Форма для обращений

Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Обновленный

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196.

      В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.

      2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.

      3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его подписания.

     
      Премьер-Министр
Республики Казахстан
К. Масимов

  Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года № 1196

Правила
отнесения сведений к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

1. Общие положения

      1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах" и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, независимо от ее вида и/или носителя информации.

      2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.

      3. К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, открытое опубликование которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.

      Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе, размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидению, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.

      4. При работе со служебной информацией устанавливаются следующие прилагаемые специальные требования по защите информации ограниченного распространения (приложение 1, для служебного пользования).

      5. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения, необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.

      6. За нарушение требований настоящих Правил должностные лица, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

2. Порядок отнесения сведений к служебной информации
ограниченного распространения

      7. Документам, делам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка "Для служебного пользования" (далее – пометка "ДСП").

      Отнесение сведений к информации ограниченного распространения производится исполнителем и лицом, подписавшим документ на основании перечня сведений для служебного пользования, разработанного в государственном органе (далее — перечень сведений).

      Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя государственного органа.

      Разработка перечня сведений осуществляется на основании следующих критериев:

      1) сведения, не содержащие государственных секретов, относящиеся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;

      2) сведения, опубликование или разглашение которых оказывает непосредственное влияние на работу государственных органов, в том числе, на процесс защиты информации от уничтожения, блокирования или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;

      3) сведения, переданные государственному органу законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;

      4) сведения, опубликование или разглашение которых нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;

      5) сведения содержащие информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в государственных органах, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан "О доступе к информации";

      6) сведения о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято окончательное решение;

      7) сведения, поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия.

      8. Настоящие критерии не отменяют существующие и (или) вновь поступающие ведомственные перечни служебной информации ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", а также не ограничивают право отнесения других сведений, содержащих информацию ограниченного распространения, если это не противоречит нормативным правовым актам в области защиты государственных секретов, информатизации, защиты информации и информационной безопасности, ведомственным перечням сведений, подлежащих засекречиванию в государственных органах, разработанных в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.

      9. Если сведения не предусмотрены перечнем сведений, но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам государственного органа, он совместно с руководителем структурного подразделения государственного органа, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный перечень.

3. Порядок работы со служебной информацией с пометкой "ДСП"

      10. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) не допускается, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", и в отношении которой снята пометка "ДСП" с разрешением руководителя государственного органа в соответствии с пунктом 46 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 26 и 26-1 настоящих Правил.

      Сноска. Пункт 10 в редакции постановления Правительства РК от 10.09.2019 № 679 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      11. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с пометкой "ДСП" осуществляются документационной службой государственного органа.

      12. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометкой "ДСП" подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается и проверяется (за исключением с пометкой "Лично") и обрабатывается работниками документационной службы, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.

      В случае поступления корреспонденции с пометкой "ДСП" в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

      В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и изданий с пометкой "ДСП" или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме, в трех экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй - остается в документационной службе, третий - передается исполнителю документа.

      Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.

      Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "ДСП" возвращаются отправителю.

      При поступлении документов и изданий с пометкой "ДСП" на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.

      13. В нерабочее время документы и издания с пометкой "ДСП" принимаются дежурным по государственному органу, который, не вскрывая, передает их руководителю документационной службы.

      Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометкой "ДСП" в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.

      14. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.

      Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам и изданиям с пометкой "ДСП". Исключение cоставляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

      15. Учет документов и изданий с пометкой "ДСП" ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота, а при отсутствии электронного документооборота – по журналам или карточкам учета (приложение 2). При незначительном объеме документов и изданий ограниченного распространения допускается ведение учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).

      Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.

      После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.

      Движение документов и изданий с пометкой "ДСП" должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.

      16. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой "ДСП" проставляются регистрационный номер и пометка "ДСП" с добавлением аббревиатуры "ДСП".

      Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.

      17. Весь тираж издания ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется за одним номером.

      Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

      18. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП" и указываются номер отпечатанного экземпляра.

      На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа, и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа.

      19. Подписанные (утвержденные) документы с пометкой "ДСП" передаются для регистрации работнику документационной службы, осуществляющему их учет.

      20. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой "ДСП", выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.

      Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников документационной службы на обложке этих изданий.

      21. По окончании печатания издания с пометкой "ДСП" печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.

      22. Рассылка тиражированных документов и изданий с пометкой "ДСП" осуществляется документационной службой на основании подписанных их руководителями списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

      23. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской связью или курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "ДСП" должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками".

      24. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП".

      На конвертах (пакетах) с документами и изданиями с пометкой "ДСП" не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.

      25. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" физическим и юридическим лицам Республики Казахстан осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности служебной информации ограниченного распространения и других условиях нераскрытия этой информации, сообщаемой при передаче или в сопроводительных документах к ним.

      26. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" иностранным юридическим (физическим) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.

      Такие документы предварительно рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии, создаваемой государственным органом, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.

      Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.

      Не допускается направлять за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.

      Сноска. Пункт 26 в редакции постановления Правительства РК от 10.09.2019 № 679 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      26-1. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности, либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза государственные органы в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых и компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку "ДСП", в порядке и сроки, установленные законодательством.

      При направлении указанной информации в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности с пометкой "ДСП" для их последующего перенаправления государственные органы указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена ЕАЭС.

      Сноска. Правила дополнены пунктом 26-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 10.09.2019 № 679 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      27. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой "ДСП", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.

      28. Документы с пометкой "ДСП" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.

      В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".

      29. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.

      30. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

      1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;

      2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;

      3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

      4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

      5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;

      6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

      7) объем дела не должен превышать 180 листов;

      8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);

      9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

      31. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:

      1) пометку "ДСП";

      2) официальное наименование государственного органа;

      3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;

      4) наименование структурного подразделения государственного органа;

      5) индекс дела по номенклатуре дел;

      6) заголовок дела;

      7) номер тома дела;

      8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;

      9) срок хранения дела.

      32. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (приложение 3) и листом-заверителем дела (приложение 4).

      Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.

      33. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).

      34. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой "ДСП" все дело приобретает характер ограниченного распространения.

      В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без указанной пометки, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.

      35. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.

      36. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями документационной службы, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.

      37. Не допускается:

      1) размещать сведения из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;

      2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;

      3) экспонировать документы и издания с пометкой "ДСП" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

      За исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку "Конфиденциально", в отношении которой снята пометка "ДСП" с разрешением руководителя государственного органа в соответствии с пунктом 46 настоящих Правил и с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 26 и 26-1 настоящих Правил.

      Сноска. Пункт 37 в редакции постановления Правительства РК от 10.09.2019 № 679 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      38. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой "ДСП" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

      39. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (приложение 5).

      40. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя документационной службы.

      Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы или издания.

      Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.

      41. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.

      42. Выдача гражданам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания только при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа.

      Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.

      43. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:

      1) работникам данного государственного органа - с разрешения руководителя документационной службы;

      2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.

      44. Издания с пометкой "ДСП" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 42 настоящих Правил.

      45. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:

      1) при представлении информации по письменному запросу гражданина согласно Закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации";

      2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;

      3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;

      4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;

      5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.

      46. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса экспертной комиссией государственного органа.

      В остальных случаях решение вопроса о снятии пометки "ДСП" возлагается на центральную экспертную комиссию.

      47. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".

      Один экземпляр акта, составленного при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан "О доступе к информации", направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.

      Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.

      Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.

      Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.

      Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел, передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.

      48. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.

      Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.

      49. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.

      50. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

      51. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.

      52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

      53. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 6) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка ""ДСП"".

      54. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.

      Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.

      55. После уничтожения дел с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) №".

      56. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

      57. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.

      Издания с пометкой "ДСП" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.

      Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

      Не допускается хранить издания с пометкой "ДСП" в подсобных фондах библиотеки.

      58. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.

      59. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "ДСП" из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.

      Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования". Эти документы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки работников в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.

      60. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем подразделения государственного органа (приложение 7).

      61. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.

      В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.

      Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:

      1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);

      2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;

      3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);

      4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.

      62. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.

      Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.

      Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

      На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

      Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.

      Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометку "Для служебного пользования", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

  Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Журнал учета документов и изданий с пометкой
"Для служебного пользования"

Дата поступления и индекс документа

Дата и индекс документа

Откуда поступил или куда направлен

Вид документа и краткое содержание

Количество листов

Количество и номера экземпляров

документа

приложений

1

2

3

4

5

6

7

      продолжение

Резолюция или кому направлен

Отметка о взятии на контроль

Дата и расписка

Индекс (номер) дела, куда направлен документ

Отметка об уничтожении

Примечания

О получении

О возврате

8

9

10

11

12

13

14


      Примечания:

      1. Допускается раздельное ведение журнал на входящие и исходящие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования".

      2. При заполнении граф журнала можно использовать примечания к приложению 2.

      Формат А4 (210X2297)

  Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Внутренняя опись
документов дела с пометкой "ДСП" № ____

№ п/п

Номер документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6








































































      Итого _________________________________________________ документов

      (цифрами и прописью)

      Количество листов внутренней описи ________________________________

      (цифрами и прописью)

      Наименование должности лица,

      заполнившего внутреннюю опись

      документов дела _______________ Расшифровка

      (личная подпись) подписи

      Дата

      Формат А4 (210X297)

  Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Лист-заверитель дела с пометкой "ДСП"

      Фонд № ____ Опись № ____ Дело № ____

      В дело подшито и пронумеровано ______________ лист(ов), в том числе

      литерные номера листов __________________________________________

      пропущенные номера листов _______________________________________

      пронумерованные чистые листы ____________________________________

      листов внутренней описи _________________________________________

      Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих

      нумерации _______________________________________________________

      (разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

Номера листов

1

2

1. Брошюры и другие издания

2. Листовки

3. Вырезки из газет

4. Открытки

5. Конверты

6. Марки почтовые

7. Марки гербовые

8. Штемпели почтовые и другие

9. Специальные почтовые отметки

10. Сургучные, мастичные печати

11. Фотодокументы

12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация

13. Рисунки, гравюры, акварели

14. Автографы видных деятелей

15. Скленные листы

16. Утрата части листов

17. Угасающий текст



      Наименование должности лица,

      заполнившего лист-завреитель дела

      Расшифровка документов дела ________________ подписи

      (личная подпись)

      Дата

      Формат А4 (210Х297)\

      1. Лист-заверитель составляется

      2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.

      3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

      4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

      1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

      2) печати и их оттиски;

      3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

      4) фотодокументы;

      5) рисунки, гравюры и акварели;

      6) крупноформатные документы;

      7) склеенные листы, повреждения документов;

      8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

      9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);

      10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).

      5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.

      6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.

      7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.

      8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

      9. Лист-заверитель не нумеруется.

  Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"

Наименование дела или издания

№ п/п

Номер дела номер экземпляров и количество листов

Структурное подразделение и фамилия работника

Расписка

примечание

В получении и дата

О возврате и дата


1

2

3

4

5

6

      Формат А5 (148X210)

  Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа)

Утверждаю

Наименование должности руководителя государственного органа

_________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Акт № __

      Место составления

      О выделении к уничтожению документов,

      не подлежащих хранению

      На основании _________________________________________________

      (Наименование, место и год издания перечня документов

      ______________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие

      с указание сроков их хранения)

      научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела

      и документы архивного фонда ______________________________________:

      (номер и наименование архивного фонда)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата или крайние даты дел

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей но Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7









      Всего __________________ дел и документов за __________________ годы.

      (цифрами и прописью)

      Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по

      личному составу за _________________ годы утверждены протоколом

      экспертно-проверочной комиссии (дата и номер) _______________________

      _____________________________________________________________________

      (официальное наименование местного исполнительного органа,

      _____________________________________________________________________

      центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива

      Президента Республики Казахстан)

Наименование должности лица, проводившего обработку документов

__________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи


      Согласован Одобрен

      протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан) протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа

      от "____" _______ года № __ от "__" __________ года № __

      Формат А4 (210Х297)

  Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа)

Утверждаю

Наименование должности руководителя государственного органа

_________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

АКТ № ___

      Место составления

      О приеме-передаче документов, дел

      и изданий с пометкой "Для служебного

      пользования"

      В соответствии с приказом от ______________________ № ________

      (фамилия и инициалы

      ________________ передал (а), ____________________________ принял (а)

      имени и отчества) (фамилия и инициалы имени и отчества)

      в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в

      составе председателя ___________________________ и членов __________

      (фамилия и инициалы имени и отчества) (фамилии

      ____________________________ следующие документы и дела с пометкой

      и инициалы имени и отчества)

      "ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:

№ п/и

Название и номер номенклатуры (описи) дел

Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел

Количество документов и дел с пометкой "ДСП"

Количество экземпляров изданий с пометкой "ДСП"

Примечание

1

2

3

4

5

6








      Итого принято ______________________ документов и дел с пометкой "Для

      (цифрами и прописью)

      служебного пользования", изданий в количестве _______________________

      (цифрами и прописью)

      экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.

      (цифрами и прописью)

      Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________

      _____________________________________________________________________

      (общая характеристика состояния)

      Одновременно передаются _____________________________________________

      (наименования видов регистрационных учетных форм)

      Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"

      _____________________________________________________________________

      (общая характеристика)

      Передал (а) ________________ Расшифровка подписи

      (личная подпись)

      Принял (а) ________________ Расшифровка подписи

      (личная подпись)

      Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи

      (личная подпись)

      Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей

      (личные подписи)

      Формат А4 (210Х297)

  Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Форма акта о проверке наличия и состояния документов,
дел и изданий с пометкой "ДСП"

Официальное наименование государственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа)

Утверждаю

Наименование должности руководителя государственного органа

________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Акт № __

      Место составления

      Проверки наличия и состояния

      документов, дел и изданий с пометкой

      "ДСП"

      На основании приказа ________________________________________________

      (наименование должности руководителя государственного

      ______________ от "____" ____________ года № ________________________

      органа) (заголовок приказа)

      комиссия в составе председателя _____________________________________

      (фамилия, инициалы имени и отчества)

      И членов комиссии ___________________________________________________

      (фамилии, инициалы имен и отчеств)

      установила, что:

      1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,

      регистрационным учетным формам) __________ документов, дел и изданий

      (цифрами и прописью)

      с пометкой "ДСП", из них:

      1) в наличии ________________________________________________________

      (цифрами и прописью)

      2) не обнаружено ______________________________________, в том числе

      (индексы (номера) документов, дел, изданий)

      отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики

      Казахстан ________________________.

      (цифрами и прописью)

      2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи

      дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _______________

      (цифрами и прописью)

      3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:

      требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________

      (цифрами и прописью)

      требующие реставрации _______________________________________________

      (цифрами и прописью)

      требующие переплета или подшивки ____________________________________

      (цифрами и прописью)

      с физическими и химическими повреждениями ___________________________

      (цифрами и прописью)

      4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и

      изданий _____________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной

      библиотеки) по результатам проверки _________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________

  Приложение
к постановлению Правительства
Республики Казахстан
от 31 декабря 2015 года № 1196

Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан

      1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

      2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

      3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

 

поиск по странице

Введите строку для поиска

Совет: в браузере есть встроенный поиск по странице, он работает быстрее. Вызывается чаще всего клавишами ctrl-F.