"Мұрағатттық анықтамалар беру" мемлекеттік қызмет регламентін бекіту туралы

Ақтөбе облыстық әкімдігінің 2011 жылғы 25 қазандағы № 360 қаулысы. Ақтөбе облысының Әділет департаментінде 2011 жылғы 30 қарашада № 3380 тіркелді. Күші жойылды - Ақтөбе облысының әкімдігінің 2013 жылғы 28 желтоқсандағы № 429 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Ақтөбе облысының әкімдігінің 28.12.2013 № 429 қаулысымен.

Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы № 148 «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік және өзін-өзі басқару туралы» Заңының 27-бабына, Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107 «Әкімшілік рәсімдер туралы» Заңының 9-1-бабына, Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңына және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 шілдедегі № 842 «Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2007 жылғы 30 маусымдағы № 561 қаулысына өзгеріс пен толықтырулар енгізу туралы және мемлекеттік қызмет стандарттарын бекіту туралы 2009 жылғы 30 желтоқсандағы № 2315 және Жеке және заңды тұлғаларға көрсетілетін мемлекеттік қызметтердің тізілімін бекіту туралы 2010 жылдың 20 шілдедегі № 745 қаулыларына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» қаулысына сәйкес облыс әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДI:
1. Қоса беріліп отырған «Мұрағаттық анықтамалар беру» электрондық мемлекеттік қызмет регламенті бекітілсін.
2. «Ақтөбе облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы» ММ осы электрондық мемлекеттік қызметтің регламентін ресми ақпарат көздерінде, мемлекеттік қызмет көрсету орындарындағы ақпараттық тақталар мен стенділерінде орналастыруды қамтамасыз етсін.
3. Осы қаулының орындалуын бақылау облыс әкімінің орынбасары С.Қ.Нұрқатоваға жүктелсін.
4. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғаннан кейін он күн өткен соң қолданысқа енгізілсін.

Облыс әкiмi А. Мұхамбетов

Облыс әкімдігінің
2011 жылғы 25 қазандағы
№ 360 қаулысымен
бекітілген

«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызмет регламенті

1. Негізгі ұғымдар

1. Пайдаланылатын терминдер мен аббревиатуралардың анықтамалары:
1) Мұрағаттық құжат - қоғам үшін маңыздылығына қарай, сондай-ақ меншік иесіне құнды, сақталынатын немесе сақтауға жататын құжат.
2) Мемлекеттік мұрағат – Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жинақтауға (сатып алуға), тұрақты сақтауға және пайдалануды ұйымдастыруға құқық берілген мемлекеттік мекеме.
3) Адам құрамы жөніндегі құжаттар - қызметкерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар кешені және олардың зейнетақымен қамсыздандыруға арналған ақшаның аударылуы туралы мәліметтер.
4) Мұрағат құжаттарын пайдаланушы – пайдалану мақсатында ақпарат алу үшін мұрағаттық құжаттарына жүгінетін жеке және заңды тұлға.
5) ҚФБ - құрылымдық-функционалдық бірліктер: уәкілетті органдардың жауапты тұлғалары, мемлекеттік органдардың құрылымдық бөлімшелері, мемлекеттік органдар, ақпараттық жүйелер немесе олардың кіші жүйелері.
6) терезе - әр түрлі инстанциялардан жинау барысында өтініш берушілерді шығарып тастау немесе барынша шектеуді қарастыратын мемлекеттік қызметтерді ұсыну және өтініш берушілердің мемлекеттік қызметтерді алу құқығын растайтын құжаттар мен анықтамаларды ұсыну.
7) ХҚО - халыққа қызмет көрсету орталығы.

2. Жалпы ережелер

2. Мемлекеттік қызметтің анықтамасы: мұрағаттық анықтама беру.
3. «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызметті Ақтөбе облыстық мемлекеттік мұрағаты, оның филиалдары және аудандық мемлекеттік мұрағаттары (бұдан-әрі Мұрағат) тұтынушының тұрғылықты жері бойынша көрсетеді, мұрағат мекемелерінің мекенжай тізбесі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2009 жылғы 30 желтоқсан № 2315 қаулысымен бекітілген «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызмет стандартының (бұдан әрі – Стандарт) 1 қосымшасында көрсетілген.
Сондай-ақ мемлекеттік қызмет баламалы негізде халыққа қызмет көрсету орталықтары (бұдан әрі – Орталық) арқылы көрсетіледі. Орталықтың мекенжайы Стандарттың 2 қосымшасында көрсетілген.
4. Көрсетілетін мемлекеттік қызметтің нысаны:
ішінара автоматтандырылған.
5. Мемлекеттік қызмет Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 15-бабының 5-тармағы негізінде көрсетіледі.
6. Мемлекеттік қызметтің аяқталу нысаны мұрағаттық анықтаманы, мұрағат құжаттарының көшірмелерін немесе үзінділерін (бұдан әрі – мұрағаттық анықтама) беру болып табылады.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету тәртібінің талаптары

7. Стандарттың 1, 2 қосымшасында мемлекеттік қызмет көрсететін мемлекеттік органның тұрған жері, мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі және барысы, оларды алу үшін мекенжайы туралы ақпарат көрсетілген.
Мемлекеттік қызметті көрсетудің тәртібі және қажетті құжаттар туралы толық ақпарат электронды Үкімет порталында: http://www.е.gov.kz, Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің: http://www.mci.gov.kz интернет - ресурсында, мұрағаттардың, орталықтың стенділерінде, ресми ақпарат көздерінде орналастырылады.
8. Мемлекеттік қызмет көрсетіледі:
Мұрағаттың ғимаратында тұтынушының тұрғылықты жері бойынша орындықтар, үстелдер, толтырылған бланкілердің үлгілерімен ақпараттық стенділер бар, мүмкіндіктері шектеулі тұтынушыларға қызмет көрсету үшін жағдайлар көзделген;
залда анықтамалық бюро, кресло, толтырылған бланкілердің үлгілерімен ақпараттық стенділер орналастырылған, мүмкіндіктері шектеулі тұтынушыларға қызмет көрсету үшін жағдайлар көзделген орталықтың үй-жайында көрсетіледі.
Мұрағаттың ғимараты және орталықтың үй-жайлары санитарлық-эпидемиологиялық нормаларға, ғимараттардың қауіпсіздік, оның ішінде өртке қарсы қауіпсіздік талаптарына сай келеді, үй-жай режимі - еркін.
9. Мемлекеттік қызмет тегін көрсетіледі.

4. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіндегі іс-әрекет (өзара іс – қимыл) тәртібін сипаттау

10. Мемлекеттік қызметті алуға қажетті толтырылған өтініш пен басқа да құжаттар уәкілетті органның жауапты адамына тапсырылады және кіріс құжаттарды тіркеу тәртібі бойынша рәсімдейді.
Мемлекеттік қызмет Орталық арқылы көрсетілгенде құжаттар «терезелердің» мақсаттары мен орындайтын функциялары туралы ақпарат орналастырылған «терезелер» арқылы қабылданады, сондай-ақ орталық инспекторының тегі, аты, әкесінің аты және лауазымы көрсетіледі.
Орталықтың жинақтаушы бөлімінің инспекторы құжаттарды жинауды, тізілім жасауды және мұрағатқа жіберуді жүзеге асырады.
Орталық өтініштерді қоса берілген құжаттармен бірге мұрағатқа осы өтініштерді қабылдаған күні арнайы байланыс арқылы кемінде 2 мәрте жеткізіп отырады.
Мұрағат құжаттарды орталықтан алған соң, сәйкестігін тексереді, түскен құжаттарды жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын тіркеу кітабына (журналына) тіркейді.
Орындалған (дайын) құжаттар мұрағаттан орталыққа тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхатта көрсетілген беру мерзімінің аяғына дейінгі бір жұмыс күнінен кешіктірілмей келіп түседі.
Тұтынушының мемлекеттік қызметті алу мерзімі көрсетілген, барлық қажетті құжаттарды қабылдап алғанын көрсете отырып, қызмет алуға ұсынылған құжаттарды тіркеу кітабына тіркеуі растайды.
Құжаттарды Орталық арқылы қабылдаған жағдайда тұтынушыға:
сұраудың нөмірі мен қабылданған күні;
сұратылған мемлекеттік қызмет түрі;
қоса берілген құжаттардың саны мен атаулары;
құжаттарды беру күні (уақыты) мен орны;
Орталықтың құжаттарды ресімдеуге арналған өтінішті қабылдаған инспекторының аты, әкесінің аты, тегі көрсетілген тиісті құжаттарды қабылдау туралы қолхат беріледі.
Мұрағаттық анықтамалар беру немесе мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы жазбаша жауап жүзеге асырылады:
мұрағат қызметкері мұрағаттық анықтаманы тұтынушыға (сенімді тұлғаға) жеке өзі келгенде береді, не пошта арқылы немесе орталыққа жібереді;
орталықта тұтынушы жеке өзі келгенде дайын құжаттарды көрсетілген мерзімде «терезелер» арқылы қолхат негізінде.
11. Ақпараттық қауіпсіздігінің талаптары: Мұрағат және Орталық қызмет тұтынушының құжаттар мазмұны туралы ақпаратының cақталуын, қорғалуын және құпиялылығын қамтамасыз етеді.
12. Әкімшілік іс-әрекеттің орындалу мерзімін көрсете отырып, әрбір ҚФБ-нің әкімшілік іс-әрекеттер (рәсімдер) реттілігінің мәтіндік кестелік сипаттамасы осы Регламенттің 1 қосымшасында көрсетілген.
13. ҚФБ және мемлекеттік қызмет көрсету үдерісі арасындағы іс-әрекеттердің қисынды реттілігі мен өзара байланысты көрсететін схемалары осы Регламенттің 2 қосымшасында көрсетілген.

5. Мемлекеттік қызметтер көрсететін лауазымды азаматтардың жауапкершілігі

14. Мемлекеттік органдардың лауазымды қызметкері мемлекеттік қызметтер көрсету барысында өздері қабылдаған шешімдері мен іс-әрекеттері үшін Қазақстан Республикасы заңнамасында көзделген тәртіппен жауапты.

«Мұрағаттық анықтамалар беру»
мемлекеттік қызмет регламентіне
1 қосымша

1 – кесте. ҚФБ іс - әрекеттерінің сипаттамасы

Негізгі үдерістің іс - әрекеті (барысы, жұмыс ағыны)
1.	Іс- әрекеттің (барысының, жұмыс ағыны) №	1	2	3
2.	ҚФБ атауы	1 ҚФБ Мұрағат маманы	2 ҚФБ Мұрағат маманы	3 ҚФБ Мұрағат басшысы
3.	Іс-әрекеттің (үдерістің, рәсімнің, операцияның) атауы және оның сипаттамасы	1) тұтынушы жеке өзі әкелген құжаттарды қабылдайды, оларды тіркеу журналына тіркейді, тұтынушыға мемлекеттік қызметті алу мерзімін Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңына сәйкес көрсетеді. 2) Құжаттарды қарауға қажетті қор нөмірін қойып, жауап дайындау үшін сұранысты орындаушыға (мұрағат маманы) береді. 3) мұрағат басшысына сұраныс жауабының қорытындысына қол қоюға жолдайды. 4) сұраныс иесіне жауабын жіберу (жеке өзіне немесе пошталық хабарлама).	1)орындаушы (мұрағат маманы), сұранысты алып, сұраныс тақырыбына талдаумен айналысып, құжаттарды қарайды және іздейді, бар мәлімет бойынша сәйкес жауап дайындайды (мұрағаттық анықтама немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себептерімен жауап). Жауап қорытындысын сұранысты тұтынушыға жіберумен айналысатын мұрағат маманына (ҚФБ 1.) береді.	1) пошта арқылы келген жазбаша сұраныстарды қарап, орындауға қарар қою. 2)тұтынушы сұранысының жауабына қол қою.
4.	Аяқтау нысаны (деректер, құжат, ұйымдық - өкімгерлік шешім)	Мұрағаттық анықтама беру немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себептері туралы жауап	Мұрағаттық анықтама беру, немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себептері туралы жауап	Мұрағаттық анықтама немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себептері туралы жауап
5.	Орындау мерзімдері	5-15 мин.	15 күн, ерекше жағдайда 30 күн (мұрағаттық анықтама), көрсетілетін қызметтен бас тарту себептерін ұсынылған жағдайда 3 күн	5-15 мин.

2 кесте. Пайдалану нұсқалары. Негізгі үдеріс.

