Іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тексеру парақтарының нысандарын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 10 тамыздағы № 123 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2012 жылы 12 қыркүйекте № 7911 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 26 қазандағы № 333 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің 26.10.2015 № 333 бұйрығымен.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабының 2-тармағының 5) тармақшасын және «Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасының 2011 жылғы 6 қаңтардағы Заңының 15-бабының 1-тармағын жүзеге асыру мақсатында БҰЙЫРАМЫН:
1. Мыналар:
1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес қызмет барысында Ұлттық мұрағат қоры құжаттары пайда болатын мемлекеттік заңды тұлғалардың іс жүргізуі мен құжаттарды сақтаудың жай-күйін;
2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттарының іс жүргізуі мен құжаттарды сақтауының жай-күйін тексеру парақтарының нысандары бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін ресми жариялануын;
3) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында жариялануын қамтамасыз етсін.
3. «Тексеру парақтарының нысандарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 11 шілдедегі № 200 бұйрығының күші жойылды деп танылсын (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде 7113 болып тіркелген, «Егемен Қазақстан» газетінде 2011 жылғы 20 тамызда № 379-383 (26777) жарияланған).
4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.
5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр Д. Мыңбай

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрінің
2012 жылғы 10 тамыздағы
№ 123 бұйрығына
1-қосымша

Нысан

Қызмет барысында Ұлттық мұрағат қоры құжаттары пайда болатын
мемлекеттік заңды тұлғалардың іс жүргізуі мен құжаттарды
сақтаудың жай-күйін тексеру парағы

Ескерту. 1-қосымшаға өзгеріс енгізілді - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 22.10.2013 № 243 бұйрығымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ____________________________
_____________________________________________________________________
Тексеруді тағайындау туралы акт _____________________________________
(№, уақыты)
Бақыланатын субъектің атауы _________________________________________
_____________________________________________________________________
БСН _________________________________________________________________
Бақыланатын субъектінің орналасқан жері, мекен-жайы _________________
_____________________________________________________________________

№	Талаптар тізбесі	Ия	Жоқ
1.	Басқарма мен мұрағатты құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің (бұдан әрі - БҚҚ) (жауапты лауазымды тұлға, жеке құрылымдық бөлімше, басқарма, департамент құрамындағы құрылымдық бөлімше) бар болуы
2.	Құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың келісілген қағидаларының бар болуы
3.	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына бланктердің сәйкес келуі
4.	Құжаттардың деректемелерін рәсімдеу тәртібінің сақталуы
5.	Кіріс құжаттарды өңдеу тәртібінің сақталуы
6.	Шығыс құжаттарды өңдеу тәртібінің сақталуы
7.	Ішкі құжаттарды өңдеу тәртібінің сақталуы
8.	Құжаттарды тіркеу тәртібінің сақталуы
9.	Құжаттарды бақылау тәртібінің сақталуы
10.	Мөрлерді, мөртабандарды және құжаттар бланкісін сақтау мен есепке алудың бар болуы
11.	Келісілген істер номенклатурасының бар болуы
12.	Іс жүргізуде қолданыстағы нақты істердің атауларының істер номенклатурасындағы атауларға сәйкес келуі. Іс жүргізумен аяқталған істерді қалыптастыру мен рәсімдеу, олардың қойылған талаптарға сәйкес келуі
13.	Істер номенклатурасында қорытынды жазбалардың толтырылуы
14.	Сақтау мерзімдері көрсетілген ведомстволық құжаттар тізбелерінің бар болуы
15.	Орталық сараптау (сараптау) комиссиялары (бұдан әрі – ОСК (СК)) туралы ережелердің бар болуы. ОСК (СК) жұмысының хаттамаларының бар болуы
16.	Ведомстволық мұрағатта құжаттарды сақтаудың бекітілген мерзімдерінің сақталуы
17.	Тұрақты сақталатын істердің бекітілген тізімдемесінің, жеке құрам бойынша келісілген істер тізімдемесінің және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің бар болуы
18.	Температуралық-ылғалдық режимді тіркеу және істің физика-химиялық жағдайын есепке алу журналдарының бар болуы
19.	Сақтау құралдарын орналастыру тәртібінің сәйкестігі: 1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты кіріс) – 120 см; 2) стеллаждардың аралығы (кіріс) – 75 см; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы – 75 см; 4) қабырға мен стеллаж шеті немесе шкаф аралығы (сейфтер) – 45 см; 5) еденмен және стеллаждың төменгі сөресімен немесе шкаф (сейфтің) аралығы – 15 см кем емес, төменгі қабаттарда – 30 см кем емес
20.	Құжаттарды сақтау үшін мұрағаттық қоймалардың бар болуы, бейімделген үй-жайларда (ескі, дымқыл, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға жауап бермейтін) құжаттардың сақталуы
21.	Мұрағат қоймаларында темір есіктердің, темір торлардың, темір немесе өртке қарсы құралдармен өңделген ағаш стеллаждардың бар болуы
22.	Құжаттар үшін температуралық – ылғалдылық режим нормаларының сәйкес келуі: 1) қағаз негізіндегі құжаттар үшін – температура +17 - +190С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %; 2) ақ-қара үлгідегі құжаттар үшін - температура + 150С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %; 3) түрлі түсті үлгідегі құжаттар үшін - температура +2 - +50С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %; 4) магниттік таспадағы және дисктік тасмалдауыштағы құжаттар үшін - температура +8 – ден +180С-ге дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы -45-65 %; 5) электрондық тасығыштағы құжаттар үшін – температура +15- +200С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %
23.	Терезе көздерінде жалюздер, қорғаныш сүзгілері, перделер немесе боялған әйнектердің болуы. Жабық плафондар ішінде жанатын шамдар немесе жарық шұғылысы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминисцентті лампалардың бар болуы
24.	Стеллаждарды, шкафтарды, сақтау құралдарын шаңнан тазарту, энтомологиялық және микологиялық тексеру жұмыстарын ұйымдастыру
25.	Құжаттарды есепке алудың тәртібінің сақталуы. Негізгі есепке алу құжаттарының (құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабы, істердің, құжаттардың тізімдемесі, мұрағаттың паспорты) болуы. Ғылыми-техникалық және электрондық құжаттарды есепке алу
26.	Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру тәртібінің сақталуы. Істерді беруді есепке алу. Мұрағаттық құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексерудің жиілігі. Тексерулердің нәтижелерін рәсімдеу
27.	Ұлттық мұрағат қоры және басқа да мұрағаттық құжаттарды жеке және заңды тұлғалармен пайдалануға бермеу үшін негізсіз бас тарту фактілерінің болуы. Тексерулердің нәтижелерін рәсімдеу
28.	Ұлттық мұрағат қоры мен басқа да мұрағаттық құжаттарды жою (жоғалту) фактілерінің болуы

Лауазымды тұлға(лар) ______________ ______________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)
______________ ______________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

Бақыланатын субъектінің басшысы ______________________ ________
(Т.А.Ж. лауазымы) (қолы)

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрінің
2012 жылғы 10 тамыздағы
№ 123 бұйрығына
2-қосымша

Нысан

Қазақстан Республикасының мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттарының іс жүргізуі мен құжаттарды сақтауының жай-күйін
тексеру парағы

Ескерту. 2-қосымшаға өзгеріс енгізілді - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 22.10.2013 № 243 бұйрығымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган ____________________________
_____________________________________________________________________
Тексеруді тағайындау туралы акт _____________________________________
(№, уақыты)
Бақыланатын субъектің атауы _________________________________________
_____________________________________________________________________
БСН _________________________________________________________________
Орналасқан жері, мекен-жайы _________________________________________
_____________________________________________________________________

