Құжаттамалық қамтамасыз ету жұмыстарына үлгілік уақыт нормаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 7 қарашадағы № 180 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2012 жылы 10 желтоқсанда № 8168 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 8 маусымдағы № 154 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің 08.06.2016 № 154 бұйрығымен.

2007 жылғы 15 мамырдағы Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 117-бабы 2-тармағына сәйкес және құжаттамалық қамтамасыз ету жұмыстарының уақыт нормаларына бірыңғай талаптар бекіту мақсатында БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса беріліп отырған Құжаттамалық қамтамасыз ету жұмыстарына үлгілік уақыт нормалары бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін және ресми жариялануын;
2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында жариялануын қамтамасыз етсін.
3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице–министріне жүктелсін.
4. Осы бұйрық алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр Д. Мыңбай

КЕЛІСІЛДІ
Қазақстан Республикасының
Еңбек және халықты әлеуметтік
қорғау министрі
____________ С. Әбденов
2012 жылғы 9 қараша

Қазақстан Республикасы
Мәдениет және ақпарат
министрінің
2012 жылғы 7 қарашадағы
№ 180 бұйрығымен бекітілген

Құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша
жұмыстарына үлгілік уақыт нормалары

1. Жалпы ережелер

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету жұмыстарына үлгілік уақыт нормалары (бұдан әрі – Үлгілік уақыт нормалары) ұйымдардың мұрағат жұмыстарымен, құжаттамалық қамтамасыз етумен айналысатын қызметкерлердің еңбегін нормалау және қызметкерлердің санын белгілеу үшін арналған.
2. Үлгілік уақыт нормалары құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша және ұйымдардағы мұрағат жұмысын жүргізетін қызметкерлермен орындалатын жұмыстарға белгіленген.
3. Үлгілік уақыт нормалары компьютерленген құралдарды қолдана отырып құжаттамалық қамтамасыз ету мен байланысты меншік түріне тәуелсіз ұйымдарға, мемлекеттік ұйымдарға қолдануға ұсынылған келесі жұмыс түрлері қамтылған:
1) құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстар: істердің номенклатурасын жасау және жүргізу, өңдеу, тіркеу, құжат санының есебін жүргізу, құжаттардың орындалуына бақылау жасау бойынша жұмыстар, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша жұмыстар, құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығының сараптамасы, істер тізімдемелерінің жылдық бөлімдерін құрастыру, істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыру;
2) ұйымдардағы мұрағатта жүргізілетін жұмыстарға: әдістемелік және ұйымдастырушылықты қамтамасыз ету, мұрағат құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппаратты құру, құжаттарды каталогтау, құжаттарды пайдалану, мұрағаттық құжаттарға деректер базасын жүргізу, ақпараттық қызмет көрсету, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің іс жүргізуінде құжаттарды ұйымдастыруға бақылау жасау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, құжаттарды есепке алу, жұмыстарды техникалық ресімдеу.
4. Үлгілік уақыт нормаларының ұзақтығы 8 (сегіз) сағаттық жұмыс күні ішінде жұмыс уақытын жұмсауды өлшеудің нәтижелерінің негізінде есептелген.
5. Үлгілік уақыт нормалары құжаттармен бір тілде барлық жұмыстарды орындауды қарастырады және жалпы құжаттамалық қамтамасыз етудің (іс жүргізудің) құжаттарымен жұмыстарға таралады.
6. Үлгілік уақыт нормалары қабылданған жұмыс көлемін өлшеу бірлігіне қызметкердің сағатпен жұмсалған жедел уақыттың нормативтерін мазмұндайды.
7. Нормаланатын жұмыс бірлігіне үлгілік уақыт нормалары жедел уақыт нормативтері бойынша есептеледі және төмендегі формула бойынша анықталады:

Нвр = Н x К

1) Нвр – нақты нормаланған жұмыс түрін орындауға жұмсалатын уақыт шығыны (нормасы) сағатта;
2) Н – оперативті уақытта орындалатын құжаттамалық қамтамасыз ету жұмыстарына сағат нормасы Үлгілік уақыт нормаларының Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) бойынша жұмыстарға уақыт нормасы атты 1-қосымшада сәйкес келтірілген;
3) Н – оперативті уақытта орындалатын ұйым мұрағатындағы жұмыстарға сағат нормасы Үлгілік уақыт нормаларының Ұйым мұрағатындағы жұмыстарға уақыт нормасы атты 2-қосымшада сәйкес келтірілген;
4) К – жұмыс орнындағы демалыс (дене шынықтыру сәтін қосқанда) және жұмыс уақытының проценттік көлемінде өз қажеттілігі бойынша ұйымдастыру-техникалық қызметіне уақыт шығынын (нормасын) көрсететін, коэффициентін ескеретін баламасы. Талдау нәтижесі бойынша К қызметкерлердің жұмыс уақытының фотографиялары мен хронометражды карталары 1,1 тең уақыт алынады.
8. «Іс» өлшем бірлігіне 210х297 миллиметр (бұдан әрі – мм) (формат А4) мөлшерімен 180 (жүз сексен) парақ көлеміндегі іс қабылданады. 180 (жүз сексен) парақтан артық немесе кем істер 180 (жүз сексен) парақ бір шартты іске есептеледі.
9. Жұмыс көлемінің өлшем бірлігіне (авторлық парақ) 40 мың баспа белгілері бар, 16,7 машинамен жазылған бетті құрайтын, 1,5 интервал, әрбіреуі 2450 (екі мың төрт жүз елу) белгіні қамтитын материал қабылданады.
10. Үлгілік уақыт нормаларының 1, 2-қосымшаларында орындалатын жұмыстардың мазмұны мен атаулары келтірілген және олардың уақыт нормасы белгіленген.
11. Құжаттар құрамы, оларды әзірлеу және ресімдеу ережелері қолданыстағы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының (бұдан әрі – ҰМҚ) құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларында белгіленген.
12. Үлгілік уақыт нормаларының негізінде орындалатын әрбір жұмыстың сағат нормасы жұмыстардың жылдық еңбек сыйымдылығы (Тн) төмендегі формула бойынша анықталады:

Тн = Нвр х Vi

1) Нвр – нақты нормаланған жұмыс түрін орындауға жұмсалатын уақыт шығыны (нормасы) сағатта;
2) Vi – бір жылда орындалатын нақты жұмыс түрінің көлемі;
3) құжаттамалық қамтамасыз етудің қызметкерлері саны (Чр) есебінің жобасы төмендегі формула бойынша анықталады;

Чр = Тн/Фп = адамдардың (қызметкерлердің) саны

4) Фп – бір қызметкердің жұмыс уақытының жылдық пайдалы қоры.
13. Ұйым мұрағат қызметкерлері мен құжаттамалық қамтамасыз етудегі (іс жүргізу) қызметкерлер санын есептеу үлгісі Үлгілік уақыт нормаларының 3-қосымшасында келтірілген.

2. Еңбекті ұйымдастыру

14. Ұйым мұрағат қызметкерлері мен құжаттамалық қамтамасыз етудегі (іс жүргізу) қызметкерлер функциялары Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрінің 2012 жылғы 21 мамырдағы № 201-ө бұйрығымен бекітілген «Басшылар, мамандар және өзге қызметшілер лауазымдарының біліктілік анықтамалығына» (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7755 болып тіркелген) және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің міндетін атқарушы 2012 жылғы 12 қазандағы № 167 бұйрығымен бекітілген «Мемлекеттік мұрағаттардың басшылары мен мамандарының лауазымдарына үлгілік біліктілік сипаттамаларына» (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8085 болып тіркелген) сәйкес әзірленген лауазымдық нұсқаулықтарымен анықталады.
15. Ұйымның құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) қызметін көрсету функциясына мыналар кіреді: ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде және ведомстволық бағынышты ұйымдарда құжаттармен ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге стандарттарды енгізу және басқа нормативтік-әдістемелік құжаттар; құжаттарды қабылдау; құжаттарды өңдеу және есепке алу-анықтамалық жұмыс; құжаттарды орындауды бақылау; құжаттарды ресімдеу және жіберу; істерді қалыптастыру, пайдалану және сақтау; істерді ұйымның мұрағатына дайындау және тапсыру және тағы басқа да.
16. Ұйым мұрағатының функциясына мыналар кіреді: ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің құжаттамаларын жинақтау; құжаттарды есепке алу және мұрағатқа қабылданған құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету; мұрағатқа қабылданған құжаттарды қорландыру; мұрағатта сақталатын құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құру; құжаттардың құндылықтарына сараптама жүргізу, ұйымның ісқағаздарын жүргізуде әдістемелік көмек көрсету; құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау және беру; статистикалық есеп нысанын мемлекеттік мұрағатқа ұсыну; мұрағатта сақталатын құжаттарды қолдану; ұйымның іс жүргізуде істерді дұрыс қалыптастыру және ресімдеу, сақтауды тексеру; мұрағат ісі және ұйымның ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру бойынша нормативтік-әдістемелік құжаттарды (ережелер, ұсыныстар, ережелер және тағы басқа да) әзірлеуге қатысу.
17. Үлгілік нормаларда қабылданған ұйымдастыру-техникалық шарттарда жұмыс орындарын қолайлы ұйымдастыру; қызметкерлердің уақытында қажетті ақпаратты, кеңесті, нұсқаманы алуы; еңбек және демалыс режимін қолайлы сақтау; белгіленген санитарлық нормаларды сақтау қарастырылады.
18. Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) қызметі қызметкерлерінің жұмыс орындарын ұйымдастыру техникасы мен еңбек заттары, тиісті құжаттар мен кеңсе заттары сақталатын үстел жәшіктерінде қолайлы орналастырылуын қамтамасыз ететін бір тумбалы үстелмен (қосалқы қондырғысымен) жабдықталады. Үстелде папкаларды қолайлы орналастыру үшін (тура немесе көлденең) салынатын лоток болуы тиіс. Арнайы, анықтамалық әдебиетті сақтау үшін шкаф болуы керек.
19. Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) қызметінің қызметкерлері қажетті анықтамалық материалдармен (оның ішінде: ісқағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықтар және басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттармен, қолданыстағы заңнамалар бойынша анықтамалықтармен, орфографииялық және терминологиялық сөздіктермен, берілген ұйымның қызметімен байланысты ұйымдардың және олардың құрылымдық бөлімшелері қызметкерлерінің телефондары мен мекенжайлары көрсетілген тізімдер) қамтамасыз етіледі.
20. Қызметкерлердің жұмыс орны жеке компьютерлермен, сканерлермен, принтермен және басқа қажетті ұйымдастыру техникасымен жарақтандырылуы тиіс.
21. Клавиатура үстелдің жоғарғы жағында қызметкерлердің қолын сүйеу үшін клавиатураның алдында жеткілікті кеңістік болатындай (қызметкерге қарай 300 мм кем емес арақашықтықта) орналастырылады.
22. Ақпаратты тез және анық көруі бақылау қолайлылығын қамтамасыз ету үшін монитор экранының тегістігі қызметкердің көз деңгейінен төмен, қызметкердің қалыпты көру сызығына перпендикуляр (қалыпты көру назары – көлденең сызықтан 15 градус төмен) орналасады.
23. Электромагниттік сәуле деңгейінің артуы әсерін болдырмау үшін экран мен қызметкердің арасындағы арақашықтық 500 мм (ең тиімдісі 600-700 мм) кем болмауы тиіс. Жұмыс үстелі (кресло) орнықты, отыру орны биіктігі бойынша реттелуі тиіс. Жұмыс орнына табиғи жарық қырынан түсуі тиіс (сол жақтан болса қолайлы). Табиғи жарық жағдайында көру өрісінде жарықтың қанықтығын төмендету үшін реттелетін жалюздер, қалың перделер болуы керек.
24. Жалпы және жергілікті жарық түсіру шамдары жарық түсіруі қалыпты жағдайлар жасалуы тиіс және жұмыс түрін есепке алу мен бірге қызметкердің көру талаптарын ескеріп, экран мен қоршаған жағдайда қарама-қарсылық болмауы тиіс.
25. Шағын ахуалды оңтайлы параметрлермен қамтамасыз ету үшін жұмыс күні ішінде жұмыс орнының ауасын жиі тазарту керек.
26. Монитор экранының алдындағы жұмыс қабілеті мен денсаулықты сақтау немесе экрандағы жұмыс жүктемесін қысқарту мақсатында басқа жұмыспен ауыстыруды қамтамасыз ету үшін белгіленетін мерзімді реттелген үзілістермен болуы тиіс.
27. Мамандардың жұмыс орны еңбекті қорғау және еңбек қауіпсіздігі талаптарына сай болуы тиіс.
28. 8 (сегіз) сағаттық жұмыс күн ішіндегі және жеке компьютермен жұмыстарды реттейтін: 2 (екі) сағаттан кейін жұмыс ауысымы басталғаннан бастап және 2 (екі) сағаттан кейін түскі үзілістен кейін әр 15 (он бес) минут сайын үзіліс ұзақтығы белгіленеді.

3. Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) бойынша
жұмыстарға уақыт нормасы

29. Құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстар төмендегінің қамтиды:
1) құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасын жасау және жүргізу: нормативтік және әдістемелік құжаттар, аталмыш құрылымдық бөлімшенің функциялары; оның іс жүргізуінің ерекшеліктері, құжаттарының құрамы мен мазмұны; олардың сақталу мерзімдерін анықтау, істер тақырыбын құру, жүйелеу, құрылымдық бөлімшенің басшысымен бұрыштама қою, істерді дұрыс қалыптастыруға бақылау жасау;
2) ұйымның істер номенклатурасын жасау және жүргізу: нормативтік және әдістемелік құжаттарды, анықтамалық оқу құралдарын, құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатурасы, ұйымның функциялары, іс жүргізудің, құжаттардың құрамы мен мазмұнының ерекшеліктері, оларды сақтау мерзімдерін анықтау, істер номенклатурасының кестесін әзірлеу, унификациялау, істер номеклатурасының барлық бөлімдеріндегі мәтінді редакциялау, істер номенклатурасына кірмеген істерді, құрылымдық бөлімшелерді анықтау, істер номенклатурасын жасау (ғылыми-анықтамалық аппараты бар), құрылымдық бөлімшелермен келісілу, ұйымның сараптама комиссиясының отырысында қарау, мұрағаттық мекеменің Сараптама-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісілу, істер номенклатурасын ресімдеу және бекіту, жыл бойына қалыптасуының дұрыстығына бақылау жасау.
Кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, құжаттанушы құжаттамалық қамтамасыз ету жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
30. Құжаттарды өңдеу және тіркеу бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: хат-хабарды қабылдау, конвертті ашу, тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарды жүйелеу, тіркеу карточкасын құрастыру, тіркеу мөрін қою, толтыру, қарау және бұрыштама қою үшін ұйым басшысына берілетін құжаттарды және құрылымдық бөлімшелерге орындау үшін жіберілетін құжаттарды бөлу.
Кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, құжаттанушы құжаттарды өңдеу және тіркеу жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
31. Құжаттарды есепке алу бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды:
ұйымға кіріс және шығыс құжаттарын тіркеу кітабына (журналына) тіркеу жазбаларын толтыру, кіріс және шығыс құжаттарына, кіріс құжаттарының тізбесіне, жіберілетін құжаттаманың реестріне автоматтандырылған деректер базасын құру үшін құжаттардың автоматтандырылған есебін жүргізу, ұйымның басшысына есептік мәліметтерді беру.
Кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, құжаттанушы құжаттарды есепке алу жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
32. Құжаттардың орындалуын бақылау бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: егер тіркеу қызметінен берілмесе, тіркеу-бақылау карточкасын (бұдан әрі - ТБК) құрастыру, ТБК және құжатта «Б» (бақылау) белгісін қою, картотекада ТБК бірінші данасының орналасуы, ТБК екінші данасын орындаушыға құжаттармен бірге жіберу, құжатты орындауды бақылау, орындалу мерзімі туралы ескерту, ТБК мәліметтерді жазу, орындалу жағдайы жөнінде басқаларды хабардар ету, құжатты бақылаудан алып тастау. Мерзімінде орындалмаған құжаттардың жинағын жасау; бақылауға жататын құжаттарды орындау жөнінде жинақтау жасау; құрылымдық бөлімшелерде құжаттардың орындалу нәтижесін қорыту, мекемедегі құжаттардың орындалу жағдайын талдау.
Кеңсе меңгерушісі, тапсырмалардың орындалуына бақылау жасаушы инспекторы, құжаттанушы, басшы хатшысы құжаттардың орындалуын бақылау жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
33. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыстар төмендегіні қамтиды: құжаттарды ашу, тіркеу журналында құжаттарды жолдаудың дұрыстығын тексеру, ақпараттық парақты құру, оның мазмұнын тіркеу карточкасына (бұдан әрі - ТК) басу, басшылық пен құрылымдық бөлімшеге жіберу, ТК-ға бұрыштаманы ауыстыру, картотекада карточканы орналастыру, өтінішті орындауды бақылау, құзыреттігі бойынша өңірлерге өтінішті қайтару, талдау, азаматтардың өтініштері бойынша қорытындылау және анықтамалық қызмет көрсету, жинақ ведомості және орындалуы жөнінде анықтаманы құрастыру.
Кеңсе меңгерушісі, тапсырмалардың орындалуына бақылау жасаушы инспекторы, құжаттанушы, басшы хатшысы жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін орындаушылар болып табылады.
34. Құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың құндылығына ғылыми және практикалық сараптама, істер тізімдемесінің жылдық тарауларын құрастыру, істерді ведомстволық мұрағатқа жіберу.
Кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, құжаттанушы істерді қалыптастыру және ресімдеу жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.

4. Ұйым мұрағатындағы жұмыстарға уақыт нормасы

35. Жұмыстарға әдістемелік және ұйымдастырушылықты қамтамасыз ету төмендегіні қамтиды: нормативтік-әдістемелік құралдарды әзірлеу (ережелер, ұсынымдар), мұрағат меңгерушісі мен мұрағатшы солардың орындаушылары болып табылады.
36. Мұрағаттың құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппаратты жасау бойынша жұмыстар (бұдан әрі – ҒАА) төмендегіні қамтиды: тұрақты сақтау мерзімінің тізбелеріне жылдық бөлімдерін жасау, жеке құрам бойынша істердің, кіріспелердің, тарихи анықтамалардың, тізбелерге көрсеткіштердің тізбелері, Орталық сараптама комиссиясының (бұдан әрі – ОСК) отырысында қарау, мемлекеттік мұрағаттың Сараптама-тексеру комиссиясында бекіту үшін тізбелерді ұсыну, ұйым басшысымен бекіту:
Мұрағат меңгерушісі және мұрағатшы құжаттарға ҒАА жасау жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
37. Құжаттарды каталогтау бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: мұрағаттық құжаттардың құрамы және мазмұны туралы деректердің жиынтығын (каталогын) жүргізу, оларды белгіленген тәртіппен уәкілетті органдарға ұсыну, мұрағаттың құжаттарына картотеканы жасау және жүргізу:
Мұрағатшы, құжаттанушы, мұрағат меңгерушісі құжаттарды каталогтау жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
38. Құжаттарды пайдалану, ақпараттық қызмет көрсету бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: сұрау салумен танысу, қоғамдық пайдалану (1 жылдан астам) үшін құжаттарға ақпараттық деректер базасын зерделеу, сұрау салу тақырыбы бойынша мәліметтерді анықтау, жауаптың мәтінін жазу. Ақпаратты мемлекеттік органдарға, жеке және заңды тұлғаларға қол жетімдігін және пайдалануын қамтамасыз ету, істерді уақытша пайдалануға беру, топографиялық көрсеткіштер бойынша істердің тұрған жерін анықтау, шифр мен іс атауының істің беті мен тізбедегімен сәйкестігін тексеру.
Мұрағатшы, құжаттанушы, мұрағат меңгерушісі құжаттарды пайдалану, ақпараттық қызмет көрсету жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
39. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізуді ұйымдастырылуына бақылау жасау бойынша жұмыстарын кеңсе меңгерушісі, мұрағат меңгерушісі орындайды.
40. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: істерді құрылымдық бөлімшелерден тізбе бойынша қабылдау, істі ресімдеудің дұрыстығын тексеру, құжаттардың түсуін және қайтаруын есепке алу кітабына жазба жазу, құжаттардың барлығын және жағдайын тексеру, құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыру.
Мұрағат меңгерушісі, мұрағатшы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
41. «Мұрағаттық құжаттарды толықтыру бойынша мәліметтер» есеп беру бойынша жұмыстары төмендегіні қамтиды: мұрағаттық құжаттардың құрамы туралы есепке алу бойынша мәліметтерді іздестіру, мұрағаттық құжаттарды қалыптастыру және толықтыру көздерін анықтау, мұрағаттық құжаттар құндылығының сараптамасы, олардың шығу тегі, мазмұны, сақтау мерзімін анықтау, есепті жасау және басу.
Мұрағатшы, құжаттанушы, мұрағат меңгерушісі есеп беру жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.
42. Жұмыстарды техникалық ресімдеу бойынша жұмыстар төмендегіні қамтиды: компьютерді қосу, файлды дисплейге шығару, орындалған құжаттарды топтастыру, титул парағы номенклатуралық іске сәйкес топтастыру, мәтінді шығару, түпнұсқадан мәтінді ДБ автоматты түрде енгізу.
Мұрағат меңгерушісі, кеңсе меңгерушісі, бас қорлар сақтаушысы және құжаттанушы техникалық ресімдеу жұмысы бойынша орындаушылар болып табылады.

Құжаттамалық қамтамасыз
ету жұмыстарына үлгілік
уақыт нормаларына
1-қосымша

Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) бойынша
жұмыстарға уақыт нормасы

1. Істер номенклатурасын жасау және жүргізу бойынша жұмыстар

Жұмыстың атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасын жасау және жүргізу	Істер номенклатурасындағы позициялар саны: 10 дейін 11-25 26- 50 57-75 76-100	5,0 12,0 24,0 36,0 45,0
Ұйымның істер номенклатурасын жасау және жүргізу	101-200 201-300 301-400 401-500 501-600	230,0 270,0 284,0 296,0 398,0
Құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасын автоматты жүргізу	Істер номенклатурасындағы позициялар саны: 100 дейін 200 дейін	28,00 40,00

2. Құжаттарды өңдеу және тіркеу бойынша жұмыстар

Жұмыс атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Кез келген тасымалдаушыдағы келіп түскен және жіберілетін құжаттарды өңдеу	Жіберілген және орындалған құжаттарды алу, конвертті ашу, құжаттарды ресімдеудің дұрыстығын тексеру, тіркеу мөртабандарын қою, басшыны алынған құжаттар мен телефон хаттардың мазмұны туралы хабардар ету, орындалу мерзімдерінің сақталуына бақылау жасау	1 парақ	0,15
Факс бойынша алынған және жіберілетін құжаттарды өңдеу	Мәтінді алу, А4 форматындағы беттерге бөлу, тіркеу-бақылау карточкаларын (ТБК) жасау, тіркеу мөртабандарын қою мен толтыру және құжаттарды орындауға беру	1 парақ	0,15
Тіркеу карточкасындағы тіркеу деректерін толтыру	Құжаттарды тіркелетіндерге және тіркелмейтіндерге жүйелеу, тіркеу карточкасын жасау, тіркеу мөртабандарын қою, жіберушімен байланыс орнату	1 тіркеу карточкасы	0,25
Құжаттардың деректерін кіріс және шығыс хат алмасу журналдарында тіркеу	Атауының сипаттамасы, датасы, құжаттың қысқаша сипаттамасы, құжат кімге және қайдан	5 параққа дейінгі 1 құжат	0,25
Келіп түскен құжаттарды автоматты түрде тіркеу	Компьютерді қосу, тіркеу-бақылау нұсқасының нысанын дисплейге шығару, құжаттың түрі, оның авторы, датасы мен индексі, құжатқа тіркеу нөмерін беру туралы ақпаратты енгізу, компьютерді сөндіру	10 құжат	0,40
Келіп түскен, жіберілген құжаттар санының автоматтандырылған есебі	Компьютерді қосу, соңғы шығыс нысанын алу үшін берілген реквизиттер бойынша ТБН іздеуді қалыптастыру, жіберілетін құжаттар даналарының санын есептеу, компьютерді сөндіру	100 құжат	0,10
Ішкі пайдалану үшін жасалынатын құжаттар санының автоматтандырылған есебі	Компьютерді қосу, соңғы шығыс нысанын алу үшін берілген реквизиттер бойынша ТБН іздеуді қалыптастыру, компьютерді сөндіру	100 құжат	0,10

3. Құжаттарды есепке алу бойынша жұмыстар

Жұмыс атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
		Дәстүрлі технология	Автоматтандырылған технология
Кіріс және шығыс құжаттарды есепке алу кітабында жазу	1 жазу жолы	0,20	0,10
Кіріс құжаттамасының тізбесі жасау	1 тізбе	0,35	0,20
Әуе поштасына тапсырысқа тізімді жасау	25 жолға дейінгі 1 тізім	0,25	0,15
Жіберілетін құжаттамаға тізілім жасау	25 жолға дейінгі 1 тізім	0,25	0,15

4. Құжаттарды орындауға бақылау жасау бойынша жұмыстар

1-кесте

Жұмыстың атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Құжатты бақылауға жасау және қою	1 ТБК	0,46
Орындаушыға дейін уақытында жеткізуді тексеру	1 телефондық хабарлама	0,10
Орындалу барысын реттеу, алдын ала тексеру	1 ескертпе	0,10
Орындалуын бақылау нәтижелерін есепке алу және жалпылау	1 ТБК	0,30
Бақылаудан алу	1 ТБК	0,40
Басшылықты ақпараттандыру үшін анықтаманы (есепті) жасау	20 құжат бойынша анықтама	0,40
Ішкі пайдалану үшін жасалатын құжаттарды бақылау	1 ТБК	0,54

2-кесте

Жұмыс атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Келіп түскен құжаттарды автоматты түрде бақылау	Компьютерді қосу, тіркеу-бақылау нұсқасының нысанын дисплейге шығару, құжаттың түрі туралы ақпаратты енгізу, компьютерді сөндіру	10 құжат	1,30
Ішкі пайдалану үшін жасалынатын құжаттардың орындалуын автоматты түрде бақылау	Компьютерді қосу, соңғы шығыс нысанын алу үшін берілген реквизиттер бойынша ТБН іздеуді қалыптастыру, жіберілетін құжаттар данасының санын есептеу, компьютерді сөндіру	10 құжат	1,30
Орындалған жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін автоматты түрде бақылау	Компьютерді қосу, дисплейге тіркеу-бақылау нысанының нұсқасын шығару, құжаттың түрі туралы ақпаратты енгізу, жіберілетін құжаттар данасының санын есептеу, компьютерді сөндіру	10 құжат	1,00

5. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс

Жұмыстың атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Алу, конвертті ашу	1 құжат	0,15
Дұрыс жіберілуін тексеру және құжатты тіркеу	1 құжат	0,10
Құжатты жіберу	1 құжат	0,10
Басшының бұрыштамасын алу	1 ТБК	0,27
Құзыреттігі бойынша орындалған өтініштерді беру	1 құжат	0,20
Картотекада карточкаларды орналастыру	1 ТБК	0,15
Бақылауға қою	1 ТБК	0,15
Телефон бойынша ауызша сұрау салуды орындау	1 ТБК	0,30
Азаматтардың өтініштері бойынша ақпаратты іздеу	1 құжат	0,45
Блокқа өтінішке жауап нұсқасын ресімдеу	1 сұрау салу	0,25
Жиынтық ақпаратты және орындау туралы анықтаманы жасау	1 есеп беру	1,00

6. Құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың құндылығына ғылыми және практикалық сараптама, істер тізімдемесінің жылдық тарауларын құрастыру, істерді ведомстволық мұрағатқа жіберу

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Тұрақты сақталатын істерді қалыптастыру, сақтау, тақырыптарын құру, істерді ресімдеу (басқару құжаттамасы)	Орындалған құжаттарды топтау, Істер номенклатурасы бойынша құжат тақырыптарының құжат мазмұнына сәйкестігін тексеру, құжаттарды ресімдеу және толық болуының (жинақтамасы) дұрыстығын тексеру, істерде парақтардың нөмірленуі, растау жазбасы мен іс құжаттарының ішкі тізімдемесін құрастыру, істердің тақырыптарын құрастыру және анықтау, мұқабасында істердің сипаттамасы	1 іс	1,15
Ұйымның жеке құрамы бойынша істерді қалыптастыру, тақырыптарды құрастыру, істерді ресімдеу	Орындалған құжаттарды топтау, Істер номенклатурасы бойынша құжат тақырыптарының құжат мазмұнына сәйкестігін тексеру, құжаттарды ресімдеу және толық болуының (жинақтамасы) дұрыстығын тексеру, істерде парақтардың нөмірленуі, растау жазбасы мен іс құжаттарының ішкі тізімдемесін құрастыру, істердің тақырыптарын құрастыру және анықтау, мұқабасында істердің сипаттамасы	1 іс	1,15
Уақытша істерді қалыптастыру (10 жылдан астам) сақтау, істерді ресімдеудің тақырыптарын құрастыру	Орындалған құжаттарды топтау, Істер номенклатурасы бойынша құжат тақырыптарының құжат мазмұнына сәйкестігін тексеру, құжаттарды ресімдеу және толық болуының (жинақтамасы) дұрыстығын тексеру, істерде парақтардың нөмірленуі, растау жазбасы мен іс құжаттарының ішкі тізімдемесін құрастыру, істердің тақырыптарын құрастыру және анықтау, мұқабасында істердің сипаттамасы	1 іс	1,15
Сақтауға жатпайтын, жойылатын істер мен құжаттарды бөлу жөнінде актіні құрастыру және құжаттардың құндылығына ғылыми және практикалық сараптама жүргізу	Құжаттың құрамы мен мазмұнын зерделеу, олардың ғылыми-тарихи практикалық мәнін айқындау, істерді парақтап қарау, тұрақты және уақытша сақтауға және жоюға жататын, сақтауға жатпайтын құжаттарды іріктеу, Орталық сараптама комиссиясында немесе Сараптама-тексеру комиссиясында (бұдан әрі – ОСТК немесе СТК) отырысында актіні қарау	1 іс	3,00
Ұйымның мұрағатына тапсырылуға тиіс істерді уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақтау тізімдемелерінің жылдық тарауын құрастыру	Құндылық сараптамасынан өткен істерге жылдық тараудың тізімдемесін құрастыру, ОСК (СК) отырысында дайын тарауларды қарау, ескерту бойынша өңдеу, ресімдеу, белгіленген тәртіпте бекіту, істерді қалыптастыру және ресімдеу сапасын тексеру, тізімдемеге енгізілген, істер номенклатурасы бойынша жүргізілген істердің санына сәйкес келуі; істердің сыртында (қарындашпен) уақытша шифт қою	10 тізімдеме сипаттамалық баптармен	2,12
Ұйымның мұрағатына тапсырылуға тиіс істерді уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақтау тізімдемелерінің жылдық тарауын автоматтандырып құрастыру	Компьютерді қосу, тізімдеме форматының дисплейіне шақыру, істерге деректерді енгізу, құндылық сараптамадан өткен құжаттар; құрастырылған тізімдемені тазарту, түзету; басып шығару; ОСК-да (СК) отырысында жылдық тарауларды қарау; айтылған ескертулерге сәйкес өзгерістер енгізу; өңдеуден кейін тізімдеме тарауын басып шығару, компьютерді сөндіру	10 тізімдеме сипаттамалық баптармен	1,12
Істерді құрылымдық бөлімшеден ұйымның мұрағатына жіберу	Істер номенклатурасы мен тізімдемелер бойынша бір-бірден жіберу, тізімдеме даналарын жіберу, кестеге сәйкес бақылау-анықтамалық және тақырыптық карточкалар, істер номенклатурасы, белгіленген нысан бойынша жіберілетін құжатты ресімдеу	10 іс	5,00

Құжаттамалық қамтамасыз
ету жұмыстарына үлгілік
уақыт нормаларына
2-қосымша

Ұйым мұрағатындағы жұмыстарға уақыт нормасы

1. Жұмысты әдістемелік және ұйымдастырушылық қамтамасыз ету

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Нормативтік-әдістемелік құралдарды (нұсқаулықтарды, ұсынымдарды, ережелерді) әзірлеу	Библиографияны жасау, тақырып бойынша ғылыми-әдістемелік әдебиетті және құжаттарды зерделеу, материалдарды анықтау және жинау, мәтінді жазу, редакциялау, ескертулер бойынша жөндеу	1 авторлық парақ	72,50

2. Жұмысты әдістемелік және ұйымдастырушылық қамтамасыз ету

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Тұрақты сақтау істерінің жиынтық тізбелерінің жылдық бөлімдерін жасау	Белгіленген нұсқа бойынша тізбені (жиынтық тізбенің жылдық бөлімін) жазу, ресімдеу, ОСТК немесе СТК отырысында қарау, тізбелерді мемлекеттік мұрағаттың СТК бекітуіне ұсыну, талқылау, ескертулер бойынша жөндеу, ұйым басшысымен бекіту	10 тізімдеме сипаттамалық баптармен	4,00
Жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізбелерінің жасау	Белгіленген нұсқа бойынша тізбені (жиынтық тізбенің жылдық бөлімін) жазу, ресімдеу, ОСТК немесе СТК отырысында қарау, тізбелерді мемлекеттік мұрағаттың СТК бекітуіне ұсыну, талқылау, ескертулер бойынша жөндеу, ұйым басшысымен бекіту	10 тізімдеме сипаттамалық баптармен	4,30
Мұрағаттық қорлардың тізбелеріне кіріспелерді жасау	Осы кезеңдегі істер тізбесіне кіріспелерді жасаған кезде анықталған мәліметтердің негізінде қор құрушының тарихы бойынша деректерді жинау	1 авторлық парақ	120,00
Ұйымның мұрағаттық қорларына тарихи анықтамаларды жасау	Тізбені қарау, деректерді анықтау, карточкаларды жазу (әрбір карточкаға бір түсінікті шығарумен), көрсеткіштерді жасау	1 авторлық парақ	72,00

3. Құжаттарды каталогтау бойынша жұмыстар

1-кесте

Жұмыс атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
		Дәстүрлі технология	Автоматтандыр ылған технология
Мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер жиынтығын жасау (анықтамалар, қорлар бойынша паспорттар)	1 авторлық парақ	82,00	20,50

2-кесте

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Карточкалар құрастыру және пәндік-тақырыптық картотеканы жүргізу	Істерді каталогтау үшін істерді іріктеу мақсатында тізімдемені зерттеу, істерді парақ бойынша қарап шығу, каталогтауға жататын құжаттарды айқындау, айқындалған құжаттардың мазмұнын аннотациялау, белгілі нысан бойынша карточкалар жазу, істердің сыртына оның каталогтанғаны жөнінде мөр басу; пәндік түсініктер алфавиті бойынша карточкаларды топтау, бұдан әрі осы картотекаға қабылданған кесте бойынша; карточкалардың орналасуы қабылданған индекстері қабылданған кесте бойынша карточкаларды жүйелеу	10 карточка	3,00
Мұрағат құжаттары бойынша автоматтандырылған деректер базасын құру	Тізімдемені зерделеу, істерді парақтық қарау, құжаттарды айқындау, компьютерді қосу, карточка форматын дисплейге шығару, оны толтыру, карточкалардың орналасуы қабылданған индекстері қабылданған кесте бойынша карточкаларды жүйелеу, компьютерді өшіру, істің сыртына каталогтанғаны жөнінде мөртабан қою	10 карточка	3,00
Карточкаларды басып шығару	Принтерді компьютерға қосу, монитор экранына файлды шығару және мәтінді басып шығаруға жіберу	10 карточка	1,40
Мұрағат құжаттары бойынша автоматтандырылған деректер базасын құру (мемлекеттік, қоғамдық, шығармашылық қайраткерлерге және жеке құрам бойынша)	Тізімдемені зерделеу, істерді парақтық қарау, құжаттарды айқындау, компьютерді қосу, карточка форматын дисплейге шығару, оны толтыру, карточкалардың орналасуы қабылданған индекстері қабылданған кесте бойынша карточкаларды жүйелеу, компьютерді өшіру, істің сыртына каталогтанғаны жөнінде мөртабан қою	10 карточка	180,00
Карточкаларды басып шығару	Принтерді компьютерға қосу, монитор экранына файлды шығару және мәтінді басып шығаруға жіберу	10 карточка	1,40
Ұйымның жеке құрамы бойынша карточкалар құрастыру және картотеканы жүргізу	Тізімдемені зерттеу, құжаттарды каталогтау үшін істерді іріктеу, істерді парақтар бойынша қарап шығу, каталогтауға жататын құжаттарды айқындау, айқындалған құжаттардың мазмұнын зерттеу, белгілі нысанда карточкалар жазу, тегі, аты/әкесінің аты бойынша әріп тәртібі бойынша карточкаларды топтау, карточкалардың орналасуының қабылданған жүйелеу кестесіне сәйкес болуы	10 карточка	4,40

4. Құжаттарды пайдалану, ақпараттық қызмет
көрсету бойынша жұмыстар

1-кесте

Жұмыс атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
		Дәстүрлі технология	Автоматтандырылған технология
Сұрау салумен танысу, ақпараттық деректер базасын зерделеу, сұрау салу тақырыбы бойынша мәліметтерді анықтау, жауаптың мәтінін жазу: Тақырыптық сұрау салу	1 сұрау салу	120,00	24,00
Әлеуметтік-құқықтық сұрау салу	1 сұрау салу	120,00	24,00

2-кесте

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Уақытша пайдалану үшін істерді беру	Сұрау салумен танысу, топографиялық сілтемелері бойынша істердің орнын табу, істерді алу, орнын басушы карточканы орналастыру, істің не тізілімнің (істер номенклатурасында) сыртындағы шифр мен атауының сәйкес келуін тексеру, істердің парақтарының нөмірленуі және физикалық ахуалын тексеру, уақытша пайдаланымға істерді беру жөнінде актілер ресімдеу, істерді беру	10 іс	4,00
Кеңес беру үшін келушілерді қабылдау	Сұраныс тақырыбы бойынша құжаттардың құрамы және мазмұны мәселелері жөнінде кеңес беру, жұмысы, қызметі, оқуы туралы анықтама алу үшін мұрағаттағы құжаттардың болуы туралы хабардар ету	1 келуші	1,30
Талап етілмеген еңбек кітапшаларын қабылдау және беру	Еңбек кітапшаларын сақтауға қабылдау, қабылдауды ресімдеу, еңбек кітапшаларын картотека жәшігіне әріп бойынша орналастыру	1 еңбек кітапшасы	0,45

5. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізудің
ұйымдастырылуына бақылау жасау бойынша жұмыстар

