Об утверждении регламента электронной государственной услуги "Выдача архивных справок"

Утративший силу

Постановление акимата Западно-Казахстанской области от 21 декабря 2012 года № 259. Зарегистрировано Департаментом юстиции Западно-Казахстанской области 16 января 2013 года № 3151. Утратило силу постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 15 января 2014 года № 1

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 15.01.2014 № 1

Руководствуясь Законами Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", от 11 января 2007 года "Об информатизации" акимат Западно-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент электронной государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Государственному учреждению "Управление архивов и документации Западно-Казахстанской области" (далее - Управление) обеспечить размещение настоящего регламента электронной государственной услуги на интернет-ресурсе Управления.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима Западно-Казахстанской области Сулеймена С. К.
4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким области Н. Ногаев

СОГЛАСОВАНО:

Министр транспорта
и коммуникаций
Республики Казахстан
_____________А. Жумагалиев
29.12.2012 г.

Утвержден
постановлением акимата
Западно-Казахстанской области
от 21 декабря 2012 года № 259

Регламент
электронной государственной услуги
"Выдача архивных справок"

1. Общие положения

1. Электронная государственная услуга "Выдача архивных справок" предоставляется непосредственно местными исполнительными органами Западно-Казахстанской области - государственным архивом Западно-Казахстанской области их филиалами и государственными районными архивами (далее - услугодатель), на альтернативной основе через центр обслуживания населения (далее – ЦОН) по месту жительства, а также через веб-портал "электронного правительства": www.e-gov.kz (далее – Портал).
2. Электронная государственная услуга оказывается на основании стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315 "О внесении изменения и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг".
3. Степень автоматизации электронной государственной услуги: частично автоматизированная (электронная государственная услуга, содержащая медиа-разрывы).
4. Вид оказания электронной государственной услуги: транзакционная услуга.
5. Понятия и сокращения, используемые в настоящем регламенте электронной государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее – Регламент):
1) информационная система (далее – ИС) – система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса;
2) бизнес-идентификационный номер (далее – БИН) – уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства;
3) местный исполнительный орган (далее - МИО) – государственный архив Западно-Казахстанской области их филиалы и государственные районные архивы, непосредственно предоставляющие электронную государственную услугу;
4) информационная система местных исполнительных органов (далее - ИС МИО) - информационная система "Региональный шлюз, как подсистема шлюза "электронного правительства" Республики Казахстан, в части автоматизированного рабочего места сотрудника местного исполнительного органа;
5) индивидуальный идентификационный номер (далее – ИИН) – уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства;
6) структурно-функциональные единицы (далее – СФЕ) – перечень структурных подразделений государственных органов, государственных учреждений или иных организаций, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги;
7) медиа-разрыв – чередование бумажного и электронного документооборота в процессе оказания услуг, когда необходимы преобразования документов из электронной формы в бумажную или наоборот;
8) пользователь – субъект, обращающийся к информационной системе за получением необходимых ему электронных информационных ресурсов и пользующийся ими;
9) транзакционная услуга – услуга по предоставлению пользователям электронных информационных ресурсов, требующая взаимного обмена информацией с применением электронной цифровой подписи;
10) Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (далее - НУЦ) – юридическое лицо, удостоверяющее соответствие открытого ключа электронной цифровой подписи закрытому ключу электронной цифровой подписи, а также подтверждающее достоверность регистрационного свидетельства (обслуживающее участников "электронного правительства", государственных и негосударственных информационных систем);
11) Информационная система центров обслуживания населения (далее - ИС ЦОН) - информационная система, предназначенная для автоматизации процесса предоставления услуг населению (физическим и юридическим лицам) через центры обслуживания населения Республики Казахстан;
12) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
13) электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) — набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;
14) веб-портал "электронного правительства" (далее – ПЭП) – информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к электронным государственным услугам;
15) шлюз "электронного правительства" (далее – ШЭП) – информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем "электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг;
16) Региональный шлюз "электронного правительства" (далее – РШЭП) – информационная система, обеспечивающая информационное взаимодействие между внутренними системами/подсистемами МИО и внешними информационными системами, участвующими в процессе оказания электронных услуг МИО;
17) государственная база данных "Физические лица" (далее – ГБД ФЛ) – информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра индивидуальных идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации физических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
18) государственная база данных "Юридические лица" (далее – ГБД ЮЛ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного сбора, хранения и обработки информации, создания Национального реестра бизнес-идентификационных номеров с целью внедрения единой идентификации юридических лиц в Республике Казахстан и предоставления о них актуальных и достоверных сведений органам государственного управления и прочим субъектам в рамках их полномочий и в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
19) АРМ – автоматизированное рабочее место;
20) ЕНИС – Единая нотариальная информационная система.

2. Порядок деятельности
услугодателя по оказанию
электронной государственной услуги

6. Пошаговые действия и решения услугодателя через ПЭП (диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) потребитель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН/БИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных потребителей на ПЭП);
2) процесс 1 – ввод потребителем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения услуги;
3) условие 1 – проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном потребителе через ИИН/БИН и пароль;
4) процесс 2 – формирование ПЭПом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных потребителя;
5) процесс 3 – выбор потребителем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение потребителем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 11 Стандарта, а также выбор потребителем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП потребителя;
8) процесс 5 – удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП потребителя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ РШЭП для обработки услугодателем;
9) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
10) условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных потребителем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
11) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;
12) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированный АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.
7. Пошаговые действия и решения услугодателя (диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании услуги) приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) процесс 1 – ввод сотрудником услугодателя в АРМ РШЭП ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор сотрудником услугодателя услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод сотрудником услугодателя данных потребителя;
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП/РШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных потребителя;
4) условие 1 – проверка наличия данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
6) процесс 5 – заполнение сотрудником услугодателя формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
8) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
9) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;
10) процесс 8 – получение потребителем результата услуги (архивной справки) сформированной АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.
8. Пошаговые действия и решения услугодателя через ЦОН (диаграмма № 3) функционального взаимодействия при оказании услуги приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту:
1) процесс 1 – ввод оператора Центра в АРМ ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор оператором Центра услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Центра данных потребителя, а также данных по доверенности представителя потребителя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности-данные доверенности не заполняются);
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных потребителя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя потребителя;
4) условие 1 – проверка наличия данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных потребителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
6) процесс 5 – заполнение оператором Центра формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных потребителем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введҰнных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса потребителя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора Центра через ШЭП в АРМ РШЭП;
8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
9) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных потребителем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
10) процесс 8 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя;
11) процесс 9 – получение потребителем через оператора Центра результата услуги (архивной справки).
9. Способ проверки получателем статуса исполнения запроса по электронной государственной услуге: на ПЭП в разделе "История получения услуг", а также при обращении в МИО или ЦОН.
10. Номер контактного телефона для получения информации об электронной государственной услуге, также в случае необходимости оценки (в том числе обжалования) их качества: 8(7112) 50-90-27, по телефону саll–центра Портала: (1414).

3. Описание порядка взаимодействия
в процессе оказания электронной
государственной услуги

11. Перечень СФЕ, которые участвуют в процессе оказания электронной государственной услуги:
Сотрудник МИО;
Сотрудник ЦОН.
12. Текстовое табличное описание последовательности действий СФЕ с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.
13. Диаграммы, отражающие взаимосвязь между логической последовательностью действий (в процессе оказания электронной государственной услуги) СФЕ в соответствии с их описаниями, приведены в приложении 2 (диаграммы № 1, 2, 3) к настоящему Регламенту.
14. В приложениях 3-5 к настоящему Регламенту приведены формы, шаблоны бланков в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания электронной государственной услуги.
15. Результаты оказания электронной государственной услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 6 к настоящему Регламенту.
16. Требования, предъявляемые к процессу оказания электронной государственной услуги потребителям:
1) конфиденциальность (защита от несанкционированного получения информации);
2) целостность (защита от несанкционированного изменения информации);
3) доступность (защита от несанкционированного удержания информации и ресурсов);
4) сохранность документов, которые потребитель не получил в установленные сроки.
17. Технические условия оказания электронной государственной услуги: наличие компьютера, выход в Интернет, авторизация ПЭП, наличие ЭЦП пользователя.

Приложение 1
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Таблица 1. Описание
действий СФЕ через ПЭП

1	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4
2	Наименование СФЕ	Потре- битель	ПЭП	Потре- битель	ПЭП
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Автори- зуется на ПЭП по ИИН и пароля	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи- мися наруше- ниями в данных потре- бителя	Выбирает услугу и формирует данные запроса, выбором потре- бителя ЭЦП	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи- мися наруше- ниями в данных потре- бителя ЭЦП
4	Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)	Отобра- жение уведом- ления об успешном формиро- вании запроса	Форми- рование сообщения об отказе в запра- шиваемой электрон- ной государ- ственной услуге	Маршру- тизация запроса	Форми- рование сообщения об отказе в запра- шиваемой электрон- ной государ- ственной услуге
5	Сроки исполнения	30 секунд – 1 минута	30 секунд	1,5 минуты	1,5 минуты
6	Номер следующего действия	2 – если есть на- рушения в данных потре- бителя; 3 – если автори- зация прошла успешно		4 - если есть нарушения в данных потре- бителя; 5 – если нарушений нет

продолжение таблицы

1	№ действия (хода, потока работ)	5	6	7	8
2	Наименование СФЕ	Потре- битель	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Удосто- верение (подпи- сание) посред- ством ЭЦП потре- бителя и направ- ление запроса в АРМ РШЭП	Регист- рация документа	Форми- рование сообщения об отказе в связи с имеющи- мися нару- шениями в докумен- тах пот- ребителя	Получение потре- бителем резуль- тата услуги (уведом- ление о готов- ности архивной справки в форме электрон- ного до- кумента)
4	Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)	Маршру- тизация запроса	Регист- рация запроса с присвое- нием номера заявлению	Форми- рование мотиви- рованного отказа	Отобра- жение выходного документа
5	Сроки исполнения	30 секунд – 1 минута	1 минута	30 секунд	15 дней
6	Номер следующего действия		7 - если есть нарушения в данных потре- бителя; 8 – если нарушений нет

Таблица 2. Описание действий
СФЕ через услугодателя

1	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4
2	Наименование СФЕ	Услуго- датель	Услуго- датель	Улуго- датель	ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Автори- зуется на АРМ РШЭП через ИИН и пароля	Выбор сотруд- ником услуго- дателя услуги	Направ- ление запроса о данных потре- бителя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ	Форми- рование сообщения об от- сутствии данных ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ
4	Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)	Регист- рация запроса в системе с прис- воением номера заяв- лению	Отобра- жение уведом- ления об успешном форми- ровании запроса	Маршру- тизация запроса	Форми- рование мотиви- рованного отказа
5	Сроки исполнения	10–15 секунд	10 секунд	1,5 минуты	10-15 секунд
6	Номер следующего действия			4 – если есть на- рушения; 5 – если нарушений нет

продолжение таблицы

1	№ действия (хода, потока работ)	5	6	7	8
2	Наименование СФЕ	Услуго- датель	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Запол- нение формы запроса с прикре- плением сканиро- ванных доку- ментов и удосто- верением ЭЦП	Регист- рация документа	Формирует сообщение об отказе в связи с имеющи- мися на- рушениями в доку- ментах потре- бителя	Получение потре- бителем резуль- тата услуги
4	Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)	Маршру- тизация запроса	Регист- рация запроса с присвое- нием номера заявлению	Форми- рование мотиви- рованного отказа	Форми- рование резуль- тата услуги (архивной справки)
5	Сроки исполнения	10-15 секунд	1,5 минуты	1,5 минуты	15 дней
6	Номер следующего действия		7 – если есть на- рушения; 8 – если нарушений нет

Таблица 3. Описание
действий СФЕ через ЦОН

1	№ действия (хода, потока работ)	1	2	3	4
2	Наименование СФЕ	АРМ ИС ЦОН	Оператор Центра	Оператор Центра	ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ, ЕНИС
3	Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание	Автори- зуется оператор Центра по логину и паролю	Выбирает услугу и формирует данные запроса	Направ- ление запроса в ГБД ФЛ/ ГБД ЮЛ, ЕНИС	Формирует сообщение о невоз- можности получения данных в связи с отсутст- вием данных потре- бителя
4	Форма завершения (данные, документ организационно– распорядительное решение)	Регист- рация запроса в системе с прис- воением номера заяв- лению	Отобра- жение уведом- ления об успешном форми- ровании запроса	Маршру- тизация запроса	Форми- рование мотиви- рованного отказа
5	Сроки исполнения	30 секунд – 1 минута	30 секунд	1,5 минуты	1,5 минуты
6	Номер следующего действия			4 - если есть нарушения в данных потре- бителя; 5 – если нарушений нет

продолжение таблицы

1	5	6	7	8	9
2	Оператор Центра	Оператор Центра	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП	АРМ РШЭП
3	Заполнение запроса с прикрепление к форме запроса необходимых документов и удостоверение ЭЦП	Направ- ление документа удостове- ренного (подпи- санного) ЭЦП	Регист- рация документа	Форми- рование сообщения об отказе в услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах потребителя	Получение потре- бителем резуль- тата услуги
4	Отображение уведомления об успешном формировании запроса	Маршру- тизация запроса	Регист- рация запроса с присвое- нием номера заявлению	Форми- рование мотиви- рованного отказа	Форми- рование резуль- тата услуги (архивной справки)
5	30 секунд – 1 минута	1 минута	1 минута	30 секунд – 1 минута	15 дней
6			8 – если есть на- рушения; 9 – если нарушений нет

Приложение 2
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Диаграмма № 1 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через ПЭП
Диаграмма № 2 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через услугодателя

Диаграмма № 3 функционального
взаимодействия при оказании электронной
государственной услуги через ИС ЦОН

Условные обозначения:

	Сообщение начальное
	Сообщение завершающее
	Сообщение промежуточное
	Простые события завершающие
	Ошибка
	Информационная система
	Процесс
	Условие
	Поток управления
	Поток сообщений
	Электронный документ, представляемый конечному потребителю

Приложение 3
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Экранная форма анкеты-заявления
на электронную государственную услугу

Приложение 4
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Выходная форма положительного ответа
при обращении об оказании электронной
государственной услуги через ПЭП

Приложение 5
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Выходная форма отрицательного ответа
при обращении об оказании электронной
государственной услуги через ПЭП

Документ сформирован системой электронного правительства	Уникальный номер
	Дата выдачи

Кому: _______________________
(Ф.И.О. потребителя)
Адрес: ______________________
(почтовый адрес потребителя)

Доводим до вашего сведения, что в__________________________
___________________________________________________________
(Наименование государственного учреждения, ___________________________________________________________
выдавшего отказ в предоставлении информации)

данных о __________________________________________________
(Краткое изложение сути запрошенных потребителем
___________________________________________________________
сведений, по которым выдается отказ
________________________________________________не имеется.
в предоставлении информации)

Причина отказа:____________________________________________
(выбор одного из двух вариантов:
___________________________________________________________
"документы по запрашиваемой организации на
___________________________________________________________
государственное хранение не поступали"
___________________________________________________________
или "в документах организации запрашиваемые данные
___________________________________________________________
не обнаружены ввиду неполного состава документов")

__________________________________ ________________________
(наименование должности (Ф.И.О. руководителя
руководителя госучреждения) госучреждения)

__________________________________ ________________________
(наименование должности исполнителя) (Ф.И.О. исполнителя)

Приложение 6
к Регламенту электронной
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Форма анкеты для определения
показателей электронной государственной
услуги: "качество" и "доступность"

____________________________________________

(наименование услуги)

1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.
2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания электронной государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.