№	Талаптар тізбесі	Ия	Жоқ
1.	Мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың құрылтайшылық құжаттарының бар болуы (ереженің, мұрағат жарғысының, лауазымдық нұсқаулықтардың бар болуы)
2.	Мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың консультативті – кеңесші органдардың бар болуы (Сараптау - тексеру, әдістемелік комиссиялар, мұрағаттың дирекциясы)
3.	Мұрағаттану, құжаттану, археография, қосалқы тарих пәндері саласындағы ғылыми-зерттеулік және әдістемелік жұмысының бар болуы. Зерттеулердің нәтижелері мен әзірлемелерді мұрағаттық мекемелердің жұмыс тәжірибесіне енгізу
4.	Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, оның ішінде азаматтардың өтініштері бойынша талаптардың орындалуы
5.	Уәкілетті органның Орталық сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген мұрағаттардың толықтыру көздерінің тізімдерінің бар болуы
6.	Толықтыру көздерінен құжаттарды қабылдау жоспар-кестесінің бар болуы
7.	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының (бұдан әрі – Қағидалар) 45-74-тармақтарына мұрағаттық құжаттарды қорларға қалыптастыру талаптарына сәйкес келуі
8.	Мұрағатты күзету тәртібінің нұсқаулығының бар болуы
9.	Табиғи және техногенді сипаттағы төтенше жағдайлар кезіндегі іс-әрекеттің бекітілген жоспарының бар болуы
10.	Мұрағаттың ыңғайлы емес ғимаратта орналасуы (ескі, ылғалды, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға сәйкес келмейтін)
11.	Өрт және күзет дабыл құралдарының бар болуы.
12.	Құжаттар үшін температуралық-ылғалдылық режим нормалары Қағидалардың 120-тармағының талаптарына сәйкес келуі
13.	Стеллаждарды, шкафтарды, сақтау құралдарын ылғалды тазарту, энтомологиялық және микологиялық тексеру жұмыстарының жиілігі
14.	Жарық түсу режимі нормаларының Қағидалардың 121-125-тармақтарының талаптарына сәйкес келуі
15.	Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру бойынша жұмыстарды жүргізу
16.	Құжаттардың техникалық және физикалық-химиялық жай-күйін тексеру және есепке алу бойынша жұмыстардың жиілігін сақтау
17.	Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру мерзімдерінің бұзылу фактілері. Мұрағаттық құжаттарды беру кітабының, қоймада қолданылатын қор көшірмесінің бар болуы. Берілген құжаттардың сақталуын бақылау
18.	Қазақстан Республикасының Ұлттық игілік объектілеріне, Ұлттық мұрағат қорына жатқызылған аса құнды құжаттарды іздестіру бойынша жұмыстың жағдайы
19.	Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алудың сақталуы. Мұрағаттың төлқұжаты. Мұрағаттық мекемелерде сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттардың көлемі
20.	Мұрағаттық құжаттарды есепке алу ережесі мен сұлбасының бар болуы
21.	Есепке алынған мұрағат құжаттарының құрамы. Есепке алу құжаттарын жүргізу тәртібінің сақталуы. Деректер базасының бар болуы. Мыналардың: 1) құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітапшасы; 2) қордың тізімі, мұрағатқа сақтауға келіп түскен қорларды тіркеу, оларға нөмір беру, сақтаудағы және сақтаудан шығып қалған мұрағат қорының санын есепке алу; 3) қор парағы; 4) дыбыс-бейнелік құжаттарды есепке алу парағы; 5) істер, құжаттар тізімдемесі; 6) құжаттар, істер тізімдемесінің; 7) қосымшасында құнды металдар мен тастары бар істерді есепке алудағы инвентарлы кітапша осындай істердің құрамы мен жағдайын жеке және жалпы есепке алу; 8) мұрағат қоймасының төлқұжаты (еркін түрі); 9) Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттар баяндамасы және есепке алу парағы; 10) аса құнды құжаттардан тұратын қор тізімі; 11) аса құнды істер, құжаттардың тізімдемесі; 12) аса құнды істер, құжаттар тізімдемесінің тізілімі; 13) сақтандыру және пайдалану қорының келіп түсуін есепке алу кітапшасы; 14) сақтандыру қорының тізімдемесі; 15) қор ісі; 16) істің куәландырушы парағы; 17) құрамына Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жатқызылған құжаттар кіретін істер үшін іс құжаттарының ішкі тізімдемесі
22.	Мұрағатқа келісім шарт бойынша сақтауға қабылданған жеке меншіктегі мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібінің сәйкес келуі
23.	Құжаттардың құндылығына сараптама жасау, Сараптау-тексеру комиссиясының рөлі, оның отырыстарының жиілігі, қарастырылатын мәселелердің тізімі, сараптау комиссияларымен ара қатынасы толықтыру көздерімен жұмыс істеу, құжаттарға жасалатын ғылыми-техникалық өңдеудің сапасы, құжаттардың толықтығы. Мұрағаттардың жойылған (қайта құрылған) ұйымдардың құжаттарын ретке келтіру бойынша жұмыстары
24.	Толықтыру көздерінің, ведомстволық және жеке мұрағаттардағы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметтерінің қызметкерлерінің біліктіліктерін арттыру (өткізілетін кеңес-семинарлардың сандары, олардың жиілігі, тақырыбы)
25.	Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздерімен жұмыс істеуді есепке алу
26.	Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен жүйесі. Мұрағаттық анықтаманың бар болуы (істер тізімдемесі, жол сілтелер, каталогтар, көрсеткіштер, шолулар)
27.	Автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйесін енгізу
28.	Мұрағаттық құжаттарды қолдану нысаны (қолданушылардың өтініштері мен бастамалық түрде ақпаратпен қамтамасыз ету, оқу залының жұмысы, құжаттарды көрмелерде шығару, құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында қолдану, құжаттарды қолдану арқылы ақпараттық шаралар өткізу, уақытша қолдануға құжаттарды беру, құжаттарды жариялау оның ішінде мұрағат қызметкерлерімен). Өтініштерді орындаудың мерзімдері мен сапасы
29.	Өтініштерді оның ішінде әлеуметтік-құқықтық сипаттағыларды, уақытылы және сапалы орындау, мазмұнның шынайылығы (таңдау арқылы) өтініштерді орындау кезінде атқарылатын жұмыстарды әдістемелік қамтамасыз ету
30.	Ұлттық мұрағат қорын және басқа да мұрағаттық құжаттарды жеке және заңды тұлғаларға пайдалануға бермеу үшін негізсіз бас тарту фактілерінің бар болуы
31.	Ұлттық мұрағат қорының және басқа да мұрағаттық құжаттардың жойылу (жоғалту) фактілерінің бар болуы

Лауазымды тұлға(лар) ______________ ______________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)
______________ ______________ ____________
(лауазымы) (қолы) (Т.А.Ж.)

Бақыланатын субъектінің басшысы ______________________ ________
(Т.А.Ж. лауазымы) (қолы)

Об утверждении форм проверочных листов в сфере делопроизводства и хранения документов

Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 123. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 12 сентября 2012 года № 7911. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 октября 2015 года № 333

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта РК от 26.10.2015 № 333.

В целях реализации подпункта 5) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и пункта 1 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 6 января 2011 года «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы проверочных листов:
1) за состоянием делопроизводства и хранением документов в государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) за состоянием делопроизводства и хранением документов в деятельности государственных и специальных государственных архивов Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.
2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
3) опубликование настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
3. Признать утратившим силу приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 200 «Об утверждении форм проверочных листов» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7113, опубликован в газете «Казахстанская правда» от 20 августа 2011 года № 265-266 (26686-26687)).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Д. Мынбай

Приложение 1
к приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 10 августа 2012 года № 123

Форма

Проверочный лист
за состоянием делопроизводства и хранением документов
государственных юридических лиц, в деятельности которых
образуются документы Национального архивного фонда

Сноска. Приложение 1 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 22.10.2013 № 243 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Государственный орган, назначивший проверку _______________
___________________________________________________________
Акт о назначении проверки _________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта контроля ____________________________
___________________________________________________________
БИН _______________________________________________________
Адрес места нахождения субъекта контроля __________________
___________________________________________________________

№	Перечень требований	Да	Нет
1.	Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (ответственного должностного лица, самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения в составе управления, департамента) (далее – ДОУ)
2.	Наличие согласованных правил документирования и управления документацией
3.	Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570
4.	Соблюдение порядка оформления реквизитов документа
5.	Соблюдение порядка обработки входящих документов
6.	Соблюдение порядка обработки исходящих документов
7.	Соблюдение порядка обработки внутренних документов
8.	Соблюдение порядка регистрации документов
9.	Соблюдение порядка контроля документов
10.	Наличие учета и хранения печатей, штампов и бланков документов
11.	Наличие согласованной номенклатуры дел
12.	Соответствие наименований фактически заведенных в делопроизводстве дел наименованиям позиций в номенклатуре дел. Формирование и оформление завершенных делопроизводством дел, соответствие их предъявляемым требованиям
13.	Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел
14.	Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения
15.	Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии (далее - ЦЭК (ЭК)). Наличие протоколов работы ЦЭК (ЭК)
16.	Соблюдение установленных сроков хранения документов в ведомственном архиве
17.	Наличие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
18.	Наличие регистрационных журналов температурно-влажностного режима и учета физико-химического состояния дел
19.	Соответствие порядка расстановки средств хранения: 1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; 2) между стеллажами (проход) – 75 см; 3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см; 4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см; 5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см
20.	Наличие архивохранилищ, помещений для хранения документов в не приспособленных помещениях (ветхое, сырое, не отапливаемое, не отвечающее санитарно гигиеническим требованиям)
21.	Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами
22.	Соответствие нормам температурно-влажностного режима для документов: 1) на бумажных носителях информации – температура +17 – +19о С, относительная влажность воздуха 50-55 %; 2) на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15о С, относительная влажность воздуха 40-55 %; 3) на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5о С, относительная влажность воздуха 40-55 %; 4) на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18оС, относительная влажность воздуха – 45–65 %. 5) на электронных носителях информации – температура +15 – +20о С, относительная влажность воздуха 50-65 %
23.	Наличие на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол. Наличие ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью или люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения
24.	Организация работы по обеспыливанию стеллажей, шкафов, средств хранения, энтомологическому и микологическому осмотру
25.	Соблюдение порядка учета документов. Наличие основных учетных документов (книга учета поступления и выбытия документов, описи дел, документов, паспорт архива). Учет научно-технической, электронной документации
26.	Соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилища. Учет выдачи дел. Периодичность проведения проверки наличия и состояния архивных документов. Оформление итогов проверки
27.	Наличие фактов необоснованного отказа физическим и юридическим лицам в использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов
28.	Наличие фактов уничтожения (утери) документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Должностное (ые) лицо (а) ______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
______________ _________ ____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Руководитель субъекта контроля ______________________ ____________
(Ф.И.О., должность) (подпись)

Приложение 2
к приказу
Министра культуры и информации
Республики Казахстан
от 10 августа 2012 года № 123

Форма

Проверочный лист
за состоянием делопроизводства и хранением документов
в деятельности государственных и специальных государственных
архивов Республики Казахстан

Сноска. Приложение 2 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 22.10.2013 № 243 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Государственный орган, назначивший проверку ______________________
__________________________________________________________________
Акт о назначении проверки ________________________________________
(№, дата)
Наименование субъекта контроля ___________________________________
__________________________________________________________________
БИН ______________________________________________________________
Адрес места нахождения ___________________________________________
__________________________________________________________________

