Правительство Республики Казахстан постановляет:
1. Одобрить прилагаемую Концепцию развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы.
2. Министерству культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан в соответствии с данной Концепцией в двухмесячный срок разработать Программу развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.
Премьер-Министр
Республики Казахстан
Одобрена
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 26 января 2001 года N 146
Концепция
развития архивного дела
в Республике Казахстан на 2001-2005 годы
Введение
Архивы всегда представляли сокровищницу документальной памяти народа Казахстана. Они материализуют право ее граждан на получение ретроспективной документной информации в оптимальном виде и объеме. Сфера архивного дела, представляющая деятельность системы органов управления архивами и документацией, сети государственных архивов республиканского и местного уровней, ведомственных и частных архивов, призвана обеспечить сохранность, хранение и эффективное использование национального историко-культурного наследия, в том числе и в целях информационного обеспечения экономического, социального и нравственного развития общества.
Концепция определяет среднесрочные ориентиры и долгосрочные приоритеты государственной политики в архивной отрасли и намечает практические пути их реализации. Основная задача Концепции состоит в обеспечении стабильного функционирования архивной сети республики, выполнения Закона Республики Казахстан Z980326_ "О Национальном архивном фонде и архивах".
Реформирование отрасли осуществляют органы управления архивным делом в центре и на местах, применяя необходимые организационные, экономические, финансовые, информационные и правовые механизмы. Проведение предлагаемых мероприятий будет осуществляться поэтапно во взаимодействии с местными представительными и исполнительными органами.
1. Современное состояние архивного дела
Переход к рыночным отношениям, отсутствие законодательной базы архивного дела, скудные бюджетные ассигнования болезненно сказались на архивной системе Казахстана. Почти вдвое сократилась численность специалистов государственных архивных учреждений, неблагоприятные тенденции обозначились в организации ведомственного хранения, деятельности делопроизводственных служб. Значительно снизились их положение и социальный статус.
Материально-техническая база отрасли морально и физически устарела, не отвечает современным стандартам и потребностям. Отсутствуют как свободные площади архивохранилищ, так и условия для хранения документов высших и центральных государственных органов. Свыше 30 лет не подвергалось капитальному ремонту здание в городе Алматы, где размещаются Центральный государственный архив Республики Казахстан, Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписи, Центральный государственный архив научно-технической документации, Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документальных материалов, Центр научно-технической информации по документоведению и архивному делу Республики Казахстан. Более 20 лет не ведется строительство зданий государственных архивов в областях, в аварийном состоянии находится здание Государственного архива города Кокшетау, не имеют собственных помещений госархивы Алматинской области и города Астаны. Практически все районные и городские архивы располагаются в приспособленных зданиях или занимают помещения в других организациях.
Не находит своего решения вопрос строительства здания Национального архива Республики Казахстан в городе Астане.
Оснащение имеющихся архивохранилищ не соответствует существующим правилам и требованиям. В большинстве их отсутствуют современные средства пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации, не всегда удается выдерживать оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов, обеспечивать их физико-химическую сохранность. Приостановлена работа по обеспечению сохранности наиболее ценной части Национального архивного фонда путем перевода документов на другую основу с целью сохранения информации на случай утраты или повреждения оригиналов.
В течение 90-х годов не выделялись ассигнования на приобретение основных средств, в том числе компьютерной техники. Появление немногочисленной компьютерной и множительной техники в центральных и областных государственных архивах стало возможным благодаря помощи акиматов и спонсоров, грантам международных организаций.
Современная ситуация характеризуется стремительным наращиванием объемов хранимой документации вследствие кардинальных экономических, социально-политических реформ. В частности, процесс реорганизации и ликвидации государственных организаций привел к досрочной передаче значительных массивов документов в государственные архивы. Только с 1991 года Национальный архивный фонд увеличился с 7,9 до 15,1 млн. дел на различных носителях (управленческая, кинофото- и звукозаписи, научно-техническая, другая специальная документация). При этом хранилища большинства государственных архивов и их филиалов превысили или подошли к уровню предельной заполненности. Вышесказанное на фоне тенденции сокращения штатной численности работников государственных архивов (за этот период почти вдвое), неблагоприятно отражается на формировании, сохранении и использовании в интересах государства и общества документов Национального архивного фонда.
В области использования документов отмечается несоответствие между все возрастающим интересом общества к документной информации и возможностями архивных учреждений, которые не имеют собственной полиграфической базы, новейших компьютерных технологий, современного выставочного оборудования. Со стороны государства отсутствует четко сформулированный заказ архивистам на публикацию документов, использование архивной информации для духовно-нравственного воспитания сограждан.
Принятие в декабре 1998 года Закона Республики Казахстан Z980326_ "О Национальном архивном фонде и архивах", создание в мае 1999 года органа управления - Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан дало возможность приостановить негативные процессы. Меры, принятые в течение этого периода, способствовали сохранению системы государственной архивной службы, ее кадрового потенциала и определенной адаптации государственных архивных учреждений к новым условиям.
Однако дальнейшее реформирование архивной сферы возможно лишь при определении четких ориентиров и приоритетов развития архивного дела.
2. Среднесрочные ориентиры развития архивного дела
В течение 2001-2005 годы практическая работа органов управления архивным делом и государственных архивных учреждений будет направлена на выполнение возложенной миссии по сохранению и приумножению Национального архивного фонда Республики Казахстан как неотъемлемой части единого информационно-культурного пространства страны. Продолжится совершенствование их деятельности по обеспечению документной ретроспективной информацией органов государственной власти для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений, а также удовлетворения научных, культурных и социальных потребностей общества и граждан.
Для достижения указанных целей необходимо проведение на государственном уровне эффективной организационно-структурной политики, направленной на функционирование адекватно сложившейся и прогнозируемой ситуации системы органов - республиканского (агентство, комитет), местного (управление, отдел) по управлению архивами и документацией, а также сети государственных архивов.
Для дальнейшего повышения роли и престижа архивной сферы в обществе, определения места архивной службы в системе государственного устройства чрезвычайно актуальным является дальнейшая разработка и совершенствование законодательной базы. Предполагается внести в Парламент Республики Казахстан изменения и дополнения, в Закон Республики Казахстан Z980326_ "О Национальном архивном фонде и архивах", в Правительство Республики Казахстан - ряд нормативных правовых актов, регламентирующих развитие отдельных сегментов архивного дела и систем документации: Положение о порядке вывоза документов Национального архивного фонда за пределы Республики Казахстан; Положение о страховом фонде копий документов Национального архивного фонда Республики Казахстан; Основные правила документирования и управления документацией в министерствах, иных центральных исполнительных органах и ведомствах. Ставится задача включения вопросов развития архивного дела в проекты законодательных или иных нормативных правовых актов, государственные, отраслевые и региональные программы. Следует решить вопросы о включении ряда государственных архивов и архивных фондов в число объектов национально-культурного достояния и "Свод памятников истории и культуры", а всех государственных архивов - в соответствующие списки органов Агентства по чрезвычайным ситуациям, как объектов особой государственной важности. Планируется привести в соответствие с основами законодательства Республики Казахстан об архивном деле все нормативные документы отрасли.
Согласно анализу в ближайшие годы возрастут темпы передачи на государственное хранение, в первую очередь, управленческой документации и ввиду вступления в силу Закона Республики Казахстан Z990493_ "О труде" документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение. Увеличатся объемы поступления документов Национального архивного фонда от источников комплектования - организаций негосударственных форм собственности, с которыми будут подписаны договоры (соглашения) о сотрудничестве. Более активно государственными архивами будет вестись выявление и прием документов из личных архивов, имеющих научно-историческую и культурную ценность. Прогнозируется активизация работы государственных архивных учреждений в области устной истории методами инициативного документирования (анкетирование, аудиозапись, видео- и фотосъемки). Другой особенностью комплектования станет прием массивов ретроспективной информации на электронных носителях. Будет вестись создание научно-методической базы формирования Национального архивного фонда, включающей теоретические и методические основы экспертизы, отбора и описания видов документов на различных носителях. Вступят в действие разрабатываемые Перечень типовых и отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения. Намечается осуществить дополнительные меры по улучшению организационно-методического руководства ведомственными архивами и организации работы с документами в министерствах, ведомствах. Планируется подготовка и внедрение в практику работы пакета нормативных и методических документов, обеспечивающих совершенствование управленческих технологий в вопросах документирования, в том числе перевода делопроизводства на государственный язык. На регулярной основе должны быть организованы курсы повышения квалификации работников государственных архивов, делопроизводственных и архивных служб государственных юридических лиц, научно-техническое информирование о современных тенденциях развития документирования и управления документацией.
Основываясь на статьях "Соглашения о правопреемственности в отношении государственных архивов бывшего СССР" от 6 июля 1992 года и Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", предстоит инициирование в установленном порядке соответствующих предложений по возврату определенных архивных фондов, образованных на территории страны в разные годы, организации поиска и приобретения документов, исторически связанных с Республикой Казахстан. Будет подготовлена целевая программа выкопировки особо ценных документов по истории Казахстана из архивов зарубежных государств.
В целях должного размещения документов Национального архивного фонда предполагается изыскать дополнительные помещения, а также создать центры временного хранения документации в форме региональных межведомственных архивов. Предстоит продолжить оптимизацию состава и содержания фондов государственных архивов, высвобождая архивохранилища от дублетных и иных документов. Будет проведен ремонт и обновлено технологическое оборудование здания Центрального государственного архива Республики Казахстан. За пятилетие предполагается улучшить условия хранения документов республиканских государственных архивов, добиться выделения самостоятельного здания Алматинскому, Атыраускому, Акмолинскому (город Кокшетау) областным государственным архивам, Государственному архиву города Астаны. Требуется изыскать источники финансирования для проведения комплекса работ по реставрации и консервации документов, возобновления копирования документов страхового фонда. Будут пересмотрены подходы и очередность копирования наиболее ценных и часто используемых архивных документов, обращено особое внимание на качество страховых копий. В качестве подготовительных мер по созданию Центра хранения страхового фонда предполагается открыть специальное хранилище страховых копий документов на базе одного из областных государственных архивов, расположенных близ города Астаны.
Прорабатывается вопрос государственного финансирования на завершение проектирования здания Национального архива Республики Казахстан в городе Астане и включить его в план застройки столицы.
Активизируется работа по техническому оснащению государственных архивов, применению современных архивных технологий, приобретению компьютерной и множительной техники. Централизованное обеспечение архивов новейшими разработками в области документоведения и информатизации архивного дела будет осуществляться уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан и Центром научно-технической информации по документоведению и архивному делу. Упомянутый Центр подготовит пакет государственных нормативов и отраслевых стандартов по хранению, обработке, учету и использованию документов Национального архивного фонда. Предполагается интенсифицировать работу по внедрению автоматизированных архивных технологий, ведению тематических межархивных и внутриархивных учетных баз и банков данных. Будут разработаны новые технологические регламенты и рекомендации по обеспечению сохранности документов.
В деятельности архивных учреждений по обеспечению общества ретроспективной документной информацией будут сочетаться традиционные и новые формы, методы использования документов, основывающиеся на мониторинге рынка информационных услуг. При подготовке к изданию документальных сборников предполагается исходить из фактора востребованности информации, возможностей привлечения к изданию спонсоров. Намечается придать приоритетный характер организации и проведению тематических выставочных проектов, ориентируясь на переход к коммерческим выставкам. В этой связи необходимо создать (обновить) стационарные выставки в зданиях государственных архивов республики, организовать республиканскую комиссию по страховой оценке архивных документов. В целях расширения доступа к архивной информации планируется завершить в установленном порядке рассекречивание документов государственных архивов. Будет продолжено информирование общественности о документах Национального архивного фонда и их использовании на wеb-страничке национальной архивной службы в Интернете.
Как и прежде, продолжится своевременное и качественное исполнение запросов социально-правового характера, поступающих ежегодно в значительных объемах от граждан Республики Казахстан, СНГ, а также через дипломатические представительства зарубежных стран.
В области финансового и материально-технического обеспечения намечается расширение программ и подпрограмм, направленных на решение концептуальных задач отрасли. Рост объемов хранимой документации и запросов социально-правового характера ставит на повестку дня вопрос об обязательном сохранении сети и штатов существующих государственных архивов.
Также следует всемерно использовать возможности международных организаций и предпринимательских структур для дополнительного негосударственного финансирования деятельности архивных учреждений.
Специфика отрасли требует принятий должных мер по сохранению и укреплению кадрового потенциала. Уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией примет участие в формировании госзаказа на подготовку специалистов архивного дела. Намечается использовать возможности базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению государств-участников СНГ. Возобновится практика проведения кустовых (зональных) совещаний архивистов и заседаний научно-методических советов, краткосрочной учебы кадров. Предполагается усилить социальную защищенность архивистов, шире практиковать моральное и материальное поощрение отличившихся работников.
В рамках существующих международных институтов получит дальнейшее развитие сотрудничество с зарубежными странами в области архивного дела. Возобновится практика заключения двусторонних международных договоров с архивными органами стран СНГ о сотрудничестве и кооперации по вопросам формирования архивного информационного пространства, подготовки кадров, документальных публикаций, научных и прикладных исследований.
3. Долгосрочные приоритеты в развитии архивного дела
Главной целью долгосрочного характера является превращение Национального архивного фонда в отвечающую современным требованиям информационную систему. Предполагается постепенно автоматизировать процессы сбора, обработки, хранения, поиска и передачи информации посредством информационных архивных технологий, вписывающихся в создаваемое в Республике Казахстан единое информационное пространство.
В качестве долгосрочного приоритета намечается улучшение положения работников архивной отрасли, повышение престижа профессии и установление стабильных взаимоотношений национальной архивной службы с потребителями ретроспективной документной информации, в первую очередь, с представительными и исполнительными органами. Как и прежде, государство будет заботиться о развитии и совершенствовании архивного дела, проводить единую государственную политику в архивном деле и документоведении.
В перспективе ожидается организационно-техническое укрепление ведомственных архивов, особенно негосударственных юридических лиц и их объединений. Последние будут стремиться к упрочению контактов с государственными архивными учреждениями ввиду необходимости решения научно-методических проблем, получения консультаций по вопросам обработки, хранения и обеспечения сохранности документов, относящихся к негосударственной части Национального архивного фонда. Не исключается появление и активное развитие негосударственного сектора (или смешанной формы) архивного дела, реализующего свои услуги на платной основе (архивы документов по личному составу, межведомственные или региональные архивы с постоянным и переменным составом, архивы нотариата и так далее).
Законодательной базе архивного дела предстоит дальнейшее совершенствование, реализующееся в законах и нормативных правовых актах. Будет проводиться работа по сближению законодательства государств-участников (или преемников) СНГ в области обмена архивной информацией. Интенсифицируется межгосударственная деятельность по выкопировке и обмену документами, представляющими взаимный интерес. Республика Казахстан окончательно интегрируется в международное архивное сообщество. В республике будут внедряться международные стандарты по направлениям архивной деятельности.
Наряду с целевым бюджетным финансированием программ по развитию архивного дела предполагается использование внебюджетных источников за счет расширения номенклатуры платных работ и услуг, получение грантов отечественных и международных фондов, спонсорской поддержки проводимых информационных мероприятий.
Предположительно видоизменится структура центральных архивных учреждений. В дополнение к существующим возникнут Центральный государственный архив личных фондов, Центр хранения страхового фонда, Специальный архив судебной и нотариальной документации, Национальный центр документоведения и новейших технологий, Центральный выставочный зал с кинозалом.
Начнется проектирование и строительство новых зданий архивов в областных центрах, городах Астане и Алматы. На плановой основе предстоит провести реконструкцию и капитальный ремонт архивохранилищ, инженерных коммуникаций, модернизировать системы противопожарной безопасности, укрепить охрану зданий архивов. Будут приняты меры по улучшению технического обеспечения отрасли, приобретению лабораторного, компьютерного, копировального и пр. оборудования. Целесообразно подготовить и осуществить комплексную программу информатизации архивного дела в стране.
Проблема кадров для отрасли будет решаться путем подготовки специалистов историко-архивного профиля в ведущих университетах Республики Казахстан и СНГ по госзаказу, создания специальных факультетов архивоведения и делопроизводства в вузах страны.
Прогнозируется увеличение масштабов работы по переносу документной информации на электронные носители, активному использованию электронно-цифровых технологий. Предстоит конструирование и строительство специальных архивохранилищ для документов на электронных и иных новых носителях. Вышесказанное определяет опережающее развитие научно-прикладных исследований, создание в структуре архивной службы специализированного научного центра в области архивного дела и документоведения.
Заключение
Для практической реализации Концепции необходимо эффективная
государственная поддержка архивной сферы, что положительно скажется на
духовном и культурном развитии страны, выполнении целей
Стратегии
"Казахстан-2030". Претворение в жизнь намечаемых приоритетов и ориентиров
потребует скоординированных усилий центральных и местных государственных
органов, заинтересованных организаций, широких кругов научной и культурной
общественности.
(Специалисты: Мартина Н.А.,
Цай Л.Г.)