Сноска. Утратило силу постановлением Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 26.05.2023 № 33 (вводится в действие с 01.07.2023).
Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).
В соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Установить перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, согласно приложению к настоящему постановлению.
Сноска. Пункт 1 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Председатель | |
Национального Банка | Г. Марченко |
"СОГЛАСОВАНО"
Министерство культуры и информации
Республики Казахстан
Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.
"___" _________ 2013 года
Приложение к постановлению Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203 |
Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде
Сноска. Перечень - в редакции постановления Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 28.05.2021 № 65 (порядок введения в действие см. п.4).
№ пункта | Виды документов | Срок хранения | Примечание | |
в Центральном органе | в филиалах и представительствах ЕНПФ*, ДНПФ** | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ | ||||
1. | Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | Постоянно | До минования надобности | |
2. | Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | Постоянно | До минования надобности | |
3. | Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения) | Постоянно | До минования надобности | |
4. | Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ | Постоянно | До замены новыми | |
| Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ: | |||
1) по основной деятельности; | Постоянно | Постоянно | ||
2) по личному составу; | 75 лет | 75 лет | ||
3) по отпускам, командировкам | 75 лет | 75 лет | ||
2. КОНТРОЛЬ | ||||
6. | Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка) | Постоянно | Постоянно | |
7. | Документы о выполнении предложений по результатам ревизий и проверок (докладные записки, отчеты, справки, переписка) | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
8. | Документы ревизий и проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка) | 5 лет ЭК | 5 лет ЭК | |
9. | Журналы учета проведенных ревизий и проверок, контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий и (проверок) | 5 лет | 5 лет | |
3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | ||||
10. | Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ: |
На электронном носителе. | ||
сводные годовые и отчеты | Постоянно | - | ||
годовые отчеты и отчеты | Постоянно | 10 лет | ||
полугодовые отчеты; | 5 лет1 | 5 лет | ||
квартальные отчеты; | 5 лет2 | 5 лет | ||
месячные отчеты | 1 год3 | 1 год | ||
11. | Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ: |
1При отсутствии годовых отчетов - постоянно. | ||
сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; | Постоянно | - | ||
годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью; | Постоянно | 10 лет | ||
полугодовые отчеты; | 5 лет1 | 5 лет2 | ||
квартальные отчеты; | 5 лет3 | 5 лет4 | ||
месячные отчеты | 3 года5 | 3 года6 | ||
12. | Отчетность ЕНПФ, ДНПФ, предоставляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан, подписанные первым руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на подписание отчета | 3 года |
| |
13. | Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ: | |||
годовые отчеты; | 5 лет | |||
полугодовые отчеты; | 5 лет | |||
квартальные отчеты; | 5 лет | |||
месячные отчеты | 3 года | |||
14. | Аудиторские отчеты: |
На бумажном носителе. | ||
годовые; | Постоянно | 10 лет | ||
квартальные | 5 лет1 | 5 лет2 | ||
15. | Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ: |
| ||
консолидированные; | Постоянно | - | ||
годовые; | Постоянно | 10 лет | ||
квартальные; | 5 лет1 | 5 лет2 | ||
ежемесячные | 5 лет | 5 лет | ||
16. | Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 10 лет | На бумажном носителе. |
17. | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности | Постоянно | 5 лет | На электронном носителе. |
18. | Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций | 3 года | 3 года | На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе. |
19. | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (по пенсионным активам и по собственным активам) | 5 лет | 5 лет | На электронном носителе хранятся по пенсионным активам. На бумажном носителе хранятся- по собственным активам. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
20. | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов - 75 лет. | |
21. | Инвентарные карточки и книги учета основных средств | Постоянно | Постоянно | На электронном носителе. |
22. | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | 5 лет | 5 лет | Аннулированные доверенности хранятся вместе с журналом регистрации доверенностей по финансово-хозяйственной деятельности. |
23. | Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | 5 лет | 5 лет |
На электронном носителе. |
24. | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений (по пенсионным активам и по собственным активам) | 5 лет | 5 лет |
На электронном носителе хранятся- по пенсионным активам. |
25. | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 лет | 5 лет | |
26. | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | 5 лет | 5 лет | При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
27. | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию | До минования надобности | До минования надобности | Не менее 5 лет. |
28. | Исполнительные листы | До минования надобности | До минования надобности | Не менее 5 лет. |
29. | Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам | До минования надобности | До минования надобности | Не менее 5 лет. |
30. | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | До минования надобности | До минования надобности | Не менее 5 лет. |
31. | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов | Постоянно | До переоценки | |
32. | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств | Постоянно | До переоценки | |
33. | Паспорта зданий, сооружений и оборудования | Постоянно | Постоянно | |
34. | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | 3 года | ||
35. | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним | Постоянно | Постоянно | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
36. | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов | 5 лет | 5 лет | |
37. | Договоры, соглашения | 5 лет | 5 лет | После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий. |
38. | Реестры договоров | 5 лет | ||
39. | Договоры о материальной ответственности. | 5 лет | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица. |
40. | Переписка по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
41. | Образцы подписей (материально-ответственных лиц) |
До |
До | |
42. | Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства | 5 лет ЭПК | На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе. | |
4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА | ||||
43. | Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор) | Постоянно | ||
44. | Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций | Постоянно | Постоянно | |
45. | Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ | Постоянно | Постоянно | |
46. | Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ | Постоянно | ||
47. | Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы (при наличии), влияющие на изменение данных договора о пенсионном обеспечении, в том числе дополнительные соглашения к договорам | 5 лет1 | 5 лет1 |
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий, |
Постоянно2 | Постоянно2 | |||
48. | Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов | 5 лет1 | 5 лет1 |
1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий, |
Постоянно2 | Постоянно2 | |||
49. | База данных по индивидуальным пенсионным счетам (в том числе Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов) | Постоянно | Постоянно | На электронном носителе. |
50. | База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ (в том числе Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ) | Постоянно | Постоянно | На электронном носителе. |
51. | Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов | 5 лет |
На электронном носителе. | |
52. | Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним | 5 лет | На электронном носителе. | |
53. | Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом | 5 лет | На бумажном носителе. | |
54. | Расчет стоимости условной единицы пенсионных активов | Постоянно | На электронном носителе. | |
55. | Электронные сведения, получаемые/передаваемые из/в государственных(-ые) органов(-ы) и организаций (-и), в том числе из/в Некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" в рамках осуществления деятельности ЕНПФ | Постоянно | На электронном носителе. | |
56. |
Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя, доверенности и иные документы) по переводу | 5 лет1 | 5 лет1 |
1На бумажном носителе - после осуществления перевода, |
Постоянно2 | Постоянно2 | |||
57. | Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат | 10 лет1 | 10 лет1 |
1На бумажном носителе - с даты закрытия индивидуального пенсионного счета, |
Постоянно2 | Постоянно2 | |||
58. | Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета | 1 год | 1 год | |
59. | Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ | 1 год | 1 год | |
60. | Реестры (заявлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений, о (об) выборе (изменении) управляющего инвестиционным портфелем, на возврат пенсионных накоплений, находящихся в доверительном управлении управляющего инвестиционным портфелем, в доверительное управление Национальному Банку Республики Казахстан | 2 года | 2 года | На электронном носителе. |
61. | Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, полученные из ЕНПФ | 1 месяц | 1 месяц | На электронном носителе. |
62. | Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ | 5 лет | 5 лет | На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе. |
63. | Переписка с вкладчиками (получателями пенсионных выплат) | 5 лет | 5 лет | На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе. |
64. | Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.) | Постоянно |
Примечание:
ЕНПФ* – единый накопительный пенсионный фонд;
ДНПФ** – добровольный накопительный пенсионный фонд.
Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия.