Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 сентября 2023 года № 780.

Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 11.09.2023 № 780 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 2) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Сноска. Преамбула – в редакции постановления Правительства РК от 29.03.2022 № 174 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Б. Сагинтаев

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Сноска. Правила – в редакции постановления Правительства РК от 29.03.2022 № 174 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – архивы).

Порядок деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная коллекция – совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

3) архивный фонд – совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

4) источник комплектования архива – физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;

5) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

6) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 настоящих Правил;

7) архивный документ – документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

8) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

9) депозитарное хранение архивных документов – хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) учет архивных документов (далее – учет) – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

11) пользователь архивных документов – физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

12) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

13) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

14) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

15) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

16) архивный шифр – обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

17) база данных архива – совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

18) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданную с помощью технических средств;

20) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

21) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов на бумажном и (или) электронном носителях;

22) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации о документах;

23) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета – единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) фондообразователь – физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы НАФ;

26) государственная экспертиза ценности документов (далее – экспертиза ценности документов) – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов на бумажном и (или) электронном носителях и отбора их для включения в состав НАФ;

27) описание документов – структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документов;

29) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

30) ключевое слово – термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

31) уполномоченный орган – центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

32) государственный учет документов НАФ (далее – государственный учет) – система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) документ НАФ – архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

34) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

35) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

36) опись дел документов (далее – опись) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

37) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

38) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;

39) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

40) информационная система электронного архива (далее – ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующая определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенная для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

41) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

42) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

43) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

44) миграция электронного документа – процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель с сохранением их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

45) конвертация электронного документа – преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

46) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

3. Комплектование архивов документами НАФ и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу НАФ, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

4. В список источников комплектования включаются:

1) центральные государственные органы и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы НАФ;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы НАФ.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;

2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:

1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;

3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;

4) типичность архивных документов для эпохи;

5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

6. Списки источников комплектования составляются архивом по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган). Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее – МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее – ЦЭПК) уполномоченного органа, после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

Решение о включении организации в список источников комплектования и исключении из него доводится до сведения руководства организации.

8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК в случаях:

1) создания, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;

2) расторжения договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;

3) принятия решения ЦЭПК или ЭПК местного исполнительного органа о передаче организации в список источников комплектования другого архива;

4) прекращения создания в деятельности организации документов НАФ.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет.

10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования, к которым относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы НАФ, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

Список потенциальных источников комплектования в течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования, сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Для учета работы с источниками комплектования архив ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям источников его комплектования методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в пределах его компетенции.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

13. Включение архивных документов в состав НАФ осуществляется на основе экспертизы ценности документов.

14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;

2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и архивов.

15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;

3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;

4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;

5) в процессе переработки описей;

6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам НАФ;

7) для документов НАФ – в случае вывоза документов за рубеж;

8) по решению суда;

9) при проведении конвертации электронных документов;

10) до и после проведения миграции электронных документов.

16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575.

17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране, электронные документы просматриваются пофайлово в соответствии с описью электронных дел.

18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по формам, утверждаемым уполномоченным органом, и согласовываются с ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

К электронным документам составляются аналогичные описи электронных дел и акты о выделении их к уничтожению по формам, утверждаемым уполномоченным органом, и согласовываются с ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения, описи долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования.

20. По истечении срока временного хранения электронных документов в архиве проводится экспертиза ценности в целях включения электронных документов в описи электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

21. Электронные документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после согласования ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

22. При уничтожении электронных документов из архивохранилища изымаются все экземпляры электронных документов. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

В учетные документы архива, ИС ЭА вносится отметка об их списании.

23. При наличии в электронных документах информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

воздействие на поверхность электронного носителя магнитным полем (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.

24. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав НАФ.

25. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после согласования описей постоянного хранения и описей по личному составу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.

26. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение, и/или с архивным фондом вышестоящего органа, и/или подведомственных организаций, и/или с архивными фондами однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками.

27. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению, даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

28. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом.

29. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами 282-283 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов НАФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случаях ликвидации источника комплектования или угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу НАФ, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.

31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).

При приеме архивных документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, а также комплектности учетных документов.

Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии – по описи, составляемой организацией.

32. Прием дел, документов производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются копиями при их наличии.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме, утверждаемой уполномоченным органом, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается историческая справка к архивному фонду.

33. Документы физических лиц, отнесенные к составу НАФ, принимаются в архив по договорам дарения, купли-продажи, завещанию или решению суда на основании решения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

Прием указанных документов в архив оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

В случае принятия решения по результатам экспертизы ценности документов о полном или частичном возврате указанных архивных документов, оформляется акт возврата архивных документов личного происхождения в двух экземплярах по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами возвращается их собственнику или владельцу.

34. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них.

На обложке дела указываются наименования фондообразователя, его структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами, завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).

35. Аудиовизуальные документы принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:

1) кинодокументы – негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов, эталонная копия;

2) фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива;

3) фонодокументы и видеодокументы – оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

1) для кинодокументов – монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

2) для фотодокументов – аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов – монтажные листы, акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие.

36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.

37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по каналам электросвязи в соответствии с регламентом информационного взаимодействия между информационными системами.

Электронные документы передаются на государственное хранение в формате хранения PDF/A-1 и содержат следующие файлы:

1) файлы электронных подписей;

2) файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

3) файл метаданных электронного документа.

38. По итогам приема оформляются акт приема-передачи электронных документов, акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

39. Электронные дела передаются на государственное хранение по единично согласно описи электронных дел постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом, с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и названия описей, способ передачи (идентификатор информационного пакета или данные об электронных носителях).

Описи электронных дел постоянного хранения должны быть предварительно согласованы ЦЭПК уполномоченного органа или ЭПК местного исполнительного органа.

40. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

крайние даты электронных документов электронного дела;

количество электронных документов электронного дела;

объем электронных документов электронного дела;

язык (языки) электронных документов электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их полного состава данных.

41. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

дата электронного документа;

право доступа к электронному документу (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);

дата снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, полный состав данных);

сведения об алгоритме выработки полного состава данных (алгоритме хэширования – криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.

В случае нарушения целостности метаданных составляется акт о нарушении целостности электронного документа по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

42. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

43. При передаче электронных документов на постоянное хранение используется четырехуровневая система описания:

на уровне фонда;

на уровне описи электронных дел;

на уровне электронного дела;

на уровне электронного документа.

44. Для описания электронных документов на уровне фонда необходим следующий состав метаданных:

наименование организации;

номер государственной регистрации организации или учетный номер плательщика;

коммуникационные данные организации (почтовый адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородной (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты);

историко-архивная справка к фонду, составляемая в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и документирования.

45. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав НАФ и вносятся в опись.

46. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

47. Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.

48. Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности в случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации принимаются на хранение в архив в упорядоченном виде в соответствии с законами Республики Казахстан.

49. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или МИО либо по согласованию с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов.

При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей, дело архивного фонда и лист архивного фонда.

Параграф 4. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, или их копиями на правах подлинников

50. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, заключается в:

1) выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

2) выявлении государственных, негосударственных и иных юридических и физических лиц, располагающих документами по истории Казахстана;

3) разработке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы по истории Казахстана;

4) составлении перечней архивных фондов, коллекций, собраний и отдельных документов по странам, архивохранилищам, владельцам;

5) выявлении сведений о документах по истории Казахстана, полученных в виде копий на правах подлинников;

6) своевременном информировании уполномоченного органа о выявлении и приобретении документов зарубежного происхождения по истории Казахстана или их копий на правах подлинников;

7) осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями архивных документов в соответствии с международными договорами и соглашениями уполномоченного органа, МИО с архивными организациями зарубежных стран;

8) приеме архивных документов или копий на правах подлинников на постоянное хранение.

51. Уполномоченный орган осуществляет координацию работы архивов по выявлению и приобретению архивных документов или их копий на правах подлинников по истории Казахстана за рубежом.

52. Прием полученных из-за рубежа архивных документов или копий на правах подлинников в архив осуществляется на основании договора между собственником указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.

В договоре оговариваются особые условия использования передаваемых архивных документов или копий на правах подлинников. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

53. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав НАФи подлежат государственному учету.

Глава 3. Порядок хранения документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Параграф 1. Фондирование архивных документов

54. В архиве документы НАФ и другие архивные документы организуются по архивным фондам. По отношению к отдельным видам архивных документов допускается их не фондовая организация в соответствии с пунктами 93-94 настоящих Правил.

55. Виды архивных фондов:

1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;

2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица, семьи архивных документов, включенных в состав НАФ;

3) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также физических лиц, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

При классификации документов по архивным фондам применяется принцип недробимости (неделимости) фондов. Документы архивного фонда организации, отдельного физического лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обуславливают требование соблюдения их целостности.

В соответствии с принципом недробимости (неделимости) архивных фондов комплектование архивов осуществляется таким образом, чтобы архивные документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

56. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

57. Работа по определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов осуществляется в источниках комплектования на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на государственное хранение в архив, в архиве – при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

58. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду указываются на обложке дела.

59. Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:

1) для научно-исследовательской и технологической документации – по названию разработчика, взятому с титульного листа;

2) для конструкторской и проектной документации – по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.

Научно-техническая документация, созданная организацией разработчиком проекта (темы), поступает на постоянное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика.

60. В случае реорганизации организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой организации, а незаконченные дела передаются правопреемнику для окончания делопроизводства и включаются в архивный фонд правопреемника.

61. В случае обнаружения документов, ошибочно включенных в архивный фонд, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.

62. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

Не подлежат выделению из архивного фонда личного происхождения руководителей или членов общественных объединений архивные документы этих общественных объединений.

63. Архивные документы, сформированные в архивный фонд (объединенный архивный фонд), перефондированию не подлежат.

Перефондирование архивных документов допускается только в случаях обнаружения ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов, при условии, что документы фонда не введены в научный оборот.

Перефондирование проводится по решению ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

64. Каждому архивному фонду присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.

65. Наименование объединенного архивного фонда формулируется по одному из следующих признаков:

1) обобщенное наименование включенных в него архивных фондов;

2) наименование руководящего органа и обобщенное наименование подчиненных ему организаций;

3) перечисление наименований сменявших друг друга организаций;

4) последнее наименование организации с добавлением "и ее предшественники".

Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.

66. В наименовании архивного фонда указываются его хронологические границы.

67. В наименовании архивной коллекции указываются признаки объединения документов и ее составитель (физическое или юридическое лицо).

68. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования его архивные документы принимаются в архив как новый архивный фонд или продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда.

69. Основанием для создания новых архивных фондов не являются:

1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации;

2) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации.

70. Хронологическими границами архивного фонда являются:

1) для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них);

2) для объединенного архивного фонда – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

3) для архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

4) для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

71. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

1) в архивном фонде организации – в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;

2) в архивном фонде личного происхождения – за счет документов, собранных фондообразователем, проведения памятно-юбилейных мероприятий и других.

72. Порядок фондирования архивных документов архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

Параграф 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда

73. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются, вносятся в опись и оформляются в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

74. В архиве систематизация единиц хранения производится при составлении и переработке описей.

75. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

76. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

1) структурного (в соответствии с принадлежностью единицы хранения к структурным подразделениям);

2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации или вопросов, которых касается содержание единицы хранения);

4) номинального (по видам и разновидностям документов);

5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторского (по наименованиям организаций или фамилиям физических лиц, которые являются авторами документов).

77. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурной и структурно-хронологической.

78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, по времени их создания (периодам или датам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единицы хранения ликвидированных организаций.

При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, в пределах каждой структурной группы – по времени их создания (периодам или датам).

80. Хронологический и функциональный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-функциональной или функционально-хронологической.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющим ее.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям деятельности фондообразователя.

При систематизации по функционально-хронологической схеме единицы хранения группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

81. Хронологический и тематический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-тематической или тематически-хронологической.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям.

82. Хронологический и номинальный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-номинальной и номинально-хронологической.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций.

83. При систематизации единицы хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

84. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

85. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.

86. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации.

87. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

88. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке наименований организаций или фамилий физических лиц. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

89. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются следующим образом:

1) единицы хранения относятся к тому году, с которого начато делопроизводство, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводства;

2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, единицы хранения долгосрочных планов относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены;

4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов;

5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий работников.

90. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) схем систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

91. Систематизация электронных документов, сформированных в системах электронного документооборота, осуществляется также, как и систематизация документов на бумажных носителях.

92. Документы на электронных носителях систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов – по форматам представления информации, далее – по характеру зафиксированной информации.

Параграф 3. Порядок нефондовой организации аудиовизуальных документов и документов на электронных носителях

93. Организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другим) является нефондовой организацией архивных документов.

94. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);

2) по годам выпуска;

3) единицам учета (комплектам);

4) цветности (цветные, черно-белые);

5) формату пленки (8 миллиметров (далее – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спец выпуска, киножурнала, отдельного кино- или телесюжета.

За единицы хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.

Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них – по порядку номеров частей кинодокумента.

Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, специальному выпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.

На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы систематизируются по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя информации, другим признакам.

95. За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам).

За единицу хранения видеодокументов принимаются физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

96. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров;

2) слайды (диапозитивы) различной цветности;

3) позитивы, фотоотпечатки;

4) фотоальбомы;

5) диафильмы;

6) фотодокументы на цифровых или иных машиночитаемых носителях информации, которые обозначаются буквой "Э".

Размеры негативов обозначаются цифрами от 2 до 8: цифра "2" соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее – см) х 3,5 см; "3" – 6 см х 6 см; "4" – 6 см х 9 см; "5" – 9 см х 12 см; "62 – 10 см х 15 см; "7" – 13 см х 18 см; "8" – 18 см х 24 см. При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу.

На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы систематизируются по авторам, объекту или месту съемки, другим признакам.

За единицу учета фотодокументов принимаются одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма.

За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом).

