ИПС "Әділет"

Бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорында және ерікті жинақтаушы зейнетақы қорында сақталуға жататын құжаттардың тізбесін және оларды сақтау мерзімдерін белгілеу туралы

Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкі Басқармасының 2013 жылғы 26 шілдедегі № 203 қаулысы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2013 жылы 03 қазанда № 8767 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Қаржы нарығын реттеу және дамыту агенттігі Басқармасының 2023 жылғы 26 мамырдағы № 33 қаулысымен.

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Қаржы нарығын реттеу және дамыту агенттігі Басқармасының 26.05.2023 № 33 (01.07.2023 бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
Ескерту. Бұйрықтың тақырыбы жаңа редакцияда - ҚР Ұлттық банкі басқармасының 28.11.2015 № 209 (01.01.2016 бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Қазақстан Республикасында зейнетақымен қамсыздандыру туралы" 2013 жылғы 21 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің Басқармасы ҚАУЛЫ ЕТЕДI:

1. Бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорында және ерікті жинақтаушы зейнетақы қорында сақталуға жататын құжаттардың тізбесі мен оларды сақтау мерзімдері осы қаулыға қосымшаға сәйкес белгіленсін.

Ескерту. 1-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Ұлттық банкі басқармасының 28.11.2015 № 209 (01.01.2016 бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

"КЕЛІСІЛДІ"

Қазақстан Республикасы

Мәдениет және ақпарат министрлiгi

2013 жылғы 29 тамыз

Қазақстан Республикасы
Ұлттық Банкі Басқармасының
2013 жылғы 26 шілдедегі
№ 203 қаулысына қосымша

Бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорында және ерікті жинақтаушы зейнетақы қорында сақталуға жататын құжаттардың тізбесі және оларды сақтау мерзімдері

Ескерту. Тізбе жаңа редакцияда - ҚР Қаржы нарығын реттеу және дамыту агенттігі Басқармасының 28.05.2021 № 65 (ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); өзгеріс енгізілді - ҚР Қаржы нарығын реттеу және дамыту агенттігі Басқармасының 28.05.2021 № 65 (қолданысқа енгізілу тәртібін 4-т.қараңыз) қаулыларымен.

Тармақ №	Құжаттардың түрлері	Сақталу мерзімі		Ескертпе
Тармақ №	Құжаттардың түрлері	Орталық органында	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ* филиалдарында және өкілдіктерінде	Ескертпе
1	2	3	4	5
1. БАСҚАРУ ҚЫЗМЕТІ
1.	Отырыстардың хаттамалары, стенограммалары, БЖЗҚ, ЕЖЗҚ акционерлерінің жалпы жиналысының шешімдері, оларға құжаттар (баянжазбалар, анықтамалар, жобалар, шешімдер)	Тұрақты	Қажеттілігі өткенге дейін
2.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ атқарушы органының хаттамалары, стенограммалары, қаулылары, оларға қоса берілетін құжаттар (баянжазбалар, анықтамалар, жобалар, шешімдер)	Тұрақты	Қажеттілігі өткенге дейін
3.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ директорлар кеңесі отырыстарының хаттамалары, стенограммалары, оларға қоса берілетін құжаттар (баянжазбалар, анықтамалар, жобалар, шешімдер)	Тұрақты	Қажеттілігі өткенге дейін
4.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ әзірлеген қағидалар, ережелер, нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар, ұсынымдар	Тұрақты	Жаңасымен алмастырғанға дейін
5.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ басшыларының бұйрықтары, өкімдері:
	1) негізгі қызмет бойынша;	Тұрақты	Тұрақты
	2) жеке құрам бойынша;	75 жыл	75 жыл
	3) демалыстар, іссапарлар бойынша	75 жыл	75 жыл
2. БАҚЫЛАУ
6.	Уәкілетті мемлекеттік органдары, аудиторлық ұйымдар және ішкі аудит жүргізетін БЖЗҚ, ЕЖЗҚ, олардың құрылымдық бөлімшелері қызметінің ревизиялары мен тексерулер құжаттары (баяндама, баянжазбалар, анықтамалар, актілер, қорытындылар, есептер, қарсылықтар, хат жазысу)	Тұрақты	Тұрақты
7.	Тексерулер, ревизиялар нәтижелері бойынша ұсыныстардың орындалуы туралы құжаттар (баянжазбалар, есептер, анықтамалар, хат жазысу)	5 жыл СТК	5 жыл СТК
8.	ЕЖЗҚ және БЖЗҚ жүргізетін ревизиялар мен тексерулердің құжаттары (актілер, анықтамалар, хат жазысу)	5 жыл СК	5 жыл СК
9.	Жүргізілген ревизиялар мен тексерулерді, жүзеге асырылған ревизиялар (тексерулер) бойынша қабылдаған шешімдердің орындауын бақылауды есепке алу журналы	5 жыл	5 жыл
3. ЕСЕПКЕ АЛУ ЖӘНЕ ЕСЕПТІЛІК
10.	Статистикалық есептер және БЖЗҚ, ЕЖЗҚ қызметі, оның филиалдары мен өкілдіктері бойынша кестелер:			Электрондық тасымалдағышта. ¹Жылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ²Жылдық, жартыжылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ³Жылдық, жартыжылдық, тоқсандық есептер болмаған кезде - тұрақты.
	жиынтық жылдық есептер және үлкен мерзімділігі бар есептер;	Тұрақты	-
	жылдық есептер және үлкен мерзімділігі бар есептер;	Тұрақты	10 жыл
	жарты жылдық есептер;	5 жыл¹	5 жыл
	тоқсандық есептер;	5 жыл²	5 жыл
	айлық есептер	1 жыл³	1 жыл
11.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ атқарушы органы қызметінің нәтижелері туралы есептер:			¹Жылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ²Жылдық есептер болмаған кезде - 10 жыл. ³Жылдық, жартыжылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ⁴Жылдық, жартыжылдық есептер болмаған кезде - 10 жыл. ⁵Жылдық, жартыжылдық, тоқсандық есептер болмаған кезде - 10 жыл. ⁶Жылдық, жартыжылдық, тоқсандық есептер болмаған кезде - 10 жыл.
	жиынтық жылдық есептер және үлкен мерзімділігі бар есептер;	Тұрақты	-
	жылдық есептер және үлкен мерзімділігі бар есептер;	Тұрақты	10 жыл
	жарты жылдық есептер;	5 жыл¹	5 жыл²
	тоқсандық есептер;	5 жыл³	5 жыл⁴
	айлық есептер	3 жыл⁵	3 жыл⁶
12.	Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің талаптарына сәйкес берілетін, бірінші басшы, бас бухгалтер немесе есепке қол қоюға уәкілетті адамдар қол қойған БЖЗҚ, ЕЖЗҚ есептілігі	3 жыл		Электрондық тасымалдағышта.
13.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ құрылымдық бөлімшелері қызметінің нәтижелері туралы есептер:
	жылдық есептер;	5 жыл
	жарты жылдық есептер;	5 жыл
	тоқсандық есептер;	5 жыл
	айлық есептер	3 жыл
14.	Аудиторлық есептер:			Қағаз тасымалдағышта. ¹Жылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ²Жылдық есептер болмаған кезде - 10 жыл.
	жылдық;	Тұрақты	10 жыл
	тоқсандық	5 жыл¹	5 жыл²
15.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ қаржылық есептілігі:			Электрондық тасымалдағышта. ¹Жылдық есептер болмаған кезде - тұрақты. ²Жылдық есептер болмаған кезде - 10 жыл.
	шоғырландырылған;	Тұрақты	-
	жылдық;	Тұрақты	10 жыл
	тоқсандық;	5 жыл¹	5 жыл²
	ай сайынғы	5 жыл	5 жыл
16.	Өткізу актілері, бөлу, тарату баланстары, оларға түсіндірме жазбалар	Тұрақты	10 жыл	Қағаз тасымалдағышта.
17.	Жылдық қаржылық есептілікті әзірлеу және талдау жасау жөніндегі талдамалық кестелер	Тұрақты	5 жыл	Электрондық тасымалдағышта.
18.	Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің және қаржы нарығы мен қаржы ұйымдарын реттеу, бақылау және қадағалау жөніндегі уәкілетті органмен хат жазысу	3 жыл	3 жыл	Қағаз тасымалдағышта және олармен бірдей электрондық тасымалдағышта.
19.	Бастапқы құжаттар және шаруашылық операциясын жасау фактісін белгілейтін және бухгалтерлік жазба үшін негіз болып табылатын олардың қосымшалары (зейнетақы активтері және меншікті активтері бойынша)	5 жыл	5 жыл	Электрондық тасымалдағышта- зейнетақы активтері бойынша сақталады. Қағаз тасымалдағышта- меншікті активтері бойынша сақталады. Тексерулер аяқталған жағдайда. Даулар, келіспеушіліктер, тергеу және сот істері туындаған жағдайда- түпкілікті шешім шыққанға дейін сақталады.
20.	Есеп айырысу (есеп айырысу-төлем) ведомостары	5 жыл		Жеке шоттар болмаған жағдайда - 75 жыл.
21.	Түгендеу карточкалары және негізгі қаражатты есепке алу кітаптар	Тұрақты	Тұрақты	Электрондық тасымалдағышта.
22.	Ақша сомалары мен тауар-материалдық құндылықтарды алуға сенімхат (оның ішінде күші жойылған сенімхаттар)	5 жыл	5 жыл	Күші жойылған сенімхаттар қаржы-шаруашылық қызметі бойынша сенімхаттарды тіркеу журналымен бірге сақталады.
23.	Есепке алу тіркелімдері (бас кітап, журналдар-ордерлер, әзірлеме кестелер), қосалқы және бақылау кітаптары, журналдар, картотекалар, кассалық кітаптар, айналым ведомостары	5 жыл	5 жыл	Электрондық тасымалдағышта. Тексерулер аяқталған жағдайда. Даулар, келіспеушіліктер, тергеу және сот істері туындаған жағдайда - түпкілікті шешім шыққанға дейін сақталады.
24.	Шоттарды, кассалық ордерлерді, сенімхаттарды, төлем тапсырмаларын тіркеу журналдары, кітаптары (зейнетақы активтері және меншікті активтері бойынша)	5 жыл	5 жыл	Электрондық тасымалдағышта- зейнетақы активтері бойынша сақталады. Қағаз тасымалдағышта және олармен бірдей электрондық тасымалдағышта- меншікті активтері бойынша.
25.	Жалақы қорларын, лимиттерін есепке алу мен олардың жұмсалуын қадағалау туралы, жалақы бойынша артық жұмсалым мен қарыз туралы, жалақыдан, әлеуметтік сақтандыру құралдарынан ұсталымдар туралы, демалыс және жұмыстан босату жәрдемақыларын төлеу туралы мәліметтер	5 жыл	5 жыл
26.	Түгендеу жөніндегі құжаттар (түгендеу комиссиялары отырыстарының хаттамалары, түгендеу тізімдемелері, актілер, салыстырмалы ведомостар)	5 жыл	5 жыл	Түгендеулер аяқталған жағдайда. Даулар, келіспеушіліктер, тергеу және сот істері туындаған жағдайда- түпкілікті шешім шыққанға дейін сақталады.