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Ведомстваның (ұйымның) және мекеменің құрылымдық бөлімшелерінің құжаттарымен іс жүргізудің ұйымдастырылуына тексеру өткізу	Бүкіл мекеменің және оның құрылымдық бөлімшелерінің негізгі міндеттері мен қызметін зерттеу, тексеру жоспарын құру, зерттелетін объектіде (іс жүргізу қызметі қызметкерлерімен қоса) ісқағаздармен жұмыс жасауды зерттеу, мекеменің (құрылымдық бөлімшелерінің) басшылығын тексеріс нәтижелерімен таныстыру, объектіде тексеріс өткізу қорытындысын талқылау, тексеріс қорытындысы бойынша анықтама құрастыру	Істер номенклатурасы 100 позицияға дейін жететін бір құрылымдық бөлімшенің (мекеменің) құжаттарымен жұмыс жасауын 1 тексеруі	40,00
Мекеменің құрылымдық бөлімшелерінің құжаттарымен іс жүргізудің ұйымдастырылуын бақылау	Істерді қалыптастыру және тізілімге енгізуді (іс жүргізу қызметі қызметкерлерімен қоса), іс жүргізуде құжаттарды сақтаудың қамтамасыз етілуін тексеру, тізімдемелер құрастыру, істерді ведомстволық мұрағатқа жіберуге дайындау, құжаттармен жұмыс жасауды оңтайландыру жөнінде ұсыныстар дайындау	Істер номенклатурасы 100 позицияға дейін жететін бір құрылымдық бөлімшенің құжаттарымен жұмыс жасауын 1 бақылауы	19,30
Ұйымның қызметкерлеріне ауызша кеңес беру	Істерді қалыптастыру мәселелері жөнінде кеңес беру, істер номенклатурасын, тізімдемелер құру, құндылықтар сараптамасын өткізу, құжаттарды мемлекеттік сақтауға, әдістемелік құралдарын практикалық қолдануға іріктеу	1 кеңес беру	1,30
Ведомстволық бағынысты мекеме мұрағатының жағдайы мен жұмысына кешендік тексеруді (тақырыптық) өткізу (мемлекеттік мұрағаттық қызметкерлерімен бірлесіп тексеруге қатысу)	Істерді сақтаудың, есептің және ғылыми-анықтамалық аппараттың, құжаттарды пайдаланудың тиімділігінің, жағдайын зерделеу, құжаттардың мемлекеттік ведомстволық сақтауына тапсыруға дайындығын тексеру, құндылық сараптамасын өткізудің, істерді ресімдеудің дұрыстығын тексеру, ұйым басшылығын тексеру нәтижелері туралы хабардар ету, ведомстволық бағынысты мекеме мұрағатының жағдайын тексерудің қорытындыларын талқылау, тексеру нәтижелері бойынша анықтаманы жасау	1 тексеру	40,00

6. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмыстар

Жұмыстың атауы	Жұмыстың мазмұны	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
Істерді құрылымдық бөлімшеден мұрағатқа қабылдау	Істер ахуалымен танысу, істердің ресімделуін тексеру, тізілім бойынша (біртіндеп) қабылдау, осы жылдық тізілім бөлімі құжаттарының бақылау-анықтамалық картотекасын қабылдау (тізбенің екі данасында), нақты қабылданған істер саны, болмаған істер нөмірлері жөніндегі мәліметтерді жазу, сақталу орындарына істерді орналастыру, істерді орналастыру жөніндегі топографиялық сілтемелерін белгілеу, құжаттардың келіп түсу және кету кітабына жазба енгізу	10 іс	3,60
Дезинфекция, дезинсекция, қалпына келтіру және бумалауға іріктеу, дайындау және жіберу	Құжаттарды болуын тексеру, құжаттардың физикалық ахуалын есепке алу картотекасы (журналы) жөніндегі актісі бойынша таңдау, мұрағат қоймасынан істерді беру кітабына тіркеу, белгілі нысанда тапсырыс ресімдеу, лабораторияға істерді жіберу	10 іс	4,70
Істерді қолданысқа беру (қабылдау)	Істерді беру: тапсырыспен танысу, топографиялық сілтемелері бойынша істердің орналасу орнын анықтау; істерді алып шығу; орнын басу карточкасына салу; іс сыртындағы шифрдың атауына және тізіліміне (істер номенклатурасына) сәйкес келуін анықтау, парақтардың нөмірленуі мен ахуалын тексеру, мұрағат қоймасынан істерді беру кітабына жазу енгізу. Істерді қабылдау: істерді қарап шығу, парақтардың нөмірленуі мен ахуалын тексеру, беру кітабына істерді қайтару жөнінде жазу енгізу, орнын басу карточкасын алып тастау; істерді сақталу орындарына салу	мұрағаттан берілген немесе қабылданған 10 іс	3,60
Істерді картондау	Нөмірлер тәртібі бойынша істерді орналастыру, белгіні жазу, оны қорапқа жапсыру	10 іс	0,55
Сақталуға тиіс істер бумаларын қалыптастыру	Істерді нөмірлер тәртібі бойынша топтастыру, белгі жазып тағу, шпагатқа белгіні тағу, істерді буу	10 іс	0,55
Топографиялық сілтемелер құрастыру	Сілтеме карточкасы бағандарын белгілі нысан бойынша толтыру, карточкаларды белгілі сөрелердің орналасу тәртібі, қорлар нөмірлері бойынша топтастыру	10 карточка	3,20
Автоматтандырылған топографиялық сілтемелер жүргізу	Компьютерді қосу, дисплейге файл шығуын сұрау, сілтеме карточкасы бағандарын (бағандардағы деректерді нақтылау) толтыру, карточкаларды белгілі орналасу тәртібі бойынша топтастыру, қағазға басып шығару, компьютерді сөндіру	10 карточка	2,00
Істердің болуын және ахуалын тексеру	Сақталу орындарында және тізілім (істер номенклатурасы) бойынша, істің сыртында сипаттамасы бар істер номенклатурасы тізілімінің сипаттау бабы бойынша істердің нақты болуына салыстыру жасау, істердің физикалық ахуалы және техникалық ресімделуін тексеру, істің болуы тексерілгені жөніндегі парағын толтыру, мұнда істердің физикалық ахуалы, істердің болуын тексеру және қордағы істер ахуалы актісі көрсетілгені қоса құрастырылады	10 іс	1,20
Ұйым мұрағатының құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыруы	Істерді дайындау және жеткізу, істерді тапсыруға қатысу, белгілі нысанда құжаттардың тапсырылуын ресімдеу, кіріс және шығыс құжаттары кітабына шығу жөнінде жазу енгізу	10 іс	1,20
Ұйым мұрағатының есепке алу құжаттарын құрастыру және жүргізу	Қор қалыптастыру тарихы бойынша қайнар көздерін зерттеу, қорлар тізімін құрастыру және жүргізу, қорлар мен жинақтардың сандық және қор бойынша есепке алу, қор парағын құрастыру, тиісті құжаттар негізінде қордың құрамы мен көлемі туралы мәліметтер айқындау және жазу, белгілі нысанда мұрағат қоры карточкасын құрастыру, карточканы мемлекеттік мұрағатқа тапсыру	1 мұрағат қорын	16,00
Ведомстволық сақтаудағы құжаттардың ахуалы және көлемі туралы мұрағат төлқұжатын құрастыру	Мұрағат туралы мәліметтер жинау және сараптама жасау, есепке алу құжаттары негізінде белгілі нысанда төлқұжат жазу	1 төлқұжат	10,30
Құжаттардың мемлекеттік сақтандыру көшірмелерін жасау	Құжаттың құндылығына сараптама жасағаннан кейін сканерлеу арқылы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының аса құндыларына және мәтіндері өшіріліп бара жатқан құжаттарының мемлекеттік сақтандыру көшірмелерін жасау	1 парақ	0,10

7. Мұрағаттық құжаттарды толықтыру бойынша мәліметтер
есебін құрастыру бойынша жұмыстар

Жұмыстың атауы	Өлшем бірлігі	Уақыт нормасы, сағат
		Дәстүрлі технология	Автоматтандырылған технология
Мұрағаттық құжаттар құндылығының сараптамасын өткізу, олардың сақтау мерзімін көрсетумен құжаттардың тізбесі бойынша есепті жасау	1 авторлық парақ	36,00	18,00
Есепті басумен мұрағаттық құжаттарды қалыптастыру және толықтыру көздерін көздері бойынша есепті жүргізу және жасау	1 авторлық парақ	8,20	4,10

8. Техникалық ресімдеу бойынша жұмыстар

Жұмыс атауы	Жұмыс мәні	Өлшем бірлігі	Уақыт нормативі, сағат
Құжат мәтінін автоматтандырылған түрде редакциялау	Компьютерді қосу, дисплейге файл шығуын сұрау, өзгерістер енгізіп, мәтінді түзету, мәтінді қағазға шығару, компьютерді сөндіру	1 авторлық парақ	3,00
Құжаттарды (басқарушылық құжаттамаларды) істерге қолдан тігу	Атқарылған құжаттарды істер номенклатурасына сәйкес мұқабасына топтау (арасына салу), тігін машинасымен тігу, 4 хаттамаға тігу	1 іс	2,30
Еңбекті шағын механизациялауды қолдану арқылы істерді (басқарушылық құжаттамаларды) іске тігу	Атқарылған құжаттарды істер номенклатурасына сәйкес мұқабасын топтау (арасына салу), тігін машинасымен тігу	1 іс	1,30
Еңбекті шағын механизациялауды қолдану арқылы қағаз жүзіндегі құжаттарды жою	Жоюға бөлу актісіне енгізілген істерді жеткізу, тасып салу, құжаттарды ұсату машинасын іске қосу; қағаз бумаларын ыдысқа тасып салу	1000 парақ	1,30
Құжаттарды жоюға тапсыру	Жоюға бөлу актісіне енгізілген істерді сөрелерден алу; бумаларды қалыптастыру және бумалау; көлік алу өтінімін ресімдеу; белгілі тәртіпте істерді салу, істерді жоюға тапсыру	100 іс	6,00

Құжаттамалық қамтамасыз
ету жұмыстарына үлгілік
уақыт нормаларына
3-қосымша

Ұйым мұрағат қызметкерлері мен құжаттамалық қамтамасыз
етудегі (іс жүргізу) қызметкерлер санын есептеу үлгісі

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі, бөлімі (кеңсесі) қызметкерлерінің саны жыл бойы орындалатын жұмыстардың жоспарланып отырған жұмыстардың еңбек сыйымдылығынан шыға отырып есептелген.

