"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентін бекіту туралы

Астана қаласы әкімдігінің 2014 жылғы 3 шілдедегі № 193-1100 қаулысы. Астана қаласының Әділет департаментінде 2014 жылғы 4 тамызда № 827 болып тіркелді. Күші жойылды - Нұр-Сұлтан қаласы әкімдігінің 2021 жылғы 29 қаңтардағы № 511-280 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Нұр-Сұлтан қаласы әкімдігінің 29.01.2021 № 511-280 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

Қазақстан Республикасының "Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы" 2013 жылғы 15 сәуірдегі Заңына, "Мұрағат ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысына сәйкес Астана қаласының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламент бекітілсін.

2. "Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы" мемлекеттік мекемесінің басшысы осы қаулыны ресми және мерзімді баспа басылымдарында, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Үкіметімен анықталған интернет-ресурсында және Астана қаласы әкімдігінің сайтында кейінгі жариялаумен әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қамтамасыз етсін.

3. Осы қаулының орындалуын бақылау Астана қаласы әкімі аппаратының басшысы Ж.А. Мырзалинге жүктелсін.

4. Осы қаулы әділет органдарында мемлекеттік тіркеуден өткен күннен бастап күшіне енеді және алғашқы ресми жарияланған күннен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Әкім	И. Тасмағамбетов

Астана қаласы әкімдігінің 2014 жылғы 3 шілдедегі № 193-1100 қаулысымен бекітілген

"Мұрағаттық анықтамалар беру"
мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламенті
1. Жалпы ережелер

1. "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызметін (бұдан әрі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет) Астана қаласы әкімдігінің уәкілетті органы - "Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттамалар басқармасы" мемлекеттік мекемесі және "Астана қаласының Мемлекеттік мұрағаты" мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі - көрсетілетін қызметті беруші) көрсетеді.

Құжаттарды қабылдау және мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижелерін беру:

1) көрсетілетін қызметті беруші;

2) тұрғылықты жері бойынша Қазақстан Республикасы Көлік және коммуникация министрлігі Мемлекеттік қызметтерді автоматтандыруды бақылау және халыққа қызмет көрсету орталықтарының қызметін үйлестіру комитетінің "Халыққа қызмет көрсету орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорны (бұдан әрі – ХҚКО);

3) мемлекеттік қызметті алушыда электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі – ЭЦҚ) болған жағдайда www.e.gov.kz "электрондық үкiмет" веб-порталы (бұдан әрi – портал) арқылы жүзеге асырылады.

2. Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.

3. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі:

1) көрсетілетін қызметті берушіде, ХҚКО-да – осы "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентінің (бұдан әрі – Регламент) 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мұрағаттық анықтамаларды беру немесе Қазақстан Республикасы "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңының 16-бабына сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап;

2) порталда – мұрағаттық анықтаманың дайындығы туралы хабарлама немесе Қазақстан Республикасы "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңының 16-бабына сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап.

Мемлекеттік көрсетілетін қызметті көрсетудің нәтижесін беру нысаны: электрондық және (немесе) қағаз түрінде.

2. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) іс-қимыл тәртібін сипаттау

4. Көрсетілетін қызметті алушы (не сенiмхат бойынша оның өкiлi) көрсетілетін қызметті берушіге жүгінген кезде көрсетілетін қызметті берушімен көрсетілетін қызметті алушыдан Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2014 жылғы 5 наурыздағы № 183 қаулысымен бекітілген "Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартының (бұдан әрі – Стандарт) 9-тармағына сәйкес құжаттар топтамасын және өтінішті қабылдауын мемлекеттік қызметті көрсету бойынша іс-әрекетінің басталуына негіз болып келеді.

5. Мемлекеттік көрсетілетін қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір іс-қимылдың мазмұны, оны орындаудың уақыты және мерзімі:

1) көрсетілетін қызметті алушы құжаттардың түпнұсқаларын қабылдау және өтінішті тіркеу 15 (он бес) минутты құрайды. Іс-қимыл нәтижесі – көрсетілетін қызметті алушыға құжаттар топтамасы қабылданғанын растайтын құжатты беру;

2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы бұрыштамасын қою және көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысына беру – 4 (төрт) сағат. Іс-қимыл нәтижесі – көрсетілетін қызметті беруші басшысының бұрыштамасы;

3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы мемлекеттік көрсетілетін қызметі өндеуі – 13 (он үш) күнтізбелік күн. Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда, көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік 28 (жиырма сегіз) күннен аспайтын мерзімге ұзарта алады, бұл туралы құжаттар тіркелген күннен бастап күнтізбелік 3 (үш) күн ішінде көрсетілетін қызметті алушыға хабарланады. Іс-қимыл нәтижесі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің жобасын дайындау;

4) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысымен мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін (мұрағаттық анықтама немесе мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап) қалыптастыру және мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің жобасын көрсетілетін қызметті берушінің басшысымен қолын қою – 1 (бір) күн. Іс-қимыл нәтижесі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесімен көрсетілетін қызметті берушінің басшысын таныстыру және мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің жобасына қол қою;

5) көрсетілетін қызметті алушыға дайын мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін беру – 15 (он бес) минут. Іс-қимыл нәтижесі – мемлекеттік көрсетілетін қызмет дайын нәтижесінің екінші нұсқасына қол қою.

3. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимыл тәртібін сипаттау

6. Мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қатысатын көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерінің) тізбесі:

1) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері;

2) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушы;

3) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы.

7. Әрбір іс-қимылдың ұзақтығын көрсете отырып, көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер) арасындағы өзара іс-қимыл реттілігінің сипаттау:

1) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері көрсетілетін қызметті алушының құжаттар топтамасын қабылдайды, өтінішті тіркейді және көрсетілетін қызметті алушыға құжаттар топтамасын қабылданғанын растайтын құжатты береді, оны көрсетілетін қызметті берушінің басшысына тапсырады – 15 (он бес) минут;

2) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы қолын қойып, көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысына тапсырады – 4 (төрт) сағат;

3) көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысы ақпаратты іздеуін, мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің жобасын дайындауын жүзеге асырады және көрсетілетін қызметті берушінің басшысына береді – 13 (он үш) немесе мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда 28 (жиырма сегіз) күнтізбелік күндер;

4) көрсетілетін қызметті берушінің басшысы мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесінің жобасымен таныстырады, оған қолын қойып, көрсетілетін қызметті берушінің қызметкеріне береді – 1 (бір) күн;

5) көрсетілетін қызметті берушінің қызметкері көрсетілетін қызметті алушыға дайын мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін береді – 15 (он бес) минут.

8. Осы Регламенттің 1-қосымшасында әр іс-қимылдың ұзақтығын көрсетілуімен көрсетілетін қызметті берушінің құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер) арасындағы іс-әрекет реттілігінің блок-сызбасы ұсынылды.

4. Халыққа қызмет көрсету орталығымен және (немесе) өзге де көрсетілетін қызметті берушілермен өзара іс-қимыл жасасу тәртібін, сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінде ақпараттық жүйелерді пайдалану тәртібін сипаттау

9. Көрсетілетін қызметті алушы (не сенiмхат бойынша оның өкiлi) ХҚКО жүгінген кезде ХҚКО қызметкерімен көрсетілетін қызметті алушыдан Стандарттың 9-тармағына сәйкес құжаттар топтамасын қабылдауын мемлекеттік қызметті көрсету бойынша іс-әрекетінің басталуына негіз болып келеді.

10. Мемлекеттік қызмет көрсету процесінің құрамына кіретін әрбір іс-қимылдың мазмұны, олардың орындалуын ұзақтығы:

1) 1-үдеріс – ХҚКО қызметкері көрсетілетін қызметті алушымен ұсынылған өтініш толтырудың дұрыстығы мен құжаттар топтамасының толықтығын тексереді - (5 (бес) минут):

1-шарт - көрсетілетін қызметті алушы Стандарттың 9-тармағында көрсетілген тізбеге сәйкес құжаттар топтамасын толық ұсынбаған жағдайда, ХҚКО қызметкері құжаттарды қабылдаудан бас тартады және Стандарттың 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қолхат береді;

2-шарт - өтініш дұрыс және толық толтырылса және құжаттар топтамасы толық ұсынылса ХҚКО қызметкері өтінішті "Халыққа қызмет көрсету орталығына арналған біріктірілген ақпараттық жүйесі" ақпараттық жүйесінде (бұдан әрі - ХҚКО БАЖ) тіркейді және көрсетілетін қызметті алушыға тиісті құжаттарды қабылдау туралы қолхатты береді.

2) 2-үдеріс – егер Қазақстан Республикасының заңдарында өзгеше көзделмесе, ХҚКО қызметкері мемлекеттік ақпараттық жүйелерде қамтылған заңмен қорғалатын құпияны құрайтын мәліметтерді пайдалануға көрсетілетін қызметті алушының жазбаша келісімін алады - (5 (бес) минут);

3) 3-үдеріс – ХҚКО қызметкері түпнұсқаларды құжаттардың электрондық көшірмелерімен түпнұсқалығын салыстырып тексереді, одан кейін түпнұсқаларды көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады, ХҚКО БАЖ көрсетілетін қызметті алушы туралы тиісті ақпаратты және берілген құжаттардың тізімін енгізеді, көрсетілетін қызметті алушыға:

өтініштің нөмірі мен қабылданған күні;

сұрау салынған мемлекеттік көрсетілетін қызметтің түрі;

қоса берілген құжаттардың саны мен атаулары;

құжаттарды беретін күні (уақыты) мен орны;

құжаттарды ресімдеуге өтінішті қабылдаған ХҚКО қызметкерінің тегі, аты, әкесінің аты;

көрсетілетін қызметті алушының тегі, аты, әкесінің аты (көрсетілетін қызметті алушы өкілінің тегі, аты, әкесінің аты) және олардың байланыс телефондары көрсетілген тиісті құжаттардың қабылданғаны туралы қолхат беріледі - (5 (бес) минут);

4) 4-үдеріс – ХҚКО қызметкері құжаттар топтамасын дайындап көрсетілетін қызметті берушіге курьерлік немесе басқа өкілетті байланыс арқылы жолдайды (1 (бір) күн);

5) 5-үдеріс – ХҚКО қызметкері тиісті құжаттарды қабылдау туралы қолхатта көрсетілген мерзімде көрсетілетін қызметті алушыға мемлекеттік қызметтің көрсетілген нәтижесін береді (15 (он бес) минут).

ХҚКО құжаттар топтамасын тапсырған күн мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді.

ХҚКО мемлекеттік көрсетілетін қызметтің дайын нәтижесін оның қызметкері қолхат негізінде, жеке басты куәландыратын құжатты және (немесе) сенім білдірілген адамның өкілеттілігін растайтын құжатты ұсынған кезде (көрсетілетін қызметті алушының немесе сенім білдірілген адамның жеке басын сәйкестендіру үшін) береді.

Көрсетілетін қызметті алушы көрсетілген мерзімде мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін алуға жүгінбеген жағдайда, ХҚКО оның бір ай бойы сақталуын қамтамасыз етеді, одан кейін оны көрсетілетін қызметті берушіге береді.

Қажет етілмеген мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін көрсетілетін қызметті беруші өтініште көрсетілген мекенжай бойынша көрсетілетін қызметті алушыға почта байланысы арқылы жолдайды.

Осы Регламенттің 2-қосымшасында ХҚКО арқылы мемлекеттік қызметті көрсеткенде іске қосылған ақпараттық жүйесінің функционалды әрекеттесудің диаграммасы ұсынылды.

11. Портал арқылы мемлекеттік қызметті көрсету кезінде көрсетілетін қызметті беруші мен көрсетілетін қызметті алушының іс-қимыл тәртібі:

1) 1-үдеріс – көрсетілетін қызметті алушы ЭЦҚ арқылы порталда тіркелуін (авторластыруын) іске асырады (10 (он) минут);

2) 2-үдеріс – көрсетілетін қызметті алушымен электронды мемлекеттік көрсетілетін қызметін таңдау, электронды сұраудың нысанын толтыру және көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанындағы сұрауы қосу (15 (он бес) минут);

3) 3-үдеріс – көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ арқылы электронды мемлекеттік қызметті көрсету үшін электронды сұрауы куәландыру (5 (бес) минут);

4) 4-үдеріс – көрсетілетін қызметті берушімен электронды сұрауы өңдеу (тексеру, тіркеу) 13 (он үш) немесе мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты бес жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайларда 28 (жиырма сегіз) күнтізбелік күндер аралығында жүзеге асырады;

5) 5-үдеріс – көрсетілетін қызметті алушымен электронды сұрау мәртебесі және көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетінде" мемлекеттік көрсетілетін қызметтерін алу тарихында мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі туралы хабарландыруды алу (4 (төрт) сағат);

6) 6-үдеріс – көрсетілетін қызметті берушімен көрсетілетін қызметті алушының "жеке кабинетіне" ЭЦҚ қол қойылған электронды құжаттың нысанында мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін жолдау (10 (он) минут);

7) 7-үдеріс – көрсетілетін қызметті алушы "жеке кабинеттің" мемлекеттік көрсетілетін қызметтерін алу тарихында көрсетілетін қызметті алушымен мемлекеттік көрсетілетін қызметтің нәтижесін алу (15 (он бес) минут):

1-шарт - көрсетілетін қызметті алушымен өтінішті дұрыс және толық толтыру;

2-шарт - көрсетілетін қызметті алушымен өтінішті дұрыс және толық толтырмау.

Осы Регламенттің 3-қосымшасында портал арқылы мемлекеттік қызметтің көрсеткенде әрекеттенген ақпараттық жүйесінің функционалдық әрекеттесудің диаграммасы ұсынылды.

Мемлекеттік қызмет көрсету процесінде рәсімдердің (іс-қимылдардың) ретін, көрсетілетін қызметті берушінің толық сипаттамасы құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-қимылдарының, сонымен қатар өзге көрсетілген қызмет берушілермен ХҚКО өзара іс-қимыл тәртібінің және мемлекеттік қызмет көрсету процесінде ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібінің сипаттамасы осы Регламентке 5-қосымшаға сәйкес мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-процестерінің анықтамалығында көрсетіледі.

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 1-қосымша

Мемлекеттік қызмет көрсету барысында көрсетілетін қызмет берушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара әрекеті кезінде іс-қимылдың блок-сызбасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 2-қосымша

ХҚКО арқылы мемлекеттік қызмет көрсетуге қатыстырылған ақпараттық жүйелерінің функционалдық өзара іс-қимылдың диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 3-қосымша

Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсетуде әрекет ететін ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара әрекеттесудің диаграммасы

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 4-қосымша

Электрондық мемлекеттік қызметке оң жауаптың (мұрағаттық анықтаманың) шығыс нысаны

Мұрағаттық анықтама

Өтініш беруші:_______________________________________________________

(жеке тұлғаның Т.А.Ә. немесе заңды тұлғаның атауы)

Мұрағаттық анықтаманың түрі: ________________________________________

Анықтама сұралатын кезең: ___________________________________________

_____________________________________________________________________

(мұрағаттық анықтаманың мазмұны көрсетіледі)

Негіздеме: __________________________________________________________

"Астана қаласының Мемлекеттік мұрағаты" мемлекеттік мекемесінің

директоры: __________________________________________________________

_____________________________________________________________________

(Т.А.Ә.)

Мұрағатшы:___________________________________________________________

(Т.А.Ә.)

Анықтамаға қоса берілетін құжаттар: _________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

"Мұрағаттық анықтамалар беру" мемлекеттік көрсетілетін қызмет регламентіне 5-қосымша

1-кесте. Көрсетілетін қызметті берушімен мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-үдерістерінің анықтамасы

2-кесте. ХҚКО мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-үдерістерінің анықтамасы

3-кесте. Портал арқылы мемлекеттік қызмет көрсетудің бизнес-үдерістерінің анықтамасы

Об утверждении Регламента государственной услуги "Выдача архивных справок"

Постановление акимата города Астаны от 3 июля 2014 года № 193-1100. Зарегистрировано Департаментом юстиции города Астаны 4 августа 2014 года № 827. Утратило силу постановлением акимата города Нур-Султана от 29 января 2021 года № 511-280.

Сноска. Утратило силу постановлением акимата города Нур-Султана от 29.01.2021 № 511-280 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года "О государственных услугах", постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 "Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела" акимат города Астаны ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент государственной услуги "Выдача архивных справок".

2. Руководителю Государственного учреждения "Управление архивов и документации города Астаны" произвести государственную регистрацию настоящего постановления в органах юстиции с последующим опубликованием в официальных и периодических печатных изданиях, а также на интернет-ресурсе, определяемом Правительством Республики Казахстан, и на сайте акимата города Астаны.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима города Астаны Мурзалина Ж.А.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня государственной регистрации в органах юстиции и вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Аким	И. Тасмагамбетов

Утвержден постановлением акимата города Астаны от 3 июля 2014 года № 193-1100

Регламент государственной услуги
"Выдача архивных справок"
1. Общие положения

1. Государственная услуга "Выдача архивных справок" (далее – государственная услуга) оказывается уполномоченным органом акимата города Астаны – Государственным учреждением "Управление архивов и документации города Астаны" и Государственным учреждением "Государственный архив города Астаны" (далее - услугодатель).

Прием документов и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляются через:

1) услугодателя;

2) Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Центр обслуживания населения" Комитета по контролю автоматизации государственных услуг и координации деятельности центров обслуживания населения Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан (далее – ЦОН) по месту жительства;

3) веб-портал "электронного правительства" www.e.gov.kz (далее – портал) при условии наличия у услугополучателя электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

2. Форма оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги:

1) у услугодателя, в ЦОНе – выдача архивной справки по форме согласно приложению 4 к настоящему Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок" (далее – Регламент) либо мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги в соответствии со статьей 16 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах";

2) на портале – уведомление о готовности архивной справки либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в соответствии со статьей 16 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".

Форма предоставления результата оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная.

2. Описание порядка действий структурных
подразделений (работников) услугодателя
в процессе оказания государственной услуги

4. Основанием для начала действия по оказанию государственной услуги при обращении услугополучателя (либо его представителя по доверенности) к услугодателю является принятие услугодателем заявления и пакета документов, указанных в пункте 9 Стандарта государственной услуги "Выдача архивных справок", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 (далее – Стандарт) от услугополучателя.

5. Пошаговые действия, входящие в состав процесса оказания государственной услуги, время и сроки его выполнения:

1) прием пакета документов и регистрация заявления услугополучателя составляет 15 (пятнадцать) минут. Результат действия - выдача услугополучателю документа, подтверждающего прием пакета документов;

2) наложение визы руководителя услугодателя и передача ответственному исполнителю услугодателя – 4 (четыре) часа. Результат действия – виза руководителя услугодателя;

3) обработка государственной услуги ответственным исполнителем услугодателя – 13 (тринадцать) календарных дней. В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет, услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 28 (двадцать восемь) календарных дней, о чем сообщается услугополучателю в течение 3 (трех) рабочих дней со дня регистрации документов. Результат действия – подготовка проекта результата государственной услуги;

4) формирование ответственным исполнителем услугодателя результата оказания государственной услуги (архивная справка либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги) и подписание руководителем услугодателя проекта результата государственной услуги – 1 (один) день. Результат действия – ознакомление руководителя услугодателя с результатом государственной услуги и подписание проекта результата государственной услуги;

5) выдача услугополучателю готового результата государственной услуги – 15 (пятнадцать) минут. Результат действия – роспись на втором экземпляре готового результата оказания государственной услуги.

3. Описание порядка взаимодействия структурных
подразделений (работников) услугодателя
в процессе оказания государственной услуги

6. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, участвующих в процессе оказания государственной услуги:

1) сотрудник услугодателя;

2) ответственный исполнитель услугодателя;

3) руководитель услугодателя.

7. Описание последовательности действий между структурными подразделениями (работниками) услугодателя с указанием длительности каждого действия:

1) сотрудник услугодателя принимает пакет документов услугополучателя, регистрирует заявление и выдает услугополучателю документ, подтверждающий прием пакета документов, передает его руководителю услугодателя – 15 (пятнадцать) минут;

2) руководитель услугодателя накладывает визу и передает ответственному исполнителю услугодателя – 4 (четыре) часа;

3) ответственный исполнитель услугодателя осуществляет поиск информации, подготовку проекта результата государственной услуги и передает его руководителю услугодателя – 13 (тринадцать) либо 28 (двадцать восемь) календарных дней, если при оказании государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет;

4) руководитель услугодателя знакомится с проектом результата государственной услуги, подписывает его и передает сотруднику услугодателя – 1 (один) день;

5) сотрудник услугодателя выдает услугополучателю готовый результат государственной услуги – 15 (пятнадцать) минут.

8. Блок-схема последовательности действий между структурными подразделениями (работниками) услугодателя с указанием длительности каждого действия представлена в приложении 1 к настоящему Регламенту.

4. Описание порядка взаимодействия с центром обслуживания
населения и (или) иными услугодателями, а также порядка
использования информационных систем в процессе
оказания государственной услуги

9. Основанием для начала действия по оказанию государственной услуги при обращении услугополучателя (либо его представителя по доверенности) в ЦОН является принятие работником ЦОНа пакета документов, указанных в пункте 9 Стандарта от услугополучателя.

10. Содержание каждого действия, входящего в состав процесса оказания государственной услуги, длительность их выполнения:

1) процесс 1 – работник ЦОНа проверяет правильность заполнения заявления и полноту пакета документов, предоставленных услугополучателем (5 (пять) минут):

условие 1 – при предоставлении услугополучателем неполного пакета документов, согласно перечню, указанному в пункте 9 Стандарта, работник ЦОНа отказывает в приеме документов и выдает расписку по форме, согласно приложению 2 Стандарта;

условие 2 – при соблюдении правильности и полноты заполнения заявления и предоставлении полного пакета документов, работник ЦОНа регистрирует заявление в информационной системе "Интегрированная информационная система центров обслуживания населения" (далее – ИИС ЦОН);

2) процесс 2 – работник ЦОНа получает письменное согласие услугополучателя на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан (5 (пять) минут);

3) процесс 3 – работник ЦОНа сверяет подлинность оригиналов с воспроизведенными электронными копиями документов, после чего возвращает оригиналы документов услугополучателю, вносит соответствующую информацию об услугополучателе и список поданных документов в ИИС ЦОН, выдает услугополучателю расписку о приеме соответствующих документов (5 (пять) минут);

4) процесс 4 – работник ЦОНа подготавливает пакет документов и направляет его услугодателю через курьерскую или иную уполномоченную на это связь (1 (один) день);

5) процесс 5 – работник ЦОНа в срок, указанный в расписке о приеме соответствующих документов, выдает результат оказания государственной услуги услугополучателю (15 (пятнадцать) минут).

День сдачи пакета документов в ЦОН не входит в срок оказания государственной услуги.

В ЦОНе выдача готового результата государственной услуги осуществляется его работником на основании расписки, при предъявлении документа, удостоверяющего личность и (или) документа, удостоверяющего полномочия доверенного лица (для идентификации личности услугополучателя или доверенного лица).

В случаях, когда услугополучатель не обратился за результатом услуги в указанный срок, ЦОН обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает его услугодателю.

Невостребованный готовый результат государственной услуги в течение трех рабочих дней направляется услугополучателю посредством почтовой связи по указанному в заявлении адресу.

Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через ЦОН, представлена в приложении 2 к настоящему Регламенту.

11. Порядок действий услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:

1) процесс 1 – услугополучатель осуществляет регистрацию (авторизацию) на портале посредством ЭЦП (10 (десять) минут);

2) процесс 2 – выбор услугополучателем электронной государственной услуги, заполнение полей электронного запроса и прикрепление запроса в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП услугополучателя (15 (пятнадцать) минут);

3) процесс 3 – удостоверение электронного запроса для оказания электронной государственной услуги посредством ЭЦП услугополучателя (5 (пять) минут);

4) процесс 4 – обработка (проверка, регистрация) электронного запроса услугодателем осуществляется 13 (тринадцать) либо 28 (двадцать восемь) календарных дней, если при оказании государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за пять лет;

5) процесс 5 – получение услугополучателем уведомления о статусе электронного запроса и сроке оказания государственной услуги в истории получения государственных услуг "личного кабинета" услугополучателя (4 (четыре) часа);

6) процесс 6 – направление услугодателем в "личный кабинет" услугополучателя результата оказания государственной услуги в форме электронного документа, подписанного ЭЦП (10 (десять) минут);

7) процесс 7 – получение услугополучателем результата государственной услуги в истории получения государственных услуг "личного кабинета" услугополучателя (15 (пятнадцать) минут):

условие 1 – при соблюдении услугополучателем правильности и полноты заполнения заявления;

условие 2 – при несоблюдении услугополучателем правильности и полноты заполнения заявления.

Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал, представлена в приложении 3 к настоящему Регламенту.

Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) ЦОНом и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 5 к настоящему Регламенту.

Приложение 1 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Блок-схема действий при взаимодействии
структурных подразделений (работников)
услугодателей при оказании
государственной услуги

Приложение 2 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма
функционального взаимодействия информационных
систем, задействованных в оказании
государственной услуги через ЦОН

Приложение 3 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Диаграмма
функционального взаимодействия информационных
систем, задействованных в оказании
государственной услуги через портал

Условные обозначения

Приложение 4 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Выходная форма положительного
ответа (архивной справки)
на государственную услугу

Архивная справка

Заявитель: _________________________________________________________

(Ф.И.О. физического лица или

наименование юридического лица)

Вид архивной справки: ______________________________________________

Период, за который запрашивается справка: __________________________

____________________________________________________________________

(указывается содержание архивной справки)

Основание: _________________________________________________________

Директор Государственного учреждения "Государственный архив

города Астаны": ___________________________________________________

___________________________________________________________________

(ФИО)

Архивист:__________________________________________________________

(ФИО)

К справке прилагаются документы: __________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Приложение 5 к Регламенту государственной услуги "Выдача архивных справок"

Таблица 1.
Справочник бизнес-процессов оказания
государственной услуги услугодателем

Таблица 2.
Справочник бизнес-процессов оказания
государственной услуги ЦОНом

Таблица 3.
Справочник бизнес-процессов оказания
государственной услуги через портал

Условные обозначения