On approval of the Model Rules for the use of funds provided for representational expenses and norms of representational expenses

Order of the Minister of Finance of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2018 No. 863. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on October 10, 2018 No. 17522.

Unofficial translation

In accordance with sub-paragraph 356) of paragraph 16 of the Regulations of the Finance Ministry of the Republic of Kazakhstan, approved by the Government of the Republic of Kazakhstan dated April 24, 2008 No. 387, I HEREBY ORDER:

1. To approve the Model Rules for the use of funds provided for representational expenses and the norms of representational expenses in accordance with the Annex to this order.

2. The Department of budgetary legislation of the Finance Ministry of the Republic of Kazakhstan (Z.A. Ernazarova), in accordance with the procedure established by legislation, to ensure:

1) the state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of the state registration of this order, to send it in the Kazakh and Russian languages to the Republican state enterprise on the basis of the right of economic management "Republican Center for Legal Information" of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan;

3) the placement of this order on the Internet resource of the Finance Ministry of the Republic of Kazakhstan;

4) within ten working days after the state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, to submit the information on implementation of the measures provided for in subparagraphs 1), 2) and 3) of this paragraph to the legal service Department of the Finance Ministry of the Republic of Kazakhstan.

3. This order shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication.

Finance Minister of the
Republic of Kazakhstan	A. Smailov

Annex to the order of the Finance Minister of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2018,№ 863

Model rules for the use of funds provided for representational expenses
and the norms of representational expenses
Chapter 1. General provisions

1. These Model Rules for the use of funds provided for representational expenses and the norms of representational expenses (hereinafter referred to as the Model Rules) shall determine the standard procedure for the use of funds for representational expenses and the norms of representational expenses at the expense of the local budget.

2. Representational expenses shall be the funds, provided for in the local budget for the relevant fiscal year and used to receive foreign delegations, to hold meetings, conferences, seminars, ceremonial and official events.

Representational expenses shall include:

1) rental of premises for the event;

2) motor transport service;

3) translation services;

4) official lunches, dinners, buffets;

5) the purchase of souvenirs, promotional gifts;

6) other expenses allowed by the head of the region, the city of republican significance, the capital.

3. Local executive bodies of regions, cities of republican significance, the capital, on the basis of these Model Rules, shall develop and approve the procedure for the use of funds, provided for representational expenses and the norms of representational expenses.

Chapter 2. Procedure for the use of funds for representational expenses

4. The allocation of funds from the local budget for representational expenses shall be carried out on the basis of the relevant procedure of the local executive body of the region, the city of republican significance, the capital.

5. The basis for the allocation of funds for representational expenses shall be the availability of the following documents:

1) the rationale of the need to hold an event;

2) the program of stay of the official delegation;

3) a preparation plan for the event;

4) information on the number of participants;

5) cost estimates with calculations for each item of expenses in accordance with the norms of representational expenses and documents confirming the amount of expenses (calculation of expenses, price lists and other documents);

6) the conclusion of the local authorized body for the execution of the budget for the cost estimates.

6. The administrator of local budget programs within 10 calendar days after the event shall submit a report on the use of funds, allocated for representational expenses, signed by the first head (person, replacing him)to the relevant local executive body of the region, the city of republican significance, the capital, attached with:

1) the basis for the need to hold the event, cost estimates and documents, provided for in subparagraphs 2) and 4) of paragraph 5 of these Model Rules;

2) the document, confirming the actual number of participants;

3) copies of documents, confirming the actual expenses under the estimated costs (receipts, invoices, acts of work performed (services rendered), indicating the cost and volume of purchased goods, works and services, the contract).

Chapter 3. Procedure to determine the norms of representational expenses

7. For the local executive body of the region, the city of republican significance, the capital, the need for representational expenses shall be determined taking into account the fulfillment of the assigned functions and powers on the basis of the results of the analysis of the necessity, reasonableness and expediency of these expenses.

8. The norms of representational expenses must meet the following requirements:

1) to be based on the norms of the current legislation of the Republic of Kazakhstan;

2) to be clear and precise;

3) to exclude discrepancies and ensure the possibility of their free application in practice.

9. The norms of representational expenses shall be developed in tabular form, indicating:

1) the name of the representational expenses;

2) the cost of representational expenses in tenge, based on the costs per unit.

If necessary, references shall be made to the notes, clarifications shall be provided about the application of norms of representational expenses.

Об утверждении Типовых правил использования средств, предусмотренных на представительские затраты, и норм представительских затрат

Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 28 сентября 2018 года № 863. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 октября 2018 года № 17522.

В соответствии с подпунктом 356) пункта 16 Положения о Министерстве финансов Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2008 года № 387, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Типовые правила использования средств, предусмотренных на представительские затраты, и норм представительских затрат согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту бюджетного законодательства Министерства финансов Республики Казахстан (Ерназарова З.А.) в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства финансов Республики Казахстан;

4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства финансов Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр финансов Республики Казахстан

А. Смаилов

Приложение к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 28 сентября 2018 года № 863

Типовые правила использования средств, предусмотренных на представительские затраты, и норм представительских затрат

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Типовые правила использования средств, предусмотренных на представительские затраты, и норм представительских затрат (далее – Типовые правила) определяют типовой порядок использования средств на представительские затраты и норм представительских затрат за счет средств местного бюджета.

2. Представительские затраты – средства, предусмотренные в местном бюджете на соответствующий финансовый год и используемые для приема иностранных делегаций, проведение заседаний, конференций, совещаний, семинаров, торжественных и официальных мероприятий.

К представительским затратам относятся:

1) аренда помещения для проведения мероприятия;

2) автотранспортное обслуживание;

3) услуги переводчиков;

4) официальные обеды, ужины, фуршеты;

5) приобретение сувениров, памятных подарков;

6) иные затраты, разрешенные акимом области, города республиканского значения, столицы.

3. Местные исполнительные органы областей, городов республиканского значения, столицы на основе настоящих Типовых правил разрабатывают и утверждают порядок использования средств, предусмотренных на представительские затраты, и норм представительских затрат.

Глава 2. Порядок использования средств на представительские затраты

4. Выделение средств из местного бюджета на представительские затраты осуществляется на основании соответствующего порядка местного исполнительного органа области, города республиканского значения, столицы.

5. Основанием выделения средств на представительские затраты является наличие следующих документов:

1) обоснование необходимости проведения мероприятия;

2) программа пребывания официальной делегации;

3) план подготовки мероприятия;

4) данные о количестве участников;

5) смета расходов с расчетами по каждой статье затрат в соответствии с нормами представительских затрат и документы, подтверждающие объем затрат (калькуляция затрат, прайс-листы и иные документы);

6) заключение местного уполномоченного органа по исполнению бюджета по смете расходов.

6. Администратор местных бюджетных программ в течение 10 календарных дней после проведения мероприятия представляет соответствующему местному исполнительному органу области, города республиканского значения, столицы отчет об использовании средств, выделенных на представительские затраты, за подписью первого руководителя (лица, его заменяющего), с приложением:

1) основания для проведения мероприятия, сметы расходов и документов, предусмотренных подпунктами 2) и 4) пункта 5 настоящих Типовых правил;

2) документа, подтверждающего фактическое количество участников;

3) копий документов, подтверждающих фактические затраты по смете расходов (квитанции, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) с указанием стоимости и объема приобретенных товаров, работ и услуг, договора).

Глава 3. Порядок определения норм представительских затрат

7. Местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы потребность в представительских затратах определяется с учетом выполнения возложенных функций и полномочий на основе результатов анализа необходимости, обоснованности и целесообразности осуществления данных затрат.

8. Нормы представительских затрат должны соответствовать следующим требованиям:

1) основываться на нормах действующего законодательства Республики Казахстан;

2) быть четкими и ясными;

3) исключать разночтения и обеспечивать возможность свободного применения их на практике.

9. Нормы представительских затрат разрабатываются в табличном виде с указанием в них:

1) наименования представительских затрат;

2) стоимости представительских затрат в тенге, из расчета на единицу.

При необходимости, делаются ссылки на примечания, приводятся уточнения применения норм представительских затрат.