9

Number of the archival fund

9

Geography

10

Number of inventory



11

Number of the case



12

Number of the sheet



      11) Composition of requisite of description of the thematic catalogue on history of the organization:

Requisites

Additional requisites

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

Props name

1

Name of the archive

1

Index of industry

2

Heading: name of the institution

2

Type of institution
 

3

Content

3

Structure

4

Date of the event

4

Functions

5

Place of the event

5

Subordination

6

Name of the archival fund

6

Jurisdiction
 

7

Number of the archival fund

7

Indication on publication of the document

8

Number of inventory



9

Number of the case



10

Number of the sheet



      12) Composition of requisites of description of the thematic catalogue on history of administrative-territorial division:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Document language

2

Heading: Name of administrative-territorial unit

2

Playback mode

3

Content
 

3

Surname of the compiler

4

Name of the archival fund

4

Date of compilation

5

Number of the archival fund



6

Number of inventory



7

Number of the case



8

Number of the sheet



      13) Composition of requisites of description of the personal catalogue:

Requisites

Additional requisites

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

Serial number

1

Name of the archive

1

Date of the event

2

Surname

2

Place of the event

3

Name

3

Nationality

4

Patronomyc
 

4

Document language

5

Social status of a person

5

Playback mode

6

Name of the archival fund

6

Surname of the compiler

7

Number of the archival fund

7

Date of compilation

8

Number of inventory

8

Content

9

Number of the case



10

Number of the sheet



      14) Composition of requisites of description of the geographical catalogue:

Requisites
 

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading: name of a geographical object

3

Surname of the compiler

4

Subheading: name of a geographical object

4

Date of compilation

5

Content



6

Date of the event
 



7

Name of the archival fund



8

Number of the archival fund



9

Number of inventory



10

Number of the case



11

Number of the sheet



  Appendix 50
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019

      (archive name, zip code, address, phone number, fax number)

      Archival inquiry

      _______________ № __________ Addressee (date)

      on № __________ from __________

      Reason:

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      (position, surname, initials, signature of the person who executed the archival inquiry)

      Seal of the archive

  Format А4 (210×297)
  Appendix 51
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

_______________________________________________________________ (the name of the archive) Archival extract_________________

      _______________ № __________

      Addressee The Contents of the texts of archival documents:

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Note:

      _________________________________________________________________________

      Archive code: fund № ____, inventory №____, storage unit №____, accounting unit №____, sheets _____.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who executed the archive extract)

      Seal of the archive

  Format А4 (210×297)

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 15 марта 2019 года № 18392. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 22 ноября 2023 года № 458-НҚ.

      Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 22.11.2023 № 458-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      В соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить:

      1) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 1 к настоящему приказу;

      2) форму описи дел по личному составу согласно приложению 2 к настоящему приказу

      3) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 3 к настоящему приказу;

      4) форму акта приема-передачи документов на хранение согласно приложению 4 к настоящему приказу;

      5) форму акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 5 к настоящему приказу;

      6) форму акта возврата архивных документов личного происхождения согласно приложению 6 к настоящему приказу;

      7) форму карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 7 к настоящему приказу;

      8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

      9) форму листа проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 9 к настоящему приказу;

      10) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 10 к настоящему приказу;

      11) форму акта о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 11 к настоящему приказу;

      12) форму акта об обнаружении архивных документов согласно приложению 12 к настоящему приказу;

      13) форму акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 13 к настоящему приказу;

      14) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 14 к настоящему приказу;

      15) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя согласно приложению 15 к настоящему приказу;

      16) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста согласно приложению 16 к настоящему приказу;

      17) форму карточки учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 17 к настоящему приказу;

      18) форму карточки учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 18 к настоящему приказу;

      19) форму карточки учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 19 к настоящему приказу;

      20) форму карточки учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 20 к настоящему приказу;

      21) форму акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 21 к настоящему приказу;

      22) форму перечня основных дефектов, встречающихся на кинодокументах согласно приложению 22 к настоящему приказу;

      23) форму листа-заверителя дела согласно приложению 23 к настоящему приказу;

      24) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 24 к настоящему приказу;

      25) форму листа использования документов согласно приложению 25 к настоящему приказу;

      26) форму книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование согласно приложению 26 к настоящему приказу;

      27) форму заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей согласно приложению 27 к настоящему приказу;

      28) форму акта о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложению 28 к настоящему приказу;

      29) форму книги учета поступлений документов согласно приложению 29 настоящему приказу;

      30) форму списка фондов согласно приложению 30 к настоящему приказу;

      31) форму листа фонда согласно приложению 31 к настоящему приказу;

      32) форму листа учета согласно приложению 32 к настоящему приказу;

      33) форму реестра описей дел, документов согласно приложению 33 к настоящему приказу;

      34) форму инвентарной книги учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни согласно приложению 34 к настоящему приказу;

      35) форму листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям согласно приложению 35 к настоящему приказу;

      36) форму списка фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложению 36 к настоящему приказу;

      37) форму описи особо ценных дел, документов согласно приложению 37 к настоящему приказу;

      38) форму перечня номеров особо ценных дел (номерника) согласно приложению 38 к настоящему приказу;

      39) форму реестра описей особо ценных дел, документов согласно приложению 39 к настоящему приказу;

      40) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложению 40 к настоящему приказу;

      41) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложению 41 к настоящему приказу;

      42) форму описи страхового фонда на микрофишах согласно приложению 42 к настоящему приказу;

      43) форму описи страхового фонда на рулонной пленке согласно приложению 43 к настоящему приказу;

      44) форму внутренней описи документов дела согласно приложению 44 к настоящему приказу;

      45) форму акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов согласно приложению 45 к настоящему приказу;

      46) форму акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 46 к настоящему приказу;

      47) форму акта описания документов, переработки описей согласно приложению 47 к настоящему приказу;

      48) форму акта о рассекречивании документов согласно приложению 48 к настоящему приказу;

      49) форму состава реквизитов путеводителя согласно приложению 49 к настоящему приказу;

      50) форму архивной справки согласно приложению 50 к настоящему приказу;

      51) форму архивной выписки согласно приложению 51 к настоящему приказу.

      2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

      4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

      Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
А. Мухамедиулы

  Приложение 1 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма описей дел, документов постоянного хранения

Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

      _______________________________________________

            (официальное наименование организации)

      за ___________ год (-ы)

Порядковый номер

Делопроизводственные индексы или номера по старой описи

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6







      В опись внесено ___________________________________________ дел с № _____ по № _____
                  (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись дел, документов постоянного хранения организации

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

      ____________________________________________

      (официальное наименование организации)

      за ___________ год (-ы)

Порядковый номер

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование структурного подразделения организации

Наименование раздела "________"

      В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: _____
пропущенные номера: _____
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

      Опись № ______

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за __________ год (-ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Хронометраж видеозаписи

Тип и формат записи

Количество единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

оригинал

копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)

Заголовок документа

Автор

Дата и место съемки, изготовления

Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык)

Количество единиц хранения/метраж

Негатив

Дубль-негатив

Фонограмма (негатив)

Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)

Промежуточый позитив

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продожение таблицы

Количество единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

Позитив

Установочные ролики и цветовые паспорта

13

14

15

16





      В данный (-е) раздел (-ы) __________________ описи внесено ______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер стороны (единиц хранения)

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата изготовления

Место изготовления

Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала

Время звучания

Количество единиц хранения

Граморигинал

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

14

15



      В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
___________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Место записи, перезаписи

Скорость звучания

Время звучания

Тип и формат магнитной ленты

Количество единиц хранения/метраж

оригинал

копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

15

16



      В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы хранения

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      В данный (-е) раздел (-ы) ___________________ описи внесено _____________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним;
______________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета, единиц хранения

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки

Негатив

Дубль-негатив

Позитив

Фотоотпечаток

Слайд (диапозитив)

Диафильм

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

13

14



      В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Заголовок единиц учета

Крайние даты единиц учета

Формат электронных документов

Объем (Мбайт)

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ .
Всего в опись включено ________________ единиц учета, _______________ единиц хранения
                  (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 2 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись дел по личному составу

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Порядковый номер

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Наименование структурного подразделения организации

Наименование раздела "________"

      В данный (-е) раздел (-ы) _______________________ описи внесено __________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______.
________________________________________________________________________________
наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 3 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
_____________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

            Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
                                    ___________ № ____
                                                (дата)

      Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда ________________________________
                                                (номер и название архивного фонда)
на основании ___________________________________________________________________
            (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
________________________________________________________________________________

Порядковый номер

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера единиц хранения по описям

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








      Итого ________________________________ единиц хранения за ________________ год (ы).
            (цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся
на хранении ____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем))
____________________
      (дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов)
Документы сданы _____________________________ на переработку по приемо-сдаточной
                  (наименование организации)
накладной ___________________№ _____ ___________________________________________.
                  (дата)                         (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, документов)

  Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 4 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

            Акт приема-передачи документов на хранение ___________ № _________
                                                                        (дата)

      ________________________________________________________________________________
                              (основание передачи)
________________________________________________________________________________
                  (наименование передаваемого архивного фонда)
___________________________________________________________________________ сдал,
                        (наименование организации-сдатчика)
_________________________________________________________________________ принял
(наименование архива) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним

Порядковый номер

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого принято _____________________________________ единиц хранения.

________________________________________
(наименование должности, фамилия,
________________________________________
инициалы, подпись лица, проводившего передачу)
_______________________________________
(дата передачи)

______________________________________
(наименование должности, фамилия,
_______________________________________
инициалы, подпись лица, проводившего прием)
_____________________________________
(дата приема)

      Архивному фонду присвоен № _____.
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)
____________________________________________________________________________
                  (дата внесения изменения в учетные документы)
Утверждаю _________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 5 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
__________________________________
(подпись руководителя архива)
__________________________________
(дата)

                  Акт приема на хранение документов личного происхождения
                                    ___________ № _____
                                                (дата)

      На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________№ _____)
и договора от ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ сдал,
                        (фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы ______________________________________________________________
                              (общая характеристика документов)
________________________________________________________________________________
в количестве _____________ единиц хранения (условных) _________ документов (листов) по
архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210х297)
  Приложение 6 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
__________________________________
(подпись руководителя архива)
__________________________________
(дата)

            Акт возврата архивных документов личного происхождения
                              _______________ № __________
                                                (дата)

      На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № _________________ были выделены для
                                                (название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: __________________________
________________________________________________________________________________
      (излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены _____________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 7 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки пофондового
топографического указателя

Лицевая сторона

Наименование архивного фонда ________
____________________________________
____________________________________

