Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алу, пайдалану жане сақтау ережелерiн бекiту туралы

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі агенттігі төрағасының 2000 жылғы 29 тамыз N 8 бұйрығы Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 29.09.2000 жылы тіркелді. Тіркеу N 1248. Бұйрықтың күші жойылды - Қазақстан Республикасы Премьер-министрінің кеңсесі басшысының 2008 жылғы 7 наурыздағы N 25-1-15 бұйрығымен.

Ескерту: Бұйрықтың күші жойылды - Қазақстан Республикасы Премьер-министрінің кеңсесі басшысының 2008 жылғы 7 наурыздағы N 25-1-15 бұйрығымен.

---------------Бұйрықтан үзінді----------------

"Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу ережесін бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы N 51 қпү қаулысына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. "Таратылуы шектелген құжаттарды, істер мен басылымдарды есепке алу, пайдалану және сақтау ережелерін бекіту туралы" Қазақстан Республикасының Мемлекеттік құпияларды қорғау агенттігі төрағасының 2000 жылғы 28 тамыздағы N 8 бұйрығының күші жойылды деп танылсын.
2. ...
3. Осы бұйрық қол қойылған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.
__________________________________________

Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2000 жылғы 11 сәуiрдегi N 370қ Жарлығымен бекiтiлген Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк құпияларын қорғауды қамтамасыз етудiң мемлекеттiк бағдарламасын Iске асыру жөнiндегi негiзгi iс-шаралар жоспарына сәйкес

БҰЙЫРАМЫН:

1. Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алу, пайдалану және сақтау ережелерi (қоса берiлiп отыр) бекiтiлсiн.
2. Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алу, пайдалану және сақтау ережелерiнiң Қазақстан Республикасының барлық аумағында мiндеттi күшi бар екендiгi белгiленсiн.
3. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік құпияларды қорғау жөнiндегi агенттігінiң Мемлекеттiк құпияларды техникалық қорғау және құқықтық қамтамасыз ету басқармасы көрсетiлген ережелердiң заңға сәйкес мемлекеттік тiркелуiн қамтамасыз етсiн.

Агенттік төрағасы

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттiк құпияларды қорғау

жөнiндегi агенттiгi төрағасының

2000 жылғы 29 тамыздағы

N 6 бұйрығымен бекiтiлген

Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен
басылымдарды есепке алу, пайдалану және сақтау
ережелерi

1. Жалпы ережелер

1. Осы Ережелер Қазақстан Республикасының барлық мемлекеттiк органдары мен ұйымдары үшiн құрамында құпия емес таратылуы шектелген мәлiметтер бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алудың, сақтау, пайдаланудың, сақтауға iрiктеудiң және жоюға бөлудiң мiндеттi тәртiбiн белгiлейдi.
Мемлекеттiк органдар мен ұйымдар осы Ережелердiң негiзiнде өздерiнiң қызмет саласының ерекшелiктерiн сипаттайтын осыған ұқсас ведомстволық нормативтiк және нормативтiк-әдiстемелiк құжаттар әзiрлей алады.
Мемлекеттiк органдар мен ұйымдарға белгiленген тәртiппен осы Ережелердi көбейтуге және басшылыққа алу үшiн ведомстволық бағынысты құрылымдарға жiберуге рұқсат етіледi.
2. Таратылуы шектелген мәлiметтерге жариялауға және бұқаралық ақпарат құралдарында жариялауға, басқа ашық жариялауға тыйым салынған (жатпайтын), мемлекеттiк органдар мен ұйымдар әзiрлейтiн тиiстi ведомстволық, салалық және бағдарламалық-мақсаттық мәлiметтер тiзбелерiнде көзделген құпия емес мәлiметтер, сондай-ақ оларды ашық баспасөзде шығару немесе жариялау Қазақстан Республикасының мемлекеттiк органдары мен ұйымдарының мүдделерiне нұқсан келтiруi мүмкiн басқа да құпия емес мәлiметтер жатады.
Азаматтардың құқығына, бостандығына және мiндеттерiне тиiстi ақпараттың таратылуы шектелген мәлiметтер есебiне кiргiзуге тыйым салынады.
3. Қажет болған кезде мемлекеттiк органдар мен ұйымдарда олардың нақты ерекшелiктерiн есепке ала отырып таратылуы шектелген құпия емес құжаттар тiзбелерiнiң нақты түрлерi әзiрленуi және белгiленген тәртiппен қолданысқа енгiзілуi мүмкiн.
4. Таратылуы шектелген құпия емес мәлiметтерi бар құжаттарға, iстер мен басылымдарға "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгi, ал құжаттар мен басылымдарда, бұдан басқа, - даналардың нөмiрлерi қойылады.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгi және дана нөмiрi құжаттың бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы бұрышында, сыртқы бетiнде және бiрiншi парағында және аталған материалдарға iлеспе хаттың бiрiншi парағында (ресми бланкiде) қойылады.
5. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiнi:
1) құжатта - орындаушы мен құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлға;
2) басылымда - автор (құрастырушы) және басылымды баспасөзде басуды бекiтетiн басшы қояды.
6. Мемлекеттiк органдар мен ұйымдардың басшыларының осы мемлекеттiк органда немесе ұйымда дайындалған, сондай-ақ егер олардағы мәлiметтер осы мемлекеттiк органда немесе ұйымда қолданылып жүрген таратылуы шектелген мәлiметтер тiзбесiне сәйкес болмаса, аумақтық органдар мен ведомстволық бағынысты ұйымдардан алынған құжаттар мен басылымдардан (оларға хабарлау арқылы) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiнi алып тастауға құқығы бар.
7. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алуды, көбейтудi, сақтауды және пайдалануды жүзеге асыру құжаттаманы басқару қызметiне, аталған функцияларды орындаушы басқа құрылымдық бөлiмшеге: кеңсе жалпы бөлiм, секретариатқа және т.б. (бұдан әрi - iс қағаздарын жүргiзу қызметi) жүктеледi.
8. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттардағы, iстер мен басылымдардағы мәлiметтердiң жарияланбауын бақылауды мемлекеттiк органдар мен ұйымдардың мемлекеттiк құпияларды қорғау жөнiндегi бөлiмшелерi (МҚҚБ) жүзеге асырады.
9. Мемлекеттiк органдар мен ұйымдардың қызметкерлерi осы Ережелермен, сондай-ақ тиiстi ведомстволық нормативтiк құқықтық және әдістемелік құжаттармен міндетті түрде таныстырылуы тиiс.
10. Осы Ережелердiң талаптарын бұзғаны үшiн лауазымды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылыққа тартылады.

2. Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдарды
қабылдау және есепке алу

11. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды қабылдауды және есепке алуды (тiркеудi) мемлекеттiк органның немесе ұйымның iс қағаздарын жүргiзу қызметi жүзеге асырады.
12. Мемлекеттiк органға немесе ұйымға келiп түсетiн "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар барлық хат-хабар алғашқы өңдеуге алдын ала қарауға, тiркеуге, басшылықтың қарауына түседi. Аталған хат-хабарды лауазымдық нұсқаулықтарға сәйкес осындай материалдармен жұмыс iстеу тапсырылған iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң қызметкерлерi қабылдайды және ашады. Мұндайда құжаттар мен басылымдар орамасының тұтастығы, парақтары мен даналарының саны, сондай-ақ iлеспе хатта көрсетiлген қосымшалардың барлығы тексерiледi.
Конверттерде (пакеттерде) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдар немесе олардың қосымшалары болмаған жағдайда екi данада акт жасалады, оның бiреуi жөнелтушiге жiберiледi.
Конверттер (пакеттер), олар бойынша жөнелтушiнiң нақты мекен-жайын, құжаттың жөнелтiлген және алынған уақытын анықтау мүмкiн болмаған жағдайларда, сондай-ақ қосымша хат-хабар алынған кезде жоюға бөлуге жатпайды.
Қателесiп келiп түскен "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдар жөнелтушiге қайтарылады. Электрондық көздердегi "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдар келiп түскен кезде алғашқы өңдеуге тек iлеспе құжаттар түседi, ал электрондық көздер ораманы ашусыз мемлекеттiк органның немесе ұйымның басшылығына берiледi.
13. Жұмыстан тыс уақыттарда "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды мемлекеттiк орган немесе ұйым бойынша кезекшi адам қабылдайды, ол хат-хабарды ашпастан iс қағаздарды жүргiзу қызметiнiң басшысына бередi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды жұмыстан тыс уақытта тұрақты кезекшiлерi жоқ мемлекеттiк органдар мен ұйымдарға жеткiзуге тыйым салынады.
14. Барлық кiрiс, шығыс және iшкi құжаттар, сондай-ақ "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдар тiркеуге жатады. Құжаттар - парақтар беттерi бойынша, басылымдар (кiтаптар, журналдар, брошюралар) - даналар саны бойынша есепке алынады.
Есепке алудың негiзгi талабы "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарға тiркеу нөмiрiн берудiң бiр реттiлiгi болып табылады.
15. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды есепке алу басқа құпия емес құжаттарды есепке алудан жеке, журналдық (1-қосымша), карточкалық (2-қосымша) нысандарда немесе сандық (электрондық) форматта жүргiзiледi. Журналдардың беттерi нөмiрленедi, тiгiледi және мөрленедi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардың көлемi айтарлықтай болмаған кезде (жылына 50 бiрлiкке дейiн) оларды есепке алуды (тiркеудi) басқа құпия емес құжаттармен бiрге жүргiзуге болады. Мұндайда карточкада (журналда) құжаттың тiркеу нөмiрiнен кейiн "ҚБП" деген белгi қойылады. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардың қозғалысы тиiстi есепке алу нысандарында бейнеленуге тиiс.
16. Әрбiр тiркелген құжатта, сондай-ақ "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдарға iлеспе хатта тiркеу нөмiрi бар штамп соғылады. Тiркеу нөмiрi iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексiмен толықтыруға болатын реттiк нөмiрден, корреспондент, орындаушылар, түскен уақыты және басқалар туралы ақпараттан тұрады.
17. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" басылымның тарату үшiн алынған тиражы "Басылымдарды есепке алу және бөлу журналында" бiр кiрiс нөмiрiмен тiркеледi (3-қосымша).
Құжаттың қосымша көбейтiлген даналары осы құжаттың (басылымның) нөмiрiмен есепке алынады, бұл туралы көбейтiлген құжатта (басылымда) және есепке алу нысандарында жазба жасалады. Қосымша көбейтiлген даналарды нөмiрлеу бұған дейiн есепке алынған соңғы нөмiрден бастап жүргiзiледi.

