Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 5 желтоқсанда № 17862 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2023 жылғы 22 қарашадағы № 458-НҚ бұйрығымен.

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 22.11.2023 № 458-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Мыналар:

1) осы бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы актінің нысаны;

2) осы бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің нысаны;

3) осы бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес жеке құрам жөніндегі істер тізімдемесінің нысаны;

4) осы бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер, құжаттар тізімдемесінің нысаны;

5) осы бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны;

6) осы бұйрыққа 6-қосымшаға сәйкес өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобалары тізбесінің нысаны;

7) осы бұйрыққа 7-қосымшаға сәйкес титулдық парақтың нысаны;

8) осы бұйрыққа 8-қосымшаға сәйкес стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының нысаны;

9) осы бұйрыққа 9-қосымшаға сәйкес істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыстың нысаны;

10) осы бұйрыққа 10-қосымшаға сәйкес істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны;

11) осы бұйрыққа 11-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кітабының нысаны;

12) осы бұйрыққа 12-қосымшаға сәйкес пайдалану парағының нысаны;

13) осы бұйрыққа 13-қосымшаға сәйкес сақтау бірлігінің алмастыру картасының нысаны;

14) осы бұйрыққа 14-қосымшаға сәйкес архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағының нысаны;

15) осы бұйрыққа 15-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы актінің нысаны;

16) осы бұйрыққа 16-қосымшаға сәйкес табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны;

17) осы бұйрыққа 17-қосымшаға сәйкес құжаттардың келіп түсуі мен шығарылғандығын есепке алу кітабының нысаны;

18) осы бұйрыққа 18-қосымшаға сәйкес істің куәландыру парағының нысаны;

19) осы бұйрыққа 19-қосымшаға сәйкес ұйым архиві паспортының нысаны;

20) осы бұйрыққа 20-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабының нысаны;

21) осы бұйрыққа 21-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының нысаны;

22) осы бұйрыққа 22-қосымшаға сәйкес ғылыми-зерттеу құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабының нысаны;

23) осы бұйрыққа 23-қосымшаға сәйкес өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналының нысаны;

24) осы бұйрыққа 24-қосымшаға сәйкес электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының нысаны;

25) осы бұйрыққа 25-қосымшаға сәйкес архивтік анықтаманың нысаны бекітілсін.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғаннан кейін қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі

А. Мұхамедиұлы

	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 1-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін ______________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ______________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) ______________________________________________ (күні)

Электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы акт

Құрастырылған жері

Істер, құжаттар тізімдемесінің № ______	Есепке алу бірлігінің № ____
1	2

Электрондық құжаттардың көшіру және қайта жазуға дейінгі сипаттамасы: нысаны ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің нөмірлері _____.

Электрондық құжаттардың көшіру және қайта жазудан кейінгі сипаттамасы: нысаны ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің нөмірлері _____.

Жұмысты орындады (-дағандар): ___________________________________________________

(ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Жұмысты қабылдады: _____________________________________________________________

(ұйымның ведомстволық немесе жеке архиві басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________________

(жұмыс қабылданған күн)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

________________________________________________________________________________

(есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________

(өзгерістер енгізілген күн)

	Формат А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 2-қосымша
	Тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемелерінің нысаны
	Бекітемін
	____________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ____________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) ____________________________ (күні)

Тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесі

№ ___ архив қоры

№ ____ тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесі

______________________________________________ (ұйымның ресми атауы)

__________ жылғы (-дардағы)

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімнің) тақырыбы	Істің (томның, бөлімнің) шеткі даталары	Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Істер, құжаттар тізімдемесінің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(істер, құжаттар тізімдемесінің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігі нің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазу, қайта жазу уақыты	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
										түпнұсқа	көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір (ұйымдағы есепке алу нөмірі)	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Түсірілімнің, дайындықтың уақыты	Нқсқа (үнсіз, дыбысты, а/б, түрлі-түсті., форматы, тілі)
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғысы

Сақтау мерзімінің/метраждың саны							Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Магниттік фонограмма (негізгі, біріктірілген	Аралық позитив	Позитив	Орнатылатын роликтер, түрлі-түсті төлқұжаттар
8	9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын магниттік жазбадағы үн құжаттарының тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

_______________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазудың, қайта жазудың уақыты
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғысы

Жазудың, қайта жазудың жері	Жазудың, қайта жазудың уақыты	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
				түпнұсқа	Көшірме
9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын фотоальбомдардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________ (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Альбомның тақырыбы (аты)	Түрсілім авторы	Фотобасылымдардың бастапқы және соңғы датасы	Түсірілім түсірілген жер	Фотобасылымдардың саны	Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Сыртқы ерекшеліктері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________ (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын фотоқұжаттардың істер тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу, сақтау бірліктерінің нөмірі	Өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы (аннотация), (диафильмнің атауы)	Түсірілім авторы	Түсірілім уақыты	Түсірілім түсірілген жер
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғысы

Сақтау бірліктерінің/метраждың саны						Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотобасылым	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

_________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Тақырып	Сақтау бірліктерінің уақыт аралықтары	Электрондық құжаттардың форматтары	Көлемі (Мбайт)	Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттаманың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірліктерінің нөмірлері	Обьектіні белгілеу (бұйым, тақырыптар)	Істің тақырыбы	Авторы (әзірлеуші-ұйым)	Әзірлеуді аяқтаған жыл	Парақтар саны			Ескертпе
					мәтіндік	кестелік	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 3-қосымша
	Нысан
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Жеке құрам жөніндегі істер тізімдемесі

№ ___ архив қоры

___________ жылға (-дарға) арналған

____________________________ жеке құрам бойынша істердің (ұйымның ресми атауы)

№ ___ тізімдемесі

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімдердің) тақырыбы	Істің датасы (томның, бөлімдердің)	Істегі (томның, бөлімдердің) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі _______________________ істер

(санмен және жазбаша)

енгізілді, оның ішінде:

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________ (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 4-қосымша
	Нысан
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер, құжаттар тізімдемесі

№ ___ архив қоры

№ ___ тізімдеме

Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің _____________________ (ұйымның ресми атауы)

___________ жылға (-дарға) арналған

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімдердің) тақырыбы	Істердің (томның, бөлімдердің) датасы	Сақтау мерзімдері	Істегі (томдағы, бөлімдердегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі _______________________ істер

(санмен және жазбаша)

енгізілді, оның ішінде:

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау

комиссиясының (сараптау комиссиясының)

____ жылғы ___ _________ № ____

хаттамасымен келісілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 5-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін _____________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні) _____________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _____________________________________ (күні)

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт

Құрастырылған орны

________________________________________________________________________________

(сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын

________________________________________________________________________________

үлгілік құжаттар тізімінің немесе сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес

________________________________________________________________________________

ұйымдар қызметінде жасалатын салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесінің атауы)

________________________________________________________________________ негізінде

__________________________________ архив қорының мына төмендегі істері мен құжаттары

(архив қорының нөмірі мен аты)

ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжірибелік мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:

Реттік №	Істің тақырыбы немесе істердің топтамалық тақырыбы	Істің күні немесе істің бастапқы және соңғы күні	Номенклатура бойынша немесе іс тізімдемесінің № бойынша істің (томның, бөлімдердің) индексі	Істердің (томның, бөлімдердің) саны	Істің (томның, бөлімдердің сақтау мерзімі) және тізбе бойынша тармақтардың (тармақшалардың) нөмірлері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ________ жылғы (-дардағы) ________________________ істер мен құжаттар.

(санмен және жазбаша)

___________ жылғы (-дардағы) тұрақты сақталатын істердің,жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелерінің жылдық бөлімдері _________________________________________

(жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) атауы

_____________________ сараптау-тексеру комиссиясының хаттамасымен бекітілді, келісілді.

(күні мен нөмірі)

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды ретке келтірген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 6-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін _____________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні) _____________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _____________________________________________ (күні)

Өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының тізбесі _________________________________________ (ғылыми-техникалық құжаттаманың түрі)

______________ жылғы (-дардағы)

реттік нөмірі ______________

Реттік №	Құжаттаманың (әзірлеменің) белгісі (индексі)	Ғылыми-техникалық құжаттаманың (әзірлеменің) атауы	Кезең (саты)	Құжаттама (әзірлеме) аяқталған жыл	Құжаттаманы (әзірлемені) жасауға қатысқан ұйымдар	Есепке алу бірлігінің саны	Мемлекеттік сақтауға іріктеп алудың негіздемесі	Ескертпе (мемлекеттік архивке тапсыру мерзімі)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Барлығы аталған тізбеге № __ -ден № __-ге дейін

____________________ құжаттама (әзірлеме) енгізілді.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 7-қосымша
	Титулдық парақтың нысаны

_____________________________________________________________

(мемлекеттік архивтің атауы)¹

_____________________________________________________________

(архив қорының атауы)

_________________________

(орналасқан жері)

№_______________________ архив қоры

№_______________________тізімдеме

___________________________________________________________

(тізімдеменің атауы)

Істердің, құжаттардың

шеткі даталары______________

_____________________________________________________

¹ Мемлекеттік архивте толтырылады

	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 8-қосымша
	Нысан

Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының бет жағы

№ _____ стеллаж № _____ архив қоймасы

№ шкаф	№ сөре	№___ архивтік қор	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	№ __-ден № ___-ге дейінгі істер	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының сыртқы жағы

1	2	3	4	5	6

	Форматы А6 (148Х105)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 9-қосымша
	Нысан

Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінің атауы

_____ № _____ істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыс _______________________ (құрастырылған жері)

Істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге рұқсат етемін _____________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) _______________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _______________________________________ (күні)

_____________________________________________________________

(жеке тұлғаның, құрылымдық бөлімше қызметкерінің тегі, аты-жөні)

__________________________________________________________________________

(пайдалану мақсаты, соның ішінде зерттеу, зерделеу тақырыбын көрсете отырып)

№ архивтік қор	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Пайдаланушының алғандығы туралы қолхаты	Оқу залы қызметкерінің қабылдап алғандығы туралы қолхаты
1	2	3	4	5	6

	Форматы А5 (148х215)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 10-қосымша
	Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы (тауар белгісі)

Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
________________________ (күні) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)	№ ____________ Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт

_____________________________________ негізінде

____________________________ архив қорынан (архив қорының нөмірі, атауы)

________________________________ келесі сақтау бірліктері беріледі. (беру мақсаты)

Реттік №	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Істердің, құжаттардың бастапқы және соңғы датасы	Істердің, құжаттардың парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ______________________________ сақтау бірлігі беріледі, істерді, құжаттарды

(санмен және жазбаша)

қайтару мерзімі ____________________________

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алушы тұлғаның уақытша пайдалану шарттары:

1) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар реттелген, тігілген, тысталған, парақтары нөмірленген және куәландыру жазбасы толтырылған болуы тиіс.

2) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар пайдалану үшін өзге тұлғаларға берілмейді, олар бойынша көшірмелер, үзінділер мен анықтамалар берілмейді, істерді берген ұйымның рұқсатынсыз құжаттар жарияланбайды.

3) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар ведомстволық (жеке) архивке актіде көрсетілген мерзімде қайтарылады.

Істерді, құжаттар уақытша пайдалануға алған тұлға "Қазақстан Республикасның 2014 жылғы 5 шілдедегі "Әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы" Кодексінің 509-бабына сәйкес Ұлттық архив қорының құжаттарын жою жағдайындағы жауапкершілік туралы ескертілді.

______________________________ (істерді, құжаттарды беретін ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

______________________________ (істерді, құжаттарды алатын ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________________________________________________________________.

(істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(істер, құжаттар берілген күн)

_______________________________________________________________________________.

(істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(істер, құжаттар алынған күн)

Істер, құжаттар толық көлемде, реттелген, тігілген және тысталған қалпында қайтарылды

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды тапсырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________

(істер, құжаттар тапсырылған күн)

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды қабылдаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________________

(істер, құжаттар қабылданған күн)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 11-қосымша
	Нысан

Құжаттарды беру кітабы

Реттік №	Берілген күні	Архив қорының №	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Кімге берілді	Алғандығы туралы қолтаңба	Қайтарылу күні	Қайтарғандығы туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Барлығы ______ жылы № __ архив қоймасынан ________________________ сақтау бірлігі

(санмен және жазбаша)

берілді.

________________________________________________________________________________

(қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 12-қосымша
	Нысан

Ұйымның атауы

Пайдалану парағы

Архив қорының № _____ Істер, құжаттар тізімдемесінің № _______ Істің № _______

Архив қорының атауы ____________________________________________________________

Істің тақырыбы __________________________________________________________________

Пайдалану күні	Кімге берілді (тегі, аты-жөні)	Пайдалану сипаты (көшірме түсіру, жазып алу, қарау және басқалары)	Пайдаланған парақтардың нөмірлері	Құжатты қолданған тұлғаның қолтаңбасы
1	2	3	4	5

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 13-қосымша
	Нысан

Сақтау бірлігінің алмастыру картасы Берілді
Архив қорының нөмірі	Істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Кімге	Берілген күні	Қолтаңба	Қайтарылған күні	Қолтаңба

	Форматы А4 (210Х297
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 14-қосымша
	Нысан

Архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағы

________________________________ қордың істерінің, құжаттарының бар-жоғы мен жай-күйі

(архив қорының нөмірі, атауы)

Тексеруді жүргізді

________________________________________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексерген тұлға (-лар) лауазымының (-дарының) атауы, тегі, аты-жөні)

Құжаттардың бар болуы
Тізімдемелердің нөмірлері	Тізімдеме бойынша есепке алынған сақтау бірліктерінің саны	Техникалық қателіктер анықталды						Техникалық қателіктерді түзету нәтижесінде тізімдеме бойынша есепке алынған	Уақытша пайдалануға берілген сақтау бірліктерінің нөмірлері	Жоқтары	Барлары (тізімдемеленген)
		Қортынды жазбада көрсетілмеген литерлік нөмірлер		Қорытынды жазбада көрсетілмеген қалып кеткен нөмірлер		Басқалары, нәтижесінде көлемі
		есепке алынбаған	аталмаған, бірақ көлемінде есепке алынған	есепке алынбаған	аталмаған, бірақ көлемінде есепке алынған	ұлғайды	азайды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

кестенің жалғысы

Құжаттардың бар болуы			Құжаттардың жай-күйі
Тізімдемеге енгізілмегендері бар (белгіленбеген сақтау бірліктерінің уақытша шифрлар)			Мыналарды талап ететін сақтау бірліктерінің нөмірлері:					Қалпына келместей бүлінген сақтау бірліктерінің нөмірлері			Ескертпе
			залалсыздандыру	дәрілеу	реставрациялау	түптеп, тігу	өше бастаған мәтіндерді қайта қалпына келтіру
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Барлығы тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген ___________________сақтау бірліктері бар.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексерген тұлға (-лар) лауазымының

(-дарының) атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

____________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексеруді өткізген күн)

Ескертпе: аудиовизуалды және машинамен оқылатын (электрондық)

құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру кезінде тиісті нақтылаулар енгізіледі

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 15-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін ______________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ______________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _______________________________________ (күні)

Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы акт

Құрастырылған жері

№_________________ архив қоры

Архив қорының атауы ____________________________________________________________

Тізімдемелердің нөмірлері _________________________________________________________

Тексеру ______________________ аралығында жүргізілді.

Тексеру барысында мыналар анықталды:

1. Істер, құжаттар тізімдемесі бойынша _____________________ іс, құжат бар, оның ішінде,

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) атауы)

бекіткен (келіскен) істердің,құжаттардың тізімдемесі бойынша __________________ іс, құжат

(санмен және жазбаша)

есепке алынды.

2. Барлығы _______________________ іс, құжат жоқ,оның ішінде, ________________________

(санмен және жазбаша) (жергілікті атқарушы

_______________________________________________________________ бекіткен (келіскен)

органның (мемлекеттік архивтің) атауы)

істердің жиынтық тізімдемесі бойынша _________________________ іс, құжат есепке алынды.

(санмен және жазбаша)

3. Литерлік нөмірлер бар:

1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында ________________________ істер, құжаттар есепке

(санмен және жазбаша)

алынбаған;

2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген

____________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

4. Қалып кеткен нөмірлер:

1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында ________________________ істер, құжаттар есепке

(санмен және жазбаша)

алынбаған;

2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген

____________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

5. Өзге архив қорына жататын дұрыс орналастырылмаған істердің саны

________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

6. Осы архив қоры бойынша қолда бар (тізімдемеге енгізілген) ___________________________

(санмен және жазбаша)

істер, құжаттар.

7. Істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілмегендері _______________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

8. Барлығы осы архив қоры бойынша қолда бар істер саны

(істер тізімдемесіне енгізілген және енгізілмеген) _______________________ олардың ішінде:

(санмен және жазбаша)

1) залалсыздандыруды қажет ететін істер, құжаттар ___________________________________;

(санмен және жазбаша)

2) дәрілеуді қажет ететін істер, құжаттар _____________________________________________;

(санмен және жазбаша)

3) реставрациялауды қажет ететін істер, құжаттар _____________________________________;

(санмен және жазбаша)

4) түптеп тігуді қажет ететін істер, құжаттар __________________________________________;

(санмен және жазбаша)

5) өше бастаған мәтінді қайта қалпына келтіруді қажет ететін істер, құжаттар ______________;

(санмен және жазбаша)

6) қайта қалпына келместей бүлінген істер, құжаттар __________________________________;

(санмен және жазбаша)

7) техникалық өңдеуді қажет ететін істер, құжаттар ____________________________________;

(санмен және жазбаша)

8) уақытша пайдалануға берілген істер, құжаттар _____________________________________;

(санмен және жазбаша)

9. Істердің, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама, істердің, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы теріс құбылыстар ___________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(тексеруді жүргізген ұйымның ведомстволық (жеке) архиві қызметкерінің (-лерінің) (лауазымының (-дарының) атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Қосымша: істердің бар болуы мен жай-күйін тексеру парағы ____ парақта, ____ данада мемлекеттік және орыс тілдерінде.

_________________________

(актінінің жасалған күні)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт
	Министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 16-қосымша
	Нысан

Табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының бет жағы

№ ___________ архив қоры

______________________________________________

(архив қоймасының атауы)

______________________________________________

(архив қорының атауы)

____________________________________

(құжаттың табылмау күні)

Істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Бастапқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)

Табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының артқы жағы

Іздестіру барысы туралы белгі	Іздестіру нәтижесі

	Форматы А6 (148 105)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 17-қосымша
	Нысан

Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабы

Реттік нөмірі	Құжаттың түскен немесе шыққан күні	Құжат түскен немесе шыққан ұйымның (құрылымдық бөлімшенің, лауазымды тұлғаның, архивтің) атауы	Түскен немесе шығарылған құжаттың атауы, нөмірі және күні	Түскен немесе шыққан құжаттың атауы және архив қоймасының, тізімдеменің нөмірі	Түскен немесе шығарылған құжаттардың алғашқы және соңғы күні
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғысы

Тізімделген құжаттардың түсуі			Тізімделген құжаттардың шығуы			Тізімделмеген істер, құжаттар, парақтар		Ескертпе
Істердің саны			Істердің саны
тұрақты сақталатын	уақытша (10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	тұрақты сақталатын	уақытша (10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	түсті	шықты
7	8	9	10	11	12	13	14	15

____________ жылы барлығы _____________________ сақтау бірлігі келіп түсті, оның ішінде:

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(осы кітаптың 7, 8, 9, 13- бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі);

шықты ____________________________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар), оның ішінде:

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(осы кітаптың 10, 11, 12, 14-бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі).

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 18-қосымша
	Нысан

Істің куәландыру парағы

№ _____архив қоры № ________ істер, құжаттар тізімдемесі № _____іс

Іске ___________________ парақ (-тар) тігілді және нөмірленді, оның ішінде:

парақтың (-тардың) литерлік нөмірлері ______________________________________________;

парақтың (-тардың) қалып қойған нөмірлері __________________________________________;

нөмірленген таза парақ (-тар) ______________________________________________________;

ішкі тізімдеме парағы (-тары) ______________________________________________________.

Нөмірлеуге жатпайтын салымдар және қосымша түріндегі құжаттар есепке алынды

________________________________________________________________________________

(құжаттар түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын түзудің, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың нөмірлері
1	2
1. Кітапшалар және басқа баспалық басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашықхаттар 5. Конверттер 6. Пошталық маркілер 7. Елтаңбалы маркілер 8. Пошталық мөрқалыптар және басқалар 9. Арнайы пошталық белгілер 10. Сүргіштік, бекіту мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, ойма жазулар, акварельдер 14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

________________________________________________________________________________

(істің куәландыру парағын толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(толтырылған күні)

Форматы А4 (210Х297

Ескертпе:

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.

3. Куәландыру парағында саны және жазбаша түрде істің нөмірленген парақтарының саны және "+" (қосу) белгісі арқылы іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны бөлек көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, оймажазбалар және акварельдер;

6) ірі форматты құжаттар;

7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар) саны;

10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны.

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда жақшада іс парағының нөмірінен кейін олардың саны көрсетіледі

7. Егер істе жасалған материалдың (шыны, металл, мата және басқалар) ерекшелігіне байланысты нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын заттар болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық мынадай өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландыру парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	Форматы А4 (210Х297
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 19-қосымша
	Нысан

Кімге ұсынылды _________________________________________________________________

(мемлекеттік архивтің ресми атауы және оның заңды мекенжайы)

Кім ұсынды _____________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаушы ұйымның ресми атауы және заңды мекенжайы)

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаушы ұйымның меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына

ұйым архивінің паспорты

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйым үшін келесі төрт бөлім толтырылады:

1-бөлім. Жалпы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Бастапқы және соңғы даталары		Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтауда
			бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6
1	Ғылыми-зерттеу
2	Конструкторлық
3	Технологиялық
4	Жобалық
5	Өзге түрлері
6	Барлығы

2-бөлім. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбелерінің саны	Бастапқы және соңғы даталары		Сақтау бірліктерінің саны
					Істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілген	бастапқы және соңғы күні		Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы		бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Ғылыми-зерттеу
2	Конструкторлық
3	Технологиялық
4	Жобалық
5	Өзге түрлері
6	Барлығы

3-бөлім. Басқарушылық құжаттама

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы	барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

4-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Ғылыми-техникалық құжаттама
2	Басқарушылық құжаттама

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Электрондыққұжаттарды сақтайтын ұйым үшін келесі екі бөлім толтырылады:

1-бөлім. Электрондық құжаттар туралы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Ақпараттық ресурстардың сандары	Жазылған ақпараттың көлемі	Электрондық құжаттар туралы мәліметтер
				Электрондық құжаттар сақтау бірлігінің саны	Жазылған ақпараттың көлемі (Мбайт)	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8

2-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Электрондық құжаттар

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Аудиовизуалды құжаттама сақтайтын ұйым үшін келесі бес бөлім толтырылады:

1-бөлім. Киноқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	35 миллиметрлік үлдірде
2	16 миллиметрлік үлдірде

2-бөлім. Фотоқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер		Сақтау бірлігінің саны
			барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
				бастапқы	соңғы
						барлығы	бастапқы және соңғы күні
							бастапқы	соңғы
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативтер	ақ-қара
		түрлі-түсті
2	Үлдірдегі позитивтер, диапозитивтер (слайдтар)	ақ-қара
		түрлі-түсті
3	Фотобасылымдар
4	Фотоаль-бомдар	альбомдардың саны
		түсірілмдердің саны

3-бөлім. Фоноқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магниттік жазбалар
2	Граммофондық жазбалар
3	Басқа тасығыштағы жазбалар

4-бөлім. Бейнеқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы)
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

5-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Фильмотекалар
2	Фототекалар
3	Фонотекалар
4	Видеотекалар

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым үшін келесі үш бөлім толтырылады:

1-бөлім. Жалпы мәліметтер

Реттік нөмірі	Архив қорлардың саны	Архив қоймаларының ауданы шаршы метрмен	Архив қоймаларының толықтығы пайыздық көрсеткішпен
1	2	3	4

2-бөлім. Құжаттар туралы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)	жыл ішінде істер, құжаттар қалыптасады
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

3-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаған ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

__________________________________________

(ұйым архиві паспортының толтырылған күні)

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы, телефон нөмірі)

	Форматы А3 (297х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 20-қосымша
	Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабы

Есепке алу бірлігінің түгендеу нөмірі	Есеп бірлігін құрастыру күні	Есеп бірлігін белгілеу	Парақтар саны	Формат	Есеп бірлігінің атауы	Кім шығарды	Құжаттарды қабылдау туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Барлығы ________ жылы ________________________________ есеп бірлігі түсті.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 21-қосымша
	Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының бет жағы

Кешеннің нөмірі	Объектінің нөмірі
Объектінің шифры
Кешеннің атауы
Объектінің атауы
Жобаның кезеңі
Әзірлеме жылы
Әзірлеуші бөлім
Жобаның бас инженері
Технологиялық ұйымдастыру
Ескертпе

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының бартқы жағы

Күні	Түгендеу нөмірі	Парақтардың маркасы мен нөмірлері	Парақтар саны	Сақтау орны
1	2	3	4	5

	Форматы А5 (148Х210)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы
	№ 343 бұйрығына 22-қосымша
	Нысан

Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алуды түгендеу кітабы

Реттік №	Белгілеме	Келіп түскен күні	Кезеңі	Тақырыптың атауы мен нөмірі	Тіркеу нөмірі	Әзірлеуші	Басшы (жауапты орындаушы)	Парақтар саны	Даналардың саны мен нөмірі	Шыққандығы туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы ____ жылы

___________________ сақтау бірлігі түсті, _____________________ сақтау бірлігі шығарылды.

(санмен және жазбаша) (санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 23-қосымша
	Нысан

Өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналы

Реттік №	Өтініштің түскен күні	Өтініштің кіріс нөмірі	Патенттің нөмірі	Елі	Өнертабыстың атауы	Авторлары	Өтініш беруші	Патенттік сенім білдірілген өкіл	Мекенжайы, телефон нөмірі, факсы	Сарапшы	Төленген баждың сомасы, төлем құжатының күні және нөмірі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 24-қосымша
	Нысан

Электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының бет жағы

Құжат келіп түскен ұйымның атауы	Есепке алу бірлігінің тақырыбы	Сақтау бірлігінің нөмірі	Ақпараттық электрондық тасығыштағы құжат көшірмесінің бар болуы туралы белгі	Түскен күні
Формат	Тасығыштың түрлері	Көлемі Мбайт	Деректер базасы үшін жазбалар саны	Жасалған күні
Сақтау мерзімі	Сақтау орны	Ескертпе		Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

Электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының артқы жағы

Жұмыс түрлері (қайта жазу, көшіру)	Қайта жазу және көшіру актісінің нөмірі	Күні	Жаңа формат	Көлемі Мбайт	Тасығыштың түрі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

	Форматы А5 (148Х210)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 25-қосымша
	Нысан

_______________________________________________________________

(архивтің атауы, пошталық индексі, мекенжайы, телефон нөмірі, факсы)

Архивтік анықтама

___________№ __________	Адресат
№ ________ _______

Негіздеме:

________________________________________________________________________________

(архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(архивтік анықтаманы орындаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Архив мөрі

Форматы А4 (210Х297)

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при приеме, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 5 декабря 2018 года № 17862. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 22 ноября 2023 года № 458-НҚ.

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 22.11.2023 № 458-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму акта о миграции и перезаписи электронных документов согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) форму описи дел по личному составу согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму перечня проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму титульного листа согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму заказа на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта о выдаче дел, документов во временное пользование согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму книги выдачи документов согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму листа использования согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму листа проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму книги учета поступления и выбытия документов согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму листа-заверителя дела согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму паспорта архива организации согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму инвентарной книги учета научно-технической документации согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму карточки регистрации научно-технической документации согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму инвентарной книги учета научно-исследовательской документации согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму учетной карточки единицы хранения электронных документов согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму архивной справки согласно приложению 25 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

Приложение 1 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Место составления

Опись дел, документов № ______	Единица учета № ____
1	2

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и): ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя организации)
Работу принял: ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя ведомственного или частного архива организации)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: _______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения
в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 2 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма описей дел, документов
постоянного хранения

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел, документов постоянного хранения

Архивный фонд № ___

Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "________"

В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено
(наименование раздела)
____________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
										оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык)
1	2	3	4	5	6	7

продолжение таблицы

Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежуточный позитив	Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение таблицы

Место записи, перезаписи	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
				оригинал	копия
9	10	11	12	13	14	15	16

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета, единицы хранения	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
1	2	3	4	5	6

продолжение таблицы

Количество единиц хранения/метраж						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотоотпечаток	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Заголовок	Крайние даты единицы учета	Формат электронных документов	Объем (Мбайт)	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел научно-технической документации постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Обозначение объекта (изделия, темы)	Заголовок дела	Автор (организация-разработчик)	Год завершения разработки	Количество листов			Примечание
					текстовых	графических	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 3 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел по личному составу

Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "________"

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения

Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "_________"

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Акт
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Место составления
На основании ____________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда ____________________________.
(номер и название архивного фонда)

Порядковый №	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего ______________________ дел и документов за __________ год (-ы).
(цифрами и прописью)
Годовые разделы описи дел, документов постоянного хранения за _________ год (-ы)
утверждены, по личному составу согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии
________________________________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа, республиканского
_________________________ от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), проводивших (-его)
упорядочение дел, документов)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 6 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов,

объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация

по которым подлежит передаче на государственное хранение

________________________________________________________________________________
(вид научно-технической документации)

за ____________ год (-ы)
порядковый номер _________

Порядковый №	Обозначение (индекс) документации (разработки)	Наименование научно-технической документации (разработки)	Этап (стадия)	Год окончания документации (разработки)	Организации, принимавшие участие в создании документации (разработки)	Количество учетных единиц	Обоснование отбора документов на государственное хранение	Примечание (срок передачи на хранение в государственный архив)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Всего в данный перечень включено
_______________ документаций (разработок) с №________ по № ______________.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма титульного листа

________________________________________________________________________________
(название государственного архива)¹
________________________________________________________________________________
(название архивного фонда)
________________________________
(место нахождения)
Архивный фонд № _______________________
Опись № _______________________
________________________________________________________________________________
(название описи)



Крайние даты дел,
документов _________________
_____________________________________________________
¹Заполняется в государственном архиве

Приложение 8 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя

Стеллаж № _____					Архивохранилище № _____
Шкаф №	Полка №	Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Дела с № __ по № ___		Примечание
1	2	3	4	5		6

Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя

1	2	3	4	5	6

Формат А6 (148Х105)

Приложение 9 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование ведомственного (частного)
архива организации

Заказ на выдачу дел в читальный зал и работникам организации _____ № _____ _________________ (место составления)

Разрешаю выдачу дел в читальный зал и работникам организации _____________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) _____________________________________ (подпись руководителя организации) ______________ (дата)

______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы физического лица, работника структурного подразделения)
____________________________________________________________________________
(цель использования, в том числе с указанием темы исследования, изучения)

Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Единица хранения №	Заголовок единицы хранения	Расписка пользователя в получении	Расписка работника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х215)

Приложение 10 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Государственный Герб Республики Казахстан
или эмблема (товарный знак) организации

Официальное наименование организации (на государственном языке)	Официальное наименование организации (на русском или ином языке)
________________________ (дата)	№ ____________
Место издания (на государственном языке)	Место издания (на русском или ином языке)

Акт
о выдаче дел, документов во временное пользование

На основании ____________________________________________________________ выдаются следующие
единицы хранения из архивного фонда _________________________________________
(номер, название архивного фонда)
для ____________________
(цель выдачи)
_______________________________________________________________________________.

Порядковый №	Опись дел, документов №	№ единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________ единиц хранения, срок возвращения дел,
(цифрами и прописью)
документов ____________________________.

Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

2) дела, документы, полученные во временное пользование, не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

3) дела, документы, полученные во временное пользование, возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.

______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации, выдающего дела, документы)

______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации, получающего дела, документы)

_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Книга выдачи документов

Порядковый №	Дата выдачи	Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Единица хранения №	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в возврате	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ___________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую запись)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 12 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование организации

Лист использования

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______
Название архивного фонда ___________________________________________________________________
Заголовок дела _____________________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано (фамилия, инициалы)	Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего документ
1	2	3	4	5

Формат А4 (210Х297)

Приложение 13 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Карта-заместитель единицы хранения Выдано
Номер архивного фонда	Номер описи дел, документов	Номер единицы хранения	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 14 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343
	Форма

Лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде

,

Наличия и состояния дел, документов архивного фонда
_____________________________________________
(номер, название архивного фонда)
Проверку проводили
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы лица (лиц), проводившего (-ших) проверку дел, документов)

Наличие документов
Номера описей	Количество единиц хранения, числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера единиц хранения, выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

продолжение таблицы

Наличие документов			Состояние документов
Имеются не включенные в описи (временные шифры неупорядоченных единицы хранения)			Номера единиц хранения, требующих:					Номера единиц хранения, неисправимо поврежденных			Примечание
			дезинфекции	дезинсекции	реставрации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)

Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Приложение 15 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю _____________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) _____________________________________ (подпись руководителя организации) _____________________________________ (дата)

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Место составления
Архивный фонд № _______________
Название архивного фонда _________________________________________________________.
Номера описей ____________________________________________________________.
Проверка проводилась с ___________________ по _____________________.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям дел, документов ___________________________ дел, документов
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям дел, документов утвержденным (согласованным) __________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ____________________________ дел, документов, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ______________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_____________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов.
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов;
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,
_________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел ________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)
имеется в наличии __________________________________________дел, документов, из них:
(цифрами и прописью)
1) требующих дезинфекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки ____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
5) требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
6) неисправимо поврежденных _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
7) требующих техническое упорядочение __________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения дел, документов, основные
отрицательные явления в состоянии и условиях хранения дел, документов
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре
на государственном и русском языках.
_________________________
(дата составления акта)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 16 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Архивный фонд № ___________
В ______________________________________________
(название архивохранилища)
_________________________________________________
(название архивного фонда)
____________________________________
(дата необнаружения документа)

Номер описи дел, документов	Номер единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)

Оборотная сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

Формат А6 (148 х 105)

Приложение 17 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Книга учета поступления и выбытия документов

Порядковый номер	Дата поступления или выбытия документа	Наименование организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов
1	2	3	4	5	6

продолжение таблицы

Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
Количество дел			Количество дел
постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 настоящей книги);
выбыло ___________________________ единиц учета (документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 настоящей книги).
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
_______________________
(дата заполнения)

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 18 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лист-заверитель дела

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (-ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов) ______________________________;
пропущенные номера лист (-ов) __________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________;
лист (-ов) внутренней описи ____________________________.
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
__________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	Номера листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего
лист-заверитель дела)
______________________
(дата заполнения)

Формат А4 (210 х 297)

Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 19 к приказу
	Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Кому представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес государственного архива)
Кем представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес организации, составляющей
паспорт архива организации)
_____________________________________________________________________
(форма собственности организации, составляющей паспорт архива организации)

Паспорт архива организации
на 1 декабря ________ года

Для организации хранящей научно-техническую документацию заполняются следующие четыре разделы:

Раздел 1. Общие сведения

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
1	2	3	4	5	6
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

Раздел 2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан

Порядковый номер	Показатели	Количество перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение	Крайние даты		Количество единиц хранения
					внесенных в описи дел, документов	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная		начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

Раздел 3. Управленческая документация

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденных (согласованных) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

Раздел 4. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Научно-технической документации
2	Управленческой документации

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей электронные документы заполняются следующие два раздела:

Раздел 1. Сведения об электронных документах

Порядковый номер	Показатели	Количество специфических информационных ресурсов	Объем записанной информации	Сведения об электронных документах
				количество единиц хранения электронных документов	объем записанной информации (Мбт)	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8

Раздел 2. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Электронные документы

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей аудиовизуальную документацию заполняются следующие пять разделов:

Раздел 1. Кинодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	На 35-ти миллиметровой пленке
2	На 16-ти миллиметровой пленке

Раздел 2. Фотодокументы

Порядковый номер	Показатели		Количество единиц хранения
			всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
				начальная	конечная
						всего	крайние даты
							начальная	конечная
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативы	черно-белые
		цветные
2	Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)	черно-белые
		цветные
3	Фотоотпечатки
4	Фотоальбомы	количество альбомов
		количество снимков

Раздел 3. Фонодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магнитные записи
2	Граммофонные записи
3	Записи на других носителях

Раздел 4. Видеодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Раздел 5. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Фильмотеки
2	Фототеки
3	Фонотеки
4	Видеотеки

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Хранящего управленческую документацию заполняются следующие три раздела:

Раздел 1. Общие сведения

Порядковый номер	Количество архивных фондов	Площадь архивохранилищ в квадратных метрах	Загруженность архивохранилищ в процентах
1	2	3	4

Раздел 2. Сведения о документах

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока	образуется в год дел, документов
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

Раздел 3. Кадры

Порядковый номер	Количество штатных работников

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации,
составляющей паспорт архива организации)
___________________________________________
(дата заполнения паспорта архива организации)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись, номер телефона лица,
заполнившего паспорт архива организации)

Формат А3 (297х420)

Приложение 20 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-технической документации

Инвентарный номер единицы учета	Дата создания единицы учета	Обозначение единицы учета	Количество листов	Формат	Наименование единицы учета	Кем выпущен	Подпись о приемке документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в ________ году поступило ________________________ единиц учета.
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

Приложение 21 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки регистрации
научно-технической документации

Номер комплекса	Номер объекта
Шифр объекта
Наименование комплекса
Наименование объекта
Стадия проекта
Год разработки
Отдел-разработчик
Главный инженер проекта
Технологическая организация
Примечание

Оборотная сторона карточки регистрации
научно-технической документации

Дата	Инвентарный номер	Марка и номера листов	Количество листов	Место хранения
1	2	3	4	5

Формат А5 (148Х210)

Приложение 22 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-исследовательской документации

Порядковый №	Обозначение	Дата поступления	Этап	Наименование и номер темы	Номер регистрации	Разработчик	Руководитель (ответственный исполнитель)	Количество листов	Количество и номер экземпляра	Отметка о выбытии	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
выбыло ________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

Приложение 23 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Журнал регистрации заявок на выдачу патента на изобретение

Порядковый номер	Дата поступления заявления	Входящий номер заявления	Номер патента	Страна	Название изобретения	Авторы	Заявитель	Патентный поверенный	Адрес, номер телефона, факс	Эксперт	Сумма, оплаченной пошлины, дата и номер платежного документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Формат А4 (210Х297)

Приложение 24 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов

Наименование организации, от которой поступили документы	Заголовок единицы учета	Номер единицы хранения	Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем в Мбайт	Количество записей для базы данных	Дата создания
Срок хранения	Место хранения	Примечания		Подпись лица, внесшего запись

Оборотная сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов

Вид работы (перезапись, миграция)	Номер акта перезаписи и миграции	Дата	Новый формат	Объем в Мбайт	Вид носителя	Номера единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148Х210)

Приложение 25 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

______________________________________________________________________
(название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, факс)

Архивная справка

___________№__________	Адресат
на № ________ от _______

Основание:
______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива

Формат А4 (210Х297)