Об утверждении Правил ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

Приказ и.о. Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 25 февраля 2016 года № 147. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 марта 2016 года № 13546. Утратил силу приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 29 августа 2018 года № 379 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

Сноска. Утратил силу приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 29.08.2018 № 379 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 2) статьи 8 Закона Республики Казахстан от 29 декабря 2008 года "О специальных социальных услугах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения.

2. Департаменту социальных услуг в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение пяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации Министерства юстиции Республики Казахстан" для размещения в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направление для официального опубликования в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе "Әділет";

4) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан;

5) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Жакупову С.К.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Исполняющий обязанности Министра
здравоохранения и социального
развития Республики Казахстан	Б. Нурымбетов

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры и спорта

Республики Казахстан

____________ А. Мухамедиулы

26 февраля 2016 года

	Утверждены приказом исполняющего обязанности Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 25 февраля 2016 года № 147

Правила ведения внутренней документации в организациях,
предоставляющих специальные социальные услуги
в области социальной защиты населения
1. Общие положения

1. Правила ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения (далее – Правила) определяют порядок ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения (далее – Организация).

2. Настоящие Правила не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан и со служебной информацией с пометкой "Для служебного пользования".

3. Порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных носителях осуществляется в соответствии с требованиями приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 "Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 10129).

4. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.

5. Документами Организации являются:

1) книга регистрации протоколов заседаний Организации по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) книга регистрации приказов по движению лиц, направленных в Организацию и проживающих в них по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) журнал учета личного состава работников Организации по форме, согласно приложению 3 к настоящим Правилам (далее – Журнал учета);

4) журнал регистрации лиц, проживающих в Организации по форме, согласно приложению 4 к настоящим Правилам (далее – Журнал регистрации);

5) личное дело получателей услуг по форме, согласно приложению 5 к настоящим Правилам;

6) индивидуальные планы работы получателей услуг (далее – индивидуальный план);

7) паспорта специализированных кабинетов по форме, согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

6. Документы, указанные в пункте 5 настоящих Правил, за исключением документа, указанного в подпункте 6) пункта 5 настоящих Правил, пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются подписью руководителя и печатью Организации.

7. Ведение документации, контроль за соблюдением порядка работы с документами в организациях осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

В случае если в организациях по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

8. При смене сотрудника, на которого возложены функции по документационному обеспечению, документы и дела передаются вновь назначенному должностному лицу по акту приема-передачи.

9. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется путем зачеркивания ошибочных слов или цифр и написанием сверху уточненных данных.

Все внесенные исправления, дополнения, изменения оговариваются, скрепляются подписью руководителя Организации и штампом.

2. Порядок ведения книги регистрации протоколов и книги
регистрации приказов

10. Книга регистрации протоколов по заседаниям культурно-бытовой комиссии Организации (далее – КБК) ведется отдельно.

11. Книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно по аналогии с Книгой регистрации приказов по движению лиц, направленных в Организацию и проживающих в них.

3. Порядок ведения Журнала учета

12. Запись в Журнале учета производится с общей порядковой нумерацией, начиная с первого номера. Вновь поступившие работники записываются в порядке последующих номеров.

13. В Журнале учета отмечаются результаты аттестации с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.

14. Запись сведений о внештатных работниках ведется в отдельном журнале по аналогии с требованиями к Журналу учета.

4. Порядок ведения Журнала регистрации

15. Журнал регистрации является документом постоянного хранения и содержит сведения о лицах, проживающих в Организации.

16. Фамилии лиц, проживающих в Организации, заносятся в список в алфавитном порядке, независимо от даты поступления в Организацию.

Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется самостоятельная нумерация.

Порядковый номер записи проживающих лиц в Журнале регистрации является одновременно номером его личного дела, который проставляется в виде дроби.

При выбытии лиц, проживающих в Организации в Журнал регистрации заносится номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

17. Временное выбытие из Организации в Журнале регистрации не отмечается.

18. При повторном поступлении ранее выбывшего лица из Организации его данные заносятся в Журнал регистрации с пометкой "возвратился" в графе "дата поступления".

19. В случае полного использования всех страниц Книги регистрации на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

5. Порядок ведения личных дел получателей услуг

20. При поступлении получателя услуг в организацию (предназначенных для круглосуточного постоянного или временного проживания в условиях стационара, длительного (сроком до 6 месяцев) пребывания в дневное время суток, круглосуточного временного проживания (до одного года) формируется личное дело получателей услуг, а в случае наличия личного дела – продолжается его ведение.