Негізгі үдеріс (барысы, жұмыс ағыны)
ҚФБ 1. Мұрағат маманы.	ҚФБ 2. Мұрағат маманы.	ҚФБ 3. Мұрағат басшысы.
1 іс-әрекет. Тұтынушы жеке өзі әкелген құжаттарды қабылдайды, оларды тіркеу журналына тіркейді, тұтынушыға мемлекеттік қызметті алу мерзімін Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңына сәйкес көрсетеді.
2 іс-әрекет. Құжаттарды қарауға қажетті қор нөмірін қойып, жауап дайындау үшін сұранысты орындаушыға (мұрағат маманы) береді.	3 іс-әрекет. Орындаушы (мұрағат маманы), сұранысты алып, сұраныс тақырыбына талдаумен айналысып, құжаттарды қарайды және іздейді, бар мәлімет бойынша сәйкес жауап дайындайды (мұрағаттық анықтама немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себептерімен жауап). Жауап қорытындысын сұранысты тұтынушыға жіберумен айналысатын мұрағат маманына (ҚФБ 1.) береді.
4 іс-әрекет. Мұрағат басшысына сұраныс жауабының қорытындысына қол қоюға жолдайды;		5 іс-әрекет. Орындалған сұранысқа қол қою
6 іс-әрекет. Сұраныс иесіне жауабын жіберу (жеке өзіне немесе пошталық хабарлама).

3 кесте. Пайдалану нұсқалары. Баламалы үдеріс.

Баламалы үдеріс (барысы, жұмыс ағыны)
ҚФБ 1. Мұрағат маманы.	ҚФБ 2. Мұрағат басшысы.
1 іс-әрекет. Құжаттарды қабылдау, оларды тіркеу журналға тіркеу және тұтынушыға дайын құжаттарды алу мерзімін көрсетуі;
2 іс-әрекет. Сұралған мәліметтерге құжаттардың бар екендігін тексеру, көрсетілетін қызметтен бас тарту себебі туралы жауабын дайындау және мұрағат басшысына жазбаша жауапқа қол қоюға жолдау.	3 іс-әрекет. Көрсетілетін қызметтен бас тарту себебін қарау және қол қою
4 іс-әрекет. Сұраныс иесіне бас тарту себебі туралы мәлімет жеткізу

«Мұрағаттық анықтамалар беру»
мемлекеттік қызмет регламентіне
2 қосымша

Функционалдық өзара іс-қимыл схемасы

Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісі (барысы, жұмыс ағыны)
ҚФБ 1. Мұрағат маманы.	ҚФБ 2. Мұрағат маманы.	ҚФБ 3. Мұрағат маманы.
Н-1. Құжаттарды қабылдайды оларды тіркеу журналына тіркейді және мемлекеттік қызметті алу мерзімін көрсетеді (5-15 мин.). Н-2. Мұрағат маманына сұранысты орындауғы беру мұрағат басшысына сұраныс жауабының қорытындысына қол қоюға жіберу (5-15 мин.). Н-4. Сұраныс иесіне жауапты жіберу жеке өзіне немесе пошталық хабарлама (5-15 мин.). А-1. Көрсетілетін қызметтен бас тарту себебі туралы өтініш иесіне жазбаша негіздеме беру (3 күн).	Н-3. Сұранысты орындау: өтініш тақырыбына талдау, құжаттарды қарау және іздеу, бар мәліметтер бойынша арыз иесіне жазбаша жауап дайындау (мұрағаттық анықтама) (15 күн, ерекше жағдайда 30 күн).	Н-5. Өтініш сұранысының жауап қорытындысын қарау (мұрағаттық анықтама немесе көрсетілетін қызметтен бас тарту себебі) және оған қол кою (5-15 мин.)

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата Актюбинской области от 25 октября 2011 года № 360. Зарегистрировано Департаментом юстиции Актюбинской области 30 ноября 2011 года № 3380. Утратило силу постановлением акимата Актюбинской области от 28 декабря 2013 года № 429

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Актюбинской области от 28.12.2013 № 429.

В соответствии со статьей 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года № 148 «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», статьей 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 июля 2011 года № 842 «О внесении изменений и дополнений в постановления Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 «О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг» и от 20 июля 2010 года № 745 «Об утверждении реестра государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам» акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок».
2. ГУ «Управление архивов и документации Актюбинской области» обеспечить размещение настоящего регламента государственной услуги в официальных источниках информации, информационных досках и стендах в местах оказания государственной услуги.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области Нуркатову С.К.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким области А. Мухамбетов

УТВЕРЖДЕН
постановлением акимата области
от 25 октября 2011 года
№ 360

Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок»

1. Основные понятия

1. Определение используемых терминов и аббревиатур:
1) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;
2) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения) постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда;
3) документы по личному составу – комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
4) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования.
5) СФЕ - структурно-функциональные единицы: ответственные лица уполномоченных органов, структурные подразделения государственных органов, государственные органы, информационные системы или их подсистемы.
6) окно - предоставление государственных услуг, предусматривающее исключение или максимально возможное ограничение заявителей в процессах сбора из разных инстанций и предоставление документов и справок, подтверждающие права заявителей на получение государственной услуги;
7) ЦОН – центр обслуживания населения.

2. Общие положения

2. Нормативное определение государственной услуги: выдача архивных справок.
3. Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается Актюбинским областным государственным архивом, его филиалами и районными государственными архивами (далее - Архив) по месту жительства потребителя, перечень адресов архивных учреждений области указан в приложении 1 к Стандарту государственных услуг «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 (далее – Стандарт).
Также государственная услуга предоставляется через центры обслуживания населения ЦОН на альтернативной основе (далее – Центр). Адреса центров указаны в приложении 2 к Стандарту.
4. Форма оказываемой государственной услуги:
частично автоматизированная
5. Государственная услуга оказывается в соответствиии с пунктом 5 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326 -1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
6. Видом завершения государственной услуги является выдача архивной справки, копии или выписки архивных документов (далее - архивная справка).

3. Требования к порядку оказания государственной услуги

7. Информация о месте нахождения государственных органов, порядке оказания государственной услуги и ходе их оказания можно получить по адресам, указанным в приложении 1 и 2 Стандарта.
Полная информация о порядке оказания государственной услуги и необходимых документах располагается на портале электронного Правительства: http://www.е.gov.kz, интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан: http://www.mci.gov.kz, в официальных источниках информации, информационных досках и стендах в местах оказания государственной услуги.
8. Государственная услуга оказывается:
в помещении Архива по месту проживания потребителя, где имеются столы, стулья, информационные стенды с перечнем необходимых документов и регламентом работы, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями;
в помещении Центра располагаются справочное бюро, кресла, информационные стенды с образцами заполненных бланков, предусмотрены условия для обслуживания потребителей с ограниченными возможностями.
Помещение Архива и Центра соответствуют санитарно-эпидемиологическим нормам, требованиям к безопасности зданий, в том числе пожарной безопасности, режим помещения - свободный.
9. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

4. Описание порядка действий (взаимодействия) в процессе оказания государственной услуги

10. Необходимые для получения государственной услуги заполненное заявление и другие документы сдаются специалисту архива и оформляются в порядке входящей корреспонденции.
При оказании государственной услуги через Центр прием документов осуществляется посредством «окон», на которых размещается информация о предназначении и выполняемых функциях "окон", а также указываются фамилия, имя, отчество и должность инспектора Центра.
Инспектор Центра осуществляет проверку полноты документов, регистрацию в журнале и передачу документов инспектору накопительного отдела.
Инспектор накопительного отдела Центра осуществляет сбор документов, составление реестра и отправку в архив.
Центром доставка заявлений с прилагаемыми документами в архив осуществляется в день приема данных заявлений не менее 2 раз посредством специальной связи.
Архив после получения документов из Центра осуществляет их проверку, регистрирует поступившие документы в книге (журнале) регистрации запросов физических и юридических лиц.
Исполненные (готовые) документы из архива поступают в Центр не позднее одного рабочего дня до истечения срока выдачи, указанного в расписке о приеме соответствующих документов.
Подтверждением принятия всех необходимых документов служит регистрация документов, предоставленных для получения услуги в книге регистрации, с указанием установленной даты получения потребителем государственной услуги.
При приеме документов через Центр потребителю выдается расписка о приеме соответствующих документов с указанием:
номера и даты заявления;
вида запрашиваемой государственной услуги;
количества и названий приложенных документов;
даты, времени и места выдачи документов;
фамилии, имени, отчества инспектора Центра принимавшего заявление на оформление документов.
Выдача архивной справки или письменного ответа об отказе в предоставлении государственной услуги потребителю осуществляется:
при обращении в Архив посредством личного посещения потребителя (доверенного лица), либо направляется по почте или в центр;
при личном обращении в Центр посредством «окон» ежедневно, на основании расписки в указанный в ней срок.
11. Требования к информационной безопасности: Архив и Центр обеспечивают сохранность, защиту и конфиденциальность информации о содержании документов потребителя.
12. Текстовое табличное описание последовательности и взаимодействие административных действий (процедур) каждой СФЕ с указанием срока выполнения каждого административного действия (процедуры) приведено в приложении 1 настоящего Регламента.
13. Схемы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий в процессе оказания государственной услуги и СФЕ, приведены в приложении 2 настоящего Регламента.