№	Орындалатын жұмыстардың түрі	Өлшем бірлігі	Бір жылғы жұмыс көлемі	Өлшем бірлігі/ сағат	Жұмсалған уақыты, сағат
1.	Құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасын жасау және жүргізу	26-50 позиция	200	24,0	96,00
2.	Ұйымның істер номенклатурасын жасау және жүргізу	101-200 позиция	400	230,0	460,00
3.	Тіркеу карточкасында тіркеу деректерін толтыру	1 тіркеу карточкасы	3000	0,25	750,00
4.	Тұрақты сақталатын істерді қалыптастыру, тақырыптарын құрастыру, істер ресімдеу (басқарушылық құжаттамалар)	1 іс	500	1,15	575,00
5.	Істерді құрылымдық бөлімшеден ұйымның мұрағатына тапсыру	10 іс	500	5,00	250,00
6.	Құжаттарды жасау және бақылауға қою	1 ҚБҚ	1000	0,46	460,00
	Барлығы				2591,00

Тн - жұмыс көлемінің көрсеткіші, Үлгілік уақыт нормаларында есептеп шығарылғанға сәйкес К = 1,1 коэффициентін ескере отырып, демалыс (дене шынықтыру сәтін қосқанда) және өз қажеттілігі бойынша, ұйымдастыру-техникалық қызметіне жұмсалатын уақыт шығыны - 2851,1 адам/сағат көлемінде.
Фп - бір қызметкердің бір жылғы пайдалы жұмыс уақытының қоры сағат көлемінде (1976,0 сағат ортаңғы тең көлемінде қабылданады).

2. Ұйым мұрағаты қызметкерлерінің саны жыл бойы орындалатын жұмыстардың жоспарланып отырған жұмыстардың еңбек сыйымдылығынан шыға отырып есептелген.

№	Орындалатын жұмыстардың түрі	Өлшем бірлігі	Бір жылғы жұмыс көлемі	Өлшем бірлігі/ сағат	Жұмсалған уақыты, сағат
1	Карточкаларды толтыру және тақырыптық-заттық картотеканы жүргізу	10 карточка	1500	3,00	450,00
2	Карточкаларды жасау және ұйымның жеке құрам бойынша картотекасын жүргізу	10 карточка	2000	3,00	600,00
3	Тұрақты сақтау істері жиынтық тізбелерінің жиынтық бөлімдерін жасау	10 тізімдеме сипаттамалық баптармен	50	4,00	20,00
4	Ұйымның мұрағаттық қорларына тарихи анықтамаларды жасау	1 авторлық парақ	5	72,00	360,00
5	Сұрау салумен танысу, ақпараттық деректер базасын зерделеу, сұрау салу тақырыбы бойынша мәліметтерді анықтау, жауаптың мәтінін жазу:
	Тақырыптық сұрау салу	1 сұрау салу	10	120,00	1200,00
	Әлеуметтік-құқықтық сұрау салу	1 сұрау салу	10	120,00	1200,00
6	Құжаттың мәтінін автоматты редакциялау	1 авторлық парақ	100	3,00	300,00
7	Құрылымдық бөлімшеден мұрағатқа істерді қабылдау	10 іс	500	3,60	180,00
8	Істерді беру (қабылдау)	мұрағаттан берілген немесе қабылданған 10 іс	500	3,60	180,00
9	Істердің барлығын және жағдайын тексеру	10 іс	500	1,20	60,00
	Барлығы				4550,00

Тн - жұмыс көлемінің көрсеткіші, Үлгілік уақыт нормаларында есептеп шығарылғанға сәйкес К = 1,1 коэффицентін ескере отырып, демалыс (дене шынықтыру сәтін қосқанда) және өз қажеттілігі бойынша, ұйымдастыру-техникалық қызметіне жұмсалатын уақыт шығыны – 5005,0 адам/сағат көлемінде.
Фп - бір қызметкердің бір жылғы пайдалы жұмыс уақытының қоры сағат көлемінде (1976,0 сағат ортаңғы тең көлемінде қабылданады).

3. Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) қызметкерлердің оңтайлы саны ұйымдағы барлық жұмыс істейтін қызметкерлердің жалпы есебінен: министрліктер мен ведомстволар үшін 12-15 %, өнеркәсіп кәсіпорындары үшін 0,5 % құрау қажет. Құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) бойынша құрылымдық бөлімшелер басшыларының саны құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) қызметкерлерінің жалпы санының 20 % аспауы қажет.

Об утверждении Типовых норм времени на работы по документационому обеспечению

Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 7 ноября 2012 года № 180. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 декабря 2012 года № 8168. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 8 июня 2016 года № 154

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта РК от 08.06.2016 № 154.

В соответствии с пунктом 2 статьи 117 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года и в целях установления единых требований к нормам времени на работы по документационному обеспечению ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Типовые нормы времени на работы по документационому обеспечению.
2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) официальное опубликование и регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) официальное опубликование настоящего приказа в интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Д. Мынбай

СОГЛАСОВАНО
Министр труда и социальной
защиты населения
Республики Казахстан
___________С. Абденов
«___» _________ 2012 года

Утверждены
приказом Министра
культуры и информации
Республики Казахстан
от 7 ноября 2012 года № 180

Типовые нормы времени на работы
по документационному обеспечению

1. Общие положение

1. Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению (далее - Типовые нормы времени) предназначены для нормирования труда работников по документационному обеспечению, по работе архива организации и для установления численности работников.
2. Типовые нормы времени установлены на работы, выполняемые работниками по документационному обеспечению и ведению архива организации.
3. Типовыми нормами времени охвачены следующие виды работ, связанных с документационным обеспечением с применением средств компьютеризации и рекомендуются для применения в государственных органах и организациях, независимо от форм собственности:
1) работы по документационному обеспечению: составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, работы по обращениям физических и юридических лиц, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив;
2) работы по ведению архива организации: методическое и организационное обеспечение, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, ведение баз данных на архивные документы, информационное обслуживание, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений организации, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ.
4. Типовые нормы времени рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 (восемь) часов.
5. Типовые нормы времени предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего документационного обеспечения (делопроизводства).
6. Типовые нормы времени содержат нормативы оперативного времени затраченных работником в часах на принятую единицу измерения объема работы.
7. Типовые нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативному времени и определяется по формуле:
Нвр = Н х К
1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;
2) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы по документационному обеспечению согласно Нормам времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство) приведенных в приложении 1 к Типовым нормам времени в часах;
3) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы в архиве организации согласно Нормам времени на работы в архиве организации приведенных в приложении 2 к Типовым нормам времени в часах;
4) К - коэффициент, учитывающий затраты (нормы) времени на организационно – техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени. По результатам анализа хронометража рабочего времени работников К принимается равным 1,1.
8. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 180 (сто восемьдесять) листов размером 210х297 миллиметров (далее – мм) (формат А 4). Дела, содержащие больше или меньше 180 (сто восемьдесять) листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 180 (сто восемьдесять) листов.
9. За единицу измерения объема работы (авторский лист) принимается материал, содержащий 40 тысяч печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 (две тысячи четыресто пятьдесять) знаков.
10. В приложениях 1, 2 к Типовым нормам времени приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.
11. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, а также с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.
12. На основе Типовых норм времени определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполненяемых работ по формуле:
Тн = Нвр х Vi
1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;
2) Vi – объем конкретного вида работы, выполняемой за год;
3) пример расчета численности работников документационного обеспечения (Чр) определяется по формуле;
Чр = Тн/Фп = количество человек (работников)
4) Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
13. Пример расчета численности работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организаций приведен в приложении 3 к Типовым нормам времени.

2. Организация труда

14. Функции работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организации определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-ө (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7755) и Типовыми квалификационными характеристиками должностей руководителей и специалистов государственных архивов, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 12 октября 2012 года № 167 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8085).
15. В функции службы документационного обеспечения (делопроизводство) организации входят: организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях; внедрение стандартов на документационное обеспечение и других нормативно-методических документов; прием документов; обработка документов и учетно-справочная работа; контроль исполнения документов; оформление и рассылка документов; формирование, хранение дел и их использование; подготовка и передача дел в архив организации и другие.
16. В функции архива организации входят: комплектование документами структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; фондирование принятых в архив документов; составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации; подготовка и передача документов на государственное хранение; представление в государственный архив форм статистической отчетности; использование документов, хранящихся в архиве, проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; участие в разработке нормативно-методических документов (правил, положений, рекомендаций) по архивному делу.
17. Организационно-техническими условиями, принятыми в Типовых нормах, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест, своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа, соблюдение рационального режима труда и отдыха, обеспечение установленных санитарных норм.
18. Рабочие места работника службы документационного обеспечения (делопроизводство) оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей. На столе следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.
19. Работники службы документационного обеспечения (делопроизводства) обеспечиваются необходимыми справочными материалами (правилами по ведению делопроизводства, нормативно-методической документацией, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, связанных с деятельностью данной организации).
20. Рабочие места работников должны быть оснащены персональными компьютерами, сканерами, принтером и другой необходимой оргтехникой.
21. Клавиатура располагается на поверхности стола таким образом, чтобы пространство перед клавиатурой было достаточным для опоры рук работника (на расстоянии не менее чем 300 мм от края обращҰнного к работнику).
22. Чтобы обеспечивалось удобство зрительного наблюдение, быстрое и точное считывание информации, плоскость экрана монитора располагается ниже уровня глаз работника предпочтительно перпендикулярно нормальной линии взгляда работника (нормальная линия взгляда – 15 градуса вниз от горизонтали).
23. Для исключения воздействия повышенных уровней электромагнитных излучений расстояние между экраном и работником должно составлять не менее 500 мм (оптимальное 600-700 мм). Рабочий стул (кресло) должно быть устойчивым, место сидения должно регулироваться по высоте. Рабочее место размещается таким образом, чтобы естественный свет падал сбоку (желательно слева). Для снижения яркости в поле зрения при естественном освещении применятся регулируемые жалюзи, плотные шторы.
24. Светильники общего и местного освещения должны создавать нормальные условия освещенности и соответствующий контраст между экраном и окружающей обстановкой с учетом вида работы и требований видимости со стороны работника.
25. Для обеспечения оптимальных параметров микроклимата проводятся регулярное проветривание в течение рабочего дня.
26. Работу перед экраном монитора следует периодически прерывать на регламентированные перерывы, которые устанавливаются для обеспечения работоспособности и сохранения здоровья, или заменять другой работой с целью сокращения рабочей нагрузки у экрана.
27. Рабочее место специалистов должно соответствовать требованиям безопасности и охраны труда.
28. При 8 (восьми) часовом рабочем дне и работе с персональным компьютером регламентированные перерывы устанавливаются: через 2 (два) часа от начала рабочего дня и через 2 (два) часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 (пятнадцать) минут.

3. Нормы времени на работы
по документационному обеспечению (делопроизводство)

29. Работы по документационному обеспечению включают:
1) составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения: изучение нормативных и методических документов, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел;
2) составление и ведение номенклатуры дел организации: изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенности делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел, структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с научно-справочным аппаратом), согласование с структурными подразделениями, рассмотрение на заседании экспертной комиссии организации, согласование с Экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) архивного учреждения, оформление и утверждение номенклатуры дел, контроль за правильностью формирования в течение года.
Исполнителями работ по документационному обеспечению являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
30. Работы по обработке и регистрации документов включают: прием корреспонденции, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка, заполнение регистрационного штампа, распределение документов для передачи руководителю организации на рассмотрение и вынесение резолюции для исполнения в структурные подразделения.
Исполнителями работ по обработке и регистрации документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
31. Работы по учету документов включают:заполнение учетных записей в книге (журнале) регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведение автоматизированного учета документов для составления автоматизированной базы данных входящей и исходящей корреспонденции, описи входящих документов, реестр на отправляемую документацию, передача учетных сведений руководителю организации.
Исполнителями работ по учету документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
32. Работы по контролю исполнения документов включают: составление Регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК), если она не передается из службы регистрации, проставление пометки «К» (контроль) на документе и РКК, расположение первого экземпляра РКК в картотеке, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации.
Исполнителями работ по контролю за исполнением документов является заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.
33. Работа с обращениями физических и юридических лиц включают: вскрытие документов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале, составление информационного листка, впечатывание его содержания в регистрационную карточку (далее - РК), передача руководству и в структурное подразделение, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеке, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям граждан, составление сводных ведомостей и справок об исполнении.
Исполнителями работ с обращениями физических и юридических лиц являются заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.
34. Работы по формированию и оформлению дел в структурных подразделениях, экспертизе научной и практической ценности документов, составлению годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив.
Исполнителями работ по формированию и оформлению дел являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

4. Нормы времени на работы в архиве организации

35. Методическое и организационное обеспечение работы включают: разработка нормативно-методических пособий (правил, рекомендаций, положений), исполнителями которого, являются заведующий архивом и архивист.
36. Работы по созданию Научно-справочного аппарата (далее – НСА) к документам архива организации включают: составление годовых разделов описи постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, предисловий, исторических справок, указателей к описям, рассмотрение на заседании Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), представление описи на утверждение Экспертно-проверочной комиссии государственного архива, утверждение руководителем организации.
Исполнителями работ по созданию НСА к документам являются заведующий архивом и архивист.
37. Работы по каталогизации документов включают: ведение свода (каталога) данных о составе и содержании архивных документов, предоставление их в установленном порядке в уполномоченные органы, составление и ведение картотеки к архивным документам.
Исполнителями работ по каталогизации документов являются архивист, документовед, заведующий архивом.
38. Работы по использованию документов, информационному обслуживанию включают: ознакомление с запросом, изучение информационной базы данных к архивным документам для общественного пользования (свыше 1 года), выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа. Обеспечение доступности и использования информации государственными органами, физическими и юридическими лицами, выдача дел во временное пользование, определение по топографическим указателям местонахождения дел, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела в описи.
Исполнителями работ по использованию документов, информационному обслуживанию являются заведующий архивом, архивист, документовед.
39. Работы по контролю за организацией делопроизводства в структурных подразделениях организации исполняют заведующий канцелярий, заведующий архивом.
40. Работы по обеспечению сохранности документов включают прием дел в архив из структурных подразделений по описи, проверка правильности оформления дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов, выдача дел, проверка наличия и состояния документов, передача документов на государственное хранение.
Исполнителями работ по обеспечению сохранности документов являются заведующий архивом, архивист.
41. Работы по составлению отчета «Сведения по комплектованию архивных документов» включают: поиск сведений по учету о составе архивных документов, установление источников формирования и пополнения архивных документов, экспертиза ценности архивных документов, их происхождение, содержание, установление срока хранения, составление и печать отчета.
Исполнителями работ по составлению отчета являются архивист, документовед, заведующий архивом.
42. Работы по техническому оформлению работ включают: включение компьютера, вызов файла на дисплей, группировка исполненных документов, оформление титульных листов дел в соответствии с номенклатурой, распечатка текста, автоматизированный ввод текста в Базу данных с оригинала, подшивка документов, рестоврация дел.
Исполнителями работ по техническому оформлению работ являются заведующий архивом, заведующий канцелярий, старший хранитель фондов и документовед.

Приложение 1
к Типовым нормам времени на работы
по документационному обеспечению

Нормы времени на работы по
документационному обеспечению (делопроизводство)

1. Работы по составлению и ведению номенклатур дел

Наименование работы	Единица измерения объема работы	Норма времени, час
Составление и ведение номеклатуры дел структурного подразделения	Количество позиций в номенклатуре дел: до 10 11-25 26- 50 57-75 76-100	5,0 12,0 24,0 36,0 45,0
Составление и ведение номеклатуры дел организации	101-200 201-300 301-400 401-500 501-600	230,0 270,0 284,0 296,0 398,0
Автоматизиронное ведение номенклатуры дел структурного подразделения организации	Количество позиций в номенклатуре дел: до 100 до 200	28,00 40,00

2. Работы по обработке и регистрации документов

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Обработка полученных и отправляемых документов на любом носителе	Получение направленных и исполненных документов, вскрытие конверта, проверка правильности оформления документов, простановка регистрационных штампов, информирование руководителя о содержании полученных документов и телефонограмм, контроль за соблюдением срока исполнения	1 лист	0,15
Обработка полученных и отправляемых по факсу документов	Получение текста, деление на листы формата А4, составление регистрационно-контрольных карточек (РКК), заполнение и простановка регистрационных штампов и передача документов на исполнение	1 лист	0,15
Заполнение регистрационных данных в регистрационной карточке	Систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка регистрационных штампов, установление связи с адресатом	1 регистрационная карточка	0,25
Заполнение данных документа в журналах исходящей и входящей кореспонденции	Описание наименование, дата, краткое описание документа, кому или откуда документ	1 документ до 5 листов	0,25
Автоматизированная регистрация поступивших документов	Включение компьютера, вывоз на дисплей формата регистрационно-контрольной формы, ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоение документу регистрационного номера, выключение компьютера	10 документов	0,40
Автоматизированный учет количества поступающих, отправленных документов	Включение компьютера, формирование на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения исковой выходной формы, подсчет количества отправляемых экземпляров документов. выключение компьютера	100 документов	0,10
Автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования	Включение компьютера, формирование на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения исковой выходной формы, выключение компьютера	100 документов	0,10

3. Работы по учету документов

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
		Традиционная технология	Автоматизированная технология
Запись в книге учета записей по входящей и исходящих документов	1 запись	0,20	0,10
Составление описи входящей документации	1 опись	0,35	0,20
Составление списка на заказную авиапочту	1 список до 25 строк	0,25	0,15
Составление реестра на отправляемую документацию	1 реестр до 25 строк	0,25	0,15

4. Работы по контролю исполнения документов

Таблица 1

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
Составление и простановка документа на контроль Проверка своевременного доведения документа до исполнителя Предварительная проверка Регулирование хода исполнения Учет и обобщение результатов контроля исполнения Снятие с контроля Подготовка справки (отчета) для информирования руководства Контроль создаваемых для внутреннего пользования документов	1 РКК 1 телефонное сообщение 1 напоминание 1 РКК 1 РКК справка по 20 документам 1 отчет 1 РКК	0,46 0,10 0,10 0, 30 0, 40 0,40 1,00 0,54

Таблица 2

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	Включение компьютера, вывоз на дисплей формата регистрационно-контрольной формы, ввод информации о виде документа, выключение компьютера	10 документов	1,30
Автоматизированный контроль исполненных документов, создаваемых для внутреннего пользования	Включение компьютера, формирование на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения исковой выходной формы, подсчет количества отправляемых экземпляров документов, выключение компьютера	10 документов	1,30
Автоматизированный контроль исполненных обращений физических и юридических лиц	Включение компьютера, вывоз на дисплей формата регистрационно-контрольной формы, ввод информации о виде документа, подсчет количества отправляемых экземпляров документов. выключение компьютера	10 документов	1,00

5 . Работа с обращениями физических и юридических лиц

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
Получение, вскрытие документа Проверка правильности адресования и регистрация документа Передача документа Получение резолюции руководства Передача исполненного документа по принадлежности Размещение карточек в картотеке Постановка на контроль Исполнение устного запроса по телефону Поиск информации по обращениям Оформление формы ответа на обращение в блок Составление сводной информации и справки об исполнении.	1 документ 1 документ 1 документ 1 РКК 1 документ 1 РКК 1 РКК 1 РКК 1 документ 1 запрос 1 отчет	0,15 0,10 0,10 0,27 0,20 0,15 0,15 0,30 0,45 0,25 1,00

6. Работы по формированию и оформлению дел в структурных
подразделениях, экспертизе научной и практической ценности
документов, составлению годовых разделов описей дел,
передача дел в ведомственный архив

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	1,15
Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	1,15
Формирование дел временного хранения (свыше 10 лет), составление заголовков, оформления дел	Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках	1 дело	1,15
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению	Изучение состава и содержания документов, определение их научно-исторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассмотрение акта на заседании Центральной экспертно проверочной комиссии или Экспертно проверочной комиссии (далее – ЦЭПК или ЭПК)	1 дело	3,00
Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), подлежащих передаче в архив организации	Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение подготовленного раздела на заседании ЦЭПК или ЭПК, доработка по замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка качества формирования и оформления дел, соответствия количеству дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел, простановка временных шифтов (карандашом) на обложках дел	10 описанных статей описи	2,12
Автоматизированное составление годовых разделов описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), подлежавших передаче в архив организации	Включение компьютера, вызов на дисплей формата описи, внесение данных на дела, прошедшие экспертизу ценности; счистка составленной описи, правка; распечатка; рассмотрение годового раздела описи на заседении ЦЭПК или ЭПК; внесение изменений в опись в соответствии с высказанными замечаниями, распечатка раздела описи после доработки, выключение компьютера	10 описанных статей описи	1,12
Передача дел в архив организации из структурного подразделения	Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно- справочных и тематических карточек согласно графику, оформление передачи по установленной форме	10 дел	5,00

Приложение 2
к Типовым нормам времени на
работы по документационному обеспечению

Нормы времени на работы в архиве организации

1. Методическое и организационное обеспечение работы

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения объема работы	Норма времени, час
Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений, правил)	Состовление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, написание текста, редактирование, доработка по замечаниям	1 авторский лист	72,50

2. Работы по созданию Научно-справочного аппарата
к документам архива организации

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения объема работы	Норма времени, час
Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭПК или ЭПК, представление описи на утверждение ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации	10 описательных статей описи	4,00
Составление сводных описей дел по личному составу	Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭПК или ЭПК, представление описи на согласование ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации	10 описательных статей описи	4,30
Составление предисловий к описям архивных фондов	Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя	1 авторский лист	120,00
Составление исторических справок на архивные фонды организации	Сбор данных по истории фондообразователя на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки, доработка по замечаниям	1 авторский лист	72,00

3. Работы по каталогизации документов

Таблица 1

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
		Традиционная технология	Автоматизированная технология
Составление свода данных о составе и содержании архивных документов (справки, паспорта по фондам)	1 авторский лист	82,00	20,50

Таблица 2

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Составление карточек и ведение предметно- тематической картотеки	Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложках дел, группировка карточек по алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки, расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации	10 карточек	3,00
Создание автоматизированной базы данных по архивным документам Распечатка карточек	Изучение описи, отбор дел, полистный просмотр дел, выявление документов, включение компьютера, вызов на дисплей формата карточки, заполнение его, систематизация карточек в соответствии с установленными индексами по принятой схеме, выключение компьютера, простановка штампа о каталогизации на обложке дела Подключение принтера к компьютеру, вывод файла на экран манитора и отправка текста на печать	10 карточек 10 карточек	3,00 1,40
Создание автоматизированной базы данных по архивным документам (на государственных, общественных, творческих деятелей, по личному составу) Распечатка карточек	Изучение описи, отбор дел, полистный просмотр дел, выявление документов, включение компьютера, вызов на дисплей формата карточки, заполнение его, систематизация карточек в соответствии с установленными индексами по принятой схеме, выключение компьютера, простановка штампа о каталогизации на обложке дела Подключение принтера к компьютеру, вывод файла на экран манитора и отправка текста на печать	10 карточек 10 карточек	180,00 1,40
Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации	Изучение описи, отбор дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам, отчествам в алфавитном порядке, далее по схеме принятой для данной картотеки, расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации	10 карточек	4,40

4. Работы по использованию документов,
информационному обслуживанию

Таблица 1

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
		Традиционная технология	Автоматизированная технология
Ознакомление с запросом, изучение информационной базы данных, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа: тематический запрос; социально-правовой запроса.	1 запрос 1 запрос	120,00 120,00	24,00 24,00

Таблица 2

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Выдача дел во временное пользование	Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление актов о выдаче дел во временное пользование	10 дел	4,00
Прием посетителей с целью консультации	Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе	1 посетитель	1,30
Прием и выдача невостребованных трудовых книжек	Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам	1 трудовая книжка	0,45

5. Работы по контролю за организацией делопроизводства
в структурных подразделениях организации

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Проведение проверки организации работы с документами в структурных подразделениях ведомства (организации) и учреждениях	Изучение основных задач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом объекте (совместно с работниками делопроизводственной службы), информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки на объекте, составление справки по итогам проверки	1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до 100 позиций	40,00
Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений учреждения	Контроль (совместно с работниками делопроизводственной службой) правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве, составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами	1 контрольная работы с документами одного структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций	19,30
Устное консультирование работников организации	Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведение экспертизы ценности, отбора документов на госудственное хранение, практического применения методических пособий	1 консультация	1,30
Проведение (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками государственного архива)	Изучение условий хранения дел, состояния учета и научно-справочного аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное ведомственное хранение, правильности проведения экспертизы ценности, оформления дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки порезультатам проверки	1 проверка	40,00

6. Работы по обеспечению сохранности документов

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Прием дел в архив из структурного подразделения	Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел по описи (поединично), прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи) сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, размещение дел на местах хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов	10 дел	3,60
Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета	Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в лабораторию	10 дел	4,70
Выдача (прием) дел	Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка в книге выдачи дел из архивохранилища. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт-заместителей, укладка дел на места хранения	10 дел, выданных или принятых в архив	3,60
Картонирование дел	Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку	10 дел	0,55
Формирование связок дел, подлежащих хранению	Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел	10 дел	0,55
Составление топографических указателей	Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов	10 карточек	3,20
Автоматизированное ведение топографических указателей	Включение компьютера, вызов на дисплей формата; заполнение граф (уточнение данных в графах) карточки указателя, группировка карточек в установленной последовательности расположения, распечатка, выключение компьютера	10 карточек	2,00
Проверка наличия и состояния дел	Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуре дел), описательной статьи описи номенклатуры дел с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде	10 дел	1,20
Передача архивом организации документов на государственное хранение	Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступления и выбытия документов	10 дел	1,20
Составление и ведение учетных документов архива организации и государственными архивами	Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в государственный архив	1 архивный фонд	16,00
Составление паспорта архива о состоянии и объеме документов, находящихся на ведомственном и государственном хранении	Сбор и анализ сведений об архиве, написание паспорта по установленной форме на основании данных учетных документов	1 паспорт	10,30
Создание государственных страховых копий документов	После проведения экспертизы ценности документа через сканирование создавать государственные страховые копий документов Национального архивного фонда на особо ценные и с затухающими текстами документов.	1 лист	0,10

7. Работы по составлению отчета
«Сведения по комплектованию архивных документов»

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, час
		Традиционная технология	Автоматизированная технология
Проведение экспертизе ценности архивных документов, составление отчета по перечню документов с указанием сроков хранения	1 авторский лист	36,00	18,00
Ведение и составление отчета по источников формирования и пополнения с распечаткой отчета	1 авторский лист	8,20	4,10

8. Работы по техническому оформлению

Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения	Норма времени, час
Автоматизированное редактирование текста документа	Включение компьютера, вызов файла на дисплей, редактирование текста с внесением изменении, распечатка текста, выключение компьютера	1 авторский лист	3,00
Подшивка документов в дело (управленческая документация) вручную	Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на 4 прокола, дело на 180 листов.	1 дело	2,30
Подшивка документов в дело (управленческая документация) с применением средства малой механизации труда	Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на прошивочной машине	1 дело	1,30
Уничтожение документов на бумажной основе с применением малой механизации труда	Доставка документов, включенных в акт о выделении к уничтожению, загрузка, включение машины для измельчения документов; погрузка измельченной бумажной массы в тару	1000 листов	1,30
Сдача документов на утилизацию	Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача дел на утилизацию в установленном порядке	100 дел	6,00

Приложение 3
к Типовым нормам времени на
работы по документационному обеспечению

Пример расчета численности работников
документационного обеспечения (делопроизводства) и работников
архива организаций

1. Расчет численности работников службы, отдела (канцелярии) документационного обеспечения произведен исходя из планируемой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№	Вид выполняемой работы	Единица измерения объема работ	Объем работ за год	Единица измерения/ час	Затраты времени, час
1.	Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения	26-50 позиций	200	24,0	96,00
2	Составление и ведение номенклатуры дел организации	101-200 позиций	400	230,00	460,00
3.	Заполнение регистрационных данных регистрационной карточке	1 регистрационная карточка	3000	0,25	750,00
4.	Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	1 дело	500	1,15	575,00
5.	Передача дел в архив организации из структурного подразделения	10 дел	500	5,00	250,00
6	Составление и постановка документа на контроль	1 РКК	1000	0,46	460,00
	Итого				2591,00

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в Типовых нормах времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности – 2851,1 чел/ час.
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1976,0 часов).

Тн 2851,1
Чр = ---- = ---------- = 1,44 человек.
Фп 1976,0

2. Расчет численности работников архива организации произведен, исходя из планируемой трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

№	Вид выполняемой работы	Единица измерения объема работ	Объем работ за год	Единица измерения/ час	Затраты времени, час
1	Составление карточек и ведение предметно-тематической картотеки	10 карточек	1500	3,00	450,00
2	Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации	10 карточек	2000	3,00	600,00
3	Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения	10 описательных статей описи	50	4,00	20,00
4	Составление исторических справок на архивные фонды организации	1 авторский лист	5	72,00	360,00
5	Ознакомление с запросом, изучение информационной базы данных, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа: Тематический запрос Социально-правовой запрос	1 запрос 1 запрос	10 10	120,00 120,00	1200,00 1200,00
6	Автоматизированное редактирование текста документа	1 авторский лист	100	3,00	300,00
7	Прием дел в архив из структурного подразделения	10 дел	500	3,60	180,00
8	Выдача (прием) дел	10 дел, выданных или принятых в архив	500	3,60	180,00
9	Проверка наличия и состояния дел	10 дел	500	1,20	60,00
	Итого				4550,00

Тн - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в Типовых нормах времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности – 5005,0 чел/час.
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1976,0 часов).

Тн 5005,0
Чр = ---- = ---------- = 2,53 человек.
Фп 1976,0

3. Оптимальная численность работников документационного обеспечения (делопроизводства) по отношению к общему количеству работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12-15 %, для промышленных предприятий 0,5 % от общего числа работающих. Количество руководителей структурных подразделений по документационному обеспечению (делопроизводству) не должно превышать 20 % от общего числа работников документационного обеспечения (делопроизводства).