Қазақстан Республикасы Президентiнiң Әкiмшiлiгiнде iс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулық туралы

Қазақстан Республикасы Президентiнiң өкiмi 1996 жылғы 9 қаңтар N 2751. Күшi жойылды - ҚР Президентiнiң 1998.10.24. N 4129 өкiмiмен. ~N984129

      Қазақстан Республикасы Президентiнiң Әкiмшiлiгiнде құжаттармен

жұмыс iстеудiң бiрыңғай тәртiбiн белгiлеу мақсатында:
     1. Қазақстан Республикасы Президентiнiң Әкiмшiлiгiнде iс
жүргiзу жөнiндегi нұсқаулық (қоса берiлiп отыр) бекiтiлсiн.
     2. "Қазақстан Республикасы Президентiнiң Аппаратында iс жүргiзу
жөнiндегi нұсқаулық туралы" Қазақстан Республикасы Президентiнiң 1994
жылғы 28 қазандағы N 1955 қаулысының күшi жойылған деп танылсын.

     Қазақстан Республикасының
        Президентi

                                            Қазақстан Республикасы
                                                Президентiнiң
                                            1996 жылғы 9 қаңтардағы
                                                 N 2751 өкiмiмен
                                                  бекiтiлген

                 Қазақстан Республикасы Президентiнiң
                   Әкiмшiлiгінде iс жүргiзу жөнiндегi
                            НҰСҚАУЛЫҚ

                           1. Жалпы ережелер

     1. Осы Нұсқаулық Қазақстан Республикасы Президентiнің
Әкiмшiлiгiнде* iс жүргiзу тәртiбiн анықтайды.

     Ескерту: 
<*>
 Бұдан былай - Әкiмшiлiк.



      Аталған ережелер құпия емес сипаты бар құжаттармен, сондай-ақ белгiленген реттерде "Қызмет бабында пайдалану үшiн" белгiсi бар құжаттармен жұмыс iстеуде қолданылады.
      Құпия iстердi жүргiзу тәртiбi арнаулы нұсқаулықпен белгiленедi.
      2. Iс жүргiзу, құжаттардың есепке алынуы, сақталуы және уақтылы өтуi үшiн жауапкершiлiк, олардың бөлiмдерде және құрылымдық бөлiмшелерде орындалуын бақылау солардың басшыларына жүктеледi.
      3. Әкiмшiлiктiң барлық буындарында осы Нұсқаулыққа сәйкес iс жүргiзу тәртiбiнiң сақталуын бақылауды Әкiмшiлiк Басшысы тiкелей, сондай-ақ Жалпы бөлiм арқылы жүзеге асырады.
      4. Жаңадан алынған қызметкерлерге бөлiм меңгерушiлерi Әкiмшiлiктегi жұмысты реттейтiн осы Нұсқаулықты және басқа да құжаттарды қол қойдырып таныстырады.
      5. Мекемелермен және азаматтармен хат жазысу қазақ немесе орыс тiлiнде жүргiзiледi.

             2. Келiп түскен қызметтiк хат-хабарды
                     қабылдау және тiркеу

      6. Әкiмшiлiкке келiп түскен бүкiл хат-хабарды Жалпы бөлiм қабылдайды және тiркейдi. Әкiмшiлiк қызметкерi өндiрiстiк қажеттiлiкке байланысты Жалпы бөлiмдi жанай өтiп қабылдаған хат-хабар дереу тiркелуге тиiс.
      7. Осы Нұсқаулықтың N 1 қосымшасында көрсетiлген құжаттар тiркеуге жатпайды.
      8. Әкiмшiлiкке жұмыс уақытынан тыс, демалыс және мереке күндерi келiп түскен құжаттарды Жалпы бөлiмнiң кезекшiлерi қабылдайды.
      Жаңылыс келiп түскен құжаттар олардың авторларына қайтарылады немесе тиiстi жерiне жiберiледi.
      Жалпы бөлiмнiң қызметтiк хат-хабар секторы пакеттердiң бәрiн ("Жеке өзiне" деген бәсiрелiк жазуы барынан басқаларын) ашып, олардағы құжаттардың және бұларға қосымшалардың бар-жоғын, келiп түскен құжаттардың нөмiрлерi конвертте көрсетiлген нөмiрлерге сәйкес келуiн тексередi.
      Құжаттардың бiр бөлiгiнiң болмауы, пакеттердiң бүлiнуi, конверттердегi (пакеттердегi) және құжаттардағы нөмiрлер үйлеспейтiнi анықталған ретте үш дана етiп акт жасалады (N 2 қосымша): оның бiр данасы қызметтiк хат-хабар секторында қалдырылып, екiншiсi құжатпен бiрге тиiстi жерiне жiберiледi, ал үшiншiсi құжатты жiберген иесiне жөнелтiледi.
      "Жеке өзiне" деген жазуы бар бәсiрелiк пакеттердi қызметтiк хат-хабар секторы жеке журналда есепке алып, арналған адамға бередi. Ол адам конверттi ашып көргеннен кейiн оның iшiнде хат, арыз, шағым немесе басқа да қызмет бабындағы құжат шықса, онда бұлар тiркеу үшiн қызметтiк хат-хабар секторына немесе хат және азаматтарды қабылдау секторына дереу берiлуге тиiс.
      Егер хат иесiнiң мекен-жайын, оның жiберiлген уақытын немесе құжаттың алынған уақытын сыртындағы конвертi бойынша ғана анықтау мүмкiн болған жағдайда конверт сақталады.
      9. Құжаттың бiрiншi бетiнiң жоғарғы жағына келiп түскен күнi және қабылдау нөмiрi мен бет саны көрсетiлiп, тiркеу штампы қойылады. Шет тiлдерде келiп түскен хат-хабарды тiрке кезiнде штамп түпнұсқаға және аударылған мәтiнге қойылады. Құжаттар белгiленген нысандағы (N 3 қосымша) кәртiшкелерде үш дана етiп тiркеледi: бiрiншi және екiншi кәртiшке қызметтiк хат-хабар секторының тиiсiнше анықтамалық және бақылау картотекаларында сақталады, үшiншiсi құжатпен бiрге бөлiмге берiледi. Одан кейiн бұларда құжаттардың бүкiл қозғалысы мен қаралу барысы көрсетiлiп отырады.
      Құжаттар олардың қай тiлде жазылғанына қарай қазақ немесе орыс тiлiнде тiркеледi.

              3. Келiп түскен қызметтiк хат-хабарды
                     қарау және олардың өтуi

      10. Алдын-ала қаралып, белгi соғылғаннан кейiн құжаттар Президенттiң, Мемлекеттiк хатшының, Әкiмшiлiк Басшысының, бөлiм басшыларының қарауына берiледi және бұдан кейiн олардың нұсқауына сәйкес атқарушыларға жөнелтiледi.
      11. Басшыларға жөнелтiлетiн құжаттарды Президент Кеңсесiнiң, хатшылықтардың меңгерушiлерi, көмекшiлер немесе қабылдау бөлмелерiнде инспекторлар қабылдап алып, құжаттарды алғаны үшiн қолдарын қояды.
      12. Президент Кеңсесiнiң, хатшылықтардың меңгерушiлерi, көмекшiлер келiп түскен құжаттарды алдын-ала қарастырып, Әкiмшiлiктiң тиiстi бөлiмдерiнiң қатысуымен олар жөнiндегi тапсырмалардың (бұрыштамалардың) жобасын әзiрлейдi және тиiсiнше Президентке, Мемлекеттiк хатшыға, Әкiмшiлiк Басшысы мен оның орынбасарларына*

баяндайды.

     Ескерту: 
<*>
 Бұдан былай - Басшылық.

     Басшылықтың бұрыштамасы белгiленген үлгiдегi бланкiлерде
басылады (N 4 қосымша) және бұларда, әдетте:
     - атқарушылар (ұйымның атауы, лауазымды адамдардың тегi мен
аты-жөнi);
     - тапсырманың айқын әрi толық мазмұны немесе құжатты атқарудың
тәртiбi мен сипаты;
     - атқару мерзiмi;
     - басшының жеке өзiнiң ажыратылған қолы;
     - мезгiлi (күнi, айы, жылы);


      - сызықтың астынан төменiректе бұрыштаманың қай құжатқа қатысты екенi, осы құжаттың мезгiлi және нөмiрi көрсетiледi.
      13. Қаралған құжаттар қабылдау бөлмесiнiң инспекторына берiледi, ол бұрыштамамен бiрге оларды қызметтiк хат-хабар секторына қайтарады.
      14. Қызметтiк хат-хабар секторының қызметкерлерi бұрыштаманың мәтiнiн компьютерге жазады және атқарушыларға жөнелтедi.
      Басшылықтың мерзiмi көрсетiлген, "баяндалсын", "ұсыныс енгiзiлсiн" деген және басқа да тапсырмаларды бақылауға алынады, ол жөнiнде құжаттарда және кәртiшкелерде тиiстi белгiлер қойылады.
      Басшылық тапсырмаларының орындалуын бақылау Әкiмшiлiктiң тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне жүктеледi, бұл үшiн оларға құжаттардың түпнұсқалары, ал тiкелей орындаушыларға (Үкiмет пен әкiмдердiң аппараттарына, министрлiктерге, ведомстволарға және басқа ұйымдарға) - олардың көшiрмелерi жiберiледi. Егер басқа мерзiм белгiленбесе, тапсырмалар, әдетте, оларды алған күннен бастап бiр айдың iшiнде орындалады.
      Әкiмшiлiк Басшысының, оның орынбасарларының, бөлiм меңгерушiлерiнiң, мемлекет Басшысының көмекшiлерi мен кеңесшiлерiнiң мемлекеттiк органдарға және лауазымды адамдарға қажеттi ақпаратты, құжаттар мен өзге де материалдарды табыс ету жөнiндегi тапсырмалары мен нұсқамалары, егер басқа мерзiм белгiленбесе, тиiсiнше оларды берген және алған күннен бастап жетi күн мерзiмде орындалады.
      Әкiмшiлiкке жолданған ақпараттың, анықтамалардың және басқа да құжаттардың көлемi 3 беттен, ал iрi мәселелер бойынша - 5 беттен аспауға тиiс.
      Әкiмшiлiкке жолданған құжаттардың бiрiншi даналарына бiрiншi басшы, ал ол болмаған кезде басшының орнындағы адам (атқаратын қызметi мен тегi көрсетiле отырып) қол қоюға, олардың қосымшаларына құжатқа қол қойған немесе оны әзiрлеген адам виза қоюға тиiс.
      15. Бөлiмдерде iс жүргiзудi инспекторлар (мамандар)* атқарады. Олар анықтамалық картотекада сақтау үшiн қызметтiк хат-хабар секторына қайтарылатын кәртiшкеге қолдарын қойып құжаттарды қабылдайды.

      Ескерту: <*> Бұдан былай - инспектор.

      Инспектор құжаттардың, оған қосымшалардың бар-жоғын тексередi, кәртiшкелерге бөлiмнiң индексiн және құжаттың алынған уақытын (күнi, сағаты) қойып, оны өзiнде қалдырады, ал құжаттарды дереу бөлiм меңгерушiсiне бередi.
      Бөлiм меңгерушiсi құжаттарды қарағаннан кейiн тиiстi атқарушыға тапсырма бередi. Бөлiмнiң инспекторы оның нұсқауын кәртiшкеге жазады және құжатты қолын қойдырып алып атқарушыға бередi. Атқарушының тегi хабарлама кәртiшкесi бойынша қызметтiк хат-хабар секторына хабарланады (N 5 қосымша).
      16. Бөлiм инспекторы кәртiшкелердегi жазбалардың толықтығы және дұрыс жүргiзiлуi, құжаттардың дер кезiнде берiлуi (жөнелтiлуi) үшiн жауап бередi.
      Кәртiшкелер тек бөлiмнiң картотекасында ғана сақталады, оларды құжаттармен бiрге атқарушыларда сақтауға тыйым салынады.
      Кәртiшкелердiң сырт жағында инспектор құжатты атқару барысын (еске алу, сұрау салу, жасалған тұжырымдар, жауаптар, анықтамалар және басқалар туралы қысқаша мәлiметтер) көрсетедi.
      Кәртiшкелердегi жазба машинкамен немесе сиямен дәл әрi анық жазылады. Қарындашпен жазуға, өшiруге, тазартуға жол берiлмейдi. Жазба кәртiшкенiң бiр бланкiсiне сыймаған жағдайда бастапқысына "N қосымша" деген жазуы бар екiншi бланкi тiркеледi.
      17. Құжаттарда қойылған мәселелер толық шешiлгеннен кейiн атқарушы бұл туралы бөлiм меңгерушiсiне баяндап, алысқан хаттарды жүйелейдi, бастапқы құжатқа және кәртiшкеге мәселенi қалай, кiмнiң және қашан шешкенiн жазып, "N iске" деген белгi қойып, оларды бөлiмнiң инспекторына бередi.
      Атқарылған құжаттарды бөлiм меңгерушiсi тапсырма берген басшыға баяндаған соң ғана iске тiгiлу үшiн есептен шығарады. Мұндай ретте хат авторына қараудың нәтижелерi туралы хабарлануға тиiс.
      Сол мәселе жөнiнде тиiстi шешiм қабылданған жағдайда және қажеттi құжаттар шешiмдер шығару секторына берiлген ретте, кәртiшкенiң "Құжат N iске тiгiлдi" деген бағанада - "шешiм шығару секторында" деп көрсетiледi, ал "Мәселе шешiлген" деген бағанада "199__ жылғы N Жарлықпен (өкiммен)" деп жазылады. Мұндай жағдайда құжаттарды алғаны үшiн осы сектордың қызметкерi қол қояды.
      Егер мәселе ауызша шешiлген болса, онда құжаттың өзiне және тиiсiнше кәртiшкеге атқарушы сөйлескен адамының қызметi мен тегiн, оның қысқаша мазмұнын және мезгiлiн жазып қояды.
      Бөлiмнiң инспекторы құжаттарды iске тiркеп қою үшiн қабылдап алғаннан кейiн олардың толықтығын тексередi, iске тiркейдi, ал кәртiшкенi атқарылған құжаттар картотекасына қояды.
      18. Құжат атқарылғаннан кейiн бөлiмнiң инспекторы оны бақылаудан алу үшiн қызметтiк хат-хабар секторына хабарлайды.
      19. Бөлiмдерге назарға алу үшiн келiп түскен актiлер (заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкiмдер) және басқа да құжаттар тиiстi iстерде кезектiлiк ретiмен инспекторда сақталады. Оларды есепке алу және iздестiру үшiн кәртiшкелер (N 6 қосымша) пайдаланылады.
      20. Құжаттарды бiр бөлiмнен басқа бөлiмге беру тек Жалпы бөлiм арқылы ғана, есепке алу кәртiшкелерiнде қол қойдырылып жүзеге асырылады.
      21. Кешiрiм жасау туралы өтiнiштер Жалпы бөлiмде тiркелгеннен кейiн кешiрiм жасау бөлiмiне берiледi, онда есепке алынады, қарастырылады және бақыланады.
      22. Әкiмшiлiктiң бөлiмдерi келiп түскен хат-хабардың сипаты мен сапасына ұдайы талдау жасайды, олардың бұдан былайғы өтуiн және қойылған мәселелердiң өз құзыры шегiнде шешiлуiн анықтайды, құжаттардың айналымы мен атқарылу мерзiмiн қысқартуға шаралар қолданылады.
      23. Жалпы бөлiм келген хат-хабарды оны тiркеу сатысында сұрыптайды, ұйымдардың, кәсiпорындардың, мекемелердiң және басқа хат-хабар жолдаушылардың Басшылық атына келiп түскен, бiрақ оның қарауын талап етпейтiн әрi Үкiмет, орталық және жергiлiктi атқарушы органдар шеше алатын хат-хабарды қайтарады.
      Сондай-ақ iс жүргiзудiң белгiленген талаптары бұзылып ресiмделген құжаттар мен материалдар да қайтарылуға жатады.
      24. Президент Әкiмшiлiгi құрылымдық бөлiмшелерiнiң басшыларына өздерi қадағалайтын мәселелерi бойынша құжаттарды дербес қарау, мемлекеттiк органдармен, лауазымды адамдармен және ұйымдармен қызметтiк хат жазысу, олардан барлық қажеттi ақпаратты сұрату және алу, оларға атқарылуы мiндеттi тапсырмалар мен нұсқамалар беру, қойылған мәселелердi шешуге Парламент, Үкiмет аппараттарының, министрлiктердiң, мемлекеттiк комитеттердiң, өзге де орталық және жергiлiктi атқарушы органдардың қызметкерлерiн, ұйымдардың, мекемелердiң өкiлдерiн, ғалымдар мен мамандарды тарту құқығы берiледi.

          4. Жөнелтiлетiн қызметтiк хат-хабарды ресiмдеу

      25. Құжаттарды дайындаған кезде қолданылып жүрген ережелердi, анықтамалықтарды, сөздiктердi және с.с. басшылыққа ала отырып, мемлекеттiк органдардың, қоғамдық ұйымдардың, кәсiпорындардың, мекемелердiң атауларын жазуда бiрiздiлiктi сақтау керек.
      26. Қызметтiк құжаттар қысқа, түсiнiктi болуға және белгiленген нысандағы бланкiлерге басылуға тиiс. Жолданылатын жердiң атауы атау септiгiнде жазылады, мәселен:
      Қазақстан Республикасының Парламентi
      Қазақстан Республикасының Сыртқы iстер министрлiгi
      Құжат лауазымды адамға жiберiлген кезде мекеменiң атауы атау септiгiнде, ал жөнелтiлген адамның тегi табыс септiгiнде көрсетiледi.
      Басқа қалаға жөнелтiлетiн құжатта оның атауынан кейiн почта индексi, облысы, қаласы, селосы, көшесi, үйдiң нөмiрi, факспен жолданғанда - телефакс нөмiрi көрсетiледi.
      Құжатта төрттен астам мекенжай көрсетiлмеуге тиiс. Құжат төрттен астам мекенжайға жiберiлген кезде жолдау тiзiмi жасалады және әр құжатта бiр мекенжай ғана көрсетiледi.
      Құжат жiберiлетiн жердi жинақтап көрсетуге (мәселен, облыстардың әкiмдерiне) болады.
      Әкiмшiлiк Басшылығы қол құжатты көп жерлерге жiберген кезде мәтiн соңынан қол қоюдың орнына: Қазақстан Республикасы Президентiнiң Әкiмшiлiгi деп жазуға болады.
      27. Жөнелтiлетiн хат-хабар кәртiшкелерде (N 7 қосымша) есепке алынады, екi данасына жарыққа төзiмдi сиямен қол қойылады. Президент немесе Мемлекеттiк хатшы қол қоятын құжаттың екiншi данасында атқарушының, әкiмшiлiктiң тиiстi бөлiмшесi басшысының, ал құқықтық мәселелер жөнiнде Заң және құқықтық сараптама мәселелер жөнiндегi бөлiмi меңгерушiсiнiң визалары болуға тиiс.
      Ағымдағы жекелеген мәселелер жөнiндегi хаттар мен жеделхаттарға Мемлекеттiк хатшы, Әкiмшiлiк Басшысы немесе оның орынбасарлары, бөлiм меңгерушiлерi немесе олардың орынбасарлары қолдарын қойды.
      28. Басқа мемлекеттердiң басшыларына, Қазақстан Республикасының Парламентiне жiберiлетiн құжаттарға Президент қол қояды. Үкiмет берiлген тапсырмалар мен нұсқауларға Президент, Премьер-Министрдiң орынбасарларына берiлгендерiне - Мемлекеттiк хатшы мен Әкiмшiлiк Басшысы; Үкiмет аппаратына министрлiктерге, мемлекеттiк комитеттер мен өзге орталық атқарушы және құқық қорғау органдарына, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалар мен Республика астанасы Әкiмдерiне берiлетiндерiне - Әкiмшiлiк Басшысы, оның орынбасарлары, құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары, Мемлекет басшысының көмекшiлерi, кеңесшiлерi қол қояды.
      29. Дайындалған хатқа, баяндамаға, әдетте, қысқа тақырып

қойылады.
     Өтiнiшке немесе сұрау салуға жауап берiлген барлық реттерде
жөнелтiлген нөмiрдiң астынан құжаттың нөмiрi мен мезгiлi көрсетiледi.
     Құжатқа қосымшалар мәтiннен кейiн парағының саны көрсетiлiп,
атап-атап жазылуға тиiс.
     30. Қойылған қолдың құрамына қол қоятын адамның лауазымы, жеке
қолы және оның толық жазылуы кiредi, мысалы:
     Қазақстан Республикасының                 есiмiнiң бiрiншi
     Мемлекеттiк хатшысы                        әрпi және тегi
                              (қолы)



      Құжатты атқарушының тегi, оның телефон нөмiрi, бастырылған дана саны, мәшинкешiнiң аты-жөнi құжатқа қойылған қолдың төменгi жағында немесе құжаттың соңғы парағының сырт жағында көрсетiледi, мәселен: Ахметов 625214 2-лм.
      31. Жөнелтiлген құжатқа толық немесе қысқаша мезгiлi (күнi, айы, жылы, мысалы: 1994 жылғы 12 тамыз немесе 12.08.94) және нөмiрi көрсетiлуге тиiс. Ықшамдап жазылған мезгiлi, әдетте, анықтамаларда, баяндау жазбаларда және т.б. қойылған қолдан кейiн көрсетiледi.
      Құжаттарға қол қойылғаннан кейiн бөлiмнiң инспекторы кәртiшкеге (N 7 қосымша) тiркейдi. Құжаттың шығыс нөмiрi атқарушы бөлiмнiң индексiнен, iстiң номенклатурасы бойынша және келiп түскен құжаттың нөмiрiнен немесе бөлiмнiң бастамашылық нөмiрiнен тұрады, мәселен:

8-12/4578 немесе 8-13/26.
     32. Құрылымдық бөлiмшелердiң индекстерiн Жалпы бөлiм әзiрлейдi,
оны Әкiмшiлiк Басшысы бекiтедi.
     33. Қайтару талап етiлетiн құжатты жөнелткен кезде оның оң жақ
жоғарғы бөлiгiне "Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгiнiң
Жалпы бөлiмiне қайтарылуға тиiс" деген штамп қойылады.
     34. Жөнелтiлетiн хат-хабар, әдетте, жiберу үшiн сағат 13-ке
дейiн Жалпы бөлiмге тапсырылады.                                           
                                                                           
                                                                           
                             



     35. Келiп түскен және жөнелтiлетiн жеделхаттар да осылайша әрi
ағымдағы басқа хат-хабармен бiрге тiркеледi.


      Атқарушы бiрнеше жерге жiберiлетiн мәтiнi бiрдей жеделхатты жөнелтуге ресiмдей отырып, жiберiлетiн жердiң санына қарай көбейтедi.
      Мұндай жеделхаттардың әр данасында оның қайда жеткiзiлуi керектiгiне қарай бiр ғана мекенжай жеке аталып, ал келесiлерi жеделхаттың мәтiнiнде көрсетiледi.
      36. Жөнелтiлетiн құжаттарды бөлiмдердiң инспекторлары жiберуге әзiрлейдi, мұндай ретте олар тiркеу кәртiшкелерiнде тиiстi белгiлер (тапсырма, бұрыштама және с.с.) қояды.
      Жөнелтуге дайын құжаттар мен олардың көшiрмелерiн бөлiм инспекторлары қызметтiк хат-хабар секторына бередi.
      Құжаттарды телефакс және телетайп арқылы жөнелткен жағдайда атқарушы арналған адамның факсы мен телетайпының дәл нөмiрiн көрсетiп, құжатты екi данада қызметтiк хат-хабар секторына тапсыруға тиiс, оның бiреуi жiберiлгенi туралы белгi қойылып, бөлiмге қайтарылады.
      Қызметтiк хат-хабар секторында жөнелтiлетiн құжаттардың ресiмделу дұрыстығы тексерiледi, кәртiшкенiң сырт жағына жөнелтiлгенi туралы белгi қойылады. Дұрыс ресiмделмеген құжаттар түзету үшiн бөлiмдерге қайтарылады.
      37. Жөнелту үшiн Жалпы бөлiмге келiп түскен хат-хабар бағытына қарай жергiлiктi және басқа қалалық деп сұрыпталады және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк фельдъегерлiк қызметiнiң бөлiмшелерi арқылы жеткiзiледi. Жеделхаттар мен шұғыл хат-хабар кезектен тыс жөнелтiледi.
      Құжаттарды Жалпы бөлiмге көрсетпей жөнелтуге тыйым салынады.
      Басқа қалалардың хат-хабары реестрге енгiзiледi. Жергiлiктi хат-хабар бағыттау тiзiмiне қарай (қолхат алынып), ал жекеленген реттерде бiржолғы қолхат алынып тапсырылады.
      Қызметтiк хат-хабар секторының қызметкерлерi жөнелтiлетiн хат-хабардың құжатта көрсетiлген мекенжайға сәйкес уақтылы жiберiлуi үшiн жауап бередi; почта бөлiмшелерiнiң пакеттердi (тапсырысты авиациялық және жай пакеттердi) жөнелту реестрi бойынша қабылдауды ресiмдеуiнiң, сондай-ақ хат-хабарды бағыттау тiзiмi бойынша иелерiне табыс етудiң дұрыстығын тексередi.
      Құжаттардың реестрi, жөнелтудiң (табыс етудiң) бағыттау тiзiмдерi мен бiржолғы қолхаттар жыл бойы Жалпы бөлiмде сақталады.
      Хат-хабарды Президенттiң Кеңсесiне, хатшылықтарға, Басшылықтың қабылдау бөлмелерiне, бөлiмдерге Жалпы бөлiмнiң инспекторлары график бойынша, ал жеделхаттар мен шұғыл құжаттарды дереу жеткiзiп бередi.

            5. Қазақстан Республикасы Президентiнiң актiлерiн,
             Мемлекеттiк хатшының өкiмдiк құжаттарын дайындау,
               қарауға енгiзу, ресiмдеу және жөнелту тәртiбi

      38. Қазақстан Республикасы Конституциясының 45-бабының 1 және 2-тармақтарына сәйкес Республика Президентi тиiсiнше жарлықтар мен өкiмдер, заңдар, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Заңды күшi бар жарлықтар* шығарады.

      Ескерту: <*> Бұдан былай - актiлер.

      39. Үкiмет бастамашылығымен шығарылатын Президент актiлерi алдын ала Премьер-Министрдiң қолы қойылып бекiтiледi.
      Президенттiң мұндай актiлерiнiң жобалары Үкiметте пысықталып, тиiсiнше келiсiлгеннен кейiн Үкiметтiң қаулысымен немесе Премьер-Министрдiң не ол болмаған кезде Премьер-Министрдiң бiрiншi орынбасарының қолы қойылған хатпен Президенттiң қарауына енгiзiледi.
      Үкiмет арқылы iске асыруды талап ететiн Президент актiлерiне Үкiмет қаулыларының немесе Премьер-Министрдiң өкiмдерiнiң жобалары, заңдардың жобалары әзiрленедi.
      Конституциялық Кеңестiң, Ұлттық Банктiң, Жоғарғы Соттың, Бас Прокуратураның, Мемлекеттiк тергеу комитетiнiң, Ұлттық қауiпсiздiк комитетi мен Республикасы Президентiне бағынатын және есеп беретiн басқа да органдардың бастамашылығы бойынша әзiрленген Президент актiлерiнiң жобаларын олардың басшылары пысықталып, мүдделi министрлiктермен, ведомстволармен және ұйымдармен келiсiлгеннен кейiн табыс етедi.
      40. Президент актiсiнiң жобасына оны әзiрлеушi (бас әзiрлеушi) көлемi 5 беттен аспайтын анықтаманы қоса тiркеп бередi, онда мәселенiң мәнi және негiздемесi, соның iшiнде қаржылық негiздемесi, осы мәселе бойынша Президенттiң бұрын қабылданған актiлерiнiң тiзбесi және олардың атқарылуы жөнiнде анықтама, қажет болған жағдайда әлеуметтiк-саяси талдау нәтижелерi және актiнi қабылдаудан күтiлетiн нәтиженiң болжамы, сондай-ақ барлық мүдделi министрлiктермен және ведомстволармен келiсу парағы (N 8 қосымша) мен жолдау көрсеткiшi қосылады.
      Жобада белгiленген шаралардың мазмұны айқын баяндалып, бұл шаралар қолданылатын немесе белгiленген мерзiмде олардың орындалуына жауап беретiн ұйымдар мен адамдардың тобы анықталуға тиiс.
      41. Президент актiлерiнiң жобалары қазақ және орыс тiлдерiнде табыс етiледi.
      42. Актiлерiнiң табыс етiлген жобаларын Әкiмшiлiк Басшысы пысықтау, келiсу және виза алу үшiн Әкiмшiлiктiң тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне бередi. Актiлердiң барлық жобалары Заң және құқықтық сараптама мәселелерi жөнiндегi бөлiмде мiндеттi түрде сараптаудан өткiзiледi. Жекелеген реттерде, функциялық мiндеттерi бойынша атқарушы бөлiмдi анықтау қиын болған кезде, Әкiмшiлiк Басшысы немесе оның орынбасары актiнiң жобасын пысықтау жөнiнде нақты қызметкерге тапсырма бередi.
      Президент актiлерiнiң жобалары Мемлекеттiк хатшымен, Әкiмшiлiк Басшысымен, мiндеттерiнiң бөлiнуiне сәйкес - оның орынбасарларымен және Президенттiң кеңесшiлерiмен келiсiледi және солар виза қояды.
      Президент актiсiнiң жобасы Әкiмшiлiк бөлiмдерiнде пысықталған кезде автор ұсынған түпнұсқаға түзетулер енгiзуге тыйым салынады (жұмыс iстеу үшiн жобаның көшiрмесi пайдаланылады). Келiсу жөнiнде визалар акт жобасының түпнұсқасына қойылады.
      Қарсылықтар болған немесе кемшiлiктер мен қайшылықтардың бетi ашылған ретте Әкiмшiлiк Басшысы жобаны пысықтай түсу үшiн авторларға қайтарып бередi.
      Құжаттардың жобаларын келiсу және олар бойынша қорытындылар дайындау, егер өзге мерзiм келiсiлмеген болса, олар келiп түскен күннен бастап екi апта мерзiмнен кешiктiрiлмей жүзеге асырылады.
      43. Әкiмшiлiк бөлiмдерiнiң Президент актiлерiнiң жобаларын даярлауы Әкiмшiлiк Басшысының, сондай-ақ Президент уәкiлдiк берген басқа да лауазымды адамдардың басшылығымен жүзеге асырылады.
      44. Үкiмет пен Премьер-Министрдiң өкiлеттiктерiн жүзеге асыруымен байланысты Президент актiлерiнiң жобалары Премьер-Министрмен келiсiлуге тиiс.
      Жоғарғы Сот, Бас Прокуратура, Мемлекеттiк тергеу комитетi, Ұлттық қауiпсiздiк комитетi мен Ұлттық Банк қызметiнiң мәселелерi жөнiндегi Президент актiлерiнiң жобалары тиiсiнше олардың басшыларымен келiсiлуге тиiс.
      45. Президент актiлерiнiң жобалары мәтiндерiнiң iс жүргiзу талаптарына сәйкес келуi Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнде мiндеттi түрде пысықталып, оның меңгерушiсi, сондай-ақ Жалпы бөлiмнiң консультант-редакторы виза қояды.
      46. Президент актiлерiнiң жобалары айқын тұжырымдалған, жинақы болуға, өшiрiлмей және түзетiлмей, екiаралық ретпен басылуға, бөлiм меңгерушiсi мен жобаны дайындаған атқарушы виза қоюға тиiс.
      47. Президент актiсi жобасының атауы оның негiзгi мазмұнына сәйкес келуге әрi қысқа болуға тиiс. Акт жобасының тиiстi айдары болуға тиiс. Мазмұны мен көлемiне қарай оның бөлiмдерi болуы мүмкiн. Жобаның тармақтары маңыздылығына қарай қисынды дәйектiлiкпен, сондай-ақ мәселенi шешудiң кезектiлiгi мен кезеңдерi ескерiлiп орналастырылады. Нөмiрленуi әрбiр бөлiмге жекеше алынбай бiрыңғай болуға тиiс.
      Президент актiлерiнiң мәтiндерiнде министрлiктердiң, ведомстволар мен басқа ұйымдардың толық атаулары қолданылады. Президент актiлерiне қосымшаларда олардың қысқартылған атауларын қолдануға жол берiледi.
      48. Президент актiлерiнiң жобаларын дайындаған кезде оларда бұрын қабылданған шешiмге сiлтеме бар болса, осы шешiмнiң мезгiлi, нөмiрi мен атауынан кейiн жақша iшiнде оның "Қазақстан Республикасының Президентi мен Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң актiлер жинағында" жарияланған жылы, нөмiрi және құжаты көрсетiледi. Президент актiсiне қол қойылған күнге дейiн бұрын қабылданған шешiм бұл жинақта жарияланбаған жағдайда аталған шешiмнiң тек мезгiлi, нөмiрi және атауы көрсетiледi.
      49. Жобаның, анықтаманың және келiсу парағының тақырыптары бiрдей болуға тиiс.
      Жолдау көрсеткiшiн Әкiмшiлiктiң атқарушы бөлiмi толтырады және оның меңгерушiсi қолын қояды.
      50. Президент актiлерiнiң мәтiндерi түрлi-түстi бейнеленген Мемлекеттiк елтаңбасы бар белгiленген үлгiдегi бланкiлерде (N 9 қосымша) басылады. Қол қоюға виза қойылған бiрiншi данасы ұсынылады. Актiлерге қосымшаларға атқарушы қолын қояды.
      51. Қол қоюға дайындалған актiлердi Президентке Әкiмшiлiк Басшысы баяндайды.
      52. Мемлекет Басшысы қол қойған актiлердiң түпнұсқаларын Президент Кеңсесiнiң меңгерушiсi тiркеу үшiн атқарушы бөлiм арқылы барлық бастапқы құжаттармен және басқа материалдармен бiрге Жалпы бөлiмге бередi.
      Президенттiң қабылданған актiлерi журналда (N 10 қосымша) тiркеледi. Оларды нөмiрлеу Президент қызметiнiң бүкiл кезеңiне бiрыңғай болуға тиiс. Жалпы бөлiм актiлерiнiң даналарын жолдау көрсеткiшiне сәйкес қажеттi мөлшерде көбейтудi, оларды Президенттiң елтаңбалы мөрiмен растауды және арналған жерiне жiберудi жүзеге асырады.
      Қажет болған жағдайда актiлер үзiндi түрiнде жөнелтiлуi мүмкiн.
      Актiлердiң баспаханада басылған даналары мен олардың үзiндiлерiн түпнұсқасымен тексерудi Жалпы бөлiмнiң және атқарушы бөлiмнiң қызметкерлерi жүргiзедi, олар жасалатын үзiндiлердiң құжаттардың түпнұсқасына толық сәйкес келуi үшiн де жауап бередi.
      Актiнiң жолдау көрсеткiшiнде шешiмдер шығару секторы мен осы құжатты жiберуге дайындаған бөлiм қызметкерлерiнiң тегi және жөнелтiлген мерзiмi келтiрiледi.
      53. Президенттiң актiлерiне қол қойылғаннан кейiн олардың түпнұсқасына түзетулер енгiзуге тыйым салынады.
      54. Президенттiң актiлерiн жариялау "Қазақстан Республикасының Президентi туралы" Қазақстан Республикасы Президентiнiң 1995 жылғы 26 желтоқсандағы Конституциялық заң күшi бар N 2733 Жарлығының 25-бабына сәйкес жүзеге асырылады.
      55. Мемлекет басшысы актiлерiнiң жiберiлген даналары Жалпы бөлiм меңгерушiсiнiң рұқсатымен ғана алмастырылуы мүмкiн. Мұндай жағдайда бұрын жiберiлген даналары қайтарылып алынуға және кейiннен акт бойынша жойылуға тиiс.
      56. Президент актiлерiнiң және оларға қосымша құжаттардың түпнұсқалары Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнде сақталады.
      57. Президент актiлерiнiң ресiмделуiн бақылауды Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнiң меңгерушiсi жүзеге асырады.
      58. Республикасы Президентiнiң заң шығарушылық тапсырмаларын Үкiметтiң орындауын бақылауды Президенттiң құқық мәселелерi жөнiндегi көмекшiсi жүзеге асырады.
      59. Мемлекеттiк хатшының өкiмдiк құжаттарын* оның хатшылығы мен

Әкiмшiлiктiң тиiстi бөлiмшелерi дайындайды, мүдделi мемлекеттiк және
басқа органдармен келiсiледi, Әкiмшiлiктiң Заң және құқықтық сараптама
мәселелерi жөнiндегi бөлiмiнде және Президенттiң тиiстi
көмекшiлерiмен және кеңесшiлерiмен, сондай-ақ iс жүргiзу талаптарына
сәйкестiгi - Жалпы бөлiмде пысықталады (осы бөлiмнiң 46-50
тармақтары).

     Ескерту: 
<*>
 Құжаттардың түрi Республикасы Президентi
Мемлекеттiк хатшысының мәртебесi мен өкiлеттiгiн айқындағаннан кейiн
нақтыланады.

     60. Мемлекеттiк хатшы қол қойған өкiмдiк құжатты атқарушы Жалпы
бөлiмнiң шешiмдер шығару секторына өткiзедi, ал оны журналда тiркейдi 
(N 11 қосымша), нөмiр берiлген соң көбейтiлуiн және жолдау 
көрсеткiшiне сәйкес жiберiлуiн жүзеге асырады.

       6. Қазақстан Республикасының Президентi жанындағы кеңестер
     мен комиссиялардың мәжiлiстерiн және Қазақстан Республикасының
       Президентi мен Мемлекеттiк хатшысы өткiзетiн мәслихаттарға
                           құжаттарды дайындау



      61. Қазақстан Республикасының Президентi жанындағы кеңестер мен комиссиялардың** мәжiлiстерiне, Президент пен Мемлекеттiк хатшы өткiзетiн мәслихаттарға құжаттардың дайындалуын осы кеңесшi-консультативтiк органдардың аппараттары, хатшылықтары, Әкiмшiлiктiң бөлiмдерi мен басқа да құрылымдық бөлiмшелерi қамтамасыз етедi.

      Ескерту: <**> Бұдан былай - кеңестер.

      62. Кеңестердiң мәжiлiстерi мен мәслихаттарға мәселелердi дайындау кезiнде мынадай талаптарды сақтау қажет:
      а) заңдар мен Президент актiлерiнiң жобалары осы Нұсқаулықтың 5 бөлiмiнiң талаптарына сәйкес дайындалады;
      ә) талқыланатын мәселелер бойынша мәжiлiстерге шақырылатындардың тiзiмiн анықтау мен нақтылауды тиiстi құрылымдық бөлiмшелер жүзеге асырады. Құрылымдық бөлiмшенiң басшысы қол қойған шақырылушылардың (тегi, аты, әкесiнiң аты, лауазымы) тiзiмi құжаттардың жобаларымен бiрге күнi бұрын Жалпы бөлiм мен Президенттiң Кеңесiне берiледi. Шақырылушылардың келуiн мәселенi дайындаған құрылымдық бөлiмшенiң қызметкерлерi қамтамасыз етедi;
      б) облыстардың әкiмдерiн, республика кәсiпорындары мен ұйымдарының басшыларын, лауазымды адамдарын кеңестердiң мәжiлiстерiне және мәслихаттарға шақыру Әкiмшiлiк Басшысының рұқсатымен жүзеге асырылады.
      63. Мәжiлiстер мен мәслихаттардан кейiн үш күн мерзiмде (егер пысықтау үшiн басқа мерзiм белгiленбеген болса) атқарушылар талқылау барысында енгiзiлген барлық өзгертулер мен толықтыруларды ескере отырып, қабылданған құжаттарды түпкiлiктi редакциялайды және оларды қол қоюға табыс етедi.
      64. Мәжiлiстер аяқталған соң барлық жобалар мен материалдар Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiне қайтарылуға тиiс.
      65. Кеңестердiң мәжiлiстерiнде хаттама жүргiзiледi (N 12 қосымша), онда қатысқан лауазымды адамдар, талқыланған мәселелердiң тiзбесi, баяндамашылардың және талқылау кезiнде сөйлегендердiң тегi көрсетiледi, әрбiр мәселе бойынша қабылданған шешiмнiң қысқаша мазмұндамасы жазылады. Қажет болған жағдайда мәжiлiстерге стенография жасалады немесе дыбыс не болмаса бейнежазба жүргiзiледi.
      66. Талқыланған мәселелер бойынша жазбаларды дайындауды және мәжiлiстердiң хаттамаларын ресiмдеудi тиiстi құрылымдық бөлiмшелер Жалпы бөлiммен бiрлесе отырып жүргiзедi.
      Хаттамалар бiр дана етiп басылып, үш күн мерзiмде ресiмделедi және оларға төрағалық етушi адам, ал қосымшаларына мәжiлiстi дайындаған құрылымдық бөлiмшенiң басшысы қол қояды.
      Кеңестер мәжiлiстерi хаттамаларының түпнұсқалары тиiстi құрылымдық бөлiмшелерде, мәслихаттар хаттамаларының нұсқаулары Жалпы бөлiмде сақталады.
      67. Мәслихаттардың және комиссиялар мәжiлiстерiнiң хаттамаларын Әкiмшiлiктiң тиiстi бөлiмдерi мен бөлiмшелерi дайындап, редакциялайды және қажет болған жағдайда жолдау көрсеткiшiне сәйкес атқарушыларға жiбередi.

                7. Президент актiлерiнiң атқарылуын
                     бақылауды ұйымдастыру тәртiбi

      68. Бақылауға тапсырма беру тармақтары болмағандардан және уақытша немесе дербес сипаттағыдан (наградтау, лауазымға тағайындау, кешiрiм жасау, азаматтық беру және т.б.) басқа Президенттiң барлық актiлерi алынады.
      69. Президент актiлерiн барлық мемлекеттiк органдар мен лауазымды адамдардың сөзсiз және тыңғылықты атқаруын бақылауды Әкiмшiлiктiң тиiстi құрылымдық бөлiмшелерi жүзеге асырады.
      Заңға және Президент актiсiне қол қойылғаннан кейiн 5 күн мерзiмде атқарушы бөлiм құжаттың сипаты мен маңызына қарай оларды iске асыру жөнiнде ұйымдастыру шараларын әзiрлейдi.
      70. Президенттiң актiлерi мен Басшылықтың тапсырмаларының орындалу мерзiмiне бақылауды Жалпы бөлiм жүзеге асырады.
      71. Президенттiң актiлерiнде бiрнеше бөлiмнiң құзыретiне жататын мәселелер қойылып, олардың атқарылуын бақылауға басқа бөлiмдердi тарту қажет болған жағдайда, шешiмдi әзiрлеген атқарушы 3 күн iшiнде басқа бөлiмдер бақылауға тиiс тармақтарды көрсетiп, тапсырманың жобасын жасайды, оны қатысатын бөлiмдермен, Жалпы бөлiмнiң атқаруды бақылау және тексеру секторымен келiсе отырып, Басшылыққа қол қоюға бередi. Мұндай жағдайларда құжаттың атқарылуын бақылау тұтастай алғанда оны дайындаған бөлiмге жүктеледi.
      72. Бақылауға алынған актiлерге Жалпы бөлiм екi данада бақылау кәртiшкелерiн толтырады. Олардың бiреуi атқарушы бөлiмге жiберiледi, екiншiсi Жалпы бөлiмнiң атқаруды бақылау және тексеру секторында сақталады (N 13 қосымша).
      Акт бiрнеше бөлiмге қатысты болған жағдайларда қажеттi мөлшерде кәртiшкелер толтырылады.
      73. Атқарушы бақылауға алынған құжатқа жинақтау папкасын ашады, онда оны iске асырудың барысы туралы материалдар (анықтамалар, ақпараттар, мәслихаттар хаттамалары, тексеру материалдары, Басшылықтың тапсырмалары) жинақталады.
      Бөлiмдердегi бақылау жөнiндегi жұмыстың жай-күйi үшiн олардың басшылары жауап бередi.
      74. Бөлiмдер тоқсанның алғашқы айының 5-не дейiн бақылауға алынған құжаттардың график тiзбелерiн атқаруды бақылау мен тексеру секторына бередi, солар бойынша Әкiмшiлiк Басшысының орынбасары бекiткен, бұлардың атқарылу барысы туралы ақпарат ағымдағы тоқсанда берiлуге тиiс.
      Құжатты уақтылы атқаруға мүмкiндiк бермейтiн объективтiк себептер туындаған жағдайда бөлiм Басшылықтың атына оны iске асыру мерзiмiн ұзарту туралы егжей-тегжейлi негiздемемен тiлхат дайындайды.
      75. Президент актiлерiн бақылаудан алу немесе олардың атқарылу мерзiмiн ұзарту үшiн Үкiмет, басқа мемлекеттiк органдар оларды iске асырудың барысы туралы Президентке Әкiмшiлiктiң тиiстi бөлiмi мен Жалпы бөлiмiнiң атқаруды бақылау және тексеру секторының визасы қойылған ақпаратты табыс етедi.
      Құжат бақылаудан Президенттiң бұрыштамасының негiзiнде алынады немесе оны атқару мерзiмi ұзартылады.

                  8. Азаматтардың өтiнiштерiн қарау және
                    олардың орындалуын бақылау тәртiбi

      76. Азаматтардың Әкiмшiлiкке келiп түскен ұсыныстарын, өтiнiштерi мен шағымдарын қараудың жалпы тәртiбi "Азаматтардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы" Қазақстан Республикасы Президентiнiң 1995 жылғы 19 маусымдағы Заң күшi бар N 2340 Жарлығымен реттеледi.
      77. Азаматтардың өтiнiштерi мен оларды қараудың нәтижелерi туралы жауаптар тiркеу кәртiшкелерiнде компьютерде тiркеледi (N 14 қосымша). Өтiнiштiң бiрiншi бетiнде келiп түскен күнi және бiр мезгiлде келгенi мен жiберiлгенi болып табылатын нөмiрi бар тiркеу штампы қойылады. Азаматтардың өтiнiштерiн қарауға байланысты кейiнгi хат жазысу осы нөмiрмен жүргiзiледi.
      78. Күнтiзбелiк жылдың iшiнде автор бiр мәселенi қойып қайталап жазған хаттарға оның алғашқы арызының тiркелген нөмiрi "екiншi", "үшiншi" және т.т. деп көрсетiле отырып қойылады, ал "қайталанған" белгiсi соғылған есеп кәртiшкесi бастапқысымен бiрге ағымдағы жылдың картотекасына салынады. Қайталанған хаттарға бұрынғы арыздарды қараудың материалдары қосылады.
      Бұрын тексерiлген қайталанған арыздар, олар туралы бөлiмдерде тексерулердiң егжей-тегжейлi материалдары болған жағдайда, Жалпы бөлiм меңгерушiсiнiң келiсiмiмен қайтадан тексеруге жатпайды, бұл туралы бес күн мерзiм iшiнде арыз иесiне хабарланады.
      Қолы қойылмаған, тегi, аты, әкесiнiң аты, тұрағы немесе жұмысы мен оқу орны туралы деректер көрсетiлмеген жазбаша арыздар домалақ хат саналып, қаралуға жатпайды.
      Келушiлердi қабылдауды есепке алу белгiленген нысандағы кәртiшкелер бойынша жүргiзiледi (N 15 қосымша).
      79. Арыздың мазмұнына қарай ол туралы Президентке, Мемлекеттiк хатшыға, Әкiмшiлiк Басшысына баяндалады немесе хаттар және азаматтарды қабылдау секторы оны қарау үшiн Әкiмшiлiктiң бөлiмдерiне жiбередi.
      Азаматтардың арыздарын бiр құрылымдық бөлiмшеден екiншiге ауыстыру есеп кәртiшкесiне тиiстi белгi соғыла отырып, хаттар және азаматтарды қабылдау секторы арқылы ғана жүргiзiледi.
      80. Келiп түскен хаттар мен шағымдар олардың алынғанынан 5 күннен кешiктiрмей Жалпы бөлiм меңгерушiсi немесе оның орынбасары қол қойған iлеспе хатпен өздерiнiң құзыретiне сәйкес қарауы үшiн Үкiмет пен әкiмдердiң аппараттарына, министрлiктер мен ведомстволарға, республиканың басқа мемлекеттiк органдарына, ұйымдары мен мекемелерiне жiберiледi.
      81. Басшылықтың мерзiмi көрсетiлген, "баяндасын", "хабардар етсiн" деген және басқа да нұсқаулары бар жауап берiлуiн талап ететiн тапсырмаларын хаттар және азаматтарды қабылдау секторы бақылауға алады, бұл туралы хат пен кәртiшкелерге тиiстi белгi соғылады.
      Бөлiмдерге жiберiлген хаттардың атқарылуын бақылау олардың меңгерушiлерiне жүктеледi.
      Егер хатты қарау бiрнеше бөлiмге жүктелсе, оның қаралуын бұрыштамада бiрiншi болып көрсетiлген бөлiм үйлестiрiп отырады.
      Хаттарды бақылауға алу, қарау үшiн мемлекеттiк органдар мен қоғамдық ұйымдарға жiберу туралы мәселенi құрылымдық бөлiмшенiң басшысы шешедi.
      Тапсырма берiлген хаттардың атқарылу мерзiмi олардың бөлiмдерге және ұйымдарға келiп түскен күнiнен бастап бiр айға дейiн, ал қосымша зерделеу мен тексерудi талап етпейтiндерiнiң орындалу мерзiмi 15 күннен кешiктiрiлмей есептеледi.
      Бақылауға алынған хаттар Әкiмшiлiкке қайтарылуға тиiс.
      Арызды бақылаудан алу үшiн тексеру материалдары қоса берiлген оны қараудың нәтижелерi туралы анықтама немесе ұйымның егжей-тегжейлi жауабы негiз бола алады.
      Егер жауапта автор қойған мәселелердi шешу жөнiнде көзделетiн шаралар туралы ғана хабарланса, хаттың қаралуы аяқталған деп санауға болмайды.
      Хатты бақылаудан, әдетте, тапсырмасымен хат қаралған лауазымды тұлғаның өзi алады.
      82. Келушiлердi қабылдауды қабылдау графигiне сәйкес әкiмшiлiк қызметкерлерi жүргiзедi. Азаматтарды қабылдау кәртiшкелерiн толтыру және олардың өтiнiштерiнiң қаралуын бақылау қабылдау жүргiзген қызметкерге жүктеледi.
      83. Атқарылған хаттар тексерiс материалдарымен бiрге хаттар және азаматтарды қабылдау секторына қайтарылады. Атқарушылар авторларға олардың ұсыныстарын қараудың нәтижелерi туралы жазбаша немесе ауызша нысанда хабарлайды.
      Азаматтардың хаттарының көшiрмелерiн түсiрiп алуға, әдетте, жол берiлмейдi.
      84. Күнтiзбелiк жыл өткеннен кейiн арыздарды тексерудiң барлық материалдары iске тiгiлiп, хаттар және азаматтарды қабылдау секторының ағымдағы архивiне тапсырылады, онда олар екi жыл бойы сақталғаннан кейiн Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторына тапсырылады*.

     Ескерту: 
<*>
 Ұйымдардың, мекемелер мен кәсiпорындардың жұмысы
туралы ұсыныстары бар, сондай-ақ басқа да маңызды мәселелердi
көтерген хаттар бөлек iске жинақталады.

     Домалақ арыздар хаттар және азаматтарды қабылдау секторында бiр
жыл сақталады, содан кейiн акт бойынша жойылады.
     85. Хаттар және азаматтарды қабылдау секторының ағымдағы
архивiндегi хаттарды тексеру материалдары Әкiмшiлiк қызметкерлерiне
Жалпы бөлiм меңгерушiсiнiң рұқсатымен берiледi.

        9. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" белгiсi қойылған
                    құжаттармен жұмыс iстеу



      86. "Қызмет бабында пайдалану үшiн" (ҚБП) белгiсi қойылатын құжаттарға шақтап таратуға болатын, құпиясы жоқ мағлұматтары бар және ашық баспасөзде жариялауға, радио мен теледидар хабарларында таратуға тыйым салынған материалдар жатады.
      87. "ҚБП" белгiсi бар Әкiмшiлiкке келiп түсетiн құжаттар Жалпы бөлiмнiң қызметтiк хат-хабар секторында қабылданып, тiркеледi және есепке алынады. Бұл ретте кәртiшкелердегi тiркеу нөмiрлерiне "ҚБП" белгiсi қосылып, данасының нөмiрi қойылады.
      Әкiмшiлiктiң бөлiмшелерiнде шақтап таратуға болатын мағлұматтары бар құжаттарды әзiрлеп, ресiмдеген кезде оларға "ҚБП" белгiсi мен данасының нөмiрi қойылады.
      "ҚБП" белгiсiн қою қажеттiгiн атқарушы немесе құжатқа қол қойған басшы анықтайды.
      Әкiмшiлiк Басшысы мен оның орынбасарлары, бөлiм меңгерушiлерi, Президенттiң көмекшiлерi мен кеңесшiлерi алынған құжатқа "ҚБП" белгiсiн қоюға немесе егер құжаттағы мағлұматтар арнаулы тiзбеге енбеген болса, белгiнi алып тастауға хақылы. Сондай-ақ олар осы құжаттарды көбейтуге рұқсат бере алады.
      88. Көбейтiлген құжаттарды есепке алу дана-данасы бойынша жүргiзiледi. "ҚБП" құжаттарын металл шкафтар мен сейфтерде сақтау керек.
      Атқарушыларға "ҚБП" белгiсi бар құжаттардың мазмұнымен оларға тiкелей қатысы жоқ адамдарды таныстыруға, құжаттарды Жалпы бөлiмнiң ұйғаруынсыз жойып жiберуге тыйым салынады.

         10. Құжаттарды, қызмет бланкiлерi мен есеп нысандарын
                сақтау және пайдалану ережелерiн орындау

      89. Әкiмшiлiктiң қызметкерлерi құжаттармен жұмыс iстеген кезде қызметтiк және мемлекеттiк құпияны қатаң ұстауға, олардың сақталуын қамтамасыз етуге, көбейтiлген даналардың таралымын мейлiнше шектеуге мiндеттi.
      Басшылықтың қабылдау бөлмелерi мен бөлiмдердiң инспекторлары өздерiнiң жұмыс орындарында қызмет бөлмелерiне бөгде адамдардың кiруiне, олардың компьютерлердi, жазу мәшинкелерiн, жазу және көшiрме қағаздарын, телефондарды пайдалануына мүмкiндiк берiлмейтiн тәртiптi қамтамасыз етуге мiндеттi.
      90. Жалпы бөлiмнiң рұқсатынсыз Әкiмшiлiк құжаттарының көшiрмелерiн кiмге болсын беруге үзiлдi-кесiлдi тыйым салынады. Құжаттардың сақталуы үшiн және қызметтiк хабардың таралуына жол бермеу үшiн жауапкершiлiк Әкiмшiлiк құрылымдық бөлiмшелерiнiң басшыларына жүктеледi.
      91. Президенттiң Жарлықтары мен өкiмдерiн, қызмет бланкiлерiн, сондай-ақ "Қызмет бабында пайдалану үшiн", "Жария етуге болмайды", "Баспасөзде жарияланбайды" деген белгiлерi бар құжаттарды көбейтуге деген тапсырыстарды Жалпы бөлiм Үкiмет Аппараты Республикалық мемлекеттiк өндiрiстiк пайдалану кәсiпорны баспаханасының директорына (ал ол болмаған кезде - бас инженерге, күндiзгi немесе түнгi ауысымның бригадирiне) Әкiмшiлiк тапсырыстарының кiтабы бойынша өткiзедi.
      Баспахананың директоры:
      - баспаханада Президент актiлерi мен Әкiмшiлiктiң нормативтiк құжаттары басылған кезде мемлекеттiк құпияның қатаң ұсталуын, олардың толық сақталуын;
      - терiлетiн материалдарды тиiстi есепке алуды, сақтауды және дұрыс пайдалануды;
      - баспахана өндiрiсiнiң қалдықтары (жөнделген және жарамай қалған даналары) күн сайын кесiлiп отыратын тәртiптi қамтамасыз етедi.
      92. Әкiмшiлiктiң көшiру-көбейту бюросының меңгерушiсi қызмет бабындағы құжат көшiрмелерiнiң бөлiм меңгерушiсiнiң немесе оның орынбасарының қолы қойылып, күнi, нөмiрi, бетiнiң саны, таралымы және құжатты атқарушы көрсетiлген арнайы тапсырыс бойынша ғана түсiрiлуiн қамтамасыз етедi.
      93. Шешiмдер шығару секторының меңгерушiсi:
      - баспаханаға (өзiнiң қолын қойып) таралымы көрсетiлiп, түпнұсқасымен салыстырылған Президент актiсiнiң данасын көбейтуге бередi;
      - актiлердiң дайындалмай қалған резервтегi даналарын, сондай-ақ қайта басылған құжаттардың бүкiл таралымын кесу машинасында (жойылған құжаттың атауы мен данасының саны көрсетiлген акт жасай отырып) дүркiн-дүркiн жойып отырады;
      - керi шақырылған құжаттың (ол жаңа редакцияда шығарылатын жағдайда) жiберiлген даналарының толық қайтарылуына қатаң есеп жүргiзiп отырады.
      94. Үкiмет Аппаратының Республикалық мемлекеттiк-өндiрiстiк пайдалану кәсiпорны Әкiмшiлiктiң жұмыс барысында пайда болатын бүкiл қағаз макулатурасын өтеудi немесе толығымен ұсақтап жiберудi қамтамасыз етедi.
      95. Қызмет мөрлерiн сақтау және дұрыс пайдалану үшiн жауапкершiлiк Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнiң меңгерушiсi мен Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмi бiрiншi секторының меңгерушiсiне жүктеледi.
      Мөрлердi пайдалану және сақтау тәртiбiн Әкiмшiлiк Басшысы белгiлейдi.
      96. Аппараттың қызмет бланкiлерiн Үкiметтiң Республикалық мемлекеттiк-өндiрiстiк пайдалану кәсiпорны баспаханасы Жалпы бөлiмнiң тапсырысы бойынша, ал Әкiмшiлiк бойынша бұйрықтар мен қызмет бабындағы iссапар куәлiктерiнiң бланкiлерiн Мемлекеттiк қызмет және кадр саясаты бөлiмiнiң тапсырысы бойынша әзiрлейдi.
      Актiлердiң, бұйрықтар мен хаттардың бланкiлерi нөмiрленедi. Бланкiлердi (бұйрық бланкiлерiнен басқаларын) есепке алу мен оларды беру Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнiң компьютер-диктофон бюросының меңгерушiсiне жүктеледi.
      Қызмет бланкiлерiн, журналға (N 16 қосымша) қол қойдырылып, бланкiлердiң түрi, саны және нөмiрлерi көрсетiле отырып:
      актiлердiң, хаттамалардың, хаттамалар үзiндiлерiнiң, хаттардың бланкiлерiн компьютер-диктофон бюросының меңгерушiсi;
      Әкiмшiлiк бойынша бұйрықтардың және қызмет бабындағы iссапар куәлiктерiнiң бланкiлерiн - Мемлекеттiк қызмет және кадр саясаты бөлiмi бередi.
      Компьютер-диктофон бюросының меңгерушiсi, Басшылықтың қабылдау бөлмелерi мен бөлiмдердiң инспекторлары қызмет бланкiлерiн темiр шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдаланылуы мен сақталуына жауап бередi, журнал бойынша (N 17 қосымша) бланкiлердiң жұмсалуының есебiн жүргiзiп отырады, пайдаланылған және жарамай қалған бланкiлердiң саны туралы тоқсан сайын актiлер (N 18 қосымша) жасап отырады.
      Жарамай қалған бланкiлер акт бойынша жою үшiн компьютер-диктофон бюросының меңгерушiсiне ("құпия" деген белгiсi бары - бiрiншi секторға) берiледi.

           11. Әкiмшiлiктiң қызметкерi жұмыстан босаған
           немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде iстер мен
                  құжаттарды қабылдап алу, өткiзу

      97. Әкiмшiлiктiң қызметкерi жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде бөлiм меңгерушiсiнiң нұсқауы бойынша барлық атқарылмай қалған және бақылауда тұрған iстер мен құжаттарды, жинақталған ақпараттық материалдарды басқа қызметкерге бередi.
      Қызмет iстерiн қабылдап алу-өткiзу туралы бөлiм меңгерушiсiнiң атына анықтама жазылады, онда өткiзiлетiн құжаттар көрсетiлiп, шешiлмеген мәселелердi орындаудың құжат өткiзiлетiн күнгi жай-күйi сипатталады.
      Анықтамаға құжатты өткiзушi және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды.
      Анықтама негiзiнде бөлiмнiң инспекторы есеп кәртiшкесiне құжаттардың басқа қызметкерге берiлгенi туралы белгi соғады.
      98. Бөлiм инспекторы жұмыстан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде жаңадан тағайындалған инспекторға (немесе бөлiм меңгерушiсiнiң нұсқауымен басқа адамға) екi дана етiп жасалған акт бойынша қолындағы барлық iстердi, картотеканы, қызмет құжаттарын бередi, оның бөлiм меңгерушiсi қол қойған бiр данасы Жалпы бөлiм құжаттарды өңдеу және сақтау секторына берiледi.
      99. Қызметкер демалысқа шыққан кезде немесе ұзақ мерзiмдi қызмет бабындағы iссапарға кеткен кезде оның қолындағы атқарылуға тиiс қызмет құжаттары бөлiм меңгерушiсiнiң нұсқауымен басқа қызметкерге берiледi. Есеп кәртiшкелерiне бөлiмнiң инспекторы құжаттың уақытша берiлген туралы белгi соғады.

             12. Iстiң номенклатурасын жасау және
                     құжаттарды iске топтау

      100. Iстер номенклатурасы атқарылған құжаттарды iске топтастыру, сақтау мерзiмiн белгiлеу, iстердi бөлiмдерде, Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторында есепке алу үшiн керек (N 19 қосымша).
      Номенклатураға кiргiзiлген iстердiң тақырыптары жұмыс мазмұнын бейнелеуге тиiс, құжаттар мазмұны бойынша түрлерi көрсетiлiп (заңдар, жарлықтар, өкiмдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысу және басқалары) iстерге топтастырылады.

     Бөлiмдердегi iстер номенклатурасы жыл сайын, желтоқсанда
нақтыланып, Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторымен
келiсiледi. Бөлiмдер iстерiнiң номенклатурасы негiзiнде сектор
Әкiмшiлiк iстерiнiң жиынтық номенклатурасын жасайды, ол Қазақстан
Республикасы Президентiнiң Архивiмен келiсiлiп, оны Жалпы бөлiм
меңгерушiсi бекiтедi және жаңа жылдың 1 қаңтарынан iске қосылады.
     101. Iстiң нөмiрi құрылымдық бөлiмшенiң индексiнен және iстiң
номенклатура бойынша нөмiрiнен тұрады (мәселен, 15-8).

           Президент актiлерiне құжаттар топтау

     102. Президент актiлерiнiң түпнұсқалары iске айлар бойынша бөлек
топталады. Оларға қабылданған актiлердiң ай сайынғы тiзбелерi
тiркеледi. Әрбiр томның мазмұны жазылады.
     103. Атқарушы шешiмдер шығару секторына осы актiнiң шығарылуын
негiздейтiн құжаттардың бәрiн беруге мiндеттi.
     104. Президент актiлерiне құжаттар дербес iске айлар бойынша
жеке топталады.
     Құжаттар iстiң iшiнде актiлер нөмiрлерiнiң ретiмен
орналастырылады.
     Әрбiр актiге қатысты құжаттар арнайы мұқабада мынадай тәртiппен
топталады:
     - заңның, жарлықтың, өкiмнiң бақылау данасы;
     - жолдау көрсеткiшi;
     - келiсу парағы;
     - бөлiмнiң жоба жөнiндегi анықтамасы;
     - барлық қосымшаларымен және визалармен бiрге берiлген жоба мен
оның нұсқалары;
     - қорытындылар, анықтамалар (уақытына қарай орналастырылады).
     Әрбiр iске мазмұны берiледi.

           Қазақстан Республикасының Президентi жанындағы
               кеңестер мен комиссиялар мәжiлiстерiнiң
                    хаттамаларына құжаттар топтау



      105. Президенттiң жанындағы кеңестердiң мәжiлiстерi хаттамаларының түпнұсқалары iске бөлек топтастырылады да, нөмiрлерi бойынша уақытына қарай орналастырылады.
      106. Кеңестер мәжiлiстерiнiң, хаттамаларына құжаттарды олардың

хатшылықтары ресiмдейдi, әрбiр хаттама бойынша бiр немесе бiрнеше
томдардан тұратын бөлек iске топтастырылады. Мәжiлiстiң бiр
хаттамасына қатысты құжаттар жүйеге келтiрiлiп, мәселенiң шешiлу
ретiне қарай орналастырылады:
     - iстiң бас жағына хаттамаға жатқызылатын құжаттарымен оның
түпнұсқа данасы;
     - әрбiр мәселе бойынша мынадай ретпен топтастырылатын құжаттар:
     мәселенiң реттiк нөмiрi, оның қысқаша мазмұны және атқарушысы
көрсетiлген бастапқы парақ;
     осы мәселе жөнiндегi мәжiлiс хаттамасынан үзiндi;
     жолдау көрсеткiшi;
     бөлiмнiң анықтамасы;
     осы мәселенi шешуге қатысты құжаттар уақытына қарай
орналастырылады.
     Егер мәжiлiстiң бiр хаттамасына қатысты материалдар екi және
одан да көп томдарға топталатын болса, онда барлық томдардың мазмұны
бiрiншi томда толық, ал екiншi және келесi томдарда тек осы томда
қатысы бар бөлiгi ғана берiледi.

          Президент актiлерiнiң атқарылуын бақылау
                 жөнiндегi құжаттарды топтау

     107. Бақылау жасалатын актiлерге номенклатураға сәйкес жинақтау
папкалары ашылады.
     Iстегi құжаттар мынадай ретпен топтастырылады:
     - бақылау жасалатын актiнiң көшiрмесi;
     - бақылаудан алынғаны туралы анықтама;
     - актiнiң атқарылу барысы туралы ақпарат және басқа құжаттар
(уақытына қарай орналастырылады).
     108. Бөлiмде актiлердiң жекелеген тармақтары бақылауда тұрған
жағдайда олардың атқарылуын сипаттайтын құжаттардың бәрi бақылаудан
алынғаннан кейiн есеп кәртiшкелерiмен бiрге Жалпы бөлiм арқылы осы
құжатты толығымен бақылайтын бөлiмге iске тiгу үшiн берiледi.


      109. Президент актiлерiнiң атқарылуы жөнiндегi құжаттар бар iстер өтпелi болуы мүмкiн және олар толық шешiлгенге әрi бақылаудан алынғанға дейiн бөлiмдерде сақталады, содан кейiн Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторына берiледi.

           Ағымдағы iс жүргiзуде құжаттарды iске топтау

      110. Iстер құрау - құжаттарды iске топтастыру - номенклатураға сәйкес жүзеге асырылады. Құжаттардың мазмұны номенклатура бойынша iстiң тақырыбына сәйкес келуге тиiс. Iске жазбаларды, көшiрмелердi, артық даналарды және басқаларын қосуға жол берiлмейдi.
      Iске шешiлген мәселелер жөнiндегi құжаттар тiгiледi, бұл орайда құжаттардың бар болуы, сондай-ақ оларды ресiмдеудiң дұрыстығы (қойылған қолдар, мезгiлi, тiркеу нөмiрлерi, визалар, қосымшалар, бұрыштамалар, атқарылған және "Iске тiгуге" деген белгiлер) кәртiшкемен салыстырылады.
      Iске, әдетте, iс жүргiзiлген бiр жылдың iшiндегi құжаттар тiгiледi.
      Ағымдағы жылы қойылған мәселелер келесi iс жүргiзу жылында

аяқталған жағдайда құжаттар мәселелер шешiлген жылғы iске тiгiледi.
     Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек iстерге
топтастырылады.
     Әрбiр iс 250 парақтан (қалыңдығы 30-40 мм) аспауы керек, егер
құжаттар көп болса, ол томдарға бөлiнедi.
     Әрбiр том парақтары дербес нөмiрленген iс болып табылады. Барлық
томдардың тақырыбы бiрдей болуға тиiс, қосымша түрде тек сол томның
ерекшелiктерi көрсетiледi. Бiр мәселе бойынша құжаттар әр томдарға
бөлiнiп кетпеуге тиiс.
     111. Бiр мәселе жөнiндегi құжаттар мынадай ретпен:
     - мәселенiң тууына негiз болған құжат;
     - мәселенiң шешiлгенi ресiмделген құжат;
     - осы мәселенiң шешiлуiне негiз болған тұжырымдар, анықтамалар
және басқа құжаттар уақытына қарай немесе қисынды бiрiздiлiкпен
орналастырылады.
     112. Iстердi топтаудың дұрыстығына әдiстемелiк басшылықты және
бақылауды Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторы жүзеге
асырады.

            13. Бөлiмдерден құжаттарды өңдеу мен
                  сақтауға әзiрлеу мен өткiзу



      113. Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторы Әкiмшiлiк қызметiнде пайда болатын, iс жүргiзу жөнiнен аяқталған, тұрақты, сондай-ақ уақытша сақталатын құжаттардың бәрiн қабылдайды, есепке алады және сақтайды.
      114. Өткен жылда iс жүргiзуi аяқталған iстер келесi жылдың сәуiр-желтоқсан айларында Жалпы бөлiмнiң меңгерушiсi бекiткен график бойынша сақтауға қабылданады. Iстердi өткiзудi бөлiмдердiң инспекторлары жүзеге асырады.
      115. Iстермен бiрге құжаттарды өңдеу және сақтау секторының анықтама қорын толтыру үшiн құжаттарды тiркеу кәртiшкелерi берiледi.
      116. Егер жекелеген iстердi одан әрi жұмыс iстеу үшiн бөлiмде қалдыру қажет болса, құжаттарды өңдеу және сақтау секторы құжаттарды есеп кәртiшкелерiмен салыстырғаннан кейiн және тиiсiнше өңдеуден өткiзгеннен кейiн осы iстердiң уақытша пайдалануға берiлуiн ресiмдейдi.
      117. Iстердi сақтауға тапсырар алдында бөлiмдердiң инспекторлары мынадай әзiрлiк жұмыстарын жүргiзедi:
      - есеп кәртiшкелерiн әрбiр iс бойынша нақты құжаттармен салыстырып тексеру;
      - басқа ұйымдарға тапсырма берiлiп көшiрмелерi жiберiлген, келесi жылға көшiрiлген, басшылық үшiн бөлiмде қалдырылған құжаттарды кәртiшкелер бойынша салыстырып тексеру;
      - құжаттарды осы iске тiгудiң дұрыстығын (құжаттар мазмұнының iстердiң номенклатурасы бойынша атауына сәйкес келуiн) тексеру;
      - басы артық даналарын, керегi жоқ жазбаларды алып тастау.
      118. Тұрақты сақталатын iстер сараптау комиссиясы қарағаннан кейiн төрт жерден тесiлiп, қатты мұқабаға тiгiледi (N 20 қосымша), металл қыстырмалар алынады, парақтар оң жақтағы жоғарғы бұрышына мәтiнге тимейтiндей етiп қара графит қарындашпен нөмiрленедi.
      Iстiң соңғы жағына инспектор растама жазып, ресiмдейдi (N 21 қосымша), онда цифрмен және сөзбен iстегi парақтың саны көрсетiледi, сондай-ақ нөмiрлеудiң ерекшелiктерi мен құжаттардың нақты жай-күйi - карталардың, фотосуреттердiң бар екенi, құжаттың бетiнiң жетiспейтiнi, өшiп бара жатқан мәтiндер және т.б. айтылады.
      119. Тұрақты сақталатын iстiң мұқабаларындағы жазудың бәрi анық етiлiп, өшпейтiн сиямен немесе пастамен жазылады.
      120. Уақытша сақталатын құжаттар бар iстер тiгiлмейдi, уақытша тiгiндiлерiнде қалдырылады, олардағы парақтар нөмiрленбейдi.
      121. Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторының қызметкерлерi құжаттардың тақырыбы мен сақталу мерзiмi бойынша iске топталуын тексередi.
      122. Бөлiмнен Жалпы бөлiмiнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторына құжаттарды қабылдап алу мен өткiзу бөлiм меңгерушiсi, бөлiм инспекторы, құжаттарды өңдеу және сақтау секторының меңгерушiсi қол қойған актiмен ресiмделедi (N 22 қосымша). Iстердiң бекiтiлген номенклатурасына сектор қабылданған iстердiң саны туралы белгi соғады.
      Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторы құжаттардың құндылығын сараптаудан өткiзедi және оларды ғылыми-техникалық тұрғыдан өңдейдi, сақталатын iстердiң құрамы мен мазмұнын ашатын тiзiмдеме жасайды.
      123. Архив құжаттарын ұқыпты және мұқият сақтау жауапкершiлiгi Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторының меңгерушiсiне жүктеледi.
      Тұрақты сақталатын құжаттарды архив iстерiнен алуға оған өзгерiстер енгiзуге тыйым салынады. Iс жүргiзiлiп жатқан немесе ағымдағы архивтегi құжаттар зерттеушiлерге берiлмейдi. Қазақстан Республикасы Президентiнiң Архивiнде сақтаулы Әкiмшiлiк құжаттары зерттеушiлерге мекемелер немесе ұйымдар басшылығының жазбаша өтiнiшi негiзiнде және Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмi меңгерушiсiнiң рұқсатымен берiледi. Қажет болған жағдайда Әкiмшiлiктiң ағымдағы архивiнен құжаттар Әкiмшiлiк қызметкерлерiне журналға белгi соғылып, 10 күннен аспайтын мерзiмге берiлуi мүмкiн.
      124. Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторы Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмi меңгерушiсiнiң рұқсатымен мекемелерге және жеке азаматтарға архив құжаттары бойынша анықтамалар бередi.
      125. Жалпы бөлiмнiң құжаттарды өңдеу және сақтау секторының меңгерушiсiне архив құжаттарын белгiленген мерзiмде Президенттiң Архивiне мемлекеттiк сақтауға әзiрлеу мен өткiзу жүктеледi.
      126. Құжаттар архивте осы Нұсқаулыққа, Қазақстан Республикасының Архивтер мен құжаттама Бас басқармасының ережелерiне сәйкес есепке алынады, өңделедi және сақталады.
      127. Әкiмшiлiкте тұрақты жұмыс iстейтiн сарапшы комиссия құрылады, ол:
      - Президент әкiмшiлiгiнiң қызметiнде пайда болатын деректi материалдардың тiзбесiн мезгiл-мезгiл әзiрлеп, нақтылап отырады;
      - архивтiң деректi материалдарын тұрақты және уақытша сақтау немесе жою үшiн құндылығын анықтауға сараптау жүргiзедi және түпкiлiктi iрiктеу жасайды.

         14. Мәшинкемен жазу, көшiру-көбейту, стенографиялық
            анықтамалық жұмыстар және диктофон жазбасы

      128. Әкiмшiлiк басшылығының құжаттарын басуды компьютер-диктофон бюросы қамтамасыз етедi. Мәшинкемен жазатын қалған жұмыстың бәрiн, әдетте, белгiленген талаптарды сақтай отырып, бөлiмдердегi инспекторлар орындайды (N 23 қосымша).
      129. Көшiру-көбейту бюросы:
      - тапсырысты орындайды, оны тапсырысқа қол қойдырып алып, тиiстi бөлiмнiң инспекторына немесе атқарушысына тапсырады;
      - тапсырыстардың негiзiнде көбейтiлген құжаттардың, жұмсалған қағаздың және басқа материалдардың есебiн жүргiзедi.
      130. Көбейтуге рұқсатты мыналар:
      - бөлiмдерде дайындалған материалдарға - бөлiмдердiң меңгерушiлерi немесе олардың орынбасарлары;
      - Президент Кеңсесiнiң, хатшылықтардың құжаттарына - олардың меңгерушiлерi, Әкiмшiлiк Басшысының құжаттарына - оның көмекшiсi;
      - Жалпы бөлiмнiң құжаттарына - бөлiмнiң тиiстi секторларының меңгерушiлерi бередi.
      131. Әкiмшiлiкте құжаттардың көбейтiлуiне бақылау жасау Жалпы бөлiмге жүктеледi.
      132. Әкiмшiлiкте стенографиялық жұмысты Жалпы бөлiм жүзеге асырады. Бөлiмдер меңгерушiлерiне стенографисткаларды Жалпы бөлiм арқылы шақыруға құқық берiледi.
      133. Әкiмшiлiк өткiзген шараларды диктофонға жазуды Жалпы бөлiм жүзеге асырады. Өткiзiлген шаралардың жазуын ажырату сол мезетте не Әкiмшiлiк Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауларына сәйкес кейiнiрек жасалуы мүмкiн.
      134. Әкiмшiлiк қызметкерлерiне өздерiне тапсырылған жұмыстарды орындауы үшiн ақпаратты:
      - қызмет құжаттарының Әкiмшiлiкке келiп түскенi және

жөнелтiлгенi туралы - Жалпы бөлiмнiң қызметтiк хат-хабар секторы;
     - азаматтардың өтiнiштерi туралы - Жалпы бөлiмнiң хат және
азаматтарды қабылдау секторы;
     - мәжiлiстерде қаралған мәселелер жөнiндегi материалдар,
Президент актiлерi, сондай-ақ бұлардың жөнелтiлгенi туралы - Жалпы
бөлiмнiң шешiмдер шығару секторы;
     - нормативтiк актiлер туралы - Заң және құқықтық сараптама
мәселелерi жөнiндегi бөлiм бередi.


                                                   N 1 ҚОСЫМША
                                                   (7 тармаққа)

       Әкiмшiлiкке келiп түскен, тiркеуге жатпайтын құжаттардың
                                ТIЗБЕСI



      Әкiмшiлiкке келiп түскен және бұлар бойынша шешiм қабылдауды

талап етпейтiн (мәселе қойылмайтын мазмұндағы) мынадай құжаттар
тiркелмейдi:
     - "Қазақстан Республикасының Президентi мен Қазақстан
Республикасы Үкiметiнiң актiлер жинағы";
     - Қазақстан Республикасы Парламентiнiң Жаршысы;
     - облыстар, Алматы қаласы, аудандар әкiмдерi жанындағы алқа
мәжiлiстерiнiң хаттамалары және олардың жекелеген шешiмдерi;
     - Әкiмшiлiктiң сұратуы бойынша келiп түскен министрлiктер мен
ведомстволар алқаларының қаулылары, олардың бұйрықтары мен
нұсқаулықтары;
     - әлеуметтiк зерттеулер материалдары;
     - назарға алу Әкiмшiлiкке келiп түскен хаттардың көшiрмелерi;
     - тағайындалатын қызметкерлер жөнiндегi есепке алу деректерi;
     - министрлiктер мен ведомстволардың, халық шаруашылығы салалары
мен әлеуметтiк-мәдени саланың жұмысы туралы статистикалық есептер,
мәлiметтер, анықтамалар (жедел, айлық, тоқсандық, жарты жылдық);
     - Iшкi iстер министрлiгiнiң жедел ақпарлары;
     - ауа райы туралы ақпарлар;
     - баспа өнiмдерi (кiтаптар, брошюралар, газеттер, журналдар және
т.б.);
     - бухгалтерлiк құжаттар*;

     Ескерту: 
<*>
 Құжаттардың бұл санаты Қаржы-шаруашылық бөлiмiнiң
қабылдау бөлмесi мен бухгалтериясында есепке алынуға тиiс.

     - жолдамаларға, мейманханаларға өтiнiмдер*;
     - құттықтау жеделхаттар мен ашықхаттар (мемлекеттер мен
үкiметтер басшыларының жолдауларынан басқалары);
     - шақыру билеттерi, жарналық ақпарат.


                                                   N 2 ҚОСЫМША
                                                   (8 тармаққа)

                            N ________ Акт

     Бiз, төменде қол қоюшы Әкiмшiлiктiң Жалпы бөлiмiнiң қызметтiк
хат-хабар секторының қызметкерлерi, ______________________________
__________________________________________________________________
осы актiнi жасаған себебiмiз 199__ жылғы _________________________
келiп түскен N   пакеттi ашқан кезде онда ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
     Осы акт үш дана етiп жасалды. Актiнiң бiрiншi данасы қызметтiк
хат-хабар секторында қалдырылды, екiншiсi құжатпен бiрге тиiстi
жерiне берiлдi, ал үшiншiсi авторға ______________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________ жiберiлдi.

