О внесении изменений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах"

Совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 28 января 2019 года № 18 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 28 января 2019 года № 11. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 30 января 2019 года № 18252

      ПРИКАЗЫВАЕМ:

      1. Внести в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15644, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 22 сентября 2017 года) следующие изменения:

      подпункты 2), 3) и 4) пункта 1 изложить в следующей редакции:

      "2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

      3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

      4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу.";

      приложения 1, 2,3,4 к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2,3,4 к настоящему совместному приказу.

      2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего совместного приказана интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

      4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий совместный приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

      Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
Министр национальной экономики
Республики Казахстан 		_____________ А.Мухамедиулы______________ Т.Сулейменов

      "СОГЛАСОВАН"
Комитет по правовой
статистике и специальным учетам
Генеральной Прокуратуры

      Республики Казахстан

  Приложение 1
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 18
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 11
  Приложение 1
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года № 172
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах (далее – Критерии) разработаны в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан от 29 октября 2015 года (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", Правилами формирования государственными органами системы оценки рисков и формы проверочных листов, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17371) (далее – Правила) предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

      2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

      1) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

      2) субъекты контроля – юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) и другие архивные документы;

      3) система оценки рисков – комплекс мероприятий, проводимых органом контроля с целью назначения профилактического контроля;

      4) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;

      5) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля.

      3. Критерии оценки степени риска для профилактических контролей формируются посредством объективных и субъективных критериев.

Глава 2. Объективные критерии

      4. Отнесение субъектов контроля к степени риска (высокой, невысокой) осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанной с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и другие архивные документы.

      5. По объективным критериям к высокой степени риска относятся:

      1) Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов республиканского значения и столицы, осуществляющие хранение документов НАФ;

      2) специальные государственные архивы, осуществляющие хранение документов НАФ;

      3) государственные органы, местные исполнительные органы и государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

      4) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы.

      6. По объективным критериям, к субъектам контроля, не отнесенным к высокой степени риска, относятся негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ не вошедшие в пункт 5 Критериев.

      7. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 3. Субъективные критерии

      8. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о Национальном архивном фонде и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

      9. Грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:

      незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;

      отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации.

      Значительное нарушение – нарушение требований, а именно:

      по организации документооборота; по учету, хранению печатей, штампов, бланков; по приему, хранению, учету и использованию документов НАФ и других архивных документов.

      Незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения; соблюдения сроков передачи документов на хранение; оформления дел для передачи на хранение; порядка использования архивных документов.

      10. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

      1) сбор информации о нарушении требований;

      2) анализ информации и оценка рисков.

      11. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

      1) результаты предыдущих проверок субъектов контроля. При этом, степень тяжести нарушений (грубое, значительное, незначительное) устанавливается в случае несоблюдения требований, отраженных в проверочных листах;

      2) наличие подтвержденных жалоб и обращений на субъекты контроля, поступивших от физических и юридических лиц о нарушении требований;

      3) результаты анализа официальных интернет-ресурсов государственных органов, государственных учреждений, средств массовой информации.

      12. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.

      13. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

      При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

      В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

      При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

      SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

      где:

      SРз – показатель значительных нарушений;

      SР1 – требуемое количество значительных нарушений;

      SР2 – количество выявленных значительных нарушений;

      При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

      SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

      где:

      SРн – показатель незначительных нарушений;

      SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;

      SР2 – количество выявленных незначительных нарушений;

      Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

      SР = SРз + SРн,

      где:

      SР – общий показатель степени риска;

      SРз – показатель значительных нарушений;

      SРн – показатель незначительных нарушений.

      Положения настоящего пункта не распространяются на государственные органы, указанные в параграфе 3 главы 3 Правил.

      14. После проведения анализа всех возможных рисков, субъекты контроля распределяются по двум степеням риска (высокая и не отнесенная к высокой степени риска).

      15. По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:

      1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 61 до 100 включительно и в отношении него проводится профилактический контроль;

      2) не отнесенной к высокой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 60 включительно и в отношении него не проводится профилактический контроль.

Глава 4. Заключительные положения

      16. Кратность проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля не может быть чаще одного раза в год.

      17. Профилактический контроль с посещением субъекта контроля проводится на основании полугодовых списков профилактического контроля с посещением субъекта контроля, формируемого в соответствии с пунктом 3 статьи 141 Кодекса.

      18. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

  Приложение
к Критериям оценки степени риска
за соблюдением законодательства
Республики Казахстан
о Национальном архивном
фонде и архивах

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства
Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

№ п/п

Критерии

Степень нарушения

Результаты предыдущих проверок (степень тяжести устанавливается при несоблюдении нижеперечисленных требований)

1.

Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах)

значительное

2.

Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:
1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;
2) наименование вида документа, за исключением письма;
3) дата документа;
4) регистрационный номер (индекс) документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;
6) оттиск печати организации

незначительное

3.

Соответствие официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов

незначительное

4.

Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)

незначительное

5.

Соответствие сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования

незначительное

6.

Указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах

значительное

7.

Наличие на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором

значительное

8.

Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 19 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703

значительное

9.

Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов

незначительное

10.

Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации

незначительное

11.

Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид по форме согласно приложению 18 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703

значительное

12.

Наличие акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

значительное

13.

Наличие акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите

значительное

14.

Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)

значительное

15.

Наличие грифов утверждения и согласования на документах

значительное

16.

Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе:
1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официального наименования организации;
3) наименования вида документа;
4) даты приказа;
5) регистрационного номера приказа;
6) места издания приказа;
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи;
10) отметки о согласовании приказа;
11) оттиска печати организации

значительное

17.

Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица

значительное

18.

Наличие отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных)

значительное

19.

Наличие литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис

значительное

20.

Наличие раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности

значительное

21.

Соответствие реквизитов протокола, в том числе:
1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения;
2) наименования вида документа;
3) даты;
4) регистрационного номера протокола;
5) места издания протокола;
6) грифа утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи

значительное

22.

Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов

незначительное

23.

Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним

незначительное

24.

Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом

незначительное

25.

Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением

незначительное

26.

Соответствие формирования лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке

незначительное

27.

Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников

незначительное

28.

Соответствие формирования в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд

незначительное

29.

Соответствие формирования в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений

незначительное

30.

Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов

значительное

31.

Соблюдение общих требований при формировании дел:
1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе;
3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках;
4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других;
5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров;
8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов;
9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)

значительное

32.

Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертной комиссией организации, экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа)

значительное

33.

Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов:
1) наименования организации, наименования структурного подразделения;
2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела;
3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела;
4) архивного шифра дела

значительное

34.

Соблюдение порядка нумерации листов дела:
1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу;
2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно;
4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование;
7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя;
8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов

незначительное

35.

Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов

незначительное

36.

Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)

незначительное

37.

Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации

незначительное

38.

Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища

незначительное

39.

Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее

значительное

40.

Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела

значительное

41.

Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив

значительное

42.

Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе:
1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;
2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет;
3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;
4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет;
5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет;
6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет;
7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет;
8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет;
9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет;
10) опытно-конструкторской документации – 15 лет;
11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
12) картографической документации – 25 лет;
13) геодезической документации – 25 лет;
14) телеметрической документации – 5 лет;
15) аудиовизуальной документации – 3 года;
16) электронных документов –5 лет

значительное

43.

Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования

значительное

44.

Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы

значительное

45.

Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности

значительное

46.

Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей

значительное

47.

Соблюдение требований по хранению документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток

значительное

48.

Соблюдение требований по хранению компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару

значительное

49.

Соблюдение требований по хранению микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона

значительное

50.

Соблюдение требований по хранению видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке

значительное

51.

Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов):
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров;
2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров

значительное

52.

Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах

значительное

53.

Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах:
1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%

значительное

54.

Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища

значительное

55.

Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование

значительное

56.

Наличие паспорта архива организации

значительное

57.

Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов

значительное

58.

Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации

значительное

59.

Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа

значительное

60.

Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации

значительное

61.

Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения

значительное

62.

Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа

значительное

63.

Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов

значительное

64.

Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации)

значительное

65.

Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)

значительное

66.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно

значительное

67.

Cоответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)

значительное

68.

Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)

значительное

69.

Наличие в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов

грубое

70.

Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)

значительное

71.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования

значительное

72.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище

значительное

73.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива

значительное

74.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении ключей к замкам помещений архива

значительное

75.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов

незначительное

76.

Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей

незначительное

77.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов

значительное

78.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов

значительное

79.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов

значительное

80.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов

значительное

81.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям

незначительное

82.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы

значительное

83.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов

значительное

84.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования

значительное

85.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных, актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов, актов описания архивных документов, переработки описей

незначительное

86.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов

значительное

87.

Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов:
1) секретных;
2) отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, а также имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы и камни;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданных на хранение в архив, в связи с упразднением организации – источника комплектования

значительное

88.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных сводных списков источников комплектования области (городов республиканского значения, столицы)

значительное

89.

Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка

значительное

90.

Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде;
3) историческая справка к фонду;
4) аннотация о составе и содержании архивных документов;
5) информация об условиях доступа и использования;
6) библиография

значительное

91.

Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда:
1) архивного фонда организации – устанавливаемого на основе нормативных правовых актов официальных дат их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов принятие за дату образования организации даты наиболее раннего из них;
2) объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
3) архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
4) архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа

незначительное

92.

Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов по форме согласно приложению 8 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703

значительное

93.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) планируемых годовых показатели основных направлений и результатов деятельности, отчетных годовых, квартальных показателей основных направлений и результатов деятельности в соответствии с формами предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов", утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 3 мая 2017 года № 118 "Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15211)

значительное

94.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива

значительное

95.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов

незначительное

96.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического и тематико-экспозиционного плана выставок

незначительное

97.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов

значительное

Наличие подтвержденных жалоб и обращений со стороны физических и юридических лиц

98.

Наличие одной подтвержденной жалобы или обращения о нарушении в области соблюдения законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

значительное

99.

Наличие двух или более подтвержденных жалоб или обращений о нарушениях в области соблюдения законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

грубое

Результаты анализа официальных интернет-ресурсов государственных органов, средств массовой информации

100.

Наличие факта уничтожения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, городов республиканского значения, столицы

грубое

101.

Наличие факта ограничения прав физических и юридических лиц Республики Казахстан бесплатно пользоваться открытыми для использования документами Национального архивного фонда Республики Казахстан, хранящимися в государственных и ведомственных архивах и их филиалах, за исключением ограничений использования документов отдельными категориями физических и юридических лиц, установленных статьей 16 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах"

значительное

102.

Наличие факта временного вывоза за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности без разрешения уполномоченного органа

значительное

103.

Наличие факта нарушения требований по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

значительное

  Приложение 2
к cовместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 18
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 11
  Приложение 2
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года № 172
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан от 29 октября 2015 года (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" от 7 января 2003 года, Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, Правилами формирования государственными органами системы оценки рисков и формы проверочных листов, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 17371) (далее – Правила) предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).

      2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

      1) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;

      2) субъекты контроля – юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) и другие архивные документы;

      3) система оценки рисков – комплекс мероприятий, проводимых органом контроля с целью назначения профилактического контроля;

      4) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;

      5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;

      6) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;

      7) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации.

      3. Критерии оценки степени риска для профилактических контролей формируются посредством объективных и субъективных критериев.

Глава 2. Объективные критерии

      4. Отнесение субъектов контроля к степени риска (высокой, невысокой) осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанной с обеспечением сохранности электронных документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.

      5. По объективным критериям к высокой степени риска относятся:

      1) государственные органы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота государственных органов (далее – СЭД ГО) или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие систему электронного документооборота (далее – СЭД);

      2) органы местного самоуправления, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота СЭД ГО.

      6. По объективным критериям, к субъектам контроля, не отнесенным к высокой степени риска относятся негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота СЭД.

      7. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Глава 3. Субъективные критерии оценки степени риска

      8. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

      1) сбор информации о нарушении требований;

      2) анализ информации и оценка рисков.

      9. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

      1) результаты предыдущих проверок субъектов контроля. При этом, степень тяжести нарушений (грубое, значительное, незначительное) устанавливается в случае несоблюдения требований за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, отраженных в проверочных листах;

      2) наличие подтвержденных жалоб и обращений на субъекты контроля, поступивших от физических и юридических лиц о нарушении требований за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов.

      10. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, согласно приложению к настоящим Критериям.

      11. Для отнесения субъекта контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

      При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.

      В случае если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

      При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7, и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

      SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

      где:

      SРз – показатель значительных нарушений;

      SР1 – требуемое количество значительных нарушений;

      SР2 – количество выявленных значительных нарушений;

      При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:

      SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

      где:

      SРн – показатель незначительных нарушений;

      SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;

      SР2 – количество выявленных незначительных нарушений;

      Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:

      SР = SРз + SРн,

      где:

      SР – общий показатель степени риска;

      SРз – показатель значительных нарушений;

      SРн – показатель незначительных нарушений.

      Положения настоящего пункта не распространяются на государственные органы, указанные в параграфе 3 главы 3 Правил.

      12. После проведения анализа всех возможных рисков, субъекты контроля распределяются по двум степеням риска (высокая и не отнесенная к высокой степени риска).

      13. По показателям степени риска субъект контроля относится:

      1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 61 до 100 включительно и в отношении него проводится профилактический контроль;

      2) не отнесенной к высокой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 60 и в отношении него не проводится профилактический контроль.

Глава 4. Заключительные положения

      14. Кратность проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля не может быть чаще одного раза в год.

      15. Профилактический контроль с посещением субъекта контроля проводится на основании полугодовых списков профилактического контроля с посещением субъекта контроля, формируемого в соответствии с пунктом 3 статьи 141 Кодекса.

      16. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.

  Приложение к Критериям оценки
степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан
об электронном документе
и электронной цифровой подписи
в части электронного
документооборота и электронных
архивов в источниках комплектования
Национального архива
Республики Казахстан,
центральных государственных архивов

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов

№ п/п

Критерии

Степень нарушения

Результаты предыдущих проверок (степень тяжести устанавливается при несоблюдении нижеперечисленных требований)

1.

Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат

значительное

2.

Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов

значительное

3.

Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов

значительное

4.

Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной

незначительное

5.

Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации

значительное

6.

Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов

значительное

7.

Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки

грубое

Наличие подтвержденных жалоб и обращений со стороны физических и юридических лиц

8.

Наличие одной подтвержденной жалобы или обращения в сфере электронного документооборота и электронных архивов

значительное

9.

Наличие двух или более подтвержденных жалоб или обращений в сфере электронного документооборота и электронных архивов

грубое

  Приложение 3
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 18
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 11
  Приложение 3
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года № 172
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

                  Проверочный лист за соблюдением законодательства
            Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

      _________________________________________________________________________
      (наименование однородной группы проверяемых субъектов (объектов)
Государственный орган, назначивший проверку
_________________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением
субъекта (объекта) контроля
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
                              (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля___________________________________
_________________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный
номер субъекта (объекта) контроля__________________________________________
Адресместанахождения____________________________________________________

№ п/п

Перечень требований

Требуется

Не требуется

Соответствует требованиям

Не соответствует требованиям

1

2

3

4

5

6

1.

Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах)





2.

Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:
1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;
2) наименование вида документа, за исключением письма;
3) дата документа;
4) регистрационный номер (индекс) документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;
6) оттиск печати организации





3.

Соответствие официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов





4.

Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)





5.

Соответствие сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования





6.

Указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах





7.

Наличие на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором





8.

Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 19 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703





9.

Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов





10.

Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации





11.

Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид по форме согласно приложению 18 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703





12.

Наличие акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите





13.

Наличие акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите





14.

Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)





15.

Наличие грифов утверждения и согласования на документах





16.

Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе:
1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официального наименования организации;
3) наименования вида документа;
4) даты приказа;
5) регистрационного номера приказа;
6) места издания приказа;
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи;
10) отметки о согласовании приказа;
11) оттиска печати организации





17.

Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица





18.

Наличие отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных)





19.

Наличие литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис





20.

Наличие раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности





21.

Соответствие реквизитов протокола, в том числе:
1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения;
2) наименования вида документа;
3) даты;
4) регистрационного номера протокола;
5) места издания протокола;
6) грифа утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовка к тексту;
8) текста;
9) подписи





22.

Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов





23.

Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним





24.

Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом





25.

Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением





26.

Соответствие формирования лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке





27.

Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников





28.

Соответствие формирования в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд





29.

Соответствие формирования в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений





30.

Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов





31.

Соблюдение общих требований при формировании дел:
1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе;
3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках;
4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других;
5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров;
8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов;
9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)





32.

Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертной комиссией организации, экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа)





33.

Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов:
1) наименования организации, наименования структурного подразделения;
2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела;
3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела;
4) архивного шифра дела





34.

Соблюдение порядка нумерации листов дела:
1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу;
2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно;
4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование;
7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя;
8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов





35.

Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов





36.

Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)





37.

Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации





38.

Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища





39.

Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее





40.

Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела





41.

Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив





42.

Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе:
1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;
2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет;
3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;
4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет;
5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет;
6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет;
7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет;
8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет;
9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет;
10) опытно-конструкторской документации – 15 лет;
11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
12) картографической документации – 25 лет;
13) геодезической документации – 25 лет;
14) телеметрической документации – 5 лет;
15) аудиовизуальной документации – 3 года;
16) электронных документов – 5 лет





43.

Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования





44.

Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы





45.

Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности





46.

Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей





47.

Соблюдение требований по хранению документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток





48.

Соблюдение требований по хранению компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару





49.

Соблюдение требований по хранению микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона





50.

Соблюдение требований по хранению видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке





51.

Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов):
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров;
2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров





52.

Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах





53.

Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах:
1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%





54.

Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища





55.

Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование





56.

Наличие паспорта архива организации





57.

Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов





58.

Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации





59.

Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа





60.

Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации





61.

Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения





62.

Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа





63.

Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов





64.

Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации)





65.

Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)





66.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно





67.

Cоответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)





68.

Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)





69.

Наличие в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов





70.

Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах)





71.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования





72.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище





73.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива





74.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении ключей к замкам помещений архива





75.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов





76.

Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей





77.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов





78.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов





79.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов





80.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов





81.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям





82.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы





83.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов





84.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования





85.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных, актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов, актов описания архивных документов, переработки описей





86.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов





87.

Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов:
1) секретных;
2) отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, а также имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы и камни;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданных на хранение в архив, в связи с упразднением организации – источника комплектования





88.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных сводных списков источников комплектования области (городов республиканского значения, столицы)





89.

Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка





90.

Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде;
3) историческая справка к фонду;
4) аннотация о составе и содержании архивных документов;
5) информация об условиях доступа и использования;
6) библиография





91.

Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда:
1) архивного фонда организации – устанавливаемого на основе нормативных правовых актов официальных дат их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов принятие за дату образования организации даты наиболее раннего из них;
2) объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
3) архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
4) архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа





92.

Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов по форме согласно приложению 8 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства от 31 октября 2018 года № 703





93.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) планируемых годовых показатели основных направлений и результатов деятельности, отчетных годовых, квартальных показателей основных направлений и результатов деятельности в соответствии с формами предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов", утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 3 мая 2017 года № 118 "Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15211)





94.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива





95.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов





96.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического и тематико-экспозиционного плана выставок





97.

Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов





      Должностное (ые) лицо (а): _________________________________________________
                              (фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________             ______________
      (должность)                               (подпись)
Руководитель субъекта контроля: ____________________________________________
                                    (фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________             ____________
      (должность)                               (подпись)

  Приложение 4
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 18
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 28 января 2019 года № 11
  Приложение 4
к совместному приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 09 июня 2017 года № 172
и Министра национальной
экономики Республики Казахстан
от 14 августа 2017 года № 301

      Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан
            об электронном документе и электронной цифровой подписи в части
            электронного документооборота и электронных архивов в источниках
            комплектования Национального архива Республики Казахстан,
                        центральных государственных архивов

      ____________________________________________________________________
(наименование однородной группы проверяемых субъектов (объектов)
Государственный орган, назначивший проверку
____________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
                              (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля___________________________________
_________________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля________________________________________________
Адресместанахождения____________________________________________________

№ п/п

Перечень требований

Требуется

Не требуется

Соответствует требованиям

Не соответствует требованиям

1

2

3

4

5

6

1.

Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа:
1 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат





2.

Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов





3.

Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов





4.

Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной





5.

Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации





6.

Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов





7.

Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки





      Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________
                        (фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________             ______________
      (должность)                               (подпись)
Руководитель субъекта контроля: __________________________________
                              (фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________             ____________
      (должность)                               (подпись)

"Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына өзгерістер енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 28 қаңтардағы № 18 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2019 жылғы 28 қаңтардағы № 11 бірлескен бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2019 жылғы 30 қаңтарда № 18252 болып тіркелді

      БҰЙЫРАМЫЗ:

      1. "Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2018 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тізілімінде № 15644 тіркелген, Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталонды бақылау банкінде 2017 жылғы 22 қыркүйекте жарияланған) мынадай өзгерістер енгізілсін:

      1 тармақтың 2), 3) және 4) тармақшалары мынадай редакцияда жазылсын:

      "2) осы бірлескен бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде Қазақстан Республикасының электронды құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      3) осы бірлескен бұйрықтың 3-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы;

      4) осы бірлескен бұйрықтың 4-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде Қазақстан Республикасының электронды құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы бекітілсін.";

      Көрсетілген бірлескен бұйрыққа 1, 2, 3 және 4-қосымшалар осы бірлескен бұйрықтың 1, 2, 3 және 4-қосымшаларына сәйкес жаңа редакцияда жазылсын.

      2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамамен белгіленген тәртіппен:

      1) осы бірлескен бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

      2) осы бірлескен бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

      3) осы бірлескен бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оның Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын;

      4) осы тармақта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтердің ұсынылуын қамтамасыз етсін.

      3. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

      4. Осы бірлескен бұйрық оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін қолданысқа енгізіледі.

      Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт министрі 		А. Мұхамедиұлы
      Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрі 		Т. Сүлейменов

      "КЕЛІСІЛДІ"

      Қазақстан Республикасы

      Бас Прокуратурасының

      Құқықтық статистика және

      арнайы есепке алу жөніндегі

      комитеті

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 18 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 11 бірлескен бұйрығына
1-қосымша
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 09 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
1-қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы Кәсіпкерлік кодексіне (бұдан әрі – Кодекс), "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына, Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тізілімінде № 17371 болып тіркелген) Мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау жүйесін қалыптастыру қағидаларына және тексеру парақтарының нысанына (бұдан әрі – Қағидалар) сәйкес бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылауды (бұдан әрі – профилактикалық бақылау) жүргізу кезінде тексерілетін субъектілерді іріктеу үшін әзірленді.

      2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) тәуекел – бақылау субъектісінің қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне салдарларының ауырлық дәрежесін ескере отырып зиян келтіру ықтималдығы;

      2) бақылау субъектілері – қызметі барысында Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын заңды тұлғалар;

      3) тәуекелдерді бағалау жүйесі – профилактикалық бақылауды белгілеу мақсатында бақылау органы жүргізетін іс-шаралар кешені;

      4) тәуекел дәрежесін бағалаудың объективті өлшемшарттары (бұдан әрі – объективті өлшемшарттар) – белгілі бір қызмет саласында тәуекел дәрежесіне байланысты және жеке бақылау субъектісіне (объектісіне) тікелей байланыссыз бақылау субъектілерін (объектілерін) іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      5) тәуекел дәрежесін бағалаудың субъективті өлшемшарттары (бұдан әрі – субъективті өлшемшарттар) – нақты бақылау субъектісінің (объектісінің) қызметі нәтижелеріне байланысты бақылау субъектілерін (объектілерін) іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары.

      3. Профилактикалық бақылаулар үшін тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары объективті және субъективті өлшемшарттар арқылы қалыптастырылады.

2-тарау. Объективті өлшемшарттар

      4. Бақылау субъектілерін тәуекел дәрежесіне (елеулі, болмашы) жатқызу бақылау субъектілерінің ҰАҚ құжаттарын жоюға (жоғалтуға), зақымдауға, қолдан жасауға әкелуі мүмкін ҰАҚ құжаттарын сақтауды қамтамасыз етумен байланысты қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне зиян келтіру мүмкіндігіне байланысты жүзеге асырылады.

      5. Объективті өлшемшарттар бойынша тәуекелдің жоғары дәрежесіне:

      1) ҰАҚ құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың мемлекеттік архивтері;

      2) ҰАҚ құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын арнаулы мемлекеттік архивтер;

      3) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік органдар, жергілікті атқарушы органдар мен мемлекеттік заңды тұлғалар;

      4) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік органдардың және жергілікті атқарушы органдардың ведомствоға қарасты заңды тұлғалары жатады.

      6. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмаған бақылау субъектілеріне Өлшемшарттардың 5-тармағына енбеген қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптасатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.

      7. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылған бақылау субъектілеріне қатысты бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылауды жүргізу мақсатында субъективті өлшемшарттар қолданылады.

3-тарау. Субъективті өлшемшарттар

      8. Субъективті өлшемшарттар өрескел, елеулі, болмашы болып үш дәрежеге бөлініп, тексеру парақтарында келтірілген Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнаманың сақталуы саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарының (бұдан әрі – талаптар) негізінде жасалған және осы Өлшемшарттардың қосымшасында келтірілген.

      9. Өрескел бұзушылық – талаптарды бұзудың мыналарға:

      ҰАҚ құжаттарын, және басқа да архивтік құжаттарды заңсыз жою (жоғалту), зақымдау, қолдан жасауға;

      жеке және заңды тұлғалардың құқықтарына, бостандықтары мен заңды мүдделеріне қатысты белгіленген тәртіппен жинақталған архивтік құжаттарды беруден бас тарту, не жеке және заңды тұлғаларға толық емес немесе көрінеу жалған ақпарат беруге әкелген немесе әкелуі мүмкін.

      Елеулі бұзушылық – талаптарды бұзу, атап айтқанда:

      құжат айналымын ұйымдастыру бойынша; мөрлерді, мөртабандарды, бланкілерді есепке алу, сақтау бойынша; ҰАҚ құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану бойынша.

      Болмашы бұзушылық – құжаттарды ресімдеу және олардың орындалуын бақылау бөлігінде; құжаттарды сақтауға тапсыру мерзімдерін сақтау; сақтауға тапсыру үшін істерді ресімдеу; архивтік құжаттарды пайдалану тәртібінің талаптарын бұзу.

      10. Субъективті өлшемшарттарды айқындау мынадай:

      1) талаптардың бұзылуы туралы ақпарат жинау;

      2) ақпаратты талдау және тәуекелдерді бағалау кезеңдерін қолдана отырып жүзеге асырылады.

      11. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін мынадай ақпарат көздері пайдаланылады:

      1) бақылау субъектілеріндегі алдыңғы тексерістердің нәтижелері. Бұл ретте, бұзушылықтардың ауырлық дәрежесі (өрескел, елеулі, болмашы) тексеру парақтарында көрсетілген талаптар сақталмаған жағдайда белгіленеді;

      2) бақылау субъектілеріне талаптардың бұзылуы туралы жеке және заңды тұлғалардан түскен расталған шағымдар мен өтініштердің болуы;

      3) мемлекеттік органдардың, мемлекеттік мекемелердің интернет-ресурстарын және бұқаралық ақпарат құралдарын талдау нәтижелері.

      12. Субъективті өлшемшарттар маңыздылығы мен қоғамға қауіптілігіне байланысты, Өлшемшарттармен қарастырылған бұзушылықтар ауырлығының 3 дәрежесіне: өрескел, елеулі және болмашы болып бөлінеді.

      13. Бақылау субъектін (объектін) тәуекел дәрежесіне жатқызу үшін тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеудің мынадай тәртібі қолданылады.

      Бір өрескел бұзушылық анықталған кезде бақылау субъектіне 100 тәуекел дәрежесінің көрсеткіші теңестіріледі және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізіледі.

      Егер өрескел бұзушылықтар анықталмаса, онда тәуекел дәрежесінің көрсеткішін айқындау үшін елеулі және болмашы бұзушылықтар бойынша жиынтық көрсеткіш есептеледі.

      Елеулі бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,7 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:

      SР3 = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

      мұнда:

      SР3 – елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SР1 – елеулі бұзушылықтардың талап етілетін саны;

      SР2 – анықталған елеулі бұзушылықтардың саны;

      Болмашы бұзушылықтардың көрсеткішін айқындау кезінде 0,3 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:

      SРН = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

      мұнда:

      SРН – болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SР1 – болмашы бұзушылықтардың талап етілетін саны;

      SР2 – анықталған болмашы бұзушылықтардың саны;

      Тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші (SР) 0-ден 100-ге дейінгі шәкіл бойынша есептеледі және мына формула бойынша елеулі және болмашы бұзушылықтардың көрсеткіштерін қосу арқылы айқындалады:

      SР = SР3 + SРН,

      мұнда:

      SР – тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші;

      SР3 – елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SРН – болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші.

      Осы тармақтың ережелері Қағидалардың 3-тарауының 3-параграфында көрсетілген мемлекеттік органдарға қолданылмайды.

      14. Барлық ықтимал тәуекелдерге талдау жүргізілгеннен кейін, бақылау субъектілері тәуекелдің екі дәрежесі бойынша (тәуекелдің жоғары және жоғары дәрежесіне жатпайтын) бөлінеді.

      15. Тәуекел дәрежесінің көрсеткіштері бойынша бақылау субъекті (объекті) мынаған жатады:

      1) жоғары тәуекел дәрежесіне – 61-ден бастап 100-ді қоса алғанға дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізіледі;

      2) жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмағанға – 0-ден 60-қа дейінгі қоса алғандағы көрсеткіш кезінде және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізілмейді.

4-тарау. Қорытынды ережелер

      16. Бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылау жүргізу жиілігі жылына бір реттен жиі бола алмайды.

      17. Бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылау Кодекстің 141-бабының 3-тармағына сәйкес құрылатын бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылаудың жартыжылдық тізімінің негізінде жүргізіледі.

      18. Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау тізімдері субъективті өлшемшарттар бойынша ең жоғары тәуекел дәрежесінің көрсеткіші бар бақылау субъектілерінің басымдылығын ескере отырып жасалады.

  Ұлттық архив қоры және
архивтер туралы
Қазақстан Республикасы
заңнамасының сақталуының
тәуекел дәрежесін
бағалау өлшемшарттарына
қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

№ р/б

Өлшемшарттар

Бұзушылық деңгейі

Алдыңғы тексерістер нәтижелері (ауырлық деңгейі төмендеаталғанталаптарсақталмағанжағдайдабелгіленеді)

1

Жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі

елеулі

2

Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы:
1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;
2) хаттан басқа құжат түрінің атауы;
3) құжаттың датасы;
4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі);
5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;
6) ұйым мөрінің бедері

болмашы

3

Құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына сәйкес болуы

болмашы

4

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы

болмашы

5

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге сәйкес болуы және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы

болмашы

6

Барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі

елеулі

7

Ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы

елеулі

8

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 19-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы

елеулі

9

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы

болмашы

10

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы

болмашы

11

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 18-қосымшасына сәйкес нысан бойынша әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы

елеулі

12

Қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы актінің болуы

елеулі

13

Қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актінің болуы

елеулі

14

Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы

елеулі

15

Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы

елеулі

16

Құқықтық актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың датасы;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;
6) бұйрықтың шығарылған жері;
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;
11) ұйым мөрінің бедері

елеулі

17

Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы

елеулі

18

Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің болуы

елеулі

19

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің болуы

елеулі

20

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің болуы

елеулі

21

Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде:
1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) датасы;
4) хаттаманың тіркеу нөмірі;
5) хаттама шығарылған жер;
6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
7) хаттама тақырыбы;
8) мәтіні;
9) қолы

елеулі

22

Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы –жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы

болмашы

23

Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы

болмашы

24

Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу

болмашы

25

Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы

болмашы

26

Жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналастырылуының сәйкес келуі

болмашы

27

Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі

болмашы

28

Жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі

болмашы

29

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі

болмашы

30

Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы

елеулі

31

Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы:
1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы;
2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы;
3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы;
4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы;
5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы;
6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы;
7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі;
8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі;
9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөздің қосылуы

елеулі

32

Ұйым басшысы бекіткен және ұйымның сараптау комиссиясымен, мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы

елеулі

33

Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы:
1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);
3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі;
4) істің архивтік шифрі

елеулі

34

Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы:
1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу;
2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу;
4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу;
5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу;
6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу;
7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау;
8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану

болмашы

35

Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы

болмашы

36

Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы

болмашы

37

Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы

болмашы

38

Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы

болмашы

39

Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы

елеулі

40

Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы

елеулі

41

Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы

елеулі

42

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштардағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;
2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;
3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;
4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;
5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл;
6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;
7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;
8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл;
9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;
10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;
11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;
12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;
13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;
14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;
15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл;
16) электрондық құжаттар – 5 жыл

елеулі

43

Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы

елеулі

44

Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы

елеулі

45

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде бұзылуға техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы

елеулі

46

Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы

елеулі

47

Магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

48

Компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

49

Микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

50

Бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау

елеулі

51

Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі:
1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес;
2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес;
4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес;
5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес

елеулі

52

Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі

елеулі

53

Аархив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы:
1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%;
2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%;
5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%

елеулі

54

Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы

елеулі

55

Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы

елеулі

56

Ұйым архиві паспорттарының болуы

елеулі

57

Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы

елеулі

58

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы

елеулі

59

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы

елеулі

60

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы

елеулі

61

Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі

елеулі

62

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы

елеулі

63

Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы

елеулі

64

Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы

елеулі

65

Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы

елеулі

66

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы

елеулі

67

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша келесі белгілерге сәйкес келуі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)

елеулі

68

Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)

елеулі

69

Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдардың болуы

өрескел

70

Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы

елеулі

71

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы

елеулі

72

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінің болуы

елеулі

73

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы

елеулі

74

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол таңбасының болуы

елеулі

75

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек дайындалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық сілтегішінің карточкаларының болуы

болмашы

76

Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы

болмашы

77

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы

елеулі

78

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы

елеулі

79

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы

елеулі

80

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы

елеулі

81

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы

болмашы

82

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы

елеулі

83

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы

елеулі

84

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы

елеулі

85

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы актілердің, архивке, архивтік қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттардың табылғаны туралы актілердің, істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актілердің, құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актілердің болуы

болмашы

86

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы

елеулі

87

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерінің келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы:
1) құпия құжаттарды;
2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілерді, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттарды;
3) нитронегіздегі архивтік құжаттарды;
4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттарды;
5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерін

елеулі

88

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) жинақтау көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы

елеулі

89

Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы

елеулі

90

Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі:
1) архивтік қордың атауы;
2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер;
3) қордың тарихи анықтамасы;
4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа;
5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат;
6) библиография

елеулі

91

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың келесі хронологиялық шектердің сақталуы:
1) ұйымның архивтік қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады;
2) біріккен архивтік қор – біріккен архивтік қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы;
3) жеке тектік архивтік қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен архивтік қормен ұқсас);
4) архивтік коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі

болмашы

92

Ұйымда Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 8-қосымшасына сәйкес нысан бойынша консультативтік-кеңесші органдар хаттамаларының болуы

елеулі

93

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 3 мамырдағы № 118 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 15211 болып тіркелген) "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысандарға сәйкес жоспарланған жылдық қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткішінің, қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің есептік жылдық, тоқсандық көрсеткішінің болуы

елеулі

94

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы

елеулі

95

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы

болмашы

96

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде көрмелердің тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық жоспарының болуы

болмашы

97

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтеріндеархивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы

елеулі

Жеке және заңды тұлғалар тарапынан расталған шағымдар мен өтініштердің болуы

98

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасын сақтау саласындағы бұзушылықтар туралы бір расталған шағымның немесе өтініштің болуы

елеулі

99

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасын сақтау саласындағы бұзушылықтар туралы екі немесе одан көп расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы

өрескел

Мемлекеттік органдардың, мемлекеттік мекемелердің интернет-ресурстарын және бұқаралық ақпарат құралдарын талдау нәтижелері

100

Ұлттық архив қорының құжаттарын, жеке құрам бойынша құжаттарды уәкілетті органның немесе облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісусіз жою фактісінің болуы

өрескел

101

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 16-бабында белгіленген жеке және заңды тұлғалардың жекелеген санаттарынан басқа Қазақстан Республикасының жеке және заңды тұлғаларының мемлекеттік және ведомстволық архивтер мен олардың филиалдарында сақталатын, Ұлттық архив қорының пайдалану үшін ашық құжаттарын тегін пайдалану құқығын шектеу фактісінің болуы

елеулі

102

Уәкілетті органның рұқсатынсыз Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге әкету фактісінің болуы

елеулі

103

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету бойынша талаптардың бұзылу фактісінің болуы

елеулі

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 18 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 11 бірлескен бұйрығына
2-қосымша
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 09 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
2-қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуы тұрғысынан тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы Кәсіпкерлік кодексіне (бұдан әрі – Кодекс), Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы, "Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы" 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңдарына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 30 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына, Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тізілімінде № 17371 болып тіркелген) Мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау жүйесін қалыптастыру қағидаларына және тексеру парақтарының нысанына (бұдан әрі – Қағидалар) сәйкес жасалған және бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау (бұдан әрі –профилактикалық бақылау) жүргізу кезінде бақылау субъектілерін іріктеу үшін әзірленді.

      2. Осы Өлшемшарттарда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) тәуекел – бақылау субъектісінің қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне салдарларының ауырлық дәрежесін ескере отырып зиян келтіру ықтималдығы;

      2) бақылау субъектілері – қызметі барысында Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын заңды тұлғалар;

      3) тәуекелдерді бағалау жүйесі – профилактикалық бақылауды белгілеу мақсатында бақылау органы жүргізетін іс-шаралар кешені;

      4) тәуекел дәрежесін бағалаудың субъективті өлшемшарттары (бұдан әрі – субъективті өлшемшарттар) – нақты бақылау субъектісінің (объектісінің) қызметі нәтижелеріне байланысты бақылау субъектілерін (объектілерін) іріктеу үшін пайдаланылатын тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

      5) өрескел бұзушылық – электрондық құжаттардың заңсыз жойылуына (жоғалуына), зақымдалуына, қолдан жасалуына әкелген немесе әкелуі мүмкін электрондық құжат және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілермен белгіленген талаптарды (бұдан әрі – талаптар) бұзу;

      6) елеулі бұзушылық –электрондық құжат айналымы жүйесінің функционалына, электрондық құжаттардың деректемелік бөлігіне электрондық құжаттардың сақтау мерзімдеріне және олардың электрондық тіркеу бақылау карточкаларына, электрондық құжат айналымын пайдалану тәртібіне қойылатын талаптарды бұзу;

      7) болмашы бұзушылық – бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдалану тәртібіне, ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесіндегі электрондық және қағаз құжаттардың ара қатынасына қатысты талаптарды бұзу.

      3. Профилактикалық бақылаулар үшін тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары объективті және субъективті өлшемшарттар арқылы қалыптастырылады.

2-тарау. Объективті өлшемшарттар

      4. Бақылау субъектілерін тәуекел дәрежесіне (елеулі, болмашы) жатқызу бақылау субъектілерінің ҰАҚ электрондық құжаттарын жоюға (жоғалтуға), зақымдауға, қолдан жасауға әкелуі мүмкін ҰАҚ құжаттарын сақтауды қамтамасыз етумен байланысты қызметі нәтижесінде жеке және заңды тұлғалардың заңды мүдделеріне, мемлекеттің мүліктік мүдделеріне зиян келтіру мүмкіндігіне байланысты жүзеге асырылады.

      5. Объективті өлшемшарттар бойынша тәуекелдің жоғары дәрежесіне:

      1) электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – МО ЭҚЖ) пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік органдар немесе электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – ЭҚЖ) пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік заңды тұлғалар;

      2) электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін МО ЭҚЖ пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын жергілікті өзіні-өзі басқару органдары жатады.

      6. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмаған бақылау субъектілеріне электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін ЭҚЖ пайдаланатын, қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптасатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.

      7. Объективті өлшемшарттар бойынша жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылған бақылау субъектілеріне қатысты бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылауды жүргізу мақсатында субъективті өлшемшарттар қолданылады.

3-тарау. Тәуекел дәрежесінің субъективті өлшемшарттары

      8. Субъективті өлшемшарттар келесі кезеңдерді қолдана отырып айқындалады:

      1) талаптардың бұзылуы туралы ақпарат жинау;

      2) ақпаратты талдау және тәуекелдерді бағалау.

      9. Субъективті өлшемшарттар бойынша тәуекел дәрежесін бағалау үшін мынадай ақпарат көздері пайдаланылады:

      1) бақылау субъектілеріндегі алдыңғы тексерістердің нәтижелері. Бұл ретте, бұзушылықтардың ауырлық дәрежесі (өрескел, елеулі, болмашы) тексеру парақтарында көрсетілген, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде талаптарды орындамаған жағдайда белгіленеді;

      2) Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде талаптардың бұзылуы туралы бақылау субъектілеріне қатысты жеке және заңды тұлғалардан түскен расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы.

      10. Субъективті өлшемшарттар маңыздылығы мен қоғамдық қауіптілігіне байланысты, осы Өлшемшарттардың қосымшасына сәйкес, Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында қарастырылған бұзушылықтың 3 дәрежесіне: өрескел, елеулі және болмашы болып бөлінеді.

      11. Бақылау субъектін (объектін) тәуекел дәрежесіне жатқызу үшін тәуекел дәрежесінің көрсеткішін есептеудің мынадай тәртібі қолданылады.

      Бір өрескел бұзушылық анықталған кезде бақылау субъектіне 100 тәуекел дәрежесінің көрсеткіші теңестіріледі және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізіледі.

      Егер өрескел бұзушылықтар анықталмаса, онда тәуекел дәрежесінің көрсеткішін айқындау үшін елеулі және болмашы бұзушылықтар бойынша жиынтық көрсеткіш есептеледі.

      Елеулі бұзушылықтар көрсеткішін айқындау кезінде 0,7 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:

      SР3 = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,

      мұнда:

      SР3 – елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SР1 – елеулі бұзушылықтардың талап етілетін саны;

      SР2 – анықталған елеулі бұзушылықтардың саны;

      Болмашы бұзушылықтардың көрсеткішін айқындау кезінде 0,3 коэффициенті қолданылады және бұл көрсеткіш мына формула бойынша есептеледі:

      SРН = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,

      мұнда:

      SРН – болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SР1 – болмашы бұзушылықтардың талап етілетін саны;

      SР2 – анықталған болмашы бұзушылықтардың саны;

      Тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші (SР) 0-ден 100-ге дейінгі шәкіл бойынша есептеледі және мына формула бойынша елеулі және болмашы бұзушылықтардың көрсеткіштерін қосу арқылы айқындалады:

      SР = SР3 + SРН,

      мұнда:

      SР – тәуекел дәрежесінің жалпы көрсеткіші;

      SР3 – елеулі бұзушылықтардың көрсеткіші;

      SРН – болмашы бұзушылықтардың көрсеткіші.

      Осы тармақтың ережелері Қағидалардың 3-тарауының 3-параграфында көрсетілген мемлекеттік органдарға қолданылмайды.

      12. Барлық ықтимал тәуекелдерге талдау жүргізілгеннен кейін, бақылау субъектілері тәуекелдің екі дәрежесі бойынша (тәуекелдің жоғары және жоғары дәрежесіне жатпайтын) бөлінеді.

      13. Тәуекел дәрежесінің көрсеткіштері бойынша бақылау субъекті (объекті) мынаған жатады:

      1) жоғары тәуекел дәрежесіне – 61-ден бастап 100-ді қоса алғанға дейінгі тәуекел дәрежесінің көрсеткіші кезінде және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізіледі;

      2) жоғары тәуекел дәрежесіне жатқызылмағанға – 0-ден 60-қа дейінгі қоса алғандағы көрсеткіш кезінде және оған қатысты профилактикалық бақылау жүргізілмейді.

4-тарау. Қорытынды ережелер

      14. Бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылау жүргізу жиілігі жылына бір реттен жиі бола алмайды.

      15. Бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылау Кодекстің 141-бабының 3-тармағына сәйкес құрылатын бақылау субъектісіне бару арқылы профилактикалық бақылаудың жартыжылдық тізімінің негізінде жүргізіледі.

      16. Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау тізімдері субъективті өлшемшарттар бойынша ең жоғары тәуекел дәрежесінің көрсеткіші бар бақылау субъектілерінің басымдылығын ескере отырып жасалады.

  Қазақстан Республикасы
Ұлттық архивінің,
орталық мемлекеттік
архивтердің
толықтыру көздерінде
электрондық құжат және
электронды цифрлық
қолтаңба туралы
Қазақстан Республикасы
заңнамасының электрондық
құжаттар мен электрондық
архивтер бөлігінде сақталуының
тәуекел дәрежесін бағалау
өлшемшарттарына
қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігін де сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары

№ р/б

Өлшемшарттар

Бұзушылық деңгейі

Алдыңғы тексерістер нәтижелері (ауырлық деңгейі төменде аталған талаптар сақталмаған жағдайда белгіленеді)

1

Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы:
1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат;
2) RTF, DOCX – мәтіндік формат;
3) XLS, XLSX – кестелік формат;
4) PPT, PPTX – таныстырылымдар;
5) RAR, ZІP – архивтелген формат

елеулі

2

Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі

елеулі

3

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі

елеулі

4

Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы

болмашы

5

Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы

елеулі

6

Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі

елеулі

7

Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы

өрескел

Жеке және заңды тұлғалар тарапынан расталған шағымдар
мен өтініштердің болуы

8

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы бір расталған шағымның немесе өтініштің болуы

елеулі

9

Электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы екі немесе одан көп расталған шағымдардың немесе өтініштердің болуы

өрескел

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 18 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 11 бірлескен бұйрығына
3-қосымша
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
3-қосымша

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы

      ________________________________________________________________________

      (бақылау субъектілерінің (объектілерінің) біртекті тобының атауы)

      Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган____________________________________

      _________________________________________________________________________

      Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық

      бақылауды тағайындау туралы акт___________________________________________

      ________________________________________________________________________

                                    №, күні

      Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы ____________________________________

      _________________________________________________________________________

      Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі)

      бизнес-сәйкестендіру нөмірі ________________________________________________

      Орналасқан жерінің мекенжайы_____________________________________________

      _________________________________________________________________________

№ р/б

Талаптар тізбесі

Талап етіледі

Талап етілмейді

Талаптарға сәйкес келеді

Талаптарға сәйкес келмейді

1

2

3

4

5

6

1

Әрқайсысы жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі





2

Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы:
1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;
2) хаттан басқа құжат түрінің атауы;
3) құжаттың датасы;
4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі);
5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;
6) ұйым мөрінің бедері





3

Құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына сәйкес болуы





4

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы





5

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге сәйкес болуы және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы





6

Барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі





7

Ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы





8

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 19-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы





9

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы





10

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы





11

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 18-қосымшасына сәйкес нысан бойынша әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы





12

Қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы актінің болуы





13

Қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актінің болуы





14

Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы





15

Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы





16

Құқықтык актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың датасы;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;
6) бұйрықтың шығарылған жері;
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;
11) ұйым мөрінің бедері





17

Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы





18

Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің болуы





19

Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің болуы





20

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің болуы





21

Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде:
1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) датасы;
4) хаттаманың тіркеу нөмірі;
5) хаттама шығарылған жер;
6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
7) хаттама тақырыбы;
8) мәтіні;
9) қолы





22

Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы –жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы





23

Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы





24

Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу





25

Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы





26

Жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналастырылуының сәйкес келуі





27

Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі





28

Жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі





29

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі





30

Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы





31

Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы:
1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы;
2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы;
3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы;
4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы;
5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы;
6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы;
7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі;
8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі;
9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөздің қосылуы





32

Ұйым басшысы бекіткен және ұйымның сараптау комиссиясымен, мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы





33

Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы:
1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);
3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі;
4) істің архивтік шифрі





34

Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы:
1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу;
2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу;
4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу;
5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу;
6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу;
7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау;
8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану





35

Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы





36

Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы





37

Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы





38

Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы





39

Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы





40

Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы





41

Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы





42

Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштардағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;
2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;
3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;
4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;
5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл;
6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;
7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл;
8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл;
9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;
10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;
11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;
12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;
13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл;
14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;
15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл;
16) электрондық құжаттар – 5 жыл





43

Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы





44

Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы





45

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде бұзылуға техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы





46

Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы





47

Магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





48

Компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





49

Микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





50

Бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау





51

Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі:
1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес;
2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес;
4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес;
5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес





52

Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі





53

Аархив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы:
1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%;
2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%;
4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%;
5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%





54

Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы





55

Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы





56

Ұйым архиві паспорттарының болуы





57

Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы





58

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы





59

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (Сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы





60

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы





61

Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі





62

Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы





63

Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы





64

Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы





65

Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы





66

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы





67

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша келесі белгілерге сәйкес келуі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)





68

Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)





69

Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдардың болуы





70

Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы





71

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы





72

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінің болуы





73

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы





74

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол таңбасының болуы





75

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек дайындалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық сілтегішінің карточкаларының болуы





76

Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы





77

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы





78

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы





79

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы





80

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы





81

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы





82

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы





83

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы





84

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы





85

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы актілердің, архивке, архивтік қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттардың табылғаны туралы актілердің, істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актілердің, құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актілердің болуы





86

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы





87

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерінің келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы:
1) құпия құжаттарды;
2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілерді, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттарды;
3) нитронегіздегі архивтік құжаттарды;
4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттарды;
5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерін





88

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) жинақтау көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы





89

Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы





90

Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі:
1) архивтік қордың атауы;
2) архивтік қор туралы анықтамалық деректер;
3) қордың тарихи анықтамасы;
4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпа;
5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпарат;
6) библиография





91

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың келесі хронологиялық шектердің сақталуы:
1) ұйымның архивтік қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады;
2) біріккен архивтік қор – біріккен архивтік қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы;
3) жеке тектік архивтік қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен архивтік қормен ұқсас);
4) архивтік коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі





92

Ұйымда Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қарашадағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 8-қосымшасына сәйкес нысан бойынша консультативтік-кеңесші органдар хаттамаларының болуы





93

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің2017 жылғы 3 мамырдағы № 118 бұйрығымен бекітілген (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 15211 болып тіркелген) "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысандарға сәйкес жоспарланған жылдық қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткішінің, қызметтің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің есептік жылдық, тоқсандық көрсеткішінің болуы





94

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы





95

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы





96

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде көрмелердің тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық жоспарының болуы





97

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтеріндеархивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы





      Лауазымды тұлға (тұлғалар): _______________________________________________

                                    (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

      ________________ __________________

                  (лауазымы)       (қол таңбасы)

      Бақылау субъектісінің (объектісінің)

      басшысы: _______________________________________________________________

                                    (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

      ________________ __________________

      (лауазымы)            (қол таңбасы)

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 18 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2019 жылғы 28 қаңтардағы
№ 11 бірлескен бұйрығына
4-қосымша
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2017 жылғы 9 маусымдағы
№ 172 және
Қазақстан Республикасы
Ұлттық экономика министрінің
2017 жылғы 14 тамыздағы
№ 301 бірлескен бұйрығына
4-қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы

      _________________________________________________________________________

      (бақылау субъектілерінің (объектілерінің) біртекті тобының атауы)

      Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган____________________________________

      _________________________________________________________________________

      Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық

      бақылауды тағайындау туралы акт_____________________________________________

      ________________________________________________________________________

                                          №, күні

      Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы ____________________________________

      ________________________________________________________________________

      Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі)

      бизнес-сәйкестендіру нөмірі ________________________________________________

      Орналасқан жерінің мекенжайы_____________________________________________

№ р/б

Талаптар тізбесі

Талап етіледі

Талап етілмейді

Талаптарға сәйкес келеді

Талаптарға сәйкес келмейді

1

2

3

4

5

6

1

Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы:
1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат;
2) RTF, DOCX – мәтіндік формат;
3) XLS, XLSX – кестелік формат;
4) PPT, PPTX – таныстырылымдар;
5) RAR, ZІP – архивтелген формат





2

Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі





3

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі





4

Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы





5

Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы





6

Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі





7

Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы





      Лауазымды тұлға (тұлғалар): ______________________________________

                                    (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

      ________________ __________________

            (лауазымы)            (қол таңбасы)

      Бақылау субъектісінің (объектісінің)

      басшысы: _________________________________________________

                  (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)

      ________________ __________________

                  (лауазымы)       (қол таңбасы)