"Мұрағаттық анықтамаларды беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2014 жылғы 4 мамырдағы № 99 қаулысы. Батыс Қазақстан облысы Әділет департаментінде 2014 жылғы 13 маусымда № 3563 болып тіркелді. Күші жойылды - Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2015 жылғы 16 шілдедегі № 175 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің 16.07.2015 № 175 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

"Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" 2001 жылғы 23 қаңтардағы, "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" 2013 жылғы 15 сәуірдегі Қазақстан Республикасының Заңдарын басшылыққа ала отырып Батыс Қазақстан облысы әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.
2. Осы қаулының орындалуын бақылау Батыс Қазақстан облысы әкімінің орынбасары Б. М. Мәкенге жүктелсін.
3. Осы қаулы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" қаулысы қолданысқа енгізілгеннен кейін, алғашқы ресми жарияланған күннен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Облыс әкімі Н. Ноғаев

2014 жылғы 4 мамырдағы № 99
Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің
қаулысымен бекітілген

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін қызмет
регламенті

1. Жалпы ережелер

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметін (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет), осы "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентінің (бұдан әрі – регламент) 1-қосымшасында көрсетілген облыстың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және оның филиалдары (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" қаулысымен бекітілген "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартына (бұдан әрі - стандарт) сәйкес көрсетеді.
Құжаттарды қабылдау және мемлекеттiк қызметті көрсетудің нәтижелерін беру:
1) көрсетілетін қызметті беруші;
2) "Халыққа қызмет көрсету орталығы" Республикалық мемлекеттік кәсіпорнының Батыс Қазақстан облысы бойынша филиалы және оның қалалық және аудандық бөлімдері (бұдан әрі – ХҚО);
3) www.e.gov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталы (бұдан әрi – портал) арқылы жүзеге асырылады.
2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.
3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі:
1) көрсетілетін қызметті берушіде, ХҚО-да – мұрағаттық анықтамаларды не мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап беру;
2) порталда – мұрағаттық анықтамалардың дайын екендігі туралы хабарлама не мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап беру;
Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.
4. Мемлекеттiк қызмет ақысыз негізде жеке және заңды тұлғаларға (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті алушы) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәселелер жөніндегі мұрағаттық құжаттар негізінде көрсетіледі: еңбек өтілі мен еңбекақысының мөлшерін, жасын, білімі мен біліктілігін, мемлекеттік және ведомстволық наградалармен марапатталуын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдардың аударылуын, ғылыми дәреже және атақ берілгенін, емделу, қамау орындарында болғанын, көшірілгенін және ақталғанын, экологиялық апат аймақтарында болғанын растайтын, күштеп айдалғаны және репатриацияланғаны туралы, азаматтық хал-жағдайы актілері, мүліктік құқықтар туралы растау.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде
құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер)
мен көрсетілетін қызметті берушінің
іс-қимыл тәртібін сипаттау

5. Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімді (іс-қимылды) бастауға:
1) көрсетілетін қызметті берушіге, ХҚО-ға көрсетілетін қызметті алушының (не сенімхат бойынша оның өкілі) стандарттың 9-тармағында көрсетілген өтінім мен құжаттар тізбесін ұсынуы;
2) порталға көрсетілетін қызметті алушының электрондық-цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрі - ЭЦҚ) куәландырылған электрондық құжат нысанындағы сұрау салуы негіздеме болып табылады.
6. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) мазмұны, оның орындалу ұзақтығы:
1) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері көрсетілетін қызметті алушыдан стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттарды қабылдайды және өтінішті тіркеп, 15 (он бес) минут ішінде құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің басшысына жолдайды;
2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы 30 (отыз) минут ішінде көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысын белгілеп, бұрыштама қойып, құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысына береді;
3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы 15 (он бес) күнтізбелік күн ішінде ақпаратты іздестіреді және мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің не бас тарту туралы дәлелді жауаптың жобасын әзірлейді;
4) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы 4 (төрт) сағат ішінде көрсетілетін қызмет нәтижесіне не бас тарту туралы дәлелді жауапқа қол қояды;
5) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері 15 (он бес) минут ішінде көрсетілетін қызметті алушыға дайын мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін береді.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті берушінің басшысы мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін қосымша әр бес жыл кезеңіне күнтізбелік он бес күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады.
7. Келесі рәсімді (іс-қимылды) орындауды бастау үшін негіздеме болатын мемлекеттік қызметті көрсету бойынша рәсімдердің (іс-қимылдың) нәтижесі:
1) көрсетілетін қызметті алушыдан құжаттарды қабылдау және көрсетілетін қызметті беруші басшысына құжаттарды беру;
2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысына жолдауы;
3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысының мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің не бас тарту туралы дәлелді жауаптың жобасын әзірлеуі;
4) көрсетілетін қызметті берушінің басшысының көрсетілетін қызмет нәтижесіне не бас тарту туралы дәлелді жауапқа қол қоюы;
5) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкерінің көрсетілетін қызметті алушыға дайын мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін беруі.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде
құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер)
көрсетілетін қызметті берушінің
өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

8. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет процесіне қатысатын қызмет берушілердің, құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:
1) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері;
2) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы;
3) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы.
9. Әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) ұзақтығын көрсете отырып, әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) өту блок-схемасы осы регламенттің 2-қосымшасымен сүйемелденеді.

4. ХҚО-мен және (немесе) өзге де
көрсетілетін қызметті берушілермен өзара
іс-қимыл тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік
қызмет көрсету процесінде ақпараттық
жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

10. ХҚО-ға және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілерге жүгіну тәртібін, көрсетілетін қызметті алушының өтінішін өңдеу ұзақтығын сипаттау:
1) ХҚО қызметкері 5 (бес) минут ішінде көрсетілетін қызметті алушы ұсынған өтінімнің дұрыс толтырылуын және құжаттардың толықтығын тексереді.
Көрсетілетін қызметті алушының өтініш білдірген күні сол жерде көрсетілетін мемлекеттік қызметті алғанға дейінгі күтудің рұқсат берілген ең ұзақ уақыты 15 (он бес) минут;
2) 1 - процесс – қызмет көрсету үшін ХҚО-ның қызметкері Халыққа қызмет көрсету орталығының ықпалдастырылған ақпараттық жүйесінің автоматтандырылған жұмыс орнына (бұдан әрі – ХҚО ЫАЖ АЖО) логин мен парольді (авторизациялау процесі) енгізеді;
3) 2 - процесс – ХҚО-ның қызметкері 5 (бес) минут ішінде қызметті таңдайды, экранға мемлекеттік қызметті көрсету үшін сұраныс нысанын шығарады және ХҚО-ның қызметкері көрсетілетін қызметті алушының, сондай-ақ сенімхат бойынша көрсетілетін қызметті алушы өкілінің мәліметтерін (нотариалды куәландырылған сенімхат болған жағдайда, басқа куәландырылған сенімхатының мәліметтері толтырылмайды) енгізеді;
4) 3 - процесс – электрондық үкімет шлюзі (бұдан әрі - ЭҮШ) арқылы жеке тұлғалардың мемлекеттік деректер қорына/заңды тұлғалардың мемлекеттік деректер қорына (бұдан әрі – ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ) көрсетілетін қызметті алушының мәліметтері туралы, сонымен бірге Бірыңғай нотариалдық ақпараттық жүйеге (бұдан әрі - БНАЖ) - көрсетілетін қызметті алушы өкілінің сенімхат мәліметтері туралы сұранысты 2 (екі) минут ішінде жолдайды;
5) 1 - шарт - ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ көрсетілетін қызметті алушының мәліметтерінің және БНАЖ сенімхат мәліметтерінің бар болуын 1 (бір) минут ішінде тексереді;
6) 4 - процесс – көрсетілетін қызметті алушының ЖТ МДҚ/ЗТ МДҚ-да мәліметтерінің және БНАЖ-да сенімхат мәліметтерінің болмауына байланысты, мәліметтерді алу мүмкіндігінің болмауы туралы хабарлама 2 (екі) минут ішінде қалыптастырылады;
7) 5 - процесс – ХҚО қызметкерінің ЭЦҚ-мен куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжаттарды (көрсетілетін қызметті алушының сұранысын) ЭҮШ арқылы электрондық үкіметінің аумақтық шлюзі автоматтандырылған жұмыс орнына (бұдан әрі – ЭҮАШ АЖО) 2 (екі) минут ішінде жолдайды.
11. Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін ХҚО арқылы алу процесінің сипаттамасы, оның ұзақтығы:
1) 6 - процесс - ЭҮАШ АЖО-да электрондық құжатты тіркеу 2 (екі) минут ішінде;
2) 2 - шарт – көрсетілетін қызметті беруші қызмет көрсетуге негіз болатын және стандартта көрсетілген (өтінімі, жеке басын куәландыратын құжат) көрсетілетін қызметті алушының жалғаған құжаттарының сәйкестігін тексеру (өңдеу) 2 (екі) минут ішінде;
3) 7 - процесс – көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтың болуына байланысты сұратылып отырған қызметтен бас тарту жөнінде хабарламаны қалыптастыру 5 (бес) минут ішінде немесе көрсетілетін қызметті алушының ХҚО-ның қызметкері арқылы тиісті құжаттарды алғандығы туралы қолхат алуы;
4) 8 - процесс - көрсетілетін қызметті алушы ХҚО-ның қызметкері арқылы ЭҮАШ АЖО-да қалыптастырылған қызметтің нәтижесін (сұрау бойынша мұрағаттық анықтама) алады (ХҚО-ға құжаттар топтамасын тапсырған сәттен бастап 15 (он бес) күнтізбелік күн ішінде).
ХҚО арқылы мемлекеттік қызметті көрсету кезінде іске қосылатын ақпараттық жүйелердің өзара функционалдық іс-қимылдары осы регламенттің 3-қосымшасына сәйкес диаграммада келтірілген.
12. Жүгіну тәртібін және портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезінде қызмет беруші мен қызмет алушының рәсімдерінің (іс-қимылдарының) реттілігін сипаттау:
1) көрсетілетін қызметті алушы жеке сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі - ЖСН) және (немесе) бизнес сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі - БСН), сондай-ақ паролы (порталда тіркелмеген көрсетілетін қызметті алушылар үшін іске асырылады) көмегімен порталда тіркеу жүргізеді;
2) 1 - процесс – көрсетілетін қызметті алу үшін көрсетілетін қызметті алушымен порталға ЖСН және (немесе) БСН және паролін (авторизациялау процесі) енгізу;
3) 1 - шарт - ЖСН және (немесе) БСН және пароль арқылы тіркелген көрсетілетін қызметті алушының мәліметтерінің дұрыстығы порталда тексеріледі;
4) 2 - процесс - көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтың болуына байланысты авторизациядан бас тарту жөнінде порталда хабарлама қалыптастырылады;
5) 3 - процесс – көрсетілетін қызмет алушы осы регламентте көрсетілген көрсетілетін қызметті таңдайды, стандарттың 9 - тармағында көрсетілген қажетті құжаттардың көшірмелерін электрондық түрде сұраныс нысанына жалғайды, үлгілік талаптарын және оның құрылымын ескере отырып, көрсетілетін қызметті алушымен нысанды толтыру (мәліметтерді енгізу) және қызметті көрсету үшін сұраныс нысандарын экранға шығарады, сондай ақ көрсетілетін қызметті алушымен сұранысты (қол қою) куәландыру үшін ЭЦҚ тіркеу куәлігін таңдайды;
6) 2 - шарт – порталда ЭЦҚ-мен тіркеу куәлігінің қолдану мерзімін және қайтарылған (күші жойылған) тіркеу куәліктерінің тізімінде жоқтығын, сондай-ақ сәйкестендіру мәліметтерінің сәйкестігі (сұраныста көрсетілген ЖСН және (немесе) БСН және ЭЦҚ тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН және (немесе) БСН аралығын) тексеріледі;
7) 4 - процесс – көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-мен расталмауына байланысты сұратылған қызметтен бас тарту жөнінде хабарлама қалыптастырылады;
8) 5 - процесс – көрсетілетін қызметті беруші сұранысты өңдеу үшін көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-мен куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты (көрсетілетін қызметті алушының сұранысын) ЭҮШ арқылы ЭҮАШ АЖО жолдайды;
9) 3 - шарт - көрсетілетін қызметті беруші қызметті көрсетуге негіз болатын стандарттың 9-тармағында көрсетілген көрсетілетін қызметті алушы жалғаған құжаттарды тексереді;
10) 6 - процесс - көрсетілетін қызметті алушының құжаттарында бұзушылықтың болуына байланысты сұратылып отырған қызметтен бас тарту жөнінде хабарлама қалыптастырылады;
11) 7 - процесс – көрсетілетін қызметті алушымен порталда қалыптастырылған қызметтің нәтижесін (электрондық құжат нысанындағы хабарлама) алу. Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі көрсетілетін қызметті берушінің басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат түрінде порталға өтініш берген кезден бастап 15 (он бес) күнтізбелік күннің ішінде көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетіне" жолданады.
Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара іс-әрекеттері осы регламенттің 4-қосымшасына сәйкес диаграммада келтірілген.
13. Мемлекеттік қызметті көрсету мәселелері бойынша көрсетілетін қызметті берушінің және (немесе) оның лауазымды адамдарының, ХҚО-ның және (немесе) олардың қызметкерлерінің шешімдеріне, әрекетіне (әрекетсіздігіне) шағымдану стандарттың 3-бөліміне сәйкес жүзеге асырылады.
14. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) рәсімдері (іс-қимылдары) мен өзара іс-қимылдары реттілігінің толық сипаттамасы осы регламенттің 5-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетіледі.
Ескерту. Регламент 14-тармақпен толықтырылды - Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің 28.10.2014 № 281 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін
қызмет регламентіне
1-қосымша

Көрсетілетін қызметті берушінің
мекенжайы және жұмыс кестесі

№ р/с	Қызмет берушінің атауы	Қызмет берушінің мекенжайы	Қызмет берушінің жұмыс кестесі	Қызмет берушінің байланыс телефоны
1	2	3	4	5
1	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Орал қаласы, Қ. Аманжолов көшесі, 85 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(7112) 504319
2	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесінің Жалпақтал филиалы	Батыс Қазақстан облысы, Казталов ауданы, Жалпактал ауылы, Мендалиев көшесі, 45 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71138) 21208
3	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесінің Сырым филиалы	Батыс Қазақстан облысы, Сырым ауданы, Жымпиты ауылы, Әйтеке би көшесі, 11 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71134) 21575
4	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Ақжайық ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Ақжайық ауданы, Чапаев ауылы, Казахстанская көшесі, 65 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71136) 91306
5	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Бөкей ордасы ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Бөкей ордасы ауданы, Сайқын ауылы, Т. Жароков көшесі, 5 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71140) 21533
6	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Бөрлі ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Бөрлі ауданы, Ақсай қаласы, Советская көшесі, 99 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71133) 21170
7	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Жаңақала ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Жаңақала ауданы, Жанақала ауылы, Халықтар достығы көшесі, 69 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71141) 21825
8	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Жәнібек ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Жәнібек ауданы, Жәнібек ауылы, Ғ. Қараш көшесі, 32 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71135) 21295
9	"Батыс Қазақстан облысының мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Зеленов ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Зеленов ауданы, Переметное ауылы, Жеңіс көшесі, 24 Б үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71130) 22895
10	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Казталов ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Казталов ауданы Казталов ауылы, Шарафутдинова көшесі, 2 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71144) 31281
11	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Қаратөбе ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Қаратөбе ауданы, Қаратобе ауылы, Құрманғалиев көшесі, 18 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71145) 31650
12	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Тасқала ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Тасқала ауданы, Тасқала ауылы, Абай көшесі, 23 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71139) 21566
13	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Теректі ауданының мемлекеттік мұрағаты"коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Теректі ауданы, Федоровка ауылы, Абай көшесі, 26 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71132) 21892
14	"Батыс Қазақстан облысы мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының Шыңғырлау ауданының мемлекеттік мұрағаты" коммуналдық мемлекеттік мекемесі	Батыс Қазақстан облысы, Шыңғырлау ауданы, Шыңғырлау ауылы, Тайманов көшесі, 95 үй	Дүйсенбі- жұма күндері сағат. 9.00-ден 18.00 дейін түскі үзіліс 13.00-ден 14.00 дейін	8(71137) 34116

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін
қызмет регламентіне
2-қосымша

Әрбір рәсімнің (іс-қимылдың)
ұзақтығын көрсете отырып,
әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) өту
блок-схемасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін
қызмет регламентіне
3-қосымша

ХҚО арқылы мемлекеттік қызметті көрсету
кезінде іске қосылатын ақпараттық жүйелердің
өзара функционалдық іс-қимылдарының
диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін
қызмет регламентіне
4-қосымша

Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсету
кезіндегі ақпараттық жүйелердің
функционалдық өзара іс-әрекеттерінің
диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін
қызмет регламентіне
5-қосымша

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік қызмет көрсетудің
бизнес-процестерінің анықтамалығы

Ескерту. Регламент 5-қосымшасымен толықтырылды - Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің 28.10.2014 № 281 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата Западно-Казахстанской области от 4 мая 2014 года № 99. Зарегистрировано Департаментом юстиции Западно-Казахстанской области 13 июня 2014 года № 3563. Утратило силу постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 16 июля 2015 года № 175

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 16.07.2015 № 175 ( вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Руководствуясь Законами Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах", акимат Западно-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима Западно-Казахстанской области Макен Б. М.
3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня первого официального опубликования, но не ранее введения в действие постановления Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела".

Аким области Н. Ногаев

Утвержден
постановлением акимата
Западно-Казахстанской области
от 4 мая 2014 года № 99

Регламент
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) оказывается государственными архивами области, городов, районов и их филиалами (далее - услугодатель), указанные в приложении 1 настоящего регламента государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее - регламент) в соответствии со стандартом государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела" (далее – стандарт).
Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется через:
1) услугодателя;
2) филиал Республиканского государственного предприятия "Центр обслуживания населения" по Западно-Казахстанской области" и его городские и районные отделы (далее – ЦОН);
3) веб-портал "электронного правительства" www.e.gov.kz (далее – портал).
2. Форма оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.
3. Результат государственной услуги:
1) у услугодателя, в ЦОНе – выдача архивных справок либо мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги;
2) на портале – уведомление о готовности архивных справок либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.
4. Государственная услуга оказывается на бесплатной основе физическим и юридическим лицам (далее – услугополучатель) на основании архивных документов по вопросам социально-правового характера: подтверждение трудового стажа и размера заработной платы, возраста, образования и квалификации, награждения государственными и ведомственными наградами, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоение ученых степени и званий, нахождения на излечении, в местах заключения, эвакуации и реабилитации, в зонах экологического бедствия, о насильственным угоне и репатриации, актов гражданского состояния, имущественных прав.

2. Описание порядка действий структурных подразделений
(работников) услугодателя в процессе
оказания государственной услуги

5. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является:
1) представление услугополучателем (либо его представителя по доверенности) к услугодателю, в ЦОН заявления и перечень документов, указанных в пункте 9 стандарта;
2) на портале запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) услугополучателя.
6. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:
1) работник услугодателя принимает документы услугополучателя указанных в пункте 9 стандарта и регистрирует заявление и в течение 15 (пятнадцати) минут направляет документы руководителю услугодателя;
2) руководитель услугодателя определяет ответственного исполнителя услугодателя, накладывает резолюцию, документы передает ответственному исполнителю услугодателя в течение 30 (тридцати) минут;
3) ответственный исполнитель услугодателя в течение 15 (пятнадцати) календарных дней осуществляет поиск информации и готовит проекты результата государственной услуги или мотивированного ответа об отказе;
4) руководитель услугодателя в течение 4 (четырех) часов подписывает результат государственной услуги или мотивированный ответ об отказе;
5) сотрудник услугодателя в течение 15 (пятнадцати) минут выдает услугополучателю готовый результат государственной услуги.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух или более организаций, а также периода более чем за пять лет, руководителем услугодателя срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на пятнадцать календарных дней за каждый дополнительный пятилетний период, о чем сообщается услугодателю в течении 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документа.
7. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):
1) принятие у услугополучателя документов и передача руководителю услугодателя документов;
2) направление документов руководителем услугодателя ответственному исполнителю услугодателя;
3) подготовка ответственным исполнителем услугодателя проектов результата государственной услуги или мотивированного ответа об отказе;
4) подписание руководителем услугодателя результата государственной услуги или мотивированного ответа об отказе;
5) выдача результата государственной услуги услугополучателю ответственным исполнителем услугодателя.

3. Описание порядка взаимодействия
структурных подразделений
(работников) услугодателя в процессе
оказания государственной услуги

8. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:
1) сотрудник услугодателя;
2) ответственный исполнитель услугодателя;
3) руководитель услугодателя.
9. Блок-схема прохождения каждого действия (процедуры) с указанием длительности каждой процедуры (действия) сопровождается приложением 2 настоящего регламента.

4. Описание порядка взаимодействия с ЦОНом и (или) иными
услугодателями, а также порядка использования информационных
систем в процессе оказания государственной услуги

10. Описание порядка обращения в ЦОН и (или) к иным услугодателям, длительность обработки запроса услугополучателя:
1) работник ЦОНа в течение 5 (пяти) минут проверяет правильность заполнения заявления и полноту пакета документов, предоставленных услугополучателем.
Максимально допустимое время ожидания до получения государственной услуги, оказываемой на месте в день обращения услугополучателя 15 (пятнадцать) минут;
2) процесс 1 – ввод оператора ЦОН в автоматизированное рабочее место Интегрированной информационной системы Центра обслуживания населения (далее АРМ ИИС ЦОН) логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;
3) процесс 2 – выбор оператором ЦОН услуги, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Центра данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности не заполняются) в течение 5 (пяти) минут;
4) процесс 3 – направление запроса через шлюз электронного правительства (далее – ШЭП) в государственную базу данных физических лиц/ государственную базу данных юридических лиц (далее - ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ) о данных услугополучателя, а также в Единую нотариальную информационную систему (далее - ЕНИС) – о данных доверенности представителя услугополучателя в течение 2 (двух) минут;
5) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС в течение 1 (одной) минуты;
6) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ, данных доверенности в ЕНИС в течение 2 (двух) минут;
7) процесс 5 - направление электронного документа (запроса услугополучателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП оператора ЦОН через ШЭП в автоматизированное рабочее место регионального шлюза электронного правительства (далее - АРМ РШЭП) в течение 2 (двух) минут.
11. Описание процесса получения результата оказания государственной услуги через ЦОН, его длительность:
1) процесс 6 – регистрация электронного документа в АРМ РШЭП в течение 2 (двух) минут;
2) условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в стандарте (заявление, документ, удостоверяющий личность) и основаниям для оказания услуги в течение 2 (двух) минут;
3) процесс 7 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя в течение 5 (пяти) минут или получение услугополучателем через оператора ЦОН расписки о приеме соответствующих документов;
4) процесс 8 - получение услугополучателем через оператора ЦОН результата услуги (выдача архивных справок по запросу) сформированной АРМ РШЭП (в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента сдачи пакета документов в ЦОН).
Функциональные взаимодействия информационных систем, задействованных при оказании государственной услуги через ЦОН приведены диаграммой согласно приложению 3 к настоящему регламенту.
12. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:
1) услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера (далее – ИИН) и (или) бизнес идентификационного номера (далее – БИН), а также пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);
2) процесс 1 – ввод услугополучателем ИИН и(или) БИН и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
3) условие 1 – проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через ИИН и(или) БИН и пароль;
4) процесс 2 – формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
5) процесс 3 – выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, указанных в пункте 9 стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства ЭЦП для удостоверения (подписания) запроса;
6) условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН и(или) БИН, указанным в запросе и ИИН и(или) БИН, указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
7) процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
8) процесс 5 – направление электронного документа (запроса услугополучателя) удостоверенного (подписанного) ЭЦП услугополучателя через ШЭП в АРМ РШЭП для обработки запроса услугодателем;
9) условие 3 – проверка услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов, указанных в пункте 9 стандарта, которые являются основанием для оказания услуги;
10) процесс 6 - формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;
11) процесс 7 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление в форме электронного документа), сформированного порталом. Результат оказания государственной услуги направляется услугополучателю в "личный кабинет" в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП руководителя услугодателя, в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента обращения на портал.
Функциональные взаимодействия информационных систем, задействованных при оказании государственной услуги через портал приведены диаграммой согласно приложению 4 к настоящему регламенту.
13. Обжалование решений, действий (бездействия) услугодателя и (или) его должностных лиц, ЦОНа и (или) их работников по вопросам оказания государственной услуги, осуществляется в соответствии с главой 3 стандарта.
14. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (сотрудников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 5 к настоящему регламенту.
Сноска. Регламент дополнен пунктом 14 в соответствии с постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 28.10.2014 № 281 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня первого официального опубликования).

Приложение 1
к регламенту
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Адрес и график работы услугодателя

№ п/п	Наименование услугодателя	Адрес услугодателя	График работы услугодателя	Контактный номер телефона услуго- дателя
1	2	3	4	5
1	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Западно- Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, город Уральск, улица Касыма Аманжолова, дом 85	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(7112) 504319
2	Жалпакталский филиал Коммунального государственного учреждения "Государственный архив Западно- Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Казталовский район, село Жалпактал, улица Мендалиева, дом 45	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71138) 21208
3	Сырымский филиал Коммунального государственного учреждения "Государственный архив Западно- Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Сырымский район, село Джампейта, улица Айтеке би, дом 11	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71134) 21575
4	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Акжаикского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Акжаикский район, село Чапаево, улица Казахстанская, дом 65	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(711-36) 91306
5	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Бокейординского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Бокейордин- ский район, село Сайхин, улица Таймана Жарокова, дом 5	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71140) 21533
6	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Бурлинского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Бурлинского район, город Аксай, улица Советская, дом 99	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71133) 21170
7	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Жангалинского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Жангалинский район, село Жанакала, улица Дружбы народов, дом 69	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71141) 21825
8	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Жанибекского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Жанибекский район, село Жанибек, улица Гумара Караша, дом 32	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71135) 21295
9	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Зеленовского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Зеленовский район, село Переметное, улица Жениса, дом 24 Б	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71130) 22895
10	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Казталовского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Казталовский район, село Казталовка, улица Шарафутдинова, дом 2	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71144) 31281
11	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Каратобинского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Каратобинский район, село Каратобе, улица Курмангалиева, дом 18	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71145) 31650
12	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Таскалинского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Таскалинский район, село Таскала, улица Абая, дом 23	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71139) 21566
13	Комунальное государственное учреждение "Государственный архив Теректинского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Теректинский район, село Федоровка, улица Абая, дом 26	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71132) 21892
14	Комунальное государственное учреждение "Государственный архив Чингирлауского района управления культуры, архивов и документации Западно- Казахстанской области"	Западно- Казахстанская область, Чингирлауский район, поселок Шынгырлау, улица Тайманова, дом 95	Понедельник- пятница с 9.00 до 18.00 перерыв на обед с 13.00 до 14.00	8(71137) 34116

Приложение 2
к регламенту
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Блок-схема
прохождения каждого действия
(процедуры) с указанием длительности
каждой процедуры (действия)

Приложение 3
к регламенту
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Диаграмма
функционального взаимодействия
информационных систем, задействованных
при оказании государственной услуги через ЦОН

Приложение 4
к регламенту
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Диаграмма
функционального взаимодействия
при оказании государственной
услуги через портал

Приложение 5
к регламенту
государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Справочник бизнес-процессов
оказания государственной услуги
"Выдача архивных справок"

Сноска. Регламент дополнен приложением 5 в соответствии с постановлением акимата Западно-Казахстанской области от 28.10.2014 № 281 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня первого официального опубликования).