Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1604. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 238

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 15.04.2015 № 238.

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Премьер-Министр
Республики Казахстан К. Масимов

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 26 декабря 2011 года № 1604

Правила
комплектования, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда, других архивных документов
государственными и специальными государственными архивами

1. Общие положения

1. Настоящие Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах".
2. Правила распространяются на государственные и специальные государственные архивы (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляют постоянное хранение документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных организаций.
3. К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. К другим архивным документам относятся документы по личному составу, а также архивные документы, установленные сроки хранения которых не истекли.
4. Государственные музеи и библиотеки, руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

2. Комплектование архива
Порядок составления списков источников комплектования архива

5. Комплектование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает:
1) определение источников комплектования архива;
2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
3) прием-передачу архивных документов в архив.
6. Источниками комплектования архива выступают организации и физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда.
Государственные органы и органы местного государственного управления включаются в список источников комплектования архива.
Негосударственные организации, а также физические лица включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
7. Негосударственные организации, временно хранящие документы Национального архивного фонда, относящиеся к республиканской или коммунальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками, комплектования которых являлись их предшественники - государственные организации.
8. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев:
1) для организаций:
функционально-целевого назначения организации с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
2) для граждан:
вклада гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
родственных, дружеских, творческих связей гражданина, места работы, занимаемой должности;
типичности его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
состава и содержания, собранных гражданином архивных документов.
9. Списки источников комплектования составляются архивом на основании нормативных правовых актов Республики Казахстан, норм пунктов 6 - 8 настоящих Правил, а также рекомендаций уполномоченного органа управления архивами и документацией (далее - уполномоченный орган).
10. Архив ведет список организаций - источников комплектования по форме, установленной уполномоченным органом.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.
11. Списки источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией архива (далее - ЭПК) представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК).
12. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан составляют сводные списки источников комплектования по области (городу) и представляют их на рассмотрение ЭПК местного исполнительного органа, который по согласованию с аппаратом акима области (города) направляет их на утверждение ЦЭПК.
13. Список источников комплектования специального государственного архива утверждается государственным органом, в котором создан такой архив по согласованию с ЦЭПК.
14. Архив ведет список потенциальных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о сотрудничестве с ними по тем или иным причинам не заключены.
15. Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются на рассмотрение ЭПК архива (местного исполнительного органа).
Решение о включении (исключении) организации в список (из списка) источников комплектования архива доводится до сведения руководства организации.
16. Работа по уточнению списков источников комплектования архива проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения вносятся:
1) при создании, реорганизации, ликвидации организаций;
2) при отказе негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора);
3) при принятии решения ЦЭПК, о передаче организации в список источников комплектования другого архива.
Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Национального архивного фонда.
Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список изменений, но не реже одного раза в пять лет.
17. На каждую организацию - источник комплектования архива ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.
В целях учета работы с источниками комплектования архив создает учетно-справочные картотеки и базы данных.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

18. Включение документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе комплексного применения критериев экспертизы ценности документов:
1) происхождение документов - значение физического или юридического лица для общества (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера); значимость события (явления, предмета), отраженного в документе; время и место образования документа;
2) содержание документа - значение имеющейся в документе информации; повторение информации в других документах; целевое назначение документа; вид и разновидность документа;
3) внешние особенности документа - подлинность; наличие резолюций, виз, помет на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа (художественные, палеографические, языковые и другие особенности); физическое состояние документа.
19. При включении документов в состав Национального архивного фонда используются следующие формы приема документов:
1) полная. При этой форме от организации принимается весь комплекс документов, включенных в состав Национального архивного фонда;
2) повидовая выборочная. При этой форме от организации одного вида (разновидности) в архив поступают лишь отдельные виды документов, включенные в состав Национального архивного фонда.
Форма повидового выборочного приема применяется в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же архив в составе фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовый выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например: в школах - протоколы заседаний Педагогического совета);
3) групповой выборочный прием. При этой форме из группы организаций одного вида (разновидности) в архив поступают полные комплексы документов одной или нескольких организаций. Такой прием целесообразно применять в отношении организаций, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.
20. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением (исключением) их в (из) состав (а) Национального архивного фонда, а также отнесением документов к объектам национального достояния Республики Казахстан, осуществляется ЦЭПК.
Экспертиза ценности документов осуществляется архивом с участием собственника или владельца архивных документов в соответствии с критериями, установленными пунктом 18 настоящих Правил. При проведении этой работы архив руководствуется типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных видов документов, не вошедшие в указанные перечни, устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Решения о включении в состав Национального архивного фонда конкретных документов принимаются ЭПК Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан, специальных государственных архивов и ЭПК местных исполнительных органов при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного срока хранения.
Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК местного исполнительного органа описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования согласно приложениям 1-9 настоящих Правил.
Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы утверждают такие описи самостоятельно.
Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) готовит к согласованию ЭПК местного исполнительного органа, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам, акты о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам, при наличии такого факта, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.
21. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;
2) при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
3) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных или копийных документов, документов с поглощенной информацией в других документах и так далее). В этом случае работа проводится, как правило, комплексно, то есть по архивным фондам вышестоящего органа и подведомственных организаций, по архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией. При этом устанавливается, в каком архивном фонде документы должны быть оставлены на государственном хранении.
Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на государственном хранении, и о документах по данной группе, которые могут быть отобраны к уничтожению;
4) в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
22. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей дел архивных фондов целесообразно проводить:
1) в процессе составления заголовков дел;
2) в процессе систематизации заголовков дел в соответствующей архивной описи дел.
23. Каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно; фотодокументы просматриваются; фонодокументы прослушиваются; кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.
24. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственном хранении. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться государственным архивом в зависимости от потребностей их использования.
25. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1956 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется только с разрешения уполномоченного органа.
26. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения согласно приложениям 1-9 к настоящим Правилам, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам. В этих случаях согласование описей, акта с организациями не проводится.
27. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном состоянии до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них. На обложке дела указывается наименование фондообразователя, структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).
28. Подлежащие уничтожению архивные документы снимаются с учета в соответствии с пунктами 270-273 настоящих Правил и могут быть переданы на переработку (утилизацию).

Порядок приема, передачи архивных документов

29. От организаций - источников комплектования архива документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, принимаются архивом по истечении сроков ведомственного хранения, установленными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
В исключительных случаях сроки ведомственного хранения документов Национального архивного фонда могут быть продлены. Продление сроков осуществляется:
1) для источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов - решением ЭПК данных архивов;
2) для источников комплектования специального государственного архива - решением ЭПК данного архива;
3) для источников комплектования других архивов - решением ЭПК местных исполнительных органов.
Сроки хранения документов Национального архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
30. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архив может осуществлять досрочный прием документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов на основе договора.
31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы при их наличии.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и проверка комплектности учетных документов.
Документы Национального архивного фонда принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов согласно приложениям 2-9 к настоящим Правилам; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов согласно приложению 10 к настоящим Правилам; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по сдаточной описи, составляемой организацией.
32. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Национального архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК архива (местного исполнительного органа) по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах согласно приложению 15 к настоящим Правилам. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
33. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект), эталонная копия; фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.
Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фоно и видеодокументов - сопроводительная документация в виде актов технического состояния, текстов выступлений, каталогов грампластинок, списков выступающих, программ вечеров, концертов, рецензий, статей и других материалов, имеющих непосредственное отношение к принимаемым в архив документам.
34. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по следующим группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, телеметрическая, картографическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.
35. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
36. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав Национального архивного фонда и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.
37. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
38. Прием архивных документов от ликвидированных организаций, являющихся источниками комплектования архивов, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами и пунктами 31, 33-35, 37 настоящих Правил.
Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования архива, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.
39. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архива, документы по личному составу, в случае отсутствия у организации правопреемника, подлежат приему в архив.
40. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или местного исполнительного органа, согласованного с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.
При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.
41. Архив может комплектоваться архивными документами, имеющими научное, культурное, историческое или иное значение для Казахстана, находящимися за его пределами.
Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется на основании договора между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, возврате, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.
В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Национального архивного фонда и подлежат государственному учету.
42. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию уполномоченным органом (местным исполнительным органом) или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями правила по документированию и управлению документацией, типовые (примерные), индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива, другие правовые и научно-методические документы по документированию и управлению документацией, работы архивов организаций.
Архив участвует в работе Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК), экспертной комиссии (далее - ЭК) источников комплектования архива. Источники комплектования архива - в работе ЭПК по приглашению ЭПК местного исполнительного органа или архива.
Архив принимает участие в проверках состояния документирования и управления документацией, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых уполномоченным органом, местным исполнительным органом.
43. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными службами и экспертными комиссиями источников его комплектования.
44. В этих целях архив оказывает указанным службам и комиссиям методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в соответствии с законодательством Республики Казахстан:
1) в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
2) по отбору документов в состав Национального архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
3) по упорядочению документов по личному составу;
4) по ведению учета документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении;
5) по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6) по совершенствованию работы делопроизводственных и архивных служб, экспертных комиссий источников комплектования;
7) в создании и совершенствовании научно-справочного аппарата к архивным документам;
8) в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

3. Хранение документов Национального архивного фонда
и других архивных документов в архиве

Порядок фондирования архивных документов

45. В архиве документы Национального архивного фонда и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным между собой совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация в соответствии с пунктами 92-95 настоящих Правил.
46. Виды архивных фондов:
1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;
2) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи:
для организаций - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение;
для граждан - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;
3) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, архивных документов, включенных в состав Национального архивного фонда.
47. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция, являющаяся совокупностью отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому, географическому и другим).
48. В составе Национального архивного фонда выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.
49. В составе особо ценных документов выделяются документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
50. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, в том числе определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов) осуществляется в организациях источниках комплектования архивов (фондообразователях) на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
51. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду содержатся на обложке дела. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:
1) научно-исследовательской и технологической - по названию разработчика, взятому с титульного листа;
2) конструкторской и проектной - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.
Научно-техническая документация, созданная организацией-соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика (головной организации).
52. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение.
Архивные документы, являющиеся исходящими (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации - автора, которое может быть указано в тексте, по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
53. Дела, которые велись последовательно в двух и более организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.
54. В случае реорганизации или упразднения (ликвидации) организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или упраздняемой (ликвидированной) организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.
55. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других архивных фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.
56. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.
57. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:
1) архивные документы консультативно-совещательных органов, созданных при организации;
2) архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства и/или ликвидации;
3) архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций Коммунистической партии Советского Союза и Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи), существовавших до принятия законодательства Республики Казахстан об общественных объединениях;
4) архивные документы ликвидационной комиссии организации.
58. Архивные документы дочерних организаций составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном архиве или разных. Архивные документы представительств и филиалов составляют единые архивные фонды с архивными документами их основных организаций, если они хранятся в одном архиве.
59. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и других), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.
60. Объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:
1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
3) организаций, объединенных объектом деятельности.
Такой фонд можно сформировать из архивных документов организации и документов общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;
4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению;
5) двух или более архивных фондов личного происхождения, если физические лица связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
Обязательным условием для создания объединенного архивного фонда должна быть недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.
61. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов и только в тех случаях, если документы фонда не введены в научный оборот.
Архивная коллекция может быть перефондирована путем распределения его документов в соответствующие фонды без ущерба для учета. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.
62. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.
63. Наименование объединенного архивного фонда может состоять:
1) из обобщенного наименования включенных в него архивных фондов;
2) из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;
3) из перечисления названий сменявших друг друга организаций;
4) из последнего названия организации, с добавлением "и ее предшественники".
Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
64. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.
65. В наименовании архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости ее составитель (физическое или юридическое лицо).
66. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.
67. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:
1) подлежат закрытию архивные фонды:
Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);
Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);
других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 г.);
местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;
2) образуются новые архивные фонды:
Президента Республики Казахстан;
Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;
Конституционного суда Республики Казахстан;
Верховного суда Республики Казахстан;
Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;
Конституционного Совета Республики Казахстан;
Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;
Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;
Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;
Национального банка Республики Казахстан;
Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий; Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);
центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;
глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;
Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов. Документы маслихат-собраний избранных в соответствии с Законом Республики Казахстан "О представительных местных и исполнительных органах", избираемых в соответствии с Конституцией Республики Казахстан от 30 августа 1995 года, составляет единый фонд и единую опись;
3) составляют единые архивные фонды следующие архивные документы:
отраслевых управлений и отделов исполнительных комитетов советов народных депутатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения Казахской ССР и соответствующих органов государственного управления Республики Казахстан периода независимости, если их задачи и функции остались без изменения.
В этом случае возможно создание объединенного архивного фонда. Документы соответствующих органов государственного управления периода независимости включаются в объединенный архивный фонд самостоятельной описью. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и предисловие. Описи дел по личному составу могут быть продолжены;
органов судебной власти и прокуратур областей (городов республиканского значения, столицы), районов Казахской ССР, и соответствующих органов судебной власти и прокуратур Республики Казахстан периода независимости.
68. В связи с преобразованием местных представительных и исполнительных органов (их объединением, разделением, а также изменением статуса административно-территориальной единицы) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного государственного управления.
69. Переименование или изменение административных границ местных представительных и исполнительных органов не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного государственного управления и других организаций, расположенных на данной территории.
70. При реорганизации (ликвидации) организации новые архивные фонды создаются в случаях:
1) изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации.
Если на базе органа управления создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд. Также следует поступать, когда производственная организация преобразуется в управленческий орган.
В случае коренного изменения компетенции и функций организации и создания на ее базе новой организации ее документы составляют новый архивный фонд;
2) преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и тому подобное).
Из архивных документов государственной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации (й) - правопреемника (ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи в соответствии с договором (соглашением) архивных документов организации (й) - правопреемника (ов) в государственную собственность или на хранение в архив. В этом случае их документы включаются отдельными описями.
К описям такого фонда составляются отдельные титульные листы и предисловия. Документы по личному составу в этих фондах продолжают предыдущие описи дел по личному составу;
3) при ликвидации организации с передачей всех или части ее функции новой или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
71. Ликвидация организации означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим организациям. В соответствии с этим фактором документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.
72. Не является основанием для создания нового архивного фонда:
1) расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;
2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;
3) изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;
4) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации;
5) преобразование государственного учреждения в государственное предприятие и наоборот.
Преобразование государственного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения в государственное предприятие, основанное на праве оперативного управления (казенное предприятие) и наоборот не является основанием для разделения документов на отдельные архивные фонды.
Документы государственных предприятий и государственных учреждений в случае, если предприятия (учреждения) продолжают свою деятельность после 1991 года как государственные, составляют единый архивный фонд;
6) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.
73. Хронологическими границами архивного фонда являются:
1) архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;
2) объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
3) архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
4) архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
74. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:
1) в фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;
2) в фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведением памятно-юбилейных мероприятий и другое.

Порядок организации архивных документов
в пределах архивного фонда

75. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения и систематизируются согласно схеме систематизации (номенклатуре дел), которая является основанием для их внутренней организации и закрепляется описью (описями) дел, документов.
76. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
77. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, прежде всего, по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.
80. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.
При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).
При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
81. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
82. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций: сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.
83. При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.
84. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.
85. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
86. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации.
В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.
87. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.
88. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.
89. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:
1) единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены;
4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);
5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
90. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
91. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Порядок нефондовой организации архивных документов

92. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кинофотофоно и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другие).
93. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино- и телесюжета.
За единицу хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.
Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
94. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см х 3,5 см; 3 - 6 см х 6 см; 4 - 6 см х 9 см; 5 - 9 см х 12 см; 6 - 10 см х 15 см; 7 - 13 см х 18 см; 8 - 18 см х 24 см).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью (далее - электронные документы) (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".
На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
За единицу учета фотодокументов принимается одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма.
За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом).
За единицу учета электронных документов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
За единицу хранения электронных документов (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
95. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
За единицу учета фонодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.
За единицу учета электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
За единицу хранения электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копии.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.
За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
За единицу хранения видеодокументов принимается физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

Порядок хранения архивных документов

96. Архивные документы хранятся в условиях обеспечивающих их сохранность. Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения, соблюдению нормативных режимов хранения и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утерю их и, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.
97. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
1) строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
2) созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
3) применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).
98. Архив размещается в специально построенном (ых) или приспособленном (ых) для хранения архивных документов здании (ях) или отдельных помещениях здания, удаленном (ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и тому подобное) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и тому подобное). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
99. В районе расположения здания среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарных норм:
1) серной кислоты - 0,1 мг/м³;
2) оксидов серы - 0,05 мг/м³;
3) оксидов азота - 0,085 мг/м³;
4) хлора - 0,03 мг/м³;
5) сероводорода - 0,008 мг/м³.
100. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с уполномоченным органом или соответствующим местным исполнительным органом.
101. Здание должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость, обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам.
102. Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной и пожарной сигнализации и защищено открывающимися наружу распашными металлическими решетками на окнах нижних этажей.
103. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
104. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
1) архивохранилища;
2) рабочие помещения работников архива;
3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
6) помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и тому подобное), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
7) помещения для хранения учетных документов;
8) комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
9) научно-справочная библиотека;
10) методический кабинет;
11) выставочный зал.
105. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
106. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
107. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
108. При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
109. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
110. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 метров до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 метров.
Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным площадкам.
111. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
112. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
113. Противопожарный режим в здании (ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется законодательством в области пожарной безопасности.
114. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются законодательством по обеспечению режима секретности.
115. Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательства и (или) иными договорными отношениями.
116. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
117. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
120. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55 %.
Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1:

Таблица 1

Вид документа	Температура, С		Относительная влажность воздуха, %
	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
Документы на кинопленке:
нитрооснова	не выше +10	не выше -5	40-55	40-55
безопасная основа	не выше +15	не выше -5	40-55	40-55
фотодокументы:
стекло	не выше +15	не выше -5	40-55	40-55
пленка	не выше +15	не выше -5	40-55	40-45
фотобумага	не выше +15	не выше -5	40-55	40-55
документы на магнитной ленте и дисковых носителях	от +8 до +18		45-65
электронные документы
документы на электронных носителях	от + 15 до +20		50-65

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток температуры (+-5 С) и относительной влажности воздуха (+-10 %) не допускаются.
При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20+-5 С и относительной влажности воздуха 50+-20 %.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушениях режима - один раз в сутки.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.
Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.
121. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
122. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
123. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и тому подобное.
124. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других) - герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.
125. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
126. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
127. В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 % и другие).
В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.
В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.
Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
128. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.
129. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
130. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
131. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
132. Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
133. Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару.
134. Микрофильмы, кинофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.
135. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
136. Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
137. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
2) расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.
138. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах).
Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формате А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
139. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Порядок размещения архивных документов в архивохранилище

140. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
141. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.
142. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
1) секретные. Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством по обеспечению режима секретности.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел;
2) отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, а так же имеющие в оформлении или приложении драгоценные металлы и камни. Документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив, в связи с упразднением организации - источника комплектования архива.
143. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и другие).
144. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.
В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
145. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
146. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
147. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
148. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложения 16-17).
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. В случае необходимости на один архивный фонд может быть заведена карточка с продолжением.
Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
149. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и так далее) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Порядок проведения проверки наличия и
состояния архивных документов

150. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
151. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке:
1) документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан - ежегодно;
2) особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;
3) аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
4) кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 20 лет, в государственных архивах районов, городов, филиалах архивов - один раз в 10 лет.
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
152. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
153. Проверку наличия и состояния архивных документов в архиве проводят, как правило, два работника.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Архивные документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, обязательно проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
154. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива;
6) изымать документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
7) выявлять документы, имеющие физические дефекты.
155. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
1) вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
2) делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
156. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 18 к настоящим Правилам и в акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
157. На основании листа (листов) проверки согласно приложению 18 к настоящим Правилам составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 20 к настоящим Правилам; акт об обнаружении архивных документов согласно приложению 21 к настоящим Правилам; акт о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам и другие акты.
158. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
159. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 22 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов согласно приложениям 23-28 к настоящим Правилам.
160. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами редко используемых фондов опечатываются.
161. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
162. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
163. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 29 к настоящим Правилам, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
164. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения уполномоченного органа.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов", сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог.
165. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводится проверка наличия и состояния архивных дел, документов (полная, выборочная), выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
1) при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
2) при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

Порядок проверки и учета технического и
физико-химического состояния архивных документов

166. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.
167. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
168. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы:
1) пораженные биологическими вредителями;
2) с повышенной влажностью;
3) с повреждениями бумаги и текста;
4) запыленные.
При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и тому подобное.
169. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, при необходимости - с реставрацией эмульсионного слоя.
170. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
171. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.
Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
172. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
173. Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:
1) очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте;
2) очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях, грампластинки и архивные фотодокументы;
3) акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
4) упаковыванию.
Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3 С и относительной влажности воздуха 35±15 %; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35±15 %. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.
174. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
1) целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов. Целевой проверке подлежат также все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях;
2) при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;
3) при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
175. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
Документы, поврежденные до такой степени, что большая часть текста его недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на государственном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.
176. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния их упаковки;
2) наличия стандартных ракордов;
3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
4) наличия загрязнений и механических повреждений;
5) стабильности нитроосновы;
6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
9) электроакустических характеристик фоно - и видеодокументов;
10) параметров видеодокументов в видеоканале;
11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
12) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
13) наличия "вирусов" в электронных документах;
14) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
15) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
177. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.
При проверке позитивной копии, путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции, необходимо обратить внимание на качество изображения, ровность планов по плотности и по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения согласно приложению 26 к настоящим Правилам.
Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.
Перечень основных дефектов встречающихся на кинодокументах, приведен в таблице 2.

Таблица 2

№ п/п	Наименование дефекта	Определение вида дефекта	Причины возникновения	Последствия	Примечания
1	2	3	4	5	6
1.	Потертость по эмульсии	Поверхностные повреждения по эмульсии	Частое использование	Некачественное изображение
2.	Фрикционные полосы	Сеть тонких царапин вдоль рулона по пленке	Перемотка рывками, затягивание рулона кинопленки ручным способом	На экране полосы смотрятся как дождь
3.	Царапины: мелкие, штриховые, средние, глубокие	Поверхностное повреждение основы	Частое использование	На экране темные штрихи
4.	Повреждение перфорации: надсечка мелкая, надсечка средняя, надсечка глубокая	Разрыв края или угла перфорации	Натяжение пленки, несовпадение перфорации пленки с зубцами зубчатого барабана на звукомонтажном столе или в кинопроекторе	Приводит к порыву кино- пленки. На экране тряска кадра
5.	Грязь, отпечатки пальцев		Работа без перчаток. Небрежное обращение	На экране пятна на изображении
6.	Склейки		Порыв пленки	Несинхронное звучание, изображение «не в рамку»
7.	Выпадение металлического серебра	Мелкие белые пятна по эмульсии	Несоблюдение технического регламента проявки пленки	На экране мелкие темные пятна
8.	Масляные пятна по эмульсии		Печать на копираппарате, показ на кинопроекторе	Слипание пленки в рулоне
9.	Разложение эмульсии	Отслаивание эмульсионного слоя от основы пленки	Обработка при печати в растворах при высокой температуре	Исчезновение изображения
10.	Слипание эмульсионного слоя		Несоблюдение профилактического режима при консервационно- профилактической обработке	Щелчки, пропадание звука
11.	Вуаль	Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)	Несоблюдение технического регламента проявки пленки	На экране неконтрастное изображение
12.	Плесень	Серый налет на пленке, чаще всего по краям перфорации	Несоблюдение температурно- влажностного режима хранения	Потеря изображения
13.	Пленочные разряды	Тонкие темные полосы на пленке	Затягивание пленки при большой усадке	На экране темные полосы на изображении
14.	Несинхронность изображения со звуком	Несовпадение изображения со звуком	Несоблюдение технического регламента печати пленки	На экране изображение несинхронно со звуком

178. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. При этом определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно приложению 27 к настоящим Правилам.
Перечень основных дефектов встречающихся на фонодокументах, приведен в таблице 3.

Таблица 3

№ п/п	Наименование дефекта	Определение вида дефекта	Причины возникновения	Последствия	Примечания
1	2	3	4	5	6
1.	Коробление	Скручивание ленты по ширине	Несоблюдение температурно- влажностного режима хранения	Периодическое пропадание звука при прослушивании
2.	Сабельность	Растянутость ленты по длине	Несоблюдение температурно- влажностного режима хранения	Некачественное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона
3.	Старение пленки	Осыпание ферромагнит- ного слоя	Истекший срок хранения	Потеря звука
4.	Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки		Несоблюдение правил работ с фонодокументами	Большое количество склеек, частичная потеря звука
5.	Завал высоких частот		Непрофессиональная запись или перезапись	Тусклость записи, неразборчивость речи
6.	Завал низких частот		Непрофессиональная запись или перезапись	Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра
7.	Затухание звука		Понижение уровня записи при длительном хранении	Некачественное звучание
8.	Повышенный шум паузы	Шум размагни- ченной ленты	Неоднородность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое	Равномерное шипение
9.	Эффект «плавания» звука	Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослу- шивании фонодокументов	Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом в магнитофоне	Некачественное звучание
10.	Копирэффект	Звучание с многократным повторяющимся эхом	Несоблюдение правил хранения
11.	Обрывочная запись	Отсутствие в записи начала и конца

179. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определяется техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов); фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).
В тех случаях, когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом согласно приложению 28 к настоящим Правилам.
Перечень основных дефектов встречающихся на фото и видеодокументах, приведен в таблице 4.

Таблица 4

№ п/п	Наименование дефекта	Определение вида дефекта	Причины возникновения	Последствия	Примечания
1	2	3	4	5	6
1.	Отпечатки пальцев на изображении		Работа без перчаток	Пятна на негативе
2.	Ногтевые вмятины по эмульсии		Работа без перчаток	Вмятина на негативе
3.	Сгиб пленки		Несоблюдение правил работы с документами	Частичная потеря изображения
4.	Следы чернил		Несоблюдение правил работы с документами	Частичная потеря изображения
5.	Надпись ручкой по изображению		Несоблюдение правил работы с документами	Частичная потеря изображения
6.	Царапины: мелкие, резкие	Поверхностное повреждение пленки	Несоблюдение правил работы с документами	Потеря качества изображения при перекопировании
7.	Масляные пятна по эмульсии		Несоблюдение технологического регламента при проявке пленки	Недолговременное хранение документа
8.	Порыв перфорации	Разрыв края или угла пленки	Несоблюдение правил работы с документами	Недолговременное хранение документа
9.	Пятна клея по эмульсии.		Несоблюдение правил работы с документами	Частичная потеря изображения
10.	Слабое изображение		Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати	Неконтрастное изображение
11.	Плотное изображение		Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати	Затемненное изображение
12.	Вуаль	Изображение не отфикси- ровано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)	Несоблюдение технического регламента проявки пленки	Неконтрастное изображение
13.	Пожелтение эмульсии		Плохая фиксация	Потеря качества изображения при перекопировании
14.	Деформация пленки		Несоблюдение правил температурно- влажностного режима	Потеря качества изображения при перекопировании
15.	Разложение и сползание эмульсионного слоя		Обработка при печати в растворах при высокой температуре	Потеря изображения

180. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
181. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
182. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Национального архивного фонда с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа Национального архивного фонда находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 186-190 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
183. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимают уполномоченный орган и местный исполнительный орган на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам. На основании письменного решения уполномоченного органа издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан не допускается.
184. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:
1) в листе-заверителе согласно приложению 30 к настоящим Правилам;
2) в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложениям 18-19 к настоящим Правилам;
3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя согласно приложению 23 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
185. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:
1) в карточке учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 26 к настоящим Правилам;
2) в карточке учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 28 к настоящим Правилам;
3) в карточке учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 27 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
Для учета документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, вместо карточек может использоваться книга учета в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных карточек.
Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Порядок проведения физико-химической
и технической обработки архивных документов

186. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
1) устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
2) восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
3) воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
187. Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
1) дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
2) реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
3) воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и другое;
4) переплет архивных документов;
5) обеспыливание архивных документов;
6) обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
188. Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
1) архивные документы на магнитной ленте:
очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
замене пересохших и покоробленных склеек;
оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов.
Перемотка проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях - один раз в 2-4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения;
2) архивные документы на дисковых носителях:
обеспыливанию;
протирке антистатиком;
3) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
обеспыливанию;
удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
укреплению склеек и просечек;
ремонту перфорации;
переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
ремонту поврежденных полей кадров;
4) граморигиналы фонодокументов:
электротехнической очистке.
189. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается документам, отнесенным к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценным документам.
К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
190. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища

191. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.
Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе, отнесенным к объектам национального достояния Республики Казахстан, а также документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
192. Архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения:
1) заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;
2) руководителя архива или его заместителя - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.
193. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
194. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
1) документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценные документы;
2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
3) несброшюрованные архивные документы;
4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе согласно приложения 30 к настоящим Правилам.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель согласно приложения 31 к настоящим Правилам.
195. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель согласно приложения 30 к настоящим Правилам и лист использования документов согласно приложения 32 к настоящим Правилам.
196. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводится:
1) сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
2) полистная проверка архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром и дата выдачи.
197. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
1) до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
2) до трех месяцев - фондообразователям;
3) до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
198. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.
199. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи согласно приложения 33 к настоящим Правилам.
200. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
201. Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения.
202. Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
203. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложения 35 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища во временное пользование.
204. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге (книгах) выдачи фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.
205. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день.
Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.
206. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
207. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
208. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 193-196 настоящих Правил.
В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
209. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
210. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган или соответствующий местный исполнительной орган, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Порядок транспортировки и перемещения архивных документов

211. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
212. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
213. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Порядок выявления документов, относящихся к объектам
национального культурного достояния Республики Казахстан
и особо ценных документов, создание страхового фонда
и фонда пользования

214. Выявление и отнесение документов Национального архивного фонда к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
215. Определение в составе Национального архивного фонда документов, относящихся к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, осуществляется в соответствии с правилами, установленными уполномоченным органом.
Определение в составе Национального архивного фонда особо ценных документов осуществляется ЭПК архива (местного исполнительного органа) и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктами 276-280 настоящих Правил.
216. В целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов, относящихся к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов Национального архивного фонда, создаются их страховые копии (далее - страховой фонд).
217. Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.
Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.
Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
218. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния документов и обращения к ним.
219. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с пунктами 191-210 настоящих Правил порядка выдачи архивных документов из архивохранилищ.
220. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
221. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при невозможности копировать документы дела. По окончании работы дело переплетается (подшивается) изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими нормативно-техническими документами.
222. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов в Национальном архиве Республики Казахстан.
Разрешение на передачу страхового фонда в Национальный архив Республики Казахстан дает уполномоченный орган по результатам рассмотрения докладной записки руководства архива (местного исполнительного органа) о готовности к отправке страховых копий.
223. Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа уполномоченного органа актом установленной формы, к которому прилагаются:
1) описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
2) описи передаваемого страхового фонда;
3) акты технического состояния копий страхового фонда;
4) сопроводительные документы на транспортную тару.
224. Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку с пометкой "Сопроводительные документы".
225. Оплата расходов по отправке страхового фонда производится отправителем.
226. Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).
227. Фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в комплекте, включающем:
1) для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
2) для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
3) для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
4) для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте или на цифровом носителе (ДАТ-кассета);
5) для видеодокументов - одну копию в формате VHS.
228. Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
229. Страховые копии должны соответствовать оригиналу, как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.
230. Страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).
231. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.
232. В процессе хранения страховые копии подлежат:
1) проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;
2) техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
233. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20 % страховых копий производства каждого года. Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
234. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Порядок обеспечения сохранности архивных документов
при чрезвычайных ситуациях

235. К чрезвычайным ситуациям относятся:
1) объявление степеней готовности гражданской обороны;
2) введение в действие планов гражданской обороны;
3) объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;
4) пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия;
5) исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
6) аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
7) снятие охраны архива;
8) другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.
236. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.
Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива разрабатываются в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
Планы мероприятий архива на случай чрезвычайных ситуаций, не относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны согласовываться с организационными и распорядительными документами архива, разработанными по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны.
С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.
Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

4. Учет документов Национального архивного фонда
и других архивных документов

Порядок учета документов Национального
архивного фонда и других архивных документов

237. Архив осуществляет государственный учет архивных документов.
Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архиве организации - источнике комплектования и архиве). Указанные принципы реализуются на основе:
1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования Национального архивного фонда единиц учета;
2) единства организации хранения и учета документов;
3) сопоставимости учетных показателей;
4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Национального архивного фонда, отражающих их фактическое количество и состав.
238. Определение количества и состава документов Национального архивного фонда и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.
239. Состав и порядок ведения документов централизованного государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются нормативными правовыми актами уполномоченного органа.
240. Учету подлежат:
1) хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
2) документы Национального архивного фонда, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
241. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.
242. Учет архивных документов в архиве, осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
243. В архиве разрабатываются и утверждаются приказом руководителя архива правила и схема учета архивных документов.
В правилах учета архивных документов закрепляется состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, а также последовательность выполнения работ по учету.
Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
244. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.
Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 145 - 146 настоящих Правил.
245. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
246. Учет архивных документов ведется по следующим единицам хранения или единицам учета:
1) единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело - отдельный (е) архивный (е) документ (ы), заключенный (е) в обособленную обложку, папку;
2) единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
3) единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
4) единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
5) единица хранения видеодокументов - физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
6) единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
7) единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и тому подобное;
8) единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
9) единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное;
10) единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное;
11) единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
247. В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.
248. В состав основных (обязательных) учетных документов архива помимо документов централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда входят:
1) книга учета поступлений документов согласно приложения 36 к настоящим Правилам - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
2) список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
3) лист фонда согласно приложения 38 к настоящим Правилам - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
4) лист учета аудиовизуальных документов согласно приложениям 39-40 к настоящим Правилам - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
5) опись дел, документов согласно приложениям 1-10 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
6) реестр описей дел, документов согласно приложения 41 к настоящим Правилам - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
7) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни согласно приложения 42 к настоящим Правилам - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
8) паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
9) лист учета и описания документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан согласно приложения 43 к настоящим Правилам;
10) список фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложения 44 к настоящим Правилам;
11) опись особо ценных дел, документов согласно приложения 45 к настоящим Правилам или перечень номеров особо ценных дел (номерник) согласно приложения 46 к настоящим Правилам;
12) реестр описей особо ценных дел, документов согласно приложения 47 к настоящим Правилам;
13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования согласно приложениям 48-49 к настоящим Правилам;
14) опись страхового фонда согласно приложениям 50-51 к настоящим Правилам;
15) дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
16) лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле согласно приложения 30 к настоящим Правилам;
17) внутренняя опись документов дела согласно приложения 52 к настоящим Правилам - для дел, в состав которых входят документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан.
249. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и другие.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
250. Учет архивных документов периода до 1917 года ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 года с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов периода после 1917 года в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и так далее).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива области (города республиканского значения, столицы), должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и так далее).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения уполномоченного органа или соответствующего местного исполнительного органа.
251. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов согласно пунктам 268-275 настоящих Правил.
После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов.
Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации архивных документов - в деле организации-сдатчика документов.
252. В книгу учета поступлений документов согласно приложения 36 к настоящим Правилам последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
253. В список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.
Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались.
Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
254. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.
255. Название архивного фонда вносится в список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов.
Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания. Название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
256. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только в случае перенумерации фондов и с разрешения уполномоченного органа или соответствующего местного исполнительного органа. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается согласно приложения 37 к настоящим Правилам.
257. Лист фонда согласно приложения 38 к настоящим Правилам составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.
Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается "Продолжение, ф. № _ лист 2". На первом листе делается ссылка "смотреть продолжение л. 2 (3, 4, 5 и так далее)".
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.
258. Листы учета аудиовизуальных документов согласно приложения 39 к настоящим Правилам составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
259. В описи дел, документов согласно приложениям 1-10 к настоящим Правилам единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.
Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.
Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.
В архивах хранящих научно-техническую документацию, к номеру описи добавляется групповой индекс. Например, 1-6: 1 - номер описи, 6 - групповой индекс управленческой документации; 2-4 - опись 2 дел постоянного хранения проектно-сметной документации; 3-1 - опись 3 дел постоянного хранения научно-исследовательской документации и так далее.
Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 282 - 291 настоящих Правил.
В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.
В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета.
После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель согласно приложение 30 к настоящим Правилам.
Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения/единиц учета.
Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.
Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
260. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов.
Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года в реестре описей согласно приложения 41 к настоящим Правилам составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
261. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.
262. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются:
1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;
2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;
3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);
4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.
Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
263. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.
264. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в дело объединенного архивного фонда.
265. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
266. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.
267. Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают:
1) информационную поддержку учета;
2) ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;
3) оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется уполномоченным органом.
Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД уполномоченного органа.

Порядок учета поступления и выбытия архивных документов

268. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:
1) акта приема-передачи документов на хранение согласно приложения 13 к настоящим Правилам;
2) акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложения 14 к настоящим Правилам.
Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ, предусмотренных пунктом 274 настоящих Правил.
269. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам, на него заполняются лист фонда согласно приложения 38 к настоящим Правилам, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотовидеодокументов согласно приложения 39 к настоящим Правилам и фонодокументов согласно приложения 40 к настоящим Правилам. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов согласно приложение 41 к настоящим Правилам.
Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.
270. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложения 12 к настоящим Правилам;
2) акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложения 11 к настоящим Правилам;
3) акта приема-передачи документов на хранение согласно приложения 13 к настоящим Правилам;
4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложения 29 к настоящим Правилам;
5) акта возврата архивных документов собственнику согласно приложения 15 к настоящим Правилам;
6) акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов согласно приложение 53 к настоящим Правилам.
Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ, предусмотренных пунктом 274 настоящих Правил.
271. Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:
1) выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;
2) в реестре описей делается соответствующая отметка;
3) выбытия архивного фонда (архивной коллекции) в списке фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд (архивная коллекция), и акт, на основании которого он выбыл.
272. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение согласно приложения 13 к настоящим Правилам включается в архивный фонд архива-сдатчика.
273. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
274. Количество архивных документов архива изменяется в результате:
1) выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
2) проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе, которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;
3) реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
4) описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.
275. Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:
1) акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложения 20 к настоящим Правилам;
2) акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных и так далее согласно приложения 21 к настоящим Правилам;
3) акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложения 54 к настоящим Правилам;
4) акт описания документов, переработки описей согласно приложения 55 к настоящим Правилам.

Порядок учета документов Национального архивного фонда,
отнесенных к объектам национального культурного достояния
Республики Казахстан, и особо ценных документов

276. Документы Национального архивного фонда, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, подлежат специальному государственному учету.
На эти документы составляются листы учета и описания согласно приложения 43 к настоящим Правилам.
277. Учет особо ценных документов ведется:
1) по списку фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложения 44 к настоящим Правилам;
2) по описям особо ценных дел, документов согласно приложения 45 к настоящим Правилам или перечням номеров особо ценных дел (номерникам) согласно приложения 46 к настоящим Правилам.
В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
278. Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.
Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник согласно приложения 46 к настоящим Правилам.
279. Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".
280. Описи особо ценных дел, документов согласно приложения 45 к настоящим Правилам и номерники согласно приложения 46 к настоящим Правилам учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов согласно приложения 47 к настоящим Правилам.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦД".
В других учетных документах отметка "ОЦД" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.

Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов

281. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).
282. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов согласно приложения 56 к настоящим Правилам.
283. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично).
284. При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".
285. При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с".
286. При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении - с соответствующей индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение - без индекса "с".
287. При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.
288. В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в графе "Примечания" против заголовков рассекреченных единиц хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае, когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания" указывается их новый номер.
289. После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.
290. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела.
При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
291. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркивается.

Порядок учета архивных документов
личного происхождения и по личному составу

292. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в государственную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложения 14 к настоящим Правилам. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение ЭПК архива или (местного исполнительного органа) о приеме этих документов в архив.
293. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в соответствии с пунктами 298-302 настоящих Правил.
294. Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов согласно приложения 55 к настоящим Правилам, на основании которого вносятся изменения в учетные документы.
295. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику согласно приложения 15 к настоящим Правилам в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
296. Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях в соответствии с пунктами 268-275 настоящих Правил.
297. Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Порядок учета архивных документов, находящихся в частной
собственности, принятых по договору на хранение в архив

298. Учет документов Национального архивного фонда, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение согласно приложения 13 к настоящим Правилам, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
1) в книге учета поступлений документов согласно приложения 36 к настоящим Правилам указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
2) при включении архивного фонда в список фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам к его номеру добавляется индекс "ДГ" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
299. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов согласно приложений 36, 37 к настоящим Правилам.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
300. При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
301. Принятые по договору на хранение в архив документы Национального архивного фонда, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в государственную собственность учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "ДГ" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов согласно приложение 37 к настоящим Правилам вносятся соответствующие сведения.
302. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Национального архивного фонда, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Национального архивного фонда. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы согласно приложениям 36-38 к настоящим Правилам.

Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников

303. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав Национального архивного фонда:
1) микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;
2) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности физических лиц или юридических, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив;
3) копии архивных документов, поступивших из-за рубежа, подлинники которых находятся в странах их происхождения.
304. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела.
305. Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности физических или юридических лиц, а также копии документов, поступивших из-за рубежа подлинники которых находятся в странах их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов согласно приложения 37 к настоящим Правилам.
306. Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.
307. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером.
В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.

Порядок учета аудиовизуальных документов,
страхового фонда и фонда пользования

308. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:
1) листов в деле - в листе-заверителе согласно приложения 30 к настоящим Правилам и в соответствующей графе описи дел, документов согласно приложениям 1-2, 9 к настоящим Правилам;
2) фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;
3) единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.
309. При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:
1) единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;
2) единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
3) единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
310. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:
1) кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
2) метрах - для копий кинодокументов;
3) времени звучания - для копий фонодокументов;
4) в мегабайтах - для копий электронных документов.
При этом отдельно учитываются страховые копии документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов, копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
311. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда согласно приложениям 48-49 к настоящим Правилам. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
312. Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах согласно приложениям 50-51 к настоящим Правилам. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в Национальный архив Республики Казахстан, вторые и третьи остаются в архиве.
По мере копирования и передачи страховых копий в Национальный архив Республики Казахстан к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в соответствии с пунктом 259 настоящих Правил.
313. В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.
314. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.
В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложения 49 к настоящим Правилам в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.
На все страховые копии документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности, составляется опись страхового фонда согласно приложения 51 к настоящим Правилам, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.
Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".
315. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.
По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложения 48 к настоящим Правилам каждому поступлению присваивается порядковый номер.
Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.
Описи страхового фонда на микрофишах согласно приложения 50 к настоящим Правилам составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром - соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ" - для страхового фонда и "П" (Позитив), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования.
316. Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.
Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.
Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.
317. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.
В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.
Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса "СФ".
318. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.

5. Использование документов Национального архивного фонда и
других архивных документов в архиве

Порядок составления научно-справочного аппарата
(справочно-поисковые средства) к архивным документам
и описание архивных документов

319. Архив предоставляет пользователю научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) (далее - НСА) к архивным документам (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).
320. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система НСА архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).
321. При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей.
322. В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.
323. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях:
1) архивный фонд;
2) единица хранения/единица учета;
3) архивный документ.
324. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
325. Основой архивного справочника является описательная статья, в которой излагаются следующие обязательные сведения:
1) идентифицирующие информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа);
2) о составе и содержании информации;
3) об условиях доступа и условиях использования информации;
4) по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).
326. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и другие.
327. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата;
3) историческую справку к фонду. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.
Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и тому подобное;
4) аннотацию о составе и содержании архивных документов. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ;
5) информацию об условиях доступа и использования. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования;
6) библиографию. Библиография к архивному фонду включает список справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.
328. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:
1) порядковый номер единицы хранения/единицы учета;
2) старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения/единицы учета.
Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:
наименование вида архивных документов;
автора (ов) архивных документа (ов);
адресата (ов) или корреспондента (ов), которым направлены, или от которых получены документы;
вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;
даты событий.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты", "не ранее…г." и так далее.
Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.
Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино - или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей, как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки;
4) справочные данные о единице хранения/единице учета, которые состоят:
из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета);
из объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;
из крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи;
5) из указания на подлинность/копийность;
6) из указания вида носителя или способа воспроизведения. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:
для управленческой документации и архивных документов личного происхождения - бумага, калька, пергамент и так далее;
для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;
для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;
для видеодокументов - формат записи;
для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача;
для электронных документов - компакт-диск и/или другой носитель;
7) условия доступа и использования архивных документов, язык, внешние особенности. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НСА к единице хранения/единице учета.
Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.
329. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:
1) заголовок. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа;
2) справочные данные об архивном документе. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета, номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания;
3) указание на подлинность/копийность;
4) вид носителя (или способ воспроизведения);
5) условия доступа и использования. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе, документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НСА.
При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.
330. При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать, какие элементы и их сочетания положены в основу ее формирования, в соответствии, с чем и формулируется ее заголовок. В связи с этим:
1) вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки и тому подобное), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка;
2) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";
3) единицы хранения, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова "документы", а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином "документы" обозначаются также документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу;
4) если единица хранения представляет собой переписку, в заголовке указываются официальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое наименование корреспондентов;
5) изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
331. При изложении в заголовках вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:
1) приводить полные или официальные сокращенные наименования организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов дела касается каких-либо организаций или лиц; если упоминается три и более организаций или лиц давать их видовое понятие;
2) в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств (или инициалов) лиц, раскрывать суть дела;
3) если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера.
332. Наименование местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов. Их наименования приводятся в возрастающем порядке: аул (село, деревня), город, район (уезд), область (губерния, край) и так далее.
333. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией одного вида, в заголовок выносится наименование документов во множественном числе с проставлением их кратких номеров.
334. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наименование организации или опускается или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия и тому подобное).
335. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.
336. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.
337. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.
Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.
338. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
339. Внесенные в заголовок данные (фамилия, имя, отчество, наименование местности, наименование организации и так далее), установленные составителем заголовка путем исследования, заключаются в квадратные скобки.
340. Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, составляются типовые заголовки. При этом учитываются также функции организации, особенности системы делопроизводства, а также характер отложившейся и наиболее типичной документации. В типовой заголовок могут входить географический, хронологический и другие элементы. Он может состоять из обозначения вида и автора документов, вида и корреспондента, вида и обобщенного обозначения корреспондентов и содержания. При составлении заголовка конкретного дела типовой заголовок необходимо приблизить к содержанию документов.
341. Часть документов подлежит аннотированию. Аннотация документов единиц хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.
Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и так далее).
342. Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа.
При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.
В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб.
В аннотации могут также приводиться имена лиц, наименования организаций, географические наименования и так далее, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой "упоминаются").
343. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение"). Аннотация пишется после заголовка с красной строки.
При значительных объемах аннотируемых документов, аннотация может быть составлена на отдельном листе, которая вкладывается между обложкой и первым листом документа.
344. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("в документах содержится", "документы касаются"), а также таких субъективных формулировок, как "весьма ценные документы", "очень интересные документы" и тому подобное.

Порядок описания подлинности документов, степени полноты,
способа воспроизведения и внешних особенностей дел

345. При описании документов дела указывается их копийность. При описании особо ценных документов устанавливается и указывается их подлинность или копийность.
346. Признаками подлинности официальных документов являются:
1) официальный бланк организации, наличие подписи должностного лица, печати организации, дата и регистрационный номер документа и тому подобное;
2) для документов личного происхождения - их автографичность или наличие подписи автора документа.
347. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы.
348. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.
Если документ (документы) дела аннотируется(ются), указание о подлинности или копийности дается после аннотации с прописной буквы.
349. Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: "отрывок", "разрозненные листы", "без начала", "без конца" и тому подобное.
350. Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.
Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: "рукопись", "автограф", "машинопись", "печатный", "гектограф", "стеклограф" и другие.
351. Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части документов архивного фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности. К внешним особенностям дел и документов относятся:
1) особый писчий материал (пергамент, шелк и тому подобное);
2) особый материал обложки и переплета (кожа, набивная ткань и тому подобное);
3) наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;
4) язык документов, отличный от языка остальных документов архивного фонда;
5) печати;
6) наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и так далее.
352. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

Порядок датировки документов при описании

353. Полная дата (число, месяц, год) словесно-цифровым способом указывается при описании нормативных правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и тому подобное).
354. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:
1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и тому подобное документов не проставляются;
4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки: "имеются документы за... год";
5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий и тому подобное), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);
8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов, в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов;
9) при обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.
355. Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:
1) дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому;
2) дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.
356. Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
357. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

Порядок составления описи дел, документов

358. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя) и справочного аппарата к описи.
359. В справочный аппарат описи дел, документов входят:
1) титульный лист. На титульном листе архивной описи дел помещаются следующие данные:
полное наименование архива;
наименование архивного фонда, которое пишется в виде официального наименования организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в архивную опись, в хронологической последовательности;
номер архивного фонда;
номер архивной описи (по листу архивного фонда);
наименование архивной описи;
крайние даты документов, внесенных в архивную опись. Если в архивную опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы;
2) содержание (оглавление). В оглавлении (содержании) разделов архивной описи дел и справочного аппарата к ней перечисляются: предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в архивную опись, указатели, переводные таблицы шифров против каждого названия ставится номера соответствующих листов описи;
3) предисловие. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда.
К архивным описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если архивные фонды, входящие в них, включены в одну архивную опись. Кроме того, составляются предисловия к архивным описям отдельных архивных фондов, включенных в объединенный архивный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его архивных фондов и их архивных описей. В предисловиях к архивным описям отдельных архивных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих архивных фондов, и даются ссылки на общее предисловие.
В первой части предисловия, посвященной истории организации - фондообразователя, кратко излагаются:
исторические условия, в которых возникла и действовала организация - фондообразователь;
дата создания организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации-предшественника, подчиненность организации - фондообразователя;
компетенция, структура и функции организации - фондообразователя;
изменение наименования, структуры и ведомственной подчиненности организации - фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;
дата ликвидации (реорганизации) организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации, унаследовавшей ее функции.
В характеристике истории архивного фонда и его состояния указывается:
время поступления дел в архив, полнота документов в архивной описи;
сведения о наличии документов, относящихся к профилю данного архивного фонда, в составе других архивных фондов с указанием их наименований и номеров;
наличие дел, выходящих за хронологические границы архивного фонда. При этом приводятся наименования и номера архивных фондов организаций-предшественников или правопреемников и организаций, выполнявших отдельные функции данной организации (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела;
сведения о проведенных в государственном (специальном государственном) архиве описания документов, переработке или усовершенствования архивных описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ (перефондирование документов, создание объединенных архивных фондов и другие причины).
В краткой характеристике состава и содержания дел в архивной описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.
В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения архивной описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.
Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к архивной описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием даты составления;
4) список сокращений. Назначение списка сокращений - унификация приемов описания в архивной описи дел и в справочном аппарате к ней, уменьшение ее объема. Список сокращений составляется, если при описании используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, слева - сокращение, тире, расшифровка. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений не допускается;
5) указатели. В целях повышения информативности архивных описей проводится составление указателей. Для вошедших в научный оборот архивных фондов, включающих документы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и наименования архивных фондов и перечисляются номера дел, относящихся к данным архивным фондам. Соответствующие указания делаются и в предисловиях к архивным описям архивного фонда, в котором находятся эти дела, и архивного фонда, к которому они относятся;
6) переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи).
360. Архив в необходимых случаях проводит усовершенствование и переработку описей дел, документов.
361. Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению (редактированию) заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.
Редактирование заголовков проводится с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра дел. Необходимость просмотра дел в каждом конкретном случае определяется при предварительном анализе качества заголовков.
Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой. Все изменения и уточнения, происшедшие в заголовках, переносятся на обложки дел.
В процессе редактирования заголовков проверяются правильность передачи заголовком содержания документов дел, уточняются даты, фондовая, структурная, принадлежность дел. Проводится ликвидация искажений, неточностей, устраняются стилистические и грамматические ошибки, проводится унификация заголовков, расшифровываются сокращения. В необходимых случаях проводится аннотирование отдельных документов.
362. Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.
Переработка описи включает:
1) изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;
2) уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета;
3) определение или уточнение их крайних дат;
4) пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и их перешифровку;
5) составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке допускается объединение нескольких архивных описей дел, документов в одну новую архивную опись.
Переработка исторически сложившихся и введенных в научный оборот архивных фондов, нежелательна, к ней следует прибегать в крайних случаях:
1) утрата значительной части фонда (пожар, наводнение и тому подобное);
2) резкое увеличение объема фонда (рассекречивание, дарение, покупка документов и тому подобное).
363. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. В которой делается отсылка от старых к новым архивным шифрам по форме:
1) номер дела по старой архивной описи;
2) номер дела по новой архивной описи;
3) примечания.
364. Если новая архивная опись включает в себя дела, документы нескольких переработанных архивных описей, то в переводную таблицу включаются графа с номерами старых архивных описей.
365. В случае передачи единицы хранения/единицы учета в другой архивный фонд, объединения его в пределах одного архивного фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе "Примечание" указывается основание для передачи (объединения).
366. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки или усовершенствования запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена (усовершенствована)".
По итогам переработки описи составляется акт переработки описей согласно приложения 55 к настоящим Правилам.

Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей,
обзоров, монтажных листов киновидеодокументов
и автоматизированного НСА

367. Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.
Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.
368. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения о всех открытых архивных фондах.
Описание на уровне фонда реализуется в индивидуальной характеристике данного фонда (аннотации), описание на уровне группы фондов - в групповой характеристике (аннотации группы фондов).
В путеводителе для фондов со сложной структурой, хранящих многоспектную информацию, особо ценные документы уровень описания можно расширить до описания структурной части фонда (описи), с указанием номера описи, ее объема и хронологических рамок документов, отдельного документа.
Состав реквизитов описания:
1) путеводителя по фондам архива:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Номер фонда	1.	Объем дел по личному составу в фонде
2.	Название фонда	2.	Объем ОЦД в фонде
3.	Все переименования фонда с указанием крайних дат	3.	Объем микрофильмов в фонде
4.	Объем фонда (количество единиц хранения)	4.	Доступ к документам
5.	Крайние даты документов	5.	Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах
6.	Сведения по истории фондообразователя и фонда	6.	Физические характеристики документов фонда
7.	Внутренняя структура фонда	7.	Состав НСА к фонду
8.	Аннотация состава и содержания документов	8.	Библиография публикаций документов фонда
		9.	Библиография работ, написанных на основе фонда

2) путеводителя по фондам архивов:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Объем дел по личному составу в фонде
2.	Адресные данные	2.	Объем ОЦД фонда
3.	Номер фонда	3.	Объем микрофильмов фонда
4.	Название фонда	4.	Доступ к документам фонда
5.	Все переименования фонда с указанием крайних дат	5.	Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах
6.	Объем фонда (количество единиц хранения)	6.	Физические характеристики документов фонда
7.	Крайние даты документов	7.	Состав НСА к фонду
8.	Сведения по истории фондообразователя и фонда	8.	Библиография публикаций документов фонда
9.	Внутренняя структура фонда	9.	Библиография работ, написанных на основе фонда
10.	Аннотация состава и содержания документов

Описание на уровне группы фондов может применяться в следующих случаях:
на родственные по функциям фонды организаций, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы и последовательно сменявших друг друга;
на фонды организаций одной отрасли, с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим или другой;
на фонды организации одной отрасли, действующих в пределах одной административно-территориальной единицы.
При этом групповым способом составляется лишь аннотация документов фондов (описание состава и содержания документов фондов), а справочные данные о каждом фонде приводится полностью.
Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер фонда (номера или количество фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат.
369. Основная часть краткого справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов.
Краткие справочники подразделяются на неаннотированные и аннотированные.
Состав реквизитов описания:
1) неаннотированного краткого справочника по фондам архива:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название фонда	1.	Все переименования фонда
2.	Номер фонда	2.	Крайние даты деятельности фондообразователя
3.	Объем фонда (количество единиц хранения)	3.	Состав НСА к фонду
4.	Крайние даты документов	4.

2) аннотированного краткого справочника по фондам архива:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название фонда	1.	Все переименования фонда
2.	Номер фонда	2.	Крайние даты деятельности фондообразователя
3.	Объем фонда (количество единиц хранения)	3.	Состав НСА к фонду
4.	Краткие сведения о фондообразователе	4.	Объем дел (количество единиц хранения) по личному составу в фонде
5	Крайние даты документов
6.	Краткая аннотация состава и содержания документов фонда

3) неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива
2.	Адрес архива
3.	Номер фонда
4.	Название фонда
5.	Объем фонда (количество единиц хранения)
6.	Крайние даты документов

4) аннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива
2.	Адрес архива
3.	Номер фонда
4.	Название фонда
5.	Объем фонда (количество единиц хранения)
6.	Крайние даты документов
7.	Краткие сведения о фондообразователе
8.	Краткая аннотация состава и содержания документов фонда

370. Основная часть тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей по определенной теме на архивные фонды или их части.
Состав реквизитов описания:
1) тематического путеводителя по фондам архива:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название тематического раздела	1.	Название описей
2.	Название тематического подраздела	2.	Краткие сведения о фондообразователе
3.	Номер фонда
4.	Название фонда
5.	Крайние даты документов
6.	Номер описи (номера описей)
7.	Объем фонда
8.	Аннотация состава и содержания документов фонда по теме
9.	Индекс

2) тематического путеводителя по фондам архивов:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название тематического раздела	1.	Название описи
2.	Название тематического подраздела	2.	Краткие сведения о фондообразователе
3.	Название архива
4.	Адресные данные
5.	Номер фонда
6.	Название фонда
7.	Объем фонда (количество единиц хранения)
8.	Крайние даты документов
9.	Номер описи
10.	Аннотация состава и содержания документов по теме
11.	Индекс

371. В справочный аппарат путеводителя любого вида входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения (при наличии), указатели. К путеводителю составляется общая библиография.
В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.
372. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.
373. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образуют систему каталогов архива.
374. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников.
375. Система каталогов архива должна соответствовать следующим требованиям:
1) соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
2) рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
3) исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
4) исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и другие), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
377. К каталогам создаются краткие или глухие указатели, заключающие в себе лишь обозначение предмета или наименование рубрики со ссылкой на индекс.
378. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).
Состав реквизитов описания систематического каталога:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика	4.	Дата составления
5.	Дата события
6.	Место события
7.	Содержание
8.	Название фонда
9.	Номер фонда
10.	Номер описи
11.	Номер дела
12.	Номер листа

379. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам и располагаются в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
Состав реквизитов описания тематического каталога:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика: Тема	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика: Подтема	4.	Дата составления
5.	Содержание	5.	Персоналии
6.	Название фонда	6.	Дескрипторы (ключевые слова)
7.	Дата события	7.	Автор документа
8.	Место события	8.	Адресат
9.	Номер фонда	9.	География
10.	Номер описи
11.	Номер дела
12.	Номер листа

380. В каталоге по истории организаций документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты и так далее) в алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.
Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Индекс отрасли
2.	Рубрика: Название учреждения	2.	Вид учреждения
3.	Содержание	3.	Структура
4.	Дата события	4.	Функции
5.	Место события	5.	Подчиненность
6.	Название фонда	6.	Подведомственность
7.	Номер фонда	7.	Указание на издание документа
8.	Номер описи
9.	Номер дела
10.	Номер листа

381. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.
Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Рубрика: Название административно- территориальной единицы	2.	Способ воспроизведения
3.	Содержание	3.	Фамилия составителя
4.	Название фонда	4.	Дата составления
5.	Номер фонда
6.	Номер описи
7.	Номер дела
8.	Номер листа

382. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
1) Состав реквизитов описания именного каталога:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Дата события
2.	Фамилия	2.	Место события
3.	Имя	3.	Национальность
4.	Отчество	4.	Язык документа
5.	Общественное положение лица	5.	Способ воспроизведения
6.	Название фонда	6.	Фамилия составителя
7.	Номер фонда	7.	Дата составления
8.	Номер описи	8.	Содержание
9.	Номер дела
10.	Номер листа

2) Состав реквизитов описания географического каталога:

Обязательные реквизиты		Дополнительные реквизиты
№ п/п	Наименование реквизита	№ п/п	Наименование реквизита
1.	Название архива	1.	Язык документа
2.	Индекс	2.	Способ воспроизведения
3.	Рубрика: название географического объекта	3.	Фамилия составителя
4.	Подрубрика: название географического объекта	4.	Дата составления
5.	Содержание
6.	Дата события
7.	Название фонда
8.	Номер фонда
9.	Номер дела
10.	Номер описи
11	Номер листа

383. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
384. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.
385. При выборе архивных фондов для каталогизации необходимо учитывать:
1) состав и содержание документов фондов;
2) интенсивность и перспективы использования документов;
3) состав и состояние системы научно-справочного аппарата архива в целом и отдельных ее элементов.
386. Целесообразно намечать к каталогизации те архивные фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и тому подобное.
387. Не каталогизируются архивные фонды, архивные описи которых намечаются к переработке. Если к архивным описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого архивного фонда может быть отложена.
388. При выборе структурной части архивного фонда для каталогизации основным критерием является полнота отражения основной деятельности фондообразователя и организаций его системы.
389. Каталогизации подвергаются:
1) организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы организации - фондообразователя;
2) руководящие документы вышестоящих органов, которые имеют прямое отношение к осуществлению фондообразователем его целевого назначения;
3) документы подведомственных организаций, направленные для контроля и обобщения;
4) документы, в которых отражается существо деятельности организации, но подлинники, которых в составившем их организации не остаются (копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и так далее);
5) печатные издания, имеющиеся в архивном фонде и касающиеся деятельности фондообразователя;
6) другие документы, по своей ценности и трудности поиска, подлежащие каталогизации.
390. При отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении и итогах деятельности организации и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период (период гражданской войны, Великой Отечественной войны, подъема целинных и залежных земель и так далее), учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.
391. Информация каталожной карточки (экранного формата), на которой проводится описание документов при каталогизации, должна представлять собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.
На одной каталожной карточке (экранном формате) могут быть описаны:
1) при подокументном описании - отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);
2) при поединичном описании - дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
3) при групповом описании - группа документов одного дела по одному вопросу, предмету; если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела могут описываться на отдельной карточке;
4) группа однородных дел одной архивной описи.
392. Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка может также составляться к отдельной архивной описи или группе архивных описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к архивному фонду в целом.
393. При каталогизации протоколов нельзя выносить на карточку (экранный формат) только пункт повестки дня. Необходимо отразить содержание постановляющей части протокола по данному вопросу и результат обсуждения.
394. При обозначении лиц на каталожной карточке (экранном формате) для именного каталога следует помимо вопроса (события) указывать также имеющиеся в документе сведения о профессии, звании или другие данные, характеризующие их общественное положение. При отсутствии таких сведений на карточку выносятся фамилия, имя, отчество и вопрос.
395. К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, географический (при отсутствии географического каталога) и именной указатели (при отсутствии именного каталога).
396. Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида архивной работы - каталогизации, а также в процессе других видов работ. Архив разрабатывает методические пособия по каталогизации отдельных архивных фондов, рабочие схемы с учетом специфики документов. После завершения описания документов на каталожной карточке проводится индексирование.
397. Индексирование - это выбор или составление того или иного индекса (индексов) и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.
398. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.
399. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке. В графе "Содержание" пишется: "смотреть также..." и указываются индексы наименований соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.
400. Дублирование карточек может проводиться как самостоятельный вид работы. При дублировании повторяется весь текст карточки.
401. При индексировании проводится объединение однородных по содержанию карточек, а также экспертиза карточек - выделяются некачественные, малозначительные карточки. Вторично экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.
402. Редактирование карточек проводится при их индексировании и перед включением карточек в каталог.
403. Периодически проводится проверка (ревизия) систематического каталога. При этом проверяется правильность размещения карточек между разделителями, определяется необходимость введения новых разделителей.
404. В целях учета работы по каталогизации документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп: "каталог" или отмечается: "л.л.... описаны для каталога". Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным архивным описям проставляются на листах для заверительных надписей в архивных описях.
405. Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело архивного фонда. В справке указывается номер и наименование архивного фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность составлявшего справку и его подпись. Если каталогизация проводилась по части архивного фонда, в справке вслед за номером и наименованием архивного фонда указываются номера и наименования архивных описей, по которым проводилась разработка.
406. В журнале или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой архивной описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).
407. Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных книгах, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
408. Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включенных в каталог. В целом по архиву учет составленных и включенных в каталог карточек ведется в паспорте государственного (специального государственного) архива.
409. Указатели (архивные справочники), представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных (архивных шифров).
410. Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.
Указатели подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.
411. Указатели к архивным описям одного архивного фонда составляются, если архивный фонд содержит большое количество архивных описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию и часто используются.
412. Указатели к архивным описям нескольких архивных фондов одного архива (межфондовые указатели) составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными.
413. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; межфондового указателя дополняются номерами фондов; межархивного указателя - названиями архивов.
414. Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных (архивного шифра).
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:
1) простой, то есть не иметь подрубрик;
2) сложной, то есть иметь одну подрубрику или определение;
3) гнездовой, то есть иметь две или несколько подрубрик.
415. По структуре рубрик различаются указатели глухие и аннотированные (краткие и полные).
Глухими являются указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.
Аннотированными краткими называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятия и поисковых данных, входят краткие пояснения и определения, а аннотированными полными - указатели, в состав статьи которых входят более подробные характеристики.
Сведения для подобных характеристик даются за период, который охватывается указателем.
Указатели к документам являются, как правило, аннотированными. Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.
416. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) - "смотреть" и частных - "смотреть также".
Общая ссылка - это отсылка от одной рубрики к другой, в которой собираются все необходимые сведения о понятии. Как правило, она дается:
1) от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики;
2) от сокращенной формы понятия к полной, и наоборот;
3) от частного, видового к родовому понятию, если в указателе принята система давать ссылочные данные только в сложной рубрике;
4) от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом "и" или запятыми, к первому;
5) от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме.
Частная ссылка - это ссылка от одной рубрики к другой, за которой собираются дополнительные сведения о понятии. Она, как правило, применяется:
1) для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя;
2) для понятий, связанных ассоциативными отношениями.
417. В тематическом указателе - тема составляет его главную особенность. Понятия раскрываются или представляются в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия организаций и прочее, связанные с этими фактами событиями.
Обязательными элементами описания тематического указателя являются: рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковый шифр (шифры). Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
418. Группировка понятий внутри общих и специальных указателей, как правило, алфавитная. В общих указателях, при наличии сложных, разнородных понятий, может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение применятся на последнем этапе систематизации.
Основной реквизит описательной статьи - предметное понятие (рубрика, подрубрика), формулируется в виде наименования, выраженного, в основном, существительным или сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном падеже, в единственном или множительном числе.
Общий предметный указатель включает в описательные статьи понятия различного характера и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель состоит из однородных предметных понятий (виды документов, фамилий авторов, названия отраслей, учреждений и/или их структурных подразделений и тому подобное) и может быть глухим или аннотированным. Наиболее распространенными разновидностями специального предметного указателя являются: географический и именной.
419. Рубриками в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым наименованием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое наименование в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое наименование.
Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову.
420. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования включаются в указатель без пояснения.
421. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества, (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички). Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным.
В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в какой они встречаются в документах или в архивных справочниках и считаются основными. Если основное наименование дано неполностью (только имя, прозвище, псевдоним), но оно общеизвестно, то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.
422. Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нем сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него.
423. Если в написании одной и той же фамилии имеются разночтения, то сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием, а также в соответствующем алфавитном порядке со ссылками на него.
424. Фамилии, имена и отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными, в скобках, и также вносятся в указатель со ссылкой на современную форму.
425. При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами, имена и отчества даются по возможности полностью и делаются пояснения.
Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии.
При передаче иностранных фамилий частицы (фон, дер, ва, ле, аль, ди, де и так далее), имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией.
426. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Хронологический указатель составляется глухим.
427. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
428. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного (внутриархивный) или нескольких архивов (межархивный) по определенной теме. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов).
429. Обзор состоит из совокупности аннотаций (индивидуальных или групповых) отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и научно-справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов. Указываются основные разновидности документов, их авторы, содержание, хронологические рамки, подлинность поисковые данные.
В обзоре фонда поисковые данные, состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов.
430. Основными схемами построения обзоров являются:
1) структурная. Структурная схема применяется только в обзорах архивных фондов организаций с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Наименования структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора;
2) отраслевая (функциональная). Отраслевая (функциональная) схема в обзорах архивных фондов применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя или когда структура часто изменялась. В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тематик, отражающих конкретную деятельность определенной системы организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и так далее;
3) предметно-тематическая. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по тематическим группам;
4) хронологическая. Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности организаций, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий;
5) другие. Для обзоров архивных фондов личного происхождения используется схема систематизации документов архивного фондов. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, то есть по алфавиту архивов.
431. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.
432. Монтажный лист киновидеодокумента - архивный справочник, который осуществляет учет, раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).
Монтажный лист киновидеодокумента - представляет собой по кадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в государственный архив в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.
Монтажный лист киновидеодокумента составляется в архиве в случае его отсутствия и состоит из следующих элементов: заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.
433. В заглавных надписях указывается:
1) название архива;
2) "монтажный лист №…" и название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей);
3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).
434. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным по плановым описанием. При просмотре на звукомонтажном столе в монтажном листе отмечаются данные в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку (при смещении рамки кадра на экране видны номера стартов), если же позитив не стартован, то следует оставить место для номера плана, с тем, чтобы вписать его во время работы с негативом кинодокумента;
2) после номера плана дается определение плана (общий, средний или крупный);
3) метраж плана, который определяется с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метромером его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой - с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра);
4) содержание изображения плана кинодокумента описывается кратко.
Событие должно быть указано точно, снимаемые объекты названы полностью, лица по возможности расшифрованы (если несколько человек, то их следует перечислять слева направо, инициалы ставить перед фамилией), если человек или группа лиц сняты со спины, в монтажном листе это следует отметить. При наличии в кадре отдельных лозунгов, транспарантов содержание их отмечается в монтажном листе.
В этой же графе должны быть отмечены все специфические приемы киносъемки (панорама, затемнение, движения, надпись и тому подобное), в монтажном листе эти приемы отмечаются сокращенно (ПНР, ЗТМ, СДВ, НДП и тому подобное). Все особенности съемки, такие как: съемки с движением, наездом, сверху, с самолета, ночью и другие, должны быть также отражены в описательной статье монтажного листа и указываются в скобках после описания изображения плана, например: "Высокогорный каток "Медео" (снято с самолета). В этой же графе "Содержание изображения" монтажного листа, составляемого на киножурнал, указывается название каждого сюжета, места съемки и фамилии кинооператоров, снимавших сюжет.
В графе "Текст фонограммы" приводится синхронно текст фонограммы против описания тех планов изображения, к которым относятся слова диктора.
После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе необходимо осуществить сверку позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.
В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указывается общий метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, должность и фамилия составителя монтажного листа, дата составления.
В заключение работ по составлению монтажного листа осуществляется его перепечатка в двух экземплярах (один используется в работе исследователей и сотрудников, второй переплетается и служит страховой копией).
План (или монтажный кадр) - составная часть видеофонограмм, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.
435. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве. Монтажные листы спецвыпусков, киножурналов или летописного материала начинаются с указания года выпуска, студии производства; цветности, озвученности, секунды, посекундного хронометража (начала и конца записи).
В случае, если на видеодокумент записано несколько самостоятельных фильмов, журналов и тому подобное, то описание каждого из них начинается с написания его названия, с указанием года выпуска, студии производства, секунды, с которой начинается фильм (спецвыпуск, киножурнал или летописный материал), и секунды, которой заканчивается запись изображения, а также общее количество времени записи в секундах.
После описания титульного листа осуществляются по плановые описания видеофонограммы. По плановое описание видеофонограмм происходит в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку;
2) определение плана (общий, средний или крупный);
3) порядковый номер секунды, с которой начинается запись изображения плана;
4) при наличии цветных планов в черно-белом изображении видеофонограммы или черно-белых в цветном, указывается соответственно "цв." или "ч/б".
Если тот или иной план представляет собой мультипликационное изображение (МЛТП), фотографию или картину, в монтажном листе это должно быть отмечено. Если данный план является игровым, в монтажном листе делается запись ("кадр из художественного фильма"). Если план представляет собой инсценировку, в монтажном листе необходимо это отметить. Следует внимательно следить за сменой планов, помня о том, что, в отличие от кинодокументов, планы видеофонограмм не имеют стартов.
Если видеодокумент звуковой, то текст приводится после описания изображения тех планов, к которым относятся слова диктора. Текст фонограммы печатается заглавными буквами.
В монтажном листе отмечается наличие синхронных планов - это может быть выступление или интервью какого-либо лица, исполнение фрагмента песни или танца, сцены из спектакля и тому подобное. В монтажном листе после описания плана делается отметка "синхронно". Отдельные слова, фразы в перебивке дикторского текста, аплодисменты, шумы не следует считать синхронными. Если на пленке снят человек во время работы, отдыха и тому подобное, а за кадром звучит голос этого человека, говорящего о чем-либо, если за кадром звучит голос, комментирующий кадры какого-либо события, то в этих случаях надо писать: "голос (если известно, то указать - чей) за кадром".
В конце монтажного листа указывается должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.
436. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).
437. Информационное наполнение автоматизированного НСА составляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.
438. Обязательными видами ключевых слов (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников) при ведении автоматизированного НСА являются:
1) "тематика" - термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и так далее, отраженные в документах объекта описания;
2) "персоналии" - термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня, терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и так далее;
3) "география" - термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (наименования стран, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и так далее).
439. В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Ключевые слова вводятся в базу данных в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.
440. Выходными формами автоматизированного научно-справочного аппарата являются перечни архивных фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в автоматизированном научно-справочном аппарате государственного (специального государственного) архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, архивные описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
441. Для каждого уровня описаний в базе данных автоматизированного научно-справочного аппарата создаются рубрикаторы (систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА).
Для уровня архивного фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по архивным фондам государственного (специального государственного) архива, является схема систематизации архивных фондов в путеводителе.
Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни архивных фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.
442. Для каждого уровня описания в базах данных научно-справочного аппарата государственного (специального государственного) архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных наименований объекта описания, полных и сокращенных переименований архивного фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.
443. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах:
1) база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса;
2) текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.
444. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в государственном (специальном государственном) архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных - наименование базы данных, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на системы управления базами данных или язык программирования, использованных для создания базы данных.

Порядок предоставления доступа пользователей
к архивным документам

445. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.
446. Архив предоставляет пользователю открытые документы Национального архивного фонда и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
447. К архивным документам ограниченного доступа относятся:
1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.
Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
К архивным документам ограниченного доступа также относятся подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и документы Национального архивного фонда, признанные в соответствии с пунктами 182-183 настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
448. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
449. Основные формы использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей):
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и другое) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.
450. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:
1) архивная справка - документ архива, составленный на бланке письма архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке письма архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
6) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
7) тематический обзор архивных документов.
451. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:
1) на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
2) на запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);
3) на запросы социально-правового характера. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, о несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, о реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, об актах гражданского состояния.

Порядок исполнения запросов пользователей

452. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Запрос должен быть подписан заявителем либо заверен электронной цифровой подписью.
453. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
454. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
455. Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
456. Тематический запрос государственного органа, местного исполнительного органа, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
457. Выявление документов по тематическим запросам граждан и организаций, архивами, как правило, не проводится. Гражданам и организациям сообщаются сведения о местонахождении фондов, содержащих документы по интересующим их вопросам, и разъясняется порядок ознакомления с документами. Исполнение данных запросов может проводиться в порядке оказания платных услуг в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
458. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.
При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.
459. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно, в сроки установленные законодательством Республики Казахстан.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Порядок оформления архивных справок,
архивных выписок и архивных копий

460. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "АРХИВНАЯ СПРАВКА", "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".
461. Текст в архивной справке согласно приложения 57 к настоящим Правилам дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
462. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
463. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, выявленные по документам одного архива могут включаться в одну архивную справку.
464. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
465. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
466. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью архива.
467. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Республики Казахстан, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется гербовой печатью архива. В случае неполноты представляемых в ней сведений составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью архива.
468. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиль".
Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Республика Казахстан заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
469. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются по возможности рекомендации, куда необходимо обратиться. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью архива.
470. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную гербовой печатью архива.
471. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и так далее.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью архива.
472. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.
Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.
473. Архивная справка согласно приложения 57 к настоящим Правилам, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и тому подобное) направляются архивом в уполномоченный орган или в соответствующий местный исполнительный орган в установленном порядке.
474. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Порядок возвращения подлинников архивных документов

475. По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива реабилитированные лица и их наследники могут получить подлинники сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения).
По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива физические лица могут получить сохранившиеся в архиве подлинники собственных трудовых книжек, билетов членов Коммунистической партии Советского Союза.
476. С изымаемых архивных документов делаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.
477. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

Порядок обслуживания пользователей в читальном зале

478. Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.
479. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Республики Казахстан, утверждаемыми уполномоченным органом. Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
480. В случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
481. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.
Не производится копирование документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.
482. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются нормативными правовыми актами Республики Казахстан и (или) руководством архива.
483. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.
484. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.
Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

Порядок подготовки выставок и публикаций архивных документов

485. Инициативное информирование организаций и граждан осуществляется путем направления им соответствующей информации в виде письма, перечня, обзора и так далее.
486. Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.
Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.
Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.
487. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется правилами издания документов Национального архивного фонда и другими научно-методическими документами уполномоченного органа.
Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или другие) публикаций архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.
488. Формы публикации архивных документов:
1) печатная: серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в средствах массовой информации;
2) публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;
3) электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.
489. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и тому подобное.
490. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом уполномоченного органа или архива, обладающим правом рекомендовать ее к изданию.
Рукопись считается подготовленной, если в соответствии с установленными требованиями доработана по замечаниям рецензентов и итогам обсуждения и утверждена в печать. Рукописи межархивных изданий представляются редколлегией уполномоченному органу на рассмотрение и утверждение к изданию.
С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива).
491. Архив осуществляет учет использования архивных документов на бумажном носителе или в электронной форме.

Приложение 1
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве

Утверждена
Протоколом ЭПК
__________________________________
(наименование местного
__________________________________
исполнительного органа, архива)
от ___________ № ______________
(Дата)

Фонд № __________________
ОПИСЬ № ________________
дел постоянного хранения ____________________________________________
(наименование организации)
за ____________________ год

№ пп	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В опись внесено
_____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________________________
________ дел с № ______________ по № ________________________________

Наименование
должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Дата

_________________________

К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 2
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма годового раздела описи дел
постоянного хранения организации

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ______________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
____________________________ Подпись Расшифровка
исполнительного органа, архива) подписи
от __________ № __________ Дата

Фонд № _________________
ОПИСЬ № ________________
дел постоянного
хранения __________________________________________________________
(наименование организации)
за ____________________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено
_______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)

с № ____________________________ по № ___________________________, в
том числе:
литерные номера:
_____________________________________________________________________
пропущенные номера:
_____________________________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) ______________
(наименование
__________________________________
организации)
от ______________ № ______________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 3
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи видеодокументов

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
			Оригинал	Копия
8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. уч.
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № ______________________ по № ______________________, в том числе:
литерные номера: ______________ пропущенные номера: _________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование организации)
от ______________ № ______________

Приложение 4
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи кинодокументов

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Приме- чания
Негатив	Дубль- негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промеж- точный позитив	Пози- тив	Устано- вочные ролики и цветовые паспорта
8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. уч.
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _________________________,
в том числе: литерные номера: _______________________________
пропущенные номера: _________________________________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование организации)
от ______________ № ______________

Приложение 5
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер единицы учета пп	Номер стороны (единицы хранения)	Индекс, производст- венный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата изготовления
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение

Место изготов- ления	Порядковый номер, диаметр, материал грамори- гинала	Время звучания	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
			Грам- оригинал	Грам- плас- тинка
9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. уч.
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
в том числе: литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ___________________________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование
_____________________________________________
организации)
от ______________ № ______________
__________________________________
Номер ед. хр. фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 - 1,
1 - 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

Приложение 6
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи фонодокументов магнитной записи

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер единицы учета пп	Номер единицы хранения	Индекс, производст- венный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение

Место записи, перезаписи	Скорость звучания	Время звучания	Тип и формат магнитной ленты	Количество единиц хранения/ метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
				Ори- гинал	Копия
9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. уч.
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
в том числе: литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ___________________________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование
_____________________________________________
организации)
от ______________ № ______________

Приложение 7
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи фотоальбомов

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фото- отпечатков	Место съемки	Количество фото- отпечатков	Состав текстовой сопроводи- тельной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
__________________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
в том числе: литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ___________________________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование
_____________________________________________
организации)
от ______________ № ______________

Приложение 8
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи фотодокументов

Утверждена Утверждаю
Протоколом ЭПК ____________________ Наименование должности
(наименование местного руководителя организации
___________________________________ Подпись Расшифровка подписи
исполнительного органа, архива) Дата
от ______________ № ______________

ОПИСЬ № _________________
______________________________________
(название описи)
________________________________ год (ы)

Номер ед. уч, ед. хр. пп	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
1	2	3	4	5	6

продолжение

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
Негатив	Дубль- негатив	Позитив	Фото- отпечаток	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено _______________________________ ед. уч.
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
в том числе: литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ___________________________________
и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _________________________
(наименование
_____________________________________________
организации)
от ______________ № ______________

__________________________________
В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

Приложение 9
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма годового раздела описи электронных
документов постоянного хранения организации

____________________________________________
(название архива)

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
Расшифровка подписи
Дата

Фонд № __________________ _________________________
ОПИСЬ № _____
_________________________
(наименование организации)
за ____________________ год

№ ед. учета	№ ед. хр.	Заголовок ед. учета	Крайние даты ед. учета	Формат электронных документов	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи включено ___________________________ ед. учета
__________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
Всего в опись включено _______________________________ ед. учета
(цифрами и прописью)
__________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) Протоколом ЭПК
_____________________ ________________________
(наименование (наименование местного
______________________ _______________________
организации) исполнительного органа,
архива)
от __________ № ______________ от ________ № __________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 10
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма годового раздела описи дел по личному составу

Утверждаю
________________________
(наименование должности
руководителя организации)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата

Фонд № _________________
ОПИСЬ № _________
_________________________
дел по личному составу ________________________
(наименование организации)
за ____________________ год

Название раздела
№ пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________________ по № ____________________,
в том числе:
литерные номера:
_______________________________________________________
пропущенные номера:
_______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована Согласована
Протоколом ЦЭК (ЭК) _____________________ Протоколом ЭПК
(наименование
_________________________________________ _______________________
организации) (наименование местного
от ______________ № ______________ _______________________
исполнительного органа, архива)
от ______________ № ______________

Формат А4 (210х297)

Приложение 11
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

______________________
(название архива)

АКТ

Утвержден
___________ № ___________ приказом директора ___________
(название архива)
от ____________ 200_ г. № ___

О неисправимых повреждениях
документов

Фонд № ____________

Название фонда __________________________________________________________________
В фонде обнаружены _____________________________ единиц хранения,
признанные
неисправимо поврежденными

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок поврежденной ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ____________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом
_____________________________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Хранитель фондов
_____________________________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду ____________________
_____________________________________________________________________
Эксперты:
_____________________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей,
дата)

Согласован Согласован
протоколом ЭПК протоколом ЦЭПК
__________________________________
(название местного исполнительного уполномоченного органа
органа, архива)
от _______ 200_ г. № __ от _______ 200_ г. № __

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 12
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

_________________________________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор
(дата) __________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

К уничтожению отобраны: документы фонда № ___
(название фонда)
____________________________________________________________________
на основании:
____________________________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
____________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
____________________________________________________________________

№ пп	Названия групп документов	Крайние даты	Номера описей	Номера ед. хр. по описям	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого _______________________________ ед. хр. за __________ год (ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении __________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Документы сданы
_____________________________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _______________ № ______
(дата)
______________________________________________
(подпись хранителя фондов)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Согласован
протоколом ЭПК _______________________
(наименование местного
______________________________________
исполнительного органа, архива)
от ___________ № ______________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 13
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Утверждаю Утверждаю
____________________________________ Директор
(наименование должности руководителя ___________________________
____________________________________ (название архива)
организации-сдатчика) ___________________________
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать

АКТ

___________ № ___________
(дата)

Приема-передачи документов
на хранение

_____________________________________________________________________
(основание передачи)
_____________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________
_______________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
______________________________________________________________ принял
(название архива)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ пп	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата

Фонду присвоен № ____________________________________________

Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 14
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта приема на хранение документов личного происхождения

_____________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор
(дата) ____________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приема на хранение документов
личного происхождения

На основании решения ЭПК
(протокол от ___________________ № _______________)
и договора от ____________________________________

________________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы
_____________________________________________________________________
(общая характеристика документов)
_____________________________________________________________________
в количестве __________ ед.хр. (условных) _______ документов (листов)
по архивной сдаточной описи
Фонду присвоен № ________________

Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 15
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта возврата архивных документов собственнику

_______________________________________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор
(дата) ____________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Возврата архивных документов
собственнику

На основании решения ЭПК (протокол
от ___________________________ № ________)
по итогам описания архивных документов фонда №
_________________________________________
(название фонда)
____________________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные
документы:
____________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
____________________________________________________________________
собственнику)

Всего: ____________________ ед. хр. ____________________ документов (листов)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Документы получены
Подпись Расшифровка подписи собственника

Дата

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 16
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)

_______________________
(название архива)

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Название фонда ______________________ Фонд № ___________________
_____________________________________ Корпус ___________________
_____________________________________ Этаж (ярус) ______________
Архивохранилище __________
Помещение ________________

Опись № ___	Ед. хр. с № __ по № __	Стеллаж № ___	Шкаф № ___	Полка № ___	Примечания
1	2	3	4	5	6

(оборотная сторона)

1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х210) или А6 (148х105)

Приложение 17
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)

__________________________________________
(название архива)

КАРТОЧКА ПОСТЕЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

СТЕЛЛАЖ № _______________________ Корпус _____________________
Этаж (ярус) ________________
Архивохранилище ____________
Помещение __________________

Шкаф № ___	Полка № ___	Фонд № ___	Опись № ___	Ед. хр. с № ___ по № ___	Примечание
1	2	3	4	5	6

(оборотная сторона)

1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х210) или А6 (148х105)

Приложение 18
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов

______________________________________
(название архива)

ЛИСТ ПРОВЕРКИ № _______________

Наличия и состояния документов фонда № ____________________________
(название)
Проверку проводили __________________________________________________

Наличие документов
Номера описей	Кол-во ед. хр., числящихся по описи	Выявлены технические ошибки
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение

Наличие документов
Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера ед. хр., выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.)
9	10	11	12	13	14	15

продолжение

Состояние документов
Номера ед. хр., требующих:					Номера ед. хр., неисправимо поврежденных			Примечание
дез- инфекции	дез- инсекции	рестав- рации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
16	17	18	19	20	21	22	23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
_____________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)

Наименование должностей работников Подписи Расшифровка подписей
Дата

______________________________
При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Приложение 19
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

___________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор __________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Проверки наличия и состояния
архивных документов

Фонд № ____________
Название фонда
_______________________________________________________
№№ описей
___________________________________________________________________

Проверка проводилась с _________________________ по
________________________
Проверкой установлено:

1. Числится по описям _________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи ________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _______________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи ________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ____________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________ ед. хр.
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки _________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ______________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________ ед. хр.
(количество)
ж) ___________________________________________________________
з) ___________________________________________________________
и) ___________________________________________________________
к) ___________________________________________________________
л) ___________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи ___________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),
имеющихся в наличии ________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Проверку производили:

Наименование
должностей
работников Подписи Расшифровки подписей

Согласовано

Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 20
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

_________________________________________________________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор _________________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

О технических ошибках в
учетных документах

Фонд № ____________
Название фонда
____________________________________________________________

В ходе выполнения _______________________________ обнаружены
технические ошибки в записях:

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ________
ед. хр. (цифрами и прописью)

Примечания:
___________________________________________________________________ Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приложение 21
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта об обнаружении архивных документов

___________________________________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор ___________________
(дата) ____________________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Об обнаружении архивных
документов

В ходе
_______________________________________________________________ было
(вид работы)
обнаружено
_______________________________________________________________
(в фонде, хранилище,
_______________________________________________________________
рабочем помещении)

№ пп	Заголовок ед. хр.	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	К какому фонду относится (новый шифр)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено ___________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 22
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(лицевая сторона)

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________

В архивохранилище ___________________ _______________________________
(название архивохранилища)
Название фонда ______________________________________________________
Дата необнаружения документа ________________________________________

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)

(оборотная сторона)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

Приложение 23
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета архивных документов
на бумажной основе с повреждениями носителя

___________________________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА
БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ

Фонд № ____________ Опись № ________________ Дело № _________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам
национального достояния РК или особо ценным)

Объем, крайние даты документов ______________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения носителя	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (297х210 мм) или (210х148 мм)

Приложение 24
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета архивных документов
на бумажной основе с повреждениями текста

__________________________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ ТЕКСТА

Фонд № ____________ Опись № ________________ Дело № _________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам
национального достояния РК или особо ценным)

Объем, крайние даты документов ______________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения текста	Номера поврежденных листов дела	Общее кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (297х210 мм) или (210х148 мм)

Приложение 25
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета технического состояния видеодокумента

(лицевая сторона)

____________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА
технического состояния видеодокумента
___________________________________________
(номер единицы хранения)

Заголовок видеодокумента
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Дата записи _____________________ Формат записи ___________________
Дата перезаписи _________________ Вариант _________________________
Название организации, в которой Производственный номер __________
произведена запись _______________ Автор ___________________________
Всего рулонов ____________________ Режиссер ________________________
Рулон № _________________________ Цветность _______________________
Тип ленты _______________________ Общий хронометраж _______________
Хронометраж рулона ______________

(оборотная сторона)

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА

Результаты проверок
1. Состояние магнитного носителя
2. Уровень видеосигнала
3. Уровень звукового сигнала
4. Наличие выпадения строк
5. Состояние механизма видеокассеты
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента
Наименование Подпись Расшифровка должности подписи работника
Дата проверки

Формат А4 (210х297)

Приложение 26
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета технического состояния кинодокумента

_________________________________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА
ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
КИНОДОКУМЕНТА ________________________________________
(номер единицы хранения)

Производственный номер
____________________________________________________________________

Название
____________________________________________________________________

Часть № ___________________________, метраж ________________________
____________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или
черно-белый,
____________________________________________________________________
звуковой или немой)
вид основы
____________________________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки
____________________________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с
____________________________________________________________________
(негатива, контратипа и др., когда)
проверен
____________________________________________________________________
(наименование вида работ)

Результаты проверки следующие:

Таблица 1

Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки	Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки
1	2	3	4	5	6	7	8

______________________
Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Таблица 2

ПЛОТНОСТИ

Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	Плотности			Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	Плотности
		Ж	П	Г			Ж	П	Г
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приложение 27
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета технического состояния фонодокумента

(лицевая сторона)

_____________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
ФОНОДОКУМЕНТА _________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фонодокумента
___________________________________________________________________
(граммофонный оригинал, грампластинка, запись на магнитной ленте и
др.)
Производственный номер ____________________________________________
Элемент комплекта
___________________________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи _______________________________________________________
Дата перезаписи ___________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись ________________
___________________________________________________________________
Носитель записи ________________________________
Скорость записи ________________________________
Время звучания _________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________
___________________________________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

(оборотная сторона)

Дата проверки	Характеристика качества звучания	Характеристика физико-механического состояния носителя записи	Заключение о необходимости реставрационно- рофилактической обработки	Вид реставрационно- профилактической обработки	Подпись
1	2	3	4	5	6

Приложение 28
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

(лицевая сторона)

_____________________
(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
ФОТОДОКУМЕНТА __________________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фотодокумента
__________________________________________________________________
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый,
цветной)

Производственный номер
__________________________________________________________________
Дата съемки ________________________________
Фотографическое качество
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Техническое состояние фотослоя_______________________________________________________

Техническое состояние основы
_______________________________________________________________

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки
___________________________________________________________________

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

(оборотная сторона)

Вид реставрационно-профилактической обработки
____________________________________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Результаты реставрационно-профилактической обработки _______________
____________________________________________________________________

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приложение 29
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны

____________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор ______________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

О необнаружении
документов, пути розыска
которых исчерпаны

Фонд № ____________

В результате _____________________________________ установлено
отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые
архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с
чем считаем возможным снять с учета:

№ пп	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого _____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими делами:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Заведующий отделом Подпись Расшифровка
подписи

Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка
подписи

Главный хранитель Подпись Расшифровка
подписи

_______ __________________
(№ и дата разрешения уполномоченного органа и соответствующего
местного исполнительного органа на снятие с учета необнаруженных
документов, пути розыска которых исчерпаны)
_____________________________________________
(№ и дата приказа директора архива о снятии
с учета необнаруженных архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 30
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано __________________ лист (ов), в т. ч.:
(цифрами и прописью)
литерные №№ листов _______________________________________
пропущенные №№ листов ____________________________________
пронумерованные чистые листы _____________________________
+ листов внутренней описи ________________________________

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№№ листов
1	2

Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ____________ подписи
(личная подпись)
Дата

Формат А4 (210Х297)

Примечания:
1. лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации
2. лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела
3. в листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела
4. в листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы)
2) печати и их оттиски
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры
4) фотодокументы
5) рисунки, гравюры и акварели
6) крупноформатные документы
7) склеенные листы, повреждения документов
8) листы с наклеенными фотографиями, документами
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов)
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц)
5. если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1
6. если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество
7. если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет
8. все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт
9. лист-заверитель не нумеруется

Приложение 31
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма карты-заместителя

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР. В Ы Д А Н О
Номер фонда	Номер описи	Номер ед. хр.	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Формат А4 (210Х297)

Приложение 32
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма листа использования документов

__________________
(название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ______________ Опись № _______________ Дело № _______________

Заголовок дела
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Формат А4 (210Х297)

Приложение 33
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Титульный лист книги выдачи архивных документов,
копий фонда пользования из хранилища

________________________
(название архива)

КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА

Начата ______________
Окончена ____________

____________________________________________________________________
(разворот книги)
_____________________________________________________________________

№ пп	Дата выдачи	Фонд № ___	Опись № ___	Ед. хр. № ___	Кому выдано	Расписка в получении	Расписка в возвращении, дата	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Формат А4 (210Х297)

Приложение 34
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, описей дел, документов

(лицевая сторона)

_______________________
(название архива)

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА
ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

Разрешаю выдачу документов
Наименование должности
Подпись Расшифровка подписи
Дата

_____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
_____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного
подразделения)
_____________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)

Фонд № ___	Опись № ___	Ед. хр. № ___	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Расписка пользователя в получении дата	Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

(оборотная сторона)

1	2	3	4	5	6	7

_______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
Дата

Формат А5 (148х210)

Приложение 35
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование

_____________________
(название архива)
_________________________________________
(почтовый индекс, адрес)

АКТ

___________________ № __________________
(дата)

О выдаче архивных документов
во временное пользование
_________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________
(почтовый индекс, адрес, телефон)
Основание
_____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются
документы ___________________________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда
_____________________________________________________________________
(название, номер)

Опись № ___	Ед. хр. № ___	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Примечание
1	2	3	4	5

Всего выдается _________ (____________) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во
временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования
другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из
выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения выданных документов

Документы сдал

Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи
Печать архива
Дата

Документы принял

Наименование
должности работника
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Дата

Руководитель
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Печать организации-получателя
Дата

____________________________________________________________________
Документы сдал

Наименование
должности работника организации Подпись Расшифровка подписи
Дата

Руководитель
организации Подпись Расшифровка подписи
Печать организации-получателя
Дата

Документы принял
Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи
Печать архива

Приложение 36
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма книги учета поступлений документов

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

№ п.п	Дата поступ- ления	Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы доку- ментов	Кол-во ед. хр. или неопи- санных доку- ментов (листов)	Краткая характе- ристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	При- ме- ча- ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за _____ год ____________________________ ед. хр.
(документов, листов) (цифрами и прописью)

в том числе: _________________________________________

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
____________________

В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Формат А3 (420х297)

Приложение 37
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма списка фондов

СПИСОК ФОНДОВ

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01... г. ________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило за ... г. __________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
выбыло за ... г. ____________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 38
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма листа фонда

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
1	2

Дата первого поступления фонда	МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)	№ фонда
		Прежний № фонда
1	2	3

Учет неописанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ		ВЫБЫТИЕ		Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов)
	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед. хр. (документов, листов)	Наименование, №, дата документа	Кол-во ед. хр. (документов, листов)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ				ВЫБЫТИЕ			Наличие (остаток) ед. хр.
	№ описи	год	название описи или аннотация (краткая характе- ристика документов)	кол-во ед. хр.	№ описи	наименование, №, дата документа	кол-во ед. хр.
								по данной описи	по фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Формат А4 (210х297)

Приложение 39
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма листа учета аудиовизуальных (кинофотовидео) документов

ЛИСТ УЧЕТА ________________________________________________________
(наименование вида кинофотовидеодокументов)

Дата записи	Поступление				Выбытие
	Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество		Номер описи	Наименование, номер, дата документа
			единиц учета	единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Выбытие		Наличие (остаток)
Количество		Количество
единиц учета	единиц хранения	По данной описи		По виду в целом
		единиц учета	единиц хранения	описей	единиц учета	единиц хранения
8	9	10	11	12	13	14

Формат А4 (297х210)

Приложение 40
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма листа учета фонодокументов

ЛИСТ УЧЕТА _______________________________________
(наименование вида фонодокументов)

Дата записи	Поступление					Выбытие
	Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество			Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество
			единиц учета	единиц хранения				единиц учета
				оригиналов	копий
1	2	3	4	5	6	7	8	9

продолжение

Выбытие		Наличие (остаток)
Количество		Количество
единиц хранения		По данной описи			По виду в целом
оригиналов	копий	единиц учета	единиц хранения				единиц хранения
			оригиналов	копий	описей	единиц учета	оригиналов	копий
10	11	12	13	14	15	16	17	18

Формат А4 (297х210)

Приложение 41
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма реестра описей дел, документов

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

№ пп	Номер фонда	Номер и название описи	Количество ед. хр.		Крайние даты	Кол-во экз.	Примечания
			всего	в т.ч. по л.с.
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого на 01.01. ... г. ________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в _____ г.
_____________________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ г. ___________________________________________ описей
(цифрами и прописью)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 42
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

№ пп	Дата записи	Фонд № ___	Опись № ___	Дело № ___	Заголовок дела
1	2	3	4	5	6

продолжение

Описание оформления дела, предмета	Материал	Размер (вес)	Физическая сохранность	Подпись	Примечания
7	8	9	10	11	12

Итого _________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (297х210)

Приложение 43
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА,
ОТНЕСЕННОГО К ОБЪКТАМ НАЦИОНАЛЬНОГО ДОСТОЯНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Регистрационный номер ______________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр __________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа _____________________________________
Самоназвание документа _____________________________________________
Вид документа ______________________________________________________
Автор документа ____________________________________________________
Дата (время создания) документа ____________________________________
Век ________________________________________________________________
Ориентировочная дата _______________________________________________
Язык документа _____________________________________________________
Аннотация __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Историческая справка _______________________________________________
____________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________
____________________________________________________________________
Палеографические особенности _______________________________________
____________________________________________________________________
Печати _____________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ____________________
Собственность ______________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель ______________________________________________
Размеры ____________________________________________________________
Объем ______________________________________________________________
Физическое состояние _______________________________________________
Сведения о реставрации _____________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ___________________________________________
Адрес места хранения документа _____________________________________
Архивный шифр: фонд № ____, оп. № ___, ед. хр. № ___, ед. уч. № ____,
лл.___
4. Служебная информация
Кем представлен документ: __________________________________________
Протокол ЭПК от ______________________ года № ______________________
Протокол ЦЭПК от ________________ года № ___________________________
В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист
учета и описания документа может заполняться на двух и более листах.

Приложение 44
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы

Список фондов, содержащих
особо ценные документы

№ пп	Номер фонда	Название фонда	Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01.... г. ________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 45
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи особо ценных дел

Утверждаю
Директор _____________________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

№ пп	Номер описи	Номер дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Номер ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого по описи _______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
________________________________________________ из них скопировано

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласована
Протоколом ЭПК ____________________
(название архивного
___________________________________
органа, архива)
от _______________ № ______________

_____________
* К описи составляется титульный лист в установленном порядке.
** Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение 46
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма перечня номеров особо ценных дел (номерника)

Утверждаю
Директор _____________________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

№пп	Номер описи	Номера дел	Номера ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5

Итого по перечню (номернику) ___________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них скопировано __________________________________________________

Наименование должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласован
Протоколом ЭПК ________________
(название архивного органа, архива)
от _______________ № __________

_________________
* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение 47
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма реестра описей особо ценных дел, документов

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

№ пп	Номер фонда	Номер описи (номерника)	Количество ед. хр.	Количество экземпляров	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого на 01.01. ... г. ____________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в _____ г. ____________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ г. _______________________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 48
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма книги учета поступлений страхового фонда
и фонда пользования на микрофишах

КНИГА УЧЕТА
ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ НА МИКРОФИШАХ

Номер поступления	Дата поступления	Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей
1	2	3	4	5	6

продолжение таблицы

Количество дел, включенных в заказ	Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда	Фонд пользования		Примечания
		количество позитивов	количество диазокопий
7	8	9	10	11

Всего поступило за _____ год _________________ ед. уч. (отснятых дел)
(цифрами и прописью)
_____________________________ ед. хр. (микрофиш) страхового фонда
(цифрами и прописью)

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

________________
Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Формат А4 (297х210)

Приложение 49
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма книги учета поступлений страхового фонда
и фонда пользования на рулонной пленке

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

Номера ед. хр. страхового фонда	Дата поступления	Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей
1	2	3	4	5	6

продолжение

Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда	Страховой фонд (количество рулонов)	Фонд пользования Количество			Примечания
		рулонов мкф 3-го поколения	рулонов мкф 2-го поколения	экземпляров
7	8	9	10	11	12

Всего поступило за _______ год _____________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
на _____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

__________
Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично

Формат А4 (297х210)

Приложение 50
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи страхового фонда на микрофишах

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА МИКРОФИШАХ

№ пп (номер ед. хр.)	Номер поступления в книге учета поступлений	Номер описи	Номер дела	Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда	Количество кадров в ед. уч. страхового фонда	Дата копирования	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого по описи ______________________________ ед. уч. (отснятых дел),
(цифрами и прописью)
_________________________________________ ед. хр. (микрофиш)
(цифрами и прописью)

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

________________
Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по
каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов
фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество
единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

Формат А4 (210х297)

Приложение 51
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма описи страхового фонда на рулонной пленке

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

№ пп (номер ед. хр)	Дата копирования	Коли- чество кадров в ед. хр. страхового фонда	Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда	Сведения о делах, входящих в ед. хр. страхового фонда				Примечания
				Номера фондов	Номера описей	Номера дел	Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи _____________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
страхового фонда на ____________________________________________ дел
(цифрами и прописью)

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

__________________
Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично

Формат А4 (210х297)

Приложение 52
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела

№ пп	Делопроизводственный индекс	Дата	Заголовок документа	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________ лл.
(цифрами и прописью)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 53
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
архивных документов

_____________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор __________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Об изъятии подлинных единиц
хранения, архивных документов

В результате
____________________________________________________________________
на основании
____________________________________________________________________
изъято из фонда №
____________________________________________________________________
(название фонда)
и передано ___________________________________ (расписка прилагается)
(Ф.И.О. лица)

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Номера изъятых лл.	Название изъятого документа
1	2	3	4	5

Итого изъято _______ ед. хр., архивных документов на _________ листах
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (не включены) их копии на _________ лл. (нужное подчеркнуть)
(цифрами и прописью)
Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи
Дата

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата

Главный хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 54
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о разделении, объединении дел,
включении в дело новых архивных документов

__________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор ______________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

О разделении, объединении дел,
включении в дело новых архивных
документов
(нужное подчеркнуть)

Фонд № ____________________
Название фонда _________________________________________________
В ходе _________________________________________________________
(указать вид работы)
________________________________________________________________
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых
архивных документов ____________________________________________

№ пп	Номер описи	Номер дела	Заголовок дела	Количество листов	Новые шифры дела	Новое количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на
____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210х297)

Приложение 55
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта описания архивных документов, переработки описей

__________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор ______________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Описания архивных документов,
переработки описей
(нужное подчеркнуть)

Фонд № ______________________________________________________________
(название фонда)
По состоянию на __________________ в фонде № _____________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось _________ описей, __________ ед. хр., _____ архивных
документов, ___________________ листов россыпи за _________ годы.

Для работы получено: по описи №
________________________________________ ед. хр.
неописанных __________ ед. хр., _____ архивных документов,
_______ листов.
В результате _______________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению _____________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- возвращено собственнику ____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в научно-справочную библиотеку __________________ ед. хр.
- передано в другие фонды архива ______________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в другие архивы ____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- объединено с другими ед. хр. ____________________________ ед. хр.
- сформировано из россыпи _________________________________ ед. хр.
- поступило из других фондов __________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- включена пересоставленная опись __________________________ ед. хр. Вновь
составлены описи № ___________________ на __________________ ед.хр.
___________________________________________________________________
По состоянию на ___________________________ в фонде № _____________
(дата завершения работы)
числится __________ описей, ____________ ед. хр. за ___________ годы.
Проведены следующие виды работ: ____________________________________
___________________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
___________________________________________________________________
Составлено для именного каталога __________________________ описаний
для систематического каталога _____________________________ описаний
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _________
____________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
____________________________________________________________________

Работу выполнили:

Наименование должностей
работников Подписи Расшифровка подписей

Работу принял:

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Описания для БД/каталога принял:
(нужное подчеркнуть)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Документы фонда и справочный аппарат принял

Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Согласован
Протоколом ЭПК _________________________
(наименование архивного
___________________________________
органа, архива)
от ______________ № ______________

Формат А4 (210Х297)

Приложение 56
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма акта о рассекречивании документов

___________________
(название архива)

АКТ

Утверждаю
___________ № ___________ Директор __________________
(дата) (название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

О рассекречивании документов
фонда №

Комиссия ___________________________________________________________
(название комиссии)
протокол № __________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда № ___
____________________________________________________________________
(название фонда)

№ пп	Номер описи	Количество рассекреченных ед. хр.		Номера ед. хр., рассекреченных полностью	Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов	Примечания
		полностью	частично
1	2	3	4	5	6	7

Итого рассекречено _____________________________ ед. хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за _________________________________________________________________
(хронологические рамки документов)
______ ед. хр. (частично) за _______________________________________
(хронологические рамки документов)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение
_______________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
в ___________________________________________________________________
(хранилище)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире

Приложение 57
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда,
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами

Форма архивной справки

___________________
(название архива)
(почтовый индекс,
адрес, телефон, факс)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

_______________ № ______________ Адресат
(дата)
На № __________ от ______________

Основание:

Директор архива Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель Подпись Расшифровка подписи
Печать

Формат А4 (210 х 297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 Қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 15 сәуірдегі № 238 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 15.04.2015 № 238 қаулысымен.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануықағидалары бекітілсін.
2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі К. Мәсімов

Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2011 жылғы 26 желтоқсандағы
№ 1604 қаулысымен
бекітілген

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат
құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы
мен пайдалануы қағидалары

1. Жалпы ережелер

1. Осы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына сәйкес әзірленді.
2. Қағидалар Қазақстан Республикасының заңнамаларына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын тұрақты сақтауды, сондай-ақ таратылған ұйымдардан қабылданған басқа мұрағаттық құжаттарды уақытша сақтауды жүзеге асыратын мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарға (бұдан әрі – мұрағаттар) қолданылады.
3. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарына құндылық сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке тіркелген және тұрақты сақтауға жатқызылатын мұрағаттық құжаттар жатады. Басқа мұрағаттық құжаттарға жеке құрам бойынша құжаттар, сонымен қатар белгіленген сақтау мерзімі аяқталмаған құжаттар кіреді.
4. Мемлекеттік мұражайлар және кітапханалар құқықтық мәртебесі мен қызметінің ерекшелігін есепке ала отырып, осы Қағидаларды басшылыққа алады.

2. Мұрағатты толықтыру

Мұрағатты толықтыру көздерінің тізімін құрастыру тәртібі

5. Мұрағатты Ұлттық мұрағат қорының және жеке құрам бойынша құжаттармен толықтыру бейініне сәйкес мұрағатты толықтыру жолымен іске асырылады және оған төмендегілер кіреді:
1) мұрағатты толықтыру көздерін анықтау;
2) мұрағатқа қабылданатын мұрағаттық құжаттардың құрамын анықтау;
3) мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қабылдау-тапсыру.
6. Қызметі барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары түзілетін ұйымдар мен жеке тұлғалар мұрағат қорын толтырудың бірден-бір көзі болып табылады.
Мемлекеттік органдар мен жергілікті мемлекеттік басқару органдары мұрағаттық қорды толықтыру көздері тізіміне кіреді.
Мемлекеттік емес ұйымдар, сондай-ақ жеке тұлғалар мұрағатты толықтыру көздері тізіміне шарт негізінде кіреді.
7. Республикалық немесе коммуналдық меншікке жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар толықтыру көздерінің тізіміне олардың бұдан бұрын толықтыру көздері – мемлекеттік ұйымдар болған мұрағаттар ғана енгізіледі.
8. Мұрағатты толықтыру көздеріне жатқызу мынадай белгілер негізінде жүргізіледі:
1) ұйымдар үшін:
ұйымның ерекше рөлін және оның басқару жүйесіндегі тұрпаттылығын (ұқсас функцияларды орындайтын ұйымдар тобы үшін іріктеп қабылдау нысаны қолданылады) есепке алғанда ұйымның функционалдық-мақсаттық бағыты;
басқа ұйымдардың мұрағаттық қорларында ұйым қызметі туралы ақпараттың толық көрініс табуы;
2) азаматтар үшін:
азаматтың ғылым, мәдениет және қызметтің басқа салаларының дамуына қосқан үлесі;
қоғам өміріндегі айтулы оқиғаларды көзімен көрген, оған қатысушы ретінде алатын орны;
азаматтың туысқандық, достық, шығармашылық байланысы, жұмыс орны, лауазымы;
оның мұрағаттық құжаттарының дәуір үшін тұрпаттылығы («қатардағы» азаматтардың құжаттары );
азаматтың жинаған мұрағаттық құжаттарының құрамы мен мазмұны.
9. Толықтыру көздерінің тізімі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілері, осы Қағидалардың 6-8-тармақтарының нормалары негізінде, сондай-ақ мұрағаттар мен құжаттама басқармасының уәкілетті органының (бұдан әрі – уәкілетті орган) ұсынымы негізінде мұрағатта жасалады.
10. Мұрағат уәкілетті орган белгілеген нысан бойынша толықтыру көздері – ұйымдар тізімін жүргізеді.
Толықтыру көздері – азаматтар тізімі (мұрағаттық құжаттардың иесі немесе иеленушісі) арнайы қабылданған нысан бойынша міндетті түрде тегі, аты, әкесінің аты, тұрғылықты мекенжайы көрсетіліп, олардың мұрағаттық құжаттарын мұрағатқа тапсыру мүмкіндігі заңды негізде жүргізіледі.
11. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттарын толықтыру көздері тізімі мұрағаттың сараптама-тексеру комиссиясының (бұдан әрі – CТК) қарауынан өткен соң уәкілетті органның Орталық сараптама-тексеру комиссиясына (бұдан әрі – ОСТК) бекітуге ұсынылады.
12. Облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары облыс (қала) бойынша толықтыру көздерінің жинақ тізімін жасап, оларды жергілікті атқарушы органның СТК-ның қарауына ұсынады, ол өз кезегінде облыс (қала) әкімі аппаратының келісімімен оны ОСТК-ның бекітуіне жолдайды.
13. Арнайы мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көзінің тізімін ОСТК-ның келісімі бойынша құрылған тиісті мұрағаты бар мемлекеттік орган бекітеді.
14. Мұрағат әлеуетті толықтыру көздерінің тізімін жасайды. Оған Ұлттық мұрағат қорының құжаттары түзілетін, алайда ынтымақтастық туралы шарт қандай да бір себептермен жасалмаған мемлекеттік емес ұйымдар енгізіледі.
15. Ұйымдар мен азаматтарды мұрағатты толықтыру көзі тізіміне енгізу немесе тізімнен шығару, сондай-ақ мұрағаттық құжаттарды қорға қабылдау нысаны туралы анықтамалар, сараптама қорытындылары мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның қарауына ұсынылады.
Ұйымды мұрағатты толықтыру көзі тізіміне (тізімнен) қосу (алып тастау) туралы шешім ұйым басшысының қаперіне жеткізіледі.
16. Мұрағатты толықтыру көздері тізімін айқындау жұмыстары тұрақты жүргізіліп отырады. Өзгерістер мен толықтырулар мынадай жағдайларда енгізіледі:
1) ұйым құрылған, қайта құрылған немесе жойылған жағдайда;
2) мемлекеттік емес ұйымдар және азаматтар мұрағатпен ынтымақтастықтан бас тартқан жағдайда (шартты бұзу);
3) ОСТК-ның шешімімен ұйымды басқа мұрағаттың толықтыру көзі тізіміне берген жағдайда.
Егер ұйымның қызметі барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары қордаланбаса, онда ол мұрағат қорын толықтыру көзі тізімінен алынып тасталады.
Мұрағатты толықтыру көзі тізімін қайта қарау және қайта бекіту тізімге түбегейлі өзгеріс енген жағдайда жүзеге асырылады, бірақ бес жылда бір реттен артық болмауға тиіс.
17. Әрбір мұрағатты толықтыру көзі – ұйымда оның құқықтық мәртебесін және қызметін сипаттайтын, сонымен қатар мұрағаттың жұмысы мен іс-жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру құжаттарын қамтитын бақылау ісі жүргізіледі.
Мұрағатта толықтыру көзі жұмыстарын есепке алу мақсатында есептік-анықтамалық картотекалар мен деректер базасы жасалады.

Құжаттардың құндылығын сараптауды жүргізу тәртібі

18. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу құжаттардың құндылығын сараптау өлшемінің кешенді белгілерін пайдалану негізінде жүзеге асырылады:
1) құжаттардың шығу тегі – жеке және заңды тұлғалардың қоғамдағы орны (толықтыру көздерінің ерекше рөлін немесе үлгілік сипатын есепке алғандағы функционалдық-мақсатты бағыты); құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, заттың) маңыздылығы; құжаттың пайда болған уақыты мен орны;
2) құжаттың мазмұны – құжаттағы ақпараттың мағынасы; ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы; құжаттың мақсатты бағыты; құжаттың түрі мен түр өзгешелігі;
3) құжаттың сыртқы ерекшеліктері – түпнұсқалығы; құжатта қарардың, бұрыштаманың, белгінің болуы; құжаттың сыртқы көрінісі, мазмұнын жеткізудегі нысаны, құжатты куәландыру және ресімдеу (көркемдік, палеографиялық, тілдік және басқа да ерекшеліктері); құжаттың физикалық жай-күйі.
19. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу кезінде төмендегідей қабылдау нысандары қолданылады:
1) толық. Бұл нысанда ұйымнан Ұлттық мұрағат қоры құрамына кіретін құжаттар кешені толық қабылданады;
2) түріне қарай іріктеу. Бұл нысанда мұрағатқа ұйымнан бір түрдегі (әр түрінен) Ұлттық мұрағат қорына кіретін құжаттардың жекелеген түрлері қабылданады.
Түріне қарай іріктеу нысаны егер белгілі бір ұйымның жоспарлық-есептік және ақпараттық-талдамалық құжаттары жоғары тұрған немесе басқа ұйым қорының құрамында сол мұрағатқа түскен жағдайда қолданылады. Одан басқа, қызмет барысында құжаттардың жекелеген құнды түрлері қордаланатын ұйымдар үшін түріне қарай іріктеу қолданылады;
3) топтық іріктеп қабылдау. Бұл нысанда бір түрдегі (әр түрінен) ұйым тобынан бір немесе бірнеше ұйымдардың толық құжаттар кешені мұрағатқа келіп түседі. Мұндай қабылдауды қызмет барысында біркелкі ақпараттан тұратын, құрамы ұқсас құжаттар жиынтығы түзілетін ұйымдарға қолдану тиімді. Бұл жағдайда біркелкі ұйымдар тобынан неғұрлым қызығарлық тарихымен, қызметінің ауқымдылығымен, орналасу орны немесе басқа да өзгешеліктерімен топтан ерекшеленіп тұратын ұйымдар іріктеліп алынады.
20. Құжаттардың құндылығын сараптауға байланысты және оларды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу (шығарып тастау), сондай-ақ құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызу туралы ғылыми-әдістемелік мәселелерді шешуді ОСТК жүзеге асырады.
Құжаттардың құндылығын сараптауды осы Қағидалардың 18-тармағында белгіленген өлшемдерге сәйкес мұрағаттық құжаттардың немесе меншік иесінің тікелей қатысуымен мұрағат жүзеге асырады. Бұл жұмысты атқару барысында мұрағат сақтау мерзімі көрсетілген тұрпаттық және ведомстволық (салалық) құжаттар тізбесін басшылыққа алады. Аталған тізбеге кірмейтін жекелеген құжаттардың сақтау мерзімі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.
Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі, құжаттары (немесе олардың жылдық бөліктері) бекітілгеннен кейін нақты құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу туралы шешімді Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасының Президенті мұрағатының, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттарының, арнайы мемлекеттік мұрағаттарының және жергілікті басқару органдарының СТК қабылдайды.
Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың), ауданның (қаланың) мұрағаты осы Қағидалардың 1-9-қосымшаларына сәйкес толықтыру көздерінің қызметі барысында пайда болған тұрақты сақталатын істердің тізімдемелерін, құжаттарды (немесе олардың жылдық бөліктерін) қарап шығады және оны жергілікті басқару органының СТК бекітуіне дайындайды.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар мұндай тізімдемелерді өздері бекітеді.
Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың), ауданның мұрағаты жеке құрам бойынша істер тізімдемесін осы Қағидалардың 10-қосымшасына сәйкес, түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы актілерді осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес, бар болған жағдайда сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес жергілікті атқарушы органның СТК-ның келісуіне дайындайды.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар аталған құжаттарды келісуді өздері жүргізеді.
21. Мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау:
1) мұрағаттық құжаттардың уақытша сақтау мерзімі аяқталған жағдайда, соның ішінде жойылған ұйымдардан келіп түскен жеке құрам бойынша құжаттарға;
2) ерекше жағдайларда мұрағатқа реттелмеген құжаттар келіп түскенде;
3) егер мұрағат қорында (мұрағат қорларында) сақтауға келмейтін (құндылығы жоқ, телнұсқа немесе көшірме құжаттар, басқа құжаттардағы ақпараты қайталанатын құжаттар және тағы сондай) құжаттар болған жағдайда жүргізіледі. Мұндай жағдайда жұмыс кешенді түрде, яғни жоғары тұрған органның мұрағаттық қорларынан және ведомствоға қарасты ұйымдардың, қызметтері белгілі бір аймақпен байланысты біртекті ұйымдардың мұрағаттық қорлары бойынша жүргізіледі. Сонымен бірге құжаттарды мемлекеттік сақтауда қандай мұрағатта қалдыру керек екендігі белгіленеді.
Ауқымды, қиын және бірнеше біртекті құжаттар қорымен жұмыс істеу үшін жұмыс нұсқаулығы және тұрақты сақтауға жататын немесе жатпайтын құжаттардың үлгі тізімі жасалуы мүмкін. Тізбеде мемлекеттік сақтауда қалған құжаттар тобына құрамы мен мазмұны туралы және осы топқа жататын жойылатын құжаттар туралы түсінік беріледі;
4) мұрағаттық құжаттар қайтарымсыз шетелге шығарылған жағдайда жүргізіледі.
22. Мұрағаттық қорлар істерінің тізімдемелерін сипаттау және қайта жасау барысында құжаттардың құндылығын сараптауды:
1) істің атауын құрастыру барысында;
2) мұрағаттық істер тізімдемесіне сәйкес істердің тақырыбын жүйелеу барысында жүргізген орынды.
23. Қағаз негіздегі әрбір сақтау бірлігі парақтап қаралады; фотоқұжаттар қаралады; дыбыстық құжаттар тыңдалады; кино және бейне құжаттары да монтаж үстелінде немесе экранда қаралады және тыңдалады.
24. Ақпараты қайталанатын құжаттар мемлекеттік сақтауда қалатын құжаттармен салыстырылған соң жоюға бөлінеді. Сақтауда аса құнды құжаттардың түпнұсқасымен қоса телнұсқа даналары қалдырылады, сондай-ақ мәтінге бұрыштама қойылған, шешім шығарылған, белгі қойылған және түзетілген құжат нұсқалары да қалдырылады. Телнұсқалық құжаттардың құрамын олардың пайдаланылу қажеттілігіне байланысты мемлекеттік мұрағат айқындауы мүмкін.
25. 1917 жылды қоса алғанда оған дейінгі кезеңдегі қордаланған құжаттар жойылуға жатпайды. 1956 жылды қоса алғанда оған дейінгі кезеңде іс жүргізу барысында жеке тұлғалар істері мен өмірбаяндық сипаттағы құжаттар да жойылуға жатпайды. 1917 жылдан 1956 жылдар аралығында қордаланған құжаттарды жою тек уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.
26. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесінде сақтауға ретсіз күйде түскен құжаттарға мұрағат осы Қағидалардың 1-9-қосымшаларына сәйкес тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін, уақытша сақталатын (10 жылдан аса) істер тізімдемесін, осы Қағидалардың10-қосымшасына сәйкес жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін және осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады. Бұл жағдайларда ұйымдармен тізімдемелерді, актілерді келісу жүргізілмейді.
27. Егер тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылдан жоғары) құжаттар мұрағатқа реттелмеген күйде түскен болса, тізімдеме жасағанға дейін картоннан жасалған қатты мұқабаға немесе құжаттағы мәтіндегі уақыты, бұрыштамасы, шешімі және басқа да белгілері толық оқылатындай етіліп тігіледі. Істің мұқабасында қор құрушының атауы, құрылымдық бөлімшесі, істің нөмірі (индексі), істің тақырыбы, істің уақыты, (томы, бөлімі), істегі парақтар саны, істің сақтау мерзімі және істің мұрағаттық шифрі көрсетіледі.
Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын және аса құнды құжаттар үш клапанды және аузы байланатын папкаларда немесе картонды қаптамада (қораптарда немесе тубустарда) сақталады.
28. Жоюға жататын мұрағаттық құжаттар осы Қағидалардың 270-273-тармақтарына сәйкес есептен шығарылады және қайта өңдеуге (шикізат ретінде кәдеге жаратуға) жіберілуі мүмкін.

Мұрағаттық құжаттарды қабылдау, тапсыру тәртібі

29. Мұрағатты толықтыру көзі – ұйымдардан мемлекеттік меншіктегі Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мұрағат Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген ведомстволық сақтау мерзімі аяқталған соң қабылдап алады.
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ведомстволық сақтау мерзімі ерекше жағдайларда ұзартылуы мүмкін. Мерзімін ұзарту мынадай жағдайларда:
1) Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Орталық мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері үшін – осы мұрағаттардың СТК-ның шешімімен;
2) арнайы мемлекеттік мұрағатты толықтыру көздері үшін – осы мұрағаттың СТК-ның шешімімен;
3) басқа мұрағаттардың толықтыру көздері үшін – жергілікті атқарушы органдардың СТК-ның шешімімен жүзеге асырылады.
Мемлекеттік емес ұйымдарда Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын сақтау мерзімі мұрағат пен меншік иесінің немесе құжат иесінің арасында жасалған шартта көрсетіледі.
30. Толықтыру көздерінен Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қабылдауды, толықтыру көзінің келісімі бойынша мұрағат басшылығы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес мұрағат жүзеге асырады. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған мұрағат құжаттарын жоспардан тыс қабылдау толықтыру көзі таратылған жағдайда немесе мұрағаттық құжаттарды сақтауға қауіп төнген жағдайда жүзеге асырылады.
Толықтыру көзінің өтініші бойынша мұрағат бос орын болған жағдайда Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мерзімінен бұрын қабылдауы, сондай-ақ шарт негізінде басқа да мұрағаттық құжаттарды уақытша сақтауға алуы мүмкін.
31. Мұрағат құжаттары реттелген күйде ғылыми-анықтамалық аппаратымен және аса құнды құжаттар бар болған жағдайда олардың сақтандыру көшірмелерімен қабылданады.
Мұрағаттық құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың физикалық, санитариялық-гигиеналық, техникалық жай-күйіне тексеру жүргізіледі, сондай-ақ аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелері және есепке алу құжаттарының толымдылығы тексеріледі.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мұрағатқа осы Қағидалардың 2-9-қосымшаларына сәйкес СТК бекіткен істердің, құжаттардың тізімдемесі бойынша; жеке құрам бойынша құжаттар – осы Қағидалардың 10-қосымшасына сәйкес СТК келіскен істер, құжаттар тізімдемесі бойынша; мерзімі аяқталмаған уақытша сақталатын мұрағаттық құжаттар – тапсыру тізімдемесі бойынша қабылданады.
Істі қабылдау бір-бірлеп жүргізіледі; аса құнды істер парақтап тексеруден өткен соң қабылданады. Іс тізімдемесінің әрбір данасына мұрағаттық құжаттың мұрағатқа қабылданғаны туралы белгі қойылады. Құжаттардың іс тізімдемесінде көрсетілген сақтау бірлігі жоқ болған жағдайда жаңа қорытынды жазба жасалады. Жоқ болған сақтау бірлігінің нөмірі және жоқ болу себептері құжатты мұрағатқа тапсыру кезінде қабылдау-тапсыру актісінде және актіге қосымша анықтамада көрсетіледі. Толықтыру көздері мұрағат сақтауына түспеген құжаттарды іздестіру шараларын қабылдайды. Жоғалған түпнұсқалық мұрағаттық құжат оның көшірмелерімен ауыстырылады.
Мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау кезінде осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес екі данадан тұратын қабылдау-тапсыру актісі толтырылады. Бір данасы мұрағатта, екіншісі – толықтыру көзінде қалады. Мұрағаттық құжаттармен бірге мұрағатқа құжаттар, істер тізімдемесінің үш данасы қоса беріледі.
Толықтыру көздерінен бірінші рет мұрағаттық құжаттар қабылданған жағдайда ол туралы және оның қоры туралы тарихи анықтама қоса қабылданады, кейін атауында, атқаратын қызметінде, толықтыру көзі құрылымындағы (қор құрушы) өзгерістер туралы мәліметтермен толықтырылады.
Уақытша сақтау мерзімі бітпеген мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді және істің номенклатурасы бойынша жүргізіледі, егер ол болмаған жағдайда – ұйым жасайтын тапсыру тізімдемесімен қабылданады.
32. Азаматтардан құжаттарды сыйға беру, мұрагерлік бойынша, сатып алу-сату шарты бойынша, соттың шешімі бойынша мұрағатқа келіп түседі және Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізіледі.
Аталған құжаттарды мұрағатқа қабылдау мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның шешімі негізінде, тапсыру және бағалау тізімдемелерінің және сарапшының қорытындысын қарау нәтижесінде қабылданады және осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісімен рәсімделеді.
Аталған мұрағаттық құжаттарды мұрағаттың қабылдауы немесе сатып алу туралы теріс шешім болған жағдайда, сондай-ақ құндылығын сараптау нәтижесі бойынша олардың мұрағаттағы бір бөлігін кері қайтарған жағдайда, құжаттарды кері қайтару актісі осы Қағидалардың15-қосымшасына сәйкес екі данада дайындалады. Актінің бір данасы мұрағатта қалады, екінші данасы құжаттармен (олардың бөлігімен) бірге меншік иесіне немесе иемденушіге қайтарылады.
33. Дыбыс-бейнеқұжаттар сақтауға төмендегідей жиынтықпен қабылданады: киноқұжаттар (фильмдер, арнайы түсірілімдер) – көріністің негативі, дубль-негатив (контратип), фонограмманың негативі, фонограмманың магниттік түпнұсқасы, позитивтік көшірмесі, шудың және әуеннің магниттік фонограммасы, көріністің аралық позитиві, (лаванда) қондырғы ролигі және түрлі-түсті киноқұжаттардың төлқұжаты (арнайы жағдайларда толық емес жинақ қабылданады) эталондық көшірме; фотоқұжаттар – негатив, тексеру фототаңбасы немесе негатив болмаған жағдайда позитиві; фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар үшін – түпнұсқасы және көшірмесі.
Онымен қоса мәтіндік ілеспе құжаттама: киноқұжаттар үшін – монтаж парақтары, қысқаша мазмұны, аяқталған шығарманың рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйі туралы актілер, паспорттардың түрлі-түсті және жарық арқылы жазбалары; фотоқұжаттар үшін – қысқаша мазмұны; фоно және бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актісі түріндегі ілеспе құжаттама; кештердің, сөйленген сөздің мәтіні, үнтаспалардың каталогы, сөйлеушілер тізімі, концерттердің, рецензиялардың, мақалалар мен қабылданатын құжаттарға тікелей қатысы бар басқа да материалдардың бағдарламалары қабылданады.
34. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға мынадай топтар бойынша жасалған тізімдемемен қабылданады: ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалық-сметалық, патентті-лицензиялық, телеметрикалық, картографиялық, жерге қоныстандырушылық, орманға қоныстандырушылық және түрлі тасығыштағы өзге құжаттамалар.
35. Электронды құжаттар сақтауға оларды жаңғыртуға мүмкіндік беретін бағдарламалық құралдарымен және керекті ілеспе құжаттар жиынтығымен қоса қабылданады.
36. Қазіргі немесе өткен уақыттың оқиғаларын (сауалнамалар, фотосуреттер, естелік, сұхбат, әңгіме жазбалары және тағы сондай) бастамалық құжаттау нәтижесінде мұрағатта жасалған құжаттар Ұлттық мұрағат қорының құрамына кіреді және СТК-ның бекітуімен құжаттардың іс тізімдемесіне енгізіледі. Аталған құжаттарды тұрақты қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді.
37. Мұрағатты толықтыру көзінен құпия құжаттарды қабылдау Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.
38. Мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын таратылған ұйымдардан мұрағаттық құжаттарды қабылдау нормативтік құқықтық актілерге және осы Қағидалардың 31, 33-35, 37-тармақтарына сәйкес жүзеге асырылады.
Мұрағатты толықтыру көзі болып табылатын таратылған ұйымдардан қабылданған мұрағаттық құжаттар, белгіленген сақтау мерзімі аяқталған соң жоюға шығарылады. Тұрпаттық және салалық тізбеге сәйкес сақтау мерзімінде «СТК» белгісі бар мұрағаттық құжаттар құндылығына сараптама жүргізілгеннен кейін ғана жоюға жіберіледі.
39. Мұрағатты толықтыру көзі болып табылмайтын ұйым таратылғанда, құқықтық мұрагері болмаған жағдайда жеке құрам бойынша құжаттар мұрағаттың қабылдауына жатады.
40. Мемлекет меншігіндегі мұрағаттық құжаттарды бір мұрағаттан екінші мұрағатқа тапсыру уәкілетті органмен келісілген соң уәкілетті органның немесе мұрағаттың бағытын айқындауға байланысты жергілікті атқарушы органның шешімі негізінде, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптама қорытындысы нәтижесінде жүзеге асырылады.
Тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес екі данада дайындалады, онымен қоса іс тізімдемесінің, құжаттардың, қордың ісі және парағы үш нұсқада тапсырылады.
41. Мұрағат Қазақстан үшін ғылыми, мәдени, тарихи және басқа да маңызы бар шетелдердегі мұрағаттық құжаттармен толықтырылуы мүмкін. Шетелден алынған мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қабылдау меншік иесімен немесе көрсетілген құжаттардың иесімен және мұрағатпен сату, қайтару, құжаттың түпнұсқасын немесе көшірмесін тарту ету, құжаттардың көшірмелерімен алмасу туралы шарт негізінде жүзеге асады. Шарт жасау тиісті елдің заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.
Шартта тапсырылған мұрағаттық құжаттарды пайдаланудың ерекше шарттары келісіледі. Құжаттарды сақтауға қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес рәсімделеді.
Шетелден түпнұсқа түрінде немесе түпнұсқалық құқығы бар көшірме түрінде тұрақты сақтауға қабылданған мұрағаттық құжаттар шыққан тегіне қарамастан Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізіледі және мемлекеттік есепте тұрады.
42. Мұрағат мұрағатты толықтыру көздерімен бірігіп құжаттау және құжаттаманы басқару қағидаларын, істердің тұрпаттық (үлгілік), жеке номенклатураларын, мұрағаттар туралы және мұрағатты толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының ережелерін, құжаттау және құжаттаманы басқару, ұйымдардың мұрағаттарының жұмысы жөнінде басқа құқықтық және ғылыми-әдістемелік құжаттарды қарайды және уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен) келісуге дайындайды немесе өзіне берілген өкілеттікке сәйкес келіседі.
Мұрағат Орталық сараптама комиссиясының (бұдан әрі – ОСК), мұрағатты толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының (бұдан әрі – СК) жұмыстарына қатысады. Мұрағатты толықтыру көздері – жергілікті атқарушы органның немесе мұрағаттың СТК-ның шақыруымен СТК-ның жұмыстарына қатысады.
Мұрағат уәкілетті орган және жергілікті атқарушы орган ұйымдастырған құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың жай-күйін, мұрағатты толықтыру көздеріндегі мұрағаттық құжаттарды сақтауды, толықтыруды, пайдалануды және есепке алуды тексеру жұмыстарына қатысады.
43. Уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қалыптастыру және олардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағат өзіне берілген өкілеттіктер шеңберінде іс жүргізу, мұрағат қызметтерімен және оны толықтыру көзінің сараптама комиссияларымен өзара іс-қимыл жасасуды жүзеге асырады.
44. Осы мақсатта мұрағат көрсетілген қызметтер мен комиссияларға Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес әдістемелік және тәжірибелік, оның ішінде ақылы негізде:
1) іс жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру және істерді қалыптастыру барысында;
2) Ұлттық мұрағат қорының құрамына құжаттарды іріктеу және оларды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау бойынша;
3) жеке құрам бойынша құжаттарды ретке келтіру бойынша;
4) уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын есепке алуды жүргізу бойынша;
5) іс жүргізу және мұрағат ісі мәселелері бойынша нормативтік және әдістемелік құжаттар (оқу құралдарын) дайындау бойынша;
6) іс жүргізу және мұрағаттық қызметтердің толықтыру көздерінің сараптау комиссиясының жұмыстарын жетілдіру бойынша;
7) мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты жасау және жетілдіру бойынша;
8) аталған қызмет қызметкерлерінің кәсіптік біліктілігін арттыру бойынша қызмет көрсетеді.

3. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және мұрағаттардағы
басқа мұрағаттық құжаттарды сақтау Мұрағаттық құжаттарды қорға жүйелеу тәртібі

45. Мұрағаттағы Ұлттық мұрағат қорының және басқа мұрағаттық құжаттар тарихи және/немесе қисынды өзара байланысы бар жиынтықтан – мұрағаттық қордан біріктіріледі. Кейбір мұрағаттық құжаттарды түріне қарай осы Қағидалардың 92-95-тармақтарына сәйкес қордан тыс біріктіруге болады.
46. Мұрағаттық қордың түрлері:
1) ұйымның қызметі барысында жиналған мұрағаттық құжаттардан тұратын ұйымның мұрағаттық қоры;
2) екі немесе бірнеше ұйымдар қызметі барысында түзілген мұрағаттық құжаттардан, сондай-ақ өзара тарихи және/немесе қисыны келіскен байланыстары бар тұлғалардың құжаттарынан тұратын біріккен мұрағаттық қор:
ұйымдар үшін – қызметтің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныштылығы, нысанның және қызмет уақытының бірлігі, орналасқан жері;
азаматтар үшін – туысқандық, кәсіптік, шығармашылық, іскерлік байланыстар;
3) Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізілген жеке азаматтың, отбасының өмірі және қызметі барысында түзілген мұрағаттық құжаттардан тұратын жеке тектік мұрағаттық қор.
47. Бір немесе бірнеше белгілеріне байланысты (тақырыптық, нақтылы, цифрлық, авторлық, хронологиялық, географиялық және басқа) біріктірілген әртүрлі толықтыру көздерінің қызметінде пайда болған жекелеген мұрағаттық құжаттар жиынтығы болып табылатын мұрағат коллекциясы да мұрағаттық қорға теңестіріледі.
48. Ұлттық мұрағат қорының құрамына сарқылмас мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар, қоғам және мемлекет үшін ерекше маңызды аса құнды құжаттар ерекшеленеді және олар үшін есепке алудың, сақтаудың және пайдаланудың ерекше тәртібі белгіленеді.
49. Аса құнды құжаттардың ішінен құрамындағы ақпаратқа және сыртқы белгісіне қарай теңдесі жоқ және (немесе) олардың мазмұны және (немесе) қолтаңбасы жоғалған жағдайда қалпына келтірілмейтін Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттар ерекшеленіп алынады.
50. Қорға жүйелеу жұмыстары (мұрағаттық құжаттардың қандай қорға жататындығын анықтау бойынша, оның ішінде қор иесінің құқықтық дербестігі және қордағы құжаттардың хронологиялық шеңбері, мұрағаттық қорлардың хронологиялық шегі бойынша) мұрағаттарды (қор құрушыларды) толықтыру көздері ұйымдарында, істер номенклатурасына сәйкес істерді түзу барысында және құжаттарды сақтауға мұрағатқа тапсыруға іріктеудің іс жүргізу сатысында жүзеге асырылады, сондай-ақ реттелмеген күйде қабылданған мұрағаттық құжаттарды сипаттау барысында, қанағаттанғысыз күйде құрылған тізімдемені қайта өңдеу барысында, біріккен мұрағаттық қор және мұрағаттық коллекция құру барысында, қор түзудің қатесін жөндеу барысында жүзеге асырылады.
51. Құжаттардың белгілі бір мұрағаттық қорға жататындығы туралы мәлімет істің мұқабасында жазылады. Егер ондай мәлімет жоқ болған немесе күмән тудырған жағдайда, қорға тиесілігі істегі құжаттарды зерделеу арқылы анықталады.
Ғылыми-техникалық құжаттаманың қорға тиесілігі мынадай белгілері мынадай белгілері:
1) ғылыми-зерттеу және технологиялық белгілеріне қарай – титулдық парақтан алынған әзірлеушінің атауы бойынша:
2) конструкторлық және жобалық белгілеріне қарай – сызбалар бұрышындағы мөртабаны, мәтіндік құжаттардың титулдық парағы, қолданылған мөртабаны, жобаның құрамы немесе ерекшелігі бойынша анықталады.
Жобаны (тақырыпты) бірігіп жасаушы ұйыммен жасалған ғылыми- техникалық құжаттама мемлекеттік сақтауға бас жобалаушы (басшы ұйым) ұйым қорының құрамында қабылданады.
52. Кіріс құжаты болып табылатын мұрағат құжаттары құжаттарды қабылдаған қор құрушының мұрағаттық қорға жатады. Олардың қорға тиесілігін жүйелеу адресаты, тіркеу мөртабанының бедері, құжаттың мазмұны, құжатты орындауға жолдау туралы қарар және белгісі бойынша анықталады.
Шығыс құжаттары болып табылатын мұрағаттық құжаттар авторы қор құрушы болып табылатын мұрағаттық қорға жатады. Олардың қорға тиесілігін жүйелеу мәтінде көрсетілген автор – ұйымның атауымен, қолтаңбаларымен, іс жүргізу белгілерімен, құжаттың мазмұнымен анықталады.
Ішкі айналымдағы мұрағаттық құжаттар құрылған жердегі қор құрушының мұрағаттық қорына жатады. Олардың қорға тиесілігін жүйелеу ұйымның атауынан, қолтаңбаларынан, мазмұнынан анықталады.
53. Екі немесе одан көп ұйымда жүйелі түрде жүргізіліп отырған істер, іс жүргізуді аяқтаған ұйымның мұрағаттық қорының құрамына қосылады.
54. Ұйым өз қызметін қайтадан құрылған ұйымға тапсырып, қайта құрылған немесе таратылған (жойылған) жағдайда, аяқталған істер қайта құрылған немесе таратылған (жойылған) ұйымның мұрағаттық қорына енгізіледі, ал аяқталмаған істер құқықтық мұрагердің ұйымына аяқтау үшін тапсырылады және оның мұрағаттық қорына жатады.
55. Бір мұрағаттық қор құжаттарының арасында басқа мұрағаттық қор құжаттары қате қосылып кеткен жағдай анықталғанда, олар алынып, тиісті мұрағаттық қорлардың құжаттарына қосылуы тиіс.
56. Егер мұрағаттық қор осы мұрағатта сақтауда болса және ұйымның мұрағаттық құжаттары осы мұрағаттық қорды жасаған азаматтың қызметіне қатысы болмаған жағдайда, жеке тектік мұрағаттық қордан ұйымның құжаттары бөлініп алынып, тиісті мұрағаттық қорға қосылады. Тиісті қоғамдық ұйымдардың басшысы және мүшесі – азаматтың мұрағаттық қорынан осы қоғамдық ұйымның құжаттарын шығарып тастауға жатпайды.
57. Ұйымның мұрағаттық құжаттарынан тұратын бірыңғай мұрағаттық қорды:
1) ұйымда түзілген консультативтік-кеңес органдарының мұрағаттық құжаттары;
2) банкроттық және/немесе таратылу жағдайындағы уақытша әкімшілік ұйымдардың мұрағаттық құжаттары;
3) Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктері туралы заңнамасы қабылданғанға дейін болған алғашқы қоғамдық ұйымдарды (Кеңес Одағының Коммунистік Партиясы мен Бүкілодақтық Лениншіл Коммунистік Жастар Одағы ұйымдарын қоспағанда) ұйымдастыруда жасалған мұрағаттық құжаттары;
4) ұйымдағы тарату туралы комиссияның мұрағаттық құжаттары құрайды.
58. Еншілес ұйымдардың мұрағаттық құжаттары бір немесе әртүрлі мұрағатта сақталуына қарамастан, негізгі ұйымның мұрағаттық құжаттарынан бөлек мұрағаттық қорда сақталады. Егер өкілдік пен бөлімшелердің мұрағаттық құжаттары бір мұрағатта сақталатын болса, онда олар негізгі ұйымның мұрағаттық құжаттарымен бірге біртұтас мұрағаттық қор түзеді.
59. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес есепке алынған күннен бастап жиналған қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық және тағы басқаларын) мұрағаттық құжаттары мұрағаттың сақтауына түскеннен кейін дербес мұрағаттық қор түзеді немесе тиісті ұйымның мұрағаттық қорына қосылып, біріккен мұрағаттық қор түзеді.
60. Біріккен мұрағаттық қор:
1) белгілі бір аумақта әрекет ететін мақсатты бағыты мен функциялары бірдей ұйымдардың;
2) белгілі бір аумақта әрекет ететін басшылық органның және оған бағынысты ұйымдардың;
3) қызмет нысандары біріккен ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан түзіледі.
Мұндай қор қызметкерлері сол ұйымның мүшесі болып табылатын ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан және қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) құжаттарынан құралады;
4) бірін бірі алмастыратын ұйымдардың, егер алдыңғы ұйымның қызметі толығымен немесе біртіндеп олардың мирасқорларына берілген және берілетін болса, сондай-ақ істерін қалыптастыру үзіліссіз жүріп отырған үдеріс барысында бөлінуге жатпайтын, бір-біріне байланысты пайда болған құжаттар жиынтығынан түзілсе;
5) егер жеке тұлғалар бір бірімен жақын туысқандық, кәсіптік, шығармашылық, іскерлік қарым-қатынаста болса, екі немесе бірнеше жеке тектік мұрағаттық қор түзіледі.
Біріккен мұрағаттық қорды құруда міндетті шарт нақтылы қорлардың құрамына кіретін құжаттардың ұсақталмауы болып саналады.
61. Мұрағаттық қорға, біріккен мұрағаттық қорға алынған мұрағаттық құжаттар қорға қайта жүйелеуге жатпайды. Мұрағаттық құжаттарды қайта қорға жүйелеу ерекше жағдайларда, яғни мұрағаттық құжаттарды іздеуді қиындататын қате табылған жағдайда және қордағы құжаттар ғылыми айналымға енбеген жағдайда ғана жол беріледі.
Мұрағаттық коллекцияларды ондағы құжаттарды есепке алу үшін ешбір нұқсан келтірместен тиісті қорларға бөлу жолымен қайта қорға жүйелеуге болады. Басқа мұрағаттан, ұйымнан немесе азаматтан түскен тарихи қалыптасқан мұрағаттық коллекция қайта қорға жүйелеуге жатпайды.
62. Ұйымның әрбір мұрағаттық қорына оның ұйымдық-құқықтық нысаны, бағыныштылығы, барлық қайта атаулары хронологиялық реттілікпен, сондай-ақ орны көрсетіліп, қор құрушының тиісті ресми атауы беріледі.
63. Біріккен мұрағаттық қордың атауы:
1) оған қосылған мұрағаттық қорлардың жалпылама атауынан;
2) басшы органның атауынан және оған бағынышты ұйымдардың жалпылама атауынан;
3) бірін бірі алмастырған ұйымдардың атауларының қатарынан;
4) «және мұның алдындағы» деген сөздерді қосып, ұйымның соңғы атауынан тұруы мүмкін.
Құжаттары біріккен мұрағаттық қорға енген ұйымдардың нақтылы атауы есептік құжаттарда келтіріледі.
64. Мұрағаттық қордың атауында оның хронологиялық шегі көрсетіледі.
65. Мұрағат коллекцияларының атауында біріккен құжаттардың белгісі (белгілері), ал қажет болған жағдайда құрастырушысы (жеке немесе заңды тұлға) көрсетіледі.
66. Толықтыру көздерінің (қор түзушінің) құрылу уақыты мен құқықтық мәртебесіне байланысты оның мұрағаттық құжаттары мұрағаттық қордың жалғастырушы бөлігі ретінде немесе жаңа мұрағаттық қор ретінде қабылданады.
67. Қазақстан Республикасының 1993 және 1995 жылдардағыКонституциясының және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінің қабылдануына байланысты:
1) жабылуға жататын мұрағаттық қорлар:
Қазақ КСР-інің Жоғарғы Кеңесі (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесі);
Қазақ КСР-інің (Қазақстан Республикасының) Министрлер Кеңесі;
Қазақстан Республикасының Конституциясы (1993 жылы) қабылданғанға дейін Қазақ КСР-інің (Қазақстан Республикасының) басқа да мемлекеттік органдарының қорлары;
жергілікті Халық депутаттары кеңесінің және олардың атқарушы комитеттерінің, сондай-ақ атқарушы комитеттер президиумының құжаттары болып есептеледі. Атқарушы комитеттер президиумының құжаттары тізімдемемен жергілікті кеңестің қорына енгізіледі;
2) жаңа мұрағаттық қорлар:
Қазақстан Республикасы Президентінің:
Қазақстан Республикасы Парламентінің. Оның екі палатасы – Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісінің және Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатының құжаттары екі мұрағаттық қор түзеді;
Қазақстан Республикасы Конституциялық сотының;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелік сотының;
Қазақстан Республикасы Конституциялық кеңесінің;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесінің;
Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының;
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылайтын есеп комитетінің;
Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің;
Қазақстан Республикасының Орталық сайлау комиссиясының, жергілікті сайлау комиссияларының;
Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің (1995 жылдан бері Қазақстан Республикасының Үкіметі);
Қазақстан Республикасының орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының;
әкімшілік басшыларының (1994 жылдан бері ауылдық, кенттік, 1992 жылдан бері облыстық, аудандық, қалалық) және (1995 жылдан бері) облыстар, (республикалық маңызы бар қала, астана) аудандар (облыстық маңызы бар қалалар), қаладағы аудандар, аудандық маңызы бар қалалар, кенттер, ауылдар, ауылдық (селолық) округтер әкімдерінің және олардың аппараттарының;
облыстық мәслихаттарының (республикалық маңызы бар қала, астана), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) және олардың аппараттарының құжаттары. Қазақстан Республикасының 1995 жылғы 30 тамыздағы Конституциясына сәйкес «Жергілікті өкілді және атқарушы органдар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес сайланған мәслихат-жиналыстардың құжаттары біртұтас қор және біртұтас тізімдеме құрады;
3) мынадай:
облыстық (республикалық маңызы бар қала, астана) халық депутаттары кеңесінің атқарушы комитетінің бөлімдері мен салалық басқармаларының, аудандық (облыстық маңызы бар қалалардың), қаладағы аудандардың, Қазақ КСР-інің аудандық маңызы бар қалалары өзгеріссіз қалған жағдайда Қазақстан Республикасының тәуелсіздік кезеңіндегі мемлекеттік басқармаларға тиісті органдар қызметтері мен міндеттері өзгеріссіз қалған жағдайда біртұтас мұрағаттық қор түзеді.
Бұл жағдайда біріккен мұрағаттық қор құрылуы мүмкін. Тәуелсіздік кезеңіндегі тиісті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары дербес тізімдемемен біріккен мұрағаттық қорға енгізіледі. Тұрақты сақтаудағы әрбір істің тізімдемесіне титулдық парақ пен кіріспе дайындалады. Жеке құрам бойынша істің тізімдемесі жалғастырылуы мүмкін;
сот билігі органдарының және облыс прокуратураларының (республикалық маңызы бар қала, астана), Қазақ КСР-інің аудандары және тәуелсіздік кезеңіндегі тиісті сот билігінің органдары және Қазақстан Республикасы прокуратурасының құжаттары да біртұтас мұрағаттық қор түзеді.
68. Жергілікті өкілетті және атқарушы органдардың қайта құрылуына байланысты (олардың бірігуі, бөлінуі, сонымен қатар әкімшілік-аумақтық бірлігі мәртебесінің өзгеруі) жаңа мұрағаттық қорды жергілікті мемлекеттік басқару органдарының мұрағаттық құжаттары құрайды.
69. Жергілікті өкілетті және атқарушы органдардың әкімшілік шекараларының қайта аталуы немесе өзгеруі осы аумақта орналасқан тиісті жергілікті мемлекеттік басқару органдары мен басқа ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан жаңа мұрағаттық қор жасауға негіз бола алмайды.
70. Ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жаңа мұрағаттық қор төмендегідей жағдайларда жасалады:
1) ұйымның қызметі, мақсаттық бағыттары, бағдары өзгерген жағдайда.
Егер басқару органдарының базасында тікелей өндіріспен айналысатын ұйымдар құрылған жағдайда, оның құжаттары жаңа мұрағаттық қор түзеді. Сондай-ақ, өндіріс ұйымдары басқару органдарына қайта өзгертілген жағдайда да осылай жасалады.
Ұйым қызметі мен құзыреті түбегейлі өзгерген жағдайда және оның негізінде жаңа ұйым құрылған жағдайда оның құжаттары жаңа мұрағаттық қор түзеді;
2) ұйым мүлкінің меншік нысаны өзгеріп, ұйым қайта құрылған (жекешелендіру, акционерлеу, мемлекет меншігіне айналдыру және тағы сол сияқты) кезде жасалады.
Мемлекеттік ұйымның мұрағаттық құжаттары меншік нысанының өзгеріп қайта құрылуға ұшырағанда қайта пайда болған ұйымның – құқықтық мұрагердің ұйым мүлкі мен мұрағаттық құжаттары шартқа (келісімге) сәйкес ұйымның – құқықтық мұрагердің мұрағаттық құжаттарын мемлекеттік меншікке немесе мұрағатқа сақтауға берген жағдайда біріккен мұрағаттық қор қалыптастыруға болады. Бұл жағдайда олардың құжаттары жеке тізімдемелермен кіргізіледі.
Мұндай қордың тізімдемесіне бөлек титулдық парақтары және алғы сөз дайындалады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар бұрынғы жеке құрам бойынша істер тізімдемесін жалғастырады;
3) функцияларының барлығы немесе бір бөлігі жаңадан құрылған немесе бірнеше қайта құрылған ұйымдарға беріліп ұйымды қысқарту барысында, әрбір жаңа ұйымның құжаттары жаңа мұрағаттық қор түзеді.
71. Ұйымның таратылуы оның бүкіл құқықтары мен міндеттерінің мұрагерлік тәртібімен басқа ұйымға берілместен қызметінің тоқтатылуын білдіреді. Осы факторға байланысты таратылған ұйымдардың құжаттары бөлек мұрағаттық қор түзеді.
72. Жаңа мұрағаттық қор түзуге негіз бола алмайтын жағдайлар:
1) ұйым қызметінің немесе функцияларының аумақтық шегінің кеңеюі немесе тарылуы;
2) ұйымнан бір немесе бірнеше жаңа ұйымдардың бөлінуі, оларға алғашқы ұйымның жеке функцияларының берілуі;
3) бастапқы жүктелген қызметі өзгерместен, ұйымның бағыныстылығы, құрылымы өзгерген жағдайда, оның қайта аталуы, атауына өзгерістер енгізілуі;
4) ұйымның мүлік меншігінің нысаны өзгерместен, ұйым құрылтайшы(лар)ының ауысуы;
5) мемлекеттік мекеме мемлекеттік кәсіпорын болып және керісінше қайта құрылуы.
Шаруашылық жүргізу құқығына негізделген мемлекеттік кәсіпорынды жедел басқаруға (қазыналық кәсіпорын) негізделген мемлекеттік кәсіпорын етіп және керісінше қайта құру құжаттарды бөлек мұрағаттық қор етіп бөлуге негіз бола алмайды.
Егер кәсіпорын (мекеме) 1991 жылдан кейін өз қызметін мемлекеттік ретінде жалғастырған жағдайда, мемлекеттік кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелердің құжаттары біртұтас мұрағаттық қор түзеді;
6) ұйым республикалық меншіктен коммуналдық меншікке өткен жағдайда және керісінше.
73. Мұрағаттық қордың хронологиялық шегі мыналар болып табылады:
1) ұйымның мұрағаттық қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады;
2) біріккен мұрағаттық қор – біріккен мұрағаттық қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы;
3) жеке тектік мұрағаттық қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен мұрағаттық қормен ұқсас);
4) мұрағаттық коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі.
74. Мұрағаттық қордың хронологиялық шегі оның құрамындағы мұрағаттық құжаттардың соңғы мерзімдерімен сәйкес келмеуі мүмкін:
1) ұйымның қорында – ұйымның қызметі туралы алғашқы және/немесе соңғы кезеңдегі мұрағаттық құжаттардың жоқ болу мүмкіндігіне байланысты, қордың құрамына алдыңғы ұйымның аяқтау үшін қалдырған неғұрлым ертедегі мұрағаттық құжаттары да кіреді;
2) жеке тектік қорда – қор құрушының жинаған, өткізілген атаулы-мерейтой шаралары және тағы басқа құжаттар есебінен.

Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттық
ұйымдастыру тәртібі

75. Мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор шегінде сақтау бірлігімен ұйымдастырылады және олардың ішкі ұйымдасуының негізі болып табылатын жүйелеу кестесіне сәйкес жүйелендіріледі (істер номенклатурасы) және істер, құжаттар тізімдемесімен (тізімдемелерімен) бекітіледі.
76. Мұрағаттық қор ішінде сақтау бірліктерін бөлім (бөлімше) бойынша жүйелеуде жүйелеу кестесі бір немесе бірнеше белгілерді ескере отырып жүргізіледі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірлігінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірлігі түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша).
77. Құрылымдық және хронологиялық белгілерді үйлестіру жүйелеу кестесінің екі: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық нұсқасын береді.
78. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу кестесі әрекет ететін ұйымдағы қорларға (мұрағаттық қордың әрі қарай да құжаттармен толығып отыратынын ескере отырып) және құрылымын жиі өзгертетін таратылған ұйымдарға қатысты қолданылады.
Осы кесте бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері ең алдымен құрылу уақытына байланысты (жыл, мерзім бойынша), ал әрбір хронологиялық топ ішінде – ұйымның құрылымдық бөліміне қарай топтастырылады.
79. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу кестесі өзгертулер сирек болған, тұрақты құрылымы бар ұйым қорына қатысты қолданылады, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қолданылады.
Осы кесте бойынша жүйелеу барысында сақтау бірліктері қор құрушының құрылымдық бөлімшелеріне қарай топтастырылады, ал әрбір құрылымдық топтың ішінде – сақтау бірлігі түзілу уақытына қарай топтастырылады.
80. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу кестесі құрылымы жиі ауысатын немесе тіпті құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.
Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық кестеге сәйкес жүйелеуді топтастыру алдымен хронологиялық белгілеріне қарай жүргізіледі, сонан соң қор түзуші қызметінің функциясына (түріне, бағытына) қарай топтастырылады. Бұл жағдайда топтар ұйым қызметінің маңыздылығын (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есептеу, жабдықтау және сату, кадр және тағы сол сияқты) есепке ала отырып орналастырылады.
81. Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық кестеге сәйкес жүйелеу ең алдымен қор түзуші қызметінің функциясына, сонан соң хронологиялық белгісіне қарай топтастырылады.
81. Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық кестеде жүйелеу көлемі үлкен емес мұрағаттық қорларға, жекелеген коллекцияларға қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен хронологиялық және маңыздылығына қарай әрбір жыл ішінде бөлек тақырыпқа (мәселеге) қарай топтастырылады; екінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен тақырыпқа (мәселеге) қарай, кейін әрбір тақырыптың ішінде хронологиясына қарай топтастырылады.
82. Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық кестесі құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағаттық қорларына қолданылады: алдымен хронологиялық, әр жыл ішінде сақтау бірлігінің түріне қарай немесе сақтау бірлігінің түріне қарай (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және тағы басқа) және әр жылдың ішінде хронологиясына қарай қолданылады.
83. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттаманың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қосымша цифрлық және тұрпаттық белгілер қолданылады.
84. Сақтау бірліктері белгісіне қарай реттеліп топтастырылады және мұны барлық немесе жекелеген мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары тобына қолдану өте орынды.
85. Жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағаттық қорындағы ғылыми-техникалық құжаттамалар, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы сырқаттану тарихы, бақылау органдары қорындағы тексеру актілері арнайы топқа бөлінеді және басқару құжаттарынан жеке жүйеленеді.
86. Жеке тектік мұрағаттық құжаттар мұрағаттың әзірлеген жүйелеу кестесіне сәйкес жүйеленеді.
Отбасының мұрағаттық қорында бірінші орынға атақты азаматтың мұрағаттық құжаттары шығарылады, кейін туысқандық дәрежесіне қарай отбасының басқа мүшелерінің құжаттары қойылады.
87. Біріккен мұрағаттық қорда сақтау бірліктері қор түзушінің маңыздылығына, түзу хронологиясына және алфавиттік атауына қарай орналасады. Бір үлгідегі ұйымдардың мұрағаттық қорларына жалпы жүйелеу кестесі қолданылады.
88. Мұрағаттық коллекциялар ішінде бір түрдегі (әр түрдегі) мұрағаттық құжаттар автордың белгілеріне қарай сақтау бірлігінің тобының ұйым атауы немесе азаматтардың әкесінің аты алфавиттік реттілікпен орналасуына қарай топтастырылады. Тақырыптық белгілеріне қарай жасалған мұрағаттық коллекциялар ішінде мұрағаттық құжаттарды топтастыру маңыздылығы немесе хронологиялық реттілігіне қарай орналасқан тақырыбына немесе мәселелеріне қарай жүргізіледі.
89. Сақтау бірліктерін жүйелеу кестесіне сәйкес төмендегідей реттілікпен топтастырылады:
1) іс жүргізудегі жыл қай жылы басталса, сақтау бірліктері сол жылға жатады немесе осы ұйымға (құрылымдық бөлімше) өндірісті жалғастыру үшін басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) келіп түскен жылға жатады;
2) құрамында жоспарлар, есептер, сметалар және материалдар бар сақтау бірліктері жасалған күніне қарамастан, олар қай жылы немесе қай жылға жасалса соған жатады; ұзақ мерзімді жоспарлар басталған жылына жатады, ал сол жылға есептер есепті кезеңнің соңғы жылына жатады;
3) іс жүргізу бір бөлімшеде басталып, жалғастыру үшін екінші бөлімшеге берілген сақтау бірліктері іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатады;
4) жыл ішінде немесе хронологиялық мерзімде сақтау бірліктері ұйым қызметінің маңыздылығына қарай орналасады (немесе құжаттардың маңыздылығы және құжат түрінің және әртүрлілігінің логикалық байланысына қарай орналасады);
5) жеке іс жөніндегі сақтау бірліктері жұмыстан шығу жылдары мен тегінің алфавиттік ретімен жүйеленеді.
90. Жүйелеудің соңғы сатысындағы (аяқталу) сақтау бірліктері маңыздылығы мен хронологиясына қарай таралады.
91. Электронды құжаттар ақпарат тасығышының түріне қарай (магнитті таспалар, лазерлік және қатты дискілер, ықшам-дискілер, дискеталар) жүйеленеді; түр ішінде – ақпаратты ұсыну форматына қарай, әрі қарай жазылған ақпараттың сипатына қарай жүйеленеді.

Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс
ұйымдастыру тәртібі

92. Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру – дыбыс-бейнелік құжаттарды (кинофотофоно және бейнеқұжаттар) түріне, бір немесе бірнеше сыртқы белгілеріне (түрлі түстілігі, ақпараты бар материалдарға, оның тұрпатына, дыбысты ақпараттарды жазу жүйесіне және тағы басқа) қарай жинақтаудың әртүрлі дереккөздері қызметі барысында ұйымдастыру.
93. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар төмендегідей жүйеленеді:
1) түріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, кинолар, бөлек кино және телесюжеттер;
2) фильмдер, арнайы шығарылым, киноқұжаттардың, бөлек кино және әртүрлі түстегі телесюжеттердің шығарылу жылына қарай;
3) есепке алу бірлігіне (жиынтық) қарай;
4) түсіне қарай (түрлі түсті, қара-ақ);
5) үлдірдің форматына қарай (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа).
Киноқұжаттың есепке алу бірлігіне белгілі бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, жеке кино және телесюжеттің сақтау бірліктерінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Киноқұжаттардың сақтау бірліктеріне бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпаратты жазбасы бар, физикалық жағынан ерекшеленетін рулонды киноүлдір немесе магнитті таспа жатады.
Сақтау бірліктері жинақ элементіне қарай орналастырылады, ал ішінде киноқұжат бөлімдері рет-ретімен орналастырылады.
Киноқұжаттың жинағы бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, кино- және телесюжеттің түпнұсқасынан және көшірмесінен тұрады.
Белгілі бір түрдегі киноқұжаттар мен таспа құжаттары үшін бөлек тізімдеме жасалады.
94. Фотоқұжаттар түріне қарай төмендегідей жүйеленеді:
1) 2-8 санымен белгіленетін (2 саны 2,5см. х 3,5 см.; 3-6 см. х 6 см.; 4-6 см. х 9 см.; 5-9 см. х 12см.; 6-10 см. х 15 см.; 7-13 см. х 18 см.; 8-18 см. х 24 см. өлшемді негативке сәйкес келеді) әртүрлі (түрлі түсті немесе қара-ақ) түстегі немесе өлшемдегі негативтер.
6-8 өлшеміндегі көлемі шағын негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге болады;
2) әртүрлі түстегі слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фототаңбалар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) «Э» әрпімен белгіленетін, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттар (бұдан әрі – электрондық құжаттар) (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар).
Белгілі бір фотоқұжаттар түріне жеке тізімдеме жасалады.
Фотоқұжаттарды есепке алу бірлігіне кейбір диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Фотоқұжаттардың сақтау бірліктеріне физикалық жеке кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив) панорамалық түсірілімнің бірнеше кадрлары, фотобедерлеме, диафильмнің рулоны, фотоальбом) жатады.
Электронды құжаттардың есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы бар сақтау бірліктерінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Электронды құжаттардың сақтау бірліктеріне (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар) электронды құжат бөлігіндегі бір немесе бірнеше электронды құжаттардағы жазбасы бар физикалық жекелеген тасығыш жатады.
95. Фоноқұжаттар дыбысты ақпараттың жазбасына қарай – фонографиялық, граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Фоноқұжаттардың белгілі бір жазба түріне жеке тізімдеме жасалады. Фоноқұжаттар түрлеріне қарай есепке алу бірлігімен және жиынтықпен орналастырылады.
Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігіне, белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілеріне қарай біріктірілген бірнеше әдеби және өнер туындысы) және сол сияқты дыбыстық ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады.
Фоноқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген киноүлдірдің, магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, балауызды білікше, дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.
Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) сақтау бірлігіне физикалық жекелеген электронды құжаттардың бір бөлігі жазылған жазба тасығыштар, бір немесе бірнеше электронды құжаттар сақталады.
Есепке алу бірлігінің ішіндегі сақтау бірліктері заттаңбасында көрсетілген өндірістік нөмірлер реттілігімен, ал жиынтықтың ішінде телнұсқа, одан кейін көшірмесі орналастырылады.
Фоноқұжаттардың жиынтығы белгілі бір есепке алу жиынтығына қатысты телнұсқадан және көшірмеден тұрады.
Бейнеқұжаттардың есепке алу бірлігіне сақтау бірлігінің бір бөлігі, белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілерімен біріктірілген бірнеше әдебиет және өнер туындысы) және сол сияқты жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады.
Бейнеқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, бейнелеуші және дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.

Мұрағаттық құжаттарды сақтау тәртібі

96. Мұрағаттық құжаттар олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдайда сақталады. Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл сақтаудың қолайлы жағдайын жасау, құжаттарды сақтаудың нормативтік режимін сақтау және құжаттардың ұрлануы мен жоғалуына жол бермей, қалыпты физикалық жай-күйін қамтамасыз ететін шаралар кешені.
97. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың нормативтік шарты:
1) мұрағат ғимаратының құрылысы, қайта жөнделуі және жөндеу жұмыстарын;
2) мұрағат ғимараттары мен үй-жайларында оңтайлы (нормативті) өртке қарсы, күзетшілік, температуралық-ылғалдылық, жарық және санитарлық-гигиеналық тәртіптерді сақтауды;
3) сақтаудың арнайы құралдарын қолдануды және мұрағаттық құжаттарды ауыстыруды (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкалар және т.б.) қамтамасыз етеді.
98. Мұрағат арнайы құрылған немесе мұрағаттық құжаттарды сақтауға ыңғайлы ғимаратта (ғимараттарда) немесе өртке қатысы бар нысандардан (мұнай сақтайтын орын, бензоколонкалар, автотұрақтар, гараждар және т.б.) және ауаны ластайтын өнеркәсіп нысандарынан (агрессивті газ, цемент тозаңы және т.б.) алыс тұрған ғимараттарда орналасады. Мұрағат орнының жарамдылығы өрт қауіпсіздігін сақтау қызметінің және ауаның ластанғандығын тексеретін санитариялық-эпидемиологиялық бақылау қызметінің қорытындысын есепке ала отырып айқындалады.
99. Ғимарат орналасқан аймақта бір күндік атмосфералық ауада зиянды қалдықтар қоспалары санитарлық мөлшерден аспауы тиіс:
1) күкірт қышқылы - 0,1 мг/м³;
2) күкірт тотығы - 0,05 мг/м³;
3) азот тотығы - 0,085 мг/м³;
4) хлор - 0,03 мг/м³;
5) күкірт сутегі - 0,008 мг/м³.
100. Мұрағат ғимаратының құрылысы мен жөнделуі уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның келісімімен жоба құжаттамалары мен техникалық реттеу объектілеріне қойылатын талаптарды қамтитын нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүргізіледі.
101. Ғимарат негізгі ғимарат конструкциясының ұзақ мерзімге шыдамдылығы мен отқа төзімділігін қамтамасыз ететін техникалық талаптарға сай және қолданыстағы күзет және өрт қауіпсіздігі нормативтеріне сәйкес техникалық жағынан берік болуы тиіс.
102. Мұрағат ғимараты барлық қорғау құралдарымен және өрт сигнализациясымен жабдықталуы тиіс және төменгі қабаттағы терезелерге сыртқа қарай ашылатын металл торлар қойылады.
103. Мұрағат ғимараты құжаттарды қабылдауға, сақтауға, өңдеуге, мұрағаттық құжаттарды қолдануға және әкімшілік-шаруашылық тапсырмасымен техникалық, тұрмыстық тапсырмаларды орындауға бағытталған, ғимараттың тиімді жоспарының талаптарына жауап беретін негізгі және қосымша орынжайлардың кешенді жиынтығы.
104. Негізгі бағыттағы үй-жайдың құрамы, орналасуы, құрал-жабдығы барлық аймақта онымен жұмыс жасағанда мұрағаттық құжаттардың, жұмыс технологиясының талаптарын, еңбек қауіпсіздігі, техника қауіпсіздігі және өндірістік санитария мұрағаттық құжаттардың сақталуын, сондай-ақ мұрағат бөлімшелеріндегі тиімді қарым-қатынасты қамтамасыз етуі тиіс. Негізгі бағыттағы үй-жайға мыналар жатады:
1) мұрағат қоймалары;
2) мұрағат қызметкерлерінің үй-жайлары;
3) мұрағаттық құжаттарды қабылдау және уақытша сақтау, жерсіндіру үй-жайлары;
4) зақымданған мұрағаттық құжаттарға дезинфекция, дезинсекция жасалатын және оқшаулайтын үй-жай;
5) мұрағаттық құжаттарды тозаңнан тазартатын, қаптама жасайтын және қайта өңдейтін үй-жай;
6) мұрағаттық құжаттарды көшіру және қайта өңдеу жұмыстары үшін (микро, ксеро, фотокөшірме, фотоөңдеу және тағы сол сияқты), үлдірлерді өңдеу және дыбыс-бейнелік құжаттарға техникалық бақылау жүргізетін үй-жай;
7) есепте тұрған құжаттарды сақтайтын үй-жай;
8) оқу залдарының кешені (істі беру және анықтамалық-іздеу құралдарының, уақытша сақтау қоймасының учаскелерімен);
9) ғылыми-анықтамалық кітапхана;
10) әдістемелік бөлме;
11) көрме залы.
105. Мұрағатты ыңғайлы ғимараттар мен үй-жайларға орналастыру белгіленген тәртіп бойынша жүргізілген сараптамадан кейін жүргізіледі. Сараптама барысында ғимараттың отқа төзімділігі, оның негізгі құрылымының беріктігі, қуатты салмақ есебімен қабат арасындағы жабындардың беріктігі, ғимарат бөлмелерінің (қабаттардың, шатырдың, жер төленің) жағдайы, жылыту жүйесінің және ауа алмастыру жүйесінің бар болуы, жағдайының деңгейі тексеріледі. Сараптама мұрағат, өрт қауіпсіздігін сақтау, қорғау, құрылыс, санитариялық-эпидемиологиялық және басқа да арнайы қызмет өкілдерімен жүргізіледі. Сараптама қорытындысы бойынша акт жасалады.
Мұрағатты тозығы жеткен, ағаштан қаланған, дымқыл негіздегі ғимараттарда, жертөлелерге, шатырларға және пешпен жылытатын ғимараттарға орналастыруға тыйым салынады.
106. Мұрағатқа ыңғайлы ғимараттарда мұрағат құжаттарын сақтайтын орын ғимараттағы басқа орындардан оқшаулануы тиіс. Мұрағаттық құжаттарды қоғамдық тамақтану, тамақ қоймалары, өртке қауіпті және агрессивті заттар немесе өртке қауіпті және химиялық технология сақтайтын ұйымдар ғимараттарында сақтауға рұқсат берілмейді.
107. Мұрағат қоймасы зертханалық, өндірістік, тұрмыстық үй-жайлардан барынша алыс орналасуы тиіс және ауа ауыстыру каналдары да бөлек болады. Мұрағат қоймасы көршілес бөлмеден отқа төзімді қабырғалармен бөлінеді және отқа төзімділігі кем дегенде екі сағатқа жететін шатырмен жабылады. Мұрағат қоймасында су және кәріз құбырларын, технологиялық немесе тұрмыстық су шығару құбырларын өткізуге рұқсат етілмейді.
108. Арнайы немесе ыңғайлы ғимараттарда мұрағат қоймасын жобалау барысында (бірдей жылыту түрінде) терезелері солтүстік бағытқа қараған үй-жайларға басымдық беріледі.
109. Мұрағаттық құжаттарды сақтау жабдықтарын даярлау барысында мұрағат қоймасы қабырғаларының, едендерінің, төбесінің ішкі арматуралары тозаң жинамайтын, тозаң көздері немесе агрессивті химиялық зат бөлетін материалдардан болмауы тиіс.
110. Мұрағат қоймасында табиғи немесе жасанды ауа алмастыратын жабдықтар болуы тиіс. Ауа баптау жүйесі 2-3 еселікпен ауа алмастыруды, температуралық-ылғалдылық тәртібінің тұрақтылығын, ауаны тозаңнан және агрессивті қалдықтардан тазартуды қамтамасыз етуі, сондай-ақ үнемділігі мен ықшамдығы жағынан қазіргі талапқа сай болуы тиіс.
Мұрағат қоймасының биіктігі құжаттар сақтауға арналған технологиялық жабдыққа байланысты, төменгі бөлігінен есептегенде 2,25 м-ден кем болмауы, ал биіктігі 4 м-ден биік болмайды.
Мұрағат қоймаларының үй-жайларында лифтілер мен баспалдақ алаңшаларына шығатын қолайлы есіктері болуы шарт.
111. Фоно, бейне және электрондық құжаттарды магниттік қабаты бар тасығыштарда, кернеулілік 400 а/м-ден көп тұрақты және ауыспалы магниттік жиіліктегі мұрағат қоймасында сақтауға тыйым салынады.
112. Нитронегіздегі (қауіпті, жанармай) мұрағаттық құжаттардың мұрағаттық қоймасы шекарасы жағынан басқа мұрағат қоймаларынан бөлінеді және оқшауланады. Мұрағат қоймасының төменгі жағында нитронегіздегі мұрағаттық құжаттар үшін қосымша ауа сору қуысы жасалады.
113. Мұрағат және мұрағат қоймасы орналасқан ғимараттарда өртке қарсы режим Қазақстан Республикасының өрт қауіпсіздігі саласындағы нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес регламенттеледі.
114. Мұрағатты қорғау тәртібін инженерлік-техникалық күшейтуді қамтамасыз ету, мұрағат ғимаратын сигнализация құрылғыларымен қамтамасыз ету, күзетуді ұйымдастыру, бөлмелерді мөрлеу, рұқсаттамамен кіру тәртібін, қызмет бөлмелерінің кілттерін сақтауды қамтамасыз ету шараларының кешені қамтамасыз етеді.
Құпия мұрағаттық құжаттар сақталатын және олармен жұмыс істелетін мұрағаттық қойма және басқа да мұрағат бөлмелеріне талап құпиялылық тәртібін қамтамасыз ету жөніндегі заңнамамен белгіленеді.
115. Мұрағатты қорғауды ұйымдастыру заңнама талаптарына және (немесе) басқа да шарттық қатынастармен реттеледі.
116. Тұрақты және уақытша сақтаудағы мұрағаттық құжаттары бар, сондай-ақ материалдық құндылықтар сақталатын мұрағат қоймалары мен үй-жайларына қорғау сигнализациясымен жабдықталады және мөр басылуға тиіс, апатты жағдайда шығатын қосымша есік пен тәулік бойғы күзет болмаған жағдайда кіретін негізгі есікпен қамтамасыз етіледі.
117. Мұрағат қоймасынан уақытша сақтауға берілген мұрағаттық құжаттар, есепке алу құжаттары мен ғылыми-анықтамалық аппарат сақталатын металл шкафтары мен сейфтері, егер олар мөр басылмаған үй-жайларда тұрған болса, оларға мөр басылады.
Тұрақты немесе уақытша сақтаудағы мұрағаттық құжаттар бар мұрағаттық қойма және басқа үй-жайлар бұзуға немесе сындыруға төтеп бере алатын есіктермен, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталады.
Жертөле немесе төменгі қабат терезелеріне металдан жасалған қайырмалы тор орнатылады.
Барлық кілттердің данасы (құпиялық тәртібінің арнайы талаптары қолданылатын үй-жайлардан басқа) кілттерді есепке алу журналында есепте тұрады, ол журналды жүргізу жауапкершілігі басшылықтың бұйрығымен лауазымды тұлғаға жүктеледі. Көрсетілген журналда мұрағаттың қай қызметкерінде қай үй-жайдың кілті бар екендігі, қызметкердің кілт данасын қолхатпен алғандығы тіркеледі.
Құлыппен қамтамасыз етілген мұрағаттың барлық үй-жайларында кемінде екі кілт болуға тиіс, кілттің бір данасы күзетшіде болады.
Жұмыс және жұмыстан тыс уақыттарда кілттерді сақтау, кілттерді және ғимаратты күзетке тапсыру белгіленген тәртіппен бекітілген, мұрағаттың күзет тәртібінің нұсқауымен белгіленеді.
Егер жұмыс уақытында мұрағат қоймасында қызметкерлер жұмыс істемеген жағдайда кілтпен жабылады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймасының кілті қойма меңгерушісінде немесе оның орынбасарында болады.
118. Мұрағат қоймасына кіруге меңгерушінің, қойма жұмыскерлерінің, мұрағат басшылығының және оның орынбасарының және қордың бас сақтаушысының құқығы бар. Қоймаға кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімі, қажет болған жағдайда жаңартылған тізім күзетшіде болуы тиіс. Басқа қызметкерлер қоймаға меңгерушінің немесе оның орынбасарының басшылығымен кіреді. Басқа тұлғалар қоймаға ерекше жағдайларда басшылықтың рұқсат қағазымен және қойма меңгерушісінің немесе оның орынбасарының басшылығымен кіреді.
119. Мұрағаттан мұрағаттық құжаттарды, материалдық құндылықтарды және ғылыми-анықтамалық кітапханадан кітаптарды алып шығу, сондай-ақ ғылыми-анықтамалық аппаратты алып шығу белгіленген тәртіппен берілген рұқсаттамамен рұқсат етіледі.
120. Ауа баптау жүйесімен жабдықталған, қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттар сақталатын мұрағат қоймасында нормативті температуралық-ылғалдылық режимі: температура 17-19 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55% мөлшерінде сақталып отыруы қажет.
Ұзақ сақтаудағы дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың температуралық-ылғалдылығының параметрі төменде көрсетілген 1-кестедегі нормаға сәйкес болуы тиіс:

1-кесте

Құжат түрі	Температура, С				Ауаның салыстырмалы ылғалдылығы, %
	Қара және ақ түсті		Түрлі-түсті		Қара және ақ түсті		Түрлі-түсті
Киноүлдірдегі құжаттар:
Нитронегіз		+10-нан жоғары емес		-5-тен жоғары емес		40-55		40-55
Қауіпсіз негіз		+15-тен жоғары емес		-5-тен жоғары емес		40-55		40-55
фотоқұжаттар
шыны		+15-тен жоғары емес		-5-тен жоғары емес		40-55		40-55
үлдір		+15-тен жоғары емес		-5-тен жоғары емес		40-55		40-55
фотоқағаз		+15-тен жоғары емес		-5-тен жоғары		40-55		40-55
Магниттік таспадағы және дискілік тасығыштағы құжаттар		+8-ден +18-ге дейін				45-65
Электрондық құжаттар
Электрондық тасығыштағы құжаттар		+15-тен +20-ға дейін				50-65

Реттелмейтін климатты мұрағат қоймаларында оңтайлы жылыту және бөлменің ауасын тазарту тәртібімен, сонымен қатар ауаны ылғалдату және кептіру тәсілдерін пайдалана отырып оңтайлы температуралы-ылғалдату шаралары жүзеге асырылуы тиіс. Температураның (маусымдық және бір тәулік бойына (±5С) және ауаның салыстырмалы ылғалдылығының (±10%) күрт өзгеруі болмауы тиіс.
Температуралық-ылғалдылық режимінің ұзақ сақталмауы салдарынан (3 тәулік және одан да көп) салыстырмалы ауа ылғалдылығы 79-90 %-ға көтерілген жағдайда, оның қалпына түсуі үшін (қарқынды желдету, мұрағат қоймасын кептіру) шаралары қолданылады.
Мұрағаттық құжаттарды технологиялық өңдеуден өткізу барысында құжаттардың температуралық-ылғалдылығы реттелмеген, температурасы 20±5С және салыстырмалы ауа ылғалдылығы 50±20% ғимаратта уақытша сақтауға (екі айға дейін) рұқсат етіледі.
Температуралық-ылғалдылық тәртібі тұрақты температураны және сыртқы және бөлме ішіндегі ауаның салыстырмалы ылғалдығын бір уақытта өлшеп отыру жолдарымен: ауа баптағышы бар бөлмелерде – аптасына кемінде бір рет; реттелмеген климатты мұрағат қоймасында – аптасына екі рет; тәртіп бұзылған жағдайда – тәулігіне бір рет бақыланады.
Бақылау-өлшеу құралдарының көрсеткіштері арнайы есепке алу журналдарына түсіріліп отырады. Сонымен қатар журналда құрал көрсеткішінің дұрыстығы, температуралық-ылғалдылық тәртібі бұзылған жағдайда қолданылатын шаралар көрсетіледі.
Бақылау-өлшеу құралын қолдану, өлшеу тәртібі және сыртқы және ішкі ауа параметрлерін есепке алу номенклатурасы қолданыстағы нормативтік және әдістемелік құжаттармен айқындалады.
Бақылау-өлшеу құралдарын қоймаға кіре берісте стеллажда жылыту және желдету жүйесінен алыс бір қалқанға (бақылау нүктесі) бекітіледі, нормаға сәйкес бөлмелік жүйеде – бір бөлмеге бір бақылау нүктесі, көп ярусты жүйеде – әр ярусқа біреуден қойылады.
121. Мұрағаттық құжаттарды сақтау қараңғы жерде жүзеге асырылады. Бұл талап мұрағаттық құжаттарды мұқабаларда, папкаларда, қораптарда, шкафтарда, жабық түрдегі стеллаждарда сақтауды, сондай-ақ белгіленген жарық режимі бойынша жүзеге асырылады.
122. Мұрағат қоймаларына жарық табиғи жолмен түсірілуі немесе жасанды жолмен берілуі мүмкін; мұрағат құжаттарын терезелі де, терезесіз де үй-жайларға жайғастыруға болады. Ауа айналымын еселеп тұратын табиғи немесе жасанды желдеткіші бар үй-жай болған жағдайда мұрағат қоймасын терезесі жоқ үй-жайда орналастыруға болады.
123. Табиғи жарықты терезелерге жарық сейілткіштер, сәуле ағынын автоматты реттегіштер (арнайы шыны), қорғаныш сүзгілер, жалюзилер, шымылдықтар, әйнек бетіне жапсырылатын перделер қолдану арқылы көлегейлеп қана түсіруге болады.
124. Мұрағат қоймаларына жасанды жарық беру үшін сырт жағы тегіс жабық плафондарға салынған лампалар қолданылуы қажет.
Қоймадағы электр сымдары жабық болуы тиіс, ал тасымалданатын аппаратураларға (шаңсорғыш, шам үшін және тағы басқа) арналған аша розеткалар герметикалық және жартылай герметикалық болуы тиіс. Тасымалданатын аппараттың электр сымдары резеңкемен оқшаулануы тиіс. Қойма жалпы және әрбір қабатта электр ажыратқыштармен жабдықталады. Ажыратқыштар, розеткаға тоқтың келіп-келмеуін қамтамасыз ететін тартушы электрощиттар мен қорғағыш құралдары қойманың сырт бөлігіне орналастырылады. Қоймадағы жұмыс біткен соң аппаратура, электр розеткалары біртіндеп токтан ажыратылады.
АЛ, САЛ, ЖАЛ типіндегі жарық сәулелері ультракүлгін бөліктерге бөлінген люминесцентті лампаларды қолдануға болады. Көрініс спектрі диапазонындағы жарықтану деңгейі: стеллаждың еденнен 1 м биіктіктегі жоғарғы бөлігінде – 20-50 лк аралығында, жұмыс үстелдерінде – 100 лк-дан аспауы керек.
125. Мұрағаттық құжаттарды жасанды және табиғи жарықтың зақымдаушы әсерінен қорғау мұрағат, үй-жайлардың бәрінде, мұрағат құжаттарымен жұмыс жүргізудің барлық түрінде жүзеге асырылады.
126. Мұрағат қоймалары және мұрағаттың басқа да үй-жайлары жәндіктердің, кеміргіштердің пайда болуына, шаңның жиналуына жол бермейтін таза және жинақы болды.
127. Мұрағат қоймасы жүйелі түрде ылғалды тазартудан өткізіліп отырады, стеллаждар, шкафтар, сақтау құралдары (қораптар, папкалар, қаптамалар) кем дегенде жылына бір рет шаңсорғыштар арқылы шаңынан тазартылады. Бұл ретте стеллаждардың төменгі бөліктері, едендер, ірге бастырғылыр, терезенің астыңғы жақтаулары антисептиктердің (формалин-2%, АБ катаминінің -5% және басқалар) су ерітіндісімен сүртіледі.
Мұрағат қоймаларына сырт киіммен, су және лас аяқ киіммен кіруге, бөгде заттарды, тағамдық өнімдерді сақтауға және темекі тартуға тыйым салынады.
Мұрағат қоймаларында тымырсық микроклиматтың қалыптасуына жол бермейтіндей дәрежеде ауа еркін алмасып тұрады.
Мұрағаттық құжаттарды еденде, терезенің астыңғы жақтауларында, реттелмеген күйде сақтауға болмайды.
128. Мұрағат үй-жайларындағы жылдың жылы мезгілдерінде ашылатын терезелерге тор ұяларының диаметрі 0,5 мм-ден аспайтын қорғаныш тор қойылуы керек. Мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш жүйелеріндегі сыртқы саңылауларға да қорғаныш торлары қойылады.
129. Жәндіктердің пайда болуы мен өзеңденудің алдын алу, оларды дер кезінде анықтау мақсатында құжаттарды (іріктеп) және мұрағат қоймаларының үй-жайларын жылына екі рет (жылу беру маусымының басы мен аяғында) міндетті түрде энтомологиялық және микологиялық тексеруге жатады. Мұрағат қоймаларында биологиялық зиянкестер табылған жағдайда құжаттарды, сақтау құралдарын, үй-жайларды өңдеуден өткізу жөнінде шұғыл шаралар қолданылады.
Санитариялық-гигиеналық жұмыстар үшін санитарлық күндер жоспарланады.
130. Мұрағат қоймалары стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Өртқорғағыш құраммен өңделген, санитариялық-биологиялық жағдайы жақсы күйдегі қолданыстағы стационарлық ағаш стеллаждарды пайдалануға болады. Қосымша немесе арнайы құрал ретінде металл шкафтар, сейфтер, шкаф-стеллаждар, онымен қатар металл қалқалар мен стеллаждары бар бөлек бокстар қолданылады.
131. Киноқұжаттар, рулонды микрофильмдер «шырша» түріндегі немесе стационарлы стеллаждарда көлденеңінен, металл немесе пластик қораптарда сақталады. Жанбайтын триацетат негіздегі киноқұжаттар тығыз жабылмайтын киноүлдір негізінен бөлінетін сірке қышқылы жиналмас үшін жасалған саңылаулар бар металл немесе пластикалық қораптарда сақталады.
132. Магниттік таспадағы құжаттар тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе таспаларға оралып, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салынады немесе заттаңба жапсыратын полиэтилен қаптамаларға (контейнерге) орналастырылады.
133. Компакт-дискілер заводтан шыққан қаптамамен қапталып, қорапқа орналастырылады.
134. Микрофильмдер, кинофильмдер стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен толтырылады, фотографиялық бөлігі сыртқа қарай оралып, металл қораптарға салынады. Орам тығыз болуы және бума сыртына шықпауы тиіс.
135. Бейнеқұжаттар заводтан шыққан қорапта тігінен сақталады.
136. Магниттік қабаты бар тасығыштардағы мұрағаттық құжаттарды ферромагниттік металл стеллаждарде сақтауға тыйым салынады; болаттан жасалған стеллаждар тек арнайы жағдайларда, тек стеллаждар схемасы магнитсіздендірілген және жерге қосылған жағдайда (сөренің металл бөліктерінің электр сымдарымен қосып, оны тиімді түрде жерге қосқанда) қолданылады.
137. Табиғи жарықтандырылатын мұрағат қоймасында стеллаждар мен ашық түрдегі шкафтар терезенің саңылауы бар дуалдарға перпендикуляр орналасады. Терезесі жоқ мұрағат қоймаларында стеллаждар мен шкафтар үй-жайдың ерекшелігіне, жабдықтардың құрастырылуына және оның орналасу нормасына қарай орналастырылады. Мұрағаттық құжаттарды сақтайтын стеллаждарды, шкафтарды және басқа да құралдарды сыртқы қабырғаға және жылу көздеріне жақын орналастыруға болмайды.
Мұрағат қоймасындағы стационарлы стеллаждар мен шкафтар төмендегідей нормаларға сәйкес орналастырылады:
1) стеллаждар қатарының ара қашықтығы (басты өтетін жер) – кемінде 120 см;
2) стеллаждардың (өту) ара қашықтығы – кемінде 75 см;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың ара қашықтығы, дуалға параллель – кемінде 75 см;
4) стеллаждардың немесе шкафтың шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы (айналасы) – кемінде 45 см;
5) еден мен стеллаждардың төменгі қабатының (шкафтың) ара қашықтығы – 15 см-ден, ал іргедегі қабаттарда – кемінде 30 см.
Тартпалары бар жабдықтардың ара қашықтығы (өтетін жері) жабдықтың өлшем түріне қарай арнайы нормалар бойынша есептеледі.
138. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттар стеллаждарда, металл шкафтарда көлденеңінен немесе тігінен қораптарда немесе басқа бастапқы сақтау құралдарында (папкаларда, футлярда) орналастырылады.
Графикалық ғылыми-техникалық құжаттама А4 түріндегі фальцтелген форматтағы клапанды папкаларда сақталады. Сызбалар ватманда, остралонда, үлдірде фальцтельмейді және тубустарда сақталады.
139. Дыбыс-бейнелік немесе электрондық құжаттардың әрбір сақтау бірлігі герметикалық емес қорапқа жеке салынады. Бұл жағдайда қорапта мұрағаттық құжаттың еркін қозғалуын болдырмайтындай етіп орналастырылуға тиіс.

Мұрағаттық құжаттарды мұрағат қоймасына орналастыру тәртібі

140. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат қоймаларында сақтауды ұйымдастыру – мұрағаттық құжаттарды тиімді орналастыру, олардың қозғалысын және физикалық жай-күйін бақылау, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру мақсатында мұрағаттық құжаттардың көшірмесін жасау, зақымданған немесе бүлінген мұрағаттық құжаттардың алғашқы қасиетін және сыртқы белгілерін қалпына келтіру (қайта жаңғырту) шараларының жүйесі.
141. Мұрағат құжаттары мұрағат қоймасында оларды кешенді есепке алу және сақтауды, сондай-ақ жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Мұрағаттық қорларды орналастыру тәртібі мұрағат басшылығы бекіткен оларды орналастыру жоспарымен (кестесімен) айқындалады. Жоспарда (кестеде), қажет болған жағдайда стеллаждың нөмірі көрсетілген мұрағаттық қордың қоймада таралуы ескеріледі. Жоспар (кесте) мұрағат құжаттарын есепке алатын бөлімшеде немесе есепке алуға жауапты қызметкерде, ал оған тиісті бөліктері – мұрағат қоймасында болады.
142. Мынадай мұрағаттық құжаттар:
1) құпия құжаттар. Құпия мұрағаттық құжаттарды орналастыру құпиялықты қамтамасыз ету жөніндегі заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.
Құпиялылығы алынған істер және құпия құжаттарды бірге сақтау ерекше жағдайда, яғни құпиялылығы алынған құжаттар үшін орын табылмаған жағдайда рұқсат етіледі;
2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ есепке алуда немесе қосымшасында құнды металдары және тастары бар мұрағаттық құжаттар жатады. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын құжаттар және ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металдар мен тастары бар мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор құрамынан бөлініп алынып, сейфтік сақтауға тапсырылады. Алынған мұрағаттық құжаттың орнына ізбасар карта және қажет болған жағдайда мұрағаттық құжаттың көшірмесі қойылады;
3) нитронегіздегі мұрағаттық құжаттар;
4) биологиялық зиянкестермен зақымданған мұрағаттық құжаттар;
5) мұрағатты толықтыру көзі – ұйымның таратылуына байланысты мұрағатқа сақтауға тапсырылған уақытша сақтаудағы құжаттар жеке сақтауға жатады.
143. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттар ақпарат тасығыштың нормативтік режиміне байланысты жеке сақталады.
Бір мұрағат қоймасында бірдей сақтау режимін талап ететін (мысалы, магниттік таспадағы құжаттар және магниттік қабаты бар диск тасығыштағы мұрағаттық құжаттар; киноүлдірдегі және микронысандағы мұрағаттық құжаттар және тағы басқа) әртүрлі мұрағаттық құжаттар сақталуы мүмкін.
144. Пайдалану қоры көшірменің тасымалдау түріне қарай орналастырылады.
Қағаз негіздегі пайдалану қорының көшірмесі (оның ішінде фотокөшірме) әдеттегідей, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірге, бөлек стеллаждарда немесе шкафтарда, мұрағаттық іс және қор нөмірі ретімен сақталады.
Үлдір негізді пайдалану қорының көшірмесі қоймаларда оларға арналған сақтау режимінің нормативтері орналастырылады.
Бір істің немесе оның бөлігі түсірілген үлдір бюкстерге жеке салынады. Ерекше жағдайларда көлемі үлкен болмағанда істер бір бөлікте көшірілген үш істен көп болмауы тиіс.
145. Негізгі (міндетті) және қосымша есептік мұрағат құжаттары оқшауланған үй-жайларға немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің (қызметкерлердің) үй-жайына орналастырылады.
146. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің бірінші данасы қағаз негіздегі мұрағат құжаттарының түпнұсқасы үшін белгіленген сақтау режимдерін міндетті түрде сақтай отырып оқшауланған үй-жайда немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің үй-жайында орналастырылады.
Істердің, құжаттардың тізімдемесінің екінші данасы қойманың оқшауланған бөлігіндегі стеллаждарда немесе шкафтарда орналастырылады.
Істердің, құжаттардың тізімдемесінің үшінші данасы оқу залына қойылады.
147. Мұрағаттың барлық бөлмелері (ғимараттар, қабаттар, ярустар, қоймалар, бөлмелер), сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар және сөрелер нөмірленеді.
Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберіс жерден солдан оңға қарай жеке нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы қабаттар жоғарыдан төмен қарай және солдан оңға қарай нөмірленеді.
148. Сақтау жерін бекіту және қоймадан құжаттарды іздестіру мақсатында мұрағат қоймаларында қордың және сөренің топографиялық көрсеткіші жасалады (16-17-қосымшалар).
Қордың топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір мұрағат қорына бөлек дайындалады; бұл карточкалар қордың реттік нөмірімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір мұрағат қорына жалғастырылатын карточка арналады.
Сөренің топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір сөреге жасалады; бұл карточкалар сөре нөмірінің ретімен оқшауланған жерде сақталады. Топографиялық көрсеткіштердің бір көшірмесі есепке алуға жауапты қызметкерде болады, екінші көшірмесі қоймада сақталады.
Топографиялық көрсеткішті жүргізу белгіленген деректемелерге сәйкес қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.
Мұрағаттық құжаттардың орнын алмастыру барлық топографиялық көрсеткіштерге, сонымен қатар мұрағаттық қорды орналастыру жоспарына (кестесіне) әсерін тигізеді.
149. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралдары (қорап, папка және тағы басқа) мұрағаттық қордың нөмірі мен атауы жазылған, сондай-ақ іс тізімдемесінің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің нөмірі жазылған жазба қағазымен қамтамасыз етіледі.
Жазба қағазындағы жазулар баспа тәсілімен, тушьпен немесе арнайы суға төзімді қара сиямен жасалады. Мөртабандарды және басқа да ұқсас құралдарды пайдалануға жол беріледі.

Мұрағаттық құжаттардың болуын және жай-күйін
тексеруді жүргізу тәртібі

150. Мұрағаттық құжаттардың болуы мен жай-күйін тексеру мұрағаттық құжаттарды білу және жоғалған құжаттар табылмаған жағдайда іздестіру шараларын ұйымдастыру мақсатында; мұрағаттық құжаттар тіркеуіндегі кемшіліктерді табу және жою; қайта өңдеуді, қорғау, сақтандыру және техникалық өңдеуді қажет ететін құжаттарды тауып тізімін жасау мақсатында жасалады.
151. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру жұмыстары жоспарлы түрде жүзеге асырылады:
1) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылықтар объектісіне жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттары – жыл сайын;
2) қағаз негіздегі аса құнды құжаттар – 10 жылда бір рет;
3) дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар – 5 жылда бір рет;
4) нитронегізді киноқұжаттар – 2 жылда бір рет тексеріледі.
Қалған мұрағат құжаттарының бар болуын тексеру циклі мұрағат құжаттарын пайдалану қарқындылығына және есепке алынуына байланысты кем дегенде 20 жылда бір реттен, ауданның, қаланың мемлекеттік мұрағаттарында және мұрағат бөлімшелерінде 10 жылда бір рет мұрағаттың сараптама-әдістемелік комиссиясының (немесе басқа кеңесші органның) шешімі негізінде айқындалады.
Құпия құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру құпия құжаттарға белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады.
Апатты жағдайларда, жаппай ауыстыру жағдайында және басқа да іс-әрекет нәтижесінде мұрағаттық құжаттардың жоғалуы немесе зақымдануы мүмкін жағдайларда, сондай-ақ мұрағат қоймасының меңгерушісі ауысқан жағдайда мұрағаттың барлық құжаттарына немесе олардың бөліктеріне (топтарына) кезектен тыс болуын және жай-күйін тексеру жүргізіледі.
152. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында есептік құжаттар салыстырыла отырып тексеріледі және төмендегілерді қамтиды: тексерілетін мұрағаттық қорлар мен мұрағаттық құжаттардың есептік құжаттарының толықтығын анықтау, олардың салыстырмалы көрсеткіштерін салыстыру, құжаттар, іс тізімдемелері бойынша сақтау бірлігінің нөмір реттілігін (есепке алу және сипаттау кітабы) нақтылау және олардың қорытынды жазбаларының дұрыстығын тексеру жүргізіледі. Есептік құжаттамаларын салыстыру және олардың бар болуын тексеру дербес жұмыс түрі ретінде де жүргізілуі мүмкін.
153. Мұрағатта мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеруді әдетте, екі қызметкер жүргізеді.
Сақтау бірліктерінің бар болуын тексеру барысында, ішкі тізімдеме бойынша есепке алынған құжаттар ішкі тізімдемемен салыстырыла отырып тексеріледі, сондай-ақ сақтаудағы сақтау бірліктеріндегі парақтар саны түптелмеген (тігілмеген) түрде салыстырылады.
Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылықтар объектісіне жататын мұрағаттық құжаттар жеке парақтап тексеріледі.
Оқу залына және қызмет орнына қолдануға берілген мұрағаттық құжаттар жалпы тексеріледі, олардың шифры ілеспе картамен және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасымен айқындалады. Уақытша пайдалануға берілген мұрағаттық құжаттар тапсыру кітапшасымен және тапсыру актісімен тексеріліп, құжаттар бар болып есептеледі.
154. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында:
1) мұрағаттық құжаттардың стеллаждарда және алғашқы сақтау құралдарында орналастыру тәртібін сақтау;
2) тексеру кезінде берілген мұрағаттық қордағы қате орналасқан сақтау бірліктерін өз орнына қою;
3) тексеріліп жатқан мұрағаттық қордан (мұрағаттық құжаттардың жиынтығын) басқа мұрағаттық қорға қате салынған сақтау бірліктерін алып сақтаушыға тапсыру;
4) көгере бастаған немесе биологиялық зиянкестермен зақымданған сақтау бірліктерін алып, дереу оқшаулау;
5) құжаттардың, істің тізімдемесіне (есепке алу және сипаттау кітабына) кірмеген сақтау бірліктері алынып, оларды мұрағаттық қордың (мұрағаттық құжаттар жиынтығының) соңына орналастыру және мұрағат басшысы бекіткен мерзімде өңдеуге жіберу;
6) есептен шығарылған, бірақ мұрағат қоймасынан уақтылы алынбаған құжаттарды алу;
7) физикалық ақаулары бар құжаттарды табу керек.
155. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында мыналарға:
1) есепке алынбаған сақтау бірліктерін құжаттардың, істің тізімдемесіне (есепке алу және сипаттау кітабына) енгізуге;
2) құжаттарға, істер тізімдемесіне және басқа да есептік құжаттарға белгі қоюға, жөндеуге немесе жазуға тыйым салынады.
156. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексерудің нәтижесі және тексеру барысында табылған кемшіліктер тексеру парағына осы Қағидалардың 18-қосымшасына сәйкес және осы Қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру актісіне жазылып алынады.
Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру парағы тексеру барысында құжаттарға, істер тізімдемесіне әрқайсысына бөлек жасалады. Көлемі шағын мұрағаттық қорды тексеруде барлық құжаттардың, істің тізімдемесіне бір ғана тексеру парағы жасалады.
Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында тексеру парағының бағандарында көрсетілмеген кемшіліктер анықталғанда және істерді парақтап тексергенде параққа нақтылаулар мен қосымша деректемелер енгізіледі. Әрбір тексеру бойынша мұрағат қоры шегінде тексеру парақтары жалпы тәртіппен нөмірленеді және орындаушының қолы қойылады.
157. Осы Қағидалардың 18-қосымшасына сәйкес тексеру парағының (парақтарының) негізінде осы Қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйі туралы акт жасалады. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жағдайы туралы актімен қоса, осы Қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес қажет болған жағдайда есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы; осы Қағидалардың21-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттарды тауып алғандығы туралы; осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы және басқа да актілер жасалады.
158. Мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйін тексеру аяқталған соң, істер тізімдемесінің, құжаттардың (есепке алу және сипаттау кітабының) соңына «тексерілді» деген мөр басылады, уақыты, тексеру жүргізген қызметкердің қызметі және қолы қойылады.
Істің, құжаттар тізімдемесінің (есепке алу және сипаттау кітапшасының) қорытынды жазбасында есепке алынбаған әріптер және кіргізілмей қалған реттік нөмірлер, белгіленген тәртіпке сәйкес алып тасталған сақтау бірліктері табылған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады.
159. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында осы Қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасы жасалады. Табылмаған мұрағаттық құжаттардың картотекасы қағаз тасығышта бір орталықтан жасалады немесе табылмаған мұрағаттық құжаттар есептік карточкаларының деректемелеріне сәйкес автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.
Мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру нәтижесі осы Қағидалардың 23-28-қосымшаларына сәйкес мұрағаттық құжаттардың физикалық (техникалық) жай-күйін есепке алу картотекасына (кітапшасына) жазылады.
160. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген соң барып аяқталған болып есептеледі. Мұрағат құжаттарының бар болуын және жай-күйін тексеруден соң сирек қолданылатын мұрағат құжаттары қорабына мөр басылады.
161. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында табылмаған құжаттарды іздестіруді ұйымдастыру олардың жоқ екендігі анықталған сәттен бастап ұйымдастырылады және бір жыл көлемінде тікелей мұрағатта және басқа ұйымдарда бірдей жүргізіледі. Мұрағаттың басшылығы мұрағаттың тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының баянхаты негізінде құжаттарды іздестіру мерзімін ұзартуға құқылы.
162. Іздестіру барысында табылған мұрағаттық құжаттар, оны орнына қоятын қойма қызметкеріне беріледі. Тексеру парағының «Ескертпе» бағанына табылмаған мұрағат құжаттарының картотекасында мұрағат құжаттарының табылғандығы туралы белгі қойылып, мұрағат қоймасы меңгерушісінің қолымен расталады.
163. Жоғалған себебі құжаттамалық түрде дәлелденген мұрағаттық құжаттар белгіленген тәртіппен есептен алынып тасталады.
Іздеу барысында табылмаған мұрағаттық құжаттарды іздестіру тоқтатылған жағдайда, осы Қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес табылмағандығы туралы акт жасалады, мұндай құжаттарды есептен алып тастау туралы түпкілікті шешім қабылдау үшін іздестіру жүргізілгені туралы нақты ақпарат мұрағат құжаттарының бар болуын және жай-күйін тексеру актісімен бірге уәкілетті органға беріледі.
164. Мұрағаттық құжаттарды есептен алып тастау туралы шешім уәкілетті органның жазбаша рұқсатының негізінде мұрағат басшысының бұйрығымен ресімделеді.
Табылмаған мұрағаттық құжаттар картотекасында мұрағат құжаттарының есептен алынғандығы туралы белгі қойылады. Өзгерістер барлық есепке алу құжаттарына енгізіледі және «Мұрағаттық қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерге» де енгізіледі, белгіленген тәртіппен қор каталогына хабарланады.
165. Мұрағат басшылығы белгілеген мерзімдерде жыл бойына мұрағат қоймасынан берілетін істердің, мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйіне (толық, ішінара) жүйелі түрде тексеру жүргізеді. Аталған тексерулердің нәтижесі мынадай түрде:
1) істің бар болғаны расталған жағдайда – бар болуын тексеруді ұйымдастыруға жауапты қызметкердің баянхаты;
2) құжаттық негізі жоқ қандай да бір істер болмағанда – белгіленген тәртіппен ресімделеді.
Мұрағат құжаттарының дәлелсіз жоғалуы анықталған жағдайда оларды жедел іздестіру жүргізіледі. Іздеу нәтижесіз болған жағдайда табылмаған мұрағаттық құжаттар әрі қарай іздестіру үшін табылмаған құжаттар картотекасына енгізіледі.

Мұрағаттық құжаттардың техникалық және физикалық-химиялық
жай-күйін тексеру және есепке алу тәртібі

166. Мұрағатқа түскен мұрағат құжаттарын олардың алдымен физикалық жай-күйін тексермей мұрағат қоймаларына қабылдауға және орналастыруға жол берілмейді. Мұрағатқа келіп түскен мұрағаттық құжаттар қоймаға беруден бұрын қабылдау және уақытша сақтау үй-жайына орналастырылады және тасымалдау қорабынан ажыратылып, стеллаждар мен үстелдерге қойылады.
167. Келіп түскен мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін, сондай-ақ олардың сақтандыру көшірмелерін бағалау мұрағат құжаттарын мұрағатқа қабылдаған сәттен бастап 3 айдан кешіктірілмей жүргізіледі.
168. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін бағалаудың нәтижесінде мынадай:
1) биологиялық зиянкестермен зақымданған;
2) жоғары дәрежеде ылғалдылық белгілері бар;
3) қағазы және мәтіндері бүлінген;
4) шаң басқан мұрағаттық құжаттар анықталады.
Бұл ретте істегі, папкалардағы және қораптардағы барлық бөгде заттар: металл, қатырма, қағаз қаттамалар және басқа салмалар, бөлгіштер, қыстырғыштар, және басқа да осыған ұқсас нәрселер алынып тасталады.
169. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың, сондай-ақ олардың сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйін бағалау кезінде материалдық тасығыштардағы ақпараттың оқылуы, техникалық ай-күйі туралы актідегі мәліметтің техникалық сипаттамасымен сәйкес келуі белгіленеді. Сонымен бірге кинофотоқұжат негізінің түрі анықталады. Нитронегіздегі мұрағат құжаттары соңынан қауіпсіз негізге қайта көшіру тұрақтылығын шұғыл тексеруге, қажет болған жағдайда – эмульсиялық қабатын қайта өңдеуге жатады
170. Ақау табылған жағдайда ақаудың түрі және оны жоюдың жолдары көрсетілген еркін нысанда акт жасалады. Ақауларды жою толықтыру көздерінің есебінен жүргізіледі.
171. Келіп түскен биологиялық зиянкестермен зақымданған (жәндіктер, белсенді зең) мұрағат құжаттары санитариялық-гигиеналық (залалсыздандыру, дәрілеу) өңдеуге жіберіледі.
Дымқылданған мұрағаттық құжаттар табылған жағдайда олар толық кепкенге дейін міндетті бейімдеу жүргізіледі. Бейімдеуді қабылдау және уақытша сақтау үй-жайында ауаны қарқынды желдетіп, сақтау бірліктерін теріс орналастырып, стеллаждар мен үстелдерге жайылған күйінде 7-14 тәулік ішінде (ылғалдану дәрежесіне қарай) жүргізеді.
Келіп түскен мұрағаттық құжаттардың мәтіні мен қағаз сапасының жалпы жағдайын бағалау үшін арасынан таңдап тексеріледі.
172. Келіп түскен құжаттарды шаң-тозаңнан тазартуды керме шкафтарды пайдалану арқылы және санитариялық және гигиена шараларын сақтай отырып жүргізеді. Түптелген құжаттардың қораптары, папкалары, мұқабалары және түптері міндетті түрде шаңнан тазартылуы тиіс.
173. Келіп түскен дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар:
1) магниттік таспадағы мұрағаттық құжаттар – шаңнан тазартылуға және таспаны қайта айналдырып тексеруге;
2) дискідегі тасығыштардағы мұрағаттық құжаттар, грампластинкалар, мұрағаттық фотоқұжаттар – шаңнан тазартылуға;
3) температуралық-ылғалдылық жағдайларға бейімдеуге;
4) буып-түюге жатады.
Үлдір және диск негізіндегі дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар қоймаға алынбас бұрын бейімдеу ашық түрде 20±3С температурада және ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 35±15% болғанда жүргізіледі; ал түрлі-түсті кино және фотоқұжаттар үшін ауаның ылғалдылығы 35±15% болуы тиіс. Киноқұжаттар мен рулондағы микрофильмдерді бейімдеу 10 тәуліктен аз болмауы, ал магниттік таспадағы және дисктік тасығыштегі мұрағаттық құжаттарға 3 тәуліктен аз болмауы, фотоқұжаттар мен микрофиштер үшін 24 тәуліктен аз болмауы тиіс.
174. Сақтау барысында мұрағаттық құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйін тексеру зақымданған мұрағаттық құжаттарды анықтау және физикалық немесе биологиялық жай-күйі зиян төндіретін құжаттарды анықтау мақсатында жасалады және мынадай:
1) мақсатты тәртіппен; мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында. Мақсатты тексеруге төтенше жағдайда зардап шеккен барлық құжаттар жатады;
2) мұрағаттық құжаттарды мұрағаттық қоймалардан беруге дайындық барысында;
3) мұрағаттық құжаттарды жекелеп (парақтап) қараумен байланысты барлық басқа жұмыстарда жүзеге асырылады.
175. Сақтау барысында қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру ылғалмен, биологиялық зиянкестермен (жәндіктермен, өңезденген) зақымданған, қағаздары мен мәтінінде зиян келген мұрағаттық құжаттарды анықтау мақсатында жүргізіледі.
Дымқылданған мұрағаттық құжаттар (істер, іс жиынтығы) бөлініп алынып, кезектен тыс өңдеуге жіберіледі (кептіру, бейімдеу). Мұрағаттық құжаттар жаппай дымқылданғанда, қойманы кептіру және сақтау режимін қалпына келтіру шаралары жүргізіледі.
Биологиялық зиянкестермен (өңез, жәндіктер) зақымданған мұрағаттық құжаттар тез арада бөлек алынады.
Мәтіндегі және қағаздағы кемшілікті анықтау, істі парақтап қарау барысында визуальды түрде анықталады. Кемшіліктер жалпы әріптік-цифрлық индекстеу негізінде әдістемелік өңдеулерге осы Қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес қағаздағы (әріптік индекстеу) және мәтіндік (мәтіндік индекстеу) кемшіліктің үлгілік белгілері бойынша жүйеленеді.
Егер мәтіннің жартысынан көбі оқылмайтын дәрежеде зақымданған және қайта өңдеу мүмкін болмайтын құжаттар жойылуға жіберілуі мүмкін. Зақымданған құжаттардың мәтінін ішінара қалпына келтіру мүмкін болса, олар мемлекеттік сақтауда қалдырылады, сканерден өткізіледі, өңделеді немесе фотокөшірмесі түсіріледі.
176. Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттардың техникалық жай-күйін тексеру:
1) буып-түю жағдайын;
2) стандарттық ракордтардың болуын;
3) үстіңгі қабатының және перфорация жолақтарының және жапсырмалардың техникалық жай-күйін;
4) ластанудың және механикалық бүлінулердің болуын;
5) нитронегіздің тұрақтылығын;
6) киноүлдірдің перфорациясының айналымын және ені 35 және 16 мм магнитті таспаның жолағын;
7) физикалық-механикалық сипаттамасы (эмульсиялық қабаттасуы, қыртысталуы немесе жұмыс қабатының сусуы және басқалары);
8) химиялық және биологиялық ақаулардың бар болуы (микроорганизммен, жәндіктермен және кеміргіштермен зақымдануы, тұздың кристалдануының іздері және химиялық-фотографиялық өңдеуде қалдықтардың ыдырауы);
9) фоно және бейнеқұжаттардың электроакустикалық сипаттамасын;
10) бейне арнадағы бейнеқұжаттардың параметрін;
11) кино, фото, бейнеқұжаттардың көріну сапасын;
12) электронды құжаттарды сипаттау параметрінің деңгейін (мысалы, уақыт бірлігінде ақпаратты оқу кезіндегі үзілістердің саны);
13) электронды құжаттарда «вирустардың» болуын;
14) магниттенген аймақтардың және машиналық тасығыштардағы механикалық бүлінулердің орын алуын;
15) триацетатты үлдірдің сіркесу синдромын анықтау үшін жүргізіледі.
177. Киноқұжаттардың (кескіннің негативін, контратипін (дубль-негатив), позитивтік көшірмелерін) техникалық жай-күйін тексеру фильмді тексеру немесе дыбысты монтаж үстелінде монтаж парағымен салыстыра отырып жүзеге асырылады.
Позитивтік көшірмені оптикалық проекция жағдайында экранда көру арқылы тексеру барысында көріну сапасына, ішкі бөліктерінде көріністің тығыздығы мен түсінің бірқалыптылығына көшірмелерінің көру және есту бағасы бойынша бөліктерінің бірқалыптылығына, кадрдың тұрақтылығына, кескіннің контрастілігіне, кескінде ақаулардың орын алуына осы Қағидалардың 26-қосымшасына сәйкес назар аудару қажет.
Аралық позитивті (лаванда), фонограмманың қайта жазғандағы негатив фонограмманың магнитті түпнұсқасын, шу мен музыканың магнитті фонограммасын бақылау фильм тексеретін үстелде тексеру арқылы жүргізіледі.
Киноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулар 2-кестеде көрсетілген.

2-кесте

Р/с №	Ақаудың атауы	Ақаудың түрін анықтау	Пайда болу себебі	Салдары	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
1	Эмульсияның қажалуы	Эмульсия бетіндегі бүлінулер	Жиі пайдалану	Сапасыз көрініс
2	Фрикциялық жолақтар	Үлдірдегі ораманың ұзына бойына жіңішке сызықтар жүйесі	Үзіп-жұлып орау, киноүлдір орамын қолмен тарту	Экрандағы жолақтар жаңбыр сияқты көрінеді
3	Сызаттар: ұсақ, штрихтік, орташа, терең	Негіздің бетіндегі бүлінулер	Жиі пайдалану	Экранда күңгірт штрихтар
4	Перфорацияның зақымдануы: ұсақ, орта, терең кескін	Перфорацияның бұрышының немесе жиегінің ажырауы	Үлдірдің керілуі, үлдір перфорациясының дыбыс монтаждау үстелінде немесе кинопроекторда тісті доңғалақ барабанның тістеріне сәйкес келмеуі	Киноүлдірдің үзілуіне әкеледі. Экранда кадрдың селкілдеуі
5	Кір, саусақ іздері		Қолғапсыз жұмыс істеу. Немқұрайлылықпен қарау.	Экран кескінінде дақтар
6	Желімдеп жабыстыру		Үлдірдің үзілуі	Дыбысталу сәйкессіздігі, кескін сәйкессіздігі
7	Металл күмістердің түсіп қалуы	Эмульсиядағы ұсақ ақ дақтар	Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы	Экранда ұсақ қара дақтар
8	Эмульсиядағы май дақтары		Көшірме аппараттарда басып шығару, кинопроекторда көрсету	Орамада үлдірдің жабысып қалуы
9	Эмульсияның ыдырауы	Эмульсия қабатының үлдірдің негізінен бөлініп шығуы	Басу кезінде жоғары температурада ерітіндіде өңдеу	Кескіннің жоғалып кетуі
10	Эмульсия қабатының жабысуы		Консервациялық-профилактикалық өңдеуде профилактика тәртібінің сақталмауы	Тақылдар, дыбыстың жоғалуы
11	Бетперде	Кескін белгіленбеген және үлдірдің түрі шұбар (жарық түсіргенде үлдір сарғыш немесе жасыл сияқты)	Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы	Экрандағы кескін контрастілі емес
12	Өңез	Үлдірдегі күлгін қатпар көбінесе, перфорацияның жиегінде	Сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимін сақтамау	Кескінді жоғалтып алу
13	Үлдірлік разрядтар	Үлдірдегі жіңішке қара жолақтар	Көбірек отырғанда үлдірді тарту	Экрандағы кескінде қара жолақтар
14	Кескіннің дыбыспен үйлеспеуі	Кескін мен дыбыстың сәйкес келмеуі	Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы	Экрандағы кескіннің дыбыспен үйлеспеуі

178. Фоноқұжаттардың электроакустикалық сипатын (жиіліктің бұрмалануы, копирэффекті деңгейі, фонның және шудың деңгейі, шытынаулар мен тақылдаулардың бар болуы, кідірістің шуы) бақылау агрегаттары бар, қуат күшейткіші, дыбыс күшейткіші және басқа да жабдықтары бар кәсіби магнитофонда есту арқылы тексеріледі. Бұл жағдайда беті (ферромагниттік жабын, үлдірдің қыртысталуы, жиегінің қисаюлары, механикалық зақымдар және химикалық немесе биологиялық ластанудың іздері), бастапқы және соңғы ракордтардың бар болуы, фоноқұжаттардағы жапсырулардың сапасының жай-күйі осы Қағидалардың27-қосымшасына сәйкес анықталады.
Фоноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі 3-кестедекөрсетілген.

3-кесте

Р/с №	Ақаудың атауы	Ақау түрінің анықтамасы	Пайда болу себебі	Салдары	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
	Қыртысталу	Үлдірдің ұзындығы бойынша ширатылуы	Температуралық-ылғалдылық сақтау режимінің сақталмауы	Тыңдау барысында дыбыстың әлсін-әлсін үзіліп қалуы
2.	Қылыштық	Үлдірдің ұзындығы бойынша созылуы	Сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимін сақтамау	Сапасыз дыбысталу (дыбыстың секіруі), магниттік таспаның нашар айналуы, магниттік таспаның орамадан шығып кетуі
3.	Үлдірдің ескіруі	Ферромагниттік қабаттың түсіп қалуы	Сақтау мерзімінің өтіп кетуі	Дыбыстың жоғалып кетуі
4.	Негіздің зақымдануы: үлдірдің бүгілуі, үлдірдің қыржымдалуы, үлдірдің үзілуі		Фоноқұжаттармен жұмыс істеу ережесін сақтамау	Желімдеп жабыстырулардың көп болуы, ішінара дыбыстың жоғалуы
5.	Жоғарғы жиіліктің үйіндісі		Сапасыз жазба немесе қайта жазу	Жазбаның күңгірттігі, сөздің түсініксіздігі
6.	Төменгі жиіліктің үйіндісі		Сапасыз жазба немесе қайта жазу	Жазбаның қанықтығынан айрылуы, тембр реңкінің бұзылуы
7.	Дыбыстың өшіп қалуы		Ұзақ сақтаудан кейін жазба деңгейінің төмендеуі	Сапасыз дыбысталу
8.	Кідіріс шуының жоғарылауы	Магнитсіздендірілген таспаның шуы	Ұнтақ бөлігінің әр тектілігі және олардың жұмыс қабатында әркелкі таратылуы	Біркелкі шыңылдау
9.	Дыбыстың «секіруінің» әсері	Фоноқұжаттарды тыңдау барысын да байқалған дыбыс үндестігіні өзгеруі	Магнитофондағы таспатартқыш механизмде таспаның қозғалу жылдамдығының тербелу нәтижесі	Сапасыз дыбысталу
10.	Копирэффект	Қайталанатын жаңғырықтармен дыбысталуы	Сақтау ережесінің сақталмауы
11.	Үзілген жазба	Жазбаның басы мен аяғының болмауы

179. Фотоқұжаттарды бақылау фотоқұжаттарды және бақылау таңбаларды монтаж немесе жарық үстелінің үстінде қарау арқылы жүргізіледі. Бұл жағдайда үстіңгі бөлігінің техникалық жай-күйі (сызаттардың, кірдің, қажалудың және басқа да ақаулардың болмауы); фотографиялық сапасы (ашықтық, контрастілігі, оптикалық тығыздық диапазоны, бетперденің болмауы, басып шығаратын ақаулардың орын алуы және сол сияқты) анықталады.
Ақау түрлерін көзбен көріп анықтау қиын болған жағдайда, фотоқұжатты лупамен немесе микроскоппен осы Қағидалардың28-қосымшасына сәйкес көреді.
Фото және бейнеқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі4-кестеде көрсетілген.

4-кесте

Р/с №	Ақаудың атауы	Ақау түрінің анықтамасы	Пайда болу себептері	Салдары	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
1.	Кескіндегі саусақтың іздері		Қолғапсыз жұмыс істеу	Негативтегі дақтар
2.	Эмульсияға батқан тырнақ іздері		Қолғапсыз жұмыс істеу	Негативке батқан іздер
3.	Үлдірдің иіні		Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Кескіннің ішінара жоғалуы
4.	Сияның іздері		Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Кескіннің ішінара жоғалуы
5.	Кескінге автоқаламмен жазу		Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Кескіннің ішінара жоғалуы
6.	Тырнақ іздері: ұсақ, өткір	Үлдірдің үстіңгі қабатының бүлінуі	Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Қайта көшіруде кескіннің сапасын жоғалту
7.	Эмульсиядағы майлы дақтардың іздері		Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы	Құжаттардың ұзақ уақытқа сақталмауы
8.	Перфорацияның үзілуі	Үлдір жиегінің немесе бұрышының ажырап кетуі	Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Құжаттардың ұзақ уақытқа сақталмауы
9.	Эмульсиядағы желімнің дақтары		Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы	Кескіннің ішінара жоғалуы
10.	Әлсіз кескін		Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы	Кескін контрастілі емес
11.	Тығыз кескін		Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы	Қараңғыланған кескін
12.	Бетперде	Кескін белгіленіп алынбаған және үлдірде дақ іздері бар (жарықта үлдір сарғыш немесе жасыл болып көрінеді)	Үлдірді айқындау кезінде техникалық регламенттің сақталмауы	Кескін контрастілі емес
13.	Эмульсияның сарғыш тартуы		Сапасыз белгілеу	Қайта көшіру кезінде кескін сапасының жоғалуы
14.	Үлдірдің деформациясы		Температуралық- ылғалдылық режимін сақтамау	Қайта көшіру кезінде кескін сапасының жоғалуы
15.	Эмульсия қабатының ыдырауы және жылжуы		Жоғары температурадағы қоспада басып шығару кезінде өңдеу	Кескіннің жоғалуы

180. Бейнеқұжаттардың техникалық параметрлерін тексеруді бақылау-өлшеу аппараттар кешенінің көмегімен жүргізеді: осы Қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес бейнежазбалардың жазба тұрпатын, стандарттарын және жүйесін анықтайтын бейнемагнитофондардың тиісті түрімен.
181. Электронды құжаттардың техникалық параметрлерін тексеру тиісті мұрағаттық құжаттардың тиісті түрімен жұмыс істеуге арналған арнайы аппаратураны және бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалана отырып жүргізіледі.
182. Ұлттық мұрағат қорының физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар деп материалдық тасығыштарының бүліну деңгейі жоғары, мұрағаттық құжаттардың физикалық біртұтастығына қауіп төндіретін құжаттар танылады.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының физикалық жай-күйін қанағаттандырғысыз деп тану және оны тез арада арнайы өңдеу жүргізу үшін арнайы есепке алу туралы шешім осы Қағидалардың 186 -190-тармақтарына сәйкес өңдеушінің сараптамалық қорытындысы және мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін жауапты бөлім басшысының қорытындысы негізінде мұрағат басшысы қабылдайды.
183. Физикалық жай-күйі материалдық тасығыштарды қайта қалпына келтіре алмайтын және ақпараттары оқылмайтын құжаттар өңдеуге келмейтін, бүлінген мұрағаттық құжаттар болып танылады.
Мұрағаттық құжаттарды қайта қалпына келмейтіндей зақымданған деп тану және оны есептен шығару туралы шешімді мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін жауапты бөлімше басшысының және өңдеушінің сараптама қорытындысына және осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес зақымданған құжаттар туралы актіге сүйене отырып уәкілетті орган және жергілікті атқарушы орган қабылдайды. Уәкілетті органның жазбаша рұқсаты негізінде жарамсыз мұрағаттық құжаттарды есептен шығару туралы мұрағат басшылығының бұйрығы шығарылады.
Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын Ұлттық мұрағат қорының қайта қалпына келмейтіндей бүлінген құжаттарын жоюға және есептен шығаруға жол берілмейді.
184. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу мынадай жолдармен:
1) осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес куәландыру парағында;
2) осы Қағидалардың 18-19-қосымшаларына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру актісінде және парағында;
3) осы Қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес тасығышы бүлінген мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасында;
4) осы Қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес мәтіні зақымданған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.
185. Дыбыс-бейнелік құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу:
1) осы Қағидалардың 26-қосымшасына сәйкес киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;
2) осы Қағидалардың 28-қосымшасына сәйкес фотоқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;
3) осы Қағидалардың 27-қосымшасына сәйкес фоноқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;
4) осы Қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес бейнеқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.
Ұлттық мұрағат қорының физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттарын есепке алу үшін карточкалардың орнына бақылау-есептік карточканың белгілеген деректемелеріне сәйкес есепке алу кітаптары қолданылады.
Тиісті белгілер мұрағаттық құжаттардың физикалық-техникалық жай-күйін есепке алу құжаттарына да қойылады.
Мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу бақылау-есепке алу құжаттарының деректемелеріне сәйкес белгіленгендей қағаз тасығыштарда немесе автоматтандырылған режимде жүзеге асырылуы мүмкін.

Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және
техникалық өңдеуден өткізу тәртібі

186. Мұрағаттық құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу мынадай:
1) мұрағаттық құжаттардың тез ескіру және бүліну себептерін жою;
2) олардың қасиетін, техникалық сипатын және ұзақ сақталуын қайта қалпына келтіру;
3) құжаттық ақпаратты неғұрлым төзімді тасығыштарда жаңғырту мақсатында жүргізіледі.
187. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттарды өңдеудің негізгі түрлері мыналар:
1) биосақтандыру, биоқорғау және қоймалардағы және мұрағаттық құжаттардағы биологиялық зиянкестерді жою шараларының жиынтығы ретінде мұрағаттық қоймаларды залалсыздандыру, дәрілеу, дератизация жүргізу;
2) мұрағат құжаттарының түпнұсқасының беріктігін және қасиеттері мен беріктігін қайта қалпына келтіру жөніндегі технологиялық шаралар мен жұмыс жиынтығы ретінде қалпына келтіру (қалпына келтіру-консервациялық өңдеу);
3) аса құнды құжат көшірмелерінің сақтандыру қоры мен пайдалану қорын жасау мақсатында мұрағаттық құжаттарды жаңғырту; өше бастаған және әлсіз контрастілі мәтінді мұрағаттық құжаттардың фотосын қайта өңдеу; құжаттағы ақпаратты және басқаларды сақтау үшін ұзақ сақталмайтын немесе бүлінген тасығыштармен, түпнұсқалармен көшірмелерді ауыстыру;
4) мұрағаттық құжаттарды түптеу;
5) мұрағаттық құжаттарды шаң-тозаңнан тазарту;
6) мұрағаттық құжаттарды апаттық құтқару жұмыстары режимінде өңдеу, сонымен қатар кептіру, залалсыздандыру, дәрілеу, тоңазыту, қайта өңдеу, жаңғырту, дезактивация және басқа да өңдеудің мақсатты түрлерін қолдану.
188. Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттарға тасығыштың физикалық жай-күйіне байланысты мынадай өңдеу және консервациялық-профилактикалық жұмыстары жүргізіледі:
1) магнит таспадағы мұрағаттық құжаттар:
үстіңгі қабатын арнайы тазалайтын құралмен тозаңнан және ластанудан тазарту;
кеуіп кеткен және қыржымдалған жапсырмаларды ауыстыру;
магнит таспадағы орамдарды екі жағынан 2-2,5 м қорғағыш магниттік таспалармен рәсімдеу;
мұрағаттық құжаттар тасымалдау кезінде температураның түсуі және ылғалдылығынан пайда болған магниттік таспалар орамындағы ішкі шиеленісті жою мақсатында қайта орау;
Қайта орау жұмыстары арнайы қондырғыларда берілген параметр бойынша созылып және механикалық тазалауға бейімделген таспаның үстінде жүргізіледі. Қайта орауды секірмейтін, біркелкі тығыздықтағы орауышы бар магнитофонда жүргізуге болады. Орам түзу, тығыз болуы және ешнәрсе шығып тұрмауы керек. Магниттік таспадағы құжаттарды алдын алу мақсатында қайта айналдыру мен тазалау құжаттарды пайдалану қарқындылығына және сақтау жағдайларына байланысты 2-4 жылда бір рет тексеріліп тұрады;
2) дискілік тасығыштағы мұрағаттық құжаттар:
шаң-тозаңнан тазартылады;
антистатикпен сүртіледі;
3) кинофильмдер үшін кинофотоқұжаттар, микронысандар және фонограммалар:
шаң-тозаңнан тазарту;
май, балауыз және басқа да ластанудан тазарту;
желімденген жерлері мен кесілген жерлерін нығайту;
желімденген және қырқылған жерлерді нығайту;
перфорацияны жөндеу;
тұрпайы жамалған және желімденген жерлерді қайта жөндеу;
кадрдағы зақымданған жолақтарды жөндеу;
4) фоноқұжаттардың грамтүпнұсқалары:
электротехникалық тазалаудан өткізіледі.
189. Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу жөніндегі жұмыстар жоспарлы және жоспардан тыс деп бөлінеді.
Мұрағаттық құжаттардың жоспарлы өңдеу жұмыстары олардың жай-күйін тексеру нәтижесі бойынша кезек тәртібімен, мұрағатта белгіленген олардың түрлі құндылықтарға қатыстылығын, алуан түрлі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйінің ерекшеліктерін, мұрағат мүмкіндігін есепке ала отырып жүргізіледі. Қазақстан Республикасының ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызылған құжаттар мен аса құнды құжаттарға басымдылық беріледі.
Мұрағаттық құжаттардың жергілікті немесе жаппай отпен, сумен, химиялық немесе радиоактивті заттармен зақымдануына байланысты апатты-құтқару жағдайында жүргізілетін жұмыстар жоспардан тыс жасалған жұмыстарға жатады. Мұрағаттық құжаттар биологиялық зиянкестермен зақымданғанда да құжаттарды бөлу, жекешелеп алу және сақтау орнына санитарлық өңдеу бойынша шұғыл шаралар қолданылады.
190. Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу бойынша жұмыстардың номенклатурасы, өткізілу тәртібі және технологиясы салалық нормативтік және әдістемелік құжаттармен айқындалады.

Мұрағат қоймаларынан мұрағаттық құжаттарды беру тәртібі

191. Мұрағат қоймасындағы пайдалану қоры бар мұрағаттық құжаттар әдетте берілмейді.
Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын, сонымен қатар Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, физикалық жай-күйі қанағаттандырғысыз аса құнды құжаттардың түпнұсқасын мұрағат қоймаларынан беру ерекше жағдайларда мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.
192. Мұрағат қоймасындағы мұрағаттық құжаттар жазбаша рұқсатпен:
1) мұрағат қоймасының меңгерушісі (сақтауды қамтамасыз ету бөлімі) – мұрағаттың оқу (көру) залындағы пайдаланушыларға және жұмыс орнында мұрағат қызметкерлеріне қызмет бабында жұмыс жайларына беріледі;
2) мұрағат басшысы немесе олардың орынбасары – кепілдеме хаты болған жағдайда қор құрушыларға, сот өкілдеріне, заң қорғаушы және басқа уәкілетті органдардың уақытша пайдалануына береді; ұйымдарға – көрмеге қою үшін көрме өткізу туралы келіссөз және мұрағат басшысының тиісті бұйрығы болған жағдайда беріледі; мұрағат зертханасының қызметкерлеріне, арнайы ұйымдарға – сақтандыру және пайдалану қоры бойынша және мұрағаттық құжаттарды арнайы өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін арнайы ұйымдармен шарттар бар болғанда беріледі.
193. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру және оларды қабылдап алу барысында, оның ішінде бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді мұрағат қоймасының қызметкері жүргізеді. Ал, оқу залында қайтарылған мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді оқу залының қызметкері жүргізеді.
194. Мұрағат қоймасынан құжаттарды бергенде және қайтарып алғанда, олардың бар болуы мен жай-күйін тексеру мақсатында парақтап қарауға мына құжаттар жатады:
1) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектісіне жататын және аса құнды құжаттар;
2) рәсімделуінде немесе қосымшасында құнды тастары мен металдары бар мұрағаттық құжаттар;
3) түптелмеген мұрағаттық құжаттар;
4) мұрағат қоймасынан алдында берілмеген және куәландыру парақтары жоқ құжаттар;
5) коллекционерлер үшін қызығушылық тудыратын қолтаңбалары, графикалық құжаттары, пошталық және елтаңбалық белгілері, мөрлері бар істер, ашықхаттар, мекенжайы, маркасы бар конверттер және басқа мұрағаттық құжаттар.
Парақтап тексеруге жататын басқа істердің құрамын сараптама-әдістемелік комиссияның шешімі негізінде мұрағат басшылығы айқындайды.
Парақтап тексеруден өткендігі туралы белгі осы Қағидалардың30-қосымшасына сәйкес куәландыру парағына қойылады.
Мұрағат қоймасынан берілген сақтау бірліктерінің және іс тізімдемесінің орнына осы Қағидалардың 31-қосымшасына сәйкес ізбасар карта қойылады.
195. Мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттардың мұрағат шифры, нөмір қойылған парақтары, осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес істің растау парағы және осы Қағидалардың 32-қосымшасына сәйкес құжатты пайдалану парағы болуға тиіс.
196. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды және істерді беру барысында:
1) мұрағат шифрлары мен атауын (аннотациясын) іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы), құжаттармен салыстыру;
2) мұрағат істерін парақтап тексеру – белгіленген жағдайларда жүргізіледі.
Мұрағат құжаттарындағы мұрағат шифрін іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы) және құжаттармен салыстыруда істің титулдық парағының және сыртының толтырылуының дұрыстығын, дыбыс-бейнелік және электронды құжаттарды сақтаудың алғашқы құралдары, сақтау бірліктерінің атауы мен шифрінің дұрыстығы тексеріледі. Үлкен көлемді түзетулер болған жағдайда мұқабасы мен титулдық парағы, қажеттігіне қарай ескі мұқабасын сақтай отырып, ауыстырылады.
Істен алынған жекелеген мұрағаттық құжаттарды қоймадан беруге дайындау кезінде әрбір парақтың артқы жағына, құжат мәтінінен бөлек мұрағаттың мөрі мен мөртабаны басылады және берілген уақыты қойылады.
197. Мұрағаттық құжаттар мұрағат қоймаларынан төмендегідей мерзімге беріледі:
1) бір айға дейін – оқу залының пайдаланушыларына және мұрағат қызметкерлеріне беріледі (екі апталық мерзімге берілетін аса құнды және дыбыс-бейнелік құжаттардан басқасы);
2) үш айға дейін – қор құрушыларға беріледі;
3) алты айға дейін – сот өкілдеріне, заң қорғаушыларға және басқа да уәкілетті органдарға беріледі.
198. Мұрағат қоймасынан экспонат үшін берілетін құжаттарды беру көрме өткізу туралы келіссөзде белгіленген мерзімде жүзеге асырылады.
Сақтандыру және пайдалану қорын түзу үшін беру және құжаттарды арнайы өңдеуден өткізу мерзімі мұрағат қызметінің жоспарына және ұйымдардың екі жақты тиісті жұмыстар жүргізу шартында айқындалады.
Мұрағаттық құжаттарды беру мерзімін ұзартуға мұрағат басшылығының рұқсатымен жол беріледі.
199. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру мұрағаттық құжаттарды беру кітабына тіркеледі, қоймадан пайдалану қорының көшірмелерін беру әрбір мұрағат қоймасы және беру түрі бойынша бөлек осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
200. Оқу залына мұрағаттық құжаттарды беру, мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер, құжаттар тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес ресімделеді және қоймадан оқу залына мұрағаттық құжаттарды пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына тіркеледі және оқу залының қызметкері қол қояды. Пайдаланушының орындалған тапсырысы (талабы) берілген мұрағат құжаттарымен бірге оқу залына жөнелтіледі және пайдаланушының жеке ісінде сақталады.
201. Қызмет барысында қолдану үшін мұрағат қызметкеріне мұрағаттық құжаттарға, пайдалану қорының көшірмесіне, құжаттар мен істің тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру арқылы осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес рәсімделеді және оған тиісті бөлімше басшысы растап қол қояды. Тапсырыс (талап) мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына, қоймадан жұмыс істеу орнына алынатын пайдалану қорының көшірмесіне осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі және мұрағат қызметкері оның әрбір сақтау бірліктері үшін қол қояды.
202. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат зертханасына беру тиісті жұмысты жүргізу үшін тапсырысқа байланысты рәсімделеді және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына және қоймадан зертханаға алынған пайдалану қорына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі және оған зертхана қызметкері қол қояды. Тапсырыс зертханада және тиісті бөлімшелерде есепке алынады және мұрағат құжаттарымен жұмыс істеу барысындағы барлық кезеңдерді бақылаушы құжат болып қызмет етеді.
203. Мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру актісімен осы Қағидалардың35-қосымшасына сәйкес толтырылады және пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына мұрағаттық құжаттарды қоймадан уақытша пайдалану кітапшасына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі.
204. Пайдалану қорынан мұрағаттық құжаттардың көшірмесін беру мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер мен құжаттардың тізімдемесін беру тапсырысымен (талап) осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес рәсімделеді және орталықтан немесе әрбір қоймада бөлек жүргізілетін пайдалану қорын беру кітапшасына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес тіркеледі.
205. Істердің, құжаттардың тізімдемесі бес күннен аспайтын мерзімге беріледі. Бір ғана көшірмесі бар және орталықта сақталатын істер, құжаттар тізімдемесін беру тек ерекше жағдайларда ғана немесе мұрағат басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен бір күннен аспайтын мерзімге беріледі.
Істер мен құжаттардың тізімдемесін беру үшін мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істің, құжаттардың тізімдемесіне тапсырыс (талап) арқылы осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес толтырылады және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында, қоймадағы пайдалану қорының көшірмесіне осы Қағидалардың33-қосымшасына сәйкес тіркеледі және оған тізімдемені алған мұрағат қызметкері немесе пайдаланушы қол қояды.
206. Мұрағат құжаттарын беру кітапшасы тоқсан сайын немесе жарты жылда бір рет салыстырып тексеріліп тұрады. Егер салыстырып тексеру кезінде құжаттарды қайтару мерзімін бұзу фактісі анықталса, себебі айқындалады және мұрағат құжаттарын қайтару шаралары жүргізіледі. Егер мұрағаттық құжаттардың уақытында тапсырылмау себебі оны әрі қарай пайдалану қажеттілігінен туындаған болса, құжаттарды алу қайта рәсімделеді. Ал құжаттарды уақытында қайтармаудың себептері болмаса, оларды мұрағат қоймасына жедел түрде қайтару шаралары жүргізіледі.
207. Мұрағаттық құжаттарды сақтауға жауапты бөлімше мұрағаттық құжаттарды сақтауды бақылау мақсатында, мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттарды тексеруден өткізеді. Тексерулер жоспарлы тәртіпте немесе қажет болған жағдайда мұрағат басшылығымен келісіп жүргізіледі.
208. Мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қайтару кезінде осы Қағидалардың 193-196-тармақтарына сәйкес олардың физикалық жай-күйін парақтап тексеру жүзеге асырылады.
Мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында құжаттардың қайтарылғаны туралы құжатты қайтарған мұрағат қызметкерінің немесе қор құрушының көзінше белгі қойылады. Егер қайтарылған мұрағаттық құжаттар зақымданған болса, еркін түрде акт жасалып, мұрағат қызметкері мен құжатты қайтарушының қолы қойылады және мұрағат басшылығының қарауына ұсынылады.
209. Мұрағат пайдаланушыға алған құжаттарды ұқыпты пайдалануға және олармен жұмыс жасауда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес олардың жұмыс істеу ережелерін сақтауға міндетті екенін ескертуі тиіс.
210. Мұрағаттық құжаттар ұрланған немесе зақымданған жағдайда, сонымен қатар құжат мәтініне өзгерістер енгізілген жағдайда, мұрағат орналасқан жердегі ішкі істер органдарына тиісті арыз түсіреді, үш күн ішінде уәкілетті органдарды немесе жергілікті атқарушы органдарды залалдың орнын толтыру үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа шаралар қолдану үшін хабардар етеді.

Мұрағаттық құжаттарды тасымалдау және орнын ауыстыру тәртібі

211. Мұрағаттық құжаттарды қандай да бір алыс қашықтыққа тасымалдау барысында мұрағаттық құжаттарды жауын-шашыннан, жарықтан, механикалық зақымданудан сақтауды қамтамасыз ететін арнайы қораптардың түрлерін қолдану арқылы оларды қоршаған ортаның зиянды факторларының әсерінен қорғау шаралары сақталады.
212. Мұрағаттық құжаттарды тасымалдау мұрағаттық құжаттар қорап ішінде соққылар және түрлі шайқалулар болдырмайтын қорапта тығыз орналастырыла отырып жүргізіледі, бұл ретте фотофоноқұжаттар тиісті көлемде жасалынған қатты конструкциялық қорапта, ылғал өткізбейтін матаға оралып тікесінен орналастырылады. Басқа дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар, графикалық және үлкен пішіндегі істер мен құжаттар тек өздері сақталатын қорапта немесе тасымалдауға арналған арнайы құралдарда тасымалданады.
213. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат ішінде тасымалдау үшін арба немесе басқа тасымалдау құралдары қолданылады.
Мұрағаттық құжаттарды қала ішінде тасымалдау жабық машиналарда мұрағат қызметкерінің алып жүруі арқылы жүргізіледі.
Мұрағаттық құжаттарды алыс ара қашықтыққа тасымалдау құнды құжаттарды тасымалдау қағидасына сәйкес ораулы күйде жабық көлік құралында, белгіленген көліктің тиісті түрінде жүзеге асырылады.

Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық
объектілеріне жататын және аса құнды құжаттарды анықтау,
сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру тәртібі

214. Ұлттық мұрағат қорының және аса құнды құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне бөлуді және жатқызуды жоспарлы түрде мұрағатта дайындалған салалық ғылыми-әдістемелік әзірлемелер мен әдістемелік құралдар негізінде неғұрлым білікті мамандар жүргізеді.
215. Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы құжаттардың Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне жататынын айқындауды белгіленген қағидаға сәйкес уәкілетті орган жүзеге асырады.
Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы аса құнды құжаттардың бар болуын айқындауды мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК жүзеге асырады және осы Қағидалардың 276-280-тармақтарына сәйкес мұрағаттың есепке алу құжаттарымен бекітіледі.
216. Ұлттық мұрағат қорындағы Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың түпнұсқасы зақымданған жағдайда, оларды сақтап қалу мақсатында олардың сақтандыру көшірмесі (бұдан әрі – сақтандыру қоры) жасалады.
217. Қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмесі құжаттарды оптикалық суретке түсіру әдісімен фотографиялық галогенді күмістелген үлдірде жасалған 1-буындағы негативті микронысан (микрофильм немесе микрофиш) болып табылады.
Киноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі үлдірде тиісті контактілі баспа әдісімен жасалған түпнұсқа көшірмесінің бірінші қосарланған түрі болып табылады.
Фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмесі – фотоүлдірде репродукция немесе контактілі баспа әдісінің тиісті түрімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.
Фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі жаңа үлгідегі жазу жүйесімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.
Бейнеқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқа форматында магниттік таспада бейне дыбысжазба әдісімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.
218. Сақтандыру көшірмелерінің кезектілігі құжаттардың физикалық жай-күйі мен оларға өтініш беруін есепке ала отырып айқындалады.
219. Құжаттарды сақтандыру көшірмесіне дайындық осы Қағидалардың 191-210-тармақтарына сәйкес мұрағаттық құжаттарды қоймадан беру тәртібіне сәйкес жүзеге асырылады.
220. Сақтау бірліктерінің алдында көшірілетін сақтандыру көшірмелері істер мен құжаттар тізімдемесіндегі сақтау бірліктерінің жүйелігін сақтай отырып жүргізіледі. Сақтау бірліктеріне кіретін барлық мұрағат құжаттарына сақтандыру көшірмесі жасалады.
221. Істің сақтандыру көшірмесін жасау барысында құжаттар сөгілмейді. Істі сөгу ерекше жағдайда, егер істегі құжаттардың көшірмесін жасау қиынға соққанда, мұрағат басшылығының рұқсатымен іске асырылады. Жұмыс аяқталған соң істің сақтандыру көшірмесін дайындаған қызметкер қайта қаптайды (тігіледі).
Сақтандыру көшірмесі технологиялық регламенттер мен басқа нормативтік-техникалық құжаттарға сәйкес жүзеге асады.
222. Сақтандыру қорына қол сұғылмайды және олар мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасынан бөлек Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатында сақталады.
Сақтандыру қорын Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсыру рұқсатын, мұрағат басшылығының (жергілікті атқарушы органның) сақтандыру қорының тапсыруға дайын екендігі туралы баяндама нәтижесін қарастыра отырып уәкілетті орган береді.
223. Сақтандыру қорын қабылдау-тапсыруды белгіленген нысандағы актімен уәкілетті органның бұйрығы негізінде жүзеге асырылады және оған мыналар:
1) аса құнды құжаттар мен істердің тізімдемесі немесе сақтандыру қоры жасаған құжаттар мен істер тізімдемесінің көшірмесі немесе аса құнды құжаттар мен істер тізімдемесі нөмірінің тізімі (нөмірлік);
2) берілген сақтандыру қорының тізімдемесі;
3) сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы акт;
4) тасымалдау қорабына ілеспе құжат қоса беріледі.
224. Сақтандыру көшірмелері сақтандыру қор тізімдемесіндегі тәртібі бойынша орналастырылып, жөнелтіліп отырған құжаттар шегінде реттік нөмірі бар тиісті қорапқа тасымалдау үшін салынады және пломбаланған контейнерлерде тасымалданады. Көлік қорабына ілеспе құжатта сақтандыру көшірмелерінің саны мен нөмірі көрсетіледі және тасымалдауға жауапты тұлғаның қолы қойылады.
Қабылдау-тапсыру актісі қосымшаларымен «Ілеспе құжаттар» деген белгісі бар бөлек қорапқа салынады.
225. Сақтандыру қорын жөнелтудегі шығындарды жіберуші өтейді.
226. Әртүрлі материалдық тасығыштарда орындалған және мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасын сақтауды қамтамасыз ету мақсатында қолданылатын мұрағаттық құжаттар көшірмесінің жиынтығы (бұдан әрі – пайдалану қоры) әдеттегідей сақтандыру қорымен бірге, сонымен қатар басқа жұмыстар барысында (мұрағаттық құжаттарды құпиясыздандыру, оларды пайдалануды ұйымдастыру) көп пайдаланылатын мұрағаттық құжаттарға жасалады.
227. Пайдалану қоры сақтандыру қорымен бір жиынтықта, бір мезгілде жасалады және жиынтық мыналарды:
1) қағаз негізді мұрағаттық құжаттар үшін – 1-буындағы негативтік микронысанда жасалған, галогенді күміс үлдірдегі (негативті немесе позитивті) 2-деңгейдегі бір микронысан және 2-буындағы микронысанда жасалған 3-буындағы бір микронысан;
2) фотоқұжаттар үшін – бір позитивті фотобедерлеме және бір дубль-негатив;
3) киноқұжаттар үшін – бір позитивті сыйыстырылған көшірме, көріністің бір аралық позитиві және фонограмма контратипі (дыбыстық киноқұжаттар үшін). Позитивті көшірме және көріністің аралық позитиві тұрақты сақтауға қабылданатын киноқұжаттардың жиынтығына кіруі керек. Киноқұжаттардың Betacam және VHS форматындағы қосымша пайдалану қорын дайындауға рұқсат етіледі;
4) фоноқұжаттар үшін – магниттік таспада немесе цифрлық тасығышта (ДАТ-кассета) бір көшірмесін;
5) бейнеқұжаттар үшін – VHS форматындағы бір көшірмені қамтиды.
228. Пайдалану қорына басқа жұмыс барысында жасалған электронды тасығыштардағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесін енгізуді мұрағаттың өзі жүргізеді.
Пайдалану қорына сақтау бірліктерінің толық көшірмесі енгізіледі. Жекелеген мұрағаттық құжаттардың көшірмелері пайдалану қорының құрамына мұрағаттық құжаттардың тақырыптық топтама құрамына енгізілуі мүмкін.
229. Сақтандыру көшірмелері мағынасы мен сыртқы көрінісі жағынан түпнұсқасына сәйкес болуға тиіс. Сақтандыру көшірмелерін дайындаушы жасалынған көшірмелердің сақтандыру көшірмесі туралы қолданыстағы нормативтік-техникалық құжаттардың талаптарына сай болуын қамтамасыз етеді.
230. Сақтандыру көшірмелері зертханада немесе дайындаушы ұйымда техникалық бақылаудан өтеді, олардың сапасы туралы мәліметтер сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы актіде (салалық нормативтік құжаттарға сәйкес нысанда) жазылады.
231. Сақтандыру көшірмелерін қабылдау барысында көшірме жасау тапсырысының толық орындалуы, көшірмелер саны, жинақталуы, дұрыстығы және техникалық жай-күйі туралы актінің толық толтырылуы, көшірмелердің визуальды-техникалық жай-күйі тексеріледі.
232. Сақтау барысында сақтандыру көшірмелеріне:
1) сақтандыру көшірмелерінің іс жүзінде бар болуын және берілген есептік құжаттарға сәйкестігін анықтау мақсатында бар болуы мен жағдайына тексеру жүргізіледі;
2) жағдайы техникалық бақылаудан өткізіледі және дер кезінде керекті қорғау-сақтандыру шаралары жүргізіледі.
233. Сақтандыру қорына техникалық бақылау үш жылда бір рет жүргізіледі, бұл жағдайда әр жылғы сақтандыру қорының 20%-ы бақыланады. Техникалық бақылаудың нәтижелері сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйі туралы құжаттарда көрсетіледі, сақтандыру және қайта өңдеу жұмыстарының керектігі туралы қорытынды көрсетіледі және келесі техникалық бақылаудың мерзімі белгіленеді.
234. Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру көшірмелердің сақталуын бақылау және пайдалану құжаттарын дер кезінде қайта қалпына келтіру жұмыстарын ұйымдастыру мақсатында жүргізіледі.
Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру жұмыстарының көлемі мен мерзімділігі олардың жалпы көлемін, құрамын, көшірмелерді беру қарқынын және қайта жаңғыртуының жиілігін, сондай-ақ сақтау шартын есепке ала отырып айқындалады.

Төтенше жағдайларда мұрағаттық құжаттарды сақтауды
қамтамасыз ету тәртібі

235. Төтенше жағдайларға мыналар жатады:
1) азаматтық қорғаныстың даярлық дәрежесін жариялау;
2) азаматтық қорғаныстың жоспарын әрекетке енгізу;
3) мемлекетте (аймақта, қалада) төтенше жағдай режимін жариялау;
4) өрт, техногенді апаттар және апаттар;
5) мұрағатқа бөтен адамның кіруіне байланысты немесе басқа заңға қайшы әрекеттер нәтижесінде мұрағаттық құжаттардың жоғалып кетуі немесе жарамсыз болып қалуы, мүліктің ұрлануы немесе жарамсыз болып қалуы;
6) мұрағаттың тіршілік әрекеті жүйесінің және мұрағат ғимаратының апаты;
7) мұрағат күзетінің алынуы;
8) мұрағат басшылығын мұрағат жұмысының режимін өзгерту немесе мұрағаттың қызметін тоқтату шешімдерін қабылдауға мәжбүрлейтін басқа да жағдайлар жатады.
236. Ықтимал апатты жағдайларды есепке ала отырып және қажет болған жағдайда төтенше жағдайларда жүргізілетін белгілі шаралардың және жұмыстың жоспарын қайта қарап шығады.
Мұрағатты азаматтық қорғау, жұмылдыру дайындықтарының жоспары мен құжаттары Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіпте әзірленеді.
Жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғанысқа қатысы жоқ төтенше жағдайларға байланысты мұрағаттағы іс-шаралар жоспары, жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс тарапынан әзірленген мұрағаттың ұйымдастыру және басқару құжаттарымен сәйкес келуі тиіс.
Төтенше жағдайда мұрағат жұмысын айқындайтын іс-шаралар жоспарының мазмұнымен және нормативтік құжаттармен мұрағат қызметкерлері өздеріне қатысты мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерге қол жеткізуге байланысты белгіленген талаптармен міндетті түрде таныс болуға тиіс.
Мұрағатта жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс жоспарларында көзделген іс-шараларды өткізу осы жоспарларға сәйкес белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады.

4. Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды және басқа мұрағаттық құжаттарды есепке алу

Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды және басқа мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

237. Мұрағат мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.
Мұрағатта құжаттарды есепке алу жұмыстың барлық сатысында (іс жүргізуде, ұйымның мұрағатында-толықтыру көздерінде және мұрағатта) орталықтандыру, бір ізге келтіру, серпінділік, толықтылық, дұрыстық және сабақтастық принциптері негізінде құрылады. Көрсетілген принциптер:
1) Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерінің және қалыптастыру негізінің жалпы ортақ есептік бірлігін белгілеу;
2) құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру бірлігі;
3) есепке алу көрсеткіштерін салыстыру;
4) есепке алу құжаттарын қатаң регламенттеу және нысанын тұрақтандыру және оларды толтыру талаптары;
5) Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді, олардың нақты саны мен құрамын барлық есептік құжаттарға жедел енгізу негізінде іске асырылады.
238. Мұрағаттағы Ұлттық мұрағат қорының және басқа мұрағаттық құжаттардың белгіленген есептік бірліктердегі саны мен құжаттардың құрамын айқындау және сол сан мен құрамды есептік құжаттарда көрсету бұл мұрағат құжаттарын ұйымдастыру тәртібін және мекенжайын іздестіру мүмкіндігін, олардың бар болуы мен жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді.
239. Мұрағаттық құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарын жүргізудің құрамы мен жүргізу тәртібі, оның ішінде мұрағат төлқұжаты нысаны және мұрағат көзін толықтырудың төлқұжаты және оларды ұсыну тәртібі уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді.
240. Есепке алуға мыналар:
1) мұрағатта сақтаулы мұрағаттық құжаттар, оның ішінде тізімдемеге енбеген және мұрағат бағытына жатпайтын құжаттар, сонымен қатар мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмелері және пайдалану қорының, құжаттар мен істің тізімдемесінің көшірмесі;
2) Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, сонымен қатар мұрағатты толықтыру көздеріндегі сақтаулы жеке құрам бойынша құжаттар жатады.
241. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне) мұрағат шифрінің құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірін беру жолымен іске асырылады.
Мұрағаттық шифр (әрбір сақтау бірлігінің тіркелуін және сәйкестендірілуін қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі) келесі элементтерден тұрады: қысқартылған мұрағат атауынан (оның ресми қысқартылған түрі) және нөмірінен; мұрағат қорынан, құжаттар, істер тізімдемесінен, сақтау бірліктерінен, есепке алу бірліктерінен тұрады.
Дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтау бірліктерінің мұрағаттық шифрі құрамына жиынтық элементінің (әріптік және цифрлық) таңбалары, негативтің өлшемі, дыбыстық ақпаратты тасығыштың түрі; электронды құжаттардың сақтау бірліктері – жазба форматы және ақпарат тасығыштың түрі кіреді.
242. Мұрағатта мұрағаттық құжаттарды есепке алуды арнайы бөлімшелер жүргізеді немесе арнайы бөлінген қызметкерге жүктеледі. Есепке алу құжаттарына жазбаны тек есепке алуға жауапты қызметкер ғана жүзеге асырады.
243. Мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасы мен кестесі мұрағатта әзірленеді және мұрағат басшысының бұйрығымен бекітіледі.
Мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасында орталықтан және әрбір мұрағат қоймасында жүргізілетін есепке алу құжаттарының құрамы мен мәліметтер базасы нақтыланады, сонымен қатар есепке алу жұмыстарының орындалуының жүйелілігі де нақтыланып көрсетіледі.
Мұрағаттық құжаттарды есепке алудың графикалық нысандағы кестесі есепке алу тәртібін белгілейді.
244. Құжаттар, істер тізімдемесінен басқа есепке алу құжаттары қызметтік пайдалануға арналған және пайдаланушыларға берілмейді. Жекелеген жағдайларда мұрағат басшысының шешімімен қордың ісі берілуі мүмкін.
Тіркелген құжаттарды сақтау осы Қағидалардың 145-146-тармақтарында белгіленген тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады.
245. Мұрағаттық құжаттардың негізгі есепке алу бірліктері тасымалдау түріне, ақпаратты бекіту техникасы және әдісіне қарамастан мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады.
Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар да есепке алу бірлігімен есепке алынады.
Тек бірінші өңдеуден өткен жеке тектік мұрағаттық құжаттар құжаттар немесе парақтарымен есепке алынады.
Реттелмеген мұрағаттық құжаттар (шашыранды) бір шартты сақтау бірлігінде 150 парақ есебімен есептеледі.
246. Мұрағаттық құжаттарды есепке алу келесі сақтау бірліктері немесе есепке алу бірліктерімен жүргізіледі:
1) мұрағаттық құжаттардың қағаз негізіндегі сақтау бірліктері – іс – жеке қаптамаға немесе папкаға салынған бөлек мұрағаттық құжаттар;
2) киноқұжаттардың сақтау бірліктері – өнертапқыштық және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған киноүлдірдің немесе магниттік таспаның жекелеген рулоны;
3) фотоқұжаттардың сақтау бірліктері – жекелеген кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалы түсірілімнің бірнеше кадры, фотобедерлеме, диафильм рулоны, фотоальбом;
4) фоноқұжаттардың сақтау бірліктері – киноүлдірдің, магниттік немесе қағаз үлдірдің, кассетаның, балауыз валиктің, дыбысты ақпарат жазылған дисктің жекелеген рулоны;
5) бейнеқұжаттардың сақтау бірліктері – магниттік таспаның, кассетаның, дыбыстық және өнертапқыштық ақпараты бар дисктің жекелеген рулоны;
6) электрондық құжаттардың сақтау бірліктері – бір немесе бірнеше электрондық құжаттар жазылған, электрондық құжаттардың бөлігі жазылған жекелеген тасығыш;
7) киноқұжаттардың есепке алу бірліктері – белгілі бір фильм, журнал, арнайы түсірілім, сюжет жазылған сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бөліктері;
8) фотоқұжаттардың есепке алу бірліктері – белгілі диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
9) фоноқұжаттардың есепке алу бірліктері – белгілі оқиғаға, әдеби шығармаға және өнерге (авторлық, тақырыптық немесе басқа белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер) және т.б. байланысты жазылған сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
10) бейнеқұжаттардың есепке алу бірліктері – белгілі бір сюжеттің, әдеби шығарманың және өнердің (авторлық, тақырыптық немесе басқа белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер) және т.б. түсірілімі жазылған сақтау бірліктерінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
11) электронды құжаттардың есепке алу бірліктері – электронды құжаттар жазылған сақтау бірліктерінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.
247. Мұрағатта құжатты негізгі (міндетті) және қосымша есепке алу жүргізіледі.
248. Негізгі (міндетті) есепке алудағы мұрағаттық құжаттарға Ұлттық мұрағат қорының орталықтандырылған мемлекеттік есепке алудағы құжаттарынан басқа мыналар кіреді:
1) құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітапшасы осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес – мұрағатқа келіп түскен барлық құжаттарды есепке алу үшін, сонымен қатар белгілі хронологиялық уақыт аралығында келіп түскен мұрағаттық құжаттардың құрамы мен саны; олардың жағдайы;
2) қордың тізімі осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес – мұрағатқа сақтауға келіп түскен қорларды тіркеу, оларға нөмір беру, сақтаудағы және сақтаудан шығып қалған мұрағат қорының санын есепке алу;
3) қор парағы осы Қағидалардың 38-қосымшасына сәйкес – мұрағат қоры шеңберінде құжаттар, істер тізімдемесінің саны мен құрамы және олардың нөмірленуін, мұрағаттық құжаттардың саны мен құрамын, олардың жағдайын, жалпы мұрағат қорында және құжаттар, істер тізімдемесіндегі өзгеру динамикасын, мұрағат қоры атауының өзгеруін жазуды есепке алу;
4) дыбыс-бейнелік құжаттарды есепке алу парағы осы Қағидалардың 39-40-қосымшаларына сәйкес – белгілі бір түрдегі қорға жинақталмағанда дыбыс-бейнелік құжаттар санын есепке алу; дыбыс-бейнелік құжаттар тізімдемесін есепке алу және нөмірлеу, олардың өзгеру динамикасы;
5) істер, құжаттар тізімдемесі осы Қағидалардың 1-10-қосымшаларына сәйкес – мұрағаттық құжаттарды жекелеп және жалпы тізімге алу, олардың жүйелілігінің ережесін бекіту, берілген тізімге енгізілген мұрағаттық құжаттардың құрамы мен көлемінде болған өзгерістерді есепке алу;
6) құжаттар, істер тізімдемесінің тізілімі осы Қағидалардың 41-қосымшасына сәйкес – құжаттар, істер тізімдемесін, олардың саны мен құрамын есепке алу;
7) қосымшасында құнды металдар мен тастары бар істерді есепке алудағы инвентарлы кітапша осы Қағидалардың 42-қосымшасына сәйкес – осындай істердің құрамы мен жағдайын жеке және жалпы есепке алу;
8) мұрағат қоймасының төлқұжаты (еркін түрі) – берілген мұрағат қорының мұрағат қоры мен мұрағат құжаттарын жалпы есепке алу;
9) осы Қағидалардың 43-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттар баяндамасы және есепке алу парағы;
10) осы Қағидалардың 44-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттардан тұратын қор тізімі;
11) осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес немесе аса құнды істер нөмірінің тізімі (нөмірлік);
12) осы Қағидалардың 47-қосымшасына сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемесінің тізілімі;
13) осы Қағидалардың 48-49-қосымшаларына сәйкес сақтандыру және пайдалану қорының келіп түсуін есепке алу кітапшасы;
14) осы Қағидалардың 50-51-қосымшаларына сәйкес сақтандыру қорының тізімдемесі;
15) қор ісі – әрбір мұрағат қорына, біріккен мұрағат қорына және мұрағаттық коллекцияға жүргізілетін мұрағат қоры мен толықтыру көзінің (қор құрушының) тарихы туралы құжаттардың жиынтығы; қордан тыс дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың ұйымдастырылуы – құжатты өткізуші ұйымның ісі;
16) осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес істе парақтар санын есепке алу үшін істің куәландырушы парағы;
17) осы Қағидалардың 52-қосымшасына сәйкес құрамына Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жатқызылған құжаттар кіретін істер үшін іс құжаттарының ішкі тізімдемесі.
249. Мұрағаттың қосалқы есепке алу құжаттары құрамына мыналар: карточкалар және қор қимылының кітапшасы, істер, құжаттар тізімдемесі, басқа мұрағатқа берілген құжаттарды есепке алу кітапшасы, жоюға бөлінген қорларды және құжаттарды есепке алу кітапшасы, құжаттарды түріне қарай есепке алу кітапшасы және тағы басқалар кіреді.
Мұрағат, құжаттарды есепке алу жүйесіне кіретін басқа да қосалқы есепке алу құжаттарын енгізуге құқылы.
Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз және/немесе электронды тасығыштарда жүргізілуі мүмкін.
250. 1917 жылға дейінгі кезеңнің мұрағаттық құжаттарын есепке алу қордың дербес нөмірімен 1917 жылдан кейінгі кезеңнің мұрағаттық құжаттарын есепке алудан бөлек жүргізіледі. Жеке тектік мұрағаттық құжаттар мен дыбыс-бейне жазу құжаттамалары сақталатын мамандандырылған мұрағаттар бұған қосылмайды.
1917 жылдан кейінгі кезеңнің мұрағат қорлары нөмірлерінің мұрағатта «Р» деген индексі болуға тиіс және мұрағат қорының сандық белгілеуінен бөліп тұратын сызықша (Р-1, Р-2 және тағы басқа) қойылады.
Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік мұрағатының мұрағат қорының енгізілген жойылған партия мұрағатының мұрағаттық қорларының нөмірінде «П» деген индекс болуға тиіс және мұрағат қоры нөмірін сандық белгілеуден бөліп тұратын сызықша (П-1, П-2 және тағы басқа) қойылады.
Мұрағаттық қорды қайта нөмірлеу тек ерекше жағдайларда және уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның рұқсатымен ғана жүргізіледі.
251. Есепке алу құжаттарына өзгеріс тек осы Қағидалардың 268-275-тармақтарына сәйкес тиісті актілердің негізінде енгізіледі.
Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін актілер қор ісіне орналастырылады, ал мұрағаттық құжаттары қорға алынбаған ұйымдарда – ұйымның ісіне – құжаттарды тапсырушыға орналастырылады. Актілер қор ісінде актінің түріне қарай жалпы тәртіппен нөмірленеді; ал мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған ұйымдарда – ұйымның ісіне – құжаттарды тапсырушыға нөмірленеді.
252. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабына осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың алғаш және қайта келіп түскендері дәйектілікпен енгізіліп отырады. Есептік жыл шегінде әрбір келіп түскен құжатқа жалпы жүйеде реттік нөмір беріледі.
Жыл сайын жаңадан келетін жылдың 1 қаңтардағы жағдай бойынша жыл бойына келіп түскен мұрағаттық құжаттар санының қорытындысы жүргізіледі.
253. Қорлардың тізімінде осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мұрағаттық қор мұрағатқа алғашқы келіп түскен кезде бір рет қана жазылады. Мұрағаттық құжаттары сақтауға түспей тұрып мұрағаттық қорды қор тізіміне ерте енгізуге рұқсат берілмейді.
Қор тізімі бойынша мұрағаттық қорға берілген нөмір оның есепке алу нөмірі болып табылады, барлық есепке алу құжаттарында сақталады.
Қор құрушының жеке құрамы бойынша құжаттар кешеніне берілген жеке құрам бойынша құжаттардың мұрағаттық қорының нөміріне қор құрушының негізгі қызметі бойынша құжаттамада ескерілген мұрағат қорының нөмірі бөлшек арқылы қосылады.
Мұрағаттық қорды есепке алу үшін жалпы дәйектілікпен нөмірлер пайдаланылады, сондай-ақ «еркін нөмірлер» – мұрағаттық қордың, белгіленген тәртіппен жойылуға бөлінген немесе ертеректе пайдаланылмаған біріктірілген мұрағаттық қорлардың құрамына енгізілген мұрағаттық құжаттардың нөмірі де пайдаланылады.
Жоғалған, басқа мұрағаттарға берілген мұрағат қорларының, сондай-ақ біріктірілген мұрағат қорының құрамына кіретін мұрағат қорларының нөмірі, бұрын пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың нөмірі жаңа түскен мұрағат қорына қайта берілмейді.
254. Біріккен мұрағаттық қорлар және мұрағаттық коллекциялар жалпы негіздерде ескеріледі. Мұрағаттық қорлардан түзілген, дербес есепке алынған біріккен мұрағаттық қорға, оның құрамына кіретін бір мұрағат қорының нөмірі беріледі.
255. Мұрағаттық қордың атауы тарихи анықтаманың негізінде немесе істер, құжаттар тізімдемесінің титулдық парағы негізінде қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізіледі.
Егер қор құрушының атауы өзгерген болса, онда мұрағаттық құжаттар қабылданып алынған уақыт шеңберіндегі соңғы атауы қор тізімінде көрсетіледі.
Мұрағаттық жеке тектік қордың атауы тұлғаның тегі мен аты-жөнінен, оның лақап атынан, титулынан, рангісінен, атағынан тұрады. Отбасының немесе рудың мұрағат қорының атауы – отбасының немесе рудың бас мүшесінің тегі мен аты-жөнінен, титулынан, рангісінен, атағынан алынып қойылады. Тегі, аты, әкесінің аты, титулы, атағы, рангісі, барлық отбасы немесе ру мүшелерінің туысқандық қатынасы қор парағында көрсетіледі.
256. Жыл сайын келетін жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша қор тізіміне жыл бойы келіп түскен және шығарылған мұрағаттық қорлардың саны туралы, сақтаудағы мұрағаттық қордың жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады.
Қор тізімі қатты қаптамамен қапталады, парақтар нөмірленеді, куәландырушы парақ жасалады.
Қор тізімін қайта басып шығару тек қор қайта нөмірленгенде және уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның рұқсатымен ғана жүзеге асырылады. Бұл жағдайда қор тізіміне міндетті түрде нөмір қойылады, аты және барлық мұрағаттық қордың шығып қалу негізі, алуға тыйым салынған нөмірлер осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес тыйым салынады.
257. Қор парағы осы Қағидалардың 38-қосымшасына сәйкес әрбір мұрағат қорына жасалды. Онда мұрағат қорындағы барлық мұрағаттық құжаттар, тізімге енбеген және құпия құжаттар қамтылады.
Қор парағы зақымданған жағдайда немесе мұрағат қоры көлемін және нақты жағдайын көрсете алмаған жағдайда, мұрағат қоры қайта жасақталған немесе біріккен мұрағаттық қор жасақталған жағдайда қор құрушының мұрағатын анықтау барысында қайта құралады. Қор парағы қайта құралған жағдайда бастапқы қор парағы істің қорына алынады. Қордың екі парағының жоғарғы жағына қайта құрылған уақыты, есепке алуға жауапты тұлғаның қызметі көрсетіліп және қолы қойылып «Парақ қайта жасалды» деген белгі қойылады.
Егер қор парағында келесі жазбаға орын қалмаған жағдайда жалғасатын парақтар қосылып, жоғары жағына «Жалғасы, № _ қор, 2 парақ» деп жазылады. Бірінші парақта «жалғасы 2 бетте (3, 4, 5 тағы сол сияқты)» деп сілтеме көрсетіледі.
Қор парағы мұрағат қоры нөмірі реттілігімен папкаларда сақталады. Әрбір папкаға мұрағаттық қордың алғашқы және соңғы нөмірлері көрсетілген және мұрағат қорының жалпы саны көрсетілген куәландыру парағы жасалады және олар папкаға орналастырылады.
Сол бір ұйымның мұрағаттық құжаттарын мұрағаттан іздестіруді тездету мақсатында қор парақтарына көрсеткіштер жасалады.
258. Мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған ұйымдардың дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу парақтары осы Қағидалардың 39-қосымшасына сәйкес түріне қарай кинофотофоно және бейнеқұжаттар деп бөлек жасалады. Дыбысбейнелік құжаттарды нөмірлеу және есепке алу парақтарын сақтау тәртібі қор парағын сақтау және нөмірлеу тәртібімен ұқсас.
259. Істер, құжаттар тізімдемесінде осы Қағидалардың 1-10-қосымшаларына сәйкес сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері олардың реттік есепке алу нөмірлері реттілік жүйелендірілуге сәйкес есепке алынады.
Дыбыс-бейнелік құжаттарға мәтіндік ілеспе құжаттамалары бар іс нөмірі дыбыс-бейнелік құжаттардың есепке алу нөміріне сәйкес келуі тиіс.
Істер, құжаттар тізімдемесіне есепке алу нөмірлері қор парақтарына қарай беріледі; ұйымдардың мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған жағдайда – дыбыс-бейнелік құжаттардың арнайы түрінің есепке алу парақтарына қарай беріледі.
Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мұрағат қоймаларында, тізімдеме нөміріне топтық индекс қосылады. Мысалы, 1-6: 1 – тізімдеменің нөмірі, 6 – басқару құжаттамасының топтық индексі; 2-4 – жобалық – сметалық құжаттаманың тұрақты сақтаудағы істердің 2 тізімдемесі; 3-1 – ғылыми-зерттеу құжаттамасының тұрақты сақтаудағы істерінің 3 тізімдемесі және сол сияқты.
Құжаттар, істер тізімдемесіне бірдей есепке алу нөмірлерін беруге тыйым салынады, тек осы Қағидалардың 282-291-тармақтарында көрсетілген ерекше жағдайларда ғана рұқсат беріледі.
Істер, құжаттар тізімдемесінің барлық данасында соңына қорытынды жазба жазылады. Ол жазбада сақтаудағы сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің саны, тізімдемеге қарай тіркелген сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің алғашқы және соңғы нөмірлері көрсетіледі, түсіп қалған нөмірлерге, литерлі нөмірлерге, шығып қалған бірліктерге және шығуға негіз болған жағдай түсіндіріледі.
Әртүрлі тасығыштарда сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері бар жеке тектік мұрағат қорының тізімдеме ісінің қорытынды жазбасында қосымша сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі.
Мұрағаттық қор келіп түскенде немесе шығарылғанда құжаттар, істер тізімдемесіне жаңа қорытынды жазба жасалады және ол жазбаға жасаушының қызметі және жасаған уақыты көрсетіліп, қолы қойылады.
Егер құжаттар, істер тізімдемесі бірнеше жылдық бөліктерден, томдардан тұратын болса, қорытынды жазбадан тұратын әрбір жыл бөліктеріне, томдарына жасалады; бұдан басқа әрбір келесі жылдық бөліктерге, томдарға өсім тәртібімен қорытынды жазба жасалады.
Әрбір істер, құжаттар тізімдемесінде, құжаттар, істер тізімдемесінің томында осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес куәландырушы парақ болуы тиіс.
Аяқталған құжаттар, істер тізімдемесінде әдеттегідей, 9999 сақтау бірліктерінен/есепке алу бірліктерінен артық болмауы тиіс.
Мұрағатта құжаттар, істер тізімдемесінің 3 данасы болуға тиіс, оның біріншісі сақтандыру болып табылады.
Егер құжаттар, істер тізімдемесі қайта жасалған болса, алдыңғы құжаттар, істер тізімдемесінің бір данасы соңғы есепке алу нөмірімен қайта жасалған құжаттар, істер тізімдемесіне қосылады, қалған даналары белгіленген тәртіппен жойылуға беріледі.
260. Тізімдеменің тізілімі бойынша істер, мұрағат құжаттары тізімдемесіне жеке және жалпы есепке алу жүргізіледі. Мұрағатта есепке алу жұмыстарының ұйымдастырылуына байланысты тізімдеме тізілімін мемлекеттік мұрағаттардың және/немесе жалпы мұрағаттың қоймасы шеңберінде жүргізіледі, ол құжаттарды есепке алу схемасында көрсетіледі.
Әрбір жаңа құжаттың, істің, құжаттардың тізімдемесіне тізілім бойынша кезекті реттік нөмір беріледі және нөмір істер, құжаттар тізімдемесінің сыртқы жағына, сол жақтағы жоғарғы бұрышқа жазылады.
Жыл сайын келетін 1 қаңтардағы жағдай бойынша тізімдеме тізілімінде осы Қағидалардың 41-қосымшасына сәйкес жыл бойына мұрағатқа келіп түскен және шығарылған істер, құжаттар тізімдемесінің саны жөнінде және жалпы көлемі жөнінде қорытынды жазба жасалады.
261. Мұрағат қоймасының паспорты жыл сайын жыл аяғында жасалады және онда орналасқан мұрағаттық қордың, істердің және мұрағаттық құжаттардың көлемін көрсетеді.
Мұрағат қоймасы паспортының көрсеткіштері құрамын және қоймадағы сақтаудағы нақты мұрағаттық құжаттардың жай-күйін есепке ала отырып, мұрағат дербес айқындайды.
262. Қор ісіне өзі кіргізілген мұрағаттық қордың нөмірі беріледі. Қор ісіне мыналар кіреді:
1) қор түзушінің және мұрағат қоры тарихы бойынша тарихи анықтамасы;
2) мұрағат қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді көрсететін актілер, оның ішінде құжаттардың құпиясын ашу туралы акт;
3) жол көрсеткіш (анықтамалық) үшін жасалған мұрағат қоры сипаттамасының көшірмесі;
4) мұрағат қоры құжаттарымен жұмыс бойынша нұсқаулық, оның ішінде құжаттар, істер тізімдемесін, мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттарды жүйелендіру схемасын жетілдіру және қайта өңдеу бойынша нұсқаулар.
Егер қор ісіне енгізілуге жататын мұрағаттық құжаттар сақтау бірліктерінің құрамында болса, онда қор ісіне ол сақтау бірліктері мен олардың мұрағаттық шифрін көшіре отырып анықтама енгізіледі.
263. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының тарихы бойынша мұрағат құжаттары енгізілген Кеңестер Одағының коммунистік партиясы, Бүкілодақтық Лениншіл Комсомол Жастар Одағы органдарының қор істері қайта қалыптастыруға жатпайды. Бастауыш партия және комсомол ұйымдарының қор істерінде осы қор тарихы жөніндегі мұрағат құжаттары басқа қор құжатында бар екендігі туралы мәліметтер енгізілген анықтамалар орналастырылады.
264. Біріктірілген мұрағат қорының құрамына кіретін қор істері оның біріктірілген мұрағат қорының ісіне қосылады.
265. Қор істері құжаттары куәландыру парағын жасай отырып, нөмірленуі тиіс, тігілген болуы керек және қатты қаптамаға салынуы тиіс. Қор істеріне ішкі тізімдеме жасалады. Қор істері қор нөмірі реттілігімен сақталады.
266. Қордан тыс ұйымдардың мұрағаттық құжаттарында құжаттарды толықтыру көзі – ұйымның ісіндегі құжаттар құрамы қор ісінің құжаттар құрамына ұқсас болады.
267. Мұрағаттағы есепке алу деректері базалары (ДБ) мыналарды:
1) есепке алуды ақпараттық қолдауды;
2) автоматтандырылған тәртіппен құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізуді;
3) мұрағатта белгілі бір қор құрушының құжаттары бар болуы туралы мәліметтерді жедел ұсынуды қамтамасыз етеді.
Есепке алу ДБ деректемелерінің тізбесі мұрағаттағы негізгі (міндетті) есепке алу құжаттарының көрсеткіштеріне сәйкес қалыптастырылады және оны уәкілетті орган белгілейді.
Мұрағаттың есепке алу ДБ уәкілетті органның ДБ-мен үйлесірілген болуы тиіс.

Келіп түскен және шығарылған
мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

268. Мұрағатқа келіп түскен мұрағаттық құжаттарды есепке алу төмендегілер негізінде жүзеге асырылады:
1) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес;
2) жеке тектік мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау актісі осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес.
Мұрағаттық құжаттар осы Қағидалардың 274-тармағында көрсетілгендей мұрағатта жүргізілген жеке жұмыс түрінің қорытындысы бойынша да есепке алынады.
269. Мұрағатқа қабылданған барлық мұрағаттық құжаттар қабылданған құжаттарды есепке алу кітапшасына енгізіледі. Мұрағатқа бірінші рет қабылданған мұрағат қорын, біріккен мұрағат қоры, мұрағаттық коллекциялар қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізіледі, оған қор парағы осы Қағидалардың 38-қосымшасына сәйкес толтырылады, қор парағы бойынша карточка және қор ісі жүргізіледі. Дыбыс-бейнелік құжаттардың қор жинағы ұйымдастырылмаған жағдайда кинофотобейнеқұжаттарға осы Қағидалардың 39-қосымшасына сәйкес және фоноқұжаттарға осы Қағидалардың 40-қосымшасына сәйкес есепке алу парақтары толтырылады. Бірінші қабылданған істер, құжаттар тізімдемесі істер, құжаттар тізімдемесінің тізіліміне осы Қағидалардың 41-қосымшасына сәйкес есепке алынады.
Тиісті есепке алу мәліметтері белгіленген тәртіппен ДБ-да есепке алынады.
270. Мұрағаттан мұрағаттық құжаттарды шығарып тастау мыналар негізінде:
1) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес;
2) құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей етіп зақымданғаны туралы акт осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес;
3) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру туралы акт осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес,
4) іздеуі аяқталған, жолымен, құжаттың табылмағандығы туралы акт осы Қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес;
5) мұрағаттық құжаттарды иесіне қайтару актісі осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес;
6) сақтау бірліктерінің, құжаттардың түпнұсқасын шығару туралы акт осы Қағидалардың 53-қосымшасына сәйкес жүзеге асырылады.
Мұрағаттық құжаттар мұрағатта жүргізілген жұмыстардың жекелеген түрлерін жүргізу нәтижесінде де осы Қағидалардың 274-тармағында көзделген есептен алынады.
271. Қажетті өзгерістер мұрағаттың негізгі (міндетті) және қосалқы есепке алу құжаттарына енгізіледі. Бұл ретте:
1) барлық құжаттар, істер тізімдемесінің мұрағаттық құжаттары шығарылып қалғанда, олардың нөмірі басқа құжаттар, істер тізімдемесіне берілмей бос қалады;
2) тізімдеме тізілімінде тиісті белгі жасалады;
3) мұрағаттық қордың қор тізімінен шығып қалғанда осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес «Шығу белгісі» бөлігіне шыққандығы туралы белгі қойылады, мұрағат қорының қайда шығарылғандығы, ненің негізінде шығарылғандығы туралы акт көрсетіледі.
272. Мұрағаттық қор бір мұрағаттан екінші мұрағатқа берілген жағдайда құжаттар, істер тізімдемесінің және қор ісінің 3 данасы беріледі. Құжаттар, істер тізімдемесінің көшірмесі тапсырушыда қалады және құжаттарды қабылдау-тапсыру актісіне қосымша ретінде тапсырушы мұрағаттың мұрағат қорына осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес қосылады.
273. Мұрағат қорының барлық құжаттары жоюға бөлінген жағдайда құжаттар, істер тізімдемесінің және қор парағының бір данасы қор ісіне орналастырылады. Қор ісі мұрағаттың мұрағат қорына қосылады.
274. Мұрағаттағы мұрағат құжаттарының саны мыналар нәтижесінде:
1) есепке алу құжаттарын салыстырудың нәтижесінде, егер сақтаудағы мұрағаттық құжаттарды санау кезінде қателер анықталған болса;
2) мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында есепке алынбай қалған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері болған жағдайда;
3) мұрағаттық құжаттарды қайта өңдеуден өткізу кезінде бір іс бірнеше істерге бөлінген жағдайда;
4) мұрағаттық құжаттарды бейнелеу, құжаттар, істер тізімдемесін қайта жасау барысында сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің бірігуі немесе бөлектенуі мүмкін жағдайда өзгереді.
275. Көрсетілген жұмыстардың нәтижесі бойынша есепке алу құжаттары мен ДБ-на өзгеріс енгізу үшін негіз мыналар:
1) осы Қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы акт;
2) осы Қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес белгілі бір мұрағатқа, мұрағаттық қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттар табылғандығы туралы акт;
3) осы Қағидалардың 54-қосымшасына сәйкес іске жаңа құжаттың қосылғандығы туралы, істердің бөлінгендігі, біріккендігі туралы акт;
4) осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта жасау туралы акт болып табылады.

Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық
объектісіне жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және аса құнды құжаттарды есепке алу тәртібі

276. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығы объектісіне жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттары арнайы мемлекеттік есепке алуға жатады.
Ол құжаттарға есепке алу парақтары мен олардың сипаттамасы осы Қағидалардың 43-қосымшасына сәйкес жасалады.
277. Аса құнды құжаттарды есепке алу:
1) аса құнды құжаттары бар қор тізімі бойынша осы Қағидалардың 44-қосымшасына сәйкес;
2) аса құнды құжаттар, істер тізімдемесі бойынша осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес немесе аса құнды істердің нөмір (нөмірлік) тізімі бойынша осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
Аса құнды құжаттар, істер тізімдемесінде олардың алдыңғы есепке алу нөмірлері сақталып қалады.
278. Аса құнды істердің, құжаттардың тізімдемесі мұрағат қорындағы істер мен құжаттардың бір немесе бірнеше тізімдемесіне, аталмыш тізімдемедегі аса құнды сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің санына байланысты, мұрағатқа қажет данада аса құнды құжаттарға жасалады.
Егер құжаттар, істер тізімдемесіндегі мұрағаттық құжаттардың көптеген бөлігі аса құнды болып саналатын болса, аса құнды құжаттардың, істердің жеке тізімдемесі жасалмай, алдыңғы тізімдеме көшіріледі. Бұл жағдайда оған нөмірлік осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес жасалады.
279. Сақтандыру қорын жасау мақсатында аса құнды құжаттарды, істерді көшіру туралы мәліметтер тиісті құжаттар, істер тізімдемесіне немесе олардың сақтандыру көшірмелерін жүргізгеніне қарай нөмірліктерге енгізіледі.
Қорытынды жазбада тізімдемеге немесе нөмірлікке енгізілген аса құнды сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің жалпы саны көрсетіледі. Барлық сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері көшіріліп біткен соң берілген тізімдеме немесе нөмірлікке: «Барлық сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері көшірілді, уақыты, қызметі, қолы» көрсетіледі.
280. Осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттар тізімдемесі, осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес нөмірліктер осы Қағидалардың 47-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттар, істер тізімдемесінің тізілімінде есепке алынады.
Мұрағаттық құжаттарды аса құнды құжаттарға жатқызғанда тізімдемеде «Ескертпе» бағанында сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің тұсына «АҚҚ» белгісі қойылады.
Басқа есепке алу құжаттарында «АҚҚ» белгісі мұрағаттық қордың нөміріне, құжаттар, істер тізімдемесі нөміріне қойылады; бұл белгі қызметтік болып табылады және сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрына кірмейді.

Құпия және құпиясыздандырылған
мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

281. Құпия мұрағаттық құжаттарды есепке алу Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүргізіледі. Сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің есепке алу құжаттары мен мұрағаттық шифрларында құпия мұрағаттық қорлар, құжаттар, істер тізімдемесі, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктеріне «қ» (құпия), «ақ» (аса құпия), «ем» (ерекше маңызды) көрсеткіштері жазылады.
282. Мұрағаттық құжаттардың құпиялықтан шығып қалғандығы қорытындысы бойынша есепке алу құжаттарына өзгеріс құжаттардың құпиялықтан шығуы туралы акт негізінде осы Ереженің 56-қосымшасына сәйкес енгізіледі.
283. Мұрағаттық қорлар, құжаттар, істер тізімдемесі және сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері, құпия құжаттардың қатарындағы құпия емес (құпиялықтан шығып қалған) құжаттар, есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктеріндегі/есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында «жқ» (жартылай құпия) деген көрсеткіш қойылады.
284. Құпия құжаттар, істер тізімдемесіндегі сақтау бірліктері/ есепке алу бірліктерін құпиялықтан шығарған жағдайда берілген тізімдеме де құпиялықтан шығарылады, ашық сақтауға беріледі және қор парағында сол нөмірмен тіркеледі, бірақ қаптамасы мен титулдық парағында көрсетілетін «қ» көрсеткіші қойылмайды. Құжаттар, істер тізімдемесінің титулды парағы мен қаптамасының оң жақ жоғарғы бұрышында «Құпиясыздандырылған» деген штамп қойылады.
285. Құжаттар, істердің құпия тізімдемесінен мұрағаттық құжаттар мен істердің бөлігін құпиясыздандырылған жағдайда мұрағаттық құжаттар мен істерге бөлек құжаттар, істер тізімдемесі жасалады, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің нөмірлері өзгеріссіз қалады. Ондай сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерін жалпы нөмірлеу үшін құжаттар, істер тізімдемесінің 2-бағаны қолданылады. Құжаттар, істердің жаңа тізімдемесі құпиясыздандырылған істер мен мұрағаттық құжаттармен бірге ашық сақтауға беріледі, қор парағында құпия кезіндегі нөмірімен тіркеледі, бірақ «қ» көрсеткіші қойылмайды.
286. Құпия құжаттар мен істер тізімдемесінің мұрағаттық құжаттар мен істердің көп бөлігі құпиясыздандырылғанда, берілген тізімдеменің көшірмесі түсіріледі, көшіру кезінде құпия сақтауда қалған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің атауы жабылады. Құпиясыздандырылған істер мен мұрағаттық құжаттар тізімдемесінің көшірмесі ашық сақтауға беріледі. Құпия сақтауда қалған құжаттар, істер тізімдемесінің данасында олардың нөмірлері сақталады. Қор парағында ондай тізімдемелер екі рет есепке алынады: құпия сақтауда қалған данасында – құпиялыққа сәйкес индексі қалады, ашық сақтауға берілген көшірме данасында - «қ» индексі қойылмайды.
287. Құпия құжаттар, істер тізімдемесінде жеке сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерін құпиясыздандырған жағдайда, олар ашық сақтаудағы сәйкес құжаттар, істер тізімдемесіне енгізіледі. Оларға әріптік нөмір беріледі немесе жалпы реттіліктегі нөмір беріледі.
288. Құпия сақтауда қалған құжаттар, істер тізімдемесінде «Ескерту» бағанында құпиясыздандырылған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің қарсысына «Құпиясыздандырылды» деген мөртабан басылады. Құпиясыздандырылған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері ашық сақтаудағы құжаттар, істер тізімдемесіне енгізілген жағдайда (әріптік нөмірлермен немесе жалпы реттілікпен), құпия тізімдеменің «Ескертпе» бағанында олардың нөмірлері көрсетіледі.
289. Құпиясыздандырылғаннан кейін, ашық және құпия сақтаудағы құжаттар, істер тізімдемесіне факт жүзінде тіркелген сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің көлемі туралы қорытынды жазба жасалады.
290. Құпия істердің құрамындағы бір немесе бірнеше мұрағаттық құжаттарды құпиясыздандырғанда, ол құпия сақтауда қала береді. Іс қаптамасындағы мұрағаттық шифрдың «қ» көрсеткішіне «ж» көрсеткіші қосылады. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттардың парақтар нөмірі «Ескерту» бағанында тіркеледі, сонымен қатар істің ішкі тізімдемесінде де есепке алынады.
Істе ішкі тізімдеме болмаған жағдайда құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттар туралы мәлімет тиісті парақтың нөмірі көрсетіліп куәландыру парағында көрсетіледі.
291. Құпиясыздандырылған құжат қаптамасының оң жақ жоғарғы бұрышында «Құпиясыздандырылды» деген мөртабан басылады. «қ», «Ғақ», «ем» деген көрсеткіштер іс нөмірінде сызылып тасталады.

Жеке тектік және жеке құрам бойынша
мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

292. Меншік иесінің мемлекеттік меншікке тапсырған жеке тектік мұрағаттық құжаттары сақтауға қабылдауға келіп түскендігін есепке алу актісі негізінде осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес жүзеге асырылады. Актіге құжатты қабылдап алғандығы туралы мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның шешімі немесе құжаттарды мұрағатқа қабылдағандығы туралы құжаттарды тапсыру тізімдемесі қоса беріледі.
293. Меншік иесінің шарт бойынша мұрағатқа берген жеке тектік мұрағаттық құжаттарын есепке алу осы Қағидалардың 298-302-тармақтарына сәйкес жүзеге асады.
294. Жеке тектік мұрағаттық құжаттарды сипаттау нәтижесінде құрамы мен саны өзгеретін болса, осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес олар құжаттарды сипаттау актісімен құжаттандырылады, оның негізінде есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізіледі.
295. Мұрағатта сақтауға жатпайтын құжаттар үшін құжаттарды иесіне қайтару туралы осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес екі дана акт жасалады, бір данасы құжаттармен бірге меншік иесіне қайтарылады.
Есепке алынбаған жеке тектік мұрағаттық құжаттарды мұрағатта сақтауға болмайды.
296. Жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу жалпы негізде осы Қағидалардың 268-275-тармақтарына сәйкес жүргізіледі.
297. Мұрағатта сақтаудағы жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу қорды парақтап және істі тізімдеме бойынша қарап жүргізіледі және әрбір қор және мұрағат бойынша жиынтық мәлімет есепке алу кітапшасына (еркін нысанда) тіркеледі.
Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптамасының нәтижесі бойынша 75-жылдық сақтау мерзімі өткеннен кейін есепке алу құжаттарына сәйкес өзгерістер енгізіледі.

Шарт бойынша мұрағатқа сақтауға қабылданған жеке
меншік иесіндегі мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

298. Қабылдау-тапсыру актісі негізінде шарт бойынша мұрағатқа сақтауға алынған Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды есепке алу осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес мұрағаттың есепке алу құжаттары негізінде жүзеге асырылады және төмендегі ерекшеліктер сақталады:
1) келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес меншік иесі немесе құжаттардың иесі көрсетіледі (3-баған), қабылдау-тапсыру актісінің нөмірі және уақыты (4-баған), шартқа қол қойылған күн және шарттың ұзақтығы;
2) мұрағат қорын қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізгенде, оның нөміріне «Ш» («шарт») деген көрсеткіш қойылады, және ол барлық есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында сақталады; қор тізіміндегі «Ескерту» бағанында меншік иесі немесе мұрағаттық құжаттардың иесі, шарт жасалынған уақыт және оның ұзақтығы көрсетіледі.
299. Шарт бойынша мұрағатқа сақтауға қабылданған мұрағаттық қордың саны, келіп түскен мұрағаттық құжаттарды есепке алу кітапшасына, қор тізімінің қорытынды жазбасында бөлек қатарда осы Қағидалардың 36-37-қосымшаларына сәйкес көрсетіледі.
Меншік иесімен немесе мұрағаттық құжаттардың иесімен жасалған шарттың 1 данасы қордың ісіне енгізіледі.
300. Шартқа сәйкес мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттардың мерзімі біткен жағдайда оның нөмірі басқа мұрағат қорына берілмейді.
301. Мұрағатқа сақтауға келісім шарт бойынша қабылданған меншік иесіндегі және заң негізінде мемлекет меншігіне өткен Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, мұрағаттың басқа құжаттарымен бірдей тіркелінеді. Есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктері, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында «Ш» көрсеткіші сызылып тасталады, қор тізімінің «Ескерту» бағанында осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мәліметтер жазылады.
302. Белгіленген ереже бойынша Ұлттық мұрағат қорының құрамына енбеген мұрағаттық құжаттар, сонымен қатар мұрағатқа сақтауға алынған жеке құрам бойынша құжаттар Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек есепке алынады. Оларды есепке алу үшін жеке қор тізімі, құжаттардың келіп түскенін тіркейтін кітапша, қор парағы және басқа да есепке алу құжаттары осы Қағидалардың 36-38-қосымшаларына сәйкес жүргізіледі.

Түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттар
көшірмелерін есепке алу тәртібі

303. Белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізілген түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмелері мыналар болып табылады:
1) қолданыстағы нормативке сәйкес қор құрушымен дайындалған және рәсімделген мұрағаттық құжаттар микрофильмі;
2) түпнұсқасы жоғалған немесе мұрағатқа тұрақты сақтауға берілмейтін заңды немесе жеке тұлғаның меншігіндегі мұрағаттық құжаттардың көшірмесі;
3) түпнұсқалары шыққан елінде қалған, шетелден келіп түскен мұрағаттық құжаттардың көшірмесі.
304. Қор құрушының мұрағатқа тапсырған түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі жеке тектік мұрағаттар, істер тізімдемесімен мұрағат қорының құрамына есепке алынады. Бұл ретте берілген тізімдеменің «Парақтар саны» бағанына сызықша арқылы бір істен түсірілген кадрлар саны да көрсетіледі.
305. Жоғалған немесе заңды немесе жеке тұлғадағы, түпнұсқадан түсіріліп алынған, түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі, сондай-ай түпнұсқасы шетелдегі құжаттардан жасалынып алынған көшірме мұрағаттың коллекциясын құрайды. Мұрағаттық коллекциялар қор тізімінде белгіленген ереже бойынша осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес тіркеледі.
306. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардан электрографикалық немесе машинкалық жазба тәсілімен дайындалған түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесі, сонымен қатар дыбыс-бейнелік құжаттардың көшірмесі сақтау бірліктерін/есепке алу бірліктерін құрайды, олар тиісті тасығыштарда мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірдей құжаттар, істер тізімдемесінде есепке алынады.
307. Микрокөшірме түрінде жасалған, түпнұсқа құқығындағы мұрағаттық құжаттар көшірмесінің сақтау бірліктері түсірілген істер мен мұрағаттық құжаттардың санына қарамастан микрофильмнің физикалық оқшауланған рулоны немесе микрофиштар кешені қабылданады. Әрбір сақтау бірліктері істер, құжаттар тізімдемесінде дербес нөмірмен есепке алынады.
Құжаттар, істер тізімдемесінің қорытынды жазбасында микрокөшірмелік сақтау бірліктерінің санымен бірге оларды құратын кадрлардың жалпы саны көрсетіледі.

Дыбыс-бейнелік құжаттарды, сақтандыру қоры мен пайдалану
қорын есепке алу тәртібі

308. Істегі парақтар санын және дыбыстық-бейнелік құжаттардағы есепке алу бірліктерінің құрамындағы сақтау бірліктері нөмірлері негізінде есепке алынады және:
1) іс парақтарына – осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес куәландыру парағына және құжаттар, істер тізімдемесінің тиісті бағанына осы Қағидалардың 1-2, 9-қосымшаларына сәйкес;
2) фотоальбомдағы фототаңбаға – фотоальбомның ішкі тізімдемесіне, сонымен қатар фотоальбомдар тізімдемесінің тиісті бағанына;
3) басқа дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтау бірліктеріне – осы құжаттар тізімдемесінің тиісті бағанына белгіленіп алынады.
309. Дыбыс-бейнелік құжаттардың есепке алу бірліктерінің құрамындағы сақтау бірліктерін есепке алу барысында:
1) диафильмдердің сақтау бірліктері рулонның нөмір реттілігімен орналастырылады;
2) киноқұжаттардың сақтау бірліктері ішіндегі бөлімдер реттілігімен нөмірленген жинақ элементі бойынша орналастырылады;
3) фоноқұжаттардың сақтау бірліктері өндірістік нөмір реттілігімен орналастырылады.
310. Сақтандыру қоры және пайдалану қорының көлемі сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерімен, сондай-ақ:
1) фотоқұжаттар мен қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың көшірмесі үшін – кадрлармен;
2) киноқұжаттардың көшірмесі үшін – метрмен;
3) фоноқұжаттардың көшірмесі үшін – дыбысталу уақытымен;
4) электронды құжаттардың көшірмесі үшін – мегабайтпен өлшенеді.
Бұл ретте, Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне жататын және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың сақтандыру көшірмелері, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардан түсіріліп алынған пайдалану қорының көшірмелері (микрофишка және рулонды үлдірге бөлек), киноқұжаттардың; фотоқұжаттардың; фоноқұжаттардың; бейнефонограммалардың; электронды құжаттардың көшірмелері жеке есепке алынады.
311. Есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының келіп түскенін тіркейтін кітапша бойынша және сақтандыру қорының тізімдемесі бойынша осы Қағидалардың 48-49-қосымшаларына сәйкес жүргізіледі. Сақтандару қорының келіп түскенін немесе шығарылғанын есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының көшірмесін дайындауға тапсырыс негізінде, сақтандыру көшірмелерін арнайы сақтауға қабылдау-тапсыру актісі және басқа актілердің негізінде жүзеге асырылады. Жыл сайын келген құжаттарды есепке алу кітапшасына қорытынды жазба жазылады.
312. Сақтандыру қорының тізімдемесі 3 дана болып осы Қағидалардың 50-51-қосымшаларына сәйкес жасалады. Бірінші данасы сақтандыру көшірмелерімен бірге Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсырылады, екінші және үшінші данасы мұрағатта қалады.
Сақтандыру көшірмелерін көшіріп және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсыру сақтандыру қорының тізімдемесіне осы Қағидалардың 259-тармағына сәйкес жаңадан қорытынды жазба жасалады.
313. Құжаттар, істер тізімдемесіндегі «Ескерту» бағанында көшірмесі жасалынған сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің қарсысына «СҚ» мөртабаны басылады. Егер көшірмесі жасалынған барлық құжаттар, істер тізімдемеге енгізілген болса, «СҚ» деген мөртабан тек титулдық параққа және құжаттар, істер тізімдемесінің қаптамасының сыртына қойылады.
314. Қазақстан Республикасының Ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын сақтандыру қорындағы қағаз негіздегі рулонды үлдірдегі құжаттардың сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне физикалық жекелеген микрофильмнің рулоны қабылданады.
Рулонды үлдірдегі сақтандыру қоры және пайдалану қоры жалпылама (құжаттың қай қорға жататындығына қарамастан) келіп түскенде осы Қағидалардың 49-қосымшасына сәйкес сақтандыру көшірмесін жасауға тапсырыс негізінде сақтандыру қорының әрбір сақтау бірліктері енгізіледі. Келіп түскен құжаттарды тіркеу кітабы бойынша (1-баған) сақтандыру қорының сақтау бірліктеріне мұрағаттық шифр құрамының бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірі беріледі.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың барлық сақтандыру көшірмелеріне қандай қорға жататынына қарамастан сақтандыру қорының тізімдемесі осы Қағидалардың 51-қосымшасына сәйкес жасалады, келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында берілген нөмірге сәйкес сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі беріледі.
Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің мұрағаттық шифрі – мұрағат атауы, сақтандыру қоры тізімдемесінің нөмірі, сақтандыру қорының «СҚ» көрсеткіші көрсетілген сақтау бірлігінің тіркелген нөмірі.
315. Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің микрофиштағы қағаз негізіндегі құжаттары үшін бір істен түсірілген бір немесе бірнеше микрофиштар қабылданады, ал сақтау бірлігі үшін микрофиш қабылданады.
Микрофиштағы сақтандыру қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін тіркейтін кітапша бойынша осы Қағидалардың 48-қосымшасына сәйкес келіп түскен әрбір қорға реттік нөмір беріледі.
Көрсеткіштер саны көшірмесі жасалған әрбір мұрағат қоры және істер, құжаттар тізімдемесі бойынша көшірменің қай қорға жататындығын есепке ала отырып жеке енгізіледі.
Микрофиштағы сақтандыру қорының тізімдемесі осы Қағидалардың50-қосымшасына сәйкес әрбір мұрағат қорының бір немесе бірнеше тізімдемесінің сақтандыру көшірмелеріне бөлек жасалады.
Қағаз негізіндегі, микрофишта дайындалған құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу бірлігінің есептік нөмірі болып көшірмесі түсірілген істің есептік нөмірі саналады, ал мұрағаттық шифры болып көшірмесі түсірілген істің мұрағаттық шифры саналады және оған сақтандыру қорына «СҚ» ал пайдалану қорына «П» (Позитив), «Д» (Диазокөшірме) деген индекс көрсетіледі.
316. Дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтандыру бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне ұқсас.
Кино- және фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмелері, кино- және фотоқұжаттардың түріне қарамастан келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында және сақтандыру қоры мен есепке алу қорының тізімдемелерінде есепке алынады.
Магниттік таспадағы және грамтүпнұсқаны фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі, олардың жеке сақталуын есепке ала отырып әртүрлі келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасы мен тізімдемелерде есепке алынады.
317. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасының қорытынды жазбаларында және кинофотоқұжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының тізімдемелерінде аралық позитив пен контратиптерге; позитивтер және дубльнегативтерге; тақ (I) және жұп (II) грамтүпнұсқаларға сәйкес сақтау бірліктерінің саны қосымша көрсетілуі мүмкін.
Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесінің тізімдемесінің қорытынды жазбасында олардың метр, кадр көлемі, дыбысталу сағаты көрсетіледі.
Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірліктерінің нөмірі келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасынан тізімдемеге ауыстырылады. Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің мұрағаттық шифры – сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің «СҚ» индексі көрсетілген нөмірі, мұрағат атауы.
318. Пайдалану қорына енгізілген және оларды пайдалану барысында пайда болған мұрағаттық құжаттардың көшірмелері, мұрағатта ол құжаттарды көшірмесін жеке есепке алу кітапшасында жүргізіледі.

Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын және мұрағаттағы басқа
мұрағаттық құжаттарды пайдалану

Мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат
(анықтамалық-іздестіру құралы) жасау және мұрағаттық
құжаттарды сипаттау тәртібі

319. Мұрағат пайдаланушыға мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-іздестіру құралы) (әрі қарай – ҒАА) (мұрағаттық құжаттарды және ондағы ақпараттарды іздеуге бағытталған, мұрағаттық анықтамаларда көрсетілген, мұрағаттық құжаттар сипатының жиынтығы) пайдалануға мүмкіндік жасайды.
320. Мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы (мұрағаттың ҒАА-ы жүйесі) өзара байланысты және өзара бірін-бірі толықтыратын бірыңғай ғылыми-әдістемелік негіздегі мұрағаттық құжаттар жиынтығына міндетті түрде мұрағатта жүргізу үшін мұрағаттық анықтамалар (істер, құжаттар тізімдемесі; жөнсілтерлер; жүйелік каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалар (көрсеткіштер; шолулар) кіреді.
321. ҒАА жүйесін жасау және дамыту кезінде саралау тәсілі қолданылады, ол мақсатқа лайық мұрағаттық анықтамалар құрамын және деректер базасын таңдауды, сипатты құру мен жетілдірудің белгілі әдістемесін таңдауды, анықтамалық аппараттың құрамын және анықтамалармен толықтыруды, ақпараттық маңыздылығына байланысты қормен жұмыс істеудің кезектілігін белгілеуді, олардың құжаттарының сипатын, олардың ғылыми-анықтамалық аппаратының құрамы мен жай-күйін, практикалық сұранысын қамтиды.
322. Мұрағатта қағаз тасығышта және/немесе автоматтандырылған режимде ҒАА жүйесінің жағдайына талдау жасау және есепке алу жұмыстары жүргізіледі (ҒАА жағдайын есепке алу журналы, картотека).
323. Мұрағаттық құжаттарды сипаттау (мұрағаттық анықтамаларға ақпараттар жасау) үш деңгейде жүргізіледі:
1) мұрағаттық қор;
2) сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері;
3) мұрағаттық қор.
324. Керек болған жағдайда сипаттау мұрағаттық қор тобымен, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері тобымен, жинақтармен, мұрағаттық құжаттар тобымен, мұрағаттық құжаттардың бөлігімен жүргізіледі.
325. Мұрағаттық анықтаманың негізі сипаттау мақаласы болып табылады және онда төмендегі міндетті мәліметтер көрсетіледі:
1) ақпаратты сәйкестендіруші (мұрағат қорының, сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің, мұрағаттық құжаттардың атаулары мен анықтамалық мәліметтері);
2) ақпараттың мазмұны мен құрамы туралы;
3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және оны пайдалану шарттары туралы;
4) мұрағаттық қордың тарихы туралы (мұрағаттық қордың деңгейі үшін).
326. Қажет болған жағдайда сипаттау мақаласына түпнұсқаның орны туралы; басқа мұрағат қоры құрамында қор құрушының мұрағаттық құжаттарының болуы және оларды сақтау орны туралы, библиография және тағы басқа қосымша мәлімет енгізіледі.
327. Мұрағаттық қор деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалардың сипаттама мақаласына мыналар кіреді:
1) мұрағат қорының атауы;
2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр элементінен (қор нөмірлерінен); құжаттама түріне қарай мұрағат қорының сақтау бірліктері және/немесе есепке алу бірліктері бойынша көлемінен; әрбір құжаттама түрі бойынша мұрағаттық құжаттардың алдыңғы және соңғы уақыттан; қор ішіндегі ғылыми-анықтамалық тізімнен тұрады;
3) қорға тарихи анықтама. Қорға тарихи анықтама қор құрушының тарихы және мұрағаттық қордың тарихы туралы ақпараттардан тұрады.
Қор түзушінің тарихы туралы мәліметтер мыналарды қамтиды: түзілу уақыты, қайта атаулары, қайта құрулары, таратылуы, қай ведомствоға жататындығы, құрылымы мен қызметі, алдыңғы және мұрагер ұйымның атауы. Жеке тектік мұрағаттық қордың қор түзушісі туралы ақпарат оның өмірбаяны туралы қысқаша мәліметтерді қамтиды (тегі, аты, әкесінің аты, лақап аты, қыз кезіндегі тегі, өмір сүрген жылдары, мамандығы, қызметі және қоғамдық қызметі туралы мәліметтер). Отбасының, рудың мұрағаттық қоры үшін дәл осындай мәліметтер барлық туысқандары үшін беріледі. Біріккен мұрағаттық қор үшін ортақ тарихи анықтама жасалады.
Мұрағаттық қордың тарихы туралы мәліметтерде оның мұрағатқа келіп түскен уақыты, мұрағаттық құжаттардың көлемі және соңғы уақыты, олардың сақталу дәрежесі; қор түзудің ерекшеліктері, сипаты мен жүйеленуі; мұрағаттық қордың көлемі мен құрамының өзгеруі және оның себептері туралы ақпараттар, басқа ұйымның немесе тұлғаның құжаттарының бар болуы (қорға қосылу); мұрағаттық қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпараттар болады. Мұрағаттық коллекцияда уақыты туралы, шарты, құрылуының себептері туралы мәліметтер; құрылу принциптері, коллекциялар мұрағатқа келіп түскенге дейінгі сақталған орны; құрушысы туралы мәліметтер қамтылады.
Қорға тарихи анықтамалар мұрағаттық қордың көлемі өзгерген жағдайда, сонымен қатар қайта құрылған жағдайда, құрылымы, қор құрушының қызметі және тағы басқа өзгерген жағдайда толтырылады;
4) мұрағаттық құжаттың құрамы мен мазмұны туралы аннотация. Мұрағаттық құжаттың мазмұны мен құрамы туралы аннотацияда сол құжаттарға қысқаша нақты мінездеме беріледі. Құжаттарда қор құрушы қызметінің бағытын көрсететін түрлері және тақырыптары бойынша мазмұны, тақырыптың хронологиясы және құжаттардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) белгіленуі көрсетіледі;
5) қол жеткізу және пайдалану шарттары туралы ақпараттар. Мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шартында, қол жеткізу және пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор құрушының шектетілген мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мағлұмат, сонымен қатар аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы туралы, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын, физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар болуы туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәліметтер болады;
6) Библиография. Мұрағаттық қордың библиографиясына берілген қордың және қор негізінде әзірленген құжаттамалық басылымдардың анықтамалық тізімі енгізіледі.
328. Сақтандыру бірлігі/есепке алу бірлігі деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалықтың сипаттама мақаласына төмендегілер кіреді:
1) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің реттік нөмірі;
2) ескі инвентарлық нөмірі;
3) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің атауы.
Басқару құжаттарының сақтау бірліктерінің атауы, жеке тектік мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктеріне:
мұрағаттық құжаттар түрінің атауы;
мұрағаттық құжаттың (тардың) авторы (лары);
құжаттар жіберілген немесе алынған мекенжай;
сұрақ немесе зат, оқиғаның, деректің, аумақтың атауы, құжаттар қатысы бар тұлғаның тегі мен аты-жөні;
оқиғаның уақыты.
Керекті мәліметтер жоқ болған жағдайда: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген», «...жылдан ерте емес» деген түсіндірме ақпараттар көрсетіледі.
Жобалық немесе құрылымдық құжаттамалардың сақтау бірліктерінің атауында нысанның шифры, жобаның аты, кезеңі, бөлігі, томның нөмірі, жобаның аяқталу жылы туралы мәліметтер болады.
Кинобейнеқұжаттардың есепке алу бірліктерінің атауында фильмнің авторлық атауының, арнайы түсірілімнің, киножурналдың немесе кинода немесе телесюжетте көрсетілген оқиғаның аты, шығарылған уақыты және/немесе түсірілген уақыты, режиссердің және/немесе түсірілім операторының тегі және аты-жөні туралы мәліметтер қамтылады.
Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігінің атауында фоноқұжаттың жанры және атауы, көрсетілген оқиғаның атауы, орны және уақыты туралы мәліметтер болады. Фоноқұжаттың атауы жоқ болған жағдайда теле- немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, сұхбаттың және тағы басқа негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдеби және өнер шығармалары бар фоноқұжаттың есепке алу бірліктерінің атауында шығарманың және оның жанрының атауы, егер фоноқұжаттың авторы болмаса және шығарма жарияланбаған болса, ондағы мәтіннің бірінші қатары алынады; шығарманың авторы және/немесе орындаушыларымен қатар, оны өңдеген, аударған, қайта жасағандардың тегі мен аты-жөні туралы; фоноқұжаттың тілі туралы мәліметтер беріледі.
Фотоқұжаттардың сақтау бірліктерінің атауында кескіннің сипаты немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің атауы, автордың тегі мен аты-жөні, түсірілімнің орны мен уақыты туралы мәліметтер болады.
4) ол туралы анықтамалық мәліметтер; Сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері туралы анықтамалақ мәліметтер:
мұрағаттық шифрдың элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі, сақтау/есепке алу бірліктерінің нөмірі) тұрады;
сақтау/есепке алу бірліктерінің көлемінен; қағаз негізіндегі құжаттар үшін-парақтар санынын; кино, бейне, фоноқұжаттар үшін (түріне қарай) – есепке алу бірліктеріндегі сақтау бірліктерінің немесе сақтау бірліктеріндегі есепке алу бірліктерінің саны, метраж, хронометраж, дыбысталу уақытынан (минутпен, секундпен); фотоқұжаттар үшін – сақтау бірлігін құратын негативтер санынан; фотоальбомдар үшін – фотобедерлеменің санынан тұрады;
мұрағаттық құжаттардың алдыңғы және соңғы уақытынан; дыбыс-бейнелік құжаттар үшін – жазбаның жазылған уақыты немесе қайта жазылған уақытынан тұрады;
5) түпнұсқа/көшірме екендігін көрсететін нұсқаудан;
6) тасығыш түрінің нұсқауынан немесе жаңғырту әдістерінен тұрады. Сақтау бірліктері/есепке алу бірліктерінің материалдық тасығышының түріне қарай сипаттау кезінде мыналар көрсетіледі:
басқару құжаттамалары және жеке тұрғыдағы мұрағаттық құжаттар үшін - қағаз, калька, пергамен, тағы сол сияқты;
грамофонды жазбаның фоноқұжаттары үшін – тасығыш материалы;
магнитті жазбадағы фоноқұжаттар үшін – магниттік таспаның түрі;
бейнеқұжаттар үшін – жазбаның форматы;
фото және киноқұжаттар үшін – формат және үлдірдің негізі, түрлі түсті таратылым;
электронды құжаттар үшін – компакт-дискі және/немесе басқа осы заманға сай тасығыштар;
7) мұрағаттық құжаттарды пайдалану және оларға қол жеткізу шарты, тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне қол жеткізу шарты және оларды пайдалануда құжаттарға қол жеткізу және пайдалану ережесіне Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен шектеу қойылған мұрағаттық құжаттар туралы мәліметтер, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі туралы мәліметтер, пайдалану қорының бар екендігі туралы мәлімет; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтер; сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне ҒАА бар екендігі туралы мәліметтер болады.
Қажет болған жағдайда баяндау мақаласы мұрағаттық қордың атымен және оның салалық бөлігімен (құжаттар, істер тізімдемесі), бөлек мұрағаттық құжаттардың аннотациясымен немесе берілген сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің тобымен толтырылады.
329. Мұрағаттық құжат деңгейіндегі мұрағаттық анықтаманың баяндама мақаласы мыналарды қамтиды:
1) тақырыбы. Мұрағаттық құжаттардың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауы; құжат алынған немесе жіберілген мекенжайы; сұрақ немесе тақырып, оқиға, дерек, тұлға, көрсетілген құжаттың мазмұны жататын төңіректің аты; оқиға уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер жоқ болған жағдайда, анықтамалық ақпараттар көрсетіледі: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген». Қажет болған жағдайда құжаттың атауы мәнін толықтай ашатын аннотациямен толықтырылады;
2) мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық мәліметтер. Мұрағаттық құжаттар туралы ақпарат мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі; сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері нөмірі, парақтар нөмірі); мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар саны); құрылған уақытынан тұрады;
3) түпнұсқаға/көшірмеге нұсқау;
4) тасығыш түрі (немесе жаңғырту әдісі);
5) пайдалану және қол жеткізу шарты. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалануда Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен пайдалануға және қол жеткізуге шектеу енгізілген құжаттар, соның ішінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі; пайдалану қорының бар екендігі туралы; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; ҒАА жүйесіне қосылғандығы туралы ақпараттың бар екендігі туралы мәліметтер болады.
ҒАА жасау кезінде мұрағат мұрағаттық анықтаманың сипаттау тарауын жасау барысындағы жалпы талаптармен қатар олардың әрбір түрінің дайындық ерекшеліктерін есепке алады.
330. Сақтау бірліктерінің атауын жасау барысында, оны түзу негізіне қандай элементтердің және олардың байланысы болғанын, оның тақырыбының немен тұжырымдалатынын ескеру қажет. Осыған орай:
1) сақтау бірліктерінің құрамын сипаттайтын сақтау бірліктерінің түрі (іс, өзара жазысқан хат-хабарлар, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітаптар және тағы сол сияқты) немесе құжаттардың түрі (әртүрлілік) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есеп берулер, еске алу актілері, мақалалар, романдар, жазба кітапшалары және тағы басқа) атаудың басында көрсетіледі;
2) іс жүргізуде бір сұрақ бойынша сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің атаулары бірізділікке байланысты «іс» деген сөзбен аяқталады;
3) іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ, бір сұрақты қамтитын сақтау бірліктері «құжаттар» сөзімен басталады, атаудың соңына құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі, «құжаттар» терминімен қандай да бір қорытынды құжаттардың (бұйрық, хаттама, өкім) қосымша құжаттары да белгіленеді. Жеке қорда бұл термин бір тұлғаға тиесілі құжаттар түрінің әр түрлі руды сипаттау барысында қолданылады;
4) егер сақтау бірліктері хат алмасу болып табылатын болса, құжат атауына корреспонденттердің ресми атауы және көтерілген мәселе (зат) көрсетіледі. Егер хат алмасу бірыңғай корреспонденттермен жүргізілген болса, атауында сол корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі;
5) құжаттың мағынасын көрсететін сұрақтың (заттың) мазмұны атаудың негізгі бөлігі болып табылады және құжаттардың іс түрін, авторын, корреспондентін (адресатын) көрсеткеннен кейін беріледі.
331. Құжаттың мазмұнын көрсететін сұрақтың (заттың) атауын мазмұндау барысында:
1) ұйым атауының немесе тұлғаның тегінің және аты-жөнінің толық немесе ресми қысқартылған атауын, тұлғаның қызметін, шенін, егер істегі құжаттардың мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда мамандығы көрсетіледі; егер үш немесе одан да көп ұйым немесе тұлға ескертілетін болса, олардың түрлеріне түсініктеме беру керек;
2) қылмыстық істер атауында тұлғаның тегі, аты, әкесінің атынан (немесе аты-жөні) басқа істің мәнін ашу керек;
3) егер сақтау бірліктері құжатының мазмұны жалпы бір сұрақтың бөлігі болып табылатын бірнеше сұрақтарға байланысты болса, атауында жеке сипаттағы барлық сұрақтарды қамтитын тұжырымдалған жалпы бір тақырып көрсетіледі.
332. Жергілікті жердің атауы (тұрғылықты жердің, географиялық нысандардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) егер құжаттардағы оқиғаның орнын немесе автродың тұрғылықты жерін (адресаттардың, корреспонденттердің) көрсету керек болған жағдайда істің атауына кіргізіледі. Олардың атаулары өсу реттілігімен беріледі: ауыл (село, деревня), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, бөлік) және тағы басқалар.
333. Бір түрдегі ұйымдық-басқару құжаттамасының сақтау бірліктерін құру барысында, құжаттар атына құжаттардың атауы көпше түрде қысқа нөмірлері қойылып беріледі.
334. Іс түрін немесе құжаттың түрін белгілеген соң, атына іске кірген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттың авторы қызметі барысында түзілген ұйым болып табылған жағдайда, істің атында ұйымның аты түсіп қалады немесе жалпы түрлік атауы беріледі (комитет, сот, комиссия және тағы сол сияқты).
335. Егер көрсетілген күн оқиға мен болған факті арасындағы тарихи байланысты көрсететін және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, құжатта баяндалған күн тақырыпта көрсетіледі.
336. Егер іс бір құжаттан тұратын болса, онда тақырыбында құжаттың түрі, кімнен келгені, кімге бағытталғаны, уақыты және қысқаша мазмұны көрсетіледі.
337. Жоспарлар мен есеп берулерден тұратын сақтау бірліктерінде құжаттар атауында жоспар жасалынған жыл (кезеңі) немесе есеп берілген жыл (кезеңі) көрсетіледі.
Статистикалық есептері бар сақтау бірліктерінің атауы, статистикалық есептілік нысанының нөмірін көрсетумен жасалады.
338. Егер іс бірнеше томнан (бөлімнен) тұратын болса, барлық томына (бөліміне) ортақ тақырып беріледі, сонан соң (қажет болған жағдайда) әрбір томның (бөлімнің) мазмұнына жеке-жеке түсініктеме беріледі, соңғы томға (бөлімге) «соңғы» деген сөз жазылады.
339. Тақырыпқа енгізілген зерттеу арқылы тақырып түзуші белгілеген деректер (тегі, аты, әкесінің аты, жергілікті жердің атауы, ұйымның атауы және тағы басқа) төртбұрышты жақшаға алынады.
340. Бірыңғай бір немесе бірнеше маңызды белгілері бойынша істер сипаттамасын бір ізге салу үшін тұрпаттық атаулар жасалады. Бұл ретте, ұйымның функциясы, іс жүргізу жүйесінің ерекшелігі, сонымен қатар жиналып қалған және тұрпаттық құжаттамалардың сипаты есепке алынады. Тұрпаттық атауға географиялық, хронологиялық және басқа элементтер кіреді. Ол түр атауынан және құжат авторынан, түрден және корреспонденттен, түрден және корреспонденттердің жалпы атауынан және мазмұнынан тұрады. Нақты бір істің тақырыбын жасау барысында тұрпаттық атауды құжат мазмұнына сәйкестендіру қажет.
341. Құжаттардың бір бөлігі аннотациялануға жатады. Сақтау бірліктері құжаттарын аннотациялау дегеніміз ерекшеліктері сақтау бірлігінің атауында көрсетілмеген жекелеген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беру.
Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша құжаттар, бұрынғы ұйымның құжаттары, ақпараттық мәні бар жеке құрам бойынша мәліметтерден тұратын құжаттар, оның атауы дербес іздестіру пәні болатын (үндеулер, парақшалар, прокламациялар, кітапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және тағы сол сияқты) анықтамалық мәні бар құжаттар аннотацияланады.
342. Аннотация жеке құжатты сипаттау үшін немесе құжат мазмұнының бөлігіне қысқаша сипаттама беру тәртібі бойынша жасалады.
Баспасөз материалдарын аннотациялау барысында құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы сөзі (атауы болмаған жағдайда), ұйғарынды деректері көрсетіледі.
Сызба және басқа да өнертапқыштық материалдарды аннотацияланған жағдайда материал, түрі, құжаттың форматы және оны орындау әдістері, карталар үшін масштабы көрсетіледі.
Аннотацияда тұлғаның аты, ұйымның атауы, географиялық атаулар және сол сияқты құжаттарда аталған және маңызды мәні бар деректер (аннотация соңында «аталады» айдарымен санамаланады) келтіріледі.
343. Аннотацияның соңында аннотацияланған құжаттардың парақ саны жазылады. Аннотацияда мәліметтердің толықтық дәрежесі көрсетіледі («қысқаша мәлімет», «толық мәлімет»). Аннотация құжат атауынан соң жаңа жолдан бастап жазылады.
Аннотацияланған құжаттар көлемі үлкен болған жағдайда, аннотация жеке парақта дайындалып, мұқаба мен бірінші парақтың арасына қойылады.
344. Аннотация жазылғанда негізгі мағынасы жоқ сөздер мен сөз тіркестерін («құжаттарда бар...», «құжаттарға... қатысы бар»), сондай-ақ «аса құнды құжаттар», «өте қызықты құжаттар» және тағы сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолданбаған жөн.

Құжаттардың түпнұсқалығын, толықтық дәрежесін, жаңғырту
тәсілдері мен істердің сыртқы ерекшеліктерін сипаттау тәртібі

345. Істің құжаттарын бейнелеу барысында, олардың көшірмелігі көрсетіледі. Аса құнды құжаттарды бейнелеу барысында, олардың түпнұсқасы немесе көшірмелігі белгіленеді және көрсетіледі.
346. Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер:
1) ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есепке алу нөмірі және сол сияқты;
2) жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.
347. Егер түпнұсқалық туралы мәліметтер атауында көрсетілген бір құжатқа (құжаттар бөлігіне) қатысты болса, түпнұсқалық туралы нұсқаулар құжаттың (құжаттардың) сипатынан кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен жазылады.
348. Істе құжаттардың түпнұсқалығы немесе көшірмесі жазба әріптерімен атаудан соң жазылады. Егер, атауында көрсетілген бір немесе бірнеше құжаттар ғана көшірме болып табылатын болса, атауында олардың көшірме екендігі көрсетілген құжаттан (құжаттардан) кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен беріледі.
Егер істегі құжат (құжаттар) аннотацияланатын болса, түпнұсқа немесе көшірме туралы мәлімет аннотациядан соң жазба әріптерімен беріледі.
349. Егер істе аса құнды бірақ толығымен сақталмаған құжаттар болған жағдайда, олардың толықтығының дәрежесі көрсетіледі: «үзінді», «жекелеген парақтар», «басы жоқ», «соңы жоқ» және сол сияқты.
350. Аталған құжаттар түріне (әртүрлі құжаттарға) жаңғырту ерекше болған жағдайда немесе мазмұнын сипаттау үшін принципті мәні болған жағдайда құжаттар үшін жаңғырту тәсілі көрсетіледі.
Құжатта жаңғырту әдісін көрсету үшін мына терминдер қолданылады: «қолжазба», «қолтаңба», «машинкаға басылған», «баспа», «гектограф», «стеклограф» және басқалары.
351. Егер істің сыртқы ерекшелігі мұрағат қорындағы құжаттардың көпшілігінен ерекшеленетін болса, оны баяндау барысында сол ерекшеліктері көрсетіледі. Істер мен құжаттардың сыртқы ерекшелігіне мыналар жатады:
1) ерекше жазба материалы (пергамент, жібек және сол сияқты);
2) мұқабаның және тысының ерекше материалы (былғары, бедерлі мата және сол сияқты);
3) мұқабадағы безендіру, мәтіндегі иллюстрациялар немесе безендірулердің бар болуы;
4) мұрағат қорының құжаттарының тілінен ерекшелеп тұратын құжаттардың тілі;
5) мөрлер;
6) қосымша қағаздар, маталар үлгісінің және тағы сол сияқтылардың бар болуы.
352. Толықтық дәрежесі туралы, жаңғырту әдісі туралы, құжаттың ішкі және сыртқы ерекшеліктері туралы деректер атаудан соң келтіріледі және аннотация жаңа жолдан басталады.

Сипаттау барысында құжаттар мерзімін көрсету тәртібі

353. Жазбаша және санмен жазылған толық мерзімі (күні, айы, жылы) нормативтік құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттарда, құқық және азаматтардың заңдық қызығушылықтарына қатысты құжаттарда, қаржылық құжаттарда, бір мәселе бойынша істе, сонымен қатар мерзімін көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарда (баяндамаларда, үнпарақтарда, стенограммаларда, хаттарда және сол сияқты) көрсетіледі.
354. Істі құрап тұрған құжаттардың соңғы мерзімін айқындау үшін төмендегілерді ескеру қажет:
1) істің бастапқы мерзімі болып ең алғашқы құжаттың құрылған (тіркелген) күні болып табылады, ал соңғысы болып – ең соңынан құрылған (тіркелген) құжаттың күні болып саналады;
2) декреттер, жарғылар, шарттар, қаулылар, бұйрықтар, өкімдердің және сол сияқты мерзімі, қол қойылған күні көрсетіледі, егер құжаттарда мерзімі көрсетілмеген болса жарияланған уақытының мерзімі немесе қызметке енген күннің мерзімі жазылады;
3) бағдарламалар, жоспарлар, шығындар есебіне, штаттық кестелерге, есептерге және сол сияқтыларға соңғы мерзімі қойылмайды;
4) егер істе құжаттардың қосымшасына істегі құжаттан бұрын мерзім қойылған болса, онда мерзімі жаңа жолдан: «...жылдың құжаттары бар» деп жазылады;
5) егер іс кітаптар мен журналдардан тұратын болса, олардың соңғы мерзімі етіп алғашқы және соңғы жазба алынады;
6) егер іс түпнұсқасынан кейінірек жасалған немесе қортүзуші жұмысы үшін алған көшірген құжаттардан тұратын болса (мысалы, редакцияның мұрағат қорынан, әртүрлі комиссия және сол сияқты) соңғы мерзім болып көшірме дайындалған күн болып табылады (түпнұсқаның мерзімі атауында көрсетіледі);
7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған болса, үш мерзім көрсетіледі: бірінші ұйымның іс жүргізуінде басталған іс, екінші ұйымға келіп түскен мерзім және соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған іс (бірінші және екінші мерзім бөлшек ретінде көрсетіледі);
8) егер істе революцияға дейінге және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, соңғы мерзімге екі кезеңнің де мерзімі кіргізіледі;
9) мерзімін көрсетер кезде бірінші күні, айы, жылы көрсетіледі.
355. Мерзімдерді құжат мерзіміндегі стильді бұзбай отырып көрсету керек (басқа стильге аудармай). Тек төмендегілер өзгереді:
1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру кезеңіне жататын құжаттары бар істер, яғни 1918 жылдың 14 ақпаны мен 1 шілде арасы, оларға екі мерзім көрсетіледі. Бірінші жаңа стильдегі мерзім көрсетіледі, одан соң жақшаның ішінде ескі стильдегі мерзім көрсетіледі;
2) егер істегі құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін құрылған болса және халықаралық маңызы болса, онда оған екі стиль бойынша мерзімі қойылады, кейін жақшаның ішінде жаңа стильдегі мерзімі жазылады.
356. Егер істің толық мерзімі немесе олардың жеке элементтері құжат мағынасы анализі негізінде шамамен айқындалатын болса, өзгерістер келісіледі, ал мерзімі немесе жеке элементтері төртбұрышты жақшаға алынады. Толығымен анықталмаған толық немесе олардың жекелеген элементтерінің соңына сұрау белгісі қойылады.
357. ҒАА-ты дайындау барысында мұрағат анықтамасының сипаттамалық мақаласын жасау барысында мұрағат тек жалпы талаптарды ғана емес, сонымен қатар әрбір түрін және тұрпатын дайындау ерекшеліктері есепке алынады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

358. Істер, құжаттар тізімдемесі (сақтау бірлігі/есепке алу бірлігінің құрамын және мазмұнын ашуға бағытталған, олардың ішкі жүйелеуін және есепке алуын бекітетін мұрағаттық анықтама) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің баяндау мақаласынан, қорытынды жазбалардан, куәландыру парағынан және тізімдеменің анықтамалық аппаратынан тұрады.
359. Істер, құжаттар тізімдемесінің анықтамалық аппаратына төмендегілер кіреді:
1) титулдық парақ. Істердің мұрағат тізімдемесінің титулдық парағында төмендегі мәліметтер кіреді:
мұрағаттың толық атауы;
құжат мұрағаттық тізімдемесіне енген мерзімге жататын хронологиялық реттілікпен ұйымның ресми атауы ретінде жазылатын қортүзушінің барлық қайта атауларымен қоса мұрағат қорының атауы, барлық бағынушылардың өзгерген және қысқартылған атаулары (жақшаның ішінде);
мұрағат қорының нөмірі;
мұрағат тізімдемесінің нөмірі (мұрағат қорының парағы бойынша);
мұрағат тізімдемесінің атауы;
мұрағат тізімдемесіне енгізілген құжаттардың соңғы мерзімі. Егер мұрағат тізімдемесіне үзіліспен бірнеше жылдың ісі енгізілген болса, титулдық парақта құжаттары бар жылдар ғана көрсетіледі;
2) мазмұны. Мазмұнында мұрағат тізімдемесінің ісіне және анықтамалық аппарат бөліміне мыналар аталып шығады: алғы сөз, барлық бөлімінің, бөлімшелерінің, мұрағат тізімдемесіне енгізілген істегі басқа да ұсақ топтардың қысқартылған атауларының тізімі, көрсеткіштер, шифрлар аударма сызбаларының қарсысына тізімдеменің сәйкес парақтарының нөмірлері қойылады;
3) алғы сөз. Алғы сөз істер, құжаттар тізімдемесінің әрбіріне немесе мұрағат қорындағы барлық тізімдемелерге жалпы жасалады. Алғы сөзде заң шығарушы көздерге және қор құжаттарына сілтеме көрсете отырып қортүзушінің қысқаша тарихы жазылады.
Егер құрамына кіретін барлық мұрағаттық қор бір мұрағат тізімдемесіне енгізілген болса, онда біріккен мұрағат қорының мұрағат тізімдемесіне жалпылама алғы сөз беріледі. Сонымен қатар, біріккен мұрағат қорына кіретін бөлек мұрағат қоры тізімдемесіне де алғы сөз жазылады. Бұл жағдайда жалпылама алғы сөзде біріккен мұрағат қорының және олардың жеке тектік мұрағаттық қорының және олардың мұрағаттық тізімдемелеріне ортақ мәліметтер қамтылады. Бөлек мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесінің алғы сөзінде тек сол мұрағаттық тізімге қатысты мәліметтер беріледі және жалпы алғы сөзге сілтеме жасалады.
Алғы сөздің бірінші бөлімінде ұйымның – қор құрушының тарихына арналған мына мәліметтер қамтылады:
қор құрушы – ұйым пайда болған және қызмет еткен тарихи жағдай;
нормативтік құқықтық актілерге сілтеме көрсетіле отырып ұйымның – қор құрушының пайда болған мерзімі, сонымен қатар ізбасар ұйымның атауы, қор құрушының бағынатын ұйымы көрсетіледі;
қор құрушы ұйымның құзыреті, жүйесі және қызметі;
негізгі себебін көрсете отырып ұйымның – қор құрушының атауының, жүйесінің және ведомстволық бағынушыларының өзгеруі;
нормативтік құқықтық актілерге сілтеме көрсете отырып ұйымның – қор құрушының таратылу мерзімі (қайта құрылуы), сонымен қатар оның қызметін атқаратын мұрагер ұйымның атауы;
Мұрағат қоры тарихының және жай-күйінің сипаттамасында мыналар көрсетіледі:
істің мұрағатқа келіп түсу мерзімі, мұрағат тізімдемесіндегі құжаттардың толықтығы;
бір мұрағат қорының бағытына жататын, бірақ екінші мұрағат қорының құрамында жүрген құжаттардың бар болуы туралы мәлімет және бар болған жағдайда олардың аттары мен нөмірлері көрсетіледі;
мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын істердің бар болуы. Бұл жағдайда бұрынғы ұйымның немесе мұрагер – ұйымның мұрағаттық қорының нөмірі және берілген ұйымның жекелеген қызметін атқаратын ұйымның (таратылған немесе қайта құрылған жағдайда), яғни аталмыш құжаттар болған ұйымның атауы беріледі;
мемлекеттік (арнайы мемлекеттік) мұрағаттарда жүргізілген құжаттарға сипаттама беру, қайта өңдеулер немесе мұрағаттық тізімдемелерді жетілдіру жұмыстары және осы жұмыстардың себебін көрсететін мәліметтер (құжаттарды қайта қорға енгізу, біріккен мұрағаттық қор жасау және басқа себептер).
Мұрағат тізімдемесіндегі істердің құрамы мен мазмұны туралы қысқаша сипаттамасында істердің анағұрлым тұрпаттық тобы, құжаттардың түрлері және әртүрлілігі белгіленеді.
Алғы сөзде істі құрастырудың негізгі принциптері, құжаттың мағынасын ашудағы тәсілдер, істерді сипаттаудағы және толтырудағы ерекшеліктер көрсетілуі тиіс. Сонымен қатар бірнеше жылдардың құжатын құрайтын істер жүйесінің ерекшеліктерін, жүйелеу сызбасын қайта жаңғыртпай мұрағат тізімдемесінің құрылым принципі көрсетіледі.
Алғы сөздің соңғы тарауында анықтамалық аппараттың мұрағат тізімдемесіне сипаттама, оларды құрудағы негізгі принциптер және оларды қолдану ережесі туралы нұсқау беріледі.
Алғы сөзге құрылған уақытын көрсете отырып құрастырушы қол қояды;
4) қысқартулардың тізімі. Қысқартулар тізімін жасау – істердің мұрағаттық тізімдемесін және анықтамалық аппаратты бірізділендіру, оның көлемін азайту үшін қажет. Қысқартулар тізімі сипаттамасында қысқарған сөздер болған жағдайда жасалады. Қысқартулар алфавиттік реттілікпен орналастырылады, сол жағында – қысқартылған сөз, сызықша, түсіндірме. Тізімге жалпыға мәлім қысқартылған сөздер кірмейді. Қысқартуларды өздігінен жасауға рұқсат етілмейді;
5) көрсеткіштер. Мұрағаттық тізімдемелердің ақпараттылығын арттыру мақсатында көрсеткіштер жасалады. Ғылыми айналымның құрамына кіретін, басқа қор иелерінің құжаттары бар мұрағат қоры, белгілі бір қортүзушінің құжаттарын іздеуді қамтамасыз ету мақсатында арнайы қордың көрсеткіштерін жасау қамтамасыз етіледі. Онда мұрағат қорының аты мен нөмірі көрсетіледі және сол мұрағат қорына жататын істердің нөмірлері жазылады. Тиісті көрсеткіштер істер жататын мұрағат қорындағы мұрағат тізімдемесінің алғы сөзіне де жазылады;
6) мұрағат шифрларының аударма кестесі (тізімдемені қайта жасаған уақытта).
360. Мұрағат қажет болған жағдайда істердің, құжаттардың тізімдемесін жетілдіреді және қайта жасайды.
361. Істер, құжаттар тізімдемесін жетілдіру – тізімдеменің ақпараттылығын көтеру мақсатындағы жұмыстар жинағы: сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің (олардың жүйесін бұзбай) атауын анықтау (редакциялау), тізімдемеге қажетті анықтамалық аппарат құру жұмыстары.
Атауларды редакциялау істі қарап (толығымен немесе таңдаулы) немесе қарамай іске асады. Белгілі жағдайларда істерді қарау қажеттілігі атаудың сапасын алдын ала сараптаудан өткізгеннен соң айқындалады.
Атауларды редакциялау тізімі көшірмесінің екінші данасымен іске асады және ол кейін басылып шығарылады. Атауына енгізілген барлық өзгертулер мен анықтаулар істің қаптамасының сыртына жазылады.
Атауды редакциялау барысында іс құжаттарының мағынасын атауға дұрыс енгізілгені тексеріледі, мерзімдері айқындалады, істің қорға, жүйеге жататындығы айқындалады. Бұрмалаулар, ұқыпсыздықтар жойылады, стилистикалық және грамматикалық қателер жөнделеді, атаулар бір ізге салынады, қысқартулар шифрланады. Қажет болған жағдайда жеке құжаттардың аннотациясы жүргізіледі.
362. Істер, құжаттар тізімдемесінің қайта өңделуі – мұрағаттық құжаттарды іздеу және есепке алу талаптарына сай келмейтін ескі тізімдеменің орнына жаңа тізімдеме жасау.
Тізімдемені қайта өңдеуге мыналар кіреді:
1) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерін қорға қарай жүйелей отырып, құндылығына сараптама жүргізіп оларды зерттеу;
2) сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің атын айқындау немесе құрастыру;
3) олардың соңғы мерзімін белгілеу немесе анықтау;
4) сақтау бірліктерін/есепке алу бірліктерін жаңа жүйенің кестесіне сәйкес жүйелендіру және қайта шифрлау;
5) тізімдемеге қажетті анықтамалық аппарат құру, Қайта өңдеу кезінде бірнеше құжаттар, істер тізімдемесін жаңа бір мұрағат тізімдемесіне қосуға болады.
Тарихи қалыптасқан және ғылыми айналымның құрамына кірген мұрағат қорын қайта өңдеуге болмайды, тек аса керек жағдайларда ғана қайта өңделеді:
1) қордың көп бөлігі жоғалған жағдайда (өрт, су тасқыны және сол сияқты);
2) қор көлемінің ұлғайып кетуі (құпиясыздандыру, сыйлау, құжаттарды сатып алу және сол сияқты).
363. Тізімдемені қайта өңдеу кезінде сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрының ескі және жаңа аударма кестелері дайындалады. Онда ескі мұрағат шифрынан жаңа мұрағат шифрына төмендегідей түрде сілтеме жасалады:
1) ескі мұрағаттық тізімдеме бойынша істің нөмірі;
2) жаңа мұрағаттық тізімдеме бойынша істің нөмірі;
3) ескертпелер.
364. Егер жаңа мұрағаттық тізімдемеде бірнеше қайта өңделген мұрағаттық тізімдеменің істері, құжаттары болатын болса, онда аударма кестесіне ескі мұрағаттық тізімдеменің нөмірімен баған қосылады.
365. Сақтау бірліктерін/есепке алу бірліктерін басқа мұрағаттық қорға берген жағдайда, олардың бір мұрағат қоры төңірегінде бірігуі аударма кестесінде оның жаңа нөміріне көрсетіледі. «Ескертпе» бағанында басқа мұрағатқа беру себебі (біріктіру себебі) көрсетіледі.
366. Ескі істер, құжаттар тізімдемесін қайта өңдеген соң немесе жетілдірген соң оларды жойып жіберуге тыйым салынады. Ескі тізімдемелер бөлек сақтау бірлігі құқығында жаңа тізімдеме бойынша есепке алынады және жаңа тізімдеменің соңында өз атауымен соңғы нөмірде орналастырылады және «Тізімдеме қайта жасалды (жетілдірілді)» деген белгі қойылады.
Тізімдеменің қайта өңделген қорытындылары бойынша акт осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес жасалады.

Кинобейнеқұжаттардың және автоматтандырылған ҒАА
жөнсілтерлер, каталогтар, көрсеткіштер, шолулар, монтаж
парақтарын жасау тәртібі

367. Жөнсілтер (мұрағаттағы, мұрағаттардағы) мұрағат қоры туралы жүйеленген түрде мәліметтер бар және қолданушының оның құрамы және мазмұнымен танысуы үшін бағытталған мұрағаттық анықтама) мұрағат қоры және анықтамалық аппарат деңгейіндегі сипаттамалық мақалалардан тұрады.
Жөнсілтердің түрлері болып мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша жөнсілтер; мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша қысқаша анықтамалық; мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша тақырыптық жөнсілтер есептеледі. Жөнсілтерлер мұрағаттық (мұрағат ішіндегі) және мұрағатаралық болып бөлінеді.
Жөнсілтердің түрі және құрылым жүйесі оның мақсаттық бағытына қарай анықталады.
368. Мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша жөнсілтерде барлық ашық мұрағат қорлары туралы мәліметтер болуы тиіс.
Қор дәрежесіндегі сипаттама берілген қордың жеке сипаттамасында (аннотациясында) жүзеге асырылады, қорлардың тобын сипаттаған уақытта – топтық сипаттамасында (қорлар тобының аннотациясы) жүзеге асырылады.
Көп қырлы ақпаратты сақтайтын құрылымы күрделі қорлар үшін жөнсілтерде аса құнды құжаттарды сипаттау дәрежесін, тізімдеменің нөмірін, оның көлемін және құжаттардың, жеке құжаттың хронологиялық шегін көрсете отырып, қордың (тізімдеменің) құрылымдық бөлімдерін де сипаттауға дейін кеңейтуге болады.
Сипаттама деректемесінің құрамы:
1) мұрағат қорлары бойынша жөнсілтерлер:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1	Қордың нөмірі	1	Қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі
2	Қордың атауы	2	Қордағы АҚҚ көлемі
3	Қордағы барлық қайта атаулар және олардың алдыңғы және соңғы күні	3	Қордағы микрофильмдердің көлемі
4	Қордың көлемі (сақтау бірліктерінің көлемі)	4	Құжаттарға қол жетімділік
5	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні	5	Берілген және басқа мұрағаттардағы қосымша қор материалдарының орны
6	Қор құрушы және қор тарихынан мағлұмат	6	Қор құжаттарының физикалық сипаттамасы
7	Қордың ішкі құрылымы	7	Қорға ҒАА құрамы
8	Құжаттар құрамының және мазмұнының аннотациясы	8	Қордағы құжаттар басылымының библиографиясы
		9	Қор негізінде жазылған жұмыстардың библиографиясы

2) мұрағаттар қорлары бойынша жөнсілтерлер:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1	Мұрағаттың атауы	1	Қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі
2	Мекенжай деректері	2	Қордағы АҚҚ көлемі
3	Қордың нөмірі	3	Қордағы микрофильмдердің көлемі
4	Қордың атауы	4	Құжаттарға қол жетімділік
5	Қордағы барлық қайта атаулар және олардың алдыңғы және соңғы күнін көрсету	5	Берілген және басқа мұрағаттардағы қосымша қор материалдарының орны
6	Қордың көлемі (сақтау бірліктерінің саны)	6	Қор құжаттарының физикалық сипаттамасы
7	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні	7	Қорға ҒАА құрамы
8	Қор құрушы және қор тарихынан мағлұмат	8	Қордағы құжаттар басылымының библиографиясы
9	Қордың ішкі құрылымы	9	Қор негізінде жазылған жұмыстардың библиографиясы
10	Құжаттар құрамының және мазмұнының аннотациясы

Қор тобының деңгейіндегі сипаттау мынадай жағдайларда қолданылады:
бір әкімшілік-аумақтық бірлікте қызмет ететін және бір-бірін ауыстырып отыратын функциясы жағынан туыстас ұйым қорларында;
функциялары жағынан ұқсас, біреуі немесе басқасы жоғары тұратын, бір саладағы ұйымның қорларында;
бір әкімшілік-аумақтық бірлік шеңберінде қызмет ететін бір саладағы ұйымның қорларында.
Бұл ретте, тек құжаттар қорының аннотациясы (құрамының және құжаттар қоры мазмұнының сипаттамасы) топтық тәсілмен жасалады, ал әрбір қор туралы анықтамалық деректер толығымен беріледі.
Кейбір мұрағат қорлары аннотацияланбаған мұрағаттық қор тізімінде көрсетілуі мүмкін және онда қордың аты (қор топтамасы), қордың нөмірі (қордың нөмірі немесе саны), құжаттардың көлемі және алдыңғы және соңғы күндері көрсетіледі. Бір тұрпатты қорларда жалпы қордың, істің саны және ортақ алдыңғы және соңғы күндері көрсетіліп, ортақ атаумен келтірілуі мүмкін.
369. Мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша қысқаша анықтамалықтың негізгі бөлімі мұрағат қорларына немесе мұрағат қоры топтамасына сипаттама мақалалардың жүйеленген тізбесінен тұрады.
Қысқаша анықтамалықтар аннотацияланған және аннотацияланбаған деп бөлінеді.
Сипаттама деректемелерінің құрамы:
1) мұрағат қоры бойынша аннотацияланбаған қысқаша анықтамалықтан:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректемелердің атауы	р/с №	Деректемелердің атауы
1.	Қордың атауы	1.	Қордың барлық қайта атаулары
2.	Қордың нөмірі	2.	Қор құрушы қызметінің алдыңғы және соңғы күнін көрсету
3.	Қордың көлемі (сақтау бірліктерінің саны)	3.	Қордағы ҒАА құрамы
4.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні	4.

2) мұрағат қоры бойынша аннотацияланған қысқаша анықтамалықтан:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы		Деректеменің атауы
1.	Қордың аты	1.	Қордың барлық қайта атаулары
2.	Қордың нөмірі	2.	Қор құрушы қызметінің алдыңғы және соңғы күні
3.	Қордың көлемі (сақтау бірлігінің саны)	3.	Қорға ҒАА құрамы
4.	Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет	4.	Қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі (сақ.бір. саны)
5.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні	5.
6.	Қор құжаттары құрамының және мазмұнының қысқаша аннотациясы	6.

3) мұрағат қорлары бойынша аннотацияланбаған қысқаша анықтамалықтан:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы
2.	Мұрағаттың мекенжайы
3.	Қордың нөмірі
4.	Қордың атауы
5.	Қордың көлемі (сақтау бірлігінің саны)
6.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні

4) мұрағат қорлары бойынша аннотацияланбаған қысқаша анықтамалық:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы
2.	Мұрағаттың нөмірі
3.	Қордың нөмірі
4.	Қордың атауы
5.	Қордың көлемі (сақтау бірлігінің саны)
6.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні
7.	Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет
8.	Қор құжаттарының құрамы және мазмұны туралы қысқаша аннотация

370. Мұрағат (мұрағаттар) қоры бойынша тақырыптық жөнсілтердің негізгі бөлімі мұрағат қорының немесе олардың бөлімдерінің белгілі бір тақырыптары бойынша сипаттамалық мақалалардың жүйелендірілген тізімдемесінен тұрады.
Тізімдеме деректемелерінің құрамы:
1) мұрағат қоры бойынша тақырыптық жөнсілтерден:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Тақырыптық бөлімнің атауы	1.	Тізімдеменің атауы
2.	Тақырыптық бөлімшелердің атауы	2.	Қортүзуші туралы қысқаша мәлімет
3.	Қордың нөмірі
4.	Қордың атауы
5.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні
6.	Тізімдеменің нөмірі (тізімдемелердің нөмірі)
7.	Қордың көлемі
8.	Тақырып бойынша қордағы құжатттардың құрамы мен мазмұнының аннотациясы
9.	Индекс

2) мұрағат қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерден:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Тақырыптық бөлімнің атауы	1.	Тізімдеменің атауы
2.	Тақырыптық бөлімшелердің атауы	2.	Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет
3	Мұрағаттың атауы
4	Мекенжай деректері
5.	Қордың нөмірі
6.	Қордың атауы
7	Қор көлемі (сақтау бірлігінің саны)
8.	Құжаттардың алдыңғы және соңғы күні
9.	Тізімдеменің нөмірі
10.	Тақырып бойынша қордағы құжаттардың құрамы мен мазмұнының аннотациясы
11.	Индекс

371. Барлық түрдегі жөнсілтердің анықтамалық аппаратына мыналар кіреді: титулдық парақ, мазмұны, алғы сөз, қысқарған сөздердің тізімі, қосымша (бар болған жағдайда), көрсеткіштер. Жөнсілтерге жалпы библиография жасалады.
Көп томды жөнсілтерлердің барлық басылымдарына, сонымен қатар бөлек томдарына анықтамалық аппарат жасалады.
372. Каталог – мұрағаттық қордың мазмұны туралы, сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері туралы, қабылданған құжат ақпаратының жіктеу жүйесіне сәйкес орналастырылған пәндер (тақырып, сала) бойынша топтастырылған мұрағаттық құжаттар (немесе оның бөлігі) туралы мәліметтері бар қораралық мұрағаттық анықтамалық.
373. Өзара байланысты және өзара бірін-бірі толықтыратын әртүрлі каталогтардың жиынтығы мұрағаттық каталогтардың жүйесін құрайды.
374. Мұрағат каталогы жүйесінің құрамы мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұнына қарай; оларды қолдану қарқындылығына қарай; мұрағаттық қордың даму дәрежесіне қарай; басқа түрдегі мұрағаттық анықтамалықтардың бар болуымен және сапасына қарай анықталады.
375. Мұрағат каталогының жүйесі төмендегі талаптарға сай болуы тиіс:
1) каталог құрылымының принциптері оның мақсаттық міндеттерімен сай келуі тиіс;
2) ақпаратты іздеу аспектілерінің оңтайлы түрленуін қамтамасыз ететін каталогтардың тиімді жүйесі;
3) жүйедегі әртүрлі каталогтардағы ақпараттарды топтастырудағы параллелизмнің болмауы;
4) дәлелденбеген қайталаудың болмауы және жөнелту карточкасы мен көрсеткіштерді кеңінен қолдану.
376. Каталогтардың құрылым кестесіне байланысты жүйелік, тақырыптық және олардың түрлері (ұйымның тарихы туралы каталогтар, әкімшілік-аумақтық бөліну және тағы басқа), пәндік және олардың түрлері (атаулы, географиялық, нысандық) болып бөлінеді.
377. Каталогтарға пәнді белгілейтін немесе индекске сілтеме көрсете отырып айдардың атауы қамтылған қысқаша немесе қатаң көрсеткіштер құрылады.
378. Жүйелік каталогтарда құжаттық ақпараттар білім саласы бойынша және қоғамның практикалық қызметі бойынша жіктеледі және қабылданған құжат ақпаратының жіктеу жүйесіне сәйкес логикалық бірізділікпен орналастырылады. Жүйелік каталогқа немесе оның бөлігіне пәндік, географиялық және атаулы көрсеткіш (сәйкес каталогтар болмаған жағдайда) жасалуы мүмкін.
Жүйелік каталогтар сипатының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Құжат тілі
2.	Индекс	2.	Жаңғырту амалдары
3.	Айдар	3.	Құрушының тегі
4.	Кіші айдар	4.	Жасалған күні
5.	Оқиғаның уақыты
6.	Оқиғаның орны
7.	Мазмұны
8.	Қордың атауы
9.	Қордың нөмірі
10.	Тізімдеменің нөмірі
11.	Істің нөмірі
12.	Парақтың нөмірі

379. Тақырыптық каталогта тақырып бойынша құжаттамалық анықтама тақырыптар аясында, айдар және кіші айдар аясында топталады және логикалық реттілікпен орналастырылады. Дербес тақырыптық каталогтағы ақпараттардың топтамасы жүйелік каталогтағы жоқ белгі бойынша жүргізілген кезде ғана құрылады.
Тақырыптық каталогтар сипаттамасының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Құжаттың тілі
2.	Индекс	2.	Жаңғырту амалы
3.	Айдар: Тақырып	3.	Құрастырушының тегі
4.	Кіші айдар: Тақырып аясы	4.	Жасалған күні
5.	Мазмұны	5.	Персоналдар
6.	Қордың атауы	6.	Дескрипторлар (кілтті сөздер)
7	Оқиға уақыты	7	Құжат авторы
8	Оқиға орны	8	Адресат
9	Қор нөмірі	9	География
10	Тізімдеме нөмірі
11	Істің нөмірі
12	Парақтың нөмірі

380. Ұйым тарихының каталогындағы құжаттық ақпараттар салаға, кейін ведомствоға, одан әрі ұйымның түріне қарай (банктер, зауыттар, трестілер және сол сияқты) алфавиттік реттілікпен жіктеледі, өз ішінде – атаулар алфавиттік реттілікпен жіктеледі.
Ұйымның тарихы бойынша тақырыптық каталогтар сипаттамасының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Саланың индексі
2.	Айдар: Мекеменің атауы	2.	Мекеменің түрі
3.	Мазмұны	3.	Құрылымы
4.	Оқиғаның болған күні	4.	Функциялары
5.	Оқиғаның орны	5.	Бағыныстылығы
6.	Қордың атауы	6.	Ведомствоға бағыныстылығы
7.	Қордың нөмірі	7.	Құжаттың басылымына нұсқама
8.	Тізімдеменің нөмірі
9.	Істің нөмірі
10.	Парақтың нөмірі

381. Әкімшілік-аумақтық бөліну тарихы бойынша каталогта құжаттық ақпарат әкімшілік-аумақтық бірліктердің түрі алфавиттік реттілікпен жіктеледі, ал өз ішінде атаулардың алфавитіне қарай жіктеледі.
Әкімшілік-аумақтық бөлінудің тарихы бойынша тақырыптық каталогтар сипаттамасының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Құжаттың тілі
2.	Айдар: әкімшілік-аумақтық бірліктің атауы	2.	Жаңғырту әдісі
3.	Мазмұны	3.	Құрастырушының тегі
4.	Қордың атауы	4.	Құрылған күні
5.	Қордың нөмірі
6.	Тізімдеменің нөмірі
7.	Істің нөмірі
8.	Парақтың нөмірі

382. Пәндік каталогтарда құжаттық ақпарат пәндік ұғымдарға (фактілер, оқиғалар, географиялық атаулар) және тұлғаның тегіне қарай алфавиттік реттілікпен жіктеледі. Одан әрі жүйелеу хронологиялық немесе логикалық реттілікпен жүзеге асырылады.
1) Атаулы каталог сипаттамасының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Оқиғаның уақыты
2.	Тегі	2.	Оқиғаның орны
3.	Аты	3.	Ұлты
4.	Әкесінің аты	4.	Құжаттың тілі
5.	Тұлғаның қоғамдағы орны	5.	Жаңғырту әдісі
6.	Қордың атауы	6.	Құрастырушының тегі
7.	Қордың нөмірі	7.	Құрылған күні
8.	Тізімдеменің нөмірі	8.	Мазмұны
9.	Істің нөмірі
10.	Парақтың нөмірі

2) Географиялық каталог сипаттамасының деректемелер құрамы:

Міндетті деректемелер		Қосымша деректемелер
р/с №	Деректеменің атауы	р/с №	Деректеменің атауы
1.	Мұрағаттың атауы	1.	Құжаттың тілі
2.	Индекс	2.	Жаңғырту әдісі
3.	Айдар: географиялық нысанның аты	3.	Құрушының тегі
4.	Кіші айдар: географиялық нысанның аты	4.	Құрылған күні
5.	Мазмұны
6.	Оқиғаның болған күні
7.	Қордың атауы
8.	Қордың нөмірі
9.	Істің нөмірі
10	Тізімдеменің нөмірі
11.	Парақтың нөмірі

383. Каталог жүйесін толықтырудың бірден бір көзі тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалар, қордағы ақпараты мол және жиі қолданылатын құжаттардың жеке құрам бойынша картотекалары болуы мүмкін.
384. Өздігінен пайда болған картотекалар каталог жүйесімен сілтеу жолдары арқылы байланысады.
385. Каталогтандыру үшін мұрағаттық қорды таңдаған уақытта:
1) қордағы құжаттардың құрамы мен мазмұнын;
2) құжаттарды пайдалану қарқындылығын және келешегін;
3) мұрағаттың ғылыми-ақпараттық аппараты жүйесінің жалпы және олардың жеке элементтерінің құрамы мен жағдайын ескеру керек.
386. Каталогтандыру барысында, құжаттары баспа құжаттарын дайындауда, шолу бағдарламаларын дайындау, ақпараттық хаттар және тағы басқа дайындау барысында қолданылатын мұрағаттық қорды белгілеп қою орынды.
387. Қайта өңдеу көзделіп отырған мұрағаттық қорлар, мұрағаттық тізімдемелер каталогтандырылмайды. Егер мұрағаттық тізімдемелерде құжатта жеке іздейтін дәрежеде көрсеткіштер бар болса, мұрағаттық қорды каталогтандыру кейінге шегеріледі.
388. Каталогтандыру кезінде мұрағаттық қордың құрылымдық жүйесін таңдау барысында басты өлшем қор құрушының қызметінің және оның ұйымының жүйесінің толықтығы болып табылады.
389. Каталогтандыруға жататын құжаттар:
1) ұйымның – қор құрушының ұйымдық-басқарушылық, жоспарлы-есептік және басқа негізгі құжаттары;
2) қор құрушының мақсаттық міндеттерін жүзеге асыруға тікелей қатысы бар жоғарғы органның басшылық құжаттары;
3) бақылауға және жалпылауға жіберілген ведомстволық бағынысты ұйымдардың құжаттары;
4) ұйымның қызметі көрсетілген, бірақ түпнұсқасы құрылған ұйымда қалдырылмайтын құжаттар (ұсыныстардың, қаулы жобаларының, тексеру актілерінің және тағы басқа көшірмелері);
5) мұрағаттың қорында бар және қор құрушының қызметіне қатысты баспасөз басылымдары;
6) құндылығымен және іздеу қиындығымен каталогтандыруға жататын басқа да құжаттар.
390. Мәліметтерді іріктеу кезінде ұйым қызметінің сипаты, бағыты және нәтижелері және оның жүйесі туралы мәліметтерге ден қойылады, құжаттың пайда болған уақыты немесе құжатта көрсетілген оқиғалар, мәліметтердің тарихи кезеңі (азаматтық соғыс, Ұлы Отан соғысы, тың және тыңайған жерлерді игеру және тағы басқа кезең), құжаттардың авторы (адресаты), олардың сақталу дәрежесі ескеріледі.
391. Каталогтандыру кезінде құжаттарды сипаттау жүргізілетін каталогтың карточкалық ақпаратында (экрандық формат) сипаттау мақаласында көрсетілгендей құжаттардың мазмұны мен іздеу деректері туралы мәліметтер жиынтығы болу керек.
Бір каталогтық карточкада (экрандық форматтағы) төмендегілер тізімге алынуы мүмкін:
1) әрбір құжат бойынша тізімге алынған кезде – бір сұрақты қамтитын (мазмұны бойынша аса құнды немесе аса маңызды) істен алынған жеке құжат, егер осы істегі қалған құжаттар басқа сұрақты қамтитын болса, егер барлық құжат әртүрлі сұрақтарды қамтитын болған жағдайда (мысалы, есептеулер, хаттамалар).
2) жеке-жеке тізімге алынған кезде – бір мәселеге, оқиғаға қатысты, бір сұрақ бойынша хат жазысуларға қатысты іс толығымен;
3) топтастырып тізімдемеге алынған кезде – бір пән, сұрақ бойынша бір істің құжаттар топтамасы; егер сол сұрақ бойынша басқа да істерде құжаттар бар болса, онда әрбір істің құжаттары жеке картотекаларда тізімге алынады;
4) бір мұрағаттық қордағы бір түрдегі істер топтамасы.
392. Сипаттама үшін топтастыруды қабылдау мәліметтері құжаттың мазмұнымен айқындалады. Топтық карточка егер олар тақырыптық құжаттар тобын біріктіретін болса жеке тектік мұрағаттық тізімдемеге немесе мұрағаттық тізімдемелер тобына, сонымен қатар жалпы мұрағат қорына құрылуы мүмкін.
393. Хаттамаларды каталогтандырған жағдайда карточкаға (экранды форматқа) тек күн тәртібінің мәселесін шығаруға болмайды. Берілген сұраққа байланысты хаттаманың негізгі мазмұнын және талқылаудың нәтижесін көрсету керек.
394. Каталогтық карточкада (экрандық форматта) атаулы карточкада тұлғаны көрсету кезінде, оның қоғамдағы орнын көрсететін сұрақтан (оқиғадан) басқа құжатта бар мамандығы, шені туралы немесе басқа да мәліметтерді көрсету керек. Мұндай мәліметтер жоқ болған жағдайда, карточкаға тегі, аты, әкесінің аты және сұрақ енгізіледі.
395. Жүйелік каталогтарға пәндік, географиялық (географиялық каталог болмаған жағдайда) және атаулы көрсеткіш (атаулы каталог болмаған жағдайда) жасалуы мүмкін.
396. Каталогтар мұрағат жұмысының өзіндік түрі барысында – каталогтандыру барысында түзіледі, сонымен қатар басқа түрлі жұмыстар барысында түзіледі. Мұрағат жеке тектік мұрағат түрін каталогтандыру бойынша оқу әдістемелік құралын, құжаттардың ерекшеліктерін қоса алғанда жұмыс үлгісін жасап шығарады. Құжаттарды каталогтық карточкаларда сипаттау аяқталған соң, индекстеу жүргізіледі.
397. Индекстеу – сол және басқа индексті (индекстерді) таңдау немесе құру және оларды каталогтық карточкалардың сәйкес ақпаратына жатқызу. Индекстеу каталогтық карточканың мазмұнын анализдеу арқылы және олардың топтастыру схемасын белгілі бір құрылымдық бөлімшеге жатқызу арқылы жүзеге асады.
398. Карточкалар индексіне және айдарына қарай жүйеленеді және каталогтарға орналастырылады.
399. Каталогтардың бөлімі немесе бөлімдері мен басқа мұрағаттық анықтамалар арасында байланысты орнату үшін сілтеме жүйесі қолданылады. Жөнелту карточкаларының «Айдар» және «Кіші айдар» бөлігі жай реттілікпен толтырылады. Ал, «Мазмұны» деген бағанда: «әрі қарай қара» деп жазылады және каталогтың сәйкес бөлімшелері атауының индексі немесе сілтеме берілетін басқа анықтаманың индексі көрсетіледі.
400. Карточкаларды қайталап жасау өзіндік бір жұмыс түрі ретінде жүргізіледі. Қайталап жасау кезінде карточкадағы барлық мәтін тексеріледі.
401. Индекстеу кезінде мазмұны бірдей карточкалар біріктіріледі, сонымен қатар карточкаларды сараптау кезінде – сапасыз, маңыздылығы төмен карточкалар белгіленеді. Екінші сараптама карточкаларды индексіне қарай жүйелеу кезінде жүргізіледі, бұл жағдайда қайталанған және желініп қалған карточкалар ортаға шығады.
402. Карточкаларды редакциялау индекстеу кезінде және карточкаларды каталогтарға қосу кезінде жүзеге асады.
403. Жүйелік каталогтарды тексеру (ревизия) мезгілімен жүргізіліп отырады. Бұл ретте карточкалардың межелер арасында дұрыс орналасқандығы тексеріледі, жаңа межелердің керектігі айқындалады.
404. Құжаттарды каталогтандыру жұмысын есепке алу мақсатында істегі куәландырушы жазуының төменгі жағына «каталог» деген мөртабан қойылады немесе «п.п.... каталог үшін жазылды» деп белгіленеді. Бөлек мұрағаттық тізімдемелер бойынша құжаттарды каталогтандырудың аяқталғаны туралы осындай белгі мұрағаттық тізімдемеде куәландыру жазуы парағына қойылады.
405. Мұрағаттық қор құжаттарын каталогтандыруды аяқтау, мұрағат қоры ісіне енгізілетін анықтамамен толтырылады. Анықтамада мұрағат қорының нөмірі және атауы, каталогтандыруды кім және қашан жүргізгендігі, жасалған карточкалардың саны көрсетіледі, карточканың мұрағат каталогына енгізілгендігі туралы белгі, уақыты көрсетіледі, анықтаманы дайындаушының қызметі және қолы қойылады. Егер каталогтандыру мұрағат қоры бөлігінде жүргізілген болса, анықтамада мұрағат қоры нөмірі мен атауынан соң өңдеу жүргізілген мұрағаттық тізімдеменің нөмірі және атауы көрсетіледі.
406. Мұрағаттың журналында немесе картотекасында каталог жасалған (істің нөмірін көрсете отырып) істерді қор бойынша (әрбір мұрағат тізімі бойынша) орталықтандырылған есепке алу жүргізіледі.
407. Карточкалардың каталогтарға келіп түсуін есепке алуды арнайы кітаптарда әр бір каталогқа бөлек жүргізу керек. Онда карточканың каталогқа келіп түскен уақыты, мұрағат қорының атауы, мұрағат қорының нөмірі, құрушының тегі көрсетіледі, карточкаларды каталогқа қосқаны туралы белгі болуы тиіс.
408. Әр жыл сайын келіп түскен және каталогқа енгізілген карточкалардың саны белгіленеді. Жалпы алғанда мұрағат бойынша құрылған және каталогқа қосылған карточкаларды есепке алу мемлекеттік (арнайы мемлекеттік) мұрағаттың паспортында жүргізіледі.
409. Көрсеткіштер (мұрағаттық анықтамалар) алфавиттік, жүйелілік немесе мұрағаттық құжаттарда көрсетілген заттардың атауларының тізбесінің қандай да бір белгілері бойынша олардың іздестіру мәліметтерін (мұрағаттық шифрларын) көрсете отырып құрастырылған түрі болып табылады.
410. Көрсеткіштер мұрағаттың ҒАА жүйесіндегі өзіндік мұрағаттық анықтама болуы мүмкін немесе мұрағаттық анықтамалардың басқа түріндегі қосымша анықтамалық аппараттың құрамына кіруі мүмкін.
Көрсеткіштер қор ішінде, қораралық, мұрағат аралық болып, сонымен қатар тақырыптық, пәндік (жалпы және арнайы), хронологиялық болып бөлінеді.
411. Егер мұрағаттық қор үлкен көлемді мұрағат тізімдемесінен тұратын болса, құрылымы күрделі болса, құжаттар көпсалалық ақпараттан тұрса және жиі қолданылатын болса, бір мұрағат қорындағы мұрағат тізімдемесіне көрсеткіштер жасалады.
412. Бір мұрағаттың бірнеше мұрағаттық қорының мұрағаттық тізімдемесіне көрсеткіш (қор аралық көрсеткіш), қорлар қызметіне қарай бір түрде болғанда және бір бірінің орнын басатын ұйым болған жағдайда, бір саладағы ұйымдар болған жағдайда құрылады. Мұндай көрсеткіштер мұрағат аралық болуы мүмкін.
413. Бір қор құжаттарының көрсеткіштеріне іздеу мәліметтерде, тізімдеменің нөмірлері, сақтау бірліктері, сақтау бірліктерінің нөмірлері болады; қор аралық көрсеткіштер қор нөмірлерімен толықтырылады; мұрағат аралық көрсеткіштер мұрағаттардың атымен толықтырылады.
414. Барлық түрдегі көрсеткіштердің сипаттамалық тарауы пәндік ұғымнан (айдардан) және іздеу мәліметтерінен (мұрағаттық шифрдан) тұрады.
Көрсеткіштің бағытына қарай айдарлар төмендегідей болып бөлінеді:
1) жай, яғни салалары жоқ айдар;
2) күрделі, яғни бір саласы немесе анықтамасы бар;
3) ұялық, яғни екі немесе бірнеше салалары бар.
415. Айдардың құрылымына қарай қатаң және аннотацияланған (қысқаша және толық) болып бөлінеді.
Көрсеткіштер, ұғымның мәні мен сілтеме деректерді қамтитын айдарлар қатаң болып табылады.
Қысқаша аннотацияланған көрсеткіштер дегеніміз ұғымның мәнін ашумен және іздеу мәліметтерінен басқа қысқаша ұғым және анықтамалар, ал толық аннотацияланған көрсеткіштерде мақаланың құрамына толығырақ мәліметтер кіреді.
Осы сипаттамада көрсетілгендей мәлімет көрсеткіш қамтыған уақыт аралығына ғана беріледі.
Құжаттарға көрсеткіштер әдеттегідей аннотацияланған болады.
Аннотациялау деңгейі көрсеткіштің мақсаттық бағытына қарай, оның тақырыбына қарай, құжаттардың құрамына және мазмұнына қарай айқындалады.
416. Көрсеткіштердегі жақын ұғымдар арасындағы байланыс ортақ сілтемені (қайырма сілтемені) пайдалану арқылы іске асады – «....қараңыз» және жеке «сонымен қатар.....қараңыз».
Жалпы сілтеме – ұғым бойынша барлық керекті мәліметтер жиналған бір айдардан екінші бір айдарға сілтеме. Әдетте олар былай беріледі:
1) айдар немесе кіші айдар ретінде қабылданбаған синонимдерден;
2) ұғымның қысқартылған объектілерінен толық атауына және керісінше;
3) жеке, түрлік ұғымнан тектік ұғымға, егер көрсеткіште сілтеме мәліметтер беру жүйесі болған жағдайда, тек күрделі айдарларда беріледі;
4) алғашқысына «және» жалғаулығымен немесе үтірмен жалғасқан, екінші және келесі ұғымдар топтамасынан;
5) тура формадағы ұғымнан ауыспалы формадағы ұғымға.
Жеке сілтеме – ұғым туралы қосымша мәлімет жиналатын бір айдардан екінші айдарға сілтеме. Олар төмендегідей жағдайларда қолданылады:
1) көрсеткіштің жеке тармағын құрайтын тектік ұғымды түрлік ұғыммен байланыстыру үшін;
2) бір-біріне ұқсас ұғымдар үшін.
417. Тақырыптық көрсеткіште – тақырып оның басты ерекшелігі болып саналады. Ұғым қабылданған жіктеу схемасына сәйкес және себеп-салдармен және жүйелі байланыспен байланыстырылған заттық ұғымдағы топтармен (қатарлармен) қисынды (жүйелі) жүйелілік арқылы ашылады немесе ұсынылады.
Тақырыптық көрсеткіштерді сипаттау барысында төмендегілер міндетті болып табылады: айдар, айдар аясы, оқиғаның уақыты, оқиғаның орны, мазмұны, іздеу шифрі (шифрлар). Айдардың және кіші айдардың атауы атау септігінде беріледі.
418. Жалпы және арнайы көрсеткіштердің ішіндегі түсінік топтамасы әдеттегідей алфавиттік болады. Жалпы көрсеткіштерде күрделі, әртүрлі түсініктер бар болған жағдайда түсініктерді топтастырудың жүйелік принципі қолданылуы мүмкін, ал алфавиттік орналастыру жүйелеудің соңғы кезеңінде қолданылады.
Сипаттама мақаласының негізгі деректемесі – тақырыптық ұғым (айдар, кіші айдар) негізінен зат есіммен немесе зат есіммен байланысқан (кей кездері сын есіммен) атау септігінде, жекеше немесе көпше түрде атау түрінде қалыптасады.
Жалпы пәндік көрсеткіштердің сипаттама мақаласында әртүрлі сипаттағы түсініктер қамтылады және айдар құрылымына қарай қатаң болады. Арнайы заттық көрсеткіш біртектес заттық түсініктерден тұрады (құжаттар түрі, авторлардың тегі, салалардың, ұйымдардың және/немесе олардың құрылымдық бөлімшелерінің атауы) және қатаң немесе аннотацияланған болуы мүмкін. Арнайы тақырыптық көрсеткіштің кеңінен таралған түрі: географиялық және атаулы болып табылады.
419. Географиялық көрсеткіштің айдары болып мемлекеттердің, әкімшілік-аумақтық бірліктердің, теңіздердің, өзендердің және басқа географиялық түсініктердің атауы болып табылады. Егер географиялық орын қайта аталған болса және мәтінде ескі немесе жаңа атауымен берілген болса, негіз болып хронологиялық кестедегі соңғысы алынады. Бұл жағдайда ескі атау жаңа атаудың жанында жақшаның ішінде беріледі. Сонымен қатар ескі атау көрсеткіште тиісті алфавиттік реттілікпен жаңа атауға сілтеме жасалып көрсетіледі.
Күрделі түсінікті беретін географиялық атаулар инверсиясыз, бірінші сөзіне қарай беріледі.
420. Жинақталған түсініктер немесе әкімшілік-аумақтық атауларға көрсеткіштерде түсіндірме берілмейді.
421. Атаулы көрсеткіштерде тегі, аты, әкесінің аты (әртүрлі оқылуы, лақап аты, тағылған аты, жалған аты) жазылады. Ол қатаң, қысқаша аннотацияланған және толық аннотацияланған болуы мүмкін.
Атаулық көрсеткіште тұлғаның аты құжаттарда кездесетін немесе мұрағаттық анықтамаларда кездесетін нысан бойынша жазылады және ол негізгі болып саналады. Егер негізгі атау толығымен берілмесе (тек аты, лақап аты, таңылған аты), бірақ ол жалпыға мәлім болса, онда толық аты тұлғаның атынан кейін жақшаның ішінде беріледі. Бір мезгілде тұлғаның толық аты сәйкесінше алфавиттік әріптермен, тұлғаның негізгі сипаттамасына сілтеме көрсете отырып көрсеткішке енгізіледі.
422. Егер тұлға көрсеткіште бірнеше аттармен берілген болса, барлық мәліметтер мен сілтеме деректер мәтінде көрсетілген, жалпыға мәлім тұлғаның негізгі атына шоғырланады. Қалған барлық атаулар негізгіден кейін жақшаның ішінде беріледі, сонымен қатар көрсеткіштердің тиісті жерінде сілтеме жасалады.
423. Егер жазылған бір тек әртүрлі оқылатын болса, мәліметтер мен сілтеме мәліметтер тұлғаның дұрыс атауына жасалады. Әртүрлі оқылулар дұрыс атауынан кейін жақшаның ішінде беріледі, сонымен қатар сәйкес алфавиттік реттілікпен оған сілтеме көрсетіледі.
424. Көрсеткіштегі тегі, аты, әкесінің аты соңғы үлгідегі фонетикалық белгімен беріледі. Мәтінде кездесетін ескі жазулар жаңа үлгідегі жазулардан кейін жақшаның ішінде беріледі, сонымен қатар көрсеткішке жаңа үлгідегі нысанға сілтеме көрсетіп енгізіледі.
425. Егер мәтінде тегі мен бас әріптері бірдей тұлғалар берілсе, мүмкіндігінше аты мен әкесінің аты толық жазылады және түсініктеме беріледі.
Тегінің қос атауы атаулы көрсеткішке бірінші сөзі бойынша ауыстырылмай енгізіледі.
Шетелдік тектер берілген кезде демеулік шылаулар (фон, дер, ва, ле, аль, ди, де, және тағы басқа) тегімен бірге жалғанбаған болса, тегі мен аты-жөнінің бас әріптерінен кейін беріледі.
426. Хронологиялық көрсеткіште оқиғалардың, көріністердің және фактілердің уақыты немесе хронологиялық реттілікпен орналасқан құжаттардың уақыты енгізілген айдарлардан тұрады. Хронологиялық көрсеткіш қатаң түрде құрылады.
427. Мұрағаттық анықтамалықтардың көрсеткіштерінің түрі және құрылымы бір болуы мүмкін, бірақ іздеу мәліметтерінде анықтамалықтың парағына немесе бөліміне (каталогтар үшін) сілтеме жасалады.
428. Шолулар (мұрағаттық құжаттардың жеке жинақтарының құрамы мен мазмұны туралы, деректану талдауымен толықтырылған, жүйеленген мәлімет бар мұрағаттық анықтама) қорларды шолулар және тақырыптық шолулар болып бөлінеді.
Қорларды шолу бір мұрағат қорының мұрағаттық құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды. Қорларды шолу үшін сипаттама объектісі болып құжаттар (құжаттар топтамасы, құжаттар бөлігі), сақтау бірліктері, бір қорды есепке алу бірлігі саналады.
Тақырыптық шолу бір (мұрағат іші) немесе бірнеше мұрағаттық (мұрағатаралық), мұрағат қорының бір немесе тобының белгілі бір тақырып бойынша мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды. Мұрағат (мұрағаттар) құжаттары бойынша тақырыптық шолу үшін сипаттау объектісі болып құжат (құжаттар топтамасы, құжаттар бөлігі), сақтау бірліктері, мұрағаттың (мұрағаттардың) бір қорының (қордың бөлігі, қор топтамасы) есепке алу бірлігі болып табылады.
429. Шолу сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің, құжаттардың және ғылыми-анықтамалақ аппараттың жеке топтарының аннотацияларының (жеке немесе топтық) жиынтығынан тұрады.
Аннотацияда сақтау бірліктері, есепке алу бірліктері тобының, құжаттардың деректану талдауының мазмұны беріледі. Құжаттардың негізгі түрлілігі, олардың авторлары, мазмұны, хронологиялық шеңбері, тұпнұсқалығы, іздеу мәліметтері көрсетіледі.
Қорды шолуда іздеу мәліметтері тізімдеменің нөмірінен, сақтау бірліктерінен, есепке алу бірліктерінен, сақтау бірліктерінің парағынан тұрады; мұрағатаралық және қораралық тақырыптық шолуларда іздеу мәліметтері мұрағаттардың қысқарған аттарымен, қор нөмірлерімен толықтырылады.
430. Шолуларды құрудың негізгі схемасы болып төмендегілер есептеледі:
1) құрылымдық. Құрылымдық схема ұйымның мұрағат қорының шолуларында, тұрақты құрылыммен нақты көрсетілген, құрылымдық бөлігі қор құрушының қызметін бейнелейтін, ал құжаттың мазмұны бірнеше құрылымдық бөлімшелерде қайталанбаған жағдайда қолданылады. Мұндай схемада құрылымдық бөлімнің атауы шолу сипатының бөлігі ретінде көрсетіледі;
2) салалық (функциялық). Мұрағат қорларын шолудағы салалық (функционалдық) схемасы, қор құрушының құрылымы болмаған жағдайда, құрылымдық бөлімдер қор құрушының функциясын көрсете алмаған жағдайда немесе құрылым жиі өзгерген жағдайда қолданылады. Тақырыптық шолуларда салалық (функционалдық) схема ұйымның белгілі бір қызметінің жүйесін көрсететін, мемлекеттік басқармалардың, экономиканың, ғылымның, мәдениеттің және т.б. бір немесе басқа саланың даму бағытын көрсететін тақырыптарға қолданылады;
3) пәндік-тақырыптық. Пәндік-тақырыптық схема бойынша сипаттаманы құруда тақырыптық топтағы құжаттар туралы мәліметтерді біріктіру көзделеді;
4) хронологиялық. Шолуларда хронологиялық схемаларды қолдану ұйым қызметіндегі белгілі бір кезеңді айқындап көрсету керек болған жағдайда немесе болып жатқан тарихи оқиғалардың дәйектілігін көрсететін құжаттар сипатын баса айту жағдайларында шектеледі;
5) басқалар. Жеке тектік мұрағат қорларын шолу үшін мұрағат қоры құжаттар жүйесінің схемасын қолданады. Мұрағатаралық тақырыптық шолуларды құру барысында жеке жағдайларда ақпарат құжаттардың сақталған жері бойынша, яғни мұрағаттар алфавиті бойынша жүйеленуі мүмкін.
431. Шолудың анықтамалық аппаратына титулдық парақ, мағынасы (мазмұны), алғы сөз, қысқартулар тізімі, көрсеткіштер кіреді. Тақырыптық шолуларға қор тізімі, шолулардағы бар мәліметтердің ақпараты және шолу тақырыбы бойынша библиография құрылады.
432. Кинобейнеқұжаттың монтаждау парағы – есепке алуды жүзеге асыратын, мазмұнын ашатын және жеке жоспарлардың (кадрлардың монтажы) жүйеге келтіруін нақтылайды.
Кинобейнеқұжаттың монтаждау парағы – аяқталған кино туындының (фильмнің, арнайы түсірілімнің, киножурналдың, телесюжеттің) кадрлық сипаттамасы. Монтаждау парағы кино туындыны жасау барысында пайда болады және мемлекеттік мұрағатқа киноқұжаттар мен бейнефонограммалардың мәтіндік ілеспе құжаттамаларының құрамында түседі.
Кинобейнеқұжаттың монтаждау парағы мұрағатта ол жоқ болған жағдайда құрылады және келесі элементтерден тұрады: бастапқы жазба, сипаттама мақалаларынан және қорытынды жазбалардан тұрады.
433. Бастапқы жазбада:
1) мұрағаттың атауы;
2) «№ _____ монтаждау парағы» және сипаттамасы (дыбыстандыру, құндылығы, бөлімдердің саны) көрсетіле отырып киноқұжаттың атауы;
3) студияның атауы, киноқұжатты шығарған уақыт, фильмнің авторлары (режиссері, операторы, қойылым авторы) көрсетіледі.
434. Монтаждау парағын құру киноқұжаттың позитиві бойынша дыбыс монтаждау үстелінде оны план сипаттамасы бойынша бір уақытта көру арқылы жүзеге асырылады. Дыбысты монтаждау үстелінде қарау кезінде монтаждау парағында келесі мәліметтер рет-ретімен беріледі:
1) план нөмірі рет-ретімен (кадрдағы рамалар ығысу кезінде экранда басталу нөмірлері көрінеді), егер позитив басталмаған болса, киноқұжаттың негативпен жұмыс істеу уақытында енгізу үшін план нөміріне орын қалдыру керек;
2) жоспардың нөмірінен кейін жоспарға анықтама беріледі (жалпы, орташа немесе көлемді);
3) метр өлшегішпен немесе кадрлық сызғыштармен өлшенетін планның метражы. Жоспарды метр өлшегішпен өлшеген кезде, оның ұзындығын ондық кадр есебімен дәл көрсету қажет, ал сызғышпен өлшеген кезде – бір кадрды да қалдырмай көрсету керек (киноүлдірдің бір метрінде 52,4 кадр болады);
4) киноқұжат планын бейнелеу мазмұны қысқаша беріледі.
Оқиға дәлдікпен көрсетілуі керек, түсірілген нысандар толығымен аталуы керек, тұлға толығымен ашылуы қажет (бірнеше тұлға болған жағдайда, сол жақтан оңға қарай жазылуы керек және аты-жөні тегінің алдына қойылады), егер тұлғаның немесе топтың арқасынан түсірілген болса, біріктіру парағында ол белгіленеді. Егер кадрда ұран, транспарант болған жағдайда, олардың мазмұны біріктіру парағында көрсетіледі.
Осы бағанда кино түсірілімнің барлық ерекше тәсілдері белгіленеді (панорама, қарауыту, қимыл, жазба және сол сияқты), біріктіру парағында бұл тәсілдер қысқартылып беріледі (ПНР, ЗТМ, СДВ, НДП және сол сияқтылар). Түсірілімнің қимылмен, жолшыбай, жоғарыдан, ұшақтан, түнде және басқа түсіру сияқты барлық ерекшеліктері монтаждау парағының сипаттама мақаласында көрсетілуі тиіс және жоспардың бейнесі сипатталғаннан кейін жақшаның ішінде көрсетіледі, мысалы: «Тау шатқалындағы «Медеу» мұз айдыны» (ұшақтан түсірілген). Киножурналға жасалатын монтаждау парағындағы «Бейненің мазмұны» деген бағанда әрбір сюжеттің атауы, түсірілімнің орны және түсірілімді түсірген кинооператордың тегі көрсетіледі.
«Фонограмманын мәтіні» бағанында бейнелеу жоспарына жататын диктордың сөзінің қарсысына фонограмма мәтіні ілесіп беріледі.
Дыбысты монтаждау үстелінде позитивпен жұмыс істеп болған соң, киноқұжат жиынтығындағы барлық элементтің сәйкес келуі үшін позитивті негативпен, лавандамен салыстыру қажет.
Киноқұжаттың монтаждау парағындағы қорытынды жазбасында жиынтықтағы әрбір элемент бойынша киноқұжаттың жалпы метрі, монтаждау парағын жасаушының қызметі мен тегі, жасалған уақыты көрсетіледі.
Монтаждау парақты жасап болған соң, оны екі дана етіп қайта басып дайындайды (біреуі зерттеушілер мен қызметкерлердің жұмысы барысында қолданылады, екіншісі қапталып, сақтандыру қоры етіп қойылады).
План (немесе монтажды кадр) – жеке бір оқиғаны немесе құбылысты бейнелейтін үзбей түсірген бейнефонограмманың құрамдас бөлігі. Бейненің көлеміне байланысты пландар жалпы, орташа немесе ірі болып бөлінеді. Жеке жағдайларда пландар бір-бірінен жарықтық белгілермен ажыратылады.
435. Бейнеқұжаттың монтаждау парағы мұрағатта жасалады. Арнайы түсірілімнің, киножурналдың немесе жылнамалық материалдардың монтаждау парағы шығарылған жылы, өндірілген студиясы, түсі, дыбысталуы, секундтық хронометраждың секундынан басталады.
Егер бейнеқұжатқа бірнеше дербес фильмдер, журналдар және тағы сол сияқтылар жазылған болса, олардың әрқайсысына шыққан жылын көрсетіп аты, өндірілген студиясы, фильмнің басталу секунды (арнайы түсірілім, киножурнал немесе жылнамалық материал) және бейненің жазбасы басталатын секунды, сондай-ақ жазбаның жалпы уақыты секунд бойынша көрсетіліп жазылады.
Титулдық парақ сипатталғаннан кейін бейнефонограмманы план бойынша сипаттау жүзеге асырылады. Бейнефонограмманы план бойынша сипаттау мынадай рет бойынша жүргізіледі:
1) планның нөмірі рет-ретімен;
2) планның анықтамасы (жалпы, орташа немесе ірі);
3) пландағы бейненің басталу секунды рет-ретімен;
4) бейнефонограмманың сипаттамасында қара-ақ планда түрлі-түсті план болғанда және керісінше, сәйкесінше «түрлі-түсті» немесе «қара-ақ» деп көрсетіледі.
Егер қандай да бір план мультипликациялық (МЛПТ), фотографиялық немесе картина болып табылғанда, монтажды парақта міндетті түрде белгіленеді. Егер план ойындық (үзінді) болып табылғанда, монтажды парақта («көркем фильмнен үзінді») жазылады. Егер планда сахналау болса, ол да монтажды парақта белгіленеді. Бейнеқұжаттарда киноқұжаттар сияқты бастау болмайтынын ескеріп, планның ауысымы мұқият қадағалануы қажет.
Егер бейнеқұжат дыбыстық болып табылғанда, диктордың сөзі жататын план сипаттамасынан кейін мәтіні беріледі.
Монтажды парақта синхронды планның болуы белгіленеді – ол қандай да бір тұлғаның сөз сөйлеуі немесе сұхбаты, өлеңнен немесе биден, қойылымнан үзінді болуы мүмкін. Монтажды парақта планның сипатынан кейін «синхронды» деген белгі қойылады. Диктор мәтініндегі үзілістегі жеке сөздер, фразалар, қол шапалақтаулар, шуларды синхронды деп есептеуге болмайды. Егер үлдірде қандай да бір адам жұмыс барысында, демалу барысында түсірілген болып және оның сөйлеген сөздері болса, ал егер кадрда қандай да бір оқиғаны түсіндіру сөйлеушінің дыбысы болса, «кадрда (белгілі болған жағдайда көрсету керек) дыбысы» деп беріледі.
Монтажды парақтың соңында құрушының қызметі, тегі және құрылған уақыты көрсетіледі.
436. Мұрағаттық анықтамалар мұрағатта автоматтандырылған тәртіпте, жылдам және көп аспектілі іздеу мүмкіндіктерін қамтамасыз ететін және құжаттық ақпараттарды ұсыну (оның ішінде алыстағы қол жетімділік тәртібінде) жүргізілуі мүмкін.
437. Автоматтандырылған ҒАА ақпараттық толықтыруларын мұрағаттық қор деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалардың сипаттама мақалаларының мазмұны, сақтау бірліктерінен/есепке алу бірліктері, мұрағаттық құжаттар сонымен қатар айдарлар құрады.
438. Автоматтандырылған ҒАА енгізгенде, кілт сөздердің (мұрағаттық анықтамалардың сипаттау мақаласының жинақтап қорытылған және ықшамдалған терминдер) міндетті түрі болып мыналар табылады:
1) «тақырыптама» – сипаттама нысанындағы құжаттарда көрсетілген деректерді, оқиғаларды, көріністерді, қызмет түрлерін және тағы басқа қысқаша нысанда белгілейтін термин;
2) «персоналиилер» – берілген деңгейді сипаттау бірлігіне байланысты теңестірілген тұлғалар термині, аты-жөні, аты-жөні жоқ тегі, бір немесе бірнеше аты-жөні берілгендер, лақап аттары, атаулары және сол сияқтылар термин болуы мүмкін;
3) «география» – географиялық немесе топономикалық атаулар болып табылатын терминдер (елдердің, облыстардың, губерниялардың, уездердің, облыстардың, елді мекеннің, теңіздердің, өзендердің атауы және тағы басқа).
439. Қажет болған жағдайда негізгі сөздердің басқа түрлері құрылуы мүмкін. Негізгі сөздер деректер базасына белгілі бір нысанды сипаттау барысында немесе оларды бітірген жағдайда енгізіледі. Негізгі сөздер бір сөзден немесе қысқаша сөз тіркесінен болуы мүмкін және арнайы негізгі сөздер сақталатын файлға салынады.
440. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың шығатын нысаны болып мұрағат қорларының, сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің, жасалынған сұраным шартына жауап беретін құжаттардың тізімі болып табылады. Мемлекеттік (арнайы мемлекеттік) мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттағы мәліметтер негізінде анықтамалықтардың олардың ішкі анықтамалық аппаратымен (жөнсілтерлер, қысқаша анықтамалықтар, мұрағаттық тізімдемелер) мәтіні құрылуы мүмкін. Анықтамалықтың мәтіні автоматтандырылған түрде құрылған жағдайда, кілт сөздердің файлы анықтамалыққа автоматтандырылған көрсеткіштер құру кезінде қолданылады.
441. Сипаттаманың әрбір деңгейі үшін автоматтандырылған ғылыми-ақпараттық аппаратының деректер базасында айдарлар құрылады (автоматтандырылған ҒАА-да мұрағаттық анықтаманы құру және іздеу бойынша түсініктеменің жүйелік және тақырыптық схемасы).
Мемлекеттік мұрағаттың (арнайы мемлекеттік) мұрағаттық қоры бойынша мұрағат қорының дәрежесі үшін жөнсілтердегі мәтінді құруға бағытталған айдар жөнсілтердегі мұрағат қоры жүйесінің схемасы болып табылады.
Сипаттаманың әрбір дәрежесі үшін бір мезгілде әртүрлі анықтамалық дайындауға мүмкіндік беретін, әртүрлі тақырыптар бойынша мұрағат қорының (құжаттарының) тізімін қалыптастыратын, қысқартылымдардың нәтижесін сақтайтын бірнеше айдарлар қолданылуы мүмкін.
442. Сипаттаманың әрбір кезеңі үшін мемлекеттік (арнайы мемлекеттік) мұрағаттың ғылыми анықтамалық аппараттың деректер базасында міндетті түрде ақпаратты кілт сөздері бойынша; аннотациялар мәтіні, тарихи анықтама бойынша; сипаттама нысаны атауының толық және қысқартылған мәтіндері, мұрағат қорының және/немесе қор құрушының толық және қысқартылған атаулары бойынша; сипаттама нысанының хронологиялық қатысына байланысты (сипаттама бірлігінің құрамына кіретін құжаттардың алдыңғы және соңғы күні бойынша); көп аспект бойынша іздеу тәртібінің жиынтығы міндетті түрде қарастырылады.
443. Іздеу нәтижелерін көрсету төмендегідей нысанда жүргізіледі:
1) сұраным шартына сәйкес қысқартылған деректер базасы;
2) сұранымды куәландыратын мәтіндік файл немесе сипаттаманың ашылуы.
444. Мұрағаттың құжаттары бойынша деректер базасына анықтамалық аппарат мемлекеттік (арнайы мемлекеттік) мұрағаттың деректер базасындағы сипаттамалардан тұратын деректер базасы (метабаза) түрінде іске асады. Метабазада әрбір дербес деректер базасы бойынша – деректер базасының атауы, олардың деректемелерінің тізімі, сипаттама бірлігінің (бірліктерінің) деңгейі (деңгейлері), ағымдағы көлемі жазбаша және/немесе мегабайт бойынша, деректер базасын басқаратын жүйелерге немесе деректер базасын құруға пайдаланылған бағдарламалардың тіліне нұсқау мәліметтер беріледі.

Пайдаланушылардың мұрағаттық құжаттарға қол
жеткізуін ұсыну тәртібі

445. Қол жеткізу санатына қарай мұрағаттық құжаттар ашық және шектеулі қол жеткізу болып бөлінеді.
446. Мұрағат пайдаланушыларға Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағаттық құжаттарды ашық түрде ұсынады, сонымен қатар оларға анықтамалық-іздеу құралдары (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымын ұсынады.
Ашық мұрағаттық құжаттар деп Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сонымен қатар меншік иесінің немесе жеке меншіктегі мұрағаттық құжаттардың иесінің өкіміне сәйкес шектеу қойылмаған құжаттар.
447. Шектеулі мұрағаттық құжаттарға мыналар жатады:
1) мемлекеттік құпиялардан немесе Қазақстан Республикасының заңнамасымен қорғалатын құпиялардан тұратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;
2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясына, жеке өміріне байланысты, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қауіп тудыратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;
3) мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кезде меншік иесінің шартта құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шарттарын белгілеген болса.
Мұндай құжаттарға, деректер базасына және оларды пайдалануға пайдаланушыға рұқсат Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеуді қоса алғанда және мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кездегі меншік иесінің немесе қожасының белгілеген шартына орай жүзеге асады.
Рұқсат шектеулі мұрағаттық құжаттарға аса құнды құжаттардың түпнұсқасы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттар және осы Қағидалардың 183-тармағында белгіленген физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар жатады.
Көрсетілген құжаттарға рұқсат және оларды пайдалану тек ерекше жағдайда, яғни мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен ғана іске асады. Пайдаланушыға аталған құжаттардың (пайдалану қорының) көшірмесі немесе аталған құжаттар бар деректі басылымдар ұсынылады.
448. Егер пайдаланушы ақпаратты өздігінен іздеу нәтижесінде тапса немесе ақылы қызмет көрсетудің арқасында мұрағат тауып берген болса, ақпаратты пайдалануда шек қоюға немесе шарт қоюға мұрағаттың құқығы жоқ, тек Қазақстан Республикасының заңнамасымен қарастырылған жағдайда немесе ақпарат алмасу бойынша мұрағат пен пайдаланушының арасындағы шартта қарастырылған жағдайда ғана шек қойылады.
449. Мұрағаттық құжаттарды қолданудың негізгі нысандары (пайдаланушының ақпараттық қажеттілігін қанағаттандыру үшін ақпараттық қызметтер мен өнімдерді мұрағат ақысыз және ақылы ұсынады):
1) пайдаланушыларды олардың сұранымына сәйкес ақпаратпен қамтамасыз ету, сондай-ақ ынталық реттілікпен;
2) пайдаланушыға мұрағаттық құжаттарды мұрағаттың оқу залында ұсыну;
3) мұрағаттық құжаттарды көрмеде қойып көрсету;
4) мұрағаттық құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;
5) мұрағаттық құжаттарды пайдалана отырып ақпараттық шаралар өткізу (жұртшылықпен кездесулер, мұрағатқа экскурсиялар, тұсаукесерлер, ашық есік күндерін, дәрістер, баяндамалар, ауызша журналдар, конференциялар, студенттер мен оқушыларға сабақтар және тағы сол сияқты ұйымдастыру);
6) мұрағаттық құжаттарды жариялау.
450. Пайдаланушыларды ақпаратпен қамтамасыз ету жұмысы барысында негізгі мұрағаттық құжаттар болып мыналар табылады:
1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттың бланкісінде жасалған, заңды күші бар және сұратылып отырған мәселе бойынша құжаттық анықтамасы бар, негіз болып табылатын мұрағаттық құжаттардың мұрағаттық шифры және сақтау бірліктері парақтарының нөмірі көрсетіліп дайындалған мұрағаттың құжаты;
2) мұрағаттық көшірме – мұрағаттық шифр және сақтау бірліктері парақтарының нөмірлері көрсетілген, белгіленген тәртіп бойынша бекітілген, мұрағаттық құжаттардағы мәтінді сөзбе сөз көшіру;
3) мұрағаттық құжаттан үзінді – мұрағаттың хат бланкісінде жасалған, белгілі бір дерекке, оқиғаға, тұлғаға байланысты, мұрағаттық шифры және сақтау бірліктері парақтарының нөмірі көрсетілген, мұрағаттық құжаттардағы мәтіннің жарты бөлігін сөзбе сөз көшіретін мұрағаттық құжат;
4) ақпараттық хат – мұрағаттың хат бланкісінде тұтынушының сұрауымен немесе мұрағаттың бастауымен жасалған, белгілі бір мәселе, тақырып бойынша мұрағат қоймасында сақтаулы мұрағаттық құжаттар туралы ақпараттар бар хат;
5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тізбесі – тұтынушының сұранысы бойынша немесе мұрағаттың бастамасы бойынша құрылған, мұрағаттық құжаттардың, сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің белгілі тақырып бойынша олардың уақыттары мен мұрағаттық шифрлары көрсетілген, жүйеленген қысқаша немесе аннотацияланған тақырыптардың тізбесі;
6) мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін тақырыптық іріктеу – пайдаланушылардың сұранымы бойынша немесе мұрағаттың бастамасы бойынша белгілі тақырып бойынша мұрағатпен дайындалған, мұрағаттық құжаттардың көшірмелерінің немесе олардың бөліктерінің жүйеленген жинағы. Тақырыптық іріктеуге титулдық парақ, мұрағаттық құжаттардың тізімдемесі және қажет болған жағдайда тақырып бойынша тарихи анықтаманы қамтиды;
7) мұрағаттық құжаттарға тақырыптық шолу.
451. Мұрағатқа келіп түскен құжаттар төмендегідей бөлінеді:
1) белгілі бір жағдайға, тақырыпқа, оқиғаға, дерекке (тақырыптық сұраным) байланысты ақпараттар беру сұранымы. Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі биологиялық сұранымдар болып табылады, ол бойынша белгілі бір тұлғаның өмірін және қызметін зерттеп білуге керекті мәліметтер белгіленеді;
2) туысқандықты белгілеу үшін, бір немесе бірнеше тұлғалардың туысқандық байланысы, отбасының тарихы, тегі (генеологиялық сұраным) үшін керекті ақпарат беру туралы сұраным;
3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұратуға. Оған еңбек өтілін және жалақысын, жасын, отбасы құрамын, білімін, наградаларын, зейнетақы жарналарының аударылуын және әлеуметтік аударылымдарды, берілген ғылыми дәрежелер мен атақтарды, оқыс оқиғаларды, емдеуде болғанын, жер аударуда болғанын, репрессияға ұшырағанын, ақтап шығарылғандығын, әскер бөлімі қызметінде болғанын және құрылғанын, экологиялық апат аймағында тұрғанын, бас бостандығынан айырылу орнында болғандығын растайтын азаматтық жағдайы туралы акт сұратулары жатады.

Пайдаланушылардың сұратуларын орындау тәртібі

452. Пайдаланушының сұрату салуы заңды тұлғаның аты (азаматтар үшін - тегі, аты және әкесінің аты) болған жағдайда пайдаланушының пошталық мекенжайы және/немесе электрондық мекенжайы болған жағдайда, тақырыптар (сұрақ) көрсетілген жағдайда, сұратылып отырған ақпараттың хронологиясы көрсетілген жағдайда қаралады. Сұрату өтініш берушінің қолымен немесе электронды цифрлық қолтаңбамен расталуы тиіс.
453. Егер сұрату мұрағатта сақтаулы мұрағаттық құжаттардың құрамына кірмейтін болса, тіркелгеннен бастап 3 күн мерзім ішінде керекті мұрағаттық құжаттар сақтаулы басқа мұрағатқа немесе ұйымға жөнелтіледі, ол туралы пайдаланушыны хабардар етеді, немесе пайдаланушыға сәйкесінше керекті ұсыныстар беріледі.
454. Егер мұрағатқа тұтынушының электрондық мекенжайы және/немесе пошталық мекенжайы көрсетілген интернет-үндеу (сұрату) келіп түскен жағдайда пайдаланушыға өтінішті (сұрату) алғандығы туралы немесе дәлелденген, қараудан бас тартқан хабарлама жіберіледі. Қабылдап алынған өтініш (сұрату) шығарылып алынады және онымен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
455. Мұрағат азаматтарды қабылдауды қабылдау бөлмесінде немесе анықтама үстелінде жүзеге асырады және белгіленген нысан бойынша есепке алуды жүргізеді. Мұрағат басшылығы азаматтардың сұранысын қабылдауды және қарауды ұйымдастыруды өзінің жеке жауапкершілігіне алады.
456. Мұрағат, өзінің қызметін орындаумен байланысты мемлекеттік органның, жергілікті атқарушы органның, сот органдарының тақырыптық сұраныстарын заңнамамен белгіленген бірінші кезекте немесе келісілген уақыт мерзімінде орындайды. Мұндай сұраныстарды жүзеге асыру ақысыз жүргізіледі.
457. Азаматтар мен ұйымдардың тақырыптық сұранысы бойынша ережеге сай құжаттарды беру жүргізілмейді. Азаматтар мен ұйымдарға оларды қызықтыратын сұрақтар бойынша құжаттар бар қордың мекенжайы айтылады және құжаттармен танысу тәртібі түсіндіріледі. Мұндай сұраныстарды орындау Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актісіне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртібімен жүргізілуі мүмкін.
458. Пайдаланушының генеологиялық сұранысын мұрағат ақылы қызмет көрсету тәртібімен (оның ішінде шарт негізінде) жүзеге асырады. Көрсетілген сұраныс өтініш берушіге қатысты орындалуы мүмкін, сонымен қатар белгіленген ереже бойынша басқа тұлғаларға да қатысты орындалады.
Генеологиялық сұраныстарды орындауға мүмкіндік болмаған жағдайда мұрағат пайдаланушыға мұрағаттың оқу залында генеалогиялық сипаттағы ақпарат бойынша өздігінен іздеуге ұсыныс білдіреді.
459. Мұрағат әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранысты тегін, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген мерзім ішінде орындайды.
Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранысты қайталап орындаған кезде немесе пайдаланушының өтініші бойынша ертеректе берілген ұқсас мұрағаттық анықтаманы орындаған кезде, мұрағат анықтамаға енгізілген мәліметтердің мұрағаттық анықтамалардағы мәліметтермен сәйкестігін тексереді және егер қосымша мәліметтер табылған жағдайда қайта беріліп отырған анықтамаға қосады.

Мұрағаттық анықтамаларды, мұрағаттық үзінділерді және
мұрағаттық көшірмелерді рәсімдеу тәртібі

460. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзінді «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗІНДІ» деп аталатын ақпараттық құжаттың атауын белгілей отырып жасалады.
461. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін осы Қағидалардың
57-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың түрі мен олардың уақыты көрсетіле отырып, оқиғалардың хронологиялық тізбегімен беріледі. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттардан үзінді алуға рұқсат етіледі.
462. Жекелеген мұрағат құжаттарының деректері сұрау салуға айтылған мәліметтермен сәйкес келмеуі, егер барлық қалған мәліметтермен сәйкестігі тұлғаның немесе мұрағат құжаттарында айтылған фактілердің ұқсастығына күмән келтірмеген жағдайда, оларды мұрағат анықтамасына енгізу үшін кедергі бола алмайды. Мұрағаттық анықтамада бұл деректер мұрағаттық құжаттарда қалай берілсе солай баяндалады, ал айырмашылықтар, сәйкессіздік және анық емес атаулар, атының, әкесінің атының, есімінің бас әріптерінің жоқ болуы немесе олардың біреуі анықтама мәтінінде жақшаның ішінде («Құжатта осылай», «Тұпнұсқа мәтінінде осылай») ескертіледі.
463. Бір мұрағаттың құжаттары бойынша табылған жұмыс туралы, бірнеше ұйымдарда оқығандығы, оқу орындары туралы мәліметтер бір мұрағаттық анықтамаға енгізіледі.
464. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін бойынша ескертпеде анық жазылмаған, автор жөндеген, түпнұсқа мәтінінің зақымдануына байланысты оқылмайтын («Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Мәтінде анық емес») кемшіліктер жазылады.
Мұрағат анықтамасының мәтінін өзгертуге, жөндеуге, түсініктеме беруге, мұрағаттық құжаттардың негізінде дайындалған мұрағаттық анықтамада мазмұны бойынша орындаушының тұжырымын беруге болмайды.
465. Мұрағаттық анықтаманың соңында мұрағаттық шифрлар және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірі, мұрағаттық анықтаманы дайындау үшін қолданылған баспа жазылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтінінде әрбір дерек пен оқиға баяндалған соң мұрағаттық шифрлар мен мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің парақтарының нөмірі қойылуға рұқсат етіледі.
466. Көлемі бір парақтан асатын мұрағаттық анықтаманың парақтары тігілген, нөмірленген және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітілуі керек.
467. Қазақстан Республикасының аумағында қолдануға бағытталған мұрағаттық анықтамаға мұрағаттың басшысы, орындаушы қол қояды және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Егер онда берілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жазылады.
Керек болған жағдайда, мұрағаттық анықтамадағы мәліметтерді растау үшін мұрағаттық құжаттардың көшірмесі немесе одан үзінді қоса беріледі.
Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық анықтамаға мұрағат басшысының қолы қойылады және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.
468. 1961 жылы Гаага конвенциясына қол қойған, тиісті ресми құжаттарға консулдық заңдастыруды қажет етпейтін мемлекеттерге бағытталған мұрағаттық құжаттар арнайы «апостиль» мөртабанымен бекітіледі және толтырылады.
Апостиль мөртабаны Қазақстан Республикасымен азаматтық, отбасылық және қылмыстық істер бойынша құқықтық көмек және құқықтық қарым-қатынас туралы шарт жасасқан мемлекеттерге, сондай-ақ мұрағаттық ақпараттарды пайдалану саласындағы қағидаттар мен өзара іс-қимыл түрлері туралы Келісімге қол қойған немесе ынтымақтастық туралы екіжақты келісімі бар Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы (әрі қарай – ТМД) елдерінің қатысушыларына бағытталған мұрағаттық анықтамаларға қойылмайды.
469. Сұранысты орындауға қажетті мұрағаттық құжаттар мұрағатта жоқ болған жағдайда мұрағаттың бланкісінде сұраныстың тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ екендігі туралы жауап жазылады және мүмкіндігінше қайда өтініш беруге болатындығы туралы ұсыныс беріледі. Қажет болған жағдайда жауап мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.
470. Сұратылып отырған мәліметтер бар мұрағаттық құжаттардың жоғалғандығы туралы құжат түрінде дәлелдейтін дерек болған жағдайда, мұрағат сол мәселе бойынша анықтама береді, қажет болған жағдайда мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі.
471. Мұрағаттық үзіндіде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмірі және уақыты толық көрсетіледі. Мұрағаттық құжаттардың мәтінінен үзінді алуда сұраныс бойынша барлық бар деректер алынуы тиіс.
Әрбір үзінді алуда басы мен соңын, сонымен қатар мұрағаттық құжаттарда жеке сөздердің бос орнына көпнүкте қойылады.
Мұрағаттық үзінді мәтінінің ескертпе бөлігінде түпнұсқа мәтінінің бөлімі, анық емес жазулар, автормен жөнделгендігі, мәтіннің зақымдануына байланысты оқылмайтын мәтіндер туралы және тағы басқа сәйкес ескертулер жазылады.
Түпнұсқадағы күмән тудыратын жеке сөздер мен өрнектер «Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Құжатта осылай» деп беріледі.
Мұрағаттық үзінді мәтінінен соң мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірлері көрсетіледі.
Сұраныс бойынша берілген мұрағаттық үзінділердің түпнұсқамен заңды күші тең құжат мұрағат басшысының қолымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен куәландырылады.
472. Мұрағаттық көшірменің әрбір парағының сыртына мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірі қойылады. Мұрағаттық көшірмелердің барлық парақтары бекітіледі және бекітілген жер мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және мұрағаттың басшысымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен куәландырылады.
Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық көшірме мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және басшысының қолымен куәландырылады.
473. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді, мұрағаттық көшірме және сұраныстарға жауаптар осы Қағидалардың 57-қосымшасына сәйкес жай хатпен пошта арқылы жөнелтіледі.
ТМД қатысушы мемлекеттерге жіберуге арналған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, сұратылып отырған мәліметтің жоқ екендігі туралы жауаптарды қоса алғанда, мұрағат тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды.
ТМД елдерінің қатысушысы болып табылмайтын мемлекетке жіберуге арналған мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзіндіні және мұрағаттық көшірмені, сұратылып отырған мәліметтердің жоқ екендігі туралы жауапты қоса алғанда сұраныммен бірге (сауалнама, жеке өтініш және тағы басқа) мұрағат уәкілетті органға немесе тиісті жергілікті атқарушы органға белгіленген тәртіппен жөнелтеді.
474. Азамат жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме төлқұжатын немесе өзге де куәландыратын құжатты көрсеткен кезде оған қолхат арқылы беріледі; сенімді тұлғаға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхат арқылы беріледі. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе ілеспе хаттың сыртына қол қояды, оларды алған уақытын көрсетеді.
Азаматтың жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда апостильмен куәландырылған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, апостиль мөрі басылғаны үшін мемлекеттік баж төлеу туралы түбіртекті ұсынған жағдайда қолға беріледі.

Мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасын қайтару тәртібі

475. Жазбаша өтініш бойынша мұрағат басшысының рұқсатымен ақталып шыққан тұлғалар және олардың мұрагерлері мұрағатта сақтаулы қылмыстық және әкімшілік істердің біткендігі туралы, шығармашылық сипаттағы мұрағаттық құжаттардың істері – қолжазбалар, фотосуреттер, хаттар және басқа жеке құжаттарды (паспорттарды, әскери билеттерді, қызметтік куәліктерді және басқа да ресми пайда болған мұрағаттық құжаттарды қоспағанда) ала алады.
Жазбаша өтініш бойынша мұрағат басшысының рұқсатымен жеке тұлғалар өздерінің мұрағатта сақтаулы еңбек кітапшаларының, Кеңес Одағының Коммунистік партиясына мүшелік билеттерінің түпнұсқасын ала алады.
476. Алынған мұрағаттық құжаттардан істерге тігілетін көшірмелері жасалады. Мұрағаттық құжаттардың алынғандығы, сондай-ақ олардың көшірмелермен ауыстырылғандығы туралы істегі куәландырушы парақта, істердің, құжаттардың тізімдемелерінде көрсетіледі.
477. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылғандығы, көрсетілген құжаттарды істен алу туралы актімен ресімделеді. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылғандығы туралы акт және басқа да құжаттар және оларды алған тұлғаның қолхаты қордың ісіне қосылады.

Оқу залында пайдаланушыларға қызмет көрсету тәртібі

478. Пайдаланушыларға қызмет көрсету үшін мұрағатта оқу залы, танысу залы, микрокөшірмелі мұрағаттық құжаттармен, аудиокөрнекі және электронды құжаттармен жұмыс істеу үшін дыбыстық құжаттарды арнайы жабдықтармен тыңдау бөлмелері бар. Арнайы бөлінген бөлме болмаған жағдайда пайдаланушыларға қызмет мұрағаттың жұмыс істеу бөлмесінде мұрағат қызметінің бақылауымен жүзеге асырылады.
479. Пайдаланушылардың мұрағаттың оқу залында мұрағаттық құжаттармен жұмыс істеу тәртібін, олардың құқықтары мен міндеттерін уәкілетті органдар бекіткен, Қазақстан Республикасы мұрағаттарының оқу залында пайдаланушылардың қағидалары мен жұмыс режимімен айқындалады. Мұрағат пайдаланушыларды осы қағидалармен таныстыруға міндетті. Пайдаланушыларға қызмет көрсетудің нақты мүмкіндіктеріне орай мұрағат кезекті және оқу залына келу уақытын белгілей алады.
480. Пайдаланушы мұрағаттық құжаттарды, техникалық жабдықтарды және мұрағаттың меншігін ұрлаған немесе оған зақым келтірген жағдайда мұрағаттың орналасу жері бойынша ішкі істер органына тиісті өтініш түсіреді, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес залалдың орнын толтыруға басқа да шаралар қолданады.
481. Пайдаланушының тапсырысы бойынша мұрағаттың техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, мұрағаттық құжаттардың көшірмелері; ксерокөшірмелер, микрокөшірмелер, фотобедерлер, кинокөшірмелер, бейнекөшірмелер, дыбысты құжаттардың көшірмелері, сондай-ақ электронды тасығыштардың көшірмелері дайындалады.
Физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың көшірмелері жасалмайды.
Қол жетімділігі шектелген мұрағаттық құжаттардың (құпия және жарияланбайтын ақпарат бар құжаттар) көшірмелерін жасау белгіленген тәртіппен жүргізіледі.
482. Көшіруге берілген тапсырманы орындау ережесі, оның ішінде көшірілетін мұрағаттық құжаттардың, жарияланбаған істер, құжаттар тізімінің, басқа да мұрағаттық ақпараттық іздеу құралының және деректер базасының көлемі, көшірмені дайындаудың құны және оларды дайындығы үшін есептесу реттілігі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және (немесе) мұрағат басшылығымен белгіленеді.
483. Мұрағат пайдаланушының тапсырмасы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшірмелеріне мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірлерін қояды. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттардың көшірмесін ресімдеу кезінде көшірменің алғашқы және соңғы парақтарының сырт жақ бетінің оң жақ бұрышына «Құпиясыздандырылған» деген мөртабан басылады. Қажет болған жағдайда мұндай мөртабан құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттың барлық парағының алдыңғы жағына қойылады.
484. Мұрағаттық құжаттардың көшірмелері пайдаланушыға, олардың сенімді тұлғаларына беріледі немесе көрсетілген мекенжай бойынша жөнелтіледі.
Көшірме жасау тапсырыстарын есепке алу қағаз тасығыштарда немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.

Мұрағаттық құжаттардың
көрмесін және жарияланымдарын дайындау тәртібі

485. Ұйымдарды және азаматтарды ынталы ақпараттандыру оларға хат, тізбе, шолу және т.б. түрінде тиісті ақпаратты жөнелту жолымен жүзеге асырылады.
486. Мұрағат мұрағаттық құжаттардың көрмесін дайындауды және өткізуді дербес немесе басқа мұрағаттармен және ұйымдармен бірге ұйымдастырады.
Мұрағаттық құжаттардың көрмесін дайындау үшін тақырыптық жоспар (тұжырымдамалық) және тақырыпты-экспозициялы жоспар жасалады. Тақырыптық жоспардың негізінде мұрағаттық құжаттарды, иллюстративті және басқа материалдарды табу және іріктеу жүргізіледі. Тақырыпты экспозициялы жоспарға көрме үшін көрме бөліміне және олардың көлемі мен стендте немесе стеллаждарда орналасу ережесіне сәйкес жүйеленген таңдалып алынған мұрағаттық құжаттардың, иллюстративті және басқа материалдардың аннотацияланған тізімдемесі кіреді. Көрме үшін таңдалып алынған мұрағаттық құжаттар және басқа да материалдар аннотацияланады. Басқа тілдегі материалдарға қажет болған жағдайда аудармасы немесе мазмұнының толық аннотациясы беріледі.
Мұрағаттық құжаттардың сақталуына көрмені ұйымдастырушылар міндетті болады. Көрме үшін мұрағаттық құжаттарды ұсынған мұрағат көрме кезінде құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету талаптарына бақылау орнатады.
487. Мұрағаттық құжаттарды жариялау кезінде мұрағат Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды жариялау ережелерін және уәкілетті органның басқа да ғылыми-әдістемелік құжаттарын басшылыққа алады.
Мұрағаттық құжаттарды жариялау типі (ғылыми, ғылыми-танымал және оқу) және түрі (қораралық, тақырыптық немесе басқа) олардың мақсаттық бағыттарымен, көздерді таңдау ерекшелігі, мұрағаттық құжаттардың мәтінін қабылдау-тапсыру және олардың ҒАА құрамымен айқындалады.
488. Мұрағаттық құжаттарды жариялаудың нысаны:
1) баспа: серия, жинақ, альбом, буклет, плакат, бұқаралық ақпарат құралдарында жариялау;
2) үлдірлі тасығыштарда жариялау: микрофильм, микрофиш;
3) электрондық: гипермәтін, мультибұқара, деректер базасы.
489. Мұрағат құжатты баспаға дайындаудың ғылыми-зерттеу және техникалық дайындық барысы бойынша: редакциялық алқаны, құрастырушылар құрамын құру, ұйымдастыру-әдістемелік құжаттарды құрастыру, қызығушылық танытқан ұйымдармен шарт жасау және сол сияқты іс-шараларды жүзеге асырады.
490. Дайындалған және редакцияланған қолжазба ішкі және сыртқы рецензиядан өтеді және уәкілетті органның ғылыми-кеңесінде немесе оны баспаға ұсынуға құқығы бар мұрағатта талқыланады.
Егер белгіленген талаптарға сәйкес рецензенттердің ескертулері және талқылаудың нәтижесі бойынша жетілдірілген болса және баспаға бекітілген болса қолжазба дайын болып саналады.
Баспаханамен баспаның және тапсырыс берушінің (мұрағаттың) құқықтары мен міндеттері көзделген шарт жасалады.
491. Мұрағат пайдаланылған мұрағаттық құжаттарды есепке алуды қағаздық тасығыштарда немесе электронды нысанда жүзеге асырады.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
1-қосымша

Мұрағатта дайындалған
тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген

_____________________________
(жергілікті атқарушы органның,
_________________________ CТК
мұрағаттың атауы)
_____________________________
(күні)
№ ______________ хаттамасымен

№ __________________ қор
_______________________________________ тұрақты сақтаудағы істердің
(ұйымның атауы)

№ ____________ ТІЗІМДЕМЕСІ
______________________ жыл

р/с №	Іс жүргізу индекстері немесе ескі тізімдеме бойынша нөмірлері	Істің атауы	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Тізімдемеге № _________ - № _______ дейін

__________________________________________________________________
(санмен және жазумен)
____________________________________________________ істер енгізілді.

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Қордың сақтаушысы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Бөлім
(мұрағат қоймасының)
меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

__________________________________________________________________
Тізімдемеге белгіленген тәртіп бойынша титулдық парақ дайындалады

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
2-қосымша

Ұйымдағы тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің
жылдық бөліктегі нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
______________ СТК __________
№ __________________ хаттамасымен Күні
бекітілген

№ __________ қор

_______________________________________ тұрақты сақтаудағы істердің
(ұйымның атауы)

№ ______________ ТІЗІМДЕМЕСІ
_______________________ жыл

Бөлімнің (ұйымның құрылымдық бөлімшесінің) атауы
р/с №	Істің индексі	Істің атауы	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № __________ОСК (СК)
хаттамасымен келісілген

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
3-қосымша

Бейнеқұжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
______________ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

№ ______________________ ТІЗІМДЕМЕ
__________________________________
(тізімдеменің атауы)
____________________________ жыл (дар)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмірі	Құжаттың атауы	Авторы	Шығарманың орындаушысы	Тілі	Жазбаның, қайта жазбаның күні	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның тұрпаты және нысаны	Сақтау бірлігінің саны		Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
										Түпнұсқа	Көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен)
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
4-қосымша

Киноқұжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
______________ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

№ ___________________ ТІЗІМДЕМЕ
________________________________
(тізімдеменің атауы)
________________________жыл (дар)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір (ұйымда есепке алынған нөмірі)	Құжаттың атауы	Автор	Түсірілімнің, даярлықтың күні мен орны	Нұсқа (дыбыссыз, дыбыспен, а/қ, түрлі түсті пішін, тілі)
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғасы

Сақтау бірлігінің/метраждың саны
Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Магниттік фонограмма -негізгі (қосарланған)	Аралық позитив	Позитив	Орнатылған роликтер мен түрлі түсті төл құжаттар	Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
8	9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

А4 (297 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
5-қосымша

Граммофонды жазбадағы (грампластинкадағы) фоноқұжаттар
тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
_________ __________ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

№ _________________ ТІЗІМДЕМЕ
_____________________________
(тізімдеменің атауы)
______________жыл (дар)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Тараптардың (сақтау бірлігінің) нөмірі	Индекс, өндірістік нөмірі	Құжаттың атауы	Автор	Шығарманың орындаушысы	Тілі
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғасы

Дайындалған күні	Дайындалған орны	Грам түпнұсқаның реттік нөмірі, диаметрі материалы	Дыбысталу уақыты	Сақтау бірлігінің саны		Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
				Грам түпнұсқа	Грампластинка
8	9	10	11	12	13	14	15

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

Грамофонды жазбаның (грампластинка) фоноқұжатының сақтау бірлігінің нөмірі оның әрбір жағының нөмірлерінен тұрады және екі саннан тұрады, мысалы, 1-1, 1-2.
Бір жақты грампластинкаларға бұл баған толтырылмайды

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
6-қосымша

Магнитті жазбадағы фоноқұжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
______ ________ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

№ ___________________ ТІЗІМДЕМЕ
_______________________________
(тізімдеменің атауы)
___________________________ жыл (дар)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, шығармашылық нөмірі	Құжаттың атауы	Автор	Шығарманың орындаушысы	Тілі	Жазбаның, қайта жазудың күні
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғасы

Жазбаның, қайта жазудың орны	Дыбыстың жылдамдығы	Дыбысталу уақыты	Магнитті таспаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны/метраж		Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
				Түпнұсқа	Көшірме
9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
7-қосымша

Фотоальбом тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
________ ______ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

№ _________________ ТІЗІМДЕМЕ
_____________________________
(тізімдеменің атауы)
___________________________ жыл (дар)

Сақ. бір. нөмірі	Альбомның атауы	Түсірілімнің авторы	Фотобедерлердің алғашқы және соңғы күні	Түсірілімнің орны	Фотобедерлердің саны	Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Сыртқы ерекшеліктері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
8-қосымша

Фотоқұжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
_____________________________ Ұйым басшысы лауазымының атауы
(жергілікті атқарушы органның, Қолы Қолтаңбаның
мұрағаттың атауы) толық мәні
_________ _____ № __________
СТК хаттамасымен бекітілген Күні

ТІЗІМДЕМЕ № _________________
_____________________________
(тізімдеменің атауы)
________________________________ жыл (дар)

Есепке алу бірлігі, сақтау бірлігінің нөмірі р/р	Шығармашылық нөмірі	Құжаттың тақырыбы (аннотация) (диафильмнің аты))	Түсірілімнің авторы	Түсірілімнің уақыты	Түсірілімнің орны
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғасы

Сақтау бірлігінің/көріністі түсірілім кадрының саны						Мәтінді ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
Негатив	Дубльнегатив	Позитив	Фотобедер	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің берілген бөліміне _______________________ сақтау бірлігі, (санмен және жазумен)
______________________________________________________ фотобедерлер
(санмен және жазумен
№ _________ - № _______ дейін, оның ішінде: литерлік нөмірлер:
________________________,
түсіп қалған нөмірлер: _________________________________________ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама енгізілді.

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

_________
Диафильм тізімдемесінің қорытынды жазбасында сәйкесінше есепке алу бірлігі және сақтау бірлігі көрсетіледі.

_______________________________
(ұйымның атауы)
______________ № ______________
ОСК (СК) хаттамасымен келісілген

Диафильмдер тізілімдемесінің қорытынды жазбасында тиісінше сақтау бірлігі мен есепке алу бірлігі көрсетіледі.

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
9-қосымша

Ұйымдағы тұрақты сақтаудағы электрондық құжаттар
тізімдемесінің жылдық бөлімінің нысаны
__________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

Бекітемін
Ұйым басшысы лауазымының атауы
Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

№ ______________ қор
_________________________________________
(ұйымның атауы)
№ ________________ ТІЗІМДЕМЕ
_______________________ жыл

Ес. алу бір. №	Сақ. бір. №	Есепке алу бірлігінің атауы	Есепке алу бірлігінің бастапқы және соңғы күні	Электрондық құжаттардың пішіні	Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Тізімдеменің берілген бөлігіне № _________ - № _______ дейін
__________________________________________________ есепке алу бірлігі
(санмен және жазумен)
______________________________ сақтау бірлігі енгізілді.
(санмен және жазумен)

Тізімдемеге жалпы _________ № _________ - № ______________ дейін
__________________________________________________ есепке алу бірлігі
(санмен және жазумен)
________________________________ сақтау бірлігі енгізілді.
(санмен және жазумен)

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Келісілді

________________________________ _________________________
(жергілікті атқарушы органның, (жергілікті атқарушы органның,
мұрағаттың атауы) мұрағаттың атауы)
______________ № ____________ ОСК ____ СТК хаттамасымен
(СК) хаттамасымен келісілген ____________ № _____________

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
10-қосымша

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің жылдық бөлімінің нысаны

Бекітемін
Ұйым басшысы лауазымының атауы
Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

№ ______________ қор
_____________________________
(ұйымның атауы)
жеке құрам бойынша істер
№ ______________ ТІЗІМДЕМЕСІ _________________ жыл

Есепке алу бірлігі №	Сақтау бірлігі №	Есепке алу бірлігінің атауы	Есепке алу бірлігінің алғашқы және соңғы күні	Электронды құжаттардың форматы	Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Берілген тізімдеме бөліміне № _________ - № _______ дейін __________ __________________________________ іс енгізілді, оның ішінде
(санмен және жазумен)
литерлік
нөмірлер __________________________________
түсіп қалған нөмірлер:
__________________________________________

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні
Күні

Келісілді

________________________________ _________________________
(жергілікті атқарушы органның, (жергілікті атқарушы органның,
мұрағаттың атауы) мұрағаттың атауы)
______________ № ____________ ОСК ____ СТК хаттамасымен
(СК) хаттамасымен келісілген ____________ № _____________

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
11-қосымша

Түзетілмейтін зақымданған құжаттар туралы актінің нысаны

___________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

________________ директоры
___________ № ___________ (мұрағаттың атауы)

20 _ж. _________ № __ бұйрығымен
бекітілген

Түзетілмейтін зақымданған
құжаттар туралы

№ ____________ қор

Қордың атауы _____________________________________________________
__________________________________________________________________
Қорда___________ қайта түзетілмейтін деп танылған сақтау бірліктері

Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Зақымданған сақтау бірлігінің атауы	Соңғы күні	Парақтар саны (ойнау уақыты, метражы)	Зақымданудың мәні мен себебі
1	2	3	4	5	6

Жиыны ____________ түзетілмейтін зақымданған сақтау бірлігі анықталды
(санмен және жазумен)

Бөлім меңгерушісі ___________________________________________________
(қолы, қолдың толық мәні)
Қор сақтаушысы ______________________________________________________
(қолы, қолдың толық мәні)
Аталған құжаттар _____________________ байланысты есептен шығарылуға
жатады
_____________________________________________________________________
Сарапшылар:
_____________________________________________________________________
(сарапшылар лауазымдарының атауы, қолы, қолдың толық мәні, күні)

___________________________ Уәкілетті орган ОСТК-ның
20 ___ж. ___ № __ хаттамасымен
(жергілікті атқарушы органның, келісілді
мұрағаттың атауы) СТК-ның
20 ____ ж. № хаттамасымен келісілді

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолдың
толық мәні
Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
12-қосымша

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны

____________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

________________ директоры
___________ № ___________ (мұрағаттың атауы)

20 _ж. _________ № __ бұйрығымен
бекітілген

Сақтауға жатпайтын құжаттарды
жоюға бөлу туралы

Жоюға:______________________________________________________________
________________________________________________________ негізінде
_________________________________________________________________
№ _____________________________ қордың ______________________________
(қордың атауы)
құжаттары __________________________________________________________
(сараптама жүргізу үшін нормативтік-әдістемелік құжаттарға сілтеме)
__________________________________________________________________

р/с №	Құжаттар тобының атауы	Алғашқы және соңғы күні	Тізімдемелер нөмірі	Тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жиыны ____________ жылдағы (дардағы) _____________________ сақтау бірлігі (санмен және жазумен)
Сақтауда қалатын сақтау бірлігінің саны, алғашқы және соңғы күні және құжаттарға қысқаша сипаттама _______________________________________
____________________________________________________________________
Бөлім (мұрағат қоймасының)
меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Құжаттар ____________________________ № ___________ қабылдау-тапсыру
(ұйымның атауы) (күні)

жүк құжаты бойынша қайта өңдеуге тапсырылды
__________________________________________
(қор сақтаушысының қолы)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

_______________________________
(жергілікті атқарушы органның,
мұрағаттың атауы) СТК-ның
20___ ж. № хаттамасымен
келісілді

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
13-қосымша

Құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісінің нысаны

Бекітемін Бекітемін

_______________________________ ____________________ директоры
(тапсырушы ұйым басшысы (мұрағаттың атауы)
_______________________________ ______________________
лауазымының атауы)
Қолы Қолтаңбаның толық мәні Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні Мөр Күні Мөр

АКТ

___________ № ___________
(күні)

Құжаттарды сақтауға
қабылдау-тапсыру

__________________________________________________________________
(тапсыру негізі)
__________________________________________________________________
(тапсырылған қордың атауы)
__________________________________________________________________
_________________________________________________________ тапсырды,
(тапсырушы ұйымның атауы)
________________________________________________________ қабылдады
(мұрағаттың атауы)

Аталған қордың құжаттары және оларға ғылыми-анықтамалық аппарат:

№ р/с	Тізімдеменің атауы, нөмірі	Тізімдеме данасының саны	Сақтау бірлігінің саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Жиыны _________________________________ сақтау бірлігі қабылданды.
Тапсыруды жүзеге асырған: Қабылдауды жүзеге асырған:

Қызметі Қолы Қолтаңбаның Қызметі Қолы Қолтаңбаның
толық мәні толық мәні

Күні Күні

Қорға № __________________________________ берілді

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметі Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
14-қосымша

Жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісінің нысаны

_________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін

___________ № ___________ _____________________ директоры
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Жеке тектік құжаттарды
сақтауға қабылдау

СТК шешімі негізінде
(________________№ ______________хаттама)
және ____________________________ шарт
________________________________________________________ тапсырды.
(меншік иесінің/иеленушінің Т.А.Ә.)
__________________________________________________________________
(құжаттардың жалпы сипаттамасы)
__________________________________________________________________

_____ сақтау бірлігі (шартты түрде) _____________ құжаттар (парақтар)
мұрағаттық тапсыру тізімдемесі бойынша қабылданды.

Қорға № ______________ берілді

Меншік иесі/иеленуші Қолы Қолтаңбаның толық мәні
(керегін сызу)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Тізімдеме нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
15-қосымша

Мұрағаттық құжаттарды меншік иесіне қайтару актісінің нысаны

_____________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін

___________ № ___________ _____________________ директоры
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Мұрағаттық құжаттарды
меншік иесіне қайтару

СТК шешімінің негізінде (________________________№________ хаттама)

№ ________________мұрағаттық құжаттарды сипаттау қорытындысы бойынша
(қордың аты)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

төменде көрсетілген мұрағаттық құжаттар меншік иесіне қайтарылуға бөлінді:
____________________________________________________________________
(құжаттардың қысқаша сипаттамасы мен меншік иесіне қайтару
____________________________________________________________________
себебі жазылады)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Барлығы: ____________________ сақтау бірлігі _______________ құжаттар
(парақтар)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Құжаттар алынды

Меншік иесінің қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
16-қосымша

Қор бойынша топографиялық көрсеткіш карточкасының нысаны
(алдыңғы беті)

__________________________
(мұрағаттың атауы)

ҚОР БОЙЫНША ТОПОГРАФИЯЛЫҚ №____________ қор
КӨРСЕТКІШТЕР КАРТОЧКАСЫ Корпус _____________________
Қордың атауы ________________ Қабат (ярус)________________
_____________________________ Мұрағат қоймасы ___________
_____________________________ Үй-жай ____________________

№ ___ тізімдеме	№___ №___дейін сақтау бірлігі	№___ сөре	№ шкаф	№ қатар	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Қор бойынша топографиялық көрсеткіш карточкасының нысаны
(сыртқы беті)

1	2	3	4	5	6

А5 (148х210) немесе А6 (148х105) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
17-қосымша

Стеллаж бойынша топографиялық көрсеткіш карточкасының
нысаны
(алдыңғы беті)

СТЕЛЛАЖ БОЙЫНША ТОПОГРАФИЯЛЫҚ
КӨРСЕТКІШТЕР КАРТОЧКАСЫ
Корпус ___________________
СТЕЛЛАЖ Қабат (ярус) _____________
№ ________________ Мұрағат қоймасы __________
__________________________ Үй-жай _______________

№ ___ шкаф	№ ___ қатар	№ қор	№ ___ тізімдеме	№__ - №__ дейін сақтау бірлігі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

А5 (148 х 210) немесе А6 (148 х 105) форматы

Қатар бойынша топографиялық көрсеткіш карточкасының
нысаны
(сыртқы беті)

1	2	3	4	5	6

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
18-қосымша

Мұрағат құжаттарының бар болуы мен жағдайын тексеру
парағының нысаны

__________________________________
(мұрағаттың атауы)

ТЕКСЕРУ ПАРАҒЫ №_______________
№ ____________________ қордағы құжаттардың бар болуы
(атауы)

Тексерісті жүргізген: ____________________________

Құжаттардың бар болуы
Тізімдемелер нөмірі	Тізімдеме бойынша есепке алынған сақ. бір. саны	Техникалық қателіктердің бар болуы						Техникалық қателіктерді жою нәтижесінде тізімдеме бойынша саналады	Уақытша пайдалануға берілген сақ. бір. нөмірлері	Жоқ болып шыққандар	Бар болып шыққандар (сипатталғандар)	Тізімдемеге енгізілмегендар (өңделмеген, сақ.бірл. уақытша шифрлары )
		Қорытынды жазбада көрсетілмеген литерлік нөмірлер		Қорытынды жазбада көрсетілмеген түсіп қалған нөмірлер		Басқалар, нәтижесінде көлемі
		есепке алынбаған	саналмаған, бірақ көлемі есепке алынған	есепке алынбаған	саналмаған, бірақ көлемі есепке алынған	... көбейді	... азайды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

кестенің жалғасы

Құжаттардың жай-күйі
Төмендегілерді қажет ететін сақ. бір. нөмірі:					Түзетуге келмейтін зақымданған сақ. бір. нөмірлері			Ескертпе
дезинфекциялар	дезинсекциялар	қайта қалпына келтіру	мұқабалау немесе тігу	өшіп қалған мәтіндерді қайта қалпына келтіру
16	17	18	19	20	21	22	23	24

Нәтижесінде тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген ___________________________________ сақ. бір. бар
(санмен және жазумен)
Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

_____________________
Дыбыс-бейнелік және машинамен оқылатын (электрондық) құжаттардың бар болуын және жағдайын тексергенде тиісті нақтылаулар жүргізіледі

А3 (297х420) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
19-қосымша

Мұрағаттық құжаттардың бар болуы мен жай-күйін тексеру
актісінің нысаны

___________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін

___________ № ___________ Директор _______________
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

Мұрағаттық құжаттардың бар болуы
мен жай-күйін тексеру

№ ____________ қор
Қордың атауы _______________________________________________________
Тізімдемелер №№ _______________________________________________ Тексеру _____________________ бастап _____________________ дейін
Тексеру барысында мыналар анықталды:

1. Тізімдеме бойынша _______________________________ сақтау бірлігі есепке алынды (саны)

2. Техникалық қателер анықталды:
2.1. Литерлік нөмірлері бар:
а) қорытынды жазбада есепке алынбаған __________ сақтау бірлігі
(саны)

б) есепке алынбаған, бірақ
қорытынды жазбада есепке алынған _______________ сақтау бірлігі
(саны)

2.2. Түсіп қалған нөмірлер:
а) қорытынды жазбада есепке алынбаған __________ сақтау бірлігі
(саны)

б) есепке алынбаған, бірақ
қорытынды жазбада есепке алынған _______________ сақтау бірлігі
(саны)

2.3. Басқалар, нәтижесінде көлемі __________ сақтау бірлігіне ұлғайды
(саны)
_______________________________________ сақтау бірлігіне кеміді
(саны)
3. Техникалық қателерді жою нәтижесінде
тізімдемелер бойынша есепке алынған _________________ сақтау бірлігі
(саны)
4. Қолда болмаған ___________________________________ сақтау бірлігі
(саны)
5. Осы қор бойынша қолда бары
(тізімдемеге енгізілген) ____________________________ сақтау бірлігі
(саны)
оның ішінде мыналарды талап ететіндер:
а) дезинфекцияны _______________________________ сақтау бірлігі
(саны)
б) дезинсекцияны _______________________________ сақтау бірлігі
(саны)
в) қалпына келтіруді ___________________________ сақтау бірлігі
(саны)
г) қайта қаптау немесе тігуді __________________ сақтау бірлігі
(саны)
д) өшіп қалған мәтіндерді қалпына келтіруді ____ сақтау бірлігі
(саны)
е) түзетуге келмейтін зақымданған ______________ сақтау бірлігі
(саны)

ж) _________________________________________________________
з) _________________________________________________________
и) _________________________________________________________
к) _________________________________________________________
л) _________________________________________________________

6. Тізімдемеге енгізілмегендер _________________ сақтау бірлігі
(саны)

7. Осы қор бойынша (тізімдемеге кірген және кірмеген), қолда бары
___________________________________ сақтау бірлігі
(саны)

8. Оларды сақтау шартының сипаттамасы.
Сақтау жағдайы мен шартының теріс құбылыстары
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Тексеруді жүргізген:

Қызметкерлер лауазымдарының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Бекітілді

Бөлім (мұрағат қоймасының)
меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

А4(210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
20-қосымша

Есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы
актінің нысаны

________________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін

___________ № ___________ Директор _______________
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

Есепке алу құжаттарындағы
техникалық қателер туралы

№ ____________ қор

Қордың атауы _______________________________________________________
Орындау барысында _______________________________ мынадай жазбаларда
техникалық қателер анықталды:

Құжаттардың атауы	Қолда бар жазбалар	Жазылатын жазбалар
1	2	3

Нәтижесінде сақтау бірлігінің саны _________________ сақтау бірлігіне артты (кеміді) (санмен және жазумен)

Ескертпе: __________________________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Өзгерістер есепке алу құжаттарына енгізілді.

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
21-қосымша

Мұрағаттық құжаттардың анықталғаны туралы актінің
нысаны

_______________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін
___________ № ___________ Директор ________________ (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның
толық мәні
Күні

Мұрағаттық құжаттардың
анықталғаны туралы

________________________________________________________ барысында
(жұмыс түрі)
___________________________________________________________
(қорда, қоймада,
__________________________________________________________ анықталды
жұмыс бөлмесінде)

№ р/с	Сақтау бірлігінің атауы	Шифр (бар болса)	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)	Қандай қорға жатады (жаңа шифр)	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Нәтижесінде ________________________________________ сақтау бірлігі анықталды (санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
22-қосымша

Анықталған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасы
(алдыңғы беті)

АНЫҚТАЛМАҒАН МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ

№ ___________ қор
Мұрағат қоймасында ______________________________________________
(мұрағат қоймасының атауы)
Қордың атауы _________________________________________________
Анықталмаған құжаттардың күні ____________________________________

Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің атауы	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталған уақыты, метраж)

А6 (148 х 105) форматы

(сыртқы беті)

Іздеу барысы туралы белгі	Іздеу нәтижесі

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
23-қосымша

Тасығышы зақымданған қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттарды
есепке алу карточкасының нысаны

_________________________________________________________
(мұрағат атауы)

ТАСЫҒЫШЫ ЗАҚЫМДАНҒАН ҚАҒАЗ НЕГІЗДЕГІ МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ
ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ

№ _________ қор № ________________ тізімдеме № ___________________ кс

(оның ҚР Ұлттық құндылығы объектісіне жататындығы
немесе аса құнды екені туралы белгі қоюмен)

Көлемі, құжаттардың соңғы күндері ___________________________________

Ақаулар тобының (шағын тобының) индексі	Тасығыштың зақымдану белгілері	Зақымданған іс парақтарының нөмірі	Парақтардың жалпы көлемі	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (297 х 210 мм) немесе А5 (210 х 148 мм) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
24-қосымша

Мәтіндері зақымданған қағаз негіздегі мұрағаттық
құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны

_______________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

МӘТІНДЕРІ ЗАҚЫМДАНҒАН ҚАҒАЗ НЕГІЗДЕГІ МҰРАҒАТТЫҚ
ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ

№ _______________ қор № _______________ тізімдеме
№________________________________________________іс

(оның ҚР Ұлттық құндылығы объектісіне жататындығы
немесе аса құнды екені туралы белгі қоюмен)

Көлемі, құжаттардың соңғы
күні _________________________________________________________

Ақаулар тобының (шағын тобының) индексі	Мәтіннің зақымдану белгісі	Істегі зақымданған парақтардың нөмірі	Парақтардың жалпы саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (297 х 210 мм) немесе А5 (210 х 148 мм) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
25-қосымша

Бейнеқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны
(алдыңғы беті)

________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ
бейнеқұжаттың техникалық жай-күйі _____________________________
(сақтау бірлігінің нөмірі)
Бейнеқұжаттың атауы _______________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Жазылған уақыты ______________________ Қайта жазылған уақыты ________________ Жазба жасалған ұйымның атауы ________________________________ Барлығы ________________________ рулон Рулон № _____________________________ Таспаның түрі ______________________

Жазбаның пішіні _____________________ Нұсқасы _____________________________ Өндірістік нөмірі ___________________ Авторы ______________________________ Режиссері ___________________________ Түсі ________________________________ Жалпы хронометражы __________________ Рулонның хронометражы _______________

А4 (210 х 297) форматы

Бейнеқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны
(сыртқы беті)

___________________________________________________________________

БЕЙНЕҚҰЖАТТЫҢ ТЕХНИКАЛЫҚ ЖАЙ-КҮЙІНІҢ ЖАЛПЫ
СИПАТТАМАСЫ

Тексеру нәтижелері
1. Магниттік тасығыштың жай-күйі
2. Бейнебелгінің деңгейі
3. Дыбыстық бейненің деңгейі
4. Жолдардың түсіп қалуы
5. Бейнекассеталар механизмінің жай-күйі
6. Бейнеқұжаттың техникалық жай-күйінің жалпы бағасы
Қызметкер Қолы Қолтаңбаның лауазымының толық мәні атауы
Тексеру күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
26-қосымша

Киноқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны

__________________________________________
(мұрағаттың атауы)

КИНОҚҰЖАТТЫҢ ТЕХНИКАЛЫҚ
ЖАЙ-КҮЙІН ЕСЕПКЕ АЛУ
КАРТОЧКАСЫ ___________
(сақтау бірлігінің нөмірі)

Өндірістік нөмірі _______________________________________________
Атауы ____________________________________________________________
№ ________________________ бөлім __________________________ метраж
__________________________________________________________________
(түрлі түсті немесе ақ-қара түстілігі, дыбысты немесе дыбыссыздығы
__________________________________________________________________
көрсетілген негатив, контратип, аралық позитив
негіз түрі __________________________________________________________
(нитро- немесе триацетатты)
таспа түрі ____________________________________________________
(отандық немесе импорттық екенін көрсету)
_____________________________________________ басылып алынды
(негативтен, контратиптен немесе басқадан, қашан)
тексерілді _________________________________________________________
(жұмыс түрінің атауы)

Тексерудің нәтижесі мынадай:

1-кесте

Күні	Жоспар	Перфорация қадамы	Шөгу пайызы	Күні	Жоспары	Перфорация қадамы	Шөгу пайызы
1	2	3	4	5	6	7	8

Есепке алу карточкасына қосымша жоспардың нөмірі және ақаулар сипаты көрсетілген ақаулар ведомосы жасалады.

2-кесте

ТЫҒЫЗДЫҒЫ

Күні	Кадр нөмірі немесе өлшенетін учаскенің координаттары	Тығыздығы			Күні	Кадр нөмірі немесе өлшенетін учаскенің координаттары	Тығыздығы
		Ж	П	Г			Ж	П	Г
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
27-қосымша

Дыбыстық құжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны
(алдыңғы беті)

_____________________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

ДЫБЫСТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫҢ ТЕХНИКАЛЫҚ ЖАЙ-КҮЙІН
ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ _______________________________________
(сақтау бірлігінің нөмірі)

Дыбыстық құжат түрі _________________________________________________
(граммофонды түпнұсқа, грампластинка, магниттік
таспадағы жазба және тағы басқа)
Өндірістік нөмірі ___________________________________________________
Жиынтық элементі_____________________________________________________
(түпнұсқа, көшірме)
Жазбаның күні _______________________________________________________
Қайта жазылған күні _________________________________________________
Жазба жазылған ұйымның атауы ________________________________________
_____________________________________________________________________
Жазбаны тасушы ______________________________________________________
Жазбаның жылдамдығы _________________________________________________
Дыбысталған уақыты __________________________________________________
Граммофонды түпнұсқаның техникалық жай-күйінің паспорты _____________
_____________________________________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

(сыртқы беті)

Тексеру күні	Дыбысталу сапасының сипаттамасы	Жазба тасығыштың физикалық-механикалық жай-күйінің сипаты	Жаңғырту-профилактикалық өңдеулер қажеттігі туралы қорытынды	Жаңғырту-профилактикалық өңдеулердің түрлері	Қолы
1	2	3	4	5	6

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
28-қосымша

Фотоқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны
(алдыңғы беті)

_________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

ФОТОҚҰЖАТТЫҢ ТЕХНИКАЛЫҚ ЖАЙ-КҮЙІН
ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ ________________________
(сақтау бірлігінің нөмірі)

Фотоқұжаттың түрі ___________________________________________________
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд
(диапозитив), қара-ақ, түсті)

Өндірістік нөмірі ___________________________________________________
Түсірілімнің күні ___________________________________________________
Фотографиялық сапасы ________________________________________________
_____________________________________________________________________
Фотоқабаттың техникалық жай-күйі_____________________________________
_____________________________________________________________________
Негізінің техникалық жай-күйі _______________________________________
_____________________________________________________________________
Жаңғырту-профилактикалық өңдеудің қажеттігі туралы қорытынды ________
_____________________________________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

(сыртқы беті)
_____________________________________________________________________
Жаңғырту-профилактикалық өңдеу түрі _________________________________
_____________________________________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

Жаңғырту-профилактикалық өңдеу нәтижесі _____________________________
_____________________________________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
29-қосымша

Іздеу жолдары аяқталған құжаттардың табылмағандығы
туралы актінің нысаны________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін
___________ № ___________ Директор ________________________
(Күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Іздеу жолдары аяқталған
құжаттардың табылмағандығы
туралы

№ ____________ қор

____________________ нәтижесінде төменде аталған құжаттардың қорда жоқ екені анықталды. Іздеу жөніндегі мұрағаттың қолданған шаралары оң нәтиже бермеді, осыған орай есептен алуға болады деп есептейміз:

р/с №	Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің атауы	Бастапқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)	Жоқ болудың болжанған себептері
1	2	3	4	5	6	7

Жиыны ________________________________________________ сақтау бірлігі
(санмен және жазумен)

Жоғалған құжаттардың мазмұны мынадай істермен ішінара толықтырылуы мүмкін:
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Бөлім меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Қойма меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Бас сақтаушы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

_______ __________________
(Уәкілетті органның және тиісті жергілікті атқарушы органның іздеу жолдары аяқталған табылмаған құжаттарды есептен шығаруға рұқсатының № және күні)
_______________________________________
(Іздеу жолдары таусылған, табылмаған мұрағаттық құжаттарды есептен шығару туралы мұрағат директоры бұйрығының № және күні)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

А4(210х297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
30-қосымша

ІСТІҢ РАСТАУ-ПАРАҒЫ

№ _____ қор № ________ тізімдеме № _____ іс

Іске _______________ парақ (тар) тігілді және нөмірленді, оның ішінде
(санмен және жазумен)
литерлік парақтар №№ _______________________________
түсіп қалған парақтар №№ ____________________________
нөмірленген таза парақтар ____________________________
+ ішкі тізімдеме парақтары _________________________

Істегі құжаттарды қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің, есепке алудың ерекшеліктері	Парақтар №№
1	2

Істің растау-парағын толтырған Қолтаңбаның
адам қызметінің атауы ________________ толық мәні
(жеке қолы)

Күні

А4 (210х297) форматы

Ескертпе:

1. Растау парағы істегі парақтар санын есепке алу және оларды нөмірлеу ерекшеліктерін белгілеу үшін құрылады.
2. Растау парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.
3. Растау парағында істегі нөмірленген парақтар саны санмен және жазумен және жеке көрсетіледі, «+» (қосу) белгісі арқылы істегі құжаттардың ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.
4. Растау парағында нөмірлік белгілеудің, ресімдеудің және істегі құжаттардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленіп көрсетіледі:
1) пошталық өтініш құралдары (маркалардың барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртаңбалар, пломбалар);
2) мөрлер және олардың бедерлері;
3) көрнекті мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, өрнектер және акварельдер;
6) ірі форматты құжаттар;
7) желімделген парақтар, зақымданған құжаттар;
8) фотосурет жабыстырылған парақтар, құжаттар;
9) салымы бар конверттер және салынған парақтар (заттар) саны;
10) дербес нөмірлеуі бар құжаттар (оның ішінде баспа материалдары) және олардың парақтар (беттер) саны.
5. Егер істегі бір парақта құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері болса, онда растау парағының 2-бағанында 1-бағанға қарсы әрбір парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжаттағы бір парақта бірнеше маркалар және басқа да заттар болса, онда 2-бағанға жақшаның ішінде істегі парақтар нөмірінен кейін олардың саны көрсетіледі.
7. Егер істе заттар болса, олар жасалған материалдың ерекшелігіне қарай (әйнек, металл, мата және басқалары) нөмірлеу мүмкін болмаған жағдайда, 2-бағанға осы заттың тұрған парақтар саны көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық келесі өзгерістер (зақымдану, мәтіндердің өшуі, түпнұсқаны көшірме құжаттармен алмастыру, жаңа құжаттардың қосылуы) растау парағында тиісті актіге сілтеме жасай отырып белгіленеді.
9. Растау парағына нөмір қойылмайды.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
31-қосымша

Ізбасар картаның нысаны САҚТАУ БІРЛІГІНІҢ ІЗБАСАР КАРТАСЫ

Б Е Р І Л Д І

Қордың нөмірі	Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Кімге	Берілген күні	Қолы	Қайтарылған күні	Қолы

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
32-қосымша

Құжаттарды пайдалану парағының нысаны

______________________________
(мұрағаттың атауы)

ҚҰЖАТТАРДЫ ПАЙДАЛАНУ ПАРАҒЫ

№ _______ қор № ___________ тізімдеме № ____________ іс

Істің атауы _______________________________________
__________________________________________________________________

Күні	Кімге берілді тегі, аты-жөнінің бас әріптері (анық)	Пайдалану сипаты (көшірме, үзінді, қарап шығу және т.б.)	Нөмірлері	Істі пайдаланған адамның қолы
1	2	3	4	5

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
33-қосымша

Мұрағаттық құжаттарды, қоймадағы пайдалану
қорының көшірмелерін беру кітабының титулдық парағы

_________________________
(мұрағаттың атауы)

МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ, ҚОЙМАНЫ ПАЙДАЛАНУ ҚОРЫНЫҢ
КӨШІРМЕЛЕРІН БЕРУ КІТАБЫ

______________ басталды

______________ аяқталды

(кітаптың іші)

р/с №	Берілген күні	№___ қор	№___ тізімдеме	№___ сақтау бірлігі	Кімге берілді	Алғандығы туралы қолхат	Қайтарғандығы туралы қолхат, күні	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
34-қосымша

Мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының, істер
тізімдемесінің, құжаттардың көшірмелеріне тапсырыс
беру (талап) нысаны
(алдыңғы беті)

__________________________
(мұрағаттың атауы)

МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ,
ПАЙДАЛАНУ ҚОРЫНЫҢ,
ІСТЕР ТІЗІМДЕМЕСІНІҢ,
ҚҰЖАТТАРДЫҢ КӨШІРМЕЛЕРІНЕ
ТАПСЫРЫС БЕРУ (ТАЛАП)

Құжаттарды беруге рұқсат етемін
Лауазым атауы
Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

(пайдаланушының тегі, аты-жөнінің бас әріптері, жеке
ісінің нөмірі)

(мұрағат қызметкерінің тегі, аты-жөнінің бас әріптері,
құрылымдық бөлімшелерінің атауы)

(зерттеу тақырыбы, беру мақсаты)

№___ қор	№___ тізімдеме	№___ сақтау бірлігі	Сақтау бірлігінің атауы	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)	Пайдаланушының қолхаты, күні	Пайдаланушының құжаттарды қайтарғаны жөнінде оқу залы қызметкерінің қолхаты, күні
1	2	3	4	5	6	7

(сыртқы беті)

1	2	3	4	5	6	7

___________________________________________
(пайдаланушының, мұрағат қызметкерінің қолы)

Күні

А5 (148 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
35-қосымша

Мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру
актісінің нысаны

_____________________________________________________________________
(мұрағаттың атауы)
_____________________________________________________________________
(пошта индексі, мекенжайы)

АКТ

__________________ № _____________
(күні)

Мұрағаттық құжаттарды
уақытша пайдалануға беру туралы
_____________________________
(ұйымның атауы)
___________________________________
(пошта индексі, мекенжайы, телефон)

Негіз _______________________________________________________________
Құжаттар мынадай мақсатта беріледі __________________________________
_____________________________________________________________________
Қордан мынадай сақтау бірлігі беріледі _____________________________________________________________________
(атауы, нөмірі)

№__тізімдеме	№___сақтау бірлігі	Сақтау бірлігінің аты	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)	Ескертпе
1	2	3	4	5

Барлығы ______ (_________, _________, _________) сақтау бірлігі (жалпы парақтардың санымен, дыбысталу уақытымен, метражымен) ___________ мерзімге беріледі.

Құжаттар реттелген жағдайда берілді.

Алушы уақытша пайдалануға алған құжаттарды көру үшін, тыңдау үшін немесе пайдалану үшін басқа ұйымдарға және бөгде адамдарға бермеуге, олардан көшірмелер, үзінділер және анықтамалар таратпауға, берілген құжаттардың қандай да бір бөлігін алмауға, мұрағаттың рұқсатынсыз құжаттарды жарияламауға міндеттенеді. Алушы берілген құжаттарды жоғалтқан немесе зақымдаған жағдайда заң бойынша жауапты болатыны туралы ескертіледі.

Құжаттарды тапсырдым қызметкері
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Мұрағат басшысы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Мұрағаттың мөрі

Құжаттарды қабылдадым

Алушы ұйым
қызметкері
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Алушы
ұйымның басшысы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Алушы
ұйымның мөрі

Күні
_______________________________________________________
Құжаттарды тапсырдым

Ұйым қызметкері
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Ұйымның
басшысы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Алушы
ұйымның мөрі

Күні

Құжаттарды қабылдады
Мұрағат қызметкері
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаныңa толық мәні

Күні

Мұрағат
басшысы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Мұрағаттың мөрі

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
36-қосымша

Құжаттардың келіп түскенін есепке алу кітапшасының нысаны ҚҰЖАТТАРДЫҢ КЕЛІП ТҮСКЕНІН ЕСЕПКЕ АЛУ КІТАБЫ

№р/с	Келіп түскен күні	Құжаттар келіп түскен ұйымның (адамның тегі, аты-жөнінің бас әріптері) атауы	Құжаттар қабылданған құжаттың аты, нөмірі және күні	Қордың атауы	Құжаттардың жылы	Сақтау бірлігі немесе тізімделмеген құжаттар (парақтар) саны	Жай-күйінің қысқаша сипаттамасы	Қор тізімі бойынша келіп түскен құжаттарға берілген қор нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Жиыны _______ жылда ____________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) келіп түсті, (санмен және жазумен)

оның ішінде: _________________________________________
_________________________________________
_________________________________________

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні
___________________________________________________________________
Жалпы мұрағаттарда құжаттардың қорытынды жазбада олардың көлемін көрсете отырып, барлық түрлеріне бірыңғай есепке алу кітабын жүргізуге жол беріледі

А3 (420 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
37-қосымша

Қорлар тізімінің нысаны ҚОРЛАР ТІЗІМІ

Қор нөмірі	Алғашқы келіп түскен күні	Қор атауы	Шығарылғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5

Жиыны... жылғы 01.01 ___________________________________________ қор,
(санмен және жазумен)
оның ішінде......... жылдың _______________________ қоры келіп түсті,
(санмен және жазумен)
......... жылдың _____________________________________ қоры шығарылды
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
38-қосымша

Қор парағының нысаны ҚОР ПАРАҒЫ

Қордың әрбір атауының соңғы күні	ҚОРДЫҢ АТАУЫ
1	2

Қордың алғашқы келіп түскен күні	ҚОРДЫҢ ОРНАЛАСҚАН ОРНЫ (мұрағат атауы)	Қордың №
		Қордың бұрынғы нөмірі
1	2	3

Сипаттамасы жоқ құжаттарды есепке алу

Жазба күні	КЕЛІП ТҮСУ		ШЫҒАРУ УАҚЫТЫ		Сақтау бірлігінің (құжаттар парақтарының) бар болуы (қалғаны)
	Құжаттың атауы, нөмірі, күні	Сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) саны	Құжаттың атауы, нөмірі, күні	Сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) саны
1	2	3	4	5	6

Сипаттамасы бар құжаттарды есепке алу

Жазбаның күні	КЕЛІП ТҮСУ				ШЫҒАРУ УАҚЫТЫ			Сақтау бірлігінің бар болуы (қалдығы)
	№тізімдеме	жылы	Тізімдемені атауы немесе аннотациясы (құжаттардың қысқаша сипаттамасы)	Сақтау бірлігі саны	Тізімдеменің №	Құжаттың атауы, нөмірі, күні	Сақтау бірлігі саны
								Берілген тізімдеме бойынша	Жалпы қор бойынша
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
39-қосымша

Дыбыс-бейнелік (кинофотобейне) құжаттарды есепке
алу парағының нысаны

ЕСЕПКЕ АЛУ ПАРАҒЫ ________________________________________________
(кинофотобейнеқұжаттар түрінің атауы)

Жазылған күні

Келіп түсу

Шығу

Бар болуы (қалғаны)

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, уақыты

Саны

Саны

есепке алу бірлігі

сақтау бірлігі

есепке алу бірлігі

сақтау бірлігі

Берілген тізімдеме бойынша

Жалпы түрі бойынша

есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

тізімдемелер

есепке алу бірлігі

сақтау бірлігі

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

А4 (297 х 210 форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
40-қосымша

Фоноқұжаттарды есепке алу парағының нысаны

ЕСЕПКЕ АЛУ ПАРАҒЫ _______________________________________
(фоноқұжаттар түрінің атауы)

Жазылған күні	Келіп түсу					Шығу
	Тізімдеменің нөмірі	Құжаттың атауы, нөмірі, күні	Саны			Тізімдеменің нөмірі	Құжаттың атауы, нөмі рі, күні	Саны
			Есепке алу бірлігі	сақтау бірлігі				Есепке алу бірлігі	сақтау бірлігі
				Түпнұсқа	Көшірме				Түпнұсқа	көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

кестенің жалғасы

Бар болуы (қалғаны)
Саны
Берілген тізімдеме бойынша			Жалпы түрі бойынша
Есепке алу бірлігі	сақтау бірлігі			Есепке алу бірлігі	сақтау бірлігі
	Түпнұсқа	көшірме	Тізімдемелер		Түпнұсқа	көшірме
12	13	14	15	16	17	18

А4 (297 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
41-қосымша

Істер, құжаттар тізімдемесі тізілімінің нысаны ІСТЕР, ҚҰЖАТТАР ТІЗІМДЕМЕСІНІҢ ТІЗІЛІМІ

№ р/с	Қордың нөмірі	Тізімдеменің нөмірі мен атауы	Сақтау бірлігінің саны		Соңғы күні	даналар саны	Ескертпе
			барлығы	оның ішінде ж.қ. бойынша
1	2	3	4	5	6	7	8

Жиыны... ж. 01.01. _________________________________ тізімдеме,
(санмен және жазумен)
оның ішінде _____ ж. ____________________________ тізімдеме келіп түсті. (санмен және жазумен)
_____ ж. _____________________________ тізімдеме шығарылды.
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
42-қосымша

Рәсімделуінде немесе оларға қосымшасында қымбат металдар
мен тастары бар істерді есепке алудың мүкәммалдық
кітабының нысаны

Рәсімделуінде немесе оларға қосымшасында қымбат металдар
мен тастар бар істерді есепке алудың мүкәммалдық кітабы

№р/с	Жазбаның күні	№ ___ қор	№___ тізімдеме	№___ іс	Істің атауы	Істі, затты ресімдеу сипаты	Материал	Көлемі (салмағы)	Физикалық сақталуы	Қолы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Жиыны ____________________________________________________________ іс
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

А4 (297 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
43-қосымша

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ҰЛТТЫҚ ҚҰНДЫЛЫҚ ОБЪЕКТІСІНЕ ЖАТҚЫЗЫЛҒАН ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ МЕН
СИПАТТАУ ПАРАҒЫ

Тіркеу нөмірі _______________________________________________________
Құжатты Мемлекеттік тіркеуге енгізген күн ___________________________
1. Құжаттың сипаттамасы
Құжаттың атауы (тақырыбы) ___________________________________________
Құжаттың өз атауы ___________________________________________________
Құжаттың түрі _______________________________________________________
Құжаттың авторы _____________________________________________________
Құжаттың күні (құрылған күні) _______________________________________
Ғасыр________________________________________________________________
Болжамды уақыты _____________________________________________________
Құжаттың тілі _______________________________________________________
Аннотация____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Тарихи анықтама _____________________________________________________
_____________________________________________________________________
Құнды металдардың және тастардың бар болуы __________________________
_____________________________________________________________________
Палеографиялық ерекшеліктері ________________________________________
_____________________________________________________________________
Мөрлер
_____________________________________________________________________
Құжатты ресімдеудің көркемдік ерекшеліктері
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Меншік ______________________________________________________________
2. Құжаттың физикалық жай-күйі
Материалдық тасығыш _________________________________________________
Мөлшері _____________________________________________________________
Көлемі ______________________________________________________________
Физикалық жай-күйі __________________________________________________
Жаңғыртылғаны туралы мәлімет ________________________________________
3. Құжаттың сақталған орны
Құжаттың сақталған орны _____________________________________________
Құжаттың сақталған орнының мекенжайы ________________________________
Мұрағаттық шифр: № ___ қор, № __тізімдеме, № __сақтау бірлігі, №
__есепке алу бірлігі __ пп.
4. Қызметтік ақпарат
Құжатты кім ұсынды: _________________________________________________
СТК хаттамасы _____________________жылғы № __________________________
ОСТК хаттамасы _____________ жылғы № ________________________________

Аннотацияның, тарихи анықтаманың және т.б. көлеміне байланысты құжаттың есепке алу мен сипаттау парағы екі және одан да көп парақтарға толтырылады.

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
44-қосымша

Аса құнды құжаттардан тұратын қорлар тізімінің нысаны Аса құнды құжаттардан тұратын қорлардың тізімі

№ р/с	Қордың нөмірі	Қордың атауы	Аса құнды құжаттардан тұратын тізімдеменің нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5

Жиыны... ж. 01.01. __________________________________________ қор
(санмен және жазумен)

Қызметкер
лауазымының
атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4(210х297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
45-қосымша

Аса құнды істер тізімдемесінің нысаны

Бекітемін
Директор ________________
(мұрағаттың атауы)
Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

№ р/с	Тізімдеменің нөмірі	Істің нөмірі	Істің атауы	Соңғы күні	Парақтардың саны	Сақтандыру қорының есепке алу бірлігі (сақтау бірлігінің нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Жиыны тізімдеме бойынша _________________________________________ іс,
(санмен және жазумен)
олардың ішінде _____________________________________ көшірме жасалды.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Келісілді
СТК ____________________
(мұрағаттық органның,
_______________________
мұрағаттың атауы)
_______________ № ____ хаттамасымен
* Белгіленген тәртіппен тізімдемеге титулдық парақ жасалады.
** Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі тек микрофиштарда ғана көрсетіледі.

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
46-қосымша

Аса құнды істер нөмірлерінің (номерник) тізбесінің нысаны

Бекітемін
Директор ________________
(мұрағаттың атауы)
Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

№ р/с	Тізімдеменің нөмірі	Істің нөмірі	Сақтандыру қорының есепке алу бірлігі (сақтау бірлігі) нөмірлері	Ескертпе
1	2	3	4	5

Жиыны тізімдеме бойынша _________________________________________ іс,
(санмен және жазумен)
олардың ішінде _____________________________________ көшірме жасалды.

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

________________________
(мұрағат органының,
__________________ СТК-ның
мұрағаттың атауы)
______ № _____ хаттамасымен
келісілді

* Сақтандыру қорының есепке алу нөмірі тек микрофиш үшін көрсетіледі.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
47-қосымша

Аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі тізілімінің нысаны АСА ҚҰНДЫ ІСТЕР, ҚҰЖАТТАР ТІЗІМДЕМЕСІНІҢ ТІЗІЛІМІ

№ р/с	Қордың нөмірі	Тізімдеменің (нөмірлік) нөмірі	Сақтау бірлігі саны	Даналар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны жылғы 01.01.... ________________ тізімдеме (нөмірлік),
(санмен және жазумен)
оның ішінде ___ ж. түскенде _________________ тізімдеме (нөмірліктер) (санмен және жазумен)
_____ ж. шығып қалғандар ______________ тізімдеме (нөмірліктер)
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
48-қосымша

Микрофиштағы сақтандыру қорынан және пайдалану қорынан
түсімдерді есепке алу кітабының нысаны МИКРОФИШТАҒЫ САҚТАНДЫРУ ҚОРЫНАН ЖӘНЕ ПАЙДАЛАНУ ҚОРЫНАН
ТҮСІМДЕРДІ ЕСЕПКЕ АЛУ КІТАБЫ

Келіп түскен нөмірі	Келіп түскен күні	Көшірмелері қабылданған құжаттардың атауы, нөмірі, күні	Көшірілген күні	Қордың нөмірлері	Тізімдеменің нөмірлері	Тапсырысқа енгізілген қорлардың саны	Сақтандыру қорының сақтау бірлігі (микрофиш) саны	Пайдалану қоры		Ескертпе
								Позитивтер саны	Диазокөшірмелер саны
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Жиыны _____ жылы __________________ сақтау бірлігі (түсірілген істер)
(санмен және жазумен)
сақтандыру қорына ______________________________ сақтау бірлігі
(санмен және жазумен)
(микрофиш) келіп түсті.

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Микрофишта дайындалған сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің саны түсіріліп алынған істердің санына сәйкес келеді.

А4 (297 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
49-қосымша

Үлдір орамындағы сақтандыру қоры мен пайдалану
қорына келіп түскендерді есепке алу кітабының нысаны ҮЛДІР ОРАМЫНДАҒЫ САҚТАНДЫРУ ҚОРЫ МЕН ПАЙДАЛАНУ
ҚОРЫНА КЕЛІП ТҮСКЕНДЕРДІ ЕСЕПКЕ АЛУ КІТАБЫ

Сақтандыру қорының сақтау бірлігінің нөмірі	Келіп түскен күні	Көшірмелері қабылданған құжаттардың атауы, нөмірі, күні	Көшірілген күні	Қордың нөмірі	Тізімдеменің нөмірі	Сақтандыру қорының сақ. бірлігіне қосылған істердің саны	Сақтандыру қоры (орамдар саны)	Пайдалану қоры Саны			Ескертпе
								3-буындағы мкф орамы	2-буындағы мкф орамы	дана
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы _______ жылы сақтандыру қорына
________________________________________ сақтау бірлігі келіп түсті.
(санмен және жазумен)
________________________________________________________ істе
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні
________________________
Есепке алу бірлігі мен сақтау бірлігі ұғымдарының мазмұны бірдей.

А4 (297 х 210) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
50-қосымша

Микорфиштардағы сақтандыру қоры
тізімдемесінің нысаны МИКРОФИШТАРДАҒЫ САҚТАНДЫРУ
ҚОРЫНЫҢ ТІЗІМДЕМЕСІ

№ (сақтау бірлігі нөмірі р/с	Келіп түскен кітапшадағы нөмірі	Тізімдеменің нөмірі	Істің нөмірі	Сақтандыру қорының сақтау бірлігінің саны (микрофиш)	Сақтандыру қорының есепке алу бірлігі кадрлар саны	Көшірілген күні	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Жиыны тізімдеме бойынша __________________ сақтау бірлігі (түсірілген істер), (санмен және жазумен)
____________________________________ сақтау бірлігі (микрофиш)
(санмен және жазумен)

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні
_________________________________
Микорфиштардағы сақтандыру қорының тізімдемелері әрбір мұрағат қорына жеке, қор құжаттарының бір немесе бірнеше тізімдемелеріне жасалады. Қордың нөмірі тізімдеменің титулдық парағына қойылады. Сақтандыру қорының есепке алу бірліктерінің саны түсірілген істердің санына сәйкес келеді.

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
51-қосымша

Үлдір орамындағы сақтандыру қоры
тізімдемесінің нысаны ҮЛДІР ОРАМЫНДАҒЫ САҚТАНДЫРУ ҚОРЫНЫҢ ТІЗІМДЕМЕСІ

№ (сақтау бірлігі нөмірі) р/с	Көшірілген күні	Сақтандыру қорындағы сақтау бірлігі кадрлар саны	Сақтандыру қорындағы сақтау бірлігі енгізілген істердің саны	Сақтандыру қорының сақтау бірлігі кіретін істер туралы мәлімет				Ескертпе
				Қордың нөмірі	Тізімдеменің нөмірі	Істердің нөмірі	Кадрлар саны (әрбір істер бойынша жеке-жеке)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Жиыны тізімдеме бойынша ______________________________ сақтау бірлігі
(санмен және жазумен)
сақтандыру қорында _____________________________________________ іс
(санмен және жазумен)

Тізімдемені құрастырушы
лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Есепке алу бірлігі мен сақтау бірлігі ұғымдарының мазмұны бірдей.

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
52-қосымша

Істердегі құжаттардың ішкі тізімдеме нысаны Істердегі құжаттардың
ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

№ р/с	Іс жүргізу индексі	Күні	Құжаттың атауы	Парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны _________________________________________ парақ құжаттар
(санмен және жазумен)

Ішкі тізімдеменің парақтар саны _________________________________ пп.
(санмен және жазумен)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210х297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
53-қосымша

Түпнұсқадағы сақтау бірліктерін, мұрағаттық құжаттарды
алып тастау туралы актінің нысаны
____________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін
________ № _______ _________________ директоры
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

Түпнұсқадағы сақтау бірліктерін,
мұрағаттық құжаттарды алу туралы

_______________________________________________________ нәтижесінде
__________________________________________________________ негізінде
№ __________________________________________ қордан алынды
(қордың атауы)
және ________________________________берілді (қолхат қоса беріледі).
(адамның Т.А.Ә.)

Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігі нөмірі	Сақтау бірлігі атауы	Алынған парақтардың нөмірі	Алынған құжаттың атауы
1	2	3	4	5

Жиыны_________сақтау бірлігі _________ п. мұрағаттық құжаттар алынды.
(санмен және жазумен) (санмен және жазумен)

Алынған сақтау бірлігінің, мұрағаттық құжаттардың орнына қорға (керегін сызу), олардың көшірмелері _______________ пп. істер қосылды
(санмен және жазумен)

Қойма меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

Бөлім меңгерушісі Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

Қордың бас сақтаушысы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

Есепке алу құжаттарына өзгертулер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
54-қосымша

Істерді бөлу, біріктіру, іске жаңа мұрағаттық
құжаттар қосу туралы актінің нысаны

______________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін
________ № _______ _________________ директоры
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

Істерді бөлу, біріктіру,
іске жаңа мұрағаттық құжаттарды
қосу туралы
(керегін сызу)

№ ____________________ қор

Қордың атауы _________________________________________________
____________________________________________________ барысында
(жұмыстың түрін көрсетіңіз)
_______________________________________________________________
істерді бөлу, біріктіру, істерге жаңа мұрағаттық құжаттар қосу жүргізілді
___________________________________________________________

№ р/с	Тізімдеменің нөмірі	Істің нөмірі	Істің атауы	Парақтар саны	Істің жаңа шифры	Істердің жаңа саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Жиыны қор істерінің саны _____________________________________
(санмен және жазумен)
____________________________ артты (кеміді).

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Есепке алу құжаттарына өзгертулер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
55-қосымша

Мұрағаттық құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта
жасау актісінің нысаны

_____________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Мұрағаттық құжаттарды сипаттау,
тізімдемелерді қайта жасау
(керегін сызыңыз)

№ ______________________________________________________________ қор
(қордың аты)
____________________________________________________________________
________________ жағдайы бойынша № ________ қорда есептік мәліметтер
(жұмыстың басталған күні) бойынша ___________ тізімдеме, _______ сақтау бірлігі, ________________________
мұрағаттық құжаттар, ___________________ парақ үйінділер есепте тұр
Жұмыс үшін: № __________________ тізімдемелерден сақтау бірлігі
тізімделмеген ____ сақтау бірлігі, _____ мұрағаттық құжаттар, ___ парақтар алынды.
Жиыны _____________________________ мынадай өзгерістер болды:
(жұмыстың атауы)
- сақтауға жатпайтын __________ сақтау бірлігі (құжаттар, пп.)
бөлініп алынды
- меншік иесіне __________________ сақтау бірлігі (құжаттар, пп.)
қайтарылды,
- ғылыми-анықтамалық кітапханаға __________________ сақ. бір.
тапсырылды
- мұрағаттың басқа қорларына __________ сақтау бірлігі (құжаттар,
пп.) тапсырылды
- басқа мұрағаттарға ______________ сақтау бірлігі (құжаттар, пп.)
тапсырылды
- басқа сақ. бір. _________________________________ сақтау бірлігі
біріктірілді
- үйінділерден _____________________________________ сақтау бірлігі
түзілді
- басқа қорлардан __________________ сақтау бірлігі (құжаттар, пп.)
келіп түсті
- қайта құрылған тізімдемеге ________________________ сақтау бірлігі
қосылды
______________________________________________________________
___________№ __________ тізімдемелер____сақтау бірлігі қайта құрылды.
_____________________________________________________________________
__________________________қарай,____жылға № ______________қорда _____
(жұмыстың аяқталған күні)
______________ тізімдемелер, __________ сақтау бірлігі есепте тұр.
Жұмыстардың келесі түрі жүргізілді: _________________________________
____________________________________________________________________
(атқарылған жұмыстардың түрі тізіліп жазылады)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Атаулы каталог үшін _______________________________ сипаттама жасалды

жүйелік каталог үшін ________________________ сипаттама жасалды
Қордағы істер тізімдемесіне мынадай анықтамалық аппарат жасалды: ____
_____________________________________________________________________
(қайсысы екенін көрсету)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Жұмысты орындағандар:

Қызметкер лауазымының атауы Қолтаңбалар Қолтаңбалардың
толық мәні

Жұмысты қабылдады:

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

ДБ үшін сипаттау/каталогты қабылдау:
(керегін сызыңыз)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Қордың құжаттарын және анықтамалық аппаратты қабылдадым

Қорды сақтаушы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Күні

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер
лауазымының
атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

________________________________
(мұрағаттық органның, мұрағаттың атауы)
_______________СТК-ның
______________ № __ хаттамасымен
бекітілген

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
56-қосымша

Құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің нысаны

____________________________
(мұрағаттың атауы)

АКТ

Бекітемін
________ № _______ _________________ директоры
(күні) (мұрағаттың атауы)

Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Күні

№___ қордағы құжаттарды
құпиясыздандыру туралы

Комиссия
____________________________________________________________________
(комиссияның аты)
№ __________ хаттама 00.00.00 дан № ________________________________
________________________________ қордағы құжаттарды құпиясыздандырды.
(қордың аты)

№ р/с	Тізімдеменің нөмірі	Құпиялылығы жойылған сақтау бірлігі саны.		Құпиялылығы толығымен жойылған сақтау бірлігі нөмірлері	Құпиялылығы жартылай жойылған сақтау бірлігі нөмірі, құпиялығы жойылмаған құжаттар парағының нөмірі көрсетілді	Ескертпе
		толығымен	жартылай
1	2	3	4	5	6	7

Жиыны _____________ сақтау бірлігі (толық құпиясыздандырылды) жойылды (санмен және жазумен)
____________________________________________________________________
(құжаттардың хронологиялық шеңбері)

___________ сақ. бір. (ішінара) ______________________________________
(құжаттардың хронологиялық шеңбері)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның толық мәні

Ашық сақтау _______________________________ сақтау бірлігі қабылданды
(санмен және жазумен)
____________________________________________________________________
(қоймада)

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

Қызметкер лауазымының атауы Қолы Қолтаңбаның
толық мәні

Күні

Сақтау бірлігі нөмірін сызықша арқылы жазуға рұқсат етілмейді.

А4 (210 х 297) форматы

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын,
басқа да мұрағат құжаттарын
мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік
мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы,
есепке алуы мен пайдалануы
қағидаларына
57-қосымша

Мұрағаттық анықтама нысаны

___________________________
(мұрағаттың атауы)
(пошта индексі, мекенжайы,
телефон, факс)

МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА

_______________ № ______________ Адресат
(күні)

№ __________ ______________

Негіздеме

Мұрағат директоры Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Орындаушы Қолы Қолтаңбаның толық мәні
Мөр

А4 (210 х 297) форматы