№	Перечень требований	Да	Нет
1.	Наличие учредительных документов государственного и специального государственного архива (наличие положения, Устава архива, должностных инструкций)
2.	Наличие консультативно-совещательных органов государственного и специального государственного архива (Экспертно-проверочной методической комиссий, Дирекции архива)
3.	Наличие научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин. Внедрение результатов исследований и разработок в практику работы архивных учреждений
4.	Соблюдение требований по документационному обеспечению управления, в том числе с обращениями граждан
5.	Наличие утвержденных Центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа списков источников комплектования архивов
6.	Наличие планов-графиков приема документов от источников комплектования
7.	Соответствие порядка фондирования архивных документов требованиям пунктов 45-74 Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1604 (далее – Правила)
8.	Наличие инструкции об охранном режиме Архива
9.	Наличие утвержденных планов действий при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера
10.	Размещение Архива в не приспособленном помещении (ветхое, сырое, не отапливаемое, не отвечающее санитарно – гигиеническим требованиям)
11.	Наличие средств пожарной и охранной сигнализации
12.	Соответствие нормам температурно-влажностного режима для документов требованиям пункта 120 Правил
13.	Периодичность работ по обеспыливанию стеллажей, шкафов, средств хранения, энтомологическому и микологическому осмотру
14.	Соответствие нормам светового режима документов требованиям пунктов 121-125 Правил
15.	Ведение работ по проверке наличия и состояния архивных документов
16.	Соблюдение периодичности работ по проверке и учету технического и физико-химического состояния документов
17.	Факты нарушений сроков выдачи документов из архивохранилищ. Наличие книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища. Контроль за сохранностью выданных документов
18.	Состояние работы по выявлению особо ценных документов, отнесению документов Национального архивного фонда к объектам национального достояния Республики Казахстан
19.	Соблюдение государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Паспорт архива. Объем Национального архивного фонда и документов по личному составу, хранящихся в архивных учреждениях
20.	Наличие правил и схемы учета архивных документов
21.	Состав учетных документов Архива. Соблюдение требований к ведению учетных документов. Наличие баз данных. Наличие: 1) книга учета поступлений документов; 2) список фондов принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших; 3) лист фонда; 4) лист учета аудиовизуальных документов; 5) опись дел, документов; 6) реестр описей дел, документов; 7) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни; 8) паспорт архивохранилища (произвольной формы); 9) лист учета и описания документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан; 10) список фондов, содержащих особо ценные документы; 11) опись особо ценных дел, документов; 12) реестр описей особо ценных дел, документов; 13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; 14) опись страхового фонда; 15) дело фонда; 16) лист-заверитель дела; 17) внутренняя опись документов дела в состав которых входят документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан
22.	Соответствие порядка учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в Архив
23.	Периодичность заседаний Экспертной проверочной комиссии, перечень рассматриваемых вопросов, взаимодействие с экспертными комиссиями, работа со списками учреждений, источниками комплектования, качество научно- технической обработки документов, обеспечение полноты документов. Работа архивов по упорядочению документов ликвидированных (реорганизованных) организаций
24.	Повышение квалификации работников служб документационного обеспечения организаций источников комплектования, ведомственных и частных архивов (количество проводимых совещаний-семинаров, их периодичность, тематика)
25.	Учет работы с источниками комплектования Национального архивного фонда
26.	Состав и система научно-справочного аппарата. Наличие архивных справочников (опись дел, путеводитель, каталог, указатель, обзор)
27.	Внедрение автоматизированных информационно-поисковых систем
28.	Формы использования архивных документов (обеспечение пользователей информацией в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, работа читального зала, экспонирование документов на выставках, использование документов в средствах массовой информации, проведение информационных мероприятий с использованием документов, выдача документов во временное пользование, публикация документов, в том числе сотрудниками архивов). Сроки и качество выполнения запросов
29.	Качество и своевременность исполнения запросов, в том числе социально-правового характера, достоверность содержания (выборочно), методическая обеспеченность выполняемых работ при исполнении запросов
30.	Наличие фактов необоснованного отказа физическим и юридическим лицам в использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов
31.	Наличие фактов уничтожения (утери) документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Должностное (ые) лицо (а) ______________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
______________ _________ _____________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Руководитель субъекта контроля ______________________ __________
(Ф.И.О., должность) (подпись)