Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата Жамбылской области от 27 июня 2017 года № 132. Зарегистрировано Департаментом юстиции Жамбылской области 27 июля 2017 года № 3494. Утратило силу постановлением акимата Жамбылской области от 21 июня 2019 года № 138

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Жамбылской области от 21.06.2019 № 138 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Примечание РЦПИ.
В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.

В соответствии с Законом Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан" и Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах" акимат Жамбылской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".

2. Коммунальному государственному учреждению "Управление культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области" в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего постановления в органах юстиции;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего постановления его направление на официальное опубликование;

3) размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе акимата Жамбылской области.

4) принятие иных мер, вытекающих из настоящего постановления.

3. Признать утратившими силу следующие постановления акимата Жамбылской области:

1) постановление акимата Жамбылской области от 15 мая 2015 года № 103 "Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок" (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2683, опубликовано 28 августа 2015 года в информационной-правовой систиме "Әділет");

2) постановление акимата Жамбылской области от 17 марта 2016 года № 85 "О внесении изменений в постановление акимата Жамбылской области от 15 мая 2015 года № 103 "Об утверждении регламента государственной услуги "Выдача архивных справок" (зарегестрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 3033, опубликовано 28 апреля 2016 года в информационной-правовой сиситеме "Әділет").

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя акима области Е.Манжуова.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким области

К. Кокрекбаев

Утвержден постановлением акимата Жамбылской области от 27 июня 2017 года № 132

Регламент государственной услуги "Выдача архивных справок"
1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) в соответствий с приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела" (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №11086) (далее–стандарт) оказывается государственными архивами Жамбылской области (далее – услугодатель) которые указаны в приложении 1 к настоящему регламенту.

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:

1) канцелярию услугодателя;

2) некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" (далее – Государственная корпорация);

3) веб-портал "электронного правительства"www.egov.kz (далее – портал).

2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги – архивная справка по форме согласно приложению 60 к Правилам комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 10127) о подтверждении либо ответ об отсутствии следующих сведений социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, возраста, состава семьи, образования, награждения, перечисления пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоения ученых степеней и званий, несчастного случая, нахождения на излечении или эвакуации, применения репрессий, реабилитации жертв массовых политических репрессий, проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы, сведений об актах гражданского состояния, о правоустанавливающих и идентификационных документах.

Форма предоставления результата оказания государственной услуги – электронная или бумажная.

На портале выдается электронная архивная справка либо ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Сноска. Пункт 3 – в редакции постановления акимата Жамбылской области от 26.04.2018 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является наличие заявления с приложением полного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность ее выполнения (порядок действий работников структурных подразделений услугодателя при оказании государственной услуги, процедуры (действия) и последовательность их выполнения, в том числе этапы прохождения всех процедур (действий):

1) сотрудник канцелярии услугодателя принимает на регистрацию документы и направляет на рассмотрение руководителю услугодателя в течение – 15 (пятнадцать) минут с момента поступления;

2) в случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в приеме заявления;

3) руководитель услугодателя передает рассмотренные документы ответственному исполнителю услугодателя на исполнение в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления;

4) подготовка ответственным исполнителем услогодателя к выдаче архивной справки на бумажном носителе и направление результата оказания государственной услуги руководителю услугодателя на подписание – в течение – 9 (девяти) рабочих дней со дня поступления; в случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также за период более чем за 5 (пять) лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 (тридцать)календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги, о чем извещается услугополучатель посредством отправки письма по адресу, указанному в заявлении, в течение 3 (трех) календарных дней со дня продления срока рассмотрения;

5) руководитель услугодателя подписывает результат и направляет в канцелярию услугодателя в течение 4 (четырех) часов с момента поступления;

6) сотрудник канцелярии услугодателя выдает подписанный результат услугополучателю или направляет в Государственную корпорацию или через портал в течение 15 (пятнадцать) минут с момента поступления.

6. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры:

1) прием и регистрация представленных документов услугополучателя, необходимых для оказания государственной услуги, в канцелярии услугодателя и передача их руководителю;

2) резолюция руководителя услугодателя для рассмотрения ответственному исполнителю;

3) оформление ответственным исполнителем справки и передача ее для подписания руководителю услугодателя;

4) подписанный руководителем услугодателя справка;

5) выдача справки канцелярией услугодателя услугополучателю или направление в Государственную корпорацию либо на портал уведомления о готовности справки.

3. Описание порядка взаимодействия структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

1) сотрудник канцелярии услугодателя;

2) руководитель услугодателя;

3) ответственный исполнитель услугодателя.

8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) услугодателя, необходимых для оказания государственной услуги:

1) регистрация в течение 15 минут предоставленных документов услугополучателя и направление их руководителю услугодателя;

2) рассмотрение и передача в течение 1 (одного) рабочего дня документов руководителем услугодателя ответственному исполнителю;

3) подготовка справки в течение 9 (девяти) рабочих дней со дня получения предоставленных услугополучателем документов и передача ее для подписания руководителю услугодателя;

4) подписание руководителемуслугодателя результата и направление в канцелярию услугодателя в течение 4 (четырех) часов с момента поступления;

5) выдача справки канцелярией услугодателя услугополучателю, направление в Государственную корпорацию или на портал уведомления о готовности справки.

4. Описание порядка взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги

9. Описание порядка обращения в Государственную корпорацию и (или) к иным услугодателям, длительность обработки запроса услугополучателя:

Услугополучатели для получения государственной услуги при обращении в Государственную корпорацию и (или) к иным услугодателям представляют документы предусмотренных пунктом 9 стандарта;

При обращении в Государственную корпорацию день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги;

Длительность обработки запроса услугополучателя 15 (пятнадцать) минут.

10. Описание процесса получения результата государственной услуги через Государственную корпорацию, его длительность, указаны в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги согласно приложению 2 (диаграмма № 1) к настоящему регламенту:

процесс 1 – ввод оператором Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы для Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания услуги;

процесс 2 – выбор оператором Государственной корпорации услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально удостоверенной доверенности, при ином удостоверении доверенности данные доверенности не заполняются);

процесс 3 – направление запроса через шлюз "электронного правительства" в государственную базу данных "Физические лица"/государственную базу данных "Юридические лица" о данных услугополучателя, а также в единую нотариальную информационную систему –о данных доверенности представителя услугополучателя;

условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в государственной базе данных "Физические лица"/государственной базе данных "Юридические лица", данных доверенности - в единой нотариальной информационной системе;

процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в государственную базу данных "Физические лица"/государственную базу данных "Юридические лица", данных доверенности – в единую нотариальную информационную систему;

процесс 5 – заполнение оператором Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронной цифровой подписи заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание услуги;

процесс 6 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) электронной цифровой подписью оператора Государственной корпорации, через шлюз "электронного правительства" в автоматизированное рабочее место услугодателя;

процесс 7 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;

условие 2 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных в пункте 9 стандарта, и основания для оказания услуги;

процесс 8 – в случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 к стандарту;

процесс 9 – получение услугополучателем через оператора Государственной корпорации результата государственной услуги (архивной справки).

11. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через веб-портал "электронного правительства", указаны в диаграмме функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги согласно приложению 2 (диаграмма № 2) к настоящему регламенту:

услугополучатель осуществляет регистрацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);

процесс 1 - ввод услугополучателем индивидуального идентификационного номера/бизнес-идентификационного номера и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;

условие 1 - проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через индивидуальный идентификационный номер/ бизнес-идентификационный номер и пароль;

процесс 2 - формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;

процесс 3 - выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде, предусмотренных пунктом 9 стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи для удостоверения (подписания) запроса;

условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанным в запросе, и индивидуального идентификационного номера/ бизнес-идентификационного номера, указанном в регистрационном свидетельстве электронной цифровой подписи);

процесс 4 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности электронной цифровой подписи услугополучателя;

процесс 5 - удостоверение запроса для оказания услуги посредством электронной цифровой подписи услугополучателя и направление электронного документа (запроса) через шлюз "электронного правительства" в автоматизированное рабочее место услугодателя для обработки услугодателем;

процесс 6 – регистрация электронного документа в автоматизированное рабочее место услугодателя;

условие 3 – проверка (обработка) услугодателем соответствия приложенных услугополучателем документов перечню документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и основания для оказания услуги;

процесс 7 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

процесс 8 – получение услугополучателем результата услуги (уведомление о готовности архивной справки в форме электронного документа), сформированного через автоматизированное рабочее место услугодателя. Электронный документ формируется с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного лица услугодателя.

Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 3 к настоящему регламенту.

Приложение 1 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Адреса государственных архивов

Сноска. Приложение 1 с изменениями, внесенными постановлением Жамбылского областного акимата от 26.04.2018 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

№	Наименование учреждения	Адреса	Контактные телефоны
1	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Жамбылской области" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	г.Тараз, улица Болтирик.Шешен 1Б zhambyl_muragat@mail.ru	8(7262) 45-32-75
2	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив города Тараз" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	г.Тараз, улица Телецентр 3А gor_arhiv1@mail.ru	8 (7262) 54-19-94
3	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Байзакского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Байзакский район, село Сарыкемер, ул.Конаева 138 arhiv_baizak@mail.ru	8 (726-37) 2-19-49
4	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Жамбылского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Жамбылский район, село Аса, улица Абая 127 А arhiv_asa@mail.ru	8 (726-33) 2-19-49
5	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Жуалынского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Жуалинский район, село Б.Момышулы, улица Латиканта 24 аrhiv_jualy@mail.ru	8 (726-35) 2-12-41
6	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Кордайского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Кордайский район, село Кордай, улица Домалакана 209 arhiv_korday@mail.ru	8 (726-36) 2-23-29
7	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Меркенского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Меркенский район, село Мерке, улица Исмаилова 193 arhiv2013@mail.ru	8 (726-32) 2-24-16
8	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Мойынкумского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Мойынкумский район, село Мойынкум, улица Кошенова 10 moiynkum_arhiv@mail.ru	8 (726-42) 2-10-20
9	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Сарысуского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Сарысуский район, село Саудакент, улица Асанова 11 аrhiv11@mail.ru	8 (726-34) 2-13-44
10	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Т.Рыскуловского района" управления культуры, архивов и документации акимата Жамбылской области	Жамбылская область, Т.Рыскуовский район, село Кулан, улица Жибек Жолы 59 kulan_arhiv@mail.ru	8 (726-31) 2-23-75
11	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Таласского района" управления культуры, архивов и документации	Жамбылская область, Таласский район, город Каратау,улица Тохтарова 4 talasrai_archiv@mail.ru	8 (726-44) 6-01-75
12	Коммунальное государственное учреждение "Государственный архив Таласского района" управления культуры, архивов и документации	Жамбылская область, Шуский район, город Шу, улица Абылайхана 10	8 (726-43) 2-16-63

Приложение 2 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма № 1 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через АРМ ИС Государственной корпорации

Диаграмма № 2 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через портал

Условные обозначения

Приложение 3 к регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги "Выдача архивных справок"

Условные обозначения:

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Жамбыл облысы әкімдігінің 2017 жылғы 27 маусымдағы № 132 қаулысы. Жамбыл облысы Әділет департаментінде 2017 жылғы 27 шілдеде № 3494 болып тіркелді. Күші жойылды - Жамбыл облысы әкімдігінің 2019 жылғы 21 маусымдағы № 138 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды – Жамбыл облысы әкімдігінің 21.06.2019 № 138 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
РҚАО-ның ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.

"Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңына және "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуірдегі Заңына сәйкес Жамбыл облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса беріліп отырған "Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті бекітілсін.

2. "Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасы" коммуналдық мемлекеттік мекемесі заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы қаулының әділет органдарында мемлекеттік тіркелуін;

2) осы қаулының мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін күнтізбелік он күн ішінде оны ресми жариялауға;

3) осы қаулының Жамбыл облысы әкімдігінің интернет-ресурсында орналастырылуын;

4) осы қаулыдан туындайтын өзге де шаралардың қабылдануын қамтамасыз етсін.

3. Жамбыл облысы әкімдігінің келесі қаулыларының күші жойылды деп танылсын:

1) "Мұрағат анықтамаларын беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы" Жамбыл облысы әкімдігінің 2015 жылғы 15 мамырдағы № 103 қаулысының (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 2683 болып тіркелген, 2015 жылдың 28 тамызында "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде жарияланған);

2) "Мұрағат анықтамаларын беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы" Жамбыл облысы әкімдігінің 2015 жылғы 15 мамырдағы № 103 қаулысына өзгерістер енгізу туралы" Жамбыл облысы әкімдігінің 2016 жылғы 17 наурыздағы № 85 қаулысының (Нормативтік құқықтық актілердің мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 3033 болып тіркелген, 2016 жылдың 28 сәуірінде "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде жарияланған).

4. Осы қаулының орындалуын бақылау облыс әкімінің орынбасары Е.Манжуовқа жүктелсін.

5. Осы қаулы әділет органдарында мемлекеттiк тiркелген күннен бастап күшiне енедi және оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Облыс әкімі

К.Көкрекбаев

Жамбыл облысы әкімдігінің 2017 жылғы 27 маусымдағы № 132 қаулысымен бекітілген

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті
1. Жалпы ережелер

1. "Архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" Қазақстан Республикаксы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 17 сәуірдегі № 138 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 11086 болып тіркелген) (бұдан әрі - стандарт) сәйкес "Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметті (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет) осы Регламенттің 1-қосымшасында көрсетілген Жамбыл облысының мемлекеттік архивтері (бұдан әрі – көрсетілетін қызметті беруші) көрсетеді.

Өтінішті қыбылдау және мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижесін беру:

1) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі;

2) "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясы" коммерциялық емес акционерлік қоғамы (бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация);

3) www.egov.kz "электрондық үкімет" веб-порталы (бұдан әрі – портал) арқылы жүзеге асырылады.

2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық (ішінара автоматтандырылған) және (немесе) қағаз түрінде.

3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі –әлеуметтік-құқықтық сипаттағы келесі мәліметтерді: жұмыс өтілін, жалақы мөлшерін, жасын, отбасының құрамын, білімін, марапатталғанын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік төлемдердің аударылуын, ғылыми дәрежелер мен атақтардың берілуін, жазатайым оқиғаны, емделуде немесе қоныс аударуда болуын, қуғын-сүргінге ұшырағанын, жаппай саяси қуғын-сүргiндер құрбандарын ақтау, экологиялық апат аймақтарында тұрғанын, бас бостандығынан айыру жерлерінде болғанын, азаматтық хал актілері, құқық белгілеуші және сәйкестендіру құжаттары жөніндегі мәліметтерді растау туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтермен толықтыру, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына 60-қосымшаға сәйкес нысандағы архивтік анықтама немесе олардың болмауы туралы жауап.

Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны – қағаз немесе электрондық түрде.

Порталда электрондық архивтік анықтама не сұратылған мәліметтердің болмауы туралы жауап беріледі.

Ескерту. 3 - тармақ жаңа редакцияда – Жамбыл облысы әкімдігінің 26.04.2018 № 78 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

2. Мемлекеттік қызметтер көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) іс-қимыл тәртібін сипаттау

4. Мемлекеттік қызметті көрсету рәсімін (іс-қимылын) бастау үшін негіздеме стандарттың 9-тармағында көзделген құжаттардың толық жиынтығы қоса берілген өтініш болып табылады.

5. Мемлекеттік қызметті көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір рәсімнің (іс-қимылдың) мазмұны, орындау ұзақтығы (мемлекеттік қызметті көрсету кезіндегі құрылымдық бөлімшелер қызметкерлерінің әрекет ету тәртібі, процестер (іс-қимылдар) және оларды орындау кезектілігі, соның ішінде барлық процестерден (іс-қимылдардан) өту кезеңдері:

1) кеңсе қызметкері келіп түскен құжаттарды тіркеуге қабылдайды және көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қарауға - келіп түскен сәттен бастап 15 (он бес) минут ішінде ұсынады;

2) көрсетілетін қызметті алушы стандарттың 9-тармағында көзделген құжаттар топтамасын толық ұсынбаған және (немесе) қолданылу мерзімі өтіп кеткен құжаттарды ұсынған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші өтінішті қабылдаудан бас тартады;

3) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы қаралған құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысына орындау үшін - келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде жібереді;

4) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысының қағаз тасығыштағы архивтік анықтамасын беруге дайындауы және нәтижені көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қол қоюға жіберуі – келіп түскен күннен бастап 9 (тоғыз) жұмыс күні ішінде; мемлекеттік көрсетілетін қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты 5 (бес) жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі аяқталғаннан кейін көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік 30 (отыз) күннен аспайтын мерзімге ұзартады, бұл туралы қарау мерзімі ұзартылған күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде өтініште көрсетілген мекенжайға хат жолдау арқылы көрсетілетін қызметті алушы хабарландырылады;

5) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы нәтижеге қол қояды және оны көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне - келіп түскен сәттен бастап 4 (төрт) сағат ішінде жібереді;

6) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсе қызметкері қол қойылған құжатты көрсетілетін қызметті алушыға, Мемлекеттік корпорацияға немесе портал арқылы - келіп түскен сәттен бастап 15 (он бес) минут ішінде жібереді.

6. Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша рәсімнің (іс-әрекеттің) нәтижесі келесі рәсімді орындауды бастау үшін негіз болып табылады:

1) мемлекеттік қызмет көрсету үшін көрсетілетін қызметті алушымен ұсынылған қажетті құжаттарды көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесінде қабылдау, тіркеу және оны басшыға жіберу;

2) жауапты орындаушының қарауы үшін көрсетілетін қызметті берушінің басшысының бұрыштамасы;

3) анықтаманы жауапты орындаушымен рәсімдеу және оны көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қол қоюға беру;

4) қызмет берушінің басшысы қол қойған анықтама;

5) анықтаманы көрсетілетін қызметті алушыға беру немесе Мемлекеттік корпорацияға жолдау, порталға анықтаманың дайын екені туралы хабарлама жолдау.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

7. Мемлекеттік қызмет көрсету процесіне қатысатын көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) тізбесі:

1) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсе қызметкері;

2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы;

3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы.

8. Көрсетілетін қызмет берушінің құрылымдық бөлімшелері (қызметкерлері) арасындағы әр рәсімдердің (әрекеттердің) ұзақтылығын көрсетумен бірге рәсімдердің (әрекеттердің) дәйектілігін сипаттау:

1) көрсетілетін қызметті алушымен ұсынылған құжаттарды 15 минуттың ішінде тіркеу және оны көрсетілетін қызметті берушінің басшысына жолдау;

2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысымен құжаттарды 1 (бір) жұмыс күні ішінде қарау және жауапты орындаушыға жолдау;

3) көрсетілетін қызметті алушымен ұсынылған құжаттарды алған күннен бастап 9 (тоғыз) жұмыс күні ішінде анықтаманы дайындау және оны көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қол қоюға беру;

4) көрсетілетін қызметті берушінің басшысының нәтижеге қол қоюы және оны көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне жіберуі 4 (төрт) сағат ішінде;

5) анықтаманы көрсетілетін қызметті алушыға беру немесе Мемлекеттік корпорацияға жолдау, порталға анықтаманың дайын екені туралы хабарлама жолдау.

4. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде Мемлекеттік корпорациямен және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл тәртібін, сондай-ақ ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

9. Мемлекеттік корпорацияға және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілерге жүгіну тәртібі, көрсетілетін қызметті алушының сұранысын өңдеу ұзақтығы:

Көрсетілетін мемлекеттік қызметті алу үшін көрсетілетін қызметті алушылар Мемлекеттік корпорацияға және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілерге жүгінген кезде стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттарды ұсынады;

Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызмет көрсету мерзіміне кірмейді;

Көрсетілетін қызметті алушының сұранысын өңдеу ұзақтығы 15 (он бес) минут.

10. Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін Мемлекеттік корпорация арқылы алу процесін, оның ұзақтылығы, осы регламенттің 2-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуге қатысты ақпараттық жүйелердің функционалдық іс-әрекеттер диаграммасында (№ 1 диаграмма) көрсетілген:

1-процесс – Мемлекеттік корпорация операторының Мемлекеттік корпорацияға арналған ақпараттық жүйенің автоматтандырылған жұмыс орнына логин мен парольді енгізуі (авторландыру процесі);

2-процесс – Мемлекеттік корпорация операторының осы регламентте көрсетілген қызметті таңдап алу, экранға сұраныс үлгісін шығару, Мемлекеттік корпорация операторының көрсетілетін қызметті алушының деректерін немесе сенімхат бойынша көрсетілетін қызметті алушы өкілінің деректерін енгізу (нотариуспен расталған сенімхат болған жағдайда, басқа сенімхат болған жағдайда – бұл деректер енгізілмейді);

3-процесс – көрсетілетін қызметті алушының деректері туралы сұранысты "электрондық үкімет" шлюзы арқылы "Заңды тұлғалар" немесе "Жеке тұлғалар" мемлекеттік дерек қорына, сонымен қатар, бірыңғай нотариалды ақпараттық жүйесіне жіберу;

1-шарт – көрсетілетін қызметті алушының деректерінің "Заңды тұлғалар" немесе "Жеке тұлғалар" мемлекеттік дерек қорында, сенімхат деректерінің бірыңғай нотариалды ақпараттық жүйесінде болуын тексеру;

4-процесс – көрсетілетін қызметті алушының деректерінің "Заңды тұлғалар" немесе "Жеке тұлғалар" мемлекеттік дерек қорында, сенімхат деректерінің бірыңғай нотариалды ақпараттық жүйесінде болмауына байланысты деректерді алу мүмкіндігінің жоқтығы туралы хабарламаны құрастыру;

5-процесс – Мемлекеттік корпорация операторының сұраныс нысанын қағаз тасығыштағы құжаттардың болуы бөлігі бойынша толтыруы, көрсетілетін қызметті алушы ұсынған құжаттарды сканерлеу, оларды сұраныс нысанына жапсыру, көрсетілген қызметке сұраныстың толтырылған нысанын (енгізілген мәліметтерді) электрондық цифрлық қолтаңбамен растау;

6-процесс – Мемлекеттік корпорация операторының электрондық цифрлық қолтаңбамен расталған электрондық құжатты (көрсетілетін қызметті алушының сұранысын) "электрондық үкімет" шлюзі арқылы көрсетілетін қызметті берушінің автоматтандырылған жұмыс орнына жіберу;

7-процесс – электрондық құжатты көрсетілетін қызметті берушінің автоматтандырылған жұмыс орнында тіркеу;

2-шарт – көрсетілетін қызметті алушының қоса берген құжаттарының стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттар тізіміне және қызмет көрсету негіздемелеріне сәйкес келуін тексеру (өңдеу);

8-процесс – көрсетілетін қызметті алушы осы мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының 9-тармағында көзделген құжаттар топтамасын толық ұсынбаған жағдайда Мемлекеттік корпорацияның қызметкері құжаттарды қабылдаудан бас тартады және осы мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартына 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қолхат береді;

9-процесс – көрсетілетін қызметті алушының мемлекеттік қызмет нәтижесін (архивтік анықтаманы) Мемлекеттік корпорация операторы арқылы алуы.

11. Мемлекеттік қызметтерді "электрондық үкімет" веб-порталы арқылы көрсеткен кездегі көрсетілетін қызметті беруші мен көрсетілетін қызметті алушының жүгіну тәртібі мен рәсімдер (іс-қимылдар) кезеңдерінің сипаттамасы, осы регламенттің 2-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара іс-қимыл диаграммасында (№ 2 диаграмма) көрсетілген:

көрсетілетін қызметті алушы жеке сәйкестендіру нөмірінің/бизнес-сәйкестендіру нөмірінің және парольдің (порталда бұрын тіркелмеген қызметті алушылар үшін) көмегімен порталда тіркеледі;

1-процесс – қызметті алушының жеке сәйкестендіру нөмірінің/бизнес-сәйкестендіру нөмірінің және парольді (авторландыру процесі) порталға енгізуі;

1-шарт – жеке сәйкестендіру нөмірі/бизнес-сәйкестендіру нөмірі мен пароль арқылы порталда тіркелген қызметті алушы туралы деректердің дәлелдігін тексеру;

2-процесс – көрсетілетін қызметті алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

3-процесс – көрсетілетін қызметті алушының осы регламентте көрсетілген мемлекеттік қызметті таңдауы, қызметті көрсету үшін сұрау салу нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарын ескере отырып, көрсетілетін қызметті алушының нысанды толтыруы (мәліметтерді енгізу) үшін, стандарттың 9-тармағында көрсетілген қажетті құжаттар көшірмесін электронды түрде сұрау нысанына бекіту, сонымен қатар сұрауды куәландыру (қол қою) үшін көрсетілетін қызметті алушының электрондық цифрлық қолтаңбасын тіркеу куәлігін таңдауы;

2 - шарт – порталда электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәлігінің қолдану мерзімін және қайтарылған (жойылған) тіркеу куәліктерінің тізімінде болмауын, сондай-ақ сәйкестендіру деректерінің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген жеке сәйкестендіру нөмірі/бизнес-сәйкестендіру нөмірі мен электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәлігінде көрсетілген жеке сәйкестендіру нөмірі/бизнес-сәйкестендіру нөмірін) тексеру;

4-процесс – көрсетілетін қызметті алушының электрондық цифрлық қолтаңбасының түпнұсқалығының расталмауына байланысты сұратылып отырған қызметтен бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

5-процесс – сұрау салуды көрсетілетін қызметті алушының электрондық цифрлық қолтаңбасы арқылы куәландыру және электрондық құжатты (сұрауды) көрсетілетін қызметті берушінің өңдеуіне "электрондық үкімет" шлюзі арқылы көрсетілетін қызмет берушінің автоматтандырылған жұмыс орнына жіберу;

6-процесс – электрондық құжатты көрсетілетін қызметті берушінің автоматтандырылған жұмыс орнында тіркеу;

3-шарт – көрсетілетін қызметті берушінің көрсетілетін қызметті алушы қоса берген құжаттардың стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттар тізіміне және қызмет көрсету негіздемелеріне сәйкестігін тексеруі (өңдеуі);

7-процесс – көрсетілетін қызметті алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны қалыптастыру;

8-процесс – көрсетілетін қызметті берушінің автоматтандырылған жұмыс орнында құрастырылған қызмет көрсету нәтижесін (электрондық құжат нысанындағы архивтік анықтаманың дайындығы туралы хабарлама) көрсетілетін қызметті алушының алуы. Электрондық құжат көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану арқылы қалыптастырылады.

Мемлекеттік қызметті көрсету процесінде рәсімдердің (іс-қимылдардың) ретін, көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылдарының толық сипаттамасы, сондай-ақ өзге көрсетілген қызметті берушілер және (немесе) Мемлекеттік корпорациясымен өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы регламенттің 3-қосымшасына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетіледі.

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1-қосымша

Мемлекеттік архивтердің мекенжайлары

Ескерту. 1 - қосымшаға өзгерістер енгізілді – Жамбыл облысы әкімдігінің 26.04.2018 № 78 қаулысымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

№	Мекеменің атауы	Мекенжайы	Байланыс телефондары
1	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Жамбыл облысының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Тараз қаласы, Бөлтірік Шешен көшесі, 1Б zhambyl_muragat@mail.ru	8 (7262) 45-32-75 8 (7262) 43-15-61
2	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Тараз қаласының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Тараз қаласы қаласы, Телецентр көшесі, 3А gor_arhiv1@mail.ru	8 (7262) 54-19-94
3	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Байзақ ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Байзақ ауданы, Сарыкемер ауылы, Қонаев көшесі,138 arhiv_baizak@mail.ru	8 (726-37) 2-16-91
4	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Жамбыл ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Жамбыл ауданы, Аса ауылы, Абай көшесі, 127 А arhiv_asa@mail.ru	8 (726-35) 2-19-49
5	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Жуалы ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Жуалы ауданы, Б.Момышұлы ауылы, Латикант көшесі, 24 аrhiv_jualy@mail.ru	8 (726-33) 2-12-41
6	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Қордай ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Қордай ауданы, Қордай ауылы, Домалақ ана көшесі, 209 arhiv_korday@mail.ru	8 (726-36) 2-23-29
7	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Меркі ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Мерке ауданы, Мерке ауылы, Исмаилов көшесі, 193 arhiv2013@mail.ru	8 (726-32) 2-24-16
8	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Мойынқұм ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Мойынқұм ауданы, Мойынқұм ауылы, Көшенов көшесі, 10 moiynkum_arhiv@mail.ru	8 (726-42) 2-10-20
9	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Сарысу ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Сарысу ауданы, Саудакент ауылы, Қ.Асанұлы көшесі, 11 аrhiv11@mail.ru	8 (726-34) 2-13-44
10	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Т.Рысқұлов ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы,Т.Рысқұлов ауданы, Құлан ауылы, Жібек жолы көшесі, 59 kulan_arhiv@mail.ru	8 (726-31) 2-23-75
11	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Талас ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Қаратау қаласы, Тохтаров көшесі, 4 talasrai_archiv@mail.ru	8 (726-44) 6-01-75
12	Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының "Шу ауданының мемлекеттік архиві" коммуналдық мемлекеттік мекеме	Жамбыл облысы, Шу ауданы, Шу қаласы, Абылайхан көшесі, 10 arhivshy@mail.ru	8 (726-43) 2-16-63

Мемлекеттік қызметті Мемлекеттік корпорацияның АЖ АЖО арқылы көрсету кезінде функционалдық өзара іс-қимылдың № 1 диаграммасы

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2-қосымша

Портал арқылы мемлекеттік қызметті көрсету кезінде функционалдық өзара іс-қимылдың № 2 диаграммасы

Шартты белгілер:

"Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 3-қосымша

Архивтік анықтамалар беру" мемлекеттік қызметін көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығы

Шартты белгілер: