"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Алматы қаласы әкімдігінің 2014 жылғы 29 сәуірдегі N 2/310 қаулысы. Алматы қаласы Әділет департаментінде 2014 жылғы 12 мамырда N 1044 болып тіркелді. Күші жойылды - Алматы қаласы әкімдігінің 2015 жылғы 08 маусымдағы № 2/335 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Алматы қаласы әкімдігінің 2015 ж. 08.06 № 2/335 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

РҚАО-ның ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.
Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы», 2001 жылғы 23 қаңтардағы «Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы», 2013 жылғы 15 сәуірдегі «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Заңдарына сәйкес, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 «Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы» қаулысын басшылыққа ала отырып, Алматы қаласының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.
2. Алматы қаласы Тілдерді дамыту, мұрағаттар және құжаттама басқармасы осы қаулыны Алматы қаласы әкімдігінің интернет-ресурсында орналастыруды қамтамасыз етсін.
3. Осы қаулының орындалуын бақылау Алматы қаласы әкімінің орынбасары З. Аманжоловаға жүктелсін.
4. Осы қаулы әділет органдарында мемлекеттік тіркеуден өткен күнінен бастап күшіне енеді және ол алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Алматы қаласының әкімі

А. Есімов

Енгізуші:
Алматы қаласы Тілдерді дамыту,
мұрағаттар және құжаттама
басқармасының басшысы М. Ахетов
Келісілді:
Алматы қаласы
әкімінің орынбасары З. Аманжолова
Алматы қаласы әкімі аппаратының
мемлекеттік қызметтерді көрсету
сапасының сақталуын бақылау
бөлімінің басшысы М. Сүйіндіков
Алматы қаласы әкімі аппараты
заң бөлімінің басшысы А. Қасымова

Алматы қаласы әкімдігінің 2014 жылғы «29» сәуірдегі № 2/310 қаулысымен бекітілген

«Мұрағаттық анықтамалар беру»
мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті
1. Жалпы ережелер

1. Осы «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысымен бекітілген «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандарты негізінде әзірленді (бұдан әрі – Стандарт).
«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметті (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет) «Алматы қаласының Орталық мемлекеттік мұрағаты» коммуналдық мемлекеттік мекемесі Алматы қаласы, Шуланов көшесі, 159 мекенжайы бойынша көрсетеді (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші).
Өтініштерді қабылдау және мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін беру:
1) көрсетілетін қызметті беруші;
2) «Халыққа қызмет көрсету орталығы» (бұдан әрі - ХҚО);
3) www.e.gov.kz «электрондық үкiмет» веб-порталы (бұдан әрi – портал) арқылы баламалы негізде жүзеге асырылады.
Мемлекеттік қызметті көрсету сұрау салудың ресімделген тіліне қарамастан мемлекеттік немесе орыс тілдерінде жүзеге асырылады.
2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: ішінара автоматтандырылған және (немесе) қағаз түрінде.
3. Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі:
1) көрсетілетін қызметті берушіде, ХҚО-да – мұрағаттық анықтамаларды беру;
2) порталда – мұрағаттық анықтамалардың дайын екені туралы хабарлама.
Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.
4. Мемлекеттік қызмет ақысыз негізде жеке және заңды тұлғаларға (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті алушы) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәселелер жөніндегі мұрағаттық құжаттар негізінде көрсетіледі: еңбек өтілі мен еңбекақысының мөлшерін, жасын, білімі мен біліктілігін, мемлекеттік және ведомстволық наградалармен марапатталуын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдардың аударылуын, ғылыми дәреже және атақ берілгенін, емделу, қамау орындарында болғанын, көшірілгенін және ақталғанын, экологиялық апат аймақтарында болғанын растайтын, күштеп айдалғаны және репатриацияланғаны туралы, азаматтық хал-жағдайы актілері, мүліктік құқықтар туралы растау.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде
көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық
бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) іс-әрекет
тәртібін сипаттау

