Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы 04 сәуірдегі N 80 қаулысы. Шығыс Қазақстан облысының Әділет департаментінде 2014 жылғы 13 мамырда N 3313 болып тіркелді. Күші жойылды - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2015 жылғы 30 шілдедегі N 189 қаулысымен

РҚАО-ның ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.
Ескерту. Күші жойылды- Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 30.07.2015 N 189 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
"Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 27-бабының 2-тармағына, "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуірдегі Заңының 16-бабының 3-тармағына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер тізілімін бекіту туралы" 2013 жылғы 18 қыркүйектегі № 983, "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулыларына сәйкес Шығыс Қазақстан облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.
2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі, бірақ "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысының қолданысқа енгізілуінен бұрын емес.

Облыс әкімі

Б. Сапарбаев

Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы " 04 " сәуірдегі № 80 қаулысымен бекітілген

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік қызметінің регламенті
1. Жалпы ережелер

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметінің (бұдан әрі - мемлекеттік қызмет) қызмет берушісі Шығыс Қазақстан облысының жергілікті атқарушы органы, Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты, Шығыс Қазақстан облысы қалаларының, аудандарының мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - қызмет беруші) болып табылады.
Құжаттарды қабылдау және мемлекеттiк қызметті көрсету нәтижелерін беру:
1) қызмет беруші;
2) Қазақстан Республикасы Көлік және коммуникация министрлігі Мемлекеттік қызметтерді автоматтандыруды бақылау және халыққа қызмет көрсету орталықтарының қызметін үйлестіру комитетінің "Халыққа қызмет көрсету орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорны (бұдан әрі – ХҚО);
3) www.e.gov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталы (бұдан әрi – портал) арқылы жүзеге асырылады.
2. Мемлекеттік қызмет көрсету нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.
3. Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі:
1) қызмет берушіде, ХҚО-да – мұрағаттық анықтамаларды беру;
2) порталда – мұрағаттық анықтамалардың дайын екені туралы хабарлама болып табылады.
Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін беру нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) іс-қимыл тәртібін сипаттау

4. Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімді (іс-қимылды) бастауға көрсетілетін қызметті алушының (не сенiмхат бойынша оның өкiлiнің) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысымен бекітілген "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының (бұдан әрі – Стандарт) 9 қосымшасына сәйкес құжаттарының болуы негіздеме болып табылады.
5. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін рәсімдердің (іс-қимылдардың) мазмұны және олардың орындалу ұзақтығы:
1-іс-қимыл – қызмет беруші кеңсе қызметкерінің түскен құжаттарды қабылдауы және тіркеуі, қызмет беруші басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 15 (он бес) минуттан артық емес;
2-іс-қимыл –қызмет беруші басшысының құжаттарды қарауы, қызмет беруші бөлімінің басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде;
3-іс-қимыл – қызмет беруші бөлім басшысының құжаттарды қарауы, қызмет беруші бөлімінің маманына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 1 (бір)жұмыс күні ішінде;
4-іс-қимыл – қызмет беруші бөлім маманының құжаттардың Стандарттың 9–тармағында көзделген қойылатын талаптарға сәйкестігін қарауы және мұрағаттық анықтаманы дайындауы. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 10 (он) күнтізбелік күн ішінде;
5-іс-қимыл – қызмет беруші басшысының мұрағаттық анықтамаға қол қоюы. Орындалу ұзақтығы – келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде;
6-іс-қимыл – қызмет берушіге немесе ХҚО-ға жүгінген кезде қызмет беруші басшысының қолы қойылған мұрағаттық анықтаманы қызмет алушыға жіберу, сондай-ақ порталға жүгінген кезде мұрағаттық анықтаманың дайын екені туралы хабарлама жіберу. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде.
Қызмет берушіге, ХҚО-ға құжаттар топтамасын тапсырған кезден бастап, сондай-ақ порталға жүгінген кезде мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі – 15 (он бес) күнтізбелік күн.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін отыз күнтізбелік күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап 3 (үш) жұмыс күні ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады.
6. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 1 іс-қимыл бойынша мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімнің (іс-қимылдың) нәтижесі құжаттар топтамасын қабылдау күні мен уақыты көрсетіліп, тіркеу туралы белгі қойылған өтініш көшірмесін қызмет алушыға беру және қызмет беруші басшысына құжаттар топтамасын беру болып табылады. Қызмет беруші басшысына берілген құжаттар топтамасы осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 2 іс-қимылды орындауды бастау үшін негіз болып табылады. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 2 іс-қимыл бойынша нәтиже қызмет беруші басшысының қарары болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 3 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 3 іс-қимыл бойынша нәтиже қызмет беруші бөлім басшысының қарары болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 4 іс-қимылды орындауды бастау үшін негіз болады. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 4 іс-қимыл бойынша нәтиже бөлім маманы дайындаған мұрағаттық анықтама болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 5 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 5 іс-қимыл бойынша нәтиже қызмет беруші басшысының қолы қойылған мұрағаттық анықтама болып табылады, ол осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 6 іс-қимылды орындау үшін негіз болып табылады. Осы Регламенттің 5-тармағында көрсетілген 6 іс-қимыл бойынша нәтиже қызмет алушының, ХҚО курьерінің мұрағаттық анықтаманы алғаны туралы қолхат немесе порталға жүгінген кезде мұрағаттық анықтаманың дайын екені туралы хабарлама болып табылады.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызмет көрсету процесіне қатысатын қызмет берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:
1) қызмет беруші кеңсесінің қызметкері;
2) қызмет беруші басшысы;
3) қызмет беруші бөлімінің басшысы;
4) қызмет беруші бөлімінің маманы.
8. Мемлекеттік қызмет көрсету үшін қажетті рәсімдердің (іс-қимылдардың) сипаттамасы:
1) қызмет беруші кеңсе қызметкерінің түскен құжаттарды қабылдауы және тіркеуі, қызмет беруші басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 15 (он бес) минуттан артық емес;
2) қызмет беруші басшысының құжаттарды қарауы, қызмет беруші бөлімінің басшысына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде;
3) қызмет беруші бөлім басшысының құжаттарды қарауы, қызмет беруші бөлімінің маманына құжаттарды беруі. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде;
4) қызмет беруші бөлім маманының құжаттардың Стандарттың 9–тармағында көзделген қойылатын талаптарға сәйкестігін қарауы және мұрағаттық анықтаманы дайындауы. Орындалу ұзақтығы - келіп түскен сәттен бастап 10 (он) күнтізбелік күн ішінде;
5) қызмет беруші басшысының мұрағаттық анықтамаға қол қоюы. Орындалу ұзақтығы – келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде;
6) қызмет берушіге немесе ХҚО-ға жүгінген кезде қызмет беруші басшысының қолы қойылған мұрағаттық анықтаманы қызмет алушыға жіберу, сондай-ақ порталға жүгінген кезде мұрағаттық анықтаманың дайын екені туралы хабарлама жіберу. Орындалу ұзақтығы - 1 (бір) жұмыс күні ішінде.
Рәсімдердің (іс-қимылдардың) реттілігінің сипаттамасы осы Регламенттің 1-қосымшасына сәйкес әрбір іс-қимылды (рәсімді) өтудің блок-сызбасында көрсетілген.

4. Халыққа қызмет көрсету орталығымен және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

9. Қызмет алушылар мемлекеттік қызметті алу үшін ХҚО-ға жүгінеді және Стандарттың 9-тармағында көзделген құжаттарды ұсынады.
Қызмет алушының сұрау салуын өндеу ұзақтығы – 15 минут.
Қызмет берушіге сұрау салуды дайындау және жолдау тәртібі:
ХҚО операторының осы регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, қызмет көрсетуге арналған сұрау салу формасын экранға шығаруы және ХҚО операторының қызмет алушының деректерiн, сондай-ақ қызмет алушының сенімхат бойынша өкілінің деректерін (нотариалды куәландырылған сенімхат болған жағдайда, сенімхатты өзге түрде куәландырылған кезде – сенімхаттың деректері толтырылмайды) енгізуі;
ЭҮШ арқылы ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға қызмет алушының деректерi, сондай-ақ БНАЖ-ға қызмет алушының сенімхат бойынша өкілінің деректері туралы сұрау салуды жіберу;
ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да қызмет алушы деректерiнiң, БНАЖ-да сенімхат деректерінің болуын тексеру;
ХҚО операторының қызмет алушы ұсынған сұрау салу нысанын құжаттардың қағаз нысанында болуын белгiлеу бөлiгiнде толтыруы және құжаттарды сканерлеуi, оларды сұрау салу нысанына бекiтуi және қызмет көрсетуге толтырылған сұрау салу нысанын (енгізілген деректерді) ЭЦҚ арқылы куәландыруы;
ХҚО операторының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (қызмет алушының сұрау салуын) ЭҮШ арқылы қызмет берушінің АЖО-сына жолдау.
Қызмет берушінің сұрау салуын жолдауға уәкілетті құрылымдық бөлімшелер немесе лауазымды адамдар:
ХҚО операторы
ХҚО-ның ақпараттық жүйесінде (бұдан әрі - ХҚО АЖ) көрсетілетін қызметті алушының сұрау салуын тіркеу және өңдеу кезінде ХҚО қызметкерлерінің іс-қимылы осы Регламенттің 2-қосымшасына сәйкес ХҚО АЖ арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде функционалдық өзара іс-қимыл № 2 диаграммасында көрсетілген.
ХҚО-мен және (немесе) өзге көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл реттілігі және мерзімдері, оның ішінде көрсетілетін қызметті берушілердің мемлекеттік қызмет көрсету мәселелері бойынша сұрау салуларын қалыптастыру және жолдау рәсімдері (іс-қимылдары):
1) 1-процесс – қызмет көрсету үшін ХҚО операторының ХҚО АЖ АЖО-ға логинді және парольді енгізуі (авторландыру процесі);
2) 2-процесс – ХҚО операторының осы регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, қызмет көрсетуге арналған сұрау салу формасын экранға шығаруы және ХҚО операторының қызмет алушының деректерiн, сондай-ақ қызмет алушының сенімхат бойынша өкілінің деректерін (нотариалды куәландырылған сенімхат болған жағдайда, сенімхатты өзге түрде куәландырған кезде – сенімхаттың деректері толтырылмайды) енгізуі;
3) 3-процесс – ЭҮШ арқылы ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға қызмет алушының деректерi, сондай-ақ БНАЖ-ға қызмет алушының сенімхат бойынша өкілінің деректері туралы сұрау салуды жіберу;
4) 1-шарт – ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да қызмет алушының деректерiнiң, БНАЖ-да сенімхат деректерінің болуын тексеру;
5) 4-процесс – ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да қызмет алушының деректерiнiң, БНАЖ-да сенімхат деректерінің болмауына байланысты деректердi алу мүмкiндігі жоқтығы жөнінде хабарламаны қалыптастыру;
6) 5-процесс – ХҚО операторының қызмет алушы ұсынған сұрау салу нысанын құжаттардың қағаз нысанында болуын белгiлеу бөлiгiнде толтыруы және құжаттарды сканерлеуi, оларды сұрау салу нысанына бекiтуi және қызмет көрсетуге толтырылған сұрау салу нысанын (енгізілген деректерді) ЭЦҚ арқылы куәландыруы;
7) 6-процесс – ХҚО операторының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (қызмет алушының сұрау салуын) ЭҮШ арқылы қызмет көрсетушінің АЖО-сына жолдау;
8) 7-процесс – электрондық құжатты қызмет берушінің АЖО-ында тіркеу;
9) 2-шарт - қызмет берушінің қызмет алушының қоса берген құжаттарының Стандартта көрсетілген құжаттар тізбесіне және қызмет көрсету негіздеріне сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);
10) 8-процесс – алушының құжаттарындағы бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған қызметтi көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
11) 9-процесс – қызмет алушының ХҚО операторы арқылы қызмет нәтижесiн (мұрағаттық анықтаманы) алуы.
10. Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін ХҚО арқылы алу процесі:
1) қызмет алушы мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін алуға мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі аяқталған соң жүгінеді. Мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі - 15 (он бес) күнтізбелік күн;
2) мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алу "электронды кезек" тәртібімен, жеделдетілген қызмет көрсетусіз жүзеге асырылады.
Қызмет алушының қалауы бойынша электронды кезекті портал арқылы "брондауға" болады.
ХҚО-да мемлекеттік қызметтің дайын нәтижесін беруді оның қызметкері қолхат негізінде, жеке басты куәландыратын құжатты және (немесе) сенім білдірілген адамның өкілеттілігін растайтын құжатты ұсынған кезде (көрсетілетін қызметті алушының немесе сенім білдірілген адамның жеке басын сәйкестендіру үшін) жүзеге асырады.
Қызмет алушы көрсетілген мерзімде қызмет нәтижесін алуға жүгінбеген жағдайда, ХҚО оның бір ай бойы сақталуын қамтамасыз етеді, одан кейін оны көрсетілетін қызметті берушіге береді.
Қажет етілмеген мемлекеттік қызмет нәтижесін қызмет беруші үш жұмыс күні ішінде өтініште көрсетілген мекенжай бойынша қызмет алушыға пошта байланысы арқылы жолдайды.
11. "Электрондық үкіметтің" веб-порталы арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде жүгіну тәртібі және қызмет беруші мен қызмет алушы рәсімдерінің (іс-қимылдарының) реттілігі тәртібі осы Регламенттің 2-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара іс-қимыл № 3 диаграммасында көрсетілген.
Мемлекеттік қызметті алушы ЭҮП-де тіркеуді мемлекеттік қызмет алушы компьютерінің интернет-браузерінде сақталатын өзінің ЭСҚ тіркеу куәлігінің көмегімен жүзеге асырады (ЭҮП-те тіркелмеген мемлекеттік қызметті алушылар үшін жүзеге асырылады):
1) 1-процесс – қызмет алу үшін қызмет алушының ЭҮП-ге ЖСН/БСН және парольді енгiзуі (авторландыру процесі);
2) 1-шарт – ЖСН/БСН және пароль арқылы тіркелген қызмет алушының деректерінің түпнұсқалылығын ЭҮП-те тексеру;
3) 2-процесс – ЭҮП-те қызмет алушының деректерінде бұзушылықтардың болуына байланысты авторландырудан бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
4) 3-процесс – қызмет алушының осы регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, қызмет көрсету үшін сұрау салу формасын экранға шығаруы және қызмет алушының оның құрылымдық және пішіндік талаптарын ескере отырып форманы толтыруы (деректерді енгізуі), Стандарттың 9-тармағында көрсетiлген қажетті құжаттардың көшірмелерін сұрау салу формасына электронды түрде тіркеуі, сондай-ақ сұрау салуды куәландыру (қол қою) үшін қызмет алушының ЭЦҚ тiркеу куәлiгiн таңдауы;
5) 2-шарт – ЭҮП-те ЭЦҚ тiркеу куәлiгiнiң қолданыс мерзімін және қайтарып алынған (күшi жойылған) тiркеу куәлiктерiнiң тізімінде жоқтығын, сондай-ақ сәйкестендіру деректерінің (сұрау салуда көрсетілген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ-ның тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН/БСН-нің арасындағы) сәйкестігін тексеру;
6) 4-процесс – қызмет алушының ЭЦҚ-ның түпнұсқалығы расталмауына байланысты сұратылып отырған қызметтен бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
7) 5-процесс – қызмет көрсету үшін қызмет алушының ЭЦҚ-ның көмегiмен сұрау салуды куәландыру және электрондық құжатты (сұрау салуды) ЭҮШ арқылы қызмет берушінің өңдеуі үшін қызмет көрсетушінің АЖО-на жолдау;
8) 6-процесс– электрондық құжатты қызмет берушінің АЖО-ында тіркеу;
9) 3-шарт – қызмет берушінің қызмет алушы қоса берген құжаттардың стандартта көрсетілген құжаттар тізбесіне және қызмет көрсету негіздеріне сәйкестігін тексеруі (өңдеу);
10) 7-процесс – қызмет алушының деректерiнде бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған қызметтi көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
11) 8-процесс – қызмет алушының қызмет берушінің АЖО қалыптастырған қызмет нәтижесiн (мұрағаттық анықтаманың дайындығы туралы электрондық нысандағы хабарламаны) алуы. Электрондық құжат қызмет берушінің уәкiлеттi тұлғасының ЭЦҚ-сы пайдаланылып қалыптастырылады.
Қызмет беруші арқылы қадамдық іс-қимылдар және шешімдер осы Регламентке 2-қосымшада, № 1 диаграммада келтірілген:
1) 1-процесс – қызмет көрсету үшін қызмет беруші қызметкерiнiң қызмет беруші АЖО-сына ЖСН/БСН және парольді енгізуі (авторландыру процесі);
2) 2-процесс – қызмет беруші қызметкерiнiң осы регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, қызмет көрсетуге арналған сұрау салу формасын экранға шығаруы және қызмет беруші қызметкерiнің қызмет алушының деректерiн енгiзуi;
3) 3-процесс – ЭҮШ арқылы ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-ға қызмет алушының деректерi туралы сұрау салуды жолдауы;
4) 1-шарт – қызмет алушы деректерiнiң ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да болуын тексеру;
5) 4-процесс – қызмет алушы деректерiнiң ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да болмауына байланысты деректердi алу мүмкiндігі жоқтығы туралы хабарламаны қалыптастыру;
6) 5-процесс – қызмет беруші қызметкерiнiң қызмет алушы ұсынған құжаттардың қағаз нысанында болуын белгiлеу бөлiгiнде сұрау салу формасын толтыруы, оларды сұрау салу формасына бекiтуi және қызмет көрсетуге толтырылған сұрау салу формасын (енгізілген деректерді) ЭЦҚ арқылы куәландыруы;
7) 6-процесс – электрондық құжатты қызмет берушінің АЖО-нда тіркеу;
8) 2-шарт – қызмет берушінің қоса берілген құжаттардың Стандартта көрсетілген құжаттар тізбесіне және қызмет көрсету үшін негіздерге сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);
9) 7-процесс – қызмет алушының құжаттарындағы бұзушылықтардың болуына байланысты сұрау салынған қызметтi көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;
10) 8-процесс – қызмет алушының қызмет нәтижесiн (мұрағаттық анықтаманы) алуы.
12. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде рәсімдер (іс-қимылдар) реттілігінің, қызмет берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылдарының толық сипаттамасы, сонымен қатар өзге де көрсетiлетiн қызметтi берушiлермен және (немесе) халыққа қызмет көрсету орталығымен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы регламентке 3 қосымшаға сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетіледі және "электрондық үкімет" веб-порталында, қызмет берушінің интернет-ресурсында орналастырылады.
Ескерту. Регламент 12-тармақпен толықтырылды - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 25.09.2014 № 256 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Ескерту:

Аббревиатуралардың толық жазылуы:
АЖО - автоматтандырылған жұмыс орны;
БНАЖ - бірыңғай нотариаттық ақпараттық жүйе;
БСН - бизнес-сәйкестендіру нөмірі;
ЖСН - жеке сәйкестендiру нөмiрi;
ЖТ МДҚ - "Жеке тұлғалар" мемлекеттік деректер қоры;
ЗТ МДҚ - "Заңды тұлғалар" мемлекеттік деректер қоры;
ХҚО АЖ - халыққа қызмет көрсету орталықтарының ақпараттық жүйесі;
ЭҮП - "электрондық үкiметтің" веб-порталы;
ЭҮШ - "электрондық үкiметтің" шлюзi;
ЭЦҚ - электрондық цифрлық қолтаңба.

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1 қосымша

Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу блок-сызбасы қызмет берушіге жүгіну кезінде

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2 қосымша

Қызмет беруші арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі функционалдық өзара іс-қимыл № 1 диаграммасы

ХҚО АЖ арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі
функционалдық өзара іс-қимыл № 2 диаграммасы

ЭҮП арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі функционалдық
өзара іс-қимыл № 3 диаграммасы

Шартты белгілер:

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 3 қосымша

Қызмет беруші арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі мемлекеттік қызмет көрсету бизнес-процестерінің анықтамалығы

Ескерту. Регламент 3-қосымшамен толықтырылды - Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 25.09.2014 № 256 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

ХҚО арқылы арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі мемлекеттік қызмет көрсету бизнес-процестерінің анықтамалығы

Портал арқылы арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі мемлекеттік қызмет көрсету бизнес-процестерінің анықтамалығы

Шартты белгілер:

Об утверждении регламента государственной услуги в области архивного дела

Постановление Восточно-Казахстанского областного акимата от 04 апреля 2014 года № 80. Зарегистрировано Департаментом юстиции Восточно-Казахстанской области 13 мая 2014 года N 3313. Утратило силу - постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 30 июля 2015 года № 189

Примечание РЦПИ.
В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.
Сноска. Утратило силу - постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 30.07.2015 N 189 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", пунктом 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах", постановлениями Правительства Республики Казахстан от 18 сентября 2013 года № 983 "Об утверждении реестра государственных услуг", от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела", Восточно-Казахстанский областной акимат ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, но не ранее введения в действие постановления Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела".

Аким области Б. Сапарбаев

		Утвержден постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от " 4 " апреля 2014 года № 80

Регламент государственной услуги "Выдача архивных справок"
1. Общие положения

1. Услугодателями государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) являются местный исполнительный орган Восточно-Казахстанской области, государственный архив Восточно-Казахстанской области, государственные архивы городов, районов Восточно-Казахстанской области и их филиалы (далее – услугодатель).
Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляются через:
1) услугодателя;
2) Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Центр обслуживания населения" Комитета по контролю автоматизации государственных услуг и координации деятельности центров обслуживания населения Министерства транспорта и коммуникации Республики Казахстан (далее – ЦОН);
3) веб-портал "электронного правительства"www.e.gov.kz (далее – портал).
2. Форма оказания государственной услуги: электроннаяи (или) бумажная.
3. Результатом оказания государственной услуги является:
1) у услугодателя, в ЦОНе –выдача архивных справок;
2) на портале – уведомление о готовности архивных справок.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.

2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является наличие документов услугополучателя (либо его представителя по доверенности) согласно пункту 9 Стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее - Стандарт)
5. Содержание процедур (действий), входящих в состав процесса оказания государственной услуги и длительность их выполнения:
действие 1- прием и регистрация документов сотрудником канцелярии услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - не более 15 (пятнадцати) минут с момента поступления;
действие 2 - рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 3 - рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 4 - рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения – в течение10 (десяти) календарных дней со дня поступления;
действие 5 – подписание архивной справки руководителем услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
действие 6 – направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки услугополучателю при обращении к услугодателю или в ЦОН, а также направление уведомления о готовности архивной справки при обращении на портал. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня.
Срок оказания государственной услуги с момента сдачи пакета документов услугодателю, в ЦОН, а также при обращении на портал – 15 (пятнадцать) календарных дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов.
6. Результатом процедуры (действия) по оказаниюгосударственной услуги по действию 1, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является выдача услугополучателю копии заявления с отметкой о регистрации с указанием даты и времени приема пакета документов и передача пакета документов руководителю услугодателя. Переданный руководителю услугодателя пакет документов является основанием для начала выполнения действия 2, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 2, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя услугодателя, которая является основанием для выполнения действия 3, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 3, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является резолюция руководителя отдела услугодателя, которая служит основанием для начала выполнения действия 4, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 4, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подготовленная специалистом отдела архивная справка, которая является основанием для выполнения действия 5, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 5, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является подписанная архивная справка руководителем услугодателя, которая является основанием для выполнения действия 6, указанного в пункте 5 настоящего Регламента. Результатом по действию 6, указанному в пункте 5 настоящего Регламента, является расписка в получении архивной справки услугополучателем, курьером ЦОНа или уведомление о готовности архивной справки при обращении на портал.

3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений услугодателя в процессе оказаниягосударственной услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) сотрудник канцелярии услугодателя;
2) руководитель услугодателя;
3) руководитель отдела услугодателя;
4) специалист отдела услугодателя.
8. Описание процедур (действий), необходимых для оказания государственной услуги:
1) прием и регистрация документов сотрудником канцелярии услугодателя, передача документов руководителю услугодателя. Длительность выполнения - не более 15 (пятнадцати) минут с момента поступления;
2) рассмотрение документов руководителем услугодателя, передача документов руководителю отдела услугодателя. Длительность выполнения - в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
3) рассмотрение документов руководителем отдела услугодателя, передача документов специалисту отдела услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
4) рассмотрение документов специалистом отдела услугодателя на соответствие предъявляемым требованиям, предусмотренным пунктом 9 Стандарта, и подготовка архивной справки. Длительность выполнения - в течение 10 (десяти) календарных дней со дня поступления;
5) подписание архивной справки руководителем услугодателя. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;
6) направление подписанной руководителем услугодателя архивной справки услугополучателю при обращении к услугодателю или в ЦОН, а также направление уведомления о готовности архивной справки при обращении на портал. Длительность выполнения – в течение 1 (одного) рабочего дня.
Описание последовательности процедур (действий) указано в блок-схеме прохождения каждого действия (процедуры), согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

4. Описание порядка взаимодействия с центром обслуживания населения и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания электронной государственной услуги

9. Услугополучатели для получения государственной услуги обращаются в ЦОН и предоставляют документы, предусмотренные пунктом 9 Стандарта.
Длительность обработки запроса услугополучателя - 15 (пятнадцать) минут.
Порядок подготовки и направления запроса услугодателю:
выбор оператором ЦОНа услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором ЦОНа данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя услугополучателя;
проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
заполнение оператором ЦОНа формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОНа, через ШЭП в АРМ услугодателя.
Структурные подразделения или должностные лица, уполномоченные направлять запрос услугодателя:
оператор ЦОНа.
Действия работников ЦОНа при регистрации и обработке запроса услугополучателя в информационной системе ЦОН (далее – ИС ЦОН) указаны в диаграмме № 2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через ИС ЦОН согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Последовательность и сроки взаимодействия с ЦОН и (или) иными услугодателями, в том числе процедуры (действия) формирования и направления запросов услугодателей по вопросам оказания государственных услуг:
1) процесс 1 – ввод оператором ЦОНа в АРМ ИС ЦОН логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор оператором ЦОНа услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором ЦОНа данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности - данные доверенности не заполняются);
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных услугополучателя, а также в ЕНИС – о данных доверенности представителя услугополучателя;
4) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС;
6) процесс 5 – заполнение оператором ЦОНа формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 - направление электронного документа (запроса услугополучателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОНа через ШЭП в АРМ услугодателя;
8) процесс 7 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
9) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте, и основаниям для оказания услуги;
10) процесс 8 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
11) процесс 9 – получение услугополучателем через оператора ЦОНа результата государственной услуги (архивной справки).
10. Процесс получения результата оказания государственной услуги через ЦОН:
1) за получением результата оказания государственной услуги (архивной справки) услугополучатель обращается после окончания срока оказания государственной услуги. Срок оказания государственной услуги – 15 (пятнадцать) календарных дней;
2) получение результата оказания государственной услуги осуществляется в порядке "электронной очереди", без ускоренного обслуживания.
При желании услугополучателя возможно "бронирование" электронной очереди посредством портала.
В ЦОНе выдача готового результата государственной услуги осуществляется его работником на основании расписки, при предъявлении документа, удостоверяющего личность и (или) документа, удостоверяющего полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя или доверенного лица).
В случаях, когда услугополучатель не обратился за результатом услуги в указанный срок, ЦОН обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю.
Невостребованный готовый результат государственной услуги в течение трех рабочих дней направляется услугополучателю посредством почтовой связи по указанному в заявлении адресу.
11. Порядок обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через веб-портал "электронного правительства" указан в диаграмме № 3 функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги, согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
Услугополучатель государственной услуги осуществляет регистрацию на ПЭП с помощью своего регистрационного свидетельства ЭЦП, которое хранится в интернет-браузере компьютера услугополучателя государственной услуги (осуществляется для незарегистрированных получателей государственной услуги на ПЭП):
1) процесс 1 – ввод услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на ПЭП для получения услуги;
2) условие 1 – проверка на ПЭП подлинности данных о зарегистрированном услугополуполучателе через ИИН/БИН и пароль;
3) процесс 2 – формирование ПЭПом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
4) процесс 3 – выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанных в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
5) условие 2 – проверка на ПЭП срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
6) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с неподтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
7) процесс 5 – удостоверение запроса для оказания услуги посредством ЭЦП услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через ШЭП в АРМ услугодателя для обработки услугодателем;
8) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
9) условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов к перечню документов, указанному в Стандарте и основаниям для оказания услуги;
10) процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
11) процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированный АРМ услугодателя. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.
Пошаговые действия и решения через услугодателя приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту, диаграмма № 1:
1) процесс 1 – ввод сотрудником услугодателя в АРМ услугодателя ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
2) процесс 2 – выбор сотрудником услугодателя услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод сотрудником услугодателя данных получателя;
3) процесс 3 – направление запроса через ШЭП в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ о данных получателя;
4) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
5) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ;
6) процесс 5 – заполнение сотрудником услугодателя формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством ЭЦП заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;
7) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ услугодателя;
8) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных документов к перечню документов, указанному в Стандарте, и основаниям для оказания услуги;
9) процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
10) процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (архивной справки).
12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) центром обслуживания населения и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги и размещается на веб-портале "электронного правительства", интернет-ресурсе услугодателя согласно приложению 3 к настоящему Регламенту.
Сноска. Регламент дополнен пунктом 12 в соответствии с постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 25.09.2014 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Примечание:

Расшифровка аббревиатур:
АРМ – автоматизированное рабочее место;
ЕНИС – единая нотариальная информационная система;
БИН – бизнес-идентификационный номер;
ИИН – индивидуальный идентификационный номер;
ГБД ФЛ– государственная база данных "Физические лица";
ГБД ЮЛ– государственная база данных "Юридические лица";
ИС ЦОН – информационная система центров обслуживания населения;
ПЭП – веб-портал "электронного правительства";
ШЭП – шлюз "электронного правительства";
ЭЦП – электронная цифровая подпись.

Приложение 1 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Блок-схема получения государственной услуги
при обращении к услугодателю

Приложение 2 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через услугодателя

Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через ИС ЦОН

Диаграмма № 3 функционального взаимодействия при оказании
государственной услуги через ПЭП

Условные обозначения:

Приложение 3 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги при оказании государственной услуги через услугодателя

Сноска. Регламент дополнен приложением 3 в соответствии с постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 25.09.2014 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги при оказании государственной услуги через ЦОН

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги при оказании государственной услуги через портал

Условные обозначения: