On approval of the Rules for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan

Order of the Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated February 16, 2016 № 11-1-2/53. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on March 15, 2016 № 13475.

Unofficial translation

In accordance with paragraph 1 of Article 9-1 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated March 7, 2002 “On diplomatic service of the Republic of Kazakhstan, I hereby ORDER:

1. To approve the attached Rules for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan.

2. The Personnel Department of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan shall:

1) ensure in accordance with the procedure established by the legislation, the state registration of this order in the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days after the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, send the copy of it in print and electronic form for official publication in periodical print publications and in the information and legal system “Adilet”;

3) within five working days after the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, send its copy in print and electronic form to the Republican State Enterprise with the Right of Economic Management "Republican Center of Legal Information of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan" for inclusion in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

4) place this order on the official Internet resource of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan and on the intranet portal of state bodies.

3. Control over the execution of this order shall be entrusted to Executive Secretary of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan A.B.Karashev

4. To recognize as invalid the order of the Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated April 2, 2002 № 242 "On approval of the Provision on the reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan" (registered in the Register of the state registration of regulatory legal acts № 1895, published in the Bulletin of regulatory legal acts of the central executive and other state bodies of the Republic of Kazakhstan, Article 668, 2002 No. 33).

5. This order shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Foreign Affairs
of the Republic of Kazakhstan	E. Idrissov

Approved by order № 11-1-2/53 of Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated February 16, 2016

Rules
for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan

Footnote. Rules in the wording of the order of the Minister of Foreign Affairs of the RK dated 08.09.2017 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

1. These Rules for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the Rules) shall define the procedure for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan.

2. Following basic concepts shall be used in these Rules:

1) personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs (hereinafter referred to as personnel reserve) - a systematic list of persons who previously held positions of diplomatic service personnel, applying for vacant or temporarily vacant positions in the bodies of the diplomatic service of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the bodies of the diplomatic service);

2) The Commission on personnel reserve - a commission created by the decision of the Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the Minister), which shall consider the issues of inclusion of diplomatic service personnel in the personnel reserve;

3) applicant - a person who has submitted an application for inclusion in the personnel reserve according to the form according to the Annex to these Rules (hereinafter referred to as the application);

4) the reserve - a person included in the personnel reserve.

Chapter 2. Procedure for inclusion in the personnel reserve

3. The personnel reserve shall include diplomatic service personnel who have separated from the diplomatic service, subject to the following requirements:

1) having a period of service in the diplomatic service for at least 3 years, including in the structural subdivisions of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the Ministry) for at least 1 year;

2) availability of an activity assessment with the meaning "effective" or "excellent" for the last year of administrative state service in the Ministry.

4. The personnel reserve shall also include:

1) personnel of the diplomatic service upon completion of professional training, scientific development of relevant international issues in higher educational institutions, scientific institutions of the Republic of Kazakhstan or other countries in accordance with Article 17 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated March 7, 2002 "On Diplomatic Service of the Republic of Kazakhstan" (hereinafter referred to as the Law);

2) personnel of the diplomatic service who returned to the Republic of Kazakhstan following the completion of the period of continuous work in the foreign establishment of the Republic of Kazakhstan and refused to be appointed to the proposed position (positions);

3) personnel of the diplomatic service who returned to the Republic of Kazakhstan following the completion of the period of continuous work in a foreign institution of the Republic of Kazakhstan and did not submit to the Personnel Management Service (Personnel Service) of the Ministry (hereinafter referred to as the Personnel Management Service) a notification of return to the Republic of Kazakhstan within the time limits established by paragraph 10 Rules for the rotation of personnel of the diplomatic service of the Republic of Kazakhstan, approved by order of the Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated August 17, 2020 No. 11-1-4 / 227 (registered in the Register of State Registration of Normative Legal Acts under No. 21109) (hereinafter - the Rules for the Rotation of Foreign Service Personnel).

The persons specified in subparagraph 2) of this paragraph are included in the personnel reserve after three months from the date of submission of a notice of return to the Republic of Kazakhstan.

The persons specified in subparagraph 3) of this paragraph are included in the personnel reserve after one month from the date of return to the Republic of Kazakhstan.

Footnote. Paragraph 4 - as amended by the order of the Acting Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated 16.07.2021 No. 11-1-4/291 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

5. Persons, who cannot be recruited into state service in accordance with Article 16 of the Law of the Republic of Kazakhstan dated November 23, 2015 “On state service of the Republic of Kazakhstan”, as well as persons seconded to foreign institutions of the Republic of Kazakhstan in accordance with Article 15-2 of the Law, shall not be included in the personnel reserve.

6. The personnel of the diplomatic service, specified in paragraph 3 and subparagraph 1) of paragraph 4 of these Rules, for inclusion in the personnel reserve within one month from the date of the adoption of the order on dismissal from office in the diplomatic service or completion of professional training, scientific development of topical international problems in higher educational institutions, scientific institutions of the Republic of Kazakhstan or other countries shall submit an application to the Personnel Management Service.

The date of acceptance of applications is recorded by the Personnel Management Service in the register of applications for inclusion in the personnel reserve (in any form).

The requirements of this paragraph shall not apply to the personnel of the diplomatic service specified in subparagraphs 2) and 3) of paragraph 4 of these Rules.

Footnote. Paragraph 6 - as amended by the order of the Acting Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated 16.07.2021 No. 11-1-4/291 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

7. The Personnel Management Service submits the following documents for consideration by the Personnel Reserve Commission (hereinafter referred to as the Commission):

1) with respect to the applicants, referred to in paragraph 3 of these Rules:

application;

the results of the evaluation of the last year of the administrative state service in the Ministry;

service records;

2) with respect to the applicants referred to in subparagraph 1) of paragraph 4 of these Rules:

application;

a relevant document confirming the completion of professional training, scientific development of relevant international issues in higher educational institutions, scientific institutions of the Republic of Kazakhstan or other countries;

service records;

3) with respect to the applicants referred to in subparagraphs 2) and 3) of paragraph 4 of these Rules:

representation of the Personnel Management Service in any form;

the results of the evaluation of the last year of the administrative state service in the Ministry;

service records.

Footnote. Paragraph 7 - as amended by the order of the Acting Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated 16.07.2021 No. 11-1-4/291 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

8. Commission shall be created on the basis of the decision of the Minister; its composition shall include officials of structural subdivisions of the Ministry not lower than category С-1.

The Commission shall consist of an odd number of members of at least 5 persons. The Chairman of the Commission is determined by the Minister from among its members. The Commission includes a secretary from among the employees of the Personnel Management Service, who is not a member of the Commission.

Footnote. Paragraph 8 - as amended by the order of the Acting Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated 30.03.2021 No. 11-1-4/112 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

9. A meeting of the Commission shall be recognized to be valid if at least two thirds of its membership were present.

10. Meetings of the Commission shall be held at least once a quarter. The period of consideration of applications shall not exceed 2 months.

In the absence of applications, no meetings of the Commission shall be held.

11. The Commission shall, at its meeting, review the documents relating to applicants for eligibility to be included in the personnel reserve provided for in these Rules.

12. On the basis of the examination of the applications received, the Commission shall take one of the following decisions to:

1) recommend inclusion in the personnel reserve;

2) recommend to refuse to be included in the personnel reserve due to non-compliance.

The decision of the Commission shall be formalized by a protocol (in an arbitrary form) signed by the Chairman, members and Secretary of the Commission.

13. The minutes of the Commission, as well as other documents specified in paragraphs 6 and 7 of these Rules, shall be sent to the Minister for consideration for adoption of a decision no later than 1 working day from the date of the meeting of the Commission.

14. Following the review of the documents submitted by the Commission, the Minister shall, within 3 working days, adopt an order with one of the following decisions:

1) include in the personnel reserve;

2) refuse to be included in the personnel reserve.

15. With regard to applicants provided for in paragraph 4 of these Rules, the Minister shall issue an order for inclusion in the personnel reserve on the basis of applications and records submitted by the Personnel Management Service.

16. Applicants shall be notified of the Minister's decision within 2 working days from the date of its adoption by publishing the list of persons included in the personnel reserve on the Ministry's website.

Applicants who have been refused to be included in the personnel reserve shall be sent notifications with reasoned replies about refusal to be included in the personnel reserve to e-mail addresses specified in the applications, within 5 working days from the date of adoption of the Minister's order.

Chapter 3. Terms of stay and procedure for removal from the personnel reserve

17. The term of stay of reserves in the personnel reserve shall be 5 years from the date of adoption of the order of the Minister on inclusion in the personnel reserve.

18. Removal of reserves from the personnel reserve shall be performed within 1 working day after:

1) submission of an application by the reserve for exclusion from the personnel reserve in an arbitrary form;

(2) the expiry of the period provided for in paragraph 17 of these Rules;

3) adoption of the order for appointment to the diplomatic service bodies.

A personnel member of the Personnel Management Service shall exclude from the personnel reserve.

Annex to Rules for inclusion in personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan

Form

to the Minister of Foreign Affairs

of the Republic of Kazakhstan

___________________________

from

___________________________

(Surname, name, patronymic name

(if any)

Application

I hereby ask you to include me in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan.

With the basic requirements of the Rules for inclusion in the personnel reserve of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan,

Approved by the order of the Minister of Foreign Affairs of the Republic of Kazakhstan dated February 16

2016 № 11-1-2/53, familiarized.

Address, contact number and email address: _______________________________

________________________________________________________________________________

The basis (necessary to note):

1. Dismissal in the diplomatic service of the Republic of Kazakhstan (“___” order __________ 20___ №_________);

2. Completion of training, scientific development of relevant international issues in institutions of higher education and scientific institutions of the Republic of Kazakhstan or other countries (completion date: ___________).

"___" __________ 20___ __________Signature

Об утверждении Правил включения в кадровый резерв Министерства иностранных дел Республики Казахстан

Приказ Министра иностранных дел Республики Казахстан от 16 февраля 2016 года № 11-1-2/53. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 15 марта 2016 года № 13475.

Сноска. В заголовок внесено изменение на казахском языке, текст на русском языке не изменяется приказом и.о. Министра иностранных дел РК от 16.07.2021 № 11-1-4/291 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 1 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 7 марта 2002 года "О дипломатической службе Республики Казахстан" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила включения в кадровый резерв Министерства иностранных дел Республики Казахстан.

Сноска. В пункт 1 внесено изменение на казахском языке, текст на русском языке не изменяется приказом и.о. Министра иностранных дел РК от 16.07.2021 № 11-1-4/291 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Управлению кадров Министерства иностранных дел Республики Казахстан обеспечить:

1) в установленном законодательством порядке государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление его копии в печатном и электронном виде на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе "Әділет";

3) в течение пяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление его копии в печатном и электронном виде в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации Министерства юстиции Республики Казахстан" для внесения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

4) размещение настоящего приказа на официальном интернет-ресурсе Министерства иностранных дел Республики Казахстан и на интранет-портале государственных органов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Ответственного секретаря Министерства иностранных дел Республики Казахстан Карашева А.Б.

4. Признать утратившим силу приказ Министра иностранных дел Республики Казахстан от 2 апреля 2002 года № 242 "Об утверждении Положения о резерве Министерства иностранных дел Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 1895, опубликован в Бюллетене нормативных правовых актов центральных исполнительных и иных государственных органов Республики Казахстан, 2002 года, № 33, ст. 668).

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр иностранных дел
Республики Казахстан	Е. Идрисов

Утверждены приказом
Министра иностранных дел
Республики Казахстан
от 16 февраля 2016 года № 11-1-2/53

Правила
включения в кадровый резерв Министерства иностранных дел Республики Казахстан

Сноска. Правила в редакции приказа Министра иностранных дел РК от 08.09.2017 № 11-1-2/397 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила включения в кадровый резерв Министерства иностранных дел Республики Казахстан (далее – Правила) определяют порядок включения в кадровый резерв Министерства иностранных дел Республики Казахстан.

2. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

1) кадровый резерв Министерства иностранных дел (далее – кадровый резерв) – систематизированный список лиц, ранее занимавших должности персонала дипломатической службы, претендующих на занятие вакантных или временно вакантных должностей в органах дипломатической службы Республики Казахстан (далее – органы дипломатической службы);

2) Комиссия по кадровому резерву – комиссия, создаваемая по решению Министра иностранных дел Республики Казахстан (далее – Министр), которая рассматривает вопросы включения персонала дипломатической службы в кадровый резерв;

3) заявитель – лицо, подавшее заявление о включении в кадровый резерв по форме согласно приложению к настоящим Правилам (далее – заявление);

4) резервист – лицо, включенное в кадровый резерв.

Глава 2. Порядок включения в кадровый резерв

3. В кадровый резерв включается персонал дипломатической службы, прекративший работу в органах дипломатической службы, при соответствии следующим требованиям:

1) наличие стажа работы в органах дипломатической службы не менее 3 лет, в том числе в структурных подразделениях Министерства иностранных дел Республики Казахстан (далее – Министерство) не менее 1 года;

2) наличие оценки деятельности со значением "эффективно" или "превосходно" за последний год административной государственной службы в Министерстве.

4. В кадровый резерв также включаются:

1) персонал дипломатической службы по завершении профессиональной подготовки, научной разработки актуальных международных проблем в высших учебных заведениях, научных учреждениях Республики Казахстан либо других странах в соответствии со статьей 17 Закона Республики Казахстан от 7 марта 2002 года "О дипломатической службе Республики Казахстан" (далее – Закон);

2) персонал дипломатической службы, возвратившийся в Республику Казахстан по итогам завершения срока непрерывной работы в загранучреждении Республики Казахстан и отказавшийся от назначения на предложенную должность (должности);

3) персонал дипломатической службы, возвратившийся в Республику Казахстан по итогам завершения срока непрерывной работы в загранучреждении Республики Казахстан и не подавший в Службу управления персоналом (кадровую службу) Министерства (далее – Служба управления персоналом) уведомление о возвращении в Республику Казахстан в сроки, установленные пунктом 10 Правил ротации персонала дипломатической службы Республики Казахстан, утвержденных приказом Министра иностранных дел Республики Казахстан от 17 августа 2020 года № 11-1-4/227 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 21109) (далее – Правила ротации персонала дипломатической службы).

Лица, указанные в подпункте 2) настоящего пункта, включаются в кадровый резерв по истечении трех месяцев со дня подачи уведомления о возвращении в Республику Казахстан.

Лица, указанные в подпункте 3) настоящего пункта, включаются в кадровый резерв по истечении одного месяца со дня возвращения в Республику Казахстан.

Сноска. Пункт 4 - в редакции приказа и.о. Министра иностранных дел РК от 16.07.2021 № 11-1-4/291 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

5. Не подлежат включению в кадровый резерв лица, которые не могут быть приняты на государственную службу в соответствии со статьей 16 Закона Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года "О государственной службе Республики Казахстан", а также прикомандированные к загранучреждениям Республики Казахстан в соответствии со статьей 15-2 Закона.

6. Персонал дипломатической службы, указанный в пункте 3 и подпункте 1) пункта 4 настоящих Правил, для включения в кадровый резерв в течение одного месяца со дня принятия приказа об освобождении от должности в органах дипломатической службы или завершения профессиональной подготовки, научной разработки актуальных международных проблем в высших учебных заведениях, научных учреждениях Республики Казахстан либо других странах подает в Службу управления персоналом заявление.

Дата принятия заявлений регистрируется Службой управления персоналом в журнале учета заявлений о включении в кадровый резерв (в произвольной форме).

Требования настоящего пункта не распространяются на персонал дипломатической службы, указанный в подпунктах 2) и 3) пункта 4 настоящих Правил.

Сноска. Пункт 6 - в редакции приказа и.о. Министра иностранных дел РК от 16.07.2021 № 11-1-4/291 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

7. Служба управления персоналом на рассмотрение Комиссии по кадровому резерву (далее – Комиссия) представляет следующие документы:

1) в отношении заявителей, указанных в пункте 3 настоящих Правил:

заявление;

результаты оценки деятельности за последний год административной государственной службы в Министерстве;

послужные списки;

2) в отношении заявителей, указанных в подпункте 1) пункта 4 настоящих Правил:

заявление;

соответствующий документ, подтверждающий завершение профессиональной подготовки, научной разработки актуальных международных проблем в высших учебных заведениях, научных учреждениях Республики Казахстан либо других странах;

послужные списки;

3) в отношении заявителей, указанных в подпунктах 2) и 3) пункта 4 настоящих Правил:

представление Службы управления персоналом в произвольной форме;

результаты оценки деятельности за последний год административной государственной службы в Министерстве;

послужные списки.

Сноска. Пункт 7 - в редакции приказа и.о. Министра иностранных дел РК от 16.07.2021 № 11-1-4/291 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

8. Комиссия создается на основе решения Министра, в ее состав включаются должностные лица структурных подразделений Министерства не ниже категории С-1.

Комиссия состоит из нечетного количества членов в составе не менее 5 человек. Председатель Комиссии определяется Министром из числа ее членов. В состав Комиссии входит секретарь из числа сотрудников Службы управления персоналом, который не является членом Комиссии.

Сноска. Пункт 8 - в редакции приказа и.о. Министра иностранных дел РК от 30.03.2021 № 11-1-4/112 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

9. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствовали не менее двух третей ее состава.

10. Заседания Комиссии проводятся не реже одного раза в квартал. Срок рассмотрения заявлений не должен превышать 2 месяцев.

В случае отсутствия заявлений заседания Комиссии не проводятся.

11. Комиссия на своем заседании проверяет документы в отношении заявителей на соответствие требованиям для включения в кадровый резерв, предусмотренным настоящими Правилами.

12. По результатам рассмотрения поступивших заявлений Комиссия принимает одно из следующих решений:

1) рекомендовать включить в кадровый резерв;

2) рекомендовать отказать во включении в кадровый резерв ввиду несоответствия установленным требованиям.

Решение Комиссии оформляется протоколом (в произвольной форме), который подписывается председателем, членами и секретарем Комиссии.

13. Протокол Комиссии, а также иные документы, указанные в пунктах 6 и 7 настоящих Правил, не позднее 1 рабочего дня со дня заседания Комиссии направляются на рассмотрение Министра для принятия решения.

14. Министр по итогам рассмотрения документов, представленных Комиссией, в течение 3 рабочих дней принимает приказ с одним из следующих решений:

1) включить в кадровый резерв;

2) отказать во включении в кадровый резерв.

15. В отношении заявителей, предусмотренных пунктом 4 настоящих Правил, Министр принимает приказ о включении в кадровый резерв на основании заявлений и послужных списков, представляемых Службой управления персоналом.

16. Заявители, уведомляются о решении Министра в течение 2 рабочих дней со дня его принятия посредством опубликования списка лиц, включенных в кадровый резерв, на сайте Министерства.

Заявителям, отказанным во включении в кадровый резерв, направляются уведомления с мотивированными ответами об отказе во включении в кадровый резерв на электронные адреса, указанные в заявлениях, в течение 5 рабочих дней со дня принятия приказа Министра.

Глава 3. Сроки пребывания и порядок исключения из кадрового резерва

17. Срок пребывания резервистов в кадровом резерве составляет 5 лет со дня принятия приказа Министра о включении в кадровый резерв.

18. Исключение резервистов из кадрового резерва осуществляется в течение 1 рабочего дня после:

1) подачи резервистом заявления об исключении из кадрового резерва в произвольной форме;

2) истечения срока, предусмотренного пунктом 17 настоящих Правил;

3) принятия приказа о назначении на должность в органы дипломатической службы.

Исключение из кадрового резерва осуществляется сотрудником Службы управления персоналом.

Приложение
к Правилам включения
в кадровый резерв
Министерства иностранных дел
Республики Казахстан

Форма

Министру иностранных дел
Республики Казахстан
___________________________
от
___________________________
(Фамилия, имя, отчество
(при его наличии))

Заявление

Прошу Вас включить меня в кадровый резерв Министерства иностранных дел
Республики Казахстан.

С основными требованиями Правил включения в кадровый резерв МИД РК,
утвержденных приказом Министра иностранных дел Республики Казахстан от 16 февраля
2016 года № 11-1-2/53, ознакомлен.

Адрес, контактный телефон и электронный адрес: _______________________________
________________________________________________________________________________

Основание (нужное отметить):

1. Освобождение от должности в органах дипломатической службы Республики
Казахстан (приказ от "___" __________ 20___года № _________);

2. Завершение профессиональной подготовки, научной разработки актуальных
международных проблем в высших учебных заведениях, научных учреждениях Республики
Казахстан или других стран (дата завершения обучения: ___________).

"___" __________ 20___г. __________
Подпись