3. Таратылуы шектелген құжаттар мен басылымдарды
көбейту және тарату (жөнелту)

18. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар материалдарды басу мемлекеттiк органның немесе ұйымның машинада басу жұмыстарын жүргiзу үшiн жауапты құрылымдық бөлiмшесiнде жүргізіледі.
Жекелеген жағдайларда осындай материалдарды өзге құрылымдық бөлiмшелерде басуға жол берiледi.
Құжаттың және iлеспе хаттың әрбiр данасының соңғы парағының керi бетiнде машинистка басылған даналар санын, орындаушының фамилиясын, өз фамилиясын және құжат басылған күндi көрсетедi.
19. Басылған және қол қойылған "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар олардың черновиктерiмен бiрге тiркеу үшiн оларды есепке алуды жүзеге асыратын iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң қызметкерiне берiледi. Черновиктердi осы қызметкер жояды, ал файлды оның қатысуымен орындаушы алып тастайды, жою (алып тастау) фактiсi шығыс құжатының iсте қалдырылатын данасында "Черновик жойылды. Файл алынып тасталды. Күнi. Қолы. Қолдың ұзартылып жазылуы" жазбасымен расталады.
20. Оларда "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдар туралы мәлiметтер бар журналдық немесе брошюраланған карточкалық түрде жасалған реферативтiк ақпараттық басылымдар осындай белгiмен шығарылады.
Таратылуы шектелген мәлiметтерi жоқ, осы басылымдардан алынып тасталған реферативтiк ақпараттық карточкалар мен парақтар құпия емес материалдар ретiнде есепке алынады және сақталады.
Карточкалар мен парақтарды алып тастау фактiсi осы басылымдардың сыртқы бетiнде iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң екi қызметкерiнiң қолдарымен расталады.
21. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар тираждалатын құжаттар мен басылымдарды көбейтудi, есепке алуды жүзеге асыратын мемлекеттік органдар мен ұйымдардың баспаханаларында немесе құрылымдық бөлiмшелерiнде басқа құпия емес құжаттарды көбейтудi ескере отырып бiр журналда жүзеге асыруға жол берiледi.
22. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымды басу аяқталғаннан кейiн баспаханалық теру құралы бөлшектелуге, баспа нысандары жойылуға, ал тиiстi файлдар (компьютермен теру кезiнде) алынып тасталуға тиiс, бұл туралы мемлекеттiк органның немесе ұйымның - тапсырыс берушiнiң және баспахананың (басу-баспахана орталығының) өкілдерi қол қоятын акт еркiн нысанда жасалады.
23. Тираждалған "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды тарату мемлекеттiк құпияларды қорғау жөнiндегi бөлiмше немесе iс қағаздарын жүргiзу қызметi арқылы олардың басшылары қол қойған разнарядкалардың (реестрлердiң) негiзiнде, жөнелтiлетiн даналардың есепке алу нөмiрлерiн көрсете отырып жүзеге асырылады.
24. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды Қазақстан Республикасының шегiндегi басқа ұйымдарға тарату, әдетте, фельдъегерлiк байланыспен, тапсырыс берiлген немесе құнды почталық жөнелтiмдермен, ал бiр елдi мекен шегiнде -курьерлермен жүзеге асырылады. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар жөнелтілетiн құжаттар, iстер мен басылымдар қалың қағаздан жасалған конвертке салынуға немесе оралуға тиiс. Жөнелту үшiн жылтыр "терезелерi" бар конверттердi пайдалануға тыйым салынады.
Таратылуы шектелген мәлiметтер бар, электрондық көздердегi жөнелтiлетiн материалдар олардың iлеспе құжаттарынан бөлек оралады және бiр конвертке (пакетке) салынады.
25. Орамада (конвертте) қабылдаушының және жөнелтушiнiң мекен-жайлары мен атаулары (ашық немесе шартты) "ҚБП" белгiсiн қосу арқылы салынған құжаттардың нөмiрлерi көрсетiледi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдар бар конверттерде (пакеттерде) басшылардың фамилиялары мен лауазымдарын, сондай-ақ құрылымдық бөлiмшелердiң атауларын көрсетуге тыйым салынады.
26. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды шетелдiк заңды (жеке) тұлғаларға және олардың өкілдерiне беруге тек әр жеке жағдайда осы мемлекеттiк орган басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана жол беріледi.
Мұндай құжаттар мен басылымдар тұрақты жұмыс iстейтiн техникалық комиссия мәжiлiсiнде қаралады, олар оларды берудiң орындылығы немесе егер, беру сәтiне олардағы мәлiметтер бастапқы мәнiн жоғалтқан болса, "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiнi алып тастау туралы шешiм шығарады.
Егер "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарда басқа мемлекеттiк органдар мен ұйымдардың өкiлеттiктерiне жататын мәлiметтер болса, оларды шетелге беру тек осы мемлекеттiк органдардың келiсiмiмен жүзеге асырылуы мүмкiн.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдарды кiтап алмасу тәртiбiнде шетелге жiберуге тыйым салынады.

4. Орындалған таратылуы шектелген құжаттар
мен басылымдарды іске жинақтау

27. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар орындалғаннан кейiн iске жинақталады. Iстердiң құрылымы мен тақырыптары құпия емес iс қағаздарын жүргiзу iсiнiң номенклатурасында көзделедi.
Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжатнама басқармасы жөнiнде уәкiлеттендiрiлген мемлекеттiк органының талаптарына сәйкес осы iстер номенклатурасы мемлекеттiк органның немесе ұйымның Орталық сараптама комиссиясының мақұлдауына, тиiстi мемлекеттiк мұрағат кәсiпорнымен келiсуге және мемлекеттiк органның немесе ұйымның басшысымен бекiтуге жатады.
Iстер номенклатурасына мiндеттi түрде "Қызмет бабында пайдалану үшiн" белгiсi бар құжаттар мен басылымдардың барлық есепке алу және анықтамалық картотекалары мен журналдары енгiзiледi.
28. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстер iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң бақылауымен мемлекеттiк органның немесе ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнде жинақталады.
29. Iстердi жинақтау кезiнде мынадай талаптарды сақтау қажет:
1) iске тек орындалған және дұрыс ресiмделген құжаттарды орналастыру;
2) iске берiлген нақты мәселенi шешуге қатысы бар барлық құжаттарды орналастыру;
3) iске бiр жылдың iс қағаздарын жүргiзу құжаттарын топтастыру, ауыспалы iстердi қоспағанда;
4) iске тұрақты және уақытша (ұзақ уақытқа) сақталатын құжаттарды бөлек жинақтау;
5) ерекше заңдық растауды қажет ететiн (елтаңбалық мөр, қол, бекiту және келiсу белгілерi) электрондық көздердегi құжаттардың қағаз негiздегi құжаттарға арналған негiздерде басылған түрлерiн тиiстi iстерге орналастыру;
6) iске қайтаруға жататын құжаттарды, артық даналары мен

черновиктерiн тiкпеу;

7) iс көлемiн 250 парақтан асырмау;

8) жоспарларды, есептердi, сметаларды жазылған, бекiтiлген немесе

келiп түскен уақытына қарамастан, олар құрастырылған жылдың тиiстi

iстерiне жинақтау;

9) құжаттардың қосымшалары олардың бекiтiлген немесе жасалған күнiне

қарамастан олар қатысы бар құжаттарға қосылады, көлемi 250 парақтан көп

қосымшалар жеке томды құрайды, ол туралы құжатта белгi қойылады.

30. Іс қағаздарын жүргiзу өндiрiсi аяқтаған iстiң сыртқы бетiнде

мынадай реквизиттер болуға тиiс:

1) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгi;

2) мемлекеттiк органның немесе ұйымның ресми атауы;

3) мемлекеттiк органның немесе ұйымның құрылымдық

бөлiмшесiнiң атауы;

4) iстiң iстер номенклатурасындағы индексi;

5) iс томының нөмiрi;

6) iстiң тақырыбы;

7) iстiң күнi (қаулылар, шешiмдер, бұйрықтар, хаттамалар, стенограммалар, хат алысулар үшiн - құжаттардың соңғы күнi және соңғы нөмiрлерi);
8) iстiң сақталу мерзiмi.
31. Құжаттар мен iстердiң ғылыми және практикалық құндылығына сараптама жүргiзу барысында тұрақты және ұзақ уақыт (10 жылдан аса) сақталатын iстердiң сыртқы беттерiнде қосымша реквизиттер қойылады: қордың нөмiрi, опись нөмiрi, iс нөмiрi мен iстегi парақтар саны. Iстердiң аталған санаттары қатталады немесе төрт хаттамаға тiгiледi және құжаттардың iшкi описiмен (4-қосымша) және iстiң куәландыру парағымен (5-қосымша) жабдықталады.
Құжаттардың iшкi описi iстiң басында, куәландыру парағы - соңында орналастырылады.
32. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар, iрi форматты құжаттары бар (чертеждер, схемалар және т.б.) iстер қатты папкаларда немесе футлярларда (қораптарда) сақталады.
33. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды өндiрiстiк (қызметтiк) қажеттiлiгiне қарай iстерге жеке немесе бiр мәселе жөнiндегi құпия емес басқа құжаттармен бiрге жинақтауға жол беріледi.
Ұйымда "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар, сондай-ақ аталған белгiсi жоқ бiрдей құжаттар мен iстердiң (бұйрықтар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар) үлкен саны жинақталған болса, оларды iске жекелей жинастыруды көздеген орынды. Мұндайда номенклатураның "Iс индексi" деген бағанында "Қызмет бабында пайдалану үшiн" құжаттары бар iстiң нөмiрiне "ҚБП" деген белгi қосылады.
Қызметiнде "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттардың аз саны жинақталған мемлекеттiк органдар мен ұйымдарда iстер номенклатурасымен "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар" деп аталатын бiр iс ашу көзделуi мүмкiн.
34. Құжаттар құндылығына сараптама жүргiзу кезiнде iс қағаздарын жүргiзу қызметi аяқтаған "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстердi мемлекеттiк органның немесе ұйымның Орталық сараптама (сараптама) комиссиясы парақтап қарайды. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған, осы iстiң құрамындағы құжаттар өзi жеке тақырып алатын және тұрақты сақталатын iстер описiне қосуға жататын жеке iске (iстерге) қайта жинақталады.
35. Егер "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар" iске тек уақытша (ұзақ уақытқа) сақталатын құжаттар енгiзілген болса, ол қайта топтастырылмауы мүмкiн. Мұндай iстi сақтау мерзiмi ондағы құжаттардың, өткеннен соң ол жоюға бөлуге жататын максималдық сақтау мерзiмi бойынша белгiленедi.

5. Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен басылымдарды
пайдалану. Iстерден "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген
белгiнi алу

36. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстермен жұмысқа iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң басшысы бекiткен тiзiмдерге сәйкес, ал құжаттарға - мемлекеттiк органдар немесе ұйымдар басшыларының резолюцияларындағы нұсқауларға сәйкес лауазымды адамдар жiберіледi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттармен, iстермен және басылымдармен жұмысқа рұқсат берiлетiн қызметкерлердiң санаттарын мемлекеттiк органдардың немесе ұйымдардың басшылары анықтайды.
37. Тыйым салынады:
1) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардың мәлiметтерiн глобалдық және локалдық ақпараттық тораптарға орналастыруға;
2) оларды ашық сөздер немесе ашық баспасөзде, радио мен теледидар арқылы жариялау үшiн пайдалануға;
3) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдарды ашық көрмелерде экспонат ретiнде көрсетуге, оларды стендтерде, витриналарда немесе көпшiлiк көретiн басқа жерлерде көрсетуге.
38. Сымды және радио байланыстың ашық арналарын пайдалану кезiнде таратылуы шектелген мәлiметтердi беруге тыйым салынады. Мұндай мәлiметтер тек құжаттар мен телеграммаларда "П сериясы" деген штамп қою арқылы қорғалған сым байланысының көмегiмен берiлуi мүмкiн.
Сым байланысын пайдалану кезiнде адресаттар мен жөнелтушiлердiң лауазымдарын көрсетуге тыйым салынады, тек телеграфтық мекен-жайларды, жөнелтушiлер мен қабылдаушылардың фамилияларын көрсетуге рұқсат етіледi.
39. Шет ұйымдардың қызметкерлерi "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттармен және басылымдармен танысуға және жұмыс iстеуге осы материалдарға иелiк ететiн мемлекеттiк органдар мен ұйымдар басшыларының рұқсатымен, орындалатын тапсырманың тақырыбын көрсете отырып, олар жұмыс iстейтiн ұйымдардың жазбаша сұрау салуы болған кезде ғана жiберiледi.
40. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстер мен басылымдар орындаушыларға (зерттеушiлерге) "Берілетiн iстер мен басылымдарды есепке алу карточкасына" (6-қосымша) қол қойғызу арқылы берiледi.
41. Осы мемлекеттiк орган немесе ұйым қызметкерлерiнiң "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi құжаттар мен басылымдардан көшiрмелер жасауы (қолжазбалық, машиналық, микро- және фотокөшiрмелер, электрографикалық және т.б.), сондай-ақ көшiрмелер жасаулар iс қағаздарын жүргiзу қызметi бастығының рұқсаты бойынша жүргiзiледi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардан шет ұйымдар үшiн көшiрмелер жасау оның жазбаша сұрау салуының негiзiнде, осы құжаттарды немесе басылымдарды дайындаған мемлекеттiк орган немесе ұйым басшысының рұқсаты бойынша жүргiзіледi.
Басқа ұйымдардан алынған "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардан шет ұйымдар үшiн көшiрмелер жасау тек бiрiншiлермен келiсу арқылы ғана жүргiзiледi.
42. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдар тек мемлекеттiк органдар шығаратын қызметтiк каталогтарға енгiзiледi.
43. Көпшiлiк кiтапханаларында "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдарды Қазақстан Республикасының азаматтарына беру осы азаматтар жұмыс iстейтiн мемлекеттiк органның немесе ұйымның жұмыс тақырыбы көрсетiлген жазбаша өтiнiшi бойынша ғана жүргiзіледi. Алынған рұқсатнамалар оларға қол қойылған күннен бастап бiр жыл барысында қолданылады.
44. Ведомстволық кiтапханаларда "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдар:
1) осы мемлекеттiк органның немесе ұйымның қызметкерлерiне - iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң басшысы бекiткен тiзiмдер бойынша;
2) шет ұйымдар қызметкерлерiне - осы басылымдарды сақтайтын мемлекеттiк орган немесе ұйым басшысының рұқсатымен осы ұйымдардың жазбаша өтiнiштерi бойынша берiледi.
45. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдар кiтапхана аралық абонемент бойынша (Қазақстан Республикасының шегiнде) осы нұсқаулықтың 43-тармағында айқындалған тәртiппен берiлуi мүмкiн.
46. Мемлекеттiк органдар мен ұйымдардың тиiстi мемлекеттiк мұрағаттарға сақтауға тапсырған "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстерi Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiнде уәкілеттiк берiлген мемлекеттiк органның талаптарына орай таратылуы шектелген құжаттар ретiнде пайдаланылады.
47. Тұрақты және уақытша (ұзақ уақыт) сақталатын "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстер осы белгiнi алып тастау мүмкiндiгi мақсатында кезеңдi тексерiліп отырады. Тексеру:
1) iстердi мемлекеттiк органның немесе ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру кезiнде;
2) iстердi ведомстволық мұрағатта сақтау процесi кезiнде;
3) тұрақты сақталатын iстердi тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсыру кезiнде жүзеге асырылады.
48. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiнi алып тастау туралы мәселенi шешу құрамына басшылық, iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң, ведомстволық мұрағаттың, мемлекеттiк құпияларды қорғау жөнiндегi бөлiмшенiң (қажет болса) және мемлекеттiк органның немесе ұйымның басқа құрылымдық бөлiмшелерiнiң өкiлдерi кiретiн, мемлекеттiк орган немесе ұйым басшысы құратын сараптама комиссиясына жүктеледi.
Комиссия шешiмi еркiн нысанда жасалатын және мемлекеттiк орган немесе ұйым басшысымен бекiтілетiн актiмен ресiмделедi. Актіде "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгi алынып тасталатын iстер тiзбектеледi.
Актiнiң бiр данасы iстермен бiрге ұйым мұрағатына, ал тұрақты сақталатын iстерге - тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсырылады.
49. Iстердiң сыртқы беттерiндегi "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгi штамппен немесе оны алып тастау үшiн негiз болған актiнiң күнi мен нөмiрiн қолмен жазу арқылы өшiрiледi. Осыған ұқсас белгiлер iстер опистерiнiң тиiстi бөлiмдерiне де енгiзiледi.

6. Таратылуы шектелген құжаттарды, iстер мен басылымдарды
сақтау және жоюға iрiктеу

50. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен басылымдардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама жүргiзу, оның нәтижелерiн қарау және бекiту құпия емес материалдарға қойылатын талаптар мен тәртiпке сәйкес жүргiзіледi.
51. Құрылымдық бөлiмшелердегi iстер мемлекеттiк органның немесе ұйымның мұрағатына жинақталған түрде тапсырылады. Мұндайда "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттары бар тұрақты сақталатын iстер опиське енгiзiледi.
Описьте "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстердiң тақырыптарынан кейiн "ҚБП" деген белгi қойылады.
Уақытша сақталатын (қоса алғанда 10 жылға дейiн) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар бар iстерге опистер жасалмауы мүмкiн. Оларды ведомстволық мұрағатқа тапсыру тапсыру-қабылдау актiсiн жасау арқылы iстер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.
52. Iстердi ведомстволық мұрағатта сақтауға дайындау (ресiмдеу, iстердiң сыртқы беттерiнде қосымша реквизиттердi қою, описьтер жасау, опиське алынған iстердi қабылдау-тапсыруды жүзеге асыру) Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiнде уәкiлеттiк берiлген мемлекеттiк органның ережелерi мен талаптарына сәйкес жүргізіледі.
53. Ведомстволық уақытша сақтау мерзiмдерi өткеннен кейiн "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған iстер белгiленген тәртiппен оған енгiзiлген құжаттарды мiндеттi түрде парақтап тексеру арқылы тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсырылады.
54. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар, жоюға iрiктелiп алынған iстер жеке актiмен ресiмделуi немесе жоюға iрiктелген басқа құпия емес iстермен бiрге жалпы актiге (7-қосымша) енгiзуi мүмкiн. Мұндайда актiнiң 2-бағанында "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iстердiң тақырыптарынан кейiн "ҚБП" деген белгi қойылады.
55. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар, жоюға iрiктелген құжаттар, iстер мен басылымдар мәтiндi оқу мүмкiндiгiн болдырмайтындай дәрежеде мiндеттi түрде ұсақталып жыртылады. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды ведомстволық архив, кiтапхана, мемлекеттiк органның немесе ұйымның iс қағаздарын жүргiзу қызметi өкілдерiнiң қатысуымен өртеу жолымен жоюға жол берiледi.
56. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар материалдарды жойғаннан кейiн есепке алу құжаттарында (карточкаларда, журналдарда, iстер номенклатураларында, уақытша мерзiмге сақталатын iстер описьтерiнде) "Жойылды. (күнi) N___ акт" деген белгi қойылады.
57. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар бюллетеньдер, жаршылар, реферативтiк ақпараттық басылымдар, телефон және мекен-жай анықтамалары, сондай-ақ құжаттардың көшiрме даналары, стенографиялық жазбалар мен баспахана қалдықтары актiсiз жойылады, бiрақ орындаушының және оны есепке алу мен сақтау үшiн жауапты қызметкердiң қолдарымен расталатын есеп карточкаларында белгi қойылады.

7. Таратылуы шектелген құжаттардың, iстер мен басылымдардың
сақталуын қамтамасыз ету
Олардың барлығын және жай-күйiн тексеру

58. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар iс қағаздарын жүргiзуде аяқталған iстер ведомстволық мұрағатқа тапсырылғанға дейiн мемлекеттiк органның немесе ұйымның iс қағаздарын жүргiзу қызметiнiң қызметтiк үй-жайларында сақталуға тиiс.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдар, әдетте, ведомстволық кiтапханаларда, ал ол болмаса - ведомстволық мұрағатта сақталады.
Сақтау сенiмдi жабылатын және мөрленетiн темiр шкафтарда жүзеге асырылады. Мұндайда олардың физикалық сақталуын қамтамасыз ететiн жағдайлар жасалуға тиiс.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар басылымдарды кiтапханалардың қосалқы қорларында сақтауға тыйым салынады.
59. Жұмыс iстеу үшiн берiлген "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар мен iстер мемлекеттiк органның немесе ұйымның iс қағаздарын жүргiзу қызметiне немесе ведомстволық мұрағатына қайтаруға жатады.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар жекелеген iстер мемлекеттiк органның немесе ұйымның іс қағаздарын жүргізу қызметiнiң немесе ведомстволық мұрағат басшысының рұқсатымен тапсырманы орындау үшiн қажеттi мерзiм барысында, олардың толық сақталуын қамтамасыз ету және сақтау ережелерiн бұзбау шарты кезiнде орындаушыда болуы мүмкiн.
60. Iстерден "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды iс қағаздарын жүргiзу қызметi басшысының немесе оларды есепке алуды жүзеге асыратын адамның рұқсатынсыз бiр iстен екiншi iске ауыстыруға тыйым салынады. Iшкi описьтердi қоса алғандағы есептiк құжаттарында барлық алулар немесе ауыстырулар туралы тиiстi белгi қойылады.
61. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды мемлекеттiк органның немесе ұйымның жайынан тек мемлекеттiк органның немесе ұйымның құрылымдық бөлiмше басшысының рұқсатымен шығаруға рұқсат берiледi.
62. Басқа қалаларға iссапарға жiберiлген адамдарға "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды өздерiмен бiрге жолда алып жүруге тыйым салынады. Бұл материалдар қызметкер iссапарға баратын ұйымның мекен-жайына алдын ала осы Ережелерде айтылған тәртiппен жiберiлуге тиiс.
63. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттарды, iстер мен басылымдарды есепке алу және сақтау үшiн жауапты қызметкерлер ауысқан кезде мемлекеттiк орган немесе ұйым басшысы бекiтетiн, осы материалдарды қабылдау-тапсыру актiсi еркiн нысанда жасалады.
64. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттардың, iстер мен басылымдардың барлығын тексерудi ұйым басшысының бұйрығымен тағайындалатын комиссия жылына бiр рет жүргiзедi. Мұндай комиссиялардың құрамына осы материалдарды есепке алуды жүргiзу және сақтау тапсырылған адамдар мiндеттi түрде кiредi.
"Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттар, iстер мен басылымдардың үлкен саны жинақталған кiтапханалар мен мұрағаттарда тексеру бес жылда бiр рет жүргiзiлуi мүмкiн.
Тексеру нәтижелерi актiмен ресiмделедi (8-қосымша), даналардың бiреуi тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа берiледi.
65. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттардың, iстер мен басылымдардың барлығы мен жағдайын тексерулер мiндеттi түрде:
1) оларды басқа үй-жайға ауыстырғанға дейiн және кейiн;
2) оларды тасымалдауды (эвакуациялауды) немесе бөтен адамдардың сақтау қоймаларына және қызметтік үй-жайларға кіруін болдырған төтенше жағдайлардан кейін;
3) іс қағаздарын жүргізу қызметінің, ведомствалық мұрағат, кітапхана басшысы ауысқан кезде;
4) мемлекеттік орган немесе ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі.
66. "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жоғалту немесе олардағы мәліметтердің жариялану фактілері туралы мемлекеттік органның немесе ұйымның басшысына және іс қағаздарын жүргізу қызметінің бастығына хабарланады.
"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттарды, істер мен басылымдарды жоғалту фактісін қызметтік тергеу үшін немесе осы материалдардағы мәліметтерді жариялау фактісін анықтау үшін мемлекеттік орган немесе ұйым басшысының өкімдік құжатымен комиссияны тағайындалады. Комиссияның тергеу нәтижелері туралы қорытындысын осы комиссияны құрған

басшы бекітеді.

Жоғалған "Қызмет бабында пайдалану үшін" құжаттарға, істер мен

басылымдарға акт жасалады және тиісті белгілер есептік құжаттарға

енгізіледі.

Жоғалған тұрақты сақталатын істерге жасалған актілері, мемлекеттік

орган немесе ұйым басшысы бекіткеннен кейін қор ісіне енгізу үшін

ведомстволық мұрағатқа тапсырылады.

1-қосымша

"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі

бар құжаттарды, істер мен басылымдарды есепке алу

Журналы

____________________________________________________________

|Құжат. |Құжат. |Қайдан|Құжат| Парақтар саны | |

|тың |тың |келді |түрі | | Даналар |

|түскен |күні |немесе|және |___________________| саны |

|күні |мен |қайда |қысқа| | | мен |

|мен |индексі|жібер.|маз. |құжат |қосымшалар | нөмірлері |

|индексі| |ілді |мұны | | | |

|_______|_______|______|_____|_______|___________|___________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

|_______|_______|______|_____|_______|___________|___________|

журналдың аяқталуы

____________________________________________________________

|Резолю.| |Күні және қол хат|Құжат | | |

|ция |Бақылау| |тігілген| Жою | Даналар |

|немесе |ға |_________________|істің |туралы| саны |

|құжат |алу |қабылдау|қайтару |индексі |белгі | мен |

|кімге |туралы |туралы |туралы |(нөмірі)| | нөмірлері|

|жібер. |белгі | | | | | |

|ілді | | | | | | |

|_______|_______|________|________|________|______|__________|

| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |

|_______|_______|________|________|________| _____|__________|

____________________________________________________________

1-қосымшаға түсіндірмелер.

1. "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар келіп түсетін

және шығатын құжаттар журналдарын жеке жүргізуге жол беріледі.

2. Журнал бағандарын толтыру кезінде 2-қосымшаға түсіндірмелерді

пайдалануға болады.

2-қосымша

"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі

бар құжаттар мен басылымдарды тіркеу

Карточкасы

(оң беті)

________________________________________________________________

1. Бақылау 2. 1234567891011121314151617181920212223 3. Белгі

2425262728293031

________________________________________________________________

4. Корреспондент 5. Адресат

________________________________________________________________

6. Түскен күні және индексі 7. Құжаттың күні мен индексі

________________________________________________________________

8. Құжат түрі және оның қысқа 9. Даналар саны мен олардың

мазмұны нөмірлері

10. Құжат парақтарының саны

________________________________________________________________

11. Резолюция немесе құжат кімге жіберілді

________________________________________________________________

12. Құжаттың орындалуы туралы белгі 13. Істер номенкулатурасы

бойынша іс индексі

________________________________________________________________

(Кері беті)

________________________________________________________________

14. Алғандығы туралы қолхат 15. Қайтарғандығы туралы белгі

________________________________________________________________

16. Орындалуын тексеру

________________________________________________________________

17. Басқа белгілер

________________________________________________________________

18. N қор 19. N опись 20. N іс

________________________________________________________________

________________________________________________________________

2-қосымшаға түсіндірмелер.

1. Карточка "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар кіретін, шығатын, ішкі құжаттарды тіркеуге арналады.
2. Карточкалар бланкілері А5 (148х210 мм) немесе А6 (105х148 мм) форматтағы қалың қағазда баспаханалық тәсілмен жасалуға тиіс.
3. Құжат (басылым) бақылауға алынған кезде 1-бағанда түрлі-түсті жарыққа төзімді сиямен (пастамен) "Б" литері қойылады.
4. 2-бағанда орындалу мерзімі белгіленеді. Егер бұл мерзім бір айдан аспаған жағдайда белгіленген күннің асты сызылады, сызылып тасталады немесе түрлі-түсті жарыққа төзімді сиямен (пастамен) шеңберге алынады.
Егер белгiленген мерзiм бiр айдан асса, онда құжаттың орындалу күнi бағанның жоғарғы жағына қойылады; орындалу барысы 16-бағанда белгіленедi.
5. 3-бағанда "ҚБП" деген белгi қойылады.
6. 4-бағанда құжат (басылым) келiп түскен ұйымның, ал 5-бағанда - құжат (басылым) жiберiлген ұйымның толық немесе қысқартылған атауы көрсетiледi.
7. 6-бағанда келiп түскен құжаттың (басылымның) тiркелген күнi мен тiркелген нөмiрi қойылады.
8. 7-бағанда келiп түскен (жөнелтілген) құжаттың немесе басылымға iлеспе хаттың күнi мен индексi (нөмiрi) көрсетiледi.
9. 10-бағанда келген (жөнелтiлген) парақтардың жалпы саны көрсетiледi, сондай-ақ құжаттың және оған қосымшаның парақтар саны жеке беріледi.
10. Резолюцияны 11-бағанға ауыстырған кезде оның авторы, күнi және құжат (басылым) жiберiлген құрылымдық бөлiмше (лауазымды тұлға) көрсетiледi.
11. 12-бағандағы құжаттың орындалуы туралы жазба жауап-құжаттың индексi (нөмiрi) мен күнiн көрсете отырып мәселенiң шешiлу жайы жазылады. Егер жазбаша жауап қажет болмаса, онда құжатта көтерiлген мәселенi кiм, қашан және қалай шешкендiгi нақтылы көрсетiледi.
12. 13-баған орындалған құжат тiгiлетiн iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексiн қоюға арналған.
13. 14-бағанда қол қою арқылы (фамилиясын, күндi және қажет болған жағдайда - лауазымды көрсету) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар барлық құжаттар (басылымдар) орындауға немесе басшылыққа берiледi.
14. 16-бағандағы орындалу барысы мен мерзiмiн бақылау туралы белгiлерде орындалуын тексерген күн, орындалу барысы (кiдiрiстiң себебi), тексерушi лауазымды тұлғаның фамилиясы және қажет болғанда - оның лауазымы көрсетілуге тиiс.
15. 17-баған белгiлер қоюға арналады:
1) келiп түскен құжатты (басылымды) осы мемлекеттiк органнан немесе ұйымнан басқа ұйымға немесе осы мемлекеттiк органның немесе ұйымның аумақтық оқшауландырылған құрылымдық бөлiмшесiне қайта жөнелту (беру) туралы;
2) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжаттардың немесе басылымдардың барлығы туралы (тексеру күнi мен тексерушi адамдарды көрсетумен);
3) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжатты немесе басылымды жою туралы (тиiстi актiге сiлтеме жасай отырып);
4) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжатты немесе басылымды жоғалту туралы (тиiстi актiге сiлтеме жасай отырып);
5) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжатты немесе

басылымды мемлекеттiк органның немесе ұйымның ведомстволық мұрағатына

(кiтапханаға) тапсыру туралы;

6) "Қызмет бабында пайдалану үшiн" деген белгiсi бар құжат немесе

басылым жайындағы өзге де белгiлер;

16. 18, 19, 20-бағандар мемлекеттiк органның немесе ұйымның

ведомстволық мұрағатында толтырылады.

17. Күндер (2. 6, 7. 11, 12. 14. 15. 16. 17) әрбiр қос санды нүктелер

арқылы бөлумен сандардың үш жұбымен қойылады. Бiрiншi жұп айдың

күнiн бiлдiредi, екiншi жұп айды белгiлеу үшiн қызмет етедi, үшiншi

жұпта жылдың соңғы екi саны көрсетiледi.

Егер айдың күнi немесе ай бiр саннан тұрса, онда оның алдына ноль

қойылады.

3-қосымша

"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі

басылымдарды есепке алу және тарату

Журналы

____________________________________________________________

|Рет|Басылым| Шығарылды немесе келіп түсті |

|N |атауы | |

| | |______________________________________________|

| | |қайдан келіп |Ілеспе хаттың | Даналар саны |

| | |түсті және |күні мен кіріс| және даналар NN |

| | |қайда басылды| нөмірі | |

|___|_______|_____________|______________|_________________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

|___|_______|_____________|______________|_________________|

журналдың соңы

________________________________________________________

| Тарату | Қайтару| Жою |

|____________________________________|________|__________|

|Қайда және |Шығыс құжаты. |Даналар| Даналар|Акт күні, |

|кімге жібер.|ның (немесе |саны |күні, NN|N |

|ілді (немесе|алғандығы ту. |және | | |

| берілді) |ралы қолхаттың)|даналар| | |

| |N мен күні |NN | | |

|____________|_______________|_______|________|__________|

| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |

|____________|_______________|_______|________|__________|

А4 форматы(219х297 мм)

4-қосымша

Істер құжаттың ішкі описінің

Нысаны

________________________________________________________

N__ іс құжаттарының

ІШКІ ОПИСІ

____________________________________________________________

|Рет|Құжат |Құжат күні| Құжат тақырыбы |Іс парақ.|Ескертпе |

|N |индексі| | |тарының N| |

|___|_______|__________|________________|_________|__________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

|___|_______|__________|______________ |_________|__________|

________________________________________________________

Құжаттардың жиынтық саны ________________________________

(санмен және жазумен)

Ішкі опись парақтарының саны________________________________

(санмен және жазумен)

Іс құжаттарының ішкі

описін құрастырған

адам лауазымының атауы Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Күні

А4 форматы(210х297 мм)

5-қосымша

Куәландыру парағының

Нысаны

________________________________________________________

N____ қор N____опись N____ іс

№Іске тігілген (салынған) және нөмірленгені_________________________

(санмен және жазумен)

парақ(тар),

соның ішінде: парақтардың литерлік NN _________________________

парақтардың қалдырылған NN __________________________________

+ іс құжаттарының ішкі опись парақтары_________________________

Нөмірлеуге жатпайтын, салынғандар мен қосымшалар

түріндегі құжаттар есепке алынды_______________________________

_____________________________________________________________________

|№Істің физикалық жағдайы және жасалу ерекшеліктері | Парақтар NN |

|___________________________________________________|_______________|

|№ 1 | 2 |

|___________________________________________________|_______________|

1. Брошюралар, басқа баспа бұйымдары

2. Газеттерден үзінділер

3. Листовкалар

4. Открыткалар

5. Конверттер

6. Почта маркалары

7. Елтаңбалық маркалар

8. Почта штемпельдері және басқалар

9. Арнайы почта белгілері

10. Сургуч, мастик мөрлер

11. Фотоқұжаттар

12. Карталар, жоспарлар, чертеждер мен өзге

графикалық(ғылыми-техникалық) құжатнама

13. Суреттер, гравюралар, акварельдер

14. Көрнекті қайраткерлер автографтары

15. Жапсырылған парақтар

16. Парақ бөлшектерін жоғалту

Көмескіленген мәтін

_____________________________________________________________________

Істің куәландыру парағын

толтырған адам лауазымының

атауы Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Күні

А4 форматы(210х297 мм)

5-қосымшаның жалғасы

6-қосымшаға түсiндiрмелер:

1. Куәландыру парағы iстегi парақтар санын есепке алу және оларды

нөмiрлеудiң ерекшелiктерін ескеру үшiн жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке параққа (парақтарға) толтырылады және iстiң

соңына тiгiледi (салынады).

3. Куәландырушы жазбаларды iстiң сыртқы бетiне немесе iстiң соңғы құжатындағы парақтың таза бетiне салуға тыйым салынады.
4. Куәландыру парағында санмен және жазумен iстiң нөмiрленген

парақтарының саны және жеке, "+" (қосу) белгiсi арқылы iс құжаттарының

iшкi описi парақтарының саны көрсетiледi.

5. Куәландыру парағында iс құжаттарын нөмiрлеудiң, ресiмдеу мен

физикалық жағдайының мынадай ерекшелiктерiн көрсетедi:

1) почталық айналым құралдары (маркалардың барлық түрлерi,

конверттер, открыткалар, бланкiлер, штемпельдер, штамптар, пломбалар);

2) мөрлер мен олардың бедерлерi;

3) көрнектi мемлекет және қоғам қайраткерлерiнiң, ғылым, техника және

мәдениет қайраткерлерiнiң автографтары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар мен акварельдер;

6) iрi форматты құжаттар;

7) жапсырылған парақтар, құжаттардың бүлiнуi;

8) жапсырылған фотосуреттер, құжаттары бар парақтар;

9) арасына беттер салынған конверттер және оларға салынған парақтар

(заттар) саны;

10) өз бетiнше нөмiрленген құжаттар және парақтар (беттер) саны,

соның iшiнде баспаханалық материалдар;

6. Егер iстiң бiр парағында құжатты ресiмдеудiң бiрнеше ерекшелiктерi болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында сәйкесiнше 1-бағанның әрбiр позициясының қарсысына осы парақтың нөмiрi қойылады.
7. Егер құжаттың бiр парағында бiрнеше маркалар мен өзге де

материалдар болса, онда 2-бағанда iс парағының нөмiрiнен кейiн жақшаның

iшiнде олардың саны көрсетiледi.

8. Егер iсте олар жасалған материалдардың (шыны, темiр, мата және

т.б.) ерекшелiктерiне байланысты оларды нөмiрлеу мүмкiн болмайтын заттар

бар болса, онда 2-бағанда арасына осы зат орналасқан парақтардың нөмiрлерi

көрсетiледi.

9. Ас құрамындағы және жағдайындағы барлық келесi өзгерiстер

(зақымдану, түпнұсқа құжаттарды көшiрмелермен ауыстыру, жаңа құжаттардың

қосылуы және т.б.) куәландыру парағында тиiстi актiге сiлтеме жасаумен

көрсетiледi.

10. Куәландыру парағы нөмiрленбейдi.

6-қосымша

"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар,

берілетін істер мен басылымдарды есепке алу

КАРТОЧКАСЫ

________________________________________________________

| №Істің немесе басылымның атауы |

|________________________________________________________|

|Рет|Іс нөмірі, |Бөлімше | Расписка |Ескертпе|

|NN |даналар NN |және |____________________| |

| |және парақ.|қызметкер.|Алу туралы | қайтару| |

| |тар саны |дің тегі |және күні | туралы | |

|___|___________|__________|___________|________|________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

|___|___________|__________|___________|________|________|

7-қосымша

Құжаттарды жоюға бөлу туралы акт

Нысаны

____________________________________________________________________

Мемлекеттік органның Бекітемін

Немесе ұйымның Мемлекеттік орган немесе

Ресми атауы ұйым басшысы лауазымының

атауы

Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Күні

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

АКТ

___________ N ____________

__________________________

(жасалған орны)

N ____________ қордың ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық

(қор атауы) мәнін жоғалтқан құжаттар ретінде жоюға іріктелген

Негіздемесі________________________________________________________

(жаттар тізбесінің атауы мен шығыс деректері, сақтау мерзімі)

____________________________________________________________________

| | |Іс күні |Опись.|Істер | | | |

|Рет|Іс тақырыбы |немесе |тер |номен. | |Істің | |

|N |немесе істер.|істердің|мен |клатура.|Істер |сақталу|Ескерту |

| |дің топталған|соңғы |нөмір.|сы бойы.|(том. |мерзімі| |

| |тақырыбы |күндері |лері |нша іс |дар, |және | |

| | | | |индексі |бөлім.|Тізбе | |

| | | | |немесе |дер) |бойынша| |

| | | | |опись |саны |баптар | |

| | | | |бойын. | |NN | |

| | | | |ша іс N | | | |

|___|_____________|________|______|________|______|_______|________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

|___|_____________|________|______|________|______|_______|________|

__________________ жылдарға ____________________________ барлығы

(санмен және жазумен)

___________ жылдардағы тұрақты сақталатын істер описьтері бекітілген,

ал жеке құрам бойынша ______________________________________ СТК

(мемлекеттік архив мекемесінің атауы)

келісілді (____ж."____" ____ N___ хаттама)

Құжаттар құндылығына сараптама

жүргізген адам лауазымының

атауы Қолы Қолы ұзартылған

жазылуы

Күні

7-қосымшаның жалғасы

Мақұлданды

Мемлекеттік органның

немесе ұйымның

ОСК (СК) хаттамасы

____ж."____" ____ N___

_____________________ барлығы істердегі құжаттар, салмағы________ кг,

(санмен және жазумен)

______________________ "____" ____ N___ қабылдау-өткізу құжаты

(ұйымның атауы)

бойынша қайта өңдеуге тапсырылды, тапсыру алдында "Қызмет бабында

пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттар алдын ала ұсақталды.

Құжаттарды өткізген

қызметкер лауазымының

атауы Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Есептік құжаттарға өзгерістер енгізілді

Есептік құжаттарға өзгерістер

енгізген қызметкер лауазымының

атауы Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Күні

А4 форматы(210х297 мм)

8-қосымша

Құжаттардың, істер мен басылымдардың барлығын

және жай-күйін тексеру актісінің

Нысаны

___________________________________________________________________

Мемелекеттік органның Бекітемін

Немесе ұйымның Мемлекеттік орган немесе

Ресми атауы ұйым басшысы лауазымының

атауы

Қолы Қолдың ұзартылып

жазылуы

Күні

"Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттардың, істер

мен басылымдардың барлығын және жай-күйін тексеру

АКТ

___________ N ____________

__________________________

(жасалған орны)

Негіздеме: ____ж."____" ____ N___ бұйрық __________________________

(бұйрық тақырыбы)

Құрастырған комиссия:

Комиссия төрағасы ______________________________

(лауазымы, инициалдары,тегі)

Комиссия мүшелері: ______________________________

(лауазымы, инициалдары,тегі)

Тексерумен анықталды:

1. Опись (іс номенклатурасы, есеп журналы) бойынша барлығы

_____________________ құжат, істер мен басылымдар тіркелген, олардың:

(санмен және жазумен)

1) бары _____________________

(санмен және жазумен)

2) жоғы ____________________________________________________________

(істер, құжаттар мен басылымдардың индекстері (нөмірлері)

соның ішінде Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына

жатқызылғандары _____________________

(санмен және жазумен)

2. Істер описьтеріне (істер номенклатурасына, есепке алу журналына)

енгізілмеген құжаттар, істер мен басылымдар

анықталды_____________________

(санмен және жазумен)

3. Бар құжаттар, істер мен басылымдардың жалпы санынан:

1) дезинфекция мен дезинцекцияны талап ететіндер_____________________

(санмен және жазумен)

2) қайта жаңғыртуды талап ететіндер _____________________

(санмен және жазумен)

3) түптеуді немесе тігуді талап ететіндер _____________________

(санмен және жазумен)

4) физикалық және химиялық бүлінумен _____________________

(санмен және жазумен)

4. Құжаттар, істер мен басылымдардың жай күйінің және сақталу

жағдайының сипаттамасы_______________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

5. Іс қағаздарын жүргізу қызметі (ведомстволық мұрағат, кітапхана)

басшысының тексеру нәтижелері бойынша шешімі ________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

А4 форматы(210х207 мм)

Мамандар:

Омарбекова А.Т.

Багарова Ж.А.

Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения

Приказ Председателя Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года N 8 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 29.09.2000 г. за N 1248. Утратил силу приказом Руководителя канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан от 7 марта 2008 года № 25-1-15

Сноска. Утратил силу приказом Руководителя канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан от 7 марта 2008 года № 25-1-15.

В соответствии с Планом основных мероприятий по реализации Государственной программы обеспечения защиты государственных секретов Республики Казахстан, утвержденной Указом Президента Республики Казахстан от 11 апреля 2000 года N 370с, приказываю:
1. Утвердить Правила учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения (прилагаются).
2. Определить, что Правила учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения имеют обязательную силу на всей территории Республики Казахстан.
3. Управлению технической защиты и правового обеспечения государственных секретов Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов обеспечить государственную регистрацию указанных правил в соответствии с законодательством.
Председатель Агентства

Утверждены приказом

Председателя Агентства Республики

Казахстан по защите государственных

секретов от 29 августа 2000 г. N 8

Правила учета, использования и хранения документов, дел
и изданий ограниченного распространения

1. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют обязательный для всех государственных органов и организаций Республики Казахстан порядок учета, размножения, хранения, использования, отбора на хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения.
Государственные органы и организации на основе настоящих Правил могут разрабатывать аналогичные ведомственные нормативные и нормативно-методические документы, отражающие специфику их сферы деятельности.
Государственным органам и организациям разрешается размножить в установленном порядке настоящие Правила и направить для руководства подведомственным структурам.
2. К сведениям ограниченного распространения относятся несекретные сведения, предусмотренные в соответствующих ведомственных, отраслевых и программно-целевых перечнях сведений, запрещенных (не подлежащих) разглашению и опубликованию в средствах массовой информации, иному открытому опубликованию, разрабатываемых государственными органами и организациями, а также иные несекретные сведения, открытая публикация или разглашение которых может нанести ущерб интересам государственных органов и организаций Республики Казахстан. Под открытым опубликованием имеется в виду публикация материалов в открытой печати, передача их по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных и открытых республиканских конференциях, совещаниях, симпозиумах; демонстрация в кинофильмах; экспонирование в музеях, на выставках, ярмарках; публичная защита диссертаций; депонирование рукописей; вывоз материалов за границу.
Запрещается относить к сведениям ограниченного распространения информацию, касающуюся прав, свобод и обязанностей граждан.
3. При необходимости в государственных органах и организациях с учетом их конкретных особенностей могут быть разработаны и в установленном порядке введены в действие перечни конкретных видов несекретных документов ограниченного распространения.
4. На документы, дела и издания, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения, проставляется помета "Для служебного пользования", а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров.
Помета "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания и на первом листе (официальном бланке) сопроводительного письма к указанным материалам.
5. Помета "Для служебного пользования" проставляется:
1) на документе - исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ;
2) на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.
6. Руководители государственных органов и организаций имеют право снимать помету "Для служебного пользования" с документов и изданий, подготовленных в данном государственном органе или организации, а также полученных от территориальных органов и подведомственных организаций (с уведомлением их об этом), если содержащиеся в них сведения не соответствуют действующему в этом государственном органе или организации перечню сведений ограниченного распространения.
7. Осуществление учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" возлагается на службу управления документацией или другое структурное подразделение, выполняющее указанные функции: канцелярия, общий отдел, секретариат и т. п. (далее - делопроизводственная служба).
8. Контроль за неразглашением сведений, содержащихся в документах, делах и изданиях с пометой "Для служебного пользования", осуществляют подразделения по защите государственных секретов (ПЗГС) государственных органов и организаций.
9. Сотрудники государственных органов и организаций должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящими Правилами, а также с соответствующими ведомственными нормативными правовыми и методическими документами.
10. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

2. Прием и учет документов и изданий ограниченного
распространения

11. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" осуществляется делопроизводственной службой государственного органа или организации.
12. Вся поступающая в государственный орган или организацию корреспонденция с пометой "Для служебного пользования" подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и предоставлению к рассмотрению руководством. Указанная корреспонденция принимается и вскрывается сотрудниками делопроизводственной службы, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода материалами. При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда по ним необходимо определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при получении доплатной корреспонденции.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.
При поступлении документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" на электронных носителях первичной обработке подвергаются только сопроводительные документы, а электронные носители передаются руководству государственного органа или организации без вскрытия упаковки.
13. В нерабочее время документы и издания с пометой "Для служебного пользования" принимаются дежурным по государственному органу или организации, который, не вскрывая эту корреспонденцию, передает их руководителю делопроизводственной службы.
Запрещается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометой "Для служебного пользования" в государственные органы и организации, не имеющие постоянных дежурных.
14. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометой "Для служебного пользования". Документы учитываются по количеству листов, издания (книги, журналы, брошюры) - по количеству экземпляров.
Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам и изданиям с пометой "Для служебного пользования".
15. Учет документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" ведется отдельно от учета другой несекретной документации в журнальной (Приложение 1), карточной (Приложение 2) формах или в цифровом (электронном) формате. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
При незначительном объеме (до 50 единиц в год) документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" допускается вести их учет (регистрацию) совместно с другой несекретной документацией. При этом в карточке (журнале) после регистрационного номера документа проставляется помета "ДСП".
Движение документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" должно своевременно отражаться в соответствующих учетных формах.
16. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям с пометой "Для служебного пользования" проставляется штамп с регистрационным номером. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и др.
17. Тираж издания "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в "Журнале учета и распределения изданий" (Приложение 3).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
ограниченного распространения

18. Распечатка материалов с пометой "Для служебного пользования" производится в структурном подразделении государственного органа или организации, ответственного за проведение машинописных работ.
В отдельных случаях печатание подобных материалов допускается производить в иных структурных подразделениях.
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма машинистка указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату отпечатки документа.
19. Отпечатанные и подписанные документы с пометой "Для служебного пользования" вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику делопроизводственной службы, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются этим сотрудником, а файл удаляется в его присутствии исполнителем с подтверждением факта уничтожения (удаления) записью на экземпляре исходящего документа, остающегося в деле: "Черновик уничтожен, файл удален. Дата. Подпись. Расшифровка подписи".
20. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометой "Для служебного пользования", выпускаются с этой же пометой.
Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие сведений ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников делопроизводственной службы на обложке этих изданий.
21. В типографиях или структурных подразделениях государственных органов и организаций, осуществляющих размножение, учет тиражируемых документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" допускается осуществлять в одном журнале вместе с учетом размножения других несекретных документов.
22. По окончании печатания издания с пометой "Для служебного пользования" типографский набор должен быть разобран, печатные формы аннулированы, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удалены, о чем составляется акт произвольной формы за подписями представителя государственного органа или организации - заказчика и типографии (печатно-издательского центра) - исполнителя.
23. Рассылка тиражированных документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" осуществляется через подразделение по защите государственных секретов или делопроизводственную службу на основании подписанных их руководителями разнарядок (реестров) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
24. Пересылка документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, в пределах одного населенного пункта - курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометой "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Запрещается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками".
Отправляемые материалы на электронных носителях, содержащие сведения ограниченного распространения, упаковываются отдельно от сопроводительных документов к ним и помещаются в один конверт (пакет).
25. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометы "ДСП".
На конвертах (пакетах) с документами и изданиями с пометой "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.
26. Передача документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" иностранным юридическим (физическим) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.
Такие документы и издания предварительно рассматриваются на заседании постоянно действующей комиссии по защите государственных секретов, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометы "Для служебного пользования", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.
Если в документах и изданиях с пометой "Для служебного пользования" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Запрещается направлять за границу издания с пометой "Для служебного пользования" в порядке книгообмена.

4. Формирование исполненных документов и изданий
ограниченного распространения в дела

27. Документы с пометой "Для служебного пользования" после их исполнения формируются в дела. Состав и заголовки дел предусматриваются номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
В соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан данная номенклатура дел подлежит одобрению Центральной экспертной (экспертной) комиссией государственного органа или организации, согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением и утверждению руководством государственного органа или организации.
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все учетные и справочные картотеки и журналы на документы и издания с пометой "Для служебного пользования".
28. Дела с пометой "Для служебного пользования" формируются в структурных подразделениях государственного органа или организации под контролем делопроизводственной службы.
29. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного (долговременного) срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 250 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года,

на который или за который они составлены, независимо от даты составления,

утверждения или поступления;

9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или

составления, присоединяются к документам, к которым они относятся,

приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в

документе делается отметка.

30. Обложка дела, законченного делопроизводством, должна содержать

следующие реквизиты:

1) помету "Для служебного пользования";

2) официальное наименование государственного органа или организации;

3) наименование структурного подразделения государственного органа

или организации;

4) индекс дела по номенклатуре дел;

5) номер тома дела;

6) заголовок дела;

7) дата дела (для постановлений, решений, приказов, протоколов, стенограмм, переписки - крайние даты и крайние номера документов);
8) срок хранения дела.
31. В ходе проведения экспертизы научной и практической ценности документов и дел на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер фонда, номер описи, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (Приложение 4) и листом-заверителем дела (Приложение 5).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель - в конце.
32. Дела с пометой "Для служебного пользования", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т. п.) хранятся в твердых папках или в футлярах (коробках).
33. Документы с пометой "Для служебного пользования" в зависимости от производственной (служебной) необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т. д.) как с пометой "Для служебного пользования", так и без указанной пометы, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела. При этом в первой графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами "Для служебного пользования" добавляется помета "ДСП".
В государственных органах и организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометой "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометой "Для служебного пользования".
34. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометой "Для служебного пользования" просматриваются Центральной экспертной (экспертной) комиссией государственного органа или организации полистно. Содержащиеся в данном деле документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, переформируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и подлежит включению в опись дел постоянного хранения.
35. Если в дело "Документы с пометой "Для служебного пользования" включены документы только временного (долговременного) срока хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов, по истечении которого оно подлежит выделению в установленном порядке к уничтожению.

5. Использование документов, дел и изданий
ограниченного распространения.
Снятие с дел пометы "Для служебного пользования"

36. К работе с делами с пометой "Для служебного пользования" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утвержденными руководителем делопроизводственной службы, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов и организаций.
Категории работников, допускаемых к работе с документами, делами и изданиями с пометой "Для служебного пользования", определяются руководителями государственных органов и организаций.
37. Запрещается:
1) размещать сведения из документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" в глобальных и локальных информационных сетях;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометой "Для служебного пользования" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
38. При пользовании открытыми каналами проводной и радиосвязи запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью защищенной проводной связи с проставлением на документах и телеграммах штампа "Серия П".
При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса, фамилии отправителей и получателей.
39. Сотрудники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометой "Для служебного пользования" только с разрешения руководителей государственных органов и организаций, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
40. Дела и издания с пометой "Для служебного пользования" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в "Карточке учета выдаваемых дел и изданий" (Приложение 6).
41. Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" сотрудниками данного государственного органа или организации производится по разрешению начальника делопроизводственной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометой "Для служебного пользования" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа или организации, подготовивших эти документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометой "Для служебного пользования", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
42. Издания с пометой "Для служебного пользования" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
43. Выдача гражданам Республики Казахстан изданий с пометой "Для служебного пользования" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов и организаций, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания.
44. В ведомственных библиотеках издания с пометой "Для служебного пользования" выдаются:
1) сотрудникам данного государственного органа или организации - по спискам, утвержденным руководителем делопроизводственной службы;
2) сотрудникам сторонних организаций - по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа или организации, хранящих эти издания.
45. Издания с пометой "Для служебного пользования" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 43 настоящих Правил.
46. Дела с пометой "Для служебного пользования", переданные государственными органами и организациями на хранение в соответствующие государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования согласно требованиям уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
47. Дела постоянного и временного (долговременного) срока хранения с пометой "Для служебного пользования" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометы. Просмотр осуществляется:
1) при передаче дел в ведомственный архив государственного органа или организации;
2) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
3) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив.
48. Решение вопроса о снятии пометы "Для служебного пользования" возлагается на создаваемую руководителем государственного органа или организации экспертную комиссию, в состав которой включаются представители руководства, делопроизводственной службы, ведомственного архива, подразделения по защите государственных секретов (при необходимости) и других структурных подразделений государственного органа или организации.
Решение комиссии оформляется актом, составляемым по произвольной форме и утверждаемым руководителем государственного органа или организации. В акте перечисляются дела, с которых снимается помета "Для служебного пользования".
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения - в соответствующий государственный архив.
49. На обложках дел помета "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие разделы описей дел.

6. Отбор документов, дел и изданий ограниченного
распространения для хранения и к уничтожению

50. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком для несекретных материалов.
51. Дела из структурных подразделений передаются в ведомственный архив государственного органа или организации в упорядоченном виде. При этом дела постоянного хранения, содержащие документы с пометой "Для служебного пользования", вносятся в опись наряду с другими делами постоянного хранения, содержащими несекретные документы.
В описи после заголовков дел с пометкой "Для служебного пользования" проставляется помета "ДСП".
На дела с документами с пометой "Для служебного пользования" временного срока хранения (до 10 лет включительно) описи могут не составляться. Их передача в ведомственный архив осуществляется по номенклатуре дел с составлением акта приема-передачи.
52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с правилами и требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
53. По истечении установленных сроков временного ведомственного хранения дела с пометой "Для служебного пользования", отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, передаются в установленном порядке в соответствующий государственный архив с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
54. Дела с пометой "Для служебного пользования", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (Приложение 7) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометой "Для служебного пользования" ставится помета "ДСП".
55. Документы, дела и издания с пометой "Для служебного пользования", отобранные к уничтожению должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" путем их сжигания в присутствии сотрудников ведомственного архива, библиотеки, делопроизводственной службы государственного органа или организации.
56. После уничтожения материалов с пометой "Для служебного пользования" в учетных документах (карточках, журналах, номенклатурах дел, описях дел временных сроков хранения) проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) N _____".
57. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометой "Для служебного пользования" уничтожаются без акта, но с отметкой в учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий
ограниченного распространения. Проверка их наличия и состояния

58. Законченные производством дела с пометой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях делопроизводственной службы государственного органа или организации до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометой "Для служебного пользования" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии - в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Запрещается хранить издания с пометой "Для служебного пользования" в подсобных фондах библиотеки.
59. Выданные для работы документы и дела с пометой "Для служебного пользования" подлежат возврату в делопроизводственную службу или ведомственный архив государственного органа или организации.
Отдельные дела с пометой "Для служебного пользования" с разрешения руководителя делопроизводственной службы или ведомственного архива могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
60. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометой "Для служебного пользования" из одного дела в другое без разрешения руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, осуществляющего их учет. В учетных документах, включая внутренние описи, обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
61. Выносить документы, дела и издания с пометой "Для служебного пользования" из здания государственного органа и организации можно только с разрешения руководителя структурного подразделения государственного органа или организации.
62. Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометой "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.
63. При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования", составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый руководителем государственного органа или организации.
64. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение учета и хранения этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования", проверка наличия может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (Приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
65. Проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" в обязательном порядке проводятся:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя делопроизводственной службы, ведомственного архива, библиотеки;
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа или организации.
66. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа или организации и начальник делопроизводственной службы.
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометой "Для служебного пользования" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, распорядительным документом руководителя государственного органа или организации назначается комиссия. Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометой "Для служебного

пользования" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в

учетные документы.

Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения

руководителем государственного органа или организации передаются в

ведомственный архив для включения в дело фонда.

Приложение 1

Журнал учета документов и изданий с пометой

"Для служебного пользования"

__________________________________________________________________________

Дата поступ-|Дата и|Откуда посту-|Вид доку- |Количество листов|Количество

ления и |индекс|пил или куда |мента и |-----------------|и номера

индекс |доку- |направлен |краткое |доку- |прило- |экземпля-

документа |мента | |содержание|мента |жений |ров

------------|------|-------------|----------|-------|---------|-----------

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

____________|______|_____________|__________|_______|_________|___________

окончание журнала

_____________________________________________________________________

Резолюция |Отметка |Дата и расписка |Индекс (но-|Отметка |Примечание|

или кому |о взятии|----------------|мер) дела, |об унич-| |

направлен |на кон- |о полу-|о возвра|куда подшит|тожении | |

документ |троль |чении |те |документ | | |

| | | | | | |

---------------------------------------------------------------------

8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |

__________|________|_______|________|___________|________|__________|

Пояснения к Приложению 1.

1. Допускается раздельное ведение журнала на входящие и журнала на

исходящие документы и издания с пометой "Для служебного пользования".

2. При заполнении граф журнала можно использовать пояснения к

Приложению 2.

Приложение 2

Карточка регистрации документов и изданий с пометой

"Для служебного пользования"

(Лицевая сторона)

---------------------------------------------------------------------------

1. Контроль| 2. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 | 3. Пометка

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

---------------------------------------------------------------------------

4. Корреспондент |5. Адресат

---------------------------------------------------------------------------

6. Дата поступления и индекс |7. Дата и индекс документа

---------------------------------------------------------------------------

8. Вид документа и его краткое |9. Количество экземпляров и их номера

содержание |-------------------------------------

|10. Количество листов документа

---------------------------------------------------------------------------

11. Резолюция или кому направлен документ

---------------------------------------------------------------------------

12. Отметка об исполнении документа | 13. Индекс дела по

| номенклатуре дел

---------------------------------------------------------------------------

(Оборотная сторона)

---------------------------------------------------------------------------

14. Расписка в получении | 15. Отметка о возврате

---------------------------------------------------------------------------

16. Проверка исполнения

---------------------------------------------------------------------------

17. Прочие отметки

---------------------------------------------------------------------------

18. Фонд N | 19. Опись N | 20. Дело N

---------------------------------------------------------------------------

Пояснения к Приложению 2.

1. Карточка предназначается для регистрации (учета) входящих, исходящих, внутренних документов и изданий с пометой "Для служебного пользования".
2. Бланки карточки должны изготовляться типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148Х210 мм) или А6 (105Х148 мм).
3. При взятии документа (издания) на контроль в графе I проставляется литера "К" цветными светостойкими чернилами (пастой).
4. В графе 2 отмечается срок исполнения. В случае, когда этот срок не превышает одного месяца, то установленная дата подчеркивается, зачеркивается либо заключается в кружок цветными светостойкими чернилами (пастой).

Продолжение приложения 2

Если установленный срок превышает месячный, то дата исполнения документа проставляется вверху графы; ход исполнения отмечается в графе 16.
5. В графе 3 проставляется помета "ДСП".
6. В графе 4 указывается полное или сокращенное наименование организации, откуда поступил документ (издание), а в графе 5 - организации, куда направлен документ (издание).
7. В графе 6 проставляется дата регистрации и индекс (номер), под которым зарегистрирован поступивший документ (издание).
8. В графе 7 указывается дата и индекс (номер) поступившего (отправленного) документа или сопроводительного письма к изданию.
9. В графе 10 указывается общее количество листов поступления (отправления), а также дается отдельно количество листов документа и приложения к нему.
10. При перенесении в графу 11 резолюции указываются ее автор, дата и структурное подразделение (должностное лицо), которому документ (издание) направляется.
11. Запись об исполнении документа в графе 12 должна отражать решение вопроса по существу с указанием индекса (номера) и даты документа-ответа. Если письменного ответа не требуется, то конкретно указывается, когда, кем и как решен затронутый в документе вопрос.
12. Графа 13 предусмотрена для проставления индекса дела по номенклатуре дел, в которое подшивается исполненный документ.
13. Под расписку в графе 14 (с указанием фамилии, даты, а в необходимых случаях и должности) передаются на исполнение или для руководства все документы (издания) с пометой "Для служебного пользования".
14. Отметки в графе 16 о контроле за ходом и сроками исполнения должны содержать дату проверки исполнения, ход (причину задержки) исполнения, фамилию проверяющего должностного лица и, в случае необходимости, его должность.
15. Графа 17 предназначается для производства отметок:
1) о пересылке (передаче) поступившего документа (издания) из данного государственного органа или организации в другую организацию или в территориально обособленное структурное подразделение данного государственного органа или организации;
2) о проверке наличия документов или изданий с пометой "Для служебного пользования" (с указанием даты проверки и проверяющих лиц);
3) об уничтожении документа или издания с пометой "Для служебного пользования" (со ссылкой на соответствующий акт);
4) об утрате документа или издания с пометой "Для служебного пользования" (со ссылкой на соответствующий акт);
5) о передаче документа или издания с пометой "Для служебного

пользования" в ведомственный архив (библиотеку) государственного органа

или организации;

6) иные отметки о документе или издании с пометой "Для служебного

пользования".

16. Графы 18, 19, 20 заполняются в ведомственном архиве

государственного органа или организации.

17. Даты (в графах 2, 6, 7, 11, 12, 14, 15, 16, 17) могут

проставляться тремя парами цифр с выделением каждой пары точками. Первой

парой обозначается день месяца, вторая пара служит для обозначения месяца,

третья пара включает две последние цифры года.

Если день месяца или месяц состоит из одной цифры, то перед ней

ставится ноль.

Приложение 3

Журнал учета и распределения изданий с пометой

"Для служебного пользования"

---------------------------------------------------------------|

NN |Наименование | Издано или поступило |

п/п | издания |------------------------------------------|

| |откуда посту- |дата и входя- |количество |

| |пило и где |щий номер соп-|экземпляров |

| |отпечатано |роводительного|и NN экземп-|

| | |письма |ляров |

---------------------------------------------------------------|

1 | 2 3 | 4 | 5 |

---------------------------------------------------------------|

окончание журнала

---------------------------------------------------------------------

Распределение | Возврат | Уничтожение |

---------------------------------------------------------------------

куда и кому |N исходящего |Количество |дата, NN |дата, N акта |

направлено |документа |экземпляров и |экземпляров | |

(или выдано)|(или расписки|NN экземпляров| | |

|в получении) | | | |

|и дата | | | |

---------------------------------------------------------------------

6 | 7 | 8 | 9 | 10 |

---------------------------------------------------------------------

Приложение 4

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов дела N _____

----------------------------------------------------------------------

N |Индекс | Дата | Заголовок документа | Номера |Приме-|

п/п |документа|документа| |листов дела|чание |

----------------------------------------------------------------------

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

----------------------------------------------------------------------

Итого ________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210Х297 мм)

Приложение 5

Форма листа-заверителя

Фонд N _______ Опись N ____________ Дело N ___________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________

(цифрами и прописью)

листа(ов),

в том числе: литерные NN листов ______________________________________

пропущенные NN листов _____________________________________________

+ листов внутренней описи документов дела ______________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений,

не подлежащих нумерации _____________________________________________

-------------------------------------------------------------------------

Особенности физического состояния и формирования дела | NN листов

-------------------------------------------------------------------------

1 | 2

-------------------------------------------------------------------------

1. Брошюры, другие печатные издания

2. Вырезки из газет

3. Листовки

4. Открытки

5. Конверты

6. Марки почтовые

7. Марки гербовые

8. Штемпели почтовые и другие

9. Специальные почтовые отметки

10. Сургучные, мастичные печати

11. Фотодокументы

12. Карты, планы, чертежи и иная графическая (научно-

техническая) документация

13. Рисунки, гравюры, акварели,

14. Автографы видных деятелей

15. Склеенные листы

16. Утрата части листов

Угасающий текст

-------------------------------------------------------------------------

Наименование должности лица,

заполнившего лист-заверитель

дела Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210Х297 мм)

Продолжение приложения 5

Пояснения к Приложению 6.

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и

фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и

подшивается (вкладывается) в конце дела.

3. Запрещается размещать заверительные надписи на обложку дела или

чистый оборот листа последнего документа дела.

4. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество

пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество

листов внутренней описи документов дела.

5. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации,

оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты,

открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей

науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов

(предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию, и количество листов

(страниц), в том числе и типографские материалы.

6. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя соответственно проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
7. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
8. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и т. п.), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
9. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
10. Лист-заверитель не нумеруется.

Приложение 6

Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометой

"Для служебного пользования"

--------------------------------------------------------------------------

Наименование дела или издания

--------------------------------------------------------------------------

NN |Номер дела, |Подразделение и | Расписка |Примечание|

п/п |NN экземпляров|фамилия сотрудника|-----------------------| |

|и количество | |в получении|о возврате | |

|листов | | и дата | и дата | |

--------------------------------------------------------------------------

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

--------------------------------------------------------------------------

Приложение 7

Форма акта о выделении к уничтожению документов

---------------------------------------------------------------------

Официальное наименование Утверждаю

государственного органа или Наименование должности

организации руководителя государственного

органа или организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Акт

_____________N_______

_____________________

(место составления)

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ________________________________________________________

(Наименование и выходные данные Перечня документов с

указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N___________________

(название фонда)

--------------------------------------------------------------------------

N |Заголовок|Дата дела |Номера |Индекс |Коли- |Сроки |Приме-

п/п |дела или |или крайние|описей |дела по |чество |хранения |чание

|групповой|даты дел |(номенкла-|номенк- |дел |дела и |

|заголовок| |тур) за |латуре |(томов,|NN статей |

|дел | |_________ |дел или N|частей)|по Перечню|

| | |год(ы) |дела по | | |

| | | |описи | | |

--------------------------------------------------------------------------

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8

--------------------------------------------------------------------------

Всего _________________________ за _______________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК_______________________________(протокол

(наименование государственного архивного учреждения)

от "__"_______ года N __)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Продолжение приложения 7

Одобрено

Протокол ЦЭК (ЭК) государственного

органа или организации

от "__" _________ года N _____

Документы в количестве ___________________ дел, весом _____ кг сданы

(цифрами и прописью)

в _______________________ на переработку по приемо-сдаточной

(наименование организации)

накладной от ________ N ____, перед сдачей документы с пометой "Для

служебного пользования) предварительно измельчены.

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные

документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297 мм)

Приложение 8

Форма акта проверки наличия и состояния документов, дел и изданий

Официальное наименование Утверждаю

государственного органа или Наименование должности

организации руководителя государственного

органа или организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Акт

___________ N _______

_____________________

(место составления)

проверки наличия и состояния документов, дел и изданий

с пометой "Для служебного пользования"

Основание: Приказ __________________ от "__" ________ года N ___

(заголовок приказа)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии __________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ________________________________________________

(должности, инициалы, фамилии)

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам учета)

______________________ документов, дел и изданий, из них:

(цифрами и прописью)

1) в наличии ____________________________;

(цифрами и прописью)

2) не обнаружено _______________________________, в том числе

(индексы (номера) документов, дел, изданий)

отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики

Казахстан ____________________________________

(цифрами и прописью)

2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в описи дел

(номенклатуры дел, журналы учета) _________________________________

(цифрами и прописью)

3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:

1) требующие дезинфекции и дезинсекции __________________________

(цифрами и прописью)

2) требующие реставрации ________________________________________

(цифрами и прописью)

3) требующие переплета или подшивки _____________________________

(цифрами и прописью)

4) с физическими и химическими повреждениями ____________________

(цифрами и прописью)

4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и

изданий ____________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

5. Решение руководителя делопроизводственной службы (ведомственного

архива, библиотеки) по результатам проверки __________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Формат А4 (210Х207)

(Специалисты: Склярова И.В.,

Умбетова А.М.)