Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Постановление Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2015 года № 238

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 15.04.2015 № 238.

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Премьер-Министр
Республики Казахстан К. Масимов

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 22 декабря 2011 года № 1583

Правила
приема, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах".
2. Ведомственный или частный архив организации (далее - архив организации) создается для приема от структурных подразделений организации, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение.
3. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов: управленческой документации; аудиовизуальной документации; научно-технической документации.
Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее - электронные документы).
4. Архив организации осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, определяющим задачи, функции, и состав принимаемых документов. Данное Примерное положение разрабатывается согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
5. Уполномоченный орган, местные исполнительные органы в области архивного дела и документации областей, (города республиканского значения, столицы), Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую помощь по внедрению Правил и, в случаях предусмотренных законодательством Республики Казахстан, осуществляют контроль за выполнением их требований.
6. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2. Прием документов

Порядок приема документов на хранение

7. Архив организации принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций.
8. Прием дел с управленческой документацией в архив от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном правилами документирования и управления документацией.
При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи;
2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) нумерацию листов дел с данными по описи дел;
4) наличие и правильность заполнения внутренней описи документов дела;
5) наличие листа-заверителя дела;
6) соответствие реквизитов обложки с соответствующими записями в описи дел;
7) физическое состояние передаваемых дел.
9. Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде:
1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников;
2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации.
При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов;
2) физическую сохранность документов;
3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.
В состав текстовой сопроводительной документации входят:
1) для кинодокументов - аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;
2) для фотодокументов - аннотации;
3) фонодокументов и видеодокументов - акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам.
10. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно-техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.
При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
2) наличие установленных подписей и дат;
3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).
Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).
11. В процессе приема электронных документов проводится:
1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;
2) запись информации электронных документов на носители;
3) проверка качества записи;
4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи;
5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью;
6) подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация:
1) название документа;
2) дата его создания;
3) характеристика содержания (аннотация);
4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи;
5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);
6) объем документа (для баз данных дополнительно - количество записей).

Порядок проведения экспертизы ценности
документов и оформление ее результатов

12. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
13. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
1) нормативных правовых актов Республики Казахстан по архивному делу и документационному обеспечению управления;
2) типового, отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения; типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;
3) соответствующих нормативно-методических документов уполномоченного органа, местных исполнительных органов и государственных архивов.
14. Отнесение документов к составу Национального архивного фонда осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании следующих принципов:
1) историзма;
2) комплексности оценки;
3) всесторонности оценки.
При определении ценности документов в равной степени применяются все принципы.
Принцип историзма требует рассматривать каждый документ как продукт определенной исторической эпохи и оценивать его с позиции не только современности, но и будущего.
Применение принципа комплексности оценки позволяет проводить экспертизу ценности документов не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в совокупности с другими документами, исторически возникшими в результате деятельности организации.
В соответствии с принципом всесторонности оценки информационного содержания документ необходимо рассматривать в различных аспектах (научно-историческом, политическом, экономическом, социальном, культурном и так далее), для изучения которых он потенциально может стать источником.
15. Указанные принципы при проведении экспертизы ценности комплексно применяются совместно с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения документов относятся:
1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;
2) время и место образования документа.
К критериям содержания документов относятся:
1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, подлинность, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
1) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица, печати организации и иных реквизитов, предусмотренных законодательством Республики Казахстан);
2) форма фиксирования и передача содержания информации;
3) особенности материального носителя документа;
4) особенности физического состояния документа.
16. Дополнительно при экспертизе аудиовизуальных документов применяются специфические критерии: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации.
17. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие критерии:
1) значимость проблемы или объекта, отраженного в документах;
2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).
18. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяются Положением о данной комиссии, разрабатываемым на основе примерного положения согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
19. Результаты экспертизы ценности документов организаций источников комплектования государственных архивов, в обязательном порядке после их рассмотрения ЦЭК (ЭК) организации, подлежат рассмотрению в зависимости от статуса и местонахождения организации экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) местного исполнительного органа (Национального архива Республики Казахстан, центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, специального государственного архива Республики Казахстан) (далее - республиканские государственные архивы).
20. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации при методической помощи работников соответствующего государственного архива.
При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.
21. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации базируется на анализе состава документов организации. При этом уточняется, в составе дел каких структурных подразделений организации включаются подлинные экземпляры документов.
22. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется также характер повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.
23. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра документов дела (кинофотовидеодокументы просматриваются на монтажном столе или на экране, а фонодокументы прослушиваются).
Не допускается производить отбор документов только на основании заголовков дел, вынесенных на их обложки или внесенных в соответствующие описи дел структурных подразделений организации. При просмотре (прослушивании) из дел подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.
Обращается внимание на физико-химическое и техническое состояние документа.
24. В ходе проведения экспертизы проверяют:
1) обоснованность отнесения документов к данному делу;
2) юридическую силу документов (наличие подписей, печати и иных реквизитов);
3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел (реквизиты обложек пишутся светоустойчивыми чернилами черного, фиолетового, синего цветов или черной тушью);
4) правильность нумерации листов дел (листы нумеруются в валовом порядке с использованием черного графитового карандаша в правом верхнем углу листа).
Все выявленные недостатки устраняются работником архива организации.
25. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел, документов структурных подразделений составляются:
1) описи дел, документов постоянного хранения организаций согласно приложениям 3-10 к настоящим Правилам;
2) опись дел по личному составу согласно приложению 11 к настоящим Правилам;
3) опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 12 к настоящим Правилам;
4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 31 к настоящим Правилам.
26. Описи дел, документов и акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел, документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти).
Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.
Описи дел, документов, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией) организации, завершают соответствующую сводную опись вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел документов.
27. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
28. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
29. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе "Примечание" - отметка "Смотри дело №".
30. Опись дел, документов постоянного хранения утверждают руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации.
Опись дел по личному составу утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации.
31. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
32. Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не представлять описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на утверждение (согласование) ЭПК.

Порядок составления описей дел, документов

33. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел, документов в опись, заполнение граф описи аналогичны порядку, изложенным в правилах документирования и управления документацией.
34. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки дел, документов:
1) отнесенных к составу Национального архивного фонда, отложившихся в деятельности структурных подразделений организации;
2) сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно;
3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан;
4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;
5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.
35. Систематизация заголовков единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
36. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
37. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, прежде всего, по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
38. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.
39. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.
При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).
При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.
40. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам. В первом случае заголовки единиц хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
41. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации заголовков единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций: сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.
42. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
43. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
44. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см х 3,5 см; 3 - 6 см х 6 см; 4 - 6 см х 9 см; 5 - 9 см х 12 см; 6 - 10 см х 15 см; 7 - 13 см х 18 см; 8 - 18 см х 24 см).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".
45. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
46. Опись дел, документов постоянного хранения имеет титульный лист согласно приложению 14 к настоящим Правилам, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела (документы) данной организации.
47. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, один - остается в архиве организации.
48. Опись дел по личному составу имеет титульный лист и итоговую запись. На титульном листе не проставляется официальное наименование государственного архива.
При необходимости к описи могут составляться оглавление, предисловие, список сокращенных слов.
49. В опись дел по личному составу вносятся заголовки:
1) приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу;
2) списков работников;
3) карточек по учету личного состава, личных дел;
4) лицевых счетов работников;
5) списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов, социальных взносов;
6) трудовых договоров;
7) невостребованных подлинных личных документов работников;
8) актов о несчастных случаях на производстве и иных дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.
50. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года - по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних - в порядке убывания важности дел.
51. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников.
52. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три - остаются в архиве организации.
53. На титульном листе описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения не проставляется официальное наименование государственного архива.
54. К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по усмотрению архива могут составляться оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
55. В опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое значение для информационного обеспечения деятельности организации.
56. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.
57. Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три - остаются в архиве организации.

Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

58. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
59. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
60. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, которые после его утверждения передаются в государственный архив и архив организации.
61. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
62. Документы, заголовки которых включены в акт, могут сдаваться организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожены.

Порядок проведения экспертизы ценности
научно-технической документации

63. Особенностью проведения экспертизы ценности основных видов научно-технической документации является проведение данной экспертизы в два этапа.
64. На первом этапе по проектной, конструкторской и технологической документации проводится выбор проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.
Конечным результатом первого этапа экспертизы является составление перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
65. Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение (далее - перечень), составляется работником архива совместно со специалистами организации за определенный период времени, начиная с начала ее деятельности.
Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.
66. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.
67. Перечень согласовывает ЦЭК (ЭК), утверждает руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
К перечню прилагается протокол или выписка из протокола заседания ЦЭК (ЭК) организации.
Перечень составляется в двух экземплярах, после утверждения ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) один экземпляр возвращается организации, а другой - остается в государственном архиве.
68. Экспертиза ценности научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации проводится в один этап без составления перечня.
69. На втором этапе экспертизе ценности подвергаются проектные, конструкторские и технологические документы, входящие в состав проектов, изделий, включенных в перечень.
70. Описи дел составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная) и имеют самостоятельный номер, к которому добавляется цифровой индекс, определяющий вид научно-технической документации.
Одновременно осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение с целью выделения их к уничтожению.
71. По жилищно-гражданскому строительству на постоянное хранение отбираются индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.
Из серий типовых проектов передают на постоянное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.
Среди проектов-привязок для строительства зданий и сооружений на постоянное хранение поступают проекты, разработанные для зон сложного геологического строения и повышенной сейсмичности, в которых применены оригинальные решения инженерных вопросов.
Из экспериментальных проектов на постоянное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков, сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.
72. При выборе объектов промышленного строительства учитывают специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции.
При выборе индивидуальных проектов на постоянное хранение отбирают крупные объекты и комплексы, являющиеся ведущими в отраслях экономики страны. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.
73. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Вследствие этого проектирование объектов водохозяйственного строительства является индивидуальным. На постоянное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.
74. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на постоянное хранение поступают:
1) проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры;
2) проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта;
3) проекты планировок центральных (исторических) районов городов;
4) проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.
75. Состав проектной документации, отбираемой на постоянное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.
На постоянное хранение поступает рабочая документация.
76. При отборе конструкторской документации основное внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства. Из модификаций отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую модель.
77. На стадии "техническое предложение" на постоянное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.
На стадии "эскизный проект" - пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.
Передача документов на постоянное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.
78. На стадии "технический проект" на постоянное хранение поступают следующие виды документов:
1) пояснительная записка;
2) ведомость технического проекта;
3) чертеж общего вида;
4) технические условия на изготовление образцов изделий.
79. На стадии "рабочая документация" на постоянное хранение передаются:
1) чертежи общего вида унифицированных узлов;
2) групповой конструкторский документ;
3) схемы изделий.
80. Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.
81. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.
При отборе объектов на постоянное хранение необходимо учитывать:
1) степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов;
2) оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов;
3) масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность.
82. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на данных стадиях содержатся оригинальные технические решения.
83. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на постоянное хранение, являются:
1) маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции);
2) ведомость сборки изделия;
3) ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса;
4) постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств;
5) технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств;
6) технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам;
7) нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции;
8) сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов;
9) технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий;
10) сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.
84. Отбору на постоянное хранение подлежит научно-исследовательская документация по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области.
85. На постоянное хранение поступают:
1) задания и требования на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, включенные в государственные, международные, межотраслевые программы;
2) этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники;
3) отчеты по законченным темам научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;
4) сводные годовые отчеты о научно-исследовательских работах, содержащие итоговую, обобщенную информацию;
5) рукописи монографий, статей, диссертации на соискание ученых степеней, авторефераты.
86. На постоянное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).
87. Из рассмотренных заявок на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), на постоянное хранение отбираются те заявки, в которых содержатся рациональные научно-технические решения.
88. На постоянное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, если:
1) они поданы выдающимися деятелями науки и техники;
2) они содержат оригинальные художественно-конструкторские решения;
3) их авторы награждены дипломами, медалями и премиями на выставках.

Порядок формирования и обработки дел
с научно-технической документацией

89. Дело с научно-технической документацией формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту, теме (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта, темы (сборочной единицы), значительных по объему, могут составлять несколько дел.
90. При научно-технической обработке документов применяется карточный способ их описания и систематизации. На карточку записывают:
1) рабочий номер дела, который записан карандашом на обложке описываемого дела;
2) официальное наименование организации-разработчика;
3) название проекта (разработки, темы научно-исследовательской работы), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа);
4) название основного комплекта (сборочной единицы), его марки;
5) фамилия руководителя (автора, авторов) темы, проекта;
6) год окончания разработки;
7) количество пронумерованных листов.
Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации дел в описи.
91. Научно-техническая документация, передаваемая на постоянное хранение, подлежит полному оформлению:
1) фальцовке чертежей;
2) подшивке (переплету) текстовых документов;
3) нумерации листов;
4) составлению заверительных листов;
5) оформлению обложек дел.
92. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждое дело включаются не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297Х210 мм), при толщине дела не более трех-четырех сантиметров.

Порядок проведения экспертизы ценности
аудиовизуальной документации

93. При проведении экспертизы ценности и отборе аудиовизуальных документов на хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования аудиовизуального документа, а также решаются вопросы повторяемости информации, дублетности, поглощенности и вариантности аудиовизуальных документов.
Из дублетных аудиовизуальных документов на государственное хранение отбираются аудиовизуальные документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом исходного материала и сопроводительной (для кинодокументов).
Поглощенные кино- и фонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в взаимосвязи со всем остальным материалом кино- и фонодокумента.
Из нескольких вариантов фото и фонодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся более полным содержанием, лучшими композиционными, цветовыми решениями и удобным для использования размером (для фотодокументов).
94. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.
При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке в соответствии с требованиями отраслевых нормативов, регламентирующих порядок проведения этих работ.
95. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.

Порядок проведения экспертизы ценности
электронных документов

96. Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций подразделяются на:
1) электронные управленческие документы;
2) электронные аудиовизуальные документы;
3) электронные научно-технические документы;
4) специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и тому подобное).
97. Отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях.
Специфические информационные ресурсы отбираются на государственное хранение на основании следующих критериев:
1) полнота комплектования данного информационного ресурса, то есть соотношение информации, имеющейся в составе данного информационного ресурса, с общим объемом информации, имеющейся в Республике Казахстан по данному классу предметов или явлений;
2) достоверность информации;
3) уникальность информационного ресурса, определяемая системой сбора информации;
4) социальная значимость информационного ресурса.

3. Хранение документов архива организации

Порядок организации сохранности документов

98. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляется следующие меры:
1) по организации хранения документов, предусматривающий создание и развитие материально-технической базы (здание и помещения, средства хранения документов, оборудование, средства копирования и восстановления поврежденных документов и тому подобное);
2) по созданию и соблюдению нормативных условий и параметров временного хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
3) превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
99. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. При организации хранения и создании соответствующих условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов и особенности их материальных носителей.
100. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов архиву организации предоставляется отдельное здание или часть административного здания организации, специально построенное или приспособленное для хранения архивных документов.
101. Специальные помещения для архива организации могут предусматриваться при строительстве или реконструкции административного здания организации. При отсутствии специального помещения для архива выделяются приспособленные помещения в административном здании организации.
Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится только после экспертизы, устанавливающей их пригодность (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническое состояние, наличие отопительных и вентиляционных систем). Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и прочих профильных служб. Результат экспертизы оформляется актом.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений.
102. Для архива организации предусматривают предоставление следующих помещений:
1) архивохранилища для хранения документов;
2) комната для работы исследователей (читальный зал);
3) рабочие комнаты для работников архива;
4) комнаты для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Рабочие комнаты для работников и помещения для работы исследователей (читальный зал) изолируются от архивохранилищ.
Архивохранилища, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируется специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя и в присутствии работника архива организации.
103. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
Архивохранилища должны быть безопасными в пожарном отношении и гарантированы от затопления. В них не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.
104. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.
Вынос документов из архива организации за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.
105. Помещения архива организации оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.
106. Электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки используются только в герметичном исполнении. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архивохранилищ.
107. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
108. В архивохранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, курение.

Порядок расстановки и хранения дел

109. Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
110. Архивохранилища оборудуются основными средствами хранения: стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами. В качестве вспомогательных средств хранения документов применяют металлические шкафы, сейфы.
Для хранения фоно и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала.
111. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:
1) между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
2) между стеллажами (проход) - 75 см;
3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене - 75 см;
4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) - 45 см;
5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
112. Документы размещают на стеллажах, в шкафах (сейфах) с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробок, папок, специальных футляров, пакетов и тому подобных) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
113. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях информации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.
В зависимости от оборудования и форматов чертежей научно-техническая документация может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
114. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 м, длина конечного ракорда - 1,5-2 м. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Направление намотки - с конца на начало. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.
Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу. Высота выступающих витков в рулоне не должна превышать 0,05 мм. Направление намотки фонодокумента должно быть таким, чтобы при воспроизведении на магнитофонах сматываемый рулон вращался против часовой стрелки.
Каждая единица хранения аудиовизуального документа помещается в индивидуальную негерметичную упаковку для исключения возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от механических повреждений. Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов внутри нее. Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не содержать хлора, азота, препятствовать появлению биоповреждений. Поверхность упаковочных материалов не должна вызывать повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли.
115. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.
Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.
Фонодокументы на магнитной ленте вкладываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.
Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
116. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.
117. Все архивохранилища, а также стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз.
118. В целях закрепления места хранения документов в архивохранилищах составляются постеллажные топографические карточки.
Постеллажные топографические указатели согласно приложению 16 к настоящим Правилам составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.
Изменения, происходящие в размещении документов, своевременно отражаются в постеллажных топографических карточках.
119. При хранении электронных документов организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:
1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;
2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;
3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;
4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;
5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;
6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;
7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;
8) источником бесперебойного питания;
9) принтерами и модемами новейших модификаций;
10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.
120. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:
1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;
2) средства отображения и обработки данных;
3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.
121. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:
1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;
2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;
3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;
4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;
5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;
6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

Порядок обеспечения режима хранения документов

122. Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.
Защита документов, дел обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):
1) светового режима хранения;
2) температурно-влажностного режима хранения;
3) санитарно-гигиенического режима хранения.
123. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное).
В архивохранилищах освещение может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается только рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
124. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий температурно-влажностный режим:
1) для документов на бумажных носителях информации - температура +17 - +19⁰ С, относительная влажность воздуха 50-55 %;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации - температура +15⁰ С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации - температура +2 - +5⁰ С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях - температура от +8 - до +18⁰С, относительная влажность воздуха - 45-65 %.
5) для документов на электронных носителях информации - температура +15 - +20⁰С, относительная влажность воздуха 50-65 %.
125. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.
126. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях - два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - три раза в неделю.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией.
Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.
127. Все помещения архива организации содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
В архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
128. В архивохранилищах необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина.
129. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.
130. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины и так далее) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат и так далее), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
131. Независимо от ценности и сроков хранения немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.

Порядок выдачи документов из архивохранилищ

132. Документы выдаются из архивохранилищ:
1) для использования работниками организации;
2) для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
3) во временное пользование для других организаций;
4) для специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
133. Документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не превышающий:
1) одного месяца для использования работниками организации;
2) одного месяца для использования документов в читальном зале;
3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспонирования документов.
134. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
135. На научно-технические документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники, как правило, выдаче из архивохранилищ не подлежат.
136. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
137. Выдача документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:
1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 17 к настоящим Правилам;
2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование другим организациям или для экспонирования документов согласно приложению 18 к настоящим Правилам, оформляемых на общем бланке организации;
3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.
138. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
139. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до проведения проверки наличия и состояния дел.
140. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в ведомственном (частном) архиве организации, выдававшей документы.
141. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации.
142. Перед выдачей дел из архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в сводной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из архивохранилища дело должно иметь лист использования согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
143. При выдаче документов из архивохранилища на их место подкладывается карта-заместитель единицы хранения согласно приложению 21 к настоящим Правилам. При возвращении документа в архивохранилище карта-заместитель изымается.
144. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.
При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива сообщает об этом руководству организации для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, установленном законодательными актами Республики Казахстан.

Порядок проведения наличия и состояния архивных документов

145. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив.
146. Внеочередные проверки наличия и состояния документов проводятся:
1) до и после перемещения документов в другое архивохранилище (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
3) при смене руководителя архива организации;
4) при реорганизации (ликвидации) организации.
147. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется:
1) установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве организации;
2) выявление и устранение недостатков в учете документов;
3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки.
148. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждой описи и соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях.
149. Проверка наличия и состояния проводится путем сверки описательных статей раздела сводной описи дел со сведениями, вынесенными на обложках дел.
При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кинофоновидеодокументов. При несоответствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа.
Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
150. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствующих сводных описей дел;
4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
5) выявлять документы, имеющие физические дефекты.
151. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в сводных описях дел, документов и других учетных документах запрещается.
152. Дела, выданные работникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
153. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 22 к настоящим Правилам. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого архивного фонда и подписываются исполнителем.
По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело архивного фонда.
Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается.
154. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
155. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется запись "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
156. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
157. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
1) изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;
2) организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их годовые описи дел;
3) проверить дела находящихся рядом архивных фондов;
4) изучить имеющиеся в деле архивного фонда акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел.
158. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
159. Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально, исключаются из описей. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
160. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры сводных описей дел, утвержденных ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).

4. Организация документов в архиве

Порядок определения фондовой принадлежности документов и
образование (закрытие) архивного фонда

161. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, включая управленческие, аудиовизуальные и научно-технические на традиционных и электронных носителях информации, составляет ее документальный фонд.
162. Документы, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации.
163. Разновидностями архивного фонда являются:
1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;
2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие).
164. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к конкретному архивному фонду.
165. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:
1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которые их получила, фондовая принадлежность указанных документов определяется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа;
2) копии исходящих документов (отпуски) относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также по делопроизводственным пометкам на отпусках документов;
3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция.
166. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены делопроизводством.
167. Единый архивный фонд составляют документы:
1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
2) организации, поменявшей государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которой, имеется преобладающая доля государственной собственности;
3) организации временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями;
4) документы организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней;
5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии.
168. Документы дочерних организаций, составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном ведомственном (частном) архиве или разных.
169. Документы общественной организации (профсоюзной, спортивной и других),существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд.
170. Объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:
1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
3) организаций, объединенных объектом деятельности.
Такой фонд можно сформировать из архивных документов организации и документов общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;
4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.
Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
Обязательным условием для создания объединенного архивного фонда является недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.
171. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименовании в хронологической последовательности, а также местонахождения.
172. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.
173. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:
1) закрываются архивные фонды:
Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);
Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);
других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 г.);
местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;
2) образуются новые архивные фонды:
Президента Республики Казахстан;
Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;
Верховного суда Республики Казахстан;
Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;
Конституционного Совета Республики Казахстан;
Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;
Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;
Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;
Национального банка Республики Казахстан;
Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий;
Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);
центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;
глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;
Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов. Документы маслихат-собраний избранных в соответствии с Законом Республики Казахстан "О представительных местных и исполнительных органах и маслихатов, избираемых в соответствии с Конституцией РК" от 30 августа 1995 года, составляет единый фонд и единую опись;
3) составляют единые архивные фонды, следующие архивные документы:
отраслевых управлений и отделов исполнительных комитетов советов народных депутатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения Казахской ССР и соответствующих органов государственного управления Республики Казахстан периода независимости, если их задачи и функции остались без изменения.
В этом случае возможно создание объединенного архивного фонда. Документы соответствующих органов государственного управления периода независимости включаются в объединенный архивный фонд самостоятельной описью. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и предисловие. Описи дел по личному составу могут быть продолжены.
174. В связи с преобразованием местных представительных и исполнительных органов (их объединением, разделением, а также изменением статуса административно-территориальной единицы) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного государственного управления.
175. Переименование или изменение административных границ местных представительных и исполнительных органов не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного государственного управления и других организации, расположенных на данной территории.
176. При реорганизации (ликвидации) организации новые архивные фонды создаются в случаях:
1) изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации.
Если на базе органа управления создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд. Также следует поступать, когда производственная организация преобразуется в управленческий орган.
В случае коренного изменения компетенции и функций организации и создания на ее базе новой организации ее документы составляют новый архивный фонд;
2) преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и тому подобное).
Из архивных документов государственной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й) - правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи в соответствии с договором (соглашением) архивных документов организации(й) - правопреемника(ов) в государственную собственность или на хранение в государственный архив. В этом случае их документы включаются отдельными описями.
К описям такого фонда составляются отдельные титульные листы и предисловия. Документы по личному составу в этих фондах продолжают предыдущие описи дел по личному составу;
3) при ликвидации организации с передачей всех или части ее функции новой или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
177. Ликвидация организации означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим организациям. В соответствии с этим фактором документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.
178. Не является основанием для создания нового архивного фонда:
1) расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;
2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;
3) изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;
4) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации;
5) преобразование государственного учреждения в государственное предприятие и наоборот.
Преобразование государственного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения в государственное предприятие, основанное на праве оперативного управления (казенное предприятие) и наоборот не является основанием для разделения документов на отдельные архивные фонды.
Документы государственных предприятий и государственных учреждений в случае, если предприятия (учреждения) продолжают свою деятельность после 1991 года как государственные, составляют единый архивный фонд;
6) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.
179. Хронологическими границами архивного фонда являются:
1) архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;
2) объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.
180. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов, в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации.

Порядок организации документов в пределах архивного фонда

181. В пределах архивного фонда учетной и классификационной единицей является единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело. Дело - отдельный (е) архивный (е) документ (ы), заключенный (е) в обособленную обложку, папку.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.
182. Единицами учета аудиовизуальных документов являются:
1) для кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события;
2) для фотодокументов - часть единицы хранения, а одна или несколько единиц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содержанием;
3) для фонодокументов - одна или несколько единиц хранения с звуковой записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства;
4) для видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.
183. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:
1) для кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки;
2) для фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), рулон диафильма, фотоотпечаток, фотоальбом, дисковый носитель и физически обособленные кадры панорамной съемки;
3) для фонодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, дисковый носитель и физически обособленная аудиокассета;
4) для видеодокументов - физически обособленная видеокассета, физически обособленный дисковый носитель.
184. За единицу учета электронных документов принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.
185. За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией.
186. Отсистематизированные единицы хранения (дела), вносятся в опись дел и оформляются в порядке, обеспечивающим их учет, поиск и использование.
Дела систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации (номенклатуре дел), которая является основанием для их внутренней организации и закрепляется описью (описями) дел.
187. Дела, внесенные в описи дел структурных подразделений организации, и дела временного (до 10 лет включительно) хранения, переданные по номенклатуре дел, внутри архивного фонда организации размещают с учетом хронологическо-структурного (структурно-хронологического) или хронологическо-функционального (функционально-хронологического) классификационных признаков.
188. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. При этой схеме систематизации единицы хранения группируются в архивном фонде по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
189. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.
При этой схеме систематизации единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.
190. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.
При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).
При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
191. Для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций может быть использована хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы систематизаций применяются: сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.
192. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:
1) единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);
5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
193. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
194. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.
195. Единицы хранения в объединенном архивном фонде, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемов их документов. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.
196. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских и проектных организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов, судебная документация в органах суда и тому подобные выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
197. Научно-техническая документация располагается внутри архивного фонда по видам (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная документация).
198. Проектная документация располагается по предметно-тематическому, хронологическому или географическому классификационным признакам.
Проектная документация подразделяется:
1) по жилищно-гражданскому строительству;
2) по промышленному строительству;
3) по сельскохозяйственному строительству;
4) по энергетическому и водохозяйственному строительству;
5) по транспортному строительству.
Каждая группа может систематизироваться на более мелкие.
Документы проектных стадий располагаются в принятой последовательности проектирования.
Типовые проекты систематизируются по номерам серий.
199. Конструкторская документация располагается по видам разработок, по хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки - по узлам согласно спецификации.
Конструкторская документация на модифицированное изделие следует за документацией на все базовое изделие либо той частью изделия, на которую имеется модификация.
Документы по испытаниям изделий располагаются по хронологии, а в пределах года - по назначению техники, регистрационным номерам.
200. Технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу.
201. Научно-исследовательская документация, размещается по хронологическому принципу, в пределах года - по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), по структурному признаку.
Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно.
202. Патентно-лицензионная документация располагается по видам:
1) объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания);
2) охранного документа (патенты, свидетельства).
В пределах каждого вида - по номерам патентов или свидетельств; по номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.
203. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам - фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино - и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино - и телесюжетов;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино - и телесюжету.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
204. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5см х 3,5 см; 3 - 6 см х 6 см; 4 - 6 см х 9 см; 5 - 9 см х 12 см; 6 - 10 см х 15 см; 7 - 13 см х 18 см; 8 - 18 см х 24 см).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".
На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
205. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копий.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

Порядок передачи документов Национального архивного фонда
на постоянное хранение в государственный архив

206. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан по истечении установленных (договорных) сроков подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.
207. Устанавливается следующие предельные сроки временного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда:
1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан - 15 лет;
2) документы территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан - 10 лет;
3) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня - 10 лет;
4) документы органов местного государственного управления области (города республиканского значения, столицы) - 10 лет;
5) документы государственных организаций областного (города республиканского значения, столицы) уровней - 10 лет;
6) документы местных государственных органов управления города (района) - 5 лет;
7) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня - 5 лет;
8) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, документы центров по недвижимости и судебные дела - 75 лет;
9) научно-исследовательская, технологическая и патентно-лицензионная документация - 10 лет;
10) опытно-конструкторская документация - 15 лет;
11) проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;
12) картографическая документация - 25 лет;
13) геодезическая документация - 25 лет;
14) телеметрическая документация - 5 лет;
15) аудиовизуальная документация - 3 года.
208. Сроки хранения документов на традиционных и электронных носителях информации, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с Законом Республики Казахстана "О Национальном архивном фонде и архивах" между собственниками документов и уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива организации.
209. Передача осуществляется на основании описи дел (документов) постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.
210. При обнаружении расхождений между количеством единиц хранения по итоговой записи в описи и их наличием, к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих единиц хранения.
211. Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел (документов), причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.
212. На отсутствующие дела (документы), розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.
213. Утраченные подлинники управленческих и научно-технических документов заменяются их заверенными копиями, аудиовизуальных - копиями.
214. С управленческих документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", в соответствии с Правилами работы государственных органов, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 ДСП, данная пометка снимается на основании решения ЦЭК (ЭК) организации.
215. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и наименование описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид носителей.
216. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в государственный архив проверяются:
1) комплектность передаваемых документов;
2) комплектность и правильность составления сопроводительной документации;
3) физическое и техническое состояние носителей;
4) наличие вирусов и иных вредоносных компьютерных программ;
5) воспроизводимость контрольных характеристик программными средствами государственного архива.
217. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и в государственном архиве, работники государственного архива в присутствии представителя организации заново разрабатывают контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи электронных документов.
В случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.

5. Учет документов

Порядок учета документов архива организаций

218. Учет документов в архиве организации - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Учетными документами является комплекс документов установленных форм, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
219. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива.
Архив организации осуществляет учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации, в порядке, установленным уполномоченным органом в области архивного дела, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
220. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, присваиваемого государственным архивом после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в государственный архив; описи; единицы хранения.
221. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
1) архивный фонд, архивная коллекция;
2) единица хранения.
222. Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов:
1) централизации, выраженной в применении единых единиц учета;
2) унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;
3) динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
4) полноты и достоверности учета.
223. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Все учетные документы хранятся в архивохранилище в сейфах или металлических шкафах.
224. Основанием каждой записи в основных учетных документах является поступление дел, документов в архив организации, выбытие документов из архива организации, в связи с их передачей в архив другой организации или в государственный архив, выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению; не обнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны; неисправимыми повреждениями.
225. Основными учетными документами являются:
1) книга учета поступления и выбытия документов согласно приложению 25 к настоящим Правилам, предназначенная для учета в архиве организации каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на временное хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
2) описи дел, документов, согласно приложениям 3-11 к настоящим Правилам предназначенные для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка их систематизации, учета изменения в составе и объеме документов, заголовки которых включены в данную опись.
Описи дел, документов являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится отметка "Выбыло".
Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
Суммарный учет дел, документов в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по сводной описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
Законченные описи дел, документов состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Каждое изменение объема дел, документов в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Описи дел, документов структурных подразделений организации служат учетными документами до составления соответствующей сводной описи дел, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив или выделения к уничтожению;
3) лист-заверитель дела, согласно приложению 26 к настоящим Правилам, предназначенный для учета количества листов в деле;
4) паспорта архивов организаций согласно приложениям 27-30 к настоящим Правилам;
5) дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд.
Архив организации вправе вести вспомогательные учетные документы, которые могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
226. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме архивных фондов и дел. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления паспорта архива организации.
Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер, при наличии и так далее) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.
227. Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее архивного фонда:
1) историческая справка;
2) схема систематизации архивного фонда;
3) листы проверок;
4) описи дел структурных подразделений организации (до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив или выделения к уничтожению);
5) акты передачи дел, документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
6) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
7) карточки учета необнаруженных архивных документов;
8) акты о проведении проверок наличия и состояния дел и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда.
228. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения (далее - Свод), ведение которого предусмотрено Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".

Порядок учета научно-технической, электронной документации

229. Каждая единица учета научно-технической документации, помимо основных регистрационных документов регистрируется и учитывается в инвентарных книгах, согласно приложению 31 к настоящим Правилам и карточках регистрации научно-технической документации согласно приложению 32 к настоящим Правилам. Целям учета научно-технической документации служат также перечни проектов, проблем научно-технической документации по которым подлежит передача на постоянное хранение согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
230. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.
231. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
232. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждому виду научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная).
233. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
Отдельные инвентарные книги ведутся на:
1) подлинники проектной документации;
2) копии проектных документов других организаций;
3) типовые проекты.
Регистрация копийной проектной документации производится по сброшюрованным томам в карточках учета.
234. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.
Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
235. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги согласно приложению 33 к настоящим Правилам.
236. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 34 к настоящим Правилам.
237. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных или в учетную карточку согласно приложению 35 к настоящим Правилам.
Электронные документы учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям электронных документов постоянного хранения согласно приложения 9 к настоящим Правилам, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (Мбт).
238. Поступления электронных документов на временное хранение в электронный архив организации учитываются в общей книге поступления и выбытия документов согласно приложению 25 к настоящим Правилам. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения/Мбт.
239. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируются в акте о перезаписи и миграции согласно приложению 35 к настоящим Правилам, в новой итоговой записи к описи электронных документов.
240. В паспорте архива организации, хранящего электронные документы согласно приложению 28 к настоящим Правилам учитываются специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях.
Паспорт составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в Свод.
241. В качестве вспомогательного учетного документа является журнал учета миграций и перезаписей электронных документов согласно приложению 36 к настоящим Правилам.

Порядок учета и ведения баз данных

242. Учетные базы данных ведутся в целях:
1) составления в автоматизированном режиме паспорта ведомственного и частного архива организации;
2) подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;
3) оперативного представления сведений о наличии в архиве организации документов за определенный промежуток времени.
243. Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета: архивный фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в соответствующую сводную опись дел.
244. Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов.
Преемственность учетных баз данных и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в базах данных реквизитов основных учетных документов.
245. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения базы данных. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов ведомственного и частного архива организации.

6. Использование архивных документов

Порядок описания архивных документов для
научно-справочного аппарата

246. Архив предоставляет пользователю научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) (далее - НСА) к архивным документам (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).
247. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система НСА архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор). Целесообразность ведения дополнительных архивных справочников устанавливается архивом организации.
248. В системе научно-справочного аппарата реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с системой научно-справочного аппарата государственных архивов.
Преемственность системы научно-справочного аппарата архивов организации основывается на единстве требований и принципов ее построения.
249. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях:
1) архивный фонд;
2) единица хранения/единица учета;
3) архивный документ.
250. Основой архивного справочника является описательная статья, в которой излагаются следующие обязательные сведения:
1) идентифицирующие информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа);
2) о составе и содержании информации;
3) об условиях доступа и условиях использования информации;
4) по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).
251. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и другие.
252. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата;
3) историческую справку к фонду. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.
Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и тому подобное;
4) аннотацию о составе и содержании архивных документов. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ;
5) информацию об условиях доступа и использования. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования;
6) библиографию. Библиография к архивному фонду включает список справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.
253. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:
1) порядковый номер единицы хранения/единицы учета;
2) старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения/единицы учета.
Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:
наименование вида архивных документов;
автора (ов) архивных документа (ов);
адресата (ов) или корреспондента (ов), которым направлены, или от которых получены документы;
вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;
даты событий.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты", "не ранее…г." и так далее.
Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.
Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле - или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей, как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки;
4) справочные данные о единице хранения/единице учета, которые состоят:
из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета);
из объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;
из крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи;
5) из указания на подлинность/копийность;
6) из указания вида носителя или способа воспроизведения. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:
для управленческой документации и архивных документов личного происхождения - бумага, калька, пергамент и так далее;
для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;
для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;
для видеодокументов - формат записи;
для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача;
для электронных документов - компакт-диск и/или другой носитель;
7) условия доступа и использования архивных документов, язык, внешние особенности. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НСА к единице хранения/единице учета.
Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.
254. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:
1) заголовок. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа;
2) справочные данные об архивном документе. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета, номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания;
3) указание на подлинность/копийность;
4) вид носителя (или способ воспроизведения);
5) условия доступа и использования. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе, документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НСА.
При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.
255. При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать, какие элементы и их сочетания положены в основу ее формирования, в соответствии, с чем и формулируется ее заголовок. В связи с этим:
1) вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки и тому подобное), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка;
2) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";
3) единицы хранения, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова "документы", а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином "документы" обозначаются также документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу;
4) если единица хранения представляет собой переписку, в заголовке указываются официальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое наименование корреспондентов;
5) изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
256. При изложении в заголовках вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:
1) приводить полные или официальные сокращенные наименования организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов дела касается каких-либо организаций или лиц; если упоминается три и более организаций или лиц давать их видовое понятие;
2) в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств (или инициалов) лиц, раскрывать суть дела;
3) если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера.
257. Наименование местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов. Их наименования приводятся в возрастающем порядке: аул (село, деревня), город, район (уезд), область (губерния, край) и так далее.
258. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией одного вида, в заголовок выносится наименование документов во множественном числе с проставлением их кратких номеров.
259. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наименование организации или опускается или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия и тому подобное).
260. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.
261. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.
262. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.
Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.
263. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
264. Часть документов подлежит аннотированию. Аннотация документов единиц хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.
Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и так далее).
265. Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа.
При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.
В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб.
В аннотации могут также приводиться имена лиц, наименования организаций, географические наименования и так далее, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой "упоминаются").
266. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение"). Аннотация пишется после заголовка с красной строки.
При значительных объемах аннотируемых документов, аннотация может быть составлена на отдельном листе, которая вкладывается между обложкой и первым листом документа.
267. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("в документах содержится", "документы касаются"), а также таких субъективных формулировок, как "весьма ценные документы", "очень интересные документы" и тому подобное.

Порядок датировки документов при описании

268. Полная дата (число, месяц, год) словесно-цифровым способом указывается при описании нормативных правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и тому подобное).
269. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:
1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и тому подобное документов не проставляются;
4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки: "имеются документы за... год";
5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий и тому подобное), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби).
270. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

Порядок составления описи дел, документов

271. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета); состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
272. Описательная статья описи включает:
1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;
2) делопроизводственный индекс или инвентарный (производственный) номер;
3) заголовок единицы хранения, единицы учета;
4) крайние даты документов;
5) количество листов в единице хранения;
6) указание на копийность документов;
7) способ воспроизведения, документов.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
273. В справочный аппарат описи дел (документов) входят:
1) титульный лист; На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие данные:
наименование архивного фонда, которое пишется в виде официального наименования организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в архивную опись, в хронологической последовательности;
номер архивного фонда;
номер архивной описи;
наименование архивной описи;
крайние даты документов, внесенных в архивную опись. Если в архивную опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы;
2) содержание (оглавление). В оглавлении (содержании) разделов архивной описи дел и справочного аппарата к ней перечисляются: предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в архивную опись, указатели при наличии;
3) предисловие. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда.
К архивным описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если архивные фонды, входящие в них, включены в одну архивную опись. Кроме того, составляются предисловия к архивным описям отдельных архивных фондов, включенных в объединенный архивный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его архивных фондов и их архивных описей. В предисловиях к архивным описям отдельных архивных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих архивных фондов, и даются ссылки на общее предисловие.
В первой части предисловия, посвященной истории организации - фондообразователя, кратко излагаются:
дата создания организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации-предшественника, подчиненность организации - фондообразователя;
компетенция, структура и функции организации - фондообразователя;
изменение наименования, структуры и ведомственной подчиненности организации - фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;
дата ликвидации (реорганизации) организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации, унаследовавшей ее функции.
В характеристике истории архивного фонда и его состояния указывается:
полнота документов в архивной описи;
наличие дел, выходящих за хронологические границы архивного фонда.
При этом приводятся наименования и номера архивных фондов организаций-предшественников или правопреемников и организаций, выполнявших отдельные функции данной организации (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела.
В краткой характеристике состава и содержания дел в архивной описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.
В предисловии указываются основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения архивной описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.
Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к архивной описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им;
Предисловие подписывается составителем с указанием даты составления;
4) список сокращений. Назначение списка сокращений - унификация приемов описания в архивной описи дел и в справочном аппарате к ней, уменьшение ее объема. Список сокращений составляется, если при описании используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, слева - сокращение, тире, расшифровка. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений не допускается;
5) указатели. В целях повышения информативности архивных описей, по усмотрению архива организации, могут составляться указатели.

Порядок составления исторической справки

274. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду, представляющая собой документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов архивного фонда.
275. Первый раздел - история фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, наименование организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
1) даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на нормативные правовые акты или распорядительные документы;
2) наименование организации-преемника;
3) задачи и функции организации и их изменения;
4) масштаб деятельности организации, состав системы территориальных органов и/или подведомственных организаций;
5) место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
6) изменения в официальном наименовании и подчиненности организации;
7) структура организации и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда составляется общая история фондообразователей.
276. Второй раздел - история архивного фонда - включает следующие сведения:
1) дата первого поступления документов архивного фонда в ведомственный (частный) архив организации;
2) объем и крайние даты впервые поступивших документов;
3) изменения в составе и объеме архивного фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
4) степень сохранности документов;
5) особенности формирования, описания и систематизации документов;
6) сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы архивного фонда;
7) состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.
277. Раздел по истории архивного фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре архивного фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по архивному фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
278. Третий раздел включает обобщенную характеристику архивного фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к архивному фонду, о видах носителей информации.
279. Справка подписывается исполнителем и руководителем архивом организации.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов архивного фонда; один хранится в деле фонда в ведомственном или частном архиве организации.
280. Историческая справка дополняется при пополнении архивного фонда или в случае реорганизации организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью дел (документов).

Порядок составления каталогов и картотек

281. Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов.
282. Работы по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается:
1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей;
2) в отборе дел и документов и информации из них;
3) в применении соответствующих приемов описания документной информации.
283. Каталогизация включает следующие виды работ:
1) составление схемы классификации;
2) выявление и отбор документов;
3) описание на каталожных карточках;
4) систематизация карточек;
5) ведение каталогов.
284. Выбор схемы классификации определяется составом документов ведомственного или частного архива организации и задачами их использования.
Схемой классификации документной информации является письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по указанным делениям.
285. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
286. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
287. В состав описательной статьи каталога входят:
1) наименование архива организации;
2) индекс;
3) рубрика, подрубрика;
4) дата события, место события;
5) содержание;
6) номер архивного фонда, наименование архивного фонда;
7) номера описи дела (документов), единицы хранения, листов;
8) язык документа;
9) способ воспроизведения документа.
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.
288. Ведение каталога, представляющее собой комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят:
1) научно-методическое обеспечение работы;
2) индексирование карточек;
3) систематизация карточек по индексам и рубрикам;
4) составление отсылочного аппарата к каталогу;
5) усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование, являющееся выбором или составлением индекса по схеме классификации и отнесением его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному архивному фонду или описи дел (документов), уточнение их систематизации).
289. Одним из источников пополнения системы каталогов являются тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых архивных фондов.
290. Архив организации, хранящий управленческую документацию, создает именную картотеку.
Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, заработной плате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера архивного фонда, годового раздела сводной описи дел, на номера дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
291. Архив организации, хранящий аудиовизуальную документацию, создает:
1) именую картотеку, содержащую сведения об авторах (режиссере, сценаристе и операторе) кинодокумента, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска кинодокумента, алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях кинодокументов;
2) именную картотеку, содержащую сведения о лицах, информация о которых имеется в фотодокументах, и объектную картотеку, содержащую сведения об объектах, событиях, информация о которых имеется в фотодокументах;
3) именую картотеку, содержащую сведения об авторе и исполнителе художественного, музыкального или документального произведения, записанного на фонодокумент, жанровую картотеку, содержащую сведения о художественном, музыкальном или документальном произведении, записанного на фонодокумент;
4) алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях видеодокументов, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска видеодокумента.
292. Архив организации, хранящий научно-техническую документацию, создает:
1) объектный каталог, который составляется на объекты капитального строительства и объекты конструирования;
2) именной каталог, который составляется по фамилиям авторов проектов, разработок, изделий, тем исследований;
3) географический каталог, который составляется на объекты проектирования по месту их расположения;
4) алфавитный каталог, который составляется в алфавитном порядке наименований научно-технических разработок.

Порядок составления указателей, обзоров,
монтажных листов кино-видео-документа

293. Указатель является архивным справочником, представляющим собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве организации классифицируются:
1) по объему - межфондовые и внутрифондовые;
2) по форме - электронные, листовые или карточные;
3) по структуре рубрик - глухие (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированные (предметные понятия сопровождаются пояснениями);
4) по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
294. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи дел, документов, нескольких описей дел, документов архивного фонда, описей дел, документов одного архивного фонда или нескольких архивных фондов.
295. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика бывает простой, (без подрубрик) и сложной (имеющая подрубрику или определение понятия).
Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи дел, документов включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива организации указанные данные дополняются номерами описей дел, документов, архивных фондов.
296. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
297. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.
Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.
Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия организаций, их структурных подразделений, наименования отраслей и тому подобное) и может быть глухим или аннотированным.
Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички) и биографические справки.
Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и иных географических объектов.
Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.
298. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.
299. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
300. Обзор является архивным справочником, включающим систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
Видами обзора в архиве организации являются обзор архивного фонда и тематический обзор.
Объектом описания для обзора архивного фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного архивного фонда.
Объектом описания для тематического обзора по документам архива организации является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного архивного фонда (части архивного фонда, группы архивных фондов) по определенной теме.
301. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов отдельно взятого архивного фонда.
302. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы архивных фондов по определенной теме.
303. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе архивного фонда и / или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.
304. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей дел (документов), единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В научно-справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов, указатели. К тематическому обзору составляются список архивных фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу научно-справочного аппарата.
305. Обзоры составляются по структурному, отраслевому (функциональному), предметно-тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам.
306. Монтажный лист киновидеодокумента - архивный справочник, который раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).
Монтажный лист киновидеодокумента - представляет собой по кадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.
Монтажный лист киновидеодокумента составляется в архиве в случае его отсутствия и состоит из следующих элементов: заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.
307. В заглавных надписях указывается:
1) название архива;
2) "монтажный лист №…" и название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей);
3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).
308. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным по плановым описанием. При просмотре на звукомонтажном столе в монтажном листе отмечаются данные в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку (при смещении рамки кадра на экране видны номера стартов), если же позитив не стартован, то следует оставить место для номера плана, с тем, чтобы вписать его во время работы с негативом кинодокумента;
2) после номера плана дается определение плана (общий, средний или крупный);
3) метраж плана, который определяется с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метромером его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой - с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра);
4) содержание изображения плана кинодокумента описывается кратко.
Событие указывается точно, снимаемые объекты называются полностью, лица по возможности расшифровываются (если несколько человек, то их следует перечислять слева направо, инициалы ставить перед фамилией), если человек или группа лиц сняты со спины, в монтажном листе это следует отметить. При наличии в кадре отдельных лозунгов, транспарантов содержание их отмечается в монтажном листе.
В этой же графе отмечаются все специфические приемы киносъемки (панорама, затемнение, движения, надпись и тому подобное), в монтажном листе эти приемы отмечаются сокращенно (ПНР, ЗТМ, СДВ, НДП и тому подобное). Все особенности съемки, такие как: съемки с движением, наездом, сверху, с самолета, ночью и другие, также отражаются в описательной статье монтажного листа и указываются в скобках после описания изображения плана. В этой же графе "Содержание изображения" монтажного листа, составляемого на киножурнал, указывается название каждого сюжета, места съемки и фамилии кинооператоров, снимавших сюжет.
В графе "Текст фонограммы" приводится синхронно текст фонограммы против описания тех планов изображения, к которым относятся слова диктора.
После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе необходимо осуществить сверку позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.
В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указывается общий метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, должность и фамилия составителя монтажного листа, дата составления.
В заключение работ по составлению монтажного листа осуществляется его перепечатка в двух экземплярах (один используется в работе исследователей и сотрудников, второй переплетается и служит страховой копией).
План (или монтажный кадр) - составная часть видеофонограмм, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.
309. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве. Монтажные листы спецвыпусков, киножурналов или летописного материала начинаются с указания года выпуска, студии производства; цветности, озвученности, секунды, посекундного хронометража (начала и конца записи).
В случае, если на видеодокумент записано несколько самостоятельных фильмов, журналов и тому подобное, то описание каждого из них начинается с написания его названия, с указанием года выпуска, студии производства, секунды, с которой начинается фильм (спецвыпуск, киножурнал или летописный материал), и секунды, которой заканчивается запись изображения, а также общее количество времени записи в секундах.
После описания титульного листа осуществляются по плановые описания видеофонограммы. По плановое описание видеофонограмм происходит в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку;
2) определение плана (общий, средний или крупный);
3) порядковый номер секунды, с которой начинается запись изображения плана;
4) при наличии цветных планов в черно-белом изображении видеофонограммы или черно-белых в цветном, указывается соответственно "цв." или "ч/б".
Если тот или иной план представляет собой мультипликационное изображение (МЛТП), фотографию или картину, в монтажном листе это отмечается. Если данный план является игровым, в монтажном листе делается запись ("кадр из художественного фильма"). Если план представляет собой инсценировку, в монтажном листе необходимо это отметить. Следует внимательно следить за сменой планов, помня о том, что, в отличие от кинодокументов, планы видеофонограмм не имеют стартов.
Если видеодокумент звуковой, то текст приводится после описания изображения тех планов, к которым относятся слова диктора. Текст фонограммы печатается заглавными буквами.
В монтажном листе отмечается наличие синхронных планов - это может быть выступление или интервью какого-либо лица, исполнение фрагмента песни или танца, сцены из спектакля и тому подобное. В монтажном листе после описания плана делается отметка "синхронно". Отдельные слова, фразы в перебивке дикторского текста, аплодисменты, шумы не следует считать синхронными. Если на пленке снят человек во время работы, отдыха и тому подобное, а за кадром звучит голос этого человека, говорящего о чем-либо, если за кадром звучит голос, комментирующий кадры какого-либо события, то в этих случаях надо писать: "голос (если известно, то указать - чей) за кадром".
В конце монтажного листа указывается должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.

Порядок составления автоматизированного
научно-справочного аппарата архива организации

310. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива представляет собой комплекс электронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
311. Автоматизированный научно-справочный аппарат управленческой документации базируется на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные регистрационно-контрольные картотеки и электронная номенклатура дел.
Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю карточки, так и по комбинации полей.
312. Поле регистрационно-контрольной карточки "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и пункт (подпункт) по перечню.
313. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел.
При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения).
314. В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются:
1) порядковый номер записи (номер дела);
2) индекс дела;
3) заголовок дела;
4) указание на подлинность (копийность);
5) крайние даты документов;
6) количество листов в деле;
7) аннотация документов.
Совокупность электронных описей дает информацию об архивном фонде в целом.
315. Электронные регистрационно-контрольные карточки являются основой для создания автоматизированного каталога.
Если в традиционном научно-справочном аппарате виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории организации и другие) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и так далее. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и так далее.
316. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне управленческого, аудиовизуального и научно-технического документа (электронный каталог).
Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются:
1) индекс, рубрика, подрубрика;
2) дата события, место события;
3) содержание;
4) наименование архивного фонда, номер архивного фонда;
5) номер описи дел (документов);
6) номер дела (документа), номер листа.
Реквизиты: наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи дел, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.
317. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции научно-справочного аппарата выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне архивного фонда, описи дела, дела, документа.
Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту.
Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.
Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.
318. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в архив вместе с автоматизированным научно-справочным аппаратом.
Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость базы данных архива организации и автоматизированного научно-справочного аппарата государственного архива.

Порядок исполнения запросов пользователей

319. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.
320. Архив предоставляет пользователю открытые архивные документы, а также справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
321. К архивным документам ограниченного доступа относятся:
1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили условия доступа к ним и их использования.
Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
К архивным документам ограниченного доступа также относятся документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации.
322. Архив организации не может ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом организации услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
323. Основными формами использования документов архива организации являются:
1) информирование пользователей по их запросам, а также в инициативном порядке о наличии в архиве организации тех или иных документов и их содержании. Инициативное информирование пользователей осуществляется путем направления им соответствующей информации в виде писем, перечней и обзоров документов и так далее;
2) выдача документов для работы в читальном зале архива организации;
3) использование документов в средствах массовой информации;
4) подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и иных мероприятий;
5) выдача документов во временное пользование.
324. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:
1) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке письма организации по запросу пользователя или по инициативе архива организации, содержащее информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива организации;
6) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
7) тематический обзор архивных документов.
325. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:
1) на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
2) на запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);
3) на запросы социально-правового характера. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, о несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, о реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, об актах гражданского состояния.
326. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом организации при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос подписывается заявителем. Запросы граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
327. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направляется в государственный архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
328. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
329. Тематический запрос государственного органа, местного исполнительного органа, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
330. Выявление документов по тематическим, в том числе генеалогическим запросам граждан и сторонних организаций, архивами, как правило, не проводится. Гражданам и организациям сообщаются сведения о местонахождении фондов, содержащих документы по интересующим их вопросам, и разъясняется порядок ознакомления с документами. Исполнение данных запросов может проводиться в порядке оказания платных услуг в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
331. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно, в сроки установленные Законом Республики Казахстан "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" и выдается пользователям в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив организации проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
332. Архивная справка и архивная выписка составляются на общем бланке с обозначением названия информационного документа "АРХИВНАЯ СПРАВКА", "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".
333. Текст в архивной справке согласно приложению 37 к настоящим Правилам дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
334. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
335. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
336. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
337. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации.
338. Архивная справка подписывается руководством организации, исполнителем и заверяется печатью организации. В случае неполноты представляемых в ней сведений составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
339. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются по возможности рекомендации, куда необходимо обратиться. При необходимости ответ может быть заверен печатью организации.
340. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив организации выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью организации.
341. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и так далее.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации и печатью организации.
342. Архивные копии, изготовленные посредством использования печатающих средств, персонального компьютера, и выписки оформляются на общем бланке организации с обозначением наименования документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа общий бланк организации не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки скрепляются, нумеруются и заверяются архивом организации
343. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью уполномоченного должностного лица.
344. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
345. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
346. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении удостоверения, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.
347. На место изъятого документа в дело вкладывается копия изъятого документа. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.
348. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

Порядок выдачи дел в читальный зал и во временное пользование

349. В целях создания условий для работы пользователей в архиве организации создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и так далее.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и научно-техническими документами.
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.
При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится в рабочих комнатах архива организации или службы документационного обеспечения управления под контролем сотрудника архива организации.
350. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; работники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. Работникам организации архивные документы выдаются в рабочие помещения для использования в служебных целях.
В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель организации на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления.
351. Архив организации предоставляет пользователям для использования в читальном зале открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства. Неучтенные и необработанные документы пользователям для работы в читальном зале не выдаются.
352. Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:
1) их плохого физического состояния;
2) ограничений на использование, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем при передаче документов на хранение;
3) пользования документами работниками ведомственного (частного) архива организации для выполнения служебных заданий;
4) выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.
Отказ архива организации в предоставлении документов выдается в письменной форме с указанием причин отказа.
353. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива организации, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.
Не производится копирование архивных документов находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.
354. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются нормативными правовыми актами Республики Казахстан и (или) руководством организации.
355. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.
356. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.
Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.
357. В читальный зал дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа согласно приложению 17 к настоящим Правилам и учитываются в книге выдачи дел из хранилища согласно приложения 19 к настоящим Правилам.
358. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело имеет лист использования дела согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
359. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 20 дней.
Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом согласно приложению 18 к настоящим Правилам. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в ведомственном (частном) архиве, акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
360. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища согласно приложению 19 к настоящим Правилам, а на место согласно приложению 21 к настоящим Правилам выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве организации до минования надобности. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, возвращающего дело.
361. Каждое выдаваемое из архивохранилища для временного использования дело имеет лист использования дела согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
Порядок использования документов в средствах массовой информации
362. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию. Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.
363. Совместно со средствами массовой информации архив организации определяет тематику, объем и сроки подготовки документов, тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других форм печати, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.
364. Архив организации может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке сборников документов необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов.

Приложение 1
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Примерное положение о ведомственном или
частном архиве организации

1. Общие положения

1. В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" документы, образованные в деятельности организаций, имеющие особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и вошедшие в установленном порядке в состав Национального архивного фонда, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа и охраняются государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
До передачи на постоянное хранение в государственные архивы указанные документы временно хранятся в организациях.
2. Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, своевременно осуществляет передачу их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
Предельные сроки временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда в ведомственных архивах, определяет уполномоченный орган, в частных архивах - договор между собственниками документов и уполномоченным органом о передаче государству прав собственности на документы, обязательствах по их хранению и использованию.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на государственное хранение осуществляются силами и за счет организации.
За утрату и порчу документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, должностные лица организации несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
3. В организации в целях собирания, временного хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов, не вошедших в его состав, создается ведомственный или частный архив (далее - архив организации).
Организация обеспечивает архив организации необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
4. Архив организации функционирует в организационно-правовой форме структурного подразделения организации.
5. В своей работе архив организации руководствуется законодательными и подзаконными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по архивному делу, приказами (распоряжениями) руководства вышестоящего органа и руководителя организации, нормативно-методическими документами местного исполнительного органа, соответствующего государственного архива и Положением об архиве организации.
6. Положение об архиве организации разрабатывается на основе данного Примерного положения и утверждается руководством организации по согласованию с соответствующим местным исполнительным органом (республиканским государственным архивом).
7. Архив организации строит свою деятельность по плану, утверждаемому руководителем организации и отчитывается перед ним о своей работе.
8. Контроль за деятельностью архива организации осуществляет руководство организации.
9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет соответствующий государственный архив.

2. Состав документов архива организации

10. В архив организации поступают:
1) завершенные делопроизводством управленческие документы организации постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, документы по личному составу;
2) документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, документы по личному составу, образованные в деятельности организаций-предшественников;
3) документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, документы по личному составу, образованные в деятельности иных организаций-источников комплектования архива организации;
4) документы личного происхождения;
5) иная документация, образованная в деятельности организации или другой организации, в том числе аудиовизуальная и научно-техническая, на традиционных и электронных носителях информации;
6) элементы научно-справочного аппарата к документам, поступившим от структурных подразделений и иных организаций;
7) ведомственные печатные издания.

3. Основные задачи и функции архива организации

11. Основными задачами архива организации являются:
1) собирание документов, состав которых предусмотрен в разделе 2 настоящего Примерного положения;
2) обеспечение качества экспертизы ценности, сохранности, учета и использования документов, временно хранящихся в архиве организации;
3) подготовка и передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, на постоянное хранение в государственный архив;
4) осуществление методического руководства в области совершенствования делопроизводства и архивного дела в организации.
12. В соответствии с возложенными основными задачами архив организации выполняет следующие функции:
1) ведет списки организаций и/или структурных подразделений организации - источников комплектования архива организации;
2) принимает в установленном порядке на временное хранение документы организации, а также других физических и юридических лиц, являющихся источниками комплектования архива организации;
3) участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации;
4) оказывает методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов при передаче документов на временное хранение в архив организации;
5) проводит экспертизу ценности документов, временно хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подает в установленном порядке указанные разделы описей дел и акты на согласование и утверждение;
6) участвует в составлении перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
7) проводит экспертизу ценности аудиовизуальной и научно-технической документации, составляет соответствующие описи дел (документов) постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, подает в установленном порядке указанные описи и акты на согласование и утверждение;
8) проводит необходимый комплекс работ с документами личного происхождения;
9) осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов;
10) выявляет особо ценные документы, организует учет данных документов и их страховых копий;
11) ежегодно составляет и предоставляет один раз в три года в соответствующий государственный архив паспортные учетные данные о количестве и составе временно хранящихся документов Национального архивного фонда;
12) составляет и ведет научно-справочный аппарат к хранящимся документам с учетом преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, ранее переданным на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
13) готовит и в установленном порядке осуществляет передачу документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
14) осуществляет использование в научных и практических целях ретроспективной документной информации;
15) осуществляет проверку правильности формирования, оформления и оперативного хранения дел в организации;
16) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов организаций территориальных органов и/или подведомственных организаций.

4. Права архива организации

13. Для выполнения возложенных основных задач и функций архив организации имеет право:
1) в установленном порядке давать службе документационного обеспечения управления, структурным подразделениям организации, архивам организаций территориальных органов и/или подведомственных организаций указания по вопросам, входящим в его компетенцию;
2) запрашивать от службы документационного обеспечения управления, структурных подразделений организации, архивов организаций территориальных органов и/или подведомственных организации сведения, необходимые для его работы.

Приложение 2
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Примерное положение
о центральной экспертной комиссии
(экспертной комиссии) организации

1. Общие положения

1. Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) создается в государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, в негосударственной организации, имеющей филиалы в областях (городе республиканского значения, столице Республики Казахстан).
Экспертная комиссия (далее - ЭК) создается в отдельной организации.
2. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, согласования (утверждения) в установленном порядке с уполномоченным органом (местным исполнительным органом, республиканским государственным архивом).
3. Состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя из числа специалистов под председательством одного из заместителей руководителя организации. В состав комиссии в обязательном порядке включаются руководители службы документационного обеспечения управления и ведомственного или частного архива организации.
4. В своей работе ЦЭК (ЭК) руководствуется законодательными и подзаконными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области документационного обеспечения управления и архивного дела, приказами (распоряжениями) руководителя организации и Положением о комиссии.
5. Положение о ЦЭК (ЭК) утверждается руководителем организации по согласованию с местным исполнительным органом (республиканским государственным архивом).

2. Задачи и функции ЦЭК (ЭК)

6. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
1) организация методической и практической работы по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации;
2) организация и рассмотрение результатов обработки документов в целях их дальнейшего хранения, учета и использования в ведомственном или частном архиве организации.
7. В соответствии с основными задачами ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
1) разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам делопроизводства и архивного дела;
2) организует проведение экспертизы ценности документов;
3) выносит решение о согласовании:
правил по документированию и управлению документацией (ведомственных, отраслевых, организации);
типовой (примерной) номенклатуры дел, номенклатуры дел организации;
отраслевого (ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения;
отраслевых (ведомственных) методических документов по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела;
предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов;
годовых разделов сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
описей аудиовизуальной и научно-технической документации, актов о выделении к уничтожению документов, не имеющих научно-историческую ценность и утративших практическое значение;
описей особо ценных дел и документов страхового фонда;
актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
актов о неисправимых повреждениях дел.

3. Порядок работы ЦЭК (ЭК)

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК (ЭК), рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
9. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов.
10. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы заседаний подписываются председателем, секретарем комиссии и утверждаются руководителем государственного органа (организации).
11. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и оперативное хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
12. Работа в ЦЭК (ЭК) работников организации предусматривается в годовых планах и дополнительной оплате не подлежит.

Приложение 3
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел постоянного хранения

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от _______ ______ года № ___ Дата

Фонд № ___
ОПИСЬ № ____
дел постоянного хранения __________________________________________
(Официальное наименование организации)
за ______________ год (ы)

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел сводной описи внесено _____________ дел с № __
(цифрами и прописью)
по № __, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка
составителя раздела сводной описи _______________ подписи
(личная подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ _____ года № _

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел видеодокументов постоянного хранения

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от _______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
			оригинал	копия
8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи включено _______________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел кинодокументов постоянного хранения

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
___________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопрово- дительной докумен- тации	При- меча- ние
негатив	Дубль- негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежу- точный позитив	Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 6
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел фонодокументов магнитной записи

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
_________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, пере- записи
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение

Место записи, перезаписи	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
				оригинал	копия
9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел фотоальбомов

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фото- отпечатков	Место съемки	Количество фото- отпечатков	Состав текстовой сопрово- дительной документации	Внешние особен- ности	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.
___________________________________________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 8
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи фотодокументов

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета, ед. хр.	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
1	2	3	4	5	6

продолжение

Количество единиц хранения/метраж						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Негатив	Дубль- негатив	Позитив	Фото- отпечаток	Слайд (диапозитив)	Диа- фильм
7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 9
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи электронных документов

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Заголовок	Крайние даты единиц учета	Формат электронных документов	Объем (Мбайт)	Состав текстовой сопроводительной документации	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера __________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация
к ним.

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 10
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел научно-технической документации
постоянного хранения

Утверждена Утверждаю
протоколом ЭПК местного Наименование должности
исполнительного органа руководителя организации
(республиканского государственного __________ Расшифровка подписи
архива) (личная подпись)
от_______ ______ года № ___ Дата

ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Обозначение объекта (изделия, темы)	Заголовок дела	Автор (организация- разработчик)	Год завершения разработки	Количество листов			Примечание
					текс- товых	графи- ческих	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено _________________________ единиц
хранения с № __ по № ___ в том числе: (цифрами и прописью)
литерные номера __________
пропущенные номера _______

Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел по личному составу

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
__________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Фонд №
ОПИСЬ № ______
дел по личному составу ___________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______ год

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел сводной описи внесено _________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____
по № ________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя раздела сводной описи _______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)

Дата

Согласована Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации протоколом ЭПК местного
от _________ _________ года № ____ исполнительного органа
(республиканского
государственного архива)
от ________ ______ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 12
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма описи дел документов временного
(свыше 10 лет) хранения

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
__________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

Фонд № _____
ОПИСЬ № ___
дел временного (свыше 10 лет) хранения ______________________________
(Официальное наименование организации)
за ______ год

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел сводной описи внесено _________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____
по № ________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя раздела сводной описи _______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)

Дата

Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 13
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Официальное наименование Утверждаю
организации Наименование должности
руководителя организации
__________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

АКТ № _______

Место составления

О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании ________________________________________________
(наименование, место и год издания Перечня документов с указанием
___________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение дела и документы архивного фонда
___________________________________:
(номер и название архивного фонда)

№№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню

Примечание

Всего __________________ дел и документов за __________ годы.
(цифрами и прописью)
Годовые разделы сводных описи дел постоянного хранения дел за
_________ годы утверждены, по личному составу согласованы протоколом
ЭПК (дата и номер) __________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа (республиканского
____________________________________________________________________.
государственного архива)

Наименование должности лица,
проводившего обработку Расшифровка
документов ______________ подписи
(личная подпись)

Согласован Согласован
протоколом ЭПК местного протоколом ЦЭК (ЭК) организации
исполнительного органа от __ _____ _____ года № __
(республиканского государственного
архива) от ___ ____ _____ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 14
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

_____________________________________________________________________
(название государственного архива)^{1
_______________________________________________________________________________________}
(название фонда)

_________________________________
(место нахождения)

Фонд № ______________________
ОПИСЬ _______________________

_____________________________________________________________________
(название описи)

Крайние даты документов ___________

_________________________
¹Заполняется в государственном архиве

Приложение 15
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма перечня проектов, проблем, научно-техническая
документация по которым подлежит передаче
на государственное хранение

Официальное наименование организации Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

ПЕРЕЧЕНЬ № ___ ______________________________________
(вид научно-технической документации)
проектов, проблем, научно-техническая документация по которым
подлежит передаче на государственное хранение
за ____________ годы

№№ п/п	Обозначение (индекс) разработки	Наимено- вание научно- техни- ческой разра- ботки	Этап (стадия)	Год окончания разработки	Организации, принимавшие участие в разработке	Коли- чество учетных единиц	Обоснование отбора документов на государст- венное хранение	Примечание (срок передачи на хранение в государст- венный архив)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Всего в данный перечень включено _______________ разработок с
№ __ по № __

Руководитель ведомственного __________ Расшифровка подписи
(частного) архива (личная подпись)

Согласован Согласован
протоколом ЭПК местного протоколом ЦЭК (ЭК) организации
исполнительного органа от __ _______ ______ года № ___
(республиканского государственного
архива) от __ ______ _______ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 16
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма карточки постеллажного топографического указателя

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Лицевая сторона карточки

Стеллаж № _____ Архивохранилище № _____

Шкаф №	Полка №	Архивный фонд №	Опись №	Дела с № __ по № ___	Примечание
1	2	3	4	5	6

Оборотная сторона карточки

1	2	3	4	5	6

Формат А6 (148Х105)

Приложение 17
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма заказа на выдачу документов

Наименование ведомственного (частного)
архива организации

ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу документов
на выдачу документов
_____ № _____ Руководитель архива организации
_________________ Подпись ____ Расшифровка подписи
(место составления) (личная подпись)
Дата

____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы исследователя; работника структурного
подразделения)
____________________________________________________________________
(тема исследования)

Архивный фонд №	Опись №	Единица хранения №	Заголовок единицы хранения	Расписка пользователя в получении	Расписка работника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х215)

Приложение 18
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма акта о выдаче дел, документов
во временное пользование

Государственный Герб Республики Казахстан
или эмблема (товарный знак) организации

Официальное наименование Официальное наименование
организации организации
(на государственном языке) (на русском или ином языке)

АКТ

________________________ № ____________
(дата)
Место издания Место издания
(на государственном языке) (на русском или ином языке)

О выдаче документов
во временное пользование

На основании ________________________________________ выдаются
следующие единицы хранения из архивного фонда № ______________
(название фонда)

№№ п/п	Годовой раздел сводной описи дел №	№ единица хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ____________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный (частный) архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации,
выдающей дела получающей дела
_______________ Расшифровка _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи (личная подпись) подписи

Выдал дела по поручению руководства ____________________________.
(наименование организации)

Руководитель ведомственного (частного)
архива организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Принял дела по поручению руководства ____________________________.
(наименование организации)
Руководитель ведомственного (частного)
архива организации ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности

Сдал по поручению руководства организации-получателя

Руководитель ведомственного (частного)
архива организации ______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Принял дела по поручению руководства, выдавшей дела

Руководитель ведомственного (частного)
архива организации ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 19
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма книги выдачи документов из архивохранилища

№№ п/п	Дата выдачи	Архивный фонд №	Опись №	Единица хранения №	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в возврате	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ______________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.

Наименование должности работника
составившего итоговую запись ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи

Формат А4 (210Х297)

Приложение 20
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма листа использования документов

Архивный фонд № _____ Опись № _______ Дело № _______

Дата использования	Кому выдано: Фамилия, инициалы	Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего документ
1	2	3	4	5

Формат А4 (210Х297)

Приложение 21
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма карты-заместителя единицы хранения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР. ВЫДАНО
Номер фонда	Номер описи	Номер ед. хр.	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Формат А4 (210Х297)

Приложение 22
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов

Наличия и состояния документов фонда № ________________________
(название)
Проверку проводили ____________________________________________

Наличие документов
Номера описей	Кол-во ед. хр., числящихся по описи	Выявлены технические ошибки
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение

Наличие документов
Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера ед. хр., выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.)
9	10	11	12	13	14	15

прдолжение

Состояние документов
Номера ед. хр., требующих:					Номера ед. хр., неисправимо поврежденных			Примечание
дезин- фекции	дезин- секции	рестав- рации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
16	17	18	19	20	21	22	23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)

Наименование
должностей работников Подписи Расшифровка подписей

Дата

____________________

При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Приложение 23
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

Официальное наименование Утверждаю
организации Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

АКТ № _______

Место составления
Проверки наличия и состояния дел
______________________________________________________
(постоянного, временного хранения, по личному составу)

Архивный фонд № ___

Настоящий акт составлен комиссией в составе __________________
(ФИО председателя и членов
_________ в связи с ________________________________________________.
комиссии) (основание: плановая проверка, перемещение дел
и так далее)

Проверка проводилась с _____ по _____.
Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям дел ____________________, в том
(цифрами и прописью)
числе, по описям дел, утвержденным (согласованным)__________________
(наименование местного
____________________________________________________________________
исполнительного органа (республиканского государственного архива)
__________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ___________________ дел, в том
(цифрами и прописью)
числе, по описям дел, утвержденным (согласованным)__________________
(наименование местного
_____________________________________________________________________
исполнительного органа (республиканского государственного архива)
_____________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей ______________________
(цифрами и прописью)
дел;
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей ______________________
(цифрами и прописью)
дел;
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным
фондам, _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в
описи) _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел _____________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных
в описи дел) имеется в наличии ______________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
1) требующих дезинфекции ________________________ дел;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции ________________________ дел;
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации ________________________ дел;
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки _______________________ дел;
(цифрами и прописью)
5) требующих восстановления затухающих текстов _______________
(цифрами и прописью)
дел;
6) неисправимо поврежденных _______________________ дел;
(цифрами и прописью)
7) требующих технической обработки _____________________ дел;
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов, основные отрицательные явления в состоянии и условиях
хранения документов _________________________________________________

Проверку проводили (наименования должностей, ФИО работников ведомственного (частного) архива организации).

Приложение: Листы проверки наличия и состояния дел на ____ л. в ____ экз. на государственном и русском языках.

Председатель комиссии _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Члены комиссии _________________ Расшифровки
(личные подписи) подписей
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 24
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________

В архивохранилище ______________________________________________
(название архивохранилища)

Название фонда _________________________________________________

Дата необнаружения документа ___________________________________

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)

(лицевая сторона) Формат А6 (148 Х 105)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

(оборотная сторона)

Формат А6 (148 Х 105)

Приложение 25
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма книги учета поступления и выбытия документов

№№ п/п	Дата поступления или выбытия документа	Наименование организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов
1	2	3	4	5	6

продолжение

Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
Количество дел			Количество дел
постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	пос- тупило	вы- было
7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения, в том числе:
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);
выбыло ________________________ единиц учета (+ документов, листов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).

Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)

Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Формат А3 (297Х420)

Приложение 26
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов),
в том числе:
литерные №№ листов _______________________________
пропущенные №№ листов ____________________________
пронумерованные чистые листы _____________________
+ листов внутренней описи ________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации __________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№№ листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата

Примечание:

1. лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. в листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. в листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. лист-заверитель не нумеруется

Формат А4 (210Х297)

Приложение 27
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма паспорта ведомственного (частного) архива организации,
хранящего научно-техническую документацию

Кому представляется ________________________________________________
(официальное наименование государственного архива
и его почтовый адрес)
Кем представляется _________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся
организации и его почтовый адрес)
_______________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящего научно-техническую документацию,
на 1 декабря _______________ года

1. Общие сведения

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
1	2	3	4	5	6
	Научно- исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

2. Научно-техническая документация, отнесенная
к составу Национального архивного фонда

№ п/п	Показатели	Количество перечней проектов, проблем, научно- техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение	Крайние даты		Количество единиц хранения
					внесенных в описи	крайние даты		хранится сверх установ- ленного (договор- ного) срока
			началь- ная	конеч- ная		началь- ная	конеч- ная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Научно- исследова- тельская
	Конструк- торская
	Технологи- ческая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

3. Управленческая документация

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

3. Кадры

№ п/п Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Научно-технической документации 2 Управленческой документации

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности
руководителя организации _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
______________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

Приложение 28
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма паспорта архива организации,
хранящего электронные документы

Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и
его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся
организации и его почтовый адрес)
________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящего электронные документы,
на 1 декабря _______________ года

1. Сведения об электронных документах

№ п/п	Показатели	Количество специфических информационных ресурсов	Объем записанной информации	Сведения об электронных документах
				количество единиц хранения электронных документов	объем записанной информации (Мбт)	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8

2. Кадры

№ п/п Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Электронные документы

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности
руководителя организации _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
______________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

Приложение 29
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма паспорта архива организации,
хранящего аудиовизуальную документацию

Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и его
почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и
его почтовый адрес)
________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящего аудиовизуальную документацию,
на 1 декабря _______________ года

1. Кинодокументы

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	На 35-мм пленке
2	На 16-мм пленке

2. Фотодокументы

№ п/п	Показатели		Количество единиц хранения
			всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
				начальная	конечная	всего	крайние даты
							начальная	конечная
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативы	черно- белые
		цвет- ные
2	Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)	черно- белые
		цветные
3	Фотоотпечатки
4	Фотоальбомы		коли- чество аль- бомов
			коли- чество сним- ков

3. Фонодокументы

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магнитные записи
2	Граммофонные записи
3	Записи на других носителях

4. Видеодокументы

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1
2

5. Кадры

№ п/п Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Фильмотеки 2 Фототеки 3 Фонотеки 4 Видеотеки

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности
руководителя организации _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
______________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

Приложение 30
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма паспорта ведомственного (частного) архива организации,
хранящего управленческую документацию

Кому представляется _________________________________________________
(официальное наименование государственного архива
и его почтовый адрес)
Кем представляется __________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся
организации и его почтовый адрес)
________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящего управленческую документацию,
на 1 декабря _______________ года

1. Общие сведения

№ п/п	Количество архивных фондов	Площадь архивохранилищ в квадратных метрах	Загруженность архивохранилищ в процентах
1	2	3	4

2. Сведения о документах

№ п/п	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установлен- ного (договорного) срока	образуется в год дел
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

3. Кадры

№ п/п Количество штатных работников

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности
руководителя организации _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
______________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

Приложение 31
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма инвентарной книги учета научно-технической документации

Инвен- тарный номер единицы учета	Дата создания единицы учета	Обозна- чение единицы учета	Количество листов	Формат	Наимено- вание единицы учета	Кем выпущен	Подпись о приемке документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в ________ году поступило __________________ единиц учета. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)

Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Формат А3 (297Х420)

Приложение 32
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма карточки регистрации научно-технической документации

Лицевая сторона

Номер комплекса	Номер объекта
Шифр объекта
Наименование комплекса
Наименование объекта
Стадия проекта
Год разработки
Отдел-разработчик
Главный инженер проекта
Технологическая организация
Примечание

Оборотная сторона

Дата	Инвентарный номер	Марка и номера листов	Количество листов	Место хранения
1	2	3	4	5

Формат А5 (148Х210)

Приложение 33
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма инвентарной книги учета
научно-исследовательской документации

№ п/п	Обозначение	Дата поступления	Этап	Наименование и номер темы	Номер государственной регистрации	Разработчик
1	2	3	4	5	6	7

продолжение

Руководитель (ответственный исполнитель)	Количество листов	Количество и номер экземпляра	Отметка о выбытии	Примечание
8	9	10	11	12

Итого в ________ году поступило __________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения, выбыло ______________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)

Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Формат А3 (297Х420)

Приложение 34
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма журнала регистрации заявок на выдачу
патента на изобретение

№ п/п	Дата поступления заявления	Входящий номер заявления	Номер государственной регистрации	Страна	Название изобретения
1	2	3	4	5	6

продолжение

Авторы	Заявитель	Патентный поверенный	Адрес, телефон, факс	Эксперт	Сумма, оплаченной пошлины, дата и номер платежного документа
7	8	9	10	11	12

Формат А4 (210Х297)

Приложение 35
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма учетной карточки единицы учета электронных документов

лицевая сторона карточки

Наименование организации, от которой поступили документы	Заголовок единицы учета	Номер единицы хранения	Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем в Мбайт	Количество записей для базы данных	Дата создания
Срок хранения	Место хранения	Примечания		Подпись лица, внесшего запись

оборотная сторона карточки

Вид работы (перезапись, миграция)	Номер акта перезаписи и миграции	Дата	Новый формат	Объем в Мбайт	Вид носителя	Номера единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148Х210)

Приложение 36
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма акта о миграции и перезаписи электронных документов

Официальное наименование Утверждаю
организации Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

АКТ № ___

Место составления
О миграции и перезаписи электронных документов

Сводная опись дел № ______	Единица учета № ____
1	2

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ______ количество и №№ единиц хранения _____.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции: формат ____, объем (Мбайт), ______ количество и №№ единиц хранения _____.

Работу выполнили:
Наименования должностей _______________ Расшифровки
(личные подписи) подписей

Работу принял:

Руководитель ведомственного или частного
архива организации ______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены
Наименования должности
лица, внесшего изменения ______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 37
к Правилам приема, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Форма архивной справки

_____________________________________________________________________
(название архива) (почтовый индекс, адрес, телефон, факс)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

___________ № __________ Адресат
На № ________ от _______

Основание:

Директор архива подпись Расшифровка подписи
Исполнитель подпись Расшифровка подписи
Печать

Формат А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 Қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 15 сәуірдегі № 238 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 15.04.2015 № 238 қаулысымен.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары бекітілсін.
2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының
Премьер-Министрі К. Мәсімов

Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2011 жылғы 22 желтоқсандағы
№ 1583 қаулысымен
бекітілген

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары

1. Жалпы ережелер

1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзірленген.
2. Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты (бұдан әрі – ұйым мұрағаты) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен дәстүрлі және электрондық ақпарат тасығыштардағы құжаттарды қабылдау, сақтау, сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу, пайдалану және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау үшін құрылады.
3. Ұйымға жүктелген міндеттері мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметі барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай: басқарушылық құжаттама; дыбыс-бейне жазу құжаттамасы; ғылыми-техникалық құжаттама түрлері құрылады.
Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрі – электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлігі болып табылады.
4. Ұйым мұрағаты өз қызметіндегі міндеттерді, функцияларды және қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын Ережеге сәйкес жүзеге асырады. Аталмыш Үлгі ереже осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес әзірленеді.
5. Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергілікті атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағат мекемелері) ұйымдарға Қағидаларды енгізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.
6. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.

2. Құжаттарды қабылдау

Құжаттарды сақтауға қабылдау тәртібі

7. Ұйым мұрағаты ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.
8. Басқарушылық құжаттамасы бар істерді мұрағатқа ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен қабылдау құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында бекітілген тәртіппен жүзеге асырылады.
Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің тізімдемедегі нақты қорытынды жазбасының сәйкестігін;
2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар болуын;
3) істер тізімдемесінің деректері бар істер парақтарының нөмірленуін;
4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;
5) істің куәландырма парағының бар болуын;
6) мұқаба деректемелерінің істер тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;
7) тапсырылатын істердің физикалық жай-күйін тексереді.
9. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:
1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының іс жүргізуі өндірісі аяқталған;
2) осы ұйымда әзірленген немесе басқа ұйымнан келіп түскен әртүрлі ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері түрінде келіп түседі.
Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) құжаттардың жинақтылығын;
2) құжаттардың физикалық сақталуын;
3) қоса берілетін мәтіндік ілеспелі құжаттаманың жинақтылығын тексереді.
Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:
1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретін куәліктер, техникалық күйінің актілері, жарық және түрлі-түсті паспорттардың жазбалары;
2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;
3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін – техникалық күйінің актілері, сөйлеген сөздердің мәтіндері, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімі, кештердің, концерттердің, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тікелей қатысты басқа да құжаттар кіреді.
10. Ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделі құрылыс объектілеріне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтіруге қатысты әзірленген не олардың өзіндік сатыларының немесе бөлімдерінің аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға береді.
Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды өткізуге беруді жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);
2) белгіленген қолдар мен күндерінің болуы;
3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;
4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бірнеше рет көшірмелер түсіру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желімдеудің, өшірілген, майысқан жерлердің жоқ болуын) тексереді.
Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзірленген тасығыштарда (әр түрлі парақтарда, оның ішінде фотопарақтар, калька) беріледі.
11. Электрондық құжаттарды қабылдау процесінде:
1) ұйым мұрағатына беруге әзірленген тасығыштардың физикалық жағдайы;
2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;
3) жазбаның сапасын тексеру;
4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;
5) сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне (футлярларға) тізімдемелерге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;
6) ілеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексеріледі.
Электрондық құжаттардың ілеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетіледі:
1) құжаттың атауы;
2) ол жасалған күн;
3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);
4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмі;
5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшін);
6) құжаттың көлемі (дерекқорлар үшін қосымша – жазбалардың көлемі).

Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі

12. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін анықтау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.
13. Құжаттардың құндылығына сараптама:
1) Қазақстан Республикасының мұрағат ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі нормативтік құқықтық актілерінің;
2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгі, салалық (ведомстволық) тізбесі; типтік (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасының;
3) уәкілетті органның, жергілікті атқарушы органдардың және мемлекеттік мұрағаттардың тиісті нормативтік-әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.
14. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің нәтижелері бойынша мынадай қағидаттар:
1) тарихилығы;
2) бағалаудың кешенділігі;
3) бағалаудың жан-жақтылығы негізінде жүзеге асырылады.
Құжаттардың құндылығын анықтау кезінде барлық қағидаттар бірдей дәрежеде қолданылады.
Тарихи қағидат әр құжатты белгілі бір тарихи кезеңнің өнімі ретінде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысанан да бағалау арқылы қарастыруды талап етеді.
Бағалаудың кешенділігі қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бір-бірінен ажыратусыз, ұйымның қызметі нәтижесінде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргізуге мүмкіндік береді.
Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжатты ол зерделеу үшін әлеуетті түрде көзі болуы мүмкін әртүрлі (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік, мәдени және тағы басқа) аспектілер арқылы қарастыру қажет.
15. Көрсетілген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдерімен бірге кешенді түрде қолданылады.
Құжаттың пайда болу өлшемдеріне:
1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, онымен орындалатын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;
2) құжаттың пайда болған жері мен күні жатады.
Құжаттар мазмұнының өлшемдеріне:
1) құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;
2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрі мен әртүрлілігі жатады.
Құжаттың сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдеріне:
1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрінің және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердің болуы);
2) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберудің нысаны;
3) құжат тасығыштың материалдық ерекшелігі;
4) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.
16. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргізу кезінде қосымша арнайы өлшемдері: олардың көркемдік құндылығы, композициялық-сюжеттік тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсі жөніндегі шешім, ақпаратты жазу мен бейнелеудің тәсілдері қолданылады.
17. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай өлшемдер:
1) құжаттарда көрсетілген проблеманың немесе объектінің маңыздылығы;
2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;
3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестігі (техникалық әзірлеудің сатылығы) қолданылады.
18. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарастыру үшін ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады. ОСК (СК) міндеттері, функциялары және жұмыс істеу тәртібі, осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес үлгі ережелер негізінде әзірленетін, аталған комиссия туралы Ережемен анықталады.
19. Мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелері, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейін міндетті түрде олардың мәртебесіне және ұйымның орналасқан жеріне қарай жергілікті атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттік мұрағаты) (бұдан әрі – республикалық мемлекеттік мұрағаттар) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрі – СТК) қарауына ұсынылады.
20. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиісті мемлекеттік мұрағат қызметкерлерінің әдістемелік көмегімен ұйым мұрағатының қызметкерлері жүргізеді.
Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.
21. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негізделеді. Бұл ретте істердің құрамына қандай құрылымдық бөлімшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгізілгендігі нақтыланады.
22. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрі, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға іріктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейін ғана жүргізіледі.
23. Құндылыққа сараптама жүргізу істің құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргізіледі.
Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған істердің тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемелерінің негізінде іріктеуге болмайды. Көріп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлімшелерде ұйым мұрағатына құжаттарды тапсыруға дайындау кезінде құжаттың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, онда олар алып тасталады.
Құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйіне назар аударылады.
24. Сараптама жүргізу барысында:
1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;
2) құжаттың заң күші (қолтаңбаның, мөрдің және өзге деректемелердің бар болуы);
3) іс мұқабасының деректемелерінің дұрыс ресімделуі және бар болуы (мұқабаның деректемелері күн сәулесіне төзімді қара, күлгін, көк түсті сиялармен жазылады);
4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі (парақтар жалпы реттілікпен қара графитті қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмірленеді).
Анықталған барлық кемшіліктерді ұйым мұрағатының қызметкері түзетеді.
25. Құндылық сараптамасының нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:
1) осы Қағидаларға 3 – 10-қосымшаларға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының істер тізімдемесі;
2) осы Қағидаларға 11-қосымшаға сәйкес жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;
3) осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі;
4) осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.
26. Құжаттардың істер тізімдемесі мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге, әр мұрағат қорының шегінде реттік нөмір беріледі.
Құжаттардың істер тізімдемесі, енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.
Келесі тізімдемеге кезекті реттік нөмір беріледі.
Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың істер тізімдемелері енгізілген құжаттардың істер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.
27. Тізімдемені ресімдеген кезде істердің тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.
28. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті тізімдемеге литерлік нөмірлер арқылы енгізіледі. Саны 10 істен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмірленіп, қосымша тізімдеме жасалады.
Тізімдемеге істің түскендігі немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейін енгізілген өзгерістер негіздемесі көрсетілген соңғы қорытынды жазба толтырылады.
29. Бірнеше жылдардан бергі құжаттарды қамтитын іс, іс жүргізу жылында жүргізілген тізімдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетіледі, ал «Ескертпе» бағанында – «№ істі қараңыз» белгісі қойылады.
30. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келісім бойынша жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.
Жеке құрам бойынша істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)-мен келісім бойынша ұйым басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.
Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
31. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК) және жергілікті атқарушы органының (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
32. Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша істердің тізімдерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті СТК бекітуге (келісуге) ұсынбаса да болады.

Құжаттардың істер тізімдемесін жасаудың тәртібі

33. Тізімдемеге істердің, құжаттардың тақырыптарын енгізудің баптары мен тәртібінің элементтері, тізімдеменің бағандарды толтыру құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында баяндалған.
34. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесіне істердің, құжаттардың тақырыптарына:
1) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің қызметінде қалыптасқан Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған;
2) «СТК» белгісі бар, сақтау мерзімдері уақытша істерден, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығын тексергеннен кейін қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгітіледі және істің дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, іс қайта қалыптастырылады;
3) республикалық, облыстық деңгейдегі республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының іс жүргізумен аяқталған жеке істері;
4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері;
5) үздіктіктің жоғарғы белгілері бар, мемлекеттік және басқа атақтар, марапаттаулар, ғылыми дәрежелері бар қызметкерлердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері енгізіледі.
35. Бір немесе бірнеше мынадай белгілерін ескере отырып, мұрағат қорының шегіндегі сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу:
1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);
2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін ескере отырып);
4) атаулық (іс жүргізу нысаны бойынша құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);
5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);
6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тілшілеріне байланысты анықталған аумақтарға, елді мекендерге және басқа географиялық объектілерге сәйкес);
7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) болып құрастырылады.
36. Құрылымдық және хронологиялық белгілердің бірігуі жүйелеу схемасының екі тәсілін береді: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.
37. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.
Бұл жүйелеу схемасы бойынша сақтау бірліктері жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдері бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.
38. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу схемасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерістер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде қолданылады.
Жүйелеудің бұл сұлбасы бойынша сақтау бірліктері ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, құрылымдық топтардың шегінде сақтау бірлігін қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.
39. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымдық бөлімшесі жиі өзгертілген немесе құрылымдық бөлімшесі жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.
Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгі, содан кейін ұйым қызметінің функциясы (түрлері, бағыттары) бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істердің кіші топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).
Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда ұйым қызметінің функцияларына, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша жүргізіледі.
40. Жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемасы көлемі шағын мұрағат қорларына қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктерінің тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың ішінде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша; екінші жағдайда сақтау бірліктері бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейін әр тақырыптың ішінде хронология бойынша орналастырылады.
41. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық схема құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағат қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу үшін: бастапқыда хронология бойынша, содан кейін әр жыл ішінде сақтау бірліктерінің түрлері немесе сақтау бірліктерінің түрлері (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) бойынша және әр түрдің ішінде хронологиясы бойынша қолданылады.
42. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылаудағы органдардың қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқарушылық құжаттамадан өзгеше жүйеленеді.
43. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:
1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;
2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері ойынша;
3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);
4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);
5) үлдірдің форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.
44. Фотоқұжаттар мына түрлер:
1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5 см х 3,5 см; 3 – 6 см х 6 см; 4 – 6 см х 9 см; 5 – 9 см х 12 см; 6 – 10 см х 15 см; 7 – 13 см, х 18 см; 8 – 18 см х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.
Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі;
2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фотобасылымдар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) «Э» әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштағы фотоқұжаттар).
45. Үнқұжаттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің үнқұжатына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойынша орналастырылады.
46. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес титулдық парағы, мазмұны, алғысөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жабасы болады.
Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның істері (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттік мұрағаттың толық атауын жазу үшін орын қалдырылады.
47. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі 4 данада жасалады, бекітілгеннен кейін оның үш данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, ал бір данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
48. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.
Қажет болған жағдайда тізімдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі жасалады.
49. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне:
1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкімдерінің);
2) қызметкерлер тізімінің;
3) жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалардың, жеке істердің;
4) қызметкерлердің жеке есеп-шоттарының;
5) жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті зейнеткерлік жарналарды, әлеуметтік аударымдарды аударуға төлем тапсырмаларының;
6) еңбек шарттарының;
7) қызметкерлердің талап етілмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының;
8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғауға қатысты өндірістік жазатайым оқиғалар және басқа істер туралы актілердің тақырыптары енгізіледі.
50. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесінің тақырыптары хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және атаулық жіктеу белгілерімен анықталады: істердің тақырыптары іс жүргізу (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде істің маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.
51. Жеке құрам бойынша және қызметкерлердің жеке істері (көлемі жылына 20-дан асқан кезде) тізімдеме жеке шығарылады. Олардың тақырыптары іс жүргізумен аяқталған жылға қарай, ал жыл ішінде қызметкерлердің тектерінің әліпбилік тәртібіне қарай топтастырылады.
52. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесі 4 данада құрастырылады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
53. Сақтау мерзімдері уақытша (10 жылдан астам) құжаттардың іс тізімдемесінің титулды парағына мемлекеттік мұрағаттың атауы жазылмайды.
54. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне мұрағаттың қалауы бойынша мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі жасалады.
55. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету үшін ұзақ практикалық мәні бар тақырыптар енеді.
56. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесінде істердің тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жіктелу белгілерімен анықталады.
57. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесі 4 данада жасалады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасаудың тәртібі

58. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт құжаттардың істер тізімдемесімен қатар жасалады.
59. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.
60. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, бекітілгеннен кейін мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттарға беріледі.
61. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.
62. Тақырыптары актіге енгізілген құжаттарды қайталама шикізат дайындаушы ұйымға өткізуге болады немесе жойылады.

Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргізудің тәртібі

63. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негізгі түрлерінің құндылығына сараптама жүргізудің ерекшелігі, аталмыш сараптаманы екі кезеңде жүргізу болып табылады.
64. Бірінші кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өндірістік өнім бұйымдарының жобаларын және техникалық процестерді, жоспарлау мен күрделі құрылыс объектілерін таңдау жүргізіледі.
Сараптаманың бірінші кезеңінің соңғы нәтижесі жобалардың, проблемалардың тізбесін жасау осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес мемлекеттік сақтауға тапсырылған ғылыми-техникалық құжаттама болып табылады.
65. Мемлекеттік сақтауға тапсырылатын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының, проблемалардың тізбесін (бұдан әрі – тізбе) мұрағат қызметкері оның қызметі басталғаннан бері белгілі бір уақыт аралығында арнайы ұйымдармен бірлесіп жасайды.
Тізбе бес жылда бір реттен сирек емес жасалады.
66. Тізбеге енгізілген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады.
67. Тізбені ОСК (СК) келіседі, ұйымның басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.
Тізбеге ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзінді қоса беріледі.
Тізбе екі данада жасалады, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келіскеннен кейін бір данасы ұйымға қайтарылады, ал екіншісі мемлекеттік мұрағатта қалдырылады.
68. Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тізбені жасамай-ақ, бір кезеңде жүргізіледі.
69. Сараптаманың екінші кезеңінде тізбеге енгізілген, жобалар, бұйымдар құрамына кірген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргізіледі.
70. Істердің тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патентті-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмірленеді.
Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бір уақытта жүзеге асырылады.
71. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттік-жобалау, конструкторлық және сәулеттік-көркем ерекшеліктері бейнеленген жеке жобалары іріктеп алынады.
Үлгі жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиі қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивті әдістерін ескере отырып, үлгі жобалар тапсырылады.
Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлік мәселелердің бірегей шешімдері қолданылған күрделі геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшін әзірленген жобалар келіп түседі.
Эксперименттік жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттік-көрнекті кенттерді, ауылдық елді мекендерді жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады.
72. Өнеркәсіптік құрылыс объектілерін тұрақты сақтауға таңдау кезінде өнеркәсіптік жобалау ерекшелігі есепке алынады, ол негізінен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектілерінің үлкен көлемімен сипатталады.
Тұрақты сақтауға еліміздің экономика салаларының жетекшілері болып табылатын жеке жобаларды, ірі объектілер мен кешендер таңдап алынады. Жекелеген жағдайларда бірегей көлемдік-жоспарлау шешімдері бар, отандық және шетелдік ең жаңа ғылыми-техникалық жетістіктер ескерілген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлері және прогрессивті технологиялық процестер қолданылған шағын объектілер іріктеуге жатады.
73. Су шаруашылығы құрылысы топографиялық, геологиялық және гидрологиялық шарттарға жобалық шешімдердің тәуелділігімен, жер жұмыстарының үлкен көлемдерімен сипатталады. Осының салдарынан су шаруашылығы құрылысының объектілерін жобалау жеке болып табылады. Ірі су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станциядарының объектілері тұрақты сақтауға іріктеп алынады.
74. Қалалардың тарихи бөлігін және сәулет ескерткіштерінің және бақша-саябақ өнерін қайта қалпына келтірудің жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға:
1) тарихи және мәдени ескерткіштері бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары;
2) тарих, сәулет ескерткіштерінің және табиғи ландшафтың күзетілетін аумақтарының жобалары;
3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары;
4) сәулет ескерткіштері мен бақша-саябақ өнері ескерткіштерін реставрациялау және қалпына келтіру жобалары беріледі.
75. Тұрақты сақтауға іріктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлі хронологиялық кезеңде әзірленген жобалардың практикасына байланысты.
Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келіп түседі.
76. Конструкторлық құжаттаманы іріктеу барысында базалық модельдерге, ерекше бұйымдарға, сериялық өндірістің негізі нұсқаларына ерекше назар аударылады. Модификациялардан іс жүзінде жаңа модельді білдіретіні ғана іріктеп алынады.
77. «Техникалық ұсыным» кезеңінде тұрақты сақтауға түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі беріледі.
«Жобаны сараптау» кезеңінде түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі беріледі.
Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделі өнімдерді әзірлеу кезінде рұқсат етіледі.
78. «Техникалық жоба» кезеңінде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлері:
1) түсіндірме жазба;
2) техникалық жобаның ведомосі;
3) жалпы түрдің сызбасы;
4) бұйым үлгілерін даярлаудың техникалық шарттары келіп түседі.
79. «Жұмыс құжаттамасы» сатысында тұрақты сақтауға:
1) бірыңғай тораптар жалпы түрінің схемасы;
2) топтық конструкторлық құжаттар;
3) бұйымдардың схемасы тапсырылады.
80. Бөлшектердің сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бірегейлігі жағдайында келіп түседі.
81. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдістемесіне ұқсас.
Нысандарды тұрақты сақтауға іріктеу кезінде мыналарды:
1) автоматтандыру дәрежесі, механикаландыру және технологиялық процестерді типке жатқызуды;
2) жеке технологиялық процестердің түпнұсқалығын және бірегейлігін;
3) осы процестердің әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын, процестердің және олардың экономикалық нәтижелілігін ескеру қажет.
82. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда «жұмыс құжаттамасы сатысында, сондай-ақ «тәжірибелік үлгі», «орнату сериясы» кезеңдерінде ерекше техникалық шешімдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор.
83. Тұрақты сақтауға берілетін негізгі технологиялық құжаттарға:
1) бағыттық карта, кешендік карта, технологиялық құжаттардың ведомосі, технологиялық бағыттар желілерінің ведомосі, үлгі (топтық) технологиялық процесте (операцияның) құрастырылатын бірліктердің тізімі;
2) өнімді құрастыру ведомосі;
3) жабдықтар ведомосі, технологиялық процестің картасы, типтік (топтық) технологиялық процестің картасы;
4) заттардың тұрақты технологиялық уақыт тәртібі, өнімдердің, дәрілердің және микроорганизмдердің тұрақты технолгиялық регламенті, зертханалық технологиялық регламент, өнімдер мен дәрілердің тәжірибелік лектерін эксперименттік шығару жөніндегі технологиялық нұсқаулықтар;
5) өнімдердің жаңа түрлерінің даярлануымен, дәрілердің технологиялық кепілдемесі;
6) технологиялық карталар және заттарды, өнімдерді, дәрілерді және микроорганизмдерді алу технологияларын суреттеу, жиынтық технологиялық (өндірістік-технологиялық) схемалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөніндегі ұсынымдар;
7) өндірістің технологиялық режимдерінен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестаттың өнімнің сапасы деңгейінің картасы;
8) жаңа өнімдер мен дәрілердің халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестігі туралы жиынтық есептер;
9) бұйымдарды өңдеу мен құрастыру жөніндегі технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептік деректер;
10) үстіңгі беттердің, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелері, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердің альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жиынтықтары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ кешені жатады.
84. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейі туралы айтуға мүмкіндік беретін іргелі және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады.
85. Тұрақты сақтауға:
1) мемлекеттік, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгізілген ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар;
2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәні бар, сондай-ақ көрнекті ғылым және техника қайраткерлері жасаған кезеңдік және аралық есептер;
3) ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық, тәжірибелік-технологиялық және эксперименттік-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер;
4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер;
5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге ізденудегі диссертациялар, авторефераттар беріледі.
86. Тұрақты сақтауға авторлық куәлік (патент) беру туралы шешім қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер іріктеп алынады.
87. Авторлық куәлік (патент) беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер ішінен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешімдері бар өтінімдер іріктеп алынады.
88. Куәлік немесе патент беру туралы шешім қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер тұрақты сақтауға іріктеп алынады. Сондай-ақ куәлік немесе патент беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер, егер:
1) оларды ғылым мен техниканың көрнекті қайраткерлері берсе;
2) оларда бірегей көркемдік-конструкторлық шешімдер болса;
3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар істерді қалыптастыру және өңдеу тәртібі

89. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар іс бір сатыға, бір негізгі жиынтыққа, тақырыпқа (құрастыру бірлігі) жататын құжаттардан қалыптасады. Бір сатыдағы, бір негізгі жиынтықтағы, тақырыптағы (құрастыру бірлігіндегі), көлемі жағынан едәуір құжаттар бірнеше істі құрауы мүмкін.
90. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезінде оларды сипаттау мен жүйелеудің карточкалық тәсілі қолданылады. Карточкаға:
1) сипатталатын істің мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмірі;
2) әзірлеуші ұйымның ресми атауы;
3) жобаның аты (әзірлемелер, ғылыми-зерттеу жұмыстың тақырыптары), объектінің нөмірі (өндірістік шифры, белгіленуі, тақырыптың, күзет құжатының нөмірлері);
4) негізгі жиынтықтың (құрастыру бірлігінің), оның маркасының аты;
5) тақырып, жоба басшысының (автордың, авторлардың) аты;
6) әзірлеме аяқталатын жыл;
7) нөмірленген парақтардың саны жазылады.
Карточкалар тізімдемедегі істерді жүйелеудің қабылданған схемасына сәйкес жүйеленеді.
91. Тұрақты сақтауға берілетін ғылыми-техникалық құжаттама толық ресімдеуге:
1) сызбаларды бүктеуге;
2) мәтіндік құжаттарды тігуге (түптеуге);
3) парақтарды нөмерлеуге;
4) куәландыру парақтарын жасауға;
5) істердің мұқабаларын ресімдеуге жатады.
92. Графикалық құжаттар үш клапанды және байлаулы папкаларға салынады. Әрбір іске 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтірілген, жуандығы үш–төрт сантиметрден аспайтын сызбалар енгізіледі.

Дыбыстық-бейнелік құжаттама құндылығына сараптама жүргізу тәртібі

93. Дыбыс-бейне жазу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу мен сақтауға іріктеу кезінде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жиынтығының сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспелі құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі ескеріледі, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелері, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттілігі, қабылдануы және нұсқалылығы шешіледі.
Дублетті дыбыс-бейне жазу құжаттарының ішінен мемлекеттік сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдірлер, шығыс материалдарының қажетті жиынтығы мен ілеспе (киноқұжаттар үшін) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары іріктеп алынады.
Игерілген кино- және үнқұжаттар жеке қарастырылмайды, өйткені кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзінділері монтаждың арқасында әртүрлі мағыналық ауыртпалығы және жеке мәні жоқ болып келеді. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру арқылы қарастыру қажет.
Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бірнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттік сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялары, түрлі-түсті шешімдері мен қолдану көлемінің (фотоқұжаттар үшін) ерекшелінген құжаттар алынады.
94. Құндылығына сараптама жүргізу барысында қандай да болмасын бүлінгені бар дыбыстық-бейнелік құжаттар айқындалады.
Бүліну, әсіресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда аталған өндіріс жылындағы, сақталу жағдайлары бірдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргізіледі.
Ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарын қайта қалпына келтіру-алдын ала өңдеу, осы жұмыстарды жүргізудің тәртібін реттейтін салалық нормативтердің талаптарына сәйкес жүргізіледі.
95. 1922 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттар құндылығына сараптама жүргізу тәртібі

96. Ұйымның қызметінде қалыптасатын электрондық құжаттар оның орындайтын міндеттері мен функцияларына байланысты:
1) электрондық басқарушылық құжаттар;
2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары;
3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар;
4) қағазда тасығышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тіркелімдер, тізілімдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және т.б.) болып бөлінеді.
97. Мемлекеттік сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды іріктеу олардың дәстүрлі тасығыштардағы аналогтары үшін қабылданған өлшемдер негізінде жүргізіледі.
Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға мынадай өлшемдер негізінде іріктеп алынады:
1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемімен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы;
2) ақпараттың шынайылығы;
3) ақпаратты жинау жүйесімен айқындалатын ақпараттық ресурстың бірегейлігі;
4) ақпараттық ресурстың әлеуметтік маңыздылығы.

3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау

Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртібі

98. Ұйымның мұрағатындағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мынадай:
1) материалдық-техникалық базаны (құжаттардың сақтау ғимараты және үй-жайлары, құралдары, жабдықтар, құжаттарды көшіріп алу және зақымданғандарын қалпына келтіру құралдары және т.с.с.) құру мен дамытуды көздейтін құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі;
2) құжаттарды уақытша сақтаудың нормативтік шарттары мен параметрлерін (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимдері) құру мен сақтау жөніндегі;
3) алдын алу сипатындағы (құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, мұрағат қоймаларынан құжаттардың берілуін регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруді жүргізу, аса бағалы құжаттарды табу, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) шаралар жүзеге асырылады.
99. Сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесі құжаттардың сақталуын және ұйымның мұрағатына құжаттар келіп түскен кезде, оларды сақтау және тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру кезінде олардың физикалық жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді. Сақтауды ұйымдастыру және сақтауға тиісті жағдайлар жасау кезінде құжаттардың көріністі құрам ерекшелігін және олардың материалдық тасығыштарының ерекшеліктерін ескеру керек.
100. Сақталудағы құжаттардың көлемі мен құрамына сәйкес ұйым мұрағатына мұрағат құжаттарын сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған жеке ғимарат немесе әкімшілік ғимараттың бір бөлігі беріледі.
101. Әкімшілік ғимаратты салу немесе қайта жаңарту кезінде ұйым мұрағаты үшін арнайы үй-жайлар көзделуі мүмкін. Арнайы үй-жай болмаған кезде мұрағат үшін ұйымның әкімшілік ғимаратында ыңғайластырылған үй-жайлар бөлінеді.
Әкімшілік ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларда ұйымның мұрағатын орналастыру олардың жарамдылығын (өртке төзімділігі, ұзақ мерзімділігі, конструкциясының беріктігі, техникалық жағдайы, жылыту және ауа тазарту жүйесінің болуы) анықтайтын сараптамадан кейін ғана жүргізіледі. Сараптаманы мұрағат, пайдалану, өрт, күзет, санитарлық және өзге де бейінді қызметтердің өкілдері жүргізеді. Сараптаманың нәтижесі актімен ресімделеді.
Ескі, дымқыл, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға жауап бермейтін үй-жайларды қабылдауға рұқсат етілмейді.
102. Ұйым мұрағаты үшін мынадай ғимараттарды:
1) құжаттарды сақтауға арналған мұрағат қоймаларын;
2) зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмені (оқу залын);
3) мұрағат қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерін;
4) алмалы-салмалы электрондық тасымалдауыштардың, серверлік және коммуникациялық жабдықтардың автоматтандырылған кітапханасына арналған бөлмелерін ұсыну көзделеді.
Қызметкерлер мен зерттеушілерге арналған жұмыс бөлмелері және зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналға үй-жайлар (оқу залы) мұрағат қоймаларынан жеке орналастырылады.
Жұмыс бөлмелерінен қалқалары жоқ мұрағат қоймалары арнайы орнатылған қалқалармен бөлінеді. Бөгде адамдар мұрағат қоймасына басшының рұқсатымен және ұйым мұрағаты қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.
103. Мұрағат қоймалары химиялық заттарды немесе тамақ өнімдерін сақтауға немесе қолдануға байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан қашықта орналастырылады.
Мұрағат қоймалары өрт жағынан қауіпсіз және су басудан кепілдендірілген болуы тиіс. Олардың ішінде газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдар болмауы тиіс.
104. Мұрағат үй-жайларының сыртқы есіктеріне металл парақ қағылады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймаларын кілттеп жабылады. Жұмыстан тыс уақытта мұрағаттың барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбыланылады. Мөр (пломба) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіптің қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.
Ұйым мұрағатынан құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.
105. Ұйым мұрағатының үй-жайлары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.
106. Мұрағат қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын болуы тиіс, штепсельдік розеткалар герметикалық қолдануда ғана пайдаланылады. Жалпы және әр қабаттағы ажыратқыштар мұрағат қоймаларының үй-жайларынан тысқару орналастырылады.
107. Ұйым мұрағатының өрт сөндіру жүйесі мен құралдарында құжаттар үшін қауіпсіз бейтарап заттар қолданылады.
108. Мұрағат қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға, темекі шегуге тыйым салынады.

Істерді орналастыру және сақтау тәртібі

109. Мұрағат қоймаларындағы құжаттар есептік құжаттарға сәйкес олардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Мұрағатта істерді орналастырудың тәртібі оларды орналастыру жоспарымен (схемасымен) айқындалады.
110. Мұрағат қоймалары негізгі сақтау құралдарымен: стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Ағаш стеллаждарды олардың оттан қорғайтын құралдармен өңделуі шартымен қолдануға рұқсат етіледі. Құжаттардың сақтаудың қосалқы құралдары ретінде металл шкафтар, сейфтер қолданылады.
Үн- және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді.
111. Стеллаждар терезе ойықтарымен қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесі жоқ үй-жайларды – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшеліктерін ескере отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне жақын орналастыруға рұқсат етілмейді.
Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:
1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты кіріс) – 120 см;
2) стеллаждардың аралығы (кіріс) – 75 см;
3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы - 75 см;
4) қабырға мен стеллаж шеті немесе шкаф аралығы (сейфтер) - 45 см;
5) еденмен және стеллаждың төменгі сөресімен немесе шкаф (сейфтің) аралығы – 15 см кем емес, төменгі қабаттарда – 30 см кем емес.
112. Құжаттар стеллаждарда, шкафтарда (сейфтерде) құжаттардың түрлеріне, форматына және басқа да сыртқы ерекшеліктеріне сәйкес сақтаудың алғашқы қорғау құралдарын (мұрағат қораптарын, папкаларды, арнайы қаптарды, пакеттерді және т.с.с.) пайдалана отырып орналастырылады.
113. Ақпараты қағаз тасығыштағы басқарушылық құжаттамасы бар істер қаттама қағаздан жасалған мұрағаттық қораптарда, папкаларда немесе бумаларда орналастырылады.
Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкін.
114. Киноқұжаттарда қорғану ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 м құрайды, ракордтың соңғы ұзындығы - 1,5-2 м құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгісі қойылады. Сыртқы қабатта киноқұжаттарды фотографиялық өзекшелер рулонға оралған болуы тиіс. Орам бағыты – басынан соңына дейін. Орам тығыз болуы тиіс, рулон шеттеріндегі ілгері орам да.
Магниттік таспадағы үнқұжаттар жазбалардың дәл көшірмесін алу жылдамдығына байланысты түсі әртүрлі ракордтармен ресімделеді. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргізбейтін жағынан шифрлеу белгісі қойылады. Сыртқа құжатты жұмысшы қабатпен өзекшеге оралған болуы тиіс. Сондай рулондағы ілгері орамдардың биіктігі 0,05 мм шамасынан артық болуы тиісті емес. Үнқұжаттардағы орам бағыттары осындай болу керек, дәл көшірмесін алуда магнитофондағы жазылған рулон сағаттық тіліне қарсы айналатын.
Дыбыс-бейне жазу құжаттары сақтауындағы әрбір бірлік шығаруға арналған жеке герметикалықсыз орамаға ылғал мен шаңның ену мүмкіншіліктерінен, жарық сәулелердің тиюлерінен, механикалы зақым келудің қорғанышынан орнығады. Олардың ішіндегі құжаттардың еркін ауысуларына кедергі болуы тиісті. Буып-түйілген материалдардың салғырт болуы химиялық, хлорлы, азотты асырамау, оларға буып-түйетін материалды құжаттардың зақымдануы немесе био зақымдануы мүмкін. Буып-түйілген материалдардың жоғарғы сапалығы құжаттардың зақымдануына немесе жабысуына әкеліп соқтырмауы тиіс. Орама алғашқы және екінші болып бөлінеді. Алғашқы ораманың қолданылуы тек зиянды газды қоспалардың жоғары концентрация шарттарында ауа тазартуы жоқ болуы және шаң бойынша пайдалы.
115. Киноқұжаттар жіңішке қағаздан немесе полиэтиленнен көп қабатты пакетке, полиэтилентерефталата және металл қорапқа тиісті буып-түйілген болуы керек. Пакет мөлшерін рулон мөлшеріне тиісті талапқа сай болады.
Фотоқұжаттар қабыршақта, фото қағазға, фотопластиндермен шынылардың қышқылсыз қара жарық сәуле өтпейтін қағаздан конверттерге тиісті буып-түйілген болу керек.
Үнқұжаттарда магниттік таспада полиэтилен қабыршақтан пакетке тиісті ішіне салынған және - қорапты немесе полиэтилендік қапқа орналастырылған (контейнер) этикеткаларға арналған ойықтармен болады.
Бейнефонограмманы тиісті сақталу арнайы зауыттық берік полимерлік материалдан оралады.
Дискілік тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттары зауыттық ормаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.
116. Құжаттарды еденге, терезе алдына, саты алаңдарына немесе реттелмеген бумаға қоюға жол берілмейді.
117. Барлық мұрағат қоймалары, сондай-ақ стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері арабша сандармен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) мұрағат қоймасына кіргеннен солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.
118. Мұрағат қоймаларында құжаттардың сақталу орындарын бекіту мақсатында селлаждар бойынша топографиялық карточкалар жасалады.
Стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткіштер осы Қағидаларға 16-қосымшаға сәйкес әр стеллажға жеке жасалады және әр мұрағат қоймасының шегіндегі реттік нөмірі бойынша орналастырылады.
Құжаттарды орналасырудағы өзгерістер стеллаждық топографиялық карточкаларға уақтылы енгізіліп отырылады.
119. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымдар келесі негізгі техникалақ құралдармен:
1) ақпаратты нақты енгізуді қамтамасыз ететін ағынды сканерлермен;
2) сұрау салуларды қатар өңдеуді жүргізуге қабілетті серверлермен;
3) мәтіндік, кескіндік және дыбыс-бейне жазу құжаттарын көп мәртелік іске қосу мен өңдеуге бағдарланған жоғары өнімнің (100 Мбит/c және көбірек) есептеуіш желімен;
4) жүйенің іздестіру деректеріне өнімділігі жоғары және жоғары сенімді қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен;
5) деректерді компактіге немесе магнитті-оптикалық дискілерге көшіретін жабдықтармен;
6) магниттік бауға резервтегі көшіріп алу жабдықтарымен;
7) мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;
8) үздіксіз қоректендіру көзімен;
9) жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;
10) Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің көліктік ортасына қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен жабдықталады.
120. Электрондық құжаттардың базалық (жүйелік) бағдарламаларына:
1) деректердің үлкен ауқымдарын өңдеуге бағдарланған операциялық желілік орта және дерекқорды басқару жүйесі;
2) деректерді көрсету мен өңдеу құралдары;
3) рұқсат етілмеген кіруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кіреді.
121. Ұйымның электрондық құжаттары мұрағатының жұмыс істеуі үшін арнайы бағдарламалардың құралдарына:
1) ақпаратты электрондық тасымалдауыштағы құжаттарды тұрақты іздестіру жүйесін тиімді сүйемелдеу құралдары;
2) мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерді танып білудің бірыңғай құралдары;
3) мәліметтер базасына ақпаратты енгізу технологияларының бірыңғай технологиясын қамтамасыз ететін құралдар;
4) ақпаратты жедел іздестіру құралдары және ақпаратты жедел талдау құралдары;
5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзірлеу және оңтайландыру құралдары;
6) ұйымның электрондық құжаттар мұрағатының ақпаратына рұқсатсыз кіруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кіреді.

Құжаттарды сақтау режимін қамтамасыз ету тәртібі

122. Ұйым мұрағатында құжаттардың сақтау бүлінуден сақтауды қамтамасыз ететін және қоршаған ортаның зиянды ықпалынан қорғау жағдайында жүзеге асырылады.
Құжаттарды, істерді қорғау мына талаптарды орындауды:
1) жарық режимін сақтау;
2) температуралық-ылғалдылық режимін сақтау;
3) санитарлық-гигиеналық режимін сақтау есебінен қамтамасыз етіледі.
123. Мұрағат қоймаларында жұмыстардың барлық түрлері жарық түсуді шектеу негізінде жүргізіледі. Құжаттарды қорғау үшін оларды алғашқы сақтау құралдары (мұрағаттық қорптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакет және басқалары) қолданылады.
Мұрағат қоймаларындағы жарық жасанды немесе табиғи болуы мүмкін. Табиғи жарық терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілері, перделер немесе боялған әйнектерді қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретінде түсірілуге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын шамдар қолданылады. Жарық шұғылыса ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминисцентті лампалар қолдануға рұқсат етіледі.
124. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгіленеді:
1) қағаз негізіндегі құжаттар үшін – температура +17 - +19⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;
2) ақ-қара үлгідегі құжаттар үшін - температура + 15⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
3) түрлі түсті үлгідегі құжаттар үшін - температура +2 - +5 ⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
4) магниттік таспадағы және дисктік тасмалдауыштағы құжаттар үшін - температура +8 – ден +18⁰ С-ге дейін, ауаның салыстармалы ылғалдылығы -45-65 %;
5) электрондық тасығыштағы құжаттар үшін – температура +15- +20⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %.
125. Климаты реттелмейтін мұрағат қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, мұрағат қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.
126. Мұрағат қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режимі тиісті бақылау-өлшеу приборларының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады: желдетілетін үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына үш рет өлшенеді.
Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психометрлер, гигрометрлер) басты өткелде стеллаждарда жылытқыш және желдеткіш жүйелерден аулақ орналастырылады. Аспаптар көрсеткіштері тіркеу журналдарына жазылады, журналдың нысанын ұйым анықтайды.
Мұрағат қоймаларындағы температуралық және ылғалдылық көрсеткіштердің ауытқуына жол берілмейді.
127. Ұйым мұрағатының барлық үй-жайлары зең, жәндіктер, кеміргіштер пайда болу, шаң жиналу мүмкіндігіне жол бермейтін жағдайда күтіп ұсталады.
Мұрағат қоймаларында санитарлық-биологиялық қауіпті, желдетілмейтін аймақтардың пайда болуын болдырмайтын ауа айналымы қамтамасыз етіледі.
Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелердегі, едендеріндегі желдету тесіктерін және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктерін диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек.
Мұрағат қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, тамақ өнімдерін сақтау мен пайдалануға, темекі шегуге тыйым салынады.
128. Мұрағат қоймаларында жүйелі түрде дымқыл тазалық жүргізіп тұру қажет. Жылына кем дегенде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды алғашқы қорғау құралдарын шаңсыздандыру қажет. Бұл ретте едендер, терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық ерітіндісімен тазаланады.
129. Құжаттар мен мұрағат қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі баталған және аяқталған кезді) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі.
Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитрарлық-эпидимиологиялық қызметтердің көмегімен жедел залалсыздандыру және дәрілеу шаралары жүргізіледі.
130. Тұрақты сақталатын құжаттардың негізінде немесе мәтінінде ақау анықталса (құжаттың бір бөлігінің жоғалуы, бөлінуі, эмульсия қабатының ажырауы, сызылуы, тырналуы және тағы басқалары) құжаттардың физикалық жағдайының журналына немесе есепке алу карточкасына тіркеледі. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) кейіннен арнайы өңдеуге жататын құжаттардың түрлері (қалпына келтіру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фотолық қалпына келтіру, көшірмесін түсіру, электрондық форматқа көшіру және тағы басқалары) тіркеледі және құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту жөніндегі нақты іс-шаралар көрсетіледі.
131. Құндылығы мен сақтау мерзіміне қарамастан, жедел түрде өңезбен және жәндіктер зақымдаған құжаттар өңдеуге (залалсыздандыруға, дезинсекциялауға) беріледі.

Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру тәртібі

132. Мұрағат қоймаларынан құжаттар:
1) ұйым қызметкерлерінің пайдалануы үшін;
2) ғылыми және өзге де зерттеулер үшін оқу залында азаматтардың пайдалануы үшін;
3) өзге ұйымдарға уақытша қолдану үшін;
4) құжаттың физикалық жағдайын жақсарту мақсатында құжаттарды арнайы өңдеу үшін беріледі.
133. Мұрағат қоймаларынан құжаттар мына мерзімнен астайтын уақытша пайдалануға:
1) ұйым қызметкерлерімен қолдануға бір айға;
2) құжатты оқу залында пайдалану үшін бір айға;
3) өзге ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшін үш айға беріледі.
134. Уақытша қолданысқа берілген құжаттарды қайтарудың бекітілген мерзімнен ұзартуы, қолданушының құжаттың сақтаулығы туралы жазбаша өтініштен кейін ұйым басшысының рұқсатымен сирек жағдайларда ұзартылады.
135. Тізбелерге енгізілген және тұрақты сақтауға беруге хататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және басқа тасымалдауыштарда пайдалану қоры құрылады. Олардың түпнұсқалары әдетте мұрағат қоймаларынан берілмеуге тиіс.
136. Құқық қорғау органдарына, сот органдарына және прокуратураға істер Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен беріледі.
137. Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру мынадай құжаттармен:
1) осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес істерді оқу залдарына және ұйым қызметкерлеріне беруге арналған тапсырыстармен;
2) осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес ұйымның ортақ бланкісінде ресімделетін істерді, құжаттарды өзге ұйымдарға пайдалануға немесе құжаттарды экспонатқа қоюға беру туралы актілермен;
3) құжаттардың көшірмелерін түсіру және қайта қалпына келтіру жұмыстарын жүргізуге тапсырыстармен ресімделеді.
138. Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кітаптарында тіркеледі.
139. Зерттеушілердің орындалған тапсырыстары зерттеушілердің жеке істерінде, барлық басқалары істің толықтығы мен жай-күйіне тексеру жүргізгенге дейін сақталады.
140. Өзге ұйымдарға уақытша қолдануға берілетін құжаттар екі данада жасалатын актімен ресімделеді, оның бір данасы ұйым мұрағатында қалдырылады, ал екіншісі алушыға беріледі. Актіге істі берген және істі алған ұйым басшыларының қолтаңбалары қойылады. Істі қайтарғаннан кейін актінің екі данасына сәйкесінше мынадай белгілер қойылады: бір данасы алушы ұйымда – бір данасы құжатты берген ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының жеке мұрағатының қорында сақталады.
141. Құжаттарды көшірмесін түсіруге, қалпына келтіруге, түптеуге жолдағанда тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс ұйым мұрағатында, басқа ұйымға құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны бойынша құрастырылады.
142. Мұрағат қоймасынан істерді берер алдында шифрдің және мұқабадағы шифрдің істің тақырыбына және жиынтық тізімдемедегі істің тақырыбына сәйкестігі тексеріледі. Мұрағат қоймасынан істі берер алдында және қайтарып алу кезінде әр берілген істегі құжаттардың парақтар саны мен жай-күйі тексеріледі.
Мұрағат қоймасынан берілетін әр істің осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес пайдалану парақтары болуы тиіс.
143. Мұрағат қоймасынан құжаттарды берген кезде оның орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес сақтау бірлігінің орынбасар-картасы қойылады. Құжатты мұрағат қоймасына қайтарған кезде орынбасар-карта алынады.
144. Ұйым мұрағатына пайдаланудан кейін қайтарылған құжаттардың жағдайы, оны қайтарған тұлғамен бірге тексеріледі.
Құжаттар толық немесе олардың жекелеген парақтары толық болмаған жағдайда, мұрағат қызметкері айыпты тұлғаны Қазақстана Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген тәртіппен жауапкершілікке тарту үшін бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.

Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу тәртібі

145. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру 5 жылда бір рет, сондай-ақ құжаттар мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға берілу кезінде жүргізіледі.
146. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне кезектен тыс тексеру:
1) құжаттарды басқа мұрағат қоймасына (ғимаратына) ауыстырылғанға дейін және кейін;
2) оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлар немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлғалар еніп кетуінен кейін;
3) ұйым мұрағатының басшысы ауыстырылғаннан кейін;
4) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргізіледі.
147. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру барысында:
1) ұйым мұрағатында сақталудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;
2) құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау мен оларды түзету;
3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды іздестіру;
4) қалпына келтіруді, консервациялауды және алдын ала өңдеуді талап ететін құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.
148. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жұмыстарын бастаудың алдында, алдағы тексерудің құжаттары зерттеледі, әр тізімдегі істердің дұрыс нөмірленгендігі және тізімдемелердің қорытынды жазбаларындағы істер тақырыптарының нөмірлері сәйкес келуін тексереді.
149. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру, істердің жиынтық тізімдемелеріндегі, тізімдемелік баптар бөлімдерінің істің мұқабасына шығарылған мәліметтерді тексеру жолымен жүргізіледі.
Дыбыс-бейне жазу құжаттарын тексеру кезінде кинофонобейнеқұжаттарының сыртындағы тізімдемелік баптарды тексеру арқылы жүргізіледі.
Сызбалардың бар-жоғын тексеру әр парақты тексеру арқылы жүзеге асырылады, бұл ретте деректемелердің атаулары немесе жобаның (әзірлеменің) құрамына кіретін сызбаның ішкі тізімдемесінің әр парағының сәйкестігі тексеріледі.
Істің физикалық жағдайы көзбен шолу арқылы анықталады.
150. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:
1) стеллаждардағы және алғашқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртібін сақтау;
2) тексеру барысында дұрыс орналастырылмаған істер мен құжаттарды өз орындарына орналастыру;
3) істердің тиісті жиынтық тізімдемелерінің бөлімдеріне тақырыптары енгізілмеген істерді алу;
4) көгерген немесе биологиялық зиянкестермен бүлінген істер мен құжаттарды алу мен шектеуді;
5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.
151. Тексеру барысында істің, құжаттардың жиынтық тізімдемелерін және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да белгілерді қоюға немесе жазбалар жазуға тыйым салынады.
152. Ұйым қызметкерлеріне, оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берілген істер, істерді беруді кітаптары мен актілері бойынша және қолданыстағылармен сәйкестігі тексеріледі.
153. Тексеру барысында осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес мұрағат қорындағы істердің, құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексерудің парағы жасалады. Тексеру парақтары әр мұрағат қоры шегіндегі реттік нөмірлерімен нөмірленеді және орындаушының қолтаңбасы қойылады.
Қорды тексеру аяқталғаннан кейін тексеру парақтары мұрағат қорының істеріне енгізіледі.
Егер тексерудің нәтижелері бойынша кемшіліктер анықталмаса, онда мұрағат қорының ісіне тексеру парағы енгізілмейді.
154. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде осы Қағидаларға 23-қосмшаға сәйкес мұрағат құжаттарының толықтығы мен жай-күйін тексеру туралы акт құрастырылады.
155. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталғаннан кейін істің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемесінің соңына «Тексерілді» деген сөз жазылады, уақыт, тексеру жүргізген тұлға лауазымы мен қолтаңбасы қойылады.
Істің, құжаттың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемелерінің қорытынды жазбаларында нақтыланбаған арнайы және қалып кеткен реттік нөмірлері, сақтау бірліктерінің бекітілген тәртіпке сәйкес шығарылғандары анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта құрастырылады.
156. Мұрағат құжаттарының сақтау бірліктерінің толықтығы мен жай-күйін тексеру барысында табылмағандарға осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкалары құрастырылады.
Табылмаған мұрағат құжаттарының картотекалары қағаз тасығышта орталықтандырылып немесе табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкаларының деректемелеріне сәйкес автоматтандырылған режимде жүргізіледі.
157. Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады.
Бұл мақсаттарда:
1) мұрағат қоймаларынан істерді беру жөніндегі барлық есепке алу құжаттарын зерттеу;
2) тексеру барысында табылмаған істерді, жылдар аралық іс тізімдесін алдын ала зерттеу арқылы, табылмаған істер қызмет барысында пайда болған ұйымның сәйкесінше құрылымдық бөлімшелерінде іздестіру ұйымдастыру;
3) жақын орналасқан мұрағат қорларындағы істерді тексеру;
4) мұрағат қорының ісіндегі сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актерді, істерді уақытша пайдалануға берген актерді, тексеру жүргізіліп жатқан мұрағаттың алдыңғы істердің толықтығы мен жай-күйін тексерудің актілерін зерттеу ұсынылады.
Іздестіру істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексергеннен кейін бір жыл аралығында жүргізіледі.
158. Іздестірудің нәтижесінде табылған істер өз орындарына орналастырылады, табылмаған істерді есепке алу карточкаларына сәйкесінше істің табылғандығы туралы белгі, уақыты және лауазымды тұлғаның қолтаңбасы қойылады.
159. Қолданыста жоқтығы құжатпен расталған істер тізімдемеден шығарылады. Тиісті карточкаларда істің жоқтығын растайтын актінің уақыты мен нөмірі көрсетіледі және іздестіру жүргізілгендігі туралы анықтамалар жасалады. Іздестірудің нәтижелерін ОСК (СК) отырыстарында қарастырылғаннан және оның шешімі ұйым басшысымен бекітілгеннен кейін табылмаған құжаттар есептен алынады.
160. Істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру, тексеру жүргізіліп жатқан мұрағат қорының есепке алу құжаттарына тексерумен анықталған өзгертулерді енгізгеннен және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттардың) СТК бекткен жиынтық тізімдемесінің бақылаушылық данасына өзгерістер енгізу үшін мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақталатын істер туралы мәліметтерде бергеннен кейін ғана аяқталған болып есептеледі.

4. Мұрағаттағы құжаттарды ұйымдастыру

Құжаттардың қорға тиістілігін анықтау және мұрағаттық қорды құру (жабу) тәртібі

161. Ұйымның қызмет барысында қалыптасатын, ақпаратты дәстүрлі және электрондық тасығыштағы барлық құжаттардың, басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттамаларды қоса алғандағы жиынтығы құжаттамалық қорды құрайды.
162. Ұйым мұрағатына сақтауға берілген құжаттар, ұйымның мұрағат қорын құрайды.
163. Мұрағат қорының түрлері:
1) ұйымның қызмет барысында қалыптастырылған құжаттардан тұратын ұйымның мұрағат қоры;
2) өзара тарихи және/немесе логикалық байланыстары бар (қызметтердің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет нысандары мен уақытының біртұтастығы, орналасу жері және басқалары) екі немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан құрастырылған біріктірілген мұрағат қоры болып табылады.
164. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау, оларды нақты мұрағат қорына жатқызу болып табылады.
165. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау кезінде мыналар:
1) кіріс құжаттары оларды қабылдап алған ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, аталған құжаттардың қорға тиістілігі адресат, құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі, қарар, құжаттың орындалғандығы және іске жіберілгені, құжаттың мәтіні сияқтыдеректемелермен анықталатыны;
2) шығыс құжаттарының көшірмелері олардың авторлары болып табылатын ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, олардың қорға тиістілігі қолтаңба, құжаттың мәтіні және жіберілген құжаттардың іс жүргізу белгілері сияқты деректемелермен анықталатыны;
3) ішкі құжаттар, осы құжаттардың авторлары болып табылатын ұйымдардың мұрағат қорларына жатқызылғандары, оларың қорға тиістілігі ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтіні, бұрыштама сияқты деректемелермен анықталатыны ескеріледі.
166. Өзге ұйымдармен тізбектеліп жүргізілген істер, олар іс жүргізумен аяқталған ұйымдардың мұрағат қоларына жатқызылады.
167. Бірыңғай мұрағат қорын:
1) қайта ұйымдастыру (қайта құру) салдарынан қызметі нақты өзгертілмеген, ұйымдардың қайта құруға дейін және кейінгі;
2) меншік түрін мемлекеттіктен мемлекеттік емеске ауыстырған, бірақ жарғылық капиталының басым бөлігі мемлекеттік ұйымдардың;
3) өз қызметін уақытша және сол міндеттер мен функциялары қалпына келтірілген ұйымдардың;
4) ұйымдардың және оның жанынан құрылған консультативтік-кеңесші органдардың құжаттарынан;
5) ұйымның және оның таратушылық (конкурстық) комиссияларының құжаттарынан құралады.
168. Еншілес ұйымдардың құжаттары бір ұйым мұрағатының, әр түрлі мұрағаттарды сақталуына қарамастан негізгі ұйымның құжаттарынан бөлек мұрағат қорын қалыптастырады.
169. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес осы қоғамдық ұйым тіркелген сәттен бастап ұйым жанында қызмет ететін қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, спорттық және басқа) құжаттары ұйым мұрағатына сақтауға түскеннен кейін жеке мұрағат қорын құрайды немесе біріктірілген мұрағатты құрай отырып ұйым мұрағатына біріктіріледі.
170. Біріктірілген мұрағат қоры мына:
1) белгілі бір аумақта әрекет ететін нысаналы мақсаты мен функциялары біртектес ұйымдардың;
2) белгілі бір аумақта қызмет ететін басшы орган және оған бағынысты ұйымдардың;
3) қызмет объектісімен біріктірілген ұйымдардың;
Мұндай қорды ұйымның мұрағаттық құжаттарынан және осы ұйымның қызметкерлері мүшелері болып табылатын қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) құжаттарынан құрастыруға болады.
4) функциялары ізбасарларына толық немесе жартылай және олардың ізбасарларына берілсе, сонымен қатар, үздіксіз процестердің барысында бөлуге жатпайтын кешенді құжаттардың істері қалыптастыруда бір-бірін тізбектеп ауыстырған ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан қалыптастырылуы мүмкін.
Құжаттары біріктірілген мұрағат қорына кірген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептік құжаттарда көрсетіледі.
Біріктірілген мұрағат қорын құрастырудың негізгі шарттары ретінде нақты қор құрамына кірген құжаттарының бөлінбестігі болып табылады.
171. Ұйымның әр мұрағат қорына, сәйкесінше қор қалыптастырушының ұйымдастыру-құқықтық нысанын, бағыныстылығын, хронологиялық реттілікпен барлық қайта аталуын, сондай-ақ орналасу жерін көрсете отырып, ресми атауы беріледі.
172. Мұрағат қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.
173. 1993 және 1995 жылдары Қазақстан Республикасының Конституциясын және Қазақстан Республикасының басқа да нормативтік құқықтық актілерін қабылдауға байланысты:
1) мұрағат қорлары жабылады:
Қазақ КСР Жоғарғы Кеңесінің (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесі);
Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің (Қазақстан Республикасының);
Қазақстан Республикасының конституциясын (1993) қабылдағанға дейін қызмет еткен Қазақ ССР басқа да мемлекеттік органдарының;
2) жаңа мұрағат қорлары пайда болды:
Қазақстан Республикасы Президентінің;
Қазақстан Республикасы Парламентінің. Қос палатаның – Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісінің және Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатының құжаттары екі мұрағат қорын қалыптастырады;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелік сотының;
Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің;
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесінің;
Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының;
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің;
Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің;
Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, жергілікті сайлау комиссияларының;
Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің (1995 жылдан бастап Қазақстан Республикасы Үкіметінің);
Қазақстан Республикасы орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының;
әкімшілік басшыларының (1994 жылдан бастап ауылдық, кенттік, 1992 жылдан бастап облыстық, аудандық, қалалық) және облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) (1995 жылдан бастап), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың), қалардағы аудандардың, аудандық маңызы бар қалалардың, кенттердің, ауылдардың, ауылдық округтардың әкімдері және олардың аппараттарының;
Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) мәслихаттары және олардың аппараттарының. «Қазақстан Республикасының Конституциясына сәйкес жергілікті және атқарушы органдардағы және мәслихаттардағы өкілдерді сайлау туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес сайланған мәслихат-кеңестердің құжаттары бірегей қорды және бірегей тізімдемені құрайды;
3) бірегей мұрағат қорын мынадай:
облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), қалардағы аудандардың, Қазақ КСР аудандық маңызы бар қалалардың халықтық депутаттар кеңесінің атқарушы комитетінің салалық басқарма және бөлімдерінің және міндеттері мен функциялары өзгеріссіз қалған тәуелсіздік кезеңіндегі Қазақстан Республикасының сәйкесінше мемлекеттік басқару органдарының мұрағат құжаттарынан құрастырылады.
Бұндай жағдайда біріктірілген мұрағаттық қор құрылуы мүмкін. Тәуелсіздік кезеңінде тиісті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары біріктірілген мұрағат қорына жеке тізімдемелермен енгізіледі. Тұрақты сақталатын істер тізімдемесіне титулдық парақ және алғы сөз құрастырылады. Жеке құрам бойынша тізімдемелер жалғастырылуы мүмкін.
174. Жергілікті уәкілетті және атқарушы органдардың қайта қалыптасуына байланысты (олардың біріктірілуі, бөлінуі, сонымен қатар, әкімшілік-аумақтық бірлігінің мәртебесінің ауысуы) жаңа мұрағат қорын пайда болған жергілікті мемлекеттік басқару органдарының мұрағаттық құжаттары қалыптастырады.
175. Жергілікті уәкілетті және атқарушы органдардың атаулары немесе әкімшілік шекараларының өзгеруі сәйкесінше жергілікті мемлекеттік басқару органдарының және осы аймақта орналасқан басқа ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан жаңа мұрағат қорын қалыптастыруға негіз бола алмайды.
176. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жаңа мұрағат қорлары мына жағдайларда:
1) ұйымның нысаналы мақсаты, қызметінің бейіні және функциялары өзгергенде.
Егер басқару органының негізінде, өндіріспен айналысатын ұйым пайда болса, онда оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды. өндірістік ұйым басқару органына айналдырылған кезде осыла істелінеді.
Ұйымның құзыреті мен функциясы түбегейлі өзгерген және оның негізінде жаңа ұйым пайда болған кезде оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды.
2) мүліктік меншік нысанының өзгеруімен ұйым қайта құрылғанда (жекешелендіру, акционерлеу, ұлттық тандыру және басқа).
Мүліктік меншік нысанының өзгеруіне ұшыраған мемлекеттік ұйымның мұрағаттық құжаттары және жаңадан пайда болған – ізбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын егер, мемлекет меншігіне немесе мемлекеттік мұрағатқа сақтауға ізбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын сәйкесінше келісім-шартпен (келісіммен) берген жағдайда біріктірілген мұрағат құруға рұқсат етіледі.
Мұндай қордың тізімдемелеріне жеке титулдық парақтар және алғы сөздер құрастырылады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар алдынғы жеке құрам бойынша тізімдемені жалғастырады.
3) функцияларының барлығын немесе бір бөлігін бір немесе бірнеше жаңадан пайда болған ұйымдарға таратылған кезде әр жаңа ұйымның құжаттары жаңа мұрағат қорларын құрайды.
177. Басқа ұйымдарға құқық иелену тәртібімен құқықтары мен міндеттерін бермей қызметін тоқтату ұйымның таратылуын білдіреді. Осы факторға сәйкес таратылған ұйымның құжаттары жеке мұрағат қорын құрайды.
178. Жаңа мұрағат қорын құруға:
1) ұйымның қызметінің немесе функциясының аймақтық шекарасының кеңеюі немесе қысқартылуы;
2) алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын одан бөлінген бір немесе бірнеше ұйымдарға беру;
3) алғашқы функциялар өзгермей, оның ұйымға, құрылымдық бөлімшелеріне бағыныстылығының өзгеруі, қайта аталуы немесе өзгерістер енгізілуі;
4) ұйымның мүліктік меншік нысаны өзгермей ұйымның құрылтайшысының өзгеруі;
5) мемлекеттік мекеменің меншік түрі мемлекеттік кәсіпорынға ауысуы және керісінше.
Мемлекеттік кәсіпорынның шаруашылық жүргізу құқығына негізделген мемлекеттік кәсіпорынға, жедел басқару құқығына негізделген (қазынашылық кәсіпорын) және керісінше қайта құрылуы, құжаттарды жеке мұрағат қорына бөлу үшін негіз бола алмайды.
Егер кәсіпорын (мекеме) өз қызметін 1991 жылдан кейін мемлекеттік ретінде атқарып жатқан мемлекеттік кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелердің құжаттары бірегей мұрағат қорын құрайды;
6) ұйым республикалық меншіктен, коммуналдық меншікке және керісінше ауысуы негіз бола алмайды.
179. Мұрағат қорының хронологиялық шегі:
1) ұйымның мұрағат қоры – нормативтік құқықтық актілердің негізінде белгіленетін олардың пайда болған (тіркелген) және таратылған ресми уақыттары. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер бар болса, онда пайда болу уақыты ретінде ең алғаш қабылданған уақыт алынады;
2) біріктірілген мұрағат қоры – біріктірілген мұрағат қоры құрамына құжаттары енгізілген ұйымдардың қызмет мерзімі бойынша пайда болған (тіркелген) уақыты ретінде ең алғашқы уақыты және таратылу уақыты ретінде неғұрлым кеші алынады.
180. Ұйым қызметінің бастапқы және/немесе соңғы мұрағат құжаттарының жоқ болуына, қор құрамына алғашқы мұрағат құжаттарын кіргізуге, ұйымның алдағы құқық иеленушісіне өндіріспен аяқтау үшін берілген істерге байланысты мұрағат қорларының хронологиялық шегі оны құрастырушы құжаттардың уақыт аралықтарымен сәйкес келмеуі мүмкін.

Мұрағат қоры шегіндегі құжаттарды ұйымдастыру тәртібі

181. Физикалық ерекшеленген құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттарың жиынтығы – сақтау бірлігі мұрағат қоры шегінде есепке алужәне жіктеу бірлігі болып табылады.
Іс қағаз жүзіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігі болып табылады. Іс – ерекше тысқа, бумаға біріктірілген оқшауланған мұрағаттық құжат (тар).
Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бірлігі бойынша есепке алынады.
182. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бірлігі:
1) киноқұжаттар үшін – киношығармаға немесе белгілі бір оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
2) фотоқұжаттар үшін – мазмұндық жағынан біріктірілген бір оқиғаға қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
3) үнқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаға қатысты біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердің басқа да белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;
4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаға қатысты бір немесе бірнеше сақтау бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердің басқа да белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері болып табылады.
183. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының сақтау бірлігі:
1) киноқұжаттар үшін – киноүлдір орамдарының физикалық ерекшеліктері;
2) фотоқұжаттар үшін – кадрдың (негатив, дубль негатив, позитив, слайд (диапозитив)), диафильмдердің, фотобасылымдардың, фотоальбомдар рулондарының физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштың және көріністік түсірілімдердің ерекшеліктері;
3) фотоқұжаттар үшін – магниттік таспа орамының физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштың және дыбыс таспаның физикалық ерекшеліктері;
4) бейнеқұжаттар үшін – бейне таспалардың физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштардың физикалық ерекшеліктері болып табылды.
184. Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бір немесе бірнеше файлдар жазылған, бірегей бағдарламалық - ақпараттық нысанды (мәтін, гипер мәтін, мультимедиялық нысан, мәліметтер базасы, мәліметтер банкі, білім базасы) құрайтын сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерінің кешені, сонымен қатар, ілеспелік құжаттама болып табылады.
185. Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспелі құжаттамамен бірге тасығыштың физикалық ерекшелігі (қатты диск, компакт – дискі және басқа да заманауи тасығыштар) қабылданады.
186. Жүйеленген сақтау бірліктері (істің) істің тізімдемесіне енгізіледі және оларды есепке алуды, іздестіруді және пайдалануды қамтамасыз ету тәртібімен ресімделеді.
Істер оларды ішкі ұйымдастыру мен істер тізімдемесінде (тізімдемелерінде) бекітуге негіз болатын жүйелеу схемасына (істер номенклатурасына) сәйкес мұрағат қорының шегінде жүйеленеді.
187. Істер номенклатурасы бойынша берілген ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімделерінің құрамына енгізілген істер және сақталу мерзімдері уақытша (10 жылға дейін) істер ұйым мұрағатының қорының шегінде хронологиялық – құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық) немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық) жіктелуді есепке ала отырып орналастырылады.
188. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеудің сұлбасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады. Жүйелеудің бұл ссхемасын қолдаған кезде сақтау бірліктері мұрағат қорларына олардың пайда болған (жылдар, кезеңдер бойынша) мерзімдер бойынша, ал хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.
189. Жүйелендірудің құрылымдық-хронологиялық схемасы бөлімдері тұрақты, өзгеріске сирек болған ұйым қорларына қатысты, сонымен қатар, таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеуде қолданылады.
Бұл жүйенің схемасы бойынша сақтау бірліктері қор қалыптастырушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, ал әр құрылымдық топ – сақтау бірлігі қалыптасқан уақыт бойынша топтастырылады.
190. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеудің схемасы құрылымы жиі өзгерген немесе құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.
Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейін қор қалыптастырушының қызметінің функциялары бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істің топшалары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау және өткізу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады.
Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық жүйелеудің схемасы бойынша жүйелеу алғашқыда қор қалыптастырушылардың функциялары бойынша, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.
191. Құрылымдық бөлімшелері жоқ мұрағат қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық жүйелеу схемасы: бірінші хронология бойынша әр жылдардағы сақтау бірліктерінің түрлері бойынша немесе бірінші сақтау бірліктерінің түрлері бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әр түрдің ішінде хронология бойынша қолданылады.
192. Сақтау бірліктері жүйелеудің схемасы бойынша келесі тәртіппен:
1) іс жүргізумен басталған жылға немесе өндірістік жалғастыру үшін өзге ұйымдардың (құрылымдық бөлімшелердің) келіп түскен сақтау бірліктері;
2) жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты құжаттар олардың құрастырылу уақытына қарамастан олар құрастырылған жылдарға: ұзақ мерзімді жоспарлар олардың бастапқы жылдарына, ал есептер осы жылдарға – есептік кезеңнің соғы жылдары бар сақтау бірліктерінен;
3) бір бөлімшенің іс жүргізуінде басталған және аяқтау үшін басқа бөлімге берілген сақтау бірліктері, олар аяқталған бөлімшеге жатқызылады (бұл ретте бірінші бөлімшенің атауы жақшаға алынады және соңғысының атауы жазылады);
4) жыл немесе хронологиялық кезең шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығына қарай (немесе құжаттардың түрлері мен әр түрлілігінің маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша) орналастырылады;
5) жеке істер болып табылатын сақтау бірліктері қызметкерлердің жұмыстан босатылған жылдары және тегінің әліпбилік тәртібімен жүйелеу арқылы топтастырылады.
193. Жүйелеудің соңғы сатыларында сақтау бірліктері, олардың маңыздылығы немесе хронологиялары бойынша орналастырылады.
194. Электрондық құжаттар ақпаратты тасығыштар: (магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар) түрлеріне, түрлердің ішінде ақпаратты ұсыну түріне және одан әрі жазылған ақпараттардың сипаттамалары бойынша жүйеленеді.
195. Біріктірілген мұрағат қорында сақтау бірліктері қор қалыптастырушының маңыздылығы, олар пайда болу хронологиясы, әліпбилік атаулар бойынша орналастырылады. Біріктірілген мұрағаттың құрамына енгізілген әр қордың шегінде, жүйелеудің әр түрлі сұлбасы қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметінің сипаттамасынан, олардың құжаттарының құрамы мен көлеміне қарай анықталады. Біртекті ұйымдардың мұрағат қорлары үшін жүйелеудің ортақ сұлбасы қолданылады.
196. Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағы қолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актілер, сот органдарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқа бөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.
197. Мұрағат қорының ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлеріне қарай (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік құжаттама) орналастырылады.
198. Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.
Жобалық құжаттама:
1)тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;
2) өнеркәсіптік құрылыс бойынша;
3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша;
4) энергетикалық және су шаруашылығының құрылыс бойынша;
5) көліктік құрылыс бойынша бөлінеді.
Әр топ кіші топтарға жүйелене алады.
Жобалық кезеңнің құжаттары, жобалауды қабылдаған бір ізділік бойынша орналастырылады.
Үлгілік жобалар сериялық нөмірлер бойынша орналастырылады.
199. Конструкторлық құжаттама әзірлеу түріне, хронологиялық немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктеріне байланысты орналастырылады.
Түрлендірілген бұйымдардың конструкторлық құжаттамалары барлық негізге немесе түрлендіру бар бұйымдардың құжаттамаларының соңында орналастырылады.
Бұйымды сынау бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жыл шегінде – техниканың бағыттылығы мен тіркелу нөмірлеріне қарай орналастырылады.
200. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.
201. Ғылыми-зерттеулік құжаттама хронологиялық қағидамен, жыл шегінде – тақырыптардың нөмірлері, мүліктік нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезінде берілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, әзірлеуші – автордың (жауапты орындаушының) атаулық немесе тегі бойынша әліпбилік, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.
Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындау бойынша есептер жеке жүйеленеді.
202. Патенттік – лицензиялық құжаттама келесі түрлер:
1) өнеркәсіптік меншік нысандары (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік түрлері, тауар белгілері, қызмет көрсету белгілері);
2) күзеттік құжат (патент, куәлік) бойынша орналастырылады.
Әр түрдің шегінде – күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған патенттер мен куәліктердің нөмірлері; өтініштердің нөмірлері және күзеттік құжаты беруден бас тарту туралы өтініштердің нөмірлері бойынша.
203. Киноқұжаттар мен видеоқұжаттар:
1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;
2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино - теле сюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;
3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);
4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);
5) үлдірдің пішіні (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.
Сақтау бірліктері кешенді элементтер бойынша, ал олардың ішінде – киноқұжат бөлімінің реттік нөмірі бойынша орналастырылады.
Киноқұжаттың кешені бір фильмдерге, арнайы шығарылымдарға, киножурналдарға, жеке кино- және телесюжеттерге қатысты түпнұсқалармен көшірмелерден тұрады.
Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдеме құрастырылады.
204. Фотоқұжаттар мына түрлер:
1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.
Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.
2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фото басылымдар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) «Э» әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштардағы фотоқұжаттар).
Фотоқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдеме құрастырылады.
Фоноқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің фоноқұжаттына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойынша орналастырылады.
Есепке алу бірліктерінің ішіндегі сақтау бірліктері сыртында бейнеленген өндірістік нөмірдің тәртібі, ал кешеннің ішінде мына бір ізділікпен: түпнұсқа, көшіме бойынша орналастырылады.
Үнқұжаттардың кешені белгілі бір есепке алу бірлігіне қатысты түпнұсқа мен көшірмеден тұрады.

Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі

206. Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттары белгіленген (шарттық) мерзімдері өткеннен кейін ұйым күші мен қаражаты есебімен мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырылуы тиіс.
207. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі (қағаздағы) және электрондық тасығыштағы құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерінің шегі:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктер комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;
2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;
3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;
4) облыстардың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;
5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;
6) қалалардың (аудандардың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;
7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары - 5 жыл;
8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, жылжымайтын мүлік жөніндегі орталықтар мен сот істерінің құжаттары – 75 жыл;
9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;
10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;
11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;
12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;
13) геодезия құжаттамасы – 25 жыл;
14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл
15) дыбыстық бейнелік құжаттама – 3 жыл болып белгіленеді.
208. Ұйымның жеке мұрағаттарындағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі (қағаздағы) және электрондық ақпарат тасығыштарындағы құжаттардың сақтау мерзімдері «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес құжаттардың меншік иесі мен уәкілетті органы немесе ұйым мұрағатының орналасқан орнына байланысты, облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті атқарушы органдары арасында жасалған шарттарда көрсетіледі.
209. Құжаттарды тапсыру тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тізімдемесі негізінде мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып, ұйым басшысы бекіткен кестеге сәйкес жүзеге асырылады.
210. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен олардың нақты саны арасында айырмашылықтар шықса, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда іс жүзінде тапсырылғандарының саны мен жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.
211. Істерді тапсыру қабылдап алу актісімен ресімделеді. Актіге тіркелетін анықтамада іздестірудің шаралары көрсетіле отырып, жоқ істердің (құжаттардың) нөмірлері, олардың жоқ болу себептері жазылады.
212. Іздестіру нәтиже бермей, табылмаған істерге (құжаттарға) жоғалғандығы туралы акті жасалып, оны ұйым басшысы бекітеді.
213. Басқарушылық және ғылыми-техникалық құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен, дыбыстық-бейнелік құжаттама - көшірмелерімен ауыстырылады.
214. Басқарушылық құжаттардан «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51қбпү қаулысымен бекітілген Мемлекеттік органдар жұмысының ережелеріне сәйкес ұйымның ОСК (СК) шешімі негізінде алынады.
215. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдеменің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттаманың құрамына енетін құжаттар, тасығыштардың түрлері көрсетілген ілеспе хатпен тапсырылады.
216. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттік мұрағатқа тапсырған кезде:
1) тапсырылатын құжаттардың толық жинағы;
2) ілеспе құжаттаманың толық жинағы және дұрыстығы;
3) тасығыштардың физикалық және техникалық жай-күйі;
4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар-жоғы;
5) мемлекеттік мұрағаттың бағдарламалық құрылғыларымен жаңғыртудың (көшірме түсірудің) бақылау сипаттамасы тексеріледі.
217. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттік мұрағатта бақылау сипаттамасын жүргізу және тексеру үшін пайдаланатын бағдарламалық құрылғылар сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттік мұрағаттың қызметкерлері тапсырушы ұйымның өкілін қатыстыра отырып өздерінің бағдарламалық құрылғыларымен қайтадан бақылау сипаттамасын әзірлейді. Осы бақылау сипаттама электрондық құжаттарды қабылдап алу актісінде көрсетіледі.
Ілеспе құжаттама дұрыс жасалмаған жағдайда электрондық құжаттарымен тасығыштар және ілеспе құжаттама қайта өңдеу үшін ұйымға қайтарылады.

5. Құжаттарды есепке алу

Ұйым мұрағатының құжаттарын есепке алу тәртібі

218. Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу – мұрағаттық құжаттардың есепке алу бірліктеріндегі саны мен құрамын анықтау және әрбір есепке алу бірлігін белгілі бір кешенге және оларды есептік құжаттардағы жалпы санына жатқызуды белгілеу.
Есептік құжаттар белгіленген нысанда мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын және жай-күйін есепке алу бірлігінде жазатын құжаттар кешені болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу оларды сақтауды және олардың бар-жоғын бақылауды қамтамасыз етудің бірден-бір құралы болып табылады.
219. Мұрағаттағы сақтауда тұрған барлық, соның ішінде өңделмеген және бұл мұрағатқа жатпайтын құжаттар да есепке алынуы тиіс.
Ұйым мұрағатының, мұрағат ісі саласындағы уәкілетті орган белгілеген тәртіппен сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алуды жүзеге асырады және есептік мәліметті тиісті мұрағаттық мекемеге жібереді.
220. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (есепке алу бірліктеріне, сақтау бірліктеріне), мұрағаттық шифрдің бір бөлігі болып табылатын, нөмірлер беру арқылы жүргізіледі.
Мұрағаттық шифр – сақтау бірлігінің әрқайсысын есепке алу және сәйкестендіру мақсатында белгілеу.
Мұрағаттық шифр: мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына алғаш рет келіп түскен құжаттарын ресімдегеннен кейін мемлекеттік мұрағат беретін мұрағаттық қор, тізімдеме, сақтау бірлігінің нөмірлерінен тұрады.
221. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірлігі ақпарат тасығыштардың түріне, әдісіне және нығайту техникасына қарамастан:
1) мұрағаттық қор, мұрағаттық коллекция;
2) сақтау бірлігі болып табылады.
222. Ұйым мұрағатында құжаттарды есепке алу:
1) бірыңғай есепке алу бірлігін қолдана отырып орталықтандыру;
2) мұрағаттық құжаттарымен жұмыс жасаудың барлық сатысында оларды есепке алудың сабақтастығын сақтауға негізделген бірыңғайлау;
3) есепке алу құжаттарына дер уақытында және жедел өзгерістер енгізу немесе жаңа есепке алу құжаттарын құрастыруды қамтамасыз ететін динамикалық;
4) есепке алудың толықтығы және шүбәсіздігі негіздерін сақтау арқылы жасалады.
223. Істердің, құжаттардың тізімдемесінен басқа есептік құжаттар қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берілмейді.
Барлық есептік құжаттар мұрағат қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.
224. Негізгі есептік құжаттардағы әрбір жазбаның негізі ұйым мұрағатындағы құжаттардың келіп түсуі, басқа ұйым мұрағатына немесе мемлекеттік мұрағатқа тапсыруға байланысты ұйым мұрағатынан құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлінуі, іздестіру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлінуі болып табылады.
225. Негізгі есептік құжаттар:
1) осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес ұйым мұрағатына келіп түскен және шыққан әрбір құжатты, сондай-ақ уақытша сақтауға келіп түскен және белгілі бір хронологиялық уақытта шығарылған құжаттардың саны мен құрамын есепке алу, олардың жай-күйін жазбалауға арналған келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы;
2) осы Қағидаларға 3-11-қосымшаларға сәйкес сақтау бірліктерді жекелеп және жиынтық түрде есепке алу, оларды жүйелеудің тәртібін бекіту, атаулары осы тізімдемеге енгізілген құжаттардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді есептеу үшін жасалған істердің, құжаттардың тізімдемесі;
Істер, құжаттар тізімдемесі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істерді есепке алудың бастапқы есептік құжаты болып табылады.
Қандай да болмасын аяқталған тізімдеменің барлық істері шығарылса да оның нөмірі басқа тізімдемеге берілмейді. «Ескерту» бағанында әрбір шығарылған сақтау бірлігінің (есепке алу бірлігінің) тұсына «Шығарылған» деген белгі қойылады.
Жекелеп есепке алу әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке нөмір беру жолымен жүзеге асырылады.
Тізімдемелердегі істерді, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тізімдемеге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бірліктерінің саны (цифрмен және жақшаның ішінде жазумен), жиынтық тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі. Қорытынды жазбада есепке алынбаған нөмірлері, литерлік нөмірлерімен сақтау бірліктері, шығарылған сақтау бірліктері бар болса ескертіледі.
Жылдық бөлімдерден тұратын аяқталған істер, құжаттар тізімдемесінің барлығына ортақ жалпы қорытынды жазба жасалады.
Істердің шығарылуына, келіп түсуіне, біріктірілуіне немесе бөлінуіне байланысты тізімдемедегі істер, құжаттар көлемінің әрбір өзгерісі тізімдемеге жасалған қорытынды жазбада тиісті құжаттар негізінде көрсетіледі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер, құжаттар тізімдемесі тиісті істердің жиынтық тізімдемесін құрастырғанға дейін есептік құжат есебінде пайдаланылады, тізімдемеге енген жылдардың істері мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін қор істерінде сақталады.
3) осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес істердегі парақтар санын есепке алу үшін жасалатын істің куәландырма парағы;
4) осы Қағидаларға 27-30-қосымшаларға сәйкес ұйым мұрағатының паспорты;
5) қор жасаушы мен қор тарихы жөніндегі құжаттар кешені қор ісі болып табылады. Қор ісі әрбір мұрағаттық қорға жасалады.
Ұйым мұрағатында қағаз және/немесе электрондық тасығыштарда жүргізуге болатын қосымша есептік құжаттар жасауға құқылы.
226. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық қорлар және істер құрамы мен көлеміндегі күнделікті және қорытынды (әрбір жылдың 1 қаңтарына) өзгерістерді есепке алуға арналған. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы ұйым мұрағатының паспортын толтырғанда негіз болады.
Әрбір келіп түскен немесе шыққан құжаттарға дербес реттік нөмір қойылады.
Егер құжаттар бірнеше мұрағаттық қорлардан келіп түссе, онда деректер әрбір мұрағаттық қор (мұрағаттық қордың атауы, бар болса оның нөмірі және тағы басқалары) бойынша сол реттік нөмірмен жаңа жолдан жазылады.
Жыл сайынғы келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабында жыл бойы келіп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.
227. Қор ісі әрбір мұрағаттық қорға жасалады. Оған қор жасаушы-ұйымның тарихын айқындайтын және оның мұрағаттық қорының құжаттары енгізіледі:
1) тарихи анықтама;
2) мұрағаттық қорды жүйелеу схемасы;
3) тексеріс парағы;
4) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемесі (тізімдемеге енген жылдардың істері мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін);
5) тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға істерді, құжаттарды тапсыру актісі;
6) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;
7) табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасы;
8) істердің толықтығы мен жай-күйіне тексеру жүргізгені туралы акті және мұрағаттық қордың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді белгілейтін басқа да құжаттар ұйым мұрағатының барлық есептік құжаттарына өзгеріс енгізу туралы белгімен ғана қор ісіне енгізіледі. Актілер мұрағаттық қор шегінде актілердің түрі бойынша жалпы тәртіппен нөмірленеді.
Мұрағаттық қор істеріндегі барлық құжаттар хронологиялық ретімен орналастырылады. Қор істерінің құжаттарына ішкі тізімдеме жасалады, іс парақтары нөмірленеді, қор ісіне куәландырма жазба толтырылады. Қордың толықтырылу шамасына қарай куәландырма жазбасы мен ішкі тізімдеме қайта жасалады.
Әрбір қор ісіне тиісті мұрағаттық қордың нөмірі қойылады.
228. Ұйым мұрағатының паспорты жыл сайын жасалады және одан әрі Ұлттық мұрағат қоры және оны толықтыру көздері құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталогына) (бұдан әрі - Жинақ) мәліметтерді енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсырады. Мәліметтерді Жинаққа енгізу «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңында көзделген.

Ғылыми-техникалық, электрондық құжаттаманы есепке алу тәртібі

229. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбір есепке алынатын бірлігі негізгі тіркеу құжаттарынан басқа осы Қағидаларға 31-қосымшаға сәйкес түгендеу кітабында және осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасында тіркеледі және есепке алынады. Осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттаманың жобалар, проблемалар тізбесі де ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алу мақсатында қолданылады.
230. Түгендеу кітаптары негізгі шимайжазбалар, титулдық парақтар деректерінің мәліметтерімен толтырылады.
231. Түгендеу нөмірі бірнеше парақтан тұратын жобалық, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың түпнұсқалары мен телқұжаттарының әр парағына қойылады.
232. Ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) әрбір түрі бойынша түгендеу кітабы жеке жүргізіледі.
233. Жобалық құжаттаманың түпнұсқалары жобаның келіп түсуіне қарай жекеленген бөліктері бойынша тіркеледі.
Жеке түгендеу кітабы:
1) жобалық құжаттаманың түпнұсқаларына;
2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшірмелеріне;
3) тұрпатты жобаларға жасалады.
Көшірмеленген жобалық құжаттама түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тіркеледі.
234. Басқа ұйымдардан келіп түскен конструктолық және технологиялық құжаттама үшін түпнұсқалар мен сызбаларды есепке алу мүліктік кітабы негізгі және қосалқы өндіріс бұйымдарына жеке-жеке жүргізіледі.
Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған түпнұсқалары байланыстылығы бойынша парақтап тіркеледі.
Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшірмелері, әрбір бумаға, альбомға немесе жекеленген құжатқа жасалатын жеке мүліктік кітап пен есепке алу карточкаларында тіркеледі.
235. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшін осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес жеке мүліктік кітап жүргізіледі.
236. Патенттік құжаттама осы Қағидаларға 34-қосымшаға сәйкес өнер табысқа патент алуға берген өтініштерді тіркейтін журналдарда тіркеледі.
237. Әрбір электрондық құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет осы Қағидаларға 35-қосымшаға сәйкес деректердің есептік базасына немесе есептік карточкаларына енгізіледі.
Қор жасаушы-ұйымдардың мұрағаттық қоры құрамындағы электрондық құжаттары осы Қағиданың 9-қосымшасына сәйкес тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемелері бойынша есепке алу бірлігімен және сақтау бірлігімен есепке алынады. Ақпараты электрондық тасығыштардағы құжаттардың ақпараттық көлемі мегабайттарда (Мбайт) көрсетіледі.
238. Ұйымның электрондық мұрағатына уақытша сақтауға келіп түсетін электрондық құжаттар осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес келіп түскен және шыққан құжаттар кітабында есепке алынады. Әрбір келіп түскен немесе шыққан, сондай-ақ қорытынды жазбадағы жыл сайынғы және көбейген құжаттардың саны: есепке алу бірлігінде/сақтау бірлігінде/Мбайттарда қиғаш сызықшамен бөлініп көрсетіледі.
239. Жаңа тасығыштарға қайта жазу немесе көшірмелеу (айырбастау) салдарынан болған сақтау бірлігінде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлеміндегі санының өзгеруі, осы Қағиданың 36-қосымшасына сәйкес қайта жазу мен көшірмелеу туралы актіде, электрондық құжаттарға жасалған тізімдемеге жаңа қорытынды жазбаларда жазылады.
240. Электрондық құжаттар сақтайтын ұйым мұрағатының төлқұжатында, осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес қағаз тасығыштарда аналогі жоқ (жасалмаған) арнаулы ақпараттық ресурстары есептеледі.
Төлқұжат жыл сайын жасалады және Жинаққа мәліметтерді одан әрі енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі.
241. Қосалқы есептік құжат ретінде осы Қағидаларға 36-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшірмелеу мен қайта жазуды есепке алатын журнал болып табылады.

Деректер базасын есепке алу және жүргізу тәртібі

242. Деректер базасының есебі мынадай мақсаттарда жүргізіледі:
1) ұйым мұрағатының төлқұжатын автоматтандырылған жүйеде жасау;
2) сан алуан статистикалық мәліметтер, талдау кестелер, сондай-ақ мұрағаттық құжаттар көлемінің, құрамы мен жай-күйінің өзгерістер динамикасы туралы автоматтандырылған жүйеде дайындау;
3) ұйым мұрағатында белгіленген уақыт аралығындағы құжаттардың бар-жоғы туралы жедел мәліметтер беру.
243. Деректер базасының есептік деректемелер тізбесі есепке алу нысанын жазбалаудың негізгі көрсеткіштеріне сәйкес жасалады: мұрағаттық қор, сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, тиісті жиынтық істер тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы.
244. Деректер базасының есебі ұйым мұрағатында бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста болады және мемлекеттік мұрағаттың тиісті деректер базасының есебімен сыйымды (сәйкес) болуы тиіс.
Деректер базасы есебі мен әдеттегі негізгі есептік құжаттар сабақтастығы негізгі есептік құжаттар деректер базасындағы деректемелерін қолдануды қамтамасыз етеді.
245. Деректер базасының есебі есептік құжаттар негізінде толтырылады. Деректер базасын біркелкі толтыру мен жүргізуді қамтамасыз ету үшін деректер базасының әрбір деректемесінің мазмұнын және оның жүргізілуін ұйымдастыруды (баяндайтын) жазбалайтын нұсқаулық әзірленеді. Жұмыс бастаудың алдында ұйым мұрағатының есептік құжаттарына мақсатты түрде салыстыру жұмысы жүргізіледі.

6. Мұрағаттық құжаттарды пайдалану

Ғылыми-анықтамалық аппарат үшін мұрағаттық құжаттарды сипаттау тәртібі

246. Мұрағат пайдаланушыларға мұрағаттық құжаттарға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-іздестіру құралдарын) (бұдан әрі – ҒАА) ұсынады (мұрағаттық анықтамалықта берілген құжатты ақпараты бар мұрағаттық құжаттарды іздестіру үшін арналған мұрағаттық құжаттарды сипаттау жиынтығы).
247. Біртұтас ғылыми-әдістемелік негізде жасалған мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы мұрағаттық анықтамалықтар, (мұрағаттың ҒАА жүйесі), бірімен-бірі өзара байланысты және бірін-бірі толықтырып тұратын кешен өзіне мұрағатта міндетті түрде пайдаланылатын мұрағаттық анықтамалықтарды (істер, құжаттар тізімдемесі; жөнсілтер; жүйелі каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды (көрсеткі, шолу) қамтиды. Қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды жүргізудің мақсаттылығын ұйым мұрағаты белгілейді.
248. Ұйымның іс жүргізуінде және мұрағатында құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіндегі сабақтастығы, оның мемлекеттік мұрағаттар ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесімен үйлесімі іске асырылады.
Ұйым мұрағатының ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.
249. Мұрағаттық құжаттарды жазбалау (мұрағаттық анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:
1) мұрағаттық қор;
2) сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі;
3) мұрағаттық құжат.
250. Мұрағаттық анықтамалықтың негізі мынадай міндетті мәліметтерді баяндайтын тізімдемені сипаттау болып табылады:
1) ақпаратты тану (мұрағаттық қор, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі, мұрағаттық құжаттың атауы мен анықтамалық деректері);
2) ақпараттың құрамы мен мазмұны;
3) қол жеткізудің шарттары мен ақпаратты пайдаланудың шарттары туралы;
4) мұрағаттық қордың тарихы бойынша (мұрағаттық қор деңгейі үшін).
251. Қажет болған жағдайда тізімдемені сипаттауға түпнұсқалардың тұрған орны туралы қосымша мәлімет: қор жасаушының мұрағаттық құжаттары басқа мұрағаттық қор құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы енгізіледі.
252. Мұрағаттық қор деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы өзіне:
1) мұрағаттық қордың атауын қамтиды;
2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректерді қамтиды. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмірі); құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірлігіндегі және/немесе есепке алу бірлігіндегі мұрағаттық қордың көлемі; құжаттаманың әрбір түрі бойынша мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығы; қор ішінде ғылыми-анықтамалық аппараты бар тізбе элементтерінен тұрады;
3) қордың тарихи анықтамасын қамтиды. Қордың тарихи анықтамасы қор жасаушының тарихы бойынша ақпараттан және мұрағаттық қордың тарихынан тұрады;
Қор жасаушының тарихы бойынша мәлімет өзіне: оның құрылған датасын, атауының өзгергенін, қайта ұйымдастырылғанын, таратылғанын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерінің атауын қамтиды. Жеке тектік мұрағаттық қордың қор жасаушысы туралы мәлімет өзіне оның қысқаша өмірбаян деректерін (тегін, есімін, әкесінің атын, бүркеншік есімін, бұрынғы тегін, өмір сүрген уақытын, мамандығын, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректерін) қамтиды. Отбасы, тек мұрағаттық қоры үшін мұндай мәлімет әрбір туыстары туралы беріледі. Біріктірілген мұрағаттық қорға ортақ тарихи анықтама жасалады.
Мұрағаттық қор тарихы бойынша мәлімет оның мұрағатқа келіп түскен уақытын, мұрағаттық құжаттардың көлемі мен уақыт аралығын, олардың сақталу дәрежесін; мұрағаттық қордың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістері мен олардың себептерін, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың мұрағаттық құжаттарының бары туралы (қорға енгізілуі); мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық коллекция үшін уақыты, шарттары, оның жасалуының себептері; қалыптасуының принциптері; мұрағатқа келіп түскенге дейінгі колекцияның тұрған орны; құрастырушы туралы мәліметтер көрсетіледі.
Қордың тарихи анықтамасы мұрағаттық қордың көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қор жасаушы таратылған, құрылымы, функциясы өзгертілген және тағы сол сияқты жағдайларда толықтырылады.
4) мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аннотацияны қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары құрамы мен мазмұны туралы аңдатпасы тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып қор жасаушының қызмет бағытын айқындайтын құжаттардың түрі бойынша қысқаша қорытынды сипатын және тақырыптары бойынша олардың мазмұнын қамтиды;
5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттарына қол жеткізудің және оларды пайдаланудың шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы, соның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәліметтерді қамтиды;
6) библиографияны қамтиды. Мұрағаттық қорға жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен қор негізінде орындалған құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.
253. Мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы сақтау біріліг/есепке алу бірлігі деңгейінде:
1) сақтау бірілігінің/есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;
2) ескі мүліктік нөмірін;
3) сақтау бірілігінің/есепке алу бірілігінің тақырыптарын қамтиды.
Басқару құжаттамасы сақтау бірлігінің, жеке тектік мұрағаттық құжаттар сақтау бірлігінің тақырыптары:
мұрағаттық құжаттар түрінің атауын;
мұрағаттық құжат (тар) авторын (ларын);
құжаттар жіберілген немесе алынған хат алушыны (ларды) немесе хат алмасушыны (ларды);
көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаның атауын, фактіні, орнын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін қамтиды;
оқиғаның уақытын қамтиды.
Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат: «авторы белгісіз», «уақыты жоқ», «ж....бұрын емес» және тағы басқалар жазылады.
Жобалық немесе конструкторлық құжаттама сақтау бірлігінің тақырыбы нысананың шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.
Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода/телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, өндірістің уақытын және/немесе түсірілімнің уақытын, түсірілімнің режиссерінің және/немесе операторының тегі мен аты-жөнін, құжаттың тілін қамтиды.
Үнқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы үнқұжаттың атауын және жанрын, фотоқұжатта айқындалған оқиғаның атауын, орнын және уақытын қамтиды. Фотоқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- және радиохабардың, сөйлеген сөздің, әңгіме және басқалардың негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер шығармасының жазбасы бар фотоқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы шығарманың және оның жанрының атауын, егер фоноқұжаттың авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған шығарма болса, жақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын; шығарманың өзінің, оның өңделгенінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен аты-жөндерін; үнқұжаттың тілін қамтиды.
Фотоқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы бейнелеудің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен аты-жөнін, түсірілімнің орны мен уақытын қамтиды.
4) сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі туралы анықтамалық деректер:
мұрағаттық шифр (қор нөмірлері; істер, құжаттар тізімдемесі нөмірлері; сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі нөмірлері) элементтерінен;
сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі көлемінен: қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттар үшін – парақтар саны; кино-, бейне-, үнқұжаттар үшін (түріне байланысты) есепке алу бірлігіндегі сақтау бірлігінің немесе сақтау бірлігіндегі есепке алу бірлігінің саны, метражы, хронометражы, дыбысталған уақыты (минуты және секунд); фотоқұжат үшін сақтау бірлігін құрайтын негативтер саны; фотоальбомдар үшін фототаңбалардың саны;
мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығынан; дыбыстық-бейнелік құжаттар үшін жазба немесе қайта жазу уақыты;
5) түпнұсқалығына/көшірмеге нұсқаудан;
6) тасығыштар түріне немесе жаңғыртудың әдістеріне нұсқаудан. Жазбалау кезінде сақтау бірлігін/есепке алу бірлігін материалдық тасығыштардың түрлері ретінде:
басқару құжаттамасы мен жеке тектік мұрағаттық құжаттар үшін – қағаз, калька, пергамент және сол сияқтылар;
дыбыстық жазба үнқұжаттары үшін – тасығыш материалы;
магнитті жазба үнқұжаттары үшін – магнитті таспа типі;
бейнеқұжаттар үшін – жазба пішіні;
фото- және кино құжаттар үшін – үлдір пішіні мен негізі, жарық беру;
электрондық құжаттар үшін – компакт-дискі және/немесе басқа тасығыш;
7) қол жеткізудің шарттары мен мұрағаттық құжаттарды пайдалану, тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне қол жеткізудің шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бары туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бары, соның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы мәліметті; пайдалану қорының бар екені туралы, мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне ҒАА бар екені туралы мәліметтерді қамтиды.
Қажет болған жағдайда тізімдемені сипаттау мұрағаттық қор мен оның құрылымдық бөліктерінің (құжаттар, істер тізімдемесі) атауымен, жекеленген мұрағаттық құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі/ есепке алу бірлігі топтарының аңдатпасымен толықтырылады.
254. Мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы мұрағаттық құжат деңгейінде қамтиды:
1) тақырып. Мұрағаттық құжаттың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауын; авторын; құжат жіберілген немесе алынған хат алушыны немесе хат алмасушыны; мәселе немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты орынның атауын, оқиғаның уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа: «авторы белгісіз», «уақыты қойылмаған» деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, тақырыбында айқындалмаған осы құжаттың мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады;
2) мұрағаттық құжат туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмірі; істер, құжаттар тізімдемесі нөмірі, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі нөмірі, парақтар нөмірі) элементтерінен; мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар санынан); оның жасалған уақытынан тұрады;
3) түпнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқау;
4) тасығыштың түрі (немесе жаңғыртудың әдісі);
5) қолжеткізудің және пайдаланудың шарттары. Мұрағаттық құжаттарға қолжеткізудің және пайдаланудың шарттары Қазақстан Республикасы заңнамасымен немесе қор жасаушының қол жеткізуге шектеуі және пайдалану жөніндегі шектеуі бары туралы мәліметті, сондай-ақ оны аса құнды құжаттар қатарына жатқызылғаны, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылғаны және құжаттардың физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайда тұрғаны туралы мәліметті; пайдалану қорының бар екені туралы, мұрағаттық құжаттың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; ол жөніндегі ақпаратты ҒАА жүйесіне енгізгені туралы мәліметті қамтиды.
Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауын құрастырудың жалпы талаптарымен қоса олардың әрқайсысының типтері мен түрлерін дайындаудың да ерекшеліктерін ескереді.
255. Сақтау бірлігінің тақырыбын жазған кезде оның тақырыбының тұжырымдалуына сәйкес қалыптастырудың негізіне қандай элементтер мен олардың үйлесуі жатқанын ескеру қажет. Осыған байланысты:
1) сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрлері (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқалар) немесе құжаттар түрі (әртүрлілігі) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, тіркеу (жазба) кітабы және басқалар) тақырыптың бас жағында көрсетіледі;
2) бір мәселе жөніндегі іс жүргізудің бірізділігімен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, тектік, жеке, төрелік және басқа істер тақырыптары «іс» деген сөзден басталады;
3) бір мәселе бойынша құжаттары бар, бірақ іс жүргізуі бірізділікпен байланысы жоқ сақтау бірліктері «құжаттар» деген сөзден басталып, тақырыптың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. «Құжаттар» деген термин қандай да бір қорытындыланған құжаттардың қосымшасы (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) болып та белгіленеді. Жеке тектік қорларда бұл термин бір тұлғаға қатысты құжаттардың әртүрі бойынша әртүрлілігін сипаттайды;
4) егер сақтау бірлігі хат алмасу болса, онда тақырыпта хат алмасушының ресми атауын және хат алмасудың мәселесін (мәнін) көрсетеді. Хат алмасу біркелкі хат алмасушылармен жүргізілген жағдайда, тақырыпқа хат алмасушылардың жалпы атауы көрсетіледі.
5) құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (пәнді) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және ол істің түрін, құжаттың авторын, хат алмасушыны (алушыны) көрсеткеннен кейін жазылады.
256. Құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (пәнді) тақырыпта баяндау кезінде:
1) егер істер құжатының мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда, ұйымның толық немесе қысқартылған ресми атауы немесе тұлғаның лауазымын, мамандығының атауын көрсете отырып тегі мен аты-жөнін жазады; егер үш және одан көп ұйым немесе тұлға аталса, онда олардың жалпы атауы жазылады;
2) сот істерінің тақырыбында тұлғалардың тегі, есімі және әкесінің атынан (аты-жөнінен) басқа істің мәні де ашылып жазылады;
3) егерде сақтау бірлігі құжаттарының мазмұны, жалпы мәселенің бір бөлігі болып табылатын бірнеше мәселеге қатысты болса, онда тақырыпта жеке сипаттағы барлық мәселелер қамтылатын тұжырымда жалпы мәселе айқындалады.
257. Егер оқиға орнын немесе құжат авторларының (алушы, хат алмасушылардың) тұрған жерін көрсету қажет болған жағдайда істің тақырыбына жердің (елді мекеннің, географиялық нысаналардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) атауы енгізіледі. Олардың атаулары ауыл (село, ауыл), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, өлке) және басқалар болып осы ретпен жазылады.
258. ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың бір түрімен сақтау бірлігінің тақырыптарын құрастырған кезде тақырыпқа олардың қысқаша нөмірлерін қоя отырып құжаттың атауы көпше түрде жазылады.
259. Тақырыпта істердің немесе құжаттардың түрі белгіленгеннен кейін іске енгізілген құжаттардың авторлары көрсетіледі. Қызметте қалып қойған құжаттардың авторы ұйым болып табылса, істер тақырыбындағы ұйымның атауында оның жалпы атауын (комитет, сот, комиссия және тағы басқалар) немесе алып тастайды немесе жазады.
260. Оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды айқындайтын дәл уақыты мен құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттардағы баяндалған оқиғаға қатысты күні тақырыпқа енгізіледі.
261. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, қайдан келгені, кімге жіберілгені, оның күні және қысқаша мазмұны жазылады.
262. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жылға (кезеңге) жасалғаны немесе қай жылдың (кезеңнің) қорытындысы бойынша жасалған есебі екені көрсетіледі.
Статистикалық есебі бар сақтау бірліктерінің тақырыбы статистикалық есебі нысанының нөмірлерін көрсете отырып жасалады.
263. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға жалпы бірдей атау беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) «соңғы» («соңғы») деген сөз жазылады.
264. Құжаттардың бөлігі мазмұндауға жатады. Сақтау бірлігі құжаттарының аңдатпасы сақтау бірлігінің тақырыбында ерекшеліктері айқындалмаған жекеленген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беруді көрсетеді.
Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, бұрынғы-ұйымның құжаттары, жеке құрам бойынша мәліметі бар құжаттар, осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес, өзіндік іздестірудің пәні болатын анықтамалық мәні бар құжаттар (үндеухат, үндеухаттар, прокламациялар, кітапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, суреттер және басқалары) мазмұндалады.
265. Жекеленген құжаттарды жазбалау үшін немесе құжат мазмұны бөлігінің қысқаша баяндау үшін аннотация жасалады.
Баспа материалдарын мазмұндау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың шыққан деректері, алғашқы сөзі (атауы белгісіз болған кезде) көрсетіледі.
Сызба және басқа бейнелеу материалдары аннотациясында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілі, карта үшін масштабы көрсетіледі.
Құжатта ескерілетін және маңызды мәні бар (аннотацияның соңында «ескеріледі» деген айдармен тізбеленеді) тұлғалардың аты, ұйымның атауы, географиялық атауы және сол сияқтылар аннотация жазылады.
266. Аннотацияның соңында мазмұндалатын құжаттардың парақтар нөмірі қойылады. Аннотацияда мәліметтердің («қысқаша мәлімет», «нақты хабар») нақты деңгейі белгіленуі мүмкін. Аннотация тақырыптан кейін абзацтан жазылады.
Мазмұндалатын құжаттар көлемі ауқымды болса, құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.
267. Мазмұндау кезінде негізгі мағынаны бермейтін сөз орамдары мен сөздерді («құжатта бар», «құжатқа қатысты»), сондай-ақ «тым құнды құжаттар», «өте қызық құжаттар» және сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолдануға болмайды.

Құжаттарды жазбалау кезінде уақытын белгілеу тәртібі

268. Нормативтік-құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бір мәселе бойынша істерді, сондай-ақ уақыттаудың маңызды мәні бар құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар және сол сияқтыларды) жазбалағанда толық уақыты (күні, айы, жылы) жазумен-санмен көрсетіледі.
269. Істерді құрайтын құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күнін айқындаған кезде мыналарды ескеру қажет:
1) бастапқы уақыт болып ең алдыңғы жасалған (тіркелген) құжаттың күні, ал ақырғы – ең соңынан жасалған (тіркелген) құжаттың күні болып табылады;
2) декреттердің, жарғылардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкімдердің және тағы сол сияқтылардың уақыты олардың қол қойылған күні бойынша көрсетіледі, егер құжат уақыты көрсетілмеген болса, онда оның күні жарияланған немесе күшіне енген күні бойынша көрсетіледі;
3) бағдарламалар, жоспарлар, шығын сметалары, штаттық кестелер, есептер және тағы сол сияқты құжаттар үшін ең алдыңғы және ең соңғы күні қойылмайды;
4) егер істегі қосымша-құжаттар істің бірінші құжатынан бұрын уақытталған болса, онда олардың күні жаңа жолдан «... жылдың құжаты бар» деп ескертіледі;
5) егер іс кітаптар немесе журналдар болса, онда олар үшін бірінші және соңғы жазбасы ең алдыңғы және ең соңғы күні болады;
6) егер іс түпнұсқаларынан кейінірек жасалған немесе жұмыс үшін қор жасаушы (мысалы мұрағаттық қордағы редакция, әртүрлі кеңестер және сол сияқтылар) алған құжаттар көшірмелерінен тұратын болса, онда олардың уақыт аралықтары көшірмені дайындаған уақыты болып табылады (түпнұсқалардың уақыты тақырыпта көрсетіледі);
7) егер іс бір ұйымда басталып, басқа ұйымда аяқталса, онда үш уақыт: бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің жүргізілген уақыты, оның екінші ұйымға келіп түскен уақыты және соңғы ұйымның іс жүргізуінде оның аяқталған уақыты айқындалады (алғашқы екі уақыт қисық сызықшамен бөлініп белгіленеді).
270. Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтардың тізімдемені сипаттауына қойылатын жалпы талаптарын ғана емес, олардың әрқайсысының тұрпаттары мен түрлерінің дайындау ерекшеліктерін де ескереді.

Құжаттардың істер тізімдемесін жасау тәртібі

271. Құжаттардың істер тізімдемесі (сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің құрамы мен мазмұнын ашуға, қор ішінде жүйелеуді және есепке алуды нығайтуға арналған мұрағаттық анықтамалық); сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің тізімдемені сипаттауынан, қорытынды жазбадан, куәландырма парағынан және тізімдемеге анықтамалық аппараттан тұрады.
272. Тізімдеменің тізімдемені сипаттауы:
1) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;
2) іс жүргізудің индексінен немесе мүліктік (өндірістік) нөмірін;
3) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің тақырыбын;
4) құжаттардың аралық уақытын;
5) сақтау бірлігіндегі парақтар санын;
6) құжаттардың көшірмелігіне нұсқауды;
7) құжаттарды жаңғыртудың (көшірме түсірудің) тәсілдерін қамтиды.
Тізімдеменің сипаттауы сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің жекеленген құжаттарының (құжаттар тобының) аңдатпасымен толықтырылуы мүмкін.
273. Істер (құжаттар) тізімдемесінің анықтамалық аппаратына:
1) титулдық парағы; Құжаттар, істер тізімдемесінің титулдық парағында мынадай деректер орналасады:
мұрағаттық қордың атауы хронологиялық ретпен мұрағаттық тізімдемеге енгізілген құжаттар жасалған кезеңге қатысты, ұйымның-қор жасаушының ресми атауы ретінде, оның барлық өзгертілген атаулары, өзгерген бағыныстылығы және қысқартылған атауы (кішкене жақшада) жазылады;
мұрағаттық қордың нөмірі;
мұрағаттық тізімдеме нөмірі;
мұрағаттық тізімдемеге енгізілген құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күні. Егер мұрағаттық тізімдемеге бірнеше жылдың істері үзіліспен енгізілген болса, онда титулдық параққа бар құжаттардың жылы қойылады;
2) мазмұн (мазмұны). Істердің мұрағаттық тізімдемесінің және оған анықтамалық аппаратының мазмұнындағы (мазмұндағы) бөлімдеріне: алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, мұрағаттық тізімдемеге енгізілген барлық бөлімдердің, ішкі бөлімдердің және істердің өте ұсақ топтарының атаулары, бар болса көрсеткіштер тізбеленеді;
3) алғысөз. Алғысөз құжаттар, істер тізімдемесінің әрқайсысына немесе мұрағаттық қордың барлық тізімдемесіне ортақ жасалады. Алғысөзде заңнамалық деректерге және қор құжаттарына міндетті түрде сілтеме жасай отырып қор жасаушының тарихын қысқаша баяндайды.
Біріктірілген мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесіне, егерде оған енгізілген мұрағаттық қорлар бір мұрағаттық тізімдемеге енгізілген болса, онда ортақ алғысөз жасалады. Сонымен қатар біріктірілген мұрағаттық қорға енгізілген жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемесіне алғысөз жасалады. Бұндай жағдайда біріктірілген мұрағаттық қорға және оның жекеленген мұрағаттық қоры мен олардың мұрағаттық тізімдемелеріне қатысты барлық жалпы мәліметтері ортақ алғысөзге енгізіледі. Жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемелеріне алғысөзде, осы мұрағаттық қорларға қатысты мәліметтер ғана баяндалады, және сілтеме жалпы алғысөзге жасалады.
Ұйым-қор жасаушы тарихына арналған алғысөздің бірінші бөлімінде қысқаша:
нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының құрылған уақыты, сондай-ақ бұрынғы ұйымның атауы, ұйымның-қор жасаушының бағыныстылығы;
ұйымның-қор жасаушының құзыреті, құрылымы мен функциясы;
негізгі себептерін көрсете отырып, ұйымның-қор жасаушының атауларының, құрылымдарының және ведомстволық бағыныстылығының өзгеруі;
нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының таратылған (қайта ұйымдастырылған) күні, сондай-ақ оның функциясын алған ұйымның атауы баяндалады.
Мұрағаттық қордың тарихы мен оның жай-күйіне сипаттамада:
мұрағаттық тізімдемедегі құжаттардың толықтығы;
мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы көрсетіледі.
Сондай-ақ оның алдындағы ұйымның немесе құқықтық мұрагерінің және осы ұйымның (таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кездегі) жекеленген функцияларын атқарған ұйымның көрсетілген істері бар мұрағаттық қордың атауы мен нөмірі келтіріледі.
Мұрағаттық тізімдемедегі істердің құрамы мен мазмұнына қысқаша сипаттамада құжаттардың әртүрлілігі мен олардың түрлері бойынша және мазмұны бойынша тұрпатты істердің топтары белгіленеді.
Алғысөзде істерді қалыптастырудың негізгі принциптері, құжаттар мазмұнын ашудың әдістері, істерді сипаттаудың және ресімдеудің ерекшеліктері көрсетіледі. Сонымен қоса жүйелеу сұлбасын қолданбай мұрағаттық тізімдемені құрастырудың принциптерін, бірнеше жылдың құжаты бар істерді жүйелеудің ерекшеліктерін көрсетеді.
Алғысөздің қорытынды бөлімі мұрағаттық тізімдемеге жасалған анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастырудың негізгі принциптерінен және оларды пайдаланудың тәртібі туралы нұсқаудан тұрады.
Алғысөзді құрастырушы уақытын көрсете отырып қолын қояды.
4) қысқартылған сөздер тізімі. Қысқартылған сөздер – істердің мұрағаттық тізімдемесіндегі және оған жасалған анықтамалық аппараттағы сипаттаудың әдістерін бірыңғайлауға, оның көлемін азайтуға арналған. Егер сипаттау кезінде қысқартылған сөздер пайдаланылса, қысқартылған сөздер тізімі жасалады. Қысқартылған сөздер әліпбилік ретте орналастырылады, сол жақта қысқартылған сөздер, сызықша қойылып толық мағынасы беріледі. Тізімге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер енгізілмейді. Өз еркімен қысқарту жасауға рұқсат етілмейді.;
5) көрсеткіштер. Ұйым мұрағатының қарауы бойынша мұрағаттық тізімдеменің ақпараттығын арттыру мақсатында көрсеткіш жасалуы мүмкін.

Тарихи анықтаманы құрастыру тәртібі

274. Ұйым мұрағатында қор жасаушы және мұрағаттық қор тарихы бойынша мәліметі, оның құжаттар құрамы мен мазмұнына және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне қысқаша сипаттамасы бар құжаты болып табылатын мұрағаттық қорға тарихи анықтама құрастырылады.
Тарихи анықтама: қор жасаушының тарихы, қор тарихы, мұрағаттық қор құжаттарының сипаттамасы деген бөлімдерден тұрады.
275. Бірінші бөлім - қор жасаушының тарихы - ұйымның пайда болуының тарихи шарттары сипаттамасын, оның алдындағы ұйымның атауын, хронологиялық ретпен барлық қайта ұйымдастыруларды, соның ішінде мынадай мәліметтерді:
1) нормативтік құқықтық актілерге немесе өкімдік құжаттарға сілтеме жасай отырып ұйымның пайда болған, қайта құрылған және таратылған уақыттарын;
2) ұйымның-құқықтық мұрагерінің атауын;
3) ұйымның міндеттері мен функцияларын және олардың өзгерістерін;
4) ұйымның қызмет көлемін, аумақтық органдар жүйесінің құрамын және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарын;
5) ұйымның мемлекеттік аппарат жүйесіндегі, экономикалық, қоғамдық-саяси, мәдени және басқа саладағы орнын;
6) ұйымның ресми атауындағы және бағыныстылығындағы өзгерістерін;
7) ұйымның құрылымы және оның өзгерістерін қамтиды.
Біріктірілген мұрағаттық қор үшін қор жасаушының ортақ тарихы құрастырылады.
276. Екінші бөлім – мұрағаттық қор тарихы – мынадай мәліметтерді:
1) ұйымның мұрағатына мұрағаттық қор құжаттарының алғаш рет келіп түскен уақытын;
2) алғашқы рет келіп түскен құжаттардың көлемі мен ең алдыңғы және ең соңғы күнін;
3) мұрағаттық қор құрамындағы және мазмұнындағы өзгерістерін және олардың себептерін (құндылығына сараптау жүргізу, жоғалту, құжаттау жүргізілмеген кезең);
4) құжаттардың сақталу деңгейін;
5) құжаттарды қалыптастырудың, сипаттаудың және жүйелеудің ерекшеліктерін;
6) мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы мәліметтерін;
7) мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппарат құрамын қамтиды.
277. Мұрағаттық қор тарихы бойынша бөлімде жазбалау, аннотация, библиография, құжаттарға қол жеткізу мен пайдаланудың шарттары туралы ақпарат сияқты элементтері болады.
Аннотация қор жасаушы қызметінің бағытын айқындайтын тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шектерін белгілей отырып, мұрағаттық қор құрылымы бойынша және құжаттардың түрлері бойынша құжаттар құрамына және тақырыптар, мәселелер бойынша құжаттар мазмұнына қысқаша қорытынды сипаттаманы қамтиды.
Библиография мұрағаттық қор бойынша жарияланған және жарияланбаған анықтамалықтар мен оның (мұрағаттық қор) негізінде орындалған құжатты жарияланымдар тізімін қамтиды.
278. Үшінші бөлім құжаттарды тұтастай алғанда және құжаттардың жекеленген топтарының құрамы мен мазмұны бойынша мұрағаттық қордың қорытындыланған сипаттамасын; қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, мұрағаттық қорға ғылыми-анықтамалық аппарат туралы, ақпарат тасығыштардың түрлері туралы мәліметтерді қамтиды.
279. Анықтамаға орындаушы және ұйым мұрағатының басшысы қол қояды.
Тарихи анықтама төрт данада басылады: үш данасы мұрағаттық қор құжаттары бірінші тапсырылған кезде мемлекеттік мұрағатқа беріледі; біреуі ұйым мұрағатындағы қор ісінде сақталады.
280. Тарихи анықтама мұрағаттық қор толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама (оның бөлігі) әрбір аяқталған істер (құжаттар) тізімдемесімен бірге мемлекеттік мұрағатқа тапсырылып отырады.

Каталогтар мен картотекаларды жасау тәртібі

281. Каталог, құжаттар мазмұны туралы ақпараттар пәні (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған, осы каталог үшін қабылданған құжатты ақпаратты жіктеу сұлбасымен сәйкес орналастырылған қор аралық мұрағаттық анықтамалық болады.
Әртүрлі каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесін құрайды.
282. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргізу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.
Каталогтау жұмыстың жеке түрі ретінде (тақырыптық әзірлеме), сондай-ақ құжаттарды жазбалау және іздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлері процесінде ( қосымша (жолай) каталогтау) жүргізуге болады.
Каталогтау кезінде саралап жіктеу әдісі қолданылады, ол:
1) мұрағаттық қорды, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау ретін анықтауда;
2) істер мен құжаттарды және олардан ақпаратты іріктеуде;
3) құжатты ақпаратты жазбалаудың тиісті әдістерін қолдануда.
283. Каталогтау мынадай жұмыстардың түрін:
1) жіктеу сұлбасын құрастыруды;
2) құжаттарды іздеп табу және іріктеуді;
3) каталогтік карточкада жазбалауды;
4) карточкаларды жүйелеуді;
5) каталогтарды жүргізуді қамтиды.
284. Жіктеу схемасын таңдау ұйым мұрағатының құжаттар құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен айқындалады.
Құжатты ақпараттың жіктеу схемасы, белгіленген ретпен орналасқан каталогтардың бөлінген жіктелу тізбесі бар жазба немесе кескіндемелік құжат болып табылады және көрсетілген бөліктер бойынша құжаттардан мәліметтерді бөлу үшін арналған.
285. Каталогтар құрылған схемасына қарай жүйелік, тақырыптық, пәндік және олардың әр түрлілігі (атаулы, географиялық, объектілік) болып бөлінеді.
286. Құжатты ақпарат жүйелік каталогта білім саласы мен ұйымның тәжірибелік қызметі бойынша жіктеледі және қисынды жүйелілікпен орналасады.
Құжатты ақпарат атаулы каталогте құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі. Бұдан әрі жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелілікте жүргізіледі.
287. Каталогтің тізімдемені сипаттау құрамына:
1) ұйым мұрағатының атауы;
2) индексі;
3) айдар, айдарша;
4) оқиға уақыты, оқиға орны;
5) мазмұны;
6) мұрағаттық қордың нөмірі, мұрағаттық қордың атауы;
7) істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, парақтар нөмірі;
8) құжат тілі;
9) құжатты жаңғыртудың әдісі кіреді.
Каталогтар бөлімдері немесе каталогтар бөлімдерімен басқа мұрағаттық анықтамалықтар арасындағы өзара байланыстар үшін сілтеме жасау жүйесі қолданылады.
288. Каталогты жүргізу, оның жұмыс істеуін қамтамасыз ететін жұмыстар кешені, оған:
1) жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;
2) карточкілерге әріп сан қою;
3) әріп сан және айдар бойынша карточкаларды жүйелеу;
4) каталогке сілтеме аппаратын құрастыру;
5) каталогті жетілдіру кіреді.
Ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету жекеленген мұрағаттық қорларды (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдістемелік құралдар, каталогтерді жіктеудің жұмыс сұлбасын әзірлеуді, оларды нақтылау және толықтыруды қамтиды.
Әріпсан қою жіктеудің сұлбасы бойынша әріпсанды таңдау немесе құрастыру және оны каталогтік карточканың тиісті ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогте карточкілерге әріпсан қойылмайды, әліпби бойынша орналасады.
Каталогті жетілдіру өзіне жіктеу сұлбасын жетілдіруді, каталогтің мазмұнын және ресімделуін тексеруді, жазбалауды тексеруді (саралау, бір мұрағаттық қор немесе істер (құжаттар) тізімдемесі бойынша біртектес ақпаратымен сипаттамаларды біріктіруді, олардың жүйелеуін нақтылауды) қамтиды.
289. Каталогтер жүйесін толықтырудың бірден-бір дереккөзі мұрағаттық қордың ең ақпаратты және жиі пайдаланылатын құжаттарына жасалған тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалар, жеке құрам бойынша картотекалар болып табылады.
290. Басқару құжаттамасын сақтайтын ұйым мұрағаты атаулы картотека жасайды.
Атаулы картотека (жеке құрам бойынша картотека) еңбек өтілі, еңбек ақысы және басқа да әлеуметтік-құқықтық деректер туралы мәліметтерді іздестіру үшін жасалады. Карточкаларда мұрағаттық қордың нөміріне, істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөліміне, ол туралы мәлімет бар істер, парақтар нөміріне сілтемемен қызметкердің тегі, есімі, әкесінің есімі жазылады. Карточкалар тегінің әліпбилік ретімен, ал тегі шегінде есімі мен әкесінің аты бойынша әліпбиімен жүйеленеді.
291. Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:
1) киноқұжаттың авторлары (режиссері, сценарисі және операторы) туралы мәліметі бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәліметі бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әліпбилік ретпен орналасқан, мәліметі бар әліпбилік картотека;
2) тұлғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттардағылар туралы ақпараты бар атаулы картотека, объектілері, оқиғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттағылар туралы ақпараты бар объектілік картотека;
3) үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығарманың авторы және орындаушылары туралы мәліметі бар атаулы картотека, үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығармалар туралы мәліметі бар жанрлық картотека;
4) әліпбилік реттегі бейнеқұжаттардың атаулары туралы мәліметі бар әліпбилік картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күні туралы мәліметі хронологиялық картотека жасайды.
292. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:
1) күрделі құрылыс нысаналарына және нысаналарды құрастыруға жасалатын объектілік каталогы;
2) жобалардың, әзірлемелердің, бұйымдардың, зерттеу тақырыптарының авторлар тегі бойынша құрастырылған атаулы каталогі;
3) орналасқан орны бойынша нысаналарды жобалауға құрастырылған географиялық каталогі;
4) ғылыми-техникалық әзірлемелер атауының әліпбилік ретімен жасалған әліпбилік каталог құрады.

Кино бейнеқұжаттың көрсеткіштерін, шолуларын, жинақтама парақтарын жасау тәртібі

293. Мұрағаттық құжаттарда аталатын, іздестіру деректері көрсетілген әліпбилік, жүйелеу немесе басқа белгілерімен құрастырылған пән (заттар) атауларының тізбесі тұрғысындағы мұрағаттық анықтамалық көрсеткіш болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы көрсеткіш жіктеледі:
1) көлемі бойынша – қор аралық және қор ішінде;
2) пішіні бойынша – электрондық, парақтық немесе карточкалық;
3) айдар құрылымы бойынша – саңылаусыз (пәндік ұғым және олардың іздестіру деректері) және мазмұндалған (пәндік ұғымы түсіндірмелермен қоса жүретін);
4) көрсеткіштер ішіндегі ұғымдар топтастық бойынша - әліпбилік, жүйелік, хронологиялық.
Көрсеткіштер сақтау бірлігінің тақырыптарына (оларды қарамастан) немесе құжаттарға (сақтау бірліктерін қарай отырып) құрастырылады.
Көрсеткіштердің негізгі түрлері: пәндік (оның әртүрлілігі – тақырыптық, атаулы, географиялық), хронологиялық болып табылады. Көрсеткіш ішінде топтастық ұғымы бойынша әліпбилік, жүйелілік және хронологиялық көрсеткіш болып бөлінеді.
294. Құжаттар көрсеткіші істер тізімдемесінің бір құжатына, бірнеше істер тізімдемесінің құжаттарына, мұрағаттық қордың құжаттарына, бір мұрағаттық қордың немесе бірнеше мұрағаттық қордың істер тізімдемесіне құрастырылуы мүмкін.
295. Кез келген көрсеткіштің тізімдемені сипаттауы пәндік ұғымнан (айдардан) және іздестіру деректерінен тұрады. Көрсеткіштің орнына қарай айдар қарапайым, (айдаршасыз) және күрделі (айдаршасы немесе ұғымның анықтауы бар) болады.
Бір істер, құжаттар тізімдемесінің сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері сақтау бірлігінің реттік нөмірін қамтиды. Бір ұйым мұрағатының көрсетілген деректері бірнеше мұрағаттық қордың сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері мұрағаттық қордың істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірлерімен толықтырылады.
296. Тақырыптық көрсеткіш өзіндік тарихи фактілер мен құбылыс болатын ұғымды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалар атау септігінде жазылады.
297. Пәндік көрсеткіш әліпбилік ретпен орналасқан ұғымды қамтиды.
Жалпы пәндік көрсеткіш әртүрлі ұғымды қамтиды және айдар құрылымы бойынша тек қана қатаң болуы мүмкін.
Арнайы пәндік көрсеткіш біркелкі ұғымды (құжаттар түрін, авторлар тегін, ұйым атауларын, олардың құрылымдық бөлімшелерін, салалардың атауларын және сол сияқтыларды) қамтиды және қатаң немесе мазмұндалған болуы мүмкін.
Атаулы көрсеткіш әліпбилік белгісі бойынша құрастырылады және тегін, есімін, әкесінің атын (әркелкі оқылуы, бүркеншік есім, лақап аты, жалған аты) және өмірбаяндық анықтаманы қамтиды.
Географиялық көрсеткіш мемлекеттің, әкімшілік-аумақтық бірліктің, теңіздің, өзеннің және өзге де географиялық нысаналардың атауларын қамтиды.
Көрсеткіште жинақталған ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар түсіндірмесіз енгізіледі.
298. Хронологиялық көрсеткіш тарихи оқиғаларды, құбылыстарды және фактілерді немесе құжаттың уақыты енгізілген, хронологиялық тәртіппен орналасқан айдарлардан тұрады.
299. Мұрағаттық анықтамалықтарға көрсеткіш сол түрлері және сол құрылымдар болуы мүмкін, бірақ іздестіру деректеріндегі сілтемелер анықтамалықтардың беттеріне немесе бөлімдеріне (каталог үшін) беріледі.
300. Шолу жекеленген құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметі қамтылған мұрағаттық анықтамалық болып табылады.
Ұйым мұрағатындағы шолудың түрлері мұрағаттық қордың шолуы және тақырыптық шолу болып табылады.
Мұрағаттық қордың шолуы үшін сипаттаудың нысанасы бір мұрағаттық қордың құжаты (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.
Ұйым мұрағатының құжаты бойынша тақырыптық шолу үшін сипаттау нысанасы нақты тақырып бойынша бір мұрағаттық қор (мұрағаттық қор бөлігі, мұрағаттық қорлар топтары) құжат (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.
301. Мұрағаттық қорды шолу жеке алынған мұрағаттық қор құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.
302. Тақырыптық шолу белгіленген тақырып бойынша мұрағаттық қордың бір немесе топ құжаттары бөлігінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.
303. Шолуды құрастырған кезде мұрағаттық қорды және/немесе тақырыптарды таңдауда, шолудың негізгі бөлімінде ақпаратты топтастыру принципінде, құжаттар туралы (жеке немесе топтасқан аңдатпа) ақпарат ұсынғанда әртүрлі әдістемені, жекеленген құжаттар түрін жазбалаудың әртүрлі әдістемесін қолдануда, шолуға анықтамалық аппарат құрамының және толықтыру деңгейін мақсатты іздестіруде саралап жіктеу әдісі қолданылады.
304. Шолу сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, құжаттардың және анықтамалық аппараттың жекеленген топтарының аннотация жиынтығынан тұрады.
Аннотацияда сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың әртүрлілігі, олардың авторлары, хронологиялық шектері, түпнұсқалығы, іздестіру деректері көрсетіледі. Шолуда мұрағаттық қордың іздестіру деректері істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, сақтау бірлігінің парақтар нөмірлерінен тұрады. Қор аралық тақырыптық шолуда іздестіру деректер қоры нөмірімен толықтырылады. Шолудың ғылыми-анықтамалық аппаратына титулдық парағы, мазмұны (мазмұн), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, көрсеткіштер кіреді. Тақырыптық шолуға мұрағаттық қорлардың тізімі, шолудағы бар ақпарат және тақырып бойынша библиография құрастырылады.
Шолуға алғысөзде қор жасаушының тарихы және мұрағаттық қор тарихы, шолудың құрылымы, ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы бойынша мәлімет баяндалады.
305. Шолулар құрылымы, саласы (функционалдық), пәндік-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгілері бойынша жасалады.
306. Кинобейнеқұжаттың жинақ парағы – жекеленген планның (жинақтау кадрдың) мазмұнын ашатын және жүйелеуді бекітетін мұрағаттық анықтамалық.
Кинобейнеқұжат жинақ парағы – аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) кадрлық сипаттауы. Жинақ парағы кинотуындыны жасау процесінде түзіледі және киноқұжатқа немесе кинобейнехатқа тақырыптық ілеспе құжаттама құрамында мұрағатқа түседі.
Кинобейне құжатының жинақ парағы болмаған жағдайда мұрағатта жасалады және мынадай элементтерден: басқы жазбадан, тізімдемені сипаттаудан және қорытынды жазбадан тұрады.
307. Басқы жазбада:
1) мұрағаттық атауы;
2) «жинақ парақтың №...» және сипаттамасын (дыбыстауды, түсін, бөлімдер санын) көрсете отырып киноқұжаттың атауын;
3) студия атауы, киноқұжат өндірісінің күні, фильмнің авторы (режиссері, операторы, сценарийдің авторы) көрсетіледі.
308. Жинақ парағын құрастыру онымен бір уақытта жоспарлы сипаттау жөніндегі дыбысжинақтау столында қарау кезінде киноқұжат позитиві бойынша жасалады. Дыбысжинақтау столында қарау кезінде жинақ парағында мынадай ретпен деректер белгіленеді:
1) реті бойынша планның (жинақ кадрдың) нөмірі (кадрдың шеті шыққан кезде экранда бастау сәтінің нөмірлері көрінеді), егер позитивтің бастау сәті болмаса, онда киноқұжаттың негативімен жұмыс кезінде оны жазу үшін, план нөміріне орын қалдыру қажет;
2) жинақтау кадр нөмірінен кейін жинақтау кадрге (жалпы, орташа немесе ірі) анықтама беріледі;
3) жобаның (жинақтау кадрдың) метражы метроөлшем немесе сызғыш көмегімен анықталады. Метроөлшеммен планды өлшеген кезде оның ұзындығын онның біріндей кадрге дейінгі дәлдікпен, ал сызғышпен өлшегенде бір кадрге дейінгі дәлдікпен (киноүлдірдің бір метрінде 52,4 кадр бар) көрсету керек;
4) киноқұжат планының бейнелеу мазмұны қысқаша сипатталады.
Оқиға дәл көрсетіледі, түсірілген нысана толығымен аталады, мүмкіндігінше тұлғалар аталады (егер адамдар бірнешеу болса, оларды солдан оңға қарай тізбелеу керек, аты-жөні тегінің алдында қойылады), егер адам немесе тұлғалар тобы арқасымен түсірілген болса, оны жинақ парақта белгілеу қажет. Кадрде жекеленген ұрандар, безендірмелер бар болса, олар жинақ парағында белгіленуі қажет.
Осы бағанада кинотүсірілімнің барлық арнаулы әдістері (панорама, қараңғылануы, қозғалыс, жазба және сол сияқтылар) белгіленеді, жинақ парақта бұл әдістер қысқартылып белгіленеді (ПНР, ҚРҢ, ҚЗС, ЖЗБ). Түсірілімнің барлық ерекшеліктері: қозғалыспен, жүру, жоғарыдан, ұшақтан, түнде және басқалар жинақ парақтың тізімдемені сипаттауында айқындалады және план бейнесін жазбалағаннан кейін кішкен жақшаның ішінде көрсетіледі. «Бейненің мазмұны» бағанында киножурналға құрастырылған жинақ парақта әрбір сюжеттің атауы, түсірілімнің орны және сюжетті түсірген кино операторлардың тектері көрсетіледі.
«Фонограмма мәтіні бағанында диктордың сөзіне қатысты техникалық жоспардың сипаттауына қарсы фонограмманың ілеспе мәтіні келтіріледі.
Дыбысжинақтау столында позитивпен жұмысты аяқтағаннан кейін позитивті негативпен және аралық позитивпен киноқұжаттың барлық элементтерінің толық жинағымен бір-біріне сәйкестік пәніне салыстырма тексерісті жүзеге асыру қажет.
Киноқұжаттың жинақ парағына қорытынды жазбада жеке-жеке толық жинақтың элементтерінің әрқайсысы бойынша киноқұжаттың жалпы метражы, жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы мен тегі, жасаған уақыты көрсетіледі.
Жинақ парақты құрастыру бойынша жұмыстың қорытындысында оны екі данада қайта басуды жүзеге асырады (біреуі зерттеушілер мен қызметкерлер жұмыста қолданады, екіншісі түптеледі және сақтандырудың көшірмесі ретінде болады).
Жоба (немесе жинақтау кадры) – жекелеген оқиға немесе құбылысты бейнелеуді үздіксіз түсіруді білдіретін бейнеүнхаттың құрамдас бөлігі.
Көрсетілетін бейнелеудің шамасына қарай жинақтау кадры жалпы, орташа немесе ірі болуы мүмкін. Жекеленген жағдайда план өзара жарық өтуіне қарай бөлінеді.
309. Бейнеқұжатқа жинақ парақ мұрағатта жасалады. Арнаулы шығарылымның, киножурналдардың немесе жылнама материалдарының жинақ парағы шығарылған жылын, өндіріс студиясын; түр-түсін, дыбысталуын, секундін, секунді бойынша хронометражын (жазбаның басталуы мен аяқталуын) көрсетуден басталады.
Егер бейнеқұжатқа бірнеше өзіндік фильмдер, журналдар және сол сияқтылар жазылған жағдайда, онда олардың әрқайсысының жазбасы оның атауын, шығарылған жылын, өндіріс студиясын, фильм (арнаулы шығарылым, киножурнал немесе жылнама материалы) басталатын секундын және бейнежазба аяқталатын секундін, сондай-ақ жазба уақытының секундпен өлшегендегі жалпы санын көрсете отырып басталады.
Титулдық парақты жазбалаған соң бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау жүзеге асырылады. Бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау мынадай ретпен өтеді:
1) рет санымен планның (жинақтау кадрының) нөмірі;
2) планды анықтау (жалпы, орташа немесе ірі);
3) планды бейнелеу жазбасы басталатын секундтың реттік нөмірі;
4) бейнеүнхаттың ақ-қара түсті бейнеленуінде түрлі-түсті немесе түрлі-түстідегі ақ-қара план болса, ол «тс.» немесе «а/қ» деп көрсетіледі.
Егерде қандай да болмасын план мультипликациялық бейнелеу (МЛТП), сурет немесе картинасы болса, онда ол жинақ парағында белгіленеді. Егерде осы план ойындық болып табылса, онда жинақ парағында жазба («көркем фильмнен кадр») жасалады. Егерде планда сахналау болса, бұны жинақ парақта белгілеу қажет. Планның әрбір өзгерісін мұқият қарап отыру керек, себебі бейнеүнхаттың киноқұжаттан айырмашылығы оның басталу сәті болмайды, соны ескеру керек.
Егерде бейнеүнхат дыбысты болса, онда диктор сөзіне қатысты мәтінді техникалық план бейнелеуін жазбалаған соң реттейді. Үнхаттың мәтіні басқы әріптермен басылады.
Жинақ парақта ілеспе планның бары белгіленеді – бұл қандай да бір тұлғаның сөйлеген сөзі, немесе берген сұхбаты, орындаған өлең немесе би үзігі, спектакльден қойылым және сол сияқтылар болуы мүмкін. Планды жазбалағаннан кейін жинақ парақта «ілеспе» деген белгі қойылады. Жекеленген сөздер, диктор мәтінінің орнын ауыстырғандағы сөз орамы, қол шапалақтау, дауыстар ілеспе болып есептелмейді. Егерде жұмыс үстінде, демалыс уақытында және сол сияқтыларда үлдірге адам түсірілсе, кадрдың аржағында ол адамның бірнәрсе туралы айтып тұрған даусы шығып тұрса, егерде қандай да оқиғаға кадрдың аржағында түсінік берілген дауыс шықса, онда бұндай жағдайда «кадрдың аржағында дауыс (кім екені белгілі болса, оны көрсету қажет)»
Жинақ парақтың соңында жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы, тегі және құрастырылған күні көрсетіледі.

Ұйым мұрағатының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртібі

310. Мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты мұрағаттық құжаттар мен ақпаратты тиімді іздестіру үшін арналған электрондық анықтамалықтардың кешені іспеттес (құжаттарды жазбалаудың деректер базасы).
311. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты ұйымның ағымдағы іс жүргізуінде, соның ішінде электрондық тіркеу-бақылау картотекалары мен электрондық істер номенклатурасы сияқты оның элементтерінде жасалатын ақпараттық-іздестіру жүйесіне негізделеді.
Электрондық тіркеу-бақылау карточкаларының негізгі өрісі: авторы (хат алмасушы), құжат түрінің атауы, құжаттың уақыты, әріп саны, тақырыбы (қысқаша мазмұны), қарар, орындалу мерзімі, орындалғаны туралы белгі болып табылады.
Құжат туралы ақпарат іздестіру бір өрісі бойынша да, өрістерді қисындастыру бойынша да жүзеге асырылуы мүмкін.
312. «Номенклатура бойынша істер нөмірі» тіркеу-бақылау карточкаларының өрісі құжат деңгейіндегі ақпаратты іздестіруден істер деңгейіндегі іздестіруге өткен кездегі байланыстырушы іздестіру деректері болып табылады.
Автоматтандырылған режімде істердің электрондық номенклатурасы болған жағдайда істегі құжаттарды есептен шығару және істерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.
Егер пайдаланушы ақпаратты істер номенклатурасы бойынша іздеуді жүзеге асыратын болса, ал оған нақты бір құжатқа өту үшін, онда істерге енетін құжаттардың тізбесі автоматты түрде жасалуы мүмкін.
Істер номенклатурасының негізгі іздестіру деректемелері: істің әріп саны, істің (томның, бөлімнің) тақырыбы, істің (томның, бөлімнің) саны, тізбе бойынша сақтау мерзімі мен тармағы болып табылады.
313. Автоматтандырылған режимдегі істердің электрондық номенклатурасы негізінде істер тізімдемесін қалыптастыру жүзеге асырылады.
Бұндай жағдайда ақпаратты іріктеу үшін құжаттардың (тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары), уақытша (10 жылға дейінгі қоса алғанда) сақтау) сақтау мерзімдері «сүзгі» болып табылады.
314. Істердің электрондық тізімдемесінде іс деңгейіндегі ақпаратты сипаттау деректемелері болады. Сипаттаудың міндетті деректемелері:
1) жазбаның (істің нөмірі) реттік нөмірі;
2) істің индексі;
3) істің тақырыбы;
4) түпнұсқалығына (көшірмесіне) нұсқау;
5) құжаттардың соңғы күндері;
6) істегі парақтар саны;
7) құжаттар аннотациясы болып табылады.
Электрондық тізімдеменің жиынтығы мұрағаттық қор жөнінде тұтастай ақпарат береді.
315. Электрондық тіркеу-бақылау карточкалары автоматтандырылған каталог жасау үшін негіз болып табылады.
Егер кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратта каталогтар түрлері мен әртүрлілігі (жүйелі, тақырыптық, атаулы, ұйымның және басқалардың тарихы бойынша) бір-бірімен сілтеме жүйесімен байланысса, автоматтандырылған режімде құжат немесе іс деңгейінде жазбасы бар бір электрондық каталог қалыптасады.
Каталог тақырыптарды, географиялық атауларды, қызметкерлерді және тағы басқаларды айқындайтын негізгі сөздермен жабдықталады. Каталогте қарастырылған жіктеудің сұлбасы құжатты бір немесе бірнеше айдарға жатқызуға мүмкіндік береді. Жіктеу сұлбасы бойынша ақпарат іздестіру электрондық каталогті жүйелеу каталогі, географиялық атауы бойынша каталогті географиялық каталогі және тағы сол сияқты (ретінде) пайдалануға болады.
316. Ұйымда құжаттарды тіркеудің автоматтандырылған жүйесі болмаған жағдайда басқару, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжат деңгейінде жазбалаудың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.
Электрондық каталогта жазбалаудың негізгі деректемелері:
1) индексі, айдары, айдаршасы;
2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;
3) мазмұны;
4) мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмірі;
5) істер (құжаттар) тізімдемесінің нөмірі;
6) істің (құжаттың) нөмірі, парақтың нөмірі болып табылады.
Мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмірі, істер (құжаттар) тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі, парақтың нөмірі деректемелерінің есепке алу сипаттамасы бар және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесінен өзгеруі мүмкін.
317. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратпен салыстырғанда мұрағаттық құжаттарды жедел және жан-жақты іздестірудегі мүмкіндігі өте ауқымды. Ғылыми-анықтамалық аппарат функциясы ақпаратты іздестіру рәсімінің көмегімен атқарылатын, іздестіру нәтижесі экранда немесе файлдар түрінде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтінін қалыптастыру болады.
Жүйеге, нысананы жазбалауды сипаттайтын негізгі сөздер, жазбалау процесінде немесе оны аяқтағаннан кейін енгізіледі. Негізгі сөздер пайдаланушыларға мұрағаттық қор, істер тізімдемесі, іс, құжат деңгейіндегі ақпаратты жедел іздестіруге мүмкіндік береді.
Материалдардың толық мәтінін (мұрағаттық құжаттарды, журнал мақалаларын, заң актілерін) қамтитын толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпарат іздеу ең алдымен пайдаланушылардың рефератқа (кіріспеге) және қажет болған жағдайда тиісті мәтінге ауыса отырып құжат тақырыбының бөлімдеріне назар аударуын қарастырады.
Пайдаланушыларға, қажет болған жағдайда, құжаттың толық мәтінінің көшірмесін жедел түрде алу мүмкіндігі беріледі.
Толық мәтінді құжат бойынша ақпарат іздеу дереккөздіктің баспалық нұсқасынан немесе жіктелу әріп саны бойынша, сондай-ақ құжат мәтінінен кәдімгі тілдегі сөздер бойынша таңдалатын дескриптормен жүзеге асырылуы мүмкін.
318. Тұрақты сақтауға жататын құжаттар, мұрағатқа автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратпен бірге тапсырылады.
Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында міндетті деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша электрондық пішінде ақпарат беру ұйым мұрағатының деректер базасы мен мемлекеттік мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының сәйкес келуін қамтамасыз етеді.

Пайдаланушылардың өтініштерін орындау тәртібі

319. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткізудің санаты бойынша ашық және қол жеткізуі шектеулі болып бөлінеді.
320. Мұрағат пайдаланушыларға ашық мұрағаттық құжаттарды, сондай-ақ оларға анықтамалық-іздестіру құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымдарын беруді/ұсынады.
Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншікте тұрған мұрағаттық құжаттардың меншік иесінің немесе иесінің өкіміне сәйкес қол жеткізуі шектелмесе, барлық мұрағаттық құжаттар ашық болып табылады.
321. Қол жеткізуі шектелген мұрағаттық құжаттарға:
1) мемлекеттік құпиядан немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын құпия сырдан тұратын мәліметі бар мұрағаттық құжаттар;
2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтері, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қатер тудыратын мәлімет бар мұрағаттық құжаттар;
3) меншік иесі немесе иесі құжаттарын мұрағатқа тапсырған кезде оларға қол жеткізуі мен оларды пайдалану шарттарын белгіленген, мұрағаттық құжаттар жатады.
Пайдаланушылардың бұндай құжаттарға, деректер базасына қол жеткізуі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және мұрағаттық құжаттардың меншік иесі немесе иесі оларды мұрағатқа тапсырған кезде қойған шарттарын ескере отырып жүзеге асырылады.
Қол жеткізуі шектелген мұрағаттық құжаттарға физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз деп танылған құжаттар да жатады.
Пайдаланушылардың көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.
322. Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген немесе ақпараттық қызмет көрсету бойынша мұрағаттың пайдаланушыларымен жасалған шартында ескертілген жағдайлардан басқа, ұйым мұрағаты пайдаланушыларға өзіндік іздестіру нәтижесінде алынған немесе ұйым мұрағаты көрсеткен қызметі ретінде берілген ақпаратты пайдалануға шек қоюына немесе шарт белгілеуіне болмайды.
323. Ұйым мұрағатының құжаттарын пайдаланудың негізгі нысаны:
1) пайдаланушыларды өтініштері бойынша, сондай-ақ ұйым мұрағатында мынадай немесе басқадай құжаттардың бары және олардың мазмұны туралы бастамашылық тәртіпте хабардар ету. Пайдаланушыларды бастамашылық хабардар етуді оларға тиісті ақпараттарды хат, құжаттардың тізбесі және шолу және тағы сол сияқты түрде жіберу жолымен жүзеге асырылады.
2) ұйым мұрағатының оқу залында жұмыс жасау үшін құжаттар беру;
3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;
4) ақпараттық іс-шаралар дайындау: көрме, конференциялар және басқа да іс-шаралар;
5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.
324. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету бойынша жұмысындағы мұрағаттың негізгі құжаттары:
1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттық құжаттар негізінде құрастырылған, заңды күші бар және өтініші бойынша құжатты ақпаратымен, мұрағаттық шифрін және сол мұрағаттық құжаттарды сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып ұйымның хат бланкісінде дайындалған құжат;
2) мұрағаттық көшірме – мұрағаттық шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, белгіленген тәртіппен куәландырылған, мұрағаттық құжат мәтінін дәл түсірген көшірме;
3) мұрағаттық үзінді – белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты мұрағаттық құжат мәтінінің бөлігін дәлме-дәл түсірген, мұрағаттық шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, ұйым мұрағатының хат бланкісінде жазылған құжат;
4) бастамашылық хат–белгіленген мәселе, тақырып бойынша мұрағаттың сақтауындағы құжаттар туралы ақпараты бар пайдаланушылардың өтініші немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша ұйымның хат бланкісінде дайындалған хат;
5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тізбесі–пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша, уақыты мен мұрағаттық шифрін көрсете отырып жасалған, белгілі бір тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі тақырыптарының қысқаша жүйеленген немесе мазмұндалған тізбесі;
6) мұрағаттық құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу-пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша дайындалған, белгіленген тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар көшірмесінің жүйеленген толық жинағы немесе олардың бөлігі;
7) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық шолуы болып табылады.
325. Мұрағатқа келіп түсетін сұранымдар былайша бөлінеді:
1) нақты мәселелер, тақырып, оқиға, факті (тақырыптық сұраным) бойынша ақпарат беру туралы сұранымға; Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі, нақты тұлғаның өмірі мен қызметін зерделеу үшін қажетті мәліметті анықтайтын өмірбаяндық сұраным болып табылады;
2) екі немесе одан да көп тұлғалардың туыстық, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін (тектану сұранымы) анықтау үшін қажет ақпарат алу жөніндегі сұранымға;
3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымға. Оған жұмыс өтілі мен жалақы мөлшерін растау, жасы, отбасының құрамы, білімі, марапатталғаны, зейнетақы жарнасы мен әлеуметтік аударылымын, ғылыми дәрежесі мен атағы туралы, сәтсіз оқиғаға ұшырағаны, емделуде, қоныс аударуға, қуғын-сүргінде болғаны, ақталғаны, әскери бөлімдер мен түзетулерде, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айырылу орынында болғаны, азаматтық хал актілері туралы сұранымдар жатады.
326. Пайдаланушылардың сұранымын ұйым мұрағаты, сұранымда заңды тұлғаның атауы (азаматтар үшін – тегі, аты және әкесінің аты), пайдаланушының пошта және/немесе электрондық мекен-жайы, сұралған ақпараттың тақырыбы (мәселе), хронологиясы көрсетілген жағдайда қарайды және орындайды.
Сұранымға өтініш иесі қол қояды. Азаматтар сұранымы тегі, мекенжайы және өтініш білдірушілердің қойған қолы болмаса, ол бүркемелі болып есептеледі және қарауға жатпайды.
327. Ұйым мұрағатында сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұраным тіркелген сәттен бастап 3 күнтізбе ішінде пайдаланушыны хабардар ете отырып немесе пайдаланушыға тиісті ұсыным жасай отырып, қажетті мұрағаттық құжаттар сақталатын мемлекеттік мұрағатқа немесе ұйымға жіберіледі.
328. Мұрағатқа пайдаланушының электрондық поштасы және/немесе пошталық мекен-жайы көрсетілген интернет-өтініші (сұраным) түскен кезде, оған өтінішінің (сұранымының) қарауға қабылданғаны туралы немесе қарауға жатпайтынын дәлелдейтін хабарлама жіберіледі. Қарауға қабылданған өтініш (сұраным) басылып шығарылады және одан әрі қарай онымен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүреді.
329. Мемлекеттік органның, жергілікті атқару органының, сот органының өз функцияларын атқаруымен байланысты тақырыптық сұранымдарын мұрағат заңнамада белгіленген тәртіп бойынша бірінші кезекте немесе олармен келісілген мерзімде қарайды.
Осы сияқты сұранымдар ақысыз негізде жүзеге асырылады.
330. Мұрағат ереже бойынша тақырыптық, соның ішінде азаматтардың және өзге ұйымдардың тектану бойынша құжаттар анықтау сұранымымен айналыспайды. Азаматтар мен ұйымдарға олар сұраған мәселелері бойынша құжаты бар қордың орны туралы мәліметті хабарлайды және құжаттармен танысудың тәртібін түсіндіреді. Осындай сұранымдар Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртібімен жүргізілуі мүмкін.
331. Мұрағат әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымды Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңда белгіленген мерзімде ақысыз орындайды және пайдаланушыға мұрағаттық анықтама, мұрағаттық көшірме және мұрағаттық үзінді нысанында жауабы беріледі.
332. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзінді ақпараттық құжаттың атауын «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗІНДІ» деп белгілей отырып ортақ бланкіде жасалады.
333. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін осы қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжат түрлерін және олардың уақытын көрсете отырып оқиғасы хронологиялық ретпен беріледі. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттарды сандық форматқа ауыстыруға рұқсат етіледі.
334. Сұранымда баяндалған мәліметтермен мұрағаттық құжаттардың жекеленген деректері сәйкес келмеуі, егер де басқа барлық мәліметтердің сәйкестігі мұрағаттық құжаттардағы айтылған тұлғалар немесе фактілердің растығына шүбә келтірмесе, оларды мұрағаттық анықтамаға енгізуге кедергі болмайды. Бұл деректер, мұрағаттық анықтамаға, мұрағаттық құжаттарда қалай баяндалса солай түсіріледі, ал алшақтығы, сәйкес келмеуі және атауының дәл келмеуі, аты, әкесінің аты, аты-жөні берілмеуі немесе бірінің болуы жөнінде анықтаманың мәтінінде жақша ішінде түсіндіріледі. («Құжатта солай», «Түпнұсқаның мәтінінде солай»).
335. Мұрағаттық анықтаманың мәтіні бойынша ескертпеде түсініксіз жазылған, автордың түзеткені, түпнұсқа мәтінінің бүлінуі салдарынан оқуға жарамайтын орындары («Түпнұсқаның мәтінінде осылай», «Мәтінде түсініксіз») деп ескертіледі.
Мұрағаттық құжаттар мазмұны бойынша негізделіп жасалған мұрағаттық анықтаманың мәтінін орындаушының өзгертуіне, дұрыстауына, түсініктеме беруіне, жеке тұжырымын жасауына рұқсат етілмейді.
336. Мұрағаттық анықтаманың соңына мұрағаттық анықтаманы жасауда пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің, баспа басылымдарының мұрағаттық шифрі мен парақтар саны қойылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтініне әрбір фактіні немесе оқиғаны баяндағаннан кейін бірден мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрларын және парақтар нөмірін қоюға болады.
337. Көлемі бір парақтан асатын мұрағаттық анықтамаға парақтар тігіледі, нөмірленеді және ұйымның мөрі қойылады.
338. Мұрағаттық анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ұйымның мөрімен куәландырылады. Ондағы көрсетілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, оның себебі көрсетілген ілеспе хат жазылады.
Қажет болған жағдайда мұрағаттық анықтамаға мұрағаттық анықтамада баяндалған мәліметтерді растайтын мұрағаттық құжаттар көшірмесі немесе олардан үзінділер қоса беріледі.
339. Сұранымда орындау үшін қажетті құжаттар мұрағатта болмаған жағдайда ұйымның бланкісіне сұранымның тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ болу себептері туралы жауап құрастырылады, және мүмкіндігінше қайда хабарласу қажеттігіне ұсыным береді. Қажет болған жағдайда жауап ұйым мөрімен бекітіледі.
340. Сұраған мәліметтері бар мұрағаттық құжаттардың жоғалған фактісі құжатпен расталған жағдайда, ұйым мұрағаты осы мәселе бойынша, қажет болған жағдайда, ұйым мөрімен куәландырылған анықтама береді.
341. Мұрағаттық үзіндіде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмірі мен уақыты толық көшіріледі. Сұраным бойынша барлық бар деректер мұрағаттық құжаттар мәтінінен жан-жақты алынуы тиіс. Үзінді бір-біріне қатысы жоқ бірнеше жекеленген мәселелері бар құжаттардан ғана алынады.
Әрбір үзіндінің бастауы мен соңы, сондай-ақ мұрағаттық құжат мәтініндегі жекеленген сөздердің болмағаны көп нүктемен белгіленеді.
Мұрағаттық үзінді мәтініне ескертпеде түпнұсқа мәтінінің бөлігі, түсініксіз жазылғаны, автордың түзеткені, мәтіннің бүлінуі салдарынан оқылуға жатпайтындығы және тағы сол сияқтылар туралы тиісті ескертулер жасалады.
Дәлдігіне күмән келтіретін жекеленген сөздер мен түпнұсқаның сөйлемі «Түпнұсқа мәтінінде солай», «Құжатта осылай» деген сөздермен ескертіледі.
Мұрағаттық үзіндінің мәтінінен кейін мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі мен парақтар нөмірі көрсетіледі.
Сұраным бойынша берілген мұрағаттық үзіндінің түпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрімен куәландырылады.
342. Баспа құралдарын, жеке компьютер пайдалана отырып дайындалған мұрағаттық көшірмелер және үзінділер ұйымның ортақ бланкісіне құжаттың атауын «Мұрағаттық көшірме», «Мұрағаттық үзінді» белгілеумен ресімделеді. Құжаттың ксерокөшірмесін немесе фотокөшірмесін дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкісін пайдаланбайды.
Мұрағаттық көшірменің немесе мұрағаттық үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың мұрағаттық шифрі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, мұрағаттық шифр әрбір парақтың сырт жағына қойылады. Мұрағаттық көшірменің немесе үзіндінің барлық парағы тігіледі, нөмірленеді және ұйым мұрағатымен бекітіледі (куәландырылады).
343. Мұрағаттық көшірменің әрбір парағының сыр жағына мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі және парақтар нөмірі қойылады. Мұрағаттық көшірменің барлық парағы бекітіледі және бекітілген жеріне мөр басылады және уәкілетті лауазымдық тұлға қол қояды.
344. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді, мұрағаттық көшірме және сұранымға жауап жай конвертермен пошта арқылы жіберіледі.
345. Азамат немесе оның сенім білдірілген адамы мұрағатқа жеке өтініш білдірген жағдайда мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзіндіні, мұрағаттық көшірмені төлқұжатын немесе басқа да куәландыратын құжатын көрсеткен кезде қол хаты арқылы беріледі; сенім білдірілген адамына – белгіленген тәртіпте ресімделген сенімхаты арқылы беріледі. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оған жасалған ілеспе хаттың сырт жағына, алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.
346. Құжат иесі уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, білімі туралы жеке түпнұсқа құжаттарын, еңбек кітапшасын және басқаларын мұрағаттық істен алып иесіне немесе олардың туыстарына беруге болады.
Жеке құжаттардың түпнұсқасы ұйым басшысының рұқсатымен өтініш білдірушіге куәлігі, жеке басын куәландыратын басқа да құжаты бойынша, ал олардың туыстарына немесе сенім білдірілген адамына нотариалдық куәландырылған сенімхаты бойынша беріледі.
Жеке түпнұсқа құжат өтініш білдірушіге бағалы хат арқылы да жіберілуі мүмкін.
347. Істен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшірмесі салынады. Мұрағаттық құжаттың алынғаны, сондай-ақ оларды көшірмесімен ауыстырылғаны істің куәландырма парағында, істердің, құжаттардың тізімдемесінде айқындалады.
348. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттардың істен алынғаны туралы актімен ресімделеді. Акт және мұрағаттық құжаттардың қайтарылуын жүргізуге негіз болған басқа да құжаттар, және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты қор ісіне енгізіледі.

Істерді оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртібі

349. Ұйымда пайдаланушылардың жұмыс істеуіне жағдай жасау мақсатында, шағын көшірмемен, электрондық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасау үшін тиісті техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы құрылады (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды және тағы басқаларды тыңдайтын бөлме).
Оқу залының жұмыс тәртібін ұйым басшысы белгілейді.
Ұйым мұрағатында оқу залына арнайы бөлме болмаған жағдайда пайдаланушылардың құжаттармен жұмысы ұйым мұрағатының немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жұмыс бөлмелерінде ұйым мұрағаты қызметінің бақылауымен жүргізіледі.
350. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтініші негізінде жіберіледі; ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізуші немесе қызметтік тапсырманы орындаушы, пайдаланушылар, оларды жіберген ұйымның хатын көрсетеді; ұйымның қызметкерлері оқу залына қызметтік куәліктері бойынша жіберіледі. Мұрағаттық құжаттар ұйым қызметкерлеріне қызметтік мақсатта пайдалану үшін жұмыс бөлмелеріне беріледі.
Жеке өтінішінде немесе хатта пайдаланушының тегі, есімі, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шегі көрсетіледі.
Оқу залында жұмыс жасауға, пайдаланушының қажетті мерзіміне қарай рұқсатты ұйым басшысы, ереже бойынша ресімделген күннен 1 жылға береді.
351. Ұйым мұрағаты пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшін есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да іздестіру құралдары бар ашық құжаттарды береді. Пайдаланушыларға есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар оқу залында жұмыста пайдалануға берілмейді.
352. Құжат беруден бас тарту немесе кейінге шегеру мынадай жағдайларда болады:
1) физикалық жай-күйі нашар болса;
2) пайдалануына Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе құжаттарды сақтауға тапсырған кезде қор жасаушы белгілеген шек қойылған болса;
3) құжаттарды қызметтік тапсырманы орындау барысында ұйым мұрағаты қызметкерлерінің пайдалануында болса;
4) құжаттарды уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берген жағдайда.
Ұйым мұрағаты құжаттарды беруден бас тартуын, оның себептерін көрсете отырып жазба түрде түсіндіреді.
353. Ұйым мұрағаты техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, пайдаланушылардың тапсырысымен мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін: ксерокөшірмелер, шағынкөшірме, фототаңба, кинокөшірме, бейнекөшірме, үнқұжаттардың көшірмесі, сондай-ақ электрондық тасығыштардағы көшірмелерді дайындайды.
Қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйдегі мұрағаттық құжаттарды көшірмелеуге болмайды.
Қолжеткізуі шектелген (құпия және құпиялық ақпараты бар) ұрағаттық құжаттарды көшірмелеу белгіленген тәртіппен жүргізіледі.
354. Көшірмелеуге тапсырысты орындаудың тәртібін, соның ішінде мұрағаттық құжаттарды, жарияланбаған істер, құжаттар тізімдемесін басқа да мұрағаттық анықтамалық-іздестіру құралдары мен деректербазасын көшірмеге түсірудің көлемін, көшірмелерді дайындау бағасы мен оларды дайындауды есептеудің тәртібі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және (немесе) ұйым басшысы анықтайды.
355. Пайдаланушылардың тапсырысы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшірмесінде мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі және парақтар нөмірі көрсетіледі. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттарды ресімдеген кезде көшірменің бірінші және соңғы парағының өң бетінің оң жақ жоғарғы бұрышына «Құпиясыздандырылған» мөртабаны қойылады. Қажет болған жағдайда осы мөртабан мұрағаттық құжаттың құпиясыздандырылған көшірмесінің барлық парақтарының өң бетіне қойылады.
356. Мұрағаттық құжаттардың көшірмесі пайдаланушыларға, олардың сенім білдірілген адамына немесе көрсетілген мекен-жайы бойынша жіберіледі.
Көшірме түсірудің тапсырысын есептеу қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.
357. Мұрағаттық қоймадан оқу залына істер осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес тапсырыс бланкісін толтыру негізінде беріледі және осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан істер беру кітабында есепке алынады.
358. Мұрағаттық қоймадан оқу залына берілетін әрбір істің осы Қағиданың 20-қосымшасына сәйкес пайдалану парағы болады.
359. Істер ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзімге беріледі.
Істерді уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға беру олардың жазбаша сұранымы бойынша осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес актімен ресімделеді. Акті екі дана жасалады, біреуі құжат алушыға беріледі, ал екіншісі ұйым мұрағатында қалады, актіге құжатты беруші ұйымның және алушы-ұйымның басшылары қол қояды; қойылған қолдар ұйым мөрлерімен бекітіледі. Істер не бәрі үш ай мерзімге беріледі.
360. Істерді уақытша пайдалануға берген кезде әрбір іс осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан берілетін істер кітабына жазылады, ал берілген істің орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес әрбір іс үшін ізбасар парақша салынады. Ізбасар парақшалар ұйым мұрағатында қажеті өткенге дейін сақталады. Қайтарылған істердің жай-күйі істі қайтарушы тұлғаның қатысуымен тексеріледі.
361. Уақытша пайдалану үшін мұрағаттық қоймадан берілетін әрбір сте осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес істің пайдалану парағы болады.

Бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдаланудың тәртібі

362. Ұйым мұрағаты ақпараттық іс-шаралар, көрмелер ұйымдастырған кезде, бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдалануды, сондай-ақ оларды жариялауды ұйымдастырады. Жұмысты жеке және басқа ұйымдармен немесе мемлекеттік мұрағатпен бірлесіп жүргізеді. Көрмелерде құжаттардың түпнұсқасын немесе көшірмелерін пайдаланады, альбомдар, плакаттар, диаграммалар дайындайды.
363. Ұйым мұрағаты бұқаралық ақпарат құралдарымен бірлесе отырып тақырыбын, көлемін және құжаттарды дайындаудың мерзімін анықтайды, тақырыбы мен мерзімін ұйым басшысы бекітеді. Бұқаралық ақпарат құралдары үшін дайындалған, ұйым мұрағатында қалған, мақалалар және басқа да баспа нысандары даналарында пайдаланған құжаттардың іздестіру деректері, сондай-ақ жарияланымның күні мен орны көрсетіледі.
364. Ұйым мұрағаты жеке немесе өзге де ұйымдармен бірлесе отырып құжатты жарияланымдарды дайындау бойынша жұмыс жүргізеді. Бұл жұмыстың ең көп таралған түрі құжаттардың журнал және газет жарияланымдарын дайындау болып табылады. Жекелеген жағдайларда құжаттар жинағы шығарылуы мүмкін. Құжаттар жинағын дайындау кезінде тиісті мемлекеттік мұрағаттар қызметінің қағидаларын басшылыққа алу қажет.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
1-қосымша

Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты туралы үлгілік ереже

1. Жалпы ережелер

1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ұйым қызметінде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген құжаттар, халықтың тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.
Көрсетілген құжаттар мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға дейін ұйымда уақытша сақталады.
2. Ұйым Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының сақталуын, есепке алынуын, іріктелуін, реттілігін және пайдаланылуын, оларды тиісті мемлекеттік мұрағаттарға тұрақты сақтауға уақтылы тапсырылуын қамтамасыз етеді.
Ведомстволық мұрағаттардағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттардың уақытша сақтаудың шектік мерзімі уәкілетті органмен, жеке мұрағаттарда – құжаттың иесі және уәкілетті орган арасындағы мемлекетке құжаттарға иелік ету құқығын беру, оларды сақтау мен пайдалану туралы шартпен анықталады.
Мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындауға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар ұйымның күшімен және есебінен жүзеге асырылады.
Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдіргені үшін ұйымның лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады.
3. Ұйымда Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын, сонымен қатар, оның құрамына жатқызылмаған құжаттарды жинақтау, уақытша сақтау және пайдалану мақсатында ведомстволық немесе жеке мұрағат (бұдан әрі – ұйым мұрағаты) құрылады.
Ұйым, ұйым мұрағатын қажетті бөлмелермен, жабдықтармен және кадрлармен қамтамасыз етеді.
4. Ұйым мұрағаты, ұйымның құрылымдық бөлімшесі ретінде ұйымдастырушылық-құқықтық негізде қызмет атқарады.
5. Ұйым мұрағаты өз қызметінде Қазақстан Республикасының мұрағат ісі жөніндегі заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерін, жоғары тұрған орган басшыларының және ұйым басшысының бұйрықтарын (өкімдерін), жергілікті атқарушы органның, тиісті мемлекеттік мұрағаттың нормативтік-әдістемелік құжаттарын және Ұйымның мұрағаты туралы ережені басшылыққа алады.
6. Ұйымның мұрағаты туралы Ереже осы аталмыш Үлгілік ережелердің негізінде әзірленеді және тиісті жергілікті атқарушы органмен (республикалық мемлекеттік мұрағатпен) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
7. Ұйым мұрағаты өз қызметін ұйым басшысы бекіткен жоспар бойынша жүргізеді және өз жұмысы туралы есеп береді.
8. Ұйым мұрағатының қызметіне бақылауды ұйым басшысы жүзеге асырады.
9. Ұйым мұрағатына ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылықты тиісті мемлекеттік мұрағат жүзеге асырады.

2. Ұйым мұрағаты құжаттарының құрамы

10. Ұйым мұрағатына:
1) ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын іс жүргізуі аяқталған басқарушылық құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
2) алдыңғы ұйым қызметінде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
3) ұйым мұрағатының толықтыру көзі болып табылатын өзге ұйымдар қызметінде пайда болған тұрақты, уақытша (10 жылдан астам), уақытша (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) сақталатын құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттары;
4) жеке тектік құжаттары;
5) ұйым немесе өзге ұйым қызметіне пайда болған басқа да, соның ішінде ақпараты дәстүрлі және электрондық тасығыштардағы дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттама;
6) құрылымдық бөлімшелерден және өзге ұйымдардан келіп түскен құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың элементтері;
7) ведомстволық баспа басылымдары келіп түседі.

3. Ұйым мұрағатының негізгі міндеттері мен функциялары

11. Ұйым мұрағатының негізгі міндеттері:
1) құрамы осы Үлгілік ереженің 2-бөлімінде қарастырылған құжаттарды жинау;
2) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізудің сапасын, сақталуын, есепке алынуын және пайдаланылуын қамтамасыз ету;
3) Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына дайындау және тапсыру;
4) ұйымдағы іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру саласында әдістемелік басшылықты жүзеге асыру болып табылады.
12. Ұйым мұрағаты жүктелген міндеттерге сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) ұйым мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын ұйымдардың және/немесе құрылымдық бөлімшелердің тізімін жүргізуді;
2) ұйым мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын ұйымның, сонымен қатар, өзге жеке және заңды тұлғалардың құжаттарын белгіленген тәртіппен уақытша сақтауға қабылдауды;
3) ұйымның орталық сараптау комиссиясының (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясының (бұдан әрі – СК) жұмысына қатысуды;
4) ұйым мұрағатына уақытша сақтауға құжаттар тапсыру кезінде құрылымдық бөлімшелерге құжаттар құндылығына сараптама жүргізуде әдістемелік көмек көрсетуді;
5) ұйым мұрағатында уақытша сақталатын құжаттар құндылығына сараптама жүргізеді, тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын, жеке құрам бойынша жиынтық істер тізімдемесіне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге бөлімдер құрастырады және белгіленген тәртіппен көрсетілген істер тізімдемесі мен актіні келісуге және бекітуге беруді;
6) мемлекеттік сақтауға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбесін құрастыруға қатысуды;
7) дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың құндылығына сараптама жүргізеді, тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тиісті тізімдемесін және ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні құрастырады, белгіленген тәртіппен аталмыш тізімдеме мен актіні келісуге және бекітуге беруді;
8) жеке тектік құжаттарымен қажетті жұмыстар кешенін жүргізеді;
9) сақтауға қабылданған құжаттарды есепке алуды және сақтауды қамтамасыз етуді жүзеге асырады;
10) аса құнды құжаттарды анықтайды, осы құжаттарды және олардың сақтандыру көшірмелерін есепке алуды ұйымдастырады;
11) уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының саны мен құрамы туралы паспорттық есептік мәліметтерді жыл сайын құрастырады және үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа жібереді;
12) тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға бұрын тапсырылған құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппаратымен сабақтастығын ескере отырып сақтаудағы құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құрады және жүргізеді;
13) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға әзірлейді және белгіленген тәртіппен тапсыруды жүзеге асырады;
14) ғылыми және практикалық мақсатта өткенді шолудың құжатты ақпаратын пайдалануды жүзеге асырады;
15) ұйымда істерді қалыптастырудың, ресімдеудің және жедел сақтаудың дұрыстығына тексеруді жүзеге асырады;
16) ұйым аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаты қызметкерлерінің біліктіліктерін арттыру жөніндегі іс-шараларды өткізуге қатысады.

4. Ұйым мұрағатының құқығы

13. Ұйым мұрағаты жүктелген міндеттер мен функцияларды жүзеге асыру үшін:
1) белгіленген тәртіппен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне, ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, аумақтық органдардың және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдардың мұрағаттарына, өз құзыреті шегінде нұсқау беруге;
2) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінен, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен, аумақтық органдар және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдар мұрағаттарынан оның жұмысы үшін қажетті мәліметтерді сұрауға құқылы.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
2-қосымша

Ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) туралы үлгілік ереже

1. Жалпы ережелер

1. Орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, облыстарда (республикалық маңызы бар қалада, Қазақстан Республикасының астанасында) филиалдары бар мемлекеттік емес ұйымдарда құрылады.
Сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) жекелеген ұйымдарда құрылады.
2. ОСК (СК) кеңесші орган болып табылады. Оның шешімі белгіленген тәртіппен уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен, республикалық мемлекеттік мұрағатпен) келісе (бекіту) отырып, ұйым басшысы бекіткеннен кейін күшіне енеді.
3. Ұйым басшысының бір орынбасарының төрағалық етуімен, мамандардан жасақталған ОСК (СК) құрамы басшының бұйрығымен (өкімімен) бекітіледі. Комиссия құрамына міндетті түрде басқаруды құжаттамалық ету қызметінің және ұйым мұрағатының басшылары міндетті түрде ендіріледі.
4. ОСК (СК) өз қызметінде Қазақстан Республикасының басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және мұрағат ісі саласындағы заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерімен, ұйым басшысының бұйрықтарымен (өкімдерімен) және комиссия туралы ережені басшылыққа алады.
5. ОСК (СК) туралы ереже ұйым басшысымен, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) келісімі бойынша бекітіледі.

2. ОСК (СК) міндеттері және функциялары

6. ОСК (СК) негізгі міндеттері:
1) ұйымда іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру жөнідегі әдістемелік және практикалық жұмыстарды ұйымдастыру;
2) құжаттарды ұйым мұрағаттарында одан әрі сақтау, есепке алу және пайдалану мақсаттарымен олардың өңделуін ұйымдастыру және нәтижелерін қарастыру болып табылады.
7. Негізгі міндеттерге сәйкес ОСК (СК) мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) іс жүргізу және мұрағат ісінің мәселелері бойынша ұсыныстарды әзірлейді;
2) құжаттардың құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырады;
3) құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару жөніндегі қағидаларды (ведомстволық, салалық, ұйымның);
үлгілік істер номенклатурасын, ұйымның істер номенклатурасын;
сақтау мерзімдері көрсетілген салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесін;
іс жүргізу және мұрағат ісін жүргізу мәселелері бойынша салалық (ведомстволық) әдістемелік құжаттарды;
қолданыстағы тізбеде ескерілмеген құжаттарының сақтау мерзімдерін және жекелеген құжаттардың сақтау мерзімдерін өзгерту туралы ұсыныстарын;
тұрақты уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөлімдерін, жеке құрам бойынша істерді және сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөлу туралы акттерді;
дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттаманың, ғылыми-тарихи құндылығы мен практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарын жоюға бөлу туралы актісін;
сақтандыру қорының аса құнды істері мен құжаттарының тізімдемелерін;
іздестіру жолдары тамамдалған, табылмаған істер туралы актіні;
істердің түзетілмейтін зақымданулары туралы актіні келісу туралы шешім шығарады.

3. ОСК (СК) жұмысының тәртібі

8. ОСК (СК) құзыретіне жататын мәселелер, қажеттілігіне қарай, жылына кем дегенде екі рет өткізілетін отырыстарда қаралады.
9. ОСК (СК) шешімі көпшілік дауыспен қабылданады.
10. ОСК (СК) отырыстары хаттамаланады, отырыстардың хаттамаларына комиссия төрағасы, хатшысы қол қояды және мемлекеттік органның (ұйымның) басшысы бекітеді.
11. ОСК (СК) іс жүргізуін жүргізу және оның құжаттарын жедел сақтау комиссия хатшысына жүктеледі.
12. Ұйым қызметкерлерінің ОСК-дегі (СК-дегі) жұмысы жылдық жоспарда көзделеді және қосымша ақы төлеуге жатпайды.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
3-қосымша

Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ қор
№ ____ тізімдеме
тұрақты сақталатын істер _________________________________
(ұйымның ресми атауы)

______________ жылдар (ға)

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесі)
Р/с №№	Істің индексі	Істің (томның, бөлімнің) тақырыбы	Істің (томның, бөлімнің) уақыты	Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне ________________№ __ істер
(санмен және жазбаша)
енгізілді

№ __, оның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:

Жиынтық тізімдеменің бөлімін Қолының толық
құрастырушының лауазым атауы _____________ жазылуы
(жеке қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
4-қосымша

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғасы

Жазу, қайта жазу уақыты	бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
			түпнұсқа	көшірме
8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
5-қосымша

Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір (ұйымдағы есепке алу нөмірі)	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Түсірілімнің, дайындықтың уақыты	Вариант (үнсіз, дыбысты, а/б, түрлі-түсті., форматы, тілі)	Сақтау мерзімінің/метраждың саны
							негатив
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғасы

Сақтау мерзімінің/метраждың саны						Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Магниттік фонограмма магнитная (негізгі, біріктірілген)	Аралық позитив	Позитив	Бекітілген роликтер түрлі-түсті төлқұжаттар
9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
6-қосымша

Магниттік жазбадағы үнқұжаттардың істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазу,қайта жазудың уақыты
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғасы

Жазу, қайта жазудыңжері	Жазу, қайта жазудың уақыты	бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
				түпнұсқа	көшірме
9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
7-қосымша

Фотоальбомдардың істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Альбомның тақырыбы (аты)	Түрсілім авторы	Фотобасылымдардың саны	Түсірілім түсірілген жер	Фотобасылымдардың саны	Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Сыртқы ерекшеліктері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
8-қосымша

Фотоқұжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу, сақтау бірліктерінің нөмірі	Өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы (аннотация), (диафильмнің атауы)	Түсірілім авторы	Түсірілім уақыты	Түсірілім түсірілген жер	Сақтау бірліктерінің/метраждың саны
						Негатив
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғасы

Сақтау бірліктерінің/метраждың саны					Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
Дубль-негатив	Позитив	Фотобасылым	Слайд (диапозитив)	Диафильм
8	9	10	11	12	12	12

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
9-қосымша

Электрондық құжаттар тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Тақырып	Сақтау бірліктерінің уақыт аралықтары	Электрондық құжаттардың форматтары	Көлемі (Мбайт)	Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
10-қосымша

Тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттама істер тізімдемесінің нысаны

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Тізімдеме

______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірліктерінің нөмірлері	Нысанды белгілеу (бұйым, тақырыптар)	Істің тақырыбы	Авторы (әзірлеуші-ұйым)	Әзірлеуді аяқтаған жыл	Парақтар саны			Ескертпе
					мәтіндік	кестелік	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне _________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді (санмен және жазбаша)

оның ішінде:

арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.

Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
11-қосымша

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің нысаны

	Бекітемін
	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ қор
___________ жылдарға арналған
жеке құрам бойынша істер __________________________________
(ұйымның ресми атауы)

№ ___ Тізімдеме

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесінің)
Р/с №№	Істің индексі	Істің тақырыбы (томның, бөлімдердің)	Істің уақыты (томның, бөлімдердің)	Істегі (томның, бөлімдердің) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Тізімдеменің бұл бөліміне___________________ № __ -ден № __ -ге дейін (санмен және жазбаша)
енгізілді

оның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:

жиынтық тізімдеме бөлімін
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)

Күні

Жергілікті атқарушы органның СКТ Ұйымның ОСК (СК)
(республикалық мемлекеттік мұрағаттың) _____жылғы ____ ________
_____ жылғы ____ _______ №____ хаттамасымен
№____ хаттамасымен мақұлданды
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
12-қосымша

Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер тізімделерінің нысаны

	Бекітемін
	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ Қор
___________ жылдарға арналған
Уақытша сақтауға (10 жылдан жоғары) істердің___________________
(Ұйымның ресми атауы)

№ ___ тізімдемесі

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесінің)
№№ п/п	Істің индексі	Істің тақырыбы (томның, бөлімдердің)	Істердің уақыты (томның, бөлімдердің)	Сақтау мерзімдері	Істегі парақтар саны (томның, бөлімдердің)	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне___________ № _ -ден № _ -ге
(санмен және жазбаша)

дейін енгізілді, оның ішінде:

арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:

жиынтық тізімдеме бөлімін
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)

Күні

Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
13-қосымша

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны

Ұйымның ресми атауы	Бекітемін
	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ _______ АКТ

Құрастырылған орны

Сақтауға жатпайтын құжаттарды
жоюға бөлу туралы

____________________________________________________________________
(сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар, тізбесінің аты, оның жасалған,
________________________________________ негізінде_________________
жарыққа шыққан уақыты және баспаның аты) (мұрағат қорының нөмірі ____________
мен аты) мұрағат қорының мына төмендегі істері мен құжаттары ғылыми - тарихи құндылығы жоқ және тәжірибелік мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:

Р/с №	Істің тақырыбы немесе істердің топтамасы	Істің күні немесе істің алдыңғы және соңғы күні	Номенклатура бойынша немесе іс тізімдемесінің № бойынша істің индексі (томның, бөлімдердің)	Істердің саны (томның, бөлімдердің)	Істің сақтау мерзімі (томның, бөлімдердің) және тізбе бойынша тармақтардың (тармақшалардың) нөмірлері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы _____________________ жылдардағы істер мен құжаттар.
(санмен және жазбаша)
____________________________________________________________________
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы
_______ жылдарға арналған тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелердің СТК хаттамасымен бекітілді.

Құжаттарға өңдеу
жұмыстарын жүргізген Қолының
тұлға лауазымының атауы ______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Жергілікті атқарушы органның СТК (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) ____ жылғы ___ _______ № ____ хаттамасымен келісілді

Ұйымның ОСК (СК) _______ жылғы ___ _____ № _____ хаттамасымен мақұлданды

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
14-қосымша

Тұрақты сақталатын құжаттар тізімдемесінің титулдық парағының нысаны

____________________________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың атауы)¹

____________________________________________________________________
(қордың атауы)

_________________________________
(орналасқан жері)

№ _______________________ қор
_______________________ тізімдеме

____________________________________________________________________
(тізімдеменің атауы)

Құжаттың алғашқы және соңғы күні___________

^{_____________________________________________________
1} Мемлекеттік мұрағат толтырады

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
15-қосымша

Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобалар, проблемалар тізбесінің нысаны

Ұйымның ресми атауы	Бекітемін
	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ ______________________________________ ТІЗБЕ
(ғылыми-техникалық құжаттаманың түрі)
мемлекеттік сақтауға берілуге жататын ғылыми-техникалық
құжаттама бойынша жобалар, мәселелер
____________ жылдарға

Р/с №№	Әзірлемелерд белгілеу (индекс)	Ғылыми-техникалық құжаттаманың әзірлемелері	Кезең (саты)	Әзірлеме аяқталған жыл	Әзірлемеге қатысқан ұйым	Есепке алу бірлігінің саны	Мемлекеттік сақтауға іріктеп алудың негіздемесі	Ескертпе (мемлекеттік мұрағатқа тапсырудың мерзімі)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізбенің бұл бөліміне _______________ № __ -ден № __-ге дейін әзірлемелер енгізілді.

Ұйым мұрағаттың басшысы ______________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)

Жергілікті атқарушы органның СТК (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) ____ жылғы ___ _______ № ____ хаттамасымен келісілді

Ұйымның ОСК (СК) _______ жылғы ___ _____ № _____ хаттамасымен мақұлданды

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
16-қосымша

Топографиялық көрсеткіштің стеллаждық карточкалар нысаны

ТОПОГРАФИЯЛЫҚ КӨСЕТКІШТІҢ
СЕЛЛАЖДЫҚ КАРТОЧКАЛАРЫ

Карточканың оң жағы

№ _____ стеллаж № _____ мұрағат қоймасы

№ шкаф	№ сөре	мұрағат қорының №	Тізімдеменің №	№ __-ден № ___-ге дейінгі істер	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Карточканың айналым жағы

1	2	3	4	5	6

Форматы А6 (148Х105)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
17-қосымша

Құжаттар беруге тапсырыстың нысаны

Ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының атауы

ТАПСЫРЫС құжаттар беруге	РҰҚСАТ ЕТЕМІН Құжаттар беруге
_____ № _____ __________________ (құрастырылған жері)	Ұйым мұрағатының басшысы Қолы___________Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні

_____________________________________________________________
(зерттеушінің, құрылымдық бөлімше қызметкерінің тегі, атының бас әріптері)

__________________________________________________________________
(зерттеудің тақырыбы)

Мұрағат қорының №	Тізімдеменің №	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Қолданушының алғандығы туралы қол хаты	Оқу залы қызметкерінің қабылдап алғандығы туралы қол хаты
1	2	3	4	5	6

Форматы А5 (148х215)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
18-қосымша

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы (тауар белгісі)
Ұйымның ресми атауы(мемлекеттік тілде)		Ұйымның ресми атауы (орыс немесе басқа тілдерде)
АКТ
________________________ (уақыты)		№ ____________
Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)		Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілдерде)

Құжаттарды уақытша
пайдалануға беру туралы

_________________________________ негізінде келесі сақтау бірліктері № ______________ мұрағат қорынан беріледі
(қордың атауы)

№№ р/с	№ істің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөлімі	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Уақыт аралығы	Парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ____________________ сақтау бірлігі беріледі,
(санмен және жазбаша)

қайтарылу мерзімі ____________________________

Істер реттелген, тігілген, тысталған, парақтары нөмірленген және куәландыру жазбасы толтырылған жағдайда берілді.

Алушы уақытша қолдануға алған іс бойынша бөгде тұлғалармен дайындалу үшін, оның көшірмелерін, үзінділер мен анықтамаларды бермеуге, ұйымның рұқсатынсыз құжаттарды жарияламауға міндеттеледі.

Алушы істі ведомстволық немесе жеке мұрағатқа актіде көрсетілген мерзімде қайтаруға міндеттенеді.

Алушыға уақытша қолдануға алған істі жоғалтқан немесе бүлдірген жағдайдағы жауапкершілігі туралы ескертілді.

Істі берген ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы

Істі алушы ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы

Істі басшылықтың тапсырмасы бойынша бердім ______________________.
(ұйымның атауы)

Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәні

Күні

Істі басшылықтың тапсырмасы бойынша қабылдап алдым ________________.
(ұйымның атауы)

Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Істер көлемі жағынан толық және сақталып қайтарылды

Алушы ұйым басшылығының тапсырмасы бойынша өткіздім

Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Істі берген басшының тапсырмасы бойынша қабылдап алдым

Ұйым
мұрағатының басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
19-қосымша

Істерді мұрағат қоймасынан беру кітабының нысаны

№№ р/с	Берілген күні	Мұрағат қорының №	Тізімдеменің №	Сақтау бірлігінің №	Кімге берілді	Алғандығы туралы қол хат	Қайтарылу күні	Қайтарғандығы туралы қол хат	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______- жылы № __ мұрағат қоймасынан барлығы _____________________
(санмен және жазбаша)

іс берілді.

Қорытынды жазбаны жасаған
қызметкер лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
20-қосымша

Құжаттарды пайдалану парағының нысаны

Мұрағат қорының № _____ Тізімдеменің № _______ Істің № _______

Пайдалану күні	Кімге берілді: Тегі, аты-жөнінің бас әріптері	Пайдаланудың сипаты (көшірме түсіру, жазып алу, қарастыру және басқалары)	Қолданған парақтардың нөмірлері	Құжатты қолданған тұлғаның қолтаңбасы
1	2	3	4	5

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
21-қосымша

Сақтау бірлігінің орынбасар – картасының нысаны

САҚТАУ БІРЛІГІНІҢ ОРЫНБАСАР – КАРТАСЫ БЕРІЛДІ
Қордың нөмірі	Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Кімге	Берілген күні	Қолтаңба	Қайтарылған күні	Қолтаңбасы

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
22-қосымша

Мұрағаттық құжаттардың толықтығы мен жай-күйіне тексеру парағының нысаны

№ __________________________ қор құжаттарының жағдайы мен толықтығы
(атауы)

Тексеруді жүргізді __________________________________________________

құжаттардың толықтығы
тізімдеменің нөмірі	тізімдеме бойынша сақтау бірліктерінің саны	Анықталған техникалық қателіктер
		Қортынды жазбада көрсетілмеген арнайы нөмірлер		Қорытынды жазбада қалып кеткен нөмірлер		Басқалары, осылардың негізінде көлемдері
		жоғалтылмаған	есепке алынбаған, бірақ көлемі жағынан жоғалтылған	жоғалтылмаған	есепке алынбаған, бірақ көлемі жағынан жоғалтылған	ұлғайды	кішірейді
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғасы

құжаттардың толықтығы							Құжаттардың жай-күйі
Тізімдеме бойынша есепке алынған техникалық қателіктер түзетілуде	Уақытша қолдануға берілген сақтау бірліктерінің сақтау нөмірлері	Жоқ	Толық (тізімдемеленген)	Тізімдемеге енгізілмегендерінің толықтығы (белгіленбеген сақтау бірліктерінің уақытша шифрлар)			Мыналарды талап ететін сақтау бірл. нөмірлері:
							залалсыздандыру
9	10	11	12	13	14	15	16

кестенің жалғасы

Құжаттардың жай-күйі
Мыналарды талап ететін сақтау бірл. нөмірлері:				Қайта қалпына келместей бүлінгендер			Ескертпе
дәрілеу	Қайта қалпына келтірілген	Түптеп, тігу	өше бастаған мәтіндерді қайта қалпына келтіру
17	18	19	20	21	22	23	24

Барлығы тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген сақтау бірліктері ___________________________________________
(санмен және жазбаша)

Қызметкер лауазымының атауы Қолдары Қолының толық жазылуы

Күні
___________

Дыбыстық-бейнелік және машинамен оқылатын (электрондық) құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру кезінде тиісті нақтылаулар енгізіледі

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
23-қосымша

Мұрағат құжаттарының толықтығын және жай-күйін тексеру актісінің нысаны

Ұйымның ресми атауы	Бекітемін
	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ _______ АКТ

Құрастырылған жері
Істің толықтығы мен жай-күйін тексеру
__________________________________________
(тұрақты, уақытша сақтау, жеке құрам бойынша)

Мұрағат қорының № ___
Бұл актіні___________________________________________________
(тексеру негізі: жоспарлы тексеру, істердің орналасуы және одан әрі)
________ байланысты ________________________________________________
(комиссия төрағасы мен мүшелерінің аты-жөндері)
құрамдағы комиссия жасады.
Тексеру _____ аралығында _____ жүргізілді
Тексеру барысында мыналар анықталды:
1. Істер тізімдемесі бойынша _______________ іс, оның ішінде,
(санмен және жазбаша)
________________________________________________ бекіткен істердің
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы)
жиынтық тізімдемесі бойынша_____________________ іс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)

2. Нақты қолда жоқ істер саны _______________ іс, оның ішінде,
(санмен және жазбаша)
________________________________________________ бекіткен істердің
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы)
жиынтық тізімдемесі бойынша_______________________ іс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)

3. Арнайы нөмірлер бар:
1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынбаған істер ______________________;
(санмен және жазбаша)
2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген істер____________________________
(санмен және жазбаша)
4. Қалып кеткен нөмірлер:
1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынбаған істер __________________________;
(санмен және жазбаша)
2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген істер________________________
(санмен және жазбаша)
5. Дұрыс орналастырылмаған, өзге мұрағат қорына жататын істердің саны ________________________
(санмен және жазбаша)
6. осы мұрағат қоры бойынша қолда бар (тізімдемеге енгізілген) _____________________ істер.
(санмен және жазбаша)
7. істер тізімдемесіне енгізілмеген істер саны_______________________
(санмен және жазбаша)
8. осы мұрағат қоры бойынша барлық қолданыстағы істер саны (істер тізімдемесіне енгізілген және енгізілмеген) _______________________
(санмен және жазбаша)

олардың ішінде:
1) залалсыздандыруды қажет ететін істер_____________________
(санмен және жазбаша)

2) дәрілеуді қажет ететін істер ________________________
(санмен және жазбаша)

3) қалпына келтіруді қажет ететін істер______________________
(санмен және жазбаша)

4) түптеп тігуді қажет ететін істер __________________________
(санмен және жазбаша)

5) өше бастаған мәтінді қайта қалпына келтіруді қажет ететін істер __________________________
(санмен және жазбаша)

6) қайта қалпына келместей бүлінген істер ___________________
(санмен және жазбаша)

7) техникалық өңдеуді қажет ететін істер ____________________
(санмен және жазбаша)

8) уақытша пайдалануға берілген істер ______________________
(санмен және жазбаша)

9. Құжаттардың жай-күйімен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы негізгі кемшіліктер _______________________________________________________________

Тексеруді жүргізгендер (лауазымдардың атаулары, ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты қызметкерлерінің тектері).

Қосымша: істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру парағы ____ п.
____ данада мемлекеттік және орыс тілдерінде.

Комиссия төрағасы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Комиссия мүшелері _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
24-қосымша

Табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны

ТАБЫЛМАҒАН МҰРАҒАТТЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ

Қор № ___________

Мұрағат қоймасы ______________________________________________
(мұрағат қоймасының атауы)

Қордың атауы _________________________________________________

Табылмаған құжаттардың күні ____________________________________

Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)

(оң жақ беті) Форматы А6 (148 Х 105)

Іздестіру туралы белгі	Іздестірудің нәтижелері

(артқы беті)

Форматы А6 (148 Х 105)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
25-қосымша

Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабының нысаны

Р/с №№	Құжаттың түскен немесе шыққан күні	Құжат түскен немесе шыққан ұйымның (құрылымдық бөлімшенің, лауазымды тұлғаның, мұрағаттың) атауы	Түскен немесе шығарылған құжаттың атауы, нөмірі және күні	Түскен немесе шыққан құжаттың атауы және мұрағат қоймасының, тізімдеменің нөмірі	Түскен немесе шығарылған құжаттардың алғашқы және соңғы күні	Тізімделген құжаттардың түсуі
						Істердің саны
						тұрақты сақталатын
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғасы

Тізімделген құжаттардың түсуі		Тізімделген құжаттардың шығуы			Тізімделмеген істер, құжаттар, парақтар		Ескертпе
Істердің саны		Істердің саны
уақытша (10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	тұрақты сақталатын	уақытша(10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	Түсті	шықты
8	9	10	11	12	13	14	15

________ жылы барлық келіп түскен ________________________ сақтау бірліктері, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

(кітаптың бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі 7, 8, 9, 13);
шықты __________ сақтау бірлігі (+ құжаттар, парақтар), оның ішінде:
(санмен және жазбаша)
(кітаптың бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі 10, 11, 12, 14).

Жылдық қорытынды жазбаны Қолының
жасаған тұлға лауазымының атауы _______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Ұйым _________________ Қолының
мұрағатының басшысы (жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А3 (297Х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
26-қосымша

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРМА ПАРАҒЫ

№ _____ Қор № ________ Тізімдеме № _____ іс
Іске _______________ парақ (тар)тігілді (салынды) және нөмірленді:
оның ішінде: № № __________________________ литерлі парақтар
есепке алынбаған парақтар № № ___________________
есепке алынған таза парақтар ___________________
+ іс құжаттарының ішкі тізімдеме парақтары _______________________
Нөмірлеуге жатпайтын салынған және қосымша түрдегі
__________________________________құжаттар есепке алынады
(құжаттар түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын түзудің, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың №№
1	2
1. Кітапшалар және басқа баспалық басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашықхаттар 5. Конверттер 6. Пошталық маркілер 7. Елтаңбалы маркілер 8. Пошталық мөрқалыптар және басқалар 9. Арнайы пошталық белгілер 10. Сүргіштік бекіту мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, ойма жазулар, акварелдер 14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары 15. желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландырушы парағын толтырушы Қолының
тұлғаның лауазым атауы ________________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Күні

Ескертпе:

1. Куәландырма парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.
2. Куәландырма парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі (салынады).
3. Куәландырма парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша, іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны «+» (қосу) белгісі арқылы бөлек көрсетіледі.
4. Куәландырма парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:
1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);
2) мөрлер және олардың бедерлері;
3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, оймажазбалар, акварелдер;
6) үлкен пішінді құжаттар;
7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;
8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар саны);
10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны.
5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландырма парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркілер және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірлерін кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
7. Егер істе нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық мынадай өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландырма парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
9. Куәландырма парағы нөмірленбейді.

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
27-қосымша

Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының паспорт нысаны

Кімге ұсынылды _____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына
ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты

1. Жалпы мәліметтер

Р/с №	Көрсеткіштері	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Шеткі күндері		Белгіленген мерзімнен жоғары сақтаудағы (шарттық)
			алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6
	Ғылыми-зерттеу
1	2	3	4	5	6
	Конструкторлық
	Технологиялық
	Жобалық
	Басқа түрлері
	Барлығы

2. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама

Р/с №	Көрсеткіштер	Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбелерінің саны	Алғашқы және соңғы күні		Сақтау бірліктерінің саны
					Тізімдемеге енгізілген	Алғашқы және соңғы күні		Белгіленген мерзімнен артық сақтауда (шартпен)
			алғашқы	соңғы		алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Ғылыми-зерттеулік
	Конструкторлық
	Технологиялық
	Жобалық
	Басқа түрлері
	Барлығы

3. Басқарушылық құжаттама

Р/с №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісіліп тізімдемеге енгізілгені			белгіленген мерзімінен артық сақтауда (шартпен)
			Алғашқы	Соңғы	Барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						Алғашқы	Соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

3. Кадрлар

Р/с № Мұрағат түрлері Штат бойынша қызметкерлер саны 1 2 3 1 Ғылыми-техникалық құжаттама 2 Басқарушылық құжаттама

Құжаттарды сақтаудың жай-күйі (қажеттінің астын сызу) Мұрағат қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _________________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәні

Күні
_____________________________________
(орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
28-қосымша

Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымның мұрағат паспортының нысаны

Кімге ұсынылды ____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
__________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына электрондық
құжаттарды сақтайтын ұйымның паспорты

1. Электрондық құжаттар туралы мәліметтер

Р/с №	Көрсеткіштер	Ақпараттық ресурстардың сандары	Жазылған ақпараттың көлемі	Электрондық құжаттар туралы мәліметтер
				Электрондық құжаттар сақтау бірлігінің саны	Жазылған ақпараттың көлемі (Мбайт)	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8

2. Кадрлар

Р/с № Мұрағат түрлері Штат бойынша қызметкерлер саны 1 2 3 1 Электрондық құжаттар

Құжаттарды сақтаудың жай-күйі (қажеттінің астын сызу) Мұрағат қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні
___________________________________
(орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
29-қосымша

Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты паспортының нысаны

Кімге ұсынылды ____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды ___________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына
Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын
ұйым мұрағатының паспорты

1. Киноқұжаттар

Р/с №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		Барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	35-мм үлдірде
2	16-мм үлдірде

2. Фотоқұжаттар

Р/с №	Көрсеткіштер		Сақтау бірлігінің саны
			Барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			Белгіленген мерзімнен артық сақтуда тұрғаны (шартпен)
				алғашқы	соңғы
						Барлығы	Уақыт аралығы
							бастапқы	соңғы
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативтер	ақ-қара
		түрлі-түсті
2	Үлдірдегі позитивті, диапозитивті (слайдтар)	ақ-қара
		түрлі-түсті
3	Фотобасылымдар
4	Фотоальбомдар	альбомдардың саны
		Түсірілмдердің саны

3. Үнқұжаттар

Р/с №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магниттік жазбалар
2	Граммофонды жазбалар
3	Басқа тасығыштағы жазбалар

4. Бейнеқұжаттар

Р/с №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

5. Кадрлар

Р/с № Мұрағат түрлері Штат бойынша қызметкерлер саны 1 2 3 1 Фильмотекалар 2 Фонотекалар 3 Фонотекалар 4 Видеотекалар

Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) Мұрағат қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәні

Күні
_______________________________________
(орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
30-қосымша

Басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты паспортының нысаны

Кімге ұсынылды _____________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды ____________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
_______________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына
басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты

1. Жалпы мәліметтер

Р/с №	Мұрағаттық қорлардың саны	Мұрағат қоймасының шаршы метрдегі көлемі	Мұрағат қоймаларының толықтығы пайыздық көрсеткішпен
1	2	3	4

2. Құжаттар туралы мәліметтер

Р/с №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні
			алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

кестенің жалғасы

Сақтау бірліктерінің саны
оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			Белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)	Жыл ішінде іс қалыптасады
барлығы	Алғашқы және соңғы күні
	алғашқы	соңғы
6	7	8	9	10

3. Кадрлар

Р/с № Мұрағат түрлері Штат бойынша қызметкерлер саны 1 2 3 1

Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) Мұрағат қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы
лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні
_________________________________
(орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
31-қосымша

Ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабының нысаны

Есепке алу бірлігінің түгендеу нөмірі	Есепке алу бірлігін құрастырудың күні	Есепке алу бірлігін белгілеу	Парақтар саны	Формат	Есепке алу бірлігінің атауы	Кіммен шығарылды	Құжаттарды қабылдау туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

______ жылы барлығы _________________ есепке алу бірлігі түсті.
(санмен және жазбаша)

Жылдық қорытынды жазбаны құрастырған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Ұйым
мұрағатының басшысы ____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А3 (297Х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
32-қосымша

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының нысаны

Оң жақ беті

Кешеннің нөмірі	Объектінің нөмірі
Объектінің шифры
Кешеннің атауы
Объектінің атауы
Жобаның кезеңі
Әзірлеме жылы
Әзірлеуші бөлім
Жобаның бас инженері
Технологиялық ұйымдастыру
Ескертпе

Айналым жағы

Күні	Түгендеу нөмірі	Парақтардың маркасы мен нөмірлері	Парақтар саны	Сақтау орны
1	2	3	4	5

Форматы А5 (148Х210)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
33-қосымша

Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алуды түгендеу кітабының нысаны

Р/с №	Белгілеме	Келіп түскен күні	Кезеңі	Тақырыптың атауы мен нөмірі	Мемлекеттік тіркеудің нөмірі
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғасы

Әзірлеуші	Басшы (жауапты орындаушы)	Парақтар саны	Даналардың саны мен көлемі	Шыққандығы туралы белгі	Ескертпе
7	8	9	10	11	12

______ жылы барлығы ________ есепке алу бірлігі түсті, _______ бірлік шығарылды (санмен және жазбаша) (санмен және жазбаша)

Жылдық қорытынды жазбаны жасаған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Ұйым
мұрағатының басшысы _________________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А3 (297Х420)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
34-қосымша

Өнертабыс патентіне өтініштерді тіркеу журналының нысаны

Р/с №	Өтініштің түскен күні	Өтініштің кіріс нөмірі	Мемлекеттік тіркеудің нөмірі	Елі	Өнертабыстың атауы
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғасы

Авторлары	Өтініш беруші	Тексерілген патент	Мекен-жай, факс, телефон	Сарапшы	Төленген баждың соммасы, күні және төлем құжаты
7	8	9	10	11	12

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
35-қосымша

Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігінің есептік карточкасының нысаны

оң жақ беті

Құжат келіп түскен ұйымның атауы	Есепке алу бірлігінің тақырыбы	Сақтау бірлігінің нөмірі	Ақпараттық электрондық тасығыштағы құжат көшірмесінің бар болуы туралы белгі	Түскен күні
Пішін	Тасығыштың түрлері	Мбайттағы көлемі	Деректер базасы үшін жазбалар саны	Жасалған күні
Сақтау мерзімі	Сақтау орыны	Ескертпе		Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

карточканың айналым жақ беті

Жұмыс түрлері (қайта жазу, орын ауыстыру)	Қайта жазу және орын ауыстыру актің нөмірі	Күні	Жаңа пішін	Мбайттағы көлемі	Тасығыштың түрі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

Форматы А5 (148Х210)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
36-қосымша

Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы мен қайта жазылуы туралы актінің нысаны

Ұйымның ресми атауы	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы
	____________ Қолтаңбаның толық (жеке қолы) мәні Күні

№ ___ АКТ

Құрастырылған жері
Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы
және қайта жазылуы туралы

Істердің жиынтық тізімдемесінің № ______	Есепке алу бірлігі № ____
1	2

Электрондық құжаттардың қайта жазылуға/орын ауыстыруға дейінгі сипаттамасы:
пішін ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің №№ _____.
Электрондық құжаттардың қайта жазылудан/орын ауыстырудан кейінгі сипаттамасы:
формат ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің №№ _____.

Жұмысты орындады:
Лауазым атауы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Жұмысты қабылдап алды:
Ұйым мұрағатының басшысы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді
өзгерісті енгізген тұлға _____________ Қолының
лауазымының атауы (жеке қолы) толық жазылуы

Күні

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын
және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық
және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы,
есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
37-қосымша

Мұрағаттық анықтаманың нысаны

___________________________________________________________
(мұрағаттың атауы) (пошталық индексі, мекенжайы, телефоны, факсы)

Мұрағаттық анықтама

___________ № __________	Адресат
№ ________ _______

Негіздеме:

Мұрағат директоры қолы Қолының толық жазылуы

Орындаушы қолы Қолының толық жазылуы
Мөр

Форматы А4 (210Х297)