On approval of the Rules of creation and storage of the State Insurance Fund of copies of documents

Order Acting Minister of Culture and Sport of the Republic of Kazakhstan dated July 31, 2018 № 183. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on August 9, 2018 № 17286.

      Unofficial translation

      In accordance with subparagraph 2-8) of paragraph 2 of Article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On National Archival Fund and Archives” of December 22, 1998, I hereby ORDER:

      1. Approve the enclosed Rules of creation and storage of the State Insurance Fund of copies of documents.

      2. The Department of Archiving and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, in accordance with the procedure established by the law, shall:

      1) provide the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

      2) within ten calendar days from the date of state registration of this order, direct it in electronic form in the Kazakh and Russian languages to the Republican State Enterprise with the Right of Economic Management “Republican Center of Legal Information” for official publication and inclusion in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

      3) within two working days after enforcement of this order, place it on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

      4) within two working days after execution of the actions provided for by this paragraph, submit to the Department of Legal Service of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan the data on execution of the actions.

      3. Control over the execution of this order shall be entrusted to the Supervising Vice-Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

      4. This order shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication.

      Acting Minister of Culture and Sports
of the Republic of Kazakhstan 		E. Kozhagapanov

  Approved
by order №183 of the Acting
Minister of Culture and Sports
of the Republic of Kazakhstan
dated July 31, 2018

Rules of creation and storage of the State insurance fund of copies of documents

Chapter 1. General provisions

      1. The Rules of creation and storage of the State insurance fund of copies of documents govern the procedure for creation and storage of the State insurance fund of copies of documents (hereinafter – the Fund).

      2. The fund is a set of insurance copies of especially important documents that are of indispensable value for the state and irreplaceable in case of their loss.

Chapter 2. Procedure of creation of the Fund

      3. The State archives performing document storage of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan shall ensure selection of especially important documents which are subject to insurance copying, production of insurance copies of documents and preservation of safety of their originals.

      Detection of especially important documents which are subject to insurance copying shall be performed in planned procedure. Annually, no later than February 1, expert review commission shall approve the list of especially important documents which are subject to insurance copying based on the Regulations on expert review commissions of the central state and special state archives approved by order № 348 of the Minister of Information and Communications of the Republic of Kazakhstan "On approval of regulations on the Central expert review commission and expert review commissions of the central state and special state archives" of November 16, 2011 (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 7343).

      4. The priority of insurance copying shall be determined taking into account the physical condition of especially important documents and rate of accessing them.

      5. The insurance copy of the archival document on paper basis shall be made on negative microform (the microfilm or the microfiche) of first generation manufactured on photographic silver halide film of the corresponding type by optical photography of documents.

      The insurance copy of the film document shall be made by copying of the first combined copy of the original on the film of the corresponding type by contact printing method.

      The insurance copy of the documentary photograph shall be made by copying of the first copy of the original on film of the corresponding type by reproduction or contact printing method.

      The insurance copy of the phonodocument shall be made by copying of the first copy of the original by modern recording system.

      The insurance copy of the video document shall be made by copying of the first copy of the original in the format of the original by video and sound recording method on a magnetic tape.

      6. Insurance copying shall be carried out with observance of systematization of storage units in the inventory of cases and documents which is copied before storage units. All the archival documents included in the storage unit shall be subject to insurance copying.

      7. In the insurance copying the archival case shall not be subject to unlacing.

      8. Insurance copies in their content and external qualities inherent in them shall correspond to the original document.

      9. At the acceptance of insurance copies completeness of fulfillment of the order for copying, number of copies, completeness, correctness and complete filling out of the acts of technical condition, visual and technical condition of the copies shall be checked.

      10. Acceptance-transfer of the Fund between state archives shall be carried out on the basis of acceptance and transfer act, drawn up in an arbitrary form, to which shall be attached:

      1) inventories of especially important cases, documents or copies of inventories of cases, documents from which insurance copies were made, or a list of numbers of especially important cases, documents (number indicator);

      2) inventory of transferred insurance copies;

      3) acts of technical condition of insurance copies;

      4) accompanying documents on transportation container .

      11. Insurance copies in order of their sequence in the inventory of the insurance fund shall be placed in the appropriate transportation container that shall have a serial numbering within the outgoing parcel (lot), and shall be sent to the state archive in sealed containers. In the accompanying document on the transportation container, its number and the number of insurance copies in it shall be indicated, with the signatures of the persons responsible for the transfer.

      Acceptance and transfer acts with supplements shall be put in a separate package, marked "Accompanying documents".

      12. The sender shall bear expenses of the Fund transfer.

Chapter 3. Rules of storage of the Fund

      13. The Fund shall be stored spatially separate from the original archival documents.

      14. The storage space of the Fund shall be determined by the State archives in coordination with the authorized body in the field of archiving and document support of management.

      15. During storage, the insurance copies shall be subject to:

      1) checking for their presence and condition in order to establish the actual availability of insurance copies, their compliance with the records;

      2) technical control of the condition and timely implementation of the necessary conservation and preventive measures.

      16. Insurance copies shall undergo technical control in the laboratory or the manufacturer organization, and data on their quality shall be recorded in the acts of technical condition of the insurance fund copies.

      17. Technical control of the insurance fund shall be carried out once in three years, while 20% of insurance copies of each production year shall be subject to control. Results of the technical control shall be recorded in the documents on the technical condition of insurance copies, in which conclusions shall be provided on the need and timing of preventive and restoration works with indication of the dates for the next technical control.

Об утверждении Правил создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов

Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 183. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 9 августа 2018 года № 17286.

      В соответствии с подпунктом 2-8) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов.

      2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) в течение двух рабочих дней после введения в действие настоящего приказа размещение его на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

      4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Исполняющий обязанности
министра культуры и спорта
Республики Казахстан 		Е. Кожагапанов

  Утверждены
приказом исполняющего обязанности Министра культуры
и спорта Республики Казахстан
от 31 июля 2018 года № 183

Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов

Глава 1. Общие положения

      1. Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов определяют порядок создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов (далее – Фонд).

      2. Фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате.

Глава 2. Порядок создания Фонда

      3. Государственные архивы, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечивают отбор особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, изготовление страховых копий документов и сохранность их оригиналов.

      Выявление особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, осуществляется в плановом порядке. Ежегодно, не позднее 1 февраля, экспертно-проверочной комиссией утверждается перечень особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, на основании Положения об экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов, утвержденного приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348 "Об утверждении положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 7343).

      4. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.

      5. Страховая копия архивного документа на бумажной основе производится на негативной микроформе (микрофильме или микрофише) первого поколения, изготовленной на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

      Страховая копия кинодокумента изготавливается путем копирования первой совмещенной копии оригинала на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

      Страховая копия фотодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

      Страховая копия фонодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала современной системой записи.

      Страховая копия видеодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

      6. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

      7. При страховом копировании архивное дело расшивке не подлежит.

      8. Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами соответствуют документу-оригиналу.

      9. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

      10. Прием-передача Фонда между государственными архивами осуществляется на основании акта приема-передачи, составляемого в произвольной форме, к которому прилагаются:

      1) описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлены страховые копии, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

      2) описи передаваемых страховых копий;

      3) акты технического состояния страховых копий;

      4) сопроводительные документы на транспортную тару.

      11. Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в государственный архив в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи ответственных лиц за передачу.

      Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка "Сопроводительные документы".

      12. Оплата расходов по отправке Фонда производится отправителем.

Глава 3. Порядок хранения Фонда

      13. Фонд хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов.

      14. Место хранения Фонда определяется государственным архивом по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

      15. В процессе хранения страховые копии подлежат:

      1) проверке на наличие и состояние в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия сведениям учетных документов;

      2) техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

      16. Страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда.

      17. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20 % страховых копий производства каждого года. Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, в которых даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и указываются сроки проведения следующего технического контроля.