On approval of forms of documents compiled (drawn up) when receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives

Order of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated December 4, 2018 No. 343. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on December 5, 2018 No. 17862. Abolished by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated November 22, 2023 No. 458-NK.

Unofficial translation

Footnote. Abolished by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated November 22, 2023 No. 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

In accordance with the Rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives, approved by Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 575 dated September 19, 2018 I hereby ORDER:

1. To approve:

1) the form of the act of migration and rewriting of electronic documents in accordance with Annex 1 to this Order;

2) the form of inventories of cases, documents of permanent storage in accordance with Annex 2 to this Order;

3) the form of the inventory of cases on personnel according to Annex 3 to this Order;

4) the form of an inventory of cases, documents of temporary (over 10 years) storage in accordance with Annex 4 to this Order;

5) the form of the act on the allocation to destruction of documents not subject to further storage in accordance with Annex 5 to this Order;

6) the form of the list of projects of products of industrial production and technological processes, objects of planning and capital construction, scientific and technical documentation on which is subject to transfer for state storage in accordance with Annex 6 to this Order;

7) the form of the cover page in accordance with Annex 7 to this Order;

8) the card form of the topographic index in post-shelf life in accordance with Annex 8 to this Order;

9) order form for issuing cases to the Reading room and employees of the organization in accordance with Annex 9 to this Order;

10) the form of the act on the issuance of cases, documents for temporary use in accordance with Annex 10 to this Order;

11) the form of the book on the issuance of documents in accordance with Annex 11 to this Order;

12) the form of the usage list in accordance with Annex 12 to this Order;

13) the form of the substitute storage unit card in accordance with Annex 13 to this Order;

14) the form of a check list of the presence and status of cases, documents in the archival fund in accordance with Annex 14 to this Order;

15) the form of the act of checking the availability and condition of archival documents in accordance with Annex 15 to this Order;

16) the form of the accounting card for undetected archival documents in accordance with Annex 16 to this Order;

17) the form of the inventory book on receipt and disposal of documents according to Annex 17 to this Order;

18) the form of the case inventory in accordance with Annex 18 to this Order;

19) the form of the passport of the archive of the organization according to Annex 19 to this Order;

20) the form of the inventory register book of scientific and technical documentation in accordance with Annex 20 to this Order;

21) the form of the registration card of the scientific and technical documentation in accordance with Annex 21 to this Order;

22) the form of the inventory book of accounting scientific and technical documentation in accordance with Annex 22 to this Order;

23) the form of the log of registration of applications for the issue of an invention patent according to Annex 23 to this Order;

24) the form of the registration card of the electronic documents storage unit in accordance with Annex 24 to this Order;

25) the form of archive reference in accordance with Annex 25 to this Order.

2. The Department of Archives and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, in line with the procedure established by law, shall:

1) ensure the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of State registration of this Order, send its soft copy in both Kazakh and Russian languages to the Republican State Enterprise on the Right of Economic Management "Republican Center for Legal Information" for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic Kazakhstan;

3) within two working days after its enactment, place this Order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after the execution of the measures provided for by this paragraph, submit the information about the implementation of the measures to the Legal Department of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

3. Control over the implementation of this Order shall be entrusted to the supervising vice-minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan.

4. This Order shall become effective after its first official publication.

Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

A. Mukhamediuly

Annex 1 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

The official name of the organization

Approved by ____________________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ____________________________________________ (signature of the head of the organization) ____________________________________ (date)

The Act of migration and rewriting of electronic documents

Place of compilation

Inventory of cases, documents № ______	Unit № ____
1	2

Characteristics of electronic documents before rewriting / migration:

____ format, volume (MB), ____ number and numbers of storage units _________________.

Characteristics of electronic documents after rewriting / migration:

____ format, volume (MB), ____ amount and numbers of storage units __________________

Work completed (by):______________________________________________________

(title, surname, initials, signature head of the organization)

Work accepted: _____________________________________________________________

(title, surname, initials, signature of the head of departmental or private archive of the organization)

_______________________________

(date of acceptance of the work)

Amendments into filing documents are introduced by:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the person who amended filing documents)

_________________________________________

(the date of amendment of filing documents)

A4 format (210Х297)

Annex 2 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan December 4, 2018

Form for case inventories, documents of

permanent storage

Approved by _______________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ________________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of cases, documents of permanent storage

Archive Fund No. ___

Inventory No. ____ cases, documents of permanent storage

_______________________________________________________

(official name of the organization)

for ______________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Deadlines of the case (volumes, parts)storage	The number of sheets in the case (volume, parts)	Notes
1	2	3	4	5	6
The name of the structural unit of the organization
Name of the section "________"

In this section (s) _________________________ inventories of cases, documents included

(section name)

____________________ cases from No. __ to No. __, including:

(in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

_________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by _______________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) ________________________________ (date)

Inventory of video records of permanent storage

Inventory No. ___

_____________________________________________________________________
(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number	Document title	Author	Performer	Language	Date of record, rewriting	Video-records timing	Record type and format	Number of units		Composition of text accompanying documentation	Notes
										original	copy
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

In this section (s)

__________ Inventory entered __________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

________________________________________________________________________
(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

________________________________________________________________________
(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by __________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) _________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of film documents of permanent records

Inventory No. ___

__________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number (account number in the organization)	Document title	Author	Date and place of filming, production	Option (mute, sound, black and white, color, format, language)
1	2	3	4	5	6	7

Table continuation

Number of storage units / meterage							Composition of text accompanying documentation	Note
Negative	Double negative	Phonogram (negative)	Magnetic phonogram (main, combined)	Intermediate positive	Positive	Installation videos and color passports
8	9	10	11	12	13	14	15	16

In this section (s)

__________ Inventory entered ____________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by _____________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ____________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of phonodocuments of magnetic records stored permanently

Inventory No. ___

__________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number	Document title	Author	Performer	Language	Record date, rewrite
1	2	3	4	5	6	7	8

Table continuation

Record, rewrite	Record date, rewrite	Timing video	Record type and format	Number of units		Composition of text accompanying documentation	Note
				original	copy
9	10	11	12	13	14	15	16

In this section (s)

__________ Inventory entered ___________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) __________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of photo albums of permanent storage

Inventory No. ___

________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Title of the album	Filming author	Deadlines of Photoprints	Place of filming	Number of photo prints	Composition of text accompanying documentation	External features	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In this section (s)

____________ Inventory entered __________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

_________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ______________________________ (date)

Inventory of photographic documents of permanent storage

Inventory No. ___

________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting unit number, storage unit	Production number	Title (abstract) of the document (the name of the slidefilm)	Filming author	Filming date	Place of filming
1	2	3	4	5	6

Table continuation

Number of storage units / meterage						Composition of text accompanying documentation	Note
Negative	Double negative	Positive	Photoprint	Slide (diapositive)	Slide film
7	8	9	10	11	12	13	14

In this section (s)

________ Inventory entered ______________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

____________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________
(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of electronic documents of permanent storage

Inventory No. ___

____________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Headline	Deadlines for Accounting Units	Electronic Document Format	Volume (MB)	Composition of text accompanying documentation	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

In this section (s)

________ Inventory entered ____________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

______________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) _________________________________ (date)

Inventory of scientific and technical documents of permanent storage

Inventory No. ___

_________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Object designation (products, topics)	Title of case	Author (Organization Developer)	Year of completion	Number of sheets			Note
					texting	graphic	photo
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In this section (s)