Архивный фонд № _________
Корпус ___________________
Этаж (ярус) _______________
Архивохранилище _________
Помещение _______________


Опись № ___

Единицы хранения с №___по №__

Стеллаж № ___

Шкаф № ___

Полка № ___

Примечание

1

2

3

4

5

6







Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6







  Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
  Приложение 8 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки постеллажного
топографического указателя

Лицевая сторона

Стеллаж №______________________

Корпус ___________________
Этаж (ярус) _______________
Архивохранилище _________
Помещение _______________


Шкаф № ___

Полка № ___

Архивный фонд № ____

Опись № ___

Единицы хранения с №___по №___

Примечание

1

2

3

4

5

6







Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6







  Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
  Приложение 9 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Лист проверки наличия и состояния архивных документов

      Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________________________
                  (номер и название архивного фонда)
Проверку проводили _____________________________________________________________
                        (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
________________________________________________________________________________
лица (-лиц) проверивших наличие и состояние дел, документов)

Наличие документов

Номера описей

Количество единица хранение, числящихся по описи

Выявлены технические ошибки

Числится по описи в результате устранения технических ошибок

Номера единиц хранений, выданных во временное пользование

Не оказалось в наличии

Имеется в наличии (описанных)

Литерные номера, не отраженные в итоговой записи

Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи

Другие, в результате чего объем

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

увеличился на

уменьшился на

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продолжение таблицы

Наличие документов

Состояние документов

Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единица хранение)



Номера единиц хранений, требующих:

Номера единиц хранений, неисправимо поврежденных



Примечание

дезинфекции

дезинсекции

реставрации

переплета или подшивки

восстановления затухающих текстов

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24













      Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
                                                (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)

      Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

  Формат А3 (297х420)
  Приложение 10 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
_________________________________
(подпись руководителя архива)
_________________________________
(дата)

                  Акт проверки наличия и состояния архивных документов
                                    __________ № ___________
                                                (дата)

      Архивный фонд № _____
Название архивного фонда ________________________________________________________
Номера описей __________________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по _______________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ____________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи __________________ единиц хранения;
                                                (количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи __________________ единиц хранения;
                                                (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на ____________________ единиц хранения;
                                                (количество)
уменьшился на ___________________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок
________________________________________________________________ единиц хранения.
                              (количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
1) дезинфекции __________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
2) дезинсекции ___________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
3) реставрации ___________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
4) переплета или подшивки ________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
5) восстановления затухающих текстов ______________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
6) неисправимо поврежденных _____________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
7) _____________________________________________________________________________;
8) _____________________________________________________________________________;
9) _____________________________________________________________________________;
10) ____________________________________________________________________________;
11) ____________________________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ единиц хранения.
                                          (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии
________________________________________________________________ единиц хранения.
                              (количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)
Согласовано:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)
______
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 11 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

                  Акт о технических ошибках в учетных документах
                              ___________ № ___________
                                                (дата)

      Архивный фонд № __________

      Название фонда _____________________________________________________

      В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3




      В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
________________________________________________________________ единиц хранения.
                        (цифрами и прописью)
Примечание: ____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 12 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
___________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
___________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

                        Акт об обнаружении архивных документов
                              ___________ № ___________
                                                (дата)

      В ходе __________________________________________________________ было обнаружено
                              (вид работы)
________________________________________________________________________________
                        (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

Порядковый номер

Заголовок единиц хранения

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

К какому архивному фонду относится (новый шифр)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








      Итого обнаружено _______________________________________________ единиц хранения.
                              (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 13 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

                  Акт о неисправимых повреждениях документов
                              __________ № __________
                                          (дата)

      Архивный фонд № __________

      Название архивного фонда _______________________________________________________________

      В архивном фонде обнаружены __________________________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными.

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок поврежденной единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6







      Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ единиц хранения.
                                          (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду ________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись эксперта)
________
(дата)

      Согласован                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 14 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета
необнаруженных
архивных документов

                                    Лицевая сторона

      В архивохранилище ______________________________________________________________
                              (название архивохранилища)
Название архивного фонда ________________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________________________

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

1

2

3

4

5






Оборотнаяя сторона

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

1

2





  Формат А4 (210297)
  Приложение 15 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

      Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
            (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
                        Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее количество листов

Примечание

1

2

3

4

5






      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)

  Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
  Приложение 16 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Карточка учета архивных документов на бумажной основе
                              с повреждениями текста

      Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
      (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
                  Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее количество листов

Примечание

1

2

3

4

5






      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)

  Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
  Приложение 17 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния видеодокумента

                                    Лицевая сторона
                        ___________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Заголовок видеодокумента ________________________________________________________
________________________________________________________________________________

Дата записи _____________________
Дата перезаписи _________________
Название организации, в которой
произведена запись _______________
Всего рулонов ___________________
Рулон № ________________________
Тип ленты ______________________

Формат записи ___________________
Вариант _________________________
Производственный номер __________
Автор __________________________
Режиссер ________________________
Цветность _______________________
Общий хронометраж ______________
Хронометраж рулона _____________

Оборотная сторона
_______________________________________________________________________
(общая характеристика технического состояния видеодокумента)