5. Ответственность должностных лиц, оказыващие государственные услуги

14. Должностные лица государственных органов несут ответственность за принимаемые ими решения и действия в ходе оказания государственных услуг в порядке, предусмотренном законодательством Республики Казахстан.

Приложение 1
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»

Таблица 1. Описание действий СФЕ

Действия основного процесса (хода, потока работ)
1	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3
2	Наименование СФЕ	СФЕ 1. Специалист архива	СФЕ 2. Специалист архива	СФЕ 3. Руководитель архива
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	1) прием документов при личном посещении потребителя, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги; 2) проставление номера фонда, по которым необходимо просмотреть документы, и выдача запросов исполнителю (специалисту архива) для подготовки ответа; 3) направление руководителю архива на подписание результатов ответа на запрос; 4) отправка ответа заявителю (лично в руки или почтовым сообщением)	1) исполнение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр соответствующих документов, подготовка ответа по имеющимся сведениям	1) рассмотрениеписьменных обращений, присланных по почте, резолюция на их исполнение; 2) подписание ответа на запрос заявителя
4	Форма завершения (данные, документы)	Выдача архивной справки, либо мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги	Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги	Архивная справка, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги
5.	Сроки исполнения	5-15 минут	15 дней, в исключительных случаях – 30 дней (архивная справка), 3 дня (при мотивированном отказе в предоставлении услуги).	5-15 минут

Таблица 2. Варианты использования. Основной процесс.

Основной процесс (ход, поток работ)
СФЕ 1. Специалист архива	СФЕ 2. Специалист архива	СФЕ 3. Руководитель архива
Действие № 1 Прием документов, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги
Действие № 2 Проставление номера фонда, по которому необходимо просмотреть документы, выдача запроса исполнителю для подготовки ответа	Действие № 3 Рассмотрение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр соответствующих документов, подготовка ответа по имеющимся сведениям
Действие № 4 Направление руководителю архива на подпись результаты ответа на запрос		Действие № 5 Подписание исполненного запроса
Действие № 6 Отправка ответа заявителю (лично в руки или почтовым сообщением)

Таблица 3. Варианты использования. Альтернативный процесс.

Альтернативный процесс (ход, поток работ)
СФЕ 1. Специалист архива	СФЕ 2 Руководитель архива
Действие № 1 Прием документов, регистрация их в журанле регистрации и указание даты получения государственной услуги
Действие № 2 Проверка данных о наличии документов по запрашиваемым сведениям, подготовка мотивированного ответа об отказе в предоставлении услуги и направление письменного ответа на подпись руководителю архива	Действие № 3 Рассмотрение ответа на мотивацию отказа в предоставлении услуги и подписание его
Действие № 4 Доведение сведений об отказе в предоставлении услуги заявителю

Приложение 2
к регламенту государственной услуги
«Выдача архивных справок»

Схема функционального взаимодействия

Процесс оказания государственной услуги (хода, потока работы)
СФЕ 1. Специалист архива	СФЕ 2. Специалист архива	СФЕ 3. Руководитель архива
О-1. Прием документов, регистрация их в журнале регистрации и указание даты получения государственной услуги (5-15 мин.). О-2. Выдача запроса на исполнение специалисту архива, направление руководителю архива для подписи результаты ответа на запрос (5-15 мин.). О-4. Отправка ответа на запрос заявителю лично в руки или почтовым сообщением (5-15 мин.). А-1. Выдача письменных обоснований об отказе в предоставлении услуги заявителю (3 дня).	О-3. Исполнение запроса: анализ тематики обращения, поиск и просмотр документов, подготовка письменного ответа (архивная справка) заявителю по имеющимся сведениям (15 дней, в исключительных случаях - 30 дней).	О-5. Рассмотрение результатов ответа на запрос заявителя (архивная справка либо мотивированный отказ в предоставлении услуги) и подписание его (5-15 мин.).