Личное дело получателей услуг хранится в течение периода проживания его в Организации и после его отчисления или смерти получателя услуг передается в архив как документ с грифом "75 лет".

21. В личном деле получателей услуг хранятся следующие документы:

1) письменное заявление получателя услуг, а для несовершеннолетних и недееспособных лиц - письменное заявление законного представителя по форме, согласно приложению 1 к Стандарту оказания специальных социальных услуг в области социальной защиты населения в условиях стационара или к Стандарту оказания специальных социальных услуг в области социальной защиты населения в условиях полустационара, утвержденными приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 26 марта 2015 года № 165 (зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11038) (далее – Стандарты) или ходатайство медицинской организации;

2) копия документа, удостоверяющего личность получателя услуг с наличием индивидуального идентификационного номера (далее – ИИН);

3) копия справки об инвалидности (для престарелых лиц, достигших пенсионного возраста, установленного Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан", не способных самостоятельно себя обслуживать и нуждающихся по состоянию здоровья в оказании специальных социальных услуг (далее – престарелые) не требуется);

4) медицинская карта по форме, согласно приложению 2 к Стандартам;

5) копия выписки из индивидуальной программы реабилитации инвалида (для престарелых не требуется);

6) для лиц старше восемнадцати лет - копии решения суда о признании лица недееспособным (при наличии);

7) для престарелых - копии пенсионного удостоверения;

8) для участников и инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним - копии удостоверения, подтверждающего статус участника и инвалида Великой Отечественной войны и лица, приравненного к ним;

9) решение местного исполнительного органа о предоставлении специальных социальных услуг;

10) направление областных, городов Астаны и Алматы уполномоченных органов в области социальной защиты населения, районных (городских) уполномоченных органов занятости и социальных программ;

11) расписка о получении оригиналов документов, переданных на хранение администрации Организации;

12) копия приказа о зачислении в Организацию;

13) выписки из протоколов заседаний КБК в случае если рассматривался вопрос в отношении лица, которому принадлежит личное дело.

22. Оригиналы документа, удостоверяющего личность, справки об инвалидности, пенсионного удостоверения, удостоверение, подтверждающего статус участника и инвалида Великой Отечественной войны и лица, приравненного к ним, лицевой книжки на получение пенсий или социальных пособий хранятся у администрации Организации с письменного согласия проживающего лица.

Прием документов от проживающего лица осуществляется посредством Акта приема-передачи с заверением подписи лица, принявшего документы и лица, передавшего на хранение документы.

23. Личное дело получателей услуг ведется Организацией на каждого получателя услуг с момента его поступления в Организацию и до его выбытия.

24. При переходе (переводе) лица из одной Организации в другую Организацию вместе с ним передается Личное дело получателя услуг по Акту приема-передачи с описью имеющихся в нем документов. К личному делу получателя услуг прилагается копия приказа об его отчислении, индивидуальные планы, журналы по выполнению (мониторингу) индивидуального плана (далее – Журнал) по форме, согласно приложению 5 или 6 к Стандартам.

25. Личные дела получателей услуг ведет лицо, уполномоченное на это администрацией Организации. Мониторинг за правильностью ведения личных дел получателей услуг осуществляет Заместитель руководителя по социальной работе Организации.

6. Порядок разработки и ведения индивидуального плана

26. Индивидуальный план разрабатывается социальными работниками, врачами, педагогами и другими специалистами Организации (далее – специалисты организации) на каждого получателя услуг по форме и в сроки согласно Стандартам.

27. Мероприятия индивидуального плана указываются раздельно по каждому из 8 видов специальных социальных услуг и направлены на поиск и активизацию сильных сторон пользователя, выявление позитивных ресурсов и восстановление или формирование навыков самостоятельного социального окружения.

28. Каждое указанное мероприятие содержит сроки реализации (неделя, месяц, квартал). Указанный период работы по выполнению мероприятия отражается в индивидуальном плане через конкретные сроки.

29. Специалисты организации по итогам мониторинга при необходимости корректируют индивидуальные планы получателей услуг.

30. Мониторинг индивидуального плана получателя услуг ведется для отслеживания изменений в состоянии получателей услуг и корректировке мероприятий для последующей работы с ним.

31. Мониторинг за качественным исполнением внесенных в индивидуальный план мероприятий осуществляет специалист по социальной работе Организации не реже одного раза в квартал.

