"Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар нысандарын бекіту туралы"

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 12 наурыздағы № 62 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2019 жылғы 15 наурызда № 18392 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2023 жылғы 22 қарашадағы № 458-НҚ бұйрығымен.

      Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 22.11.2023 № 458-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

      Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі № 576 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

      1. Мыналар:

      1) осы бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемелерінің нысаны;

      2) осы бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес жеке құрам жөніндегі істердің тізімдемесінің нысаны;

      3) осы бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің нысаны;

      4) осы бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес құжаттарды сақтауға қабылдау-беру актісінің нысаны;

      5) осы бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес жеке тұлғалардың құжаттарын сақтауға қабылдау актісінің нысаны;

      6) осы бұйрыққа 6-қосымшаға сәйкес жеке тұлғалардың архивтік құжаттарын қайтару актісінің нысаны;

      7) осы бұйрыққа 7-қосымшаға сәйкес қордың топографиялық сілтегішінің карточкасының нысаны;

      8) осы бұйрыққа 8-қосымшаға сәйкес стеллаждың топографиялық сілтегішінің карточкасының нысаны;

      9) осы бұйрыққа 9-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының нысаны;

      10) осы бұйрыққа 10-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісінің нысаны;

      11) осы бұйрыққа 11-қосымшаға сәйкес есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы актінің нысаны;

      12) осы бұйрыққа 12-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттардың табылғаны туралы актінің нысаны;

      13) осы бұйрыққа 13-қосымшаға сәйкес түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы актінің нысаны;

      14) осы бұйрыққа 14-қосымшаға сәйкес табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны;

      15) осы бұйрыққа 15-қосымшаға сәйкес жеткізгіші бүлінген қағаз негіздегі архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны;

      16) осы бұйрыққа 16-қосымшаға сәйкес мәтіні зақымданған қағаз негіздегі архивтік құжаттарды есепке алу карточкасының нысаны;

      17) осы бұйрыққа 17-қосымшаға сәйкес бейнеқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасының нысаны;

      18) осы бұйрыққа 18-қосымшаға сәйкес киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасының нысаны;

      19) осы бұйрыққа 19-қосымшаға сәйкес фоноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасының нысаны;

      20) осы бұйрыққа 20-қосымшаға сәйкес фотоқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасының нысаны;

      21) осы бұйрыққа 21-қосымшаға сәйкес іздеу жолдары таусылған құжаттардың табылмағаны туралы актінің нысаны;

      22) осы бұйрыққа 22-қосымшаға сәйкес киноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулар тізбесінің нысаны;

      23) осы бұйрыққа 23-қосымшаға сәйкес істің куәландыру парағының нысаны;

      24) осы бұйрыққа 24-қосымшаға сәйкес сақтау бірлігін алмастыру картасының нысаны;

      25) осы бұйрыққа 25-қосымшаға сәйкес құжаттарды пайдалану парағының нысаны;

      26) осы бұйрыққа 26-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан уақытша пайдалануға беру кітабының нысаны;

      27) осы бұйрыққа 27-қосымшаға сәйкес архив қоймасынан архивтік құжаттарды, архив қорынан пайдалану қорының көшірмелерін, тізімдемелерді беруге тапсырыстың нысаны;

      28) осы бұйрыққа 28-қосымшаға сәйкес архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны;

      29) осы бұйрыққа 29-қосымшаға сәйкес құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының нысаны;

      30) осы бұйрыққа 30-қосымшаға сәйкес қорлардың тізімінің нысаны;

      31) осы бұйрыққа 31-қосымшаға сәйкес қор парағының нысаны;

      32) осы бұйрыққа 32-қосымшаға сәйкес есепке алу парағының нысаны;

      33) осы бұйрыққа 33-қосымшаға сәйкес істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің нысаны;

      34) осы бұйрыққа 34-қосымшаға сәйкес құнды металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында құнды металдары және тастары бар істерді, құжаттарды есепке алатын түгендеу кітабының нысаны;

      35) осы бұйрыққа 35-қосымшаға сәйкес мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының нысаны;

      36) осы бұйрыққа 36-қосымшаға сәйкес аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің нысаны;

      37) осы бұйрыққа 37-қосымшаға сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемесінің нысаны;

      38) осы бұйрыққа 38-қосымшаға сәйкес аса құнды істер нөмірінің тізімінің (нөмірліктің) нысаны;

      39) осы бұйрыққа 39-қосымшаға сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің нысаны;

      40) осы бұйрыққа 40-қосымшаға сәйкес микрофишаларда сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабының нысаны;

      41) осы бұйрыққа 41-қосымшаға сәйкес үлдір рулондағы сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабының нысаны;

      42) осы бұйрыққа 42-қосымшаға сәйкес микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемесінің нысаны;

      43) осы бұйрыққа 43-қосымшаға сәйкес үлдір рулондағы сақтандыру қорының тізімдемесінің нысаны;

      44) осы бұйрыққа 44-қосымшаға сәйкес істің құжаттарының ішкі тізімдемесінің нысаны;

      45) осы бұйрыққа 45-қосымшаға сәйкес түпнұсқа сақтау бірліктерін, архивтік құжаттарды алу туралы актінің нысаны;

      46) осы бұйрыққа 46-қосымшаға сәйкес істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актінің нысаны;

      47) осы бұйрыққа 47-қосымшаға сәйкес құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актінің нысаны;

      48) осы бұйрыққа 48-қосымшаға сәйкес құжаттарды құпиясыздандыру актісінің нысаны;

      49) осы бұйрыққа 49-қосымшаға сәйкес жөнсілтер деректемелерінің құрамының нысаны;

      50) осы бұйрыққа 50-қосымшаға сәйкес архивтік анықтаманың нысаны;

      51) осы бұйрыққа 51-қосымшаға сәйкес архивтік үзіндінің нысаны бекітілсін.

      2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

      1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

      2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

      3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

      4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

      3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

      4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғаннан кейін қолданысқа енгізіледі.

      Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт министрі
А. Мұхамедиұлы

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
1-қосымша
  Тұрақты сақталатын істер,
құжаттар тізімдемелерінің
нысаны

Архивте жасалған тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі

      № __________________ архив қоры _______________________________________ (ұйымның ресми атауы) тұрақты сақтаудағы істердің, құжаттардың № __________ тізімдемесі ___________________ жылғы (-дардағы)

Реттік нөмірі

Ескі тізімдеме бойынша іс жүргізу индекстері немесе нөмірлері

Істің тақырыбы

Соңғы даталары

Парақтардың саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6







      Тізімдемеге № _________ -ден № _______ дейінгі _______________________ істер

      енгізілді. (санмен және жазбаша)

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ____________________________________________________________

      (сақтаушының лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ____________________________________________________________________

      (бөлім меңгерушісінің лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күні)

      Жергілікті атқарушы органның

      (архивтің)

      сараптау-тексеру

      комиссиясының

      (сараптау комиссиясының)

      _____ жылғы ___ _________

      № ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210 х 297)
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Ұйымның тұрақты сақталатын істерінің, құжаттарының тізімдемесі

      № __________________ архив қоры _______________________________________

      (ұйымның ресми атауы)

      тұрақты сақтаудағы істердің, құжаттардың № __________ тізімдемесі

      ___________________ жылғы (-дардағы)

Реттік нөмірі

Істің индексі

Істің (томның, бөліктің) тақырыбы

Соңғы даталары

Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы

Бөлімнің атауы "__________"

      Тізімдеменің осы бөліміне (-деріне) _______________________ №____-ден №___ -ге

      дейінгі (бөлімнің атауы) _______________________ істер енгізілді, оның ішінде:

      (санмен және жазбаша) литерлік нөмірлер: ____________ қалып кеткен нөмірлер:

      ___________ _______________________________________________________________

      (тізімдеме бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы) ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210Х297)
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Есепке алу бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Индексі, өндірістік нөмірі

Құжаттың тақырыбы

Авторы

Шығарманы орындаушы

Тілі

Жазу, қайта жазу уақыты

Бейнежазбаның хронометражы

Жазбаның түрі мен форматы

Сақтау бірлігінің саны

Ілеспе құжаттама мәтінінің құрамы

Ескертпе

түпнұсқа

көшірме

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) ___________________ №____-ден №___-ге дейінгі

                                    (бөлімнің атауы)

      ________________________________________ істер

      (санмен және жазбаша)

      енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210Х297
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Есепке алу бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Индексі, өндірістік нөмірі (ұйымдағы есепке алу нөмірі)

Құжаттың тақырыбы

Авторы

Түсірілген, дайындалған уақыты мен орны

Нұсқа (үнсіз, дыбысты, ақ-қара, түрлі-түсті., форматы, тілі)

Сақтау бірлігінің саны/метражы

Негатив

Дубль-негатив

Фонограмма (негатив)

Магниттік фонограмма (негізгі, біріктірілген)

Аралық позитив

Позитив

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      кестенің жалғасы

Сақтау бірлігінің саны/метражы

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы

Ескертпе

Орнатылатын роликтер, түрлі-түсті төлқұжаттар

14

15

16




      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) __________№____-ден №___ -ге дейінгі__________

                                    (бөлімнің атауы)                   (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі, ______________________

                        (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210Х297
  Бекітемін
  ____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын граммофонды жазбадағы фоноқұжаттар тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы) ________________________________________________ (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы) № ___ тізімдеме

Есептеу бірлігінің нөмірі

Жақтарының (сақтау бірлігінің) нөмірі

Индексі, өндірістік нөмірі

Құжаттың тақырыбы

Авторы

Шығарманың орындаушысы

Тілі

Дайындалған күні

Дайындалған орны

Грамтүпнұсқаның реттік нөмірі, диаметрі, материалы

Дыбысталу уақыты

Сақтау бірлігінің саны

Грамтүпнұсқа

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      кестенің жалғасы

Мәтінді кілеспе құжаттаманың құрамы

Ескертпе

14

15



      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) ___________№____-ден №___ -ге дейінгі_________

                                          (бөлімнің атауы)             (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі,____________________

      (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы) ___________________________________________

                              (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

      Ескертпе: Граммофонды жазбадағы (грампластинкадағы) фоноқұжаттың сақтау бірлігінің нөмірі оның әрбір жағының нөмірлерінен құралады және екі саннан тұрады, мысалы, 1-1, 1-2. Бір жақты грампластинкалар үшін бұл баған толтырылмайды.

  Форматы А4 (210х297)
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын магниттік жазбадағы фоноқұжаттардың тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Есепке алу бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Индексі, өндірістік нөмірі

Құжаттың тақырыбы

Авторы

Шығарманы орындаушы

Тілі

Жазылған, қайта жазылған уақыты

Жазылған, қайта жазылған орны

Дыбысталу жылдамдығы

Дыбысталу уақыты

Магниттік таспаның типі және форматы

Сақтау бірлігінің саны/метражы

түпнұсқа

көшірме

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      кестенің жалғасы

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы

Ескертпе

15

16



      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) __________ №____-ден №___ -ге дейінгі _________

                                          (бөлімнің атауы)             (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі, ____________________

      (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210 х 297)
  Бекітемін
  ____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын фотоальбомдардың тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Сақтау бірлігінің нөмірі

Альбомның тақырыбы (атауы)

Түсірілім авторы

Фототаңбалардың соңғы даталары

Түсірілген жері

Фотобасылымдардың саны

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы

Сыртқы ерекшеліктері

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) ___________ №____-ден №___-ге дейінгі_________

                                    (бөлімнің атауы)                   (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі, ______________________

                        (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210х297)
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын фотоқұжаттардың істер тізімдемесі

      ______ жылғы (-дардағы) ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Есепке алу, сақтау бірліктерінің нөмірі

Өндірістік нөмірі

Құжаттың (диаф ильмнің атауы)тақырыбы (аннотациясы),

Түсірілім авторы

Түсірілім датасы

Түсірілім орны

Сақтау бірліктерінің/панорамалық түсірілімдер кадрларының саны

Негатив

Дубль-негатив

Позитив

Фототаңба

Слайд (диапозитив)

Диафильм

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      кестенің жалғасы

Мәтіндік ілеспе құжаттама құрамы

Ескертпе

13

14



      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) __________ №____-ден №___ -ге дейінгі _________

                                          (бөлімнің атауы)             (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі, ______________________

      (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді, оның ішінде:

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______ және оларға мәтіндік ілеспе құжаттама.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

      Ескертпе: диафильмдер тізімдемесінің қорытынды жазбасында сәйкесінше сақтау бірліктерінің және есеп бірліктерінің саны көрсетіледі

  Форматы А4 (210х297)
  Бекітемін
____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемесі

      № ___ архив қоры ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Есепке алу бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Есепке алу бірлігінің тақырыбы

Есепке алу бірліктерінің соңғы даталары

Электрондық құжаттардың форматы

Көлемі (Мбайт)

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамы

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8









      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) __________ №____-ден №___ -ге дейінгі _________

                                    (бөлімнің атауы)                   (санмен және жазбаша)

      есеп бірлігі, ______________________

      (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді.

      Барлығы тізімдемеге №____-ден №___ -ге дейінгі ____________есеп бірлігі _________

                                          (санмен және жазбаша)       (санмен және жазбаша)

      сақтау бірлігі енгізілді.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
2-қосымша
  Нысан
  Бекітемін
  ____________________________
(ұйым басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Жеке құрам жөніндегі істердің тізімдемесі

      № ___ архив қоры ______ жылғы (-дардағы)

      ________________________________________________

      (ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

      № ___ тізімдеме

Реттік нөмірі

Істің индексі

Істің (томның, бөліктің) тақырыбы

Істің (томның, бөліктің) датасы

Істің (томның, бөліктің) сақтау мерзімі

Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтардың саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы

Бөлімнің атауы "__________"

      Тізімдеменің бұл бөліміне (-деріне) ________ №____-ден №___ -ге дейінгі

                                    (бөлімнің атауы)

      _____ істер енгізілді, оның ішінде:

      (санмен және жазбаша)

      литерлік нөмірлер: ______,

      қалып кеткен нөмірлер: ______.

      __________________________________________________________________________

      (тізімдеменің бөлімін (-дерін) құрастырушы тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________

      (тізімдеменің бөлімі (-дері) құрастырылған күн)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
3-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
____________________________
(архив басшысының лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
_____________________________
архив басшысының қолтаңбасы)
_____________________________
(күні)

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      Құрастырылған орны

      __________________________________________________________________________

      (сараптама жүргізу үшін нормативтік-әдістемелік құжаттарға сілтеме)

      __________________________________________________________________________

      негізінде _________________________________________ архивтік қордың құжаттары

                        (архивтік қордың нөмірі мен атауы)

      жоюға бөлінді

Реттік нөмірі

Құжаттар топтарының атаулары

Соңғы даталары

Тізімдемелердің нөмірлері

Тізімдемелер бойынша сақтау бірліктерінің нөмірлері

Сақтау бірліктерінің саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7








      Жиыны ____________________ жылғы (-дардағы) __________________ сақтау бірлігі.

      (санмен және жазумен)

      Сақтауда қалатын сақтау бірліктерінің саны, соңғы даталары және құжаттардың

      қысқаша сипаттамасы

      ___________________________________________________________________

      __________________________________________________________

      (бөлім (архив қоймасы) меңгерушісінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________________

      (күні және нөмірі)

      __________________________________________________________________________

      (құжаттарды ретке келтірген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні,

      қолтаңбасы)

      _________________ құжаттары __________№ __________ қабылдау-тапсыру жөнелтпе

      (ұйымның атауы)                               (күні)

      құжаты бойынша қайта өңдеуге тапсырылды.

      Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      __________________________________________________________________________

      (құжаттарды ретке келтірген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні,

      қолтаңбасы)

      Жергілікті атқарушы органның

      (архивтің)

      сараптау-тексеру

      комиссиясының

      (сараптау комиссиясының)

      _____ жылғы ___ _________

      № ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
4-қосымша
  Нысан
  Бекітемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Құжаттарды сақтауға қабылдау-беру актісі

      ___________ № ___________

      (күні)

      __________________________________________________________________________

                                          (беру негіздемесі)

      __________________________________________________________________________

      (берілетін архив қорының атауы) аталған қордың құжаттары мен оларға ғылыми-

      анықтамалық аппаратты

      __________________________________________________________________________

      тапсырды, (тапсырушы ұйымның атауы)

      ___________________________________________________________ қабылдады

                                          (архивтің атауы)

Реттік нөмірі

Тізімдеменің атауы, нөмірі

Тізімдеме даналарының саны

Сақтау бірліктерінің саны

Ескертпе

1

2

3

4

5






      Жиыны _________________________________ сақтау бірлігі қабылданды.

_____________________________________
(беруді жүргізген тұлға (-лар) лауазымының
_____________________________________
атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)
_____________________________________
(беру күні)

__________________________________________
(қабылдауды жүргізген тұлға (-лар)
__________________________________________
лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)
__________________________________________
(қабылдау күні)

      Архивтік қорға № ____________________ берілді.

      Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      ______________________________________________________________________

      (өзгерістер енгізген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _____________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Бекітемін
____________________________
(тапсырушы ұйым басшысы
лауазымының
____________________________
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)
  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
5-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
______________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
______________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
______________________________
(күні)

Жеке тұлғалардың құжаттарын сақтауға қабылдау актісі

      ___________ № ___________

      (күні)

      Сараптау-тексеру комиссиясының шешімінің (__________ № _________ хаттама) және

      __________________________________________________________________________

      _____________________________________________________________ шарт негізінде

      _______________________________ тапсырды, архивтік тапсыру тізімдемесі бойынша

      (меншік иесінің/иеленушінің тегі, аты-жөні)

      _____________ сақтау бірлігі (шартты түрде) ___________________________ құжаттар

      (құжаттардың жалпы сипаттамасы)

      (парақтар) ___________ қабылданды.

