Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 15 сәуірдегі № 238 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 15.04.2015 № 238 қаулысымен.

"Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары бекітілсін.
2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі К. Мәсімов

Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2011 жылғы 21 желтоқсандағы
№ 1570 қаулысымен
бекітілген

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда
құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидалары

1. Жалпы ережелер

1. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары (бұдан әрі – Үлгілік қағидалар) "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзірленген.
2. Үлгілік қағидалар басқарушылық қызметтегі құжаттама жасауды ұйымдастыру мен қағаз тасығыштағы құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастыру, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі - ұйымдар) құжаттаманы басқару тәртібін белгілейді және ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттамаға қолданылады.
Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 07.11.2013 № 1168 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыреті мен функцияларымен, мәселелерді шешу тәртібімен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемімен және сипатымен анықталады.
4. Үлгілік қағидалардың негізінде Ұлттық мұрағат қорының облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында орналасқан толықтыру көздері - ұйымдар құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларын әзірлейді және облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісім бойынша бекітеді.
Ұлттық мұрағат қорының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттарының, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасының Президенті мұрағатының толықтыру көздері - ұйымдар осындай қағидаларды әзірлейді және олармен келісім бойынша бекітеді.
5. Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде қазіргі заманғы техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеуге әдістемелік басшылық жасау мен белгіленген тәртіптің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
Штат кестесінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмеген ұйымда бұл міндеттер жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледі.
6. БҚҚ қызметінің басшысы ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың тіркеу-бақылау нысандары (бұдан әрі – ТБН) жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-беру актісімен тапсырылады.
7. Осы Үлгілік қағидалар мемлекеттік құпияларды қамтитын қызметтік ақпаратпен, "Қбпү" белгісі бар қызметтік ақпаратпен таратылуы шектеулі мәліметтермен жұмыс істеу тәртібіне қолданылмайды.

2. Құжаттама жасау тәртібі

Құжаттарды дайындау мен рәсімдеу қағидалары

8. Мемлекеттік ұйымдардың нормативтік және құқықтық актілерін дайындау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.
9. Құжаттар мемлекеттік тілде дайындалады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тілдер де қолданылады.
Мемлекеттік тілдегі құжаттың және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкілерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.
Ескерту. 9-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 07.11.2013 № 1168 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
10. Құжат қағаз тасығышта жасалған және ресімделген кезде осы Үлгілік қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес құжат деректемелерінің орналасу схемасына орай белгілі дәйектілігі бар деректемелер қолданылады.
11. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздық стандартты парақтарында дайындай алады. Құжаттарды қағаздың парақтарында жасау кезінде:
1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;
2) хаттардан басқа құжат түрінің атауы;
3) құжаттың күні;
4) құжаттың тіркеу нөмірі;
5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;
6) мөр бедері көрсетіледі.
12. Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 форматты қағаздың стандартты парақтарында дайындалады. Бланкте және онсыз ресімделген құжаттың әрбір парағында кемінде:
сол жағынан – 20 мм;
оң жағынан – 10 мм;
жоғарғы жағынан – 10 мм;
төменгі жағынан – 10 мм жиек болуы тиіс.
Екі жақты басып шығару немесе көшіру кезінде құжат парағының сыртқы жағында тиісінше мөлшері кемінде:
сол жағынан – 10 мм;
оң жағынан – 20 мм;
жоғарғы жағынан – 10 мм;
төменгі жағынан – 10 мм жиек болуы тиіс.
13. Ұйымда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады:
1) осы Үлгілік қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес ұйым хатының бланкісі;
2) осы Үлгілік қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі;
3) осы Үлгілік қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес ұйымның жалпы бланкісі.
Жалпы бланк нақты құжат түрінің бланкісін типографиялық басып шығару орынсыз болған жағдайда қолданылады.
14. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде тікелей компьютермен басылып шығарылады.
15. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген түрлі түсті құжаттарының бланкілерін тиісті қызмет түріне лицензиясы бар полиграфиялық кәсіпорындар мемлекеттік ұйымдардың тапсырысы бойынша дайындайды және есепке алынуы тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмір, ал қажет кезде серия қойылады.
16. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсатына сай қолданылуы қажет және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға берілмейді.
17. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бланктің орнына ұйымның атауы бейнеленген мөртабанды қағаз парағының сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою арқылы қолдана алады.
18. Өкімдік құжаттарды қоспағанда, ішкі құжаттар А4 немесе А5 форматтағы қағаздың парақтарында құжат түрінің атауы көрсетіліп, осы Үлгілік қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес мәтіні бір тілде жазыла отырып жасалуы мүмкін.
19. Екі және одан көп ұйымдар әзірлеген құжаттарды (бірлескен бұйрық, бірлескен шешім, бірлескен хат) ресімдеу кезінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланк қолданылмайды.
Дәрежелері тең екі және одан көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.
Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiрею жағына қарай жазылады.
Бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.

Құжат деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар

20. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының ұйымның құжат бланкісіндегі бейнесі Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген талаптарға сәйкес орналастырылады.
21. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) орналастырылмайды.
22. Ұйымның ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.
Ұйымның қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.
Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.
23. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: почталық мекенжайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электронды почтаның мекенжайы және ұйымның қалауы бойынша басқа да мәліметтер көрсетіледі.
24. Ұйым шығаратын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
25. Құжатқа қол қойылған күн (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) немесе құжатта тіркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар) құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекітілген күн.
Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың белгілері ғана басылады.
Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.
Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылуы қажет.
Құжаттың күні араб санымен мынадай дәйектілікпен: жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.
Күнді сөз-сан тәсілімен жазу өкімдік, қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және "1995 жылғы 05 сәуір" деп ресімделеді.
26. Құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың тіркеу-бақылау нысанындағы реттік нөмірден тұрады. Басқа деректемелер (ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексі, хат-хабар нөмірі) ұйымның қалауы бойынша қойылады.
27. Кіріс құжатының нөмірі мен күніне жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.
28. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Өкімдік құжаттардан басқа ішкі құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге болады.
29. Қол жеткізуді шектеу грифі құжаттың бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.
30. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.
Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.
Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.
Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетіледі. Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.
Егер құжат біртекті ұйымдарға жолданатын болса онда, олардың адресаты жалпыланып көрсетіледі.
Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында "Көшірме" деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.
Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер құрамына орындаушы ресімдеген "Адресаттың" почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері Қазақстан Республикасының Үкіметі бекіткен почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.
31. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.
Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады: "Бекітемін" (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен ресімделеді), лауазымның атауы, қолы, аты-жөні, тегі және бекіту күні.
Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік тәртібімен орналастырылады.
Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді (ген)" деген сөзден тұрады, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.
32. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қолы және күні енеді.
Орындалуына байланысты нұсқауды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі. Тапсырма екі және бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.
Негізгі орындаушы мен бірлесіп орындаушы өзіне тікелей бағынысты тұлғаларға бұрыштама ретінде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама құжатта ресімделеді.
Ұйымдардың бірінші басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнінен және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күнін), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсімдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түріндегі бұрыштаманы БҚҚ қызметі тіркейді.
33. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына ресімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.
Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, мәтіннің мазмұнын дәл беруі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және "не туралы?" ("кім туралы?"), "нені?", "кімді?" деген сұрақтарға жауап беруі қажет.
10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкта жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
34. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Контроль" "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерімен немесе мөртабандармен, "Б", "К" литерімен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтін жиегінен бос жерге қойылады.
35. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде ресімделеді.
Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.
Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілер атауымен келісілуі қажет.
Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеу және басқа бетке көшпеуі керек.
Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
Кестелерде мәтінді бөліктерге бөлудің екі деңгейі бар: тігінен – баған және көлденеңінен – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болу керек. Егер кесте бір беттен аса басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.
Байланысты әдетте мәтін екі бөліктен тұрады: Бірінші бөлігінде себептер, мақсаттар, құжатты жасаудың негізі, екінші (қорытынды) - шешімдер, қорытындылар, өтініштер мен ұсыныстар көрсетіледі. Кейбір жағдайда бірінші бөлігінде өтініштер, ұсыныстар, ал екінші бөлігінде негіздемелер, айғақтар көрсетіледі. Мәтін бір қорытынды бөліктен (мысалы, бұйрық – өкімдік бөлік айқындаусыз, хаттарда - өтінішті түсіндірусіз) тұруы мүмкін. Бұрын шығарылған құжат негізінде немесе соны орындау үшін дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері: құжаттың және автор-ұйымның атауы, күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы көрсетіледі. Егер мәтін көлемі жағынан ауқымды болса, бірнеше шешімдерден, тұжырымдамалардан, ұсыныстар мен өтініштерден тұрса, онда оны бөлімдер мен тарауларға бөлуге болады.
Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, сонымен қатар мәселенің шешілу сатысының хронологиясы ескеріле отырып орналастырылады. Мазмұны жағынан жақын, көлемі жағынан ауқымды тармақтар тарауларға біріктірілуі мүмкін. Мазмұны жағынан жақын бірнеше тараулар бөлімдерге, ал бөлімдер өз кезегінде бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар параграфтарға, ал ауқымды тараулар осылайша кіші бөлімдерге бөлінуі мүмкін.
Тармақтар тармақшаларға бөлінеді. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацпен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.
Бас әріптен басталатын бөліктің бірінші абзацынан басқа мәтіннің мазмұны жағынан біртұтас, бірінші жолы азатжолмен бөлінетін және кіші әріптен басталатын бөлігі абзац болып есептеледі.
Абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа) үтір нүктемен аяқталады. Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.
Құжаттың әр тармақшасы, тармағы, сондай-ақ параграфы, тарауы, кіші бөлімдері мен бөлімдері араб санымен нөмірленеді.
Бір тармақтан тұратын құжаттың тармағы нөмірленбейді.
Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғасады.
Тармақшалардың нөмірлері әр тармақ үшін жеке қойылады.
Құжаттағы әрбір бөліміндегі тарау параграфының нөмірленуі және кіші бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғаспайды, дербес болады.
Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлінеді: 1), 2), 3) және одан әрі.
Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервалда басылады. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларын ресімдеуде) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал өзгеше болуы мүмкін.
Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз қойылады.
36. Құжаттың аталған мәтінінде қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі қойылады. Мәтінде көрсетілмеген қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы, парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.
Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаларының бар екендігі туралы белгілер мынадай түрде ресімделеді: Қосымша: Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің 2011 жылғы 15 қаңтардағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақ мемлекеттік тілде.
Егер қосымша құжатта көрсетілген мекенжайдың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.
Нормативтік құқықтық, құқықтық актілерге қосымшада (бұйрық, өкім, қағида, нұсқаулық, ереже, шешім) оның бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттік нөмірі (егер қосымша біреуден артық болса), өкімдік құжаттың атауы, оның күні мен тіркеу нөмірі көрсетіліп "Қосымша" деген сөз жазылады.
37. Жоғары тұрған органдарға, өкілді, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша негізінде бірінші орынбасары қол қояды.
Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.
Ұйым ішінде қалатын құжаттарға міндетті түрде қол қойылады.
Құжатта қойылған қолға:
1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);
2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні мен тегі) енеді.
Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.
Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.
Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.
Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.
Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды.
Дайындалған құжаттың жобасында лауазымды тұлғаның қойылған қолы болмаған жағдайда, онда құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімделуі қажет. Қол қойғанда "үшін" көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.
Құжатқа қол қоятын лауазымды тұлғалар лауазымының атауы және қойылған қолдарды толық жазу кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен ресімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.
38. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифін (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) қою арқылы ресімделеді.
Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметтерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.
Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.
Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнін, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөнін және тегін) бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгі қою жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.
Құжатты сырттай келісу белгісімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кіші әріптермен ресімделетін "Келісілді" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан мен келісу күнінен тұрады.
Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері лауазымдарының қызметтік иерархиясына сәйкес орналастырылады.
Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.
Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Үлгілік қағидалардың 6-қосымшасына сәйкес келісу парағымен ресімделуі мүмкін. Бұл жағдайда құжатта қойылған қолдан кейін "Келісу парағы қоса беріліп отыр" деген белгі қойылады.
39. Мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Мөр бедерін лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қою қажет.
40. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері, куәландырылған күні қойылады.
41. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының тегін, атын, әкесінің атын, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады. Деректемелерді мөлшері 12 Тіmеs New Roman қаріптерімен рәсімдеуге болады.
42. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы туралы қысқаша мәлімет), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.
Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады.
43. Файлдың атауын, оператордың кодын, күнді және құжаттың әрбір парағының сол жақ төменгі жиегіне қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелерінің сәйкестендіргіші болып табылады.
44. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжатының реттік нөмірін және келіп түскен күнін қамтиды.

Бұйрықтарды дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері

45. Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ жедел, ұйымдастыру, кадр бойынша (жұмысқа қабылдау, ауыстыру, міндеттерді қатар атқару, жұмыстан босату; аттестаттау, біліктілігін арттыру, атақ беру; тегін ауыстыру; көтермелеу, марапаттау, тәртіптік жаза қолдану; еңбекақы төлеу, сыйақы беру, түрлі төлемдер; қызметкерлер демалысының барлық түрлері; негізгі қызмет бейіні бойынша кезекшіліктер, іссапарлар) және ұйым жұмысының басқа да мәселелері жөніндегі шешімдер осы Үлгілік қағидалардың 7-8-қосымшаларына сәйкес ресімделеді.
Бұйрықтың деректемелері:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың күні;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;
6) бұйрық шығарылған жер;
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;
11) мөр бедері болып табылады.
Бұйрықтардың жобаларын бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде немесе бастамашылық тәртіппен әзірлейді және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын тиісті құжаттардың (жеке еңбек шарттары, өтініштер, баяндау (қызметтік) жазбалар, ұсынымдар және басқалар) негізінде кадр қызметі дайындайды.
Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және жобаны енгізген бөлімше басшысы, жобада міндеттер мен тапсырмалар көзделген бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ БҚҚ қызметі мен заң қызметінің басшылары, міндеттерінің тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қойылады.
Бұйрықтың жобасын келісу кезінде туындаған келіспеушіліктер жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып, қайта келісуден өтеді.
Бұйрықтар күші бірдей мемлекеттік және орыс тілдерінде ресімделеді.
Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бұйрықтарды жасау кезінде мемлекеттік немесе орыс тілін немесе іс жүргізудің басқа тілі қолдана алады.
Бұйрықтар бір күнтізбелік жыл шегіндегі реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы "ж/қ" немесе "к" литерлері қосылады.
Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары мөрмен куәландырылады және орындаушы жасаған және қол қойған таратылу тізіміне сәйкес адресаттарға жолданады.
Бұйрықтың мәтіні әдетте екі бөліктен тұрады: айқындаушы (кіріспе) және өкімдік.
Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, күні, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.
Бұйрық жобасындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, жартылай қалың қаріппен жазылады және оны басқа жолға тасымалдауға болмайды.
Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалап келтіруді қамтуы тиіс. Өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалар араб санымен нөмірленеді. Абзацтардың алдына сызықша немесе басқа белгілер қойылмайды.
Біртекті сипаттағы іс-қимылдар бір тармақшада келтірілуі мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды тұлға көрсетілуі мүмкін. Өкімдік бөлігінің соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәліметтер болуы мүмкін.
Жұмысқа қабылдау, ауыстыру, еңбек шартын бұзу туралы бұйрықтар өкімдік бөліктен ғана тұруы мүмкін.
Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру "құжатты келіскендігі туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы бетінде қойылатын қызметкердің қолымен куәландырылады.
"Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі" деректемесі бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

Хаттаманы дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері

46. Хаттама кеңес (отырыс), жиналыс кезінде жазылған, баяндама мен сөйлеген сөздерден ұсынылған тезистерді, анықтамаларды, шешімдердің жобалары мен хаттама мәтінінің құрылымына сәйкес басқа да материалдардың негізінде осы Үлгілік қағидалардың 9-қосымшасына сәйкес жасалады.
Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде рәсімделмеуі болады.
Хаттама деректемелері:
1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) күні;
4) хаттаманың тіркеу нөмірі;
5) хаттама шығарылған жер;
6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтіні;
9) қолы болып табылады.
Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша нысанды басылып шығарылуы мүмкін.
Хаттаманың толық мәтіні әдетте екі: кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.
Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін: отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушінің) және хатшының тегі мен аты-жөндері, қатысушылардың тізімі немесе егер қатысушылардың саны 10 адамнан асса, қатысушылардың қоса берілген тізіміне сілтеме көрсетіледі.
Тұрақты жұмыс істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелері әліпбилік тәртіппен тегі бойынша дербес жазылады. Олардан кейін лауазымы мен ұйымның атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.
Кіріспе бөлік күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндамашы көрсетіле отырып, маңыздылығына қарай тәртібімен санамалап келтірілген күн тәртібімен (қаралатын мәселелердің тізбесімен) аяқталады. Әр мәселе араб санымен нөмірленеді және оның атауы абзацтан, үлкен әріппен басталып, "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталуы тиіс. Жекелеген жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса берілуі мүмкін, ал хаттаманың өзінде мәтіннің алдында "Күн тәртібі қоса беріліп отыр" деген жазба жасалады.
Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні: бас әріптермен және жартылай қалың қаріппен жазылатын ТЫҢДАДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ) деген схема бойынша құрастырылады.
Баяндамалар мен сөйлеген сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі; соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлеген сөздердің мәтіні қоса беріліп отыр" деген сілтеме ресімделеді. Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы келтіріледі.
Талқылау кезінде айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.
Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөліктен тұрады. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.
Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралып отырған мәселелерді және олар жөнінде қабылданған шешімдерді қамтиды.
Мәселелердің атауы нөмірленеді және үлкен әріптен басталып, "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады, орталықтандырылып басып шығарылады (әр жолдың басы мен соңы орналасу аймағының шекарасынан тең аралықта) және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталған мәселенің талқылауында сөз сөйлеген лауазымды тұлғалардың тегі көрсетіледі, кейіннен мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.
Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және басқалар) енгізіледі.
Хаттамаға отырысқа төрағалық етуші мен хатшы қол қояды, хаттаманың Отырыстың күні хаттаманың күні болып табылады. Егер ол бірнеше күнге созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған күні көрсетіледі.
Хаттамаларға іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр топ бойынша жеке-жеке реттік нөмір беріледі: жиналыстар, кеңестер, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерінен тұратын құрамдас нөмірлер болады.
Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді көшірме ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу көрсеткішіне сәйкес жіберіледі. Таратылу көрсеткішін қаралған мәселені әзірлеген құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы жасап, қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінді көшірмелері ұйым мөрімен куәландырылады.

Акті дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері

47. Акт жалпы бланк негізінде актінің осы Үлгілік қағидалардың 10-қосымшасына орай акт үлгісіне сәйкес ресімделеді. Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын актіні бланкісіз ресімдеуге болады.
Акт деректемелері:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) күні;
5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);
6) акті шығарылған жер;
7) бекіту грифі (кейбір жағдайда);
8) мәтіннің тақырыбы;
9) мәтіні;
10) қолы болып табылады.
Акт мәтіні екі бөліктен: кіріспе, айқындаушы бөліктен тұрады.
Кіріспеде акті жасаудың негізі көрсетіледі, жасаушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар санамалап келтіріледі.
Актінің айқындаушы бөлігінде: атқарылған жұмыстың мәні мен сипаты, белгіленген фактілер жазылады, тиісті деректер келтіріледі.
Актіде тұжырымдамалар, ұсынымдар, орындалуы тиіс іс-шаралар көрсетілуі мүмкін. Мәтіннің соңында қойылатын қолдардың алдында акті данасының саны мен олардың орналасқан жері туралы мәліметтер орналастырылады.
Актіге комиссия төраға және мүшелері қол қояды. Комиссия мүшелерінің тегі әліпби тәртібімен көрсетіледі. Қолтаңбаны ресімдеу кезінде қол қоюшы тұлғалардың лауазымдары көрсетілмейді.
Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда акт бекітіледі.

Анықтаманы дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері

48. Анықтамамен қандай да бір фактілер мен оқиғаларды сипаттау және растау ресімделеді. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкте осы Үлгілік қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланк қолданылмай стандартты парақтарда рәсімделуі мүмкін.
Анықтаманың деректемелері:
1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) күні;
5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);
6) шығарылған жері;
7) адресат;
8) мәтіннің тақырыбы;
9) мәтіні;
10) қолы;
11) келісу туралы белгі (кейбір жағдайда);
12) мөр бедері (қажет жағдайда);
13) орындаушы туралы белгі болып табылады.
Анықтама мәтіні бірнеше бөлімдерден тұрады, кестелерді, түсіндірме жазбаларды, сілтемелерді қамтиды, қосымшалары болады.
Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын растау туралы берілетін анықтамалардың және басқа да мәтіндері осы Үлгілік қағидалардың 12-қосымшасына орай анықтамалардың үлгісіне мәліметтер хабарланатын адамның тегі, аты, әкесінің аты атау септігінде көрсетіледі.
Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.
Мұндай анықтаманың мәтінде: "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)" деген орамдар қолданылмауы тиіс.
Егер анықтамаға орындаушы қол қойса, онда "орындаушы туралы белгі" деректемесі көрсетілмейді.

Хатты дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері

49. Сұраулар салулар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (рекламация), тапсырмалар, хабарлар, еске салу, жауаптар, өтініштер, пікірлер, ұсыныстар (оферта), ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растаулар және басқалар хаттың мазмұны болуы мүмкін.
Ұйымның хаттары бланкта осы Үлгілік қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес:
1) жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап ретінде;
2) түрлі ұйымдар мен жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап ретінде;
3) бастамашылық хат ретінде;
4) әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.
Бланкке кіретін деректемелерден басқа, хат жазған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: адресат, тақырып, мәтін, қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар болса), қолы, құжаттың орындаушысы туралы белгілер.
Бір және одан көп ұйымдардың басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматтағы қағаздың парақтарында рәсімделеді. Бұл ретте, хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы мәліметтер "қолы" деректемесіндегі лауазымның атауына енеді.
Хатты келіскендігі туралы белгі ұйымда қалатын данасына қойылады. Мұндай хаттың даналарына да ұйым басшысы қол қоюы қажет.
Жауап хаттардың дайындалу мерзімі тапсырмаларды, сұрау салуларды орындаудың қазіргі мерзімі негізінде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешімімен, сондай-ақ белгіленген регламентке сәйкес белгіленеді. Бастамашылық хаттарды орындалу мерзімдерін ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің басшылары анықтайды.
Хаттың мәтіні әдетте бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады.
Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертулер, негізсіз хабарламалар және басқалар.
Егер хаттың мәтіні екі бөліктен: айқындаушыдан және қорытындыдан тұратын болса, бірінші бөлікте себебі, негізі немесе хат жасаудың негізі баяндалады, хатты дайындауға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады. Абзацтан басталатын екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.
Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – айқындаушы) бас тарту хаттарында қолданылуы мүмкін.
Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:
1) көпше түрдің бірінші жақтан ("ұсынуды сұраймыз", "Сіздерге.... жіберіп отырмыз");
2) жекеше түрдің бірінші жағынан ("жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");
3) жекеше түрдің үшінші жағы ("министрлік қарсы емес").

3. Құжаттаманы басқару тәртібі

Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар

50. Ұйымда құжаттың жасалған немесе алынған сәтінен бастап орындалғанға, жіберілгенге, істерді қалыптастырғанға және ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейінгі олардың қозғалысы құжат айналымын құрайды.
51. Құжат айналымының көлемі бір ай, бір тоқсан, бір жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың және олардың көшірмелерінің жалпы санымен анықталады.
Құжаттар санын есепке алудың бір бірлігі ретінде басып шығару және көбейту кезінде жасалатын көшірмелерін есепке алмағандағы құжаттың өзі алынады. Құжаттардың көбейтілген көшірмелері жеке есептеледі.

Кіріс құжаттарын өңдеу тәртібі

52. Ұйымға қағаз тасығышта келіп түсетін құжаттар бастапқы өңдеуден өтеді, алдын ала қаралады, тіркеледі, басшылық қарайды және орындаушыға жіберіледі.
53. Құжатты қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.
54. Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу салымдарды жеткізудің дұрыстығын және тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша беруге дайындау болып табылады.
Құжаттар салынған конверттерді БҚҚ қызметі ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығы, қамтамасының бүтіндігі тексеріледі.
Егер құжат түгел болмаса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағының төменгі жиегіне, сондай-ақ ТБН-ге тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі – құжатты орындаушыға беріледі. Жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған күнін конферт арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке құжаттар келіп түскенде олар жойылмайды.
"Жеке өзіне" белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар почта бөліміне қайтарылады.
Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен күні көрсетіліп, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады.
55. Келіп түскен құжаттарды алдын ала қараудың басты мақсаты – ұйым басшылығының міндетті түрде қарауын талап ететіндерге және мұны талап етпейтіндерге бөлу. Басшылықтың міндетті түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыға жолданады.
56. Құжаттарды алдын ала қарау, олардың мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгіленген міндеттердің бөліну негізіне қарай қойылатын мәселелердің күрделілігі және жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.
57. Басшылықтың міндетті түрде қарауына Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.
58. Тұлғалардың өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау салулар) ұйымға келіп түскен күні бір орталықтан есепке алынады және ТБН-ға тіркеледі.
Лауазымды тұлғалар тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштер де жалпы құжаттардан бөлек орталықтандырылып тіркелуге тиіс.
59. Жеке тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері автор тегінің бастапқы әріпінен, ТБН-дегі реттік нөмірінен және "ЖТ" әріптік индексінен тұрады.
Заңды тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері өтінішке қол қойған лауазымды тұлға тегінің бастапқы әріпінен, және ТБН-дегі реттік нөмірінен және "ЗТ" әріптік индексінен тұрады.
Жасырын өтініштің тіркеу нөмірі "АБМ" әріптік индексінен және ТБН-дегі реттік нөмірінен тұрады.
60. Күнтізбелік бір жыл ішінде өтініш қайталанып түскен жағдайда "екінші", "үшінші" және тағы солай көрсетіліп, алғашқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН-де алғашқы құжаттың нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында және ТБН-ға "Қайталанған" белгісі қойылады. Қайталанып түскен өтініштерге алдыңғы өтініштерді қарау материалдары қоса беріледі.
Бір тұлғаның бір мәселе бойынша бұрынғы өтініші бойынша қабылданған шешімге шағымданған, бұрын жіберілген өтінішінің уақтылы қаралмағаны туралы хабарланған, егер ол келіп түскен уақытынан бастап белгіленген қарау мерзімі өтіп кеткен болса, бірақ өтініш беруші жауап алмаса, бұрынғы өтінішті қарау және шешу кезіндегі басқа кемшіліктер көрсетілсе, кемінде екі рет түскен өтініші, қайталанған деп есептеледі.
61. Бір тұлғаның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жолданған және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы қойылатын реттік нөмір қосылып, бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады.
62. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін етіп сұрыптау жүргізіледі. БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Үлгілік қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.
Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
63. Тіркелетін құжаттар тіркеу-бақылау нысанымен тіркеуге алынғаннан кейін ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі.
Келіп түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған жағдайда құжатты ұйым басшы қарағанға дейін орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға рұқсат етіледі.
64. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН-ге енгізіледі және орындаушыға қол қойылып тапсырылады.
Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымға (дарға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат ТБН-нің тиісті белгісі қойылған көшірмелері бір уақытта тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі.
Келіп түскен жеделхаттарға күні мен қабылданған уақыты қойылып, қол қойылып қабылданып алынады, тіркеледі, содан кейін басшыға және орындауға беріледі.
Келіп түскен телефонограмманың мәтінін қабылдап алушы жазып (басып) алады, тіркейді және жедел түрде жолданған басшыға беріледі.
Телефонограмманы қабылдау кезінде мәтіннен басқа келесі деректемелерді: жіберушіні, құжат түрінің (телефонограмманың) атауын, күнін, индексін, құжатқа қол қойған тұлға лауазымның атауын, аты-жөні мен тегін жазып алу қажет. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған тұлғалардың лауазымдары мен тегін, қабылдау-беру сағатын және минутын көрсету қажет.
65. Мәселелерді шешу кезінде орындаушы қосымша құжаттар жасамай құжатқа және ТБН-ге: құжаттың келіп түскен күні туралы (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау күні туралы (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкілікті орындаудың күні мен нәтижелері туралы белгі қояды.
Құжаттағы барлық белгілер мәтіннен бос орында орналастырылады.

Шығыс құжаттарын өңдеу тәртібі

66. Құжаттар жолдауға толық ресімделіп беріледі. Құжатты жолдауға қабылдайтын БҚҚ қызметі оның дұрыс ресімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеруге міндетті. Дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады.
67. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей, жеделхаттар мен телефакстер кідірмей жіберіледі.
Орындалған құжаттардың түпнұсқалары, оның ішінде олардың электрондық түпнұсқалары негізгі орындаушылары болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес істерді қалыптастыратын құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі. Бірлесіп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшірмелері немесе олардың электрондық нұсқасы беріледі.
68. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағының мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы бұрышына мөртабан немесе қайтару туралы белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де де (электрондық тіркеу-бақылау карточкасында) жасайды.

Ішкі құжаттардың өту тәртібі

69. Ішкі құжаттардың оларды дайындау мен ресімдеу сатыларында өтуі шығыс құжаттарының өтуіне, ал орындалу сатысында кіріс құжаттарының өтуіне сәйкес болуы тиіс.
70. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды тұлғалар жүзеге асырады. Құжаттарды ТБН-ға тиісті белгілерімен береді.
Ішкі құжаттардың құрамына ұйымның ведомстволық бағынысты ұйымдармен немесе керісінше хат алмасу процесінде жинақталған құжаттар, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар өзара және тиісті әкімдіктермен хат алмасу кірмейді.
Егер ведомстволық бағынысты ұйым тапсырманы бірлесіп орындаушы болып табылса, онда құжат бланк пайдаланылмай рәсімделеді, ішкі құжат ретінде тіркеледі және өздерінің құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.
71. Орындалған ішкі құжаттардың түпнұсқалары, оның ішінде олардың электрондық ұқсастары негізгі орындаушы болған құрылымдық бөлімшелерге жолданады. Бірлесіп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшірмелері немесе олардың электрондық нұсқасы беріледі.
72. Басшы қол қойған және тіркелген өкімдік құжаттардың көбейтілген даналары қаралатын мәселе қарамағына кіретін құрылымдық бөлімшелерге міндетті түрде жолданады.

Құжаттарды тіркеу тәртібі

73. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды қажет ететін барлық құжаттар тіркелуге тиіс.
74. Құжаттарды тіркеу орталықтандырылып жүргізіледі.
Құжат айналым көлемі көп ұйымдарда құжаттарды тіркеу орталықтандырылмай тіркеуге рұқсат етіледі. Бұл жағдайда ұйым басшылығының қарауына келіп түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және басшылық қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің атына келіп түсетін құжаттар, құрылымдық бөлімше басшылығы қол қойған хат алмасулар тиісті құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі.
Байланыс арналары арқылы құжаттарды берілетін немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметінде немесе оларды қабылдап алуды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеде тіркеледі.
75. Құжаттар ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаттары - келіп түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.
Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді қажет ететін құжаттар қайта тіркелмейді.
Құжат бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне орындау (танысу) үшін жолданған кезде, құжаттың соңғы парағының төменгі жағына немесе оның сыртқы жағына және ТБН-ге берген күні қойылады, әдетте құжатқа жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды.
76. Жауап құжаттарды бастапқы тіркеу бастама құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады. Жауап құжатқа тиісті тіркеу массиві шегінде реттік нөмір беріледі.
77. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады:
1) осы Үлгілік қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес карточкалық;
2) осы Үлгілік қағидалардың 16-қосымшасына сәйкес журналдық;
3) автоматтандырылған ақпараттық жүйеде – электрондық тіркеу бақылау карточкасы (бұдан әрі – ЭТБК).
78. Міндетті түрде тіркеуге жататын құжат туралы мәліметтердің мынадай құрамы белгіленеді:
1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) келіп түскен құжаттың күні мен тіркеу нөмірі;
4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күні);
6) құжаттың орындалу уақыты;
7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;
8) құжаттың орындалғандығы және оның іске жіберілгендігі туралы белгі.
Құжаттың сипаты мен ақпараттық қолдану міндеттеріне қарай міндетті мәліметтер құрамы басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, ұйымның ішіндегі құжаттың жылжуы, орындалу мерзімі мен басқалар).
79. Тіркеу кезінде алынған, құжаттар туралы ақпарат ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі, оған картотека мен топтастырылған анықтамалар енеді.
80. Карточкалық тіркеу кезінде мынадай картотеканы құрауы мүмкін тіркеу-бақылау карточкасының (бұдан әрі – ТБК) қажетті саны: корреспонденттер, құжат түрлері, құжат авторы бойынша, бақылау, кодификациялық, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша және ақпараттық іздеудің міндеттеріне қарай басылып шығарылады.
81. Ақпараттық-іздестіру жүйесінің тиімді жұмыс істеуіне жіктеуіш анықтамаларды әзірлеу жолымен (ұйым қызметі мәселелерін жіктеуіш, хат-хабарларды жіктеуіш, істер номенклатурасы және басқалары).
82. Автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйесінің деректер базасының жазбалар жолағы кейін жедел іздестіру өлшемдеріне және құжаттың орындалуын бақылауға толық сай болуы қажет.

Құжаттың орындалуын бақылау

83. Құжаттардың орындалуын бақылауға құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды іске жіберу, есепке алу, қорыту мен құжаттың орындалу барысы нәтижелерін талдау, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы осы Үлгілік қағидалардың 17 және 18-қосымшаларына сәйкес хабардар ету кіреді.
84. Орындауды қажет ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әр түрлі себептерге байланысты орындалмаған және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылауға алынады. Бұл жағдайда құжаттар қайта тіркелмейді, ал оның ТБН-да жаңадан белгіленген мерзімдері көрсетіледі.
84-1. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:
1) шұғыл - «аса шұғыл» белгілері бар - үш жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» - он жұмыс күніне дейін;
2) қысқа мерзімді - он жұмыс күнінен бір айға дейін;
3) орта мерзімді - бір айдан алты айға дейін;
4) ұзақ мерзімді - алты айдан жоғары.
Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күнінен бастап жұмыс күнімен есептеледі.
Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіліп, бір ай мерзімде орындалады.
Ескерту. Қағидалар 84-1-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 07.11.2013 № 1168 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
84-2. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне:
1) «өте шұғыл» деген белгісі бар шұғыл бақылауға — тапсырма түскен күнінен бастап бір жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгілерімен - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;
2) қысқа мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;
3) орта мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;
4) ұзақ мерзімді бақылауға — егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей қойылады.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күнінен бастап жұмыс күнімен есептеледі.
Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмеген жағдайда, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.
Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының бақылаудағы тапсырмаларын оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге егер тапсырмаларда өзгеше мерзімдер белгіленбесе ұйымдар тапсырманың күнінен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы-ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы-ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді.
Ескерту. Қағидалар 84-2-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 07.11.2013 № 1168 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
84-3. Мемлекет басшысында өткен кеңестердің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығы мен Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысы мәжілістерінің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмалардың орындалу мерзімі мәжіліс (кеңес) өткізілген күнінен бастап есептеледі. Егер мәжілісте (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған жағдайда, оның атына тапсырма берілген және өкілдері мәжіліске (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар мәжілістен (кеңестен) кейін бірден, оларға мәжіліс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпестен, тапсырмаларды орындауға кірісуге міндетті.
Ескерту. Қағидалар 84-3-тармақпен толықтырылды - ҚР Үкіметінің 07.11.2013 № 1168 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
85. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенің мәніне қарай құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі.
Құжаттардың орындалу мерзімдерін, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің қаралу мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
86. Орындалуын бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) тіркеу журналын пайдаланады. Бақылау картотекасы құжаттың орындалу мерзімі, орындаушылары, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.
Бақылаудағы құжаттардың көлемі аз болған жағдайда бақылау тіркеу журналында тиісті белгілер қою арқылы жүзеге асырылады.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі ЭТБК-ның тиісті деректемелерін толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды.
87. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметі алады.

Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу мен сақтау

88. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрығымен (өкімімен) тағайындалатын жауапты тұлға жүзеге асырады.
89. Ұйымда қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын пайдалану тәртібі оның басшысының бұйрығымен (өкімімен) анықталады.
90. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.
Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөр (мөртабан) болады, мәтіндік бөлік реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.
91. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын тіркеу осы Үлгілік қағидаларда белгіленген тіркеу-есепке алу нысандарында жүргізіледі.
92. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
Аталған журнал қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің әр бір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланктері арнайы есепке алуға жатпайды.
93. Қорғауға жататын толтырылған бланктерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойылып жүзеге асырылады.
94. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар, жөнелтуге арналып толтырылған бланктердің көшірмелерінде данасының нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.
95. Қорғауға жататын толтырылмаған бланктерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге болмайды.
96. Қолдан жасауда қорғау мақсатында қорғауға жататын жеке қолданылатын қасиеті бар мөрлерді, мөртабандарды және химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдерді есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды есепке алу мен беру журналдарында осы Үлгілік қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
97. Лауазымды адамдардың қойылатын қолын қолдау жасаудан қорғау мақсатында жеке қолданылатын қасиеті бар, химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
98. Тіркеу журналдарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.
Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және мөр басылады.
99. Басқа лауазымды тұлғаға қолданылмаған, қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу нысандарын беру қорғалуға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-өткізу актісімен осы Үлгілік қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес рәсімделеді.
100. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттардың қорғау құралдары мөрленетін сейфтерде немесе темір шкафтарда сақталады.
101. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жою қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акті жасау осы Үлгілік қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес және қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгілер қою арқылы жүргізіледі.
102. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгі қою арқылы жүргізіледі.
103. Құжаттардың қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельді бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельді бояулармен толтырылған бүлінген штемпельді жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес тиісінше есепке алу мен беру журналдарында белгі қойылады.
104. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде қорғауға жататын қолданылмаған баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін, осы Үлгілік қағидалардың 24, 25, 26-қосымшаларына сәйкес акті жасау және тиісінше есепке алу мен беру журналдарына белгі қою арқылы жүргізіледі.
Журналдарды және басқа да тіркеу есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың орталық уәкілетті органы немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы жергілікті атқарушы органымен келісім бойынша жүзеге асырылады.
105. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдары даналарының бар болуын тексеру ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізіледі.
106. Тексеру нәтижелері туралы белгі осы Үлгілік қағидалардың 19, 20, 21-қосымшаларына сәйкес есепке алу мен беру журналында қойылады.
Бұзушылықтар анықталған жағдайда комиссия қызметтік тексеру жүргізеді, оның нәтижелері актімен ресімделеді және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес шаралар қабылдау үшін мәліметтер ұйым басшысының назарына ұсынылады.
107. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған жағдайда іздеу үшін барлық қажетті шаралар жасалады, іздестіру нәтижелері теріс болған жағдайда ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы акт жасалады.

Істер номенклатурасын жасау тәртібі

Істерді қалыптастыру мен сақтау

108. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, істерді жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзімдерін анықтауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін жасауға, сонымен қатар уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.
109. Істер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерттеледі.
110. Істер номенклатурасын осы Үлгілік қағидалардың 27-қосымшасына сәйкес БҚҚ қызметі (ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей) тиісті бөлімшелер ұсынған құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатураларының негізінде жасайды.
111. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеп, оны БҚҚ қызметіне ұсынуға міндетті.
112. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі - СК), құжаттар тұрақты сақтауға берілетін мемлекеттік мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі және ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірілмей) бекітеді. Істер номенклатурасы егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, мемлекеттік мұрағат мекемелерімен 5 жылда кемінде бір рет келісіледі.
Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын СТК-ға келісуге ұсынбаса да болады.
113. Істер номенклатурасы қажетті даналарда басылып шығарылады. Бекітілген номенклатураның бір данасы оны келіскен мемлекеттік мұрағатта сақталады.
114. Істер номенклатурасы жыл соңында нақтыланады, оны ұйымның басшысы бекітеді және келесі іс жүргізу жылының 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.
115. Ұйымның бекітілген құрылымына (штаттық кестесіне) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Номенклатураның бірінші бөліміне өкімдік құжаттаманы қамтитын істердің және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдардың құжаттарының тақырыбы енеді.
116. Филиалдар мен өкілеттіктердің құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізілуі мүмкін.
Қоғамдық ұйымның атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болуы мүмкін. Аталған бөлім ұйымның істер номенклатурасының бөлімдерінен кейін орналасады.
117. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе қызметтік схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарымен сәйкес келуі қажет.
118. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомстволық бағынысты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасын әзірлейді. Осындай номенклатуралар мұрағаттар және құжаттаманы басқарудың уәкілетті орталық мемлекеттік органымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергілікті атқарушы органымен келісіледі.

Істер номенклатурасын ресімдеу

119. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, істер тізімдемелері, тіркеу-бақылау нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі.
Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.
120. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индексі қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің сандық белгілерінен және құрылымдық бөлімше шегіндегі номенклатура бойынша істер тақырыбының реттік нөмірінен тұрады. Индекстің элементтері бір-бірінен дефис арқылы ажыратылады.
Істер номенклатурасында әр түрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртекті істердің орналасу тәртібін сақтау ұсынылады; көшірілетін істер үшін индекстер сақталады.
121. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томның, бөліктердің) тақырыптары енгізіледі:
Тақырыпқа қойылатын талаптар:
1) істің тақырыбы нақты, жинақталған түрде істер құжатының негізгі мазмұны құрамын көрсетуі тиіс;
2) істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әр түрлі материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кіріс құжаттар" және басқалар) сонымен қатар кіріспе және оралымы күрделі сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді.
3) істің тақырыбы мынадай дәйектілікпен орналасатын элементтерден тұруы тиіс:
іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал және басқалар) немесе құжаттардың әр түрлілігі (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары);
ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы); құжаттар жолданатын немесе олар алынатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат корреспонденті);
іс құжаттарының қысқаша мазмұны; іс құжаттарының мазмұны байланысты жергілікті жердің (аумақтың) атауы; іс құжаттары жататын күн (кезең).
4) істің бір мәселе бойынша құжаттарын қамтитын, бірақ орындалу дәйектілігіне байланысты емес тақырыптары істің түрі ретінде "құжаттар" термині қолданылады, ал тақырып соңында тырнақшаның ішінде істе топтастырылуы мүмкін құжаттардың негізгі әр түрлілігі (жоспарлар, тізімдер, баяндамалар және басқалар) көрсетіледі;
5) хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оны кім және қандай мәселе бойынша жүргізгені көрсетіледі. Біртекті корреспонденттермен хат алмасу жүргізілген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түр атауы көрсетіледі;
6) әртекті үштен астам корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтірілмейді;
7) істердің тақырыбында әкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде мыналар ескеріледі:
егер істің мазмұны біртекті бірнеше әкімшілік-аумақтық бірліктерге қатысты болса, онда істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі.
егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;
8) жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыбында жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;
9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік сот және бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне байланысты құжаттарды қамтитын басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен аяқталады;
10) егер іс бірнеше томнан немесе бөліктерден тұрса онда істің жалпы тақырыбы жасалады, содан кейін қажет болған жағдайда әр томға (бөлікке) іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.
122. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істерді қамтитын құжаттардың маңыздылығының дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.
Бастапқыда нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтарын қамтитын істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтарымен істер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істердің тақырыптары орналасады.
Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындау жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздер істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналасады.
Географиялық және хат-хабар белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердің әліпбиі бойынша енгізіледі.
Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін. Егер бір жыл ішінде жұмыстың істе көзделмеген жаңа құжатталған учаскесі пайда болса, онда олар номенклатураға қосымша енгізіледі.
123. 3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.
124. 4-бағанда сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі тармақтарының (баптарының) нөміріне, олар болмаған жағдайда – істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасына сілтеме жасай отырып істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.
125. 5-бағанда БҚҚ қызметі істердің сақталу мерзімдерін анықтаған кезде пайдаланылған құжаттар тізбесінің, үлгілік (болжамды) істер номенклатурасының атауларын көрсетеді және өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымға, ұйымның мұрағатына беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың жеткізгіштерінің түрлері мен сақталу орындары туралы белгі қояды.
126. Жыл аяқталғаннан кейін істер номенклатурасының соңында жүргізілген істер (томдар) туралы қорытынды жазба жазылады.
Жүргізілген істердің саны туралы мәліметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.

Істерді қалыптастыру

127. Орындалған құжаттарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес іске қалыптастырады. Номенклатурадан тыс істерді қалыптастыруға жол берілмейді.
128. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
129. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай жалпы талаптар сақталады:
1) іске орындалған, номенклатура бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылады;
2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттар бірге орналастырылады;
Құжаттардың қосымшалары оларды бекітілу немесе жасалу күнінен қарамастан, олар жатқызылатын құжатқа қосылады.
Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі қойылады;
3) құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады;
4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады; оған өтпелі істер; сот істері; осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер; сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының; шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары; оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары; театрлау маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары; ауру тарихы және басқалар кірмейді;
5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек топтастырылады;
6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;
7) іске қайтарылуы тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар орналастырылмайды;
8) көлемі бойынша іс 180 парақтан аспауы тиіс;
9) істе бірнеше том (бөлік) бар болса, онда істердің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.
130. Құжаттар мәселенің шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе істің бас жағына бастамашылық құжат, содан кейін - мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.
131. Ұйым негізгі орындаушы болып табылған жоғарыда тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.
132. Өкімдік құжаттар оларға жататын қосымшаларымен бірге түріне және хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.
133. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.
134. Хаттамалар істерде оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
135. Хат алмасу бір іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілігімен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу жаңғыртылған кезде құжаттар ағымдағы жылдың ісіне алдыңғы жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.
136. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасады.
137. Жалақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналасады.
138. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.
139. Жеке тұлғалардың тізімдері және бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.
Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.
Ескерту. 139-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 18.10.2013 № 1115 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
140. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе түскен күніне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.
141. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірліктер бойынша қалыптастырылады. Өтініштердің көлемі аз болған жағдайда істерді өтініш авторларының тегі бойынша әліпбилік тәртіппен қалыптастыруға болады.

Істі ресімдеу

142. Ұйымдағы істер оларды жүргізу кезінде және жыл аяқталғаннан кейін ресімделуге тиіс. Істерді ресімдеу – істерді сақтауға дайындау. Істерді ресімдеу мұқабада істі тізімдеу, брошюралау, парақтарды нөмірлеу мен куәландыру парақтарын жасау жұмыстарының кешенінен тұрады. Істерді ресімдеуді құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты тұлғасы БҚҚ қызметінің әдістемелік көмегімен мен бақылауымен жүргізеді.
143. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара ресімделеді. Толықтай ресімделуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай ресімдеу: іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді; істердегі парақтарды нөмірлеуді; осы Үлгілік қағидалардың 28-қосымшасына сәйкес істің куәландыру парағын жасауды; қажет жағдайда осы Үлгілік қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасауды; істі тігу мен түптеуді; іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.
144. Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі:
1) ұйымның атауы; құрылымдық бөлімшенің атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы; істің нөмірі (индексі);
3) істің тақырыбы; істің (томның, бөліктің) күні; істегі парақтар саны; істің сақталу мерзімі;
4) істің мұрағаттық шифрі.
145. Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей ресімделеді:
1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;
2) құрылымдық бөлімшенің атауы – бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады; істің нөмірі – ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің сандық (индекс) белгісі қойылады;
3) істің тақырыбы – істер номенклатурасынан көшіріледі; істің күні – іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (дары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттарды қамтитын істердің, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күн болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.
146. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парақтары мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген бұрыштамалар (фишкалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ, графит қарындашпен нөмірленеді, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
147. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:
1) бір шетінен тігілген А4 форматтан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;
2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау керек;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істің парақтары әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;
4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышынан нөмірленеді;
5) іске тігілген салымдары бар конверттер: бірінші конверт, содан кейін конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;
6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді және бөлек нөмірленеді;
7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын нөмірлеу қайта жүргізіледі. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады;
8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.
148. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландыру жазбасы жазылады, оған жасаған тұлға қол қойылады және қойылған қолдың толық жазылуы, лауазымы мен жасалған күні көрсетіледі.
Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістері (зақымдалуы, құжаттардың алынуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып куәландыру парағына қойылады.
Істегі парақтар саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.
149. "Істің сақталу мерзімі" деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырылғаннан кейін ғана көшіріледі.
150. Тұрақты сақталатын істерге "Тұрақты сақтау керек" деп жазылады.
151. Тұрақты сақталатын істердің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істерді жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне және бекітілген СТК-ға енгізгеннен кейін ғана мұрағатта (оған дейін қарандашпен қойылады) қойылады.
152. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі: мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.
153. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелігінен туындайтын (аса құнды, жеке істер және басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін осы Үлгілік қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасалады.
Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.
154. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.
155. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іспапкаға сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

Құжаттарды жедел сақтау

156. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін олар қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.
157. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.
158. Істер ұйымның бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.
159. Істер басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелерге беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қол хатпен беріледі.
Берілген істерге істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.
160. Істен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады.

Істерді ұйымның мұрағатына тапсыру

161. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуде аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.
162. Тізімдемелер тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге осы Үлгілік қағидалардың 31-қосымшасына сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады.
163. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер "бұл да сондай" деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыптары толық көшіріледі.
164. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірімен енгізіледі.
165. Тізімдеменің "Ескерту" бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.
166. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі - бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.
167. Істі қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.
168. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның мұрағатқа жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-беру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қойылған қолдары көрсетіледі.
169. Істермен бірге мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.
170. Құрылымдық бөлімше таратылса немесе қайта құрылған кезде осы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты тұлғасы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезінде қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына тапсырады.
Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
1-қосымша

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

Ескертпе:

1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісі) бейнесі
2 - ұйымның ресми атауы
3 - ұйым туралы анықтамалық деректер
4 - құжат түрінің атауы
5 - құжат күні
6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)
7 - кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индекс) және күніне сілтеме
8 - құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері
9 - құжатқа рұқсатты шектеу грифі
10 - адресат
11 - құжатты бекіту грифі
12 - бұрыштама
13 - құжат мәтініне тақырып
14 - бақылау туралы белгі
15 - құжаттың мәтіні
16 - құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі
17 - қолы
18 - құжаттың келісілгені туралы белгі
19 - мөр бедері
20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі
21 - құжат орындаушысы туралы белгі
22 - құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі
23 - құжаттың электронды көшірмесінің сәйкестендірушісі
24 - құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
2-қосымша

	Ұйымның хат бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
	Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
	Ұйым туралы анықтамалық деректер (мемлекеттік тілде)	Ұйым туралы анықтамалық деректер (орыс тілінде)
	___________ № ___________ |- Адресат -| (күні) (индексі) _______________________________________ (құжаттың кіріс нөміріне және күніне сілтеме) |- Хат мәтінінің тақырыбы -|

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
3-қосымша

	Ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
	Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
	Құжат түрінің атауы (мемлекеттік тілде)	Құжат түрінің атауы (орыс немесе өзге тілде)
	___________ № ____________ (күні) Шығарылған жері Шығарылған жері (мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) |-Құжат мәтінінің тақырыбы-|

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
4-қосымша

	Ұйымның жалпы бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі)
	Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
	____________________________ (уақыты)	№ ______________
	Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)	Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)
	|-Құжат мәтінінің тақырыбы-|

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
5-қосымша

	Ішкі құжаттың үлгісі БАЯНДАМАЛЫҚ ЖАЗБА
	22. 06. 2010 № 3-5	АМК төрағасы Б.Т. Берсебаевқа
	- Мұрағаттар және құжаттама | басқармасының штат санын ұлғайту туралы
	Электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағатты енгізу бойынша жұмыс көлемінің едәуір артуына байланысты Сізден, басқарманың штат санын бір бірлікке ұлғайту мүмкіндігін қарауыңызды сұраймын.
	Басқарма бастығы қолы толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
6-қосымша

КЕЛІСУ ПАРАҒЫ Құжат жобасының түр атауы, мәтінге тақырып
Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы	Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы
_____________ қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні	_____________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
7-қосымша

"ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ" ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" жауапкершілігі шектеулі серіктестік		Товарищество с ограниченной ответственностью "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"
БҰЙРЫҚ		ПРИКАЗ
2009 жылғы 15 наурыз Астана қаласы		№ 51 город Астана

- - |- -|
| | Қызметкерлердің лауазымдық
| | нұсқаулықтарына өзгерістер енгізу
- - туралы

____________________________________________________________________
(негіздемесі)
____________________________________________________________________
________________________________________________________ байланысты
БҰЙЫРАМЫН:
1. ЖШС қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарына мынадай
өзгерістер енгізілсін:
1) ________________________________________________________
2) ________________________________________________________
3) ________________________________________________________
2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау _______________________
жүктелсін.

Бас директор (қолы) (қолтаңбаның толық жазылуы)

Келіскендігі туралы белгі:

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
8-қосымша

"ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ" ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" жауапкершілігі шектеулі серіктестік		Товарищество с ограниченной ответственностью "ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР "КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ"
БҰЙРЫҚ		ПРИКАЗ
2009 жылғы 15 наурыз Астана қаласы		№ 51ж/қ город Астана

- |- -|
| Жеке құрам бойынша

_|
1. Еркебұлан Амантатаевич Ескендиров маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылғы 15 наурыздан бастап ҚАБЫЛДАНСЫН.
Негіздеме: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е.А. Ескендировтың өтініші.
2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылғы 16 наурыздан бастап аға бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН.
Негіздеме: 2007 жылғы 14 сәуірдегі № 28 жеке еңбек шартына қосымша және А.В. Зубареваның өтініші.
3. Марат Серикович Керимовпен 2007 жылғы 17 қаңтардағы № 15 еңбек шарты 2009 жылғы 15 наурыздан бастап Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 57-бабының 1-тармағына сәйкес бұзылсын.
Негіздеме: М.С. Керимовтың 2009 жылғы 14 наурыздағы өтініші
4. Жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС ЖАРИЯЛАНСЫН.
Негіздеме: жобалау бөлімінің бастығы П.Г. Салованың 2009 жылғы 10 наурыздағы баяндамалық жазбасы және С.А. Пазылованың түсініктеме жазбасы.

Бас директор (қолы) (Қолтаңбаның толық жазылуы)

Бұрыштамалар:

Таныстырылды:

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
9-қосымша

Хаттама мәтінінің құрылымы
Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
ХАТТАМА (мемлекеттік тілде)	ПРОТОКОЛ (орыс немесе басқа тілде)
___________________________ (күні) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)	№ _______________________ Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілде)

-- -- |-
| | ...жөніндегі комиссияның отырысы
| |
-- --

Төраға – Т.А.Ә.	}бөлік
Хатшы – Т.А.Ә.
Қатысқандар: (саны) адам (тізімі қоса беріліп отыр)
Кіріспе
КҮН ТӘРТІБІ
1. әзірлеу және оның қағидаттары туралы... ...меңгерушісінің баяндамасы 2. ...туралы
1. ТЫҢДАЛДЫ:	}бөлік
Т.А.Ә.. – баяндаманың мәтіні қоса беріліп отыр
СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР: Т.А.Ә. –сөйленген сөздің қысқаша жазбасы. Т.А.Ә.. – Негізгі

ҚАУЛЫ ЕТТІ:

1.... мақұлдансын
2....

2. ТЫҢДАЛДЫ:

СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР:

ҚАУЛЫ ЕТТІ:

Төраға қолы Қолтаңбаның толық жазылуы
Хатшы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
10-қосымша

Актінің үлгісі

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік
Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі)

Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе басқа тілде)
АКТ
_________________________________ (уақыты)	№ ____________________________
Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)	Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілде)

- - |-
| | ...тексеру нәтижесі туралы
| |
- -

Негіздемесі: ұйым басшысының "... тексеру жүргізу туралы" (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары органның тапсырмасы және т.б.) (күні) № __ бұйрығы.

Мына құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________
лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты
Комиссия мүшелері: 1._________________________________________
лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты
2._________________________________________
лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
мәтін
_____________________________________________________________________

Екі данада жасалды:
1-данасы: 5-7 істе
2-данасы: тексерілетін ұйымға жіберілді

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы
Комиссия мүшесі қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х29) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
11-қосымша

Анықтама үлгісі

"ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ АҚПАРАТ ЖӘНЕ МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ		ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИИ И ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"
АНЫҚТАМА		СПРАВКА
15.10.2009 Астана қаласы		№ 03-05/171 город Астана

Қазақстан Республикасы
Байланыс және ақпарат министрлігінің
Ақпарат және мұрағат комитеті


|- -||- -|
|_ _| "Шетел мұрағаттарындағы
Қазақстан тарихы (XVI-XXғғ.)"
ақпараттық анықтамалықты
дайындау жұмысының жағдайы туралы

МӘТІН

Директор қолы Б.Қонысбаева

Орынд.: К.Пәрімбекова
Тел.: 24-06-32

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
12-қосымша

Анықтама үлгісі

"ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БАЙЛАНЫС ЖӘНЕ АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ АҚПАРАТ ЖӘНЕ МҰРАҒАТ КОМИТЕТІНІҢ АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ" ММ		ГУ "НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИИ И ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ КОМИТЕТА ИНФОРМАЦИИ И АРХИВОВ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН"
АНЫҚТАМА		СПРАВКА
15.10.2009 Астана қаласы		№ 03-05/171 город Астана

- - |- -| "Егемен" ПИК
| |
| |
- -

Күлжан Хайбулловна Аяпбергенова Археография және деректану ұлттық орталығының бас бухгалтері болып жұмыс істейді.

Директор қолы Б. Қонысбаева

Орынд.: А.Закирова
Тел.: 24-04-70

А5 (148Х210) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
13-қосымша

Хаттың үлгісі

"БАРЫС" акционерлік қоғамы		Акционерное общество "БАРЫС"
010000 Астана қ., Абай д-лы. Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 Е-mail: Baris@inbox.ru		010000 г. Астана, пр. Абая 10 Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 Е-mail: Baris@inbox.ru
19.01.2009 № 04-07/151

_______________________________________
(кіріс құж. нөмірі мен күніне сілтеме)

"Құлагер" ЖШС
Құқықтық бөлім
020000 Алматы қ.
Рыскұлов даң. 12

- - |- -|
| |
| | 15.03.2008 жылғы № 44/56
- - шартқа шағым туралы

Құрметті мырзалар!

Сіздер 2008 жылғы 15 наурыздағы № 44/56 шартқа сәйкес 2008 жылғы 28 желтоқсандағы № 324 темір жол жүкқұжаты бойынша жөнелткен лак-бояу материалдарының партиясында соққының немесе өзге де механикалық әсердің салдарынан бұзылған 3 жәшік анықталды, бұл 2009 жылдың 12 қаңтарындағы № 23 актімен куәландырылды. Бұзылған жәшіктердегі лак-бояу бұйымдары сатуға жарамсыз. Тауар партиясына біз толық көлемде № 33-675 шот бойынша ақы төледік.
Сіздерден 175 мың 570 теңге мөлшеріндегі шығынды өтеулеріңізді сұраймыз. Соманы біздің есеп шотымызға аударыңыздар.

Қосымша: акт 2 п. орыс тілінде 1 д.

Құрметпен,
Коммерциялық директор (қолы) (Қолтаңбаның толық жазылуы)

Орын.: Петрова Н.Н.
тел. 35-45-44

А4 (210х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
14-қосымша

Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын
құжаттардың үлгі тізбесі

Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар.
Жарнамалық хабарламалар, проспекттер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары.
Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі).
Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар.
Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.
Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).
Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.
Мәжілістер, кеңестер, семинарлар және басқа өткізу туралы телефонограммалар.
Конвертте "Жеке өзіне" белгісі бар құжаттар.
Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Прейскуранттар.
Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Жиынтық ақпараттар.
Кадрлар жөніндегі есептік деректер.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
15-қосымша

	__20__	Корреспондент		Құжаттың түрі
	__15__	Құжаттың келіп түскен күні және индексі	Құжаттың күні және индексі
	__30__	________105__________
		Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны
		Бұрыштама немесе құжат кімге жіберілді	Орындалу мерзімі
	__20__	күні көрсетіліп алғандығы туралы қолхат	Құжаттың орындалғаны және іске жөнелтілгені туралы белгі
	Оң жақ беті	210
148		Құжаттың орындалу барысы, орындалу мерзімінің ауыстырылуы, аралық жауаптардың (сұрау салудың) түсуі және т.б. туралы мәліметтер Бақылау белгісі
	__10__	№ қор	№ тізімдеме	№ іс
		70	70
		210

А5 (148x210) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
16-қосымша

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының нысаны

№№ р.с	Келіп түскен күні	Корреспондент, кіріс құжатының күні және индексі	Құжат түрі, кіріс құжатының тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Бұрыштама немесе құжат орындау кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, күні	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және кіріс құжаттарын тіркеу журналының нысаны

р.с. №№	Шығыс (ішкі) құжатының күні және индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

А3 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
17-қосымша

___________________ жағдайы бойынша
(күні, айы, жылы)
бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №№	Құрылымдық бөлімшелер атауы	Бақылаудағы құжаттар		Оның ішінде құжаттар
		барлығы	өткен айда түскен	орындалғандары	орындауда тұрғандары	орындау мерзімі ұзартылған	мерзімі өтіп кеткендері
1	2	3	4	5	6	7	8

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның
лауазымының атауы _____________ толық жазылуы
(өз қолы)

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе:
Мәліметтер құжат түріне қарай бағандармен (бұйрықтар, алқа шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушының тегімен толығуы мүмкін.

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
18-қосымша

__________________ жағдайы бойынша
(күні, айы, жылы)
жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

р/с №№	Құрылымдық бөлімшелердің атауы	Орындалу үстінде		Оның ішінде
		барлығы	өткен айда түскендер	мерзімінде орындалғаны	мерзімі өткендері
					барлығы	мерзімі ұзартылды
1	2	3	4	5	6	7
Барлығы:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның
лауазымының атауы _____________ толық жазылуы
(өз қолы)

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
19-қосымша

Баспа-бланк өнімін есепке алу және беру журналының нысаны

Келіп түскендер					Берілгендер
Келіп түскен күні	ілеспе құжаттың күні және нөмірі	Дайындаушы мекеменің атауы	Даналар саны	Бланктердің сериялары және нөмірлері	Берілген күні	Берілетін құжаттың күні және нөмірі	Кімге берілді		Даналар саны	Бланктердің сериялары және нөмірлері	Алғандығы туралы қолхат	Ескертпе, баспа-бланкі өнімінің бүлінген даналарын жою туралы белгі
							Құрылымдық бөлімшенің атауы	Алушының тегі мен аты-жөні
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
20-қосымша

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген
және арнайы штемпельді бояуы бар мөрлерді, мөртабандарды
есепке алу және беру журналының нысаны

Р.с. №№	Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөр және мөртабандардың атаулары мен бедерлері	Кімге берілді			Қайтарылған күні және қабылдау туралы қолхаты	Ескертпе, мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуды жою туралы белгі
		Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшелердің атауы	Алушы лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөні	Алғандығы туралы күні және қолхат
1	2	3	4	5	6	7

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
21-қосымша

Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды
есепке алу және оларды беру журналының нысаны

р.с. №№	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің атауы	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын жауапты тұлғаның тегі мен аты-жөні	Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды алған тұлғаның лауазымы мен тегі	Берілген күні және алғандығы туралы қолхат	Қайтарылған күні және қабылданғаны туралы қолхат	Ескертпе, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламды жою туралы белгі
1	2	3	4	5	6	7

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
22-қосымша

___________________________________________________________________
ұйымның атауы

АКТ

___________________ №_________________
(күні)
Шығарылған жері Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа
тілде)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_______ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Қорғауға жататын баспа-бланкі
өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды,
құжаттарды қорғау құралдарын
және тіркеу-есепке алу құжаттары мен
оларды тіркеу-есепке алу нысандарын
қабылдау-беру

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (күні) № _____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).
Мына құрамдағы комиссия мүшелері жасаған:
Комиссия төрағасы ________________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
2._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
____________________________________________________________________

1. Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдері (түріне
қарай бөлек) сериясы ____ № ___ бастап № ___ саны __________________
(санмен және жазбаша)
дана.

2. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жоюға бөлу туралы акт _________________________________________________________________
(күні, нөмірі, бланк түрлері бойынша акт данасының саны)
3. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің
саны __________________________ дана
(санмен және жазбаша)
4. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген
мөртабандардың саны ___________________________ дана.
(санмен және жазбаша)
5. Құжаттарды қорғау құралдары: ____________________________________
(қорғау құралының атауы)
саны ____________________________ дана.
(санмен және жазумен)
6. Тіркеу-есепке алу нысандары: ____________________________________
(тіркеу-есепке алу нысандарының түрлері, іс
__________________________________________________________________
номенклатурасы бойынша олардың нөмірі, томдардың нөмірі, алғашқы және соңғы жазбалардың
күні, парақтар саны)

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерімен, мөрлермен, мөртабандармен және құжаттарды қорғау құралдарымен есептік жұмыс жағдайы
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(есептік жұмыс жағдайының жалпы сипаттамасы)

Тапсырған _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)

Қабылдаған _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы
Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
23-қосымша

______________________________________________________________
ұйымның атауы

АКТ

_________________ № _____________
(күні)

Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде немесе
басқа тілде)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Қорғауға жататын баспа-бланкі
өнімдерінің бүлінген даналарын
жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № _____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).
Мына құрамдағы комиссия мүшелері жасаған:
Комиссия төрағасы ________________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
2._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні

____________________________________________________________________

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің мынадай жарамсыз түрлері жоюға іріктеп алынды:

р.с. №№	Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері түрінің атауы	Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімі данасының сериясы мен нөмірі	Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдері данасының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерінің жиынтық саны
________________________
(санмен және жазбаша)

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Комиссия мүшелері ______________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналына
белгілер енгізілді, саны __________________ бүлінген дана
(санмен және жазбаша)
______________ арқылы жойылды.
(жоюдың түрі)

Лауазымның атауы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
24-қосымша

______________________________________________________________
ұйымның атауы

АКТ

_________________ № _____________
(күні)

Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде немесе
басқа тілде)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Қорғауға жататын мөрлер мен
мөртабандарды жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының ".......тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № _____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).
Мына құрамдағы комиссия мүшелері жасаған:
Комиссия төрағасы ________________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
2._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні

Қорғауға жататын мынадай мөрлер мен мөртабандар жоюға іріктеп алынды:

р.с. №№	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Комиссия мүшелері ______________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)

Журналға белгілер енгізілді, қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандар
саны _____________________ данада _____________________ жойылды.
(санмен және жазумен) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
25-қосымша

______________________________________________________________
ұйымның атауы

АКТ

_________________ № _____________
(күні)

Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде немесе
басқа тілде)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_______ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Құжаттарды қорғау құралын
жоюға бөлу туралы

Негіздеме: ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № _____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).
Мына құрамдағы комиссия мүшелері жасаған:
Комиссия төрағасы ________________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
2._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні

Құжаттарды қорғау құралдарының мынадай түрі жоюға іріктеп алынды:

р.с. №№	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе
2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Комиссия мүшелері ______________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)

№№ ________ есепке алу журналына белгілер енгізілді, құжаттарды
қорғау құралдары ____________________ жолымен жойылды.
(жоюдың түрі)

Лауазымның атауы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
26-қосымша

______________________________________________________________
Мемлекеттік ұйымның атауы

АКТ

_________________ № __________
(уақыты)

Шығарылған жері
(мемлекеттік тілде немесе
басқа тілде)

Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_______ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Қорғауға жататын пайдаланылмаған
баспа-бланкі өнімдерін
жою бөлу туралы

ұйым басшысының "........тексеру жүргізу туралы" (уақыты) № _____ бұйрығы (немесе басқа құжат: жұмыс жоспары, жоғары тұрған органның тапсырмасы және т.б.).
Мына құрамдағы комиссия мүшелері жасаған:
Комиссия төрағасы ________________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
Комиссия мүшелері: 1._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
2._____________________________________
лауазымы, тегі, аты-жөні
_________________________ байланысты _____________________________
(таратуға, қайта ұйымдастыруға ) (мемлекеттік органның (ұйымның)
_________________________________ практикалық мәнін жоғалтқан
ресми атауы
пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдерінің мынадай түрлері жоюға іріктеп алынды:

р.с. №№	Баспа-бланкі өнімі түрінің атауы	Баспа-бланкі өнімі данасының сериясы және нөмірі	Пайдаланылмаған даналардың саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімінің жиыны
___________________ дана.
(санмен және жазбаша)

Комиссия төрағасы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Комиссия мүшелері ______________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)

Баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгі
енгізілді, пайдаланылмаған даналар саны ______________________
салмағы ______________________ кг ____________ жолмен жойылды
(санмен және жазумен) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
27-қосымша

Ұйымның ресми атауы ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

___________ № _____________
(күні) (индекс)

- -
| | |- -| Бекітемін
|_ _| __________ жылға Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істер (томдар, бөліктер) саны	Тізбе бойынша істің (томның, бөліктің сақтау мерзімі және тармақ нөмірі	Ескерту
1	2	3	4	5

БҚҚ қызметі басшысы _____________ Қолтаңбаның
лауазымының атауы (өз қолы) толық жазылуы
Күні

Құрылымдық бөлімшелер басшыларының бұрыштамалары

Ұйымның ОСК (СК) Мемлекеттік мұрағат
хаттамасымен мекемесінің СТК хаттамасымен
келісілді келісілді

(хаттаманың күні және нөмірі) (хаттаманың күні және нөмірі)

______________ жылы жүргізілген істердің
санаттары мен саны туралы қорытынды жазба

Сақтау мерзімі бойынша	Барлығы	Оның ішінде
		өтпелілер	"СТК" белгісімен
Тұрақты
Уақытша (10 жылдан жоғары)
Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін)
Жиыны:

БҚҚ қызметі басшысының Қолтаңбаның
лауазымының атауы _____________ толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

Жиынтық мәлімет ұйымның мұрағатына тапсырылды.

Мәлімет берген қызметкер Қолтаңбаның
лауазымының атауы _____________ толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
28-қосымша

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ ПАРАҒЫ

№ _____қор № ________ тізімдеме № _____іс
Іске ___________________ парақ тігілді (салынды) және нөмірленді,
оның ішінде: парақтардың литерлі № № __________________________
парақтардың есепке алынбаған № № ___________________
нөмірленген таза парақтар ___________________
+ ішкі тізімдеме парақтары _______________________
Нөмірлеуге жатпайтын салымдар мен қосымша түріндегі
__________________________құжаттар есепке алынады
(құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	парақтар №№
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылыр 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Почта маркілері 7. Елтаңбалық маркілер 8. Почта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы почта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюра, акварелдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландырушы парағын толтырушы Қолтаңбаның
тұлға лауазымының атауы ________________ толық жазылуы
(өз қолы)
күні

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.
2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.
3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны санмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек, іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.
4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынандай ерекшеліктері белгіленеді:
1) почталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртаңбалар, пломбалар);
2) мөрлер және олардың бедерлері;
3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, гравюралар және акварелдер;
6) үлкен форматтағы құжаттар;
7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;
8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
9) салымдары бар конверттер және оларда салымдардың парақ (заттар) саны;
10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақ (бет) саны;
5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағанның әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркі және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірлерін кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
7. Егер істе ерекше материалдардың себебінен нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын, олар жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда олардың арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттардың түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) тиісті актілерге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.
9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
29-қосымша

№ _________ іс құжаттарының
ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

р/с №№	Іс жүргізу индексі	Құжаттың күні	Құжат тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны _____________________________ құжат парағы
(санмен және жазбаша)

Ішкі тізімдеменің парақтар саны _________________________
(санмен және жазбаша)

Іс құжаттарының ішкі
тізімдемесін толтырған Қолтаңбаның
тұлға лауазымының атауы _____________ толық жазылуы
(өз қолы)
күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың
және құжаттаманы басқарудың
үлгілік қағидаларына
30-қосымша

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің
істер тізімдемесінің нысаны

Ұйымның құрылымдық Бекітемін
бөлімшесінің ресми Құрылымдық бөлімше
атауы басшысы лауазымының атауы
____________ Қолтаңбаның
(өз қолы) толық жазылуы
Күні

_________ жылғы (дардағы) №______тізімдеме

р/с №№	Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) соңғы күні	Істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі	Істегі (томдағы бөліктегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Тізімдемеге № ___ ден № ___ дейінгі _____________ істер енгізілді,
(санмен және жазбаша)

оның ішінде:

литерлі нөмірлер:
қалып кеткен нөмір:

Тізімдеме жасаушы Қолтаңбаның
лауазымының атауы ____________ толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

БҚҚ қызметінің Қолтаңбаның
басшысы ____________ толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

Ұйым мұрағатының Қолтаңбаның
қызметкері ____________ толық жазылуы
(өз қолы)
Күні

Ескертпе.
Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 5-баған толтырылмайды.

А4 (210Х297) форматы

Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Постановление Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 238

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 15.04.2015 № 238.

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Премьер-Министр
Республики Казахстан К. Масимов

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 21 декабря 2011 года № 1570

Типовые правила
документирования и управления документацией
в государственных и негосударственных организациях

1. Общие положения

1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах".
2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
Сноска. Пункт 2 в редакции постановления Правительства РК от 07.11.2013 № 1168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).
3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
4. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.
Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).
В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
6. При смене руководителя службы ДОУ документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
7. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой "дсп" и сведения ограниченного распространения.

2. Порядок документирования
Правила подготовки и оформления документов

8. Подготовка нормативных и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
9. Документы составляются на государственном языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки.
Документ на государственном языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
Сноска. Пункт 9 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 07.11.2013 № 1168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).
10. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.
11. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением писем;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.
12. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее:
10 мм - левое;
20 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
13. В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма организации, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;
2) бланк конкретного вида документа организации, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам:
3) общий бланк организации, согласно приложения 4 к настоящим Типовым правилам.
Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
15. Бланки документов государственных организаций с цветным изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости серия.
16. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
17. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на листах бумаги в левом верхнем углу.
18. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, могут составляться на листах бумаги форматов А4 или А5, с указанием наименования вида документа и изложением текста на одном языке согласно приложению 5 к настоящим Типовым правилам.
19. При оформлении документа, разработанного двумя и более государственными организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не используется.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.

Требования к оформлению реквизитов документа

20. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствии с требованиями, установленными законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.
21. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
22. Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно–правовую форму.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.
Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
23. В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.
24. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
25. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и другие) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).
Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом "05 апреля 1995 года".
26. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.
27. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
28. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. Допускается не указывать на внутренних документах, за исключением распорядительных, место составления или издания документа.
29. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.
30. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.
В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с правилами предоставления услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Республики Казахстан.
31. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю" (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (а, о, ы)", вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.
32. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, и дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.
Основной исполнитель и соисполнитель могут давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным. В данном случае резолюция оформляется на документе.
Первые руководители организаций, их заместители могут оформлять резолюцию на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера, даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом. Поручения в виде резолюций, направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.
33. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").
Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.
34. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль", литером "Б", "К" и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.
35. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не должна делиться, переходить на другую страницу.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй – приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст значителен по своему объему, содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты.
Пункты в документе располагаются по значимости в логической последовательности, а также с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов могут быть объединены в главы. Несколько глав, близких по содержанию, могут быть объединены в разделы, а разделы, в свою очередь, могут объединяться в части. В больших по объему главах могут выделяться параграфы, а в больших разделах могут аналогично выделяться подразделы.
Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.
Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы.
Абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части). В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.
Каждый подпункт, пункт, а также параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами.
В документе, состоящем из одного пункта, нумерация пункта не требуется.
Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной.
Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта.
Самостоятельной, а не сквозной, является также нумерация параграфов в каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе документа.
Номера подпунктов в пунктах выделяются скобкой: 1), 2), 3) и далее.
Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными.
При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.
36. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: "Приложение: Письмо Министерства связи и информации Республики Казахстан от 15.01.2011. № 3-5/ 151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на государственном языке".
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о его наличии указывается, какому адресату он направлен.
В приложении к нормативному правовому, правовому акту (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием его порядкового номера (если приложений больше одного), наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
37. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.
Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Обязательному подписанию подлежат документы, остающиеся внутри организации.
Подпись документа включает:
1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).
Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.
При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей
В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.
Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом. На внутренних документах наименования должностей можно не указывать.
38. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации).
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости – руководителями финансовой и юридической служб организации, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и другие). Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.
Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости – расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа делается соответствующая отметка. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова "Согласовано", оформляемого строчными буквами, без применения кавычек, а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования.
При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указывается вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер документа.
Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования согласно приложению 6 к настоящим Типовым правилам. В этом случае на документе после подписи делается отметка "Лист согласования прилагается".
39. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
40. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения.
41. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, при наличии - адрес электронной почты и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Допускается оформление реквизита размером 12 шрифта Times New Roman.
42. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ и подпись исполнителя.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
43. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа.
44. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления.

Особенности подготовки и оформления приказов

45. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки) и другим вопросам работы организации согласно приложениям 7-8 к настоящим Типовым правилам.
Реквизитами приказа являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата приказа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие).
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу.
Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать государственный или русский язык, или иной язык делопроизводства.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора могут состоять только из распорядительной части.
Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью работников, проставляемых ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.
Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Особенности подготовки и оформления протокола

46. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) собрания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в соответствии со структурой текста протокола согласно приложению 9 к настоящим Типовым правилам.
Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.
Реквизитами протокола являются:
1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;
2) наименование вида документа;
3) дата;
4) регистрационный номер протокола;
5) место издания протокола;
6) гриф утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись.
В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части после заголовка протокола указываются: фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.
В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.
Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О", "Об", которое печатается с абзаца. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: "Повестка дня прилагается".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами, полужирным шрифтом. Текст каждого раздела делится на абзацы, начинающиеся со слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами полужирным шрифтом.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска "Текст выступления прилагается". Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.
Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О", "Об", печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собраний, заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и утверждается руководителем структурного подразделения. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации.

Особенности подготовки и оформления акта

47. Акт оформляется на основе общего бланка в соответствии с образцом акта согласно приложению 10 к настоящим Типовым правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.
Реквизитами акта являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата;
5) регистрационный номер (индекс) акта;
6) место издания акта;
7) гриф утверждения (в некоторых случаях);
8) заголовок к тексту;
9) текст;
10) подпись.
Текст акта состоит из двух частей: введение, констатирующая часть.
Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица.
В констатирующей части акта излагаются: суть и характер проведенной работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.
Акт может содержать выводы, рекомендации, указание мероприятий, которые необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Акт подписывается председателем и членами комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. При оформлении подписей должности подписывающих лиц не указываются.
В случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, акты утверждаются.

Особенности подготовки и оформления справки

48. Справкой оформляется описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке согласно приложению 11 к настоящим Типовым правилам. Внутренняя справка может быть оформлена на стандартных листах бумаги без применения бланка.
Реквизитами справки являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата;
5) регистрационный номер (индекс) справки;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок к тексту;
9) текст;
10) подпись;
11) отметка о согласовании (в случае необходимости);
12) оттиск печати (в случае необходимости);
13) отметка об исполнителе.
Текст справки может состоять из нескольких разделов, содержать таблицы, пояснения, ссылки, иметь приложения.
Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и другие должны начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения в соответствии с образцом справки согласно приложению 12 к настоящим Типовым правилам.
В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.
В тексте такой справки не должны использоваться обороты: "настоящая справка", "действительно проживает (учится, работает)".
В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит "отметка об исполнителе" не указывается.

Особенности подготовки и оформления письма

49. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.
Письма организации готовятся на бланке, согласно приложению 13 к настоящим Типовым правилам:
1) как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;
2) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
3) как инициативные письма;
4) как сопроводительные письма к различным документам.
Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организациях. Экземпляры таких писем также должны быть подписаны руководителем организации.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.
Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие.
Если текст письма состоит из двух частей: констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Обратные конструкции текста (заключение – констатация) возможны в письмах-отказах.
В письмах используют следующие формы изложения:
1) от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем Вам");
2) от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
3) от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

3. Порядок управления документацией

Общие требования к организации документооборота

50. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот.
51. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год.
За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные копии документов подсчитываются отдельно.

Порядок обработки входящих документов

52. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
53. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно службой ДОУ.
54. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению.
Конверты с документами вскрываются службой ДОУ, проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.
Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в РКФ проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в службе ДОУ, третий – передается исполнителю документа. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.
Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
На полученных документах (регистрируемых и нерегистрируемых) проставляется регистрационный штамп организации с указанием даты поступления.
55. Главная цель предварительного рассмотрения поступивших документов – распределение их на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
56. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.
57. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.
58. Обращения лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию.
Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема лиц, также подлежат централизованной регистрации, отдельно от общих документов.
59. Регистрационный номер обращения физического лица состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса "ФЛ".
Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса "ЮЛ".
Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в РКФ.
60. При поступлении повторного обращения в течении календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в РКФ проставляется пометка "Повторно". К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
61. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).
62. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, согласно приложению 14 к настоящим Типовым правилам и утверждается руководителем организации.
Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.
63. Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационно-контрольной форме передаются на рассмотрение руководителю организации, структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
64. Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись.
Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (ую) организации (ю), и (или) несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
При приеме телефонограммы необходимо, помимо текста, оформить следующие ее реквизиты: отправитель, наименование вида документа (телефонограмма), дата, индекс, наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указать должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.
65. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки на документе размещаются на свободных от текста местах.

Порядок обработки исходящих документов

66. Документы для отправки передаются полностью оформленными. Служба ДОУ, принимающая документы для отправки, обязана проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
67. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно.
Оригиналы исполненных документов, в том числе их электронные аналоги, передаются в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел. Соисполнителям передаются копии исполненных документов или их электронные версии.
68. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в РКФ (электронной регистрационной контрольной карточке).

Порядок прохождения внутренних документов

69. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения – входящих документов.
70. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
Не включаются в состав внутренних документов, документы, отложившиеся в процессе переписки организации со своими подведомственными организациями и наоборот, а также переписка исполнительных органов, финансируемых из местного бюджета, между собой и соответствующими акиматами.
В случае если подведомственная организация является соисполнителем поручения, то документ может составляться без использования бланка, регистрироваться как внутренний документ и подписываться руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
71. Оригиналы исполненных внутренних документов, в том числе их электронные аналоги, передаются в те структурные подразделения, которые, являлись основными исполнителями. Соисполнителям могут передаваться копии исполненных документов или их электронные версии.
72. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Порядок регистрации документов

73. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях.
74. Регистрация документов осуществляется централизовано.
В организациях с большим объемом документооборота допускается децентрализованная регистрация документов. В этом случае документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения физических и юридических лиц, и переписка за подписью руководства регистрируются в службе ДОУ.
Документы, поступающие в адрес структурных подразделений организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием (передачу).
75. Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).
Документы незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения перерегистрации не подлежат.
При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в другое на нижней стороне последнего листа документа или на его оборотной стороне и РКФ проставляется дата передачи, новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
76. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
77. В организации применяются следующие РКФ:
1) карточная согласно приложению 15 к настоящим Типовым правилам;
2) журнальная согласно приложению 16 к настоящим Типовым правилам;
3) в автоматизированной информационной системе – электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК).
78. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации:
1) наименование организации (автора или корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата и регистрационный номер поступившего документа;
4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
6) срок исполнения документа;
7) подпись исполнителя о получении документа;
8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри организации, перенос сроков исполнения и другие).
79. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
80. При карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее – РКК), которые могут составлять следующие картотеки: по корреспондентам, видам документов, авторам документов, контрольные, кодификационные, по обращениям физических и юридических лиц и другие в зависимости от задач поиска информации.
81. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников (классификатор вопросов деятельности организации, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, номенклатуры дел и другие).
82. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.

Контроль исполнения документов

83. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов согласно приложениям 17 и 18 к настоящим Типовым правилам.
84. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе документы прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в РКФ указываются вновь установленные сроки.
84-1. Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный - с пометками: "весьма срочно" - в течение трех рабочих дней, "срочно", "ускорить" - до десяти рабочих дней;
2) краткосрочный - от десяти рабочих дней до одного месяца;
3) среднесрочный - от одного до шести месяцев;
4) долгосрочный - свыше шести месяцев.
Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.
В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.
Сноска. Типовые правила дополнены пунктом 84-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 07.11.2013 № 1168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).
84-2. Акты и поручения Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный контроль с пометками "весьма срочно" - в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, "срочно", "ускорить" - не позднее чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;
2) краткосрочный контроль, не позднее чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
3) среднесрочный контроль, не позднее чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
4) долгосрочный контроль, не позднее чем за двадцать рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.
Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.
В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
Контрольные поручения Президента Республики Казахстан и Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан с резолюциями к ним Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан исполняются организациями не позднее 20-дневного срока со дня поручения, если в поручениях не установлены иные сроки. Организация - соисполнитель направляет свою информацию ответственной организации - исполнителю не позднее, чем за пять дней до истечения установленного срока.
Сноска. Типовые правила дополнены пунктом 84-2 в соответствии с постановлением Правительства РК от 07.11.2013 № 1168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).
84-3. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащиеся в протоколах совещаний у Главы государства, заседаний Правительства Республики Казахстан, руководства Правительства Республики Казахстан и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются со дня проведения заседания (совещания). В том случае, если на заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие организации, в адрес которых было дано поручение и представители которых присутствовали на заседании (совещании), обязаны приступить к исполнению поручений сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).
Сноска. Типовые правила дополнены пунктом 84-3 в соответствии с постановлением Правительства РК от 07.11.2013 № 1168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).
85. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица.
Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц осуществляется службой ДОУ.
86. При организации контроля исполнения используются РКК (ЭРКК), журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
При незначительных объемах контролируемых документов, контроль осуществляется путем нанесения необходимых отметок в журналах регистрации.
Заполнение соответствующих реквизитов ЭРКК в автоматизированной информационной системе автоматически ставит документ на контроль.
87. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению – службой ДОУ.

Учет и хранение печатей, штампов и бланков

88. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.
89. Порядок использования печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов в организации определяется приказом (распоряжением) ее руководителя.
90. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).
91. Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных формах, определенных настоящими Правилами.
92. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите согласно приложению 19 к настоящим Типовым правилам.
Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не подлежат специальному учету.
93. Выдача заполненных бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.
94. На копиях заполненных бланков с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, предназначенных для рассылки, проставляется номер экземпляра и печать организации.
95. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускается.
96. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски согласно приложению 20 к настоящим Типовым правилам.
97. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющих индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведется в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами согласно приложению 21 к настоящим Типовым правилам.
98. Заголовки журналов регистрации включаются в номенклатуру дел организации.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
99. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных форм к ним оформляется актом их приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним согласно приложению 22 к настоящим Типовым правилам.
100. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
101. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите согласно приложению 23 к настоящим Типовым правилам и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
102. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите согласно приложению 24 к настоящим Типовым правилам и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.
103. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски; испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками; перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов согласно приложению 25 к настоящим Типовым правилам и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
104. При реорганизации или ликвидации организации уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов согласно приложениям 24, 25, 26 к настоящим Типовым правилам, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местным исполнительным органом в области архивного дела и документации области, города республиканского значения и столицы.
105. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации.
106. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи согласно приложениям 19, 20, 21 к настоящим Типовым правилам.
В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которой оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
107. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.

Порядок составления номенклатуры дел.
Формирование и хранение дел

108. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
109. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.
110. Номенклатура дел согласно приложению 27 к настоящим Типовым правилам составляется (не позднее 10 декабря текущего года) службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленными соответствующими подразделениями.
111. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.
112. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации.
Организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК.
113. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.
114. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего делопроизводственного года.
115. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие распорядительную документацию и документы консультативно-совещательных органов возглавляемых руководством.
116. Документы филиалов и представительств могут вносится в качестве разделов в номенклатуру дел организации.
Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации
117. Для организации, не имеющей структуры, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.
118. Для подведомственных организаций с однородным составом документов службой ДОУ вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы.

Оформление номенклатуры дел

119. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, описи дел, регистрационно-контрольные формы, контрольно-справочные, тематические и другие картотеки.
Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
120. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять порядок расположения однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
121. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Требования к заголовку:
1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая корреспонденция", "входящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов;
3) заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (протоколы, приказы и другие);
название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела;
4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие);
5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название;
6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются;
7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела;
8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты);
9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";
10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
122. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
123. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.
124. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии – на типовую (примерную) номенклатуру дел.
125. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.
126. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.

Формирование дел

127. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
128. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.
129. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:
1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
4) группируются в дела документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории болезней и другие;
5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;
8) по объему дело не должно превышать 180 листов;
9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
130. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса.
131. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
132. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
133. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.
134. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.
135. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
136. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
137. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.
138. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
139. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд формируются в одно дело.
Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.
Сноска. Пункт 139 с изменением, внесенным постановлением Правительства РК от 18.10.2013 № 1115 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования).
140. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.
141. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.

Оформление дел

142. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем службы ДОУ.
143. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела согласно приложению 28 к настоящим Типовым правилам; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
144. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:
1) наименование организации; наименование структурного подразделения;
2) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; номер (индекс) дела;
3) заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
4) архивный шифр дела.
145. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
1) наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
2) наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
3) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
146. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
147. Порядок нумерации листов дела:
1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;
7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.
148. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе – заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
149. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.
150. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
151. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
152. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
153. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
154. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.
155. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Оперативное хранение документов

156. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.
157. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
158. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
159. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
160. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Передача дел в архив организации

161. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
162. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 30 к настоящим Типовым правилам.
163. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
164. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
165. Графа описи "Примечание" используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
166. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй – остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
167. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
168. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
169. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
170. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Схема расположения реквизитов документа

Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию

Приложение 2
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Приложение 3
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Приложение 4
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Приложение 5
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Приложение 6
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту

Согласован Согласован
Наименование должности Наименование должности
с указанием наименования с указанием наименования
организации организации
________ Расшифровка ________ Расшифровка
(личная подпись) подписи (личная подпись) подписи
Дата Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Приложение 8
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

1. ПРИНЯТЬ Ескендирова Еркебулана Амантаевича на должность
главного менеджера маркетингового отдела с 15 марта 2009 года.
Основание: трудовой договор от 15 марта 2009 года № 31 и заявление Ескендирова Е.А. от 14 марта 2009 года.
2. ПЕРЕВЕСТИ Зубареву Анастасию Викторовну старшего бухгалтера, на должность главного бухгалтера с 16 марта 2009 года.
Основание: дополнение к трудовому договору от 14 апреля 2007 года № 28 и заявление Зубаревой А.В. от 13 марта 2009 года.
3. РАСТОРГНУТЬ трудовой договор от 17 января 2007 года № 15 с Керимовым Маратом Сериковичем с 15 марта 2009 года в соответствии с пунктом 1 статьи 57 Трудового кодекса Республики Казахстан.
Основание: заявление Керимова М.С. от 14 марта 2009 года.
4. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР Пазыловой Салтанат Абаевне, менеджеру проектного отдела.
Основание: докладная записка начальника проектного отдела Салова П.Г. от 10 марта 2009 года и объяснительная записка Пазыловой С.А. от 12 марта 2009 года.

Генеральный директор (подпись) (расшифровка подписи)

Визы:
Ознакомлены:

Формат А4 (210Х297)

Приложение 9
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Структура текста протокола

2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель подпись Расшифровка подписи
Секретарь подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210Х297)

Приложение 10
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы

2. __________________________________________
должность, фамилия, инициалы
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
текст
_______________________________________________________________
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр: в деле 5-7
2-й экземпляр: направлен проверяемой организации
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

ТЕКСТ

Директор подпись Б. Конысбаева

Исп. Паримбекова К.
Тел.: 24-06-32

Формат А4 (210Х297)

Приложение 12
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Исп. Закирова А.
Тел.: 24-04-70

Формат А5 (148Х210)

Приложение 13
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Уважаемые господа!

В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28.12.2008 по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 15.03.2008 № 44/56 обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15.01.2009 № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.
Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.
Приложение: акт на 2 л. в 1 экз., на русском языке

С уважением,
Коммерческий директор (подпись) (расшифровка подписи)

Исп. Петрова Н.Н.
тел. 35-45-44

Формат А4 (210Х297)

Приложение 14
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
в документационной службе организации

Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометой на конверте "Лично".
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.

Приложение 15
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных
и негосударственных организациях

Форма карточки регистрации входящих документов

Формат А5 (148x210)

Приложение 16
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Форма журнала регистрации входящих документов

№№ п.п	Дата поступ- ления	Коррес- пондент, дата и индекс входящего документа	Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа	Резолюция или кому направлен документ на исполнение	Расписка в получении документа, дата	Отметка об исполнении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А3 (420Х197)

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

№№ п.п.	Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа и направлении в дело	Примечание
1	2	3	4	5	6

Формат А3 (210Х297)

Приложение 17
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________
(число, месяц, год)

№№ п/п	Наименования структурных подразделений	Документы на контроле		Из них документы
		всего	поступило в преды- дущем месяце	исполненные	находя- щиеся на исполнении	с продленным сроком исполнения	просро- ченные
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)

Формат А4 (210Х297)

Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.

Приложение 18
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на _______________
(число, месяц, год)

№№ п/п	Наименования структурных подразделений	Находится на исполнении		Из них
		всего	поступило за предыдущий месяц	испол- няются в срок	просрочены
					всего	срок продлен
1	2	3	4	5	6	7
Всего:

Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 19
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Форма журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции

Поступление					Выдача
Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование предприятия - изготовителя	Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Дата выдачи	Дата и номер документа на выдачу
1	2	3	4	5	6	7

продолжение таблицы

Выдача
Кому выдано		Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Расписка в получении	Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно- бланочной продукции
Наименование структурного подразделения	Фамилия и инициалы получателя
8	9	10	11	12	13

Формат А4 (210Х297)

Приложение 20
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Форма журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски

№№ п.п.	Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государствен- ного Герба Республики Казахстан	Кому выдано			Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски
		Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски	Фамилия и инициалы должностного лица- получателя	Дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

Приложение 21
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Форма журнала учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами

№№ п.п.	Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами	Дата выдачи и расписка в получении	Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

Приложение 22
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

________________________________________________________________
название организации

АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном языке)		№ ___________ Место издания (на русском или ином языке)
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Приема передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы

2. __________________________________________
должность, фамилия, инициалы

_____________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую
защите (отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве
_________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите ___________________
(даты, номера, количество экземпляров

__________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики
Казахстан в количестве _________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики
Казахстан в количестве ___________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ____________________________
(наименования средств защиты)
в количестве ___________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: __________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
__________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней
записи, количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией,
печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты
документов _________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) ______________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) _______________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210Х297)

Приложение 23
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

_____________________________________________________________________
название организации

АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном языке или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ "О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
____________________________________________________________________

Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:

№№ п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Количество экземпляров испорченных печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Примечание
1	2	3	4	5

Итого _______________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей
(личные подписи)

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве
_____________________ уничтожены путем ______________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)

Наименование должности ______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 24
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

_____________________________________________________________________
название организации

АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном языке или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _____________________________________
должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________

Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:

№№ п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в
количестве _________________ штук уничтожены путем ______________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 25
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

_____________________________________________________________________
название организации

АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном языке или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению средств защиты документов

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. ___________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:

№№ п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ____________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета №№ ____ внесены, средства защиты документов уничтожены путем _________________.
(виды уничтожения)
Наименование должности ____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 26
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

_____________________________________________________________________
название государственной организации

АКТ

___________________ (дата) Место издания (на государственном языке или ином языке)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. __________________________________________
должность, фамилия, инициалы

Отобраны к уничтожению утратившие в связи
____________________________ _________________________________
(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование
_________________________ практическое значение следующие виды
государственного органа (организации)
неиспользованной печатно-бланочной продукции:

№№ п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции	Количество неиспользованных экземпляров	Примечание
1	2	3	4	5

Итого __________ неиспользованных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены, неиспользованные экземпляры в
количестве ________________________ весом ___________ кг
(цифрами и прописью)
уничтожены путем __________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 27
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя ___________ Расшифровка
службы ДОУ (личная подпись) подписи
дата
Визы руководителей структурных подразделений

Согласована Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) протоколом ЭПК
организации государственного архивного
учреждения
(дата и номер протокола) (дата и номер протокола)

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ __________________ подписи
(личная подпись)
дата

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Наименование должности работника, Расшифровка
передавшего сведения __________________ подписи
(личная подпись)
дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 28
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ________ лист(ов), в том числе:
литерные №№ листов ____________________________________________
пропущенные №№ листов _________________________________________
пронумерованные чистые листы __________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации ___________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№№ листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела _____________ подписи
(личная подпись)
дата

Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 29
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ___

№№ п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ___________________ подписи
(личная подпись)
дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 30
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях

Форма описи дел
структурного подразделения организации

Официальное наименование Утверждаю
структурного подразделения Наименование должности руководителя
организации структурного подразделения
_______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Опись № _______ за _________ год(ы)

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено __________ дел с № __ по № __, в том
(цифрами и прописью)
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка
составителя описи __________________ подписи
(личная подпись)
дата

Руководитель службы Расшифровка
ДОУ ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Работник Расшифровка
архива организации _____________ подписи
(личная подпись)
дата

Примечание.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.

Формат А4 (210Х297)