Изменения в состоянии получателей услуг подлежат ежеквартальному (при необходимости ежемесячному) рассмотрению специалистами Организации. Сведения в Журнал вносятся ежеквартально после проведенного мониторинга индивидуального плана в течение одного рабочего дня.

32. Журнал ведется отдельно на каждого получателя услуг.

Отметка о позитивных изменениях в состоянии получателя услуг делается по каждому мероприятию, запланированному в индивидуальном плане.

В случае если отсутствуют изменения в состоянии получателей услуг после проведенных мероприятий, об этом делается отметка.

В случае необходимости изменения в состоянии получателей услуг вносятся ежемесячно.

33. При корректировке индивидуального плана в Журнале указывается какой вид услуги подлежит пересмотру, а также указываются рекомендации для разработки дальнейших мероприятий, направленных на улучшение состояния получателя услуги.

34. По итогам года Журнал и индивидуальный план подшивается в личное дело получателя услуг.

35. Мониторинг за правильностью ведения Журнала осуществляет Заместитель руководителя по социальной работе Организации.

7. Порядок ведения Паспорта специализированных кабинетов

36. На каждый специализированный кабинет Организации заполняется паспорт.

37. Ответственное лицо за ведение Паспорта определяется приказом руководителя Организации.

38. Паспорт специализированного кабинета заполняется ответственным лицом за ведение кабинета и обновляется ежеквартально (или) в случаях изменения данных паспорта.

Приложение 1 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

Форма

Официальное наименование организации (на казахском языке)

Официальное наименование организации (на русском или ином языке)

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ПРОТОКОЛОВ

заседаний Организации

Начат "___" __________ 20 ___ г.

Окончен "___" __________ 20 ___ г.

(Место составления)

№	Регистрационный № протокола	Дата издания протокола	Краткое содержание протокола	Кем подписан (фамилия, имя, отчество (при его наличии), должность)
1	2	3	4	5

Пронумеровано и прошнуровано ___________________ листа (ов) (прописью) Руководитель организации _________________________________ (Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись "___"____________20___ год Место печати

Приложение 2 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

форма

Официальное наименование организации (на казахском языке)

Официальное наименование организации (на русском или ином языке)

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

по движению лиц, направленных в Организацию

и проживающих в них

Начат "___" __________ 20 ___ г.

Окончен "___" __________ 20 ___ г.

(Место составления)

№	Регистрационный № приказа	Дата издания	Название приказа	Кем подписан (фамилия, имя, отчество (при его наличии), должность)
1	2	3	4	5

Пронумеровано и прошнуровано ___________________ листа (ов) (прописью) Руководитель организации _________________________________ (Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись "___"____________20___ год Место печати

Приложение 3 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

форма

Официальное наименование организации (на казахском языке)

Официальное наименование организации (на русском или ином языке)

ЖУРНАЛ УЧЕТА

личного состава работников Организации

Начат "___" __________ 20 ___ г.

Окончен "___" __________ 20 ___ г.

(Место составления)

Учет личного состава работников Организации

(Нечетная страница)

№	Фамилия, имя, отчество (при его наличии) работника Организации	День, месяц, год рождения	Национальность	Пол	Домашний адрес, телефон	Образование (когда и какое учебное заведение окончил, специальность и квалификация по образованию, № диплома)
1	2	3	4	5	6	7

(Четная страница)

Должность, дата назначения, № приказа	Общий трудовой стаж при поступлении в организацию	Повышение квалификации (когда и какие курсы повышения квалификации окончил)	Дата прохождения аттестации, заключение аттестационной комиссии	Награды, ученая степень, ученое звание	Отметка о выбытии, причины выбытия
8	9	10	11	12	13

Пронумеровано и прошнуровано ___________________ листа (ов) (прописью) Руководитель организации _________________________________ (Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись "___"____________20___ год Место печати

Приложение 4 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

форма

Официальное наименование организации (на казахском языке)

Официальное наименование организации (на русском или ином языке)

ЖУРНАЛ

регистрации лиц, проживающих в Организации

Начат "___" __________ 20 ___ г.

Окончен "___" __________ 20 ___ г.