      Архивтік қорға № ______________ берілді.

      _______________________________________________________________

      (меншік иесі/иеленуші лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _____________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Тізімдеме сипаттама нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді

      _________________________________________________________________________

      (өзгерсітер енгізген тұлға (-лар) лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
6-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
_____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі,
аты-жөні)
_____________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
_____________________________
(күні)

Жеке тұлғалардың архивтік құжаттарын қайтару актісі

      ___________ № ___________

      (күні)

      Сараптау-тексеру комиссиясының шешімінің (___________ № _____ хаттама) негізінде

      № _____________ қордың архивтік құжаттарын сипаттау қорытындысы бойынша

      (қорды атауы)

      меншік иесіне төменде көрсетілген архивтік құжаттар қайтаруға бөлінді: ___________

      __________________________________________________________________________

      (құжаттардың қысқаша сипаттамасы мен меншік иесіне қайтару себебі жазылады)

      Барлығы: ____________________ сақтау бірлігі _______________ құжаттар

                        (парақтар).

      ____________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Құжаттар алынды

      _______________________________________________________________

      (меншік иесі/иеленуші лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Сипаттау нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      ___________________________________________________________________

      (өзгерістер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
7-қосымша
  Қордың топографиялық
сілтегішінің
карточкасының нысаны

Бет жағы

Архив қорының атауы _________________
_____________________________________
_____________________________________

№__________ архив қоры
Корпус _________________
Қабат (белдеу) ___________
Архив қоймасы__________
Үй-жай__________________

№___ тізімдеме

№ __-ден № ___-ге дейінгі сақтау бірліктері

№___ стеллаж

№___ шкаф

№ ___сөре

Ескертпе

1

2

3

4

5

6







Артқы жағы

1

2

3

4

5

6







  Форматы А5 (148Х210) немесе
А6 (148Х105)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
8-қосымша
  Стеллаждың топографиялық
сілтегішінің нысаны

Бет жағы

№ _____________ стеллаж

Корпус _________________
Қабат (белдеу) ___________
Архив қоймасы__________
Үй-жай__________________


№___ шкаф

№ ___сөре

№___ архив қоры

№___ тізімдеме

№ __-ден № ___-ге дейінгі сақтау бірліктері

Ескертпе

1

2

3

4

5

6







Артқы жағы

1

2

3

4

5

6







  Форматы А5 (148Х210) немесе А6 (148Х105)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
9-қосымша
  Нысан

Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағы

      ______________________ архивтік құжаттарының бар-жоғы мен жай-күйін тексерудің

      (архив қорының нөмірі, атауы)

      № ________ тексеру парағы

      Тексеруді жүргізді

      __________________________________________________________________________

      (істердің, құжаттардың бар болуын тексерген тұлға (-лар) лауазымының (-дарының)

      атауы, тегі, аты-жөні)

Құжаттардың бар болуы

Тізімдемелердің нөмірлері

Тізімдеме бойынша есепке алынған сақтау бірліктерінің саны

Техникалық қателіктер анықталды

Техникалық қателіктерді түзету нәтижесінде тізімдеме бойынша есепке алынған

Уақытша пайдалануға берілген сақтау бірліктерінің нөмірлері

Бар болмағандары

Барлары (сипатталған)

Қорытынды жазбада көрсетілмеген литерлік нөмірлер

Қорытынды жазбада көрсетілмеген қалып кеткен нөмірлер

Басқалары, нәтижесінде көлемі

есепке алынбаған

есепке алынбаған, бірақ көлемінде есепке алынған

есепке алынбаған

есепке алынбаған, бірақ көлемінде есепке алынған

ұлғайды

азайды

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      кестенің жалғасы

Құжаттардың бар болуы

Құжаттардың жай-күйі

Тізімдемеге енгізілмегендері бар (ретке келтірілмеген сақтау бірліктерінің уақытша шифрлар)



Мыналарды талап ететін сақтау бірліктерінің нөмірлері:

Түзетуге келмейтін зақымданған сақтау бірліктерінің нөмірлері



Ескертпе

дезинфекциялау

дезинсекциялау

реставрациялау

түптеу немесе тігу

өше бастаған мәтіндерді қайта қалпына келтіру

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24













      Жиыны тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген _____________ сақтау бірліктері бар.

      (санмен және жазбаша)

      _____________________________________________________________________

      (өзгерістерді енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______________________________

      (тексеру парағын құрастырған күн)

      Ескертпе: аудиовизуалды және машинамен оқылатын (электрондық) құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде тиісті нақтылаулар енгізіледі.

  Форматы А3 (297 Х420)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
10-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
_____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
______________________________
(ұйым басшысының қолтаңбасы)
______________________________
(күні)

Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісі

      ___________ № ___________

      (күні)

      №_________________ архив қоры

      Архив қорының атауы _______________________________________________________

      Тізімдемелердің нөмірлері __________________________________________________

      Тексеру ______________________ аралығында жүргізілді.

      Тексеру барысында мыналар анықталды:

      1. Тізімдеме бойынша _________________________________ сақтау бірлігі бар.

                                                (саны)

      2. Техникалық қателер анықталды:

      2.1. Литерлік нөмірлері бар:

      1) қорытынды жазбада есепке алынбаған _____________________ сақтау бірлігі;

                                                      (саны)

      2) есепке алынбаған, бірақ қорытынды жазбада есепке алынған _______ сақтау бірлігі;

                                                                  (саны)

      2.2. Түсіп қалған нөмірлер:

      1) қорытынды жазбада есепке алынбаған __________________________ сақтау бірлігі;

                                                      (саны)

      2) есепке алынбаған, бірақ қорытынды жазбада есепке алынған ________ сақтау бірлігі;

                                                                  (саны)

      2.3. Басқалар, нәтижесінде көлемі___________________________ сақтау бірлігіне өсті;

                                          (саны)

      _____________________________ сақтау бірлігіне кеміді.

                        (саны)

      3. Техникалық қателерді жою нәтижесінде тізімдемелер бойынша есепке алынған

      ___________________сақтау бірлігі бар.

                  (саны)

      4. Бар болмағаны ___________________________________ сақтау бірлігі.

                                    (саны)

      5. Осы архивтік қор бойынша бар:

      (тізімдемеге енгізілген) __________________________ сақтау бірлігі;

                                    (саны)

      оның ішінде мыналарды талап ететіндер:

      1) дезинфекцияны ___________________________________сақтау бірлігі;

      (саны)

      2) дезинсекцияны____________________________________ сақтау бірлігі;

                              (саны)

      3) реставрациялауды ________________________________ сақтау бірлігі;

                                    (саны)

      4) түптеу немесе тігуді _______________________ сақтау бірлігі;

                                          (саны)

      5) өше бастаған мәтіндерді қалпына келтіруді ________________ сақтау бірлігі;

                                                      (саны)

      6) түзетуге келмейтін зақымданған ____________________сақтау бірлігі;

                                          (саны)

      7) ____________________________________________________________;

      8) ____________________________________________________________;

      9) ____________________________________________________________;

      10) ___________________________________________________________;

      11) ___________________________________________________________.

      6. Тізімдемеге енгізілмегендері __________________________ сақтау бірлігі.

                                          (саны)

      7. Осы архивтік қор бойынша (тізімдемеге енген және енбеген),

      қолда бары ___________________________________ сақтау бірлігі.

                              (саны)

      8. Оларды сақтау шартының сипаттамасы.

      Сақтау жағдайы мен шартындағы теріс құбылыстар.

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Тексеруді жүргізген:

      ________________________________________________________________

      (тексеруді жүргізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Келісілді: _________________________________________________________________

      (бөлім (архив қоймасы) меңгерушісі лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
11-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
__________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
__________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
__________________________
(күні)

Есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      №_________________ архив қоры

      Архив қорының атауы ______________________________________________________

      _________________ орындау барысында жазбалардағы техникалық қателер табылды:

Құжаттың атауы

Жазылған жазба

Жазып алу қажет

1

2

3




      Жиыны сақтау бірліктерінің көлемі ___________________ сақтау бірлігіне өсті (кеміді).

                                    (санмен және жазбаша)

      Ескертпелер: ___________________________________________________________

      ___________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Сипаттама нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      ________________________________________________________________

      (өзгерсітер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
12-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
_____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
_____________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
_____________________________
(күні)

Архивтік құжаттардың табылғаны туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      _________________________ барысында ______________________________________

      (жүргізілген жұмыс түрі) (архив қорында, архив қоймасында, жұмыс үй-жайында)

      __________________________________________________________________________

      ________________________________________________________________анықталды.

Реттік нөмірі

Сақтау бірлігінің тақырыбы

Шифр (бар болған жағдайда)

Соңғы даталары

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метражы)

Қай архив қорына жатады (жаңа шифр)

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7








      жиыны __________________________________ сақтау бірлігі анықталды.

                        (санмен және жазумен)

      ___________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Сипаттау нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      __________________________________________________________________

      (өзгерсітер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _____________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
13-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
_____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
_____________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
_____________________________
(күні)

Түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      №_________________ архив қоры

      Архив қорының атауы _______________________________________________________

      Архивтік қорда түзетуге келмейтін деп танылған ________сақтау бірліктері анықталды.

Тізімдеменің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Зақымданған сақтау бірлігінің атауы

Соңғы даталары

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метражы)

Зақымданудың мәні мен себебі

1

2

3

4

5

6







      Жиыны түзетуге келмейтін зақымданған _________________ сақтау бірлігі анықталды.

                                          (санмен және жазумен)

      __________________________________________

      (бөлім меңгерушісінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________________________________________________

      (архивтік қор сақтаушысының тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Аталған құжаттар _________________________________________________________

      ______________________________________ байланысты есептен шығарылуға жатады.

      __________________________________________________

      (сарапшы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________

      (күні)

Ұйымның орталық сараптау
комиссиясының (сараптау комиссиясының)
____ жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен келісілді

Жергілікті атқарушы органның (архивтің)
сараптау-тексеру комиссиясының
(сараптау комиссиясының)
_____ жылғы ___ _________
№ ___ хаттамасымен келісілді

      Сипаттау нәтижесі бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      _______________________________________________________________

      (өзгерістер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
14-қосымша
  Табылмаған архивтік
құжаттарды
есепке алу карточкасының
нысаны

Бет жағы

      Архив қоймасында______________________________________________

      (архив қоймасының атауы)

      Архив қорының атауы_________________________________________________

      Құжаттың табылмаған күні____________________________________

Тізімдеменің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің тақырыбы

Соңғы даталары

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метражы)

1

2

3

4

5






Артқы жағы

Іздестіру барысы туралы белгі

Іздестіру нәтижесі

1

2





  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
15-қосымша
  Нысан

Жеткізгіші бүлінген қағаз негіздегі архивтік құжаттарды есепке алу карточкасы

      № _____архив қоры

      № ________ тізімдеме

      № ______________________________________________________________________ іс

      (оның Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне немесе

      аса құндыға жататындығы туралы белгісі бары)

      Құжаттардың көлемі, соңғы даталары ___________________________________

Ақаулар тобының (кіші топтың) индексі

Тасығыштың зақымдану белгілері

Зақымданған іс парақтарының нөмірлері

Парақтардың жалпы көлемі

Ескертпе

1

2

3

4

5






      __________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297) немесе А5 (210 х 148 мм)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
16-қосымша
  Нысан

Мәтіні зақымданған қағаз негіздегі архивтік құжаттарды есепке алу карточкасы

      № _____архив қоры

      № ________ тізімдеме

      № _____________________________________________________________________іс

      (оның Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне немесе аса

      құндыға жататындығы туралы белгсі бары)

      Құжаттардың көлемі, соңғы даталары ___________________________________

Ақаулар тобының (кіші топтың) индексі

Тасығыштың зақымдану белгілері

Зақымданған іс парақтарының нөмірі

Парақтардың жалпы көлемі

Ескертпе

1

2

3

4

5






      ____________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297) немесе А5 (210 х 148 мм)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
17-қосымша
  Бейнеқұжаттың техникалық
жай-күйін есепке алу
карточкасының нысаны

Бет жағы

      ________________________________

      (сақтау бірлігінің нөмірі)

      Бейнеқұжаттың тақырыбы __________________________________________________

      __________________________________________________________________________

Жазылған күні _____________
Қайта жазылған күні ________
Жазба жасалған
ұйымның атауы _______________
Барлығы ________________ рулон
Рулон № ____________________
Таспаның түрі_________________

Жазбаның форматы _________________
Нұсқасы _________________________
Өндірістік нөмірі _______________
Авторы __________________________
Режиссері _______________________
Түсі _____________________________
Жалпы хронометражы ______________
Рулонның хронометражы ___________

Артқы жағы

      ____________________________________________________________________

      (бейнеқұжаттың техникалық жай-күйінің жалпы сипаттамасы)

Тексеру нәтижелері




1. Магниттік жеткізгіштің жай-күйі




2. Бейнебелгінің деңгейі




3. Дыбыстық бейненің деңгейі




4. Жолдардың түсіп қалуы




5. Бейнетаспалар механизмінің жай-күйі




6. Бейнеқұжаттың техникалық жай-күйінің жалпы бағасы




      ____________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________

      (тексеру күні)

  Форматы А 4 (210х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
18-қосымша
  Нысан

Киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасы

      _______________________________

      (сақтау бірлігінің нөмірі)

      Өндірістік нөмірі __________________________________________________________

      Атауы ___________________________________________________________________

      № _________________________ бөлім, метражы ________________________________

      __________________________________________________________________________

      (түрлі түсті немесе ақ-қара түстілігі, дыбысты немесе дыбыссыздығы көрсетілген

      негатив,

      __________________________________________________________________

      контратип, аралық позитив)

      негіздің түрі _______________________________________________________________

                              (нитро- немесе триацетатты)

      таспаның түрі______________________________________________________________

      (отандық немесе импорттық екенін көрсету)

      ____________________________________________________________ бастап басылды

      (негативтен, контратиптен немесе басқадан, басылу уақыты)

      тексерілді __________________________________________________________

                        (жұмыс түрінің атауы)

      Тексерудің нәтижесі мынадай:

Күні

Жоспар

Перфорация қадамы

Шөгу пайызы

Күні

Жоспары

Перфорация қадамы

Шөгу пайызы

1

2

3

4

5

6

7

8









      Ескертпе: есепке алу карточкасына қосымша жоспардың нөмірі және ақаулар сипаты көрсетілген ақаулар ведомосі жасалады.

Тығыздықтар

Күні

Кадр нөмірі немесе өлшенетін бөлімнің координаттары

Тығыздықтар

Күні

Кадрдың нөмірі немесе өлшенетін бөліктің координаттары

Тығыздықтар

Сары

Қызыл күрең

Көгілдір

Сары

Қызыл күрең

Көгілдір

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      __________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________

      (тексеру күні)

  Форматы А 4 (210х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
19-қосымша
  Фоноқұжаттың техникалық жай-
күйін есепке алу карточкасының
нысаны

Бет жағы

      __________________________________________________________________________

      (сақтау бірлігінің нөмірі)

      Фоноқұжаттың түрі _________________________________________________________

                              (граммофонды түпнұсқа, грампластинка,

      __________________________________________________________________________

                        магниттік таспадағы жазба және басқалары)

      Өндірістік нөмірі __________________________________________________________

      Жинақ элементі ____________________________________________________________

                              (түпнұсқа, көшірме)

      Жазбаның күні ____________________________________________________________

      Қайта жазылған күні ________________________________________________________

      Жазба жазылған ұйымның атауы ________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Жазбаны тасушы _________________________________________________________

      Жазбаның жылдамдығы_____________________________________________________

      Дыбысталған уақыты _______________________________________________________

      Граммофонды түпнұсқаның техникалық жай-күйінің паспорты ____________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________

      (тексеру күні)

Артқы жағы

Тексеру күні

Дыбысталу сапасының сипаттамасы

Жазба тасығышының физикалық-механикалық жай-күйінің сипаты

Реставрациялық-профилактикалық өңдеудің қажеттігі туралы қорытынды

Реставрациялық-профилактикалық өңдеудің түрлері

Қолы

1

2

3

4

5

6







  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
20-қосымша
  Фотоқұжаттың техникалық жай-
күйін есепке алу карточкасының
нысаны

Бет жағы

      ______________________________________

      (сақтау бірлігінің нөмірі)

      Фотоқұжаттың түрі _________________________________________________________

      (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), қара-ақ, түрлі түсті)

      Өндірістік нөмірі ___________________________________________________________

      Түсірілімнің күні __________________________________________________________

      Фотографиялық сапасы _____________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Фотоқабаттың техникалық жай-күйі__________________________________________

      Негізінің техникалық жай-күйі ______________________________________________

      Реставрациялық-профилактикалық өңдеудің қажеттігі туралы қорытынды __________

      __________________________________________________________________________

      _________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______________

      (есепке алу күні)

Артқы жағы

      Реставрациялық-профилактикалық өңдеу түрі __________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______________

      (есепке алу күні)

      Реставрациялық-профилактикалық өңдеу нәтижесі _____________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      (карточканы толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (есепке алу күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
21-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
____________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Іздеу жолдары таусылған құжаттардың табылмағаны туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      №_________________ архив қоры

      ____________________ нәтижесінде төменде аталған құжаттардың архивтік қорда жоқ екені анықталды. Архивтің іздеу шаралары оң нәтиже бермеді, осыған орай есептен алуға болады деп есептейміз

Реттік нөмірі

Тізімдеменің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің тақырыбы

Соңғы даталары

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метражы)

Жоқ болуының болжамды себептері

1

2

3

4

5

6

7








      Жиыны _____________________________________________ сақтау бірлігі.

                              (санмен және жазумен)

      Жоғалған құжаттардың мазмұны мынадай істермен ішінара толықтырылуы мүмкін:

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      ___________________________________________

      (бөлім меңгерушісінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ___________________________________________________

      (архив қоймасы меңгерушісінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________________________________

      (бас қор сақтаушысының тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________________________________________________

      (уәкілетті органның және тиісті жергілікті атқарушы органның іздеу жолдары

      аяқталған табылмаған құжаттарды есептен шығаруға рұқсатының нөмірі және күні)

      ____________________________________________

      (іздеу жолдары аяқталған, табылмаған архивтік құжаттарды есептен шығару туралы

      архив директоры бұйрығының нөмірі және күні)

      Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      _________________________________________________________________

      (өзгерістер енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________________________________________

      (есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген күн)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
22-қосымша
  Нысан

Киноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулар тізбесі

Реттік нөмірі

Ақаудың атауы

Ақау түрінің анықтамасы

Пайда болу себебі

Салдары

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

1

Эмульсия бойынша қажалу

Эмульсия бойынша үстіңгі бүлінулер

Жиі пайдалану

Сапасыз көрініс


2

Фрикциялық жолақтар

Үлдірдегі ораманың ұзына бойына жіңішке сызаттар жүйесі

Оқыс орау, киноүлдір орамын қолмен тарту

Экрандағы жолақтар жаңбыр сияқты көрінеді


3

Сызаттар: ұсақ, штрихтік, орташа, терең

Негіздің бетіндегі бүлінулер

Жиі пайдалану

Экранда күңгірт штрихтар


4

Перфорацияның зақымдануы: ұсақ қиық, орта қиық, терең қиық

Перфорацияның бұрышының немесе жиегінің ажырауы

Үлдірдің керілуі, үлдір перфорациясының дыбыс монтаждау үстелінде немесе кинопроекторда тісті барабанның тістеріне сәйкес келмеуі

Киноүлдірдің үзілуіне әкеледі. Экранда кадрдың селкілдеуі


5

Кір, саусақ іздері


Қолғапсыз жұмыс істеу. Немқұрайлылықпен қарау.

Экранда кескініндегі дақтар


6

Жабысулар


Үлдірдің үзілуі

Сихрондық емес дыбысталу, кескіннің сәйкессіздігі


7

Металл күмістердің түсіп қалуы

Эмульсия бойынша ұсақ ақ дақтар

Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы

Экранда ұсақ қара дақтар


8

Эмульсия бойынша май дақтары


Көшірмеаппараттар басып шығару, кинопроекторда көрсету

Орамадағы үлдірдің жабысып қалуы


9

Эмульсияның ыдырауы

Үлдірдің негізінен эмульсия қабатының бөлініп шығуы

Басу кезінде жоғары температурадағы ерітіндіде өңдеу

Кескіннің жоғалып кетуі


10

Эмульсия қабатының жабысуы


Консервациялық-профилактикалық өңдеу кезінде профилактикалық режимнің сақталмауы

Тақылдар, дыбыстың жоғалуы


11

Күңгірттік

Кескін белгіленбеген және үлдірдің түрі шұбар (жарық түсіргенде үлдір сарғыш немесе жасыл болып көрінеді)

Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы

Экранда кескін контрастілі емес


12

Өңез

Үлдірде, көп жағдайда перфорацияның жиектеріндегі сұр қабат

Сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимін сақтамау

Кескінді жоғалту


13

Үлдірлік разрядтар

Үлдірдегі жіңішке қара сызықтар

Көлемді шөгу кезінде үлдірді тарту

Экранда кескіндегі қара сызықтар


14

Кескіннің дыбыспен синхронды жүрмеуі

Бейненің дыбыспен сәйкес келмеуі

Үлдірді басып шығаруда техникалық регламенттің сақталмауы

Экранда кескін дыбыспен синхронды емес


Фоноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі

Реттік нөмірі

Ақаудың атауы

Ақау түрінің анықтамасы

Пайда болу себебі

Салдары

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

1

Қыртысталу

Үлдірдің ені бойынша ширатылуы

Сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимінің сақталмауы

Тыңдау барысында дыбыстың әлсін-әлсін жоғалуы


2

Қылыштық

Үлдірдің ұзындығы бойынша созылуы

Сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимінің сақталмауы

Сапасыз дыбысталу (дыбыстың секіруі), магниттік таспа нашар айналуы, магниттік таспаның орамадан шығып кетуі


3

Үлдірдің ескіруі

Ферромагниттік қабаттың түсіп қалуы

Сақтау мерзімінің өтіп кетуі

Дыбыстың жоғалып кетуі


4

Негіздің зақымдануы: үлдірдің бүгілуі, үлдірдің қыржымдалуы, үлдірдің үзілуі


Фоноқұжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Желімдеп жабыстырулардың көп болуы, ішінара дыбыстың жоғалуы


5

Жоғарғы жиіліктің түсіп кетуі


Сапасыз жазу немесе қайта жазу

Жазбаның күңгірттігі, сөздің түсініксіздігі


6

Төменгі жиіліктің түсіп кетуі


Сапасыз жазу немесе қайта жазу

Жазбаның қанықтығынан айрылуы, тембр реңкінің бұзылуы


7

Дыбыстың өшіп қалуы


Ұзақ сақтау барысында жазба деңгейінің төмендеуі

Сапасыз дыбысталу


8

Кідіріс шуының жоғарылауы

Магнитсіздендірілген таспаның шуы

Ұнтақ бөлігінің әр тектілігі және олардың жұмыс қабатында әркелкі таратылуы

Біркелкі шыңылдау


9

Дыбыстың "секіруінің" әсері

Фоноқұжаттарды тыңдау барысында байқалған дыбыс үндестігінің өзгеруі

Магнитофондағы таспатартқыш механизмде таспаның қозғалу жылдамдығының тербелу нәтижесі

Сапасыз дыбысталу


10

Копирэффект

Қайталанатын жаңғырықтармен дыбысталуы

Сақтау ережесінің сақталмауы



11

Үзілген жазба

Жазбаның басы мен аяғының болмауы




Фото және бейнеқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі

Реттік нөмірі

Ақаудың атауы

Ақау түрінің анықтамасы

Пайда болу себептері

Салдары

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

1

Кескіндегі саусақ іздері


Қолғапсыз жұмыс істеу

Негативтегі дақтар


2

Эмульсия бойынша тырнақ іздері


Қолғапсыз жұмыс істеу

Негативке батқан іздер


3

Үлдірдің иілуі


Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Кескіннің ішінара жоғалуы


4

Сияның іздері


Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Кескіннің ішінара жоғалуы


5

Кескінге автоқаламмен жазу


Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Кескіннің ішінара жоғалуы


6

Сызаттар: ұсақ, өткір

Үлдірдің үстіңгі қабатының бүлінуі

Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Қайта көшіруде кескіннің сапасын жоғалту


7

Эмульсия бойынша майлы дақтар


Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы

Құжаттардың ұзақ уақыт сақталмауы


8

Перфорацияның үзілуі

Үлдір жиегінің немесе бұрышының ажырауы

Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Құжаттардың ұзақ уақытқа сақталмауы


9

Эмульсиядағы желімнің дақтары


Құжаттармен жұмыс істеу ережесінің сақталмауы

Кескіннің ішінара жоғалуы


10

Әлсіз кескін


Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы

Кескін контрастілі емес


11

Тығыз кескін


Үлдірді басып шығару кезінде технологиялық регламенттің сақталмауы

Қараңғыланған кескін


12

Күңгірттік

Кескін белгіленіп алынбаған және үлдірде дақ іздері бар (жарықта үлдір сарғыш немесе жасыл болып көрінеді)

Үлдірді айқындау кезінде техникалық регламенттің сақталмауы

Кескін контрастілі емес


13

Эмульсияның сарғыш тартуы


Дұрыс орнатылмау

Қайта көшіру кезінде кескін сапасының жоғалуы


14

Үлдірдің деформациясы


Температуралық-ылғалдылық режимі ережелерінің сақталмауы

Қайта көшіру кезінде кескін сапасының жоғалуы


15

Эмульсия қабатының ыдырауы және жылжуы


Жоғары температурадағы қоспада басып шығару кезінде өңдеу

Кескіннің жоғалуы


  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
23-қосымша
  Нысан

Істің куәландыру парағы

      № _____архив қоры № ________ тізімдеме № _____іс

      Іске ___________________ парақ (-тар) тігілді және нөмірленді, оның ішінде:

      (санмен және жазумен)

      парақтың (-тардың) литерлік нөмірлері _______________________________________;

      парақтың (-тардың) қалып қойған нөмірлері ___________________________________;

      нөмірленген таза парақ (-тар) _______________________________________________;

      ішкі тізімдеме парағы (-тары) _______________________________________________.

Іс құжаттарын түзудің, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің есепке алынуының ерекшеліктері

Парақтардың нөмірлері

1

2



      __________________________________________________________________________

      (істің куәландыру парағын толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні,

      қолтаңбасы)

      ___________________

      (толтырылған күні)

  Форматы А4 (210Х297

      Ескертпе:

      1. Куәландыру парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.

      2. Куәландыру парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі.

      3. Куәландыру парағында саны және жазбаша түрде істің нөмірленген парақтарының саны және "+" (қосу) белгісі арқылы іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны бөлек көрсетіледі.

      4. Куәландыру парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:

      1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);

      2) мөрлер және олардың бедерлері;

      3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;

      4) фотоқұжаттар;

      5) суреттер, оймажазбалар және акварельдер;

      6) ірі форматты құжаттар;

      7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;

      8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;

      9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар) саны;

      10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны.

      5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландыру парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.

      6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше марка және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда жақшада іс парағының нөмірінен кейін олардың саны көрсетіледі

      7. Егер істе жасалған материалдың (шыны, металл, мата және басқалар) ерекшелігіне байланысты нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын заттар болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.

      8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық мынадай өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландыру парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.

      9. Куәландыру парағы нөмірленбейді.

  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
24-қосымша
  Нысан

Сақтау бірлігін алмастыру картасы Берілді

Архив қорының нөмірі

Істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Кімге

Берілген күні

Қолтаңба

Қайтарылған күні

Қолтаңба

1

2

3

4

5

6

7

8









  Форматы А4 (210Х297
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
25-қосымша
  Нысан

Құжаттарды пайдалану парағы

      Архив қорының № _____ Істер, құжаттар тізімдемесінің № _______ Істің № _______

      Архивтік қордың атауы______________________________________________________

      Істің тақырыбы ____________________________________________________________

Пайдалану күні

Кімге берілді (тегі, аты-жөні)

Пайдалану сипаты (көшірме түсіру, үзінді, қарау және басқалары)

Пайдаланған парақтардың нөмірлері

Құжатты қолданған тұлғаның қолтаңбасы

1

2

3

4

5






  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
26-қосымша
  Нысан

Архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан уақытша пайдалануға беру кітабы

  Басталды _____________
  Аяқталды _____________

Реттік нөмірі

Берілген күні

№___ архивтік қор

№___ тізімдеме

№___ сақтау бірлігі

Кімге берілді

Алғандығы туралы қолхат

Қайтарғандығы туралы қолхат, күні

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8

9










  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
27-қосымша
  Архив қоймасынан архивтік
құжаттарды,
архив қорынан пайдалану
қорының көшірмелерін,
тізімдемелерді беруге
тапсырыстың нысаны

Бет жағы

      _____________________________________________________________________

      (архивтің атауы)

  Құжаттарды беруге рұқсат
етемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(архив басшысының
қолтаңбасы)
____________________________
  (күні)

      ____________________________________________________________________

      (пайдаланушының тегі, аты-жөні, жеке ісінің нөмірі) ________________________________________________________________________________

      (архив жұмыскерінің тегі, аты-жөні, құрылымдық бөлімшенің атауы )

      __________________________________________________________________________

      (зерттеу тақырыбы, беру мақсаты)

№___ архив қоры

№___ тізімдеме

№___ сақтау бірлігі

Сақтау бірлігінң тақырыбы

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метраж)

Пайдаланушының қолхаты, күні

Пайдаланушының құжаттарды қайтарғаны жөнінде оқу залы жұмыскерінің қолхаты, күні

1

2

3

4

5

6

7








Артқы жағы

1

2

3

4

5

6

7








      ___________________________________________________________

      (пайдаланушының, архив жұмыскерінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________

      (күні)

  Форматы А5 (148Х210)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
28-қосымша
  Нысан

      Ұйымның ресми атауы

Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      Негіздеме _________________________________________________________________

      Құжаттар қандай мақсат үшін беріледі________________________________________

      ____________________________________________________ архивтік қордан мынадай

                              (атауы, нөмірі)

      сақтау бірліктері беріледі

№__тізімдеме

№___сақтау бірлігі

Сақтау бірлігінің тақырыбы

Парақтар саны (дыбысталу уақыты, метражы)

Ескертпе

1

2

3

4

5






      Барлығы _________________ сақтау бірлігі (жалпы парақтардың санымен, дыбысталу

                  (санмен және жазбаша)

      уақытымен, метражымен) беріледі, істерді құжаттарды қайтару мерзімі ____________.

      Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алушы тұлғаның уақытша пайдалану шарттары:

      1) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар реттелген, тігілген, тысталған, парақтары нөмірленген және куәландыру жазбасымен болуы тиіс.

      2) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар пайдалану үшін өзге тұлғаларға берілмейді, олар бойынша көшірмелер, үзінділер мен анықтамалар берілмейді, берілген құжаттардың қандайда бір бөліктері алынбайды, істерді берген ұйымның рұқсатынсыз құжаттар жарияланбайды.

      3) уақытша пайдалануға алынған істер, құжаттар ведомстволық (жеке) архивке актіде көрсетілген мерзімде қайтарылады.

      Істерді, құжаттар уақытша пайдалануға алған тұлға "Әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы" Қазақстан Республикасының 2014 жылғы 5 шілдедегі Кодексінің 509-бабына сәйкес Ұлттық архив қорының құжаттарын жою жағдайындағы жауапкершілік туралы ескертілді.

      _________________________________________________________________________.

      (істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға берген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-

                        жөні, қолтаңбасы)

      _____________________________

      (істер, құжаттар берілген күн)

      _________________________________________________________________________.

      (істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға алған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-

      жөні, қолтаңбасы)

      _____________________________

      (істер, құжаттар алынған күн)

      Істер, құжаттар толық көлемде, реттелген, тігілген және тысталған қалпында

      қайтарылды

      __________________________________________________________________________

      (істерді, құжаттарды тапсырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________________

      (істер, құжаттар тапсырылған күн)

      __________________________________________________________________________

      (істерді, құжаттарды қабылдаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні,

      қолтаңбасы)

      _______________________________

      (істер, құжаттар қабылданған күн)

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
29-қосымша
  Нысан

Құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабы

Реттік нөмірі

Келіп түскен күні

Құжаттар келіп түскен ұйымның (адамның тегі, аты-жөнінің бас әріптері) атауы

Құжаттар қабылданған құжаттың аты, нөмірі және күні

Архивтік қордың атауы

Құжаттардың түсуінің соңғы даталарысы

Сақтау бірлігі немесе сипатталмаған құжаттар (парақтар) саны

Жай-күйінің қысқаша сипаттамасы

Архивтік қор тізімі бойынша келіп түскен құжаттарға берілген архивтік қор нөмірі

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      Жиыны ______________ жылдарда______________________ сақтау бірлігі келіп түсті,

      (санмен және жазумен)

      оның ішінде: _________________________________________________________

      __________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______

      (күні)

      Ескертпе: жалпы архивтерде құжаттардың қорытынды жазбада олардың көлемін көрсете отырып, барлық түрлеріне бірыңғай есепке алу кітабын жүргізуге жол беріледі

  Форматы А3 (420 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
30-қосымша
  Нысан

Қорлардың тізімі

Архивтік қордың нөмірі

Алғашқы келіп түскен күні

Архивтік қордың атауы

Шығарылғаны туралы белгі

Ескертпе

1

2

3

4

5






      Жиыны ______ жылғы 1 қаңтарда ________________________________ архивтік қор,

                                          (санмен және жазумен)

      оның ішінде______ жылы _______________________ архивтік қор келіп түсті,

      (санмен және жазумен)

      ______ жылы __________________________ архивтік қор шығарылды.

      (санмен және жазумен)

      ___________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______

      (күні)

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
31-қосымша
  Нысан

Қор парағы

Әрбір архив қоры атауының соңғы даталары

Архивтік қордың атауы

1

2

Архивтік қордың алғашқы келіп түскен күні

Архивтік қордың орналасқан орны (архив атауы)

Архивтік қордың нөмірі

Архивтік қордың бұрынғы нөмірі

1

2

3

Сипаттамасы жоқ құжаттарды есепке алу

Жазба датасы

Келіп түсу

Шығу

Сақтау бірлігі (құжаттар. парақтарының) бар болуы (қалғаны)

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Сақтау бірлігінің (құжаттар, парақтар) саны

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) саны

1

2

3

4

5

6

Сипаттамасы бар құжаттарды есепке алу

Жазба датасы

Келіп түсті

Шықты

Сақтау бірліктерінің бар болуы (қалдығы)

тізімдеменің нөмірі

жылы

тізімдеменің атауы немесе аннотациясы (құжаттардың қысқаша сипаттамасы)