Результаты проверок




1. Состояние магнитного носителя




2. Уровень видеосигнала




3. Уровень звукового сигнала




4. Наличие выпадения строк




5. Состояние механизма видеокассеты




6. Общая оценка технического состояния видеодокумента




      _______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 18 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Карточка учета технического состояния кинодокумента
                  _______________________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Производственный номер _________________________________________________________
Название _______________________________________________________________________
Часть № ______________________________, метраж __________________________________
________________________________________________________________________________
      (негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или черно-белый,
                              звуковой или немой)
вид основы ______________________________________________________________________
                              (нитро- или триацетатная)
тип пленки ______________________________________________________________________
                        (с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________________________
                        (негатива, контратипа и другие, дата отпечатки)
проверен _______________________________________________________________________
                              (наименование вида работ)
Результаты проверки, следующие:

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

1

2

3

4

5

6

7

8









      Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Плотности

Дата

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Дата

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Желтый

Пурпурный

Голубой

Желтый

Пурпурный

Голубой

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      _______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 19 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния фонодокумента

                                    Лицевая сторона
            ____________________________________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Вид фонодокумента ______________________________________________________________
                              (граммофонный оригинал, грампластинка
________________________________________________________________________________
                        запись на магнитной ленте и другие)
Производственный номер _________________________________________________________
Элемент комплекта _______________________________________________________________
                                    (оригинал, копия)
Дата записи _____________________________________________________________________
Дата перезаписи _________________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись __________________________________
________________________________________________________________________________
Носитель записи _________________________________________________________________
Скорость записи _________________________________________________________________
Время звучания __________________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

Оборотная сторона

Дата проверки

Характеристика качества звучания

Характеристика физико-механического состояния носителя записи

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки

Вид реставрационно-профилактической обработки

Подпись

1

2

3

4

5

6







  Форматы А4 (210 х 297)
  Приложение 20 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния фотодокумента

                                    Лицевая сторона
            ______________________________________________________________
                                    (номер единицы хранения)

      Вид фотодокумента ______________________________________________________________
            (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)
Производственный номер _________________________________________________________
Дата съемки _____________________________________________________________________
Фотографическое качество ________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя ___________________________________________________
Техническое состояние основы _____________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ______________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)

                                    Оборотная сторона

      Вид реставрационно-профилактической обработки ____________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Результаты реставрационно-профилактической обработки _____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 21 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
__________ № __________
      (дата)

      Архивный фонд № __________

      В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять с учета

Порядковый номер

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7








      Итого ___________________________________________________________ единиц хранения.
                        (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими делами:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись заведующего хранилищем)
________________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
_______ ___________________________________
(номер и дата разрешения уполномоченного органа
и соответствующего местного исполнительного
органа на снятие с учета необнаруженных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
_______ ____________________________________
(номер и дата приказа директора архива о снятии
с учета необнаруженных архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 22 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Потертость по эмульсии

Поверхностные повреждения по эмульсии

Частое использование

Некачественное изображение


2

Фрикционные полосы

Сеть тонких царапин вдоль рулона по пленке

Перемотка рывками, затягивание рулона кинопленки ручным способом

На экране полосы смотрятся как дождь


3

Царапины: мелкие, штриховые, средние, глубокие

Поверхностное повреждение основы

Частое использование

На экране темные штрихи


4

Повреждение перфорации: надсечка мелкая, надсечка средняя, надсечка глубокая

Разрыв края или угла перфорации

Натяжение пленки, несовпадение перфорации пленки с зубцами зубчатого барабана на звукомонтажном столе или в кинопроекторе

Приводит к порыву кинопленки. На экране тряска кадра


5

Грязь, отпечатки пальцев


Работа без перчаток. Небрежное обращение

На экране пятна на изображении


6

Склейки


Порыв пленки

Несинхронное звучание, изображение "не в рамку"


7

Выпадение металлического серебра

Мелкие белые пятна по эмульсии

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

На экране мелкие темные пятна


8

Масляные пятна по эмульсии


Печать на копираппарате, показ на кинопроекторе

Слипание пленки в рулоне


9

Разложение эмульсии

Отслаивание эмульсионного слоя от основы пленки

Обработка при печати в растворах при высокой температуре

Исчезновение изображения


10

Слипание эмульсионного слоя


Несоблюдение профилактического режима при консервационно-профилактической обработке

Щелчки, пропадание звука


11

Вуаль

Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

На экране неконтрастное изображение


12

Плесень

Серый налет на пленке, чаще всего по краям перфорации

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Потеря изображения


13

Пленочные разряды

Тонкие темные полосы на пленке

Затягивание пленки при большой усадке

На экране темные полосы на изображении


14

Несинхронность изображения со звуком

Несовпадение изображения со звуком

Несоблюдение технического регламента печати пленки

На экране изображение несинхронно со звуком


Основные дефекты, встречающиеся на фонодокументах.

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Коробление

Скручивание ленты по ширине

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Периодическое пропадание звука при прослушивании


2

Сабельность

Растянутость ленты по длине

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Некачественное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона


3

Старение пленки

Осыпание ферромагнитного слоя

Истекший срок хранения

Потеря звука


4

Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки


Несоблюдение правил работ с фонодокументами

Большое количество склеек, частичная потеря звука


5

Завал высоких частот


Непрофессиональная запись или перезапись

Тусклость записи, неразборчивость речи


6

Завал низких частот


Непрофессиональная запись или перезапись

Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра


7

Затухание звука


Понижение уровня записи при длительном хранении

Некачественное звучание


8

Повышенный шум паузы

Шум размагниченной ленты

Неоднородность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое

Равномерное шипение


9

Эффект "плавания" звука

Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокументов

Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом в магнитофоне

Некачественное звучание


10

Копирэффект

Звучание с многократным повторяющимся эхом

Несоблюдение правил хранения



11

Обрывочная запись

Отсутствие в записи начала и конца




Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Отпечатки пальцев на изображении


