"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Алматы қаласы әкімдігінің 2015 жылғы 08 маусымдағы № 2/335 қаулысы. Алматы қаласы Әділет департаментінде 2015 жылғы 07 шілдеде № 1180 болып тіркелді. Күші жойылды - Алматы қаласы әкімдігінің 2019 жылғы 18 шілдедегі № 3/457 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Алматы қаласы әкімдігінің 18.07.2019 № 3/457 (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
Ескерту. Тақырып жаңа редакцияда берілген - Алматы қаласы әкімдігінің 04.05.2018 N 3/470 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуірдегі "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Заңына сәйкес, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 17 сәуірдегі № 138 "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандарттарын бекіту туралы" бұйрығын басшылыққа ала отырып, Алматы қаласының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.

2. Алматы қаласы әкімдігінің 2014 жылғы 29 сәуірдегі №2/310 "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы" қаулысының (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде №1044 болып тіркелген, 2014 жылғы 17 мамырда "Алматы ақшамы" және "Вечерний Алматы" газеттерінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Алматы қаласы Тілдерді дамыту, мұрағаттар және құжаттама басқармасы осы қаулыны интернет-ресурста орналастыруды қамтамасыз етсін.

4. Осы қаулының орындалуын бақылау Алматы қаласы әкімінің орынбасары З. Аманжоловаға жүктелсін.

5. Осы қаулы әділет органдарында мемлекеттік тіркеуден өткен күнінен бастап күшіне енеді және ол алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Алматы қаласының әкімі

А. Есімов

Алматы қаласы әкімдігінің 2015 жылғы 08 маусымда № 2/335 қаулысымен бекітілген

Ескерту. Регламент жаңа редакцияда – Алматы қаласы әкімдігінің 05.07.2017 № 3/257 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті 1-тарау. Жалпы ережелер

1. "Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметін (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет) Алматы қаласы Мәдениет және архивтер басқармасының "Алматы қаласының Орталық мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) Алматы қаласы, Шуланов көшесі, 159 мекенжайы бойынша көрсетеді.

Өтінішті қабылдау және мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижесін беру:

1) көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (кеңсе);

2) "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясы" коммерциялық емес акционерлік қоғамы (бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация);

3) www.egov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталы (бұдан әрi – портал) арқылы жүзеге асырылады.

2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық (ішінара автоматтандырылған) және (немесе) қағаз түрінде.

3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі - әлеуметтік-құқықтық сипаттағы келесі мәліметтерді: жұмыс өтілін, жалақы мөлшерін, жасын, отбасының құрамын, білімін, марапатталғанын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік төлемдердің аударылуын, ғылыми дәрежелер мен атақтардың берілуін, жазатайым оқиғаны, емделуде немесе қоныс аударуда болуын, қуғын-сүргінге ұшырағанын, жаппай саяси қуғын-сүргiндер құрбандарын ақтау, экологиялық апат аймақтарында тұрғанын, бас бостандығынан айыру жерлерінде болғанын, азаматтық хал актілері, құқық белгілеуші және сәйкестендіру құжаттары жөніндегі мәліметтерді растау туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу Тізілімінде № 10127 болып тіркелген) бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтермен толықтыру, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына 60-қосымшаға сәйкес нысандағы архивтік анықтама немесе олардың болмауы туралы жауап.

Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны - қағаз немесе электрондық түрде.

Порталда электрондық архивтік анықтама не сұратылған мәліметтердің болмауы туралы жауап беріледі.

Ескерту. 3 тармақ жаңа редакцияда – Алматы қаласы әкімдігінің 04.05.2018 № 2/180 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

2-тарау. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін
қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің)
іс-қимыл тәртібін сипаттау

4. Мемлекеттік қызметті көрсету бойынша рәсімді (іс-қимылды) бастауға негіздеме болып табылады:

көрсетілетін қызметті берушігежүгінген кезде:

көрсетілетін қызметті алушы өзі келгенде – көрсетілетін қызметті алушының жеке басын куәландыратын құжат, уәкілеттілігін растайтын құжат, немесе көрсетілетін қызметті алушының мүдделерін үшінші тұлға ұсынған кезде, нотариалды куәландырылған сенімхат (жеке басын сәйкестендіру үшін ұсынылады, көрсетілетін қызметті берушінің жұмыскері жеке басын куәландыру үшін құжаттың электрондық көшірмесін жасайды, одан кейін оның түпнұсқасын көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады);

Стандарттың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша толтырылған өтініш. Болған жағдайда сұрау салынған мәліметтерді растайтын құжаттар немесе олардың көшірмелері өтінішке қоса беріледі.

Көрсетілетін қызметті алушы пошта арқылы жүгінгенде:

жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қойған, өтініш білдіруші туралы мәліметтер (жеке тұлға үшін – тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), тұрғылықты жері, заңды тұлға үшін – оның атауы, заңды мекенжайы) көрсетілген және сұрау салынған мәліметтерді іздестіруге қажетті ақпарат бар еркін нұсқада жазылған өтініш. Болған жағдайда сұрау салынған мәліметтерді растайтын құжаттар немесе олардың көшірмелері өтінішке қоса беріледі.

Көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушыдан Стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттар топтамасының қабылдағандығын кіріс құжатты қабылдау күні мен уақыты және нөмірі белгіленген, құжаттарды қабылдаған тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда) көрсетілетін қызметті алушы өтінішінің көшірмесі растайды.

Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде:

көрсетілетін қызметті алушы өзі келгенде - көрсетілетін қызметті алушының жеке басын куәландыратын құжат, уәкілеттілігін растайтын құжат, немесе көрсетілетін қызметті алушының мүдделерін үшінші тұлға ұсынған кезде, нотариалды куәландырылған сенімхат (жеке басын сәйкестендіру үшін ұсынылады, Мемлекеттік корпорацияның жұмыскері жеке басын куәландыру үшін құжаттың электрондық көшірмесін жасайды, одан кейін оның түпнұсқасын көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады);

Көрсетілетін қызметті алушының жеке басын растайтын құжаттардың мәліметтерін көрсетілетін қызметті беруші мен Мемлекеттік корпорацияның қызметкері "электрондық үкімет" шлюзі (бұдан әрі - ЭҮШ) арқылы тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден алады.

Стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттарды Мемлекеттік корпорация арқылы қабылдаған кезде көрсетілетін қызметті алушыға тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхат беріледі.

Портал арқылы жүгінген кезде - көрсетілетін қызметті алушының электрондық цифрлық қолымен (бұдан әрі – ЭЦҚ) немесе бір реттік паролімен куәландырылған электрондық құжат нысанындағы сұрау салу. Болған жағдайда сұратылған мәліметтерді растайтын құжаттардың электрондық көшірмелері қоса беріледі.

Портал арқылы жүгінген жағдайда көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетіне" мемлекеттік көрсетілетін қызметті көрсету үшін сұрау салудың қабылданғаны туралы мәртебе, сондай-ақ мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алатын күні, уақыты мен орны көрсетілген хабарлама жолданады.

Көрсетілетін қызметті алушы Стандарттың 9-тармағында көзделген құжаттар топтамасын толық ұсынбаған және (немесе) қолдану мерзімі өтіп кеткен құжаттарды ұсынған жағдайларда көрсетілетін қызметті беруші өтінішті қабылдаудан бас тартады.

Көрсетілетін қызметті беруші көрсетілетін қызметті алушының мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін ұсынған құжаттардың және (немесе) олардағы деректердің (мәліметтердің) анық еместігі анықталған жағдайларда мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тартады.

Көрсетілетін қызметті алушы мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту себебін жойған жағдайда, көрсетілетін қызметті алушы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін қайта жүгінуіне болады.

5. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) мазмұны, оны орындаудың ұзақтығы:

1) көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (кеңсе) қызметкерінің көрсетілетін қызметті алушының құжаттар топтамасын қабылдауы және өтінішін тіркеуі;

2) көрсетілетін қызметті беруші басшысының қарауы және көрсетілетін қызметті берушінің сұранымдарды орындау бөліміне беруі;

3) көрсетілетін қызметті берушінің сұранымдарды орындау бөлімі қызметкерінің ақпаратты іздеуі және көрсетілетін қызметті беруші және портал, сондай-ақ Мемлекеттік корпорация арқылы мемлекеттік қызметті көрсету кезінде 11 (он бір) жұмыс күні ішінде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесінің жобасын дайындауы;

4) көрсетілетін қызметті беруші басшысының мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесінің жобасына қол қоюы;

5) көрсетілетін қызметті алушыға мемлекеттік қызметті көрсетудің дайын нәтижесін беру.

Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді.

Көрсетілетін қызметті алушының көрсетілетін қызметті берушіге және Мемлекеттік корпорацияға құжаттар топтамасын тапсыру үшін күтудің рұқсат берілген ең ұзақ уақыты – 15 (он бес) минут.

Көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушыға қызмет көрсетудің рұқсат берілген ең ұзақ уақыты – 30 (отыз) минут, Мемлекеттік корпорацияда - 20 (жиырма) минут.

6. Келесі рәсімді (іс-қимылды) орындауды бастауға негіз болатын мемлекеттік қызмет көрсету рәсімінің (іс-қимылдың) нәтижесі:

1) көрсетілетін қызметті алушыға құжаттар топтамасының қабылданғанын растайтын құжатты беру;

2) көрсетілетін қызметті беруші басшысының бұрыштамасы;

3) мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесінің жобасы;

4) көрсетілетін қызметті берушінің басшысын мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесімен таныстыру және нәтиженің жобасына қол қою;

5) мемлекеттік қызметті көрсетудің дайын нәтижесінің екінші данасына қол қою.

3-тарау. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін
қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің)
өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызметті көрсету процесіне қатысатын көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:

көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің (кеңсе) қызметкері;

көрсетілетін қызметті берушінің басшысы;

көрсетілетін қызметті берушінің сұранымдарды орындау бөлімінің басшысы;

көрсетілетін қызметті берушінің сұранымдарды орындау бөлімінің қызметкері.

Көрсетілетін қызметті алушы көрсетілетін қызметті беруші арқылы жүгінген кезде адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес көрсетілетін қызметті беруші арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі № 1 функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасында келтірілген.

4-тарау. "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясымен
және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен өзара
іс-қимыл тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету процесінде
ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

8. "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясына жүгіну тәртібін сипаттау, көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуын өңдеудің ұзақтығы:

көрсетілетін қызметті алушы электрондық кезек арқылы "кедергісіз" қызмет көрсету жолымен операциялық залда Мемлекеттік корпорация операторына құжаттарды тапсырады;

1 процесс – қызмет көрсету үшін Мемлекеттік корпорация операторының Мемлекеттік корпорацияның ақпараттық жүйесінің автоматтандырылған жұмыс орнына (бұдан әрі –АЖ АЖО) логин мен парольді енгізуі (авторландыру процесі);

3) 2 процесс – Мемлекеттік корпорация операторының осы Регламентте көрсетілген мемлекеттік қызметті таңдауы, қызметті көрсету үшін сұрау нысанын экранға шығаруы және Мемлекеттік корпорация операторының көрсетілетін қызметті алушының деректерін, сондай-ақ көрсетілетін қызметті алушының сенімхат бойынша өкілінің деректерін енгізуі (нотариалды куәландырылған сенімхат болған кезде);

4) 3 процесс – көрсетілетін қызметті алушының деректері туралы ЭҮШ арқылы жеке тұлғалардың мемлекеттік деректер базасы/заңды тұлғалардың мемлекеттік деректер базасында (бұдан әрі - ЖТ МДБ/ЗТ МДБ), сондай-ақ бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйеде (бұдан әрі – БНАЖ) - көрсетілетін қызметті алушы өкілінің сенімхат деректері жайлы сұрауды жолдау;

5) 1 шарт – ЖТ МДБ-нан көрсетілетін қызметті алушының деректерінің және БНАЖ-де сенімхат деректерінің болуын тексеру;

6) 4 процесс – ЖТ МДБ/ЗТ МДБ-да көрсетілетін қызметті алушының деректерінің және БНАЖ-де сенімхат деректерінің болмауына байланысты деректерді алу мүмкін еместігі туралы хабарламаны қалыптастыру;

7) 5 процесс - Мемлекеттік корпорация операторының қағаз түріндегі құжаттардың болуы туралы белгілеу бойынша сұрау нысанын толтыруы және көрсетілетін қызметті алушы ұсынған құжаттарын сканирлеуі, оларды сұрау нысанына тіркеуі және мемлекеттік қызметті көрсетуге арналған толтырылған сұрау нысанын (енгізілген деректер) ЭЦҚ арқылы куәландыру;

8) 6 процесс – Мемлекеттік корпорация операторының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (көрсетілетін қызметті алушының сұрауын) ЭҮШ арқылы "электрондық үкіметтің" өңірлік шлюзінің (бұдан әрі – ЭҮӨШ) АЖО-на жолдау немесе көрсетілетін қызметті берушіге құжаттар топтамасын қағаз түрінде курьер байланысы арқылы жіберу;

9) 7 процесс - электрондық құжатты көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-да тіркеуі;

10) 2 шарт - көрсетілетін қызметті берушінің Стандарттың 9-тармағында көрсетілген, мемлекеттік қызмет көрсету үшін негіздеме болып табылатын көрсетілетін қызметті алушы тіркеген құжаттардың сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);

11) 8 процесс - көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

9 процесс – көрсетілетін қызметті алушының Мемлекеттік корпорация операторы арқылы мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін (архивтік анықтаманы) алуы;

Мемлекеттік қызметті Мемлекеттік корпорация арқылы көрсету кезінде көрсетілетін қызметті берушінің адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес Мемлекеттік корпорация арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі № 2 функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасында келтірілген.

9. Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде жүгіну тәртібін және көрсетілетін қызметті беруші мен көрсетілетін қызметті алушы рәсімдерінің (іс-қимылдарының) ретін сипаттау:

1) көрсетілетін қызметті алушы жеке сәйкестендіру немесе бизнес- сәйкестендіру нөмірлерінің (бұдан әрі - ЖСН/БСН) және парольдің (порталда тіркелмеген көрсетілетін қызметті алушылар үшін жүзеге асырылады) көмегімен порталда тіркеуді жүзеге асырады;

1 процесс - мемлекеттік қызметті алу үшін көрсетілетін қызметті алушының порталға ЖСН/БСН және парольді (авторландыру процесі) енгізуі;

1 шарт - порталда ЖСН/БСН және пароль арқылы тіркелген көрсетілетін қызметті алушы жайлы деректердің түпнұсқалығын тексеру;

2 процесс - көрсетілетін қызметті алушы деректерінде бұзушылықтардың болуына байланысты авторландырудан бас тарту туралы порталда хабарламаны қалыптастыру;

3 процесс - көрсетілетін қызметті алушының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, мемлекеттік қызметті көрсету үшін сұрау салу нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарын ескере отырып, нысанды толтыруы (деректерді енгізуі), сұрау салу нысанына Стандарттың 9-тармағында көрсетілген қажетті құжаттардың электрондық көшірмелерін бекітуі, сондай-ақ көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуды куәландыру (қол қою) үшін ЭЦҚ тіркеу куәлігін таңдауы;

2 шарт – порталда ЭЦҚ тіркеу куәлігінің мерзімін және кері қайтарып алынған (күшін жойған) тіркеу куәліктерінің тізімінде болмауын, сондай-ақ сәйкестендіру деректерінің (сұрау салуда көрсетілген ЖСН/БСН және ЭЦҚ тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН/БСН арасында) сәйкестігін тексеру;

4 процесс - көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ түпнұсқалығының расталмауына байланысты сұрау салынатын мемлекеттік қызметтен бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

5 процесс - көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ арқылы мемлекеттік қызмет көрсету үшін сұрау салуды куәландыру (қол қою) және электрондық құжатты (сұрау салуды) көрсетілетін қызметті беруші өңдеу үшін ЭҮШ арқылы көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-на жолдау;

6 процесс - көрсетілетін қызметті берушінің АЖО-да электрондық құжатты тіркеу;

3 шарт - көрсетілетін қызметті берушінің Стандарттың 9-тармағында көрсетілген мемлекеттік қызмет көрсетуге негіздеме болатын көрсетілетін қызметті алушы тіркеген құжаттардың сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);

7 процесс - көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтар болуына байланысты сұрау салынған мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

8 процесс – "жеке кабинетке" мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алатын күні, уақыты мен орны көрсетілген хабарлама жолдау.

Көрсетілетін қызметті алушы портал арқылы жүгінген кезде адымдық әрекеттері мен шешімдері осы Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі № 3 функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасында келтірілген.

10. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде рәсімдердің (іс-қимылдардың) ретін, көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылының толық сипаттамасы, сондай-ақ өзге көрсетілетін қызметті берушілермен және (немесе) "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясымен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы Регламенттің 2-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетілген.

Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1 қосымша

Көрсетілетін қызметті беруші арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі
№ 1 функционалды іс-қимыл
диаграммасы

Мемлекеттік корпорация арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі
№ 2 функционалды іс-қимыл диаграммасы

"Электрондық үкімет" веб-порталы арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі
№ 3 функционалды іс-қимыл диаграммасы

Шартты белгілер:

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2 қосымша

"Архивтік анықтамалар беру"
мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы

Шартты белгілер:

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата города Алматы от 08 июня 2015 года № 2/335. Зарегистрировано в Департаменте юстиции города Алматы 07 июля 2015 года № 1180. Утратило силу постановлением акимата города Алматы от 18 июля 2019 года № 3/457

Сноска. Утратило силу постановлением акимата города Алматы от 18.07.2019 № 3/457 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Сноска. В заголовок внесены изменения на государственном языке, текст на русском языке не меняется постановлением акимата города Алматы от 04.05.2018 № 2/180 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах", руководствуясь приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела", акимат города Алматы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".

2. Постановление акимата города Алматы от 29 апреля 2014 года № 2/310 "Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок" (зарегистрированное в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1044, опубликованное в газетах "Алматы ақшамы" и "Вечерний Алматы" 17 мая 2014 года) признать утратившим силу.

3. Управлению по развитию языков, архивов и документации города Алматы обеспечить размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима города Алматы З. Аманжолову.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким города Алматы

А. Есимов

Утвержден постановлением акимата города Алматы от 08 июня 2015 года № 2/335

Сноска. Регламент - в редакции постановления акимата города Алматы от 05.07.2017 № 3/257 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Регламент государственной услуги
"Выдача архивных справок" Глава 1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) оказывается коммунальным государственным учреждением "Центральный государственный архив города Алматы" Управления культуры и архивов города Алматы, по адресу: город Алматы, улица Шуланова, 159 (далее - услугодатель).

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

отдел документационного обеспечения услугодателя (канцелярия);

некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" (далее – Государственная корпорация);

веб-портал "электронного правительства" www.egov.kz (далее – портал).

Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги - архивная справка по форме согласно приложению 60 к Правилам комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 10127) о подтверждении либо ответ об отсутствии следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.

Форма предоставления результата оказания государственной услуги – электронная или бумажная.

На портале выдается электронная архивная справка либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Сноска. Пункт 3 в редакции постановления акимата города Алматы от 04.05.2018 № 2/180 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

Глава 2. Описание порядка действий структурных подразделений
(работников) услугодателя в процессе оказаниягосударственной услуги

4. Основанием для начала процедуры (действий) по оказанию государственной услуги является:

при обращении к услугодателю:

при личном обращении услугополучателя – документ, удостоверяющий личность услугополучателя, документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом (представляется для идентификации личности, работник услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю);

заполненное заявление по форме согласно приложению 1 к Стандарту. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения.

При обращении услугополучателя по почте:

заявление в произвольной форме, подписанное физическим лицом или представителем юридического лица, с указанием сведений о заявителе (для физического лица – фамилия, имя, отчество (при его наличии), место жительства, для юридического лица – его наименование, юридический адрес) и содержащие данные, необходимые для поиска запрашиваемых сведений. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения.

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов, перечисленных в пункте 9 Стандарта от услугополучателя, является копия заявления услугополучателя с отметкой даты и времени приема и номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы;

при обращении в Государственную корпорацию:

при личном обращении услугополучателя – документ, удостоверяющий личность услугополучателя, документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом (представляется для идентификации личности, работник Государственной корпорации воспроизводит электронную копию документа для идентификации личности, после чего возвращает его оригинал услугополучателю).

Сведения документов, удостоверяющих личность услугополучателя, услугодатель и работник Государственной корпорации получают из соответствующих государственных информационных систем через шлюз "электронного правительства" (далее - ШЭП).

При приеме документов, перечисленных в пункте 9 Стандарта через Государственную корпорацию услугополучателю выдается расписка о приеме соответствующих документов.

При обращении через портал – запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) услугополучателя либо с помощью ввода одноразового пароля. При наличии к запросу прилагаются электронные копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения.

В случае обращения через портал услугополучателю в "личный кабинет" направляется статус о принятии запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления.

Услугодатель отказывает в оказании государственной услуги в случае установления недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них.

В случае устранения услугополучателем причины отказа в оказании государственной услуги услугополучатель может обратиться повторно для получения государственной услуги в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:

принятие сотрудником отдела документационного обеспечения (канцелярии) услугодателя пакета документов услугополучателя и регистрация заявления;

рассмотрение руководителем услугодателя и передача отделу исполнения запросов услугодателя;

поиск сотрудником отдела исполнения запросов услугодателя информации и подготовка проекта результата оказания государственной услуги 11 (одиннадцать) рабочих дней при оказании государственной услуги услугодателем и через портал, а также через Государственную корпорацию;

подписание руководителем услугодателя проекта результата оказания государственной услуги;

выдача услугополучателю готового результата оказания государственной услуги.

При обращении в Государственную корпорацию день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.

Максимально допустимое время ожидания для сдачи документов услугополучателем услугодателю и в Государственную корпорацию – 15 (пятнадцать) минут.

Максимально допустимое время обслуживания услугополучателя у услугодателя – 30 (тридцать) минут, в Государственной корпорации – 20 (двадцать) минут.

6. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):

выдача услугополучателю документа, подтверждающего приҰм пакета документов;

виза руководителя услугодателя;

проект результата оказания государственной услуги;

ознакомление руководителя услугодателя с результатом оказания государственной услуги и подписание проекта результата;

роспись на втором экземпляре готового результата оказания государственной услуги.

Глава 3. Описание порядка взаимодействия структурных
подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания
государственной услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

сотрудник отдела документационного обеспечения (канцелярии) услугодателя;

руководитель услугодателя;

руководитель отдела исполнения запросов услугодателя;

сотрудник отдела исполнения запросов услугодателя.

Пошаговые действия и решения при обращении услугополучателя через услугодателя, приведены в диаграмме № 1 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через услугодателя, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

Глава 4. Описание порядка взаимодействия с Государственной корпорацией
"Правительство для граждан" и (или) иными услугодателями, а также порядка
использования информационных систем в процессе оказания
государственной услуги

8. Описание порядка обращения в Государственную корпорацию "Правительство для граждан", длительность обработки запроса услугополучателя:

услугополучатель подает документы оператору Государственной корпорации в операционном зале посредством "безбарьерного" обслуживания путем электронной очереди;

процесс 1 – ввод оператором Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы (далее – АРМ ИС) Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;

процесс 2 – выбор оператором Государственной корпорации государственной услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности);

процесс 3 – направление запроса через ШЭП в государственную базу данных физических лиц/государственную базу данных юридических лиц (далее - ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ) о данных услугополучателя, а также в Единую нотариальную информационную систему (далее – ЕНИС) – о данных доверенности представителя услугополучателя;

условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ и данных доверенности в ЕНИС;

процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС;

процесс 5 – заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание государственной услуги;

процесс 6 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Государственной корпорации, через ШЭП в АРМ регионального шлюза "электронного правительства" (далее – РШЭП), либо направление пакета документов услугодателю в бумажном виде через курьерскую связь;

процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;

условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в пункте 9 Стандарта являющиеся основанием для оказания государственной услуги;

процесс 8 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

процесс 9 – получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги (архивной справки).

Пошаговые действия и решения услугодателя при оказании государственной услуги через Государственную корпорацию, приведены в диаграмме № 2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через Государственную корпорацию, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

9. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:

1) услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуальных идентификационных или бизнес-идентификационных номеров (далее – ИИН/БИН) и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);

процесс 1 – ввод услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на портале для получения государственной услуги;

условие 1 – проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через ИИН/БИН и пароля;

процесс 2 – формирование на портале сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;

процесс 3 – выбор услугополучателем государственной услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых электронных копий документов, указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;

условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);

процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;

процесс 5 – удостоверение (подписание) запроса для оказания государственной услуги посредством ЭЦП услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ услугодателя для обработки услугодателем;

процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;

условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в пункте 9 Стандарта являющиеся основанием для оказания государственной услуги;

процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге, в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

процесс 8 – направление в "личный кабинет" уведомления с указанием даты, времени и места получения результата государственной услуги.

Пошаговые действия и решения при обращении услугополучателя через портал, приведены в диаграмме № 3 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через портал, согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

10. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией "Правительство для граждан" и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражены в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги, согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.

Приложение 1 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через услугодателя

Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через Государственную корпорацию
"Правительство для граждан"

Диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через веб-портал "электронного правительства"

Условные обозначения:

Приложение 2 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги "Выдача архивных справок"

Условные обозначения: