ИПС "Әділет"

      В соответствии с пунктами 23 и 30 Протокола об информационно-коммуникационных технологиях и информационном взаимодействии в рамках Евразийского экономического союза (приложение № 3 к Договору о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года), в целях обеспечения электронной формы взаимодействия с использованием электронных документов между государствами – членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией Коллегия Евразийской экономической комиссии решила:
      1. Просить Правительство Республики Армения, Правительство Республики Беларусь, Правительство Республики Казахстан и Правительство Кыргызской Республики совместно с Евразийской экономической комиссией организовать осуществление в I квартале 2017 г. пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами – членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией и о результатах доложить на заседании Коллегии Евразийской экономической комиссии.
      2. Утвердить прилагаемые:
     Правила осуществления служебной переписки органов государственной власти государств – членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией в электронном виде;
     план мероприятий, осуществляемых в рамках пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами – членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией.
      3. Настоящее Решение вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты его официального опубликования.

Врио Председателя Коллегии
Евразийской экономической комиссии К. Минасян

УТВЕРЖДЕНЫ
Решением Коллегии
Евразийской экономической комиссии
от 1 ноября 2016 г. № 138

ПРАВИЛА
осуществления служебной переписки органов государственной
власти государств – членов Евразийского экономического союза
между собой и с Евразийской экономической комиссией
в электронном виде

I. Общие положения

      1. Настоящие Правила определяют порядок осуществления служебной переписки органов государственной власти государств – членов Евразийского экономического союза (далее соответственно – органы государственной власти, государства-члены, Союз) между собой и с Евразийской экономической комиссией (далее – Комиссия) в электронном виде, в том числе требования к оформлению используемых при такой переписке документов в электронном виде.
      2. Для целей настоящих Правил используются понятия, которые означают следующее:
      «служебная переписка» – получение и направление служебных писем в электронном виде органами государственной власти и Комиссией в рамках осуществления ими полномочий, предусмотренных Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года и международными договорами в рамках Союза;
      «служебное письмо» – документ в электронном виде (электронный документ) служебного характера, оформленный в установленном порядке и подготовленный как ответ на соответствующий запрос или в инициативном порядке (инструктивные, гарантийные, информационные письма, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.).
      Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в значениях, определенных Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года, в том числе Протоколом об информационно-коммуникационных технологиях и информационном взаимодействии в рамках Евразийского экономического союза (приложение № 3 к указанному Договору), актами органов Союза, регулирующими вопросы создания и развития интегрированной информационной системы Союза (далее – интегрированная система).
      3. Настоящие Правила применяются при осуществлении служебной переписки между органом государственной власти одного государства-члена и органом государственной власти другого государства-члена, а также между органом государственной власти и Комиссией.
      4. Настоящие Правила не распространяются на служебную переписку между органами государственной власти одного государства-члена.
      5. Служебная переписка, в рамках которой производится обмен информацией, отнесенной законодательством государств-членов к государственной тайне (государственным секретам) или к сведениям ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с законодательством государств-членов и международными договорами в рамках Союза.
      6. Служебная переписка осуществляется посредством направления и получения участниками служебной переписки служебных писем, а также обмена информацией о ходе их регистрации и рассмотрения.
      Служебная переписка, в рамках которой производится обмен электронными документами, заверенными электронной цифровой подписью (электронной подписью), осуществляется в соответствии с Положением об обмене электронными документами при трансграничном взаимодействии органов государственной власти государств – членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией, утвержденным Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 28 сентября 2015 г. № 125, и настоящими Правилами.

II. Участники служебной переписки

      7. Участниками служебной переписки являются должностные лица и сотрудники органов государственной власти и Комиссии.
      8. Должностные лица и сотрудники органов государственной власти и Комиссии участвуют в служебной переписке в соответствии с законодательством государств-членов и правом Союза в рамках своих полномочий.
      9. Участниками служебной переписки осуществляются следующие функции:
      а) отправителем – подготовка, подписание, регистрация и отправка служебных писем, а также направление запросов о ходе их регистрации и рассмотрения;
      б) получателем – прием, проверка и регистрация полученных от отправителя служебных писем, формирование и направление отправителю уведомлений о регистрации полученных от него служебных писем, а также ответов на запросы отправителя о ходе регистрации и рассмотрения служебных писем.

III. Организация служебной переписки

      10. Участники служебной переписки при осуществлении своих функций применяют информационные системы электронного документооборота, взаимодействие между которыми обеспечивается средствами интегрированной системы.
      11. Организация информационного взаимодействия для выполнения предусмотренных настоящими Правилами процедур на территории государства-члена обеспечивается заказчиком национального сегмента государства-члена интегрированной системы (далее – заказчик национального сегмента).
      12. На основе сведений, представляемых заказчиками национальных сегментов, Комиссией формируется и ведется реестр, содержащий сведения об участниках служебной переписки, их наименования, адреса, коды и другие сведения, согласованные государствами-членами (далее – реестр).
      13. Заказчиками национальных сегментов обеспечивается представление в полном объеме достоверных и актуальных сведений для включения в реестр.
      14. На основе содержащихся в реестре сведений формируется справочник, включаемый в состав единой системы нормативно-справочной информации Союза.

IV. Оформление служебных писем

      15. Служебное письмо состоит из описательной и основной частей.
      16. В описательной части служебного письма указываются:
      а) информация о получателе;
      б) информация об отправителе;
      в) дата и исходящий номер письма;
      г) дата и исходящий номер связанного письма (писем) (при наличии);
      д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего письмо;
      е) заголовок к тексту письма;
      ж) информация о наличии приложений (с указанием их номеров и наименований).
      17. Информация о получателе и отправителе служебного письма указывается в соответствии со сведениями из реестра.
      18. Основная часть служебного письма включает в себя его содержание в электронном виде (или отсканированный образ в формате *.pdf) и его реквизиты, формируемые до момента создания электронной цифровой подписи (электронной подписи).
      19. Служебное письмо должно соответствовать следующим требованиям:
      а) письмо представлено в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
      б) письмо создано в одном из форматов документа в электронном виде (электронного документа);
      в) письмо содержит реквизиты, обеспечивающие его идентификацию;
      г) письмо содержит одну или несколько электронных цифровых подписей (электронных подписей), а также при необходимости дополнительные данные для их проверки.
      20. Служебная переписка осуществляется с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи).
      Для служебных писем значение электронной цифровой подписи (электронной подписи) формируется при помощи сертифицированных средств криптографической защиты информации и указывается в описательной части. В основной части служебного письма указываются должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
      21. В случае если служебное письмо, которое имеет оригинал на бумажном носителе и основная часть которого содержит отсканированный образ заверенного подписью оригинала на бумажном носителе, оформлено без применения электронной цифровой подписи (электронной подписи), требуется досылка оригинала на бумажном носителе.
      22. В случае если служебное письмо, основная часть которого содержит текст письма в электронном виде, оформлено с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи), досылка оригинала на бумажном носителе не осуществляется.

V. Направление служебных писем и получение информации
о ходе их регистрации и рассмотрения

      23. Отправителем выполняются подготовка, подписание, регистрация служебного письма (с присвоением исходящего номера) и его направление получателю.
      24. Получателем выполняются прием и проверка реквизитов служебного письма на соответствие требованиям настоящих Правил.
      25. В случае если служебное письмо соответствует требованиям настоящих Правил, получатель регистрирует его и уведомляет об этом отправителя (с указанием даты и входящего номера письма).
      26. В случае если по результатам проверки, указанной в пункте 24 настоящих Правил, выявлено несоответствие служебного письма требованиям настоящих Правил, получатель отказывает в регистрации такого письма и уведомляет об этом отправителя (с указанием причин отказа).
      27. Отправитель может направлять получателю с использованием интегрированной системы запросы о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма, на которые получатель формирует и направляет ответы в электронном виде.
      28. Ответ на запрос о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма включает в себя следующую информацию:
      а) дата и входящий номер служебного письма (при наличии);
      б) статус регистрации и рассмотрения служебного письма («ожидает регистрации», «отказ в регистрации», «зарегистрировано», «на рассмотрении», «рассмотрено»);
      в) дата и исходящий номер ответного служебного письма (писем) (при наличии);
      г) должность, фамилия и инициалы исполнителя (при наличии), контактная информация.
      29. Структура и формат информации, передаваемой участниками служебной переписки, должны соответствовать требованиям согласно приложению.

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Правилам осуществления служебной
переписки органов государственной
власти государств – членов Евразийского
экономического союза между собой и с
Евразийской экономической комиссией
в электронном виде

ТРЕБОВАНИЯ
к структуре и формату информации, передаваемой
участниками служебной переписки в электронном виде

      1. Информация, передаваемая участниками служебной переписки в электронном виде, формируется в формате *.xml в соответствии со следующими стандартами:
      «Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fouth Edition)» (опубликован в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: http://www.w3.org/TR/REC-xml);
      «Namespaces in XML» (опубликован в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: http://www.w3.org/TR/REC-xml-names);
      «XML Schema Part 1: Structures» и «XML Schema Part 2: Datatypes» (опубликованы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресам: http://www.w3.org/TR/xmlschema-1/ и http://www.w3.org/TR/xmlschema-2/).
      2. Структура информации, передаваемой участниками служебной переписки в электронном виде, приведена в таблицах 1 и 2.
      3. В таблицах формируются следующие поля (графы):
      «наименование элемента» – порядковый номер и устоявшееся или официальное словесное обозначение элемента;
      «описание элемента» – текст, поясняющий смысл (семантику) элемента;
      «примечание» – текст, уточняющий назначение элемента, определяющий правила его формирования (заполнения) или содержащий описание возможных значений элемента;
      «мн.» – множественность элемента (обязательность (опциональность) и количество возможных повторений элемента).
      4. Для указания множественности элемента используются следующие обозначения:
      1 – элемент обязателен, повторения не допускаются;
      n – элемент обязателен, должен повторяться n раз (n > 1);
      1..* – элемент обязателен, может повторяться без ограничений;
      n..* – элемент обязателен, должен повторяться не менее n раз (n > 1);
      n..m – элемент обязателен, должен повторяться не менее n раз и не более m раз (n > 1, m > n);
      0..1 – элемент опционален, повторения не допускаются;
      0..* – элемент опционален, может повторяться без ограничений;
      0..m – элемент опционален, может повторяться не более m раз (m > 1).

Таблица 1

Структура информации, передаваемой при направлении
служебного письма в электронном виде

Наименование элемента		Описание элемента	Примечание	Мн.
1. Идентификационные сведения		информация о дате и номере служебного письма, коды отправителя и получателя	элемент предназначен для указания информации о дате и исходящем номере служебного письма, а также кодов отправителя и получателя в соответствии с реестром, содержащим сведения об участниках служебной переписки	1
	1.1. Исходящий номер	регистрационный номер, присвоенный служебному письму отправителем	–	1
	1.2. Дата регистрации	дата регистрации служебного письма отправителем	–	1
	1.3. Код отправителя служебного письма	код организации – отправителя служебного письма	–	1
	1.4. Код получателя служебного письма	код организации – получателя служебного письма	–	1
2. Заголовок к тексту письма		описание содержания служебного письма	–	0..1
3. Текст письма		текст служебного письма	–	0..1
4. Документ в формате *.xml		содержание служебного письма в формате *.xml	элемент предназначен для передачи содержания служебного письма в электронном виде в формате *.xml	0..1
5. Файл в формате *.pdf		отсканированный образ служебного письма на бумажном носителе	элемент предназначен для передачи отсканированного образа служебного письма в формате *.pdf	0..1
6. Подписант		сведения о лице, подписавшем служебное письмо	элемент предназначен для указания сведений о подразделении, должности, фамилии, имени и отчества, а также номеров контактных телефонов подписанта служебного письма	1
7. Адресат		информация о получателе служебного письма	элемент предназначен для указания сведений об организации, подразделении, должности, фамилии, имени и отчества, а также номеров контактных телефонов адресата служебного письма	0..*
8. Связанное служебное письмо		сведения о служебном письме, на которое направляется ответ	элемент предназначен для указания сведений о регистрационном номере и дате регистрации служебного письма, на которое направляется ответ	0..1
9. Количество листов		количество листов служебного письма	–	0..1
10. Приложение		информация о приложении к служебному письму	элемент предназначен для указания сведений о порядковом номере, наименовании и количестве листов приложения к служебному письму. Возможные значения типов файлов: «application/pdf» – текстовый документ в формате .pdf; «image/tiff» – графическое изображение в формате .tiff; «image/jpeg» – графическое изображение в формате .jpeg; «application/rtf» – текстовый документ в формате .rtf; «application/msword» – текстовый документ Microsoft Word в формате .doc; «application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document» – текстовый документ Microsoft Word в формате .docx; «application/vnd.ms-excel» – рабочая книга Microsoft Excel в формате .xls; «application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet» – рабочая книга Microsoft Excel в формате .xlsx; «application/vnd.ms-powerpoint» – презентация Microsoft PowerPoint в формате .ppt; «application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation» –презентация Microsoft PowerPoint в формате .pptx; «application/rar» – файловый архив в формате .rar; «application/zip» – файловый архив в формате .zip	0..*
11. Код отметки о срочности исполнения		кодовое обозначение отметки служебного письма, указывающей на срочность исполнения	возможные значения: «01» – срочно; «02» – оперативно; «03» – другое	0..1
12. Наименование отметки о срочности исполнения		наименование отметки служебного письма, указывающей на срочность исполнения	элемент предназначен для предоставления сведений о срочности исполнения служебного письма при указании кода отметки о срочности исполнения «03» (другое)	0..1

Таблица 2

Структура информации о ходе регистрации и рассмотрения
служебного письма

Наименование элемента		Описание элемента	Примечание	Мн.
1. Идентификационные сведения		информация о дате и номере служебного письма, коды отправителя и получателя	элемент предназначен для указания информации о дате и исходящем номере служебного письма, а также кодов отправителя и получателя в соответствии с реестром, содержащим сведения об участниках служебной переписки	1
	1.1. Исходящий номер	регистрационный номер, присвоенный служебному письму отправителем	–	1
	1.2. Дата регистрации	дата регистрации служебного письма отправителем	–	1
	1.3. Код отправителя служебного письма	код организации – отправителя служебного письма	–	1
	1.4. Код получателя служебного письма	код организации – получателя служебного письма	–	1
2. Информация о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма		информация о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма, содержащая статус служебного письма, сведения о его поступлении и ответственном исполнителе, а также о служебном письме, направленном в ответ	–	1
	2.1. Код статуса регистрации и рассмотрения	кодовое обозначение статуса регистрации и рассмотрения служебного письма	возможные значения: «01» – ожидает регистрации; «02» – отказ в регистрации; «03» – зарегистрировано; «04» – на рассмотрении; «05» – рассмотрено; «06» – ожидает регистрации, ожидается досылка оригинала на бумажном носителе; «07» – зарегистрировано, ожидается досылка оригинала на бумажном носителе; «08» – зарегистрировано, получен оригинал на бумажном носителе; «09» – не найдено	1
	2.2. Дата и время	дата и время формирования статуса служебного письма	–	1
	2.3. Код причины отказа	кодовое обозначение причины отказа в регистрации служебного письма	возможные значения: «01» – служебное письмо направлено повторно и (или) было ранее зарегистрировано получателем; «02» – служебное письмо не содержит подписи уполномоченного лица; «03» – служебное письмо не адресовано получателю; «04» – служебное письмо содержит конфиденциальные сведения, обмен которыми в электронном виде не предусмотрен; «05» – служебное письмо поступило с повреждениями (нечитаемые файлы, несоответствие указанного количества страниц фактическому количеству страниц в основном документе и иные виды повреждений); «06» – ошибка обработки сведений об электронной цифровой подписи (электронной подписи); «07» – иная причина отказа	0..1
	2.4. Наименование причины отказа	наименование причины отказа в регистрации служебного письма	элемент предназначен для предоставления сведений о причине отказа в регистрации служебного письма при указании кода причины отказа «07» (иная причина отказа)	0..1
	2.5. Отметка о поступлении	сведения об отметке о поступлении служебного письма	элемент предназначен для указания сведений о регистрационном номере, присвоенном получателем, и дате регистрации служебного письма получателем	0..1
	2.6. Исполнитель	cведения об исполнителе служебного письма	элемент предназначен для указания сведений об организации, подразделении, должности, фамилии, имени и отчества, а также номеров контактных телефонов исполнителя служебного письма	0..1
	2.7. Служебное письмо, направленное в ответ	сведения о служебном письме, направленном в ответ	элемент предназначен для указания сведений о регистрационном номере и дате служебного письма, направленного в ответ	0..*

УТВЕРЖДЕН
Решением Коллегии
Евразийской экономической комиссии
от 1 ноября 2016 г. № 138

                            ПЛАН
   мероприятий, осуществляемых в рамках пилотного проекта по
реализации электронного документооборота между государствами –
            членами Евразийского экономического союза
              и Евразийской экономической комиссией

Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель	Ожидаемый результат
1	2	3	4
1. Развертывание и настройка сервисов доверенных третьих сторон национальных сегментов государств – членов Евразийского экономического союза (далее – государства-члены) интегрированной информационной системы Евразийского экономического союза (далее – интегрированная система) для подтверждения подлинности электронных документов, подписанных с использованием средств криптографической защиты информации государств-членов, при межгосударственном электронном документообороте в рамках пилотного проекта с проведением тестирования	ноябрь 2016 г.	Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика	согласованные с государствами-членами криптографические стандарты для национальных сегментов и для взаимодействия между доверенными третьими сторонами и сертификаты, настроенные сервисы, протокол тестирования
2. Доработка информационной системы управления документооборотом в Евразийской экономической комиссии (далее – Комиссия) для реализации электронного документооборота между государствами-членами и Комиссией (в том числе с использованием сервисов доверенной третьей стороны) с проведением тестирования	декабрь 2016 г.	Комиссия	акт, протокол тестирования
3. Доработка национальных систем электронного документооборота для реализации электронного документооборота между государствами-членами и Комиссией (в том числе с использованием сервисов доверенной третьей стороны)	март 2017 г. (при наличии финансирования и утвержденных форматов)	Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика	система электронного документооборота государств-членов
4. Проведение комплексных испытаний национальных систем электронного документооборота государств-членов и интеграционного сегмента Комиссии интегрированной системы в части реализации электронного документооборота между государствами-членами и Комиссией, а также ввод в опытную эксплуатацию	март 2017 г.	Комиссия, Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика	протокол, распоряжение Коллегии Комиссии
5. Проведение опытной эксплуатации в рамках реализации электронного документооборота между государствами-членами и Комиссией, подведение итогов пилотного проекта, подготовка предложений о вводе в промышленную эксплуатацию	апрель 2017 г.	Комиссия, Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика	отчет, распоряжение Коллегии Комиссии
6. Доработка национальных сегментов государств-членов интегрированной системы для выполнения требований технологических документов по реализации электронного документооборота между государствами-членами и Комиссией (в том числе с использованием сервисов интеграционных шлюзов и доверенной третьей стороны) с проведением тестирования	в течение 1 года с даты утверждения технологических документов (при наличии финансирования)	Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Кыргызская Республика	протокол тестирования

Примечание. Республика Казахстан выполняет мероприятия настоящего плана начиная с января 2017 г.

Еуразиялық экономикалық одақ шеңберіндегі ақпараттық-коммуникациялық технологиялар және ақпараттық өзара іс-қимыл туралы хаттаманың (2014 жылғы 29 мамырдағы Еуразиялық экономикалық одақ туралы шартқа № 3 қосымша) 20 және 30-тармақтарына сәйкес, Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің және Еуразиялық экономикалық комиссияның арасында электрондық құжаттарды пайдалана отырып, электрондық өзара іс-қимыл нысанын қамтамасыз ету мақсатында Еуразиялық экономикалық комиссия Алқасы шешті:

1. Армения Республикасының Үкіметінен, Беларусь Республикасының Үкіметінен, Қазақстан Республикасының Үкіметінен және Қырғыз Республикасының Үкіметінен Еуразиялық экономикалық комиссиямен бірлесіп 2017 жылғы І тоқсанда Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің және Еуразиялық экономикалық комиссияның арасында электрондық құжат айналымын іске асыру бойынша пилоттық жобаны ұйымдастыру сұралсын және Еуразиялық экономикалық комиссия Алқасының отырысында оның нәтижелері туралы баяндасын.

2. Қоса беріліп отырған:

Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің мемлекеттік билік органдарының өзара және Еуразиялық экономикалық комиссиямен қызметтік хат жазысуды электрондық түрде жүзеге асыру қағидалары;

Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің және Еуразиялық экономикалық комиссияның арасында электрондық құжат айналымын іске асыру бойынша пилоттық жобаның шеңберінде жүзеге асырылатын іс-шаралардың жоспары бекітілсін.

3. Осы Шешім ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік 30 күн өткен соң күшіне енеді.

Еуразиялық экономикалық комиссия
Алқасы Төрағасының
міндетін уақытша атқарушы

К. Минасян

Еуразиялық экономикалық
комиссия Алқасының
2016 жылғы 1 қарашадағы
№ 138 шешімімен
БЕКІТІЛГЕН

Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің мемлекеттік билік органдарының өзара және Еуразиялық экономикалық комиссиямен қызметтік хат жазысуды электрондық түрде жүзеге асыру ҚАҒИДАЛАРЫ

І. Жалпы ережелер

1. Осы Қағидалар Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің мемлекеттік билік органдарының (бұдан әрі тиісінше – Одақ, мүше мемлекеттер, мемлекеттік билік органдары) өзара және Еуразиялық экономикалық комиссиямен қызметтік хат алмасуды электрондық түрде жүзеге асыру тәртібін, оның ішінде осындай хат алмасу кезінде пайдаланылатын электрондық түрдегі құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды айқындайды.

2. Осы Қағидалардың мақсаттары үшін төмендегілерді білдіретін ұғымдар пайдаланылады:

"қызметтік хат жазысу" – мемлекеттік билік органдары және Комиссия 2014 жылғы 29 мамырдағы Еуразиялық экономикалық одақ туралы шартта және Одақ шеңберіндегі халықаралық шарттарда көзделген өздерінің өкілеттіктерін жүзеге асыру шеңберінде қызметтік хаттарды электрондық түрде алуы және жіберуі;

"қызметтік хат" – белгіленген тәртіппен ресімделген және тиісті сұрауға жауап ретінде немесе бастамашылық тәртіппен дайындалған қызметтік сипаттағы электрондық түрдегі құжат (электрондық құжат) (нұсқаулық, кепілдік, ақпараттық хаттар, сұрау салу хаттары, хабарлама хаттар, шақыру хаттары, жауап хаттар және т.б.).

Осы Қағидаларда пайдаланылатын өзге де ұғымдар 2014 жылғы 29 мамырдағы Еуразиялық экономикалық одақ туралы шартта, оның ішінде Еуразиялық экономикалық одақ шеңберіндегі ақпараттық-коммуникациялық технологиялар және ақпараттық өзара іс-қимыл туралы хаттамада (көрсетілген Шартқа № 3 қосымша), Одақтың біріктірілген ақпараттық жүйесін (бұдан әрі – біріктірілген жүйе) құру және дамыту мәселелерін реттейтін Одақ органдарының актілерінде айқындалған мәндерде қолданылады.

3. Осы Қағидалар бір мүше мемлекеттің мемлекеттік билік органы мен екінші мүше мемлекеттің мемлекеттік билік органының арасында, сондай-ақ мемлекеттік билік органы мен Комиссияның арасында қызметтік хат жазысуды жүзеге асыру кезінде қолданылады.

4. Осы Қағидалар бір мүше мемлекеттің мемлекеттік билік органдарының арасындағы қызметтік хат жазысуға қолданылмайды.

5. Оның шеңберінде мүше мемлекеттердің заңнамасымен мемлекеттік құпияға (мемлекеттік құпияларға) немесе таратылуы шектеулі мәліметтерге жатқызылған ақпаратпен алмасу жүргізілетін қызметтік хат жазысу мүше мемлекеттердің заңнамасына және Одақ шеңберіндегі халықаралық шарттарға сәйкес жүзеге асырылады.

6. Қызметтік хат жазысу қызметтік хат жазысуға қатысушылардың қызметтік хаттар жіберуі және алуы, сондай-ақ оларды тіркеу және қарау барысында ақпарат алмасуы арқылы жүзеге асырылады.

Оның шеңберінде электрондық цифрлық қолтаңбамен (электрондық қолтаңбамен) куәландырылған электрондық құжаттармен алмасу жүргізілетін қызметтік хат жазысу Еуразиялық экономикалық комиссия Алқасының 2015 жылғы 28 қыркүйектегі № 125 шешімімен бекітілген Еуразиялық экономикалық одаққа мүше мемлекеттердің мемлекеттік билік органдарының бір-бірімен және Еуразиялық экономикалық комиссиямен трансшекаралық өзара іс-қимыл кезінде электрондық құжаттармен алмасу туралы ережеге сәйкес жүзеге асырылады.

ІІ. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар

7. Мемлекеттік билік органдарының және Комиссияның лауазымды тұлғалары мен қызметкерлері қызметтік хат жазысуға қатысушылар болып табылады.

8. Мемлекеттік билік органдарының және Комиссияның лауазымды тұлғалары мен қызметкерлері қызметтік хат жазысуға өз өкілеттіктері шеңберінде мүше мемлекеттердің заңнамасына және Одақтың құқығына сәйкес қатысады.

9. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар мынадай функцияларды жүзеге асырады:

а) жөнелтушілер – қызметтік хаттарды дайындау, оларға қол қою, тіркеу және жөнелту, сондай-ақ оларды тіркеу және қарау барысы туралы сұрау салулар жіберу;

б) алушылар – жөнелтушіден алынған қызметтік хаттарды қабылдау, тексеру және тіркеу, жөнелтушіден алынған қызметтік хаттардың тіркелгені туралы хабарламалар қалыптастыру және оларды, сондай-ақ қызметтік хаттарды тіркеу және қарау барысы туралы жөнелтушінің сұрау салуларына жауаптарды оған жіберу.

ІІІ. Қызметтік хат жазысуды ұйымдастыру

10. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар өз функцияларын жүзеге асыру кезінде электрондық құжат айналымының ақпараттық жүйелерін қолданады, олардың арасындағы өзара іс-қимыл біріктірілген жүйе құралдарымен қамтамасыз етіледі.

11. Мүше мемлекеттің аумағында осы Қағидаларда көзделген рәсімдерді қамтамасыз ету үшін ақпараттық өзара іс-қимылды ұйымдастыруды біріктірілген жүйенің мүше мемлекеті ұлттық сегментінің тапсырыс берушісі (бұдан әрі – ұлттық сегменттің тапсырыс берушісі) қамтамасыз етеді.

12. Ұлттық сегменттердің тапсырыс берушілері ұсынған мәліметтердің негізінде Комиссия қызметтік хат жазысуға қатысушылар, олардың атаулары, мекенжайлары, кодтары туралы мәліметтерді және мүше мемлекеттермен келісілген басқа да мәліметтерді қамтитын тізілімді (бұдан әрі – тізілім) қалыптастырады және жүргізеді.

13. Ұлттық сегменттердің тапсырыс берушілері тізілімге енгізуге арналған сенімді және өзекті мәліметтердің толық көлемде ұсынылуын қамтамасыз етеді.

14. Тізілімде қамтылған мәліметтердің негізінде Одақтың бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпарат жүйесінің құрамына енгізілетін анықтамалық қалыптастырылады.

IV. Қызметтік хаттарды ресімдеу

15. Қызметтік хат сипаттамалық және негізгі бөліктерден тұрады.

16. Қызметтік хаттың сипаттамалық бөлігінде:

а) алушы туралы ақпарат;

б) жөнелтуші туралы ақпарат;

в) хаттың жазылған күні және шығыс нөмірі;

г) байланысты хаттың (хаттардың) (болған кезде) жазылған күні және шығыс нөмірі;

д) хатқа қол қойған адамның лауазымы, тегі және аты-жөні;

е) хаттың мәтініне қойылған тақырып;

ж) қосымшалардың болуы туралы ақпарат (олардың нөмірлері мен атауларын көрсетіп) көрсетіледі.

17. Қызметтік хатты алушы және жөнелтуші туралы ақпарат тізілімнен алынған мәліметтерге сәйкес көрсетіледі.

18. Қызметтік хаттың негізгі бөлігінде оның электрондық түрдегі мазмұны (немесе *.pdf форматындағы сканерленген кейпі) және электрондық цифрлық қолтаңба (электрондық қолтаңба) жасалған сәтке дейін қалыптастырылатын оның деректемелері қамтылады.

19. Қызметтік хат мынадай талаптарға сәйкес келуге тиіс:

а) хат адамның электрондық есептеу машиналарын пайдалана отырып, қабылдауы үшін, сондай-ақ ақпараттық-телекоммуникациялық желілер бойынша беру немесе оларды ақпараттық жүйелерде өңдеу үшін жарамды түрде ұсынылған;

б) хат электрондық түрдегі құжаттың (электрондық құжаттың) форматтарының бірінде дайындалған;

в) хатта оның сәйкестендірілуін қамтамасыз ететін деректемелер;

г) хатта электрондық цифрлық қолтаңбалардың (электрондық қолтаңбалардың) бірі немесе бірнешеуі, сондай-ақ қажет болған кезде оларды тексеруге арналған қосымша деректер қамтылған.

20. Қызметтік хат жазысу электрондық цифрлық қолтаңба (электрондық қолтаңба) қолданыла отырып, жүзеге асырылады.

Қызметтік хаттар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның (электрондық қолтаңбаның) мәні ақпаратты криптографиялық қорғаудың сертификатталған құралдарының көмегімен қалыптастырылады және ол сипаттамалық бөлікте көрсетіледі. Қызметтік хаттың негізгі бөлігінде құжатқа қол қойған адамның лауазымы, тегі және аты-жөні көрсетіледі.

21. Егер қағаз жеткіштегі түпнұсқасы бар және негізгі бөлігі қағаз жеткіштегі түпнұсқасының қолтаңбамен куәландырылып сканерленген кейпін қамтитын қызметтік хат электрондық цифрлық қолтаңба (электрондық қолтаңба) қолданылмай ресімделген жағдайда, қағаз жеткізгіштегі түпнұсқасын қосымша жіберу талап етіледі.

22. Егер негізгі бөлігінде хаттың электрондық түрдегі мәтіні қамтылған қызметтік хат электрондық цифрлық қолтаңба (электрондық қолтаңба) қолданыла отырып, ресімделген жағдайда, қағаз жеткізгіштегі түпнұсқасын қосымша жіберу жүзеге асырылмайды.

V. Қызметтік хаттарды жіберу және оларды тіркеу мен қарау барысы туралы ақпарат алу

23. Жөнелтуші қызметтік хатты дайындауды, оған қол қоюды, тіркеуді (шығыс нөмірін бере отырып) және оны алушыға жіберуді орындайды.

24. Алушы қызметтік хатты қабылдауды және оның деректемелерінің осы Қағидалардың талаптарына сәйкестігін тексеруді орындайды.

25. Егер қызметтік хат осы Қағидалардың талаптарына сәйкес келген жағдайда, алушы оны тіркейді және ол туралы жөнелтушіге (хаттың жазылған күнін және оның кіріс нөмірін көрсете отырып) хабарлайды.

26. Егер осы Қағидалардың 24-тармағында көрсетілген тексеру нәтижелері бойынша қызметтік хаттың осы Қағидалардың талаптарына сәйкессіздігі анықталған жағдайда, алушы мұндай хатты тіркеуден бас тартады және ол туралы жөнелтушіге (бас тарту себептерін көрсете отырып) хабарлайды.

27. Жөнелтуші алушыға біріктірілген жүйені пайдалана отырып, қызметтік хатты тіркеу және қарау барысы туралы сұрау салулар жіберуі мүмкін, алушы оған электрондық түрде жауаптар дайындайды және жібереді.

28. Қызметтік хатты тіркеу және қарау барысы туралы сұрау салуға жауап мынадай ақпаратты қамтиды:

а) қызметтік хаттың жазылған күні және кіріс нөмірі (болған кезде);

б) қызметтік хатты тіркеу және қарау мәртебесі ("тіркелуі күтілуде", "тіркеуден бас тарту", "тіркелді", "қаралуда", "қаралды");

в) қызметтік жауап хаттың (хаттардың) жазылған күні және шығыс нөмірі (болған кезде);

г) орындаушының лауазымы, тегі және аты-жөні (болған кезде), байланыс ақпараты.

29. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар беретін ақпараттың құрылымы мен форматы қосымшаға сай талаптарға сәйкес келуге тиіс.

Еуразиялық экономикалық
одаққа мүше мемлекеттердің
мемлекеттік билік
органдарының өзара және
Еуразиялық экономикалық
комиссиямен қызметтік хат
жазысуды электрондық түрде
жүзеге асыру қағидаларына
ҚОСЫМША

Қызметтік хат жазысуға қатысушылар электрондық түрде беретін ақпараттың құрылымы мен форматына қойылатын ТАЛАПТАР

1. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар электрондық түрде беретін ақпарат *.xml форматында мынадай стандарттарға сәйкес қалыптастырылады:

"Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fouth Edition)" ("Интернет" ақпараттық-телекоммуникациялық желісінде: http://www.w3.org/TR/REC-xml мекенжайы бойынша жарияланған);

"Namespaces in XML" ("Интернет" ақпараттық-телекоммуникациялық желісінде: http://www.w3.org/TR/REC-xml-names мекенжайы бойынша жарияланған);

"XML Schema Part 1: Structures" және "XML Schema Part 2: Datatypes" ("Интернет" ақпараттық-телекоммуникациялық желісінде: http://www.w3.org/TR/xmlschema-1/ және http://www.w3.org/TR/xmlschema-2/ мекенжайы бойынша жарияланған).

2. Қызметтік хат жазысуға қатысушылар электрондық түрде беретін ақпараттың құрылымы 1 және 2-кестелерде келтірілген.

3. Кестелерде мынадай бағандар қалыптастырылады:

"элементтің атауы" – элементтің реттік нөмірі және қалыптасқан немесе ресми сөздік белгіленімі;

"элементтің сипаттамасы" – элементтің мағынасын (семантикасын) түсіндіретін мәтін;

"ескертпе" – элементтің мақсатын нақтылайтын, оны қалыптастыру (толтыру) қағидасын айқындайтын немесе элементтің ықтимал мәндерінің сипаттамасын қамтитын мәтін;

"кп." – элементтің көптігі (міндеттілігі (қалаулылығы) және элементтің ықтимал қайталануларының саны).

4. Элементтің көптігін көрсету үшін мынадай таңбалар пайдаланылады:

1 – элемент міндетті, қайталауға жол берілмейді;

n – элемент міндетті, n рет қайталануға тиіс (n > 1);

1..* – элемент міндетті, шексіз қайталануы мүмкін;

n..* – элемент міндетті, кемінде n рет қайталануға тиіс (n > 1);

n..m– элемент міндетті, кемінде n рет және m реттен көп емес қайталануға тиіс (n > 1, m>n);

0..1 – элемент қалаулы, қайталауға жол берілмейді;

0..* – элемент қалаулы, шексіз қайталануы мүмкін;

0..m– элемент қалаулы, m реттен көп емес қайталануы мүмкін (m> 1).

1-кесте

Электрондық түрдегі қызметтік хатты жіберу кезінде берілетін ақпараттың құрылымы

Элементтің атауы		Элементтің сипаттамасы	Ескертпе	Кп.
1. Сәйкестендіру мәліметтері		қызметтік хаттың жазылған күні және нөмірі туралы ақпарат, жөнелтуші мен алушының кодтары	элемент қызметтік хаттың жазылған күні және нөмірі туралы ақпаратты, сондай-ақ қызметтік хат жазысуға қатысушылар туралы мәліметтерді қамтитын тізілімге сәйкес жөнелтуші мен алушының кодтарын көрсетуге арналған	1
	1.1. Шығыс нөмірі	қызметтік хатқа жөнелтуші берген тіркеу нөмірі	–	1
	1.2. Тіркеу күні	жөнелтушінің қызметтік хатты тіркеген күні	–	1
	1.3. Қызметтік хатты жөнелтушінің коды	қызметтік хатты жөнелтуші ұйымның коды	–	1
	1.4. Қызметтік хатты алушының коды	қызметтік хатты алушы ұйымның коды	–	1
2. Хат мәтінінің тақырыбы		қызметтік хат мазмұнының сипаттамасы	–	0..1
3. Хаттың мәтіні		қызметтік хаттың мәтіні	–	0..1
4. *.xml форматындағы құжат		*.xml форматындағы қызметтік хаттың мазмұны	элемент *.xml форматындағы электрондық түрдегі қызметтік хаттың мазмұнын беруге арналған	0..1
5. *.pdf форматындағы файл		қағаз жеткізгіштегі қызметтік хаттың сканерленген кейпі	элемент *.pdf форматындағы қызметтік хаттың сканерленген кейпін беруге арналған	0..1
6. Қол қоюшы		қызметтік хатқа қол қойған адам туралы мәліметтер	элемент қызметтік хатты жіберген бөлімше, оған қол қоюшының лауазымы, тегі, аты және әкесінің аты, сондай-ақ байланыс телефондарының нөмірлері туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	1
7. Адресат		қызметтік хатты алушы туралы ақпарат	элемент қызметтік хатты жіберген ұйым, бөлімше, оның адресатының лауазымы, тегі, аты және әкесінің аты, сондай-ақ байланыс телефондарының нөмірлері туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	0..*
8. Байланысты қызметтік хат		жауап жіберілетін қызметтік хат туралы мәліметтер	элемент жауап жіберілетін қызметтік хаттың тіркеу нөмірі және тіркелген күні туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	0..1
9. Парақтар саны		қызметтік хат парақтарының саны	–	0..1
10. Қосымша		қызметтік хатқа қосымша туралы ақпарат	элемент қызметтік хатқа қосымшаның реттік нөмірі, атауы және парақтарының саны туралы мәліметтерді көрсетуге арналған. Файл түрлерінің ықтимал мәндері: "application/pdf" – .pdf форматындағы мәтіндік құжат; "image/tiff" – .tiff форматындағы графикалық кейіп; "image/jpeg" –.jpeg форматындағы графикалық кейіп; "application/rtf" – текстовый документ в формате .rtf форматындағы мәтіндік құжат; "application/msword" – .doc форматындағы Microsoft Word мәтіндік құжаты; "application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document" –.docx форматындағы Microsoft Word мәтіндік құжаты; "application/vnd.ms-excel" –.xls форматындағы Microsoft Excel жұмыс кітабы; "application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet" –.xlsx форматындағы Microsoft Excel жұмыс кітабы; "application/vnd.ms-powerpoint" –.ppt форматындағы Microsoft PowerPoint таныстырылымы; "application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation" – .pptx форматындағы Microsoft PowerPoint таныстырылымы; "application/rar" – .rar форматындағы файлдық мұрағат; "application/zip" – .zip форматындағы файлдық мұрағат	0..*
11. Орындау шұғылдығы туралы белгінің коды		қызметтік хаттың орындау шұғылдығын көрсететін белгісінің кодтық таңбасы	ықтимал мәндер: "01" – шұғыл; "02" – жедел; "03" – басқасы	0..1
12. Орындау шұғылдығы туралы белгінің атауы		қызметтік хаттың орындау шұғылдығын көрсететін белгісінің атауы	элемент "03" (басқасы) орындау жеделдігі туралы белгінің кодын көрсету кезінде қызметті хатты орындаудың шұғылдығы туралы мәліметтерді беруге арналған	0..1

2-кесте

Қызметтік хатты тіркеу және қарау барысы туралы ақпараттың құрылымы

Элементтің атауы		Элементтің сипаттамасы	Ескертпе	Кп.
1. Сәйкестендіру мәліметтері		қызметтік хаттың жазылған күні және нөмірі туралы ақпарат, жөнелтуші мен алушының кодтары	элемент қызметтік хаттың жазылған күні және нөмірі туралы ақпаратты, сондай-ақ қызметтік хат алмасуға қатысушылар туралы мәліметтерді қамтитын тізілімге сәйкес жөнелтуші мен алушының кодтарын көрсетуге арналған	1
	1.1. Шығыс нөмірі	қызметтік хатқа жөнелтуші берген тіркеу нөмірі	–	1
	1.2. Тіркеу күні	жөнелтушінің қызметтік хатты тіркеген күні	–	1
	1.3. Қызметтік хатты жөнелтушінің коды	қызметтік хатты жөнелтуші ұйымның коды	–	1
	1.4. Қызметтік хатты алушының коды	қызметтік хатты алушы ұйымның коды	–	1
2. Қызметтік хатты тіркеу және қарау барысы туралы ақпарат		қызметтік хатты тіркеу және қарау барысы туралы қызметтік хаттың мәртебесін қамтитын ақпарат, оның келіп түскені және жауапты орындаушысы туралы, сондай-ақ жауап жіберілген қызметтік хат туралы мәліметтер	–	1
2.1. Тіркеу және қарау мәртебесінің коды		қызметтік хатты тіркеу және қарау мәртебесінің кодтық белгіленімі	ықтимал мәндер: "01" – тіркелуі күтілуде; "02" – тіркеуден бас тарту;	1
			"03" – тіркелді; "04" – қаралуда; "05" – қаралды; "06" – тіркелуі күтілуде, қағаз жеткізгіштегі түпнұсқасын қосымша жіберу күтілуде; "07" – тіркелді, қағаз жеткізгіштегі түпнұсқасын қосымша жіберу күтілуде; "08" – тіркелді, қағаз жеткізгіштегі түпнұсқасы алынды; "09" – табылмады
2.2. Күні және уақыты		қызметтік хаттың мәртебесін қалыптастыру күні және уақыты	–	1
2.3. Бас тарту себебінің коды		қызметтік хатты тіркеуден бас тарту себебінің кодтық белгіленімі	ықтимал мәндер: "01" – қызметтік хат қайта жіберілді және (немесе) алушы бұрын тіркеген; "02" – қызметтік хатта уәкілетті тұлғаның қолтаңбасы жоқ; "03" – қызметтік хат алушыға жолданбаған; "04" – қызметтік хатта электрондық түрде алмасу көзделмеген құпия мәліметтер бар; "05" – қызметтік хат бүлінулерімен (оқылмайтын файлдар, көрсетілген парақтар санының негізгі құжаттағы іс жүзіндегі парақтар санына сәйкессіздігі және өзге де бүліну түрлері) келіп түсті; "06" – электрондық цифрлық қолтаңба (электрондық қолтаңба) туралы мәліметтерді өңдеудегі қате; "07" – бас тартудың өзге де себебі	0..1
2.4. Бас тарту себебінің атауы		қызметтік хатты тіркеуден бас тарту себебінің атауы	элемент бас тарту себебінің "07" (өзге де бас тарту себебі) көрсету кезінде қызметтік хатты тіркеуден бас тарту себебі туралы мәліметтерді беруге арналған	0..1
2.5. Келіп түскені туралы белгі		қызметтік хаттың келіп түскені туралы белгі туралы мәліметтер	элемент алушы берген тіркеу нөмірі және алушының қызметтік хатты тіркелген күні туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	0..1
2.6. Орындаушы		қызметтік хаттың орындаушысы туралы мәліметтер	элемент ұйым, бөлімше, қызметтік хатты орындаушының лауазымы, тегі, аты және әкесінің аты, сондай-ақ байланыс телефондарының нөмірлері туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	0..1
2.7. Жауап жіберілген қызметтік хат		жауап жіберілген қызметтік хат туралы мәліметтер	элемент жауап жіберілген қызметтік хаттың тіркеу нөмірі және жіберілген күні туралы мәліметтерді көрсетуге арналған	0..*