Работа без перчаток

Пятна на негативе


2

Ногтевые вмятины по эмульсии


Работа без перчаток

Вмятина на негативе


3

Сгиб пленки


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


4

Следы чернил


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


5

Надпись ручкой по изображению


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


6

Царапины: мелкие, резкие

Поверхностное повреждение пленки

Несоблюдение правил работы с документами

Потеря качества изображения при перекопировании


7

Масляные пятна по эмульсии


Несоблюдение технологического регламента при проявке пленки

Недолговременное хранение документа


8

Порыв перфорации

Разрыв края или угла пленки

Несоблюдение правил работы с документами

Недолговременное хранение документа


9

Пятна клея по эмульсии


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


10

Слабое изображение


Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати

Неконтрастное изображение


11

Плотное изображение


Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати

Затемненное изображение


12

Вуаль

Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

Неконтрастное изображение


13

Пожелтение эмульсии


Плохая фиксация

Потеря качества изображения при перекопировании


14

Деформация пленки


Несоблюдение правил температурно-влажностного режима

Потеря качества изображения при перекопировании


15

Разложение и сползание эмульсионного слоя


Обработка при печати в растворах при высокой температуре

Потеря изображения


  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 23 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                                    Лист-заверитель дела

      Архивный фонд № _____
Опись № ______________
Дело № _______________
В дело подшито и пронумеровано _______________________________ лист (ов), в том числе:
                                    (цифрами прописью)
литерные номера лист (-ов) _______________________________________________________;
пропущенные номера лист (-ов) ___________________________________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) ________________________________________________;
лист (-ов) внутренней описи _______________________________________________________.

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

Номера листов

1

2



      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела)
________________
(дата заполнения)

  Формат А4 (210Х297)

      Примечание:

      1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

      2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

      3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

      4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

      1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

      2) печати и их оттиски;

      3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

      4) фотодокументы;

      5) рисунки, гравюры и акварели;

      6) крупноформатные документы;

      7) склеенные листы, повреждения документов;

      8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

      9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

      10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

      5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

      6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

      7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

      8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

      9. Лист-заверитель не нумеруется.

  Приложение 24 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Карта-заместитель единицы хранения Выдано

Номер архивного фонда

Номер описи дел, документов

Номер единицы хранения

Кому

Дата выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

1

2

3

4

5

6

7

8









  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 25 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                              Лист использования документов

      Архивный фонд № _____
Опись дел, документов № _______
Дело № _______
Название архивного фонда ______________________________________________________
Заголовок дела ________________________________________________________________

Дата использования

Кому выдано (фамилия, инициалы)

Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)

Номера использованных листов

Подпись лица, использовавшего документ

1

2

3

4

5






  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 26 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование

  Начата ______________
  Окончена ____________

Порядковый номер

Дата выдачи

Архивный фонд №___

Опись №___

Единица хранения №___

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9










  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 27 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма заказа на выдачу
архивных документов, копий
фонда пользования из
архивохранилища, описей

                                    Лицевая сторона
            ____________________________________________________________________
                                    (название архива)

  Разрешаю выдачу документов
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)
_________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)

Архивный фонд № ___

Опись № ___

Единица хранения № ___

Заголовок единицы хранения

Количество листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении дата

Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата

1

2

3

4

5

6

7








Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6

7








      _______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
_________
(дата)

  Формат А5 (148Х210)
  Приложение 28 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

      Официальное наименование организации

            Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
                              __________ № __________
                                          (дата)

      Основание ______________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы _______________________________________________
________________________________________________________________________________
Выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда __________________________
                                                            (название, номер)

Опись №___

Единица хранения № __

Заголовок единицы хранения

Количество листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5






      Всего выдается ____________________ единиц хранения (общим количеством листов,
            (цифрами и прописью) временем звучания, метражом), срок возвращения дел, документов ____________________________.

      Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

      1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

      2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не производится изъятие каких-либо частей из выданных документов, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

      3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

      Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.

      _______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата принятия дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
__________________________
(дата сдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
___________________________
(дата принятия дел, документов)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 29 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений документов

Порядковый номер

Дата поступления

Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы

Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы

Название архивного фонда

Крайняя дата поступления документов

Количество единиц хранения или неописанных документов (листов)

Краткая характеристика состояния

Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

      Примечание: в общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

  Формат А3 (420Х297)
  Приложение 30 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Список фондов

Номер архивного фонда

Дата первого поступления

Название архивного фонда

Отметка о выбытии

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого на 1 января _____года ________________________________________ фондов,
                                    (цифрами и прописью)
в том числе, поступило за _______ год ________________________________ фондов,
                                    (цифрами и прописью)
выбыло за _______ год _____________________________________________ фондов.
                                    (цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 31 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Лист фонда

Крайние даты каждого названия архивного фонда

Название архивного фонда

1

2

Дата первого поступления архивного фонда

Местонахождение архивного фонда (название архива)

Номер архивного фонда

Прежний номер архивного фонда

1

2

3

Учет неописанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) единиц хранения (документов, листов)

Наименование, номер, дата документа

Количество единиц хранения (документов, листов)

Наименование, номер, дата документа

Количество единиц хранения (документов, листов)

1

2

3

4

5

6

Учет описанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) единиц хранения


номер описи

год

название описи или аннотация (краткая характеристика документов)

количество единиц хранения

номер описи

наименование, номер, дата документа

количество единиц хранения

по данной описи

по фонду в целом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 32 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Лист учета _____________________________________________________________
(наименование вида кинофотовидеодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

По данной описи

По виду в целом

Единицы учета

Единицы хранения

описей

Единицаы учета

Единицы хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Формат А4 (297Х210)

__________________________________________________________________
(наименование вида фонодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата докуме-нта

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

По данной описи

оригиналов

копий

оригиналов

копий

Единицы учета

Единицы хранения

оригиналов

копий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      продолжение таблицы

Наличие (остаток)

Количество

По виду в целом

описей

единицы учета

Единицы хранения

оригиналов

копий

15

16

17

18





  Формат А4 (297Х210)

______________________________________________________________
(наименование вида аудиовизуальных документов)

Дата записи

Поступление

Выбыти

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

по данной описи

по виду в целом

Единицы учета

Единицы хранения

Описей

Единицы учета

Единицы хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Формат A4 (297Х210)
  Приложение 33 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Реестр описей дел, документов

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Номер и название описи

Количество единиц хранения

Крайние даты

Количество экземпляров

Примечание

всего

в том числе по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого на 1 января ___ года _________________________________________________ описей,
                                    (цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ год __________________________________________ описей,
                                    (цифрами и прописью)
выбыло в _____ год _______________________________________________________ описей.
                                    (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего реестр)
__________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 34 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни

Порядковый номер

Дата записи

Архивный фонд № ____

Опись №____

Дело №____

Заголовок дела

Описание оформления дела, предмета

Материал

Размер (вес)

Физическая сохранность

Подпись

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Итого __________________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего книгу)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 35 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям

      Регистрационный номер __________________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр ________________________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа ____________________________________________________
Самоназвание документа __________________________________________________________
Вид документа __________________________________________________________________
Автор документа ________________________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________________________
Век ____________________________________________________________________________
Ориентировочная дата ____________________________________________________________
Язык документа _________________________________________________________________
Аннотация ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Историческая справка ____________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ____________________________________________
________________________________________________________________________________
Палеографические особенности ____________________________________________________
________________________________________________________________________________
Печати _________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа _________________________________
Собственность ___________________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель __________________________________________________________
Размеры ________________________________________________________________________
Объем __________________________________________________________________________
Физическое состояние ____________________________________________________________
Сведения о реставрации ___________________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ________________________________________________________
Адрес места хранения документа ___________________________________________________
Архивный шифр: архивный фонд № _____, опись № _____, единица хранение № _____, единица учета № _____, листы ______.
4. Служебная информация
Кем представлен документ: ________________________________________________________
Протокол экспертно-проверочной комиссии от__________________________________ года № _____
Протокол центральной экспертно-проверочной комиссии от _____________________ года № _______
Примечание: в зависимости от объема аннотации, исторической справки и других лист учета
и описания документа может заполняться на двух и более листах.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 36 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Список фондов, содержащих особо ценные документы

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Название архивного фонда

Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого на 1 января ____ года ________________________________________________ фондов.
                                    (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 37 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
___________________________
(дата)

Опись особо ценных дел, документов

Порядковый номер

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Номер единицы учета (единицы хранения) страхового фонда

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого по описи _______________ дел, из них скопировано_____________________________.
                                                      (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 38 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

Перечень номеров особо ценных дел (номерник)

Порядковый номер

Номер описи

Номера дел

Номера единиц учета (единиц хранения) страхового фонда

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого по перечню (номернику) ________________________________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
из них скопировано ______________________________________________________________.
_______________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя)
______________
(дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 39 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Реестр описей особо ценных дел, документов

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Номер описи (номерника)

Количество единиц хранения

Количество экземпляров

Примечание

1

2

3

4

5

6







      Итого на 1 января ____ года ____________________________________ описей (номерников),
                                    (цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ года _____________________________ описей (номерников),
                                    (цифрами и прописью)
выбыло в _____ года __________________________________________ описей (номерников).
                                    (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заполнившего реестр)
______________
      (дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 40 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

Номер поступления

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фондов

Номера описей

Количество дел, включенных в заказ

Количество единица хранение (микрофиш) страхового фонда

Фонд пользования

Примечание

количество позитивов

количество диазокопий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11












      Всего поступило за ______ год ___________________________ единиц учета (отснятых дел),
                              (цифрами и прописью)
страхового фонда ______________________________________ единиц хранения (микрофиш).
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)

      Примечание: количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

  Формат А4 (297Х210)
  Приложение 41 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

Номера единица хранение страхового фонда

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера архивных фондов

Номера описей

Количество дел, включенных вединица хранение страхового фонда

Страховой фонд (количество рулонов)

Фонд пользования Количество

Примечание

рулонов микрофиш 3-го поколения

рулонов микрофиш 2-го поколения

экземпляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Всего поступило за ____год _________________________единиц хранения страхового фонда,
                              (цифрами и прописью)
на _________________________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

      Примечание: содержание понятий единиц учета и единиц хранения идентично.

  Формат А4 (297Х210)
  Приложение 42 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Опись страхового фонда на микрофишах

Порядковый номер (номер единицы хранения)

Номер поступления в книге учета поступлений

Номер описи

Номер дела

Количество единиц хранения (микрофиш) страхового фонда

Количество кадров единицы учета страхового фонда

Дата копирования

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого по описи ________________________________________ единиц учета (отснятых дел),
                        (цифрами и прописью)
_____________________________________________________ единиц хранения (микрофиш).
                        (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
      (дата)

      Примечание: описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно покаждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 43 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Опись страхового фонда на рулонной пленке

Порядковый номер (номер единицы хранения)

Дата копирования

Количество кадров страхового фонда

Количество дел, включенных в страховой фонд

Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда

Примечание

Номера архивных фондов

Номера описей

Номера дел

Количество кадров (по каждому делу отдельно)

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Итого по описи __________________________________________________ единиц хранения,
                              (цифрами и прописью)
страхового фонда на __________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)

      Примечание: содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 44 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Внутренняя опись документов дела

Порядковый номер

Делопроизводственный индекс

Дата

Заголовок документа

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6







      Итого _________________________________________________________ листов документов.
                        (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________ листов.
                                          (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего внутреннюю опись)
______________
      (дата)

  Формат А4 (210х297)
  Приложение 45 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

            Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
                              __________ № ________________
                                                (дата)

      В результате ____________________________________________________________________
на основании ____________________________________________________________________
изъято из архивного фонда № ______________________________________________________
                                          (название архивного фонда)
и передано __________________________________________________ (расписка прилагается)
                  (фамилия, имя отчество (при наличии) лица)

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единицы хранения

Номера изъятых листов

Название изъятого документа

1

2

3

4

5






      Итого изъято _______________________________ единиц хранения, архивных документов на
                  (цифрами и прописью)
______________________________________ листах.
      (цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (невключены) их
копии на ________________________________ листах (нужное подчеркнуть).
                  (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего архивохранилищем)
______________
      (дата)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
______________
      (дата)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
      (дата учета)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 46 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)

Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
(нужное подчеркнуть) __________ № __________
                              (дата)

      Архивный фонд № __________
Название архивного фонда ________________________________________________________
В ходе __________________________________________________________________________
                        (указать вид работы)
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых документов.

Порядковый номер

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Количество листов

Новые шифры дела

Новое количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      В результате количество дел архивного фонда увеличилось (уменьшилось) на
___________________________________________________________________________.
                        (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
_____________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
__________________
      (дата учета)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 47 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)

            Акт описания документов, переработки описей (нужное подчеркнуть)
                              __________ № ______________
                                                (дата)

      Архивный фонд № ___________________
                  (название фонда)
По состоянию на _______________________ в архивном фонде № ___________ по учетным
                  (дата начала работы)
данным числилось ________________ описей, _____________ единиц хранения, _____ архивных
документов, ___________________ листов россыпи за _________ годы.
Для работы получено: по описи № ______ ___________________ единиц хранения не описанных
__________ единиц хранения, _____ архивных документов, _______ листов.
В результате ______________________________________ произошли следующие изменения:
                  (наименование работы)
выделено не подлежащих хранению ______ единиц хранения (документов, листов);
возвращено собственнику _______________ единиц хранения (документов, листов);
передано в научно-справочную библиотеку _________________ единиц хранения;
передано в другие фонды архива _________ единиц хранения (документов, листов);
передано в другие архивы _______________ единиц хранения (документов, листов);
объединено с другими единица хранение ___________________ единиц хранения;
сформировано из россыпи ________________________________ единиц хранения;
поступило из других фондов _____________ единиц хранения (документов, листов);
включена пересоставленная опись ___________________ единиц хранения.
Вновь составлены описи № ________________на _______________ единиц хранения
________________________________________________________________________________
По состоянию на ________________________ в архивном фонде № ________________
                  (дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ единиц хранения за ___________ годы.
Проведены следующие виды работ:
________________________________________________________________________________
                  (перечисляются проделанные виды работ)
Составлено для именного каталога ____________________ описаний, для систематического каталога __________________________ описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ________________________
                                                      (перечислить какой именно)
________________________________________________________________________________
Работу выполнили: _______________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работников архива)
______________
      (дата)
Работу принял: __________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
      (дата)
Описания для базы данных/каталога (нужное подчеркнуть) принял:
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Документы фонда и справочный аппарат принял.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 48 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

                  Акт о рассекречивании документов __________ № __________
                                                                  (дата)

      Комиссия _______________________________________________________________________
                              (название комиссии)
протокол № _______ от _________ ____ года рассекретила документы архивного фонда _________
________________________________________________________________________________
                        (номер и название архивного фонда)

Порядковый номер

Номер описи

Количество рассекреченных единиц хранения

Номера единиц хранения, рассекреченных полностью

Номера единиц хранения, рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов

Примечание

полностью

частично

1

2

3

4

5

6

7








      Итого рассекречено ____________________________________ единиц хранения (полностью)
                        (цифрами и прописью)
за ______________________________________________________________________________
            (хронологические рамки документов) единиц хранения (частично)
за _____________________________________________________________________________.
                  (хронологические рамки документов)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Принято на открытое хранение ______________________________________ единиц хранения
                                    (цифрами и прописью)
в ______________________________________________________________________________.
                                    (хранилище)
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата учета)

      Примечание: не допускается перечисление номеров единиц хранения через тире.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 49 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Состав реквизитов путеводителя

      1) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Номер архивного фонда

1

Объем дел по личному составу в архивном фонде

2

Название архивного фонда

2

Объем особо ценных документов в архивном фонде

3

Все переименования архивном фонда с указанием крайних дат

3

Объем микрофильмов в архивном фонде

4

Объем архивном фонда (количество единиц хранения)

4

Доступ к документам

5

Крайние даты документов

5

Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах

6

Сведения по истории фондообразователя и архивного фонда

6

Физические характеристики документов фонда

7

Внутренняя структура архивного фонда

7

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

8

Аннотация состава и содержания документов

8

Библиография публикаций документов архивного фонда



9

Библиография работ, написанных на основе архивного фонда

      2) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Объем дел по личному составу в архивном фонде

2

Адресные данные

2

Объем особо ценных документов в архивном фонде

3

Номер архивного фонда

3

Объем микрофильмов в архивном фонде

4

Название архивного фонда

4

Доступ к документам архивного фонда

5

Все переименования архивного фонда с указанием крайних дат

5

Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах

6

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)

6

Физические характеристики документов фонда

7

Крайние даты документов

7

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

8

Сведения по истории фондообразователя и фонда

8

Библиография публикаций документов архивного фонда

9

Внутренняя структура фонда

9

Библиография работ, написанных на основе архивного фонда

10

Аннотация состава и содержания документов



      3) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архивного фонда

1

Все переименования архивного фонда

2

Номер архивного фонда

2

Крайние даты деятельности фондообразователя

3

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)

3

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

4

Крайние даты документов

4


      4) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архивного фонда

1

Все переименования архивного фонда

2

Номер архивного фонда

2

Крайние даты деятельности фондообразователя

3

Объем фонда (количество единиц хранения)

3

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

4

Краткие сведения о фондообразователе

4

Объем дел (количество единиц хранения) по личному составу в архивного фонде

5

Крайние даты документов



6

Краткая аннотация состава и содержания документов фонда



      5) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива



2

Адрес архива



3

Номер архивного фонда



4

Название архивного фонда



5

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



6

Крайние даты документов



      6) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива



2

Адрес архива



3

Номер архивного фонда



4

Название архивного фонда



5

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



6

Крайние даты документов



7

Краткие сведения о фондообразователе



8

Краткая аннотация состава и содержания документов архивного фонда



      7) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1.

Название тематического раздела

1.

Название описей

2.

Название тематического подраздела

2.

Краткие сведения о фондообразователе

3.

Номер архивного фонда



4.

Название архивного фонда



5.

Крайние даты документов



6.

Номер описи (номера описей)



7.

Объем архивного фонда



8.

Аннотация состава и содержания документов фонда по теме



9.

Индекс



      8) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название тематического раздела

1.

Название описи

2

Название тематического подраздела

2.

Краткие сведения о фондообразователе

3

Название архива



4

Адресные данные



5

Номер архивного фонда



6

Название архивного фонда



7

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



8

Крайние даты документов



9

Номер описи



10

Аннотация состава и содержания документов по теме



11

Индекс



      9) Состав реквизитов описания систематического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика

4

Дата составления

5

Дата события



6

Место события



7

Содержание



8

Название архивного фонда



9

Номер архивного фонда



10

Номер описи



11

Номер дела



12

Номер листа



      10) Состав реквизитов описания тематического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика: Тема

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика: Подтема

4

Дата составления

5

Содержание

5

Персоналии

6

Название архивного фонда

6

Дескрипторы (ключевые слова)

7

Дата события

7

Автор документа

8

Место события

8

Адресат

9

Номер архивного фонда

9

География

10

Номер описи



11

Номер дела



12

Номер листа



      11) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Индекс отрасли

2

Рубрика: Название учреждения

2

Вид учреждения

3

Содержание

3

Структура

4

Дата события

4

Функции

5

Место события

5

Подчиненность

6

Название архивного фонда

6

Подведомственность

7

Номер архивного фонда

7

Указание на издание документа

8

Номер описи



9

Номер дела



10

Номер листа



      12) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Рубрика: Название административно-территориальной единицы

2

Способ воспроизведения

3

Содержание

3

Фамилия составителя

4

Название архивного фонда

4

Дата составления

5

Номер архивного фонда



6

Номер описи



7

Номер дела



8

Номер листа



      13) Состав реквизитов описания именного каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Дата события

2

Фамилия

2

Место события

3

Имя

3

Национальность

4

Отчество

4

Язык документа

5

Общественное положение лица

5

Способ воспроизведения

6

Название архивного фонда

6

Фамилия составителя

7

Номер архивного фонда

7

Дата составления

8

Номер описи

8

Содержание

9

Номер дела



10

Номер листа



      14) Состав реквизитов описания географического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика: название географического объекта

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика: название географического объекта

4

Дата составления

5

Содержание



6

Дата события



7

Название архивного фонда



8

Номер архивного фонда



9

Номер дела



10

Номер описи



11

Номер листа



  Приложение 50 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            ___________________________________________________________________
            (название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, номер факса)

                                    Архивная справка

      _______________ № __________                                           Адресат
      (дата)
на № __________ от __________

      Основание:

      ___________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 51 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            ___________________________________________________________________
                                    (название архива)

                                    Архивная выписка

      _______________ № __________                                           Адресат

      Содержание из текстов архивных документов:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Примечание:
________________________________________________________________________________
Архивный шифр: фонд № ____ , опись № _____ , единица хранения № _____ , единица учета № ____, листы _____.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную выписку)
Печать архива

  Формат А4 (210Х297)