27.	Жәрдемақылар, зейнетақылар, әлеуметтік сақтандыру бойынша жұмысқа жарамсыздық қағаздарын төлеу жөніндегі құжаттар (есептердің көшірмелері, хаттамалардан үзінділер, қорытындылар)	Қажеттілігі өткенге дейін	Қажеттілігі өткенге дейін	Кемінде 5 жыл.
28.	Атқару парақтары	Қажеттілігі өткенге дейін	Қажеттілігі өткенге дейін	Кемінде 5 жыл.
29.	Демалыстарға ақы төлеу, салық бойынша жеңілдіктер алу үшін бухгалтерияға ұсынылатын анықтамалар	Қажеттілігі өткенге дейін	Қажеттілігі өткенге дейін	Кемінде 5 жыл.
30.	Дебиторлық берешек, кем шығу, ысырап қылу, талан-тараж бойынша құжаттар (анықтамалар, актілер, міндеттемелер, хат-хабар алмасу)	Қажеттілігі өткенге дейін	Қажеттілігі өткенге дейін	Кемінде 5 жыл.
31.	Негізгі қорларды қайта бағалау жөніндегі құжаттар (хаттамалар, актілер, есептер)	Тұрақты	Қайта бағалағанға дейін
32.	Қайта бағалау актілері, ведомостары және негізгі құрал-жабдықтың тозуын анықтау	Тұрақты	Қайта бағалағанға дейін
33.	Үйлердің, ғимараттардың және жабдықтың паспорттары	Тұрақты	Тұрақты
34.	Құжаттамалық ревизиялар мен бақылау-тексеру жұмыстарын жүргізу жөніндегі құжаттар (жоспарлар, есептер, хат-хабар алмасу)	3 жыл
35.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ, олардың филиалдары мен өкілдіктерінің қаржы-шаруашылық қызметінің құжаттамалық ревизиясының актілері, құжаттары (анықтамалар, ақпараттар, баянжазбалар)	Тұрақты	Тұрақты	Ревизиялар аяқталған жағдайда. Даулар, келіспеушіліктер, тергеу және сот істері туындаған жағдайда - түпкілікті шешім шыққанға дейін сақталады.
36.	Кассаларды, салықтарды өндіріп алудың дұрыстығын тексеру актілері	5 жыл	5 жыл
37.	Шарттар, келісімдер	5 жыл	5 жыл	Шарттың, келісімнің қолданылу мерзімі өткеннен кейін, Ревизиялар аяқталған жағдайда.
38.	Шарттардың тізілімдері	5 жыл
39.	Материалдық жауапкершілік туралы шарттар	5 жыл	5 жыл	Материалдық жауапты адам жұмыстан шыққаннан кейін.
40.	Әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша хат-хабар алмасу	5 жыл
41.	Қол қою (материалдық жауапты тұлғалардың) үлгілері	Қажеттілігі өткенге дейін	Қажеттілігі өткенге дейін
42.	БЖЗҚ және ЕЖЗҚ салық декларациялары және оларға салықтардың барлық түрі бойынша есептеулер, салықтық басқару бойынша құжаттар және резиденттік сертификаттары	5 жыл СТК		Қағаз тасымалдағышта және олармен бірдей электрондық тасымалдағышта.
4. ЖИНАҚТАУШЫ ЗЕЙНЕТАҚЫ ЖҮЙЕСІ
43.	Бірыңғай жинақтаушы зейнетақы жарналарын тарту құқығымен инвестициялық портфельді басқаруға лицензия алу үшін лицензиарға берілген құжаттар (қаржы құжаттары, зейнетақы қағидалары, ішкі бақылау туралы ереже, есеп саясаты, экономикалық негіздеме, кастодиандық шарт)	Тұрақты
44.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ басшы қызметкерлеріне үміткерлерді келісу үшін қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау жөніндегі уәкілетті органға ұсынылған құжаттар (өтініш, сауалнама, жеке құжаттардың көшірмелері, бұйрық, хаттамадан үзінді- көшірме)	Тұрақты	Тұрақты
45.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ филиалдары мен өкілдіктерін ашуға және жабуға арналған құжаттар (бұйрық, шешім, экономикалық негіздеме, сенімхат)	Тұрақты	Тұрақты
46.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ автоматтандырылған ақпарат жүйесі туралы құжаттар (техникалық тапсырма, актілер, есептер, сипаттама)	Тұрақты
47.	Зейнетақымен қамсыздандыру туралы шарттар, сондай-ақ зейнетақымен қамсыздандыру туралы шарт деректерінің өзгеруіне әсер ететін құжаттар (бар болса), оның ішінде шарттарға қосымша келісімдер	5 жыл¹	5 жыл¹	¹Қағаз тасымалдағышта - ревизиялар аяқталған жағдайда шарттың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін, ²электрондық тасымалдағышта.
47.		Тұрақты²	Тұрақты²
48.	Міндетті кәсіптік зейнетақы жарналары есебінен зейнетақымен қамсыздандыру туралы шартқа қосылу туралы өтініш	5 жыл¹	5 жыл¹	¹Қағаз тасымалдағышта - ревизиялар аяқталған жағдайда шарттың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін, ²электрондық тасымалдағышта.
48.		Тұрақты²	Тұрақты²
49.	Жеке зейнетақы шоттары бойынша дерекқор (оның ішінде Жеке зейнетақы шоттарын тіркеу кітабы)	Тұрақты	Тұрақты	Электрондық тасымалдағышта.
50.	БЖЗҚ-да шартты зейнетақы шоттарын есепке алу бойынша дерекқор (оның ішінде БЖЗҚ-да шартты зейнетақы шоттарын тіркеу кітабы)	Тұрақты	Тұрақты	Электрондық тасымалдағышта.
51.	Зейнетақы жарналарының түсуін растайтын бастапқы құжаттар және оларға қосымшалары	5 жыл		Электрондық тасымалдағышта. Ревизиялар аяқталған жағдайда. Даулар, келіспеушіліктер, тергеу және сот істері туындаған жағдайда - түпкілікті шешім шыққанға дейін сақталады.
52.	Банктік, кастодиандық шоттардан үзінді-көшірмелер және оларға қосымшалар	5 жыл		Электрондық тасымалдағышта.
53.	Инвестициялық портфельді басқарушысымен және кастодиан банкпен салыстырып тексеру актілері	5 жыл		Қағаз тасымалдағышта.
54.	Зейнетақы активтерінің шартты бірлік құнын есептеу	Тұрақты		Электрондық тасымалдағышта.
55.	БЖЗҚ қызметін жүзеге асыру шеңберінде мемлекеттік органдардан (органдарға) және ұйымдардан (ұйымдарға), оның ішінде "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясы" коммерциялық емес акционерлік қоғамынан (қоғамына) алынатын/ ұсынылатын электрондық мәліметтер	Тұрақты		Электрондық тасымалдағышта.
56.	Зейнетақы жинақтарын аудару бойынша құжаттар (өтініштер, салымшының (алушының) сенім білдірілген тұлғасының, заңды өкілінің жеке басын куәландыратын құжаттардың көшірмелері және өзге де құжаттар)	5 жыл¹	5 жыл¹	¹Қағаз тасымалдағышта - аударым жүзеге асырылғаннан кейін, ²электрондық тасымалдағышта.
56.		Тұрақты²	Тұрақты²
57.	Зейнетақы төлемдерін алу үшін БЖЗҚ-қа, ЕЖЗҚ-қа ұсынылған құжаттар (өтініштер, зейнетақы төлемдерін алушының, сенім білдірілген тұлғаның, заңды өкілдің жеке басын куәландыратын құжаттардың, қайтыс болу туралы, мұраға құқық туралы куәліктің көшірмелері, хабарламалар (бар болса), сенімхаттар және өзге де құжаттар)	10 жыл¹	10 жыл¹	¹Қағаз тасымалдағышта - жеке зейнетақы шоты жабылған күннен бастап, ²электрондық тасымалдағышта.
57.		Тұрақты²	Тұрақты²
58.	Жеке зейнетақы шотының жай-күйі туралы ақпарат алуға өтініштер	1 жыл	1 жыл
59.	БЖЗҚ-дағы шартты зейнетақы шотының жай-күйі туралы ақпарат алуға арналған өтініштер	1 жыл	1 жыл
60.	Инвестициялық портфельді басқарушының сенімгерлік басқаруындағы зейнетақы жинақтарын Қазақстан Республикасының сенімгерлік басқаруына қайтаруға арналған инвестициялық портфельді басқарушының тізілімдер (зейнетақы төлемдеріне өтініштер, зейнетақы жинақтарын аудару, инвестициялық портфельді басқарушысын сайлау (өзгерту) туралы)	2 жыл	2 жыл	Электрондық тасымалдағышта.
61.	БЖЗҚ-дан алынған, жеке зейнетақы шоттарынан үзінді-көшірмелер	1 ай	1 ай	Электрондық тасымалдағышта.
62.	БЖЗҚ, ЕЖЗҚ, БЖЗҚ-ның филиалдары мен өкілдіктерінің негізгі қызметі бойынша хат-хабар алмасу	5 жыл	5 жыл	Қағаз тасымалдағышта және олармен бірдей электрондық тасымалдағышта.
63.	Салымшыларымен (зейнетақы төлемдерін алушылармен) хат-хабар алмасу	5 жыл	5 жыл	Қағаз тасымалдағышта және олармен бірдей электрондық тасымалдағышта
64.	ЕЖЗҚ қайта ұйымдастыруға және таратуға қатысты құжаттар (қаулылар, шешімдер, хаттамалар, актілер, хабарландыру қорытындылары және басқалары)	Тұрақты

Ескертпе:

БЖЗҚ* – бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қоры;

ЕЖЗҚ** – ерікті жинақтаушы зейнетақы қоры.

"Қажеттілігі өткенге дейін" белгісі құжаттаманың практикалық мәні ғана бар екендігін білдіреді. Олардың сақтау мерзімін ұйымның өзі анықтайды, бірақ бір жылдан кем болмауы қажет.

"СТК" – сараптау-тексеру комиссиясы белгісі, мұндай құжаттардың бір бөлігінің ғылыми-тарихи мәні бар екендігін және мемлекеттік архивке берілуі немесе жиынтықтау көзі болып табылмайтын ұйымдарда сақталуы мүмкін екендігін білдіреді. Соңғы жағдайда істер номенклатурасында "СТК" белгісінің орнына "СК" – сараптау комиссиясы белгісі қолданылады.

Об установлении перечня документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде

Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2013 года № 203. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 3 октября 2013 года № 8767. Утратило силу постановлением Правления Агентства Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка от 26 мая 2023 года № 33.

Сноска. Утратило силу постановлением Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 26.05.2023 № 33 (вводится в действие с 01.07.2023).
Сноска. Заголовок в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).

В соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 июня 2013 года "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде, согласно приложению к настоящему постановлению.

Сноска. Пункт 1 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 28.11.2015 № 209 (вводится в действие с 01.01.2016).

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Председатель
Национального Банка	Г. Марченко

"СОГЛАСОВАНО"

Министерство культуры и информации

Республики Казахстан

Министр ________ Кул-Мухаммед М.А.

"___" _________ 2013 года

Приложение
к постановлению Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 26 июля 2013 года № 203

Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения в едином накопительном пенсионном фонде и добровольном накопительном пенсионном фонде

Сноска. Перечень - в редакции постановления Правления Агентства РК по регулированию и развитию финансового рынка от 28.05.2021 № 65 (порядок введения в действие см. п.4).

№ пункта	Виды документов	Срок хранения		Примечание
№ пункта	Виды документов	в Центральном органе	в филиалах и представительствах ЕНПФ, ДНПФ*	Примечание
1	2	3	4	5
1. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1.	Протоколы, стенограммы заседаний, решения общего собрания акционеров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)	Постоянно	До минования надобности
2.	Протоколы, стенограммы, постановления исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)	Постоянно	До минования надобности
3.	Протоколы, стенограммы заседаний совета директоров ЕНПФ, ДНПФ, документы к ним (докладные записки, справки, проекты, решения)	Постоянно	До минования надобности
4.	Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные ЕНПФ, ДНПФ	Постоянно	До замены новыми
5.	Приказы, распоряжения руководителей ЕНПФ, ДНПФ:
	1) по основной деятельности;	Постоянно	Постоянно
	2) по личному составу;	75 лет	75 лет
	3) по отпускам, командировкам	75 лет	75 лет
2. КОНТРОЛЬ
6.	Документы ревизий и проверок деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)	Постоянно	Постоянно
7.	Документы о выполнении предложений по результатам ревизий и проверок (докладные записки, отчеты, справки, переписка)	5 лет ЭПК	5 лет ЭПК
8.	Документы ревизий и проверок, проводимых ЕНПФ и ДНПФ (акты, справки, переписка)	5 лет ЭК	5 лет ЭК
9.	Журналы учета проведенных ревизий и проверок, контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий и (проверок)	5 лет	5 лет
3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
10.	Статистические отчеты и таблицы по деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ:			На электронном носителе. 1При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно. 3При отсутствии годовых, полугодовых квартальных отчетов - постоянно.
	сводные годовые и отчеты с большей периодичностью;	Постоянно	-
	годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;	Постоянно	10 лет
	полугодовые отчеты;	5 лет1	5 лет
	квартальные отчеты;	5 лет2	5 лет
	месячные отчеты	1 год3	1 год
11.	Отчеты о результатах деятельности исполнительного органа ЕНПФ, ДНПФ:			1При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет. 3При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - постоянно. 4При отсутствии годовых, полугодовых отчетов - 10 лет. 5При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет. 6При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов - 10 лет.
	сводные годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;	Постоянно	-
	годовые отчеты и отчеты с большей периодичностью;	Постоянно	10 лет
	полугодовые отчеты;	5 лет1	5 лет2
	квартальные отчеты;	5 лет3	5 лет4
	месячные отчеты	3 года5	3 года6
12.	Отчетность ЕНПФ, ДНПФ, предоставляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан, подписанные первым руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на подписание отчета	3 года		На электронном носителе.
13.	Отчеты о результатах деятельности структурных подразделений ЕНПФ и ДНПФ:
	годовые отчеты;	5 лет
	полугодовые отчеты;	5 лет
	квартальные отчеты;	5 лет
	месячные отчеты	3 года
14.	Аудиторские отчеты:			На бумажном носителе. 1При отсутствии годовых отчетов постоянно. 2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
	годовые;	Постоянно	10 лет
	квартальные	5 лет1	5 лет2
15.	Финансовая отчетность ЕНПФ, ДНПФ:			На электронном носителе. 1При отсутствии годовых отчетов - постоянно. 2При отсутствии годовых отчетов - 10 лет.
	консолидированные;	Постоянно	-
	годовые;	Постоянно	10 лет
	квартальные;	5 лет1	5 лет2
	ежемесячные	5 лет	5 лет
16.	Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним	Постоянно	10 лет	На бумажном носителе.
17.	Аналитические таблицы по разработке и анализу годовой финансовой отчетности	Постоянно	5 лет	На электронном носителе.
18.	Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан и уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций	3 года	3 года	На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
19.	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (по пенсионным активам и по собственным активам)	5 лет	5 лет	На электронном носителе хранятся по пенсионным активам. На бумажном носителе хранятся- по собственным активам. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
20.	Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5 лет		При отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
21.	Инвентарные карточки и книги учета основных средств	Постоянно	Постоянно	На электронном носителе.
22.	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	5 лет	Аннулированные доверенности хранятся вместе с журналом регистрации доверенностей по финансово-хозяйственной деятельности.
23.	Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы), вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости	5 лет	5 лет	На электронном носителе. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
24.	Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений (по пенсионным активам и по собственным активам)	5 лет	5 лет	На электронном носителе хранятся- по пенсионным активам. На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе хранятся- по собственным активам.
25.	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий	5 лет	5 лет
26.	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации	5 лет	5 лет	При условии завершения инвентаризации. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
27.	Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию	До минования надобности	До минования надобности	Не менее 5 лет.
28.	Исполнительные листы	До минования надобности	До минования надобности	Не менее 5 лет.
29.	Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату отпусков, получение льгот по налогам	До минования надобности	До минования надобности	Не менее 5 лет.
30.	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	До минования надобности	До минования надобности	Не менее 5 лет.
31.	Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов	Постоянно	До переоценки
32.	Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств	Постоянно	До переоценки
33.	Паспорта зданий, сооружений и оборудования	Постоянно	Постоянно
34.	Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы	3 года
35.	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, их филиалов и представительств документы (справки, информации, докладные записки) к ним	Постоянно	Постоянно	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
36.	Акты проверки кассы, правильности взимания налогов	5 лет	5 лет
37.	Договоры, соглашения	5 лет	5 лет	После истечения срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий.
38.	Реестры договоров	5 лет
39.	Договоры о материальной ответственности.	5 лет	5 лет	После увольнения материально-ответственного лица.
40.	Переписка по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
41.	Образцы подписей (материально-ответственных лиц)	До минования надобности	До минования надобности
42.	Налоговые декларации ЕНПФ и ДНПФ и расчеты к ним по всем видам налогов, документы по налоговому администрированию и сертификаты резидентства	5 лет ЭПК		На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
4. НАКОПИТЕЛЬНАЯ ПЕНСИОННАЯ СИСТЕМА
43.	Документы, представленные лицензиару для получения лицензии на управление инвестиционным портфелем с правом привлечения добровольных пенсионных взносов (финансовые документы, пенсионные правила, инвестиционная декларация, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор)	Постоянно
44.	Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур для руководящих работников ЕНПФ, ДНПФ, представленные в уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций	Постоянно	Постоянно
45.	Документы (приказ, решение, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств ЕНПФ, ДНПФ	Постоянно	Постоянно
46.	Документы (техническое задание, акты, отчеты, описание) об автоматизированной информационной системе ЕНПФ, ДНПФ	Постоянно
47.	Договоры о пенсионном обеспечении, а также документы (при наличии), влияющие на изменение данных договора о пенсионном обеспечении, в том числе дополнительные соглашения к договорам	5 лет1	5 лет1	1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий, 2на электронном носителе.
47.		Постоянно2	Постоянно2
48.	Заявление о присоединении к договору о пенсионном обеспечении за счет обязательных профессиональных пенсионных взносов	5 лет1	5 лет1	1На бумажном носителе после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий, 2на электронном носителе.
48.		Постоянно2	Постоянно2
49.	База данных по индивидуальным пенсионным счетам (в том числе Книга регистрации индивидуальных пенсионных счетов)	Постоянно	Постоянно	На электронном носителе.
50.	База данных по учету условных пенсионных счетов в ЕНПФ (в том числе Книга регистрации условных пенсионных счетов в ЕНПФ)	Постоянно	Постоянно	На электронном носителе.
51.	Первичные документы и приложения к ним, подтверждающие поступление пенсионных взносов	5 лет		На электронном носителе. При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
52.	Выписки с банковских, кастодиальных счетов и приложения к ним	5 лет		На электронном носителе.
53.	Акты сверок с управляющим инвестиционным портфелем и банком-кастодианом	5 лет		На бумажном носителе.
54.	Расчет стоимости условной единицы пенсионных активов	Постоянно		На электронном носителе.
55.	Электронные сведения, получаемые/передаваемые из/в государственных(-ые) органов(-ы) и организаций (-и), в том числе из/в Некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация "Правительство для граждан" в рамках осуществления деятельности ЕНПФ	Постоянно		На электронном носителе.
56.	Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность вкладчика (получателя), поверенного, законного представителя, доверенности и иные документы) по переводу пенсионных накоплений	5 лет1	5 лет1	1На бумажном носителе - после осуществления перевода, 2на электронном носителе.
56.		Постоянно2	Постоянно2
57.	Документы (заявления, копии документов, удостоверяющих личность получателя пенсионных выплат, поверенного, законного представителя, свидетельства о смерти, о праве на наследство, уведомления (при наличии), доверенности и иные документы), представленные в ЕНПФ, ДНПФ на получение пенсионных выплат	10 лет1	10 лет1	1На бумажном носителе - с даты закрытия индивидуального пенсионного счета, 2на электронном носителе.
57.		Постоянно2	Постоянно2
58.	Заявления на получение информации о состоянии индивидуального пенсионного счета	1 год	1 год
59.	Заявления на получение информации о состоянии условного пенсионного счета в ЕНПФ	1 год	1 год
60.	Реестры (заявлений на пенсионные выплаты, переводы пенсионных накоплений, о (об) выборе (изменении) управляющего инвестиционным портфелем, на возврат пенсионных накоплений, находящихся в доверительном управлении управляющего инвестиционным портфелем, в доверительное управление Национальному Банку Республики Казахстан	2 года	2 года	На электронном носителе.
61.	Выписки с индивидуальных пенсионных счетов, полученные из ЕНПФ	1 месяц	1 месяц	На электронном носителе.
62.	Переписка по основной деятельности ЕНПФ, ДНПФ, филиалов и представительств ЕНПФ	5 лет	5 лет	На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
63.	Переписка с вкладчиками (получателями пенсионных выплат)	5 лет	5 лет	На бумажном носителе и идентичные им на электронном носителе.
64.	Документы касающиеся реорганизации и ликвидации ДНПФ (постановления, решения, протоколы, акты, заключения уведомления и др.)	Постоянно

Примечание:

ЕНПФ* – единый накопительный пенсионный фонд;

ДНПФ** – добровольный накопительный пенсионный фонд.

Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия.