On approval of forms of documents compiled (drawn up) when receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives

Order of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated December 4, 2018 No. 343. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on December 5, 2018 No. 17862. Abolished by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated November 22, 2023 No. 458-NK.

Unofficial translation

Footnote. Abolished by Order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated November 22, 2023 No. 458-NK (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

In accordance with the Rules for receiving, storing, recording and using documents of the National Archive Fund and other archival documents by departmental and private archives, approved by Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan No. 575 dated September 19, 2018 I hereby ORDER:

1. To approve:

1) the form of the act of migration and rewriting of electronic documents in accordance with Annex 1 to this Order;

2) the form of inventories of cases, documents of permanent storage in accordance with Annex 2 to this Order;

3) the form of the inventory of cases on personnel according to Annex 3 to this Order;

4) the form of an inventory of cases, documents of temporary (over 10 years) storage in accordance with Annex 4 to this Order;

5) the form of the act on the allocation to destruction of documents not subject to further storage in accordance with Annex 5 to this Order;

6) the form of the list of projects of products of industrial production and technological processes, objects of planning and capital construction, scientific and technical documentation on which is subject to transfer for state storage in accordance with Annex 6 to this Order;

7) the form of the cover page in accordance with Annex 7 to this Order;

8) the card form of the topographic index in post-shelf life in accordance with Annex 8 to this Order;

9) order form for issuing cases to the Reading room and employees of the organization in accordance with Annex 9 to this Order;

10) the form of the act on the issuance of cases, documents for temporary use in accordance with Annex 10 to this Order;

11) the form of the book on the issuance of documents in accordance with Annex 11 to this Order;

12) the form of the usage list in accordance with Annex 12 to this Order;

13) the form of the substitute storage unit card in accordance with Annex 13 to this Order;

14) the form of a check list of the presence and status of cases, documents in the archival fund in accordance with Annex 14 to this Order;

15) the form of the act of checking the availability and condition of archival documents in accordance with Annex 15 to this Order;

16) the form of the accounting card for undetected archival documents in accordance with Annex 16 to this Order;

17) the form of the inventory book on receipt and disposal of documents according to Annex 17 to this Order;

18) the form of the case inventory in accordance with Annex 18 to this Order;

19) the form of the passport of the archive of the organization according to Annex 19 to this Order;

20) the form of the inventory register book of scientific and technical documentation in accordance with Annex 20 to this Order;

21) the form of the registration card of the scientific and technical documentation in accordance with Annex 21 to this Order;

22) the form of the inventory book of accounting scientific and technical documentation in accordance with Annex 22 to this Order;

23) the form of the log of registration of applications for the issue of an invention patent according to Annex 23 to this Order;

24) the form of the registration card of the electronic documents storage unit in accordance with Annex 24 to this Order;

25) the form of archive reference in accordance with Annex 25 to this Order.

2. The Department of Archives and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, in line with the procedure established by law, shall:

1) ensure the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of State registration of this Order, send its soft copy in both Kazakh and Russian languages to the Republican State Enterprise on the Right of Economic Management "Republican Center for Legal Information" for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic Kazakhstan;

3) within two working days after its enactment, place this Order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after the execution of the measures provided for by this paragraph, submit the information about the implementation of the measures to the Legal Department of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

3. Control over the implementation of this Order shall be entrusted to the supervising vice-minister of culture and sports of the Republic of Kazakhstan.

4. This Order shall become effective after its first official publication.

Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

A. Mukhamediuly

Annex 1 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

The official name of the organization

Approved by ____________________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ____________________________________________ (signature of the head of the organization) ____________________________________ (date)

The Act of migration and rewriting of electronic documents

Place of compilation

Inventory of cases, documents № ______	Unit № ____
1	2

Characteristics of electronic documents before rewriting / migration:

____ format, volume (MB), ____ number and numbers of storage units _________________.

Characteristics of electronic documents after rewriting / migration:

____ format, volume (MB), ____ amount and numbers of storage units __________________

Work completed (by):______________________________________________________

(title, surname, initials, signature head of the organization)

Work accepted: _____________________________________________________________

(title, surname, initials, signature of the head of departmental or private archive of the organization)

_______________________________

(date of acceptance of the work)

Amendments into filing documents are introduced by:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the person who amended filing documents)

_________________________________________

(the date of amendment of filing documents)

A4 format (210Х297)

Annex 2 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan December 4, 2018

Form for case inventories, documents of

permanent storage

Approved by _______________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ________________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of cases, documents of permanent storage

Archive Fund No. ___

Inventory No. ____ cases, documents of permanent storage

_______________________________________________________

(official name of the organization)

for ______________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Deadlines of the case (volumes, parts)storage	The number of sheets in the case (volume, parts)	Notes
1	2	3	4	5	6
The name of the structural unit of the organization
Name of the section "________"

In this section (s) _________________________ inventories of cases, documents included

(section name)

____________________ cases from No. __ to No. __, including:

(in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

_________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by _______________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) ________________________________ (date)

Inventory of video records of permanent storage

Inventory No. ___

_____________________________________________________________________
(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number	Document title	Author	Performer	Language	Date of record, rewriting	Video-records timing	Record type and format	Number of units		Composition of text accompanying documentation	Notes
										original	copy
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

In this section (s)

__________ Inventory entered __________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

________________________________________________________________________
(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

________________________________________________________________________
(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by __________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) _________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of film documents of permanent records

Inventory No. ___

__________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number (account number in the organization)	Document title	Author	Date and place of filming, production	Option (mute, sound, black and white, color, format, language)
1	2	3	4	5	6	7

Table continuation

Number of storage units / meterage							Composition of text accompanying documentation	Note
Negative	Double negative	Phonogram (negative)	Magnetic phonogram (main, combined)	Intermediate positive	Positive	Installation videos and color passports
8	9	10	11	12	13	14	15	16

In this section (s)

__________ Inventory entered ____________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by _____________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ____________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of phonodocuments of magnetic records stored permanently

Inventory No. ___

__________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Index, production number	Document title	Author	Performer	Language	Record date, rewrite
1	2	3	4	5	6	7	8

Table continuation

Record, rewrite	Record date, rewrite	Timing video	Record type and format	Number of units		Composition of text accompanying documentation	Note
				original	copy
9	10	11	12	13	14	15	16

In this section (s)

__________ Inventory entered ___________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

__________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) __________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of photo albums of permanent storage

Inventory No. ___

________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Title of the album	Filming author	Deadlines of Photoprints	Place of filming	Number of photo prints	Composition of text accompanying documentation	External features	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In this section (s)

____________ Inventory entered __________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

_________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ______________________________ (date)

Inventory of photographic documents of permanent storage

Inventory No. ___

________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting unit number, storage unit	Production number	Title (abstract) of the document (the name of the slidefilm)	Filming author	Filming date	Place of filming
1	2	3	4	5	6

Table continuation

Number of storage units / meterage						Composition of text accompanying documentation	Note
Negative	Double negative	Positive	Photoprint	Slide (diapositive)	Slide film
7	8	9	10	11	12	13	14

In this section (s)

________ Inventory entered ______________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

____________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________
(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of electronic documents of permanent storage

Inventory No. ___

____________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Storage unit number	Headline	Deadlines for Accounting Units	Electronic Document Format	Volume (MB)	Composition of text accompanying documentation	Note
1	2	3	4	5	6	7	8

In this section (s)

________ Inventory entered ____________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

______________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Approved by ___________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) _________________________________ (date)

Inventory of scientific and technical documents of permanent storage

Inventory No. ___

_________________________________________________________________________

(name of inventory with the official name of the organization)

for ______ year (s)

Accounting Unit Number	Object designation (products, topics)	Title of case	Author (Organization Developer)	Year of completion	Number of sheets			Note
					texting	graphic	photo
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In this section (s)

__________ Inventory entered ___________ cases from number __ to number __, including:

(section name) (in numbers and words)

lettered numbers:

missed numbers:

_________________________________________________________________________

(title, last name, initials, signature of the persons (s) who made up

section (s) list)

__________________________________________

(date of compilation of section (s) of inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 3 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Approved by __________________________________ (title, last name, initials of the head of the organization) __________________________________ (signature of the head of the organization) ________________________________ (date)

Inventory of cases on staff

Archive Fund No. ___

Inventory No. ___ of personnel cases _____________________________________

(official name of the organization)

for ___________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Dates of the case (volumes, parts)	The number of sheets in the case (volume, parts)	Note
1	2	3	4	5	6
The name of the structural unit of the organization
Name of the section "________"

In this section (s)

______________ Inventory entered on ___________ cases from No. __ to No. __, including:

(section name) (in numbers and in words)

lettered numbers: missing numbers:

_________________________________________________________________________

(title, surname, initials, signature of the persons (s) who compiled the section (s) of inventory)

__________________________________________

(the date of the section (s) of the inventory)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 4 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Approved by ____________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Inventory of cases, documents of temporary (over 10 years) storage

Archive Fund No. ___

Inventory No. ___ of personnel cases ____________________________________ (official name of the organization) for ___________ year (s)

Serial number	Reference case number	Title of the case (volumes, parts)	Dates of the case (volumes, parts)	Retention period	The number of sheets in the case (volume, parts)	Note
1	2	3	4	5	6	7
The name of the structural unit of the organization
Section name "_______ __"

This section (s) of

____________________ has been entered into _______________________ cases from

No. __ to No. __, including:

(name of section) (in numbers and in words)

lettered numbers:

missing numbers:

_______________________________________________________________________

(title, last name, initials , the signature of the person (s)

who compiled the inventory section (s)

__________________________________________

(the date of the inventory section (s))

Agreed by the

protocol of the central expert

commission (expert commission) of the organization

dated ___________ _____ № ___

A4 format (210Х297)

Annex 5 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

The official name of the organization

Approved by ___________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

Act
of the allocation to the destruction of non-storable documents

Place of preparation

Based ____________________________________________________________________

(name of the list of standard documents produced during the work

__________________________________________________________________________

public and private organizations, with an indication of the retention period or

__________________________________________________________________________

sectoral (departmental) list of the documents produced during the work

__________________________________________________________________________

governmental and nongovernmental organizations, with an indication of the retention period)

selected for the destruction as documents without scientific and historical valuesthat have lost

practical significance of the case, and documents of the archive fund

__________________________________

(number and name of the archive fund)

Serial Number	Case Title or Group Case Title	Case date or deadlines	Index of a case (volume, part) by item or case number in inventory	Number of cases (volumes, parts)	Retention period of the case (volume, part) and the number of items (sub-items) on the List	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total ______________________ cases and documents for __________ year (s)

(in figures and in words)

The annual sections of the inventory of cases, documents of permanent storage for _________ year (s)

approved, personnel approved by the protocol of the expert and inspection commission

__________________________________________________________________________

(name of the local executive body, republican

_________________________ of ________________

(state archive) (date and Number)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person (s) who conducted the ordering of cases, documents)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 6 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The official name of the organization

Approved by ___________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) ___________________________________ (signature of the head of the organization) ___________________________________ (date)

The list of projects of products of industrial production and technological processes, objects of planning

and capital construction, scientific and technical documentation on which is subject to transfer for state storage

__________________________________________________________________________

(type of scientific and technical documentation)

for ____________ year (s)

serial number _________

Serial number	Designation (index) of documentation (development)	The name of the scientific and technical documentation (development)	Stage	Year of completion of the documentation (development)	Organizations that participated in the creation of documentation (development)	Number of units	Justification of the selection of documents for state storage	Note (term of transfer to the state archive)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

In total, this list includes

_______________ documentation (development) from № ________ to № ______________.

__________________________________________________________________________

(name, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive)

Agreed by protocol of the central expert commission (expert commission) of the organization as of ___________ _____ number ___

Approved by protocol of the expert and inspection commission of the local executive body (state archive) as of ___________ _____ number ___

A4 format (210Х297)

Annex 7 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Front page form sheet

__________________________________________________________________________

(name of State Archives)¹

__________________________________________________________________________

(the name of the archive fund)

________________________________

(location)

of the Archival fund number _______________________

Inventory number ______________________

__________________________________________________________________________

(title inventory)

Dates cases, documents _________________

_____________________________________________________

¹ To be completed in the State Archives

Annex 8 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Form

The front side of the topographic index card

Shelving unit number _____					Archive number _____
Cabinet No.	Shelf No.	Archive Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Cases from No __ to No ___		Note
1	2	3	4	5		6

The reverse side of the topographic index card

1	2	3	4	5	6

A6 format (148Х105)

Annex 9 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Name of the departmental (private)

archive of the organization

The order for the issuance of cases to the reading room and employees of the organization _____ № _____ _________________ (place of creation)

I authorize the issuance of cases to the reading room and employees of the organization _____________________________________ (title, surname, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) ______________ (date)

__________________________________________________________________

(surname, initials of the individual, employee of the structural unit)

__________________________________________________________________________

(purpose of use, including the indication of the topic of research, study)

Archive Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Storage Unit No.	Title of the Storage Unit	User acknowledgement of receipt	Acknowledgement of receipt of an employee of the reading room
1	2	3	4	5	6

A5 format (148x215)

Annex 10 to order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The State Emblem of the Republic of Kazakhstan
or the emblem (trademark) of the organization

The official name of the organization (in the state language)	The official name of the organization (in Russian or another language)
________________________ (date)	№ ____________
Place of publication (in the state language)	Place of publication (in Russian or any other language)

Act
on issuing cases, documents for temporary use

On the basis of ________________________________________ the following storage units are issued from the archival fund _________________________________________

(number, name of the archive fund)

For ____________________ (purpose of issue)

________________________________________________________________________ .

Serial number	Inventory of cases, documents No.	Storage unit number	Storage Unit Header	Dealines	Number of sheets	Note
1	2	3	4	5	6	7

Total issued ____________________ storage units, the period of return of cases,

(in figures and in words)

documents ____________________________

The terms of temporary use by the person receiving the case, the documents for temporary use:

1) the cases, the documents received for temporary use shall be in an ordered state, hemmed, in covers, with numbered sheets and witness signs;

2) cases, documents received for temporary use are not provided for use by unauthorized persons, copies, extracts and certificates shall not be issued for them, documents are not published without permission of the organization that issued the cases;

3) cases, documents received for temporary use, shall be returned to the departmental (private) archive of the organization in the period specified in the act. The person who receives the case documents shall be warned about liability in case of destruction of documents of the National Archive Fund in accordance with Article 509 of the Code of the Republic of Kazakhstan "On Administrative Offenses" dated July 5, 2014.

______________________________ (title, last name, initials, signature of the head of the organization issuing the case, documents)

______________________________ (title, last name, initials, signature of the head of the organization receiving the case, documents)

__________________________________________________________________________

(job title, surname, initials, signature of the person who issued the case, documents for temporary use)

_____________________________

(date of issue of cases, documents)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who received the case, documents for temporary use)

_____________________________

(date of issue of cases, documents)

Cases, documents returned in full, in orderly state, hemmed and in covers.

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the person who has passed the case, documents)

_____________________________

(date of issue files, documents)

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the person who accepted the case, documents)

_________________________________

(date of the issue of cases, documents)

Format A4 (210Х297)

Annex 11 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Book for issuing documents

Serial number	Date of issue	Archival Fund No.	Inventory of cases, documents No.	Storage Unit No.	Issued to	Aknowledgement of Receipt	Return date	Refund Policy	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Total in the year _____ issued from the archive number ___________________________

(in numbers and in words)

of storage units.

_________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person who prepared the final record)

Format A4 (210Х297)

Annex 12 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Name of the organization

Usage sheet

Archive Fund No. _____ Inventory of Cases, Documents No. _______

Case No. _______

Name of the Archive Fund ___________________________________________________

Title of the Case ___________________________________________________________

Date of use	Issued to (surname, initials)	Nature of use (copy, checkout, review, etc.)	Used Sheet Numbers	Signature of the person using the document
1	2	3	4	5

A4 format (210Х297)

Annex 13 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Substitute Storage Unit Card Issued
Archival Fund Number	Number of case records, documents	Storage unit number	Issued to	Date of issue	Signature	Return date	Signature

A4 format (210Х297)

Annex 14 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Checklist for availability and status of documents in the archive fund

for the availability and status of cases, documents of the archive fund

_____________________________________________

(number, name of the archive fund) checked by

__________________________________________________________________________

(position, surname and initials of the person (s) who checked files, documents)

