On approval of the Uniform Rules for Affixing an Apostille

Joint Order No. 950 of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan of November 4, 2021, of the Minister of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan No. 702 of November 15, 2021, of the Minister of Finance of the Republic of Kazakhstan No. 1182 of November 16, 2021, of the Head of the Department for Court Support under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (of the apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) No. 30 of November 16, 2021, of the Minister of Culture and Sports No. 363 of November 24, 2021, of the Acting Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan No. 155 of November 24, 2021, of the Minister of Education and Science № 574 of November 29, 2021, and the Minister of Defence of the Republic of Kazakhstan № 851 of December 8, 2021. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on December 15, 2021 under № 25789

      Unofficial translation

      In obedience to paragraph 3 of Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 545 of April 24, 2001 “On Measures on Implementation of Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (the Hague, October 5, 1961)”, WE HEREBY ORDER:

      1. That the Uniform Rules for Affixing the Apostille as set out in the Annex to this Joint Order shall be approved.

      2. That Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan No. 67 of June 4, 2001 "On Approval of the Uniform Rules on the Procedure and Conditions for Affixing an Apostille on Official Documents Issued by Public Authorities and Notaries of the Republic of Kazakhstan" shall be deemed to have lost force (recorded in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under No. 1536).

      3. That in compliance with the legislation of the Republic of Kazakhstan, the Department of Registration Service and Organisation of Legal Services of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan shall ensure:

      1) the state registration hereof;

      2) placement hereof on the official website of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, the General Prosecutor's Office of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Education and Science of the Republic of Kazakhstan, the Department of Court Support under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan), the Ministry of Finance of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Defence of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, the Ministry of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan.

      4. The control of implementation hereof shall be vested in the Vice-Minister in charge of Justice, Education and Science, Finance, Culture and Sports, Internal Affairs, Deputy Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan and Deputy Head of the Department for Court Support Activities under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (Apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan).

      5. This Joint Order shall enter into force ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Defence
of the Republic of Kazakhstan
__________ M. Bektanov

Minister of Education and Science
of the Republic of Kazakhstan
__________ A. Aimagambetov

Minister of Internal Affairs
of the Republic of Kazakhstan
__________ Y. Turgumbayev

Minister of Finance
of the Republic of Kazakhstan
__________ Y. Zhamaubayev

Minister of Culture and Sports
of the Republic of Kazakhstan
__________ A. Raimkulova

Head of the Department for
Court Support under the Supreme
Court of the Republic
of Kazakhstan
(Apparatus of the Supreme
Court of the Republic of Kazakhstan)
__________N. AKHMETZAKIROV

Acting
Prosecutor General
of the Republic of Kazakhstan
__________ B. Assylov

Acting Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
__________ N. Pan

  Annex to Joint Order
of the Minister of Defence of the Republic of Kazakhstan
No. 851 of December 8, 2021,
of the Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan
No. 574 of November 29, 2021,
of the Minister of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan
No. 702 of November 15, 2021
of the Minister of Finance of the Republic of Kazakhstan
No. 1182 of November 16, 2021
of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan
No. 363 of November 24, 2021
of the Head of the Department No. 30 of November 16, 2021,
of the Acting Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan
No. 155 of November 24, 2021,
and the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan
No. 950 of November 4, 2021

Uniform Rules for Affixing an Apostille

Chapter 1. General provisions

      1. These Uniform Rules for Affixing an Apostille (hereinafter referred to as the Rules) determine the procedure and conditions for affixing an apostille.

      2. The following terms shall be used herein:

      1) an apostille is a special stamp certifying the authenticity of the signature of the person signing the document and his or her authority, as well as the authenticity of the seal or stamp which is affixed to the document in paper or electronic form;

      2) persons affixing the apostille - officials of the authorised public authorities who perform the functions of affixing the apostille;

      3) the E-Apostille Information System (hereinafter the E-Apostille IS) is an information system designed to register documents and issue an apostille "stamp" electronically, providing a centralised record and a unified archive of apostilled documents;

      4) a “star” is a thick paper that is sealed where the sheets of the document are bound and bears the stamp of the stamping authority that issued the apostille;

      5) a document is identifiable information recorded on a tangible medium;

      6) a book of registration of documents - registration of apostilled documents submitted on paper;

      7) the Unified Electronic Document Archive Information System (hereinafter, the UEDA IS) is a unified system for automated recording of documents of the National Archive Fund of the Republic of Kazakhstan, with a function for information retrieval of documents;

      8) authorized public authorities - public authorities affixing an apostille in pursuance of Decree No. 545 of the Government of the Republic of Kazakhstan dated April 24, 2001 “On the Measures to Implement the Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (The Hague, October 5, 1961)”;

      9) an electronic document - a document where the information is in electronic digital form and certified by means of an electronic digital signature;

      10) electronic register - electronic list of apostilled documents;

      11) E-Government Web Portal (hereinafter referred to as the Portal) - an information system providing a “one-stop access” to all consolidated government information, including the regulatory framework, and to public and other services provided in electronic form;

      12) e-government gateway (hereinafter referred to as “E-Government Gateway”) - an information system designed to integrate e-government informatisation objects with other informatisation objects;

      13) an electronic digital signature (hereinafter referred to as EDS) - a set of electronic digital characters created by means of electronic digital signature and confirming the authenticity of an electronic document, its ownership and invariability of its content;

      3. Documents required to be apostilled shall be accepted as official documents under Article 1 of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, ratified by the Law of the Republic of Kazakhstan “On Accession of the Republic of Kazakhstan to the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents” (hereinafter - the Convention).

      4. An apostille may not be affixed to:

      1) documents executed by embassies or consular offices of the Republic of Kazakhstan abroad;

      2) administrative documents directly related to commercial or customs operations.

      5. An apostille shall be in the form of a stamp - a square die as per Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 545 of April 24, 2001 “On Measures to Implement the Provisions of the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (The Hague, October 5, 1961)” (hereinafter - the Decree).

      6. The following text shall appear outside the form of the apostille stamp below: “This apostille certifies only the authenticity of the signature, position/title of the signatory and the authenticity of the seal or stamp affixed to the document and does not certify the contents of the document it is affixed to”.

      7. Official documents executed in the territory of States Parties to the Convention bearing an apostille under the terms of the Convention shall be recognised in the territory of the Republic of Kazakhstan without additional legalisation.

      8. Under the Decree, authorised public authorities may delegate the power to affix the apostille on official documents to their territorial bodies.

      Boxes in the stamp shall be completed only in the national language.

      9. Authorised public authorities shall keep specimen signatures of the officials of their subordinate authorities and others from whom official documents are received for apostilisation.

      10. Documents submitted for apostille shall be written clearly and legibly, the signatures of officials and stamps shall be legible.

      11. Provision of public services in the field of apostillisation of official documents shall be performed pursuant to subordinate regulatory legal acts determining the procedure for provision of public services, approved as per sub-paragraph 1) of Article 10 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Public Services”.

Chapter 2. Procedures and terms for affixing an apostille in paper form

      12. Apostille in paper form shall be affixed on originals of official documents emanating only from public authorities (institutions), officials or notaries of the Republic of Kazakhstan, as a party to the Convention.

      Documents issued by public authorities (institutions) officials or notaries of other sovereign states (former union republics within the USSR) shall not be accepted in the territory of the Republic of Kazakhstan for affixing of apostille on originals.

      13. An apostille shall be affixed on the free end of the document or on its reverse side and shall be sealed with the stamp of the authorized public authority. For a document that exceeds one sheet, the sheets shall be bound, laced and sealed.

      14. An apostille shall be affixed on a separate sheet of paper if it cannot be affixed to the document submitted.

      If so, the sheets of the document and the apostille sheet shall be stapled together by means of thread of any colour (or a special fine cord or ribbon) and numbered and an appropriate notation made on the “star”.

      The last sheet of the documents shall be sealed at the stapling point with a “star” on which the stamp shall be affixed. The stamp shall be affixed evenly to the “star” and the sheet of paper.

      The number of sheets stapled shall be certified by the signature of the person affixing the apostille.

      The apostille sheet shall be bound to the document in the manner indicated and if the document has a hard cover.

      15. The text in the apostille shall be typed or clearly handwritten, no erasures shall be permitted. No alterations may be made to the text of the apostille or to the sequence of the lines in the stamp.

      No apostille may be produced from a sheet of paper by photocopying the apostille stamp or otherwise for filing with the documents being certificated.

      An apostille shall be stamped as an imprint. The apostille stamp may be produced digitally.

      16. If the document is signed by more than one person, the apostille shall be witnessed by the signature of the superior officer.

      17. Where the document does not provide for the signature of an official and his/her surname and the document originates from a public authority (institution), line 2 of the apostille stamp shall specify: “signature not provided” and in lines 3 and 4 the name of the authority issuing the document shall be written.

      18. The documents submitted for apostille shall be registered in the Book of Registration of Documents (hereinafter referred to as the Book), under the form provided in Annex 1 hereto.

      19. The Book shall be laced, the sheets shall be numbered and signed by the person affixing the apostille and stamped with the stamp of the competent public authority where the Book is held.

      20. The record in the book shall be made upon presentation of the receipt for payment of the state duty and upon affixing of an apostille on the document.

      21. No substitutions shall be permitted and amendments shall be certified by the signature of the apostille holder responsible for the Book.

Chapter 3. Procedures and conditions for affixing an apostille in electronic form

      22. An electronic apostille shall be provided as a Portable Document Format (PDF) file containing the apostille along with an electronic or scanned copy of the official document signed with an EDS by an official of the authorized public authority or his/her deputy.

      23. The document presented for apostille shall be submitted electronically or by scanning the original document (no scans from photocopies shall be permitted).

      24. A document submitted for apostille must be exactly the same as the original by scanning it onto paper (no corrections or erasures of the text shall be permitted).

      25. An official via E-Apostille IS or UEDA IS shall generate an electronic apostille on the electronic document to be apostilled and shall forward the result of a public service via an EDS signed by an authorised person to the applicant’s personal account on the portal.

      26. An electronic apostille shall be issued via the portal by downloading the apostille using the security code provided by the competent public authority when submitting an application.

      27. The address of the electronic page (link to the web page) of the public authority shall be given under the electronic apostille stamp.

      28. The electronic register shall include an archive of all apostilles issued in both paper and electronic format.

      29. For documents to be electronically apostilled, registration shall be made in the electronic register of documents in the form set out in Annex 2 hereto.

  Annex 1
to the Uniform Rules
for Affixing an Apostille

      Form

Book of registration of documents

No.

Date of affixing of the apostille

Surname, first name, patronymic (if any), residential address of the person applying for an apostille

Applicant's identity document number, date and issuing authority

Name and content of the document submitted for apostille, document number, date and issuing authority

Surname, first name and patronymic (if any) and position of the person signing the document and, in the case of unsigned documents, indication of the public authority which has affixed the seal or stamp

The country to which the document is sent

Signature of receipt of the document by the person who applied for the apostille or a document confirming the issue of the completed document

Surname, first name, patronymic (if any) and position of the person affixing the apostille

1

2

3

4

5

6

7

8

9


  Annex 2
to the Uniform Rules
for Affixing an Apostille

      Form

Electronic register of documents

No.

Date of affixing of the apostille

Surname, first name, patronymic (if any), residential address of the person applying for an apostille

Applicant's identity document number, date and issuing authority

Name and content of the document submitted for apostille, document number, date and issuing authority

Surname, first name and patronymic (if any) and position of the person signing the document and, in the case of unsigned documents, indication of the public authority which has affixed the seal or stamp

The country to which the document is sent

Surname, first name, patronymic (if any) and position of the person affixing the apostille

1

2

3

4

5

6

7

8


Об утверждении Единых правил проставления апостиля

Совместный приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 4 ноября 2021 года № 950, Министра внутренних дел Республики Казахстан от 15 ноября 2021 года № 702, Министра финансов Республики Казахстан от 16 ноября 2021 года № 1182, Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) от 16 ноября 2021 года № 30, Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 24 ноября 2021 года № 363, и.о. Генерального Прокурора Республики Казахстан от 24 ноября 2021 года № 155, Министра образования и науки Республики Казахстан от 29 ноября 2021 года № 574 и Министра обороны Республики Казахстан от 8 декабря 2021 года № 851. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 15 декабря 2021 года № 25789.

      Во исполнение пункта 3 постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)" ПРИКАЗЫВАЕМ:

      1. Утвердить Единые правила проставления апостиля согласно приложению к настоящему совместному приказу.

      2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 4 июня 2001 года № 67 "Об утверждении Единых правил о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 1536).

      3. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа;

      2) размещение настоящего совместного приказа на официальном интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Министерства образования и науки Республики Казахстан, Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан), Министерства финансов Республики Казахстан, Министерства обороны Республики Казахстан, Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, Министерства внутренних дел Республики Казахстан.

      4. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции, образования и науки, финансов, культуры и спорта, внутренних дел, заместителя Генерального Прокурора Республики Казахстан и заместителя руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан).

      5. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр обороны
Республики Казахстан
__________ М. Бектанов

Министр образования и науки
Республики Казахстан
__________ А. Аймагамбетов

Министр внутренних дел
Республики Казахстан
__________ Е. Тургумбаев

Министр финансов
Республики Казахстан
__________ Е. Жамаубаев

Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
__________ А. Раимкулова

Руководитель Департамента
по обеспечению деятельности судов
при Верховном Суде
Республики Казахстан
(аппарата Верховного
Суда Республики
__________Н. АХМЕТЗАКИРОВ

Исполняющий обязанности
Генерального Прокурора
Республики Казахстан
__________ Б. Асылов

И.о. министра юстиции
Республики Казахстан
__________ Н. Пан

  Приложение
к совместному приказу
Министр обороны
Республики Казахстан
от 8 декабря 2021 года № 851,
Министра образования и науки
Республики Казахстан
от 29 ноября 2021 года № 574,
Министра внутренних дел
Республики Казахстан
от 15 ноября 2021 года № 702,
Министра финансов
Республики Казахстан
от 16 ноября 2021 года № 1182,
Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
от 24 ноября 2021 года № 363,
Руководитель Департамента
от 16 ноября 2021 года № 30,
Исполняющий обязанности
Генерального Прокурора
Республики Казахстан
от 24 ноября 2021 года № 155 и
и.о. министра юстиции
Республики Казахстан
от 4 ноября 2021 года № 950

Единые правила проставления апостиля

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Единые правила проставления апостиля (далее - Правила) определяют порядок и условия проставления апостиля.

      2. В настоящих Правилах употребляются следующие понятия:

      1) апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ в бумажной или в электронной форме;

      2) лица, проставляющие апостиль - должностные лица уполномоченных государственных органов, выполняющие функции по проставлению апостиля;

      3) информационная система "Е-Апостиль" (далее – ИС Е-Апостиль) – информационная система, предназначенная для регистрации документов и выдачи "штампа" апостиль в электронном виде, которая обеспечивает централизованный учет и единый архив апостилированных документов;

      4) "звездочка" - плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документа, и на которой проставляется гербовая печать государственного органа, проставившего апостиль;

      5) документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;

      6) книга регистрации документов - регистрация апостилированных документов представленных на бумажном носителе;

      7) информационная система "Единый архив электронных документов" (далее – ИС ЕАЭД) - единая система автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан с функционалом информационного поиска документов;

      8) уполномоченные государственные органы - государственные органы, проставляющие апостиль во исполнение постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)";

      9) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

      10) электронный регистр – электронный перечень апостилированных документов;

      11) веб-портал "электронного правительства" (далее – портал) -информационная система, представляющая собой "единое окно" доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу, и к государственным иным услугам, оказываемым в электронной форме;

      12) шлюз "электронного правительства" (далее – ШЭП) - информационная система, предназначенная для интеграции объектов информатизации "электронного правительства" с иными объектами информатизации.

      13) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - набор электронных цифровых символов, созданная средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

      3. В качестве официальных документов, подлежащих проставлению апостиля, принимаются документы в соответствии со статьей 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, ратифицированный Законом Республики Казахстан "О присоединении Республики Казахстан к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (далее - Конвенция).

      4. Апостиль не проставляется на:

      1) документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Республики Казахстан за границей;

      2) административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

      5. Апостиль имеет форму штампа - квадратного клише по форме, согласно постановлению Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)" (далее - Постановление).

      6. Вне формы штампа апостиля ниже указывается следующий текст: "Настоящий апостиль удостоверяет только подлинность подписи, должности/звания подписавшего и подлинность проставленные на документе печати или штампа и не заверяет содержание документа, на котором он проставлен".

      7. Официальные документы, совершенные на территории государств-участников Конвенции, на которых проставлен апостиль в соответствии с условиями Конвенции, признаются на территории Республики Казахстан без дополнительной легализации.

      8. В соответствии с Постановлением уполномоченные государственные органы вправе делегировать полномочия по проставлению апостиля на официальных документах своим территориальным органам.

      Графы в штампе заполняются только на государственном языке.

      9. В уполномоченных государственных органах хранятся образцы подписей должностных лиц своих подведомственных органов и других, от которых поступают официальные документы на апостилирование.

      10. Документы, представляемые для проставления апостиля, пишутся ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей являются отчетливыми.

      11. Оказание государственных услуг в сфере апостилирования официальных документов осуществляются согласно подзаконным нормативным правовым актам, определяющих порядок оказания государственных услуг, утвержденных в соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах".

Глава 2. Порядок и условия проставления апостиля в бумажной форме

      12. Проставление апостиля в бумажной форме осуществляется на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от государственных органов (учреждений), должностных лиц или нотариусов Республики Казахстан, как участника Конвенции.

      Документы, выданные государственными органами (учреждениями) должностными лицами или нотариусами иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР), не принимаются на территории Республики Казахстан к проставлению апостиля на подлинниках.

      13. Апостиль проставляется на свободном от текста месте документа, либо на его оборотной стороне и скрепляется гербовой печатью уполномоченного государственного органа. В документе, объем которого превышает один лист, листы прошиваются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

      14. Апостиль в случае невозможности его проставления на представленном документе проставляется на отдельном листе бумаги.

      В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания нитью любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются, о чем на "звездочке" производится соответствующая запись.

      Последний лист документов в месте скрепления заклеивается "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. При этом проставленный оттиск печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе.

      Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

      Лист с проставленным апостилем подшивается к документу указанным способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку.

      15. Текст в апостиле печатается или четко пишется от руки, подчистки не допускаются. Внесение изменений в текст апостиля и перемена последовательности размещения его строк в штампе не допускается.

      Не допускается изготовление апостиля с листа методом ксерокопирования штампа апостиля или иным путем для подшивки к удостоверяемым документам.

      Апостиль проставляется как оттиск штампа. Штамп апостиля возможно исполнение компьютерным способом.

      16. Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле свидетельствуется подпись вышестоящего должностного лица.

      17. В тех случаях, когда в документе не предусмотрена подпись должностного лица и его фамилия, а документ исходит от государственного органа (учреждения), в строке 2 штампа апостиля указывается: "подпись не предусмотрена", а в строках 3 и 4 записывается наименование органа, от которого исходит документ.

      18. Регистрация документов представленных для проставления апостиля, производится в Книге регистрации документов (далее - Книга) по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      19. Книга прошнуровывается, листы пронумеровываются, и скрепляется подписью лица, проставляющего апостиль, и гербовой печатью уполномоченного государственного органа, в котором ведется эта Книга.

      20. Запись в книгу производится после предъявления квитанции об уплате государственной пошлины и проставления на документе апостиля.

      21. Подчистки в Книге не допускаются, а поправки оговариваються подписью лица, проставляющего апостиль, ответственного за ведение Книги.

Глава 3. Порядок и условия проставления апостиля в электронной форме

      22. Апостиль в электронном формате проставляется в виде файла Portable Document Format (PDF) в котором содержится апостиль вместе с электронной или сканированной копией официального документа, подписанной ЭЦП должностного лица уполномоченного государственного органа или лица его заменяющего.

      23. Документ, представленный для апостилирования, предоставляется в электронном виде или путем сканирования оригинала документа (не допускается сканирование с ксерокопий).

      24. Документ, представленный для апостилирования, путем сканирования документа на бумажном носителе должен точно соответствовать оригиналу (исправления или подчистка текста не допускаются).

      25. Должностное лицо посредством ИС Е-Апостиль или ИС ЕАЭД на электронном документе, подлежащем апостилированию формирует электронный апостиль и посредством ШЭП направляет подписанный ЭЦП уполномоченного лица результат оказания государственной услуги в "личный кабинет" заявителя на портал.

      26. Электронный апостиль выдается через портал путем скачивания апостиля с применением защитного кода, переданного уполномоченным государственным органом при подаче заявления.

      27. Под штампом электронного апостиля указывается адрес электронной страницы (ссылка на веб-страницу) государственного органа.

      28. Электронный регистр предусматривает архив всех апостилей, выданных как в бумажном, так и в электронном формате.

      29. По документам, на которых проставляется апостиль в электронном формате, регистрация производится в электронном регистре документов по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

  Приложение 1
к Единым правилам
проставления апостиля
  Форма

Книга регистрации документов

Дата проставления апостиля

Фамилия имя отчество (при его наличии), адрес проживания лица обратившего за проставлением апостиля

Номер документа удостоверяющего личность заявителя, дата и орган выдачи

Наименование и содержание документа, представленного для проставления апостиля, номер документа, дата и орган выдачи

Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, подписавшего документ, а в отношении неподписанных документов – указание государственного органа, проставившего печать или штамп

Страна, в которую направляется документ

Роспись в получении документа лицом, обратившимся за проставлением апостиля либо документ подтверждающий выдачу готового документа

Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, проставившего апостиль

1

2

3

4

5

6

7

8

9

  Приложение 2
к Единым правилам
проставления апостиля
  Форма

Электронный регистр документов

Дата проставления апостиля

Фамилия имя отчество (при его наличии) и адрес проживания, лица обратившего за проставлением апостиля

Номер документа, удостоверяющего личность, дата и орган выдачи

Наименование и содержание документа, представленного для проставления апостиля, номер документа, дата и орган выдачи

Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, подписавшего документ, а в отношении неподписанных документов – указание государственного органа, проставившего печать или штамп

Страна, в которую направляется документ

Фамилия имя отчество (при его наличии) и должность лица, проставившего апостиль

1

2

3

4

5

6

7

8