О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

Утративший силу

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 января 2017 года № 14654. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)

О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"

Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликованный в газете "Казахстанская правда" от 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376) следующие изменения:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда";

преамбулу изложить в следующей редакции:

"В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.";

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда, утвержденные указанным приказом, изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" Министерства юстиции Республики Казахстан для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в течение десяти календарных дней после его официального опубликования;

4) в течение десяти рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А. Мухамедиулы

	Приложение к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321
	Утверждены приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27

Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

Глава 1. Общие положения

1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда

3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:

1) законодательных актов и других официальных документов;

2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;

3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;

4) документальных памятников истории и культуры;

5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;

6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;

7) страховых копий документов.

4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:

1) централизации;

2) унификации;

3) динамичности;

4) полноты и достоверности.

6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).

8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.

9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.

	Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Кому представляется ________________________
(наименование получателя)
Кем представляется __________________________
(наименование отчитывающейся
___________________________________________
организации)

Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года
(наименование архива)

1. Состав и объем архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество фондов	Количество единиц хранения				Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
			Всего	в том числе
				внесенных в описи	на государственном языке	учтенных особо ценных
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Объем единицы учета

№ п/н	Показатели	Количество единиц учета
		всего	в том числе внесенных в описи
1	2	3	4
1	Кинодокументы
2	Фонодокументы
3	Видеодокументы
4	Машиночитаемая документация

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество единиц хранения		Объем страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива	количество единиц хранения страхового фонда
1	2	3	4	5	6
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных

№ п/н	Показатели	Количество описей (книг учета и описания)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов	Количество единиц хранения	Количество составленных карточек		Количество баз данных	объем в мега байтах
						всего	из них включенных в каталоги
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Справочно-информационные издания

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2	Изданные справочники по административно-территориальному делению
3	Изданные справочники по истории учреждений
4	Изданные справочники других типов
5	Всего изданных справочников

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Книги и брошюры
2	Газеты
3	Журналы
4	Другие виды печатной продукции

5. Условия хранения документов

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Здания архива
2	Специальные помещения
3	Приспособленные помещения
4	Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5	Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6	Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7	Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8	Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9	Закартонировано документов (в единицах хранения)

_____________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда		Место хранения фонда				№ фонда/ Категория/ Форма собственности
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
Объем фонда на 1 января	Годы
	Количество единиц хранения/документов
	В том числе неописанных единиц хранения/документов
	имеющих страховые копии единиц хранения

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года	Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года

Прежний № ___________ фонда
Примечание__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

_______________________________
(наименование государственного архива,
_______________________________
музея, библиотеки)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года

№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Поступило		Выбыло		Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года			Примечание
				Название описи, аннотация документов	Годы	Название описи, аннотация документов	Годы	Внесенных в описи единиц хранения	Не внесенных единиц хранения/ документов	Имеющих страховые копии единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов;
созданы страховые копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов,
в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения,
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____,
утраченных __________ фондов,
свободных номеров __________.
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
__________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Учетные сведения по фондовому каталогу

на 1 января 20___ года

№ п/н	Наименование архива	Первый и последний номера фондов по списку фондов	Количество фондов по паспорту на 1 января	Количество карточек в фондовом каталоге				Количество свободных номеров фондов	Примечание
				Всего	На фонды, хранящиеся в архиве	На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды	На утраченные фонды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
______________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати

	Приложение 5
	к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
	Форма

Кому представляется ________________________
(официальное наименование
__________________________________________
государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется _________________________
(официальное наименование
__________________________________________
отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
___________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Количество согласованных с архивными учреждениями		Количество помещений для хранения документов	Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение
				Номенклатуры дел	Инструкции, правила по делопроизводству
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5	Объединенные ведомственные архивы

2. Сведения об управленческой документации

№ п/н	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)		Количество документов по личному составу (в единицах хранения)		Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
			Внесенных в описи	Хранящиеся сверх установленного срока	Всего	Внесенных в описи
			Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
						Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5	Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива

3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных,
городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н	Виды организаций	Количество помещения для хранения документов	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)	Всего единиц хранения
				утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации
2	Негосударственные организации

4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н	Виды организаций	Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении	Количество помещения для хранения документов	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
					утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации, хранящие кинодокументы
2	Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3	Государственные организации, хранящие фотодокументы
4	Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5	Государственные организации хранящие фонодокументы
6	Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7	Государственные организации, хранящие видеодокументы
8	Негосударственные организации, хранящие видеодокументы

_____________________________________________________________________
Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя
_____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата
Место для печати