                                  Қолдар: ________________________
                                          ________________________
                                          ________________________

                                                   N 3 ҚОСЫМША
                                                   (9-тармаққа)

                        Кiрiс құжаттарын тiркейтiн
                                КӘРТIШКЕ

     ______________________________________________________________

     Құжаттың түрi              Хат-хабар            Бақылау туралы
                                жолдаушы             белгi

     Кiрiс N                    Мезгiлi

     Кiмге жiберiлген           Негiзгi сөздер      ________ парақ

     Қысқаша мазмұны

     Бұрыштама

     Бұрыштама қоюшы            Мезгiлi

     Бөлiм                      Атқарушы             Мезгiлi

     Мәселе шешiлдi             Ұзартылды            дейiн

     Нақты атқарылу мерзiмi     Еске салу мерзiмi

     Атқарылу мерзiмi

     Қол қойған                 Мезгiлi

     Құжат N   iске тiгiлдi     Тiзiмдеме            Қор
     ______________________________________________________________
                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
     ______________________________________________________________

                        Тапсырманың орындалу барысы

     Сұрау салынған      Кiмге сұрау     Құжаттың     Алғаны туралы
     күн және N          салынды         шығыс N      қойылған қолы
                                         және жауап
                                         қайтару
                                         мезгiлi

                                                   N 4 ҚОСЫМША
                                                  (12-тармаққа)

                              ЕЛТАҢБА

         ҚАЗАҚСТАН                             ПРЕЗИДЕНТ
     РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ                           РЕСПУБЛИКИ
        ПРЕЗИДЕНТI                             КАЗАХСТАН
     ________________________________________________________







     199__ ж. "___"_________
     N ________
     ______________________________________________________________
     199__ ж. ____________________   N ___________ хатқа (жазбаға)

                                 ---------

                                            N 4 Қосымшаның жалғасы
                                                 (12-тармаққа)

                                ЕЛТАҢБА

        ҚАЗАҚСТАН                            ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
     РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ                            СЕКРЕТАРЬ
       МЕМЛЕКЕТТIК                              РЕСПУБЛИКИ
         ХАТШЫСЫ                                 КАЗАХСТАН
     ______________________________________________________________



     199__ ж."___"_________________
     N ____________
     ______________________________________________________________

                                ЕЛТАҢБА

         ҚАЗАҚСТАН                              РУКОВОДИТЕЛЬ
       РЕСПУБЛИКАСЫ                            АДМИНИСТРАЦИИ
         ПРЕЗИДЕНТI                              ПРЕЗИДЕНТА
       ӘКIМШIЛIГIНIҢ                             РЕСПУБЛИКИ
          БАСШЫСЫ                                КАЗАХСТАН
     ______________________________________________________________


     199__ ж. "___"____________
     N _________

     ______________________________________________________________

                                                   N 5 ҚОСЫМША
                                                  (15-тармаққа)

                            Хабарлама кәртiшкесi

     Бөлiм индексi                  Мезгiлi
     Құжат N
     Атқарушы





                             Орындалу барысы






                             Бөлiм инспекторы _____________________

                                                   N 6 ҚОСЫМША
                                                  (19-тармаққа)

                   Қабылданған шешiмдердi есепке алу
                               КӘРТIШКЕСI

___________________________________________________________________
 Шешiмнiң |                             | N және қол | Даналарының
  N және  |             Атауы           |  қойылған  |     саны
  алынған |                             |  мезгiлi   |
  мезгiлi |                             |            |
__________|_____________________________|____________|_____________

Қысқаша мазмұны

Бұрыштама

___________________________________________________________________
 Атқаруға |   Кiмге   |  Алғаны  |   Қайтарып   | Шешiм сақталатын
 берiлген | жiберiлдi |  туралы  | беру мезгiлi,| iстiң N  немесе
   күнi   |           | қол қою  |     қолхат   | жойылғаны туралы
          |           |          |              |       белгi
__________|___________|__________|______________|__________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
___________________________________________________________________
 Атқаруға |   Кiмге  |   Алғаны  |   Қайтарып   | Шешiм сақталатын
 берiлген | жiберiлдi|   туралы  | беру мезгiлi,| iстiң N немесе
    күнi  |          |  қол қою  |     қолхат   | жойылғаны туралы
          |          |           |              |      белгi
__________|__________|___________|______________|__________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Бақылау және атқарылуы
туралы белгi

Қашан және кiм бақылаудан
алып тастады ______________________________________________________


                                                   N 7 ҚОСЫМША

(27, 31 тармақтарға)


                 Шығыс құжаттарын тiркеуге арналған

                             КӘРТIШКЕ

     ______________________________________________________________

     Кiмге жолданған

     Шығ. N ________            Мезгiлi            Бөлiм

     Қысқаша мазмұны

     Бұрыштама

     Бұрыштама қоюшы            Мезгiлi
                                Атқарушы           Мезгiлi

     Атқарылу мерзiмi           ________ дейiн
                                ұзартылды

     Нақтылы атқарылу           Еске салу мерзiмi
     мерзiмi

     Мәселе шешiлдi

     Қол қойған                 Мезгiлi

     Құжат N ____ iске          Тiзiмдеме          Қор
     тiгiлдi
     ______________________________________________________________
                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
     ______________________________________________________________

                       Тапсырманың орындалу барысы

     Сұрау салынған   Кiмге сұрау  Құжаттың шығ. N  Алғаны туралы
     күнi мен N       салынған     және жауап       қойылған қолы
                                   қайтарылған
                                   мезгiл


                                                   N 8 ҚОСЫМША
                                                  (40-тармаққа)

                  Қазақстан Республикасы Президентi
                       актiсiнiң жобасын келiсу
                                ПАРАҒЫ

     Жобаның атауы

     Жобаны кiм және қашан енгiздi

     Осы мәселе бойынша бұрынырақ
     Президенттiң актiлерi қабылданған
     (мезгiлi және N  )

     Жоба баяндалды

     Жобаны келiсу нәтижелерi:

___________________________________________________________________
   Қандай  | Үкiмет, министрлiктер |  Нақты кiммен  |  Келiсу
 тармақтары|   мен ведомстволар    |     келiсiлдi  | нәтижелерi
___________|_______________________|________________|______________




     Ұсыныстар:

     Бөлiм меңгерушiсi __________________ 199__ ж.

                                        Келiсiм парағының сырт жағы

             Заңға, жарлыққа, өкiмге қосымша құжаттардың
                               ТIЗБЕСI

     ______________________________________________________________
      N |                                 | Құжаттың | Құжаттардың
     р/с|                                 |нөмiрi мен| бар екендiгi
        |                                 | мезгiлi  |   туралы
        |                                 |          |  деректер
     ___|_________________________________|__________|_____________
      1 |                2                |     3    |      4
     ___|_________________________________|__________|_____________

      1. Актiнiң көшiрмесi
      2. Жолдау көрсеткiшi
      3. Мәжiлiс құжаттамасының көшiрмесi
      4. Жоба бойынша бөлiм анықтамасы
      5. Заңның, жарлықтың, өкiмнiң жобасы
         Үкiметтiң, министрлiктер мен ведомстволардың
         қорытындылары, анықтамалары, ескертпелерi
      1.
      2.
      3.
      4.
      5.
      6.
      7.
      8.
      9.

     Атқарушы өткiздi:
     Шешiмдер шығару секторының меңгерушiсi
     қабылдап алды:

     199__ ж. _____________

                                                   N 9 ҚОСЫМША
                                                  (50-тармаққа)

                              ЕЛТАҢБА

                     ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ
                                ЗАҢЫ

                               ЗАКОН
                       РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

     ____________________________________________________________

                              ЕЛТАҢБА

               ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ПРЕЗИДЕНТIНIҢ
                             ЖАРЛЫҒЫ

                               УКАЗ
                 ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

     _____________________________________________________________

                              ЕЛТАҢБА

               ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ПРЕЗИДЕНТIНIҢ
                              ӨКIМI

                          РАСПОРЯЖЕНИЕ
                 ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН


                                                   N 10 ҚОСЫМША
                                                  (52-тармаққа)

                Қазақстан Республикасы Президентiнiң
                          актiлерiн тiркеу
                             ЖУРНАЛЫ

                     199__ ж. ____________
     ______________________________________________________________
     Реттiк| Тiркелген |      Атауы немесе      | Атқарушының тегi
     тiркеу|  мезгiлi  |    қысқаша мазмұны     |
     нөмiрi|           |                        |
     ______|___________|________________________|__________________
        1  |     2     |           3            |         4
     ______|___________|________________________|__________________

                                                   N 11 ҚОСЫМША
                                                  (60-тармаққа)

              Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк хатшысының
                         өкiмдiк құжаттарын тiркеу
                                ЖУРНАЛЫ

     ______________________________________________________________
     Реттiк| Тiркелген |      Атауы немесе      | Атқарушының тегi
     тiркеу|  мезгiлi  |    қысқаша мазмұны     |
     нөмiрi|           |                        |
     ______|___________|________________________|__________________
        1  |     2     |            3           |         4
     ______|___________|________________________|__________________

                                                   N 12 ҚОСЫМША
                                                  (65-тармаққа)

                               ЕЛТАҢБА

                     ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ
                         ҚАУIПСIЗДIК КЕҢЕСI

              СОВЕТ БЕЗОПАСНОСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН


     199__ жылғы _________________       ПРОТОКОЛ N _____________
     N _______ ХАТТАМАСЫ                 "__"_________ 199__ года

                                                   N 13 ҚОСЫМША
                                                   (72-тармаққа)

                             Бақылау кәртiшкесi
     ______________________________________________________________

     Актiнiң атауы          __________________

     Кiрiс N                Мезгiлi

     Тiркелген N            Мезгiлi

     Қысқаша мазмұны        __________________       Бөлiм

     Бұрыштама

     Бұрыштама қоюшы        Мезгiлi

                            Атқарушы

     Атқарылу мерзiмi____   Мезгiлi ________ дейiн ұзартылды

     Нақтылы атқарылған     Еске салу мерзiмi
     мерзiмi

     Мәселе шешiлдi

     Қол қойған             Мезгiлi

     Құжат N   iске         Тiзiмдеме                 Қор
     тiгiлдi

     ______________________________________________________________
                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
     ______________________________________________________________
     Мезгiлi және |  Тапсырманың орындалу  | Алынған | Шығ. N және
     сұрау салу N |         барысы         | мезгiлi |   құжаттың
                  |  Кiмге сұрау салынды   |         |   мезгiлi
     _____________|________________________|_________|_____________
     ______________________________________________________________

                                                   N 14 ҚОСЫМША
                                                  (77-тармаққа)

                            Түскен хаттарды
                         ЕСЕПКЕ АЛУ КӘРТIШКЕСI

     ______________________________________________________________
     Аты-жөнi             Тiркелген             Тiркелген
     Хат иесiнiң          нөмiрi                мезгiлi
     мекенжайы

     Хат сипатының коды

     Хат иесiнiң                        Хаттың қысқаша мазмұны
     әлеуметтiк
     жағдайы

     Ұсыныс, өтiнiш, шағым, тiлхат, сұрау салу
     Өтiнiш қай тiлде жазылған

     Атқарушының шифры. Бұрыштама.
     ______________________________________________________________
                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
     ______________________________________________________________
       Мезгiлi   |    Хатты кiм жолдаған, кiмге   |    Қолхат
     ____________|________________________________|________________



     ______________________________________________________________
     Сақтау: iс/том
     Атқарылуы ... дейiн ұзартылды
     Бақылаудан алынды
     Тексеру қорытындысы
     Бақылауға қойған бөлiм

                                                   N 15 ҚОСЫМША
                                                  (78-тармаққа)

                   Келушiлердi қабылдауды есепке алу
                             КӘРТIШКЕСI

     N _______                         "___"_____________ 199__ ж.
                                          (қабылдау мезгiлi)

     Өтiнiш иесiнiң тегi, аты, әкесiнiң аты _______________________
     ______________________________________________________________
     Өтiнiш иесiнiң жұмыс орны және атқаратын қызметi _____________
     ______________________________________________________________
     Мекенжайы ____________________________________________________
     ______________________________________________________________
     Өтiнiштiң қысқаша мазмұны ____________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     Қабылдаушының тегi ___________________________________________
     ______________________________________________________________

     ______________________________________________________________
                                              Кәртiшкенiң сырт жағы
     ______________________________________________________________
     Кiмге және не тапсырылды, мезгiлi ____________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     Өтiнiш қараудың нәтижелерi ___________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     Қашан және кiм жауап қайтарды ________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________

                                                   N 16 ҚОСЫМША
                                                   (96-тармаққа)

           Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгiнiң
               қызмет бланкiлерiн берудi есепке алу
                             ЖУРНАЛЫ

     ______________________________________________________________
     Рет| Бланк |      Аты-жөнi      | Алғандығы жөнiнде | Ескерту
      N |   N   |                    |       қолы        |
     ___|_______|____________________|___________________|_________

     ______________________________________________________________
                              (бланкiнiң атауы)


                                                   N 17 ҚОСЫМША
                                                  (96-тармаққа)

                  Қызмет бланкiлерiн жұмсауды есепке алу
                                  ЖУРНАЛЫ

     Бланкiнiң атауы ______________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________

     ______________________________________________________________
     Мезгiлi| Бланкiлер |    Аты-жөнi    |   Алғаны   | Ескерту
            | нөмiрлерi |                |жөнiнде қолы|
     _______|___________|________________|____________|____________

                                                   N 18 ҚОСЫМША
                                                  (96-тармаққа)

                Бүлiнген қызмет бланкiлерiн жою туралы
                199__ ж. ________________

                                АКТ

     Бiз, төменде қол қоюшылар ____________________________________
     ______________________________________________________________
     199__ ж. ___________________ дейiнгi кезеңдегi бүлiнген қызмет
     бланкiлерiн ұсақтап жырту жолымен жойдық.
     ______________________________________________________________
     Рет|  Бланкiлер атауы  |   Бүлiнген   | Бланкiлер  | Ескерту
      N |                   | бланкiлердiң |    жиыны   |
        |                   |   нөмiрлерi  |            |
     ___|___________________|______________|____________|__________

             Акт __________ дана болып __________ парақта жасалды.

                                                   (қолдар)

                                                   N 19 ҚОСЫМША
                                                  (100-тармаққа)

     Қазақстан Республикасы
     Президентiнiң Әкiмшiлiгi

     Бөлiм __________________

                      199__ ЖЫЛҒА АРНАЛҒАН
                      IСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

___________________________________________________________________
 Бөлiмнiң| Iстiң (томның) | Томдар, |Iстi сақтау мерзiмi,| Ескерту
  индексi|    тақырыбы    | бөлiктер|тiзбе бойынша құжат.|
         |                |   саны  |   тар нөмiрлерi    |
_________|________________|_________|____________________|_________





     Бөлiм меңгерушiсi _________________
     ___________________________________

     КЕЛIСIЛГЕН
     Жалпы бөлiмнiң құжаттарды
     өңдеу және сақтау секторының
     меңгерушiсi

                                                   N 20 ҚОСЫМША
                                                  (118-тармаққа)

                                       Мемархив қолы __________
                                       Мекеме қолы ____________
     ______________________________________________________________
     _____________________________________| N _______________ қор  |
     _____________________________________| N ___________ тiзiмдеме|
     _____________________________________| N _____________ iс     |
              (қор түзушiнiң атауы)       |________________________|

     _______________________________________________________________
     _______________________________________________________________
     _______________________________________________________________
     _______________________________________________________________
     _______________________________________________________________
     _______________________________________________________________
                            (бөлiмнiң атауы)


            N ________ IС                 N _______ ТОМ
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
                            (iстiң тақырыбы)
     ______________________________________________________________
                               (мезгiлi)

     _________________________
     | N ___________ қор      |
     | N ___________ тiзiмдеме|     _____________________ парақта
     | N ___________ iс       |     _____________________ сақтауға
     |________________________|

                                                   N 21 ҚОСЫМША
                                                  (118-тармаққа)

                                РАСТАУ ЖАЗБАСЫ

     Iсте __________________________________________________ парақ
                        (жазбаша және цифрмен)
     нөмiрлендi.
     Бөлiм инспекторы ____________________________________________
     ______________________ 199__ ж.

                                                   N 22 ҚОСЫМША
                                                  (122-тармаққа)

             Жалпы бөлiмiнiң құжаттарды өңдеу және сақтау
          секторында 199__ жылғы құжаттарды қабылдау туралы
                                 АКТ

     Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгiнiң
     ______________________________________________________________
     _______________________________________________ бөлiмiнен
     Номенклатура бойынша барлығы __________________ iс
     Нақтылы барлық қабылданғаны ___________________ iс
     Соның iшiнде: ұдайы сақтауға __________________ iс
                 уақытша сақтауға __________________ iс
     Құжаттарды ресiмдеу мен топтау жөнiнде ескертпелер ___________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________
     Құжаттарға сәйкес есепке алу-тiркеу картотекасы бiр мезгiлде
     қабылданды.
     Кәртiшкелердi толтыру жөнiндегi ескертпелер __________________
     ______________________________________________________________
     ______________________________________________________________

                            Жетiспейтiн құжаттар

     ______________________________________________________________
     Кәр. | Жылы | Құжат|   Құжаттың   | Мазмұны |Атқарушы|Ескерту
     тiшке|      |қайдан|түскен мезгiлi|         |        |
       N  |      |түскен|    және N    |         |        |
     _____|______|______|______________|_________|________|________

                         Жетiспейтiн кәртiшкелер

     ______________________________________________________________
     Кәртiш.| Жылы |   Атқарушы   | Құжат қайда тiгiлген | Ескерту
     ке N   |      |              |______________________|
            |      |              | жылы | iс N  | парақ |
     _______|______|______________|______|_______|_______|_________

                                        N 22 Қосымшаның жалғасы

                 ӨТКЕН ЖЫЛДАРЫ ТАПСЫРЫЛҒАН ҚҰЖАТТАР
     ______________________________________________________________
      Атқарушы | Жылы | Құжаттар саны | Кәртiшкелер саны | Ескерту
     __________|______|_______________|__________________|_________



                        Құжаттарды өңдеу және
                        сақтау секторының
                        меңгерушiсi ___________________
                        Бөлiм меңгерушiсi _____________
                        ________________ 199__ж.

                        Құжатты бөлiм инспекторы __________________
                        тапсырды

                        ________________ 199__ ж.

                                                   N 23 ҚОСЫМША
                                                  (128-тармаққа)

                Құжаттарды басу жөнiндегi қысқаша жадуал



      Қызмет құжаттары А4 (297х210 мм) және А5 (210х148 мм) форматты қағазда баспахана әдiсiмен әзiрленген тиiстi бланкiлерге басылады.
      Актiлердiң тақырыбы парақтың орта шенiнде, хаттардың тақырыбы

сол жақ жоғарғы бұрышта бiр интервал арқылы басылады.
     Екi немесе одан да көп парақта құрастырылған құжаттардың екiншi
және кейiнгi парақтары орташенiнде нөмiрленедi.
     Құжаттың мәтiнi басылған кезде жиектердiң мынадай негiзгi
өлшемдерi сақталуға тиiс:
     сол жағы - 35 мм;
     оң жағы - 10 мм;
     жоғарғы жағы - 25 мм;
     төменгi жағы - 25 мм.
     Құжаттардың мәтiндерi, әдетте жоларалығы бiржарым интервал
арқылы басылуға тиiс.
     Баспахана әдiсiмен шығаруға әзiрленетiн құжаттардың мәтiнi
жоларалығы екi интервал арқылы басылады.


      Бiрнеше жолдан тұратын реквизиттер (мәтiннен басқа) жоларалығы бiр интервал бойынша басылады. Бұл ретте "Адресат", "Бекiту белгiсi", "Қосымшаларының бар екендiгi туралы белгi", "Келiсу белгiсi" тәрiздi реквизиттердiң құрамдас бөлiктерiнiң бiр-бiрiнен жоларалығы 1,5 - 2 интервал етiп бөлу керек.
      Реквизиттер бiр-бiрiнен жоларалығы 2 - 4 интервал етiп бөлiнедi.
      Құжат түрiнiң атауы (хаттама, акт, анықтама және т.б.) бас әрiптермен басылады.
      "Қол қою" реквизитiнде қойылған қолдың ажыратылуы лауазымды атауының соңғы жолының қатарында жақшасыз басылуға тиiс.
      Егер құжаттың мәтiнiнде ескертулер немесе басылуына негiз болған құжатқа жеке абзацқа бөлiнiп сiлтеме жасалған болса, "Ескерту", "Негiз" деген сөздер нөлдiк табулятордан, ал оларға қатысты мәтiн 1 жоларалық интервал арқылы басылады.

Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан

Распоряжение Президента Республики Казахстан от 9 января 1996 г. N 2751. Утратило силу - распоряжением Президента РК от 24 октября 1998 г. N 4129 ~N984129

     В целях установления единого порядка работы с документами в Администрации Президента Республики Казахстан:
      1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан (прилагается).
      2. Признать утратившим силу постановление Президента Республики Казахстан от 28 октября 1994 г. N 1955 "Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате Президента Республики Казахстан".
     Президент
Республики Казахстан


                                              Утверждена

распоряжением Президента Республики Казахстан от 9 января 1996 г. N 2751


                              Инструкция
                   по делопроизводству в Администрации
                     Президента Республики Казахстан

                         1. Общие положения

      1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в Администрации Президента Республики Казахстан <*> .
      Указанные правила распространяются на работу с документами несекретного характера, а также в установленных случаях на документы, имеющие гриф "Для служебного пользования".
      Ведение секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.
      Сноска. В дальнейшем - Администрация.
      2. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением в отделах и структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.
      3. Контроль за соблюдением во всех звеньях Администрации требований делопроизводства согласно настоящей Инструкции осуществляет Руководитель Администрации как непосредственно, так и через Общий отдел.
      4. Вновь принимаемых работников заведующие отделами знакомят под роспись с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу в Администрации.
      5. Переписка с учреждениями и гражданами ведется на казахском или русском языках.

                      2. Прием и регистрация входящей
                          служебной корреспонденции

      6. Вся корреспонденция, поступающая в Администрацию, принимается и регистрируется Общим отделом. Корреспонденция, принятая сотрудником Администрации в силу производственной необходимости помимо Общего отдела, должна быть немедленно зарегистрирована.
      7. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении N 1 к настоящей Инструкции.
      8. Документы, поступающие в Администрацию в нерабочее время, выходные и праздничные дни, принимаются дежурными Общего отдела.
      Документы, поступившие не по адресу, возвращаются их авторам или отправляются по назначению.
      Сектор служебной корреспонденции Общего отдела вскрывает все пакеты (кроме именных с надписью "Лично"), проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов номерам, указанным на конверте.
      В случае недостачи части документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляется акт (приложение N 2) в трех экземплярах: один экземпляр остается в секторе служебной корреспонденции, второй вместе с документом передается по назначению, а третий направляется отправителю.
      Именные пакеты с надписью "Лично" учитываются сектором служебной корреспонденции в отдельном журнале и передаются адресату. Если после вскрытия конверта адресатом в нем окажутся письмо, заявление, жалоба или другие служебные документы, то они немедленно должны быть переданы для регистрации в сектор служебной корреспонденции или в сектор писем и приема граждан.
      Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту.
      9. На первой странице в верхней части документа ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления, входящего номера и количества листов. При регистрации корреспонденции на иностранных языках штамп ставится на оригинале и переведенном тексте. Документы регистрируются на карточках установленной формы (приложение N 3) в трех экземплярах: первая и вторая карточки хранятся соответственно в справочной и контрольной картотеках сектора служебной корреспонденции, третья передается с документом в отдел. В дальнейшем в них отмечается весь ход движения и рассмотрения документов.
      Документы регистрируются на казахском или русском языках, в зависимости от того, на каком языке они написаны.

                 3. Рассмотрение и прохождение входящей
                        служебной корреспонденции

      10. Документы после предварительной разметки передаются на рассмотрение Президенту, Государственному секретарю, Руководителю Администрации, руководителям отделов и затем в соответствии с их указаниями направляются исполнителям.
      11. Документы, направляемые руководителям, принимаются заведующими Канцелярией Президента, секретариатами, помощниками или инспекторами приемных, которые расписываются за получение документов.
      12. Заведующий Канцелярией Президента, секретариатами, помощники предварительно рассматривают поступившие документы, готовят проекты поручений (резолюций) по ним с участием отделов Администрации и докладывают соответственно Президенту, Государственному секретарю, Руководителю Администрации и его заместителям <*> .
      Сноска. Далее - Руководство.
      Резолюции Руководства печатаются на бланках установленного образца (приложение N 4) и в них, как правило, указываются:
      - исполнители (наименование организаций, фамилии и инициалы должностных лиц);
      - ясное и исчерпывающее содержание поручения или порядок и характер исполнения документа;
      - срок исполнения;
      - личная подпись руководителя с расшифровкой;
      - дата (число, месяц, год);
      - на нижнем поле под чертой - к какому документу относится резолюция с указанием его даты и номера.
      13. Рассмотренные документы передаются инспектору приемной, который возвращает их вместе с резолюциями в сектор служебной корреспонденции.
      14. Работники сектора служебной корреспонденции вводят тексты резолюций в компьютер и направляют исполнителям.
      Поручения Руководства с указанием сроков, "доложить", "внести предложение" и другие, требующие ответа, берутся на контроль, о чем на документе и карточках делается соответствующая отметка.
      Контроль за исполнением поручений Руководства возлагается на соответствующие структурные подразделения Администрации, для чего им направляются подлинники документов, а непосредственным исполнителям (аппаратам Правительства и акимов, министерствам, ведомствам и другим организациям) - их копии. Поручения исполняются, как правило, в течение месяца со дня их получения, если не установлены другие сроки.
      Поручения и предписания Руководителя Администрации, его заместителей, заведующих отделами, помощников и советников Главы государства государственным органам и должностным лицам по представлению необходимой информации, документов и иных материалов исполняются в семидневный срок соответственно со дня их дачи и получения, если не установлены другие сроки.
      Объем информаций, справок и других документов, направляемых в Администрацию, не должен превышать 3, а по крупным вопросам - 5 страниц.
      Направляемые в Администрацию первые экземпляры документов должны быть подписаны первым руководителем, а в его отсутствие - лицом, замещающим руководителя (с указанием занимаемой должности и фамилии), приложения к ним - завизированы лицом, подписавшим или готовившим документ.
      15. Делопроизводство в отделах ведут инспектора (специалисты) <*> . Документы ими принимаются под роспись в карточке, возвращаемой в сектор служебной корреспонденции для хранения в справочной картотеке.
      Сноска. Далее - инспектор.
      Инспектор сверяет наличие документов и приложений к ним, проставляет в карточке индекс отдела и время получения (дату, час), откалывает карточку, а документы немедленно передает заведующему отделом.
      Заведующий отделом после рассмотрения документов дает поручение соответствующему исполнителю. Инспектор отдела вносит в карточку его указание и передает документ исполнителю под роспись в карточке. Фамилия исполнителя сообщается в сектор служебной корреспонденции по информационным карточкам (приложение N 5).
      16. Инспектор отдела несет ответственность за полноту и правильность ведения записей в карточках и своевременную передачу (отправку) документов.
      Карточки хранятся только в картотеке отдела, запрещается их хранение вместе с документами у исполнителей.
      На оборотной стороне карточки инспектором отмечается ход исполнения документа (краткие сведения о напоминаниях, запросах, заключениях, ответах, справках и др.).
      Записи в карточках производятся на пишущей машинке или чернилами четко и ясно. Записи карандашом, помарки, подчистки не допускаются. Если записи не умещаются на одном бланке карточки, к первоначальному прикладывается второй бланк с надписью "Продолжение к N ".
      17. После полного решения вопросов, поставленных в документах, исполнитель докладывает об этом заведующему отделом, систематизирует переписку, производит на первоначальном документе и в карточке запись: как, кем и когда решен вопрос - и с отметкой "В дело N " передает их инспектору отдела.
      Исполненные документы списываются в дело заведующим отделом только после доклада руководителю, давшему поручение. При этом автор письма должен быть извещен о результатах рассмотрения.
      В случае, когда по данному вопросу принято соответствующее решение и необходимые документы переданы в сектор по выпуску решений, в графе карточки "Документ подшит в дело N" указывается - "в секторе по выпуску решений", а в графе "Вопрос решен" пишется "Указом (распоряжением) от 19__г. N ". В этом случае за получение документов расписывается работник этого сектора.
      Если вопрос решен устно, то на самом документе и соответственно на карточке отдела исполнителем записывается должность и фамилия лица, с которым состоялся разговор, его краткое содержание и дата.
      Инспектор отдела, принимая документы для приобщения в дело, сверяет их наличие, подшивает, а карточку ставит в картотеку исполненных документов.
      18. После исполнения документа инспектор отдела сообщает в сектор служебной корреспонденции о снятии его с контроля.
      19. Поступающие в отделы для сведения акты (законы, указы, постановления, распоряжения) и другие документы хранятся у инспектора в соответствующих делах в хронологическом порядке. Для их учета и поиска используются карточки (приложение N 6).
      20. Передача документов из одного отдела в другой производится только чрез Общий отдел под роспись в карточках учета.
      21. Ходатайства о помиловании после регистрации в Общем отделе передаются в Отдел помилования, где учитываются, рассматриваются и контролируются.
      22. Отделы Администрации систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, определяют ее дальнейшее прохождение и решение поставленных вопросов в рамках своей компетенции, принимают меры к сокращению документооборота и сроков исполнения документов.
      23. Общий отдел сортирует почту на стадии ее регистрации, возвращает обращения организаций, предприятий, учреждений и других корреспондентов на имя Руководства, которые не требуют его рассмотрения и могут быть решены Правительством, центральными и местными исполнительными органами.
      Подлежат возврату также документы и материалы, оформленные с нарушением установленных требований делопроизводства.
      24. Руководителям структурных подразделений Администрации Президента предоставляется право самостоятельно рассматривать документы по курируемым вопросам, вести с государственными органами, должностными лицами и организациями служебную переписку, запрашивать и получать от них всю необходимую информацию, давать им обязательные к исполнению поручения и предписания, привлекать к решению поставленных вопросов служащих аппаратов Парламента, Правительства, министерств, государственных комитетов, иных центральных и местных исполнительных органов, представителей организаций, учреждений, ученых и специалистов.

           4. Оформление исходящей служебной корреспонденции

      25. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований государственных органов, общественных организаций, предприятий, учреждений, руководствуясь действующими правилами, справочниками, словарями и др.
      26. Служебные документы должны быть краткими, понятными печататься на бланках установленной формы. Наименование адресата пишется в именительном падеже, например:
      Парламент Республики Казахстан
      Министерство иностранных дел Республики Казахстан.
      При направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а фамилия адресата - в дательном.
      На документе, направляемом иногороднему адресату, указываются после его наименования почтовый индекс, область, город, село, улица, номер дома, при направлении по факсу - номер телефакса.
      Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
      Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например: акимам областей).
      При рассылке многим адресатам документа, подписанного Руководством Администрации, в конце его текста вместо подписи может быть записано: Администрация Президента Республики Казахстан.
      27. Исходящая корреспонденция учитывается в карточках (приложение N 7), подписывается светостойкими чернилами в двух экземплярах. На втором экземпляре документа, подписываемого Президентом или Государственным секретарем, должны быть визы исполнителя, руководителя соответствующего подразделения Администрации, а по правовым вопросам - заведующего Отделом по вопросам законодательства и правовой экспертизы.
      По отдельным текущим вопросам письма и телеграммы подписываются Государственным секретарем, Руководителем Администрации или его заместителями, заведующими отделами или их заместителями.
      28. Документы, направляемые главам других государств, Парламенту Республики Казахстан, подписываются Президентом. Поручения, указания Правительству подписываются Президентом; заместителям Премьер-Министра - Государственным секретарем и Руководителем Администрации; Аппарату Правительства, министерствам, государственным комитетам и иным центральным исполнительным и правоохранительным органам, акимам областей, городов республиканского значения и столицы Республики - Руководителем Администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, помощниками, советниками Главы государства.
      29. Подготавливаемому письму, докладу дается, как правило,

краткий заголовок.
     Во всех случаях, когда дается ответ на ходатайство или запрос,
под исходящим номером указываются номер и дата этого документа.
     Приложения к документу должны перечисляться после его текста с
указанием количества листов.
     30. В состав подписи входят должность лица, подписывающего
документ, его личная подпись и ее расшифровка, например:

     Государственный секретарь           первая буква имени
        Республики Казахстан               и фамилия
                              (подпись)



      Фамилия исполнителя документа и номер его телефона, количество отпечатанных экземпляров и инициалы машинистки указываются в нижней части после подписи или на оборотной стороне последнего листа документа, например: Ахметов 625214 2-лм.
      31. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год), приводимую полностью или сокращенно (например, 12 августа 1994 г. или 12.08.94), и номер. Сокращенная запись даты обычно проставляется после подписи в справках, докладных записках и др.
      После подписания документы регистрируются инспектором отдела в карточке (приложение N 7). Исходящий номер состоит из индекса отдела-исполнителя, номера дела по номенклатуре и номера входящего документа или инициативного номера отдела, например: 8-12/4578 или 8-13/26.
      32. Индексы структурных подразделений разрабатываются Общим отделом и утверждаются Руководителем Администрации.
      33. При направлении документа, требующего возврата, в правой части верхнего поля его ставится штамп "Подлежит возврату в Общий отдел Администрации Президента Республики Казахстан".
      34. Исходящая корреспонденция, как правило, сдается в Общий отдел для отправки до 13 часов.
      35. Регистрация входящих и исходящих телеграмм производится аналогично и совместно с остальной текущей корреспонденцией.
      Исполнитель, оформляя на отправку телеграмму с одинаковым текстом в несколько пунктов, размножает ее по количеству адресатов.
      В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только один пункт назначения с адресными данными, куда необходимо доставить ее, а последующие адреса - в тексте телеграммы.
      36. Исходящие документы готовят к отправке инспектора отделов, при этом они делают соответствующие отметки (поручения, резолюции и др.) в регистрационных карточках.
      Подготовленные к отправке документы и их копии инспекторами отделов передаются в сектор служебной корреспонденции.
      При отправке документа по телефаксу и телетайпу исполнитель должен указать точный номер факса и телетайпа адресата и сдать его в сектор служебной корреспонденции в двух экземплярах, один из которых с отметкой об отправке возвращается в отдел.
      В секторе служебной корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов, делаются отметки об отправке на оборотной стороне карточек. Неправильно оформленные документы возвращаются в отделы для доработки.
      37. Поступившая в Общий отдел на отправку корреспонденция сортируется по маршрутам на местную и иногороднюю и доставляется через подразделения Государственной фельдъегерской службы Республики Казахстан. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются вне очереди.
      Отправка документов, минуя Общий отдел, запрещается.
      Иногородняя корреспонденция вносится в реестры. Местная корреспонденция вручается по маршрутным спискам (под расписку), а в отдельных случаях - по разовым распискам.
      Сотрудники секторов служебной корреспонденции отвечают за своевременную отправку исходящей корреспонденции в соответствии с указанными на документах адресами: проверяют правильность оформления почтовым отделением приема пакетов (заказных, авиа и простых) к отправке по реестрам, а также вручения корреспонденции адресатам по маршрутным спискам.
      Реестры, маршрутные списки и разовые расписки на отправку (вручение) документов сохраняются в Общем отделе в течение года.
      Корреспонденция доставляется в Канцелярию Президента, секретариаты, приемные Руководства, отделы инспекторами Общего отдела по графику, а срочные документы - немедленно.

         5. Порядок подготовки, внесения на рассмотрение,
             оформления и рассылки актов Президента
             Республики Казахстан, распорядительных
              документов Государственного секретаря

      38. Согласно пунктам 1 и 2 статьи 45 Конституции Республики Казахстан Президент Республики издает соответственно указы и распоряжения, законы, а также указы, имеющие силу Закона Республики Казахстан <*> .
      Сноска. В дальнейшем - акты.
      39. Акты Президента, издаваемые по инициативе Правительства, предварительно скрепляются подписью Премьер-Министра.
      Проекты таких актов Президента после проработки в Правительстве и соответствующих согласований вносятся на рассмотрение Президента постановлением Правительства или письмом за подписью Премьер-Министра или в его отсутствие - Первого заместителя Премьер-Министра.
      К проектам актов Президента, требующим реализации их через Правительство, готовятся проекты постановлений Правительства или распоряжений Премьер-Министра, проекты законов.
      Проекты актов Президента, подготовленные по инициативе Конституционного Совета, Национального Банка, Верховного Суда, Генеральной Прокуратуры, Государственного следственного комитета, Комитета национальной безопасности и других органов, подчиненных и подотчетных Президенту Республики, представляются их руководителями после проработки и согласования с заинтересованными министерствами, ведомствами и организациями.
      40. К проекту акта Президента разработчиком (головным разработчиком) прилагаются справка объемом не более 5 страниц, где излагается существо вопроса и обоснование, в том числе финансовое, перечень ранее принятых актов Президента по этому вопросу и справка об их исполнении, при необходимости результаты социально-политического анализа и прогноз ожидаемых последствий принятия акта, а также лист согласования со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами (приложение N 8) и указать рассылки.
      В проекте должно быть четко изложено содержание намечаемых мер, определен круг организаций и лиц, на которых они распространяются или которые несут ответственность за их выполнение в установленные сроки.
      41. Проекты актов Президента представляются на казахском и русском языках.
      42. Представленные проекты актов передаются Руководителем Администрации для проработки, согласования и визирования соответствующим структурным подразделениям Администрации. Все проекты актов в обязательном порядке проходят экспертизу в Отделе по вопросам законодательства и правовой экспертизы, визируются помощником Президента по правовым вопросам. В отдельных случаях, когда трудно определить по функциональным обязанностям отдел-исполнитель, Руководитель Администрации или его заместитель дают поручение по проработке проекта акта конкретному сотруднику.
      Проекты актов Президента согласовываются и визируются Государственным секретарем, Руководителем Администрации, в соответствии с распределением обязанностей - его заместителями и советниками Президента.
      При проработке проекта акта Президента в отделах Администрации запрещается внесение исправлений в представленный автором оригинал (для работы используется копия проекта). Визы о согласовании ставятся на оригинале проекта акта.
      При наличии возражений или выявлении недостатков и противоречий Руководитель Администрации возвращает проект авторам для доработки.
      Согласование и подготовка заключений по проектам документов осуществляются не более чем в двухнедельный срок со дня их поступления, если не оговорены иные сроки.
      43. Подготовка проектов актов Президента отделами Администрации осуществляется под руководством Руководителя Администрации, а также других уполномоченных Президентом должностных лиц.
      44. Согласованию с Премьер-Министром подлежат проекты актов Президента, связанные с осуществлением полномочий Правительства и Премьер-Министра.
      По вопросам деятельности Верховного Суда, Генеральной Прокуратуры, Государственного следственного комитета, Комитета национальной безопасности и Национального Банка проекты актов Президента подлежат согласованию соответственно с их руководителями.
      45. Тексты проектов актов Президента в обязательном порядке прорабатываются на соответствие требованиям делопроизводства Общим отделом Администрации и визируются его заведующим, а также консультантом-редактором Общего отдела.
      46. Проекты актов Президента должны быть четко сформулированы, лаконичны, напечатаны через два интервала без помарок и исправлений, завизированы заведующим отделом и исполнителем, готовившим проект.
      47. Название проекта акта Президента должно соответствовать его основному содержанию и быть кратким. Проект акта должен иметь соответствующую рубрикацию. В зависимости от содержания и объема он может иметь разделы. Пункты проекта располагаются по значимости в логической последовательности, а также с учетом хронологии и этапов решения вопроса. Нумерация должна быть единой, а не отдельной для каждого раздела.
      В текстах актов Президента употребляются полные наименования министерств, ведомств и других организаций. В приложениях к актам Президента допускается употребление их сокращенных наименований.
      48. При подготовке проектов актов Президента, в которых имеется ссылка на ранее принятое решение, после даты, номера и наименования этого решения в скобках указываются год, номер и статья его опубликования в сборнике "Собрание актов Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан". В случае, если ко дню подписания акта Президентом ранее принятое решение не опубликовано в данном сборнике, то указываются только дата, номер и наименование этого решения.
      49. Проект, справка и лист согласования должны иметь идентичные заголовки.
      Указатель рассылки заполняется и готовится отделом-исполнителем Администрации и подписывается его заведующим.
      50. Тексты актов Президента Республики Казахстан печатаются на бланках установленного образца с Государственным гербом в цветном изображении (приложение N 9). На подпись представляется завизированный первый экземпляр. Приложения к актам визируются исполнителем.
      51. Подготовленные для подписи акты докладываются Президенту Руководителем Администрации.
      52. Подлинники актов, подписанные Главой государства, передаются заведующим Канцелярией Президента через отдел-исполнитель для регистрации в Общий отдел со всеми первичными документами и другими материалами.
      Регистрация принятых актов Президента ведется в журнале (приложение N 10). Нумерация их должна быть единой на весь период деятельности Президента. Общий отдел обеспечивает размножение необходимого количества экземпляров актов согласно указателю рассылки, их заверение гербовой печатью Президента и рассылку адресатам.
      При необходимости акты могут рассылаться в виде выписок.
      Сверку отпечатанных в типографии экземпляров актов и выписок из них с оригиналом производят сотрудники Общего отдела и отдела-исполнителя, они несут также ответственность за полное соответствие снимаемых копий подлинникам документов.
      На указателе рассылки акта приводятся фамилии работников сектора по выпуску решений и отдела, готовившего к рассылке данный документ, и дата отправки.
      53. Запрещается внесение исправлений в подлинники актов Президента после их подписания.
      54. Опубликование актов Президента осуществляется в соответствии со статьей 25 Указа Президента Республики Казахстан, имеющего силу Конституционного закона, от 26 декабря 1995 г. N 2733 "О Президенте Республики Казахстан".
      55. Замена разосланных экземпляров актов Главы государства может быть произведена только с разрешения заведующего Общим отделом. При этом ранее разосланные экземпляры должны быть отозваны и в последующем уничтожены по акту.
      56. Подлинники актов Президента и документы к ним хранятся в Общем отделе Администрации.
      57. Контроль за оформлением актов Президента осуществляет заведующий Общим отделом Администрации.
      58. Контроль за выполнением Правительством законодательных поручений Президента Республики осуществляет помощник Президента по правовым вопросам.
      59. Распорядительные документы Государственного секретаря <*> готовятся его секретариатом и соответствующими подразделениями Администрации Президента, согласовываются с заинтересованными государственными и другими органами, прорабатываются в Отделе по вопросам законодательства и правовой экспертизы Администрации и соответствующими помощниками и советниками Президента, а также в Общем отделе на соответствие требованиям делопроизводства (пункты 46-50 настоящего раздела).
      Сноска. Вид документов будет уточнен после определения Президентом Республики статуса и полномочий Государственного секретаря.
      60. Подписанный Государственнным секретарем распорядительный документ исполнитель передает в сектор по выпуску решений Общего отдела, который регистрирует его в журнале (приложение N 11), после присвоения номера осуществляет размножение и отправку согласно указателю рассылки.

