"Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2017 жылғы 10 қаңтарда № 14654 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды – ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 25.07.2018 № 168 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңының 9-бабының 2-тармағына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, 2013 жылғы 20 наурыздағы № 90 (28029) "Егемен Қазақстан" газетінде жарияланған) мынадай өзгерістер енгізілсін:

тақырыбы мынадай редакцияда жазылсын:

"Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы";

кіріспесі мынадай редакцияда жазылсын:

Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңының 9-бабына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:";

1-тармағы мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидалары бекітілсін.";

көрсетілген бұйрықпен бекітілген Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидалары осы бұйрықтың қосымшасына сәйкес редакцияда жазылсын.

2. Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әдiлет министрлiгiнде мемлекеттiк тiркелуін;

2) осы бұйрық мемлекеттік тіркелген күнінен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның қағаз және электрондық түрдегі қазақ және орыс тілдеріндегі көшірмесін ресми жариялау және Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкіне енгізу үшін Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінің "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жолдануын;

3) ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн ішінде осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы тармақпен қарастырылған іс-шаралар орындалғаннан кейін он жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәлімет беруді қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министрiне жүктелсiн.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі

А. Мұхамедиұлы

	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығына қосымша
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізуді қамтамасыз етуді архивтер мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібі

3. Қазақстан Республикасы 1998 жылғы 22 желтоқсандағы "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Заңы 4-бабының 1-тармағына сәйкес Ұлттық архив қоры мынадай құжаттардан:

1) заң актілерінен және басқа да ресми құжаттардан;

2) басқару, ғылыми-зерттеу, жобалау-конструкторлық, технологиялық, патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметриялық және басқа да арнаулы құжаттамадан;

3) электрондық ақпараттық ресурстардан, машинамен оқуға бағдарланған және дыбыстық-бейне құжаттамадан;

4) тарих пен мәдениеттің деректі ескерткіштерінен;

5) жеке адам тегінің құжаттарынан және ұлттық құндылық болып табылатын өзге де құжаттамадан;

6) Қазақстан Республикасының меншігіне түскен өзге де құжаттардан;

7) құжаттардың сақтандыру көшірмелерінен тұрады.

4. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты, уақытша сақтауды жүзеге асыратын барлық ұйымдар үшін бірыңғай болып табылады және физикалық жекеленген құжат немесе дербес маңызы бар құжаттардың жиынтығы болып табылатын архивтік қорлар, сақтау бірліктері бойынша жүзеге асырылады.

5. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу:

1) орталықтандыру;

2) бірыңғайлау;

3) динамикалығы;

4) толықтығы және шүбәсіздігі принциптеріне негізделеді.

6. Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтері, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын жұмыс туралы жылдық есеппен бірге уәкілетті органға бір данада:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

7. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алуды Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларында (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10127 болып тіркелген) белгіленген тәртіппен мемлекеттік және арнаулы архивтер, сондай-ақ Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларында (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10128 болып тіркелген) бекітілген тәртіппен ведомстволық және жеке меншік архивтер жүзеге асырады.

8. Уәкілетті орган жыл сайын есептік жылдан кейінгі 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Орталық қорлар каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

9. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві, және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет жұмыс туралы жылдық есеппен бірге осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша мемлекеттік архивтердің толықтыру көздері-ұйымдар архивтерінің жиынтық паспортын жасайды және уәкілетті органға ұсынады.

10. Уәкілетті орган үш жылда бір рет есептік жылдан кейінгі 15 ақпанға қарай осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде республика бойынша мемлекеттік архивтердің толықтыру көздері-ұйымдар архивтерінің жиынтық паспортын құрастырады.

	Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Кімге ұсынылады _______________________________________

(алушының атауы)

Кім ұсынады ___________________________________________

(есеп беретін ұйымның

_______________________________________________________

атауы)

20__жылғы "___"________ ______________________ архив паспорты

(архивтің атауы)

1. Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Қорлардың саны	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			барлығы	соның ішінде
				тізімдемелерге енгізілгені	мемлекеттік тілдегілері	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

Есеп бірлігінің көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Есеп бірлігінің саны
		барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Дыбыстыққұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

2. Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
		сақтандыру қоры үшін көшірілгендері	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

3. Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

№ р/б	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		б а р л ы ғ ы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны	Сақтау бірліктерінің саны	Жасалған карточкалар саны		Деректер базалары ның саны	мега байтта ғы көлемі
						б а р л ы ғ ы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Басылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша басылған анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша басылған анықтамалықтар
4	Өзге де түрде басылған анықтамалықтар
5	Басылған анықтамалықтардың барлығы

4. Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

5. Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/б	Көрсеткіштер	Саны
1	2	3
1	Архив ғимараттары
2	Арнайы үй-жайлар
3	Бейімделген үй-жайлар
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет сигнализациясымен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы сигнализациямен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металды сөрелерінің ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш сөрелердің ұзындығы (қума метрмен)
9	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)

__________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

	Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларына 2-қосымша
	Нысан

Қор карточкасы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн	Қордың сақталған орны			Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны
Қордың әр атауының шеткі даталары	Қордың атауы
1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе ______________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

_______________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

	Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларына 3-қосымша
	Нысан

_______________________________

(мемлекеттік архивтің, музейдің,

_______________________________

кітапхананың атауы)

20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/б	Қор №	Санаты	Қорлардың атаулары	Түсті		Шықты		___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны			Ескертпе
				Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері	Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар	Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы:______ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____ дейінгі қорлардың нөмірлері бар,

Соның ішінде бар болып есептелетін ___ қор,____________ сақтау бірлігінің қор,

тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________,

жойылған қорлар_______________,

бос нөмірлер___________________.

________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

	Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларына 4-қосымша
	Нысан

20__жылғы 1 қаңтардағы

Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/б	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны	Саны карточек в фондовом каталоге				Қорлардың бос нөмірлерінің саны	Ескертпе
				Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар	Жойылған қорларға
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

__________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

	Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларына 5-қосымша
	Нысан

Кімге ұсынылады ____________________________

(мемлекеттік архивтің ресми

____________________________________________

атауы және оның пошталық мекенжайы)

Кім ұсынады ________________________________

(есеп беретін ұйымның ресми

____________________________________________

атауы және оның пошталық мекенжайы)

____________________________________________

(есеп беретін ұйымның меншік нысаны)

20__жылғы 1 желтоқсандағы

Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің толықтыру көздері-ұйымдар архивтерінің жиынтық паспорты

1. Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/б	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архив мекемелерімен келісілгендер саны		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны
				Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2. Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/б	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
			Тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілгені
			Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
						Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3. Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің толықтыру көзі-ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/б	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
				Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4. Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/б	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны	Штат бойынша қызметкерлер саны	Сақтау бірліктерінің саны тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
					Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

________________________________________________________________________

Басшының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы

________________________________________________________________________

Орындаушының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты (ол болған жағдайда), қолы, телефон нөмірі

Күні

Мөр қоятын орын

О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 января 2017 года № 14654. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376) следующие изменения:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда";

преамбулу изложить в следующей редакции:

"В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.";

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда, утвержденные указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

	Приложение к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321
	Утверждены приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

Глава 1. Общие положения

1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:

1) законодательных актов и других официальных документов;

2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;

3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;

4) документальных памятников истории и культуры;

5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;

6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;

7) страховых копий документов.

4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:

1) централизации;

2) унификации;

3) динамичности;

4) полноты и достоверности.

6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).

8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.

9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.

	Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Кому представляется ________________________
(наименование получателя)
Кем представляется __________________________
(наименование отчитывающейся
___________________________________________
организации)

Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)

1. Состав и объем архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество фондов	Количество единиц хранения				Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
			Всего	в том числе
				внесенных в описи	на государственном языке	учтенных особо ценных
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Объем единицы учета

№ п/н	Показатели	Количество единиц учета
		всего	в том числе внесенных в описи
1	2	3	4
1	Кинодокументы
2	Фонодокументы
3	Видеодокументы
4	Машиночитаемая документация

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество единиц хранения		Объем страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива	количество единиц хранения страхового фонда
1	2	3	4	5	6
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных

№ п/н	Показатели	Количество описей (книг учета и описания)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов	Количество единиц хранения	Количество составленных карточек		Количество баз данных	объем в мега байтах
						всего	из них включенных в каталоги
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Справочно-информационные издания

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2	Изданные справочники по административно-территориальному делению
3	Изданные справочники по истории учреждений
4	Изданные справочники других типов
5	Всего изданных справочников

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Книги и брошюры
2	Газеты
3	Журналы
4	Другие виды печатной продукции

5. Условия хранения документов

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Здания архива
2	Специальные помещения
3	Приспособленные помещения
4	Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5	Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6	Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7	Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8	Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9	Закартонировано документов (в единицах хранения)

_____________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда		Место хранения фонда				№ фонда/ Категория/ Форма собственности
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
Объем фонда на 1 января	Годы
	Количество единиц хранения/документов
	В том числе неописанных единиц хранения/документов
	имеющих страховые копии единиц хранения

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года	Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года

Прежний № ___________ фонда
Примечание__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

_______________________________
(наименование государственного архива,
_______________________________
музея, библиотеки)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года

№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Поступило		Выбыло		Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года			Примечание
				Название описи, аннотация документов	Годы	Название описи, аннотация документов	Годы	Внесенных в описи единиц хранения	Не внесенных единиц хранения/ документов	Имеющих страховые копии единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____,
утраченных __________ фондов,
свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Учетные сведения по фондовому каталогу

на 1 января 20___ года

№ п/н	Наименование архива	Первый и последний номера фондов по списку фондов	Количество фондов по паспорту на 1 января	Количество карточек в фондовом каталоге				Количество свободных номеров фондов	Примечание
				Всего	На фонды, хранящиеся в архиве	На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды	На утраченные фонды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
______________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 5
	к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Кому представляется ________________________
(официальное наименование
__________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется _________________________
(официальное наименование
__________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
___________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Количество согласованных с архивными учреждениями		Количество помещений для хранения документов	Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение
				Номенклатуры дел	Инструкции, правила по делопроизводству
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5	Объединенные ведомственные архивы

2. Сведения об управленческой документации

№ п/н	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)		Количество документов по личному составу (в единицах хранения)		Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
			Внесенных в описи	Хранящиеся сверх установленного срока	Всего	Внесенных в описи
			Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
						Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5	Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива

3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных,
городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н	Виды организаций	Количество помещения для хранения документов	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)	Всего единиц хранения
				утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации
2	Негосударственные организации

4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н	Виды организаций	Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении	Количество помещения для хранения документов	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
					утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации, хранящие кинодокументы
2	Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3	Государственные организации, хранящие фотодокументы
4	Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5	Государственные организации хранящие фонодокументы
6	Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7	Государственные организации, хранящие видеодокументы
8	Негосударственные организации, хранящие видеодокументы

_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати