"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекiту туралы

Алматы облысы әкімдігінің 2014 жылғы 16 шілдедегі № 255 қаулысы. Алматы облысының Әділет департаментінде 2014 жылы 08 тамызда № 2796 болып тіркелді. Күші жойылды – Алматы облысы әкімдігінің 2015 жылғы 24 шілдедегі № 328 қаулысымен.

Күші жойылды – Алматы облысы әкімдігінің 24.07.2015 № 328 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
РҚАО ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.
"Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" 2013 жылғы 15 сәуірдегі Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 1- тармағына және "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" 2014 жылғы 5 наурыздағы №183 Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысына сәйкес облыс әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса берiлiп отырған "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.
2. Осы қаулының орындалуын бақылау облыс әкiмiнiң орынбасары Серік Мейірханұлы Мұқановқа жүктелсiн.
3. Осы қаулы әділет органдарында мемлекеттік тіркелген күннен бастап күшіне енеді және алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Облыс әкімі

А. Мұсаханов

Алматы облысы әкiмдiгiнiң 2014 жылғы "16" шілдедегі № 255 қаулысымен бекітілген

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет
регламенті
1. Жалпы ережелер

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметті (бұдан әрі - мемлекеттік көрсетілетін қызмет) Министрліктің Ақпарат және мұрағат комитеті, жергілікті атқарушы органдар, "Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты" мемлекеттік мекемесі, орталық мемлекеттік мұрағаттар, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) көрсетеді.
Мемлекеттік көрсетілетін қызмет Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысымен бекітілген "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының негізінде көрсетіледі (бұдан әрі – Стандарт).
2. Мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нысаны – электрондық және (немесе) қағаз түрінде.
3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі:
1) көрсетілетін қызметті берушіде, халыққа қызмет көрсету орталығында (бұдан әрі – ХҚО) – мұрағаттық анықтамаларды беру;
2) www.egov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталда (бұдан әрі – портал) – мұрағаттық анықтамалардың дайын екені туралы хабарлама.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде құрылымдық бөлімшелер
(қызметкерлер) мен көрсетілетін қызметті берушінің іс-қимыл
тәртібін сипаттау

4. Көрсетілетін қызметті алушының (не сенімхат бойынша оның өкілінің) Стандарттың 9-тармағына сәйкес құжаттар топтамасымен бірге жүгінуі, мемлекеттік қызмет көрсету бойынша ресімді (іс-қимылды) бастауға негіздеме болып табылады.
5. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) мазмұны, оны орындаудың ұзақтығы:
1) құжаттарды қабылдау, тіркеу және бұрыштама қолын қою үшін көрсетілетін қызметті берушінің басшысына жіберу. 15 (он бес) минуттан аспайды;
2) ұсынылған құжаттарды қарау және жауапты орындаушысын анықтау. 1 (бір) сағаттан аспайды;
3) құжаттардың толықтығын тексеру, нәтижесінде мұрағаттық анықтаманы рәсімдеу, құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің басшысына жіберу. 14 (он төрт) күнтізбелік күннен аспайды.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік 29 (жиырма тоғыз) күнтізбелік күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады.
4) ұсынылған құжаттарды қарау, қол қойылған мұрағаттық анықтаманы беру. 1 (бір) сағаттан аспайды.
6. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет рәсімнің (іс-қимылдың) нәтижесі құжаттарды қабылдау және тіркеу, құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің басшысына жіберу, құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысын анықтау, құжаттардың толықтығын тексеруді жүзеге асыру және мұрағаттық анықтаманы ресімдеу, көрсетілетін қызметті берушінің басшысының мұрағаттық анықтамаға қол қоюы және мұрағаттық анықтаманы көрсетілетін қызметті алушыға беру болып табылады.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде құрылымдық бөлімшелер
(қызметкерлер) мен көрсетілетін қызметті берушінің өзара
іс-қимыл тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызмет көрсету процесіне қатысатын көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелердің (қызметкерлердің) тізбесі:
1) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсе қызметкері;
2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы;
3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы.
8. Әрбір рәсімнің (iс-қимылдың) ұзақтығын көрсете отырып, құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер) арасындағы өзара іс-қимылдың реттілігін сипаттау осы Регламенттiң 1-қосымшасы "Мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында" келтiрiлген.

4. Халыққа қызмет көрсету орталықтарымен және (немесе) өзге де
көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл тәртібін,
сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық
жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

9. Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін көрсетілетін қызметті алушы (не сенімхат бойынша оның өкілі) ХҚО-ға Стандарттын 9-тармағына сәйкес керекті құжаттарды ұсынады.
10. Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін ХҚО арқылы алу процесінің сипаттамасы, оның ұзақтығы осы Регламенттің 2-қосымшасында келтірілген.
11. Жүгіну тәртібін және портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде қызмет беруші мен қызмет алушының рәсімдерінің (іс-қимылдарының) реттілігін сипаттау осы Регламенттің 3-қосымшасында келтірілген:
1) көрсетілетін қызметті алушы ЭҮП-да тіркеуді ЖСН мен парольдің көмегімен жүзеге асырады (ЭҮП-да тіркелмеген қызметті алушылар үшін жүзеге асырылады);
2) 1-процесс – көрсетілетін қызметті алушының электрондық мемлекеттік қызметті алу үшін ЭҮП-да ЖСН мен парольді енгiзуі (авторландыру процесі);
3) 1-шарт – ЭҮП-да тіркелген көрсетілетін қызметті алушы туралы деректердің түпнұсқалығын ЖСН мен пароль арқылы тексеру;
4) 2-процесс – көрсетілетін қызметті алушының деректерінде бұзушылықтардың болуына байланысты ЭҮП-да авторландырудан бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
5) 3-процесс – қызмет алушының осы Регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, қызмет көрсету үшін сұраныс нысанын экранға шығаруы және қызмет алушының оның құрылымы мен форматтық талаптарын ескере отырып, қызмет алушының нысанды толтыруы (деректерді енгізуі), Стандарттың 9-тармағында көрсетiлген қажетті құжаттарды электронды сұраныс нысанына бекітуі, сондай-ақ көрсетілетін қызметті алушының сұранысын куәландыру (қол қою) үшін ЭЦҚ тiркеу куәлiгiн таңдауы;
6) 2-шарт – ЭҮП-да ЭЦҚ тiркеу куәлiгiнiң қолданыс мерзімін, қайтарып алынған (күшi жойылған) тiркеу куәлiктерi тізімінде болмауын, сондай-ақ сәйкестендіру деректерінің сәйкестігін тексеру (сұраныста көрсетілген ЖСН мен ЭЦҚ тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН арасындағы сәйкестендіру);
7) 4-процесс – көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-сының түпнұсқалығының расталмауына байланысты сұратып отырған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
8) 5-процесс – көрсетілетін қызметті берушінің ЭЦҚ-ның көмегiмен электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үшін сұранысты куәландыру және электрондық құжатты (сұранысты) ЭҮШ арқылы ЖАО өңдеу үшін ЭҮӨШ АЖО-на жолдау;
9) 6-процесс – электрондық құжатты ЭҮӨШ АЖО-да тіркеу;
10) 3-шарт – бөлім маманының көрсетілетін қызметті берушінің Стандартта көрсетілген және электрондық қызметті көрсету үшін негіз болатын қоса берілген құжаттарының әйкестігін тексеруі (өңдеуі);
11) 7-процесс – көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтардың болуына байланысты сұратып отырған электрондық қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
12) 8-процесс – көрсетілетін қызметті алушының ЭҮӨШ АЖО-да қалыптастырған электрондық қызметтің нәтижесiн (электрондық құжат нысанындағы анықтаманы) алуы. Электрондық құжат қызмет берушінің ЭЦҚ-сын пайдалану арқылы қалыптастырылады, көрсетілетін қызметті алушы ЭҮП-да тіркеуді ЖСН мен порольдің көмегімен жүзеге асырады (ЭҮП-да тіркелмеген қызметті алушылар үшін жүзеге асырылады).
Осы мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентінде пайдаланылатын аббревиатуралар:
1) АЖО – автоматтандырылған жұмыс орны;
2) ақпараттық жүйе (бұдан әрі – АЖ) – аппараттық-бағдарламалық кешенді қолдаумен ақпаратты сақтау, өңдеу, іздеу, тарату, тапсыру және беру үшін арналған ақпараттық жүйе;
3) ЖАО – жергілікті атқарушы орган;
4) жеке сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі – ЖСН) – бірегей нөмірі, жеке тұлға, оның ішінде жеке кәсіпкерлік түрінде өзінің қызметін жүзеге асыратын жеке кәсіпкер үшін қалыптастырылатын жеке сәйкестендіру нөмірі;
5) тұтынушы – электрондық мемлекеттік қызмет көрсетілетін жеке тұлға;
6) халыққа қызмет көрсету орталықтарының ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ХҚО АЖ) - Қазақстан Республикасының халыққа қызмет көрсету орталықтары, сонымен қатар ведомстволар және министрліктер арқылы халыққа қызмет көрсету процесін автоматтандыруға арналған (жеке және заңды тұлғаларға) ақпараттық жүйе;
7) ХҚО - халыққа қызмет көрсету орталығы;
8) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлік нысанда берілетін, ЭЦҚ көмегімен куәландырылған құжат;
9) электрондық мемлекеттік көрсетілетін қызмет – ақпараттық технологияларды қолдана отырып электронды нысанда көрсетілетін мемлекеттік қызмет;
10) электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі – ЭЦҚ) - электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесілілігін және мазмұнының тұрақтылығын растайтын электрондық цифрлық таңбалардың жиынтығы;
11) "электрондық үкімет" шлюзі (бұдан әрі – ЭҮШ) - электрондық көрсетілетін қызметтерді іске асыру аясында "электрондық үкіметтің" ақпараттық жүйесіне біріктіруіне арналған ақпараттық жүйе;
12) "электрондық үкімет" өңірлік шлюзі (бұдан әрі – ЭҮӨШ) - электрондық көрсетілетін қызметтерді іске асыру аясында "электрондық әкімдік" ақпараттық жүйелерін біріктіру үшін арналған "электрондық үкіметтің" кіші жүйесі;
13) "электрондық үкімет" порталы (бұдан әрі – ЭҮП) – құқықтық базаны қосқандағы шоғырланғын үкіметтік ақпараттың барлығына және электрондық мемлекеттік көрсетілетін қызметтерге қолжетімділіктің ортақ терезесі болып келетін ақпараттық жүйе.

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет Регламентіне 1-қосымша

Мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы
Мұрағаттық анықтамалар беру

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет Регламентіне 2-қосымша

Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу схемасы халыққа қызмет
көрсету орталығына жүгінген кезде

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет Регламентіне 3-қосымша

ЭҮП арқылы электронды мемлекеттік қызмет көрсету кезінде
функционалдық өзара іс-қимылының диаграммасы

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата Алматинской области от 16 июля 2014 года № 255. Зарегистрировано Департаментом юстиции Алматинской области 08 августа 2014 года № 2796. Утратило силу постановлением акимата Алматинской области от 24 июля 2015 года № 328

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Алматинской области от 24.07.2015 № 328 (вводиться в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Примечание РЦПИ:
В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.
В соответствии с пунктом 1 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах" и постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела", акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области Муканова Серика Меирхановича.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким области

А. Мусаханов

Утверждено постановлением акимата Алматинской области от "16" июля 2014 года № 255

Регламент государственной услуги "Выдача архивных справок"
1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) оказывается Комитетом информации и архивов Министерства, местными исполнительными органами, государственным учреждением "Национальный архив Республики Казахстан", центральными государственными архивами, государственными архивами областей, городов, районов и их филиалами (далее – услугодатель).
Государственная услуга оказывается на основании стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок" утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее – Стандарт).
2. Форма оказания государственной услуги – электронная и (или) бумажная.
3. Результат государственной услуги:
1) у услугодателя, в центре обслуживания населения (далее – ЦОН) – выдача архивных справок;
2) на веб-портале "электронного правительства" www.egov.kz (далее – портал) – уведомление о готовности архивных справок.

2. Описание порядка действий структурных подразделений
(работников) услугодателя в процессе оказания государственной
услуги

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является обращение услугополучателя (либо его представителя по доверенности) с пакетом документов, согласно пункту 9 Стандарта.
5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:
1) прием документов, регистрация и направление руководителю услугодателя для наложения резолюции. Не более 15 (пятнадцати) минут;
2) рассмотрение представленных документов и определение ответственного исполнителя. Не более 1 (одного) часа;
3) проверка полноты документов, в результате оформление архивной справки, направление документов руководителю услугодателя. Не более 14 (четырнадцати) календарных дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 29 (двадцать девять) календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов;
4) рассмотрение представленных документов, выдача подписанной архивной справки. Не более 1 (одного) часа.
6. Результатом процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является прием документов и регистрация, направление документов руководителю услугодателя, определение ответственного исполнителя услугодателя, осуществление проверки полноты документов и оформление архивной справки, подписание архивной справки руководством услугодателя и выдача архивной справки услугополучателю.

3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений
(работников) услугодателя в процессе оказания государственной
услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) сотрудник канцелярии услугодателя;
2) руководитель услугодателя;
3) ответственный исполнитель услугодателя.
8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) с указанием длительности каждой процедуры (действия) приведены в приложении 1 настоящего Регламента "Справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги".

4. Описание порядка взаимодействия с центром обслуживания
населения и (или) иными структурными подразделениями, а также
порядка использования информационных систем в процессе оказания
государственной услуги

9. Для получения государственной услуги услугополучатель (либо его представитель по доверенности) представляет в ЦОН необходимые документы, указанные в пункте 9 Стандарта.
10. Описание процесса получения результата оказания государственной услуги через ЦОН, его длительность приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту.
11. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственных услуг через портал приведены в приложении 3 к настоящему Регламенту:
1) услугополучатель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на ПЭП);
2) процесс - 1 - ввод услугополучателем ИИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения электронной государственной услуги;
3) условие - 1 - проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через ИИН и пароль;
4) процесс - 2 - формирование на ПЭП сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
5) процесс - 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем Регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания электронной государственной услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанные в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие - 2 - проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (анулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН указанным в запросе, и ИИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс - 4 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
8) процесс - 5 - удостоверение запроса для оказания электронной государственной услуги посредством ЭЦП услугодателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ РШЭП для обработки МИО;
9) процесс - 6 - регистрация электронного документа в АРМ РШЭП;
10) условие - 3 - проверка (обработка) специалистом отдела соответствия приложенных услугодателем документов, указанных в Стандарте и основаниям для оказания электронной государственной услуги;
11) процесс - 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой электронной государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями и документах услугополучателя;
12) процесс - 8 - получение услугополучателем результата электронной государственной услуги (справки в форме электронного документа), сформированный АРМ РШЭП. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП услугодателя, услугополучатель осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью ИИН и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на ПЭП).
Аббревиатуры, используемые в настоящем Регламенте государственной услуги:
1) АРМ - автоматизированное рабочее место;
2) информационная система (далее - ИС) - система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации с применением аппаратно-программного комплекса;
3) МИО - местный исполнительный орган;
4) индивидуальный идентификационный номер (далее - ИНН) - уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства;
5) потребитель - физическое лицо, которому оказывается электронная государственная услуга;
6) информационная система центров обслуживания населения (далее - ИС ЦОН) - информационная система, предназначенная для автоматизации процесса предоставления услуг населению (физическим и юридическим лицам) через центры обслуживания населения Республики Казахстан, а также соответствующими министерствами и ведомствами;
7) ЦОН - центр обслуживания населения;
8) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;
9) электронная государственная услуга - государственная услуга, оказываемая в электронной форме с применением информационных технологий;
10) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;
11) шлюз "электронного правительства" (далее - ШЭП) -информационная система, предназначенная для интеграции информационных систем Электронного правительства" в рамках реализации электронных услуг;
12) региональный шлюз "электронного правительства" (далее - РШЭП) - подсистема шлюза "электронного правительства", предназначенная для интеграции информационных систем "электронного акимата" в рамках реализации электронных услуг;
13) портал "электронного правительства" (далее - ПЭП) - информационная система, представляющая собой единое окно доступа ко всей консолидированной правительственной информации, включая нормативную правовую базу и к электронным государственным услугам.

Приложение 1 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги
Выдача архивных справок

Приложение 2 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Схема получения государственной услуги
при обращении в центр обслуживания населения

Приложение 3 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через ПЭП