Availability of documents
Inventory numbers	Number of storage units listed by inventory	Technical mistakes identified						Listed by inventory as a result of the elimination of technical errors	Numbers of storage units issued for temporary use	Not available	Available (described)
		Letter numbers that are not reflected in the final record		Missing numbers that are not reflected in the final record		Others, resulting in a volume
		not counted	not listed but counted in scope	not counted	not listed but counted in scope	increased by	decreased by
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Table continuation

Availability of documents			Document Status
There are not included in the inventory (temporary ciphers of unordered storage units)			Storage unit numbers requiring:					Numbers of storage units irreparably damaged			Note
			disinfection	pest control	restoration	binding or filing	recovering fading texts
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

The total number of storage units available and those not included in the inventory

____________________________

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person (s) who carried out the verification of cases, documents)

_________________________________________

(date of the examination of cases, documents)

Note: Relevant clarifications shall be given when checking the availability and status of audiovisual and machine-readable (electronic) documents.

Annex 15 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The official name of the organization

Approved by _____________________________________ (position, surname, initials of the head of the organization) _____________________________________ (signature of the head of the organization) _____________________________________ (date)

Act of checking the availability and condition of archival documents

Place of drawing up

Archive Fund No. _______________

Name of the Archive Fund ___________________________________________________.

Inventory numbers _________________________________________________________.

The check was conducted from ___________________ to _____________________.

The audit established that:

1. The total number of inventories files, documents__________________ files, Documents

(in figures and words),

including inventories of files, documents approved (agreed) __________________________

__________________________________________________________________________

(name of local executive body (State Archives)

_____________________files, documents.

(in figures and words)

2. Total amount of documents, cases ____________________________ that are not available,

including (in figures and words)

of inventories files, documents approved (agreed) ______________________________

(name of local (State Archives)

____________________________________________________________executive body

_________________________ files, documents.

(in numbers and in words)

3. Have lettered numbers:

1) not taken into account in the final records of the inventories of __________________ cases,

documents; (in figures and in words)

2) not listed, but recorded in the final records of inventories of _______________________ cases,

(in figures and in words)

documents.

4. Missing numbers:

1) not taken into account in the final records of inventories of ______________________ cases,

documents; (in figures and in words)

2) not listed, but recorded in the final records of the inventories of _____________________ cases,

(in figures and in words)

documents;

5. Incorrectly placed cases related to other archival funds, ____________________ affairs, documents.

(in figures and in words)

6. On this archival fund, ________________ cases, documents(included in inventories) are available.

(in figures and in words)

7. There are cases and documents that are not included in the list of cases of ___________________

.(in numbers and words)

8. In total, _________________________________ cases, documents are available in this

(in figures and in words)

archival fund (included and not included in the inventory of cases), of which:

1) ________________________________________________ cases requiring disinfection;

(in figures and in words)

2) requiring dis-insection ______________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

3) requiring restoration of ______________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

4) requiring the binding and filing of ______________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

5) fading texts requiring restoration, ______________________________ cases, documents;

(in numbers and words)

6) incorrigibly damaged ________________________________________ cases, documents;

(in figures and in words)

7) requiring technical streamlining of _____________________________ cases, documents;

(in figures and words)

8) issued for temporary use of ___________________________________ cases, documents;

(in figures and words)

9. General characteristics of the status of cases and the conditions of storage, the documents,

the main negative phenomena affecting the state and the conditions of storage of files,

documents _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the employee (s) of departmental

Annex: checklists for the availability and status of cases on ____ sheets, in ____ copy

in the state and Russian languages.

_________________________

(date of the report)

A4 format (210Х297)

Annex 16 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the record card for undetected archival documents

Archive Fund No. ___________

In ______________________________________________

(name of the archive)

_________________________________________________

(name of the archival fund)

____________________________________

(date of non-discovery of the document)

Number of case records, documents	Storage unit number	Storage Unit Header	Deadline	Number of sheets (playing time, footage)

The downside of the record card for undetected archival documents

Search progress mark	Result of the search

A6 format (148 x 105)

Annex 17 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Book for accounting of receipt and disposal of documents

Serial number	Date of receipt or disposal of the document	Name of organization (structural unit, official, archive) from which documents were received or dropped	Name, number and date of the document on which documents were received or dropped	Name and number of the archival fund, inventory of incoming or outgoing documents	Deadline for incoming or outgoing documents
1	2	3	4	5	6

Table continuation

Receipt of the described documents			Disposal of the documents described			Undescribed cases, documents, sheets		Note
Number of cases			Number of cases
permanent storage	temporary (over 10 years)	by staff	permanent storage	temporary (over 10 years)	by staff	arrived	dropped out
7	8	9	10	11	12	13	14	15

Total in ________ year _______________________ storage units arrived, including:

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(the totals are shown separately in columns 7, 8, 9, 13 of this book);

_____________________ units of accounting (documents, sheets) were dropped, including:

(in figures and in words)

__________________________________________________________________________

(the totals are shown separately in columns 10, 11, 12, 14 of this book).

__________________________________________________________________________

(name of the position, surname, initials, signature of the person who compiled the final annual record)

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive)

_______________________

(date of completion)

Format A3 (297 x 420)

Annex 18 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Case inventory sheet

Archives number _____ Inventory files, documents № ________ Case number _____

In case bound and numbered ___________________ sheet (s), including:

lettered numbers list (s) ______________________________;

missing sheet numbers (s) __________________________;

numbered blank sheet (s) _______________________;

sheet (s) of internal inventory ____________________________.

Documents taken as attachments and applications not to be numbered

_____________________________________

(types of documents and their number)

Features of the formation, design, physical condition and accounting case documents	Sheet numbers
1	2
1. Brochures and other print editions 2. Leaflets 3. Cut-outs from newspapers 4. Postcards 5. Envelopes 6. Post stamps 7. Fiscal stamps 8. Postage stamps and other stamps 9. Special post stamps 10. Wax stamps 11. Photo documents 12 Maps, plans, drawings and other scientific and technical documentation 13. Drawings, engravings, watercolors 14. Autographs of prominent figures 15. Glued sheets 16. Loss of parts of sheets 17. Fading text

____________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person filling out the case inventory sheet)

______________________

(date of completion)

A4 format (210 x 297)

Note: 1. The case inventory sheet shall be compiled to take into account the number of sheets in the case and fix the numbering features.

2. The case inventory sheet shall be drawn up on a separate sheet (sheets) and stitched at the end of the case.

3. The amount of numbered sheets and the amount of sheets of the inner inventory of documents of the case shall be specified separately in the case inventory sheet in figures and letters via the sign "+" (plus).

4. The following peculiarities of numbering, design and physical status of case documents shall be noted in the witness sheet:

1) means of postal circulation (stamps of all kinds, envelopes, postcards, forms, stamps, seals);

2) stamps and their prints;

3) autographs of prominent state and public figures, figures of science, technology and culture;

4) photographic documents;

5) drawings, prints and watercolors;

6) large format documents;

7) glued sheets, damaged documents;

8) sheets with pasted photographs, documents;

9) envelopes with attachments and the number of sheets (objects) enclosed therein;

10) documents having independent numbering (including typographical materials), and the number of their sheets (pages).

5. If there are several features of a document on one sheet of a case, then the number of this sheet shall be entered in column 2 of the inventory case sheet against each position of column 1.

6. If there are several stamps and other materials on one sheet of the document, then their amount shall be indicated in column 2 in brackets after the number of the sheet of the case.

7. If there are items in the case, the numbering of which is impossible due to the nature of the material from which they are made (glass, metal, cloth, etc.), then the number of sheets between which the item is located shall be specified in column 2.

8. All subsequent changes in the composition and status of the case (damage, replacement of original documents with copies, accession of new documents) shall be noted in the inventory sheet with reference to the relevant act.

9. The case inventory sheet shall not be numbered.

A4 format (210Х297)

Annex 19 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

To whom it may concern

________________________________________________________________

(the official name and address of the state archive)

To whom it may concern

__________________________________________________________________________

(the official name and address of the organization, part of the archive organization passport)

__________________________________________________________________________

(ownership organization, file organization passport component)

Passport of the archive of organization
on December 1 ________

To organize the storage of scientific and technical documentation, the following four sections shall be completed:

Section 1. General Information

Serial number	Indicators	Number of storable units
		Total	deadlines		stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal
1	2	3	4	5	6
	Research
	Designer
	Technological
	Project
	Other types
	Total

Section 2. Scientific and technical documentation related to the composition of the National
Archive Fund of the Republic of Kazakhstan

Serial number	Indicators	The number of lists of projects, issues, scientific and technical documentation for which the documents are subject to transfer to the state storage	Deadlines		Number of units
					entered in the inventory of documents	deadlines		stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal		initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Research
	Designer
	Technological
	Project
	Other types
	Total

Section 3. Administrative Documentation

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	Deadlines		Indicate those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal	Total	Deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Permanent storage
2	By staff

Section 4. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Scientific and technical documentation
2	Administrative documentation

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, absent (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

To organize the storage of electronic documents, the following two sections shall be completed:

Section 1. Information on electronic documents

Serial number	Indicators	Number of specific information resources	Volume of recorded information	Information on electronic documents
				number of electronic document storage units	volume of recorded information (Mb)	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8

Section 2. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Electronic documents

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, no (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

The following five sections shall be filled in for organizing the storage of audiovisual documentation:

Section 1. Film documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	On 35 mm film strip
2	On 16 mm film strip

Section 2. Photo Documents

Serial number	Indicators		Number of units
			Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
				initial	terminal
						Total	deadlines
							initial	terminal
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Negatives	black and white
		colored
2	Positives on film strip, dia-positives (slides)	black and white
		colored
3	Photo prints
4	Photo albums	number of albums
		number of shots

Section 3. Phonodocuments

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	terminla
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Magnetic records
2	Gramophone records
3	Records on other media

Section 4. Video Documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those included in the inventory of cases, documents, approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period
			initial	Terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Section 5. Personnel

Serial number	Types of archives	Number of full-time employees
1	2	3
1	Film library
2	Photo libraries
3	Record libraries
4	Video libraries

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, absent (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

The following three sections shall be filled in to store management records:

Section 1. General Information

Serial number	Number of archive funds	Square of archives in square meters	Capacity of archives in percent
1	2	3	4

Section 2. Information about documents

Serial number	Indicators	Number of units
		Total	deadlines		Those of them included in the inventories approved (agreed) by the expert-verification commission of the local executive body (state archive)			stored over a fixed (contractual) period	formed in the year of deeds, documents
			initial	terminal
					Total	deadlines
						initial	terminal
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Permanent storage
2	By staff

Section 3. Personnel

Serial number	Number of full-time employees

Document storage conditions:

archives: yes, no; dry, wet; light, dark (underline as appropriate);

heating: central, stove, no (underline as appropriate);

shelves: metal, wooden, combined, no (underline as appropriate);

cabinets: wooden, metal; no (underline as appropriate);

signalization: fire: yes, no (underline as appropriate);

security: yes, no (underline as appropriate);

reading room: yes, no (underline as appropriate);

Temperature and humidity conditions: observed, not observed (underline as appropriate).

__________________________________________________________________________

(position, last name, initials, signature of the head of the organization,

part of the organization’s passport archive)

___________________________________________

(the date of filling in the passport of the organization’s archive)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature, telephone number of the person who filled in the passport of the organization’s archive)

Format A3 (297х420)

Annex 20 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Inventory book of scientific and technical documentation

Inventory number of accounting unit	Date of creation of the accounting unit	Accounting unit designation	Number of sheets	Format	Accounting Unit Name	Issued by	Signature of acceptance of documents	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Total ________ year received ________________________ units of account. (in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(title of the position, surname, initials, signature of the person who prepared the final annual record)

__________________________________________________________________________

(position, name, initials, signature of the head of the departmental (private) archive of the organization)

________________

(date of compilation)

Format A3 (297Х420)

Annex 21 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the registration card of
scientific and technical documentation

Number of the complex	Object number
Object cipher
Name of the complex
Object name
Project stage
Year of development
Developing Department
Chief Project Engineer
Technological organization
Note

The downside of the registration card of
scientific and technical documentation

Date	Inventory number	Mark and sheet numbers	Number of sheets	Storage
1	2	3	4	5

A5 format (148Х210)

Annex 22 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018,

Document form

Inventory book for accounting research documentation

Serial number	Designation	Receipt date	Stage	Topic title and number	Registration number	Developer	Leader (executive officer)	Number of sheets	Amount and number of copies	Disposal mark	Note
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Totally _______________________ units of storage were received in ________

(in numbers and in words)

________________________ units of storage were dropped out.

(in numbers and in words)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who prepared the final annual record)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the head of the departmental (private) archive of the organization)

________________

(date of compilation)

Format A3 (297Х420)

Annex 23 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

Application registration log for the issue of an invention patent

Serial number	Date of application	Incoming application number	Patent number	Country	Title of invention	Authors	Applicant	Patent Attorney	Address, telephone number, fax	Expert	Amount of paid duty, date and number of payment document
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

A4 format (210Х297)

Annex 24 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

The front side of the account card of the
unit storage of electronic documents

Name of the organization from which the documents were received	Accounting Unit Title	Storage unit number	Mark about the availability of copies of documents on electronic media	Receipt date
Format	Type of media	Volume in MB	Number of records for the database	Date of creation
Retention period	Storage place	Notes		Signature of person who made an entry

The downside of the account card of the
storage unit of electronic documents

Type of work (rewriting, migration)	The number of the act of rewriting and migration	Date	New format	Volume in MB	Type of media	Storage unit numbers	Signature of person who made an entry

A5 format (148Х210)

Annex 25 to Order No. 343 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan as of December 4, 2018

Document form

_________________________________________________

(archive name, postal code, address, telephone number, fax)

Archive transcript

___________ No. __________	Destination
on number ________ dated _______

Ground:

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the archive manager)

__________________________________________________________________________

(position, surname, initials, signature of the person who compiled the archive transcript)

Stamp of the archive

A4 format (210X297)

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при приеме, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 5 декабря 2018 года № 17862. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 22 ноября 2023 года № 458-НҚ.

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 22.11.2023 № 458-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму акта о миграции и перезаписи электронных документов согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) форму описи дел по личному составу согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму перечня проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму титульного листа согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму заказа на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта о выдаче дел, документов во временное пользование согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму книги выдачи документов согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму листа использования согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму листа проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму книги учета поступления и выбытия документов согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму листа-заверителя дела согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму паспорта архива организации согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму инвентарной книги учета научно-технической документации согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму карточки регистрации научно-технической документации согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму инвентарной книги учета научно-исследовательской документации согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму учетной карточки единицы хранения электронных документов согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму архивной справки согласно приложению 25 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

Приложение 1 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Место составления

Опись дел, документов № ______	Единица учета № ____
1	2

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и): ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя организации)
Работу принял: ______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
руководителя ведомственного или частного архива организации)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: _______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения
в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 2 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма описей дел, документов
постоянного хранения

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел, документов постоянного хранения

Архивный фонд № ___

Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "________"

В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено
(наименование раздела)
____________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
										оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык)
1	2	3	4	5	6	7

продолжение таблицы

Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежуточный позитив	Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи
1	2	3	4	5	6	7	8

продолжение таблицы

Место записи, перезаписи	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
				оригинал	копия
9	10	11	12	13	14	15	16

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета, единицы хранения	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
1	2	3	4	5	6

продолжение таблицы

Количество единиц хранения/метраж						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотоотпечаток	Слайд (диапозитив)	Диафильм
7	8	9	10	11	12	13	14

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Заголовок	Крайние даты единицы учета	Формат электронных документов	Объем (Мбайт)	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел научно-технической документации постоянного хранения

Опись № ___
_______________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)

Номер единицы учета	Обозначение объекта (изделия, темы)	Заголовок дела	Автор (организация-разработчик)	Год завершения разработки	Количество листов			Примечание
					текстовых	графических	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 3 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел по личному составу

Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "________"

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения

Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу _______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)

Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "_________"

В данный (-е) раздел (-ы)
____________________ описи внесено _______________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
__________________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Акт
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Место составления
На основании ____________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда ____________________________.
(номер и название архивного фонда)

Порядковый №	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего ______________________ дел и документов за __________ год (-ы).
(цифрами и прописью)
Годовые разделы описи дел, документов постоянного хранения за _________ год (-ы)
утверждены, по личному составу согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии
________________________________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа, республиканского
_________________________ от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), проводивших (-его)
упорядочение дел, документов)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 6 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю ___________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ___________________________________ (подпись руководителя организации) ___________________________________ (дата)

Перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов,

объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация

по которым подлежит передаче на государственное хранение

________________________________________________________________________________
(вид научно-технической документации)

за ____________ год (-ы)
порядковый номер _________

Порядковый №	Обозначение (индекс) документации (разработки)	Наименование научно-технической документации (разработки)	Этап (стадия)	Год окончания документации (разработки)	Организации, принимавшие участие в создании документации (разработки)	Количество учетных единиц	Обоснование отбора документов на государственное хранение	Примечание (срок передачи на хранение в государственный архив)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Всего в данный перечень включено
_______________ документаций (разработок) с №________ по № ______________.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)

Согласована протоколом центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___

Утверждена протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (государственного архива) от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма титульного листа

________________________________________________________________________________
(название государственного архива)¹
________________________________________________________________________________
(название архивного фонда)
________________________________
(место нахождения)
Архивный фонд № _______________________
Опись № _______________________
________________________________________________________________________________
(название описи)



Крайние даты дел,
документов _________________
_____________________________________________________
¹Заполняется в государственном архиве

Приложение 8 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя

Стеллаж № _____					Архивохранилище № _____
Шкаф №	Полка №	Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Дела с № __ по № ___		Примечание
1	2	3	4	5		6

Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя

1	2	3	4	5	6

Формат А6 (148Х105)

Приложение 9 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование ведомственного (частного)
архива организации

Заказ на выдачу дел в читальный зал и работникам организации _____ № _____ _________________ (место составления)

Разрешаю выдачу дел в читальный зал и работникам организации _____________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) _____________________________________ (подпись руководителя организации) ______________ (дата)

______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы физического лица, работника структурного подразделения)
____________________________________________________________________________
(цель использования, в том числе с указанием темы исследования, изучения)

Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Единица хранения №	Заголовок единицы хранения	Расписка пользователя в получении	Расписка работника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х215)

Приложение 10 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Государственный Герб Республики Казахстан
или эмблема (товарный знак) организации

Официальное наименование организации (на государственном языке)	Официальное наименование организации (на русском или ином языке)
________________________ (дата)	№ ____________
Место издания (на государственном языке)	Место издания (на русском или ином языке)

Акт
о выдаче дел, документов во временное пользование

На основании ____________________________________________________________ выдаются следующие
единицы хранения из архивного фонда _________________________________________
(номер, название архивного фонда)
для ____________________
(цель выдачи)
_______________________________________________________________________________.

Порядковый №	Опись дел, документов №	№ единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________ единиц хранения, срок возвращения дел,
(цифрами и прописью)
документов ____________________________.

Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

2) дела, документы, полученные во временное пользование, не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

3) дела, документы, полученные во временное пользование, возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.

______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации, выдающего дела, документы)

______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации, получающего дела, документы)

_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Книга выдачи документов

Порядковый №	Дата выдачи	Архивный фонд №	Опись дел, документов №	Единица хранения №	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в возврате	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ___________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую запись)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 12 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование организации

Лист использования

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______
Название архивного фонда ___________________________________________________________________
Заголовок дела _____________________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано (фамилия, инициалы)	Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего документ
1	2	3	4	5

Формат А4 (210Х297)

Приложение 13 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Карта-заместитель единицы хранения Выдано
Номер архивного фонда	Номер описи дел, документов	Номер единицы хранения	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 14 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343
	Форма

Лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде

,

Наличия и состояния дел, документов архивного фонда
_____________________________________________
(номер, название архивного фонда)
Проверку проводили
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы лица (лиц), проводившего (-ших) проверку дел, документов)

Наличие документов
Номера описей	Количество единиц хранения, числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера единиц хранения, выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

продолжение таблицы

Наличие документов			Состояние документов
Имеются не включенные в описи (временные шифры неупорядоченных единицы хранения)			Номера единиц хранения, требующих:					Номера единиц хранения, неисправимо поврежденных			Примечание
			дезинфекции	дезинсекции	реставрации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)

Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Приложение 15 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю _____________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) _____________________________________ (подпись руководителя организации) _____________________________________ (дата)

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Место составления
Архивный фонд № _______________
Название архивного фонда _________________________________________________________.
Номера описей ____________________________________________________________.
Проверка проводилась с ___________________ по _____________________.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям дел, документов ___________________________ дел, документов
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям дел, документов утвержденным (согласованным) __________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ____________________________ дел, документов, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ______________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________________________
исполнительного органа (государственного архива)
_____________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов.
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей _______________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
документов;
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,
_________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)
_______________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел ________________________________ дел, документов.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)
имеется в наличии __________________________________________дел, документов, из них:
(цифрами и прописью)
1) требующих дезинфекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации _____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки ____________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
5) требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
6) неисправимо поврежденных _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
7) требующих техническое упорядочение __________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _________________________________ дел, документов;
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения дел, документов, основные
отрицательные явления в состоянии и условиях хранения дел, документов
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного
Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре
на государственном и русском языках.
_________________________
(дата составления акта)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 16 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Архивный фонд № ___________
В ______________________________________________
(название архивохранилища)
_________________________________________________
(название архивного фонда)
____________________________________
(дата необнаружения документа)

Номер описи дел, документов	Номер единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)

Оборотная сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

Формат А6 (148 х 105)

Приложение 17 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Книга учета поступления и выбытия документов

Порядковый номер	Дата поступления или выбытия документа	Наименование организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов
1	2	3	4	5	6

продолжение таблицы

Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
Количество дел			Количество дел
постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 настоящей книги);
выбыло ___________________________ единиц учета (документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 настоящей книги).
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива)
_______________________
(дата заполнения)

Формат А3 (297 х 420)

Приложение 18 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лист-заверитель дела

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (-ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов) ______________________________;
пропущенные номера лист (-ов) __________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________;
лист (-ов) внутренней описи ____________________________.
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
__________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	Номера листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего
лист-заверитель дела)
______________________
(дата заполнения)

Формат А4 (210 х 297)

Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 19 к приказу
	Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Кому представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес государственного архива)
Кем представляется
_____________________________________________________________________
(официальное наименование и юридический адрес организации, составляющей
паспорт архива организации)
_____________________________________________________________________
(форма собственности организации, составляющей паспорт архива организации)

Паспорт архива организации
на 1 декабря ________ года

Для организации хранящей научно-техническую документацию заполняются следующие четыре разделы:

Раздел 1. Общие сведения

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
1	2	3	4	5	6
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

Раздел 2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан

Порядковый номер	Показатели	Количество перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение	Крайние даты		Количество единиц хранения
					внесенных в описи дел, документов	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная		начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

Раздел 3. Управленческая документация

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденных (согласованных) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

Раздел 4. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Научно-технической документации
2	Управленческой документации

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей электронные документы заполняются следующие два раздела:

Раздел 1. Сведения об электронных документах

Порядковый номер	Показатели	Количество специфических информационных ресурсов	Объем записанной информации	Сведения об электронных документах
				количество единиц хранения электронных документов	объем записанной информации (Мбт)	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8

Раздел 2. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Электронные документы

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей аудиовизуальную документацию заполняются следующие пять разделов:

Раздел 1. Кинодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	На 35-ти миллиметровой пленке
2	На 16-ти миллиметровой пленке

Раздел 2. Фотодокументы

Порядковый номер	Показатели		Количество единиц хранения
			всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
				начальная	конечная
						всего	крайние даты
							начальная	конечная
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативы	черно-белые
		цветные
2	Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)	черно-белые
		цветные
3	Фотоотпечатки
4	Фотоальбомы	количество альбомов
		количество снимков

Раздел 3. Фонодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магнитные записи
2	Граммофонные записи
3	Записи на других носителях

Раздел 4. Видеодокументы

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи дел, документов, утвержденной (согласованной) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Раздел 5. Кадры

Порядковый номер	Виды архивов	Количество штатных работников
1	2	3
1	Фильмотеки
2	Фототеки
3	Фонотеки
4	Видеотеки

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Хранящего управленческую документацию заполняются следующие три раздела:

Раздел 1. Общие сведения

Порядковый номер	Количество архивных фондов	Площадь архивохранилищ в квадратных метрах	Загруженность архивохранилищ в процентах
1	2	3	4

Раздел 2. Сведения о документах

Порядковый номер	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа (государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока	образуется в год дел, документов
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

Раздел 3. Кадры

Порядковый номер	Количество штатных работников

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации,
составляющей паспорт архива организации)
___________________________________________
(дата заполнения паспорта архива организации)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись, номер телефона лица,
заполнившего паспорт архива организации)

Формат А3 (297х420)

Приложение 20 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-технической документации

Инвентарный номер единицы учета	Дата создания единицы учета	Обозначение единицы учета	Количество листов	Формат	Наименование единицы учета	Кем выпущен	Подпись о приемке документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в ________ году поступило ________________________ единиц учета.
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

Приложение 21 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки регистрации
научно-технической документации

Номер комплекса	Номер объекта
Шифр объекта
Наименование комплекса
Наименование объекта
Стадия проекта
Год разработки
Отдел-разработчик
Главный инженер проекта
Технологическая организация
Примечание

Оборотная сторона карточки регистрации
научно-технической документации

Дата	Инвентарный номер	Марка и номера листов	Количество листов	Место хранения
1	2	3	4	5

Формат А5 (148Х210)

Приложение 22 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-исследовательской документации

Порядковый №	Обозначение	Дата поступления	Этап	Наименование и номер темы	Номер регистрации	Разработчик	Руководитель (ответственный исполнитель)	Количество листов	Количество и номер экземпляра	Отметка о выбытии	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
выбыло ________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую
годовую запись)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного
(частного) архива организации)
________________
(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

Приложение 23 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Журнал регистрации заявок на выдачу патента на изобретение

Порядковый номер	Дата поступления заявления	Входящий номер заявления	Номер патента	Страна	Название изобретения	Авторы	Заявитель	Патентный поверенный	Адрес, номер телефона, факс	Эксперт	Сумма, оплаченной пошлины, дата и номер платежного документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Формат А4 (210Х297)

Приложение 24 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов

Наименование организации, от которой поступили документы	Заголовок единицы учета	Номер единицы хранения	Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем в Мбайт	Количество записей для базы данных	Дата создания
Срок хранения	Место хранения	Примечания		Подпись лица, внесшего запись

Оборотная сторона учетной карточки
единицы хранения электронных документов

Вид работы (перезапись, миграция)	Номер акта перезаписи и миграции	Дата	Новый формат	Объем в Мбайт	Вид носителя	Номера единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148Х210)

Приложение 25 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

______________________________________________________________________
(название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, факс)

Архивная справка

___________№__________	Адресат
на № ________ от _______

Основание:
______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива

Формат А4 (210Х297)