5. Мемлекеттік қызметті көрсету бойынша рәсімді (іс-әрекеттерді) бастауға көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушыдан көрсетілетін қызметті алушы үшін растауды қажет мәліметтерді, сондай-ақ ЖСН, пошталық мекенжайын, байланыс телефонын көрсете отырып, еркін нысанда толтырылған өтінішті және осы Регламенттің 13 тармағында көрсетілген мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті мемлекеттік немесе орыс тілдеріндегі құжаттарды немесе көрсетілетін қызметті алушының электрондық сұрау салуын және (немесе) сенім білдірілген тұлғаның өкілеттігін растайтын құжатты қабылдауы негіз болып табылады.
Көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ болған жағдайда мемлекеттік қызметті портал арқылы электрондық түрде алуға мүмкіндігі бар.
6. Мемлекеттік қызметті көрсету үдерісінің құрамына кіретін рәсімдер (іс-әрекеттер):
1) көрсетілетін қызметті беруші маманының немесе ХҚО қызметкерінің құжаттарды қабылдауы және өтінішті тіркеуі;
2) көрсетілетін қызметті беруші маманының өтінішті қарауы және ұсынылған құжаттарды тексеруі;
3) көрсетілетін қызметті беруші маманының мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін рәсімдеуі;
4) көрсетілетін қызметті алушыға немесе ХҚО қызметкеріне көрсетілетін мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру.
Қызмет көрсетуге рұқсат берілген ұзақ уақыты – 15 (он бес) минут.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде
көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық
бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимыл
тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қатысатын көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:
1) көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері;
2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы;
3) көрсетілетін қызметті берушінің сұрауларды орындау бөлімінің басшысы;
4) көрсетілетін қызметті берушінің сұрауларды орындау бөлімінің қызметкері.
Көрсетілетін қызметті берушінің бөлімінде құжаттарды тіркеуге рұқсат етілген ең ұзақ уақыт – 15 (он бес) минут.
Көрсетілетін қызметті берушінің маманына құжаттарды қарауға берудің рұқсат етілген ең ұзақ уақыты – 15 (он бес) минут.
8. Көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) арасындағы рәсімдердің (іс-әрекеттердің) реттілігін сипаттау:
1) көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері көрсетілетін қызметті алушыдан (не сенімхат бойынша оның өкілінен) өтініш және мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті құжаттар келіп түскеннен кейін көрсетілетін қызметті берушінің автоматтандырылған ақпараттық жүйесінде тіркейді, Стандарттың 4 тармағында белгіленген мерзімге сәйкес бақылауға қояды және көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қарауға жібереді;
2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы қарарға сәйкес көрсетілетін қызметті алушының өтінішін сұрауларды орындау бөлімінің басшысына орындау үшін береді;
3) көрсетілетін қызметті берушінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері ұсынылған құжаттардың осы Регламенттің 13 тармағына сәйкестігін тексереді;
4) көрсетілетін қызметті берушінің маманы ұсынылған құжаттарды тексергеннен және талдағаннан кейін, мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін ресімдейді және қажетті ақпаратты іздестіру және мұрағаттық анықтаманы орындау үшін сұрауларды орындау бөліміне жібереді;
5) мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін ресімдегеннен кейін көрсетілетін қызметті берушінің сұрауларды орындау бөлімінің басшысы тиісті құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қол қоюға береді және көрсетілетін қызметті берушінің елтаңбалы мөрі қойылады;
6) дайын мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі көрсетілетін қызметті алушыға қолхат негізінде немесе ХҚО-ның қызметкеріне тізімге сәйкес қол қойылып беріледі.
9. Көрсетілетін қызметті беруші құжаттарды қабылдауды және мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін беруді – Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес демалыс және мереке күндерін қоспағанда, дүйсенбіден бастап жұманы қоса алғанда сағат 9.00-ден 18.00-ге дейін, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.00-ге дейін жүзеге асырады.
Мемлекеттік қызмет алдын ала жазылусыз және жеделдетілген қызмет көрсетусіз, кезек тәртібімен көрсетіледі.
10. Мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі:
1) көрсетілетін қызметті берушіге, ХҚО-ға құжаттар топтамасын тапсырған сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінген кезде – күнтізбелік 15 (он бес) күн.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік отыз күннен аспайтын мерзімге ұзартады, бұл жайында көрсетілетін қызметті алушыға құжаттар тіркелген күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде хабарланады.
ХҚО-ға құжаттар топтамасын тапсырған күн мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді.
Көрсетілетін қызметті беруші арқылы мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті құжаттарды қабылдау кезінде көрсетілетін қызметті алушыға:
1) өтініштің қабылданған күні;
2) қоса берілген құжаттардың саны;
3) құжаттарды беру күні, уақыты;
4) құжаттарды ресімдеуге өтінішті қабылдаған маманның тегі, аты, әкесінің аты көрсетілген тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхат беріледі.
11. Көрсетілетін қызметті беруші қызметкерлерінің арасындағы рәсімдер реттілігінің сипаттамасы осы Регламенттің 1 қосымшасына сәйкес кестеде берілген.

4. ХҚО-мен және көрсетілетін қызмет берушілермен
өзара іс-қимыл жасау тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік
қызмет көрсету үдерісінде ақпараттық жүйелерді
қолдану тәртібін сипаттау

12. ХҚО-да құжаттарды қабылдау және мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін беру - Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына және белгіленген жұмыс кестесіне сәйкес демалыс және мереке күндерін қоспағанда, дүйсенбіден бастап сенбіні қоса алғанда, сағат 9.00-ден 20.00-ге дейін үзіліссіз жүзеге асырылады.
Мемлекеттік қызмет жеделдетілген қызмет көрсетусіз «электрондық» кезек тәртібімен көрсетіледі, электрондық кезекті портал арқылы броньдауға болады.
Мемлекеттік қызметті ХҚО арқылы көрсетуге қажетті құжаттарды қабылдау кезінде көрсетілетін қызметті алушыға:
1) өтініштің нөмірі мен қабылданған күні;
2) сұрау салынған мемлекеттік көрсетілетін қызметтің түрі;
3) қоса берілген құжаттардың саны мен атаулары;
4) құжаттарды беретін күні (уақыты) мен орны;
5) құжаттарды ресімдеуге өтінішті қабылдаған ХҚО қызметкерінің тегі, аты, әкесінің аты;
6) көрсетілетін қызметті алушының тегі, аты, әкесінің аты, көрсетілетін қызметті алушы өкілінің тегі, аты, әкесінің аты және олардың байланыс телефондары көрсетілген тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхат беріледі.
Көрсетілетін қызметтi алушының жеке басын куәландыратын, жеке тұлғаның уәкілетті өкілінің жеке басын куәландыратын құжаттардың мәліметтерін және мемлекеттік ақпараттық жүйелердегі құжаттарды ХҚО-ның қызметкері тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден мемлекеттік органдардың уәкiлеттi тұлғаларының ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар түрінде алады.
ХҚО-ның қызметкері құжаттар түпнұсқаларының түпнұсқалығын салыстырып тексереді, содан кейін түпнұсқаларды көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады.
13. Көрсетілетін қызметті алушы (не сенiмхат бойынша оның өкiлi) жүгінген кезде мемлекеттік қызметті көрсету үшін қажетті құжаттардың тізбесі:
1) көрсетілетін қызметті берушіге:
жеке басты куәландыратын құжат және (немесе) сенім білдірілген адамның өкілеттілігін растайтын құжат (көрсетілетін қызметті алушының жеке басын сәйкестендіру үшін);
көрсетілетін қызметті алушы үшін растауды қажет ететін мәліметтерді, сондай-ақ ЖСН, почталық мекенжайын, байланыс телефонын көрсете отырып, еркін нысанда толтырылған өтінім;
2) ХҚО-ға:
жеке басты куәландыратын құжат және (немесе) сенім білдірілген адамның өкілеттілігін растайтын құжат (көрсетілетін қызметті алушының жеке басын сәйкестендіру үшін);
осы мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартына 1 қосымшаға сәйкес нысан бойынша көрсетілетін қызметті алушы үшін растауды қажет ететін мәліметтерді, сондай-ақ ЖСН, почталық мекенжайын, байланыс телефонын көрсете отырып толтырылған өтініш.
3) порталға:
көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанындағы сұрау салу.
Мемлекеттік қызметті көрсету мәселелері жөнінде, сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету барысы туралы ақпарат мемлекеттік қызмет көрсету мәселелері жөніндегі бірыңғай байланыс орталығының 1414 телефоны бойынша беріледі.
14. ХҚО-да мемлекеттік көрсетілетін қызметтің дайын нәтижесін оның қызметкері қолхат негізінде, жеке басты куәландыратын құжатты және (немесе) сенім білдірілген адамның өкілеттілігін растайтын құжатты ұсынған кезде (көрсетілетін қызметті алушының немесе сенім білдірілген адамның жеке басын сәйкестендіру үшін) береді.
15. Порталда мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі – мұрағаттық анықтамалардың дайын екені туралы хабарлама болып табылады.
Портал арқылы өтініш білдірген кезде дайын құжаттарды беру көрсетілетін қызметті берушіде жүзеге асырылады.
14. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде рәсімдер (іс-әрекеттер) кезектілігінің, көрсетілетін қызметті беруші мамандарының өзара іс-қимылының толық сипаттамасы, сондай-ақ ХҚО-мен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызметті көрсету үдерісінде ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібінің сипаттамасы осы Регламенттің 2 қосымшасына сәйкес графикалық түрде көрсетілген.
17. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде рәсімдердің (іс-әрекеттердің) кезектілігін, көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылдарының толық сипаттамасы, сонымен қатар халыққа қызмет көрсету орталығымен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы Регламенттің 3, 4, 5 қосымшаларына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетіледі
Ескерту. Регламент 17-тармақпен толықтырылды - Алматы қаласы әкімдігінің 20.10.2014 № 4/859 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1 қосымша

Көрсетілетін қызмет берушінің құрылымдық
бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) арасында
рәсімдердің (іс-әрекеттердің) кезектілігін сипаттау

1	Іс-әрекеттің (жұмыс барысы, ағымының) №	2	3	4	5	6
2	Көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкер- лерінің) тізбесі	Көрсеті- летін қызметті беруші- нің құжатта- малық қамтама- сыз ету бөлімі	Көрсеті- летін қызметті беруші- нің басшысы	Бөлім басшысы не бөлімнің маманы	Көрсеті- летін қызметті беруші- нің басшысы	Көрсеті- летін қызметті берушінің құжатта- малық қамтама- сыз ету бөлімі
3	Рәсімдер (іс-әрекеттер) кезектілі- гінің сипаттамасы	Тізілімге сәйкес құжат- тарды қабылдау	Бөлім басшысы- на немесе бөлім маманына қарауға жолдайды	Құжаттарды қабылдау және тексеру, құжаттарға талдау жасау, «МЭА» автомат- тандырылған ақпараттық жүйесіне мәліметтер енгізу, мұрағаттық анықтама- ларды ресімдеу	Мұрағат тық анықта- маларға қол қою, көрсеті- летін қызмет берушінің елтаңбалы мөрін басу	Дайын құжатты көрсеті- летін қызмет алушыға қолхат негізінде немесе орталық қызмет- керіне тізілім бойынша беру
4	Аяқталу нысаны (мұрағаттық анықтамалар)	Журналға тіркеу және құжат- тарды қарауға беру	Көрсеті- летін қызметті беруші- нің журналы на белгі қою және құжат- тарды қарауға беру	Көрсетіле- тін қызметті берушінің басшысына мұрағаттық анықтаманы қол қоюға жолдау	Беру үшін құжаттама- лық қамтама- сыз ету бөліміне жіберу	Көрсеті- летін қызметті алушының немесе орталық қызмет- керінің құжатты алуы
5	Әрбір рәсімнің ұзақтығы	30 минут	15 минут	15 күнтіз- белік күн, мемлекет- тік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін отыз күнтізбелік күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінің ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады.	30 минут	15 минут

Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2 қосымша

Функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасы

«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтің регламентіне 3 қосымша

Көрсетілетін қызметті беруші арқылы «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы

Ескерту. Регламент 3-қосымшамен толықтырылды - Алматы қаласы әкімдігінің 20.10.2014 № 4/859 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).


*ҚФБ - құрылымдық-функционалдық бірлік: көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің), халыққа қызмет көрсету орталықтарының, «электрондық үкімет» веб-порталының өзара іс-қимылдары;

«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтің регламентіне 4 қосымша

ХҚО арқылы «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы

Ескерту. Регламент 4-қосымшамен толықтырылды - Алматы қаласы әкімдігінің 20.10.2014 № 4/859 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).


*ҚФБ - құрылымдық-функционалдық бірлік: көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің), халыққа қызмет көрсету орталықтарының, «электрондық үкімет» веб-порталының өзара іс-қимылдары;

«Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтің регламентіне 5 қосымша

«Электрондық үкіметтің» веб-порталы арқылы «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы

Ескерту. Регламент 5-қосымшамен толықтырылды - Алматы қаласы әкімдігінің 20.10.2014 № 4/859 қаулысымен (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).


*ҚФБ - құрылымдық-функционалдық бірлік: көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің), халыққа қызмет көрсету орталықтарының, «электрондық үкімет» веб-порталының өзара іс-қимылдары;

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата города Алматы от 29 апреля 2014 года N 2/310. Зарегистрировано в Департаменте юстиции города Алматы 12 мая 2014 года за N 1044. Утратило силу постановлением акима города Алматы от 08 июня 2015 года № 2/335

Сноска. Утратило силу постановлением акимата города Алматы от 08.06.2015 № 2/335 ( вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с Законами Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», руководствуясь постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела», акимат города Алматы ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги «Выдача архивных справок».
2. Управлению по развитию языков, архивов и документации города Алматы обеспечить размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе акимата города Алматы.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима города Алматы З. Аманжолову.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким города Алматы

А. Есимов

Вносит:
Руководитель Управления по развитию
языков, архивов и документации
города Алматы М. Ахетов
Согласовано:
Заместитель акима
города Алматы З. Аманжолова
Руководитель юридического отдела
аппарата акима города Алматы А. Касымова
Руководитель отдела контроля
за соблюдением качества предоставления
государственных услуг М. Суюндуков

Утвержден постановлением акимата города Алматы от 29 апреля 2014 года № 2/310

Регламент государственной услуги
«Выдача архивных справок»
1. Общие положения

1. Настоящий Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок» разработан на основании Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее – Стандарт).
Государственная услуга «Выдача архивных справок» (далее – государственная услуга) оказывается коммунальным государственным учреждением «Центральный государственный архив города Алматы», по адресу: город Алматы, улица Шуланова, 159 (далее – услугодатель).
Прием заявлений и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется на альтернативной основе через:
1) услугодателя;
2) Центр обслуживания населения (далее – ЦОН);
3) веб-портал «электронного правительства»: www.e.gov.kz (далее - портал).
Оказание государственной услуги осуществляется на государственном или русском языках, в зависимости от языка, на котором был оформлен запрос.
2. Форма оказания государственной услуги: частично автоматизированная и (или) бумажная.
3. Результат государственной услуги:
1) у услугодателя, в ЦОНе - выдача архивных справок;
2) на портале – уведомление о готовности архивных справок.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.
4. Государственная услуга оказывается на бесплатной основе физическим и юридическим лицам (далее – услугополучатель) на основании архивных документов по вопросам социально-правового характера: подтверждение трудового стажа и размера заработной платы, возраста, образования и квалификации, награждения государственными и ведомственными наградами, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, нахождения на излечении, в местах заключения, эвакуации и реабилитации, в зонах экологического бедствия, о насильственном угоне и репатриации, актов гражданского состояния, имущественных прав.

2. Описание порядка действий структурных
подразделений (работников) услугодателя в
процессе оказания государственной услуги

5. Основанием для начала процедуры (действий) по оказанию государственной услуги является получение услугодателем заполненного заявления в произвольной форме, с указанием сведений, которые необходимо подтвердить для услугополучателя, а также ИИНа, почтового адреса, контактного телефона и необходимых документов на государственном или русском языках для оказания государственной услуги от услугополучателя или электронного запроса услугополучателя и (или) документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя), предусмотренных пунктом 13 настоящего Регламента.
Услугополучатель имеет возможность получения государственной услуги в электронной форме через портал при условии наличия ЭЦП.
6. Процедуры (действия), входящие в состав процесса оказания государственной услуги:
1) прием документов специалистом услугодателя или работником ЦОНа и регистрация заявления;
2) рассмотрения заявления и проверка представленных документов специалистом услугодателя;
3) оформление результата оказания государственной услуги специалистом услугодателя;
4) выдача результата оказания государственной услуги услугополучателю или работнику ЦОНа.
Максимально допустимое время обслуживания – 15 (пятнадцать) минут.

3. Описание порядка взаимодействия структурных
подразделений (работников) услугодателя в процессе
оказания государственной услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) сотрудник отдела документационного обеспечения услугодателя;
2) руководитель услугодателя;
3) руководитель отдела исполнения запросов услугодателя;
4) специалист отдела исполнения запросов услугодателя;
Максимально допустимое время регистрации в отделе услугодателя пакета документов – 15 (пятнадцать) минут;
Максимально допустимое время передачи пакета документов на рассмотрение специалисту услугодателя – 15 (пятнадцать) минут.
8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) услугодателя:
1) сотрудник отдела документационного обеспечения услугодателя после поступления заявления (либо его представителя по доверенности) и необходимых документов для оказания государственной услуги проводит регистрацию в автоматизированной информационной системе услугодателя, ставит на контроль согласно сроку, установленному пунктом 10 настоящего Регламента и передает на рассмотрение руководителю услугодателя;
2) руководитель услугодателя согласно резолюции отписывает заявление услугополучателя руководителю отдела исполнения запросов услугодателя для исполнения;
3) специалист отдела документационного обеспечения услугодателя проверяет представленные документы на соответствие пункта 13 настоящего Регламента;
4) после проверки и анализа представленных документов специалист услугодателя оформляет результат оказания государственной услуги и передает в отдел исполнения запросов услугодателя для поиска необходимой информации и исполнения архивной справки;
5) после оформления результата оказания государственной услуги руководитель отдела исполнения запросов услугодателя передает на подпись руководителю услугодателя соответствующие документы и ставится гербовая печать услугодателя;
6) готовый результат оказания государственной услуги передается услугополучателю на основании расписки или работнику ЦОНа согласно реестру под роспись.
9. Прием документов и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется услугодателем – с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 18.00 часов, перерыв с 13.00 до 14.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, согласно трудовому законодательству Республики Казахстан.
Государственная услуга оказывается в порядке очереди, без предварительной записи и ускоренного обслуживания.
10. Срок оказания государственной услуги:
1) с момента сдачи пакета документов услугодателю, в ЦОН, а также при обращении на портал – 15 (пятнадцать) календарных дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов.
День сдачи пакета документов в ЦОН не входит в срок оказания государственной услуги.
При приеме необходимых документов для оказания государственной услуги через услугодателя услугополучателю выдается расписка с указанием:
1) даты приема заявления;
2) количества приложенных документов;
3) даты, времени выдачи документов;
4) фамилии, имени, отчества специалиста, принявшего заявление на оформление документов.
11. Описание последовательности процедур между специалистами услугодателя приведено в таблице согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

4. Описание порядка взаимодействия с ЦОН и услугодателем,
а также порядка использования информационных систем в
процессе оказания государственной услуги

12. Прием документов и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется в ЦОНе – с понедельника по субботу включительно с 9.00 до 20.00 часов без перерыва, кроме выходных и праздничных дней, согласно трудовому законодательству Республики Казахстан и в соответствии с установленным графиком работы.
Государственная услуга оказывается в порядке «электронной» очереди, без ускоренного обслуживания, возможно бронирование электронной очереди посредством портала.
При приеме документов через ЦОН услугополучателю выдается расписка о приеме соответствующих документов с указанием:
1) номера и даты приема заявления;
2) вида запрашиваемой государственной услуги;
3) количества и название приложенных документов;
4) даты (времени) и места выдачи документов;
5) фамилии, имени, отчества работника ЦОНа, принявшего заявление на оформление документов;
6) фамилии, имени, отчества услугополучателя, фамилии, имени, отчества представителя услугополучателя, и их контактных телефонов.
Сведения документов, удостоверяющего личность услугополучателя, удостоверяющего личность уполномоченного представителя физического лица и документы, содержащиеся в государственных информационных системах, работник ЦОНа получает из соответствующих государственных информационных систем в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП уполномоченных лиц государственных органов.
Работник ЦОНа сверяет подлинность оригиналов с воспроизведенными электронными копиями документов, после чего возвращает оригиналы услугополучателю.
13. Перечень документов, необходимых для оказания государственной услуги при обращении услугополучателя (либо его представителя по доверенности):
1) к услугодателю:
документ, удостоверяющий личность услугополучателя и (или) документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя);
заполненное заявление в произвольной форме, с указанием сведений, которые необходимо подтвердить для услугополучателя, а также ИИНа, почтового адреса, контактного телефона;
2) в ЦОН:
документ, удостоверяющий личность услугополучателя и (или) документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя);
заполненное заявление по форме, согласно приложению 1 к настоящему стандарту государственной услуги, с обязательным указанием сведений, которые необходимо подтвердить для услугополучателя, а также ИИНа, почтового адреса, контактного телефона.
3) на портал:
запрос в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП услугополучателя.
Информация по вопросам оказания государственной услуги, а также о ходе оказания государственной услуги предоставляется по телефону единого контакт-центра по вопросам оказания государственных услуг: 1414.
14. Выдача готового результата государственной услуги осуществляется работником ЦОНа на основании расписки, в указанный в ней срок, при предъявлении документа, удостоверяющего личность и (или) документа, удостоверяющего полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя или доверенного лица).
15. Результатом оказания государственной услуги на портале является получение уведомления о готовности архивных справок.
Выдача готовых документов при обращении через портал осуществляется у услугодателя.
16. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий специалистов услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описания порядка взаимодействия с ЦОНом и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги указаны в графическом виде согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
17. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с центром обслуживания населения и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложениям 3, 4, 5 к настоящему Регламенту.
Сноска. Регламент дополнен пунктом 17 в соответствии с постановлением акимата города Алматы от 20.10.2014 № 4/859 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение 1 к Регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»

Описание последовательности процедур (действий)
между структурными подразделениями (работниками)
услугодателя

1	№ действия (хода, потока работ)	2	3	4	5	6
2	Перечень структур- ных под- разделе- ний (ра- ботников) услугода- теля	Отдел докумен- тацион- ного обеспе- чения услуго- дателя	Руково- дитель услуго- дателя	Руководи- тель отдела либо специалист отдела	Руководи- тель ус- лугода- теля	Отдел докумен- тацион- ного обеспе- чения услуго- дателя
3	Описание последо- ватель- ности процедур (дейст- вий)	Прием докумен- тов по реестру	Отписы- вает доку- менты на рас- смотре- ние руково- дителю или специа- листу отдела	Прием и проверка докумен- тов, проведения анализа докумен- тов, оформление результата оказания государст- венной услуги	Подписа- ние соот- ветствую- щих до- кументов, простав- ление гербовой печати услугода- теля	Выдача готовых докумен- тов услугопо- лучателю на основании расписки или работнику ЦОНа по реестру
4	Форма заверше- ния	Регист- рация в автома- тизиро- ванной информа- ционной системе услуго- дателя и выдача расписки услуго- получа- телю или работни- ку ЦОНа	Отметка в авто- матизи- рован- ной инфор- мацион- ной системе услуго- дателя и пе- редача доку- ментов на рас- смотре- ние испол- нителю	Направле- ние соот- ветствую- щих доку- ментов на подписание руководи- телю услу- годателя	Передача в отдел документа ционного обеспече- ния для выдачи	Получение документа услугопо- лучателем или ра- ботникам ЦОНа
5	Длитель- ность каждой процедуры	15 минут	15 минут	15 кален- дарных дней, в случаях, когда для оказания государст- венной услуги необходимо изучение документов двух и более ор- ганизаций, а также периода более чем за пять лет, услу- годателем срок оказания пролевает- ся не более чем на тридцать календар- ных дней, о чем сообщается услугопо- лучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня ре- гистрации документов	15 минут	15 минут

Приложение 2 к регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»

Диаграмма функционального взаимодействия

Приложение 3 к Регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» через услугодателя

Сноска. Регламент дополнен приложением 3 в соответствии с постановлением акимата города Алматы от 20.10.2014 № 4/859 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).


*СФЕ - структурно-функциональная единица: взаимодействие структурных подразделений (работников) услугодателя, центра обслуживания населения, веб-портала «электронного правительства»;

Приложение 4 к Регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» через ЦОН

Сноска. Регламент дополнен приложением 4 в соответствии с постановлением акимата города Алматы от 20.10.2014 № 4/859 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).


*СФЕ - структурно-функциональная единица: взаимодействие структурных подразделений (работников) услугодателя, центра обслуживания населения, веб-портала «электронного правительства»;

Приложение 5 к Регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» через веб-портал «электронного правительства»

Сноска. Регламент дополнен приложением 5 в соответствии с постановлением акимата города Алматы от 20.10.2014 № 4/859 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).


*СФЕ - структурно-функциональная единица: взаимодействие структурных подразделений (работников) услугодателя, центра обслуживания населения, веб-портала «электронного правительства»;