(Место составления)

(Нечетная страница)

№	Фамилия, имя, отчество (при его наличии)	Дата рождения, возраст	Пол	Дата поступления	Домашний адрес
1	2	3	4	5	6

(Четная страница)

Дата выбытия	Дата и № приказа о выбытии	Куда выбыл (область, район)	Причина выбытия	Отметка о выбытии
7	8	9	10	11

Пронумеровано и прошнуровано ___________________ листа (ов) (прописью) Руководитель организации _________________________________ (Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись "___"____________20___ год Место печати

Приложение 5 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

форма

Официальное наименование организации (на казахском языке)

Официальное наименование организации (на русском или ином языке)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО получателя услуг №

(Место составления)

Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

______________________________________________

Дата рождения (число, месяц, год) ______________________________

Диагноз_________________________________________________

Национальность__________________________________________

Дата поступления_________________________________________

Откуда прибыл___________________________________________

Социальный статус________________________________________

Сведения о родителях (для детей-инвалидов) (ФИО (при его наличии),

дата рождения, указать причину и вид документа, подтверждающего их

отсутствие)

_____________________________________________________________________

Домашний адрес

Пронумеровано и прошнуровано ___________________ листа (ов) (прописью) Руководитель организации _________________________________ (Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись "___"____________20___ год Место печати

Приложение 6 к Правилам ведения внутренней документации в организациях, предоставляющих специальные социальные услуги в области социальной защиты населения

форма

Паспорт специализированного кабинета

Профиль кабинета: ______________________________________________

Площадь (кв.м.):_________________________________________________

Количество рабочих мест: ________________________________________

Перечень оборудования: __________________________________________

Время работы кабинета:______________________________________

Время уборки кабинета:______________________________________

Время кварцевания кабинета (при необходимости) _______________

Ответственный за ведение кабинета (Ф.И.О. (при его наличии),

должность, дата, подпись)

___________________________________________________________

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің м.а. 2016 жылғы 25 ақпандағы № 147 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2016 жылы 28 наурызда № 13546 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің м.а. 2016 жылғы 24 ақпандағы № 140 бұйрығымен.

Ескерту. Күші жойылды – ҚР Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің м.а. 24.02.2016 № 140 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Арнаулы әлеуметтік қызметтер туралы" 2008 жылғы 29 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 8-бабының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса беріліп отырған Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидалары бекітілсін.

2. Әлеуметтік қызметтер департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрық Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелгеннен кейін бес жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне орналастыру үшін "Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберуді;

3) осы бұйрық мемлекеттік тіркелгеннен кейін күнтізбелік он күн ішінде оны мерзімді баспа басылымдарында және "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялау үшін жіберуді;

4) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

5) осы бұйрық Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелгеннен кейін он жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігінің Заң қызметі департаментіне осы тармақтың 1), 2) және 3) тармақшаларында көзделген іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму вице-министрі С.Қ. Жақыповаға жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы
Денсаулық сақтау және әлеуметтік
даму министрінің міндетін атқарушы	Б. Нұрымбетов

КЕЛІСІЛДІ

Қазақстан Республикасының

Мәдениет және спорт министрі

____________А. Мұхамедиұлы

2016 жылғы 26 ақпанда

Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің міндетін атқарушының 2016 жылғы 25 ақпандағы № 147 бұйрығымен бекітілген

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік
қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу
қағидалары
1. Жалпы ережелер

1. Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда (бұдан әрі – Ұйым) ішкі құжаттаманы жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын және "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісімен қызметтік ақпараты бар мәліметтерді қамтитын құжаттарға қолданылмайды.

3. Басқарушылық қызметтегі құжаттандыруды құпия емес сипаттағы құжаттармен қағаз жеткізгіште ұйымдастыру тәртібі "Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.

4. Басқарушылық қызметте пайдаланылатын құжаттардың құрамы ұйымның функцияларымен, мәселелерді шешу тәртібімен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасау көлемімен және сипатымен айқындалады.

5. Мыналар:

1) осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйым отырыстарының хаттамаларын тіркеу кітабы;

2) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйымға жіберілген және онда тұратын адамдардың қозғалысы жөніндегі бұйрықтарды тіркеу кітабы;

3) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйым жұмыскерлерінің жеке құрамын есепке алу журналы (бұдан әрі – Есепке алу журналы);

4) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйымда тұратын адамдарды тіркеу журналы (бұдан әрі – Тіркеу журналы);

5) осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қызметтерді алушылардың жеке ісі;

6) қызметтерді алушылардың жеке жұмыс жоспарлары (бұдан әрі – жеке жоспар);

7) осы Қағидаларға 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мамандандырылған кабинеттердің паспорттары Ұйымның құжаттары болып табылады.

6. Осы Қағидалардың 5-тармағының 6) тармақшасында көрсетілген құжатты қоспағанда, осы Қағидалардың 5-тармағында көрсетілген құжаттар нөмірленіп, тігіледі, Ұйым басшысының қолымен және ұйымның мөрімен бекітіледі.

7. Құжаттаманы жүргізуді, ұйымдарда құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.

Егер ұйымдарда штат кестесі бойынша басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмесе, бұл міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.

8. Құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар жүктелген қызметкер ауысқан кезде құжаттар мен істер қабылдау-тапсыру актісі бойынша жаңадан тағайындалған лауазымды адамға беріледі.

9. Құжаттың мәтінінде немесе сандық деректерде жіберілген қате қате сөздерді немесе сандарды сызып тастап, үстінен нақтыланған деректерді жазу жолымен түзетіледі.

Барлық енгізілген түзетулер, толықтырулар, өзгерістер ескертіледі, Ұйым басшысының қолымен және мөртаңбамен бекітіледі.

2. Хаттамаларды тіркеу кітабын және бұйрықтарды тіркеу
кітабын жүргізу тәртібі

10. Ұйымның мәдени-тұрмыстық комиссиясы (бұдан әрі – МТК) отырыстарының хаттамаларын тіркеу кітабы бөлек жүргізіледі.

11. Негізгі қызмет бойынша және жеке құрам бойынша бұйрықтарды тіркеу кітаптары Ұйымға жіберілген және онда тұратын адамдардың қозғалысы жөніндегі бұйрықтарды тіркеу кітабына ұқсас бөлек жүргізіледі.

3. Есепке алу журналын жүргізу тәртібі

12. Есепке алу журналындағы жазба бірінші нөмірден бастап жалпы реттік нөмірлеу арқылы жүргізіледі. Жаңадан кірген жұмыскерлер кейінгі нөмірлер тәртібімен жазылады.

13. Есепке алу журналында аттестаттау комиссиясы шешімінің күні мен нөмірі көрсетіле отырып, аттестаттау нәтижелері белгіленеді.

14. Штаттан тыс жұмыскерлер туралы мәліметтер жазбасы Есепке алу журналына қойылатын талаптармен ұқсас бөлек журналда жүргізіледі.

4. Тіркеу журналын жүргізу тәртібі

15. Тіркеу журналы тұрақты сақталатын құжат болып табылады және Ұйымда тұратын адамдар туралы мәліметтерді қамтиды.

16. Ұйымда тұратын адамдардың тегі Ұйымға түскен күніне қарамастан, тізімге әліпбилік тәртіппен енгізіледі.

Әліпбидің әрбір әрпі үшін жеке-жеке беттер ашылады және әрбір әріп бойынша өз алдына жеке нөмірленеді.

Тұратын адамдарды Тіркеу журналына жазудың реттік нөмірі сонымен қатар оның жеке ісінің нөмірі болып табылады, ол бөлшек түрінде қойылады.

Ұйымда тұратын адамдар шығып кеткен кезде Тіркеу журналына бұйрықтың нөмірі мен күні жазылып, шығып кету себебі көрсетіледі.

17. Ұйымнан уақытша шығу Тіркеу журналына жазылмайды.

18. Бұрын Ұйымнан шығып кеткен адам қайта түссе, оның деректері "түскен күні" бағанында Тіркеу журналына "қайта оралды" деген белгімен жазылады.

19. Тіркеу кітабының барлық беттері сол немесе өзге әріптерге толық пайдаланылған жағдайда, жазбаларды жалғастыру әрбір әріп бойынша кейінгі нөмірлер тәртібімен жаңа кітапта жүргізіледі.

5. Қызметтерді алушыларының жеке істерін жүргізу тәртібі

20. Қызметтерді алушы (стационар жағдайларында тәулік бойы тұрақты немесе уақытша тұруға, тәуліктің күндізгі уақытында ұзақ болуға (6 ай мерзімге дейін), тәулік бойы уақытша тұруға (бір жылға дейін) арналған) ұйымға түскен кезде жеке іс қалыптастырылады, ал жеке ісі болған жағдайда – оны жүргізу жалғастырылады.

Жеке іс қызметтерді алушы Ұйымда тұрған кезең ішінде және ол шығарылғаннан немесе қайтыс болғаннан кейін де сақталады, "75 жыл" деген грифпен құжат ретінде мұрағатқа беріледі.

21. Қызметтерді алушылардың жеке ісінде мынадай құжаттар сақталады:

1) қызметтерді алушының жазбаша өтініші, ал кәмелетке толмаған және әрекетке қабілетсіз адамдар үшін – заңды өкілінің Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің 2015 жылғы 26 наурыздағы № 165 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 11038 болып тіркелген) бекітілген Халықты әлеуметтік қорғау саласында стационарлық жағдайда арнаулы әлеуметтік қызмет көрсету стандартына немесе Халықты әлеуметтік қорғау саласында жартылай стационарлық жағдайда арнаулы әлеуметтік қызмет көрсету стандартына (бұдан әрі – Стандарттар) 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жазбаша өтініші немесе медициналық ұйымның қолдаухаты;

2) қызметтерді алушының жеке сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі – ЖСН) бар жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі;

3) мүгедектік туралы анықтаманың көшірмесі ("Қазақстан Республикасында зейнетақымен қамсыздандыру туралы" 2013 жылғы 21 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңында белгіленген зейнеткерлiк жасқа жеткен, өзіне-өзі қызмет көрсетуге қабілетсіз және денсаулық жағдайына байланысты арнаулы әлеуметтік қызметтер көрсетуге мұқтаж қарт адамдар (бұдан әрі – қарттар) үшін талап етілмейді);

4) Стандарттарға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша медициналық карта;

5) мүгедекті оңалтудың жеке бағдарламасынан үзінді-көшірме (қарттар үшін талап етілмейді);

6) он сегіз жастан асқан адамдар үшін – соттың адамды әрекетке қабілетсіз деп тану туралы шешімінің көшірмесі (бар болса);

7) қарттар үшін – зейнетақы куәлігінің көшірмесі;

8) Ұлы Отан соғысының қатысушылары мен мүгедектері және оларға теңестірілген адамдар үшін – Ұлы Отан соғысының қатысушысы мен мүгедегі және соларға теңестірілген адам мәртебесін растайтын куәліктің көшірмесі;

9) жергілікті атқарушы органның арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсыну туралы шешімі;

10) облыстардың, Астана және Алматы қалаларының халықты әлеуметтік қорғау саласындағы уәкілетті органдарының, аудандық (қалалық) жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар уәкілетті органдарының жолдамасы;

11) Ұйым әкімшілігіне сақтауға берілген құжаттар түпнұсқаларының алынғаны туралы қолхат;

12) Ұйымға тіркеу туралы бұйрықтың көшірмесі;

13) егер жеке іс тиесілі адамға қатысты мәселе қаралған болса, МТК отырыстарының хаттамаларынан үзінді-көшірмелер.

22. Жеке басын куәландыратын құжаттың, мүгедектік туралы анықтаманың, зейнеткерлік куәліктің, Ұлы Отан соғысының қатысушысы мен мүгедегі және соларға теңестірілген адам мәртебесін растайтын куәліктің, зейнетақы немесе әлеуметтік жәрдемақылар алуға арналған жеке кітапшаның түпнұсқалары тұратын адамның жазбаша келісімімен Ұйым әкімшілігінде сақталады.

Тұратын адамнан құжаттарды қабылдау құжаттарды қабылдаған адам мен құжаттарды сақтауға берген адамның қолымен расталған Қабылдау-тапсыру актісі арқылы жүзеге асырылады.

23. Қызметтерді алушылардың жеке ісін Ұйым қызметтерді алушы Ұйымға түскен сәттен бастап және ол шыққанға дейін оның әрқайсысына жүргізеді.

24. Қызметтерді алушы бір Ұйымнан екінші Ұйымға өткен (ауысқан) кезде істегі құжаттардың тізімдемесімен Жеке іс Қабылдау-тапсыру актісі бойынша онымен бірге беріледі. Жеке іске оны шығару туралы бұйрықтың көшірмесі, Стандарттарға 5 немесе 6-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша жеке жоспарлар, жеке жоспардың орындалуы (мониторингі) жөніндегі журналдар (бұдан әрі – Журнал) қоса беріледі.

25. Қызметтерді алушылардың жеке істерін Ұйым әкімшілігі уәкілеттік берген адам жүргізеді. Жеке істердің дұрыс жүргізілуіне мониторингті Ұйым басшысының әлеуметтік жұмыс жөніндегі орынбасары жүзеге асырады.

6. Жеке жоспарды әзірлеу және жүргізу тәртібі

26. Жеке жоспарды әрбір қызметтерді алушыға Стандарттарға сәйкес нысан бойынша және мерзімдерде Ұйымның әлеуметтік қызметкерлері, дәрігерлері, педагогтары мен басқа да мамандары (бұдан әрі – ұйым мамандары) әзірлейді.