__________ Inventory entered ___________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

_________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up

section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 3 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Approved by __________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) __________________________________ (signature of the head of the organization) ________________________________ (date)

Inventory of cases on staff

Archive Fund No. ___

Inventory No. ___ of personnel cases _____________________________________

(official name of the organization)

for ___________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Dates of the case (volumes, parts)	The number of sheets in the case (volume, parts)	Note
1	2	3	4	5	6
The name of the structural unit of the organization
Name of the section "________"

In this section (s)

______________ Inventory entered on ___________ cases from No. __ to No. __, including:

(section name) (in numbers and in words)

lettered numbers: missing numbers:

_________________________________________________________________________

(title, surname, initials, signature of the persons (s) who compiled the section (s) of inventory)

__________________________________________

(the date of the section (s) of the inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 4 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Approved by ____________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of cases, documents of temporary (over 10 years) storage

Archive Fund No. ___

Inventory No. ___ of personnel cases ____________________________________ (official name of the organization) for ___________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Dates of the case (volumes, parts)	Retention period	The number of sheets in the case (volume, parts)	Note
1	2	3	4	5	6	7
The name of the structural unit of the organization
Section name "_______ __"

This section (s) of

____________________ has been entered into _______________________ cases from

No. __ to No. __, including:

(name of section) (in numbers and in words)

lettered numbers:

missing numbers:

_______________________________________________________________________

(title, last name, initials , the signature of the person (s)

who compiled the inventory section (s)

__________________________________________

(the date of the inventory section (s))

Agreed by the

protocol of the central expert

commission (expert commission) of the organization

dated ___________ _____ № ___

A4 format (210Х297)

Annex 5 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

The official name of the organization

Approved by ___________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Act
of the allocation to the destruction of non-storable documents

Place of preparation

Based ____________________________________________________________________

(name of the list of standard documents produced during the work

__________________________________________________________________________

public and private organizations, with an indication of the retention period or

__________________________________________________________________________

sectoral (departmental) list of the documents produced during the work

__________________________________________________________________________

governmental and nongovernmental organizations, with an indication of the retention period)

selected for the destruction as documents without scientific and historical valuesthat have lost

practical significance of the case, and documents of the archive fund

__________________________________

(number and name of the archive fund)

Serial Number	Case Title or Group Case Title	Case date or deadlines	Index of a case (volume, part) by item or case number in inventory	Number of cases (volumes, parts)	Retention period of the case (volume, part) and the number of items (sub-items) on the List	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total ______________________ cases and documents for __________ year (s)

(in figures and in words)

The annual sections of the inventory of cases, documents of permanent storage for _________ year (s)

approved, personnel approved by the protocol of the expert and inspection commission

__________________________________________________________________________

(name of the local executive body, republican

_________________________ of ________________

(state archive) (date and Number)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person (s) who conducted the ordering of cases, documents)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 6 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The official name of the organization

Approved by ___________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

The list of projects of products of industrial production and technological processes, objects of planning

and capital construction, scientific and technical documentation on which is subject to transfer for state storage

__________________________________________________________________________

(type of scientific and technical documentation)

for ____________ year (s)

serial number _________

Serial number	Designation (index) of documentation (development)	The name of the scientific and technical documentation (development)	Stage	Year of completion of the documentation (development)	Organizations that participated in the creation of documentation (development)	Number of units	Justification of the selection of documents for state storage	Note (term of transfer to the state archive)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In total, this list includes

_______________ documentation (development) from № ________ to № ______________.

__________________________________________________________________________

(name, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 7 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Front page form sheet

__________________________________________________________________________

(name of State Archives)¹

__________________________________________________________________________

(the name of the archive fund)

________________________________

(location)

of the Archival fund number _______________________

Inventory number ______________________

__________________________________________________________________________

(title inventory)

Dates cases, documents _________________

_____________________________________________________

¹ To be completed in the State Archives

Annex 8 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Form

The front side of the topographic index card

Shelving unit number _____					Archive number _____
Cabinet No.	Shelf No.	Archive Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Cases from No __ to No ___		Note
1	2	3	4	5		6

The reverse side of the topographic index card

1	2	3	4	5	6

A6 format (148Х105)

Annex 9 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Name of the departmental (private)

archive of the organization

The order for the issuance of cases to the reading room and employees of the organization _____ № _____ _________________ (place of creation)

I authorize the issuance of cases to the reading room and employees of the organization _____________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) ______________ (date)

__________________________________________________________________

(surname, initials of the individual, employee of the structural unit)

__________________________________________________________________________

(purpose of use, including the indication of the topic of research, study)

Archive Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Storage Unit No.	Title of the Storage Unit	User acknowledgement of receipt	Acknowledgement of receipt of an employee of the reading room
1	2	3	4	5	6

A5 format (148x215)

Annex 10 to order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The State Emblem of the Republic of Kazakhstan
or the emblem (trademark) of the organization

The official name of the organization (in the state language)	The official name of the organization (in Russian or another language)
________________________ (date)	№ ____________
Place of publication (in the state language)	Place of publication (in Russian or any other language)

Act
on issuing cases, documents for temporary use

On the basis of ________________________________________ the following storage units are issued from the archival fund _________________________________________

(number, name of the archive fund)

For ____________________ (purpose of issue)

________________________________________________________________________ .

Serial number	Inventory of cases, documents No.	Storage unit number	Storage Unit Header	Dealines	Number of sheets	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total issued ____________________ storage units, the period of return of cases,

(in figures and in words)

documents ____________________________

The terms of temporary use by the person receiving the case, the documents for temporary use:

1) the cases, the documents received for temporary use shall be in an ordered state, hemmed, in covers, with numbered sheets and witness signs;

2) cases, documents received for temporary use are not provided for use by unauthorized persons, copies, extracts and certificates shall not be issued for them, documents are not published without permission of the organization that issued the cases;

3) cases, documents received for temporary use, shall be returned to the departmental (private) archive of the organization in the period specified in the act. The person who receives the case documents shall be warned about liability in case of destruction of documents of the National Archive Fund in accordance with Article 509 of the Code of the Republic of Kazakhstan "On Administrative Offenses" dated July 5, 2014.

______________________________ (title, last name, initials, signature of the head of the organization issuing the case, documents)

______________________________ (title, last name, initials, signature of the head of the organization receiving the case, documents)

__________________________________________________________________________

(job title, surname, initials, signature of the person who issued the case, documents for temporary use)

_____________________________

(date of issue of cases, documents)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who received the case, documents for temporary use)

_____________________________

(date of issue of cases, documents)

Cases, documents returned in full, in orderly state, hemmed and in covers.

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the person who has passed the case, documents)

_____________________________

(date of issue files, documents)

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the person who accepted the case, documents)

_________________________________

(date of the issue of cases, documents)

Format A4 (210Х297)

Annex 11 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Book for issuing documents

Serial number	Date of issue	Archival Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Storage Unit No.	Issued to	Aknowledgement of Receipt	Return date	Refund Policy	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Total in the year _____ issued from the archive number ___________________________

(in numbers and in words)

of storage units.

_________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person who prepared the final record)

Format A4 (210Х297)

Annex 12 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Name of the organization

Usage sheet

Archive Fund No. _____ Inventory of Cases, Documents No. _______

Case No. _______

Name of the Archive Fund ___________________________________________________

Title of the Case ___________________________________________________________

Date of use	Issued to (surname, initials)	Nature of use (copy, checkout, review, etc.)	Used Sheet Numbers	Signature of the person using the document
1	2	3	4	5

A4 format (210Х297)

Annex 13 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Substitute Storage Unit Card Issued
Archival Fund Number	Number of case records, documents	Storage unit number	Issued to	Date of issue	Signature	Return date	Signature

A4 format (210Х297)

Annex 14 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Checklist for availability and status of documents in the archive fund

for the availability and status of cases, documents of the archive fund

_____________________________________________

(number, name of the archive fund) checked by

__________________________________________________________________________

(position, surname and initials of the person (s) who checked files, documents)

Availability of documents
Inventory numbers	Number of storage units listed by inventory	Technical mistakes identified						Listed by inventory as a result of the elimination of technical errors	Numbers of storage units issued for temporary use	Not available	Available (described)
		Letter numbers that are not reflected in the final record		Missing numbers that are not reflected in the final record		Others, resulting in a volume
		not counted	not listed but counted in scope	not counted	not listed but counted in scope	increased by	decreased by
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Table continuation

Availability of documents			Document Status
There are not included in the inventory (temporary ciphers of unordered storage units)			Storage unit numbers requiring:					Numbers of storage units irreparably damaged			Note
			disinfection	pest control	restoration	binding or filing	recovering fading texts
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

The total number of storage units available and those not included in the inventory

____________________________

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person (s) who carried out the verification of cases, documents)

_________________________________________

(date of the examination of cases, documents)

Note: Relevant clarifications shall be given when checking the availability and status of audiovisual and machine-readable (electronic) documents.

Annex 15 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The official name of the organization

Approved by _____________________________________ (position, surname, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) _____________________________________ (date)

Act of checking the availability and condition of archival documents

Place of drawing up

Archive Fund No. _______________

Name of the Archive Fund ___________________________________________________.

Inventory numbers _________________________________________________________.

The check was conducted from ___________________ to _____________________.

The audit established that:

1. The total number of inventories files, documents__________________ files, Documents

(in figures and words),

including inventories of files, documents approved (agreed) __________________________

__________________________________________________________________________

(name of local executive body (State Archives)

_____________________files, documents.

(in figures and words)

2. Total amount of documents, cases ____________________________ that are not available,

including (in figures and words)

of inventories files, documents approved (agreed) ______________________________

(name of local (State Archives)

____________________________________________________________executive body

_________________________ files, documents.

(in numbers and in words)

3. Have lettered numbers:

1) not taken into account in the final records of the inventories of __________________ cases,

documents; (in figures and in words)

2) not listed, but recorded in the final records of inventories of _______________________ cases,

(in figures and in words)

documents.

4. Missing numbers:

1) not taken into account in the final records of inventories of ______________________ cases,

documents; (in figures and in words)

2) not listed, but recorded in the final records of the inventories of _____________________ cases,

(in figures and in words)

documents;

5. Incorrectly placed cases related to other archival funds, ____________________ affairs, documents.

(in figures and in words)

6. On this archival fund, ________________ cases, documents(included in inventories) are available.

(in figures and in words)

7. There are cases and documents that are not included in the list of cases of ___________________

.(in numbers and words)

8. In total, _________________________________ cases, documents are available in this

(in figures and in words)

archival fund (included and not included in the inventory of cases), of which:

1) ________________________________________________ cases requiring disinfection;

(in figures and in words)

2) requiring dis-insection ______________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

3) requiring restoration of ______________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

4) requiring the binding and filing of ______________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

5) fading texts requiring restoration, ______________________________ cases, documents;

(in numbers and words)

6) incorrigibly damaged ________________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

7) requiring technical streamlining of _____________________________ cases, documents;

(in figures and words)

8) issued for temporary use of ___________________________________ cases, documents;

(in figures and words)

9. General characteristics of the status of cases and the conditions of storage, the documents,

the main negative phenomena affecting the state and the conditions of storage of files,

documents _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the employee (s) of departmental

Annex: checklists for the availability and status of cases on ____ sheets, in ____ copy

in the state and Russian languages.

_________________________

(date of the report)

A4 format (210Х297)

Annex 16 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the record card for undetected archival documents

Archive Fund No. ___________

In ______________________________________________

(name of the archive)

_________________________________________________

(name of the archival fund)

____________________________________

(date of non-discovery of the document)

Number of case records, documents	Storage unit number	Storage Unit Header	Deadline	Number of sheets (playing time, footage)

The downside of the record card for undetected archival documents

Search progress mark	Result of the search

A6 format (148 x 105)

Annex 17 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Book for accounting of receipt and disposal of documents

Serial number	Date of receipt or disposal of the document	Name of organization (structural unit, official, archive) from which documents were received or dropped	Name, number and date of the document on which documents were received or dropped	Name and number of the archival fund, inventory of incoming or outgoing documents	Deadline for incoming or outgoing documents
1	2	3	4	5	6

Table continuation

Receipt of the described documents			Disposal of the documents described			Undescribed cases, documents, sheets		Note
Number of cases			Number of cases
permanent storage	temporary (over 10 years)	by staff	permanent storage	temporary (over 10 years)	by staff	arrived	dropped out
7	8	9	10	11	12	13	14	15

Total in ________ year _______________________ storage units arrived, including:

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(the totals are shown separately in columns 7, 8, 9, 13 of this book);

_____________________ units of accounting (documents, sheets) were dropped, including:

(in figures and in words)

__________________________________________________________________________

(the totals are shown separately in columns 10, 11, 12, 14 of this book).

__________________________________________________________________________

(name of the position, surname, initials, signature of the person who compiled the final annual record)

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive)

_______________________

(date of completion)

Format A3 (297 x 420)

Annex 18 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Case inventory sheet

Archives number _____ Inventory files, documents № ________ Case number _____

In case bound and numbered ___________________ sheet (s), including:

lettered numbers list (s) ______________________________;

missing sheet numbers (s) __________________________;

numbered blank sheet (s) _______________________;

sheet (s) of internal inventory ____________________________.

Documents taken as attachments and applications not to be numbered

_____________________________________

(types of documents and their number)

Features of the formation, design, physical condition and accounting case documents	Sheet numbers
1	2
1. Brochures and other print editions 2. Leaflets 3. Cut-outs from newspapers 4. Postcards 5. Envelopes 6. Post stamps 7. Fiscal stamps 8. Postage stamps and other stamps 9. Special post stamps 10. Wax stamps 11. Photo documents 12 Maps, plans, drawings and other scientific and technical documentation 13. Drawings, engravings, watercolors 14. Autographs of prominent figures 15. Glued sheets 16. Loss of parts of sheets 17. Fading text

____________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person filling out the case inventory sheet)

______________________

(date of completion)

A4 format (210 x 297)

Note: 1. The case inventory sheet shall be compiled to take into account the number of sheets in the case and fix the numbering features.

2. The case inventory sheet shall be drawn up on a separate sheet (sheets) and stitched at the end of the case.

3. The amount of numbered sheets and the amount of sheets of the inner inventory of documents of the case shall be specified separately in the case inventory sheet in figures and letters via the sign "+" (plus).

4. The following peculiarities of numbering, design and physical status of case documents shall be noted in the witness sheet:

1) means of postal circulation (stamps of all kinds, envelopes, postcards, forms, stamps, seals);

2) stamps and their prints;

3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

4) photographic documents;

5) drawings, prints and watercolors;

6) large format documents;

7) glued sheets, damaged documents;

8) sheets with pasted photographs, documents;

9) envelopes with attachments and the number of sheets (objects) enclosed therein;

10) documents having independent numbering (including typographical materials), and the number of their sheets (pages).

5. If there are several features of a document on one sheet of a case, then the number of this sheet shall be entered in column 2 of the inventory case sheet against each position of column 1.

6. If there are several stamps and other materials on one sheet of the document, then their amount shall be indicated in column 2 in brackets after the number of the sheet of the case.

7. If there are items in the case, the numbering of which is impossible due to the nature of the material from which they are made (glass, metal, cloth, etc.), then the number of sheets between which the item is located shall be specified in column 2.

8. All subsequent changes in the composition and status of the case (damage, replacement of original documents with copies, accession of new documents) shall be noted in the inventory sheet with reference to the relevant act.

9. The case inventory sheet shall not be numbered.

A4 format (210Х297)

Annex 19 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

To whom it may concern

________________________________________________________________

(the official name and address of the state archive)

To whom it may concern

__________________________________________________________________________

(the official name and address of the organization, part of the archive organization passport)

__________________________________________________________________________

(ownership organization, file organization passport component)

Passport of the archive of organization
on December 1 ________

To organize the storage of scientific and technical documentation, the following four sections shall be completed:

Section 1. General Information

Serial number	Indicators	Number of storable units
		Total	deadlines		stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal
1	2	3	4	5	6
	Research
	Designer
	Technological
	Project
	Other types
	Total

Section 2. Scientific and technical documentation related to the composition of the National
Archive Fund of the Republic of Kazakhstan

Serial number	Indicators	The number of lists of projects, issues, scientific and technical documentation for which the documents are subject to transfer to the state storage	Deadlines		Number of units
					entered in the inventory of documents	deadlines		stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal		initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Research
	Designer
	Technological
	Project
	Other types
	Total

Section 3. Administrative Documentation

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	Deadlines		Indicate those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal	Total	Deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Permanent storage
2	By staff

Section 4. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Scientific and technical documentation
2	Administrative documentation

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, absent (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

To organize the storage of electronic documents, the following two sections shall be completed:

Section 1. Information on electronic documents

Serial number	Indicators	Number of specific information resources	Volume of recorded information	Information on electronic documents
				number of electronic document storage units	volume of recorded information (Mb)	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8

Section 2. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Electronic documents

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, no (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

The following five sections shall be filled in for organizing the storage of audiovisual documentation:

Section 1. Film documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	On 35 mm film strip
2	On 16 mm film strip

Section 2. Photo Documents

Serial number	Indicators		Number of units
			Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
				initial	terminal
						Total	deadlines
							initial	terminal
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Negatives	black and white
		colored
2	Positives on film strip, dia-positives (slides)	black and white
		colored
3	Photo prints
4	Photo albums	number of albums
		number of shots

Section 3. Phonodocuments

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminla
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Magnetic records
2	Gramophone records
3	Records on other media

Section 4. Video Documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	Terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Section 5. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Film library
2	Photo libraries
3	Record libraries
4	Video libraries

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, absent (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

The following three sections shall be filled in to store management records:

Section 1. General Information

Serial number	Number of archive funds	Square of archives in square meters	Capacity of archives in percent
1	2	3	4

Section 2. Information about documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those of them included in the inventories approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period	formed in the year of deeds, documents
			initial	terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Permanent storage
2	By staff

Section 3. Personnel

Serial number	Number of full-time employees

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, no (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

__________________________________________________________________________

(position, last name, initials, signature of the head of the organization,

part of the organization’s passport archive)

___________________________________________

(the date of filling in the passport of the organization’s archive)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature, telephone number of the person who filled in the passport of the organization’s archive)

Format A3 (297х420)

Annex 20 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Inventory book of scientific and technical documentation

Inventory number of accounting unit	Date of creation of the accounting unit	Accounting unit designation	Number of sheets	Format	Accounting Unit Name	Issued by	Signature of acceptance of documents	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Total ________ year received ________________________ units of account. (in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person who prepared the final annual record)

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the head of the departmental (private) archive of the organization)

________________

(date of compilation)

Format A3 (297Х420)

Annex 21 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the registration card of
scientific and technical documentation

Number of the complex	Object number
Object cipher
Name of the complex
Object name
Project stage
Year of development
Developing Department
Chief Project Engineer
Technological organization
Note

The downside of the registration card of
scientific and technical documentation

Date	Inventory number	Mark and sheet numbers	Number of sheets	Storage
1	2	3	4	5

A5 format (148Х210)

Annex 22 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Inventory book for accounting research documentation

Serial number	Designation	Receipt date	Stage	Topic title and number	Registration number	Developer	Leader (executive officer)	Number of sheets	Amount and number of copies	Disposal mark	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Totally _______________________ units of storage were received in ________

(in numbers and in words)

________________________ units of storage were dropped out.

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who prepared the final annual record)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive of the organization)

________________

(date of compilation)

Format A3 (297Х420)

Annex 23 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Application registration log for the issue of an invention patent

Serial number	Date of application	Incoming application number	Patent number	Country	Title of invention	Authors	Applicant	Patent Attorney	Address, telephone number, fax	Expert	Amount of paid duty, date and number of payment document
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

A4 format (210Х297)

Annex 24 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the account card of the
unit storage of electronic documents

Name of the organization from which the documents were received	Accounting Unit Title	Storage unit number	Mark about the availability of copies of documents on electronic media	Receipt date
Format	Type of media	Volume in MB	Number of records for the database	Date of creation
Retention period	Storage place	Notes		Signature of person who made an entry

The downside of the account card of the
storage unit of electronic documents

Type of work (rewriting, migration)	The number of the act of rewriting and migration	Date	New format	Volume in MB	Type of media	Storage unit numbers	Signature of person who made an entry

A5 format (148Х210)

Annex 25 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

_________________________________________________

(archive name, postal code, address, telephone number, fax)

Archive transcript

___________ No. __________	Destination
on number ________ dated _______

Ground:

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the archive manager)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who compiled the archive transcript)

Stamp of the archive

A4 format (210X297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 5 желтоқсанда № 17862 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2023 жылғы 22 қарашадағы № 458-НҚ бұйрығымен.

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 22.11.2023 № 458-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Мыналар:

1) осы бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы актінің нысаны;

2) осы бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің нысаны;

3) осы бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес жеке құрам жөніндегі істер тізімдемесінің нысаны;

4) осы бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер, құжаттар тізімдемесінің нысаны;

5) осы бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны;

6) осы бұйрыққа 6-қосымшаға сәйкес өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобалары тізбесінің нысаны;

7) осы бұйрыққа 7-қосымшаға сәйкес титулдық парақтың нысаны;

8) осы бұйрыққа 8-қосымшаға сәйкес стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының нысаны;

9) осы бұйрыққа 9-қосымшаға сәйкес істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыстың нысаны;

10) осы бұйрыққа 10-қосымшаға сәйкес істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны;

11) осы бұйрыққа 11-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кітабының нысаны;

12) осы бұйрыққа 12-қосымшаға сәйкес пайдалану парағының нысаны;

13) осы бұйрыққа 13-қосымшаға сәйкес сақтау бірлігінің алмастыру картасының нысаны;

14) осы бұйрыққа 14-қосымшаға сәйкес архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағының нысаны;

15) осы бұйрыққа 15-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы актінің нысаны;

16) осы бұйрыққа 16-қосымшаға сәйкес табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны;

17) осы бұйрыққа 17-қосымшаға сәйкес құжаттардың келіп түсуі мен шығарылғандығын есепке алу кітабының нысаны;

18) осы бұйрыққа 18-қосымшаға сәйкес істің куәландыру парағының нысаны;

19) осы бұйрыққа 19-қосымшаға сәйкес ұйым архиві паспортының нысаны;

20) осы бұйрыққа 20-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабының нысаны;

21) осы бұйрыққа 21-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының нысаны;

22) осы бұйрыққа 22-қосымшаға сәйкес ғылыми-зерттеу құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабының нысаны;

23) осы бұйрыққа 23-қосымшаға сәйкес өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналының нысаны;

24) осы бұйрыққа 24-қосымшаға сәйкес электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының нысаны;

25) осы бұйрыққа 25-қосымшаға сәйкес архивтік анықтаманың нысаны бекітілсін.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғаннан кейін қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі

А. Мұхамедиұлы

	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 1-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін ______________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ______________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) ______________________________________________ (күні)

Электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы акт

Құрастырылған жері

Істер, құжаттар тізімдемесінің № ______	Есепке алу бірлігінің № ____
1	2

Электрондық құжаттардың көшіру және қайта жазуға дейінгі сипаттамасы: нысаны ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің нөмірлері _____.

Электрондық құжаттардың көшіру және қайта жазудан кейінгі сипаттамасы: нысаны ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің нөмірлері _____.

Жұмысты орындады (-дағандар): ___________________________________________________

(ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Жұмысты қабылдады: _____________________________________________________________

(ұйымның ведомстволық немесе жеке архиві басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________________

(жұмыс қабылданған күн)

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

________________________________________________________________________________

(есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________

(өзгерістер енгізілген күн)

	Формат А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 2-қосымша
	Тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемелерінің нысаны
	Бекітемін
	____________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ____________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) ____________________________ (күні)

Тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесі

№ ___ архив қоры

№ ____ тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесі

______________________________________________ (ұйымның ресми атауы)

__________ жылғы (-дардағы)

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімнің) тақырыбы	Істің (томның, бөлімнің) шеткі даталары	Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Істер, құжаттар тізімдемесінің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(істер, құжаттар тізімдемесінің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігі нің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазу, қайта жазу уақыты	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
										түпнұсқа	көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір (ұйымдағы есепке алу нөмірі)	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Түсірілімнің, дайындықтың уақыты	Нқсқа (үнсіз, дыбысты, а/б, түрлі-түсті., форматы, тілі)
1	2	3	4	5	6	7

кестенің жалғысы

Сақтау мерзімінің/метраждың саны							Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Магниттік фонограмма (негізгі, біріктірілген	Аралық позитив	Позитив	Орнатылатын роликтер, түрлі-түсті төлқұжаттар
8	9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын магниттік жазбадағы үн құжаттарының тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

_______________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазудың, қайта жазудың уақыты
1	2	3	4	5	6	7	8

кестенің жалғысы

Жазудың, қайта жазудың жері	Жазудың, қайта жазудың уақыты	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
				түпнұсқа	Көшірме
9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын фотоальбомдардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________ (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Альбомның тақырыбы (аты)	Түрсілім авторы	Фотобасылымдардың бастапқы және соңғы датасы	Түсірілім түсірілген жер	Фотобасылымдардың саны	Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Сыртқы ерекшеліктері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________ (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын фотоқұжаттардың істер тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу, сақтау бірліктерінің нөмірі	Өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы (аннотация), (диафильмнің атауы)	Түсірілім авторы	Түсірілім уақыты	Түсірілім түсірілген жер
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғысы

Сақтау бірліктерінің/метраждың саны						Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотобасылым	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

_______________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

_________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Тақырып	Сақтау бірліктерінің уақыт аралықтары	Электрондық құжаттардың форматтары	Көлемі (Мбайт)	Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттаманың тізімдемесі

______ жылғы (-дардағы)

№ ___ тізімдеме

________________________________________________

(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірліктерінің нөмірлері	Обьектіні белгілеу (бұйым, тақырыптар)	Істің тақырыбы	Авторы (әзірлеуші-ұйым)	Әзірлеуді аяқтаған жыл	Парақтар саны			Ескертпе
					мәтіндік	кестелік	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі

_______________________ істер енгізілді, оның ішінде: (санмен және жазбаша)

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 3-қосымша
	Нысан
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Жеке құрам жөніндегі істер тізімдемесі

№ ___ архив қоры

___________ жылға (-дарға) арналған

____________________________ жеке құрам бойынша істердің (ұйымның ресми атауы)

№ ___ тізімдемесі

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімдердің) тақырыбы	Істің датасы (томның, бөлімдердің)	Істегі (томның, бөлімдердің) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі _______________________ істер

(санмен және жазбаша)

енгізілді, оның ішінде:

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________ (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 4-қосымша
	Нысан
	Бекітемін
	____________________________
	(ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні)
	____________________________
	(ұйым басшысының қолтаңбасы)
	____________________________
	(күні)

Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер, құжаттар тізімдемесі

№ ___ архив қоры

№ ___ тізімдеме

Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің _____________________ (ұйымның ресми атауы)

___________ жылға (-дарға) арналған

Реттік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімдердің) тақырыбы	Істердің (томның, бөлімдердің) датасы	Сақтау мерзімдері	Істегі (томдағы, бөлімдердегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7
Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы
Бөлімшенің атауы "__________"

Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) №____-ден №___ дейінгі _______________________ істер

(санмен және жазбаша)

енгізілді, оның ішінде:

литерлік нөмірлер:

қалып кеткен нөмірлер:

________________________________________________________________________________

(тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

___________________________________________

(тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау

комиссиясының (сараптау комиссиясының)

____ жылғы ___ _________ № ____

хаттамасымен келісілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 5-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін _____________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні) _____________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _____________________________________ (күні)

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт

Құрастырылған орны

________________________________________________________________________________

(сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын

________________________________________________________________________________

үлгілік құжаттар тізімінің немесе сақтау мерзімдері көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес

________________________________________________________________________________

ұйымдар қызметінде жасалатын салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесінің атауы)

________________________________________________________________________ негізінде

__________________________________ архив қорының мына төмендегі істері мен құжаттары

(архив қорының нөмірі мен аты)

ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжірибелік мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:

Реттік №	Істің тақырыбы немесе істердің топтамалық тақырыбы	Істің күні немесе істің бастапқы және соңғы күні	Номенклатура бойынша немесе іс тізімдемесінің № бойынша істің (томның, бөлімдердің) индексі	Істердің (томның, бөлімдердің) саны	Істің (томның, бөлімдердің сақтау мерзімі) және тізбе бойынша тармақтардың (тармақшалардың) нөмірлері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ________ жылғы (-дардағы) ________________________ істер мен құжаттар.

(санмен және жазбаша)

___________ жылғы (-дардағы) тұрақты сақталатын істердің,жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелерінің жылдық бөлімдері _________________________________________

(жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) атауы

_____________________ сараптау-тексеру комиссиясының хаттамасымен бекітілді, келісілді.

(күні мен нөмірі)

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды ретке келтірген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 6-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін _____________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні) _____________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _____________________________________________ (күні)

Өнеркәсіптік өндіріс және технологиялық процестер бұйымдары, жобалау және күрделі құрылыс объектілері, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының тізбесі _________________________________________ (ғылыми-техникалық құжаттаманың түрі)

______________ жылғы (-дардағы)

реттік нөмірі ______________

Реттік №	Құжаттаманың (әзірлеменің) белгісі (индексі)	Ғылыми-техникалық құжаттаманың (әзірлеменің) атауы	Кезең (саты)	Құжаттама (әзірлеме) аяқталған жыл	Құжаттаманы (әзірлемені) жасауға қатысқан ұйымдар	Есепке алу бірлігінің саны	Мемлекеттік сақтауға іріктеп алудың негіздемесі	Ескертпе (мемлекеттік архивке тапсыру мерзімі)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Барлығы аталған тізбеге № __ -ден № __-ге дейін

____________________ құжаттама (әзірлеме) енгізілді.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) ____ жылғы ___ _________ № ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы ___ _________ № ___хаттамасымен бекітілді

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 7-қосымша
	Титулдық парақтың нысаны

_____________________________________________________________

(мемлекеттік архивтің атауы)¹

_____________________________________________________________

(архив қорының атауы)

_________________________

(орналасқан жері)

№_______________________ архив қоры

№_______________________тізімдеме

___________________________________________________________

(тізімдеменің атауы)

Істердің, құжаттардың

шеткі даталары______________

_____________________________________________________

¹ Мемлекеттік архивте толтырылады

	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 8-қосымша
	Нысан

Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының бет жағы

№ _____ стеллаж № _____ архив қоймасы

№ шкаф	№ сөре	№___ архивтік қор	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	№ __-ден № ___-ге дейінгі істер	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Стеллаж бойынша топографиялық сілтегіштер карточкасының сыртқы жағы

1	2	3	4	5	6

	Форматы А6 (148Х105)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 9-қосымша
	Нысан

Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінің атауы

_____ № _____ істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге арналған тапсырыс _______________________ (құрастырылған жері)

Істерді оқу залына және ұйым жұмыскерлеріне беруге рұқсат етемін _____________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) _______________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _______________________________________ (күні)

_____________________________________________________________

(жеке тұлғаның, құрылымдық бөлімше қызметкерінің тегі, аты-жөні)

__________________________________________________________________________

(пайдалану мақсаты, соның ішінде зерттеу, зерделеу тақырыбын көрсете отырып)

№ архивтік қор	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Пайдаланушының алғандығы туралы қолхаты	Оқу залы қызметкерінің қабылдап алғандығы туралы қолхаты
1	2	3	4	5	6

	Форматы А5 (148х215)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 10-қосымша
	Нысан

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы (тауар белгісі)

Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)	Ұйымның ресми атауы (орыс немесе өзге тілде)
________________________ (күні) Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)	№ ____________ Шығарылған жері (орыс немесе өзге тілде)

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт

_____________________________________ негізінде

____________________________ архив қорынан (архив қорының нөмірі, атауы)

________________________________ келесі сақтау бірліктері беріледі. (беру мақсаты)

Реттік №	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Істердің, құжаттардың бастапқы және соңғы датасы	Істердің, құжаттардың парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ______________________________ сақтау бірлігі беріледі, істерді, құжаттарды

(санмен және жазбаша)

қайтару мерзімі ____________________________

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алушы тұлғаның уақытша пайдалану шарттары:

1) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар реттелген, тігілген, тысталған, парақтары нөмірленген және куәландыру жазбасы толтырылған болуы тиіс.

2) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар пайдалану үшін өзге тұлғаларға берілмейді, олар бойынша көшірмелер, үзінділер мен анықтамалар берілмейді, істерді берген ұйымның рұқсатынсыз құжаттар жарияланбайды.

3) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар ведомстволық (жеке) архивке актіде көрсетілген мерзімде қайтарылады.

Істерді, құжаттар уақытша пайдалануға алған тұлға "Қазақстан Республикасның 2014 жылғы 5 шілдедегі "Әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы" Кодексінің 509-бабына сәйкес Ұлттық архив қорының құжаттарын жою жағдайындағы жауапкершілік туралы ескертілді.

______________________________ (істерді, құжаттарды беретін ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

______________________________ (істерді, құжаттарды алатын ұйым басшысының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________________________________________________________________.

(істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(істер, құжаттар берілген күн)

_______________________________________________________________________________.

(істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(істер, құжаттар алынған күн)

Істер, құжаттар толық көлемде, реттелген, тігілген және тысталған қалпында қайтарылды

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды тапсырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________

(істер, құжаттар тапсырылған күн)

________________________________________________________________________________

(істерді, құжаттарды қабылдаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_______________________________

(істер, құжаттар қабылданған күн)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 11-қосымша
	Нысан

Құжаттарды беру кітабы

Реттік №	Берілген күні	Архив қорының №	Істер, құжаттар тізімдемесінің №	Сақтау бірлігінің №	Кімге берілді	Алғандығы туралы қолтаңба	Қайтарылу күні	Қайтарғандығы туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Барлығы ______ жылы № __ архив қоймасынан ________________________ сақтау бірлігі

(санмен және жазбаша)

берілді.

________________________________________________________________________________

(қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 12-қосымша
	Нысан

Ұйымның атауы

Пайдалану парағы

Архив қорының № _____ Істер, құжаттар тізімдемесінің № _______ Істің № _______

Архив қорының атауы ____________________________________________________________

Істің тақырыбы __________________________________________________________________

Пайдалану күні	Кімге берілді (тегі, аты-жөні)	Пайдалану сипаты (көшірме түсіру, жазып алу, қарау және басқалары)	Пайдаланған парақтардың нөмірлері	Құжатты қолданған тұлғаның қолтаңбасы
1	2	3	4	5

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 13-қосымша
	Нысан

Сақтау бірлігінің алмастыру картасы Берілді
Архив қорының нөмірі	Істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Кімге	Берілген күні	Қолтаңба	Қайтарылған күні	Қолтаңба

	Форматы А4 (210Х297
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 14-қосымша
	Нысан

Архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағы

________________________________ қордың істерінің, құжаттарының бар-жоғы мен жай-күйі

(архив қорының нөмірі, атауы)

Тексеруді жүргізді

________________________________________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексерген тұлға (-лар) лауазымының (-дарының) атауы, тегі, аты-жөні)

Құжаттардың бар болуы
Тізімдемелердің нөмірлері	Тізімдеме бойынша есепке алынған сақтау бірліктерінің саны	Техникалық қателіктер анықталды						Техникалық қателіктерді түзету нәтижесінде тізімдеме бойынша есепке алынған	Уақытша пайдалануға берілген сақтау бірліктерінің нөмірлері	Жоқтары	Барлары (тізімдемеленген)
		Қортынды жазбада көрсетілмеген литерлік нөмірлер		Қорытынды жазбада көрсетілмеген қалып кеткен нөмірлер		Басқалары, нәтижесінде көлемі
		есепке алынбаған	аталмаған, бірақ көлемінде есепке алынған	есепке алынбаған	аталмаған, бірақ көлемінде есепке алынған	ұлғайды	азайды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

кестенің жалғысы

Құжаттардың бар болуы			Құжаттардың жай-күйі
Тізімдемеге енгізілмегендері бар (белгіленбеген сақтау бірліктерінің уақытша шифрлар)			Мыналарды талап ететін сақтау бірліктерінің нөмірлері:					Қалпына келместей бүлінген сақтау бірліктерінің нөмірлері			Ескертпе
			залалсыздандыру	дәрілеу	реставрациялау	түптеп, тігу	өше бастаған мәтіндерді қайта қалпына келтіру
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Барлығы тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген ___________________сақтау бірліктері бар.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексерген тұлға (-лар) лауазымының

(-дарының) атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

____________________________________________________

(істердің, құжаттардың бар болуын тексеруді өткізген күн)

Ескертпе: аудиовизуалды және машинамен оқылатын (электрондық)

құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру кезінде тиісті нақтылаулар енгізіледі

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 15-қосымша
	Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін ______________________________________________ (ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні) ______________________________________________ (ұйым басшысының қолтаңбасы) _______________________________________ (күні)

Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы акт

Құрастырылған жері

№_________________ архив қоры

Архив қорының атауы ____________________________________________________________

Тізімдемелердің нөмірлері _________________________________________________________

Тексеру ______________________ аралығында жүргізілді.

Тексеру барысында мыналар анықталды:

1. Істер, құжаттар тізімдемесі бойынша _____________________ іс, құжат бар, оның ішінде,

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) атауы)

бекіткен (келіскен) істердің,құжаттардың тізімдемесі бойынша __________________ іс, құжат

(санмен және жазбаша)

есепке алынды.

2. Барлығы _______________________ іс, құжат жоқ,оның ішінде, ________________________

(санмен және жазбаша) (жергілікті атқарушы

_______________________________________________________________ бекіткен (келіскен)

органның (мемлекеттік архивтің) атауы)

істердің жиынтық тізімдемесі бойынша _________________________ іс, құжат есепке алынды.

(санмен және жазбаша)

3. Литерлік нөмірлер бар:

1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында ________________________ істер, құжаттар есепке

(санмен және жазбаша)

алынбаған;

2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген

____________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

4. Қалып кеткен нөмірлер:

1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында ________________________ істер, құжаттар есепке

(санмен және жазбаша)

алынбаған;

2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген

____________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

5. Өзге архив қорына жататын дұрыс орналастырылмаған істердің саны

________________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

6. Осы архив қоры бойынша қолда бар (тізімдемеге енгізілген) ___________________________

(санмен және жазбаша)

істер, құжаттар.

7. Істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілмегендері _______________________ істер, құжаттар.

(санмен және жазбаша)

8. Барлығы осы архив қоры бойынша қолда бар істер саны

(істер тізімдемесіне енгізілген және енгізілмеген) _______________________ олардың ішінде:

(санмен және жазбаша)

1) залалсыздандыруды қажет ететін істер, құжаттар ___________________________________;

(санмен және жазбаша)

2) дәрілеуді қажет ететін істер, құжаттар _____________________________________________;

(санмен және жазбаша)

3) реставрациялауды қажет ететін істер, құжаттар _____________________________________;

(санмен және жазбаша)

4) түптеп тігуді қажет ететін істер, құжаттар __________________________________________;

(санмен және жазбаша)

5) өше бастаған мәтінді қайта қалпына келтіруді қажет ететін істер, құжаттар ______________;

(санмен және жазбаша)

6) қайта қалпына келместей бүлінген істер, құжаттар __________________________________;

(санмен және жазбаша)

7) техникалық өңдеуді қажет ететін істер, құжаттар ____________________________________;

(санмен және жазбаша)

8) уақытша пайдалануға берілген істер, құжаттар _____________________________________;

(санмен және жазбаша)

9. Істердің, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама, істердің, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы теріс құбылыстар ___________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(тексеруді жүргізген ұйымның ведомстволық (жеке) архиві қызметкерінің (-лерінің) (лауазымының (-дарының) атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Қосымша: істердің бар болуы мен жай-күйін тексеру парағы ____ парақта, ____ данада мемлекеттік және орыс тілдерінде.

_________________________

(актінінің жасалған күні)

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт
	Министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 16-қосымша
	Нысан

Табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының бет жағы

№ ___________ архив қоры

______________________________________________

(архив қоймасының атауы)

______________________________________________

(архив қорының атауы)

____________________________________

(құжаттың табылмау күні)

Істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Бастапқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)

Табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының артқы жағы

Іздестіру барысы туралы белгі	Іздестіру нәтижесі

	Форматы А6 (148 105)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 17-қосымша
	Нысан

Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабы

Реттік нөмірі	Құжаттың түскен немесе шыққан күні	Құжат түскен немесе шыққан ұйымның (құрылымдық бөлімшенің, лауазымды тұлғаның, архивтің) атауы	Түскен немесе шығарылған құжаттың атауы, нөмірі және күні	Түскен немесе шыққан құжаттың атауы және архив қоймасының, тізімдеменің нөмірі	Түскен немесе шығарылған құжаттардың алғашқы және соңғы күні
1	2	3	4	5	6

кестенің жалғысы

Тізімделген құжаттардың түсуі			Тізімделген құжаттардың шығуы			Тізімделмеген істер, құжаттар, парақтар		Ескертпе
Істердің саны			Істердің саны
тұрақты сақталатын	уақытша (10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	тұрақты сақталатын	уақытша (10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	түсті	шықты
7	8	9	10	11	12	13	14	15

____________ жылы барлығы _____________________ сақтау бірлігі келіп түсті, оның ішінде:

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(осы кітаптың 7, 8, 9, 13- бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі);

шықты ____________________________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар), оның ішінде:

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(осы кітаптың 10, 11, 12, 14-бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі).

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 18-қосымша
	Нысан

Істің куәландыру парағы

№ _____архив қоры № ________ істер, құжаттар тізімдемесі № _____іс

Іске ___________________ парақ (-тар) тігілді және нөмірленді, оның ішінде:

парақтың (-тардың) литерлік нөмірлері ______________________________________________;

парақтың (-тардың) қалып қойған нөмірлері __________________________________________;

нөмірленген таза парақ (-тар) ______________________________________________________;

ішкі тізімдеме парағы (-тары) ______________________________________________________.

Нөмірлеуге жатпайтын салымдар және қосымша түріндегі құжаттар есепке алынды

________________________________________________________________________________

(құжаттар түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын түзудің, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың нөмірлері
1	2
1. Кітапшалар және басқа баспалық басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашықхаттар 5. Конверттер 6. Пошталық маркілер 7. Елтаңбалы маркілер 8. Пошталық мөрқалыптар және басқалар 9. Арнайы пошталық белгілер 10. Сүргіштік, бекіту мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, ойма жазулар, акварельдер 14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары 15. Желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

________________________________________________________________________________

(істің куәландыру парағын толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_____________________________

(толтырылған күні)

Форматы А4 (210Х297

Ескертпе:

1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.

2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.

3. Куәландыру парағында саны және жазбаша түрде істің нөмірленген парақтарының саны және "+" (қосу) белгісі арқылы іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны бөлек көрсетіледі.

4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);

2) мөрлер және олардың бедерлері;

3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

4) фотоқұжаттар;

5) суреттер, оймажазбалар және акварельдер;

6) ірі форматты құжаттар;

7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар) саны;

10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны.

5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда жақшада іс парағының нөмірінен кейін олардың саны көрсетіледі

7. Егер істе жасалған материалдың (шыны, металл, мата және басқалар) ерекшелігіне байланысты нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын заттар болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.

8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық мынадай өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландыру парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.

9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

	Форматы А4 (210Х297
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 19-қосымша
	Нысан

Кімге ұсынылды _________________________________________________________________

(мемлекеттік архивтің ресми атауы және оның заңды мекенжайы)

Кім ұсынды _____________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаушы ұйымның ресми атауы және заңды мекенжайы)

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаушы ұйымның меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына

ұйым архивінің паспорты

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйым үшін келесі төрт бөлім толтырылады:

1-бөлім. Жалпы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Бастапқы және соңғы даталары		Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтауда
			бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6
1	Ғылыми-зерттеу
2	Конструкторлық
3	Технологиялық
4	Жобалық
5	Өзге түрлері
6	Барлығы

2-бөлім. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбелерінің саны	Бастапқы және соңғы даталары		Сақтау бірліктерінің саны
					Істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілген	бастапқы және соңғы күні		Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы		бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Ғылыми-зерттеу
2	Конструкторлық
3	Технологиялық
4	Жобалық
5	Өзге түрлері
6	Барлығы

3-бөлім. Басқарушылық құжаттама

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы	барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

4-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Ғылыми-техникалық құжаттама
2	Басқарушылық құжаттама

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Электрондыққұжаттарды сақтайтын ұйым үшін келесі екі бөлім толтырылады:

1-бөлім. Электрондық құжаттар туралы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Ақпараттық ресурстардың сандары	Жазылған ақпараттың көлемі	Электрондық құжаттар туралы мәліметтер
				Электрондық құжаттар сақтау бірлігінің саны	Жазылған ақпараттың көлемі (Мбайт)	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8

2-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Электрондық құжаттар

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Аудиовизуалды құжаттама сақтайтын ұйым үшін келесі бес бөлім толтырылады:

1-бөлім. Киноқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	35 миллиметрлік үлдірде
2	16 миллиметрлік үлдірде

2-бөлім. Фотоқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер		Сақтау бірлігінің саны
			барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
				бастапқы	соңғы
						барлығы	бастапқы және соңғы күні
							бастапқы	соңғы
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативтер	ақ-қара
		түрлі-түсті
2	Үлдірдегі позитивтер, диапозитивтер (слайдтар)	ақ-қара
		түрлі-түсті
3	Фотобасылымдар
4	Фотоаль-бомдар	альбомдардың саны
		түсірілмдердің саны

3-бөлім. Фоноқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магниттік жазбалар
2	Граммофондық жазбалар
3	Басқа тасығыштағы жазбалар

4-бөлім. Бейнеқұжаттар

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			Белгіленген (келісілген) мерзімнен артық сақтаудағы)
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

5-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны
1	2	3
1	Фильмотекалар
2	Фототекалар
3	Фонотекалар
4	Видеотекалар

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

Басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым үшін келесі үш бөлім толтырылады:

1-бөлім. Жалпы мәліметтер

Реттік нөмірі	Архив қорлардың саны	Архив қоймаларының ауданы шаршы метрмен	Архив қоймаларының толықтығы пайыздық көрсеткішпен
1	2	3	4

2-бөлім. Құжаттар туралы мәліметтер

Реттік нөмірі	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	бастапқы және соңғы даталары		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (мемлекеттік архивтің) сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген (келісілген) істер, құжаттар тізімдемесіне енгізілгені			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)	жыл ішінде істер, құжаттар қалыптасады
			бастапқы	соңғы
					барлығы	бастапқы және соңғы күні
						бастапқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

3-бөлім. Кадрлар

Реттік нөмірі	Архивтердің түрлері	Штаттық қызметкерлердің саны

Құжаттарды сақтаудың шарттары:

архив қоймалары: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы (қажеттінің астын сызу);

жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ (қажеттінің астын сызу);

стеллаждар: металл, ағаш, құрама, жоқ (қажеттінің астын сызу);

шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ (қажеттінің астын сызу);

дабыл: өрт: бар, жоқ; (қажеттінің астын сызу);

күзет: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

оқу залы: бар, жоқ (қажеттінің астын сызу);

температуралық-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды (қажеттінің астын сызу).

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын жасаған ұйым басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

__________________________________________

(ұйым архиві паспортының толтырылған күні)

________________________________________________________________________________

(ұйым архивінің паспортын толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы, телефон нөмірі)

	Форматы А3 (297х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 20-қосымша
	Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабы

Есепке алу бірлігінің түгендеу нөмірі	Есеп бірлігін құрастыру күні	Есеп бірлігін белгілеу	Парақтар саны	Формат	Есеп бірлігінің атауы	Кім шығарды	Құжаттарды қабылдау туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Барлығы ________ жылы ________________________________ есеп бірлігі түсті.

(санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 21-қосымша
	Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының бет жағы

Кешеннің нөмірі	Объектінің нөмірі
Объектінің шифры
Кешеннің атауы
Объектінің атауы
Жобаның кезеңі
Әзірлеме жылы
Әзірлеуші бөлім
Жобаның бас инженері
Технологиялық ұйымдастыру
Ескертпе

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасының бартқы жағы

Күні	Түгендеу нөмірі	Парақтардың маркасы мен нөмірлері	Парақтар саны	Сақтау орны
1	2	3	4	5

	Форматы А5 (148Х210)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы
	№ 343 бұйрығына 22-қосымша
	Нысан

Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алуды түгендеу кітабы

Реттік №	Белгілеме	Келіп түскен күні	Кезеңі	Тақырыптың атауы мен нөмірі	Тіркеу нөмірі	Әзірлеуші	Басшы (жауапты орындаушы)	Парақтар саны	Даналардың саны мен нөмірі	Шыққандығы туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы ____ жылы

___________________ сақтау бірлігі түсті, _____________________ сақтау бірлігі шығарылды.

(санмен және жазбаша) (санмен және жазбаша)

________________________________________________________________________________

(жылдық қорытынды жазбаны жасаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(ведомстволық (жеке) архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

_________________________

(толтырылған күні)

	Форматы А3 (297Х420)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 23-қосымша
	Нысан

Өнертабысқа патент алуға берілген өтініштерді тіркеу журналы

Реттік №	Өтініштің түскен күні	Өтініштің кіріс нөмірі	Патенттің нөмірі	Елі	Өнертабыстың атауы	Авторлары	Өтініш беруші	Патенттік сенім білдірілген өкіл	Мекенжайы, телефон нөмірі, факсы	Сарапшы	Төленген баждың сомасы, төлем құжатының күні және нөмірі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

	Форматы А4 (210Х297)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 24-қосымша
	Нысан

Электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының бет жағы

Құжат келіп түскен ұйымның атауы	Есепке алу бірлігінің тақырыбы	Сақтау бірлігінің нөмірі	Ақпараттық электрондық тасығыштағы құжат көшірмесінің бар болуы туралы белгі	Түскен күні
Формат	Тасығыштың түрлері	Көлемі Мбайт	Деректер базасы үшін жазбалар саны	Жасалған күні
Сақтау мерзімі	Сақтау орны	Ескертпе		Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

Электронды құжатты есепке алу бірлігінің есепке алу карточкасының артқы жағы

Жұмыс түрлері (қайта жазу, көшіру)	Қайта жазу және көшіру актісінің нөмірі	Күні	Жаңа формат	Көлемі Мбайт	Тасығыштың түрі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

	Форматы А5 (148Х210)
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 4 желтоқсандағы № 343 бұйрығына 25-қосымша
	Нысан

_______________________________________________________________

(архивтің атауы, пошталық индексі, мекенжайы, телефон нөмірі, факсы)

Архивтік анықтама

___________№ __________	Адресат
№ ________ _______

Негіздеме:

________________________________________________________________________________

(архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

________________________________________________________________________________

(архивтік анықтаманы орындаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

Архив мөрі

Форматы А4 (210Х297)