О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

Утративший силу

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 января 2017 года № 14654. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

      О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

      Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376) следующие изменения:

      заголовок изложить в следующей редакции:

      "Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда";

      преамбулу изложить в следующей редакции:

      "В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:";

      пункт 1 изложить в следующей редакции:

      "1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.";

      Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда, утвержденные указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

      2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

      4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Министр
культуры и спорта
Республики Казахстан
А. Мухамедиулы

  Приложение
к приказу Министра
культуры и спорта
Республики Казахстан
от 9 декабря 2016 года № 321
  Утверждены
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 6 февраля 2013 года № 27

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

Глава 1. Общие положения

      1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

      2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

      3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:

      1) законодательных актов и других официальных документов;

      2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;

      3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;

      4) документальных памятников истории и культуры;

      5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;

      6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;

      7) страховых копий документов.

      4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

      5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:

      1) централизации;

      2) унификации;

      3) динамичности;

      4) полноты и достоверности.

      6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

      1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

      2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

      3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

      4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).

      8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.

      9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

      10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.

  Приложение 1
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного
фонда
  Форма

      Кому представляется ________________________
                  (наименование получателя)
Кем представляется __________________________
                  (наименование отчитывающейся
___________________________________________
организации)

      Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)

      1. Состав и объем архивных документов

№ п/н

Показатели

Количество фондов

Количество единиц хранения

Количество единиц хранения, принятых на временное хранение

Всего

в том числе

внесенных в описи

на государственном языке

учтенных особо ценных

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Документы на бумажной основе. Всего







1.1

Управленческая документация







1.2

Документы личного происхождения







1.3

Научно-техническая документация







1.4

Документы по личному составу







2

Кинодокументы







3

Фотодокументы







4

Фонодокументы







5

Видеодокументы







6

Машиночитаемая документация







7

Микроформы на правах подлинника







8

Итого







      Объем единицы учета

№ п/н

Показатели

Количество единиц учета

всего

в том числе внесенных в описи

1

2

3

4

1

Кинодокументы



2

Фонодокументы



3

Видеодокументы



4

Машиночитаемая документация



                  2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/н

Показатели

Количество единиц хранения

Объем страхового фонда

скопированных для страхового фонда

имеющих фонд пользования

количество кадров негатива

количество единиц хранения страхового фонда

1

2

3

4

5

6

1

Документы на бумажной основе. Всего





1.1

Управленческая документация





1.2

Документы личного происхождения





1.3

Научно-техническая документация





1.4

Документы по личному составу





2

Кинодокументы





3

Фотодокументы





4

Фонодокументы





5

Видеодокументы





6

Машиночитаемая документация





7

Микроформы на правах подлинника





8

Итого





3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
                        Описи, каталоги, базы данных

№ п/н

Показатели

Количество описей (книг учета и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных о составе и содержании документов

всего

из них в полном комплекте

Количество фондов

Количество единиц хранения

Количество составленных карточек

Количество баз данных

объем в мега байтах

всего

из них включенных в каталоги

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

Документы на бумажной основе. Всего









1.1

Управленческая документация









1.2

Документы личного происхождения









1.3

Научно-техническая документация









1.4

Документы по личному составу









2

Кинодокументы









3

Фотодокументы









4

Фонодокументы









5

Видеодокументы









6

Машиночитаемая документация









7

Микроформы на правах подлинника









8

Итого









      Справочно-информационные издания

№ п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Изданные путеводители, краткие справочники по фондам


2

Изданные справочники по административно-территориальному делению


3

Изданные справочники по истории учреждений


4

Изданные справочники других типов


5

Всего изданных справочников


      4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Книги и брошюры


2

Газеты


3

Журналы


4

Другие виды печатной продукции


      5. Условия хранения документов

№ п/н

Показатели

Количество

1

2

3

1

Здания архива


2

Специальные помещения


3

Приспособленные помещения


4

Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)


5

Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)


6

Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)


7

Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)


8

Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)


9

Закартонировано документов (в единицах хранения)


      _____________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

  Приложение 2
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
  Форма

      Карточка фонда

Дата первого поступления фонда

Дата получения карточки фонда

Место хранения фонда

№ фонда/ Категория/ Форма собственности





















































Крайние даты каждого названия фонда

Название фонда



















Объем фонда на 1 января

Годы






Количество единиц хранения/документов






В том числе неописанных единиц хранения/документов






имеющих страховые копии единиц хранения






      Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов

Начало года

Конец года

Название описи, аннотация документов

Начало года

Конец года































      Прежний № ___________ фонда
Примечание__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

  Приложение 3
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
  Форма

      _______________________________
(наименование государственного архива,
_______________________________
музея, библиотеки)

                                    Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
                                                на 1 января 20___ года

№ п/н

№ фонда

Категория

Название фондов

Поступило

Выбыло

Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года

Примечание

Название описи, аннотация документов

Годы

Название описи, аннотация документов

Годы

Внесенных в описи единиц хранения

Не внесенных единиц хранения/ документов

Имеющих страховые копии единиц хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

























      Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
            выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
            созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов,
            в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения,
            номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____,
            утраченных __________ фондов,
            свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

  Приложение 4
к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
  Форма

                                          Учетные сведения по фондовому каталогу

                                                на 1 января 20___ года

№ п/н

Наименование архива

Первый и последний номера фондов по списку фондов

Количество фондов по паспорту на 1 января

Количество карточек в фондовом каталоге

Количество свободных номеров фондов

Примечание

Всего

На фонды, хранящиеся в архиве

На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды

На утраченные фонды

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      ______________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
______________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

  Приложение 5
  к Правилам централизованного
государственного учета данных о составе
документов Национального архивного фонда
  Форма

      Кому представляется ________________________
                  (официальное наименование
__________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется _________________________
                  (официальное наименование
__________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
___________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

      Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
                                          на 1 декабря 20__ года
      1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н

Наименование показателей

Количество

Количество штатных работников

Количество согласованных с архивными учреждениями

Количество помещений для хранения документов

Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение

Номенклатуры дел

Инструкции, правила по делопроизводству

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Государственные организации профиля комплектования государственных архивов







2

Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов







3

Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов







4

Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов







5

Объединенные ведомственные архивы







                                          2. Сведения об управленческой документации

№ п/н

Наименование показателей

Всего единиц хранения

Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)

Количество документов по личному составу (в единицах хранения)

Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)

Внесенных в описи

Хранящиеся сверх установленного срока

Всего

Внесенных в описи

Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов







2

Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов







3

Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов







4

Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов







5

Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива







                        3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных,
                        городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н

Виды организаций

Количество помещения для хранения документов

Количество штатных сотрудников

Количество единиц хранения внесенных в описи

Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)

Всего единиц хранения

утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

1

2

3

4

5

6

7

1

Государственные организации






2

Негосударственные организации






                                    4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н

Виды организаций

Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении

Количество помещения для хранения документов

Количество штатных сотрудников

Количество единиц хранения внесенных в описи

Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)

утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

1

2

3

4

5

6

7

1

Государственные организации, хранящие кинодокументы






2

Негосударственные организации, хранящие кинодокументы






3

Государственные организации, хранящие фотодокументы






4

Негосударственные организации, хранящие фотодокументы






5

Государственные организации хранящие фонодокументы






6

Негосударственные организации, хранящие фонодокументы






7

Государственные организации, хранящие видеодокументы






8

Негосударственные организации, хранящие видеодокументы






      _____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

 

поиск по странице

Введите строку для поиска

Совет: в браузере есть встроенный поиск по странице, он работает быстрее. Вызывается чаще всего клавишами ctrl-F.