Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года № 176 (вводится в действие с 1 сентября 2018 года)

Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 27.07.2018 № 176 (вводится в действие с 01.09.2018).

В соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе "Әділет".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Министр А. Мухамедиулы

Приложение к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144

Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Сноска. Типовые правила в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 351 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила) устанавливают порядок документирования управленческой деятельности на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).

2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

Глава 2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Параграф 1. Порядок документирования и требования к оформлению документов

4. Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на ином языке, печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

5. При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.

6. Субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

При составлении документов на листах бумаги указывается:

1) официальное наименование организации, издавшей документ;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати.

7. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

8. Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм) и имеющих следующие параметры:

1)левое поле- 20 миллиметров (далее – мм);

2) правое поле-10 мм;

3)верхнее поле -10 мм;

4) нижнее поле-10 мм;

для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле- 10 мм;

2) правое поле-20 мм;

3) верхнее поле -10 мм;

4) нижнее поле-10 мм.

9. В организации применяются следующие бланки документов:

1) бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;

2) бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам;

3) общий бланк организации, согласно приложению 4 к настоящим Типовым правилам.

Общий бланк организации используется для изготовления любых видов документов.

10. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.

11. Бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, серия.

12. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.

13. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, составляются на белых листах бумаги.

Параграф 2. Порядок оформления реквизитов документа

14. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с требованиями, установленными законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

15. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

16. Наименование организации, филиала (представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно–правовую форму.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.

Совместный документ подлежит заверению печатями организаций (при наличии).

Сокращенное наименование организации, филиала (представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.

17. Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

18. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

19. Датой документа является дата его подписания или утверждения или события, зафиксированного в документе.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).

Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности – день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Словесно-цифровой способ (день месяца и год оформляется арабскими цифрами, месяц – словом, например: 05 апреля 2017 год) написания даты используется в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых и бухгалтерских документах, в том числе затрагивающие права и интересы физических и юридических лиц.

20. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольные форме (далее – РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер включаются дополнительные элементы.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

21. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

22. В документах может указываться место составления или издания документа.

23. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, наименования подразделений пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.

Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.

Документ содержит не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

В случае направления документа непостоянным адресатам, в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с пунктами 15 и 16 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 июля 2016 года № 65 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 14370).

При адресовании документа физическому лицу указывается инициал имени и фамилия получателя, затем указывается почтовый адрес.

24. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не содержит более 35 знаков в каждой строке. В документе при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту оформляется кратко, точно передавать содержание документа. Он согласовывается с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?"), "чего?".

Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, оформленному на бланке формата А5, не составляется.

25. Оттиск печати организации (при наличии) заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

26. Документы, адресуемые другим организациям, составляются на бланках организации.

Документы адресуемые внутри организации, за исключением правовых актов, составляются без бланка.

27. Негосударственные организации лица вместо бланков могут использовать штамп, в котором указаны наименование организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

28. Документу на разных языках присваиваются единые исходящие реквизиты. Документы на разных языках должны быть аутентичны друг другу.

29. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

30. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, согласовываются с наименованиями признаков.

Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не делится и не переходит на другую страницу.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации.

Таблицы имеют два уровня членения текста - вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласованы с заголовками. В случае оформления таблицы на двух и более страницах, графы таблицы нумеруются, со второй страницы указываются только номера этих граф.

Таблицы располагаются в тексте документа или в приложениях. Все таблицы, если их в тексте более одной, нумеруются арабскими цифрами.

31.Текст документа разбивается на пункты.

Пункты в документе располагаются в логической последовательности, с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов объединяются в главы, несколько глав - в разделы, а разделы - в части. В больших по объему главах выделяются в параграфы, разделы в подразделы.

Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.

Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке.

32.В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.

Пункты, параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами с точкой следующим образом – 1., 2., 3. и далее.

Номера подпунктов в пунктах обозначаются арабскими цифрами со скобкой следующим образом – 1), 2), 3) и далее.

Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной, нумерация подпунктов в пункте, параграфов в главе, подразделов в разделе - самостоятельной.

33.Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения следующим образом:

"Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре на казахском языке".

При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования (при наличии дата и номер), количество листов, количество экземпляров и язык исполнения:

"Приложения: 1. Письмо Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 15. 10. 2014 года № 3-5/151 на 3 листах в 1 экземпляре на казахском языке.

2. … ".

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

"Приложение: Письмо Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 15 октября 2014 года № 3-5/151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на казахском языке".

Если приложение направляется не всем адресатам, указанным в документе, то в отметке о его наличии указывается, какому адресату направляется приложение.

34. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации (отпуск документа), подлежит подписанию. Не допускается копирование документа взамен отпуска документа.

Подпись документа включает:

1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);

2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.

При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов, маслихатов, правлений) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Протоколы аппаратных (оперативных) совещаний организации и ее структурных подразделений подписываются председательствующим лицом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровка подписей оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. На внутренних документах наименование должностей не указывается.

35. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации).

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование проектов распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.

Виза включает в себя подпись визирующего, дату, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа ставится соответствующая отметка.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова "Согласован (а, о, ы)", оформляемого строчными буквами, без применения кавычек, а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования.

При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются на одном уровне в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указывается вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями оформляется листом согласования по форме согласно приложению 5 к настоящим Типовым правилам.

36. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется строчными буквами.

При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов – слова "Утверждаю" (без применения кавычек), наименования должности, подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (а, о, ы)", вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

37. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят инициал(ы) имени и фамилия(и) исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись автора резолюции и дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний, предписываемых действий и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.

Первые руководители организаций, их заместители могут оформлять резолюцию на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера, даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа). Поручения в виде резолюций, направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.

38. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Бақылауға алынды" и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.

39. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и фамилия, инициалы подписавшего, оттиск печати организации (при наличии), дата заверения.

40. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", инициал имени и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, при наличии - адрес электронной почты и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

41. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении), слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа, подписывается исполнителем с указанием даты направления в дело. На исходящем документе помещается отметка "Исп.", входящий номер, дата.

42. Идентификатором электронной копии документа на бумажном носителе является отметка (колонтитул), содержащая название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ, проставляемая на нижнем поле лицевой стороны каждого листа документа.

43. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).

Параграф 3. Подготовка и оформление приказов

44. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий, изменение фамилии, поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников, дежурства по профилю основной деятельности, командировки) и другим вопросам работы организации по форме согласно приложению 6 к настоящим Типовым правилам.

Реквизитами приказа являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований п. 18, 19 настоящих Типовых правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата приказа;

5) регистрационный номер приказа;

6) место издания приказа;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) отметка о согласовании приказа;

11) оттиск печати организации.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления).

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

Приказы оформляются на казахском языке, а также дополнительно могут оформляться на русском языке, которые имеют одинаковую силу.

Субъекты малого и среднего предпринимательства при составлении приказов используют казахский или русский язык.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры "л/с" или "к".

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Текст приказа, состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью работников, проставляемых ниже реквизита "отметка о согласовании документа" или на оборотной стороне приказа.

Реквизит "отметка о наличии приложения к документу" после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Если подпись лица, подписывающего приказ располагается на бланке, то полное наименование должности этого лица не указывается.

В совместных приказах указывается полное наименование должностей совместно подписывающих лиц.

Параграф 4. Порядок подготовки и оформления протокола

45. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов по форме согласно приложению 7 к настоящим Типовым правилам.

Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами протокола являются:

1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) регистрационный номер протокола;

5) место издания протокола;

6) гриф утверждения (в некоторых случаях);

7) заголовок протокола;

8) текст;

9) подпись.

В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

Текст полного протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

В вводной части после заголовка протокола указываются – инициалы имен и фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.

В протоколе заседания или иного консультативно-совещательного органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос печатается с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О", "Об". В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись – "Повестка дня прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме – СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами, полужирным шрифтом от левого поля.

Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся – инициал имени и фамилия докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются инициалы имени, фамилия, при необходимости должности выступающих и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются инициал имени и фамилия лица, от которого поступил вопрос или ответ.

В постановляющую часть с помощью глаголов неопределенной формы записываются принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.

Основная часть краткого протокола включает наименования рассматриваемых вопросов и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О", "Об", печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются инициалы имен и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрание сотрудников, заседание совета).

Протокол подписывается председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и утверждается руководителем структурного подразделения. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации (при наличии).

Параграф 5. Порядок подготовки и оформления акта

46. Содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события. Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт (сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов), передачи, нарушения установленных правил ревизии инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, конкретизирующие (регламентирующие), технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа, сверки, предоставленных услуг, выполненных работ).

Акт оформляется на бланке по форме согласно приложению 8 к настоящим Типовым правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами акта являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан (для государственных органов), или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата;

5) регистрационный номер (индекс) акта;

6) место подписания акта;

7) гриф утверждения (в некоторых случаях);

8) заголовок акта;

9) текст;

10) подпись.

Текст акта состоит из двух частей – введение, констатирующая часть.

Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и, присутствующие при этом лица.

В констатирующей части акта излагаются – суть и характер проведенной работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.

Акт может содержать выводы, рекомендации, а также мероприятия, которые необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт подписывается председателем и членами комиссии, либо лицом (ами), составившим (и) акт. Фамилии лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке, их должности не указываются.

Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо несогласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой и причинами своего несогласия. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Параграф 6. Порядок подготовки и оформления справки

47. Содержанием справки является информация в которой описываются факты, события или сведения. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке. Внутренняя справка оформляется на белых листах бумаги без применения бланка.

Реквизитами справки являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований п. 18, 19 настоящих Типовых правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата;

5) регистрационный номер (индекс) справки;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок к тексту;

9) текст;

10) подпись;

11) отметка о согласовании (в случае необходимости);

12) оттиск печати (при наличии);

13) отметка об исполнителе.

Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и других сведений, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица (при наличии), о котором сообщаются сведения. В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.

В тексте такой справки не используются обороты – "настоящая справка", "действительно проживает (учится, работает)".

В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит "отметка об исполнителе" не указывается.

Параграф 7. Порядок подготовки и оформления письма

48. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения.

Письма организации готовятся на бланке:

1) как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;

2) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

3) как инициативные письма;

4) как сопроводительные письма к различным документам.

Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты – адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе документа.

Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий (индекс) и дата поступившего (инициативного) письма.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организации. Экземпляры таких писем также подписываются руководителем организации.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.

Текст письма имеет одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

Если текст письма состоит из двух частей – констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение – констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем Вам");

2) от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

3) от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

Глава 3. Порядок управления документацией, организация документооборота в государственных и негосударственных организациях

Параграф 1. Порядок обработки входящих документов

49. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

50. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно службой ДОУ.

51. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению.

Службой ДОУ вскрываются, конверты с документами проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.

Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в РКФ проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в службе ДОУ, третий – передается исполнителю документа.

Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним определяется адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.

Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

На поступивших документах (регистрируемых) проставляется регистрационный штамп организации с указанием даты поступления.

52. При предварительном рассмотрении поступившие документы распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

53. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.

54. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.

55. Обращения физических и юридических лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию.

Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема физических и юридических лиц, также подлежат централизованной регистрации, отдельно от общих документов.

56. Регистрационный номер обращения физического лица состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в РКФ, буквенного индекса "ФЛ".

Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса "ЮЛ".

Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в РКФ.

57. При поступлении повторного обращения в течение календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в РКФ проставляется пометка "Повторно". К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

58. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).

59. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, согласно приложению 9 к настоящим Типовым правилам и утверждается руководителем организации.

Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.

60. Регистрируемые документы после их регистрации в РКФ передаются на рассмотрение руководству организации или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.

При безотлагательном исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).

61. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись.

Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (ую) организации (ю) или несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты – текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициал имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.

62. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ – о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения.

Параграф 2. Порядок обработки исходящих документов

63. Документы для отправки передаются полностью оформленными. Служба ДОУ, принимающая документы для отправки, проверяет правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

64. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно.

Оригиналы исполненных документов вместе с отпуском документа передаются в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.

65. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в РКФ.

Параграф 3. Порядок прохождения внутренних документов

66. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, на этапе исполнения – входящих документов.

67. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Не включаются в состав внутренних документов, документы, созданные в процессе переписки организации со своими подведомственными организациями и наоборот, а также переписка между исполнительными органами, финансируемыми из местного бюджета.

68. Оригиналы исполненных внутренних документов передаются в те структурные подразделения, которые, являлись основными исполнителями.

69. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Параграф 4. Порядок регистрации документов

70. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях.

71. Регистрация документов осуществляется, централизовано службой ДОУ.

72. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот.

73. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год.

За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий.

74. В организациях с большим объемом документооборота допускается децентрализованная регистрация документов. В этом случае документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения физических и юридических лиц, и переписка за подписью руководства регистрируются в службе ДОУ. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием (передачу).

75. Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

Документы, незавершенные делопроизводством, или, требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.

При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в другое на нижней стороне последнего листа документа или на его оборотной стороне и РКФ проставляется дата передачи, новый регистрационный номер на документе не проставляется.

76. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

77. В организации применяются следующие РКФ:

1) карточка регистрации входящих документов по форме согласно приложению 10 к настоящим Типовым правилам;

2) журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящих и внутренних документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Типовым правилам.

78. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации:

1) наименование организации (автора или корреспондента);

2) наименование вида документа;

3) дата и регистрационный номер поступившего документа;

4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

6) срок исполнения документа;

7) подпись исполнителя о получении документа;

8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри организации, перенос сроков исполнения).

79. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

80. РКФ составляют следующие картотеки:

1) по корреспондентам;

2) по видам документов;

3) по авторам документов;

4) контрольные;

5) кодификационные;

6) по обращениям физических и юридических лиц;

7) другие в зависимости от задач поиска информации.

81. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников (классификатор вопросов деятельности организации, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, номенклатуры дел).

82. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы полностью соответствуют параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.

Параграф 5. Порядок контроля исполнения документов

83 . Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и сведения об исполнении обращений физических и юридических лиц заполняются по форме согласно приложениям 12 и 13 к настоящим Типовым правилам.

84. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе документы прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в РКФ указываются вновь установленные сроки.

85. Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан ставятся на следующие виды контроля:

1) срочный – с пометками, "весьма срочно" - в течение трех рабочих дней, "срочно", "ускорить" - до десяти рабочих дней;

2) краткосрочный – от десяти рабочих дней до одного месяца;

3) среднесрочный – от одного до шести месяцев;

4) долгосрочный – свыше шести месяцев.

Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.

86. Акты и поручения Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан ставятся на следующие виды контроля:

1) срочный контроль с пометками "весьма срочно" – в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, "срочно", "ускорить" – не позднее, чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;

2) краткосрочный контроль, не позднее, чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

3) среднесрочный контроль, не позднее, чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;

4) долгосрочный контроль, не позднее, чем за двадцать рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.

Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.

В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

Контрольные поручения Президента Республики Казахстан и Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан с резолюциями к ним Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан исполняются организациями не позднее 20-дневного срока со дня поручения, если в поручениях не установлены иные сроки. Организация – соисполнитель направляет свою информацию ответственной организации – исполнителю не позднее, чем за пять дней до истечения установленного срока.

87. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Республики Казахстан и совещаний у Главы государства, руководства Правительства Республики Казахстан и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются со дня проведения заседания (совещания). В том случае, если на заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие организации, в адрес которых было дано поручение и представители которых присутствовали на заседании (совещании), приступают к исполнению поручений сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).

88. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица.

Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц осуществляется службой ДОУ.

89. При организации контроля исполнения используются РКК, журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

При незначительных объемах контролируемых документов, контроль осуществляется путем нанесения необходимых отметок в журналах регистрации.

90. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению – службой ДОУ.

91. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее – РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.

Параграф 6. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков

92. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.

93. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).

94. Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных формах, определенных настоящими Типовыми правилами.

95. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 14 к настоящим Типовым правилам.

Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не подлежат специальному учету.

96. Выдача бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.

97. На копиях заполненных бланков с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, предназначенных для рассылки, проставляется номер экземпляра и печать организации.

98. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускается.

99. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 15 к настоящим Типовым правилам.

100. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющих индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведется в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами, по форме согласно приложению 16 к настоящим Типовым правилам.

101. Заголовки регистрационных учетных форм включаются в номенклатуру дел организации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

102. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных форм к ним оформляется актом приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним по форме согласно приложению 17 к настоящим Типовым правилам.

103. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

104. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 18 к настоящим Типовым правилам и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.

105. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите, по форме согласно приложению 19 к настоящим Типовым правилам и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.

106. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски, испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками, перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов по форме согласно приложению 20 к настоящим Типовым правилам и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

107. При реорганизации или ликвидации организации, принятии решения о снятии с учета филиала (представительства) уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов по формам согласно приложениям 19, 20, 21 к настоящим Типовым правилам, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местным исполнительным органом в области архивного дела и документации области, города республиканского значения и столицы.

108. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации.

109. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи по формам согласно приложениям 14, 15, 16 к настоящим Типовым правилам.

110. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт об утере произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.

Параграф 7. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел.

111. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

112. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

113. В номенклатуре дел фиксируется форма документа – электронная с указанием носителя информации, или бумажная.

114. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

115. Номенклатура дел по форме согласно приложению 22 к настоящим Типовым правилам составляется (не позднее 10 декабря календарного года) службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленными соответствующими подразделениями.

116. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

117. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации.

Организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда не представляют номенклатуры дел на согласование ЭПК.

118. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.

119. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

120. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие распорядительную документацию и документы консультативно-совещательных органов возглавляемых руководством.

121. Документы филиалов и представительств вносятся в качестве разделов в номенклатуру дел организации.

Самостоятельным разделом номенклатуры дел является наименование общественной организации. Данный раздел располагается после всех разделов номенклатуры дел организации.

122. Для организации, не имеющей структуры, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов соответствуют направлениям деятельности организации.

123. Для подведомственных организаций с однородным составом документов службой ДОУ вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы.

Параграф 8. Порядок оформления номенклатуры дел

124. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, описи дел, РКФ, контрольно-справочные, тематические картотеки, а также базы данных.

Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.

125. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять порядок расположения однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

126. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Требования к заголовку:

1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая корреспонденция" "входящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов;

3) заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

название организации или структурного подразделения (автор документа), название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы". Термин "документы" применяются также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому либо документу и оформляются следующим образом "Протокол (ы) заседания (ий) Совета директоров компании и документы к ним" или "Документы к протоколу заседания Совета директоров компании";

5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название;

6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются;

7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела;

8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты);

9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных дел, дел содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "Дело";

10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

127. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих остальные правовые акты, а также плановые и отчетные документы.

Проекты распорядительных документов, документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.

Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

128. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.

129. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии – на типовую (примерную) номенклатуру дел.

130. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.

131. По окончании года осуществляется сверка (уточнение) заголовков номенклатуры с фактическим составом документов дела и их содержанием. В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.

Параграф 9. Порядок формирования дел

132. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

133. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

134. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3) совместно группируются версии документа на казахском, русском и иных языках;

4) группируются в дела документы одного календарного года, исключение составляют – переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, истории болезней.

5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

7) в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

8) по объему дело постоянного срока хранения не должно превышать 180 листов;

9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

135. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – документы, освещающие ход решения вопроса.

136. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, формируются в отдельные дела по направлениям деятельности организации. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

137. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

138. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела.

139. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

140. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

141. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

142. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

143. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

144. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление взносов по обязательному социальному медицинскому страхованию формируются в одно дело.

145. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

146. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.

147. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.

Параграф 10. Порядок оформления дел

148. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года для подготовки дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем службы ДОУ.

149. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 23 к настоящим Типовым правилам, составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 24 к настоящим Типовым правилам, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

150. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

1) наименование организации, наименование структурного подразделения;

2) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номер (индекс) дела;

3) заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела;

4) архивный шифр дела.

151. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой, номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;

3) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, соответственно дата (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

152. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

153. Порядок нумерации листов дела:

1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются – сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;

7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

154. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе – заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

155. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.

156. На делах постоянного хранения пишется – "Хранить постоянно".

157. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

158. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения – при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

159. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, приказы, протоколы и другие), составляется внутренняя опись документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

160. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

161. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Параграф 11. Порядок оперативного хранения документов

162. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

163. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

164. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

165. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

166. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

167. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.

Параграф 12. Порядок передачи дел в архив организации

168. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

169. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 25 к настоящим Типовым правилам.

170. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

171. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

172. Графа описи "Примечание" используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

173. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй – остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

174. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.

175. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела.

176. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

177. В случае ликвидации структурного подразделения, филиала (представительства), ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.

178. В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Схема расположения реквизитов документа

Примечание:

1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)

2 - официальное наименование организации

3 - справочные данные об организации

4 - наименование вида документа

5 - дата документа

6 - регистрационный номер (индекс) документа

7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа

8 - место составления или издания документа

9 - гриф ограничения доступа к документу

10 - адресат

11 - гриф утверждения документа

12 - резолюция

13 - заголовок к тексту документа

14 - отметка о контроле

15 - текст документа

16 - отметка о наличии приложения к документу

17 - подпись

18 - отметка о согласовании документа

19 - оттиск печати

20 - отметка о заверении копии документа

21 - отметка об исполнителе документа

22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

23 - идентификатор электронной копии документа

24 - отметка о поступлении документа в организацию

Приложение 2 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Бланк организации
Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации
Официальное наименование организации (на казахском языке)		Официальное наименование организации (на русском или ином языке)
юридический адрес организации (на казахском языке)		юридический адрес организации (на русском или ином языке)
___________ № ____________ (дата) (индекс)
________________________________ (ссылка на номер и дату входящего документа)
Заголовок к тексту письма		Адресат

Формат А4 (210Х297)

Приложение 3 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Бланк конкретного вида документа организации
Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации
Наименование организации (на казахском языке)		Полное наименование организации (согласно его учредительного документа) (на русском или ином языке)
Наименование вида документа (на казахском языке)		Наименование вида документа (на русском или ином языке)
________________________ (дата)		№ ____________

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 4 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Бланк организации
Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации
Наименование организации (на казахском языке)		Полное наименование организации (на русском или ином языке)
юридический адрес организации (на казахском языке) ___________ № ____________ (дата) (индекс) ________________________________ (ссылка на номер и дату входящего документа) Заголовок к тексту письма		юридический адрес организации (на русском или ином языке) Адресат

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 5 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту

Согласован Наименование должности с указанием наименования организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Согласован Наименование должности с указанием наименования организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 6 к Типовым правилам документирования
	и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Наименование организации (на казахском языке)		Полное наименование организации (на русском или ином языке)
БҰЙРЫҚ		ПРИКАЗ
________________________ (дата)		№ ____________

┌ ┐

В связи с _______________________________________________________

(основание)

____________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в должностные инструкции сотрудников следующие изменения:

1) _____________________________________________________________

2) _____________________________________________________________

3) _____________________________________________________________

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________

________________.

Наименование
должности руководителя

подпись Расшифровка подписи

Отметка о согласовании:

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 7 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Наименование организации (на казахском языке)		Полное наименование организации (на русском или ином языке)
ХАТТАМА		ПРОТОКОЛ
________________________ (дата)		№ ____________

Формат А4 (210Х297)

Приложение 8 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации
Наименование организации (на казахском языке)		Полное наименование организации (на русском или ином языке)
	АКТ
________________________ (дата)		№ ____________

┌ Заголовок ┐

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послужившийоснованием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Члены комиссии: 1._______________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

2. _________________________________________

должность, инициалы,фамилия (при его наличии)

3. _______________________________________

должность, инициалы,фамилия (при его наличии)

Присутствовали: ________________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

_______________________________________________________________

текст

__________________________________________________________________________

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210Х297)

Приложение 9 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в документационной службе организации

Письма, направленные в копиях для сведения.

Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.

Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).

Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сообщения о совещаниях, заседаниях.

Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).

Телеграммы и письма о разрешении командировок.

Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.

Документы с пометой на конверте "Лично".

Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Прейскуранты.

Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сводки.

Учетные данные по кадрам.

Приложение 10 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Карточка регистрации входящих документов

Формат А5 (148x210)

	Приложение 11 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Журнал регистрации входящих документов

№№ п.п.	Дата поступления	Корреспондент, дата и индекс входящего документа	Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа	Резолюция или кому направлен документ на исполнение	Расписка в получении документа, дата	Отметка об исполнении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А3 (420Х197)

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

№№ п.п.	Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа и направлении в дело	Примечание
1	2	3	4	5	6

Формат А3 (210Х297)

Приложение 12 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________
(число, месяц, год)

№№ п/п	Наименования структурных подразделений	Документы на контроле		Из них
		всего	поступило в предыдущем месяце	исполненные	находящиеся на исполнении	с продленным сроком исполнения	просроченные
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя Расшифровка

службы ДОУ подпись

подписи

Формат А4 (210Х297)

Примечание.

Сведения дополняются графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.

Приложение 13 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на _______________
(число, месяц, год)

№№ п/п	Наименования структурных подразделений	Находится на исполнении		Из них
		всего	поступило за предыдущий месяц	исполняются в срок	просрочены
					всего	срок продлен
1	2	3	4	5	6	7
Всего:

Наименование должности руководителя Расшифровка

службы ДОУ подпись

подписи

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 14 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Поступление					Выдача
Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование предприятия - изготовителя	Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Дата выдачи	Дата и номер документа на выдачу	Кому выдано		Количество экземпляров	Серия и номера бланков	Расписка в получении	Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции
							Наименование структурного подразделения	Фамилия и инициалы получателя
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 15 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Журнал учета и выдачи печатей, штампов с изображением
Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски

№№ п.п.	Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан	Кому выдано			Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски
		Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски	Фамилия и инициалы должностного лица-получателя	Дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 16 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами

№№ п.п.	Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами	Дата выдачи и расписка в получении	Дата возврата и расписка в приеме	Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами
1	2	3	4	5	6	7

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 17 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

_______________________________________________________________________

название организации

АКТ

___________________ (дата)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) Подписи Дата
Приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием
для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия ( при его наличии)

Члены комиссии: 1._____________________________________________

должность, инициалы, фамилия ( при его наличии)

2. _____________________________________________

должность, инициалы, фамилия ( при его наличии)

________________________________________________________передал

Наименование организации (структурного подразделения), осуществляющего передачу)

________________________________________________________________________:

Наименование организации (структурного подразделения), осуществляющего прием)

1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите (отдельно по видам),
серии ____ с № ___ по № ___ в количестве _________________ экземпляров.

(цифрами и прописью)

2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите,_______________________________

(даты, номера, количество экземпляров

__________________.

актов по видам бланков)

3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _________________ штук.

(цифрами и прописью)

4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве ___________________ штук.

(цифрами и прописью)

5. Средства защиты документов: __________________________________

(наименования средств защиты)

в количестве ___________________ штук.

(цифрами и прописью)

6. Регистрационные учетные формы: _______________________________

(виды регистрационных учетных форм, их

____________________________________________________________________

номера по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи,

_________________________________________________________________________.

количество листов)

Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты документов _________

____________________________________________________________________

_________________________________________________________________.

(общая характеристика состояния учетной работы)

Передал (а) подпись Расшифровка подписи

Принял (а) подпись Расшифровка подписи

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 18 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

.

_____________________________________________________________________________

наименование организации

АКТ

___________________ (дата)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Члены комиссии: 1._____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

2. _____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:

№ № п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Количество экземпляров испорченных печатно-бланочной продукции, подлежащей защите	Примечание
1	2	3	4	5

Итого __________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии подпись Расшифровки подписей

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены,
испорченные экземпляры в количестве ___________ уничтожены путем ______________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)

Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 19 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

.

________________________________________________________________________

название организации

АКТ

___________________ (дата)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Члены комиссии: 1.________________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

2. _____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:

№ № п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии подпись Расшифровки подписей

Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве
________________ штук уничтожены путем ______________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)

Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 20 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

__________________________________________________________________

название организации

АКТ

___________________ (дата)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению средств защиты документов

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Члены комиссии: 1.__________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

2. _____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:

№ № п.п.	Наименование	Количество	Примечание
1	2	3	4

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии подпись Расшифровки подписей

Отметки в журналы учета № ____ внесены, средства защиты документов уничтожены
путем _________________.
(виды уничтожения)

Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 21 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

.

_____________________________________________________________________________

название организации

АКТ

___________________ (дата)		№ ___________
		Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
О выделении к уничтожению неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии _________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Члены комиссии: 1._____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

2. _____________________________________________

должность, инициалы, фамилия (при его наличии)

Отобраны к уничтожению утратившие в связи __________________________________
(ликвидацией, реорганизацией)

____________________________________________________________

(официальное наименование государственного органа (организации)

практическое значение следующие виды

неиспользованной печатно-бланочной продукции:

№ № п.п.	Наименование вида печатно-бланочной продукции	Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции	Количество неиспользованных экземпляров	Примечание
1	2	3	4	5

Итого _________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной

(цифрами и прописью)

продукции, подлежащей защите.

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии подпись Расшифровки подписей

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,
неиспользованные экземпляры в количестве _________________ весом ____ кг
(цифрами и прописью)

уничтожены путем ________________.

(вид уничтожения)

Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 22 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Официальное наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________№_____________

(дата) (индекс)

┌ ┐ Утверждаю

На _____ год Наименование должности

руководителя организации

___________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

руководителя службы ДОУ подпись Расшифровка подписи

Дата

Визы руководителей структурных подразделений

Согласована Согласована

протоколом ЦЭК (ЭК) протоколом ЭПК

организации государственного архивного учреждения

(дата и номер протокола) (дата и номер протокола)

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Наименование должности работника

передавшего сведения подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 23 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:

литерные № № листов _________________________________________________

пропущенные № № листов _____________________________________________

пронумерованные чистые листы ________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих

нумерации __________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№ листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые (при наличии) 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица, Расшифровка

заполнившего лист-заверитель дела подпись подписи

Дата

Примечание.

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 24 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___

№ № п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

заполнившего внутреннюю опись

документов дела подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 25 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Форма

Опись дел

Официальное наименование Утверждаю

структурного подразделения Наименование должности руководителя

организации структурного подразделения

_______________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Опись № _______ за _________год (ы)

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено __________________ дел с № __ по № __, в том

(цифрами и прописью)

числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности лица,

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель службы

ДОУ подпись Расшифровка подписи

Дата

Работник

архива организации подпись Расшифровка подписи

Дата

Примечание.

В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.

Формат А4 (210Х297)

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2015 жылы 23 қаңтарда № 10129 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 27 шілдедегі № 176 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды – ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 27.07.2018 № 176 (01.09.2018 бастап қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабының 2-тармағының 2-2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары бекітілсін.

2. Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

2) осы бұйрықтың мемлекеттік тіркелуінен кейін он күнтізбелік күннің ішінде мерзімді баспасөз басылымдарында және "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялау үшін жолдауды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр

А. Мұхамедиұлы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығына қосымша

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және
құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары

Ескерту. Үлгілік қағида жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 351 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары (бұдан әрі – Үлгілік қағидалар) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда заңды тұлғалардың (бұдан әрі – ұйымдар) басқарушылық қызметтегі құжаттама жасаудың, қағаз жеткізгіштегі құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың тәртібін белгілейді.

2. Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, әдістемелік басшылық жасау және құжаттармен жұмыс істеуде белгіленген тәртіптің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жүзеге асырады.

3. Штаттық кестесінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмеген ұйымда бұл міндеттер жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледі.

2-тарау. Құжаттау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі
1-параграф. Құжаттау тәртібі және құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар

4. Құжаттар қазақ тілінде дайындалады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, "Қазақстан Республикасындағы тіл туралы" Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тілдер де қолданылады.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен рәсімделеді.

5. Құжатты жасағанда және рәсімдегенде бланкілер қолданылады. Бланкіде құжат деректемелері осы Үлгілік қағидалардың 1-қосымшасында көрсетілген құжат деректемелерінің орналасу схемасына сәйкес орналасады.

6. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздың ақ парақтарында дайындайды.

Құжаттарды қағаз парақтарында дайындау кезінде:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;

2) хаттардан басқа құжат түрінің атауы;

3) құжаттың күні;

4) құжаттың тіркеу нөмірі;

5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) мөр бедері көрсетіледі.

7. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бланктің орнына ұйымның атауы бейнеленген мөртабанның бедерін ақ қағаз парағының сол жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы қолданады.

8. Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 форматты қағаздың ақ парақтарында дайындалады. Бланкіде және онсыз рәсімделген құжаттың әрбір парағының жиектері кемінде:

сол жағынан – 20 мм;

оң жағынан – 10 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару кезінде құжат парағының сыртқы жағының жиектері кемінде:

сол жағынан – 10 мм;

оң жағынан – 20 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм болуы тиіс.

9. Ұйымда құжаттардың келесі бланкілері қолданылады:

1) осы Үлгілік қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес хаттың бланкісі;

2) осы Үлгілік қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нақты құжат түрінің бланкісі;

3) осы Үлгілік қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес жалпы бланкісі.

Жалпы бланк хаттан басқа кез келген құжатты жасау кезінде пайдаланылады.

10. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде тікелей басылып шығарылады.

11. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкілері есепке алынуы тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмір, серия қойылады.

12. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсатына сай қолданылады және басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз берілмейді.

13. Өкімдік құжаттардан басқа, ішкі құжаттар ақ қағаздарда жасалынады.

2-параграф. Құжаттың деректемелерін ресімдеу тәртібі

14. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы ұйымның құжат бланкісінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген талаптарға сәйкес бейнеленеді.

15. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) орналастырылмайды.

16. Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.

Дәрежелері тең екі және одан көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты рәсімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты рәсiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiреюіне қарай жазылады.

Бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.

17. Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ұйым атауынан төмен орналастырылады.

18. Құжат түрінің атауы бас әріптермен жартылай қалың қаріппен басылып шығарылады.

19. Құжатқа (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) қол қойылған күн немесе оқиғаның (хаттама, акт және басқалар) құжатталған күні құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекітілген күн.

Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың белгілері ғана басылады.

Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.

Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылады.

Құжаттың күні араб санымен келесі дәйектілікпен – жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен рәсімделеді.

Күнді сөз-сан тәсілімен жазу нормативтік құқықтық, құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік және қаржылық құжаттарда, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және "2014 жылғы 05 сәуір" деп рәсімделеді.

20. Шығыс құжаттың тіркеу нөмірі ұйымның істер номенклатурасындағы істің индексінен, құжаттың ТБН реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне қосымша деректемелер қосылуы мүмкін.

Екі және одан көп ұйымдармен жасалған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) осы ұйымдардың өздерінің тіркеу нөмірлерінен (индекстерінен) тұрады және авторларының құжатта көрсетілу ретіне қарай қисық сызық арқылы қойылады.

21. Кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индексіне) және күніне жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.

22. Құжаттарда жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетілуі мүмкін.

23. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған тұлғаның лауазымы барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде оның почталық мекенжайы көрсетіледі.

Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат бірнеше тектес ұйымдарға бағытталған болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында "Көшірме" деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.

Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған жағдайда деректемелер құрамына орындаушы рәсімдеген "Адресаттың" почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері Қазақстан Республикасы Ақпарат және коммуникациялар министрінің 2016 жылғы 29 шілдедегі № 65 бұйрығымен Почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14370 тіркелді) 15 және 16 тармақтарына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде алушының есімінің бас әріптері және тегі жазылады, содан кейін почталық мекенжайы көрсетіледі.

24. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай рәсімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына рәсімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтіннің тақырыбы қысқа, құжаттың мазмұнын дәл жеткізуі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және "не туралы?" ("кім туралы?"), "нені?", "кімді?" деген сұрақтарға жауап беруі қажет.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкіде жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

25. Ұйымның мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Ұйымның мөр бедерін лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қою қажет.

26. Басқа ұйымдарға жолданатын құжаттар, ұйымның бланкілерінде жасалады.

Ұйымның ішінде жолданатын құжаттар, құқықтық актілерді есепке алмағанда бланкісіз жасалады.

27. Мемлекеттік емес ұйымдар бланкінің орнына, оның бедерін ақ қағаздың жоғарғы сол жақ бұрышқа қою арқылы, ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана алады.

28. Әртүрлі тілдегі құжатқа бірыңғай шығыс деректемелер беріледі. Әр түрлі тілдегі құжаттар бір-біріне теңтүпнұсқалы болу керек.

29. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде рәсімделеді.

30. Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілердің атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеуі және басқа бетке көшпеуі керек.

Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Кестелерде мәтінді бөлудің екі деңгейі бар – тігінен – баған және көлденеңінен – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болуы керек. Егер кестелер екі және одан да көп парақтарда рәсімделсе, кестелердің бағандары нөмірленеді, екінші парақтан бастап осы бағандардың нөмірлері ғана көрсетіледі.

Кестелер құжаттың мәтінінде немесе қосымшаларда орналастырылады. Егер мәтінде біреуден артық кестелер болса, олар араб сандарымен нөмірленеді.

31. Құжаттың мәтіні тармақтарға бөліне алады.

Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, мәселені шешу сатысының хронологиясын ескере отырып орналастырылады. Көлемі жағынан ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары – тарауларға, бірнеше тараулар – бөлімдерге, ал бөлімдер – бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар – параграфтарға, ал ауқымды тараулар – кіші бөлімдерге бөлінеді.

Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтарға бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Бірінші жолда азат жолмен бөлінетін, құжат мәтіннің мазмұнының біртұтас бөлігі абзац болып есептеледі.

32. Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттың тармағы, параграфы, тарауы, бөлімдері және бөліктері нүкте арқылы араб санымен келесідей нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлінетін араб сандарымен келесідей белгіленеді – 1), 2), 3) және одан әрі.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі құжат бойынша біртұтас, ал тармақ ішінде тармақшалардың, параграф ішінде тараулардың, бөлім ішінде кіші бөлімдердің нөмірлері дербес жүргізіледі.

33. Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларды рәсімдегенде қаріп мөлшері мен жоларалық интервалды өзгертуге болады.

Құжатты екі және одан да көп парақта рәсімдегенде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгісінсіз қойылады.

Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі келесідей қойылады:

"Қосымша: 3 парақта, 1 данада, қазақ тілінде".

Мәтінде аталмаған қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы (бар болған жағдайда күні мен уақыты), парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі:

"Қосымшалар: 1. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 15. 10. 2014 жылғы № 3-5/151 хаты 3 парақта, қазақ тілінде.

2. ... ".

Егер құжаттың қосымшасы кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаның бар екендігі туралы белгі келесідей рәсімделеді:

"Қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде".

Егер қосымша құжатта көрсетілген адресаттардың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

34. Жоғары тұрған органдарға, өкілетті, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомствоға қарасты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Ұйым ішінде қалатын шығыс құжаттың данасына (құжаттың отпускісі) міндетті түрде қол қойылады. Жолданған құжаттың орнына құжаттың көшірмесін түсіруге рұқсат етілмейді.

Құжатта қойылған қолға:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);

2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні мен тегі) енеді.

Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.

Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызмет иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған лауазымды тұлғалардың атауы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер, маслихаттар, басқарма және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізуші тұлға) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) жиналыстарының хаттамаларына төрағалық етуші тұлға қол қояды.

Құжаттың жобасында көрсетілген лауазымды тұлға болмаған жағдайда, құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта рәсімделуі қажет. Құжатқа "үшін" көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.

Құжатқа қол қоятын тұлғалардың лауазымының атауы және қойылған қолдардың толық жазылуы кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен рәсімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.

35. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифін (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) қою арқылы рәсімделеді.

Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметтерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.

Бұрыштамада бұрыштама қоюшының қолы, күні, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуы (аты-жөнін және тегін), бұрыштама қоюшы лауазымының атауы қамтылады. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта рәсімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгілер жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.

Құжатты сырттай келісу келісу грифімен рәсімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кіші әріптермен рәсімделетін "Келісілді (ген)" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауымен қоса), жеке қолынан және оның толық жазылуы мен келісу күнінен тұрады.

Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен бір деңгейде орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері лауазымдардың қызметтік иерархиясының кішіреюіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Үлгілік қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысанда келісу парағымен рәсімделуі мүмкін.

36. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады және кіші әріптермен жазылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі келесі элементтерден тұрады – "Бекітемін" (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен рәсімделеді), лауазымның атауы, қолы, аты-жөні, тегі және бекіту күні.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік тәртіппен бір деңгейде орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді (ген)" деген сөзден, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.

37. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің бас әріптері, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, автордың қолы және күні кіреді.

Қосымша нұсқауларды, тапсырмаларды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі.

Тапсырма екі және одан да көп тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада айрықша көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.

Ұйымдардың бірінші басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнінен және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсімдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түріндегі бұрыштаманы БҚҚ қызметі тіркейді.

38. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" сөздерімен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіннен бос жерге қойылады.

39. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері, куәландырылған күні қойылады.

40. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының аты-жөнін, тегін, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.

41. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәлімет), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады, орындаушы іске жолдаған күнін көрсету арқылы қол қояды. Шығыс құжатта "Орынд." белгісі, кіріс нөмірі, күні қойылады.

42. Құжаттың жасалуына көмектескен бағдарламалық қамсыздандырудың атауын және нұсқасын қамтитын, қағаз жеткізгіштегі құжаттың әрбір парағының оң жақ жиегіне қойылатын белгі (колонтитул) қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмелерінің сәйкестендіргіші болып табылады.

43. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін және келіп түскен күнін (қажеттілігіне қарай – сағаты және минутын) қамтиды.

3-параграф. Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу

44. Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ жедел, ұйымдастыру, кадр бойынша (жұмысқа қабылдау, ауыстыру, міндеттерді қатар атқару, жұмыстан босату, аттестаттау, біліктілігін арттыру, атақ беру, тегін ауыстыру, көтермелеу, марапаттау, тәртіптік жаза қолдану, еңбекақы төлеу, сыйақы беру, түрлі төлемдер, қызметкерлер демалысының барлық түрлері, негізгі қызмет бейіні бойынша кезекшіліктер, іссапарлар) және ұйым жұмысының басқа да мәселелері жөніндегі шешімдер осы Үлгілік қағидалардың 6-қосымшасына сәйкес нысанда рәсімделеді.

Бұйрықтың деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) бұйрықтың күні;

5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

6) бұйрық шығарылған жер;

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтін;

9) қолы;

10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі;

11) ұйымның мөр бедері болып табылады.

Бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде немесе бастамашылық тәртіппен бұйрықтардың жобаларын әзірлейді және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын тиісті құжаттардың (жеке еңбек шарттары, өтініштер, баяндау (қызметтік) жазбалар, ұсынымдар және басқалар) негізінде кадр қызметі дайындайды.

Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және жобаны енгізген бөлімше басшысы, жобада міндеттер мен тапсырмалар көзделген бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ БҚҚ қызметі мен заң қызметінің басшылары, міндеттерінің тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұйрықтың жобасын келісу кезінде туындаған келіспеушіліктер жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып, қайта келісуден өтеді.

Бұйрықтар қазақ тілінде рәсімделеді, сонымен қатар, қажет болған жағдайда күштері тең орыс тілдерінде рәсімделе алады.

Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бұйрықтарды жасау кезінде қазақ немесе орыс тілдерін немесе басқа іс жүргізу тілін қолдана алады.

Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы "ж/қ" немесе "і" литерлері қосылады.

Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары мөрмен куәландыру уақытын көрсету арқылы куәландырылады және орындаушы жасаған және қол қойған таратылу тізіміне сәйкес адресаттарға жолданады.

Бұйрықтың мәтіні әдетте айқындаушы (кіріспе) және өкімдік екі бөліктен тұрады.

Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, күні, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

Бұйрық жобасындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, жартылай қалың қаріппен жазылады және оны басқа жолға тасымалдауға болмайды.

Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалап келтіруді қамтуы тиіс. Өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінуі мүмкін.

Біртекті сипаттағы іс-қимылдар бір тармақшада келтірілуі мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды тұлғалар көрсетіледі. Өкімдік бөліктің соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәліметтер болуы мүмкін.

Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру "құжатты келіскендігі туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы бетінде қойылатын қызметкердің қолымен куәландырылады.

"Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі" деректемесі бұйрық мәтінінен кейін дербес рәсімделмейді.

Егер бұйрыққа қол қойған тұлғаның қолы бланкіде орналасса, онда ол тұлғаның лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

Бірлескен бұйрықтарда, бірлесіп қол қойған тұлғалардың лауазымдарының атаулары толық жазылады.

4-параграф. Хаттаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

45. Хаттама кеңес (отырыс), жиналыс кезінде жазылған жазбалардың, ұсынылған баяндама мен сөйлеген сөздердің тезистерінің, анықтамалардың, шешімдер жобаларының және басқа материалдардың негізінде осы Үлгілік қағидалардың 7-қосымшасына сәйкес нысанда жасалады.

Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттаманы бланкіде рәсімдемеугеі болады.

Хаттама деректемелері:

1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) күні;

4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

5) хаттама шығарылған жер;

6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

7) мәтіннің тақырыбы;

8) мәтіні;

9) қолы болып табылады.

Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша нысанды басылып шығарылуы мүмкін.

Хаттаманың толық мәтіні әдетте кіріспе және негізгі екі бөліктен тұрады.

Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін – отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушінің) және хатшының тегі мен аты-жөні, қатысушылардың тізімі немесе қатысушылардың саны 10 адамнан асса, қоса берілген қатысушылардың тізіміне сілтеме көрсетіледі.

Тұрақты жұмыс істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелері әліпбилік тәртіппен тегі бойынша дербес жазылады. Олардан кейін лауазымы мен ұйымның атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.

Кіріспе бөлім күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндамашыны көрсете отырып, маңыздылығына қарай жазылған күн тәртібімен (қаралатын мәселелердің тізбесімен) аяқталады. Әр мәселе араб санымен нөмірленеді және оның атауы абзацтан, үлкен әріппен басталып, "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталуы тиіс. Жекелеген жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса берілуі мүмкін, ал хаттаманың өзінде мәтіннің алдында "Күн тәртібі қоса беріліп отыр" деген жазба жасалады.

Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні – бас әріптермен және жартылай қалың қаріппен сол жақ жиектен жазылатын ТЫҢДАЛДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ) деген схема бойынша құрастырылады.

Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы келтіріледі.

Талқылау кезінде айтылған ерекше пікірлердің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының есімінің бас әрпі мен тегі (лауазымының атауы күн тәртібінде көрсетіледі), баяндама мен жарыссөздердің негізгі мазмұндары хаттаманың мәтінінде орналастырылады немесе оған қосымша беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Жарыссөздердің мәтіні қосымшада" деген сілтеме жасалады.

СӨЗ СӨЙЛЕДІ бөлімінде сөз сөйлегендердің есімінің бас әрпі, тегі, қажеттілігіне қарай лауазымы және олардың сөздерінің мазмұны отырыста айтылған ретіне сәйкес көрсетіледі.

Баяндамашыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен оларға берілген жауаптар олардың түсуіне қарай хаттамаланады және сол ретпен жазылады, бұл жағдайда "Сұрақ", "Жауап" сөздері жазылмай, сұрақ қойған немесе жауап бергендердің атының бас әрпі мен тегі көрсетіледі.

Қаулы қабылдау бөлімінде тұйық райлы етістіктердің көмегімен қабылданған шешімдер жазылады.

Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөліктен тұрады. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралып отырған мәселелердің атауы және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

Мәселелердің атауы нөмірленеді, "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталып, орталықтандырылып басып шығарылады (әр жолдың басы мен соңы орналасу аймағының шекарасынан тең аралықта) және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталған мәселенің талқылауында сөз сөйлеген лауазымды тұлғалардың тегі көрсетіледі. Кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және басқалар) енгізіледі.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген тұлға) қол қояды. Отырыстың күні хаттаманың күні болып табылады. Егер ол бірнеше күнге созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған күні көрсетіледі.

Хаттамаларға іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы бойынша жеке-жеке реттік нөмір беріледі – жиналыстар, кеңестер, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерінен тұратын құрамдас нөмірлер болады.

Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді көшірме ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу көрсеткішіне сәйкес жіберіледі. Таратылу көрсеткішін қаралған мәселені әзірлеген құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы жасап, қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінді көшірмелері ұйым мөрімен куәландырылады.

5-параграф. Актіні дайындау және ресімдеу тәртібі

46. Акт мазмұны белгіленген фактілер мен оқиғаларды растайтын ақпарат болып табылады. Акт аталмыш фактты растайтын бірнеше тұлғалармен құрастырылады (қабылдап - тапсыру (жұмыстарды, материалдық құндылықтарды, құжаттарды), зерттеу (қауіпсіздік техникасының, өрт қауіпсіздігінің жай-күйі, еңбек жағдайының іс-әрекеті нәтижесінде), сынақ (үлгілердің, жүйелердің, технологиялардың), жоюға бөлу (материалдық құндылықтарды, құжаттарды), беру, бекітілген түгендеуді техникалық (атқарылған жұмыстардың, бас тартулардың, байқаулардың, бас тартуларды жою, салыстырып тексерулердің, көрсетілген қызметтердің және тағы басқа) тексеру ережелерінің бұзылуын, апаттарды, жазатайым оқиғаларды, ұйымдарды жоюды анықтайды (бекітеді).

Акт жалпы бланк негізінде осы Үлгілік қағидалардың 8-қосымшасына сәйкес нысанда рәсімделеді. Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын актіні бланкісіз рәсімдеуге болады.

Акт деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) күні;

5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);

6) акті шығарылған жер;

7) бекіту грифі (кейбір жағдайда);

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы болып табылады.

Акт мәтіні кіріспе, айқындаушы екі бөліктен тұрады.

Кіріспеде акті жасаудың негізі көрсетіледі, жасаушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар санамалап келтіріледі.

Актінің айқындаушы бөлігінде – атқарылған жұмыстың мәні мен сипаты, белгіленген фактілер жазылады, тиісті деректер келтіріледі.

Актіде тұжырымдамалар, ұсынымдар, орындалуы тиіс іс-шаралар көрсетілуі мүмкін. Мәтіннің соңында қойылатын қолдардың алдында акті данасының саны мен олардың орналасқан жері туралы мәліметтер орналастырылады. Актінің даналар саны туралы белгіден кейін, оған қосымша (бар болған жағдайда) туралы белгі қойылады.

Актіге төраға және комиссия мүшелері, немесе актіні құрастырған тұлға (тұлғалар) қол қояды. Актіге қол қоятын тұлғалардың тегі әліпбилік тәртіппен көрсетіледі, лауазымдары көрсетілмейді.

Тұлғаларды актімен таныстыру қол қою арқылы жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін тұлға, өз пікірін білдіре отырып қол қоюға міндетті. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта рәсімделіп, актіге қосымша берілуі қажет.

6-параграф. Анықтаманы дайындау және рәсімдеу тәртібі

47. Анықтаманың мазмұны қандай да бір фактілер, оқиғалар және мәліметтер сипаттайтын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде рәсімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда рәсімделуі мүмкін.

Анықтаманың деректемелері:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) осы Үлгілік қағидалардың 18, 19-т. талаптары ескере отырып;

2) ұйымның ресми атауы;

3) құжат түрінің атауы;

4) күні;

5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

6) шығарылған жері;

7) адресат;

8) мәтіннің тақырыбы;

9) мәтіні;

10) қолы;

11) келісу туралы белгі (кейбір жағдайда);

12) мөр бедері (қажет жағдайда);

13) орындаушы туралы белгі болып табылады.

Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегі, аты, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталуы тиіс. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

Мұндай анықтаманың мәтінінде – "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)" деген орамдар қолданылмауы тиіс.

Егер анықтамаға орындаушы қол қойса, онда "орындаушы туралы белгі" деректемесі көрсетілмейді.

7-параграф. Хатты дайындау мен рәсімдеу тәртібі

48. Сұрау салулар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (рекламациялар), тапсырмалар, хабарлар, еске салулар, жауаптар, өтініштер, пікірлер, ұсыныстар (оферта), ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растаулар және басқалар хаттың мазмұны болуы мүмкін.

Ұйымның хаттары бланкіде:

1) жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап ретінде;

2) түрлі ұйымдар мен жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап ретінде;

3) бастамашылық хат ретінде;

4) әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.

Бланкіге кіретін деректемелерден басқа, хат жазған кезде келесі деректемелер рәсімделеді – адресат, тақырып, мәтін, қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар болса), қолы, құжаттың орындаушысы туралы белгі.

Егер хат жауап хат болса, бланк деректемелерінде шығыс (индекс) және келіп түскен хаттың (бастамашылық) уақыты көрсетіледі.

Бір және одан көп ұйымдардың басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматтағы қағаздың парақтарында рәсімделеді. Бұл ретте, хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы мәліметтер "қолы" деректемесіндегі лауазымның атауына енеді.

Хатты келіскендігі туралы белгі ұйымда қалатын данасына қойылады. Мұндай хаттың даналарына да ұйым басшысы қол қояды.

Жауап хаттардың дайындалу мерзімі тапсырмаларды, сұрау салуларды орындаудың қазіргі мерзімі негізінде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешімімен, сондай-ақ белгіленген регламентке сәйкес белгіленеді. Бастамашылық хаттарды орындау мерзімдерін ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің басшылары анықтайды.

Хаттың мәтіні әдетте бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады.

Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертулер, негізсіз хабарламалар және басқалар.

Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды екі бөліктен тұратын болса, бірінші бөлікте себебі, негізі немесе хат жасаудың негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады. Абзацтан басталатын екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.

Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – айқындаушы) бас тарту хаттарында қолданылуы мүмкін.

Хаттарда баяндаудың келесі нысандары пайдаланылады:

1) көпше түрдің бірінші жағынан ("ұсынуды сұраймыз", "Сіздерге .... жіберіп отырмыз");

2) жекеше түрдің бірінші жағынан ("жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");

3) жекеше түрдің үшінші жағынан ("министрлік қарсы емес").

3-тарау. Құжаттаманы басқару тәртібі, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда
құжат айналымын ұйымдастыру
1 -параграф. Кіріс құжаттарын өңдеу тәртібі

49. Ұйымға түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өтеді, алдын ала қаралады, тіркеледі, басшылықпен қаралады және орындаушыға жеткізіледі.

50. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

51. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу салымдарды жеткізудің дұрыстығын және тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.

БҚҚ қызметі құжаттар салынған конверттерді ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығын, қаптамасының бүтіндігін тексереді.

Егер құжат түгел болмаса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағының төменгі жиегіне, сондай-ақ ТБН-ге тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі – БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі – құжатты орындаушыға беріледі.

Жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған күнін конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ тұлғаға қатысты жеке құжаттар келіп түскенде олар жойылмайды.

"Жеке өзіне" белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар почта бөліміне қайтарылады.

Келіп түскен (тіркелетін) құжаттарға келіп түскен күні көрсетіліп, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады.

52. Келіп түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті түрде қарауын талап ететіндерге және мұны талап етпейтіндерге бөлінеді. Басшылықтың міндетті түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыға жолданады.

53. Құжаттарды алдын ала қарау, олардың мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгіленген міндеттердің бөліну негізіне қарай қойылатын мәселелердің күрделілігі және жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.

54. Басшылықтың міндетті түрде қарауына Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.

55. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау салулар) ұйымға келіп түскен күні бір орталықтан есепке алынады және ТБН-де тіркеледі.

Лауазымды тұлғалардың жеке және заңды тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштері де жалпы құжаттардан бөлек орталықтандырылып тіркелуі тиіс.

56. Жеке тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері автор тегінің бастапқы әріпінен, ТБН-нің реттік нөмірінен және "ЖТ" әріптік индексінен тұрады.

Заңды тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері өтінішке қол қойған лауазымды тұлға тегінің бастапқы әріпінен, ТБН-нің реттік нөмірінен және "ЗТ" әріптік индексінен тұрады.

Жасырын өтініштің тіркеу нөмірі "ЖӨ" әріптік индексінен және ТБН-нің реттік нөмірінен тұрады.

57. Күнтізбелік бір жыл ішінде өтініш қайталанып түскен жағдайда "екінші", "үшінші" және тағы солай көрсетіліп, алғашқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН мен ЭТБК-да алғашқы құжаттың нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында және ТБН мен ЭТБК-да "Қайталанған" белгісі қойылады. Қайталанып түскен өтініштерге алдыңғы өтініштерді қарау материалдары қоса беріледі.

Бір тұлғаның бір мәселе бойынша бұрынғы өтініші бойынша қабылданған шешімге шағымданған, бұрын жіберілген өтінішінің уақтылы қаралмағаны туралы хабарланған, егер ол келіп түскен уақытынан бастап белгіленген қарау мерзімі өтіп кеткен болса, бірақ өтініш беруші жауап алмаса, бұрынғы өтінішті қарау және шешу кезіндегі басқа кемшіліктер көрсетілсе, кемінде екі рет түскен өтініші қайталанған деп есептеледі.

58. Бір тұлғаның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жолдаған және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы қойылатын реттік нөмір қосылып, бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады.

59. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Үлгілік қағидалардың 9-қосымшасына сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

60. Тіркелетін құжаттар ТБН-ге тіркеуге алынғаннан кейін ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына шешім қабылдау үшін беріледі.

Келіп түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған жағдайда құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімнің) басшы қарағанға дейін орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға рұқсат етіледі.

61. Ұйым (құрылымдық бөлім) басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойып алу арқылы беріледі.

Орындалуы ведомствоға қарасты ұйымдарға (ұйымға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімдерге жүктелген құжаттың көшірмелері ТБН-дегі тиісті белгімен оларға бір мезгілде тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі.

Келіп түскен жеделхаттар күні мен қабылданған уақыты жазылып, қол қойылып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылыққа және орындауға беріледі.

Келіп түскен телефонограмманың мәтінін қабылдушы жазып алады (басып шығарады), тіркейді және жедел түрде жолданған басшыға береді.

Телефонограмманы қабылдау кезінде мәтіннен басқа келесі деректемелерді-жіберушіні, құжат түрінің (телефонограмманың) атауын, күнін, индексін, құжатқа қол қойған тұлға лауазымның атауын, аты-жөні мен тегін жазып алу қажет. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған тұлғалардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты және минуты көрсетіледі.

62. Мәселелерді шешу кезінде орындаушы қосымша құжаттар жасамай құжатқа және ТБН-ге - құжаттың келіп түскен күні (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау күні (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкілікті орындаудың күні мен нәтижелері туралы белгі қояды.

2-параграф. Шығыс құжаттарын өңдеу тәртібі

63. Құжаттар жолдауға толық рәсімделіп беріледі. Құжатты жолдауға қабылдайтын БҚҚ қызметі оның дұрыс рәсімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексереді. Дұрыс рәсімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады.

64. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей, жеделхаттар мен телефакстер кідірмей жіберіледі.

Орындалған құжаттардың түпнұсқалары жолданған құжатпен бірге негізгі орындаушылары болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес істерді қалыптастыратын құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомствоға қарасты ұйымдарға беріледі.

65. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағының мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы бұрышына қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де жасайды.

3- параграф. Ішкі құжаттардың өту тәртібі

66. Ішкі құжаттардың өтуі оларды дайындау мен рәсімдеу сатыларында шығыс құжаттарының өтуіне, ал орындалу сатысында кіріс құжаттарының өтуіне сәйкес болуы тиіс.

67. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды тұлғалар жүзеге асырады. Құжаттар ТБН-де тиісті белгілер қоя отырып беріледі.

Ішкі құжаттардың құрамына ұйымның ведомствоға қарасты ұйымдармен немесе керісінше хат алмасу барысында жинақталған құжаттар, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар арасындағы хат алмасу кірмейді.

68. Орындалған ішкі құжаттардың түпнұсқалары, негізгі орындаушы болған құрылымдық бөлімшелерге жолданады.

69. Басшы қол қойған және тіркелген өкімдік құжаттардың көбейтілген даналары қаралатын мәселелер қарамағына кіретін құрылымдық бөлімшелерге міндетті түрде жолданады.

4- параграф. Құжаттарды тіркеу тәртібі

70. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды қажет ететін барлық құжаттар тіркелуі тиіс.

71. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырып жүргізеді.

72. Құжаттардың ұйымда құрылған немесе алынған сәттен бастап істің орындалуы, жолдануы, қалыптастырылуы аяқталғанға және ұйымның архивіне тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.

73. Құжат айналымының көлемі бір айдағы, тоқсандағы, жылдағы кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен анықталады.

Құжаттар санын есепке алу бірлігі ретінде көшірмелері есепке алусыз құжаттың өзі алынады.

74. Құжат айналымының көлемі үлкен ұйымдарда құжаттарды орталықтандырмай тіркеуге рұқсат етіледі. Бұл жағдайда ұйым басшылығының қарауына келіп түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және басшылық қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің атына келіп түсетін құжаттар, құрылымдық бөлімше басшылығы қол қойған хат алмасулар тиісті құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі.

Байланыс арналары арқылы берілетін немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметінде немесе оларды қабылдап алуды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеде тіркеледі.

75. Құжаттар ұйымда бір рет тіркеледі – кіріс құжаттары – келіп түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.

Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді қажет ететін құжаттар қайта тіркелмейді.

Құжат бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне орындау (танысу) үшін жолданған кезде, құжаттың соңғы парағының төменгі жағына немесе оның сыртқы жағына және ТБН-де берілген күні қойылады, құжатта жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды.

76. Жауап құжаттарды бастапқы тіркеу бастама құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады. Жауап құжатқа тиісті тіркеу көлемі шегінде реттік нөмір беріледі.

77. Ұйымда келесі ТБН қолданылады:

1) осы Үлгілік қағидалардың 10-қосымшасына сәйкес нысанда кіріс құжаттарды тіркеу карточкалық;

2) осы Үлгілік қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес нысанда кіріс құжаттарын тіркеу және шығыс және ішкі құжаттарын тіркеу журналдық.

78. Міндетті түрде тіркеуге жататын құжат туралы мәліметтердің келесі құрамы белгіленеді:

1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;

2) құжат түрінің атауы;

3) келіп түскен құжаттың күні мен тіркеу нөмірі;

4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);

5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күні);

6) құжаттың орындалу уақыты;

7) орындаушының құжатты алғаны туралы қолы;

8) құжаттың орындалғандығы және оның іске жіберілгендігі туралы белгі.

Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолдануына қарай міндетті мәліметтер құрамы басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, ұйымның ішіндегі құжаттың жылжуы, орындалу мерзімі мен басқалар).

79. Тіркеу кезінде алынған, құжаттар туралы ақпарат картотека мен топтастырылған анықтамалар енетін ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі.

80. ТБН келесі картотекаларды құрайды:

1) корреспонденттер бойынша;

2) құжаттардың түрлері;

3) құжаттардың авторлары бойынша;

4) бақылау;

5) кодификациялық;

6) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша;

7) ақпаратты іздеу міндеттеріне қарай.

81. Ақпараттық-іздестіру жүйесінің тиімді жұмыс істеуіне жіктеуші анықтамалықтарды әзірлеу арқылы (ұйым қызметі мәселелерін жіктеуші, хат-хабарларды жіктеуші, істер номенклатурасы және басқалары) қол жеткізіледі.

82. Автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйесінің деректер базасының жазбалар жолағы кейін жедел іздестіру өлшемдеріне және құжаттың орындалуын бақылауға толық сай болуы қажет.

5-параграф. Құжаттың орындалуын бақылау тәртібі

83. Бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы мәліметтер және жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы мәліметтер осы Үлгілік қағидалардың 12 және 13-қосымшаларына сәйкес нысанда толтырылады. Құжаттардың орындалуын бақылауға құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды іске жіберу, есепке алу, қорыту мен құжаттың орындалу барысы нәтижелерін талдау, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы хабардар ету кіреді.

84. Орындауды қажет ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әр түрлі себептерге байланысты орындалмаған және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылауға алынады. Бұл жағдайда құжаттар қайта тіркелмейді, ал оның ТБН-да жаңадан белгіленген мерзімдері көрсетіледі.

85. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары бақылаудың келесі түрлеріне қойылады:

1) шұғыл – "аса шұғыл" белгілері бар – үш жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" - он жұмыс күніне дейін;

2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;

3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;

4) ұзақ мерзімді – алты айдан жоғары.

Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіліп, бір ай мерзімде орындалады.

86. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың келесі түрлеріне қойылады:

1) "өте шұғыл" деген белгісі бары шұғыл бақылауға тапсырма түскен күнінен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері бары егер тиісті тапсырмамен өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

2) қысқа мерзімді бақылауға егер тиісті тапсырмамен өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

3) орта мерзімді бақылауға егер тиісті тапсырмамен өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

4) ұзақ мерзімді бақылауға егер тиісті тапсырмамен өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күнінен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмеген жағдайда, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.

Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының бақылаудағы тапсырмаларын оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге егер тапсырмаларда өзгеше мерзімдер белгіленбесе ұйымдар тапсырманың күнінен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы- ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы- ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді.

87. Қазақстан Республикасының Үкіметі мәжілістерінің хаттамаларында және Мемлекет басшысы, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығы және Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысы өткізген кеңестердің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмалардың орындалу мерзімі мәжіліс (кеңес) өткізілген күнінен бастап есептеледі. Егер мәжілісте (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған жағдайда, оның атына тапсырма берілген және өкілдері мәжіліске (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар мәжілістен (кеңестен) кейін бірден, оларға мәжіліс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпестен, тапсырмаларды орындауға кіріседі.

88. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенің мәніне қарай құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі.

Құжаттардың орындалу мерзімдерін, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің қаралу мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

89. Орындалуды бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) тіркеу журналын пайдаланады. Бақылау картотекасы құжаттың орындалу мерзімі, орындаушылары, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.

Бақылаудағы құжаттардың көлемі аз болған жағдайда бақылау тіркеу журналында тиісті белгілер қою арқылы жүзеге асырылады.

90. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша алады.

91. БҚҚ қызметі және құрылымдық бөлімшелер басшылары ауысқан жағдайда құжаттар мен істер, сонымен қатар олардың тіркеу- бақылау нысандары (әрі қарай- ТБН) жаңа тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлағаға қабылдау-тапсыру актісі арқылы тапсырылады.

6-параграф. Мөрлерді, мөртабандар мен бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі

92. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрығымен (өкімімен) тағайындалатын жауапты тұлға жүзеге асырады.

93. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.

Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөр (мөртабан) болады, мәтіндік бөлік реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.

94. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын тіркеу осы Үлгілік қағидаларда белгіленген тіркеу-есепке алу нысандарында жүргізіледі.

95. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес нысанда жүргізіледі.

Аталған журнал қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің әр бір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланктері арнайы есепке алуға жатпайды.

96. Қорғауға жататын бланктерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойылып жүзеге асырылады.

97. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар, жөнелтуге арналып толтырылған бланктердің көшірмелерінде данасының нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.

98. Қорғауға жататын толтырылмаған бланктерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге болмайды.

99. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында ерекше қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналдарында осы Үлгілік қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес нысанда жүргізіледі.

100. Лауазымды адамдардың қоятын қолын қолдан жасаудан қорғау мақсатында ерекше қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 16-қосымшасына сәйкес нысанда жүргізіледі.

101. Тіркеу-есепке алу нысандарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.

Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және мөр басылады.

102. Қолданылмаған, қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу нысандарын басқа лауазымды тұлғаға беру қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-тапсыру актісімен осы Үлгілік қағидалардың 17-қосымшасына сәйкес нысанда рәсімделеді.

103. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөр басылатын сейфтерде немесе темір шкафтарда сақталады.

104. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жою қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 18-қосымшасына сәйкес нысанда және қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгілер қою арқылы жүргізіледі.

105. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес нысанда және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгі қою арқылы жүргізіледі.

106. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельдік бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельдік бояулармен толтырылған бүлінген штемпельдік жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес нысанда және тиісінше есепке алу мен беру журналдарында белгі қою арқылы жүргізіледі.

107. Ұйым, филиал (өкілеттілік) қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде қорғауға жататын қолданылмаған баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін, осы Үлгілік қағидалардың 19, 20, 21-қосымшаларына сәйкес нысанда акті жасау және тиісінше есепке алу мен беру журналдарына белгі қою арқылы жүргізіледі.

Журналдарды және басқа да тіркеу есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың орталық уәкілетті органы немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы жергілікті атқарушы органымен келісім бойынша жүзеге асырылады.

108. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдары даналарының бар болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізеді.

109. Тексеру нәтижелері туралы белгі осы Үлгілік қағидалардың 14, 15, 16-қосымшаларына сәйкес нысанда есепке алу мен беру журналында қойылады.

110. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған жағдайда іздеу үшін барлық қажетті шаралар жасалады, іздестіру нәтижелері теріс болған жағдайда ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы акт жасалады.

7-параграф. Істер номенклатурасын жасау тәртібі, істерді қалыптастыру мен сақтау

111. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, істерді жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзімдерін анықтауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін жасауға, сонымен қатар уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.

112. Істер номенклатурасына ұйымда қалыптасатын және ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі. Электрондық құжаттар және деректер базалары жалпы істер номенклатурасына талаптар негізінде енгізіледі.

113. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі – ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.

114. Істер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерттеледі.

115. Істер номенклатурасын осы Үлгілік қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес нысанда БҚҚ қызметі (ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей) тиісті бөлімшелер ұсынған құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатураларының негізінде жасайды.

116. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеп, оны БҚҚ қызметіне ұсынуға міндетті.

117. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – СК), құжаттар тұрақты сақтауға берілетін мемлекеттік мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі және ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірілмей) бекітеді. Егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса істер номенклатурасы мемлекеттік мұрағат мекемелерімен 5 жылда кемінде бір рет келісіледі.

Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын СТК-ға келісуге ұсынбаса да болады.

118. Істер номенклатурасы қажетті даналарда басылып шығарылады. Бекітілген номенклатураның бір данасы оны келіскен мемлекеттік мұрағатта сақталады.

119. Істер номенклатурасы жыл соңында нақтыланады, оны ұйымның басшысы бекітеді және келесі іс жүргізу жылының 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.

120. Ұйымның бекітілген құрылымына (штаттық кестесіне) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Номенклатураның бірінші бөліміне өкімдік құжаттаманы қамтитын істердің және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдардың құжаттарының тақырыбы енеді.

121. Филиалдар мен өкілеттіктердің құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізілуі мүмкін.

Қоғамдық ұйымның атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болуы мүмкін. Аталған бөлім ұйымның істер номенклатурасының бөлімдерінен кейін орналасады.

122. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе қызметтік схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарымен сәйкес келуі қажет.

123. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасын әзірлейді. Осындай номенклатуралар мұрағаттар және құжаттаманы басқарудың уәкілетті орталық мемлекеттік органымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергілікті атқарушы органымен келісіледі.

8-параграф. Істер номенклатурасын рәсімдеу тәртібі

124. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, істер тізімдемелері, тіркеу-бақылау нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі.

Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.

125. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әр істің индексі қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің сандық белгілерінен және құрылымдық бөлімше шегіндегі номенклатура бойынша істер тақырыбының реттік нөмірінен тұрады. Индекстің элементтері бір-бірінен дефис арқылы ажыратылады.

Істер номенклатурасында әр түрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртекті істердің орналасу тәртібін сақтау ұсынылады, көшірілетін істер үшін индекстер сақталады.

126. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томның, бөліктердің) тақырыптары енгізіледі:

Тақырыпқа қойылатын талаптар:

1) істің тақырыбы нақты, жинақталған түрде істегі құжаттың негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуі тиіс;

2) істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әр түрлі материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кіріс құжаттар" және басқалар) сонымен қатар кіріспе және оралымы күрделі сөздерді қолдануға рұқсат етілмейді.

3) істің тақырыбы келесі дәйектілікпен орналасатын элементтерден тұруы тиіс:

іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал және басқалар) немесе құжаттардың әр түрлері (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары);

ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы), құжаттар жолданатын немесе олар алынатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат корреспонденті);

іс құжаттардың қысқаша мазмұны;

іс құжаттарының мазмұны байланысты жергілікті жердің (аумақтың) атауы;

іс құжаттары жататын күн (кезең

4) Бір мәселе бойынша бірақ орындалу дәйектілігіне байланысты емес құжаттарды қамтитын істің тақырыптарында істің түрі ретінде "құжаттар" термині қолданылады. "Құжат" термині қандайда бір құжаттың қосымшасы бар істер тақырыптарында қолданылады және келесідей рәсімделеді – "Компанияның директорлар кеңесі отырысы (ның) хаттамасы (лары) және оларға қатысты құжаттар" немесе "Компания директорлар кеңесі отырысының хаттамасының құжаттары".

5) хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оны кім және қандай мәселе бойынша жүргізгені көрсетіледі. Біртекті корреспонденттермен хат алмасу жүргізілген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түр атауы көрсетіледі;

6) үштен астам әртекті корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтірілмейді;

7) істердің тақырыбында әкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде келесілер ескеріледі:

егер істің мазмұны біртекті бірнеше әкімшілік-аумақтық бірліктерге қатысты болса, онда істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі;

егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;

8) жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыбында жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;

9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік сот және бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне байланысты құжаттарды қамтитын басқа істердің тақырыптары "Іс" деген сөзбен аяқталады.

10) егер іс бірнеше томнан немесе бөліктерден тұрса онда істің жалпы тақырыбы жасалады, содан кейін қажет болған жағдайда әр томға (бөлікке) іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.

127. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істерді қамтитын құжаттардың маңыздылығының дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.

Басында нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтарын қамтитын істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істердің тақырыптары орналасады.

Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындау жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздер істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналасады.

Географиялық және хат-хабар белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердің әліпбиі бойынша енгізіледі.

Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және рәсімдеу барысында нақтылануы мүмкін. Егер бір жыл ішінде жұмыстың істе көзделмеген жаңа құжатталған учаскесі пайда болса, онда олар номенклатураға қосымша енгізіледі.

128. 3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

129. 4-бағанда сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі тармақтарының (баптарының) нөміріне, олар болмаған жағдайда – істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасына сілтеме жасай отырып істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.

130. 5-бағанда БҚҚ қызметі істердің сақталу мерзімдерін анықтаған кезде пайдаланылған құжаттар тізбесінің, үлгілік (болжамды) істер номенклатурасының атауларын көрсетеді және өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымға, ұйымның мұрағатына беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың жеткізгіштерінің түрлері мен сақталу орындары туралы белгі қояды.

131. Жыл аяқталғаннан кейін істер номенклатурасының тақырыптары іс құжаттарының құрамымен және оның мақмұнымен сәйкестендіріледі (нақтыланады). Жыл аяқталғаннан кейін істер номенклатурасының соңында жүргізілген істер (томдар) туралы қорытынды жазба жазылады.

Жүргізілген істердің саны туралы мәліметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.

9-параграф. Істерді қалыптастыру тәртібі

132. Орындалған құжаттарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес істерге қалыптастырады. Істерді істер номенклатурасынан тыс қалыптастыруға жол берілмейді.

133. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

134. Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптар сақталады:

1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылады;

2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттар бірге орналастырылады.

Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылады.

Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі қойылады;

3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады;

4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалар кірмейді;

5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек топтастырылады;

6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) іске қайтарылуы тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар орналастырылмайды;

8) көлемі бойынша сақтау мерзімі тұрақты іс 180 парақтан аспауы тиіс;

9) істе бірнеше том (бөлік) бар болса, онда істердің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.

135. Құжаттар мәселенің шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе істің бас жағына бастамашылық құжат, содан кейін – мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

136. Ұйым негізгі орындаушы болып табылған жоғарыда тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.

137. Өкімдік құжаттар оларға жататын қосымшаларымен бірге түріне және хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.

138. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.

139. Хаттамалар істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.

140. Хат алмасу бір іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілікпен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайта жүргізілген кезде құжаттар ағымдағы жылдың ісіне алдыңғы жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.

141. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасады.

142. Жалақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналасады.

143. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.

144. Жеке тұлғалардың тізімдері және бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті әлеуметтік медициналық сақтандыру аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

145. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе түскен күніне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.

146. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірліктер бойынша қалыптастырылады. Өтініштердің көлемі аз болған жағдайда істерді өтініш авторларының тегі бойынша әліпбилік тәртіппен қалыптастыруға болады.

147. Электрондық құжаттар және деректер базасы ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істердің атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.

10-параграф. Істі рәсімдеу тәртібі

148. Ұйымдағы істер оларды жүргізу кезінде және жыл аяқталғаннан кейін рәсімделуі тиіс. Істерді рәсімдеу-істерді сақтауға дайындау. Істерді рәсімдеу мұқабада істі тізімдеу, брошюралау, парақтарды нөмірлеу мен куәландыру парақтарын жасау жұмыстарының кешенінен тұрады. Істерді рәсімдеуді құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты тұлғасы БҚҚ қызметінің әдістемелік көмегімен мен бақылауымен жүргізеді.

149. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара рәсімделеді. Толықтай рәсімдеуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай рәсімдеу – іс мұқабасының деректемелерін рәсімдеуді, істердегі парақтарды нөмірлеуді, осы Үлгілік қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес нысанда істің куәландыру парағын жасауды, осы Үлгілік қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес нысанда іс құжаттарының ішкі тізімдемесін жасауды, істі тігу мен түптеуді, іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.

150. Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелер көрсетіледі:

1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);

3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі;

4) істің мұрағаттық шифрі.

151. Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей рәсімделеді:

1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;

2) құрылымдық бөлімшенің атауы-бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады, істің нөмірі-ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің сандық (индекс) белгісі қойылады;

3) істің тақырыбы-істер номенклатурасынан көшіріледі, істің күні-іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (дары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттарды қамтитын істердің, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күні болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.

152. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парақтары мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға рәсімделген бұрыштамалар (фишкалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ, графит қарындашпен нөмірленеді, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

153. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;

2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау керек;

3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істің парақтары әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірленеді;

5) іске тігілген салымдары бар конверттер – бірінші конверт, содан кейін конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;

6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде рәсімделеді және бөлек нөмірленеді;

7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын нөмірлеу қайта жүргізіледі. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады;

8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

154. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландыру жазбасы жазылады, оған жасаған тұлға қол қояды және қойылған қолдың толық жазылуы, лауазымы мен жасалған күні көрсетіледі.

Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістері (зақымдалуы, құжаттардың алынуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып куәландыру парағына қойылады.

Істегі парақтар саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.

155. "Істің сақталу мерзімі" деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырылғаннан кейін ғана көшіріледі.

156. Тұрақты сақталатын істерге "Тұрақты сақтау" деп жазылады.

157. Тұрақты сақталатын істердің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істер СТК-мен бекітілген жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне енгізілгеннен кейін ғана мұрағатта (оған дейін қарындашпен қойылады) қойылады.

158. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі – мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

159. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелігінен туындайтын (аса құнды, жеке істер және басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.

160. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы тесік парақтың жоғарғы (төменгі) шегінен бір сантиметр қашықтықта жасалады. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.

161. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іспапкада сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

11-параграф. Құжаттарды жедел сақтау тәртібі

162. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.

163. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

164. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

165. Істерді басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қол хатпен беріледі.

Берілген істерге істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

166. Істен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады.

167. Құжаттар мен істерді жоғалтқан жағдайда қызметтік тексеру жүргізіледі, оның нәтижесі бойынша оларды жоғалтқан тұлғаның жауапкершілігі жөнінде сұрақ қойылады.

12-параграф. Істерді ұйымның мұрағатына тапсыру тәртібі

168. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуде аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

169. Істер тізімдемелері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге осы Үлгілік қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады.

170. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер "бұл да сондай" деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыбы толық көшіріледі.

171. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірімен енгізіледі.

172. Тізімдеменің "Ескерту" бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

173. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі – бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.

174. Істі қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.

175. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның мұрағатқа жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-тапсыру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдары көрсетіледі.

176. Істермен бірге мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

177. Құрылымдық бөлімше таратылған немесе қайта құрылған кезде осы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты тұлғасы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезеңінде қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді рәсімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына тапсырады.

178. Ұйым таратылған жағдайда тарату іс-шараларын жүргізу кезеңінде жеке құрам бойынша құжаттар рәсімделіп, сәйкес мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады.

Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 1-қосымша

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

Ескертпе:

1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісі) бейнесі

2 - ұйымның ресми атауы

3 - ұйым туралы анықтамалық деректер

4 - құжат түрінің атауы

5 - құжат күні

6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)

7 - кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индекс) және күніне сілтеме

8 - құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері

9 - құжатқа рұқсатты шектеу грифі

10 - адресат

11 - құжатты бекіту грифі

12 - бұрыштама

13 - құжат мәтінінің тақырыбы

14 - бақылау туралы белгі

15 - құжаттың мәтіні

16 - құжат қосымшасының бар екендігі туралы белгі

17 - қолы

18 - құжаттың келісілгені туралы белгі

19 - мөр бедері

20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі

21 - құжат орындаушысы туралы белгі

22 - құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі

23 - құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендірушісі

24 - құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

Ұйымның хат бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде) Ұйым туралы анықтамалық деректер (қазақ тілінде) ___________ № ____________ ____________________________________ (құжаттың кіріс нөміріне және күніне сілтеме) Хат мәтінінің тақырыбы	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде) Ұйым туралы анықтамалық деректер (орыс тілінде) Адресат (күні) (индексі)

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 3-қосымша Нысан

Ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде) Құжат түрінің атауы анықтамалық деректер (қазақ тілінде) ________________________ (күні) Шығарылған жері (қазақ тілінде) Құжат мәтінінің тақырыбы	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде) Құжат түрінің атауы анықтамалық деректер (орыс немесе өзге тілде) № ____________ Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

Ұйымның жалпы бланкісі Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі)
Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде) ________________________ (уақыты) Шығарылған жері (қазақ тілінде) Құжат мәтінінің тақырыбы	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде) № ____________ Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

КЕЛІСУ ПАРАҒЫ Құжат жобасы түрінің атауы, мәтіннің тақырыбы
Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы _____________ Қолтаңбаның _____________ толық жазылуы (өз қолы) Күні	Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы _____________ Қолтаңбаның _____________ толық жазылуы (өз қолы) Күні

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 6-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде)		Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
БҰЙРЫҚ		ПРИКАЗ
_________________ (күні) Шығарылған жері (қазақ тілінде)		№ ____________ Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)

Құжат мәтінінің тақырыбы

_________________________________________________________________

(негіздемесі)

_________________________________________________________________

________________________________________________________байланысты

БҰЙЫРАМЫН:

1. Қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарына келесі өзгерістер енгізілсін:

1) ________________________________________________________

2) ________________________________________________________

3) ________________________________________________________

2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау _______________________

жүктелсін.

Лауазымның атауы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Келіскендігі туралы белгі:

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 7-қосымша Нысан

Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде) ХАТТАМА ______________________ (қазақ тілінде) ______________________ (күні) Шығарылған жері (қазақ тілінде)

Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде) ПРОТОКОЛ (орыс немесе басқа тілде) № ____________ Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілде)

... жөніндегі комиссияның отырысы

Төраға – Т.А.Ә. Хатшы – Т.А.Ә. Қатысқандар: (саны) адам (тізімі қоса беріліп отыр) Кіріспе

КҮН ТӘРТІБІ

1. әзірлеу және оның қағидаттары туралы …

. . . меңгерушісінің баяндамасы

2. …туралы

1. ТЫҢДАЛДЫ: Т.А.Ә.. – баяндаманың мәтіні қоса беріліп отыр. СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР: Т.А.Ә. –сөйленген сөздің қысқаша жазбасы. Т.А.Ә..– Негізгі

ҚАУЛЫ ЕТТІ:

1. . . . мақұлдансын.

2. …

2. ТЫҢДАЛДЫ:

СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР:

ҚАУЛЫ ЕТТІ:

Төраға қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Хатшы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 8-қосымша Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы,
логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі)

Ұйымның ресми атауы (қазақ тілінде)		Ұйымның ресми атауы (орыс немесе басқа тілде)
________________________ (уақыты)	АКТ	№ ____________
Шығарылған жері (қазақ тілінде)		Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілде)

Тақырыбы

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1._______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

3. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Қатысқандар: _________________________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

________________________________________________________________________

мәтін

________________________________________________________________________

__________________________________________________________

Екі данада жасалды:

1-данасы: № істе

2-данасы: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшесі қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х29) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 9-қосымша

Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын
құжаттардың үлгі тізбесі

Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар.

Жарнамалық хабарламалар, проспекттер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары.

Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі).

Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар.

Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.

Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).

Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.

Мәжілістер, кеңестер, семинарлар және басқаларды өткізу туралы телефонограммалар.

Конвертте "Жеке өзіне" белгісі бар құжаттар.

Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Прейскуранттар.

Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).

Жиынтық ақпараттар.

Кадрлар жөніндегі есептік деректер.

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 10-қосымша
	Нысан

Кіріс құжаттарды тіркеу карточкасы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 11-қосымша Нысан

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы

Р/с №№	Келіп түскен күні	Корреспондент, кіріс құжатының күні және индексі	Құжат түрі, кіріс құжатының тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Бұрыштама немесе құжат орындауға кімге жіберілді	Құжатты алу туралы қолхат, күні	Құжаттың орындалғаны туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

А3 (420Х197) форматы

Шығыс және ішкі құжаттарын тіркеу журналы

Р/с. №№	Шығыс (ішкі) құжатының күні және индексі	Корреспондент	Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

А3 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 12-қосымша
	Нысан

___________________ жағдай бойынша
(күні, айы, жылы) бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №№	Құрылымдық бөлімшелер атауы	Бақылаудағы құжаттар		Оның ішінде
		барлығы	өткен айда түскен	орындалғандары	орындауда тұрған-дары	орындау мерзімі ұзартыл-ғаны	мерзімі өтіп кеткендері
1	2	3	4	5	6	7	8

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның

лауазымының атауы қолы толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

Мәліметтер құжат түріне қарай бағандармен (бұйрықтар, алқа шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушының тегімен толығуы мүмкін.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 13-қосымша Нысан

__________________ жағдай бойынша
(күні, айы, жылы)
жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы
МӘЛІМЕТТЕР

Р/с №№	Құрылымдық бөлімшелердің атауы	Орындалу үстінде		Оның ішінде
		барлығы	өткен айда түскендер	мерзімінде орындалғаны	мерзімі өткендері
					барлығы	мерзімі ұзартылды
1	2	3	4	5	6	7
Барлығы:

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның

лауазымының атауы қолы толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 14-қосымша
	Нысан

Қорғалуға тиіс, баспа-бланк өнімін есепке алу және беру журналы

Келіп түскендер					Берілгендер
Келіп түскен күні	Ілеспе құжаттың күні және нөмірі	Дайындаушы мекеменің атауы	Даналар саны	Бланкілердің сериялары және нөмірлері	Берілген күні	Берілетін құжаттың күні және нөмірі	Кімге берілді		Даналар саны	Бланкілердің сериялары және нөмірлері	Алғандығы туралы қол қою	Ескертпе, баспа-бланкі өнімінің бүлінген даналарын жою туралы белгі
							Құрылымдық бөлімшенің атауы	Алушының тегі мен аты-жөні
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 15-қосымша
	Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және арнайы
штемпельдік бояуы бар мөрлерді, мөртабандарды есепке алу және беру журналы

Р/с № №	Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөр және мөртабандардың атаулары мен бедерлері	Кімге берілді			Қайтарылған күні және қабылдау туралы қол қою	Ескертпе, мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуды жою туралы белгі
		Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің атауы	Алушы лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөні	Алағандығы туралы күні және қол қою
1	2	3	4	5	6	7

А4 (210Х297) пішін

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 16-қосымша Нысан

Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды
есепке алу және оларды беру журналы

Р/с № №	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің атауы	Арнайы сиямен толтырылатын қаламұшты автоқаламдарды сақтауды жүзеге асыратын жауапты тұлғаның тегі мен аты-жөні	Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды алған тұлғаның лауазымы мен тегі	Берілген күні және алғандығы туралы қол қою	Қайтарылған күні және қабылданғаны туралы қол қою	Ескертпе, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламды жою туралы белгі
1	2	3	4	5	6	7

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 17-қосымша Нысан

___________________________________________________________________ ұйымның атауы АКТ

____________________ (күні)	№ _________________
Шығарылған жері (қазақ тілінде)	Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілде) Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Қорғауға жататын баспа-бланкі
өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды,
құжаттарды қорғау құралдарын
және тіркеу-есепке алу құжаттары мен
оларды тіркеу-есепке алу нысандарын
қабылдау-тапсыру

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1. _______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

_________________________________________________________________ берді

Беруді жүзеге асыратын ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) атауы

______________________________________________________________________________:

Қабылдады жүзеге асыратын ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) атауы

1. Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдері (түріне қарай жеке-жеке)

сериясы ___ № ___ бастап № ___ дейін саны

_______________________ дана.

(санмен және жазбаша)

2. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жоюға бөлу туралы акт

______________________________________________________________________________

(күні, нөмірі, бланк түрлері бойынша акт данасының саны)

3. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлердің саны

____________________________________ дана.

(санмен және жазбаша)

4. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөртабандардың

саны __________________________________________ дана.

(санмен және жазбаша)

5. Құжаттарды қорғау құралдары: _____________________________________________

(қорғау құралының атауы)

саны __________________________________________ дана.

(санмен және жазумен)

6.Тіркеу-есепке алу нысандары:

________________________________________________________________________________

(тіркеу-есепке алу нысандарының түрлері, істер номенклатурасы

________________________________________________________________________________

бойынша нөмірі, томдардың нөмірі, алғашқы және соңғы жазбалардың күні,парақтар саны)

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерімен, мөрлермен, мөртабандармен және

құжаттарды қорғау құралдарымен есептік жұмыс жағдайы

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(есептік жұмыс жағдайының жалпы сипаттамасы)

Тапсырған қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Қабылдаған қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 18-қосымша Нысан

.

______________________________________________________________________________ ұйымның атауы АКТ

_________________ (күні) Шығарылған жері (қазақ тілінде немесе басқа тілде)	№ _____________ Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Қорғауға жататын баспа-бланкі
өнімдерінің бүлінген даналарын
жоюға бөлу туралы

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1._______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің келесі жарамсыз түрлері жоюға іріктеліп алынды:

Р/с №№	Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері түрінің атауы	Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімі данасының сериясы мен нөмірі	Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдері данасының саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерінің жиынтық саны ____________________.

(санмен және жазбаша)

_____ данада жасалды:

1-дана: № істе

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгілер

енгізілді, саны _________________________________________ бүлінген дана ______________

(санмен және жазбаша) (жоюдың түрі)

арқылы жойылды.

Лауазымның атауы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқаруды үлгілік қағидаларына 19-қосымша Нысан

.

_____________________________________________________________________________ ұйымның атауы АКТ

____________________ (күні)	№_________________
Шығарылған жері (қазақ тілінде немесе басқа тілде)	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Қорғауға жататын мөрлер мен
мөртабандарды жоюға бөлу туралы

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1._______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

____________________________________________________________________

Қорғауға жататын келесі мөрлер мен мөртабандар жоюға іріктеліп алынды:

Р/с № №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

_____ данада жасалды:
1-дана: № істе
2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Журналға белгілер енгізілді, қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандар саны

_______________________________________ данада_____________________ жойылды.

(санмен және жазумен) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 20-қосымша Нысан

.

_____________________________________________________________________ ұйымның атауы АКТ

____________________ (күні)	№_________________
Шығарылған жері (қазақ тілінде немесе басқа тілде)	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Құжаттарды қорғау құралын
жоюға бөлу туралы

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы. _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1._______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Құжаттарды қорғау құралдарының келесі түрлері жоюға іріктеліп алынды:

Р/с № №	Атауы	Саны	Ескертпе
1	2	3	4

________данада жасалды:

1-дана: №___істе.

2-дана: (адресат)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

№ ___ есепке алу журналына белгілер енгізілді, құжаттарды қорғау құралдары ________ жолымен жойылды.

(жоюдың түрі)

Лауазымның атауы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 21-қосымша Нысан

.___________________________________________________________

ұйымның атауы АКТ

____________________ (уақыты)	№ _________________
Шығарылған жері (қазақ тілінде немесе басқа тілде)	Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _______ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Қорғауға жататын пайдаланылмаған
баспа-бланкі өнімдерін
жоюға бөлу туралы

Негіздемесі: акті құрастыруға негіз болған, нормативтік құқықтық акт немесе басқа құжат.

Келесі құрамдағы комиссия жасады:

Комиссия төрағасы _________________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

Комиссия мүшелері: 1._______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

2. ______________________________________

лауазымы, аты-жөні, тегі

_________________________________ байланысты ___________________________________

(таратуға, қайта ұйымдастыруға) (мемлекеттік органның (ұйымның) ресми атауы

_____________________________________ практикалық мәнін жоғалтқан пайдаланылмаған

баспа-бланкі өнімдерінің келесі түрлері жоюға іріктеп алынды:

Р/с №№	Баспа-бланкі өнімі түрінің атауы	Баспа-бланкі өнімі данасының сериясы және нөмірі	Пайдаланылмаған даналардың саны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімінің жиыны ___________ дана.

(санмен және жазбаша)

Комиссия төрағасы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Комиссия мүшелері қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналына белгі енгізілді, салмағы _______

кг пайдаланылмаған __________________ дана ________________ жолымен жойылды.

(санмен және жазумен) (жоюдың түрі)

Лауазымның атауы қолы Қолтаңбаның толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 22-қосымша Нысан

Ұйымның ресми атауы ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

___________ № _____________
(күні) (индекс)

________ жылға

Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы __________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істер (томдар, бөліктер) саны	Тізбе бойынша істің (томның,бөліктің) сақтау мерзімі және тармақ нөмірі	Ескерту
1	2	3	4	5

БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның

лауазымының атауы қолы толық жазылуы

Күні

Құрылымдық бөлімшелер басшыларының бұрыштамалары

Ұйымның ОСК (СК) Мемлекеттік архив

хаттамасымен мекемесінің СТК хаттамасымен

келісілді келісілді

(хаттаманың күні және нөмірі) (хаттаманың күні және нөмірі)

______________жылы жүргізілген істердің

санаттары мен саны туралы қортынды жазба

Сақтау мерзімі бойынша	Барлығы	Оның ішінде
		өтпелілер	"СТК" белгісімен
Тұрақты
Уақытша (10 жылдан жоғары)
Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін)
Жиыны:

БҚҚ қызметі басшысының Қолтаңбаның лауазымының атауы қолы толық жазылуы

Күні

Жиынтық мәлімет ұйымның архивіне тапсырылды.

Мәлімет берген қызметкердің Қолтаңбаның

лауазымының атауы қолы толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 23-қосымша Нысан

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРУ ПАРАҒЫ

№ _____қор № ________ тізімдеме № _____іс

Іске ___________________ парақ тігілді (салынды) және нөмірленді, оның ішінде:

парақтардың литерлі № № __________________________________

парақтардың есепке алынбаған № № ___________________

нөмірленген таза парақтар ____________________________

+ ішкі тізімдеме парақтары ___________________________

Нөмірлеуге жатпайтын салымдар мен қосымша түріндегі

_____________________________________________________ құжаттар есепке алынады

(құжаттардың түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын қалыптастырудың, рәсімдеудің, физикалық жай-күйінің және есепке алынуының ерекшеліктері	парақтар №№
1	2
1. Брошюралар және басқа баспа басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылыр 4. Ашық хаттар 5. Конверттер 6. Почта маркілері 7. Елтаңбалық маркілер 8. Почта штемпельдері және басқалар 9. Арнайы почта белгілері 10. Сүргіш, мастик мөрлер 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, гравюралар, акварелдер 14. Танымал қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландыру парағын толтырушы Қолтаңбаның тұлға лауазымының атауы толық жазылуы

Күні

қолы

А4 (210Х297) форматы

Ескертпе.

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін тіркеу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңында тігіледі. 3. Куәландыру парағында істің нөмірленген парақтарының саны санмен және жазбаша және "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек, іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, рәсімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің келесі ерекшеліктері белгіленеді:

1) почталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, штемпельдер, мөртаңбалар, пломбалар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) танымал мемлекет және қоғам қайраткерлерінің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, гравюралар және акварелдер;

6) үлкен форматтағы құжаттар;

7) желімделген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) салымдары бар конверттер және оларда салынған парақтардың (заттардың) саны;

10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны;

5. Егер істің бір парағында құжатты рәсімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағанның әрбір позициясына қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркі және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.

7. Егер істе жасалған материалдардың ерекшелігіне байланысты нөмірлеу мүмкіндігі болмайтын заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында осы зат тұрған парақтардың нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі кейінгі барлық өзгерістер (бүлінуі, құжаттардың түпнұсқаларының көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) тиісті актілерге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

А4 (210Х297) форматы

	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 24-қосымша
	Нысан

№ _________іс құжаттарының
ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Р/с № №	Іс жүргізу индексі	Құжаттың күні	Құжаттың тақырыбы	Іс парақтарының нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиыны_____________________________ құжат парағы.

(санмен және жазбаша)

Ішкі тізімдеменің парақтар саны _________________________.

(санмен және жазбаша)

Іс құжаттарының ішкі

тізімдемесін толтырған Қолтаңбаның

тұлға лауазымының атауы қолы толық жазылуы

Күні

А4 (210Х297) форматы

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 25-қосымша Нысан

Істер тізімдемесі

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің ресми атауы

Бекітемін Құрылымдық бөлімше басшысы лауазымының атауы _______________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Күні

_________жылғы (дардағы) №______тізімдеме

Р/с № №	Істің индексі	Істің (томның, бөліктің) тақырыбы	Істің (томның, бөліктің) соңғы күні	Істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі	Істегі (томдағы, бөліктегі) парақтар саны	Ескерт-пе
1	2	3	4	5	6	7

Тізімдемеге № ___ден №___дейінгі____________________ іс енгізілді,

(санмен және жазбаша)

оның ішінде:

литерлі нөмірлер:

қалып қойған нөмірлер:

Тізімдеме жасаушы Қолтаңбаның

лауазымының атауы қолы толық жазылуы

Күні

БҚҚ қызметінің Қолтаңбаның

басшысы қолы толық жазылуы

Күні

Ұйым архивінің Қолтаңбаның

қызметкері қолы толық жазылуы

Күні

Ескертпе.

Тұрақты сақталатын істер тізімдемесінде 5-баған толтырылмайды.

А4 (210Х297) форматы