"Электрондық құжат айналымы ережесiн бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысына өзгерістер енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2017 жылғы 12 қазандағы № 640 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 28 қыркүйектегі № 605 қаулысымен.

Ескерту. Күші жойылды – ҚР Үкіметінің 28.09.2018 № 605 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
РҚАО-ның ескертпесі!
Осы қаулы 2018 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі

Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. "Электрондық құжат айналымы ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысына (Қазақстан Республикасының ПҮАЖ-ы, 2004 ж., № 17, 220-құжат) мынадай өзгерістер енгізілсін:

көрсетілген қаулымен бекітілген Электрондық құжат айналымы ережесінде:

2-тармақтың 5) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"5) құжаттың электрондық көшірмесі – түпнұсқа құжаттың түрін және ондағы ақпаратты (деректерді) толығымен электрондық-цифрлық нысанда көрсететін құжат;";

4-тармақ алып тасталсын;

8-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"8. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі DOC және DOCХ мәтіндік форматындағы бір немесе бірнеше файлдан тұруға тиіс. Қосымша файлдарды, оның ішінде құжаттардың электрондық көшірмелерін жүктеу қажет болған кезде мынадай форматтар пайдаланылады:

PDF, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат;

RTF, DOC, DOCX – мәтіндік формат;

XLS, XLSX – кестелік формат;

PPT, PPTX – таныстырылымдар;

RAR, ZIP – архивтелген формат.

Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:

жөнелтуші ұйымның ресми атауы;

ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);

құжат түрінің атауы;

кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме (бастамашылық құжаттарды қоспағанда);

құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны;

адресат;

құжатты бекіту белгісі (бар болса);

мәтіннің тақырыбы (бар болса);

құжаттың мәтіні;

қосымшаның болуы туралы белгі (бар болса);

орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі, телефоны және электрондық поштасы, Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні электрондық мекенжайын көрсетпестен көрсетіледі);

электрондық цифрлық қолтаңба.

Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады:

құжат түрінің атауы;

құжаттың күні;

құжаттың тіркеу нөмірі;

істер номенклатурасының индексі;

көмегімен құжат жасалған электрондық құжат айналымы жүйесі бағдарламалық қамтылымының атауы мен нұсқасы;

электрондық цифрлық қолтаңба;

мәселенің сипаты;

тақырыбы (қысқаша мазмұны);

негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;

адресат мемлекеттік органның атауы (аумақтық органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде бөлімшелердің атаулары кодтармен көрсетіледі);

адресат лауазымының атауы (бар болса);

адресаттың тегі (бар болса);

орындаушының тегі (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі);

орындаушының телефон нөмірі;

бақылау туралы белгі;

құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі;

құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме;

қағаздағы құжат түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.

Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына, сондай-ақ ұлттық стандарттарға сәйкес айқындалады.";

11-тармақ алып тасталсын;

12-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"12. Құжат тек қағаз жеткізгіште түскен кезде мұндай құжатты ЭҚАБЖ-де тіркеу құжаттың электрондық көшірмесін осы Ереженің 8-тармағының екінші бөлігінде көрсетілген форматтарда жасау арқылы жүзеге асырылады.";

20-тармақ алып тасталсын;

25-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"25. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.";

26-тармақ алып тасталсын;

34, 35, 36 және 37-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"34. Электрондық құжатты ЭҚАБЖ орталығына қосылмаған адамға жіберу үшін электрондық құжат түпнұсқасының деректерін қағаз жеткізгішке шығару арқылы электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі жасалады.

Бұл ретте электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі тиісті электрондық құжаттың мазмұнын қосымша құралдар мен әдістерді пайдаланбай қабылдауға қолжетімді түрде бейнелейді.

35. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатыны және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғаны көрсетіле отырып, куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдарды көрсете отырып, "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар (үшбұрыш нысанындағы) мөртаңба пайдаланылады.

36. Құжаттың ЭҚАБЖ-дегі электрондық көшірмесін:

1) электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз жеткізгіштегі қосымша құжаттарды салған жағдайда – орындаушы;

2) тек қағаз жеткізгіште түскен құжатты тіркеу кезінде – мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері куәландырады.

ЭҚАБЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесін куәландыру өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерінде және пошта операторында болады.

37. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі:

1) құжаттың мәтінін;

2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген "Электрондық құжаттың көшірмесі" деген міндетті белгіні;

3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;

4) қағаздағы көшірменің жасалған күнін;

5) "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар мөртаңбаны, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.";

54-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"54. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.".

2. Мемлекеттік органдар құқықтық актілерді осы қаулыға сәйкес келтіру жөніндегі шараларды қабылдасын.

3. Осы қаулы 2018 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі және ресми жариялануға тиіс.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 "Об утверждении Правил электронного документооборота"

Постановление Правительства Республики Казахстан от 12 октября 2017 года № 640. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 сентября 2018 года № 605 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 28.09.2018 № 605 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Примечание РЦПИ!
Настоящее постановление вводится в действие с 1 января 2018 года.

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 "Об утверждении Правил электронного документооборота" (САПП Республики Казахстан, 2004 г., № 17, ст. 220) следующие изменения:

в Правилах электронного документооборота, утвержденных указанным постановлением:

подпункт 5) пункта 2 изложить в следующей редакции:

"5) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;";

пункт 4 исключить;

пункт 8 изложить в следующей редакции:

"8. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

Содержательная часть электронного документа должна состоять из одного или нескольких файлов в текстовом формате DOC и DOCX. При необходимости вложения дополнительных файлов, в том числе электронных копий документов, используются следующие форматы:

PDF, TIFF, JPEG, JPG – графический формат;

RTF, DOC, DOCX – текстовый формат;

XLS, XLSX – табличный формат;

PPT, PPTX – презентации;

RAR, ZIP – архивированный формат.

Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:

официальное наименование организации отправителя;

справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии);

наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (за исключением инициативных документов);

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа (при наличии);

заголовок к тексту (при наличии);

текст документа;

отметка о наличии приложения (при наличии);

отметка об исполнителе (фамилия, телефон и электронный адрес исполнителя, в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя без указания его электронного адреса);

электронная цифровая подпись.

Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки, в которой используются следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

индекс номенклатуры дел;

название и версия программного обеспечения системы электронного документооборота, при помощи которого создан документ;

электронная цифровая подпись;

характер вопроса;

заголовок (краткое содержание);

количество листов основного документа и приложений;

наименование государственного органа-адресата (в Комитете национальной безопасности Республики Казахстан наименования подразделений указываются кодами, за исключением территориальных органов);

наименование должности адресата (при наличии);

фамилия адресата (при наличии);

фамилия исполнителя (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя);

номер телефона исполнителя;

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.

Использование дополнительных реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, установленными уполномоченным органом управления архивами и документацией, а также национальными стандартами.";

пункт 11 исключить;

пункт 12 изложить в следующей редакции:

"12. При поступлении документа только на бумажном носителе регистрация такого документа в ЕСЭДО осуществляется путем создания электронной копии документа в форматах, указанных в части второй пункта 8 настоящих Правил.";

пункт 20 исключить;

пункт 25 изложить в следующей редакции:

"25. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.

Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.";

пункт 26 исключить;

пункты 34, 35, 36 и 37 изложить в следующей редакции:

"34. Для направления электронного документа лицу, не подключенному к Центру ЕСЭДО, создается бумажная копия электронного документа посредством вывода на бумажный носитель данных подлинника электронного документа.

При этом бумажная копия электронного документа отображает содержание соответствующего электронного документа в виде, доступном для восприятия без использования дополнительных средств и методов.

35. Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.

36. Электронная копия документа в ЕСЭДО заверяется:

1) исполнителем – в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;

2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа – при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.

Полномочиями на заверение бумажной копии электронного документа, созданного посредством ЕСЭДО, обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.

37. Бумажная копия электронного документа содержит:

1) текст документа;

2) обязательную отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;

3) наименование информационной системы, из которой он получен;

4) дату создания бумажной копии;

5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.";

пункт 54 изложить в следующей редакции:

"54. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.

Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.".

2. Государственным органам принять меры по приведению правовых актов в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вводится в действие с 1 января 2018 года и подлежит официальному опубликованию.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Б. Сагинтаев