Оңтүстік Қазақстан облысы әкімі аппаратының регламентін бекіту туралы

Оңтүстік Қазақстан облыстық әкімдігінің 2014 жылғы 2 қазандағы № 315 қаулысы. Оңтүстік Қазақстан облысының Әділет департаментінде 2014 жылғы 5 қарашада № 2864 болып тіркелді. Күші жойылды - Оңтүстік Қазақстан облыстық әкімдігінің 2016 жылғы 16 мамырдағы № 136 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - Оңтүстік Қазақстан облыстық әкімдігінің 16.05.2016 № 136 қаулысымен.
РҚАО-ның ескертпесі.
Құжаттың мәтінінде түпнұсқаның пунктуациясы мен орфографиясы сақталған.
"Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңының 27 бабының 2 тармағына, "Әкімшілік рәсімдер туралы" Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы Заңының 9-1 бабының 1 тармағына сәйкес, Оңтүстік Қазақстан облысының әкімдігі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1.Оңтүстік Қазақстан облысы әкімі аппаратының регламенті осы қаулыға қосымшаға сәйкес бекітілсін.
2. "Оңтүстік Қазақстан облысы әкімінің аппараты" мемлекеттік мекемесі Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген тәртіпте:
1) осы қаулының Оңтүстік Қазақстан облысының аумағында таратылатын мерзімді баспа басылымдарында және "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялануын;
2) осы қаулының Оңтүстік Қазақстан облысы әкімдігінің интернет-ресурсына орналастыруын қамтамасыз етсін.
3. Осы қаулы оның алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
4. Осы қаулының орындалуын бақылау Оңтүстік Қазақстан облысы әкiмi аппаратының басшысы Б.Жылқышиевқа жүктелсiн.

Облыс әкімі

А.Мырзахметов

Облыс әкімдігінің 2014 жылғы "2" қазандағы № 315 қаулысына қосымша

Оңтүстік Қазақстан облысы әкімі аппаратының
РЕГЛАМЕНТІ
1. Жалпы ережелері

1. Облыс әкімінің аппараты (әрі қарай - аппарат) Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамаларына сәйкес Оңтүстік Қазақстан облысы әкімдігі, әкімінің ұйымдастыру-құқықтық, ақпараттық-талдау, материалдық-техникалық және басқалай жағынан қамтамасыз етілуін, оның Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігімен, Премьер-министрі Кеңсесімен, Сенат және Парламент мәжілісінің аппараттарымен, министрліктермен және ведомстволармен, олардың аумақтық органдарымен, облыстық бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдарымен, аудан және қала әкімдерімен, жергілікті мәслихаттармен, облыс аумағында және одан тыс жерлерде орналасқан өзге де ұйымдармен және кәсіпорындармен өзара бірлескен іс-қимылын жүзеге асырады.
2. Облыс әкімі, оның орынбасарлары және аппарат басшысының арасындағы міндеттерді бөлу облыс әкімімен бекітіледі.
3. Аппараттың құрылымдық бөлімшелерінде істерді қалыптастыру облыс әкімі аппаратының басшысы жыл сайын бекітетін істердің номенклатурасына сәйкес жүзеге асырылады.

2. Облыс әкімінің өкімдік құжаттарын дайындау тәртібі, олардың орындалуын ұйымдастыру

4. Облыс әкімі қаулыларының, шешімдерінің, өкімдерінің жобаларын (әрі қарай – облыс әкімдігі мен әкімінің актілері) дайындауды аппаратың бөлім, қызметтері және аппаратың бөлім, қызметтерімен келісе отырып атқарушы органдар қолданыстағы заңнамаға сәйкес жүзеге асырады.
5. Облыс әкімдігі мен әкімінің актілерін дайындаудағы міндетті талаптар: дұрыстық, құзырлық, заңдылық болып табылады. Облыс әкімдігі мен әкімінің актілерінің мәнін білдіретін дәл жазылған тақырыбы болуы және қолданыстағы заңдарға сәйкес келуі керек, қаралатын мәселенің жағдайына берілген бағалауды, нақты міндеттерді, орындалу мерзімдері мен жауапты орындаушыларды көрсету тиіс.
6. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің мәтіндері нақты құрылуға және түзетусіз және бояусыз бірыңғай әріппен басылуға тиіс.
7. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің мәтiнi әдеби тіл нормалары, заң терминологиясы және заң техникасы сақтала отырып жазылады, оның ережелері барынша қысқа болуға, нақты және әртүрлі түсіндіруге жатпайтын мағынаны қамтуға тиіс. Актілердің мәтінінде мағыналық және құқықтық жүктемесі жоқ декларативтік сипаттағы ережелер қамтылмауға тиіс.
8. Көнерген және көп мағыналы сөздер мен сөз орамдарын, эпитеттердi, метафораларды қолдануға, сөздердi қысқартуға жол берiлмейдi.
9. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің мәтінінде мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың атаулары ресми атауына сәйкес толық және бүкіл мәтін бойынша бір ізді жазылуға тиіс.
10. Облыс әкімдігі мен әкімі актілері мәтінінің қарапайым және ықшам болуын қамтамасыз ету мақсатында акті мәтінінің өзінде қысқартудың не аббревиатураның мағынасын таратып жаза отырып, мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың атауларын қысқартуға жол беріледі.
11. Облыс әкімдігі мен әкімі актілеріндегі тапсырмалар оны шығаратын органға бағынысты мемлекеттік органдарға не қажет болған жағдайда олардың басшыларына жолдануға тиіс.
Оған (олардың басшыларына) бағынысты емес өзге де мемлекеттік органдарға қатысты облыс әкімдігі мен әкімі актілеріндегі тапсырмалар ұсынымдық нысанда және олармен келісім бойынша жазылуға тиіс. Мұндай жағдайда мемлекеттік органның атауынан кейін "(келісім бойынша)" деп көрсетіледі.
12. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің жобалары Қазақстан Республикасының "Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы" Заңына сәйкес облыс әкімдігінің және әкімінің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша дайындалады, қалған мәселелер бойынша бөлімдер іс-шаралар жоспарларын әзірлеп, оларды облыс әкімінің орынбасарларымен келіседі.
13. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің жобалары мемлекеттік және орыс тілдерінде әзірленеді.
Облыс әкімдігі қаулыларының жобаларын дайындау рәсімі Оңтүстік Қазақстан облысы әкімдігінің регламентімен айқындалған тіртіпке сәйкес жүзеге асырылады.
14. Шешім мен өкім жобалары:
осы мәселе қарауына енген облыс әкімінің орынбасары;
аппарат басшысы;
аппараттың заң бөлімінің басшысы – заң сараптамасынан өткізу және жобаның Қазақстан Республикасының Конституциясына, нормативтік құқықтық актілеріне сәйкестігінің қамтамасыз етілгендігі туралы;
аппараттың тиісті салалық бөлімі, қызметінің басшысымен келісіліп, қол қойылады.
Жобаға, сондай-ақ, орындаушының қолы қойылады.
15. Қаулының жобасы жоғарыда көрсетілген лауазымды тұлғаларға қосымша облыс әкімдігі дербес құрамының мүшелерімен және жобаның қаржылық тұрғыда мақсатқа сай болуы және қамтамасыз етілуі жөніндегі мәселелер бойынша қаржы, экономика және бюджеттік жоспарлау басқармаларының басшыларымен келісіліп, қол қойылады. Облыс әкімдігі дербес құрамы мүшелерінің бірде-бір мүшесі болмаған жағдайда оның орнына қол қоюға жол берілмейді.
Қажет болған жоба жағдайда құзыреттеріне қарай мүдделі атқарушы органдармен немесе министрліктер мен ведомстволардың аумақтық органдарымен келісіледі.
Қол құжаттың облыс әкімінің қолы қойылған парағының астыңғы жағына қойылады. Егер де заң бөлімінің меңгерушісі жұмыста болмаған жағдайда қолды оның міндетін атқарушы адам қояды.
16. Облыс әкімдігі мен әкімі актілеріне облыс әкімі, ал ол болмаған кезде облыс әкімінің міндетін атқарушы қол қояды. Шешімдер мен өкімдердің қосымшаларына құжатты ұсынған органның бірінші басшысы немесе оны алмастырушы, немесе аппараттың бөлім, қызметінің басшысы қол қояды.
Әкім нормативтік-құқықтық сипаттағы шешімдер және әкімшілік-басқарушылық, жедел және дербес сипаттағы мәселелер бойынша өкімдер шығарады. Өкім облыс әкімінің шешімі сияқты әзірленеді және сол тәртіппен қол қойылады.
17. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің жобалары және оларға тіркелетін жазбалардың баяндалған мәселенің мәнін ашатын бірыңғай тақырыбы болуы тиіс, жобаларға және оның мәтінінде аталған барлық анықтамалық және тиісті түрде бұрыштама қойылған өзге де материалдар қоса беріледі.
Қазақстан Республикасының Заңдары, Президенті мен Үкіметінің актлері негізінде және соларды орындау үшін дайындалған шешімдер мен өкімдердің жобаларында міндетті түрде жоғарғы орган құжатының толық атауы көрсетіліп, оған сілтеме жасалуы керек.
18. Құжаттың жобасы мұқият тексеріліп, мемлекеттік және орыс тілдерінде түзетілусіз, жақсы басылуы керек.
Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің жобалары бір интервалмен облыс әкімінің қолы және орындаушылар бұрыштамасы қойылатын орын көрсетіле отырып, белгіленген үлгідегі фирмалық бланкілерде басылады.
19. Құжаттардың жобалары облыс әкімі аппаратының тиісті құрылымдық бөлімшесіне тапсырылады, әрі қарай осы Регламентке сәйкес рәсімделеді.
20. Облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің жобалары барлық келісулерден өтіп, бұрыштамалар қойылып болғаннан кейін облыс әкімінің қарауына енгізіледі.
21. Қол қойылғаннан кейін жобаны дайындаған бөлім, қызмет оларды жөнелту үшін (аталмыш құжат орындалу үшін кімге жіберу керектігі көрсетіле отырып) тізілім жасап, құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне береді. Тізілімге сәйкес құжаттардың қажетті саны көбейтіледі және оның әрбір данасына құжатты алушының атауы, оның пошталық мекен-жайы көрсетіледі және, шұғылдарын қоспағанда, құжатқа қол қойылғаннан кейін 3 күн мерзімнен кешіктірілмей орындаушыға жіберіледі. Құжаттарды орындаушыларға дер кезінде жеткізу үшін жауапкершілік құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне жұктеледі.
22. Қол қойылған облыс әкімдігі мен әкімі актілерінің тұпнұсқалық данасы мұрағатқа өткізілгенге дейін құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімінде сақталады.
23. Құжаттардың орындалуын ұйымдастыру облыс әкімдігі мен әкімі актілерінде көрсетілген лауазым иелеріне, сондай-ақ сол жұмыс бөлігіне жетекшілік ететін облыс әкімінің орынбасарына жүктеледі. Егерде құжатты орындау мерзімі құжатта көрсетілмеген жағдайда, ондағы шешілетін мәселенің маңыздылығына қарай орындау мерзімі Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес белгіленеді.
24. Әкiмдiктің нормативтiк құқықтық қаулылары мен әкiмнің нормативтiк құқықтық шешiмдерi, мемлекеттік құпияларды қамтитын актілерді қоспағанда, Қазақстан Республикасының Әдiлет министрлігінің аумақтық органдарында мемлекеттiк тiркелуге және заңнамада айқындалған тәртіппен ресми жариялауға жатады.
Құжатқа қол қойғаннан кейін заң бөлімнің басшысымен 3 күндік мерзімнің ішінде аталмыш құжат бойынша анықтама-негіздеме дайындалып, құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне тапсырылады. Аппараттың құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі облыс әкімдігі мен әкімінің әділет басқармасында тіркеуге жататын актілерін қосымшасымен бірге бере отырып, үш күндік мерзімде құжаттарды тіркеуге әділет органдарына жібереді.
Әділет басқармасы тіркеу рәсімін жүзеге асыру үшін қажет болып табылатын қосымша анықтамаларды немесе өзге де материалдарды сұратқан жағдайда, оларды дайындауды және тапсыруды актінің жобасын дайындаған бөлім, қызмет қамтамасыз етеді.
25. Құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі актінің тіркелгендігі туралы әділет басқармасының жазбаша тұжырымдамасын алған сәтте тез арада оны белгіленген тәртіпте мерзімді баспасөз құралдарында ресми жариялануын қамтамасыз ету үшін аппараттың заң бөліміне береді.
Облыс әкімдігі мен әкімінің актілерін баспасөз құралдарында ресми жариялануын олардың бөлімге түскен күнінен бастап 3 күн мерзімде аппараттың заң бөлімі іске асырады.
26. Мүдделі тұлғаларға, олардың облыс әкімдігі мен әкімінің қабылдаған мемлекеттік құпияны немесе заңмен қорғалатын құпияны қамтитын актілерінен басқа нормативтік құқықтық актілерімен танысуы үшін рұқсат беру міндетті болып табылады және Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.

3. Облыс әкімі облыстық мәслихаттың сессиясына енгізетін құжаттарды дайындау

27. Облыс әкімі мен облыс әкімдігі облыстық мәслихаттың сессиясына енгізетін құжаттардың жобаларын дайындауды белгіленген тәртіпке сәйкес аппараттың бөлімдері, қызметтері, облыс қалалары мен аудандарының әкімдері, атқарушы органдар, министрліктер мен ведомстволардың аумақтық органдары жүзеге асырады және барлық келісулерден өткеннен кейін аппарат басшысының орынбасарына тапсырады.
28. Аппарат басшысының тапсырмасы бойынша аппараттың тиісті бөлімі, қызметі облыс әкімі облыстық мәслихаттың сессиясына енгізетін барлық мәселелер бойынша шешімдердің жобаларына қажетті ілеспе құжат дайындайды. Шешімдердің жобалары мен басқа да материалдар, облыс әкімімен келісіліп, қол қойылғаннан кейін, сессия шамамен өтетін мерзімнен кемінде екі апта бұрын облыстық мәслихатқа жіберіледі.

4. Құжаттың орындалуын, бақылауды және тексеруді ұйымдастыру

29. Аппаратта Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің нормативтік құқықтық актілері, Президент, Президент Әкімшілігі, Премьер-министрі, оның орынбасарлары, Премьер-министрінің Кеңсесі, министрліктер мен ведомстволардың тапсырмалары, Премьер-министірдің жедел тапсырмалары, сондай-ақ облыс әкімдігінің қаулылары, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдері, тапсырмалары және мемлекеттік органдар мен лауазымды тұлғалардың өз құзыреті шегінде берген тапсырмалары мен құжаттары бақылауға алынады.
30. Осы Регламенттің 33-тармағында көрсетілген тапсырмалардың уақтылы және сапалы орындалуына жауаптылық, оларға оындауға жіберілген аппарат бөлімдері, қызметтерінің басшыларына, қала және аудан әкімдеріне, атқарушы органдардың басшыларына жүктеледі.
31. Оларды жүзеге асыруды талап ететін Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметі актілері бойынша олардың құзыреттілігіне сәйкес облыс әкімдігінің қаулылары, облыс әкімінің шешімдері, өкімдері немесе облыс әкімі немесе оның орынбасарлары бекіткен іс-шаралар жасалады.
32. Жоғарғы органдардың актілері мен тапсырмалары құжаттарда белгіленген мерзімде орындалады.
33. Үкімет мәжілістерінің хаттамаларындағы және Қазақстан Республикасының Президентінде, Үкімет басшылығында және Кеңсе Басшысында өткен кеңестердің хаттамаларындағы хаттамалық тапсырмаларды орындау мерзімі тапсырма аппаратқа түскен күннен бастап есептеледі. Егер мәжілісте (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған жағдайда, мәжіліске (кеңеске) қатысқан лауазымды адамдар облыс әкіміне не облыс әкімінің орынбасарларына, өздеріне мәжіліс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпей, мәжілістен (кеңестен) кейін бірден тапсырмалардың орындалуын ұйымдастыру үшін, тиісті тапсырмалар мен ескертпелер туралы баяндайды.
34. Президент әкімшілігінің тапсырмалары мен сұраулары, егерде Әкімшілікпен басқа мерзім белгіленбесе, олардың орындалуы алған күннен бастап бір ай мерзімнен аспауы тиіс.
Егер тапсырмаларда өзге мерзім белгіленбесе, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының тапсырмалары бір ай мерзімнен кешіктірілмей, ал "өте шұғыл" деген белгі болған кезде - 3 (үш) жұмыс күні ішінде, "шұғыл" немесе "жеделдетілсін" деген белгі болғанда - 10 (он) жұмыс күні ішінде орындалады.
Егер Премьер-Министр өзгеше белгілемесе, Премьер-Министрдің жедел тапсырмалары қол қойылған күннен бастап екі апта мерзімнен асырмай орындалады.
35. Тапсырмаларды бірнеше аппараттың бірнеше бөлімі, қызметі немесе бірнеше атқарушы орган орындаған кезде басшысы тапсырмада бірінші болып көрсетілген бөлім, орган жауапты болып табылады. Оның бірлесіп орындаушылармен келісілгеннен кейін орындалу мерзімін ауыстыру туралы ұсынысты енгізуге құқығы бар.
36. Белгіленген мерзімдер бұзылған жағдайда, тапсырманың орындалуына жауапты аппараттың бөлімі, қызметі немесе атқарушы орган тапсырманың орындалу мерзімінің бұзылуына кінәлі бірлесіп орындаушы бөлімнің, атқарушы органдардың нақты лауазымды адамдарын жазалау туралы ұсыныс енгізуге құқылы.
37. Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің нормативтік құқықтық актілері, Президент, Президент Әкімшілігі, Премьер-министрі, оның орынбасарлары, Премьер-министрінің Кеңсесі, министрліктер мен ведомстволардың тапсырмалары, Премьер-министірдің жедел тапсырмаларының орындау мерзімін екі реттен артық ұзарту туралы ұсыныс енгізілген жағдайда, заңнамада белгіленген тәртіппен тапсырманың орындалуына жауапты аппараттың бөлімі, қызметінің басшылары және атқарушы органдардың бірінші басшыларын жазалау туралы мәселе қаралады.
38. Әкімнің және оның орынбасарларының тапсырмаларында құжаттардың орындалу мерзімі белгіленеді. Мерзімі белгіленбеген жағдайда құжат түскен күннен бастап бір ай мерзім белгіленеді, ал "шұғыл" деген грифі бар жағдайда – он күн мерзімі беріледі.
39. Егерде тапсырмалар белгіленген мерзімде орындалмаса, онда тапсырманы орындауға жауапты органның бірінші орынбасары (немесе оның міндетін орындаушы тұлға) жауапты кешіктіру себебін хабарлауы және белгіленген тәртіпте оның орындалу мерзімін ұзарту туралы өтініш жасауы қажет. Тапсырманың орындалу мерзімін созуға, екі рет жол беріледі.
40. Тапсырманың сапасыз орындағаны немесе орындамағаны белгіленген кезде аппараттың құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі тиісті бөлім, қызметпен бірлесе отырып тапсырманы берген лауазымды адамға жазбахат дайындайды.
Жазбахатта:
1) тапсырманы қамтитын құжаттың атауы (хаттама, қаулы, өкімі және т.б.), құжаттың нөміріне, күніне және тапсырманың тармағына сілтеме;
2) жауапты орындаушы, бірлесіп орындаушылар;
3) бастапқы орындау мерзімі;
4) орындаудың ұзартылған мерзімдерінің күндері (егер болса);
5) "орындалды", "ішінара орындалды", "орындалған жоқ" деген нақты тұжырымдармен тапсырманы орындау нәтижелері бойынша бағалау;
6) орындау мерзімін ұзарту немесе орындаудың жаңа мерзімін белгілеу туралы ұсыныс көрсетіледі.
41. Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің нормативтік құқықтық актілері, Президент, Президент Әкімшілігі, Премьер-министрі, оның орынбасарлары, Премьер-министрінің Кеңсесі, министрліктер мен ведомстволардың тапсырмалары, Премьер-министірдің жедел тапсырмалары, сондай-ақ облыс әкімдігінің қаулылары, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерінің орындау мерзіміне бақылауды аппараттың құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
42. Егерде тапсырмада атқарушы органдардың бірлесіп қарауы ескерілсе, онда қорытындылауға және ақпараттар мен материалдарды ұсынуға тапсырмада бірінші көрсетілген атқарушы органның басшысы жауапты болып табылады.
Орындалған актілер немесе жоғары органдардың тапсырмаларын бақылаудан алу тапсырманы берген немесе тапсырманың орындалуын бақылау тапсырылған лауазымды тұлғаның қарарымен жүзеге асырылады.
43. Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің және Премьер-министрі Кеңсесінің құжаттары орындалу фактісі негізінде бақылаудан алынады.
Облыс әкімдігінің қаулылары, облыс әкімінің шешімдері, өкімдері, тапсырмалары облыс әкімімен не өзге уәкiлеттi лауазымды адаммен бақылаудан алады.
44. Құжатты орындауды ұйымдастырушы бөлім, облыстық бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы орган құжатты бақылаудан алу үшін облыс әкімінің атына әкім орынбасарларының, аппарат басшысының қолы бар тапсырмалардың орындалуы туралы дәлелді мәліметтер бар қызметтік жазба дайындайды. Сонымен қатар, тапсырмалар (әкімдіктің қаулыларымен, облыс әкімінің өкімдері мен шешімдерімен, жиналыстар мен мәжілістердің хаттамаларымен қарастырылғандарды қоса алғанда) апталық мәжілісте қаралу нәтижесі бойынша хаттамалық шешімге сәйкес алынуы мүмкін.
45. Аппараттың құрылымдылық бөлімшелері жетекшілік ететін мәселелері бойынша құжаттар мен тапсырмалардың орындалу барысына талдау және бақылау жүргізеді.
Құжаттар мен тапсырмалардың мерзімінде орындалуына бақылауды аппараттың құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі жүргізеді.
46. Облыс әкімінің бас инспекторлары ай сайын және тоқсан сайын (мәселенің басылымдылығына байлынысты) атқарушы органдарда, аудан және қала әкімдіктерінде Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің нормативтік құқықтық актілері, Президент, Президент Әкімшілігі, Премьер-министрі, оның орынбасарлары, Премьер-министрінің Кеңсесі, министрліктер мен ведомстволардың тапсырмалары, Премьер-министірдің жедел тапсырмалары, сондай-ақ облыс әкімдігінің қаулылары, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерінің сапалы орындалуына талдау жүргізеді, оның нәтижесі бойынша облыс әкімі, аппарат басшысының атына қызметтік хат әзірлейді.

5. Мәжілістер және басқа іс-шараларды өткізу

47. Кеңестерді және мәжілістерді облыс әкімі және оның орынбасарлары өткізеді.
48. Жиналыстар мен мәжілістерді өткізу мерзімділігі Оңтүстік Қазақстан облысы әкімдігінің, облыс әкімінің және оның орынбасарларының жұмыс кестелеріне сәйкес белгіленіп, реттеледі.
Апта сайын төқмендегі мәселелер бойынша мәжілістер өткізіледі:
әр дүйсенбіде – Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінде өтетін селекторлық мәжілістерге қатысу, сондай-ақ, қала және аудан әкімдерінің қатысуымен шұғыл мәжілістер өткізу (қажеттілікке қарай селекторлық режимде немесе бейнеконференция түрінде);
әр сейсенбіде – Қазақстан Республикасы Үкіметінің мәжілістеріне қатысу (қажеттілікке қарай селекторлық режимде немесе бейнеконференция түрінде), басқармаларда, аудан және қала әкімдіктерінде (жергілікті жерде) мәжілістер өткізу;
әр сәрсенбіде – облыс әкімдігінің басқарушы кадрларымен мәжіліс өткізу, басқармалар, аудан және қала әкімдіктерінің есептері (қажеттілікке қарай);
әр бейсенбіде – облыс әкімдігі жанындағы консультативтік-кеңесші органдардың мәжілістерін өткізу (қажеттілікке қарай), айдың төртінші бейсенбісі – облыс әкімдігінің мәжілісі;
әр жұмада – облыс әкімі мен оның орынбасарларының облыстың аудан, қалаларына жұмыс сапарлары барысында өткізілетін мәжілістер.
49. Жиналыстар мен мәжілістер барысында талқылауға, қорытынды шешім қабылдауды талап ететін, тек жан-жақты нақтыланған мәселелер шығарылады.
50. Жиналыстың, мәжілістің өткізілуіне жауапты аппараттың бөлімдері, қызметтері, қайталанатын мәселелер бойынша мәжілістерге қатысушылардың мирасқорлығын сақтай отырып, жиналысқа шешім қабылдауға өкілетті, құзырлы тұлғалардың қатысуын қамтамасыз етеді.
51. Техникалық жағдай болған жағдайда, жиналыстар мен мәжілістер селекторлық режимде немесе бейнеконференция түрінде өткізіледі.
52. Мәжілістер мен кеңестердің материалдарын аппарат бөлімдері мен қызметтері дайындайды және олардың өткізілуіне дейін 2 күннен кешіктірілмей – облыс әкіміне, 3 күннен кешіктірілмей жетікшілік ететін облыс әкімінің орынбасарына тапсырылады.
53. Кеңестер мен мәжілістерді дайындау және өткізу, хаттамаларын рәсімдеу және оларды жіберу талқыланатын мәселелерге байланысты аппарат бөлімдеріне, қызметтеріне жүктеледі. Облыс әкімі өткізетін активтердің, кеңестер мен мәжілістердің хаттамаларын 3 күннің ішінде мәжіліске материалдарды дайындаған аппараттың бөлімімен рәсімделеді және құжаттындыруды қамтамасыз ету бөлімінде сақталады.
Хаттамаға тиісті бөлімінің басшысы бұрыштама қояды және мәжілісте төрағалық еткен адамға қол қоюға беріледі. Хаттамада қатысушылардың құрамы, талқыланған мәселелер және олар бойынша қабылданған шешімдер, баяндамашылар, шығып сөйлеушілер көрсетіледі және олардың айтқан сын-ескертпелері мен ұсыныстарының қысқаша мазмұны баяндалады. Қажет жағдайда хаттамаға аудио, видео кассеталар тіркеледі.
54. Кеңеске, мәжіліске талқылауға мәселе енгізген құрылымдық бөлімше хаттамада көрсетілген сын-ескертпелер, ұсыныстар және ұсынымдар негізінде іс-шаралар жасайды, оларды облыс әкімінің орынбасарымен келіседі және орындалуы туралы кейіннен облыс әкіміне хабарлай отырып, олардың орындалуын ұйымдастырады.
55. Облыс әкімінің тапсырмасымен және облыс әкімінің тікелей қатысуымен өтетін мәжілістердің және өзге де іс-шаралардың дайындалуын облыс әкімі аппараты басшысының ұйымдастыру-инспекторлық мәселелері жөніндегі орынбасары ұйлестіріп отырады. Мәжілістердің техникалық жағынан қамтамасыз етулуін (мәжіліс өткізілетін орынды, дыбыстандыру және дыбыстық жазба жүйелерін дайындауды, ілеспе және мағыналық аударманы) облыс әкімі аппараты басшысының қаржы-шаруашылық мәселелері жөніндегі орынбасары және құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
56. Мәжілістерде, кеңестерде қаралған мәселелерді бұқаралық ақпарат құралдарына жариялау облыс әкімі аппараты баспасөз қызметінің басшысына жүктеледі.
57. Кеңестердің, мәжілістердің, семинарлардың және өзге де іс-шаралардың материалдары аталмыш шараларды ұйымдастырушы бөлімдердің, қызметтердің істерінде сақталады. Екі жыл өткеннен кейін олар сақталу үшін облыс әкімі аппаратының ағымдағы мұрағатына өткізіледі.
58. Облыс әкімі өткізетін кеңестердің қатысушыларын, кеңестің өткізілу орны және уақыты туралы құлағдар етуді облыс әкімінің бас ұйымдастыру-инспекторлық бөлімі немесе облыс әкімі орынбасарының тапсыруымен аппараттың бөлімдері, қызметтері жүзеге асырады.
59. Облыс әкімінің орынбасарлары өткізетін кеңестерді, мәжілістерді, іс-шараларды дайындауды, қатысушыларына хабарлауды, кеңес хаттамаларын рәсімдеуді облыс әкімінің орынбасарының бас маман-референттері аппараттың тиісті бөлім, қызметтерімен бірлесе жүзеге асырады.
Облыс әкімінің орынбасары өткізетін мәжілістің қатысушыларын шақыруды ұйымдастыру-инспекторлық бөлімінің бас инспекторлары аппарат басшысының тапсыруымен жүзеге асырады.
60. Министрліктер мен ведомтволардың аумақтық органдары өткізетін мәжілістерге атқарушы органдардың басшыларын, олардың орынбасарларын шақыру міндетті түрде облыс әкімі аппаратының басшысымен немесе облыс әкімінің орынбасарларымен келісіледі.

6. Кіріс және шығыс коррреспонденциялармен жұмыс істеу

61. Облыс әкімі аппаратындағы құжаттардың есепке алынуына және дер кезінде өтіуне жауаптылық құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне жүктеледі. Құжаттардың және оның ішіндегі қызметтік ақпараттың сақталуына жауаптылық құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне және бөлімдер, қызметтердің басшыларына жүктеледі. Бұл ретте барлық қызметкерлер құпиялылық режімін қамтамасыз ету, құпия құжаттармен және "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген грифі бар құжаттармен жұмыс істеу жөніндегі нұсқаулықтардың, ережелердің талаптарын сақтауға міндетті.
62. Облыс әкіміне және оның аппараттарына түсетін барлық корреспонденцияларды құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі қабылдайды. Бөлімдерден, қызметтерден жіберілетін барлық құжаттар құжаттандыруды камтамасыз ету бөлімі арқылы жіберіледі.
63. Тіркелмейтін құжаттардың тізбесіне енгізілген құжаттардан басқа барлық корреспонденциялар келіп түскен күні тіркелуге жатады. Келіп түскен және жіберілетін құжаттар іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық талаптарына сәйкес тіркеледі. Әкім аппаратының сұрау салуы бойынша келіп түскен құжатқа сұрау салған құжатқа қойылған тіркеу нөмірі қойылады.
64. Кіріс корреспонденциялар қаралу үшін облыс әкіміне немесе функционалдық міндеттерге сәйкес оның орынбасарларына беріледі, ал кейбір жағдайларда құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісімен аппараттың құрылымдық бөлімшелеріне берілуі мүмкін. "Шұғыл" деген грифі бар шұғыл корреспонденцияларды құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі тез арада тікелей облыс әкімінің немесе оның орынбасарларының қарауына береді. Құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі бұл құжаттар туралы жұмыс күнінің ішінде ескертулер береді. Басқалары Біріңғай электрондық құжатайналымы жүйесі арқылы облыс әкімі орынбасарларының, аппарат басшысы, оның орынбасарларының қарауына (танысуға) жіберіледі.
65. Құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімімен облыс әкімі орынбасарларының қарауына (танысуына) берген корреспонденциялар екі күндік мерзімнен кешіктірілмей қайтарылуы тиіс. Құжаттар облыс әкімінің орынбасарларынан және аппараттың бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі арқылы жіберіледі.
66. Облыс әкімі және оның орынбасарлары бұрыштама қойған құжаттар орындалу үшін бөлімдер мен қызметтерге жіберіледі. Бұрыштамада тәртіп бойынша тапсырма мазмұны, мерзімі және оның орындауға жауаптылар белгіленеді. Міндетті түрде күні, айы, жылы көрсетіледі және қол қойылады. Бұрыштаманың мерзімі бойынша орындалуына бақылау жасауды құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады. Облыс әкімі орынбасарларының бұрыштама мерзімдерін бақылау бас маман-референттер жүзеге асырады.
67. Орындаушыларға берілетін, бақылауға алуға және құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі мен бақылау қызметіне қайтаруға жататын құжаттарға "Бақылауға қойылды", "Қайтарылуға тиісті" деген мөртабан қойылады.
68. Облыс әкімінің, оның орынбасарларының, облыс әкімі аппараты басшысының нақты құжаттар бойынша тапсырмаларын орындау туралы жазбаша ақпараттар тапсырылады. Кейбір жағдайларда құжаттың орындалуы туралы оның бос жеріне белгі қойыла отырып, басшыларға ауызша түрде баяндалуы мүмкін. Орындалу мерзімін ұзарту облыс әкімінің, әкім орынбасарының, аппарат басшысының рұқсатымен жүзеге асырылады.
69. Басылған құжаттың (тәртіп бойынша бланкіде) тақырыбы, лауазым иесінің қолы болуы керек. Шығыс құжаттың көшірмесіне лауазым иесі оның түпнұсқасымен бір мезгілде қол қояды.
70. Шығыс құжаттың екінші данасында – орындаушының және аппараттың тиісті бөлімі, қызметі басшысының бұрыштамасы, жоғарғы органдарға жіберілетіндерінде – аталмыш бағытқа жетекшілік ететін әкім орынбасарының бұрыштамасы болуы тиіс.
71. Дайындалған құжатта орындаушының аты-жөні, оның қызмет телефоны көрсетілуі тиіс. Бұлар құжаттың бірінші бетінің сол жақ бұрышына, ал орын болмаған жағдайда құжаттың соңғы бетінің арқа жағына қойылады.
72. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне және Премьер-министр Кеңсесіне жіберілетін құжаттарға облыс әкімі, ал ол жоқ кезде міндетін атқарушы тұлға қол қояды.
73. Қазақстан Республикасы Үкіметіне ақпарат енгізген жағдайда ілеспе хатта міндетті түрде тапсырманың нөмірі мен күніне (Қазақстан Республикасы Президенті және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының, Үкіметінің және Кеңсе басшысының актілері бойынша – тапсырманың нөмірі, күні және нақты тармағы, оның мазмұны) сілтеме жасалады.
Бақылаудағы, сонымен қатар, құпия сипаттағы тапсырмалардың орындалуы туралы Премьер-Министрі Кеңсесіне жолданатын есеп белгіленген орындалу мерзімдеріне сәйкес төмендегіні қамтамасыз ету керек:
1) тапсырма толық көлемде және сапалы орындалған жағдайда, бақылаудан алу туралы сұрау;
2) тиісті актпен немесе тапсырмамен мерзімді ақпарат беру көзделген жағдайда, құжат ақпарат ретінде енгізіледі;
3) міндетті түрде ақпарат ұсынудың мерзімдігін және орындалудың нақты мерзімін көрсете отырып, орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру туралы сұрау;
4) объективтік себептермен тапсырма белгіленген мерзімде орындалмаған жағдайда, жаңа нақты мерзімін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту туралы сұрау.
74. Қазақстан Республикасының министрліктері мен ведомстволарына жіберілетін құжаттарға облыс әкімі, облыс әкімінің орынбасарлары қол қояды, сонымен қатар, облыс әкімі, оның орынбасары қол қойған және аппарат бөлімі, қызметінің басшысы мен орындаушының бұрыштамасы бар құжаттың екінші данасы құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміндегі тиісті іске тігіледі. Облыстық, қалалық, аудандық мекемелер мен ұйымдарға жіберілетін ақпараттық сипаттағы құжаттарға – аппарат басшысы немесе оның орынбасарлары қол қоюы мүмкін.
75. Нақты мекен-жайға жіберілуі тиісті құжатта (атқарушы органдардың басшыларына, қала және аудан әкімдеріне жіберілетін бірыңғай мазмұндағы құжаттардан басқасына) орындаушы бөлім, қызмет құжатты алушының атын және міндетті түрде оның пошталық мекен-жайын (пошталық индексін, облысын, қаласын, ауылын, көшесін, үй нөмірін) көрсетуге тиіс. Егер құжат бірнеше мекен-жайға жіберілетін болса, онда орындаушы алушылардың санына қарай аталмыш құжатты көбейтеді және әрқайсысына пошталық мекен-жайын жазады. Одан кейін құжаттың барлық даналарын құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне береді, ал аталмыш бөлім құжатта көрсетілген мекен-жайға сәйкес корреспонденциялардың дер кезінде жіберілуіне жауапты болады.
76. Құжаттарды басу кезінде іс жүргізу және құпиялылық режимін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулықтардың талаптарын сақтау қажет.
77. Құжаттарды қызметтік бланкілерде басу және көбейту кезінде бланкілерді есепке алу жөніндегі талаптар сақталуы керек, бұл олардың мақсатсыз пайдалануына жол бермейді.

7. Жеке тұлғалардың арыз шағымдарын қарау

78. Аппаратта жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау және азаматтарды қабылдауды ұйымдастыру Қазақстан Республикасының "Әкімшілік рәсімдер туралы" және "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері қарау тәртібі туралы" заңдары талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.
79. Облыс әкімі аппаратына келіп түскен өтініштер құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімінде тіркеледі. Берілген нөмір әрі шығыс, әрі кіріс нөмірі болып есептеледі және осы өтініш бойынша келіп түскен барлық материалдар, хатқа берілген жауаптар осы нөмірмен тіркеледі.
Жеке тұлғалардан келіп түскен арыз-шағымдар облыс әкімі, оның орынбасарлары және аппарат басшысының қарауына жіберіледі, олардың тапсырмаларымен арыз-шағымдар орындалуға аппаратының бөлімдері, қызметтері, атқарушы органдарға, қала және аудан әкімдеріне жіберіледі.
80. Жоғарғы органдардан келіп түскен жеке және заңды тұлғалардың жазбаша арыз-шағымдарды немесе аппарат қызметкерлерінің үстінен жазылған шағымдарды, әдеттегідей, облыс әкімі немесе оның тапсыруымен аппарат басшысы қарайды.
81. Лауазым иелерінің үстінен жазылған шағымдарды қарау үшін сол лауазым иелері жіберуге тыйым салынады.
82. Облыс әкімінің және оның аппаратының құзыретіне жатпайтын жеке тұлғалардың арыздары мен шағымдары тиісті мекемелерге жіберіледі, бұл жөнінде арыз иесіне заңнамада белгіленген уақыт ішінде хабарлайды.
83. Шешілу тәртібі әкімшілік құқық бұзушылық заңдары, қылмыстық-процессуалдық, азаматтық-процессуалдық кодекстер, басқа да заңдар арқылы белгіленген арыз-шағымдар, сондай-ақ Қазақстан Республикасы заңнамаларында көзделген жағдайларды қоспағанда авторын анықтауға мүмкін емес, қолы, соның ішінде электрондық сандық қолы қойылмаған, тұратын пошталық мекен-жайы жазылмаған арыз-шағымдар қарауға жатпайды.
84. Облыс әкімі аппаратының бөлімдерінен, қызметтерінен орындалу үшін басқа ұйымдарға жіберілуге тиісті хаттар бөлімде екі күннен артық жатпауы тиіс.
Хаттарды уақытылы және толығымен қарау жауапкершілігі аппараттың бөлімдері мен қызметтеріне жүктеледі.
85. Қарау үшiн өзге субъектiлерден, лауазымды адамдардан ақпарат алу не жергiлiктi жерге барып тексеру талап етiлмейтiн жеке және (немесе) заңды тұлғаның өтiнiшi аппаратқа келіп түскен күнінен бастап күнтiзбелiк он бес күн iшiнде қаралады.
Қарау үшiн өзге субъектiлерден, лауазымды адамдардан ақпарат алу не жергiлiктi жерге барып тексеру талап етiлетiн жеке және (немесе) заңды тұлғаның өтiнiшi аппаратқа келiп түскен күнінен бастап күнтiзбелiк отыз күн iшiнде қаралады және ол бойынша шешiм қабылданады.
Қосымша зерделеу немесе тексеру жүргiзу қажет болған жағдайларда, қарау мерзiмi күнтiзбелiк отыз күннен аспайтын мерзiмге ұзартылады, бұл туралы қарау мерзiмi ұзартылған күннен бастап күнтiзбелiк үш күн iшiнде өтініш берушiге хабарланады.
86. Хатты немесе ауызша өтінішті қарау нәтижесі туралы тапсырма берген облыс әкіміне, облыс әкімінің орынбасарларына, аппарат басшысына хабарланады, қажет болған жағдайда аппарат бөлімі, қызметі немесе атқарушы орган басшысының, орындаушының қолы қойылған анықтама беріледі.
87. Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігіне, Премьер-министрі Кеңсесіне, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатына және Мәжілісіне бақылауға алынған және жауап беруді талап ететін хаттарды қарау нәтижесі туралы облыс әкімі немесе облыс әкімінің бірінші орынбасары қол қойған анықтама тапсырылады. Анықтамада, хатта көтерілген барлық мәселелерге жауап, сондай-ақ хаттың қаралу қорытындысы туралы авторға қашан, кімнің хабарлағаны туралы мәлімет болуы керек.
88. Арыз иесіне жауап жазбаша немесе ауызша түрде берілуі тиіс. Жауапқа облыс әкімі, облыс әкімінің орынбасары, аппарат басшысы, аппарат басшысының орынбасарлары қол қояды. Егер жауапта хат авторы өтінішінің қанағаттандырылмайтыны айтылған болса, онда оның себебі көрсетілуі тиіс. Егер жауапта өтініштің белгілі бір мерзімде шешілетіні туралы уәде берілген болса, онда аталмыш хат толық шешімін тапқанға дейін қосымша бақылауға алынады.
89. Хаттар бақылаудан, әдеттегідей, облыс әкімінің, оның орынбасарының немесе аппарат басшысының бұрыштамасымен алынады.
90. Қайта келіп түскен және бұрын тексерілген, ол бойынша бөлімде материалдар жинақталған арыз-шағымдар басшылардың келісімімен қосымша қаралуға жатпайды, ол жөнінде арыз иесіне хабарланады.
Егер қайта келіп түскен арыз-шағым орындалуға жіберілетін болса, онда анықтамада автордың тағы да шағымдануына түрткі болған себептер, ол кімнің кінәсімен болғандығы және қандай шаралар қолданылғаны баяндалады. Тек осыдан кейін ғана арыз бақылаудан алынады.
91. Облыс әкімі, әкім орынбасарлары, облыс әкімі аппаратының басшысы азаматтарды жеке мәселелері бойынша кестеде белгіленген күндері және сағатта қабылдайды. Облыс әкімі аппаратының бөлім, қызметтері басшылары азаматтарды олардың арыздануына қарай қабылдайды. Жеке тұлғаларды қалалар мен аудандарға барып қабылдау тәжірибеге енгізілуі мүмкін.
92. Құжаттандыруды қамтамасыз ету бөлімі азаматтарды облыс әкімінің, оның орынбасарлары және облыс әкімі аппараты басшысының қабылдауына алдын-ала жазады.
93. Жеке тұлғаларды қабылдау азаматтарды қабылдауды есепке алу карточкасында рәсімделеді және оған көтерілген мәселе бойынша міндетті түрде белгі қойылады. Карточкалар құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне өткізіледі, карточкада орындалуы туралы белгі жоқ болса, онда карточкада жазылған тапсырмаға сәйкес бақылауға алынғаны туралы белгі қойылады және бақылауға алынады.
94. Ауызша арыз-шағымдар жазбаша хаттар қаралатын тәртіппен қаралады. Қабылданған азаматтардың саны туралы мәліметтер азаматтарды қабылдауды есепке алу карточкаларының нақты санына сүйене отырып түзіледі.
95. Бөлімдер мен қызметтер орындалған жазбаша және ауызша арыз-шағымдарды, олардың қаралуы туралы материалдармен қоса құжаттандыруды қамтамасыз ету бөліміне береді.
96. Облыс әкімдігінің ресми сайтында орналастырылған облыс әкімінің "Әкімге сұрақ" блогына келіп түскен сұрақтар мен шағымдар әкім аппаратының баспасөз қызметімен қабылданып, кідіртпей осы сұрақты шешу құзырына кіретін аппарат бөлімі және атқарушы органның электрондық мекен-жайына жолданады.
Сұрақтар мен шағымдар келіп түскен күннен бастап 5 күн ішінде қаралуға жатады. Оларға жауап облыс әкімінің блогына жауапты орналастыру арқылы беріледі.
Орындалу бойынша ақпарат жинақтау және жауаптарды орналастыру облыс әкімі аппараты баспасөз қызметімен жүзеге асырылады.

9. Құжаттарды іске тігу, оларды мұрағатқа өткізу

97. Аппарат бөлімдері, қызметтеріндегі құжаттар істердің жинақталған номенклатурасына сәйкес істерге салынып, жинақталады. Істердің жинақталған номенклатурасы құжатандыруды қамтамасыз ету бөлімімен жыл сайын (желтоқсанда) аппарат бөлімдері, қызметтерімен бірлесе нақтыланады және оны аппарат басшысы бекітеді.
98. Құжаттарды істерге тігу және оларды мұрағатқа өткізуге дайындау Қазақстан Республикасы заңнамалары талаптарын сақтай отырып жүзеге асырылады.

10. Облыс әкімі аппаратындағы жұмыс уақыты

99. Аппаратың мемлекеттік қызметшілері үшін жұмыс уақытының ұзақтығы Қазақстан Республикасының "Мемлекеттік қызмет туралы" Заңында қарастырылған ерекшеліктер ескеріле отырып, еңбек заңына сәйкес анықталады.
100. Аппарат қызметшілерінің қызметтік іссапарға шығулары қолданыстағы заңнамаға сәйкес рәсімделеді және төленеді.
101. Аппарат қызметшілеріне еңбек демалысы мемлекетік қызмет туралы заңдарға сәйкес және бекітілген демалыстар кестесі негізінде беріледі.

Об утверждении Регламента аппарата акима Южно-Казахстанской области

Постановление акимата Южно-Казахстанской области от 2 октября 2014 года № 315. Зарегистрировано Департаментом юстиции Южно-Казахстанской области 5 ноября 2014 года № 2864. Утратило силу постановлением акимата Южно-Казахстанской области от 16 мая 2016 года № 136

Сноска. Утратило силу постановлением акимата Южно-Казахстанской области от 16.05.2016 № 136.
Примечание РЦПИ.
В тексте документа сохранена пунктуация и орфография оригинала.
В соответствии с пунктом 2 статьи 27 Закона Республики Казахстан от 23 января 2001 года "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", пунктом 1 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года "Об административных процедурах", акимат Южно-Казахстанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Регламент аппарата акима Южно-Казахстанской области согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Государственному учреждению "Аппарат акима Южно-Казахстанской области" в порядке, установленном законодательными актами Республики Казахстан, обеспечить:
1) направление настоящего постановления на официальное опубликование в периодических печатных изданиях, распространяемых на территории Южно-Казахстанской области и информационно-правовой системе "Әділет";
2) размещение настоящего постановления на интернет-ресурсе акимата Южно-Казахстанской области.
3. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима области Жылкишиева Б.

Аким области

А. Мырзахметов

Приложение к постановлению акимата Южно-Казахстанской области от "2" октября 2014 года № 315

РЕГЛАМЕНТ
аппарата акима Южно-Казахстанской области
1. Общие положения

1. Организационно-правовое, информационно-аналитическое, материально-техническое и иное обеспечение деятельности аппарата акима Южно-Казахстанской области (далее – аппарат), его взаимодействие с Администрацией Президента и Канцелярией Премьер-Министра, аппаратами Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан, министерствами и ведомствами, их территориальными органами, исполнительными органами, финансируемыми из областного бюджета (далее – исполнительные органы), акимами городов и районов, местными маслихатами, другими организациями и предприятиями, расположенными на территории области и за ее пределами осуществляет аппарат акима области (далее – аппарат) в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
2. Распределение обязанностей между акимом области, его заместителями и руководителем аппарата утверждается акимом области.
3. Формирование дел в структурных подразделениях аппарата осуществляется в соответствии с утверждаемой руководителем аппарата номенклатурой дел.

2. Порядок подготовки нормативных документов акимата, акима области, организация их исполнения

4. Подготовка проектов постановлений акимата области, решений, распоряжений акима области (далее – акты акимата и акима области) осуществляется отделами, службами аппарата, исполнительными органами по согласованию с соответствующими структурными подразделениями аппарата, в соответствии с действующим законодательством.
5. Обязательными требованиями к подготовке актов акимата и акима области являются: объективность, компетентность, правомочность. Акты акимата и акима области должны иметь четко сформулированный заголовок, отражающий суть документа, соответствовать действующему законодательству, содержать оценку состояния рассматриваемого вопроса, конкретные задачи, сроки исполнения и ответственных исполнителей.
6. Тексты актов акимата и акима области должны быть четко сформулированы и напечатаны единым шрифтом, без помарок и исправлений.
7. Текст нормативного правового акта излагается с соблюдением норм литературного языка, юридической терминологии и юридической техники, его положения должны быть предельно краткими, содержать четкий и не подлежащий различному толкованию смысл. Текст нормативного правового акта не должен содержать положения декларативного характера, не несущие смысловой и правовой нагрузки.
8. Не допускается употребление устаревших и многозначных слов и выражений, эпитетов, метафор, сокращений слов.
9. В тексте актов акимата и акима области наименования государственных органов и иных организаций излагаются полностью в соответствии с официальным названием и единообразно по всему тексту.
10. В целях обеспечения простоты и лаконичности текста допускается сокращение наименований государственных органов и иных организаций с расшифровкой значения сокращения либо аббревиатуры в самом тексте правового акта.
11. Поручения в актах акимата и акима области должны адресоваться государственным органам, подчиненным органу, их издающему, либо при необходимости, их руководителям.
По отношению к государственным органам (их руководителям), не подчиненным органу или лицу, дающему поручение, поручения в актах акимата и акима области должны излагаться в рекомендательной форме и по согласованию с ними. В этом случае после наименования государственного органа указывается "(по согласованию)".
12. Проекты актов акимата и акима области подготавливаются по вопросам, входящим в компетенцию акимата и акима области в соответствии с Законом Республики Казахстан "О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан", а по вопросам, не требующим принятия актов, отделы и службы разрабатывают планы мероприятий и согласовывают их с заместителями акима области.
13. Проекты актов акимата и акима области разрабатываются на государственном и русском языках.
Процедура подготовки проектов постановлений акимата области осуществляется в соответствии с требованиями, определенными Регламентом акимата Южно-Казахстанской области.
14. Проекты решений, распоряжений согласовываются и визируются:
заместителем акима области, в ведении которого находится данный вопрос;
руководителем аппарата;
руководителем юридического отдела аппарата – о проведении юридической экспертизы и обеспечения соответствия проекта Конституции и нормативным правовым актам Республики Казахстан;
руководителем соответствующего отраслевого отдела, службы аппарата.
Проект также подписывается исполнителем.
15. Проекты постановлений дополнительно к вышеуказанным должностным лицам согласовываются и визируются членами персонального состава акимата области и руководителями управлений финансов и экономики и бюджетного планирования по вопросам финансовой целесообразности и обеспеченности проекта. В случае отсутствия кого-либо из членов персонального состава акимата области, визирование проекта другим лицом не допускается.
В случае необходимости, проекты могут согласовываться с заинтересованными, в силу их компетенции, исполнительными органами или территориальными органами министерств и ведомств.
Визы ставятся в конце основного листа документа, на котором ставится подпись акима области. В случае отсутствия руководителя юридического отдела, проект визируется лицом, исполняющим его обязанности.
16. Акты акимата и акима подписываются акимом области, а в его отсутствие – исполняющим обязанности акима области. Приложения к решениям, распоряжениям визируются первым руководителем органа, подготовившего документ либо лицом, его замещающим или руководителем отдела, службы аппарата.
Аким издает решения нормативно-правового характера и распоряжения по вопросам административно-распорядительного, оперативного и индивидуального характера. Распоряжения готовятся и визируются в том же порядке, что и решения акима области.
17. Проекты актов акимата и акима области и записки к ним должны иметь идентичные заголовки, раскрывающие суть излагаемого вопроса.
К проектам прилагаются все упомянутые в тексте справочные и иные материалы, завизированные соответствующим образом.
Проекты актов акимата и акима области, подготовленные на основании и во исполнение законов, актов Президента и Правительства Республики Казахстан, должны в обязательном порядке содержать ссылку на них с указанием полной даты, номера и названия документа.
18. Проект документа должен быть тщательно отредактирован, отпечатан без помарок и исправлений на государственном и русском языках.
Проекты актов акимата и акима печатаются на фирменных бланках установленного образца через один интервал с указанием места для подписи акима области и виз исполнителей.
19. Проекты документов представляются в соответствующее структурное подразделение аппарата и далее оформляются в соответствии с настоящим Регламентом.
20. Проекты актов акимата и акима области после всех согласований и визирований вносятся на рассмотрение акима области.
21. После подписания проекта отдел, служба, подготовившие проект, составляет реестр для его рассылки (с указанием кому должен быть направлен для исполнения данный документ) и сдает в отдел документационного обеспечения. Согласно реестру размножается необходимое количество экземпляров, на каждом указывается наименование адресата и почтовый адрес, по которому документы высылаются исполнителям в срок, не позднее 3 дней после подписания, за исключением срочных. Ответственность за своевременное доведение документов до исполнителей возлагается на отдел документационнного обеспечения.
22. Подлинный экземпляр подписанного акта акимата и акима области до сдачи в архив, хранится в отделе документационного обеспечения.
23. Исполнение документов возлагается на указанных в актах акимата и акима области должностных лиц, а также курирующих соответствующий участок работы заместителей акима области. В случае, если не установлен срок исполнения документа, то, в зависимости от сложности решаемых вопросов, сроки исполнения устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
24. Нормативные правовые постановления акимата и нормативные правовые решения акима за исключением актов, содержащих государственные секреты, подлежат государственной регистрации в территориальных органах Министерства юстиции Республики Казахстан и официальному опубликованию в порядке, определяемом законодательством.
Руководителем юридического отдела аппарата акима области в 3-х дневный срок после подписания документа подготавливается справка-обоснование по нему и предоставляется в отдел документационного обеспечения. Отделом документационного обеспечения аппарата акты акимата и акима области, подлежащие регистрации в органах юстиции, с приложением необходимых для регистрации документов в трехдневный срок направляются в органы юстиции.
При запросе органов юстиции дополнительных справок или иных материалов, необходимых для осуществления процедуры регистрации, их подготовку и предоставление обеспечивает отдел, служба, подготовившие проект акта.
25. Отдел документационного обеспечения после получения письменного заключения органов юстиции о регистрации акта незамедлительно передает его в юридический отдел аппарата для обеспечения официального опубликования его в периодических печатных изданиях, определенных в установленном порядке для официальных публикаций.
Направление актов акимата и акима области на официальное опубликование осуществляется в 5-ти дневный срок со дня их поступления юридическим отделом аппарата.
26. Предоставление доступа заинтересованным лицам для ознакомления с принятыми акиматом и акимом нормативными актами, кроме тех, которые содержат государственные секреты или охраняемую законом тайну, является обязательным и осуществляется в порядке, определяемым законодательством Республики Казахстан.

3. Подготовка документов, вносимых акимом области на сессию областного маслихата

27. Подготовка проектов документов, вносимых акимом и акиматом области на сессию областного маслихата, осуществляется отделами, службами аппарата, акимами городов и районов области, исполнительными органами, территориальными органами министерств и ведомств в соответствии с установленным порядком, и после всех согласований представляются заместителю руководителя аппарата.
28. По поручению руководителя аппарата соответствующий отдел, служба аппарата подготавливает необходимые сопроводительные документы к проектам решений по всем вопросам, вносимым акимом области на сессию областного маслихата. Проекты решений маслихата и другие материалы направляются в областной маслихат не позднее чем за две недели до даты проведения сессии после согласования и подписания акимом области.

4. Организация контроля и проверки исполнения

29. На контроль в аппарате ставятся нормативные правовые акты Президента и Правительства, поручения Президента, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Канцелярии Премьер-Министра, Министерств и ведомств Республики Казахстан, оперативные поручения Премьер-Министра, а также постановления акимата области, решения и распоряжения, поручения акима области, иные поручения и документы государственных органов и должностных лиц в пределах своей компетенции.
30. Ответственность за своевременное и качественное исполнение актов, поручений и оперативных поручений должностных лиц, указанных в пункте 29 настоящего Регламента, возлагается на руководителей отделов, служб аппарата, акимов городов и районов области, первых руководителей исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета, которым они направлены на исполнение.
31. По актам Президента, Правительства Республики Казахстан, требующим их реализации принимаются постановления акимата области, решения, распоряжения акима области в соответствии с их компетенцией или составляются планы мероприятий, которые утверждаются акимом области или его заместителями.
32. Акты и поручения вышестоящих органов исполняются в сроки, указанные в документах.
33. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, протоколах заседаний Правительства, исчисляются со дня поступления поручения в аппарат акима. В том случае, если на заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие должностные лица, непосредственно присутствовавшие на совещании, докладывают акиму области или его заместителям о соответствующих поручениях для незамедлительной организации их исполнения сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).
34. Поручения и запросы Администрации Президента подлежат исполнению не более чем в месячный срок со дня их получения, если Администрацией в них не установлены иные сроки.
Поручения Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии исполняются не позднее месячного срока, если в поручениях не установлены иные сроки, а при наличии пометок: "весьма срочно" - в течение 3 (три) рабочих дней, "срочно" или "ускорить" - в течение 10 (десять) рабочих дней.
Оперативные поручения Премьер-Министра исполняются не более чем в двухнедельный срок со дня поступления поручения, если иное не установлено Премьер-Министром.
35. При исполнении поручений несколькими отделами, службами аппарата или исполнительными органами, ответственным является подразделение, руководитель которого указан в поручении первым. Он имеет право вносить предложения о переносе срока исполнения после согласования с соисполнителями.
36. В случае нарушения установленных сроков исполнения, отдел, служба аппарата или исполнительный орган, ответственный за исполнение поручения, вправе вносить предложения о наказании конкретных должностных лиц структурных подразделений аппарата акима или исполнительных органов, являющихся соисполнителями, по вине которых нарушены сроки исполнения поручений.
37. В случае внесения предложения о продлении срока исполнения поручений Президента, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Канцелярии Премьер-Министра, Министерств и ведомств Республики Казахстан, оперативных поручений Премьер-Министра более двух раз, в установленном законодательством порядке рассматривается вопрос о наказании руководителей отделов, служб аппарата акима и первых руководителей исполнительных органов, ответственных за исполнение поручения.
38. В поручении акима и его заместителей устанавливаются сроки исполнения документов. В случае не установления сроков, определяется месячный срок исполнения, исчисляемый со дня поступления документа, а при наличии грифа "срочно" -десятидневный срок.
39. Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, то руководитель отдела, службы или первый руководитель исполнительного органа, ответственного за исполнения поручения (либо лицо, исполняющее его обязанности), должен сообщить о причинах задержки и в установленном порядке ходатайствовать о продлении срока его исполнения. Продление срока исполнения поручения допускается не более двух раз.
40. При установлении некачественного исполнения или неисполнения документа, отдел документационного обеспечения совместно с соответствующим отделом, службой аппарата акима области готовит служебную записку в адрес должностного лица, давшего поручение.
В записке указывается:
1) наименование документа (протокол, постановление, распоряжение и другие), содержащего поручение, ссылка на номер, дату документа и пункт поручения;
2) ответственный исполнитель, соисполнители;
3) первоначальный срок исполнения;
4) даты продленных сроков исполнения (если они имеются);
5) оценка по результатам исполнения поручения с конкретными формулировками: "выполнено", "выполнено частично", "не выполнено";
6) предложение о продлении срока исполнения или установлении нового срока исполнения.
41. Контроль за сроками исполнения актов, поручений Президента и Правительства, министерств и ведомств Республики Казахстан, оперативных поручений Премьер-Министра, постановлений акимата области, решений и распоряжений, поручений акима области осуществляется отделом документационного обеспечения аппарата акима области.
42. Если в поручении предусматривается совместное рассмотрение вопроса несколькими исполнительными органами, то ответственным за обобщение и предоставление информации и материалов является руководитель исполнительного органа, указанный в поручении первым.
Снятие с контроля, продление срока актов и поручений, с указанием конкретного срока исполнения, осуществляются резолюцией должностного лица, которым ранее было дано соответствующее поручение, либо лицом, которому поручено осуществлять контроль за ходом исполнения поручений.
43. Документы, поступившие из Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, снимаются с контроля по факту исполнения.
Постановления акимата области, решения, распоряжения, поручения акима области, снимаются с контроля акимом области либо иным уполномоченным должностным лицом.
44. Для снятия с контроля отдел, служба аппарата или исполнительный орган, финансируемый из областного бюджета, организующий исполнение, готовит на имя акима области за подписью заместителя акима, руководителя аппарата служебную записку с объективными данными о выполнении поручений по документу. Также поручения (в том числе, предусмотренные постановлениями акимата, распоряжениями и решениями акима области, протоколами заседаний и совещаний) могут быть сняты по итогам рассмотрения на еженедельном совещании (планерке) в соответствии с протокольным решением.
45. Анализ и мониторинг хода исполнения документов и поручений по курируемым вопросам осуществляется структурными подразделениями аппарата.
Контроль за своевременностью исполнения документов и поручений осуществляется отделом документационного обеспечения аппарата.
46. Главные инспекторы акима области ежемесячно и ежеквартально (в зависимости от приоритетности вопросов) осуществляют анализ качества исполнения акиматами районов и городов актов, поручений Президента и Правительства Республики Казахстан, поручений и оперативных поручений Премьер-Министра, постановлений акимата области, решений, распоряжений, поручений акима области, по результатам которых готовят на имя акима области, руководителя аппарата служебные записки.

5. Проведение совещаний и других мероприятий

47. Совещания и заседания проводятся акимом области и его заместителями.
48. Периодичность проведения совещаний и заседаний устанавливается и регулируется в соответствии с графиками работы акимата Южно-Казахстанской области, акима области и его заместителей.
Еженедельно проводятся совещания по следующим вопросам:
каждый понедельник – участие в селекторных совещаниях у Премьер-Министра Республики Казахстан, а также проведение оперативных совещаний с участием акимов городов и районов (по необходимости в селекторном режиме или форме видеоконференций);
каждый вторник – участие в заседаниях Правительства Республики Казахстан (по необходимости в селекторном режиме или форме видеоконференций), проведение совещаний в управлениях, акиматах районов и городов (на местах);
каждую среду – совещания с руководящими кадрами акимата области, отчеты управлений и акиматов районов и городов (по необходимости);
каждый четверг – проведение заседаний консультативно-совещательных органов при акимате области (по необходимости), четвертый четверг месяца – заседания акимата области;
каждую пятницу – совещания в ходе рабочих поездок акима области и его заместителей по районам и городам области.
49. На обсуждение в рамках совещаний и заседаний выносятся только тщательно проработанные вопросы, требующие принятия окончательного решения.
50. Отделы, службы аппарата, ответственные за проведение совещания, заседания обеспечивают участие в совещаниях компетентных лиц, уполномоченных на принятие решений, сохраняя при этом преемственность участников в совещаниях по одному и тому же вопросу.
51. При наличии технической возможности, совещания и заседания проводятся в селекторном режиме или форме видеоконференций.
52. Материалы заседаний и совещаний готовятся отделами, службами аппарата и представляются не позднее чем за 2 дня акиму области и за 3 дня до их проведения курирующему заместителю акима.
53. Подготовка и проведение совещаний и заседаний, оформление протоколов и их рассылка возлагается на отделы, службы аппарата в зависимости от обсуждаемых вопросов. Протоколы активов, совещаний и заседаний, проводимых акимом области в 3-х дневный срок оформляются структурным подразделением аппарата, готовившим материалы к совещанию и хранятся в отделе документационного обеспечения аппарата.
Протокол визируется руководителем соответствующего отдела, службы и представляется на подпись председательствовавшему на заседании. В протоколе отражается состав участников, краткое изложение высказанных ими критических замечаний и предложений. При необходимости к протоколу могут прилагаться аудио-, видео кассеты.
54. Структурное подразделение аппарата, внесшее на обсуждение совещания, заседания вопрос, на основании отраженных в протоколе критических замечаний, предложений и рекомендаций, разрабатывает мероприятия, согласует их с заместителем акима и организует их реализацию с последующим информированием акима области о выполнении.
55. Подготовку совещаний и других мероприятий, проводимых по поручению и при непосредственном участии акима области, координирует заместитель руководителя аппарата по организационно-инспекторским вопросам. Техническое обеспечение (подготовка помещений, озвучивающих и звукозаписывающих систем) осуществляют заместитель руководителя аппарата по финансово-хозяйственным вопросам и отдел документационного обеспечения по поручению руководителя аппарата.
56. Освещение в средствах массовой информации вопросов, рассмотренных на заседаниях, совещаниях возлагается на руководителя пресс-службы аппарата.
57. Материалы совещаний, заседаний, семинаров и других мероприятий хранятся в делах тех отделов, служб которые являлись организаторами мероприятий. По истечении двух лет они сдаются на хранение в текущий архив аппарата.
58. Оповещение участников совещания, проводимых акимом области о месте и времени его проведения осуществляет организационно-инспекторский отдел или по поручению заместителя акима области отделы, службы аппарата.
59. Подготовку совещаний, заседаний, мероприятий, проводимых заместителями акима области, оповещение участников, оформление протокольных совещаний осуществляют главные специалисты-референты заместителей акима области совместно с соответствующими отделами, службами аппарата.
Приглашение участников совещаний, проводимых заместителем акима области, может осуществляться главными инспекторами организационно-инспекторского отдела по поручению руководителя аппарата.
60. Приглашение руководителей исполнительных органов, их заместителей, на совещание, проводимые территориальными органами министерств и ведомств, в обязательном порядке согласовывается с руководителем аппарата или заместителем акима области.

6. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

61. Ответственность за учет и своевременное прохождение документов в аппарате акима области, возлагается на отдел документационного обеспечения. Ответственность за сохранность документов и содержащейся в них служебной информации, возлагается на отдел документационного обеспечения и на руководителей отделов, служб. При этом, должны соблюдаться требования законодательства по обеспечению режима секретности, обращению с секретными и документами с пометкой "Для служебного пользования".
62. Корреспонденция, адресованная акиму области, заместителям акима области и его аппарату, принимается отделом документационного обеспечения. Все исходящие документы отправляются из отделов, служб через отдел документационного обеспечения.
63. Регистрации подлежит вся корреспонденция в день поступления, за исключением документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов. Поступающие и отправляемые документы регистрируются в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству. На документах, поступивших по запросу аппарата акима, проставляется тот же регистрационный номер, что и на запросе.
64. Входящая корреспонденция передается для рассмотрения акиму области или его заместителям согласно функциональным обязанностям, а в отдельных случаях может руководителем отдела документационного обеспечения передаваться в структурные подразделения аппарата акима области. Корреспонденция с грифом "срочно" отделом документационного обеспечения доставляется на рассмотрение непосредственно акиму области или его заместителям незамедлительно. Напоминания о ней делаются отделом документационного обеспечения в течение рабочего дня. Остальная корреспонденция в течение дня, посредством Единой системы электронного документооборота, направляется на рассмотрение (ознакомление) заместителям акима области, руководителю аппарата акима и его заместителям.
65. Корреспонденция, переданная отделом документационного обеспечения на рассмотрение заместителям акима области, должна быть возвращена не позднее чем в 2-х дневный срок. Отправка документов от заместителей акима области и из одного структурного подразделения аппарата в другой производится через отдел документационного обеспечения.
66. Корреспонденция с резолюцией акима области направляется на исполнение отделам, службам. В резолюции, как правило, определяется содержание поручения, срок, ответственные за исполнение. В обязательном порядке указывается дата и ставится подпись. Выполнение резолюции по срокам контролируется отделом документационного обеспечения. Выполнение резолюций заместителей акима области контролируется главными специалистами-референтами совместно с отделами.
67. На документах, передаваемых исполнителям и подлежащих контролю и возврату в отдел документационного обеспечения, ставятся штампы "Взято на контроль", "Подлежит возврату".
68. О выполнении поручений акима области, его заместителей, руководителя аппарата по конкретным документам представляются письменные информации. В отдельных случаях исполнение поручения может быть доложено руководству устно, с отметкой об исполнении на свободном месте в документе. Продление срока исполнения производится с разрешения акима области, заместителя акима, руководителя аппарата.
69. Отпечатанный на бланке документ должен иметь заголовок, подпись должностного лица. Копия исходящего документа подписывается должностным лицом одновременно с подлинником.
70. На втором экземпляре исходящего документа должны быть визы исполнителя и руководителя соответствующего отдела, службы аппарата, а на адресованном в вышестоящие органы – визы заместителя акима области, курирующего данное направление.
71. Подготовленный документ должен иметь фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, которые располагаются в левом углу на лицевой или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа.
72. Документы, направляемые в Администрацию Президента и Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан подписываются акимом области, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности.
73. При внесении информации в Правительство Республики Казахстан в сопроводительном письме в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату поручения (по актам Президента Республики Казахстан и Руководства Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства и Руководителя Канцелярии - на номер, дату и конкретный пункт поручения, его содержание).
Отчеты об исполнении контрольных поручений, в том числе секретного характера, направляемых в Канцелярию Премьер-Министра в соответствии с установленными сроками исполнения в обязательном порядке должны содержать:
1) просьбу о снятии с контроля, если поручение исполнено в полном объеме и качественно;
2) документ вносится в порядке информации, если соответствующим актом или поручением предусмотрено представление периодической информации;
3) просьбу о переводе на среднесрочный или долгосрочный контроль с обязательным указанием периодичности предоставления информации и конкретным сроком исполнения;
4) просьбу о продлении срока исполнения с указанием нового конкретного срока, если поручение не может быть выполнено в установленный срок по объективным причинам.
74. Направляемые в министерства и ведомства Республики Казахстан материалы подписываются акимом, заместителями акима области, при этом, подписанный второй экземпляр документа с подписью акима, заместителя акима области и визами руководителя отдела, службы и исполнителя помещается в соответствующее дело в отделе документационного обеспечения. Документы информационного характера, направляемые в областные, городские и районные учреждения и организации – руководителем аппарата или его заместителями.
75. На документе, подлежащем отправке конкретному адресату (кроме документов единого содержания, направляемых руководителям исполнительных органов, акимам городов и районов отделом, службой-исполнителем, указывается наименование адресата и обязательно его почтовый адрес (почтовый индекс, область, город, село, улица, № дома). Если документ направляется нескольким адресатам, исполнителем данный документ размножается по числу адресатов и на каждом пишутся почтовые адреса, после чего все экземпляры сдаются в отдел документационного обеспечения, который отвечает за своевременную отправку корреспонденции в соответствии с указанными на документах адресами.
76. При печатании документов необходимо соблюдать требования инструкций по делопроизводству и обеспечению режима секретности.
77. При печатании документов на служебных бланках должны соблюдаться требования по их учету, исключающие нецелевое использование бланков.

7. Рассмотрение обращений граждан

78. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, организация приема граждан в аппарате производится в соответствии с Законами Республики Казахстан "Об административных процедурах" и "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц".
79. Поступившие в аппарат обращения регистрируются в отделе документационного обеспечения. Присвоенный номер является одновременно входящим и исходящим, все поступающие материалы по обращению, ответы на него регистрируются под этим же номером.
Обращения граждан направляются акиму области, его заместителям, руководителю аппарата на рассмотрение, затем с их поручениями направляются на исполнение в отделы, службы аппарата, исполнительные органы, акимам городов и районов.
80. Письменные обращения физических и юридических лиц, поступающие из вышестоящих органов или, содержащие жалобы на работников аппарата, как правило, рассматриваются акимом области или по его поручению руководителем аппарата.
81. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностным лицам, действие (бездействие) которых обжалуются.
82. Предложения, заявления и жалобы граждан, не относящиеся к компетенции акима области и его аппарата, направляются в соответствующие организации с информированием об этом заявителя в течении срока, установленного законодательством.
83. Не подлежат рассмотрению обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен законодательством Республики Казахстан об административных правонарушениях, уголовно-процессуальным, гражданско- процессуальным законодательством Республики Казахстан, а также обращения, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
84. Письма, подлежащие пересылке из отделов, служб аппарата на исполнение в другие организации, не должны находиться в отделе более двух дней.
Ответственность за своевременное и полное рассмотрение писем возлагается на отделы, службы аппарата.
85. Обращение физического и (или) юридического лица, для рассмотрения которого не требуются получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматривается в течение пятнадцати календарных дней со дня поступления в аппарат.
Обращение физического и (или) юридического лица, для рассмотрения которого требуются получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматривается и по нему принимается решение в течение тридцати календарных дней со дня поступления в аппарат.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней со дня продления срока рассмотрения.
86. О результатах рассмотрения письма или устного обращения, находящегося на контроле, докладывается акиму области, заместителю акима области, руководителю аппарата, давшему поручение, при необходимости представляется справка, подписанная руководителем отдела, службы аппарата или исполнительного органа с визой исполнителя.
87. В Администрацию Президента и Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, Сенат и Мажилис Парламента Республики Казахстан о результатах рассмотрения письма, взятого на контроль и требующего ответа, представляется информация, подписанная акимом области или первым заместителем акима. Информация должна содержать ответы на все поставленные в письме вопросы, а также сведения о том, когда и кем автору сообщено о результатах рассмотрения.
88. Заявителю должен даваться ответ в письменной и устной форме. Ответ подписывается акимом области, заместителем акима, руководителем аппарата или его заместителями. Если в ответе содержится отказ в удовлетворении просьбы автора письма, необходимо указать причины отказа. Если решение вопросов, изложенных в обращении, требует длительного срока, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней со дня принятия решения.
89. С контроля письмо снимается визой акима области, его заместителя или руководителя аппарата.
90. Повторные обращения, ранее проверявшиеся и, по которым в отделах, службах имеются материалы проверок, с согласия руководства, дополнительной проверке не подлежат, о чем сообщается заявителю.
Если повторное обращение направляется на исполнение, то в справке излагаются причины, побудившие автора к повторному обращению, по чьей вине и какие меры к нему приняты. Только в этом случае заявление снимается с контроля.
91. Прием посетителей по личным вопросам проводится акимом области, заместителями акима, руководителем аппарата в установленные графиком дни и часы. Руководители отделов, служб аппарата акима области принимают посетителей по мере обращения к ним. Может практиковаться прием граждан с выездом в города и районы.
92. Отдел документационного обеспечения ведет предварительную запись граждан на прием к акиму области, его заместителям и руководителю аппарата акима.
93. Прием посетителей оформляется на карточках приема граждан с обязательной отметкой о принятии мер по поднятым вопросам. Карточки сдаются в отдел документационного обеспечения, который, в случае отсутствия отметки об исполнении, ставит обращение на контроль согласно поручению, написанному на карточке, и осуществляет контроль.
94. Устные обращения граждан рассматриваются в том же порядке, как и письменные заявления. Данные о числе принятых посетителей составляются исходя из наличия карточек учета приема граждан.
95. Исполненные письменные и устные обращения вместе с материалами об их рассмотрении, отделы, службы передают в отдел документационного обеспечения.
96. Вопросы и обращения, поступившие на блог акима области "Вопрос акиму", размещенный на официальном сайте акимата области, принимаются пресс-службой аппарата акима и незамедлительно направляются на электронный адрес отдела, службы аппарата и исполнительного органа, в компетенцию которых входит решение данного вопроса.
Вопросы и обращения подлежат рассмотрению в течении 5-ти дней со дня поступления. Ответы на них даются путем размещения ответов на блоге акима области.
Сбор информации по исполнению и размещение ответов осуществляется пресс-службой аппарата акима области.

8. Формирование документов в дела, сдача их в архив

97. Документы в отделах, службах аппарата группируются в дела согласно сводной номенклатуры дел, которая отделом документационного обеспечения уточняется ежегодно (в декабре) по согласованию со структурными подразделениями аппарата акима области и утверждается руководителем аппарата.
98. Подшивка документов в дела и подготовка их к сдаче в архив осуществляется с соблюдением требований законодательства Республики Казахстан.

9. Рабочее время в аппарате акима области

99. Для государственных служащих аппарата продолжительность рабочего времени определяется в соответствии с трудовым законодательством, с учетом особенностей, предусмотренных Законом Республики Казахстан "О государственной службе".
100. Выезды работников аппарата акима области в служебные командировки оформляются и оплачиваются в соответствии с действующим законодательством.
101. Трудовой отпуск работникам аппарата предоставляется в соответствии с законодательством о государственной службе и на основании утвержденного графика отпусков.