сақтау бірліктерінің саны

тізімдеменің нөмірі

құжаттың атауы, нөмірі, күні

сақтау бірліктерінің саны

осы тізімдеме бойынша

жалпы қор бойынша

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
32-қосымша
  Нысан

Есепке алу парағы

      ___________________________________________________________

      (кинофотобейнеқұжаттар түрінің атауы)

Жазбаның күні

Келіп түсу

Шығу

Бар болуы (қалғаны)

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Саны

Есепке лау бірлігі

Сақтау бірлігі

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Осы тізімдеме бойынша

Жалпы түрі бойынша

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Тзімдемел

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Форматы А4 (210Х297)

      _______________________________________

      (фоноқұжаттар түрінің атауы)

Жазба датасы

Келіп түсу

Шығу

Бар болуы (қалғаны)

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Саны

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Осы тізімдеме бойынша

Түпнұсқа

Көшірме

Түпнұсқа

Көшірме

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Түпнұсқа

Көшірме

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      кестенің жалғасы

Бар болуы (қалғаны)

Саны

Жалпы түрі бойынша

Тізімдемелер

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Түпнұсқа

Көтшірме

15

16

17

18





  Форматы А4 (210Х297)

      _______________________________________

      (аудиовизуалды құжаттар түрінің атауы)

Жазба датасы

Келіп түсу

Шығу

Бор болуы (қалғаны)

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Тізімдеменің нөмірі

Құжаттың атауы, нөмірі, күні

Саны

Саны

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Осы тізімдеме бойынша

Жалпы түрі бойынша

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

Тізімдеме

Есепке алу бірлігі

Сақтау бірлігі

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
33-қосымша
  Нысан

Істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі

Реттік нөмірі

Архивтік қордың нөмірі

Тізімдеменің нөмірі мен атауы

Сақтау бірлігінің саны

Соңғы даталары

Даналар саны

Ескертпе

барлығы

оның ішінде жеке құрам бойынша

1

2

3

4

5

6

7

8









      Жиыны ________жылғы 1 қаңтарда _________________________________тізімдеме,

      (санмен және жазумен)

      оның ішінде _____ жылы _________________________тізімдеме келіп түсті,

                                    (санмен және жазумен)

      _____ жылы _______________________тізімдеме шығарылды.

      (санмен және жазумен)

      ____________________________________________________________________

      (реестрді құрастырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ___________

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
34-қосымша
  Нысан

Құнды металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында құнды металдары және тастары бар істерді, құжаттарды есепке алатын түгендеу кітабы

Реттік нөмірі

Жазбаның күні

№___архивтік қор

№___ тізімдеме

№___ іс

Істің тақырыбы

Істі, затты ресімдеу сипаты

Материал

Көлемі (салмағы)

Физикалық сақталуы

Қолы

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Жиыны ____________________________________________________ іс.

                              (санмен және жазумен)

      ___________________________________________________

      (кітапты толтырған тұрғаның тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
35-қосымша
  Нысан

Мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағы

      Тіркеу нөмірі

      _________________________________________________________________________

      Құжаттың Мемлекеттік тізілімге енгізген датасы

      _______________________________________________

      1. Құжаттың сипаттамасы

      Құжаттың атауы (тақырыбы) _________________________________________________

      Құжаттың өз атауы _________________________________________________________

      Құжаттың түрі _____________________________________________________________

      Құжаттың авторы __________________________________________________________

      Құжаттың күні (жасалған уақыты) ____________________________________________

      Ғасыр_____________________________________________________________________

      Болжамды күні ____________________________________________________________

      Құжаттың тілі _____________________________________________________________

      Аннотация _______________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Тарихи анықтама __________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Құнды металдардың және тастардың бар болуы _________________________________

      __________________________________________________________________________

      Палеографиялық ерекшеліктері _______________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Мөрлер ___________________________________________________________________

      Құжатты ресімдеудің көркемдік ерекшеліктері _________________________________

      __________________________________________________________________________

      Меншік __________________________________________________________________

      2. Құжаттың физикалық жай-күйі

      Материалдық жеткізгіш ____________________________________________________

      Мөлшері__________________________________________________________________

      Көлемі____________________________________________________________________

      Физикалық жай-күйі _______________________________________________________

      Реставрация туралы мәлімет _________________________________________________

      3. Құжаттың сақталған орны

      Құжаттың сақталған орны __________________________________________________

      Құжаттың сақталған орнының мекенжайы _____________________________________

      Архивтік шифр: № ___ архивтік қор, № ___ тізімдеме, № ___ сақтау бірлігі, № ___

      есепке алу бірлігі, парақтар ____.

      4. Қызметтік ақпарат

      Құжатты кім ұсынды: ______________________________________________________

      Сараптау-тексеру комиссиясының _____ жылғы __________ № ___________ хаттамасы

      Орталық-сараптау тексеру комиссиясының _____ жылғы _____ № ________ хаттамасы

      Ескертпе: аннотацияның, тарихи анықтаманың және басқаның көлеміне байланысты құжаттың есепке алу мен сипаттау парағы екі және одан да көп парақтарға толтырылуы мүмкін.

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
36-қосымша
  Нысан

Аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімі

Реттік нөмірі

Архивтік қордың нөмірі

Архивтік қордың атауы

Аса құнды құжаттардан тұратын тізімдеменің нөмірі

Ескертпе

1

2

3

4

5






      Жиыны ________... жылғы 1 қаңтарда _____________________________ архивтік қор

                                          (санмен және жазумен)

      _________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
37-қосымша
  Нысан
  Бекітемін
  ____________________________
(архив басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
(архив басшысының
қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі

Реттік нөмірі

Тізімдеменің нөмірі

Істің нөмірі

Істің тақырыбы

Соңғы даталары

Парақтардың саны

Сақтандыру қорының есепке алу бірлігі (сақтау бірлігінің) нөмірі

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8









      Жиыны тізімдеме бойынша _________________________________________

      іс, олардың ішінде (санмен және жазумен) _____________________________________

      көшірме жасалды.

      ______________________________________________________________________

      (тізімдемені құрастырушы тұлға лауазымының атауы тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________

      (күні)

      Жергілікті атқарушы органның (архивтің)

      сараптау-тексеру комиссиясының

      (сараптау комиссиясының)

      _____ жылғы ___ _________

      № ___ хаттамасымен келісілді

      Ескертпе: сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі тек микрофишаларда ғана көрсетіледі.

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
38-қосымша
  Нысан
  Бекітемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының
атауы, тегі, аты-жөні)
____________________________
  (архив басшысының
қолтаңбасы)
____________________________
  (күні)

Аса құнды істер нөмірінің (нөмірліктің) тізбесі

Реттік нөмірі

Тізімдеменің нөмірі

Істердің нөмірлері

Сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің (сақтау бірлігінің) нөмірлері

Ескертпе

1

2

3

4

5






      Жиыны тізбе (нөмірлік) бойынша ___________________________ іс, олардың ішінде

      (санмен және жазумен)

      _____________________________________ көшірме жасалды.

      _________________________________________________________

      (құрастырушы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________

      (күні)

      Жергілікті атқарушы органның (архивтің)

      сараптау-тексеру комиссиясының

      (сараптау комиссиясының)

      _____ жылғы ___ _________

      № ___ хаттамасымен келісілді

      Ескертпе: сақтандыру қорының есепке алу нөмірі тек микрофишалар үшін көрсетіледі.

  Форматы А4 (210Х297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
39-қосымша
  Нысан

Аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі

Реттік нөмірі

Архивтік қордың нөмірі

Тізімдеменің (нөмірліктің) нөмірі

Сақтау бірліктерінің саны

Даналар саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6







      Жиыны ________ жылғы 1 қаңтарда ______________ тізімдеме (нөмірлік), оның ішінде

                                    (санмен және жазумен)

      _____ жылы _____________________ тізімдеме (нөмірлік) түсті,

                        (санмен және жазумен)

      _____ жылы ____________________ тізімдеме (нөмірлік) шығарылды.

                  (санмен және жазумен)

      ___________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

                  (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
40-қосымша
  Нысан

Микрофишаларда сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабы

Келіп түскен нөмірі

Келіп түскен күні

Көшірмелері қабылданған құжаттардың атауы, нөмірі, күні

Көшірілген күні

Архивтік қордың нөмірлері

Тізімдемелердің нөмірлері

Тапсырысқа енгізілген істердің саны

Сақтандыру қорының сақтау бірлігінің (микрофиша) саны

Пайдалану қоры

Ескертпе

позитивтер саны

диазокөшірмелер саны

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11












      Жиыны ________ жылы ______________________ есепке алу бірлігі (түсірілген істер)

                        (санмен және жазумен)

      сақтандыру қорына______________________ сақтау бірлігі (микрофиша) келіп түсті.

                        (санмен және жазумен)

      _________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, тегі , қолтаңбасы)

      ___________

      (күні)

      Ескертпе: микрофишаларда дайындалған сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің саны түсірілген істердің санына сәйкес келеді.

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
41-қосымша
  Нысан

Үлдір рулондағы сақтандыру және пайдалану қорын есепке алу кітабы

Сақтандыру қорының сақтау бірлігінің нөмірі

Келіп түскен күні

Көшірмелері қабылданған құжаттардың атауы, нөмірі, күні

Көшірілген күні

Архивтік қорлардың нөмірлері

Тізімдемелердің нөмірлері

Сақтандыру қорының сақтау бірлігіне қосылған істердің саны

Сақтандыру қоры (рулондар саны)

Пайдалану қоры
Саны

Ескертпе

3-буындағы микрофиша рулондары

2-буындағы микрофиша рулондары

дана

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Барлығы _____ жылы сақтандыру қорына _______________ істе ___________________

                                          (санмен және жазумен) (санмен және жазумен)

      сақтау бірлігі келіп түсті.

      ____________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________

      (күні)

      Ескертпе: есепке алу бірлігі мен сақтау бірлігі ұғымдарының мазмұны бірдей.

  А4(297х210) форматы
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
42-қосымша
  Нысан

Микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемесі

Реттік нөмірі (сақтау бірлігінің нөмірі)

Келіп түсуін есепке алу кітабына келіп түсуінің нөмірі

Тізімдеменің нөмірі

Істің нөмірі

Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің (микрофиша-лардың) саны

Сақтандыру қорының есепке алу бірлігі кадрларының саны

Көшірілген күні

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8









      Жиыны тізімдеме бойынша ____________________ есепке алу бірлігі (түсірілген істер),

                                    (санмен және жазумен)

      ____________________________________ сақтау бірлігі (микрофишалар).

                        (санмен және жазумен)

      __________________________________________________________________

      (тізімдемені құрастырушы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________

      (күні)

      Ескертпе: микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемелері әрбір архив қорына жеке, қор құжаттарының бір немесе бірнеше тізімдемелеріне жасалады. Архивтік қордың нөмірі тізімдеменің титулдық парағына қойылады. Сақтандыру қорының есепке алу бірліктерінің саны түсірілген істердің санына сәйкес келеді.

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
43-қосымша
  Нысан

Үлдір рулондағы сақтандыру қорының тізімдемесі

Реттік нөмірі (сақтау бірлігінің нөмірі)

Көшірілген күні

Сақтандыру қоры кадрларының саны

Сақтандыру қорына енгізілген істердің саны

Сақтандыру қорының сақтау бірлігіне енген істер туралы мәліметтер

Ескертпе

Архивтік қорлардың нөмірі

Тізімдемелердің нөмірлері

Істердің нөмірлері

Кадрлар саны (әрбір істер бойынша жеке-жеке)

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Жиыны тізімдеме бойынша ______________________________ сақтау бірлігі,

                                    (санмен және жазумен)

      сақтандыру қорында _____________________________________________ іс.

                                    (санмен және жазумен)

      __________________________________________________________________

      (тізімдемені құрастырушы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________

      (күні)

      Ескертпе: есепке алу бірлігі мен сақтау бірлігі ұғымдарының мазмұны бірдей.

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
44-қосымша
  Нысан

Істің құжаттарының ішкі тізімдемесі

Реттік нөмірі

Іс жүргізу индексі

Датасы

Құжаттың тақырыбы

Парақтар саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6







      Жиыны _________________________________________ құжаттар парақтары.

                        (санмен және жазумен)

      Ішкі тізімдеменің парақтар саны _____________________________ парақ.

                                          (санмен және жазумен)

      _______________________________________________________________________

      (ішкі тізімдемені толтырған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________

      (күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
45-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
____________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Түпнұсқа сақтау бірліктерін, архивтік құжаттарды алу туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      _______________________________________________________нәтижесінде

      _____________________________________________________________негізінде

      № __________________________________________ архивтік қордан алынды

                        (архивтік қордың атауы)

      және _______________________________ берілді (қолхат қоса беріледі).

                  (тұлғаның тегі, аты-жөні)

Тізімдеменің нөмірі

Сақтау бірлігінің нөмірі

Сақтау бірлігінің тақырыбы

Алынған парақтардың нөмірлері

Алынған құжаттың атауы

1

2

3

4

5






      Жиыны ________________ парақта ________________ сақтау бірлігі архивтік құжаттар

                  (санмен және жазумен)       (санмен және жазумен)

      алынды.

      Алынған сақтау бірлігі, архивтік құжаттардың орнына архивтік қорға, іске _________

                                                                  (санмен және жазумен)

      парақтардан тұратын олардың көшірмелері қосылды (қосылмады)

      (қажеттінің астын сызу).

      __________________________________________________

      (архив қойма меңгерушісінің тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _______

      (күні)

      ______________________________________________________

      (бөлім меңгерушісі лауазымының тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________

      (күні)

      _______________________________________________

      (бас қор сақтаушысының тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      __________

      (күні)

      Есепке алу құжаттарына өзгертулер енгізілді.

      ________________________________________________________________

      (жазбаны енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________

      (есепке алу күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
46-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
____________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
____________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
____________________________
(күні)

Істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы акті

      (қажеттінің астын сызу)

      ___________ № ___________

      (күні)

      № ______________ архивтік қор

      Архивтік қордың атауы_____________________________________________________

      ________________________________________________________________ барысында

                              (жұмыстың түрін көрсетіңіз)

      істерді бөлу, біріктіру, істерге жаңа архивтік құжаттар қосу жүргізілді

Реттік нөмірі

Тізімдеменің нөмірі

Істің нөмірі

Істің тақырыбы

Парақтар саны

Істің жаңа шифрлары

Парақтардың жаңа саны

Ескертпе

1

2

3

4

5

6

7

8









      Нәтижесінде архивтік қор істерінің саны __________________________ артты (кеміді).

                                                (санмен және жазумен)

      _____________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      _________________

      (күні)

      Есепке алу құжаттарына өзгертулер енгізілді.

      ___________________________________________________________________

      (жазбаны енгізген тұлға лауазымының атауы,тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (есепке алу күні)

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
47-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
___________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
___________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
___________________________
(күні)

Құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта өңдеу туралы акті

      (қажеттінің астын сызу)

      ___________ № ___________

      (күні)

      № ________________________________ архивтік қор

      (архивтік қордың атауы)

      ____________________жағдайы бойынша № _______архивтік қорда есептік мәліметтер

      (жұмыстың басталған күні)

      бойынша ________ жылдардағы _________ тізімдеме, _______ сақтау бірлігі _________

      архивтік құжаттар, ______________ парақ үйінділер есепте тұр.

      Жұмыс үшін: № __________________ тізімдемелерден сақтау бірлігі

      тізімделмеген __ сақтау бірлігі __ архивтік құжаттар, __ парақтар алынды.

      _____________________________ нәтижесінде мынадай өзгерістер болды:

      (жұмыстың атауы)

      сақтауға жатпайтын __________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) бөлініп алынды;

      меншік иесіне __________________сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) қайтарылды;

      ғылыми-анықтамалық кітапханаға __________________ сақтау бірлігі тапсырылды;

      архивтің басқа қорларына __________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) тапсырылды;

      басқа архивтерге ______________сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) тапсырылды;

      басқа сақтау бірлігімен. ______________________________сақтау бірлігі біріктірілді;

      үйінділерден _____________________________________ сақтау бірлігі түзілді;

      басқа архивтік қорлардан ___________ сақтау бірлігі (құжаттар, парақтар) келіп түсті;

      қайта құрылған тізімдемеге ________________________ сақтау бірлігі қосылды.

      ________ сақтау бірлігіне №_________________________ тізімдемелер қайта құрылды.

      ____________ жағдай бойынша №_____________ архивтік қорда ________ жылдардағы

      (жұмыстың аяқталған күні)

      ___ тізімдемелер, __________ сақтау бірлігі есепте тұр.

      Жұмыстардың келесі түрлері жүргізілді:________________________________

      __________________________________________________________________________

      (атқарылған жұмыстардың түрлері тізіліп жазылады)

      __________________________________________________________________________

      Атаулы каталог үшін _______________________________ сипаттама жасалды

      жүйелік каталог үшін ________________________ сипаттама жасалды

      Архивтік қордағы істер тізімдемесіне мынадай анықтамалық аппарат жасалды:

      __________________________________________________________________________

      (қайсысы екенін көрсету)

      __________________________________________________________________________

      Жұмысты орындағандар:

      ____________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (күні)

      Жұмысты қабылдады:

      ____________________________________________________________________

      (жазбаны енгізген тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ___________________

      (күні)

      Мәліметтер базасы/каталог (қажеттінің астын сызу) үшін сипаттау:

      ____________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (күні)

      Архивтік қордың құжаттарын және анықтамалық аппаратты қабылдадым.

      ________________________________________________________________

      (қор сақтаушы лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (күні)

      Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      ____________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (күні)

      Жергілікті атқарушы органның (архивтің)

      сараптау-тексеру комиссиясының

      (сараптау комиссиясының)

      _____ жылғы ___ _________

      № ___ хаттамасымен келісілді

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
48-қосымша
  Нысан

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
__________________________
(архив басшысы лауазымының атауы,тегі, аты-жөні)
__________________________
(архив басшысының қолтаңбасы)
__________________________
(күні)

Құжаттарды құпиясыздандыру туралы акті

      ___________ № ___________

      (күні)

      _____________________________________________ комиссиясы ___________ жылғы

                        (комиссияның аты)

      ____ ____________ № ________ хаттамамен __________________________________

      (архивтік қордың нөмірі және атауы)

      архивтік қордың құжаттарын құпиясыздандырды.

Реттік нөмірі

Тізімдеме нөмірі

Құпиясыздандырылған сақтау бірлігінің саны

толығымен құпиясыздандырылған сақтау бірліктерінің нөмірлері

Құпиясыздандырылмаған құжаттардың парақтар нөмірлерін көрсете отырып, жартылай құпиясыздандырылған сақтау бірліктерінің нөмірі

Ескертпе

толығымен

жартылай

1

2

3

4

5

6

7








      Жиыны ___________________________________ кезеңдегі _______________________

                  (құжаттардың хронологиялық шеңбері)             (санмен және жазумен)

      сақтау бірлігі (толық), _______________________ кезеңдегі _______________________

                  (құжаттардың хронологиялық шеңбері)             (санмен және жазумен)

      сақтау бірлігі (жартылай) құпиясыздандырылды.

      ____________________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ________________________

      (күні)

      Ашық сақтауға ______________________ сақтау бірлігі ___________________________

                  (санмен және жазумен)                   (архив қоймасының атауы)

      қабылданды __________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ____________

      (күні)

      Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді.

      __________________________________________________________

      (архив жұмыскері лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      ______________

      (есепке алу күні)

      Ескертпе: сақтау бірліктерінің нөмірлерін сызықша арқылы жазуға рұқсат етілмейді.

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
49-қосымша
  Нысан

Жөнсілтер деректемелерінің құрамы

      1) Архив қорлары бойынша жөнсілтерлерді сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтік қордың нөмірі

1

Архивтік қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі

2

Архивтік қордың атауы

2

Архивтік қордағы аса құнды құжаттардың көлемі

3

Соңғы даталарды көрсете отырып архивтік қордағы барлық қайта атаулар

3

Архивтік қордағы микрофильмдердің көлемі

4

Архивтік қордың көлемі (сақтау бірліктерінің саны)

4

Құжаттарға қол жетімділік

5

Құжаттардың соңғы даталары

5

Берілген және басқа архивтердегі қосымша қор материалдарының орны

6

Қор құрушы және архивтік қор тарихынан мағлұмат

6

Архивтік қор құжаттарының физикалық сипаттамасы

7

Архивтік қордың ішкі құрылымы

7

Архивтік қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы

8

Құжаттар құрамының және мазмұнының аннотациясы

8

Архивтік қордағы құжаттар басылымының библиографиясы



9

Архивтік қор негізінде жазылған жұмыстардың библиографиясы

      2) Архивтердің қорлары бойынша жөнсілтерлерді сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Архивтік қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі

2

Мекенжай деректері

2

Архивтік қордағы аса құнды құжаттардың көлемі

3

Архивтік қордың нөмірі

3

Архивтік қордағы микрофильмдердің көлемі

4

Архивтік қордың атауы

4

Архивтік қордың құжаттарына қол жетімділік

5

Соңғы даталарыларды көрсете отырып архивтік қордағы барлық қайта атаулар

5

Берілген және басқа архивтердегі қосымша қор материалдарының орны

6

Архивтік қордың көлемі (сақтау бірліктерінің саны)

6

Архивтік қор құжаттарының физикалық сипаттамасы

7

Соңғы даталары

7

Архивтік қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы

8

Қор құрушы және архивтік қор тарихынан мағлұмат

8

Архивтік қордағы құжаттар басылымының библиографиясы

9

Архивтік қордың ішкі құрылымы

9

Архивтік қор негізінде жазылған жұмыстардың библиографиясы

10

Құжаттар құрамының және мазмұнының аннотациясы



      3) Архивтің қорлары бойынша аннотацияланбаған қысқаша анықтамалықты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректемелердің атауы

Реттік нөмірі

Деректемелердің атауы

1

Архивтік қордың атауы

1

Архивтік қордың атауларының өзгертілуінің барлығы

2

Архивтік қордың нөмірі

2

Қор құрушы қызметінің соңғы даталары

3

Архивтік қордың көлемі
(сақтау бірліктерінің саны)

3

Архивтік қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы

4

Құжаттардың соңғы даталары

4


      4) Архивтің қорлары бойынша аннотацияланған қысқаша анықтамалығын сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтік қордың атауы

1

Архивтік қордың атауларының өзгертілуінің барлығы

2

Архивтік қордың нөмірі

2

Қор құрушы қызметінің соңғы даталары

3

Архивтік қордың көлемі
(сақтау бірлігінің саны)

3

Архивтік қорға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы

4

Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет

4

Архивтік қордағы жеке құрам бойынша істің көлемі (сақтау бірлігінің саны)

5

Құжаттардың соңғы даталары

5


6

Архивтік қор құжаттары құрамының және мазмұнының қысқаша аннотациясы

6


      5) Архивтердің қорлары бойынша аннотацияланбаған қысқаша анықтамалықты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы



2

Архивтің мекенжайы



3

Архивтік қордың нөмірі



4

Архивтік қордың атауы



5

Архивтік қордың көлемі
(сақтау бірлігінің саны)



6

Құжаттардың соңғы даталары



      6) Архивтердің қорлары бойынша аннотацияланған қысқаша анықтамалықты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы



2

Архивтің нөмірі



3

Архивтік қордың нөмірі



4

Архивтік қордың атауы



5

Архивтік қордың көлемі
(сақтау бірлігінің саны)



6

Құжаттардың соңғы даталары



7

Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет



8

Архивтік қор құжаттарының құрамы және мазмұны туралы қысқаша аннотациясы



      7) Архивтің қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерді сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Тақырыптық бөлімнің атауы

1

Тізімдеменің атауы

2

Тақырыптық бөлімшелердің атауы

2

Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет

3

Архивтік қордың нөмірі



4

Архивтік қордың атауы



5

Құжаттардың соңғы даталары



6

Тізімдеменің нөмірі
(тізімдемелердің нөмірі)



7

Архивтік қордың көлемі



8

Тақырып бойынша архивтік қордағы құжатттардың құрамы мен мазмұнының аннотациясы



9

Индексі



      8) Архивтердің қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерді сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Тақырыптық бөлімнің атауы

1

Тізімдеменің атауы

2

Тақырыптық бөлімшелердің атауы

2

Қор құрушы туралы қысқаша мәлімет

3

Архивтің атауы



4

Мекенжай деректері



5

Архивтік қордың нөмірі



6

Архивтік қордың атауы



7

Архивтік қородың көлемі
(сақтау бірлігінің саны)



8

Құжаттардың соңғы даталары



9

Тізімдеменің нөмірі



10

Тақырып бойынша құжаттардың құрамы мен мазмұнының аннотациясы



11

Индексі



      9) Жүйелік каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Құжат тілі

2

Индексі

2

Жаңғырту амалдары

3

Айдары

3

Құрушының тегі

4

Кіші айдары

4

Жасалған күні

5

Оқиғаның уақыты



6

Оқиғаның орны



7

Мазмұны



8

Архивтік қордың атауы



9

Архивтік қордың нөмірі



10

Тізімдеменің нөмірі



11

Істің нөмірі



12

Парақтың нөмірі



      10) Тақырыптық каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Құжаттың тілі

2

Индексі

2

Жаңғырту амалы

3

Айдары: Тақырыбы

3

Құрастырушының тегі

4

Кіші айдары: Тақырып аясы

4

Жасалған күні

5

Мазмұны

5

Персоналдар

6

Архивтік қордың атауы

6

Дескрипторлар (кілтті сөздер)

7

Оқиға уақыты

7

Құжат авторы

8

Оқиға орны

8

Мекенжай

9

Архив қорының нөмірі

9

География

10

Тізімдеме нөмірі



11

Істің нөмірі



12

Парақтың нөмірі



      11) Ұйымның тарихы бойынша тақырыптық каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Міндетті деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Саланың индексі

2

Айдар: Мекеменің атауы

2

Мекеменің түрі

3

Мазмұны

3

Құрылымы

4

Оқиғаның болған күні

4

Функциялары

5

Оқиғаның орны

5

Бағыныстылығы

6

Архивтік қордың атауы

6

Ведомствоға бағыныстылығы

7

Архивтік ордың нөмірі

7

Құжаттың басылымына нұсқама

8

Тізімдеменің нөмірі



9

Істің нөмірі



10

Парақтың нөмірі



      12) Әкімшілік-аумақтық бөлініс тарихы бойынша тақырыптық каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Құжаттың тілі

2

Айдары: әкімшілік-аумақтық бірліктің атауы

2

Жаңғырту әдісі

3

Мазмұны

3

Құрастырушының тегі

4

Архивтік қордың атауы

4

Құрылған күні

5

Архивтік қордың нөмірі



6

Тізімдеменің нөмірі



7

Істің нөмірі



8

Парақтың нөмірі



      13) Атаулы каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Оқиғаның уақыты

2

Тегі

2

Оқиғаның орны

3

Аты

3

Ұлты

4

Әкесінің аты

4

Құжаттың тілі

5

Тұлғаның қоғамдағы орны

5

Жаңғырту әдісі

6

Архивтік қордың атауы

6

Құрастырушының тегі

7

Архивтік қордың нөмірі

7

Құрылған күні

8

Тізімдеменің нөмірі

8

Мазмұны

9

Істің нөмірі



10

Парақтың нөмірі



      14) Географиялық каталогты сипаттау деректемелерінің құрамы:

Деректемелер

Қосымша деректемелер

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

Реттік нөмірі

Деректеменің атауы

1

Архивтің атауы

1

Құжаттың тілі

2

Индекс

2

Жаңғырту әдісі

3

Айдары: географиялық нысанның атауы

3

Құрушының тегі

4

Кіші айдары: географиялық нысанның атауы

4

Құрылған күні

5

Мазмұны



6

Оқиғаның болған күні



7

Архивтік қордың атауы



8

Архивтік қордың нөмірі



9

Істің нөмірі



10

Тізімдеменің нөмірі



11

Парақтың нөмірі



  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
50-қосымша

      ____________________________________________________________________

      (архивтің атауы, пошталық индексі, мекенжайы, телефон нөмірі, факс нөмірі)

Архивтік анықтама

      ________________ № ______________             мекенжай

                  (күні)

      № __________ ______________

      Негіздеме:

      __________________________________________________________

      (архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты жөні, қолтаңбасы)

      __________________________________________________________________________

      (архивтік анықтаманы орындаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Архивтің мөрі

  Форматы А4 (210 х 297)
  Қазақстан Республикасы
Мәдениет және спорт
министрінің
2019 жылғы 12 наурыздағы
№ 62 бұйрығына
51-қосымша

      _________________________________________

      (архивтің атауы)

Архивтік үзінді

      ________________ № ______________                   мекенжай

      (күні)

      № __________ ______________

      Архивтік құжаттардың мәтіндерінен мазмұны __________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Ескертпе:__________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Архивтік шифр: №____ архивтік қоры, №_____ тізімдеме, №_____ сақтау бірлігі, №___

      есепке алу бірлігі, №_______ парақтар.

      _________________________________________________________

      (архив басшысы лауазымының атауы, тегі, аты жөні, қолтаңбасы)

      _________________________________________________________________________

      (архивтік үзіндіні орындаған тұлға лауазымының атауы, тегі, аты-жөні, қолтаңбасы)

      Архивтің мөрі

  Форматы А4 (210 х 297)

On approval of documents forms, executed (compiled) during acquisition, storing, accounting and using documents of the National archive fund and other archival documents by state and special state archives

Order № 62 of the Minister of Сulture and Sport of the Republic of Kazakhstan dated March 12, 2019. Registered in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on March 15, 2019 № 18392. Expired by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 22.11.2023 № 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

      Unofficial translation

      Footnote. Expired by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 22.11.2023 No. 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

      In accordance with the Rules for acquisition, storage, accounting and using documents of the National archive fund and other archival documents by state and special state archives, approved by the resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 20, 2018, № 576, I ORDER:

      1. To approve:

      1) the form of inventories of cases, documents of permanent storage according to Appendix 1 to this order;

      2) the form of inventory of cases on the personnel according to Appendix 2 to this order

      3) the form of the act on allotment of documents to destruction, which are not subject to storage according to Appendix 3 to this order;

      4) the form of the acceptance-transfer act of documents for storage according to Appendix 4 to this order;

      5) the form of the acceptance act for storage of documents of personal origin according to Appendix 5 to this order;

      6) the form of the return act of archival documents of personal origin according to Appendix 6 to this order;

      7) the form of the card of the fund topographical index according to Appendix 7 to this order;

      8) the form of the card of the stack topographical index according to Appendix 8 to this order;

      9) the form of a check sheet of availability and state of archival documents according to Appendix 9 to this order;

      10) the form of the check act of availability and state of archival documents according to Appendix 10 to this order;

      11) the form of the act on technical errors in accounting documents according to Appendix 11 to this order;

      12) the form of the act on detection of archival documents according to Appendix 12 to this order;

      13) the form of the act on irreparable damage to documents according to Appendix 13 to this order;

      14) the form of the accounting card of undetected archival documents according to Appendix 14 to this order;

      15) the form of the accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the carrier according to Appendix 15 to this order;

      16) the form of the card of accounting of archival documents on a paper basis with text damages according to Appendix 16 to this order;

      17) the form of the accounting card of technical state of a video document according to Appendix 17 to this order;

      18) the form of the accounting card of technical state of a film document according to Appendix 18 to this order;

      19) the form of the accounting card of technical state of a phonodocument according to Appendix 19 to this order;

      20) the form of the accounting card of technical state of a photo document according to Appendix 20 to this order;

      21) the form of the act on non-detection of documents, which search paths are exhausted according to Appendix 21 to this order;

      22) the form of the list of main defects found on film documents according to Appendix 22 to this order;

      23) the form of the sheet-certifier of the case according to Appendix 23 to this order;

      24) the form of the alternate card of a storage unit according to Appendix 24 to this order;

      25) the form of the sheet of documents usage according to Appendix 25 to this order;

      26) the form of the book for issuance of archival documents, copies of the usage fund from the storage for temporary use according to Appendix 26 to this order;

      27) the form of the order for issuance of archival documents, copies of the usage fund from the archive, inventories according to Appendix 27 to this order;

      28) the form of the act on issuance of archival documents for temporary use according to Appendix 28 to this order;

      29) the form of the book for accounting documents receipts according to Appendix 29 to this order;

      30) the form of the list of funds according to Appendix 30 to this order;

      31) the form of the fund sheet according to Appendix 31 to this order;

      32) the form of the accounting sheet according to Appendix 32 to this order;

      33) the form of the register of inventories of cases, documents according to Appendix 33 to this order;

      34) the form of the inventory book of accounting cases, documents decorated with precious metals and stones, having precious metals and stones in the application according to Appendix 34 to this order;

      35) the form of accounting and description sheet of the document referred to cultural values according to Appendix 35 to this order;

      36) the form of the list of funds containing especially valuable documents according to Appendix 36 to this order;

      37) the form of inventory of especially valuable cases, documents according to Appendix 37 to this order;

      38) the form of the list of numbers of especially valuable cases (number plate) according to Appendix 38 to this order;

      39) the form of the register of inventories of especially valuable cases, documents according to Appendix 39 to this order;

      40) the form of the book of accounting of receipts of the insurance Fund and the fund use on microfiche according to Appendix 40 to this order;

      41) the form of the registration book of receipts of the insurance fund and the use fund on a roll film according to Appendix 41 to this order;

      42) the form of the insurance fund inventory on microfiche according to Appendix 42 to this order;

      43) the form of the insurance fund inventory on a roll film according to Appendix 43 to this order;

      44) the form of internal inventory of documents of the case according to Appendix 44 to this order;

      45) the form of the act on seizure of original storage units, archival documents according to Appendix 45 to this order;

      46) the form of the act on separation, consolidation of cases, inclusion of new documents into the case according to Appendix 46 to this order;

      47) the form of the act of description of documents, processing of inventories according to Appendix 47 to this order;

      48) the form of the act on declassification of documents according to Appendix 48 to this order;

      49) the form of composition of the guidebook requisites according to Appendix 49 to this order;

      50) the form of the archival inquiry according to Appendix 50 to this order;

      51) the form of the archival extract according to Appendix 51 to this order.

      2. The Department of archives and documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan in accordance with the procedure established by legislation shall ensure:

      1) state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

      2) sending of this order in electronic form in the Kazakh and Russian languages to the Republican state enterprise on the right of economic management "Republican center of legal information" for official publication and inclusion to the Standard control bank of regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan within ten calendar days from the date of its state registration;

      3) placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan within two working days after its entry into force;

      4) submission of information on implementation of measures to the Department of legal service of the Ministry of Culture and Sport of the Republic of Kazakhstan within two working days after implementation of measures provided for in this paragraph.

      3. Control over execution of this order shall be assigned to the supervising Vice-Minister of Culture and Sport of the Republic of Kazakhstan.

      4. This order shall be enforced after its first official publication.

      Minister of Culture and Sport
      of the Republic of Kazakhstan A. Mukhamediuly

  Appendix 1
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
  Form of inventories of cases,
documents of permanent storage

Inventory of cases, documents of permanent storage, compiled in the archive

      Archival fund № _____

      Inventory № ______ of cases, documents of permanent storage

      _______________________________________________

      (official name of the organization)

      for___________ year (s)

Serial number

Office indexes or numbers based on the old inventory

The title of the case

Deadlines

Number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6







      Included in the inventory ______________________________________________________

      cases № from № ____________________________________________________________

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s), compiling it

      the section (s) of the inventory)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the custodian)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department)

      _________________________________

      (date of compilation of the section (s) of inventory)

      Agreed by the protocol of
expert-verification commission
(expert commission)
of local executive body (archive)
from ____ _______ year № _____
Format A4 (210X297)

  Approve
______________
(position, surname, initials of the
head of organization)
______________
(signature of the head
of organization)
______________
(date)

Inventory of cases, documents of permanent storage of the organization

      Archival fund № _____

      Inventory _________ of cases, documents of permanent storage

      ___________________________________________________

      (official name of the organization)

      for ___________ year (s)

Serial number

Index of the case

The title of the case (volume part)

Deadlines

Number of sheets in the case (volume, parts)

Note

1

2

3

4

5

6

Name of structural division of the organization

Name of the section "______"

      In this (these) section (s) ____________________ of the inventory included ____________________ cases ____________________________

      (section name) (in figures and words)

      from № _____to № _____, including:

      letter numbers: _____

      missed numbers: _____

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section (s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of video documents of permanent storage

      Inventory № ______

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of recor-ding, rerecord-ding

Footage of video-recor-ding

Type and format of the record

Number of storage units

Composition of the text accompanying documentation

Note

origi-nal

copy

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for __________ year (s)

      In this (these) section (s) ____________________ of the inventory included ____________________ cases ______________________________

      (section name) (in figures and words)

      from № _____ to № _____, including:

      letter numbers: ______, missing numbers: __________and text accompanying documentation to them. ___________________________________________________________________________________________ (position, surname, initials, signature of the person (-s), compiling section(s) of the inventory) _________________________________

      ____________________________ (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of film documents of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for________ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number (accounting number of organization)

Title of the document

Author

Date and place of shooting, production

Version (mute, audio, black and white, color, format, language)

Number of storage units/ footage

Negative

Double-negative

Phonogram (negative)

Magnetic phonogram (main, combined)

Intermediate positive

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      continuation of the table

Number of storage units/footage

Composition of the text accompanying documentation

Note

Positive

Installation videos and color passports

13

14

15

16





      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of phonodocuments of gramophone record of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for_______ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of production

Place of production

Serial number, diameter, material of gramoriginal

Playing time

Number of storage units

Gram-original

Gramophone record

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      Continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

14

15



      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

      Note: the storage unit number of the phonodocument of a gramophone record (phonorecord) consists of the numbers of each of its sides and includes two digits, for example, 1-1, 1-2. For one-sided records, this column is not filled in.

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of magnetic recording phonodocuments of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for_______ year (s)

Number of the accounting unit

Number of the storage unit

Index, production number

Title of the document

Author

Performer of the work

Language

Date of recording, rerecording

Place of recording, rerecording

Speed of the sound

Playing time

Type and the format of the magnetic tape

Number of storage units/footage





original

copy

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

15

16



      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________(position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of permanent storage photo albums

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of a storage unit

Title (name) of the album

Author of the shooting

Deadlines of photo prints

Place of shooting

Number of photo prints

Composition of the text accompanying documentation

External features

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of photodocuments of permanent storage

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of an accounting unit, storage units

Production number

Title (annotation) of the document (name of the filmstrip)

Author of shooting

Date of shooting

Place of shooting

Number of storage units/panorama frames

Negative

Double-negative

Positive

Photo print

Slide (projection slide)

Filmstrip

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Continuation of the table

Composition of the text accompanying documentation

Note

13

14



      In this (these) section(s) _________ of the inventory included _________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______, missed numbers: ______ and text accompanying documentation to them.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of electronic documents of permanent storage

      Archival fund № _____

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Number of an accounting unit

Number of a storage unit

Title of accounting units

Deadlines of accounting units

Format of electronic documents

Volume (Mbyte)

Composition of the text accompanying documentation

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ units of account,

      _______________(section name) ___________________(in figures and words)

      ___________________ storage units

      (in figures and words) from № ______ to № ______

      In total, the inventory included ________________ units of account, _______________ storage units

      (in figures and in words) (in figures and words)

      from № ______ to № ______.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Appendix 2
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of organization)
_____________________
(signature of the head
of organization)
_____________________
(date)

Inventory of cases of the personnel

      Archival fund № _____

      Inventory № _____

      ______________________________________________________

      (name of the inventory with official name of the organization)

      for ________ year (s)

Serial number
 

Index of the case
 

The title of the case (the volume, part)

Date of the case (volume, part)

Period of storage of the case (volume, part)

Number of sheets in the case (volume, part)

Note

1

2

3

4

5

6

7

Name of the structural division of the organization
 

The name of the section "________"

      In this (these) section(s) __________________ of the inventory included ______________ cases,

      ______________(section name) ___________________(in figures and words)

      from № ______ to № ______ including:

      letter numbers: ______,

      missed numbers: ______ __________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the persons (s) compiling the section (s) of the inventory)

      _________________________________

      (date of compilation of the section(s) of inventory)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

  Format A4 (210X297)
  Appendix 3
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
_____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
_____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on allotment of documents to destruction that are not subject to storage
___________ № ____
(date)

      The place of compilation

      Documents selected for destruction from the archival fund

      ________________________________ (number and name of the archival fund)

      on the basis of

      ___________________________________________________________________

      (reference to normative and methodological documents for conducting expertise)

      _____________________________________________________________________

Serial number

Name of group of documents

Deadlines

Inventory numbers

Numbers of storage units on inventories

Number
of storage units

Note

1

2

3

4

5

6

7








      Total ________________________________ storage units for

      ________________ year (s).

      (in figures and words)

      Number of storage units, deadlines, and a brief characteristic of the documents remaining for storage

      ____________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department (archives))

      ____________________

      (date and number)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person, who processed the documents)

      Documents submitted _____________________________ for processing by acceptance

      (name of the organization)

      invoice ___________________№ _____ ______________________________________.

      (date) (signature of the custodian of funds)

      Changes have been made to the accounting documents.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person, who conducted the ordering of cases, documents)

  Agreed
by the Protocol of expert-
verification commission
(expert commission)
of the local executive body
from ____ _______ year № _____
Format A4 (210X297)
Appendix 4
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
(position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive)
_____________________
(date)

Act of acceptance and transfer of documents for storage ___________ № _________
(date)

      ____________________________________________________________________

      (the reason for transfer)

      ____________________________________________________________________

      (name of the transferred archival fund)

      ____________________________________________________________________ passed,

      (name of the submission organization)

      ______________________________________________________________________ accepted

      ______________________________________________________________________

      (name of the archive) documents of the named fund and scientific reference apparatus for them

Serial number

Name, the number of inventory

Number of inventory copies

Number of storage units

Note

1

2

3

4

5






      Total accepted _____________________________________ storage units.

________________________________________
(position, surname,
________________________________________
initials, signature of the person who made the transfer)
_______________________________________
(date of transfer)

______________________________________
(position, surname,
________________________________________
initials, signature of the person who made the transfer)
_______________________________________
(date of transfer)
 

      The archival fund is assigned № _____.

      Changes have been made to the accounting documents.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person (s) who made the changes)

      ____________________________________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

      Approve _________________________________________________________________

      (position, surname, initials of the head of the submission organization)

      __________________________________

      (signature of the head of the organization)

      __________________________________

      (date)

  Format А4 (210297)
  Appendix 5
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

      Act of acceptance of documents of personal origin for storage ______ № _____

      (date)

      Based on the decision of the expert-verification commission (protocol

      ___________№ _____ dated)

      and contract dated _________________________________________________________

      __________________________________________________________________ passed,

      (surname, initials of the possessor/owner)

      documents accepted ________________________________________________________

      (general characteristics of documents)

      __________________________________________________________________________

      in number _____________ storage units (conditional) _________ documents (sheets) by

      archival acceptance inventory.

      The archival fund is assigned № _____.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the possessor/owner)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  A4 format (210X297)
Appendix 6
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)

      Act of return of archival documents of personal origin
_______________ № __________
(date)

      Based on the decision of the expert- verification commission (protocol

      ______ № _____ dated)

      based on the description of archival documents of the fund № _________________ were allocated for_________________________________________________

      (name of the fund)

      return of the following archival documents to the owner: __________________________

      ____________________________________________________________________

      (a brief description of the documents and the reasons for their return to the owner is stated)

      Total: ____________________ storage units________________ documents (sheets).

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Documents received _____________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the possessor/owner)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of the description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format A4 (210X297)
  Appendix 7
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Form of the card of fund topographical index

      Front side

Name of the archival fund ________
____________________________________
____________________________________

Archival fund № _________
Bulk ___________________
Floor (tier) _______________
Archives _________
Room _______________


Inventory №___

Units of storage from №___ to №___

Rack № ___
 

Cabinet №

Shelf №

Note

1

2

3

4

5

6







      Back side

1

2

3

4

5

6







  Format А5 (148Х210) or А6 (148Х105)
  Appendix 8
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the card of stack
  topographical index

Front side

Stack №______________________

Bulk ___________________
Floor (tier) _______________
Archives _________
Room _______________


Cabinet № ___
 

Shelf № ___

Archival fund № ____

Inventory № ___

Units of storage from №___ to №___
 

Note

1

2

3

4

5

6







      Back side

1

2

3

4

5

6







  Format А5 (148Х210) or А6 (148Х105)
  Appendix 9
  to the order of the Minister of
  Culture and Sport
  of the Republic of Kazakhstan
  № 62 dated March 12, 2019
 
  Form

Check sheet of availability and state of archived documents

      Checksheet №_____, of availability and state of archived documents

      ____________________________________________________________________

      (number and name of the archival fund)

      The check was conducted by _____________________________________________

      (position, surname, initials, signature)

      ____________________________________________________________________

      persons (s) who have checked availability and state of cases and documents)

Availability of documents

Inventory numbers

Number of storage units listed in the inventory

Technical errors identified

Listed in the inventory as a result of eliminating technical errors

Numbers of storage units issued for temporary use

Not available

Available (described)

Letter numbers not reflected in the final entry

Missed numbers not reflected in the final entry

Others, as a result of which the volume

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

increased

decreased

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      continuation of the table

Availability of documents

Documents state

There are not included in the inventory (temporary codes of unprocessed storage units)



Numbers of storage units, requiring:

Numbers of storage units that are irreparably damaged



Note

disinfection

disinsection

restoration

binding or filing

recovery of fading texts

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24













      Total there are __________ storage units included and not included in the inventory.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person (s) who made the changes)

      ______________________________

      (checksheet date)

      Note: when checking availability and state of audio-visual and machine-readable (electronic) documents, appropriate clarifications shall be made.

  Format А3 (297х420)
Appendix 10
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act of checking availability and state of archived documents __________ № ________ (date)

      Archival fund № _____

      Name of the archival fund ___________________________________________________

      Inventory numbers _________________________________________________________

      The check was conducted from ______________ till _______________________________

      The check established:

      1. Listed according to the inventory ____________________________________________ storage units.

      (number)

      2. Technical errors identified:

      2.1. Have letter numbers:

      1) not included in the final record ___________________________________ storage units;

      (number)

      2) not listed, but included in the final record __________________ storage units;

      (number)

      2.2. Missed numbers:

      1) not included in the final record ___________________________________ storage units;

      (number)

      2) not listed, but included in the final record __________________ storage units;

      (number)

      2.3. Others, resulting in an increase in volume by ____________________ storage units;

      (number)

      decreased by ___________________________________________________ storage units.

      (number)

      3. Listed in the inventory as a result of elimination of technical errors

      _______________________________________________________ storage units.

      (number)

      4. Not available _________________________________________ storage units.

      (number)

      5. Available on this fund (included in the inventory)

      _______________________________________________________________ storage units;

      of which requiring:

      1) disinfection ___________________________________________________ storage units;

      (number)

      2) disinsection ___________________________________________________ storage units;

      (number)

      3) restoration ____________________________________________________ storage units;

      (number)

      4) binding or filing ________________________________________________ storage units;

      (number)

      5) restoration of fading texts ________________________________________ storage units;

      (number)

      6) irreparably damaged ____________________________________________ storage units;

      (number)

      7) _______________________________________________________________________;

      8) _______________________________________________________________________;

      9) _______________________________________________________________________;

      10) ______________________________________________________________________;

      11) ______________________________________________________________________.

      6. Available not included in the inventory _____________________________ storage units.

      (number)

      7. Total for this fund (included and not included in the inventory), available

      _______________________________________________________________ storage units.

      (number)

      8. Characteristics of their storage conditions.

      Negative phenomena in the state and conditions of storage.

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      The check was conducted by:

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person conducting the check)

      Agreed:

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department (archives)

      ______

      (date)

  Format А4 (210Х297)
  Appendix 11
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
  Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act on technical errors in accounting documents
___________ № ___________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the fund _____________________________________________________

      In the course of performing _______________________________ technical errors in the records were identified:

The title of the document

Existing record

Should be written

1

2

3




      As a result, the number of storage units increased (decreased) by

      ______________________________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      Note: ____________________________________________________________________

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of the description.

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
  Appendix 12
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act on detection of archival documents
___________ № ___________
(date)

      In course of __________________________________________________________ it was discovered

      (type of work)

      ______________________________________________________________________

      (in the fund, storage, and working room)

Serial number

Title of storage units

Code (if any)

Deadlines

Number of sheets (the playing time, footage)

To which archival fund belongs (new code)

Note

1

2

3

4

5

6

7








      Total detected _______________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      _________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
Appendix 13
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
__________________________________
(signature of the head of the archive)
__________________________________
(date)
 

Act of irreparable damage to documents
__________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the archival fund __________________________________________________

      There are ___________ storage units found to be irreparably damaged in the archival fund

Inventory number

Storage units number

Title of damaged storage units

Deadlines

Number of sheets (playing time, footage)

Nature and causes of damage

1

2

3

4

5

6







      Total found irreparably damaged _______________________ storage units.

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the custodian of funds)

      The listed documents are subject to writing-off due to ____________________

      ____________________________________________________________________

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the expert)

      ________

      (date)

Agreed

by the protocol of the central expert

commission (expert commission)

of organization

from ____ _______ year № _____

Agreed

by the protocol of expert- verification

commission (expert commission)

executive of the local body (archive)

from ____ _______ year № _____

      Changes were made to the accounting documents based on the results of description.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210Х297)
Appendix 14
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card of
undetected
archival document

Front side

      In the archives ______________________________________________________________

      (name of the archives)

      Name of the archival fund ____________________________________________________

      Date of the document non-detection _____________________________________________

Serial number

Storage units number

Title of storage units

Deadlines

Number of sheets (playing time, footage)

1

2

3

4

5






      Back side

Mark on the progress of the search

Search result

1

2





  Format А4 (210Х297)
Appendix 15
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

An accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the carrier

      Archival fund № __________

      Inventory № __________________

      Case № __________________________________________________________________

      (with a note on its belonging to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan or especially valuable)

      Volume, deadlines of documents _______________________________________________

Index of a group (subgroup) of defects

Signs of the carrier damage

Numbers of damaged sheets of the case

Total number of sheets

Note

1

2

3

4

5






      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______

      (date)

  Format А4 (210Х297mm) or А5 (210Х148 мм)
  Appendix 16
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

An accounting card of archival documents on a paper basis with damages of the text

      Archival fund № __________

      Inventory № __________________

      Case № _________________________________________________________________

      (with a note on its belonging to the objects of national heritage of the Republic of Kazakhstan or especially valuable)

      Volume, deadlines of documents ______________________________________________

Index of a group (subgroup) of defects

Signs of the medium damage

Numbers of damaged sheets of the case

Total number of sheets

Note

1

2

3

4

5






      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______

      (date)

      Format А4 (210Х297mm) or А5 (210Х148 мм)

  Appendix 17
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of technical state of
a video document

Front side _________________________________________________________________
(the number of a storage unit)

      Title of the video document ___________________________________________________

      __________________________________________________________________________

Recording date _____________________
Recording date _________________
Name of the organization where the
record was made _______________
Total rolls ___________________
Roll № ________________________
Tape type ______________________
 

Recording format ___________________
Option _________________________
Production number __________
Author __________________________
Producer ________________________
Chromaticity _______________________
Total timeline ______________
Timeline of the roll _____________

Back side
______________________________________________________________________
(general characteristics of technical state of the video document)

Test results




1. Magnetic media state




2. Video level




3. Audio signal level




4. The presence of lines drops




5. State of the videotape mechanism




6. General assessment of technical state of the video document




      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

  Format А4 (210×297)
Appendix 18
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      An accounting card of technical state of the film document
_______________________________________________________
(the number of units of storage)

      Production number _________________________________________________________

      Name ____________________________________________________________________

      Part № ______________________________, footage _____________________________

      __________________________________________________________________________

      (negative, countertype, intermediate positive indicating color or black and white,

      sound or dumb)

      base type _________________________________________________________________

      (nitro or triacetate)

      film type _________________________________________________________________

      (indicating domestic or imported)

      printed with ________________________________________________________________

      (negative, countertype, etc., date prints)

      checked __________________________________________________________________

      (name of the type of work)

      The test results are as follows:

Date

Plan

Perforation pitch

Percentage of shrinkage

Date

Plan

Perforation pitch

Percentage of shrinkage

1

2

3

4

5

6

7

8









      Note: in addition to the accounting card, a defect statement shall be made indicating the plan number and the nature of the defects.

      Densities

Date

Frame number or coordinates of the measured area

Densities

Date

Frame number or coordinates of the measured area

Densities

Yellow

Purple

Blue

Yellow

Purple

Blue

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

  Format А4 (210×297)
Appendix 19
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of a phonodocument technical state

Front side
____________________________________________________________________
(the number of a storage units)

      Type of a phonodocument _____________________________________________________

      (gramophone original, gramophone record

      __________________________________________________________________________

      recording on a magnetic tape and others)

      Production number __________________________________________________________

      Kit element ________________________________________________________________

      (original, copy)

      Recording date ______________________________________________________________

      Rerecording date ____________________________________________________________

      Name of the organization where the record was made _______________________________

      Recording medium __________________________________________________________

      Recording speed ____________________________________________________________

      Playing time _______________________________________________________________

      Passport of technical state of the original gramophone ______________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (date of check)

Back side

Date of check

Sound quality characteristics

Characteristics of physical and mechanical state of the recording medium

Conclusion on the need for restoration and preventive treatment

Type of restoration and preventive treatment

Signature

1

2

3

4

5

6







  Format А4 (210×297)
  Appendix 20
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form of the accounting card
of technical state of a
photodocument

Front side
______________________________________________________________
(the number of storage units)

      Type of a photodocument _____________________________________________________

      (negative, double-negative, positive, slide (projection slide), black and white, color)

      Production number __________________________________________________________

      Shooting date _______________________________________________________________

      Photographic quality _________________________________________________________

      Technical state of the photo layer _______________________________________________

      Technical state of the base _____________________________________________________

      Conclusion on the need for restoration and preventive treatment _______________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee) ________________________

      (accounting date)

      Back side

      Type of restoration and preventive treatment ______________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (accounting date)

      Results of restoration and preventive treatment ____________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the card)

      ______________

      (accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 21
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
__________________________
(position, surname,
initials of the archive head)
____________________________
(signature of the archive head)
____________________________
(date)

Act on non-detection of documents which search paths are exhausted
__________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      As a result, ______________________________ established the absence of the following documents in the fund. The measures taken by the archive to search for did not give positive results, in this connection, we consider it possible to remove from the register

Serial number

Number of the inventory

Storage units number

Storage units title

Deadlines

The number of sheets (playing time, footage)

Supposed causes of absence

1

2

3

4

5

6

7








      Total _________________________________________________________ storage units.

      (in figures and words)

      The contents of the lost documents can be partially filled out by the following cases:

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the head of the department)

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the archives manager)

      __________________________________________________________________________

      (surname, initials, signature of the chief custodian of funds)

      _______ __________________________________________________________________

      (number and date of permission of the authorized body

      and relevant local executive body for de-registration of undetected documents,

      the search paths of which are exhausted)

      _______ ___________________________________________________________________

      (number and date of the order of the Director of the archive for removal from accounting of undetected archive documents,

      the search paths of which are exhausted)

      Changes have been made to the accounting documents.

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the changes)

      __________________________________________

      (date of making changes to accounting documents)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 22
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

List of main defects found in film documents

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Emulsion scuff

Emulsion surface damages

Frequent use
 

Poor quality image


2

Friction strips
 

Network of thin scratches along the roll on the film

Rewinding in spurts, manually tightening the roll of film

The stripes look like rain on the screen
 


3

Scratches: small, dashed, medium, deep

Surface damage of the base

Frequent use
 

Dark strokes on the screen


4

Damage of the perforation: a small notch, a medium notch, a deep notch
 

Break of the edge or corner of the perforation

Film tension, mismatch between the perforation of the film and the teeth of a gear drum on the sound editing table or in the movie projector

Leads to a burst of film. Frame shaking on the screen


5

Dirt, fingerprints


Work without gloves. Careless handling

Spots on the image on the-screen


6

Joining
 


Film rush

Non-synchronous sound, image
"not in the frame"


7

Silver metallic drop
 

Small white spots on the emulsion
 

Non-compliance with technical regulations for film development

Small dark spots on the screen
 


8

Oil spots on the emulsion


Printing on a copy machine, showing on the projector

Film sticking in a roll


9

Decomposition of the emulsion
 

Peeling of the emulsion layer from the film base

Processing when printing in solutions at high temperatures

Disappearance of the image


10

Adhesion of the emulsion layer
 


Non-compliance with the preventive regime during conservation and preventive treatment

Clicks, sound fading


11

Haze

The image is not fixed and has a spotty appearance of the film (in the reflected light, the film appears yellowish or greenish)

Non-compliance with the technical regulations for the film development

Non-contrast image on the screen


12

Mould

Gray coating on the film, more often on the edges of the perforation

Non-compliance with the temperature and humidity storage conditions

Loss of image


13

Film discharges
 

Thin dark stripes on the film

Film tightening at high shrink

Dark stripes on the image on the screen
 


14

Non synchronism of the image with sound

Mismatch of the image with sound

Non-compliance with technical regulations for film printing

The image is not synchronous with the sound on the screen


The main defects found in phonodocuments.

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Warping

Twisting of the in tape width

Non-compliance with the temperature and humidity storage conditions

Periodic loss of sound when listening


2

Curvature

Extension of the tape in length
 

Non-compliance with temperature and humidity storage conditions
 

Poor-quality sound (floating sound), the magnetic tape is difficult to rewind, a magnetic tape falls out of the roll


3

Film aging
 

Shedding of the ferromagnetic layer

Expired storage period

Sound loss
 


4

Damage to the base: film kinks, film dents, tearing of the film


Non-compliance with the rules for working with phonodocuments

Large number of joinings, partial loss of sound


5

Blockage of high frequencies
 


Unprofessional recording or rerecording
 

Dullness of recording, illegibility of speech


6

Blockage of the low frequencies
 


Unprofessional recording or rerecording
 

Depriving the recording of juiciness, violation of the color of the timbre


7

Sound attenuation


Lowering the recording level during long-term storage

Poor sound quality


8

Increased pause noise
 

Demagnetized tape noise

Inhomogeneity of powder particles and their uneven distribution in the working layer

Uniform hiss


9

The effect of "swimming" sound
 

Change of the sound tone that is observed when listening to phonodocuments

The result of fluctuations in the speed of movement of the tape by tape drive mechanism in the tape recorder

Poor sound quality


10

Copy effect
 

Sound with multiple repetitive echoes
 

Non-compliance with storage rules



11

Fragmentary recording

No beginning or end in the record




Main defects found in photos and video documents

Serial number

Name of the defect

Determining the type of defect

Causes of occurrence

Consequences

Note

1

2

3

4

5

6

1

Fingerprints on the image


Work without gloves
 

Spots on the negative


2

Nail dents by emulsion


Work without gloves
 

Dent on the negative


3

Plank bend
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image
 


4

The traces of ink


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image


5

Lettering with a pen on the image
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image
 


6

Scratches: small, sharp
 

Surface damage to the film

Non-compliance with the rules for working with documents

Loss of image quality when recopying
 


7

Oil spots on the emulsion


Non-compliance with technological regulations when developing the film

Short-term document storage


8

A gust of perforation
 

Tear of the edge or corner of the film

Non-compliance with the rules for working with documents

Short-term document storage
 


9

Glue spots on the emulsion
 


Non-compliance with the rules for working with documents

Partial loss of image


10

The faint image


Non-compliance with technological regulations when developing and printing

Non-contrast image


11

A solid image


Non-compliance with technological regulations when developing and printing

Darkened image


12

Haze
 

The image is not fixed and has a mottled appearance of the film (in the reflected light, the film appears yellowish or greenish

Non-compliance with technical regulations for film development
 

Non-contrast image
 


13

Yellowing of the emulsion


Poor fixation

Loss of image quality when recopying


14

Deformation of the film
 


Non-compliance with the rules of temperature and humidity conditions

Loss of image quality when recopying
 


15

Decomposition and sliding of the emulsion layer


Processing when printing in solutions at high temperature

Image loss


  Format А4 (210×297)
  Appendix 23
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Sheet-certifier of the case

      Archival fund № _____

      Inventory № ______________

      Case № __________________

      The case is filed and numbered in _______________________________ sheet (s), including:

      (in figures and words)

      lettered numbers of the sheet (s) ________________________________________________;

      missed numbers of the sheet (s) ________________________________________________;

      numbered blank sheets (s) ____________________________________________________;

      sheet (s) of internal inventory _________________________________________________.

Features of formation, registration, physical state and accounting of a case documents

Numbers of sheets

1

2



      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the sheet-certifier of the case)

      ________________

      (date of filling out)

  Format А4 (210×297)

      Note:

      1. The sheet-certifier is compiled for accounting the number of sheets in the case and fixing the features of their numbering.

      2. The sheet-certifier is compiled on a separate sheet (s) and filed at the end of the case.

      3. The number of numbered sheets of the case shall be indicated in figures and in words, and separately, through the sign "+" (plus) the number of sheets of internal inventory of the case documents.

      4. The following features of numbering, registration, and physical state of the case documents are noted in the sheet-certifier:

      1) means of postal circulation (stamps of all types, envelopes, postcards, forms, rubber stamps, stamps, seals);

      2) seals and their prints;

      3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

      4) photo documents;

      5) drawings, engravings and watercolors;

      6) large-format documents;

      7) glued sheets, damaged documents;

      8) sheets with pasted photos, documents;

      9)envelopes with attachments and the number of sheets (items) attached to them);

      10) documents, having independent numbering (including typographic materials), and the number of their sheets (pages).

      5. If there are several features of the document design on one sheet of the case, then, the number of this sheet shall be put down against each position of column 1 in column 2 of the sheet-certifier.

      6. If there are several stamps and other materials on one sheet of the document, then, their number shall be indicated in column 2 in brackets after the number of the case sheet.

      7. If there are items in the case that cannot be numbered due to the characteristics of the material from which they are made of (glass, metal, fabric, and others), then the number of sheets between which this item is located shall be indicated in column 2.

      8. All subsequent changes in the composition and state of the case (damage, fading of the text, replacement of original documents with copies, joining of new documents) shall be noted in the sheet-certifier with reference to the relevant act.

      9. The sheet-certifier shall not be numbered.

  Appendix 24
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Alternate-card of a storage unit Issued

Number of archival fund

Number of inventory of cases, documents
 

Number of a storage unit

To whom

Date of issue

Signature

Date of return

Signature

1

2

3

4

5

6

7

8









  Format А4 (210×297)
  Appendix 25
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

A sheet of documents usage

      Archival fund № _____

      Inventory of cases, documents № _______

      Case № _______

      Name of the archival fund _______________________________________________

      Title of the case _______________________________________________________

Date of usage

To whom issued (surname, initials)

Nature of usage (copying, extract, view, and others)

Numbers of used sheets

Signature of the person who used the document

1

2

3

4

5






  Format А4 (210×297)
  Appendix 26
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Book of issuance of archival documents, copies of the usage fund from the
storage for temporary use

      Started ______________

      Finished ____________

Serial number

Date of issuance

Archival fund №___

Inventory №___

Storage unit №___

To whom issued

Voucher for receipt

Voucher for return, date

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9










  Format А4 (210×297)
  Appendix 27
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Order form
for issuance of archival
ocuments, copies of
the usage fund from
archives, inventories

Front side
____________________________________________________________________
(name of the archive)

  I allow the issuance of documents
____________________________
(position,
surname, initials
of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the
archive)
____________________________
(date)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials, number of the user's personal file)

      ____________________________________________________________________

      (surname, initials of the archive employee, name of the structural division)

      _________________________________________________________________________

      (research topic, purpose of issuance)

Archival fund №___

Inventory №___

Storage unit №___

Title of the storage unit

The number of sheets
(playing time, footage)

Voucher for receipt of the user, date

Voucher for return of documents by the user of the reading room employee, date

1

2

3

4

5

6

7








      Back side

1

2

3

4

5

6

7








      _______________________________________

      (signature of the user, archive employee)

      _________

      (date)

  Format А5 (148Х210)
  Appendix 28
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      Official name of the organization

Act on issuance of archival documents for temporary use
__________ № __________
(date)

      Reason ___________________________________________________________________

      For what purpose documents are issued _________________________________________

      __________________________________________________________________________

      The following storage units from the archival fund are issued ________________________

      (name, number)

Inventory №___

Storage unit № __

Title of a storage unit

Number of sheets (playing time, footage)

Note

1

2

3

4

5






      Total issued ____________________ storage units (total number of sheets,

      (in figures and words) playing time, footage), the term of return of cases, documents ____________________________.

      Conditions for temporary use by the person receiving the cases and documents for temporary use:

      1) cases, documents received for temporary use must be in an orderly state, filed, in covers, with numbered sheets and certification inscriptions;

      2) cases and documents received for temporary use shall not be provided for the use by third parties, copies, extracts and certificates shall not be issued for them, any parts of the issued documents shall not be withdrawn, documents shall not be published without the permission of the organization that issued the cases;

      3) cases, documents received for temporary use shall be returned to the departmental (private) archive of the organization within the term, specified in the act.

      The person receiving the cases and documents is warned of liability in case of destruction of documents of the National archival fund in accordance with Article 509 of the Code of the Republic of Kazakhstan "On Administrative Offences" dated July 5, 2014.

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who issued the case, documents

      for temporary use)

      _____________________________

      (date of issue of cases and documents)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who received the case, documents

      for temporary use)

      _____________________________

      (date of acceptance of cases, documents)

      Cases, documents returned in full, in an orderly state, filed and covered.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who passed the case, documents)

      __________________________

      (date of delivery of cases, documents)

      ____________________________________________________________________

      (name of the position, surname, initials, signature of the person who accepted the case, documents)

      ___________________________

      (date of acceptance of cases, documents)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 29
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Book of accounting of documents receipts

Serial number

Date of receipt

Name of the organization (surname, initials of the person) from which the documents were received

Name, number and date of the document for which the documents were accepted

Name of the archival fund

Deadline for receipt of documents

Number of storage units or undescribed documents (sheets)

Brief description of the state

Fund number assigned to the received documents from the list of funds

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      Total in ________ year received _______________________ storage units, including:

      (in figures and words)

      ____________________________________________________________________

      ____________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: It is allowed to maintain a single book of accounting for receipts of all types documents, indicating their volumes in the final record in general archives.

  Format А3 (420Х297)
  Appendix 30
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

List of funds

Number of the archival Fund

Date of first receipt

Name of the archival fund

Retirement mark

Note

1

2

3

4

5






      Total for January 1, _____year ________________________________________ funds,

      (in figures and words)

      including, received for _______ year ________________________________ funds,

      (in figures and words)

      retired for ______ year _____________________________________________ funds.

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 31
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Fund sheet

Deadlines of each name of the archival fund

Name of the archival fund

1

2

Date of first receipt of the archival fund

Location of the archival fund (name of the archive)

Archival fund number

Previous number of the archival fund

1

2

3

      Accounting of unlisted documents

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance) of storage units (documents, sheets)

Name, number, date of the document

Number of storage units (documents, sheets)

Name, number, date of the document

Number of storage units (documents, sheets)

1

2

3

4

5

6

Accounting of listed documents

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance) of storage units
 


inventory number

year

name of the inventory or abstract (brief description of documents)

number of storage units

inventory number

name, number, date of the document

number of storage units

for this inventory

for the Fund as a whole

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











  Format А4 (210×297)
  Appendix 32
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Accounting sheet _____________________________________________________________
(name of the type of film and video documents)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Inventory number

Name, number, date of the document
 

Number of

Inventory number

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage unist

According to this inventory

By type in general

Accounting unist

Storage units

Inventories

Accounting unist

Storage units

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      Format А4 (297Х210)

      __________________________________________________________________

      (name of the type of phonodocuments)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Inventory number

Name, number, date of the document

Number

Number

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage units

According to this inventory

originals

copies

originals

copies

Accounting units

Storage units

originals

copies

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      Continuation of the table

Availability (balance)

Number

In type as a whole

inventories

Storage unit

Storage units

originals

copies

15

16

17

18





      Format А4 (210×297)

      ______________________________________________________________

      (name of the type of audio-visual documents)

Recording date

Receipt

Retirement

Availability (balance)

Inventory number

Name, number, date of the document

Number of

Number of
inventory

Name, number, date of the document
Accounting unit

Number of

Number of

Accounting units

Storage units

Accounting units

Storage units

according to this inventory

by type in general

Accounting units

Storage units

Inventories

Accounting units

Storage units

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Format А4 (210×297)
  Appendix 33
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Register of inventories of cases and documents

Serial number

Number of the archival fund

Name and number of the inventory

Number of storage units

Deadlines

Number of copies

Note

total

including the personnel

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total for January 1, _____ year ______________________________________ inventories,

      (in figures and words)

      including received in _____ year _____________________________________ inventories,

      (in figures and words)

      retired in _____ year ___________________________________________ inventories.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who compiled the register)

      __________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 34
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory book of accounting cases, documents, decorated with precious metals and stones,
having precious metals and stones in the application

Serial number

Recording date

Archival fund № ____

Inventory №____

Case №____

Title of the case

Description of decoration of the case, subject

Material

Size (weight

Physical safety

Signature

Note

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Total __________________________________________________________ cases.

      (in figures and words)

      _______________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the book)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 35
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

      Sheet of accounting and descriptions of documents related to cultural values

      __________________________________________________________________________

      Date of inclusion of the document in the State register ______________________________

      1. Document description

      Name (title) of the document __________________________________________________

      Self-naming of the document __________________________________________________

      Type of the document _______________________________________________________

      Document author __________________________________________________________

      Date (time of creation) of the document ______________

      Century __________________________________________________________________

      Approximate date __________________________________________________________

      Document language ________________________________________________________

      Annotation _______________________________________________________________

      _________________________________________________________________________

      Historical information ______________________________________________________

      ________________________________________________________________________

      Availability of precious metals and stones ________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Paleographic features ________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Seals _____________________________________________________________________

      Artistic features of the document design _________________________________________

      Property __________________________________________________________________

      2. Physical state of the document

      Material carrier ____________________________________________________________

      Sizes ____________________________________________________________________

      Volume __________________________________________________________________

      Physical state _____________________________________________________________

      Information about restoration _________________________________________________

      3. The storage location of the document

      The storage location of the document ___________________________________________

      Address of the document storage location _______________________________________

      Archive cipher: archival fund №._____, inventory №____, storage unit №____, accounting unit №____, sheets _____.

      4. Service information

      The document submitted by: _________________________________________________

      Protocol of the expert-verification commission from ___________________ year № _____

      Protocol of the central expert-verification commission from

      _____________________ year № _______

      Note: depending on the volume of annotation, historical information, and others, the sheet of accounting and description of the document can be filled out on two or more sheets.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 36
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The list of funds, containing especially valuable documents

Serial number

Number of the archival fund

Name of the archival fund

Inventory numbers, where especially valuable documents are contained.

Note

1

2

3

4

5






      Total for January 1_______year ___________________________________________ funds.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 37
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
( position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive )
_____________________
(date)

Inventory of especially valuable cases and documents

Serial number

Inventory number

Case number

Title of the case

Deadlines

Number of sheets

Number of accounting unit (storage unit) of the insurance fund

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total according to inventory _______________ cases, of which copied ________________.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of expert-verification

      commission (expert commission)

      of the local executive body

      from ____ _______ year № _____

      Note: the number of accounting unit of the insurance fund is indicated only for microfiche.

      Format А4 (210×297)

  Appendix 38
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form
Approve
___________________
( position,
surname, initials
of the head of the archive)
_____________________
(signature of the head
of the archive )
_____________________
(date)

List of numbers of especially valuable cases (number plate)

Serial number

Inventory number

Numbers of the cases

Numbers of accounting units (storage units) of the insurance fund

Note

1

2

3

4

5






      Total according to the list (number plate) ______________________________________________cases, of which

      (in figures and words)

      copied ________________________________________________________.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the compiler)

      ______________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of the central expert

      commission (expert commission)

      of organization

      (archive)

      from ____ _______ year № _____

      Note: the number of the accounting unit of the insurance fund is indicated only for microfiche.

  Format А4 (210×297)
Appendix 39
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Register of inventories of especially valuable cases and documents

Serial number

Number of the archival fund

Номер описи Inventory number (number plate)

Numbers of storage units

Number of copies

Note

1

2

3

4

5

6







      Total for January 1, _______ year _____________________inventories (number plates),

      (in figures and words)

      including received in _____ year ________________________ inventories (number plates),

      (in figures and words)

      retired in _____ year ____________________________________ inventories

      (number plates).

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the register)

      ______________

      (date)

      Format А4 (210×297)

  Appendix 40
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The book of accounting of receipts of the insurance fund and the
usage fund on microfiches ____
(date)

Receipt number
 

Receipt date

Name, number, date of the document for which copies were accepted

Date of copying

Funds numbers

Inventory numbers

Number of cases included in the order

Number of storage units (microfiche) of the insurance fund

Usage fund

Note

Number of positives

Number of
diazocopies


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11












      Total received for ______ year _______________________ accounting units (filmed cases),

      (in figures and words)

      of the insurance fund __________________________________ storage units (microfiche).

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: the number of accounting units of the insurance fund, made on microfiche corresponds to the number of filmed cases.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 41
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The book of accounting of receipts of the insurance fund and the usage fund on a roll film

Number of storage units of the insurance fund

Receipt date

Name, number, date of the document for which copies were accepted

Date of copying

Numbers of archival funds

Numbers of inventories

Number of cases included in the storage units of the insurance fund

Insurance fund (number of rolls)

Usage fund Number

Note

microfiche rolls of the 3rd generation

microfiche rolls of the 2nd generation

copies

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Total received for ____year _________________________storage units of the insurance fund,

      (in figures and words)

      for ________________________________________________________cases.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Note: the content of the concepts of accounting units and storage units is identical.

      Format А4 (210×297)

  Appendix 42
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory of the insurance fund on microfiche.

Serial number (storage unit number)

Number of receipt in the accounting book of receipts

Inventory number

Case number

Number of storage units (microfiche) of the insurance fund

Number of frames of insurance fund accounting units

Date of copying

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      Total according to inventory _________________________ accounting units (filmed cases),

      (in figures and words)

      _____________________________________________________ storage units (microfiche).

      (in figures and words)

      _________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Note: inventory of the insurance fund on the microfiche is compiled separately for each archival fund, for one or more inventories of the fund's documents. The fund number is put down in the title page of the inventory. The number of accounting units of the insurance fund corresponds to the number of filmed cases.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 43
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Inventory of the insurance fund on a roll film

Serial number (number of a storage unit)

Date of copying

Number of frames of the insurance fund

Number of cases included in the insurance fund

Information about cases included in the insurance fund storage unit

Note

Numbers of archival funds

Inventory numbers

Numbers of cases

Number of frames (for each case separately)

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Total according to inventory ___________________________________ storage units,

      (in figures and words)

      of the insurance fund for ______________________________________________ cases.

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the inventory compiler)

      ______________

      (date)

      Note: the content of the concepts of accounting units and storage units is identical.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 44
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

The internal inventory of documents of the case

Serial number

Office index

Date

Title of the document

Number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6







      Total ___________________________________________________sheets of documents.

      (in figures and words)

      Number of sheets of internal inventory ___________________________________ sheets.

      in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who filled out the internal inventory)

      ______________ (date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 45
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

      Act on seizure of original storage units, archival documents

      __________ № ________________ (date)

      As a result ________________________________________________________________

      on the basis of _____________________________________________________________

      seized from the archival fund № ______________________________________________

      (name of the archival fund)

      and transferred _____________________________________________ (receipt attached)

      (surname, name, patronymic (if any) of the person)

Inventory number

Storage unit number

Title of the storage unit

Numbers of seized sheets

Name of the seized document

1

2

3

4

5






      Total seized _______________________________ storage units, archival documents on

      (in figures and words)

      ______________________________________ sheets.

      (in figures and words)

      Instead of the seized storage units, archival documents in the fund, case included (not included) their copies on ________________________________ sheets (underline as necessary).

      (in figures and words)

      __________________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      ______________

      (date)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the department)

      ______________

      (date)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the chief custodian of funds)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      ______________

      (accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 46
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on separation, consolidation of cases, inclusion of new documents in the case
(underline as necessary) __________ № __________
(date)

      Archival fund № __________

      Name of the archival fund ___________________________________________________

      In the course of ___________________________________________________________

      (specify the type of work)

      separation, consolidation of cases, inclusion of new documents in cases were made.

Serial number

Inventory number

Number of the case

Title of the case

Number of sheets

New codes of the case

New number of sheets

Note

1

2

3

4

5

6

7

8









      As a result, the number of cases in the archival fund increased (decreased) by

      ______________________________________________________________________.

      (in figures and words)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      __________________

      accounting date)

  Format А4 (210×297)
  Appendix 47
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act of describing documents, processing inventories (underline as necessary) __________ №
______________ (date)

      Archival fund № ___________________

      (name of the fund)

      As of _______________________ in the archival fund № ___________ by accounting

      (start date)

      data listed ________________ inventories, _____________ storage units,_______ archival documents, ___________________ placer sheets for _________ for years.

      Received for work: according to the inventory № ______ _______________storage units not described

      __________ storage units,___________ archival documents, __________ sheets.

      As a result ______________________________________ the following changes have occurred:

      (name of the work)

      _______________ storage units (documents, sheets) that are not subject to storage have been allocated);

      _______________ storage units (documents, sheets) returned to the owner;

      _______________ storage units transferred to the scientific-reference library;

      ___________ storage units (documents, sheets) transferred to other archival funds

      ____________storage units (documents, sheets) transferred to other archives;

      _____________ storage units combined with other units of storage;

      _______________storage units formed from placer;

      _____________ storage units (documents, sheets) received from other funds;

      included recomposed inventory of _______________storage units.

      Inventories have been drawn up again № ________________on _______________ storage units

      ______________________________________________________________________

      As of ________________________ in the archival fund № ________________

      (date of completion)

      listed ______________ inventories, ______________ storage units for ___________ years.

      The following types of work were carried out:

      ______________________________________________________________________

      (types of work performed are listed)

      Compiled for a named catalogue ___________________ descriptions,

      for a systematic catalogue __________________________ descriptions.

      The following reference apparatus has been compiled for the cases inventories of the fund:

      ________________________

      (list which one)

      ______________________________________________________________________

      The work was completed by: _______________________________________________

      (position, surname, initials, signature of archive employees)

      ______________

      (date)

      The work was accepted by: __________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who made the entry)

      ______________

      (date)

      Descriptions for the database/catalogue (underline as necessary):

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      __________

      (date)

      Documents of the fund and reference apparatus were accepted by.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the custodian of funds)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents by.

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      _____________

      (date)

      Agreed

      by the protocol of expert-verification

      commission (expert commission)

      of local executive body (archive)

      dated ____ _______ year № _____

  Format А4 (210×297)
  Appendix 48
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Official name of the organization

Approve
____________________________
(position, surname,
initials of the head of the archive)
____________________________
(signature of the head of the archive)
_____________________________
(date)

Act on declassification of documents __________ № __________ (date)

      Commission ______________________________________________________________

      (name of the commission)

      Protocol № ______ dated _________ ____

      declassified the documents of the archival fund _________

      ______________________________________________________________________

      (number and name of the archival fund)

Serial number

Inventory number

Number of declassified storage units

Numbers of fully declassified storage units

Numbers of storage units that have been partially declassified, indicating the numbers of sheets of non-declassified documents

Note

fully

partially

1

2

3

4

5

6

7








      Total declassified ____________________________________ storage units

      (fully)

      (in figures and words)

      for ______________________________________________________________________

      (chronological framework of documents) storage units (partially)

      for ______________________________________________________________________

      (chronological framework of documents)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Accepted for open storage ______________________________________ storage units

      (in figures and words)

      in ______________________________________________________________________

      (archives)

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (date)

      Changes have been made to the accounting documents by

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the archive employee)

      ______________

      (accounting date)

      Note: listing of storage unit numbers using dashes is not allowed.

  Format А4 (210×297)
  Appendix 49
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

Composition of the guide requisites

      1) Composition of requisites of the guide description by the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Number of the archival fund

1

Volume of cases on the personnel in the archival fund

2

Name of the archival fund

2

Volume of especially valuable documents in the archival fund

3

All renamings of the archival fund with the indication of deadlines

3

Volume of microfilms in the archival fund

4

Volume of the archival fund (number of storage units)

4

Access to documents
 

5

Deadlines of documents

5

Location of materials supplementing the fund in this and other archives

6

Information on the history of the fund founder and the archival fund

6

Physical characteristics of the fund's documents

7

Internal structure of the archival fund

7

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

8

Annotation of the composition and content of documents

8

Bibliography of publications of documents of the archival fund



9

Bibliography of works, written on the basis of the archival fund

      2) Composition of the requisites of the guide description by the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Volume of cases on the personnel in the archival fund

2

Address data
 

2

Volume of especially valuable documents in the archival fund

3

Number of the archival fund
 

3

Volume of microfilms in the archival fund

4

Name of the archival fund

4

Access to documents of the archival fund

5

All renamings of the archival fund with the indication of deadlines

5

Location of materials supplementing the fund in this and other archives

6

Volume of the archival fund (number of storage units)

6

Physical characteristics of the fund's documents
 

7

Deadlines of documents

7

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

8

Information on the history of the fund founder and the archival fund

8

Bibliography of publications of documents of the archival fund

9

Internal structure of the archival fund

9

Bibliography of works, written on the basis of the archival fund

10

Annotation of the composition and content of documents



      3) Composition of requisites of description of unannotated brief reference book on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archival fund
 

1

All renamings of the archival fund

2

Number of the archival fund
 

2

Deadlines of the fund founder's activity

3

Volume of the archival fund (number of storage units)

3

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

4

Deadlines of documents

4


      4) The composition of requisites of description of the annotated brief reference book on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archival fund

1

All renaming of the archival fund
 

2

Number of the archival fund
 

2

Deadlines of the fund founder's activity

3

Volume of the archival fund (number of storage units)

3

Composition of scientific- reference apparatus to the archival fund

4

Brief information about the fund founder

4

Volume of cases (number of storage units) on the personnel in the archival fund

5

Deadlines of documents



6

Brief annotation of the composition and content of the fund's documents



      5) Composition of requisites of description of the unannotated brief reference book on the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive



2

Address of the archive



3

Number of the archival fund



4

Name of the archival fund



5

Volume of the archival fund (number of storage units)



6

Deadlines of documents



      6) Composition of requisites of description of the annotated brief reference book on archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive



2

Address of the archive



3

Number of the archival fund



4

Name of the archival fund



5

Volume of the archival fund (number of storage units)



6

Deadlines of documents



7

Brief information about the fund founder



8

Brief annotation of the composition and content of the fund's documents



      7) Composition of requisites of description of the thematic guide on the archive funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1.

Name of the thematic section
 

1.

The name of the inventories

2.

Name of the thematic subsection

2.

Brief information about the fund founder

3.

Number of the archival fund



4.

Name of the archival fund



5.

Deadlines of documents



6.

Inventory number (inventories numbers)



7.

Volume of the archival fund



8.

Annotation of the composition and content of the fund's documents on the topic



9.

Index



      8) Composition of requisites of description of the thematic guide on the archives funds:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the thematic section

1.

Inventory name

2

Name of the thematic subsection

2.

Brief information about the fund founder

3

Name of the archive



4

Address data



5

Number of the archival fund



6

Name of the archival fund



7

Volume of the archival fund (number of storage units)



8

Deadlines of documents



9

Inventory number



10

Annotation of the composition and content of the fund's documents on the topic



11

Index



      9) The composition of requisites of description of the systematic catalogue:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading
 

3

Surname of the compiler

4

Subheading

4

Date of compilation

5

Date of the event



6

Place of the event



7

Content



8

Name of the archival fund



9

Number of the archival fund



10

Number of inventory



11

Number of the case



12

Number of the sheet



      10) Composition of requisites of description of the thematic catalogue:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Props name

1

Name of the archive

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading: Topic

3

Surname of the compiler

4

Subheading: Sub-topic

4

Date of compilation

5

Content

5

Personalia

6

Name of the archival fund

6

Descriptors (keywords)
 

7

Date of the event

7

Document author

8

Place of the event

8

Addressee

9

Number of the archival fund

9

Geography

10

Number of inventory



11

Number of the case



12

Number of the sheet



      11) Composition of requisite of description of the thematic catalogue on history of the organization:

Requisites

Additional requisites

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

Props name

1

Name of the archive

1

Index of industry

2

Heading: name of the institution

2

Type of institution
 

3

Content

3

Structure

4

Date of the event

4

Functions

5

Place of the event

5

Subordination

6

Name of the archival fund

6

Jurisdiction
 

7

Number of the archival fund

7

Indication on publication of the document

8

Number of inventory



9

Number of the case



10

Number of the sheet



      12) Composition of requisites of description of the thematic catalogue on history of administrative-territorial division:

Requisites

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Document language

2

Heading: Name of administrative-territorial unit

2

Playback mode

3

Content
 

3

Surname of the compiler

4

Name of the archival fund

4

Date of compilation

5

Number of the archival fund



6

Number of inventory



7

Number of the case



8

Number of the sheet



      13) Composition of requisites of description of the personal catalogue:

Requisites

Additional requisites

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

Serial number

1

Name of the archive

1

Date of the event

2

Surname

2

Place of the event

3

Name

3

Nationality

4

Patronomyc
 

4

Document language

5

Social status of a person

5

Playback mode

6

Name of the archival fund

6

Surname of the compiler

7

Number of the archival fund

7

Date of compilation

8

Number of inventory

8

Content

9

Number of the case



10

Number of the sheet



      14) Composition of requisites of description of the geographical catalogue:

Requisites
 

Additional requisites

Serial number

Name of the requisite

Serial number

Name of the requisite

1

Name of the archive
 

1

Document language

2

Index

2

Playback mode

3

Heading: name of a geographical object

3

Surname of the compiler

4

Subheading: name of a geographical object

4

Date of compilation

5

Content



6

Date of the event
 



7

Name of the archival fund



8

Number of the archival fund



9

Number of inventory



10

Number of the case



11

Number of the sheet



  Appendix 50
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019

      (archive name, zip code, address, phone number, fax number)

      Archival inquiry

      _______________ № __________ Addressee (date)

      on № __________ from __________

      Reason:

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      (position, surname, initials, signature of the person who executed the archival inquiry)

      Seal of the archive

  Format А4 (210×297)
  Appendix 51
to the order of the Minister of
Culture and Sport
of the Republic of Kazakhstan
№ 62 dated March 12, 2019
Form

_______________________________________________________________ (the name of the archive) Archival extract_________________

      _______________ № __________

      Addressee The Contents of the texts of archival documents:

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      __________________________________________________________________________

      Note:

      _________________________________________________________________________

      Archive code: fund № ____, inventory №____, storage unit №____, accounting unit №____, sheets _____.

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the head of the archive)

      ______________________________________________________________________

      (position, surname, initials, signature of the person who executed the archive extract)

      Seal of the archive

  Format А4 (210×297)