27. Жеке жоспардың іс-шаралары арнаулы әлеуметтік қызметтердің 8 түрінің әрқайсысы бойынша бөлек көрсетіледі және пайдаланушының жақсы жақтарын іздеуге және жандандыруға, позитивті ресурстарды анықтауға және өзіндік әлеуметтік орта дағдыларын қалпына келтіруге немесе қалыптастыруға бағытталған.

28. Әрбір көрсетілген іс-шара іске асыру мерзімін (апта, ай, тоқсан) қамтиды. Іс-шараны орындау бойынша жұмыстың көрсетілген кезеңі нақты мерзімдер арқылы жеке жоспарда көрсетіледі.

29. Ұйым мамандары қажет болған жағдайда мониторинг қорытындысы бойынша қызметтерді алушылардың жеке жоспарларын түзетеді.

30. Қызметтерді алушылардың жағдайындағы өзгерістерді қадағалау және кейіннен онымен жұмыс жүргізуге арналған іс-шараларды түзету үшін қызметтерді алушының жеке жоспарына мониторинг жүргізіледі.

31. Жеке жоспарға енгізілген іс-шаралардың сапалы орындалуына мониторингті Ұйымның әлеуметтік жұмыс жөніндегі маманы тоқсанына бір реттен жиі емес тәртіпте жүзеге асырады.

Қызметтерді алушылардың жағдайындағы өзгерістерді Ұйым мамандары тоқсан сайын (қажет болған жағдайда ай сайын) қарауға тиіс. Мәліметтер журналға тоқсан сайын, жеке жоспарға жүргізілген мониторингтен кейін бір жұмыс күні ішінде енгізіледі.

32. Журнал әрбір қызметтерді алушыға жеке-жеке жүргізіледі.

Қызметтерді алушының жағдайындағы позитивті өзгерістер туралы белгі жеке жоспарда жоспарланған әрбір іс-шара бойынша жасалады.

Егер жүргізілген іс-шаралардан кейін қызметтерді алушылардың жағдайында өзгерістер болмаса, бұл туралы белгі жасалады.

Қажет болған жағдайда қызметтерді алушылардың жағдайында өзгерістер ай сайын енгізіледі.

33. Жеке жоспарды түзету кезінде Журналда қандай қызметтің түрі қайта қаралуға жататыны көрсетіледі, сондай-ақ қызметтерді алушының жағдайын жақсартуға бағытталған кейінгі іс-шараларды әзірлеу үшін ұсынымдар көрсетіледі.

34. Жыл қорытындысы бойынша Журнал мен жеке жоспар қызметтерді алушының жеке ісіне тігіледі.

35. Жүрналдың дұрыс жүргізілуіне мониторингті Ұйым басшысының әлеуметтік жұмыс жөніндегі орынбасары жүзеге асырады.

7. Мамандандырылған кабинеттердің паспортын жүргізу тәртібі

36. Ұйымның әрбір мамандандырылған кабинетіне паспорт толтырылады.

37. Паспортты жүргізуге жауапты адам Ұйым басшысының бұйрығымен айқындалады.

38. Мамандандырылған кабинеттің паспортын кабинетті жүргізуге жауапты адам толтырады және тоқсан сайын (немесе) паспорттың деректері өзгерген жағдайда жаңартылып отырады.

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 1-қосымша

Нысан

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(қазақ тілінде) (орыс немесе өзге тілде)

Ұйым отырыстарының

ХАТТАМАЛАРЫН ТІРКЕУ КІТАБЫ

20 __ жылғы "___" ________ басталды

20 __ жылғы "___" ________ аяқталды

(Жасалған жері)

Р/с	Хаттаманың тіркеу №	Хаттама шығарылған күн	Хаттаманың қысқаша мазмұны	Кім қол қойды (тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), лауазымы)
1	2	3	4	5

Нөмірленген және тігілген ___________________ бет (жазбаша) Ұйымының басшысы _________________________________ (Тегi, аты, әкесiнiң аты (бар болса), қолы/ "___"____________20___ жыл Мөр орны

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 2-қосымша

Нысан

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(қазақ тілінде) (орыс немесе өзге тілде)

Ұйымға жіберілген және онда тұратын адамдардың

қозғалысы жөніндегі

БҰЙРЫҚТАРДЫ ТІРКЕУ КІТАБЫ

20 __ жылғы "___" ________ басталды

20 __ жылғы "___" ________ аяқталды

(Жасалған жері)