             6. Подготовка документов на заседания советов
             и комиссий при Президенте Республики Казахстан
          и совещания, проводимые Президентом и Государственным
                      секретарем Республики Казахстан

      61. Подготовку документов на заседания советов и комиссий при Президенте Республики Казахстан <*> , совещаний, проводимых Президентом и Государственным секретарем, обеспечивают аппараты, секретариаты этих консультативно-совещательных органов, отделы и другие структурные подразделения Администрации.
      Сноска. В дальнейшем - советы.
      62. При подготовке вопросов к заседаниям советов и совещаниям необходимо соблюдать следующие требования:
      а) проекты законов и актов Президента готовятся в соответствии с требованиями раздела 5 настоящей Инструкции;
      б) определение, уточнение списка приглашенных на заседания по обсуждаемым вопросам осуществляется структурным подразделением, которое готовит совещание. Список приглашенных (фамилия, имя, отчество, должность), подписанный руководителем структурного подразделения, вместе с проектами документов заблаговременно передается в Общий отдел и Канцелярию Президента. Явку приглашенных обеспечивают сотрудники структурного подразделения, готовившего вопрос;
      в) вызов акимов областей, руководителей предприятий и организаций республики, должностных лиц на заседания советов и совещания осуществляется с разрешения Руководителя Администрации.
      63. После заседаний и совещаний в трехдневный срок (если не установлен другой срок для доработки) исполнители окончательно редактируют принятые документы с учетом всех изменений и дополнений, внесенных в ходе обсуждения, и представляют их на подпись.
      64. Все проекты и материалы по окончании заседаний подлежат возврату в Общий отдел Администрации.
      65. На заседаниях советов ведутся протоколы (приложение N 12), в которых указываются присутствующие должностные лица, перечень обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступивших при обсуждении, записывается краткое изложение принятого решения по каждому вопросу. При необходимости заседания стенографируются или производится аудио- или видеозапись.
      66. Подготовку записей по обсуждаемым вопросам и оформление протоколов заседаний производят соответствующие структурные подразделения совместно с Общим отделом.
      Протокол печатается в одном экземпляре, оформляется в трехдневный срок и подписывается председательствовавшим лицом, приложения к нему - руководителем структурного подразделения, готовившего заседание.
      Подлинники протоколов заседаний советов хранятся в соответствующих структурных подразделениях, совещаний - в Общем отделе.
      67. Протоколы совещаний и заседаний комиссий готовятся и редактируются соответствующими отделами и подразделениями Администрации и при необходимости рассылаются согласно указателю рассылки.

            7. Порядок организации контроля за исполнением
                            актов Президента

      68. На контроль берутся все акты Президента, кроме не содержащих порученческих пунктов и имеющих временный или индивидуальный характер (о награждениях, назначениях, помиловании, предоставлении гражданства и др.).
      69. Контроль за безусловным и исчерпывающим исполнением актов Президента всеми государственными органами и должностными лицами осуществляют соответствующие структурные подразделения Администрации.
      В 5-дневный срок после подписания закона и акта Президента отдел-исполнитель в зависимости от характера и значимости документа разрабатывает организационные мероприятия по их реализации.
      70. Контроль за сроками исполнения актов Президента и поручений Руководства осуществляет Общий отдел.
      71. В случаях, когда в актах Президента ставятся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких отделов, и к контролю за их исполнением необходимо привлечь другие отделы, исполнитель, подготовивший решение, составляет в 3-дневный срок проект поручения с указанием пунктов, которые должны контролироваться другими отделами, согласовывает его с задействованными отделами, сектором контроля и проверки исполнения Общего отдела и передает на подпись Руководству, копии поручений направляются указанным отделам и сектору контроля и проверки исполнения. В этих случаях контроль за исполнением документа в целом возлагается на отдел, подготовивший его.
      72. На акты, подлежащие контролю, Общий отдел заполняет контрольные карточки в двух экземплярах. Одна из них направляется в отдел-исполнитель, другая хранится в секторе контроля и проверки исполнения Общего отдела (приложение N 13).
      В случаях, когда акт касается нескольких отделов, заполняется необходимое количество карточек.
      73. Исполнитель на контролируемый документ заводит накопительную папку, где концентрируются материалы о ходе его реализации (справки, информации, протоколы совещаний, материалы проверок, поручения Руководства).
      Ответственность за состояние работы по контролю в отделах несут их руководители.
      74. Отделы до 5 числа первого месяца квартала передают в сектор контроля и проверки исполнения графики-перечни контролируемых документов, по которым должны быть представлены в текущем квартале информации о ходе их выполнения, утвержденные соответствующим заместителем Руководителя Администрации.
      При возникновении объективных причин, не позволяющих своевременно исполнить документ, отдел готовит Руководству записку о продлении сроков его реализации с подробным обоснованием.
      75. Для снятия с контроля или продления сроков исполнения актов Президента Правительство, другие государственные органы представляют информацию Президенту о ходе их реализации, которая визируется в соответствующем отделе и секторе контроля и проверки исполнения Общего отдела Администрации.
      Документ снимается с контроля или продлевается срок его исполнения на основании резолюции Президента.

            8. Порядок рассмотрения обращений граждан
                   и контроль за их исполнением

      76. Общий порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в Администрацию, регламентируется Указом Президента Республики Казахстан, имеющим силу Закона, от 19 июня 1995 г. N 2340 "О порядке рассмотрения обращений граждан".
      77. Обращения граждан и ответы о результатах их рассмотрения регистрируются на компьютере на карточках учета (приложение N 14). На первой странице обращения ставится регистрационный штамп с датой поступления и номером, который является одновременно входящим и исходящим. Дальнейшая переписка по рассмотрению обращений граждан ведется под этим же номером.
      78. На повторных письмах, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а карточка учета с пометкой "повторно" помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным письмам приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
      Ранее проверявшиеся повторные обращения, по которым в отделах имеются исчерпывающие материалы проверок, с согласия заведующего Общим отделом дополнительной проверке не подлежат, о чем в пятидневный срок сообщается заявителю.
      Письменные заявления, в которых нет подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы и учебы считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
      Учет приема посетителей ведется по карточкам установленной формы (приложение N 15).
      79. В зависимости от содержания обращения докладываются Президенту, Государственному секретарю, Руководителю Администрации или направляются сектором писем и приема граждан для рассмотрения в отделы Администрации.
      Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится только через сектор писем и приема граждан с соответствующей отметкой в карточке учета.
      80. Аппаратам Правительства и акимов, министерствам и ведомствам, другим государственным органам, организациям и учреждениям республики письма и жалобы направляются для рассмотрения в соответствии с их компетенцией в срок не позднее 5 дней со дня получения с сопроводительным письмом за подписью заведующего Общим отделом или его заместителя.
      81. Поручения Руководства с указаниями сроков, "доложить", "проинформировать" и другие, требующие ответа, берутся сектором писем и приема граждан на контроль, о чем на письме и карточках делаются соответствующие отметки.
      Контроль за исполнением писем, направленных в отделы, возлагается на их заведующих.
      Если рассмотрение письма поручается нескольким отделам, координацию осуществляет отдел, указанный в резолюции первым.
      Вопрос о взятии писем на контроль, направлении для рассмотрения в государственные органы и общественные организации решается руководителем структурного подразделения.
      Исполнение писем с поручениями исчисляется со дня их поступления в отделы и организации в срок до одного месяца, а не требующих дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.
      Контрольные письма подлежат возврату в Администрацию.
      Основанием для снятия с контроля обращения может служить справка о результатах его рассмотрения с приложением материалов проверок или исчерпывающий ответ организации.
      Рассмотрение письма нельзя считать законченным, если в ответе сообщается лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.
      Письмо снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось.
      82. Прием посетителей ведется сотрудниками Администрации согласно графику приема. Заполнение карточек приема граждан и контроль за рассмотрением их просьб возлагаются на сотрудника, проводившего прием.
      83. Исполненные письма вместе с материалами проверки возвращаются в сектор писем и приема граждан. Исполнители сообщают в письменной или устной форме авторам о результатах рассмотрения их обращений.
      Снятие копий с писем граждан, как правило, не допускается.
      84. По истечении календарного года все материалы проверок обращений формируются в дела и сдаются в текущий архив сектора писем и приема граждан, где они хранятся в течение двух лет, после чего сдаются в сектор обработки и хранения документов Общего отдела <*> .
      Сноска. Письма, содержащие предложения о работе организаций, учреждений и предприятий, а также по другим важнейшим вопросам,

формируются в отдельные дела.
     Анонимные обращения хранятся в секторе писем и приема граждан
один год, после чего уничтожаются по акту.
     85. Материалы проверок писем из текущего архива сектора писем и
приема граждан выдаются сотрудникам Администрации с разрешения
заведующего Общим отделом.

              9. Работа с документами с грифом
                "Для служебного пользования"



      86. К документам с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) относятся материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передачах по радио и телевидению.
      87. Документы с грифом "ДСП", поступающие в Администрацию, принимаются, регистрируются и учитываются в секторе служебной корреспонденции Общего отдела. При этом к регистрационным номерам на карточках добавляется отметка "ДСП" и проставляется номер экземпляра.
      При подготовке и оформлении в подразделениях Администрации документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляется гриф "ДСП" и номер экземпляра.
      Необходимость проставления грифа "ДСП" определяется исполнителем или руководителем, подписавшим документ.
      Руководитель Администрации и его заместители, заведующие отделами, помощники и советники Президента имеют право ставить гриф "ДСП" на получаемый документ или снимать гриф, если содержащиеся в документе сведения не входят в специальный перечень. Они же могут давать разрешение на размножение этих документов.
      88. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Хранить документы "ДСП" следует в металлических шкафах и сейфах.
      Исполнителям запрещается знакомить с содержанием документов с грифом "ДСП" лиц, не имеющих к ним прямого отношения, уничтожать документы без ведома Общего отдела.

                10. Соблюдение правил хранения и использования
                  документов, служебных бланков и учетных форм

      89. Сотрудники Администрации обязаны при работе с документами строго соблюдать государственную и служебную тайны, обеспечивать их сохранность, максимально ограничивать тиражи размножаемых экземпляров.
      Инспектора приемных Руководства и отделов должны поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность доступа в служебные комнаты посторонних лиц, пользования ими компьютерами, пишущими машинками, писчей и копировальной бумагой, телефонами.
      90. Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов Администрации без разрешения Общего отдела. Ответственность за сохранность документов и недопущение утечки служебной информации несут руководители структурных подразделений Администрации.
      91. Заказы на размножение указов и распоряжений Президента, служебных бланков, а также документов с грифами "Для служебного пользования", "Не подлежит оглашению", "Не для печати" сдаются Общим отделом директору типографии РГПЭП Аппарата Правительства (а в его отсутствие - главному инженеру, бригадиру дневной или ночной смены) по книге заказов Администрации.
      Директор типографии обеспечивает:
      - строгое соблюдение государственной тайны при печатании в типографии актов Президента и нормативных документов Администрации, полную их сохранность;
      - надлежащий учет, сохранность и правильное использование наборного материала;
      - порядок, в соответствии с которым отходы типографского производства (приправочные и бракованные экземпляры) ежедневно подвергаются резке.
      92. Заведующий копировально-множительным бюро Администрации обеспечивает снятие копий со служебного документа только по специальному заказу, подписанному заведующим отделом или его заместителем, где указываются дата, номер, количество страниц, тираж и исполнитель документа.
      93. Заведующий сектором по выпуску решений:
      - передает на размножение в типографию (за своей подписью) выверенный с подлинником экземпляр акта Президента с указанием тиража;
      - периодически уничтожает на резальной машине (с составлением акта, отражающего наименование и количество экземпляров уничтоженных документов) неиспользованные резервные экземпляры актов, а также весь тираж документов, подвергнутых перепечатке;
      - ведет строгий учет полного возврата разосланных экземпляров отзываемого документа (в случае выпуска его в новой редакции).
      94. РГПЭП Аппарата Правительства обеспечивает сжигание или полное измельчение всей бумажной макулатуры, образующейся в процессе работы Администрации.
      95. Ответственность и контроль за сохранность печатей и их использование возлагаются на заведующего Общим отделом и заведующего первым сектором Общего отдела Администрации.
      Порядок использования и хранения печатей устанавливается Руководителем Администрации.
      96. Служебные бланки Администрации изготовляются типографией РГПЭП Аппарата Правительства по заявкам Общего отдела, а бланки приказов по Администрации и командировочных удостоверений - по заказу Отдела государственной службы и кадровой политики.
      Бланки актов, приказов и писем нумеруются. Учет и выдача бланков (кроме бланков приказов) возлагаются на заведующую компьютерно-диктофонным бюро Общего отдела Администрации.
      Служебные бланки выдаются под расписку в журнале (приложение N
16) с указанием вида, количества и номеров бланков:
      актов, протоколов, выписок из протоколов, писем - заведующей компьютерно-диктофонным бюро;
      приказов по Администрации и командировочных удостоверений - Отделом государственной службы и кадровой политики.
      Заведующая компьютерно-диктофонным бюро, инспектора приемных Руководства и отделов хранят служебные бланки в железных шкафах (сейфах), несут ответственность за правильное их использование и сохранность, ведут учет расхода бланков по журналу (приложение N 17), ежеквартально составляют акты (приложение N 18) о количестве использованных и испорченных бланков.
      Испорченные бланки по акту передаются заведующей компьютерно-диктофонным бюро (с грифом "секретно" - в первый сектор) для уничтожения.

         11. Прием, передача дел и документов при увольнении
                    или переводе на другую работу
                      сотрудника Администрации

      97. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник Администрации передает по указанию заведующего отделом другому сотруднику все неисполненные и находящиеся на контроле дела и документы, накопленные информационные материалы.
      О приеме-передаче служебных дел составляется справка на имя заведующего отделом, в которой указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных вопросов на день передачи.
      Справка подписывается передающим и принимающим документы сотрудниками.
      На основании справки инспектор отдела делает отметку в учетных карточках о передаче документов другому сотруднику.
      98. При увольнении или переводе на другую работу инспектор отдела передает вновь назначенному инспектору (или другому лицу по указанию заведующего отделом) все имеющиеся у него дела, картотеку, служебные документы по акту, составленному в двух экземплярах, один из которых, завизированный заведующим отделом, передается в сектор обработки и хранения документов Общего отдела.
      99. При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому сотруднику по указанию заведующего отделом. В учетных карточках инспектором отдела производится отметка о временной передаче документов.

          12. Составление номенклатуры дел и формирование
                         документов в дела

      100. Номенклатура дел служит для группировки в дела исполненных документов, установления сроков хранения, учета дел в отделах, секторе обработки и хранения документов Общего отдела (приложение N 19).
      Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать содержание работы, по которой группируются в дела документы, с указанием их видов (законы, указы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.).

     Номенклатура дел в отделах ежегодно в декабре уточняется,
согласовывается с сектором обработки и хранения документов Общего
отдела. На основании номенклатуры дел отделов сектором составляется
сводная номенклатура дел Администрации, которая согласовывается с
Архивом Президента Республики Казахстан, утверждается заведующим
Общим отделом и вводится в действие с 1 января очередного года.
     101. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения
и номера дела по номенклатуре (например, N 15-8).

          Формирование документов к актам Президента

     102. Подлинники актов Президента формируются в дела отдельно по
месяцам. К ним прикладываются ежемесячные перечни принятых актов. К
каждому тому составляется оглавление.
     103. Исполнитель обязан передать в сектор по выпуску решений
все документы, обосновывающие выпуск данного акта.
     104. Документы к актам Президента формируются в самостоятельные
дела отдельно по месяцам.
     Внутри дела документы располагаются в порядке номеров актов.
     Документы к каждому акту формируются в специальной обложке в
следующем порядке:
     - контрольный экземпляр закона, указа, распоряжения;
     - указатель рассылки;
     - лист согласования;
     - справка отдела по проекту;
     - проект и его варианты со всеми приложениями и визами;
     - заключения, справки (располагаются в хронологическом порядке).
     К каждому делу составляется оглавление.

       Формирование документов к протоколам заседаний советов
           и комиссий при Президенте Республики Казахстан



      105. Подлинники протоколов заседаний советов при Президенте группируются в дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.
      106. Документы к протоколам заседаний советов оформляются их секретариатами, группируются по каждому протоколу в отдельное дело, состоящее из одного или более томов. Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, систематизируются и располагаются в

последовательности решения вопросов:
     - в начале дела подлинный экземпляр протокола с относящимися к
нему документами;
     - документы по каждому вопросу, группируемые в следующем
порядке:
     заглавный лист, где указаны порядковый номер вопроса, его
краткое содержание и исполнитель;
     выписка из протокола заседания по данному вопросу;
     указатель рассылки;
     справка отдела;
     документы, относящиеся к решению данного вопроса, в
хронологическом порядке.
     Если к одному протоколу заседания документы формируются в два
и более тома, то оглавление полностью ко всем томам дается в первом
томе, а во втором и последующих - только та часть оглавления,
которая относится к данному тому.

             Формирование документов по контролю
              за исполнением актов Президента

     107. На контролируемые акты в соответствии с номенклатурой
заводятся накопительные папки.
     Документы в деле группируются в следующем порядке:
     - копия контролируемого акта;
     - справка о снятии с контроля;
     - информация и другие документы о ходе выполнения акта
(располагаются в хронологическом порядке).


      108. В случае, когда в отделе на контроле имеются отдельные пункты актов, все документы, характеризующие их выполнение, после снятия с контроля вместе с учетными карточками передаются через Общий отдел в структурное подразделение, контролирующее данный документ в целом, для приобщения к делу.
      109. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента, могут быть переходящими и хранятся в отделах до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в сектор обработки и хранения документов Общего отдела.

                        Формирование документов
                   в дела в текущем делопроизводстве

      110. Формирование дел - группировка документов в дела - осуществляется в соответствии с номенклатурой. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре. Не допускается включение в дело черновиков, копий, лишних экземпляров и др.
      В дела подшиваются документы по решенным вопросам, при этом сверяется с карточкой наличие документов, а также правильность их оформления (подписи, даты, регистрационные номера, визы, приложения, резолюции, отметки об исполнении и направлении "В дело").
      В дела подшиваются, как правило, документы одного делопроизводственного года.
      В случае, когда вопросы, поставленные в текущем году, заканчиваются делопроизводством в следующем году, документы подшиваются в дела года, в котором они решены.
      Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
      Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм

толщиной), если документов больше, оно делится на тома.
     Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной
нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым,
дополнительно указываются только особенности данного тома. Документы
по одному вопросу не разрываются между томами.
     111. Документы по одному вопросу располагаются в следующем
порядке:
     - документ, на основании которого возник вопрос;
     - документ, которым оформлено решение вопроса;
     - заключения, справки и другие документы, обосновывающие
решение данного вопроса, в хронологическом порядке или логической
последовательности.
     112. Методическое руководство и контроль за правильностью
формирования дел осуществляются сектором обработки и хранения
документов Общего отдела.

               13. Подготовка и передача документов из
                   отделов на обработку и хранение

     113. Сектор обработки и хранения документов Общего отдела
принимает, учитывает и хранит все законченные

делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности Администрации.
      114. Дела, законченные делопроизводством за истекший год, принимаются на хранение в апреле-декабре следующего года по графику, утверждаемому заведующим Общим отделом. Сдачу дел осуществляют инспектора отделов.
      115. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного фонда сектора обработки и хранения документов.
      116. Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для дальнейшей работы, сектор обработки и хранения документов после сверки документов с учетными карточками и соответствующей обработки оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
      117. Перед сдачей дел на хранение инспекторами отделов выполняется следующая подготовительная работа:
      - сверка учетных карточек с фактическим наличием документов по каждому делу;
      - сверка по карточкам документов, направленных с поручением в копиях в другие организации, переходящих на следующий год, оставшихся в отделе для руководства;
      - проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку в номенклатуре дел);
      - изъятие лишних экземпляров, черновиков.
      118. Дела постоянного хранения после рассмотрения экспертной комиссии отдела подшиваются в четыре прокола в твердые обложки (приложение N 20) с удалением металлических скрепок; листы дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста.
      В конце дела инспектором оформляется заверительная надпись (приложение N 21), в которой цифрой и прописью указывается количество листов в деле, а также оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов - наличие карт, фотографий, недостача страниц документа, затухающие тексты и другие.
      119. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко, светостойкими чернилами или пастой.
      120. Дела с документами временного хранения не подшиваются, оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
      121. Работники сектора обработки и хранения документов Общего отдела проверяют формирование документов и дела по тематике и срокам хранения.
      122. Прием и сдача документов из отдела в сектор обработки и хранения документов Общего отдела оформляются актом, подписанным заведующим и инспектором отдела, заведующим сектором обработки и хранения документов (приложение N 22). В утвержденной номенклатуре дел сектором делаются отметки о количестве принятых дел.
      Сектор обработки и хранения документов Общего отдела проводит экспертизу ценности и научно-техническую обработку документов, составляет описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.
      123. Ответственность за аккуратное и бережное хранение архивных документов возлагается на заведующего сектором обработки и хранения документов Общего отдела.
      Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вносить в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в делопроизводстве или в текущем архиве, исследователям не выдаются. Документы Администрации, хранящиеся в Архиве Президента Республики Казахстан, исследователям предоставляются на основании письменного ходатайства руководства учреждения или организации и с разрешения заведующего Общим отделом Администрации. При необходимости документы из текущего архива Администрации могут быть выданы сотрудникам Администрации с отметкой в журнале на срок не более 10 дней.
      124. Сектор обработки и хранения документов Общего отдела выдает справки по архивным документам учреждениям и отдельным гражданам с разрешения заведующего Общим отделом Администрации.
      125. На заведующего сектором обработки и хранения документов Общего отдела возлагаются подготовка и сдача архивных документов на государственное хранение в Архив Президента в установленные сроки.
      126. Документы в архиве учитываются, обрабатываются и хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией, правилами Главного управления архивами и документацией Республики Казахстан.
      127. В Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая:
      - периодически разрабатывает и уточняет перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Администрации Президента;
      - производит экспертизу ценности и окончательный отбор архивных документальных материалов для постоянного, временного хранения и уничтожения.

             14. Машинописные, копировально-множительные,
                 стенографические, справочные работы
                         и диктофонная запись

      128. Печатание документов Руководства Администрации обеспечивает компьютерно-диктофонное бюро. Все остальные машинописные работы, как правило, выполняются в отделах инспекторами с соблюдением установленных требований (приложение N 23).
      129. Копировально-множительное бюро:
      - выполняет заказ, сдает его инспектору или исполнителю соответствующего отдела под расписку на заказе;
      - на основе заказов ведет учет размноженных документов, расхода бумаги и других материалов.
      130. Разрешение на размножение дается:
      - на документы, подготовленные в отделах, - заведующими отделами или их заместителями;
      - на документы Канцелярии Президента, секретариатов - их заведующими, Руководителя Администрации - его помощником;
      - на документы Общего отдела - заведующими соответствующими секторами отдела.
      131. Контроль за размножением документов в Администрации возлагается на Общий отдел.
      132. Стенографические работы в Администрации осуществляет Общий отдел. Заведующим отделами предоставляется право вызова стенографистки через Общий отдел.
      133. Диктофонная запись мероприятий, проводимых в Администрации, осуществляется Общим отделом. Расшифровка записи мероприятий может производиться одновременно либо позже в соответствии с указаниями Руководителя Администрации или его заместителей.
      134. Сотрудникам Администрации для выполнения порученной им работы предоставляется информация:
      - о поступлении в Администрацию и отправке служебных документов

- сектором служебной корреспонденции Общего отдела;
     - об обращениях граждан - сектором писем и приема граждан
Общего отдела;
     - о материалах по вопросам, рассмотренных на заседаниях, актах
Президента, а также об их рассылке - сектором по выпуску решений
Общего отдела;
     - о нормативных актах - Отделом по вопроса законодательства и
правовой экспертизы.


                                            Приложение N 1
                                             (к пункту 7)

                            Перечень
             поступающих в Администрацию документов,
                    не подлежащих регистрации



      Не регистрируются поступающие в Администрацию и не требующие по

ним решения (не содержащие постановочных вопросов) следующие
документы:
     - сборник "Собрание актов Президента Республики Казахстан и
Правительства Республики Казахстан";
     - Ведомости Парламента Республики Казахстан;
     - протоколы заседаний коллегий при акимах областей, г. Алматы,
районов и отдельные их решения;
     - запрашиваемые Администрацией постановления коллегий, приказы
и инструкции министерств и ведомств;
     - материалы социологических исследований;
     - копии писем, поступающих в Администрацию для сведения;
     - учетные данные по назначаемым работникам;
     - статистические отчеты, сведения, справки (оперативные,
месячные, квартальные, полугодовые) о работе министерств и ведомств,
отраслей экономики и социально-культурной сферы;
     - оперативные сводки МВД;
     - метеосводки;
     - печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы и др.);
     - бухгалтерские документы;
<*>

     - заявки на путевки, гостиницы;
<*>

     - поздравительные телеграммы и открытки (кроме посланий глав
государств и правительств);
     - пригласительные билеты, рекламная информация.
     Сноска. Эта категория документов подлежит учету в приемной и
бухгалтерии Финансово-хозяйственного отдела.


                                               Приложение N 2
                                                (к пункту 8)

                               АКТ N

     Мы, нижеподписавшиеся работники сектора служебной
корреспонденции Общего отдела Администрации,_______________________
___________________________________________________________________

составили настоящий акт в том, что________________________199__года
при вскрытии пакета N____________, поступившего из_________________
__________________________________________________________________,
в нем _____________________________________________________________
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________,
     Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр
акта составлен в секторе служебной корреспонденции, второй вместе с
документом передан по назначению, а третий направлен автору _______
___________________________________________________________________

                                     Подписи_______________________
                                            _______________________
                                            _______________________


                                            Приложение N 3
                                             (к пункту 9)

                              Карточка
                для регистрации входящих документов
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
Вид документа                Корреспондент        Отметка о
Вх. N                        от                   контроле

Кому адресован               Ключевые слова       __________ листов

Краткое содержание

Резолюция

Автор резолюции              Дата

Отдел                        Исполнитель          Дата

Вопрос решен                 Продлил              до

Фактический срок             Дата напоминания
исполнения

Срок исполнения

Подписал                     Дата

Документ подшит в дело N     Опись                Фонд
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
                                   Оборотная сторона карточки
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

                     Ход выполнения поручения

Дата и N       Кому сделан       Исх. N и        Роспись в
запроса           запрос         дата ответа     получении



                                             Приложение N 4
                                             ( к пункту 12)

                                Герб
     (на казахском языке)                     Президент
                                              Республики
                                              Казахстан
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД




     "____"_____________199__г.

     N ___________
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
     К письму (записке)....     от           199__г.   N___________



                                Герб
     (на казахском языке)                  Государственный
                                              секретарь
                                        Республики Казахстан
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД




     "____"__________________199___г.

     N __________
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

                                Герб
     (на казахском языке)                     Руководитель
                                             Администрации
                                               Президента
                                           Республики Казахстан
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД



     "____"_______________199__г.

     N ___________
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

                                            Приложение N 5
                                            (к пункту 15)

                      Информационная карточка

     Индекс отдела                              Дата

     N документа

     Исполнитель



                           Ход выполнения



                           Инспектор отдела__________________


                                            Приложение N 6
                                             (к пункту 19)

                  Карточка учета принятых решений
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 N решения і        Наименование        і  N и дата  і Количество
   и дата  і                            і подписания і экземпляров
 получения і                            і            і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

Краткое содержание

Резолюция

ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
  Дата   і    Кому    і Расписка в і   Дата    і N дела, в котором
передачи і направлено і получении  і возврата, і хранится решение,
на испол-і            і            і расписка  і    или отметка
нение    і            і            і           і   об уничтожении
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________


                                         Оборотная сторона


ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

  Дата   і    Кому    і Расписка в і   Дата    і N дела, в котором
передачи і направлено і получении  і возврата, і хранится решение,
на испол-і            і            і расписка  і    или отметка
нение    і            і            і           і   об уничтожении
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

     Отметка о контроле и исполнении

     Когда и кем снято с контроля


                                             Приложение N 7
                                           (к пунктам 27, 31)

                              Карточка
                для регистрации исходящих документов
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
Кому адресован

Исх. N                       от                   Отдел

Краткое содержание

Резолюция

Автор резолюции              Дата
                             Исполнитель          дата

Срок исполнения              Продлил              до

Фактический срок             Дата напоминания
исполнения

Вопрос решен

Подписал                     Дата

Документ подшит в дело N     Опись                Фонд
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


                                   Оборотная сторона карточки


ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

                       Ход выполнения поручения
Дата и N Кому сделан Исх. N и Роспись в запроса запрос дата ответа получении
                                             Приложение N 8

(к пункту 40)

                                Лист



                 согласования проекта акта Президента

                        Республики Казахстан

     Наименование проекта

     Кем и когда внесен проект

     По этому вопросу ранее принимались

     акты Президента (дата и N)

     Проект доложен

     Результаты согласования проекта:
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 По каким і  Правительство,  і  С кем персонально  і   Результаты
 пунктам  і  министерства    і     согласован      і  согласования
          і  и ведомства     і                     і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


     Предложения:


     Заведующий отделом ____________________ ______________199__г.

                              Оборотная сторона листа согласования

                              Перечень
        прилагаемых документов к закону, указу, распоряжению
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
  N і                                   і   Номер   і   Отметки о
 пп і                                   і  и дата   і    наличии
    і                                   і документа і   документов
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 1  і                  2                і     3     і       4
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

1. Копия акта

2. Указатель рассылки

3. Выписка из протокола заседания

4. Справка отдела по проекту

5. Проект закона, указа, распоряжения

      Заключения, справки, замечания
      Правительства, министерств и ведомств

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Исполнитель сдал:

Заведующий сектором по выпуску решений
принял:

_____________________199__г.

                                             Приложение N 9
                                              (к пункту 50)

                             Герб

                      (на казахском языке)

                            Закон
                     Республики Казахстан
___________________________________________________________________

                             Герб

                      (на казахском языке)

                             Указ
                Президента Республики Казахстан
___________________________________________________________________

                             Герб

                      (на казахском языке)

                         Распоряжение
                Президента Республики Казахстан



                                            Приложение N 10
                                             (к пункту 52)

                             Журнал
        регистрации актов Президента Республики Казахстан

                      за _____________199__г.

ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 Порядковый   і   Дата    і   Наименование или   і    Фамилия
регистрацион- і регистра- і  краткое содержание  і  исполнителя
  ный номер   і   ции     і                      і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
     1        і     2     і           3          і        4
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД




                                           Приложение N 11
                                            (к пункту 60)

                              Журнал
             регистрации распорядительных документов
         Государственного секретаря Республики Казахстан

ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 Порядковый   і   Дата    і   Наименование или   і    Фамилия
регистрацион- і регистра- і  краткое содержание  і  исполнителя
  ный номер   і   ции     і                      і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
     1        і     2     і           3          і        4
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД



                                             Приложение N 12
                                              (к пункту 65)


                                 Герб

(на казахском языке)


                 Совет безопасности Республики Казахстан

     (на казахском языке)               Протокол N _________
                                      "___"____________199__года




                                              Приложение N 13
                                               (к пункту 72)

                          Контрольная карточка
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
Наименование акта
Вх. N                        от

Учетный N                    от                   Отдел

Краткое содержание

Резолюция

Автор резолюции              Дата
                             Исполнитель          дата

Срок исполнения              Продлил              до

Фактический срок             Дата напоминания
исполнения

Вопрос решен

Подписал                     Дата

Документ подшит в дело N     Опись                Фонд
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


                                   Оборотная сторона карточки


ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

 Дата и N і Ход выполнения поручения. і   Дата    і   Исх. N
 запроса  і    Кому сделан запрос     і получения і   и дата
          і                           і           і  документа
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

___________________________________________________________________


                                            Приложение N 14
                                             (к пункту 77)

                             Карточка учета
                            поступивших писем
___________________________________________________________________

Ф.И.О.                Регистрационный       Дата
Адрес заявителя       номер                 регистрации

___________________________________
Код характера письма

___________________________________________________________________

Социальное               Краткая аннотация письма
положение
заявителя

Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос.
На каком языке изложено заявление

Шифр Исполнителя. Резолюция.
___________________________________________________________________


                                     Оборотная сторона карточки


ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

  Дата    і    Кто направил письмо, кому    і       Расписка
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

Хранение: дело/том
Исполнение продлено до
Снято с контроля
Итог рассмотрения

     Поставлено на контроль отделом


                                              Приложение N 15
                                               (к пункту 78)

                 Карточка учета приема посетителей

     N_____________               "____"_________________199__г.
                                            дата приема
Фамилия, имя, отчество заявителя __________________________________
___________________________________________________________________
Место работы заявителя и занимаемая должность _____________________
___________________________________________________________________
Адрес _____________________________________________________________
___________________________________________________________________
Краткое содержание заявления ______________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием ____________________________________________
___________________________________________________________________

                                     Оборотная сторона карточки
___________________________________________________________________
Кому и что поручено, дата _________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Результаты рассмотрения заявления _________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Когда и кем дан ответ _____________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________


                                           Приложение N 16
                                            (к пункту 96)

                             Журнал
           учета выдачи служебных бланков Администрации
                  Президента Республики Казахстан
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
  N  і  N бланка  і     Ф.И.О.      і   Роспись    і  Примечание
 п/п і            і                 і в получении  і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
___________________________________________________________________
                 (наименование бланка)



                                           Приложение N 17
                                            (к пункту 96)

                               Журнал
              учета расхода служебных бланков ________

     Наименование бланка __________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 Дата і Номера  і      Ф.И.О.      і   Роспись в  і  Примечание
      і бланков і                  і   получении  і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД



                                           Приложение N 18
                                            (к пункту 96)


                                Акт



             об уничтожении испорченных служебных бланков

                    от _________________199__г.

     Мы, нижеподписавшиеся ________________________________________
___________________________________________________________________

уничтожили испорченные служебные бланки путем измельчения за
период с _________________ по _______________________199__г.

ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
  N  і  Наименование  і N испорченных і  Всего  і  Примечание
 п/п і    бланков     і    бланков    і бланков і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


     Акт составлен в ___________ экземплярах на __________ листах.

                                                (подписи)


                                               Приложение N 19
                                                (к пункту 100)

Администрация Президента
  Республики Казахстан

Отдел _____________________________

                          Номенклатура дел
                            на 199___год
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 Индекс і Заголовок дела і Кол-во і Срок хранения  і  Примечание
 отдела і  (тома, части) і томов, і дела, N статей і
        і                і частей і   по перечню   і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД



     Заведующий отделом __________________
     _____________________________________

               Согласовано
       Заведующий сектором обработки
          и хранения документов
              Общего отдела


                                               Приложение N 20
                                                (к пункту 118)

                                       Код госархива ______________
                                       Код учреждения _____________
___________________________________________________________________
__________________________________________іФ.  N __________________
__________________________________________іОп. N __________________
__________________________________________іД.  N __________________
      (наименование фондообразователя)    БДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
                        (наименование отдела)

                    Дело N            Том N
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
                          (заголовок дела)
___________________________________________________________________
                               (дата)

ЪДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДү
іФ.  N __________________і                 На ______________листах
іОп. N __________________і
іД.  N __________________і               Хранить _________________
БДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЩ

                                               Приложение N 21
                                                (к пункту 118)

                       Заверительная надпись

     В деле пронумеровано _________________________________________
                                (прописью и цифрами)
     ___________________________________________________ листов.

     Инспектор отдела _____________________________________________
     _______________________________________199__г.


                                                Приложение N 22
                                                 (к пункту 122)


                                Акт



                о приеме документов в сектор обработки

           и хранении документов Общего отдела за 199__год

от отдела _________________________________________________________
___________________________________________________________________
            Администрация Президента Республики Казахстан

Всего значится по номенклатуре _______________________________дел
Фактически принято всего _____________________________________дел
из них: постоянного хранения _________________________________дел
        временного хранения __________________________________дел

Замечания по оформлению
и формированию документов ________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Одновременна принята учетно-регистрационная картотека,
соответствующая документам.

Замечания по заполнению карточек __________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

                        Недостача документов
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
 N   і Год і Откуда і Дата и N  і Содер- і Исполни- і Примечание
кар- і     іпоступилі документа і жание  і тель     і
точкиі     ідокументі           і        і          і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД

                         Недостача карточек
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
N кар-і Год і  Исполнитель  і Где подшит документ і  Примечание
точки і     і               іДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДі
      і     і               і год  N дела  лист   і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД


                  Сдано документов за прошлые годы
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
   Исполнитель  і  Год   і Количество  і Количество  і Примечание
                і        і документов  і  карточек   і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД



                            Заведующий сектором
                            обработки и хранения
                            документов          ___________________

                            Заведующий отделом  ___________________

     ________________________199__г.

     Сдал документ
     инспектор отдела _____________________________________________

     __________________199__г.



                                              Приложение N 23

(к пункту 128)


               Краткая памятка по отпечатке документов

      Служебные документы печатаются на соответствующих бланках,

изготовленных типографским способом на бумаге формата А4
(297х210 мм) и А5 (210х148 мм).
     Заголовки актов располагаются в центре листа, писем - в левом
верхнем углу через один интервал.
     В документах, составленных на двух и более листах, второй и
последующие листы нумеруются по центру.
     При печатании текста документа должны соблюдаться следующие
основные размеры полей:
     левое   - 35 мм;
     правое  - 10 мм;
     верхнее - 25 мм;
     нижнее  - 25 мм.
     Тексты документов должны печататься, как правило, через полтора
межстрочных интервала.


      Тексты документов, подготавливаемые к изданию типографским способом, печатаются через два межстрочных интервала.
      Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
      Реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
      Название вида документа (протокол, акт, справка и др.) печатается прописными буквами.
      Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" должна печататься без скобок на уровне последней строки наименования должности.
      Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание", "Основание" печатаются от нулевого табулятора, а относящийся к ним текст - через 1 интервал.