Р/с	Бұйрықтың тіркеу №	Шығарылған күні	Бұйрықтың атауы	Кім қол қойды (тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), лауазымы)
1	2	3	4	5

Нөмірленген және тігілген ___________________ бет (жазбаша) Ұйымының басшысы _________________________________ (Тегi, аты, әкесiнiң аты (бар болса), қолы/ "___"____________20___ жыл Мөр орны

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 3-қосымша

Нысан

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(қазақ тілінде) (орыс немесе өзге тілде)

Ұйым жұмыскерлерінің жеке құрамын

ЕСЕПКЕ АЛУ ЖУРНАЛЫ

20 __ жылғы "___" ________ басталды

20 __ жылғы "___" ________ аяқталды

(Жасалған жері)

Жұмыскерлердің жеке құрамын есепке алу

(Тақ бетi)

Р/с	Ұйым жұмыскерінің тегі, аты, әкесінің аты (бар болса)	Туған күні, айы, жылы	Ұлты	Жынысы	Үйінің мекенжайы,телефоны	Білімі (қашан және қандай оқу орнын аяқтады, мамандығы және білімі бойынша біліктілігі, диплом №)
1	2	3	4	5	6	7

(Жұп бетi)

Лауазымы, тағайындалған күні, бұйрықтың №	Ұйымға кірген кездегі жалпы еңбек өтілі	Біліктілігін арттыру (қашан және қандай біліктілікті арттыру курстарын аяқтады)	Аттестаттаудан өткен күні, аттестаттау комиссиясының қорытындысы	Марапаттары, ғылыми дәрежесі, ғылыми атағы	Шыққаны туралы белгi, шығу себебі
8	9	10	11	12	13

Нөмірленген және тігілген ___________________ бет (жазбаша) Ұйымының басшысы _________________________________ (Тегi, аты, әкесiнiң аты (бар болса), қолы/ "___"____________20___ жыл Мөр орны

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 4-қосымша

Нысан

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(қазақ тілінде) (орыс немесе өзге тілде)

Ұйымда тұратын адамдарды тіркеу

ЖУРНАЛЫ

20 __ жылғы "___" ________ басталды

20 __ жылғы "___" ________ аяқталды

(Жасалған жері)

(Тақ бетi)

Р/с	Тегі, аты, әкесінің аты (бар болса)	Туған күні, жасы	Жынысы	Түскен күні	Үйінің мекенжайы
1	2	3	4	5	6

(Жұп бетi)

Шығу күні	Шығуы туралы бұйрықтың күні және №	Қайда шықты (облыс, аудан)	Шығу себебі	Шығуы туралы белгі
7	8	9	10	11

Нөмірленген және тігілген ___________________ бет (жазбаша) Ұйымының басшысы _________________________________ (Тегi, аты, әкесiнiң аты (бар болса), қолы/ "___"____________20___ жыл Мөр орны

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 5-қосымша

Нысан

Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы

(қазақ тілінде) (орыс немесе өзге тілде)

Қызметтерді алушының ЖЕКЕ ІСІ №

(Жасалған жері)

фотосуретке арналған орын 3,5х4,5 см

Тегі, аты, әкесінің аты (бар болса) _________________________________

Туған күні (күні, айы, жылы) ________________________________________

Диагнозы ____________________________________________________________

Ұлты ________________________________________________________________

Түскен күні _________________________________________________________

Қайдан келді ________________________________________________________

Әлеуметтік мәртебесі ________________________________________________

Ата-аналары туралы мәліметтер (мүгедек балалар үшін) (Т.А.Ә.(бар

болса), туған күні, олардың болмау себебі және оны растайтын құжаттың

түрі, оның № және күні)

_____________________________________________________________________

Үйінің мекенжайы

Нөмірленген және тігілген ___________________ бет (жазбаша) Ұйымының басшысы _________________________________ (Тегi, аты, әкесiнiң аты (бар болса), қолы/ "___"____________20___ жыл Мөр орны

Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидаларына 6-қосымша

Нысан

Мамандандырылған кабинеттің паспорты

Қабинеттің бейіні ______________________________________________

Алаң (ш.м.) ____________________________________________________

Жұмыс орындарының саны _________________________________________

Жабдықтың тізбесі ______________________________________________

Кабинеттің жұмыс уақыты ________________________________________

Кабинетті жинау уақыты _________________________________________

Кабинетті кварцтау уақыты (қажет болған жағдайда) ______________

Кабинетті жүргізуге жауапты (Т.А.Ә. (бар болса), лауазымы, күні,

қолы) __________________________________________________________