97. За единицу учета архивных документов на электронных носителях принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

За единицу хранения архивных документов на электронных носителях принимается физически обособленный носитель с записью части документа, одного или нескольких документов.

98. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации:

1) фонографическая;

2) граммофонная;

3) оптическая;

4) магнитная;

5) лазерная.

На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Внутри описи фонодокументы систематизируются по принадлежности к выпустившим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам.

Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

За единицу учета фонодокументов принимаются часть единицы хранения, одна или несколько единицы хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам).

За единицу хранения фонодокументов принимаются физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.

Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

99. Единицы хранения внутри единиц учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности – оригиналы, копии.

Параграф 4. Порядок хранения архивных документов

100. Архивные документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.

101. Условия хранения архивных документов обеспечиваются:

1) строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

2) созданием противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

3) применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).

102. В районе расположения здания архива не допускается превышение следующих санитарных норм среднесуточной концентрации вредных примесей в атмосферном воздухе:

1) серной кислоты – 0,1 миллиграмм на кубический метр (далее – мг/м3);

2) оксидов серы – 0,05 мг/м3;

3) оксидов азота – 0,085 мг/м3;

4) хлора – 0,03 мг/м3;

5) сероводорода – 0,008 мг/м3.

103. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными техническими документами, содержащими требования к зданиям, и проектной документацией.

104. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов.

Здание архива оборудуется системами и средствами охранной и пожарной сигнализации.

105. К помещениям архива относятся:

1) архивохранилища;

2) рабочие помещения работников архива;

3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

6) помещения для копирования и реставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

7) помещения для хранения учетных документов;

8) помещения для хранения архивных документов на электронных носителях;

9) помещения читального зала с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем;

10) научно-справочная библиотека;

11) методический кабинет;

12) выставочный зал.

106. Размещение архива в зданиях и помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, производится на основании результатов экспертизы соответствия здания (помещения) для размещения архива решением ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.

Не допускается размещение архивов:

1) в ветхих строениях, деревянных постройках;

2) в зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;

3) в зданиях с печным отоплением;

4) в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

107. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в зданиях, приспособленных для хранения архивных документов, изолируются от остальных помещений здания.

108. Архивохранилище располагается максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и изолируется от общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускаются прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам.

110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества.

111. Архивохранилище оснащается естественной или искусственной вентиляцией, системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.

Высота архивохранилища от пола до потолка составляет не менее 2,5 метров и не более 4 метров.

112. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 ампер.

113. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

114. Противопожарный режим в здании архива и архивохранилищах осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

115. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

116. Здание архива подлежит оснащению средствами охранной сигнализации. Опечатыванию подлежат архивохранилища, материальные ценности, а также аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

117. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям архива, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого руководителем архива возлагается на ответственного работника архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, имеются не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается руководителем архива.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, закрывается на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, руководитель архива и его заместители, главный хранитель архивных фондов. Пофамильный список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, находится на посту охраны. Другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА разрешается только по специальным пропускам.

120. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим долговременного хранения:

1) для документов на бумажных носителях – температура +17 - +19° С, относительная влажность воздуха 50-55%;

2) для кинодокументов на черно-белых пленочных носителях:

на нитрооснове – температура +10° С, относительная влажность воздуха 40-55%;

на безопасной основе – температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55%;

для кинодокументов на цветных пленочных носителях – температура -5° С, относительная влажность воздуха 40-55 %;

3) для черно-белых фотодокументов –температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55%;

для цветных фотодокументов – температура -5° С, относительная влажность воздуха 40-55%;

4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура +8 - +18°С, относительная влажность воздуха – 45-65 %;

5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 - +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %.

121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:

гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;

обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения;

обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;

контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и т.п.).

Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется:

1) на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей);

2) в ИС ЭА – на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.

Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются:

1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в ИС ЭА обеспечиваются:

1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

122. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:

соблюдение температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения;

применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и другие).

123. Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов (дел), являются:

загрязненность среды;

температурные условия хранения;

относительная влажность среды;

воздействие электромагнитных полей;

обеспечение инженерной инфраструктуры центра обработки данных необходимыми условиями для его работы;

контроль срока эксплуатации электронных носителей.

124. Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения электронных документов (дел) в хранилище необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:

для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8до +18°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65%;

для оптических дисков температура недолжна превышать+25°С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50%;

для серверного оборудования температура воздуха должна быть от+18до+24°С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.

Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6% в час.

Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа.

125. В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Не допускаются резкие сезонные и/или суточные колебания температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%).

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

126. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения архивных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время.

В кондиционируемых помещениях измерение проводится не реже одного раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима – один раз в сутки.

127. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

128. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), не менее одной контрольной точки на комнату или на ярус.

129. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы размещаются в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также с соблюдением светового режима, установленного пунктом 131 настоящих Правил.

130. Архивохранилища оснащаются естественным или искусственным освещением и размещаются в помещениях с окнами или без окон.

131. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

132. Электропроводка в архивохранилищах прокладывается скрыто, используются герметичные или полугерметичные штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других). Шнуры переносной аппаратуры оснащаются резиновой изоляцией. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне архивохранилища. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.

Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ (лампы белого света), ЛХБ (лампы холодно-белого света), ЛТБ (лампы тепло-белого света). Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола – 20-50 люкс, на рабочих столах – 100 люкс.

133. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

134. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в условиях, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

135. В архивохранилище влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) проводятся не реже одного раза в год. Цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники подлежат обработке водными растворами антисептиков (формалина – 2 %, катамина АБ – 5 %).

В архивохранилище не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов.

136. Архивные документы размещаются строго в упорядоченном состоянии в отведенном для этого месте (стеллажах, шкафах и так далее).

137. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

138. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

139. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в соответствующем санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.

В качестве вспомогательного или специального оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

140. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.

141. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

142. Документы на магнитной ленте наматываются на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.

143. Компакт-диски укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.

144. Микрофильмы, кинофильмы оформляются стандартными защитными ракордами, наматываемыми плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу без выступающих витков на торцах рулона, и укладываются в металлические коробки.

145. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

146. Исключается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферро магнитных металлических стеллажах.

Стальные стеллажи используются в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

147. Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формата А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.

148. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку, исключающую свободное перемещение архивного документа внутри нее.

149. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Исключается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

150. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

2) расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;

4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище

151. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива. План (схема) размещения архивных фондов предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) размещения архивных фондов находится в структурном подразделении, осуществляющем учет архивных документов, или у работника, ответственного за учет архивных документов, а соответствующие разделы плана (схемы) размещения архивных фондов – в архивохранилищах.

152. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:

1) секретные;

2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни;

3) на нитрооснове;

4) пораженные биологическими вредителями;

5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования.

153. Размещение секретных архивных документов в архивохранилище осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям или оформленные драгоценными металлами и камнями или имеющие в приложении драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладываются карта-заместитель и копия архивного документа.

154. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

Допускается размещение в одном архивохранилище архивных документов на разных носителях, но требующих одинаковых режимов хранения.

155. Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы (дела) – на специальных устройствах.

156. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей разрешается их брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.

При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать не пластифицированный полиэтилен, фтор содержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.

157. Архивный фонд пользования размещается в архивохранилище в зависимости от вида носителя копий.

Копии архивного фонда пользования на бумажной основе, в том числе фотокопии, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии архивного фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с соответствующими режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отсняты одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

158. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

159. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива с соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

160. Все помещения архива, этажи, ярусы здания архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз, слева направо.

161. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются карточки пофондовых и постеллажных топографических указателей по формам, утверждаемым уполномоченным органом.

162. Карточки пофондового топографического указателя составляются отдельно на каждый архивный фонд и располагаются в порядке номеров архивных фондов. В случае необходимости на один архивный фонд заводится карточка с продолжением.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения архива. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй – в архивохранилище.

Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

163. На каждое первичное средство хранения архивных документов оформляется ярлык, на котором указываются наименование и номера архивного фонда, описи и единиц хранения, находящихся в коробке.

Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов

164. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

165. Проводятся плановая цикличная и внеочередная проверки наличия и состояния архивных документов.

Плановая цикличная проверка наличия проводится со следующей периодичностью, установленной для определенной категории документов:

1) для документов Национального архивного фонда, отнесенных к культурным ценностям, – ежегодно;

2) для особо ценных документов – один раз в 10 лет;

3) для аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;

4) для кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года;

5) для электронных носителей – один раз в 3 года.

Проверка наличия электронных документов в ИС ЭА осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность проверки остальных архивных документов определяется архивом в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 20 лет.

Внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, а также при смене заведующего архивохранилищем.

166. Для обеспечения сохранности электронных документов (дел) проводятся работы, включающие:

проверку наличия и состояния электронных носителей;

миграцию электронных документов с электронных носителей, срок эксплуатации которых истек, на свободные электронные носители;

проверку контрольных характеристик электронных документов.

167. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

168. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, включающая установление полноты учетных документов проверяемых архивных фондов и архивных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.

169. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:

после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;

после чрезвычайных происшествий;

при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).

170. Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве проводится комиссией, создаваемой решением руководителя архива и состоящей из не менее трех работников архива.

171. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.

Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям, проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

172. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

2) возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;

3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать главному хранителю или заведующему архивохранилища неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;

4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;

5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива;

6) изымать архивные документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;

7) выявлять архивные документы, имеющие физические дефекты.

173. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

1) вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

2) производить исправления или записи в описях и других учетных документах.

174. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (далее – лист проверки) и акте проверки наличия и состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются членами комиссии.

175. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов по формам, утверждаемым уполномоченным органом.

176. Наличие электронных документов и носителей, выданных из хранилища, проверяется путем сопоставления их номеров на картах-заместителях выданных электронных документов и носителей с записями в книге выдачи электронных носителей из хранилищ, составляемой по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

При обнаружении неустранимых дефектов электронный носитель удаляется из хранилища и списывается по акту о списании электронных документов и носителей по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

На каждый списанный электронный документ и носитель формируется карточка списанного электронного документа и носителя по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

177. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи (книги учета и описания) проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лиц, производивших проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

178. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с карточками учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в карточку учета физического (технического) состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

179. Проверка наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел) считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами, несгораемые шкафы, боксы, футляры, ячейки при хранении документов на электронных носителях редко используемых фондов опечатываются.

180. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел), организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года непосредственно в архиве и других организациях. Срок розыска продлевается руководителем архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

181. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются главному хранителю или заведующему архивохранилищем, который возвращает их на место. В листе проверки в графе "Примечание", в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

182. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в соответствии с пунктом 282 настоящих Правил.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для решения вопроса о снятии с учета таких архивных документов.

183. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного согласия уполномоченного органа.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов", которые направляются в уполномоченный орган для внесения изменений в Государственный фондовый каталог.

184. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года, проводится регулярно в сроки, установленные руководством архива. Ее результаты оформляются актом проверки наличия и состояния архивных документов.

185. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов

186. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах, временных ячейках, боксах.

187. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив.

188. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются следующие архивные документы:

1) пораженные биологическими вредителями;

2) с повышенной влажностью;

3) с повреждениями бумаги и текста;

4) запыленные.

Удалению подлежат металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки, находящиеся в делах, папках, коробках.

189. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, страховых копий устанавливаются возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопроводительной документации. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, при необходимости – с реставрацией эмульсионного слоя.

190. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

191. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

192. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов. Обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

193. Поступившие аудиовизуальные документы, в том числе на электронных носителях, подлежат перемотке, очистке от пыли, очистке от загрязнений, акклиматизации и упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%, для цветных кино- и фотодокументов – при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов составляет не менее 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях – не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш – не менее 24 часов.

194. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.

Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов осуществляется в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, при работах, связанных с единичным (полистным) просмотром архивных документов.

195. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) с учетом методических рекомендаций уполномоченного органа.

Архивные документы, большая часть текста которых в результате повреждения недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, отбираются к уничтожению. В случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных архивных документов, они оставляются на постоянном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.

196. Проверка технического состояния аудиовизуальных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

1) состояния их упаковки;

2) наличия стандартных ракордов;

3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

4) наличия загрязнений и механических повреждений;

5) стабильности нитроосновы;

6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 мм и 16 мм;

7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);

8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

9) электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

10) параметров видеодокументов в видеоканале;

11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

12) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;

13) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

197. Проверка технического состояния электронных документов (дел) в процессе хранения осуществляется с целью определения:

1) состояния упаковки (только для физически обособленных носителей);

2) наличия вредоносного программного обеспечения;

3) воспроизводимости;

4) наличия внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

5) потребности в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

6) потребности в конвертации в другие форматы;

7) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени).

198. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.

При проверке технического состояния позитивной копии путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции устанавливаются качество изображения, ровность планов по плотности, по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения в соответствии с карточкой учета технического состояния кинодокумента.

Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.

В результате проверки технического состояния кинодокументов составляется перечень основных дефектов, встречающихся на кинодокументах, по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

199. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. Определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно карточке учета технического состояния фонодокумента.

200. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. Определяются техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).

В тех случаях, когда визуально трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом.

201. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры – видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи.

202. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.

203. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающего физической целостности документов.

Решение о признании документа НАФ, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 205-206 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

204. Архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации, признаются неисправимо поврежденными архивными документами.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЦЭПК на основании заключения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов. На основании письменного решения ЦЭПК издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов НАФ, отнесенных к культурным ценностям, не допускаются.

205. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:

1) в листе-заверителе дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) в листе проверки наличия и состояния архивных документов и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста.

206. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:

1) в карточке учета технического состояния кинодокумента;

2) в карточке учета технического состояния фотодокумента;

3) в карточке учета технического состояния фонодокумента;

4) в карточке учета технического состояния видеодокумента.

Учет документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется в контрольно-учетных карточках или книге учета.

Учет физического и технического состояния архивных документов осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.

Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов

207. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

1) устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

2) восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

3) воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

208. Основными видами физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе являются:

1) дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

2) реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

3) воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования, фото реставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом, замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации;

4) переплет архивных документов;

5) обеспыливание архивных документов;

6) обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

209. Для архивных документов на магнитной ленте используются следующие виды физико-химической и технической обработки:

1) очистка поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

2) замена пересохших и покоробленных склеек;

3) оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 метра;

4) перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировке архивных документов.

210. Для архивных документов на дисковых носителях используются следующие виды физико-химической и технической обработки:

1) обеспыливание;

2) протирка антистатиком.

211. Для кино-, фотодокументов, микроформ и фонограмм к кинофильмам используются следующие виды физико-химической и технической обработки:

1) обеспыливание;

2) удаление восковых, жировых и иных загрязнений;

3) укрепление склеек и просечек;

4) ремонт перфорации;

5) переделка грубых, коробленных заплат и склеек;

6) ремонт поврежденных полей кадров.

212. Для граморигиналов фонодокументов используется электротехническая очистка.

213. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов проводятся в плановом и внеплановом порядке.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки наличия и их состояния в порядке очередности, установленной в архиве, с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь проводится физико-химическая и техническая обработка документов, отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов.

Внеплановая физико-химическая и техническая обработка проводится в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

214. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются настоящими Правилами.

Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища

215. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.

Подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к культурным ценностям, а также документы НАФ, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища не выдаются, за исключением реставрационных работ, қроме того запрещена их расшивка. Сканирование осуществляется на специальном техническом оборудовании, не требующем расшивки дел.

216. В читальный зал архива пользователям, в рабочие помещения работникам архива для служебных целей архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения заведующего архивохранилищем или руководителя отдела обеспечения сохранности.

Фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование архивные документы выдаются из архивохранилища архива, а также доступ к электронным документам (делам) осуществляется с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.

Организациям для экспонирования архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива.

Работникам лаборатории архива, специализированным организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании соответствующего договора со специализированной организацией.

217. Выдачу архивных документов из архивохранилища, их прием обратно, полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате производит работник архивохранилища.

Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

218. Полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

1) документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы;

2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

3) несброшюрованные архивные документы;

4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертно-методической комиссии архива.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе дела.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей вкладывается карта-заместитель по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

219. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

220. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводятся сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания), а также в установленных случаях полистная проверка архивных дел.

При выдаче документов на электронных носителях из хранилища осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ на электронном носителе.

При сверке архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) проверяется правильность оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильность составления заголовка и шифра единицы хранения. В случае необходимости внесения значительных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляются штамп с архивным шифром и дата выдачи.

221. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

1) один месяц пользователям в читальный зал и работникам архива, за исключением особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель;

2) три месяца фондообразователям во временное пользование;

3) шесть месяцев судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;

4) выдача секретных документов осуществляется в порядке, определяемом законодательством Республики Казахстан о государственных секретах;

5) шесть месяцев для временного вывоза за пределы страны в соответствии с Правилами выдачи разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов НАФ, находящихся в государственной собственности, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 февраля 2007 года № 98.

222. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища для экспонирования осуществляется на основании договора о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов и дел для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

223. Продление установленных сроков выдачи архивных документов и дел допускается в особых случаях по письменному разрешению руководителя архива.

224. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

225. Выдача архивных документов, копий архивных документов из фонда пользования, описей в читальный зал оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

226. Выдача архивных документов и дел работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей, который визируется руководителем соответствующего структурного подразделения. Заказ регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.

227. Выдача архивных документов и дел в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории, соответствующем структурном подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

228. Выдача архивных документов и дел во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

229. Описи выдаются на срок, не превышающий пять дней. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, не превышающий один день.

230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, каналов электросвязи, ИС ЭА.

Для удаленного доступа к электронным описям дел и электронным документам руководителем архива выдается разрешение в ИС ЭА пользователю на основании его авторизации и заявления в ИС ЭА.

231. Проверка книг выдачи архивных документов и дел проводится не реже одного раза в полугодие. Если в результате проверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов и дел, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов и дел. Если невозвращение архивных документов и дел в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов и дел без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

232. В целях контроля за сохранностью архивных документов и дел подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверку сохранности выданных из архивохранилища архивных документов и дел. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководителем архива.

233. При возвращении архивных документов и дел в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 186-206 настоящих Правил.

В книге выдачи архивных документов и дел делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лиц, их возвративших. В случае обнаружения повреждений возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и дела, и представляется на рассмотрение руководителя архива.

234. Архив уведомляет под роспись пользователя об его ответственности за сохранность полученных архивных документов и дел.

235. В случаях хищения или повреждения архивных документов и дел, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в органы внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган, Архив Президента Республики Казахстан или МИО, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов

236. При транспортировке архивных документов и дел на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

237. Для транспортировки архивных документов и дел используется плотная укладка, исключающая возможность перемещения архивных документов и дел внутри упаковки, ударов и различных сотрясений.

Фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.

Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

238. Внутригородские перевозки архивных документов и дел производятся в закрытых автомашинах в сопровождении работника архива.

Транспортировка архивных документов и дел на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве.

Параграф 11. Порядок выявления и отнесения документов, относящихся к культурным ценностям, и особо ценных документов. Создание фонда пользования

239. Выявление и отнесение документов НАФ к культурным ценностям и особо ценным документам проводятся в плановом порядке квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и пособий.

240. Определение в составе НАФ документов, относящихся к культурным ценностям, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан, ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктом 287 настоящих Правил.

241. Фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в комплекте, включающем:

1) для архивных документов на бумажной основе одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

2) для фотодокументов один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

3) для кинодокументов одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения входят в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

4) для фонодокументов одну копию на магнитной ленте или на цифровом носителе (DAT-кассета);

5) для видеодокументов одну копию в формате VHS.

242. Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов включаются в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

243. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

244. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает мобилизационный план согласно Закону Республики Казахстан "О мобилизационной подготовке и мобилизации".

245. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководитель архива незамедлительно информирует об этом уполномоченный орган и МИО, по согласованию с ними принимает решение о работе архива в режиме чрезвычайной ситуации.

Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов

Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов

246. Архив осуществляет государственный учет документов НАФ и учет других архивных документов.

Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы с документами. Указанные принципы реализуются на основе:

1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования НАФ единиц учета;

2) единства организации хранения и учета архивных документов;

3) сопоставимости учетных показателей;

4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов НАФ, отражающих их фактическое количество и состав.

247. Порядок ведения документов централизованного государственного учета документов НАФ, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования, а также их представления определяются правилами централизованного государственного учета, утверждаемого уполномоченным органом.

248. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи.

249. Учет электронных носителей, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.

250. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей ведется в книге учета электронных носителей по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

На жесткий корпус электронного носителя с записанными электронными документами наклеивается этикетка по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

251. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

В состав единицы хранения электронных документов включаются формат записи и вид носителя информации.

252. Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

253. В архиве разрабатывается и утверждается приказом руководителя архива схема учета архивных документов.

Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

254. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 158-159 настоящих Правил.

255. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

256. Ведется следующий учет архивных документов:

1) единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело;

2) единицей хранения кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

3) единицей хранения фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

4) единицей хранения фонодокументов – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

5) единицей хранения видеодокументов – физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

6) единицей хранения электронных документов – физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;

7) единицей учета кинодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета;

8) единицей учета фотодокументов – одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;

9) единицей учета фонодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);

10) единицей учета видеодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);

11) единицей учета электронных документов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

257. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.

Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронном формате в ИС ЭА.

258. В состав основных учетных документов архива помимо документов, установленных Правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом, входят:

1) книга учета поступлений документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) список фондов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

3) лист фонда по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

4) лист учета по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

5) опись дел документов;

6) реестр описей дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

7) инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

8) паспорт архивохранилища (произвольной формы);

9) лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

10) список фондов, содержащих особо ценные документы, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

11) опись особо ценных дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом, или перечень номеров особо ценных дел (номерник) по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

12) реестр описей особо ценных дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

14) опись страхового фонда на микрофишах, опись страхового фонда на рулонной пленке по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

15) дело фонда;

16) лист-заверитель дела;

17) внутренняя опись документов дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

259. В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов.

Вспомогательные учетные документы ведутся как на бумажном носителе, так и в ИС ЭА.

260. Государственный учет архивных документов, датируемых до 1917 года, ведется отдельно от учета архивных документов, датируемых после 1917 года, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

Номера архивных фондов, документы которых датируются после 1917 года, в архиве имеют индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и так далее).

Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов архива области (города республиканского значения, столицы), имеют индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и так далее).

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях на основании решения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, согласованного с уполномоченным органом.

261. Изменения в учетные документы вносятся на основании актов согласно пунктам 280-285 настоящих Правил.

После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов – в дело организации, которая передала документы на хранение в архив.

Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке, при нефондовой организации архивных документов – в деле организации, которая передала документы на хранение в архив.

262. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

263. В список фондов архивный фонд записывается только один раз (при первом поступлении в архив). Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в соответствии пунктом 285 настоящих Правил или включены в состав объединенных архивных фондов, которые ранее не использовались.

Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

264. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

265. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов физического лица, его псевдонима, титула, ранга, звания. Название архивного фонда семьи или рода состоит из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

266. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только в случае перенумерации фондов в соответствии с пунктом 367 настоящих Правил. В этом случае в список фондов вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

267. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд.

В листе фонда учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

Допускается пересоставление листа фонда только в случаях его неисправимого повреждения или несоответствия его содержания фактическому состоянию и объему архивного фонда после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя.

В случае пересоставления листа фонда, ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка – "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается "Продолжение, ф. № _ лист 2". На первом листе делается ссылка "смотреть продолжение л. 2 (3, 4, 5 и так далее)".

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов.

268. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

269. В описи единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам соответствуют учетным номерам аудиовизуальных документов.

Описям присваиваются учетные номера по листу фонда, при нефондовой организации архивных документов – по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

270. К номеру описи научно-технической документации добавляется групповой индекс, состоящий из двух арабских цифр, отделяемых друг от друга знаком тире: первая цифра означает номер описи, вторая – групповой индекс управленческой документации.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 290-298 настоящих Правил.

В конце описи во всех ее экземплярах производится итоговая запись, в которой указываются количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

В итоговой записи к описи архивного фонда, включающей единицы хранения на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения.

После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

К описи, состоящей из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Каждая опись, том описи имеют лист-заверитель.

Законченная опись включает не более 9999 единиц хранения.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в соответствии пунктами 283-284 настоящих Правил.

271. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ архивов и/или архивов в целом, что отражается в схеме учета документов.

Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру описей, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.

Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших, выбывших в течение года в архив и их общем количестве.

272. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.

Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.

273. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда состоит из следующих документов:

1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;

2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;

3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);

4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.

Вместо архивных документов, подлежащих включению в дело фонда, но находящихся в составе единиц хранения, в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

274. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

275. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в дело объединенного архивного фонда.

276. Документы дела фонда нумеруются с составлением листа-заверителя, подшиваются в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

277. Состав документов дела источника комплектования при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.

278. Учетные базы данных архива обеспечивают:

1) информационную поддержку учета;

2) ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;

3) оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

279. В плановом порядке заполнение учетных баз данных, ИС ЭА осуществляется по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом. Оперативное внесение изменений в учетные документы, учетные базы данных, ИС ЭА ведется архивом на постоянной основе.

Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов

280. Учет поступления архивных документов по ИС ЭА в архив осуществляется на основании:

1) акта приема-передачи документов на бумажном носителе на хранение;

2) акта приема на хранение документов личного происхождения;

3) акта о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Архивные документы ставятся на учет также в случаях, предусмотренных пунктом 164 настоящих Правил.

281. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждая архивная коллекция, впервые поступившая в архив, архивный фонд, объединенный архивный фонд, записываются в список фондов. Каждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей.

282. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) акта о неисправимых повреждениях документов;

3) акта приема-передачи документов на хранение;

4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

5) акта возврата архивных документов собственнику;

6) акта об изъятии подлинных единиц хранения архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

Архивные документы снимаются с учета также в случаях, предусмотренных пунктом 284 настоящих Правил.

283. Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. В случае выбытия всех архивных документов описи, номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.

В случае выбытия архивного фонда (архивной коллекции), в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указываются, куда выбыл архивный фонд (архивная коллекция), и акт, на основании которого он выбыл.

284. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Копия описи остается в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива, передавшего архивный фонд.

285. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

286. Количество архивных документов архива изменяется в результате:

1) проверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

2) проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения;

3) реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

4) описания архивных документов, переработки описей, в процессе которых возможны разделение или объединение единиц хранения;

5) проведение экспертизы ценности документов, в процессе которой возможны выделение к уничтожению единиц хранения.

287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и ИС ЭА по результатам указанных работ являются:

1) акты о технических ошибках в учетных документах;

2) акты об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных и так далее;

3) акты о разделении, объединении дел, выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включении в дело новых документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

4) акты описания документов, переработки описей по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

5) акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения.

Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов

288. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения обозначают индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).

289. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

290. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом "сч" (секретно частично).

291. При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи проставляется штамп "Рассекречено".

292. При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения используется графа 2 описи. Новая опись вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с".

293. При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи с данной описи в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о государственных секретах, снимается копия. При копировании заголовки единиц хранения, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении с соответствующей индексацией секретности, и скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение без индекса "с".

294. При рассекречивании отдельных единиц хранения по секретной описи они включаются в опись открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.

295. В описях, остающихся на секретном хранении, в графе "Примечания" напротив заголовков рассекреченных единиц хранения проставляются штамп "Рассекречено" и их новый номер, если они включены в опись открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности).

296. После рассекречивания к описям открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения.

297. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовков частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела.

При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.

298. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Индексы "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркиваются.

Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу

299. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в государственную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагаются описи архивных документов и решение ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО о приеме этих документов в архив.

300. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в соответствии с пунктами 305-309 настоящих Правил.

301. Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы.

302. На архивные документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

Исключается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.

303. Учет архивных документов по личному составу осуществляется на общих основаниях в соответствии с пунктами 262-263 настоящих Правил.

304. Учет количества хранящихся в архиве архивных документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям по личному составу в бумажном формате и описям электронных дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы и ИС ЭА вносятся соответствующие изменения.

Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив

305. Учет документов НАФ, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив, на основании акта приема-передачи документов осуществляется в основных учетных документах архива.

В книге учета поступлений документов указываются собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора.

При включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс "ДГ" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения. В графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

306. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

307. При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

308. Принятые по договору на хранение в архив документы НАФ, находившиеся в частной собственности и перешедшие в государственную собственность, учитываются в основных учетных документах на общих основаниях. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения индекс "ДГ" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

309. Архивные документы, не входящие в состав НАФ, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов НАФ. Для их учета ведутся отдельная книга учета поступлений документов, список фондов, а также листы фондов и другие учетные документы и в ИС ЭА.

Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников

310. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав НАФ:

1) микрофильмы архивных документов;

2) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности физических или юридических лиц;

3) копии архивных документов, поступивших из-за рубежа.

311. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, файлов, отснятых с одного дела.

312. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов.

313. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения, которые учитываются в описях по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

314. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимаются физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи под самостоятельным номером.

В итоговой записи к описи указываются количество единиц хранения микрокопий и суммарное количество составляющих их кадров.

Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования

315. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в листе-заверителе и соответствующей графе описи постоянного хранения.

Количество фотоотпечатков в фотоальбоме фиксируется во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов, количество единиц хранения других аудиовизуальных документов – в соответствующих графах описей этих документов.

316. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:

1) единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

2) единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

3) единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

317. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения и единицах учета, а также:

1) в кадрах – для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;

2) в метрах – для копий кинодокументов;

3) по времени звучания – для копий фонодокументов;

4) в мегабайтах – для копий электронных документов.

Отдельно учитываются страховые копии документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов, фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах), кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, электронных документов.

318. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда на микрофишах. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

319. Описи страхового фонда на микрофишах, на рулонной пленке составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями по месту хранения, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий на хранение к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в соответствии с пунктом 321 настоящих Правил.

320. В описях в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи.

321. За единицу хранения страхового фонда документов, отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий вносится запись о каждой единице хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда являются сокращенное наименование архива (его официальная аббревиатура), номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

322. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимаются одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицы хранения – микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи отдельно.

Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленных на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром –, соответственно, архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ" для страхового фонда, "П" (Позитив), "Д" (Диазокопия) для фонда пользования.

323. Единицы хранения страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения аудиовизуальных документов.

Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

324. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кино-, фотодокументов дополнительно указываются количество единиц хранения, соответственно, промежуточных позитивов и контратипов, позитивов и дубльнегативов, нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кино-, фото-, фонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

Номер единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокументов является сокращенное наименование архива (его официальная аббревиатура), номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

325. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов и в ИС ЭА.

Глава 5. Использование документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Параграф 1. Описание архивных документов

326. Описание архивных документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения или единица учета, документ.

Единицей описания и объектом описания являются фонд, единица хранения или единица учета, документ.

Группы фондов, описи, комплекты, группы документов, части документа описываются как дополнительные объекты описания.

327. Принципы описания архивных документов:

1) соответствие информации уровню единицы описания;

2) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

3) неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

328. Описание архивных документов имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) архива и в ИС ЭА.

Элементы описания составляют следующие группы:

1) информация по идентификации единицы описания: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения или единицы учета, документа), справочные данные (архивный шифр, объем единицы описания, крайние даты (даты начала и окончания дела) документов в единице описания), вид носителя информации;

2) историческая справка к фонду;

3) аннотация;

4) информация об условиях доступа и использования;

5) дополнительная информация: местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий архивных документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания, библиография.

329. Описание архивных документов на уровне фонда состоит из названия фонда, справочных данных, исторической справки к фонду, аннотации, библиографии, информации об условиях доступа и использования.

330. Справочные данные об архивном фонде состоят из поисковых данных (номера фонда), объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, указания на наличие внутри фондового НСА.

331. Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя и истории фонда.

Для объединенного фонда составляется общая историческая справка.

332. История фондообразователя архивного фонда организации включает даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.

История фондообразователя архивного фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий.

333. История фонда включает дату его первого поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, сведения об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), НСА к архивному фонду.

334. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случаях реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и так далее.

335. Историческая справка к архивной коллекции включает сведения об истории ее создания, времени, условиях, причинах создания, принципах построения, местонахождении коллекции до поступления в архив, а также составителе.

336. Аннотация включает краткую обобщенную характеристику состава архивных документов по структуре фонда и видам архивных документов, содержания архивных документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

337. Информация об условиях доступа и использования включает сведения о:

1) наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;

2) подлинности или копийности архивных документов, в том числе отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов;

3) физическом состоянии архивных документов, влияющих на возможность их использования;

4) наличии фонда пользования;

5) наличии НСА к единице описания;

6) языке документов, способе их воспроизведения и других особенностей.

338. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

339. Описание архивных документов на уровне единицы хранения или единицы учета включает:

1) порядковый номер единицы хранения или единицы учета;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения или единицы учета;

4) справочные данные об единицах хранения или единицах учета;

5) указания на подлинность или копийность;

6) указания вида носителя или способа воспроизведения;

7) язык, внешние особенности;

8) условия доступа и использования архивных документов.

340. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены, или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация – "автор не установлен", "без даты", "не ранее…года" и так далее.

При составлении заголовка единицы хранения вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.

Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело".

Единицы хранения, содержащие документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова "документы", а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином "документы" обозначаются документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу.

В заголовке единицы хранения, содержащей переписку с однородными корреспондентами, указывается общее видовое наименование корреспондентов.

Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.

Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает авторское название фильма, специального выпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

341. Справочные данные об единицах хранения или единицах учета включают архивный шифр, объем единицы хранения или единицы учета, крайние даты архивных документов, для аудиовизуальных документов – даты записи или перезаписи, для документов на электронных носителях – дату записи или перезаписи на новый электронный носитель.

342. Подлинность или копийность документов единицы хранения или единицы учеты указывается после заголовка с прописной буквы.

343. Способ воспроизведения указывается для документов дела в случае, если он необычен для содержащегося в деле вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины – "рукопись", "автограф", "машинопись", "печатный", "гектограф", "стеклограф" и другие.

344. К внешним особенностям архивных документов (дел) относятся:

1) особый писчий материал (пергамент, шелки, тому подобное);

2) особый материал обложки и переплета (кожа, набивная ткань);

3) наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;

4) язык документов, отличный от языка остальных документов архивного фонда;

5) печати;

6) наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и так далее.

345. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

346. Условия доступа к единицам хранения или единицам учета и их использования включают сведения о наличии:

1) архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;

2) подлинников документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

3) фонда пользования;

4) НСА к единицам хранения или единицам учета.

347. Описание архивных документов при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения или единицы учета.

Аннотация документов единицы хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных архивных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.

Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и так далее).

При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указываются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

В конце аннотации под рубрикой "упоминаются" перечисляются фамилии и имена физических лиц, наименования организаций, географические наименования и другие сведения, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение, затем указываются номера листов аннотируемых документов.

Аннотация оформляется после заголовка с красной строки.

При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составляется на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом документа.

348. При аннотировании не допускается использование субъективных формулировок и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("весьма ценные документы", "очень интересные документы", "в документах содержится", "документы касаются").

349. Описание архивного документа включает:

1) заголовок архивного документа;

2) справочные данные об архивном документе;

3) указание на подлинность или копийность архивного документа;

4) вид носителя или способ воспроизведения;

5) условия доступа и использования.

350. Заголовок архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен архивный документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного архивного документа, дату события.

351. Справочные данные об архивном документе включают архивный шифр, сведения об объеме (количестве листов) архивного документа, датах его создания.

352. Указание на подлинность или копийность документа дается после аннотации к документу с прописной буквы.

353. Словесно-цифровой способ оформления даты (число, месяц, год) используется при описании правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).

354. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, учитывается, что:

1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;

3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и документов не проставляются;

4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки – "имеются документы за ... год";

5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);

7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты – дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);

8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются даты документов обоих периодов;

9) при обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год.

355. Даты указываются по тому стилю и порядку, по которым датированы сами документы, за исключением:

1) дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка – сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по-старому;

2) дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках – по-новому.

356. В случае невозможности установления точной даты, на основании анализа содержания документов дела определяются приблизительные его даты, пределы колебаний которых оговариваются. Даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Параграф 2. Порядок составления НСА

357. Обязательными элементами системы НСА являются архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов, виды которых определяются целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор документов.

358. Составляются межархивные, межфондовые и внутрифондовые архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов.

359. Опись используется как архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета.

Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя дела и справочного аппарата к описи. Объектом описания архивных документов описи являются единица хранения или единица учета.

360. Описательная статья описи включает:

1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;

2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения или единицы учета;

4) крайние даты документов, количество листов в единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность;

6) язык, способ воспроизведения, степень сохранности архивных документов, внешние особенности.

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения или единицы учета.

361. В справочный аппарат к описи входят:

1) титульный лист;

2) содержание (оглавление);

3) предисловие;

4) список сокращений;

5) переводные таблицы архивных шифров;

6) указатели.

362. На титульном листе описи указываются полное наименование архива, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, наименование описи, крайние даты архивных документов, внесенных в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

363. В содержании (оглавлении) справочного аппарата к описи перечисляются предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров с указанием номеров соответствующих листов описи.

364. Предисловие составляется к отдельной описи или общее ко всем описям архивного фонда, которое подписывается составителем с указанием даты составления.

В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с ссылками на правовые акты и документы фонда. К единой описи объединенного архивного фонда составляется общее предисловие.

365. Список сокращений составляется, если в описи используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений исключается.

366. К описи составляются общие и специальные указатели.

Общий указатель описи состоит из ссылочных данных на порядковые номера единицы хранения или единицы учета.

Для вошедших в научный оборот архивных фондов, включающих архивные документы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска архивных документов определенного фондообразователя составляется специальный указатель включенных фондов. В них указываются номера и наименования архивных фондов, номера дел, относящихся к данным архивным фондам.

367. Переводные таблицы архивных шифров составляются в случае переработки описи и содержат отсылки от старых к новым архивным шифрам по форме:

1) номер дела по старой описи;

2) номер дела по новой описи;

3) примечания.

Переработка описи заключается в составлении новой описи путем уточнения или составления заголовков единиц хранения или единиц учета, составления необходимого справочного аппарата к описи. В процессе редактирования заголовков проверяются правильность передачи заголовком содержания документов дел, уточняются даты, фондовая, структурная, принадлежность дел. Устраняются искажения, неточности, стилистические и грамматические ошибки, проводится унификация заголовков, расшифровываются сокращения. В необходимых случаях проводится аннотирование отдельных документов.

Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой. Все изменения и уточнения заголовков переносятся на обложки дел.

Уничтожение старых описей после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена".

По итогам переработки описи составляется акт описания архивных документов.

Параграф 3. Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов кино-, видеодокументов и автоматизированного НСА

368. Путеводитель представляет собой архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием.

Путеводитель состоит из описательных статей архивного фонда и справочного аппарата.

В справочный аппарат путеводителя входят:

1) титульный лист;

2) содержание (оглавление);

3) предисловие;

4) список сокращений;

5) приложения (при их наличии);

6) указатели.

К путеводителю составляется общая библиография.

В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат для всего издания в целом или для отдельных его томов.

369. Виды путеводителей:

1) путеводитель по фондам архива (архивов);

2) тематический путеводитель по фондам архива (архивов);

3) краткий справочник по фондам архива (архивов).

Составляются архивные (внутриархивные) и межархивные путеводители.

Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.

Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения или единицах учета, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком не аннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.

Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд.

Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутри архивного НСА к фонду (фондам), аннотации документов и библиографии по теме.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. Краткий справочник составляется на все хранящиеся фонды архива или определенную группу фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение).

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

370. Состав реквизитов путеводителя утверждается уполномоченным органом.

371. Каталог является межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.

372. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образует систему каталогов архива.

373. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников.

374. Система каталогов архива соответствует следующим требованиям:

1) соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;

2) рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;

3) исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;

4) исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

375. Составляюся внутриархивные и межархивные каталоги.

Объектом описания в каталоге являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В архиве работа по подготовке, созданию и ведению каталогов (каталогизация) ведется на постоянной основе.

В ходе каталогизации определяется очередность выбора архивных фондов, их структурных частей, отбираются и описываются дела и архивные документы.

376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и другие), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

377. В систематическом каталоге объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. При отсутствии соответствующих каталогов к систематическому каталогу или его подразделам составляются предметный, географический и именной указатели.

378. В тематическом каталоге объект описания по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Тематический каталог создается в случае группировки информации в нем по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

379. В каталоге по истории организаций объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики, затем по подведомственности, типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты и так далее) и наименованиям организаций в алфавитном порядке наименований.

380. В каталоге по истории административно-территориального деления объект описания классифицируется по видам административно- территориальных единиц и их наименованиям в алфавитном порядке.

381. В предметных каталогах объект описания классифицируется по алфавиту предметных понятий (факты, события, географические наименования), фамилий лиц и систематизируется в хронологической или логической последовательности.

382. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.

383. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения или единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления описательной статьи.

384. Источниками пополнения системы каталогов являются тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

385. Информация каталожной карточки, на которой проводится описание документов при каталогизации, представляет собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.

На одной каталожной карточке описываются:

1) при описании документа – отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);

2) при описании единицы хранения или единицы учета – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;

3) при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету, если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела описываются на отдельной карточке;

4) группа однородных дел одной архивной описи.

386. Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка составляется к отдельной архивной описи или группе архивных описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к архивному фонду в целом.

387. После завершения описания документов на каталожной карточке проводятся ее индексирование, которое заключается в выборе или составлении определенного индекса (индексов), и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

388. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.

389. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке. В графе "Содержание" пишется – "смотреть также..." и указываются индексы наименований соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.

390. При индексировании проводятся редактирование карточек и их первичная экспертиза, в ходе которой объединяются однородные по содержанию карточки, выделяются к дальнейшей переработке некачественные и малозначительные карточки. Вторичная экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.

391. Не реже одного раза в три года проводится периодическая проверка систематического каталога на правильность размещения карточек между разделителями и необходимость введения новых разделителей.

392. В целях учета работы по каталогизации архивных документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп – "каталог" или отмечается – "лл. ... описаны для каталога". Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям проставляются на листах для заверительных надписей в описях.

393. Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело архивного фонда. В справке указываются номер и наименование архивного фонда, дата проведения каталогизации, ее исполнитель, количество составленных и включенных в каталог архива карточек, дата составления справки, должность лица ее составившего и его подпись.

394. В журнале, картотеке или базе данных архива ведется пофондовый (по каждой описи) государственный учет дел, подвергнутых каталогизации, с указанием номеров дел.

395. Учет поступлений карточек в каталог ведется по каждому каталогу отдельно в специальных книгах или базах данных, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование и номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.

Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включенных в каталог. Учет составленных и включенных в каталог карточек ведется в паспорте архива.

396. Указатели представляют собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

397. Указатели делятся на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.

398. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и архивных шифров.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:

1) простой, то есть не иметь подрубрик;

2) сложной, то есть иметь одну подрубрику или определение;

3) гнездовой, то есть иметь две или несколько подрубрик.

По структуре рубрик различаются указатели глухие, аннотированные краткие и аннотированные полные.

Глухими являются указатели, рубрики которых включают обозначения понятий и архивные шифры.

Аннотированными краткими являются указатели, в рубрики которых входят обозначения понятий, архивные шифры, краткие пояснения и определения; аннотированными полными – указатели, в состав которых входят обозначения понятий, архивные шифры, краткие пояснения, определения и подробные характеристики.

399. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) – "смотреть" и частных – "смотреть также".

Общая ссылка используется в случае отсылки:

1) от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики;

2) от сокращенной формы понятия к полной и наоборот;

3) от частного, видового к родовому понятию, если в указателе система дает ссылочные данные только в сложной рубрике;

4) от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом "и" или запятыми, к первому;

5) от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме.

Частная ссылка применяется для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя, а также для понятий, связанных ассоциативными отношениями.

400. Указатели состоят из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке, в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы каталога либо справочника.

401. В тематическом указателе понятия раскрываются или представляются в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями: исторические факты, события, явления, наименования организаций и прочее, связанные с этими фактами событиями.

Элементами описания тематического указателя являются рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, архивный шифр. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

402. Группировка понятий внутри общих и специальных указателей осуществляется в алфавитном порядке. В общих указателях при наличии сложных, разнородных понятий может использоваться систематический принцип группировки понятий, алфавитное расположение применяется на последнем этапе систематизации.

Основной реквизит описательной статьи – предметное понятие (рубрика, подрубрика) формулируется в виде наименования, выраженного, в основном, существительным или сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном падеже, в единственном или множительном числе.

403. Рубриками в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий. При переименовании географического пункта в тексте он указывается под прежним и новым наименованием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Прежнее наименование указывается рядом с новым в скобках и вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое наименование.

Географические наименования, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии по первому слову.

404. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования включаются в указатель без пояснения.

405. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества, (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички).

В именном указателе имена лиц указываются в соответствии с документами. При использовании неполного имени (сокращенное имя, прозвище, псевдоним), но оно общеизвестно, полное имя указывается в скобках и вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.

В случае разночтения в написании одной и той же фамилии, сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием в соответствующем алфавитном порядке со ссылками на него.

Фамилии, имена и отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными в скобках и вносятся в указатель со ссылкой на современную форму.

При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами имена и отчества указываются полностью и делаются пояснения.

Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии.

406. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Хронологический указатель составляется глухим.

407. Обзоры представляют собой архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом, и подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда. Объектом описания для обзора фонда являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного (внутриархивный) или нескольких архивов (межархивный) по определенной теме. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов).

408. Обзор состоит из совокупности индивидуальных или групповых аннотаций отдельных групп единиц хранения или единиц учета, документов и НСА.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения или единиц учета, документов с источниковедческим анализом, указываются основные разновидности документов, их авторы, содержание, хронологические рамки, подлинность, архивные шифры.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляются список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

409. Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой архивный справочник, который осуществляет учет, раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).

Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.

Монтажный лист составляется в двух экземплярах, один из которых используется в работе исследователей и работников архива, второй – переплетается и служит страховой копией.

410. Монтажный лист кино-, видеодокумента составляется в архиве в случае его отсутствия и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.

В заглавных надписях указываются название архива, номер монтажного листа, название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей), наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).

411. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным описанием в следующей последовательности:

1) номер плана по порядку;

2) определение плана (общий, средний или крупный);

3) метраж плана;

4) краткое содержание изображения плана кинодокумента.

412. После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе при необходимости осуществляется сверка позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.

413. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве.

Монтажные листы спецвыпусков, киножурналов или летописного материала начинаются с оформления титульного листа, на котором указываются их названия, года выпуска, студии производства, цветности, озвученности, секунды, посекундного хронометража (начала и конца записи).

После описания титульного листа осуществляются поплановое описание видеофонограммы, которое происходит в следующей последовательности:

1) номер плана по порядку;

2) определение плана (общий, средний или крупный);

3) порядковый номер секунды, с которой начинается запись изображения плана;

4) указание на наличие цветных планов в черно-белом изображении видеофонограммы или черно-белых в цветном.

В конце монтажного листа указываются должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.

414. Архивные справочники ведутся в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе в режиме удаленного доступа.

415. Основой формирования автоматизированного НСА являются описательные статьи архивных справочников архивного фонда, единиц хранения или единиц учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.

416. Основными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются:

1) "тематика" – термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности, отраженные в документах объекта описания и так далее;

2) "персоналии" – термины, идентифицирующие лиц, с которыми связаны единицы описания данного уровня, терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и так далее;

3) "география" – термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (наименования стран, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и так далее).

417. Ключевые слова вводятся в базу данных в процессе описания конкретного объекта или после его завершения, могут состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещаются в специальный файл ключевых слов.

418. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни архивных фондов, единиц хранения или единиц учета, документов, отвечающие условиям оперативного поиска. На основе информации, содержащейся в автоматизированном НСА архива, формируются тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, архивные описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

419. Для каждого уровня описаний в базе данных автоматизированного НСА создаются систематические и тематические рубрикаторы.

Для уровня архивного фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по архивным фондам архива, является схема систематизации архивных фондов в путеводителе.

420. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам, по текстам аннотации, исторической справки, по текстам полных и сокращенных наименований объекта описания, полных и сокращенных переименований архивного фонда и/или фондообразователя, по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания), по любому сочетанию перечисленных реквизитов.

421. Представление результатов поиска производится в следующих формах:

1) база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса;

2) текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запрос.

422. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных, содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В базах данных содержатся сведения по каждой автономной базе данных – наименование базы данных, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на системы управления базами данных или язык программирования, использованных для создания базы данных.

Параграф 4. Использование архивных документов архива

423. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также по согласию собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;

2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне физического лица, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования;

4) подлинники особо ценных документов, документов, отнесенных к культурным ценностям, и архивных документов НАФ, признанных в соответствии с пунктами 203-204 настоящих Правил находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляются с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователей к документам, указанным в подпункте 4) настоящего пункта, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

424. Архив предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, НСА к ним и изданиям библиотечного фонда.

425. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

426. Основные формы использования архивных документов:

1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

3) экспонирование архивных документов на выставках;

4) использование архивных документов в средствах массовой информации;

5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и другое) с использованием архивных документов;

6) публикация архивных документов.

427. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов.

428. Запросы, поступающие в архивы, в том числе по информационным системам, подразделяются на:

1) тематические запросы (запросы о представлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, биографии);

2) генеалогические запросы (запросы о представлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода);

3) запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службе в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния, имущественных правах и иные сведения, хранящиеся в архивах).

429. Ответы на запросы тематического, генеалогического, социально-правового характера подразделяются на:

1) положительные ответы – когда запрашиваемые сведения подтверждаются на основании документов, имеющихся на государственном хранении в архиве;

2) отрицательные ответы даются в случае, когда документы имеются на государственном хранении в архиве, но запрашиваемые сведения в них отсутствуют;

3) ответы по отсутствию на хранении документов даются в случаях не поступления документов учреждения либо предприятия на государственное хранение в архив и отсутствия возможности установления места их нахождения;

4) по принадлежности (непрофильные).

При отсутствии документов на государственном хранении и установлении сведений об их местонахождении (на ведомственном хранении в организации либо в другом архиве) поступивший запрос архивом направляется по принадлежности в ту организацию либо архив, где находятся документы по запрашиваемым сведениям.

430. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе для физического лица – фамилии, имени, а также (при его наличии) отчества, индивидуального идентификационного номера, почтового и/или электронного адреса пользователя, для юридического лица – его наименования, почтового и/или электронного адреса, бизнес-идентификационного номера. В запросе указываются тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации. Запрос подписывается физическим лицом или представителем юридического лица.

431. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

432. Архив осуществляет прием физических лиц. Руководитель архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов физических лиц.

433. Тематический запрос государственного органа, местного исполнительного органа, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

434. Выявление документов по тематическим и генеалогическим запросам физических и юридических лиц осуществляется на платной основе.

435. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, и в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

436. Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем работника архива.

437. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива определяется регламентом работы пользователей читального зала архива, утверждаемым руководителем архива. Архив ознакамливает пользователей с этим регламентом под роспись.

438. В случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества, архив с момента обнаружения обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает меры к возмещению ущерба.

439. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).

Не производится копирование документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа производится в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

440. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей, НСА, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются Правилами оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг), утверждаемыми приказом уполномоченного органа.

441. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

442. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или высылаются по указанным адресам.

Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

443. Архив организует самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями подготовку и проведение выставок архивных документов.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический (концепция), тематико-экспозиционный и графический планы.

На основе тематического плана проводятся выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов.

В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки, с указанием их размеров. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости даются перевод или развернутая аннотация содержания.

В графическом плане указывается порядок размещения документов выставки на стендах или в витринах, интернет-ресурсах, социальных сетях.

Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

444. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется Правилами издания документов Национального архивного фонда, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 349 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7342), и другими методическими документами уполномоченного органа.

445. Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или другие) публикации архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.

446. Формы публикаций архивных документов:

1) печатная: серия, сборник, альбом, буклет, проспект, плакат, публикация в средствах массовой информации;

2) электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.

447. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и тому подобное.

448. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом уполномоченного органа или архива, Научным советом Архива Президента Республики Казахстан, обладающими правами рекомендовать ее к изданию.

Рукопись считается подготовленной, если в соответствии с установленными требованиями доработана по замечаниям рецензентов и итогам обсуждения и утверждена в печать.

С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива).

449. Архив осуществляет учет использования архивных документов.

Параграф 5. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий

450. Архивная справка оформляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

451. В архивной справке данные воспроизводятся в соответствии с их изложением в архивных документах.

Расхождения, несовпадения отдельных данных архивных документов, неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места, оговариваются в тексте архивной справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

452. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, выявленные по документам одного архива, включаются в одну архивную справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

453. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единицы хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

454. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.

455. Архивная справка подписывается руководителем архива либо уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью архива. В случае неполноты представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.

В информационных системах архивная справка подписывается ЭЦП руководителя архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

456. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – "апостиль".

Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Республика Казахстан заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

457. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются рекомендации о возможном местонахождении необходимых архивных документов.

458. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, заверенную печатью архива.

459. Архивная выписка оформляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов исчерпываются все имеющиеся данные по запросу.

Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки оформляются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, и так далее.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках ("Так в тексте оригинала", "Так в документе").

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива и печатью архива, электронном – ЭЦП руководителя архива.

460. После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя архива и печатью архива.

В информационных системах архивные копии и архивные выписки подписываются ЭЦП руководителя архива.

461. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.

462. Архивная справка, поступившая по дипломатическим каналам, направляется для проставления штампа апостиля в уполномоченный орган.

463. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения физического лица или его доверенного лица в архив, выдаются им под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо цифрового документа из сервиса цифровых документов, доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Параграф 6. Порядок возвращения подлинников архивных документов

464. По письменным заявлениям, с разрешения руководителя архива, на основании заключения ЭПК или экспертной комиссии архива, реабилитированные лица и их наследники получают подлинники архивных документов творческого характера – рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах.

По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива на основании заключения ЭПК или экспертной комиссии архива физические лица получают подлинники собственных трудовых книжек, билетов членов Коммунистической партии Советского Союза, сохранившиеся в архиве.

465. С изымаемых архивных документов снимаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел и описях дел, документов.

466. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт об изъятии из дел указанных документов и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі № 576 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2023 жылғы 11 қыркүйектегі № 780 қаулысымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Үкіметінің 11.09.2023 № 780 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 2) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 174 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары бекітілсін.

2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі

Б. Сағынтаев

	Қазақстан Республикасы
	Үкіметінің
	2018 жылғы 20 қыркүйектегі
	№ 576 қаулысымен
	бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары

Ескерту. Қағидалар жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 29.03.2022 № 174 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің (бұдан әрі – архивтер) жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану тәртібін айқындайды.

Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарының архивтері қызметінің тәртібі осы қағидалардан басқа архивтері бар мемлекеттік органдардың нормативтік құқықтық актілерімен айқындалады.

2. Осы Қағидаларда пайдаланылатын негізгі ұғымдар:

1) ақпараттық хат – архивте сақтаулы құжаттар туралы ақпаратты қамтитын, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйымның хат бланкісінде жасалған белгілі бір проблема, тақырып бойынша құжат;

2) архив коллекциясы – қор құрушылар қызметінде пайда болған, бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген құжаттардың жиынтығы;

3) архив қоры – бір-бірімен тарихи немесе қисынды байланысты архивтік құжаттардың жиынтығы;

4) архивті жинақтау көзі – құжаттары белгіленген тәртіппен архивке мемлекеттік сақтауға келіп түсетін жеке немесе заңды тұлға;

5) архивтік анықтама – ұйымның хат бланкісінде жасалған, архивтік шифрлары және оны жасауға негізі болған архивтік құжаттарды сақтау бірліктері парақтарының нөмірлері көрсетілген, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты қамтитын, заңдық (төлнұсқа) күші бар құжат;

6) архивтік көшірме – архивтік құжат мәтінін сөзбе-сөз дәл беретін сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірлері көрсетілген, осы Қағидалардың 295-тармағына сәйкес ресімделген көшірме;

7) архивтік құжат – қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сақталатын немесе сақталуға жататын, сол сияқты меншік иесі үшін құндылығы бар құжат;

8) архивтік құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу – пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен ұйым архиві дайындаған қағаз және (немесе) электрондық жеткізгіштегі архивтік құжаттар немесе олардың бөліктері көшірмелерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген жиынтығы;

9) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау – меншік иесінің архивтік құжаттарға меншік құқығын сақтай отырып, құжаттардың меншік иесі мен тиісті архив арасындағы келісімшартта айқындалатын шарттармен архивтік құжаттарды архивте сақтау;

10) архивтік құжаттарды есепке алу (бұдан әрі – есепке алу) – архивтік құжаттардың саны мен құрамын есепке алу бірліктерінде белгілеу және әр есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және есепке алу құжаттарындағы олардың жалпы санына тиесілілігін тіркеу;

11) архивтік құжаттарды пайдаланушы – ақпаратты пайдалану мақсатында алу үшін архивтік құжаттарға жүгінетін жеке немесе заңды тұлға;

12) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені;

13) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі – архивтік құжаттар тақырыптарының, сақтау бірліктерінің белгілі бір тақырып бойынша жүйеленген, олардың күндері мен архивтік шифрлері көрсетілген, пайдаланушының сұратуы бойынша немесе ұйым архивінің бастамасымен жасалған қысқаша немесе аннотацияланған тізбесі;

14) архивтік сілтегіш – архивтік құжаттарда атап өтілетін заттар атауларының әліпбилік, жүйелік немесе өзге белгісі бойынша жасалған тізбесін білдіретін, оларды іздеу деректері көрсетілген архивтік анықтамалық;

15) архивтік үзінді – ұйымның хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты бөлігін сөзбе-сөз беретін, сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат;

16) архивтік шифр – архивтің қысқартылған атауынан (оның ресми аббревиатурасынан), архив қорының, істер, құжаттар тізімдемесінің, сақтау бірлігінің нөмірлерінен тұратын және оны есепке алу мен сәйкестендіруді қамтамасыз ету мақсатында әрбір сақтау бірлігіне қойылатын белгі;

17) архивтің деректер базасы – есепке алу объектісін (архив қоры, архив коллекциясы, сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы) сипаттайтын негізгі көрсеткіштерге, сондай-ақ олардың объектілері арасындағы өзара байланыстарға сәйкес ұйымдастырылған деректер жиынтығы;

18) аса құнды құжат – тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы жоғалмайтын, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар ҰАҚ архивтік құжаты;

19) аудиовизуалды құжаттама – техникалық құралдардың көмегімен жасалған, бейнелеу және (немесе) дыбыс ақпаратын қамтитын құжаттар кешені;

20) басқарушылық құжаттама – ұйымды басқарудың негізгі функцияларын іске асыру (ұйымдастыру, жоспарлау, реттеу, бақылау) кезінде пайдаланылатын құжаттар кешені;

21) ҒАА жүйесі – архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде құрылатын өзара байланысты және бірін-бірі толықтыратын кешені;

22) ғылыми-анықтамалық аппарат (бұдан әрі – ҒАА) – архивтік құжаттарды және олардағы құжаттық ақпаратты іздеуге арналатын архивтік анықтамалықтардағы архивтік құжаттар сипаттамасының жиынтығы;

23) ғылыми-техникалық құжаттама – ғылыми, ғылыми-техникалық, өндірістік-техникалық, жобалау, құрылыс және басқа да қызметтердің процестері мен нәтижелерін тіркейтін құжаттар кешені;

24) есепке алу бірлігі – архивтегі архивтік құжаттар санының өлшем бірлігі;

25) қор құрушы – қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын жеке немесе заңды тұлға;

26) құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасы (бұдан әрі – құжаттар құндылығының сараптамасы) – қағаз және (немесе) электрондық жеткізгіштегі құжаттарды сақтау мерзімдерін белгілеу және оларды ҰАҚ құрамына енгізу үшін іріктеу мақсатында құжаттардың құндылық өлшемшарттары негізінде оларды зерттеу;

27) құжаттарды сипаттау – архивтік құжаттарды іздеуді және көпаспектілі пайдалануды қамтамасыз ететін, олардың құрамы, мазмұны, физикалық-техникалық жай-күйі, қолжетімділік шарттары және анықтамалық деректері туралы мәліметтерді құрылымдап баяндау;

28) метадеректер – электрондық құжаттың мәнмәтінін, мазмұнын және құрылымын сипаттайтын, оны сәйкестендіруге және іздеуге арналған құрылымдық деректер, сондай-ақ құжаттың бүкіл өмірлік циклі бойындағы басқару процестері;

29) сақтау бірлігі – физикалық оқшау құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттар жиынтығы болып табылатын есепке алу бірлігі;

30) түйін сөз – сипаттау объектісінің (қордың, сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің, құжаттың) мазмұнын жалпылама немесе қысқартылған түрде сипаттайтын термин;

31) уәкілетті орган – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы орган;

32) ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік есепке алу (бұдан әрі – мемлекеттік есепке алу) – архив қорларының саны мен құрамы, сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметтерді қамтитын, облыс, республикалық маңызы бар қала, астана және тұтастай мемлекет деңгейінде ҰАҚ құжаттарын есепке алу жүйесі;

33) ҰАҚ құжаты – құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке алынған және тұрақты сақтауға жататын архивтік құжат;

34) файл – объектіні құру жүзеге асырылатын және (немесе) оған қол жеткізу қамтамасыз етілетін ортадағы операциялық жүйе қолдайтын электрондық жеткізгіштегі сәйкестендірілген объект;

35) істерді қалыптастыру – орындалған құжаттарды істер номенклатурасына және құжаттарды істер ішінде жүйелеуге сәйкес істерге топтастыру;

36) істердің, құжаттардың тізімдемесі (бұдан әрі – тізімдеме) – сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың жүйеленуі мен есепке алынуын бекітуге арналған архивтік анықтамалық;

37) істің куәландыру парағы – әр істің нөмірленген беттер санын қоса алғанда, белгілі бір ұйым архивінде істің мазмұны мен қалыптастырылу ерекшеліктері туралы ақпараттан тұратын құжат;

38) электрондық архив – архивтік электрондық құжаттардың жиынтығы;

39) электрондық архивтік құжат – электрондық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңбамен (бұдан әрі – ЭЦҚ) куәландырылған, көрсетілген ақпараттың қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сәйкестендірілуі мүмкін және сақталуға тиіс құжатталған ақпарат;

40) электрондық архивтің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – ЭА АЖ) – ақпараттық өзара іс-қимыл арқылы белгілі бір технологиялық әрекеттерді іске асыратын және архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы нақты функционалдық міндеттерді шешуге арналған ақпараттық-коммуникациялық технологиялардың, қызмет көрсетуші персоналдың және техникалық құжаттаманың реттеліп ұйымдастырылған жиынтығы;

41) электрондық жеткізгіш – ақпаратты электрондық нұсқада сақтауға, сондай-ақ оны техникалық құралдар арқылы жазуға немесе жаңғыртуға арналған материалдық жеткізгіш;

42) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және ЭЦҚ арқылы куәландырылған құжат;

43) электрондық құжаттардың (істердің) ақпараттық пакеті – желілік коммуникациялар немесе телекоммуникациялар бойынша біртұтас ретінде берілетін белгілі бір құрылымдағы ақпараттық объект;

44) электрондық құжаттардың миграциясы – электрондық құжаттардың төлнұсқалығын, тұтастығын, сенімділігін және пайдаланудың қолайлылығын сақтай отырып, оларды бір бағдарламалық аппаратты ортадан немесе бір ақпарат жеткізгіштен басқа ортаға немесе басқа жеткізгішке беру процесі;

45) электрондық құжаттың конвертациясы – бастапқы электрондық құжаттың форматын құрылымы мен мазмұнын сақтай отырып түрлендіру;

46) электрондық іс – жинақтау процесінде логикалық түрде біріктірілген электрондық құжаттарды және олардың метадеректерін сақтаудың дербес бірлігі.

2-тарау. Архивтерді Ұлттық архив қорының құжаттарымен және басқа да архив құжаттарымен жинақтау тәртібі

3. Архивтерді ҰАҚ құжаттарымен және басқа да архивтік құжаттармен жинақтау оның жинақтау көздерін белгілеу, архив құжаттарын, архив қорлары мен коллекцияларын ҰАҚ құрамына жатқызу, архивтерге қабылдауға жататын архив құжаттарының құрамын айқындау, архив құжаттарын архивке қабылдау-тапсыру арқылы жүзеге асырылады.

1-параграф. Жинақтау көздерінің тізімін жасау тәртібі

4. Жинақтау көздерінің тізіміне мыналар енгізіледі:

1) орталық мемлекеттік органдар және жергілікті мемлекеттік органдар;

2) ҰАҚ құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік заңды тұлғалар;

3) ҰАҚ мемлекет меншігіне жататын құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес заңды тұлғалар.

Мемлекеттік емес заңды тұлғалар, сондай-ақ жеке тұлғалар жинақтау көздерінің тізіміне шарт негізінде енгізіледі.

5. Осы Қағидалардың 4-тармағында көрсетілген ұйымдарды жинақтау көздерінің тізіміне енгізу мынадай өлшемшарттар негізінде жүргізіледі:

1) ұйымның ерекше рөлін және оның басқару жүйесіндегі типтілігін ескере отырып, ұйымдардың функционалдық-нысаналы мақсаты;

2) басқа ұйымдардың архив қорларындағы ұйымның қызметі туралы ақпараттың толықтығы.

Жеке тұлғалар жинақтау көздерінің тізіміне мынадай өлшемшарттар негізінде енгізіледі:

1) жеке тұлғаның ғылымды, мәдениетті және қызметтің басқа да салаларын дамытуға қосқан үлесі;

2) жеке тұлғаның қоғам мен мемлекеттің өміріндегі айтулы оқиғалардың қатысушысы, куәгері ретіндегі рөлі;

3) жеке тұлғаның туыстық, достық, шығармашылық байланыстары, жұмыс орны, атқаратын лауазымы;

4) архивтік құжаттардың дәуір үшін типтілігі;

5) жеке тұлғаның жеке архиві құжаттарының құрамы мен мазмұны.

6. Архив жинақтау көздерінің тізімін архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) бекітетін нысан бойынша жасайды. Облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың мемлекеттік архивтері облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) жинақтау көздерінің жиынтық тізімін жасайды.

7. Жинақтау көздерінің тізімдерін архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның (бұдан әрі – ЖАО) сараптау-тексеру комиссиясы (бұдан әрі – СТК) қарайды және уәкілетті органның Орталық сараптау-тексеру комиссиясына (бұдан әрі – ОСТК) келісуге жібереді, келісілгеннен кейін оны уәкілетті орган бекітеді. Уәкілетті орган жинақтау көздерінің тізімін бекіткеннен кейін он жұмыс күні ішінде архив қызметкерлері тиісті деректерді ЭА АЖ-ға енгізеді.

Ұйымды жинақтау көздерінің тізіміне қосу және одан шығару туралы шешім ұйым басшылығының назарына жеткізіледі.

8. Архивтің жинақтау көздерінің тізімін жасау және бекіту тәртібі ол құрылған мемлекеттік органның ОСТК-мен келісілген құқықтық актілерімен айқындалады.

9. Жинақтау көздерінің тізімін нақтылау бойынша жұмыс тұрақты негізде жүргізіледі. Жинақтау көздерінің тізіміне өзгерістер мен толықтырулар СТК шешімімен мынадай:

1) заңды тұлға құрылған, қайта ұйымдастырылған және/немесе таратылған;

2) мемлекеттік емес заңды тұлға және жеке тұлға архивпен ынтымақтастық туралы шартты бұзған;

3) ОСТК немесе жергілікті атқарушы органның СТК ұйымды басқа архивтің жинақтау көздерінің тізіміне беру туралы шешім қабылдаған;

4) ұйым қызметінде ҰАҚ құжаттарын жасау тоқтатылған жағдайларда енгізіледі.

Жинақтау көздерінің тізімдерін қайта қарау және қайта бекіту бес жылда бір реттен сиретпей жүргізіледі.

10. Архив әлеуетті жинақтау көздерінің тізімін жасайды, оларға ҰАҚ құжаттары құрылатын, бірақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсыру туралы шарттар жасалмаған мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.

Уәкілетті орган жинақтау көздерінің тізімдерін бекіткеннен кейін архив қызметкерлері әлеуетті жинақтау көздерінің тізімін он жұмыс күні ішінде ЭА АЖ-ға енгізеді.

11. Жинақтау көзі болып табылатын әрбір ұйымға оның құқықтық мәртебесін, қызметін, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуді ұйымдастыруды және архивтік құжаттарды сақтауды сипаттайтын құжаттарды қамтитын бақылау ісі жүргізіледі.

Жинақтау көздерімен жүргізілетін жұмысты есепке алу үшін архив есептік-анықтамалық картотекалар мен деректер базасын жүргізеді.

12. Архив өзінің жинақтау көздерінің құжаттама қызметтеріне, ведомстволық архивтеріне және сараптамалық комиссияларына өз құзыреті шегінде, оның ішінде ақылы негізде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді.

2-параграф. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу тәртібі

13. Архивтік құжаттарды ҰАҚ құрамына енгізу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу негізінде жүзеге асырылады.

14. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу:

1) Қазақстан Республикасының ҰАҚ және архивтер туралы заңнамасы;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік немесе салалық (ведомстволық) құжаттар тізбелері, істердің үлгілік (жобалық) номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасы;

3) уәкілетті органның, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің, облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың ЖАО-ның және архивтердің әдістемелік құжаттарының негізінде жүзеге асырылады.

15. Архивте құжаттардың құндылығына сараптама:

1) архивке таратылған ұйымдардан келіп түскен архивтік құжаттардың, оның ішінде жеке құрам бойынша құжаттардың уақытша сақтау мерзімдері өткеннен кейін;

2) құжаттар реттелмеген түрде түскен кезде;

3) архив қорында дублеттік және құндылығы аз құжаттардың саны көп болған кезде;

4) архив қорында (архив қорларында) сақтауға жатпайтын құжаттар мен істер болған кезде;

5) тізімдемелерді қайта өңдеу процесінде;

6) жеке және заңды тұлғалардың құжаттарын ҰАҚ құжаттарына жатқызу туралы өтініштері бойынша;

7) ҰАҚ құжаттары үшін – құжаттарды шетелге шығарған жағдайда;

8) сот шешімі бойынша;

9) электрондық құжаттарды конвертациялау кезінде;

10) электрондық құжаттар миграциясына дейін және кейін жүргізіледі.

16. Архив құжаттардың құндылығына сараптаманы архивтік құжаттардың меншік иесінің қатысуымен Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларына сәйкес жүргізеді.

17. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде қағаз жеткізгіштегі әрбір сақтау бірлігінің әр парағы қаралады, фотоқұжаттар қаралады, фоноқұжаттар тыңдалады, кино және бейнеқұжаттар монтаж үстелінде немесе экранда қаралады және тыңдалады, электрондық құжаттардың электрондық істер тізімдемесіне сәйкес әр файлы қаралады.

18. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу нәтижесінде архив уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша тұрақты сақталатын құжаттар, істер тізімдемелерін, ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын құжаттар, істер тізімдемелерін, жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді жасайды және архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сымен келіседі.

Электрондық құжаттарға уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша электрондық істердің ұқсас тізімдемелері және оларды жоюға бөлу туралы актілер жасалады және архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сымен келісіледі.

19. Сақтауға реттелмеген түрде келіп түскен құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу нәтижесінде архив жинақтау көздерінің келісімінсіз тұрақты сақталатын тізімдемелерді, ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын тізімдемелерді, жеке құрам бойынша тізімдемелерді және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасайды.

20. Электрондық құжаттардың уақытша сақтау мерзімі өткеннен кейін архивте электрондық құжаттарды тұрақты сақталатын электрондық істер тізімдемесіне немесе сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге енгізу мақсатында құндылық сараптамасы жүргізіледі.

21. Сақтау мерзімдері аяқталған электрондық құжаттар мен істерді сақтауға жатпайтын электрондық құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО СТК-сымен келісілгеннен кейін ғана жоюға рұқсат етіледі.

22. Электрондық құжаттар жойылған кезде архив қоймасынан электрондық құжаттардың барлық даналары алынады. Қайта пайдалануға жарамды электрондық жеткізгіштер оларға жазылған ақпаратты өшіргеннен кейін ақпаратты қайта жазу үшін пайдаланылуы мүмкін. Пайдалануға жарамсыз электрондық жеткізгіштер ақпараттық-коммуникациялық технологиялар және ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы талаптарға сәйкес есептен шығарылады және жойылады.

Архивтің есепке алу құжаттарына, ЭА АЖ олардың есептен шығарылғаны туралы белгі енгізіледі.

23. Электрондық құжаттарда таратылуы және (немесе) берілуі шектелген ақпарат болған кезде оны жоюдың мынадай тәсілдері қолданылады:

электрондық жеткізгіштің бетіне магнит өрісінің әсері (демагнетизация);

электрондық жеткізгішті ақпаратпен бірге механикалық жою (ұсақтау, балқыту, химиялық заттарды пайдалану). Бұл әдіс ақпараттық қауіпсіздікті толық қамтамасыз ету үшін қолайлы.

24. Тұрақты сақталатын тізімдемеге ҰАҚ құрамына кіретін құжаттар енгізіледі.

25. Құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта өңдеу кезінде жасалған сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт осы Қағидалардың 18-тармағына сәйкес тұрақты сақталатын тізімдемелер мен жеке құрам бойынша тізімдемелер келісілгеннен кейін күшіне енеді.

26. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлген кезде архив оларды тұрақты сақтауға қалдырылатын құжаттармен және/немесе жоғары тұрған органның және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдардың архив қорымен және/немесе қызметі белгілі бір аумақпен байланысты біртекті ұйымдардың архив қорларымен кешенді салыстыру жүргізеді.

Аса құнды құжаттардың көшірмелері және визалар, қарарлар, белгілер қойылған және түзетулері бар құжаттардың телнұсқа даналары жоюға жатпайды.

27. Көлемді, күрделі және бірнеше біртекті архив қорларының құжаттарымен жұмыс істеу үшін құжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің жұмыс жоспарлары және тұрақты сақтауға жататын және жатпайтын құжаттардың жобаланған тізбелері жасалады. Тұрақты сақтауға жататын және жатпайтын құжаттар тізбелеріндегі құжаттар тобына тұрақты сақтауға қалатын құжаттардың құрамы мен мазмұны және жоюға іріктелген құжаттар туралы түсініктемелер беріледі.

28. 1917 жылды қоса алғанға дейінгі кезеңде қалыптасқан құжаттар, 1956 жылды қоса алғанға дейін іс жүргізуі аяқталған жеке істер мен өмірбаяндық сипаттағы құжаттар жоюға жатпайды.

1917 – 1956 жылдар аралығындағы кезеңде қалыптасқан құжаттарды жою уәкілетті органмен келісу бойынша жүзеге асырылады.

29. Жоюға жататын архивтік құжаттар осы Қағидалардың 282 – 283-тармақтарына сәйкес қайта өңдеуге жатады.

3-параграф. Архивтік құжаттарды қабылдау, тапсыру тәртібі

30. ҰАҚ құжаттарын жинақтау көздерінен қабылдауды архив жинақтау көзі болып табылатын ұйым басшысымен келісу бойынша архив басшысы бекітетін жоспар-графикке сәйкес жүзеге асырады.

ҰАҚ құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған архивтік құжаттарды жоспардан тыс қабылдау жинақтау көзі таратылған немесе архивтік құжаттардың сақталуына қатер төнген жағдайда жүзеге асырылады.

ҰАҚ құрамына жатқызылмаған құжаттарды депозитарлық сақтауға қабылдау шарт жасасу арқылы жүзеге асырылады.

Мемлекеттік емес ұйымдардан құжаттарды қабылдау мерзімі шартта айқындалады.

31. Архивтік құжаттар архивке ҒАА-мен және аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерімен (бар болса) бірге ретке келтіріліп қабылданады.

Архивтік құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың физикалық, санитариялық-гигиеналық, техникалық жай-күйіне және аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелеріне, сонымен қатар есептік құжаттардың толықтығына тексеру жүргізіледі.

Уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған архивтік құжаттарды қабылдау құжаттарды тұрақты сақтауға қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді және істер номенклатурасы, ол болмаған жағдайда ұйым жасаған тізімдеме бойынша жүргізіледі.

32. Істерді, құжаттарды қабылдау бір-бірлеп жүргізіледі, аса құнды істердің әр парағы тексеріліп қабылданады. Тізімдеменің барлық даналарына архивтік құжаттардың архивке қабылданғаны туралы белгі қойылады. Тізімдемеде көрсетілген сақтау бірліктері болмаған кезде онда жаңа қорытынды жазба жасалады. Жоқ болып шыққан сақтау бірліктерінің нөмірлері және болмау себептері құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісінде және актіге қоса берілетін анықтамада көрсетіледі. Жинақтау көзі сақтауға түспеген архивтік құжаттарды іздестіру бойынша шаралар қабылдайды. Жоғалған төлнұсқа архивтік құжаттар болған жағдайда олардың көшірмелерімен ауыстырылады.

Архивтік құжаттарды қабылдау уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша екі данада жасалатын құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді. Бір данасы – архивте, екіншісі – жинақтау көзінде қалады. Архивтік құжаттармен бірге архивке істер, құжаттар тізімдемесінің үш данасы тапсырылады.

Архивтік құжаттарды жинақтау көзінен алғаш рет қабылдаған кезде архив қорына тарихи анықтама қабылданады.

33. ҰАҚ құрамына жатқызылған жеке тұлғалардың құжаттары архивке сыйға тарту, сатып алу-сату шарттары, өсиет немесе сот шешімі бойынша архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сы шешімінің негізінде қабылданады.

Көрсетілген құжаттарды архивке қабылдау уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісімен ресімделеді.

Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша көрсетілген архивтік құжаттарды толық немесе ішінара қайтару туралы шешім қабылданған жағдайда уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша екі данада жеке тектік архивтік құжаттарды қайтару актісі ресімделеді. Актінің бір данасы архивте қалады, екіншісі құжаттармен бірге олардың меншік иесіне немесе иеленушісіне қайтарылады.

34. Архивке ретке келтірілмей түскен тұрақты және ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын құжаттар тізімдеме жасалғанға дейін картоннан жасалған қатты мұқабаға тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтінін, күнін, визаларын, қарарларын және олардағы басқа да белгілерді еркін оқу мүмкіндігін ескере отырып түптеледі.

Істің мұқабасында қор құрушының, оның құрылымдық бөлімшесінің атаулары, істің нөмірі (индексі), істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтардың саны, істі сақтау мерзімі, істің архивтік шифрі көрсетіледі.

Мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттар және аса құнды құжаттар үш клапанды және баулары бар қатты папкаларда немесе картон футлярларда (қораптарда немесе тубустарда) сақталады.

35. Аудиовизуалды құжаттар архивке тұрақты сақтауға мынадай жинақта қабылданады:

1) киноқұжаттар – бейненің негативі, дубль-негатив (контратип), фонограмманың негативі, фонограмманың магниттік түпнұсқасы, позитивтік көшірмесі, шулар мен музыканың магниттік фонограммасы, бейненің аралық позитиві (лаванда), орнатылатын роликтер және түрлі-түсті киноқұжаттарға арналған паспорттар, эталондық көшірме;

2) фотоқұжаттар – негатив, бақылау фототаңбасы немесе негатив болмаған кездегі позитив;

3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар – түпнұсқа және көшірме.

Олармен бірге мәтіндік ілеспе құжаттама қабылданады:

1) киноқұжаттар үшін – монтаждау парақтары, аннотациялар, аяқталған туындыларға рұқсат беру куәліктері, техникалық жай-күйі туралы актілер, түстер мен жарық паспорттарының жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;

3) фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар үшін – монтаждау парақтары, техникалық жай-күйі туралы актілер, сөйленген сөздердің мәтіні, каталогтар, сөз сөйлеушілердің тізімдері, кештердің, концерттердің бағдарламалары, рецензиялар, мақалалар және басқалар.

36. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалау-сметалық, патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметриялық, жер орналастыру, орман орналастыру және әртүрлі ақпаратты жеткізгіштердегі өзге де құжаттама сияқты топтар бойынша жасалған тізімдемелермен қабылданады.

37. Электрондық істерді мемлекеттік сақтауға қабылдау ақпараттық жүйелер арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентіне сәйкес электр байланысы арналары арқылы жүзеге асырылады.

Электрондық құжаттар мемлекеттік сақтауға PDF/A-1 сақтау форматында тапсырылады және мынадай файлдарды қамтиды:

1) электрондық қолтаңбалар файлдары;

2) электрондық қолтаңбаны тексерудің оң нәтижесін растайтын электрондық қолтаңбаны тексеру файлдары;

3) электрондық құжаттың метадеректер файлы.

38. Қабылдау қорытындысы бойынша уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды қабылдау-тапсыру актісі, электрондық құжаттардың миграциясы және қайта жазу туралы акт ресімделеді.

39. Электрондық істер уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша тұрақты сақталатын электрондық істер тізімдемесіне сәйкес әр бірлік бойынша тізімдемелердің нөмірлері мен атаулары, тапсыру тәсілі (ақпараттық топтаманың сәйкестендіргіші немесе электрондық жеткізгіштер туралы деректер) көрсетілетін ілеспе хатпен бірге мемлекеттік сақтауға беріледі.

Тұрақты сақталатын электрондық істердің тізімдемелері уәкілетті органның ОСТК-мен немесе жергілікті атқарушы органның СТК-мен алдын ала келісілуге тиіс.

40. Ақпараттық пакетте электрондық іс деңгейінде мынадай метадеректер бар:

құрылымдық бөлімшенің электрондық істер тізімдемесіндегі электрондық істің реттік нөмірі;

электрондық істің индексі;

электрондық істің тақырыбы;

электрондық істің электрондық құжаттарының соңғы күндері;

электрондық істің электрондық құжаттарының саны;

электрондық істің электрондық құжаттарының көлемі;

электрондық істің электрондық құжаттарының тілі (тілдері).

Электрондық іс деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ақпараттық пакетте олардың деректерінің толық құрамы көрсетіліп расталады.

41. Ақпараттық пакетте уақытша (10 жылға дейін), ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) және тұрақты сақталатын электрондық құжат деңгейіндегі мынадай метадеректер бар:

электрондық құжат түрінің атауы (бұйрық, хат, смета және т. б.);

электрондық құжаттың күні;

электрондық құжаттарға қол жеткізу құқығы (барлығына қол жеткізуге рұқсат етіледі; қол жеткізуді қор құрушы белгілейді);

қол жеткізудегі шектеулер алып тасталған күн (бар болса);

электрондық құжаттың тіркеу индексі;

электрондық құжаттың тілі;

электрондық құжаттың авторы туралы деректер (орындаушы лауазымының атауы, электрондық құжатты дайындаған ұйымның атауы);

электрондық құжаттың файлдары туралы мәліметтер (атаулары, көлемі, деректерінің толық құрамы);

деректердің толық құрамын тұжырымдау алгоритмі (хэштеу алгоритмі – хэш-функцияның мәнін есептеудің криптографиялық алгоритмі) (алгоритмнің белгіленуі, техникалық нормативтік құқықтық актіге сілтеме) туралы мәліметтер.

Электрондық құжат деңгейіндегі метадеректердің тұтастығы ішкі тізімдемеде көрсетілген барлық құжат үшін ортақ деректердің толық құрамымен расталады.

Метадеректердің тұтастығы бұзылған жағдайда уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттың тұтастығы бұзылғаны туралы акт жасалады.

42. Қажет болған жағдайда электрондық құжат деңгейінде сипаттау үшін электрондық құжаттарды жасау мен жаңғырту ерекшеліктерін сипаттайтын қосымша метадеректер:

жалпы басқару мәнмәтінін құрайтын басқа да құжаттарға сілтемелер;

электрондық құжат жасауға жәрдемдескен ақпараттық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;

электрондық құжатты жаңғырту үшін қажетті техникалық және бағдарламалық құралдар туралы мәліметтер;

электрондық құжатты қорғау туралы мәліметтер пайдаланылады.

43. Электрондық құжаттарды тұрақты сақтауға тапсырған кезде төрт деңгейлі сипаттау жүйесі пайдаланылады:

қор деңгейінде;

электрондық істер тізімдемесі деңгейінде;

электрондық іс деңгейінде;

электрондық құжат деңгейінде.

44. Электрондық құжаттарды қор деңгейінде сипаттау үшін метадеректердің мынадай құрамы қажет:

ұйымның атауы;

ұйымның мемлекеттік тіркеу нөмірі немесе төлеушінің есептік нөмірі;

ұйымның байланыс деректері (пошталық мекенжайы, телефон, телефакс нөмірлері, соның ішінде автоматты қалааралық (халықаралық) телефон байланысының коды, ресми электрондық пошта мекенжайы);

архив ісі және құжаттама саласындағы заңнамаға сәйкес жасалатын қорға тарихи-архивтік анықтама.

45. Қазіргі немесе өткен оқиғаларды бастамашылық құжаттау нәтижесінде архив жасаған құжаттар (сауалнамалар, фотосуреттер, естеліктер жазбалары, әңгімелесулер, сұхбаттар және т.б.) ҰАҚ құрамына кіреді және тізімдемеге енгізіледі.

46. Жинақтау көздерінен құпия құжаттарды қабылдау Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

47. Жинақтау көзі болып табылатын таратылған ұйымнан архивке қабылдаған архивтік құжаттар белгіленген сақтау мерзімдері аяқталғаннан кейін жоюға бөлінеді. Үлгілік немесе салалық тізбелерге сәйкес сақтау мерзімінде "СТК" белгісі бар архивтік құжаттар олардың құндылығына сараптама жүргізілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

48. Меншік нысанына қарамастан таратылған ұйымның жеке құрам бойынша құжаттары құқықтық мирасқоры немесе жоғары тұрған ұйымы болмаған жағдайда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес ретке келтіріліп архивке сақтауға қабылданады.

49. Мемлекеттік меншіктегі архивтік құжаттарды бір архивтен екіншісіне тапсыру архивтің бейінін нақтылауға байланысты, сондай-ақ құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша уәкілетті органның немесе ЖАО-ның шешімі негізінде не уәкілетті органмен келісу бойынша жүзеге асырылады.

Тапсыру кезінде екі данада құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі жасалады, бір мезгілде тізімдеменің үш данасы, архив қорының ісі және архив қорының парағы тапсырылады.

4-параграф. Архивті Қазақстан Республикасы үшін маңызы бар шетелдік архивтік құжаттармен немесе олардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелерімен толықтыру

50. Архивті Қазақстан Республикасы үшін маңызы бар шетелдік архивтік құжаттармен толықтыру мыналардан:

1) шетелде осы құжаттар туралы архивтік және жарияланған мәліметтерді анықтаудан;

2) Қазақстан тарихы бойынша құжаттары бар мемлекеттік, мемлекеттік емес және өзге де заңды және жеке тұлғаларды анықтаудан;

3) Қазақстан тарихы бойынша құжаттарды сақтайтын шетелдік мемлекеттік және мемлекеттік емес архивтер туралы анықтамалықтар мен басқа да басылымдардың библиографиясын әзірлеуден;

4) елдер, архив қоймалары, иелері бойынша архив қорларының, коллекцияларының, жинақтар мен жекелеген құжаттардың тізбелерін жасаудан;

5) Қазақстан тарихы бойынша төлнұсқалар құқығындағы көшірмелер түрінде алынған құжаттар туралы мәліметтерді анықтаудан;

6) Қазақстан тарихы бойынша шетелдік құжаттардың немесе олардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелерінің анықталғаны және сатып алынғаны туралы уәкілетті органды уақтылы хабардар етуден;

7) уәкілетті органның, ЖАО-ның шет елдердің архивтік ұйымдарымен халықаралық шарттары мен келісімдеріне сәйкес архивтік құжаттардың көшірмелерімен баламалы алмасу бойынша жұмысты жүзеге асырудан;

8) архивтік құжаттарды немесе олардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелерін тұрақты сақтауға қабылдаудан тұрады.

51. Уәкілетті орган архивтердің шетелден Қазақстан тарихы бойынша архивтік құжаттарды немесе олардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелерін анықтау және сатып алу жөніндегі жұмысын үйлестіруді жүзеге асырады.

52. Шетелден алынған архивтік құжаттарды немесе төлнұсқалар құқығында көшірмелерді архивке қабылдау көрсетілген құжаттардың меншік иесі мен архив арасындағы төлнұсқа құжаттарды немесе олардың көшірмелерін сату, сыйға тарту, құжаттардың көшірмелерімен алмасу туралы шарт негізінде жүзеге асырылады. Шарт жасасу тиісті елдің заңнамасы ескеріліп жүзеге асырылады.

Шартта тапсырылатын архивтік құжаттарды немесе төлнұсқа құқығындағы көшірмелерді пайдаланудың ерекше шарттары ескеріледі. Құжаттарды қабылдау құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді.

53. Шетелден төлнұсқалар немесе төлнұсқалар құқығындағы көшірмелер түрінде келіп түскен, архивке тұрақты сақтауға қабылданған құжаттар олардың шығу тегіне қарамастан ҰАҚ құрамына енгізіледі және мемлекеттік есепке алынуға жатады.

3-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды сақтау тәртібі

1-параграф. Архивтік құжаттарды қорға жүйелеу

54. Архивте ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар архив қорлары бойынша ұйымдастырылады. Архивтік құжаттардың жекелеген түрлері осы Қағидалардың 93-94-тармақтарына сәйкес оларды қордан тыс ұйымдастыруға болады.

55. Архив қорларының түрлері:

1) ұйым қызметінің процесінде түзілген архивтік құжаттардан тұратын ұйымның архив қоры;

2) жекелеген жеке тұлғаның, отбасының өмірі мен қызметі процесінде пайда болған, ҰАҚ құрамына енгізілген архивтік құжаттардан тұратын жеке тектік архив қоры;

3) өзара тарихи және/немесе қисынды байланыстары бар екі немесе одан көп ұйымның, сондай-ақ жеке тұлғалардың қызметі процесінде қалыптасқан архивтік құжаттардан тұратын біріктірілген архив қоры.

Құжаттарды архив қоры бойынша жіктеу кезінде қорлардың бөлінбеуі (бөлшектенбеуі) қағидаты қолданылады. Ұйымның, жекелеген жеке тұлғаның архив қорының құжаттары құжаттардың тарихи қалыптасқан кешені болып табылады. Ондай қорлардың құжаттары арасындағы шығу тегінің бірлестігі, тарихи және логикалық тығыз байланыстар олардың тұтастығын сақтау талабын анықтайды.

Архив қорларының бөлінбеуі (бөлшектенбеуі) қағидатына сәйкес архивтерді жинақтау бір қордың архивтік құжаттары толығымен бір архивте шоғырланатындай етіп жүзеге асырылады.

56. Архив қорына архивтік коллекция теңестіріледі.

57. Архивтік құжаттардың қорға тиесілілігін анықтау, нақтылау, қор құрушының заңды дербестігін және қор құжаттарының хронологиялық шектерін, архив қорларының хронологиялық шекараларын айқындау жөніндегі жұмыс жинақтау көздерінде іс жүргізу сатысында істер номенклатурасына сәйкес істерді қалыптастыру және мемлекеттік сақтауға архивке тапсыру үшін құжаттарды іріктеу процесінде, архивте – реттелмеген күйде қабылданған архивтік құжаттарды сипаттау, қанағаттанарлықсыз жасалған тізімдемелерді қайта өңдеу, біріктірілген архив қорлары мен архивтік коллекцияларды құру, қорға жүйелеудің қатесін түзету кезінде жүзеге асырылады.

58. Құжаттардың белгілі бір архив қорына тиесілілігі туралы мәліметтер істің мұқабасында көрсетіледі.

59. Ғылыми-техникалық құжаттаманың қорға тиесілігі мынадай белгілер:

1) ғылыми-зерттеу және технологиялық құжаттама үшін – титулдық парақтан алынған әзірлеушінің атауы;

2) конструкторлық және жобалық құжаттама үшін – сызбалардағы бұрыштық мөртабан, мәтіндік құжаттардың титулдық парағы, қолдану мөртабаны, жобаның немесе ерекшеліктің құрамы бойынша айқындалады.

Жобаны (тақырыпты) әзірлеуші ұйым жасаған ғылыми-техникалық құжаттама бас жобалаушы ұйым қорының құрамында тұрақты сақтауға түседі.

60. Ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда іс жүргізуі аяқталған істер қайта ұйымдастырылатын ұйымның архив қорына енгізіледі, ал аяқталмаған істер іс жүргізуді аяқтау үшін құқық мирасқорына беріледі және құқық мирасқорының архив қорына енгізіледі.

61. Архив қорына қате енгізілген құжаттар анықталған жағдайда, олар бөліп алынады және өздері тиесілі архив қорларының құжаттарына қосылады.

62. Жеке тектік архив қорынан ұйымның архивтік құжаттары, егер осы архив қоры сол архивте сақтаулы болса және ұйымның архивтік құжаттары жеке тектік архив қорын құрған жеке тұлғаның қызметімен байланысты болмаса, тиісті архив қорына бөлінеді және қосылады.

Қоғамдық бірлестіктердің басшыларының немесе мүшелерінің жеке тектік архив қорынан сол қоғамдық бірлестіктердің архивтік құжаттары бөлінуге жатпайды.

63. Архив қорына (біріктірілген архив қорына) қалыптастырылған архивтік құжаттар қорға қайта жүйеленбейді.

Архивтік құжаттарды қорға қайта жүйелеуге қорға жүйелеудің архивтік құжаттарды іздестіруді қиындататындай қателері анықталған жағдайларда ғана жол беріледі, бұл ретте қор құжаттары ғылыми айналымға енгізілмеуі шарт.

Қорға қайта жүйелеу архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сының шешімі бойынша жүргізіледі.

64. Әрбір архив қорына тиісті қор құрушының ресми атауы оның бағыныстылығы, хронологиялық кезекпен атауының барлық өзгерістері, сондай-ақ орналасқан жері көрсетіліп беріледі.

65. Біріктірілген архив қорының атауы мынадай белгілердің бірі бойынша қалыптастырылады:

1) оған енгізілген архив қорларының жалпылама атауы;

2) басшы органның атауы және оған бағынысты ұйымдардың жалпылама атауы;

3) бірін-бірі алмастырған ұйымдардың атауларын тізу;

4) ұйымның соңғы атауы мен "және оның алдындағы ұйымдар" деген сөздер.

Біріктірілген архив қорына құжаттары енген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептік құжаттарда келтіріледі.

66. Архив қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.

67. Архивтік коллекцияның атауында құжаттарды біріктірудің белгілері және оны құрастырушы (жеке немесе заңды тұлға) көрсетіледі.

68. Жинақтау көзінің құрылу уақыты мен құқықтық мәртебесіне байланысты оның архивтік құжаттары архивке жаңа архив қоры немесе архивтегі архив қорының жалғасатын бөлігі ретінде қабылданады.

69. Жаңа архив қорларын құруға:

1) ұйымның атауының немесе оның қызметінің немесе функцияларының әкімшілік-аумақтық шекараларының өзгеруі;

2) ұйымды қайта ұйымдастыру (біріктіру, қосу, бөлу, бөліп шығару, қайта құру) негіз болып табылмайды.

70. Архив қорының хронологиялық шекаралары мыналар болып табылады:

1) ұйымның архив қоры үшін – олардың құрылуы мен таратылуының құқықтық актілер негізінде белгіленетін ресми күндері бірнеше құқықтық актілер болған кезде олардың ең алғашқысының күні ұйымның құрылған күні болып қабылданады);

2) біріктірілген архив қоры үшін – құжаттары біріктірілген архив қорының құрамына кірген ұйымдар қызметінің мерзімі бойынша ең алғашқы құрылған және ең соңғы таратылған күндері;

3) жеке тектік архив қоры үшін – жеке тұлғаның, отбасы мүшелерінің немесе тектің туған және қайтыс болған күндері;

4) архивтік коллекция үшін – ең алғашқы және ең соңғы құжаттың күні.

71. Архив қорының хронологиялық шекаралары оны құрайтын архивтік құжаттардың соңғы күндерімен сәйкес келмеуі мүмкін:

1) ұйымның архив қорында – ұйым қызметінің бастапқы және/немесе соңғы кезеңдерінің архивтік құжаттарының болмауының ықтималдығына, алдыңғы ұйым іс жүргізуді аяқтау үшін берген неғұрлым ескі архивтік құжаттардың қор құрамына енгізілуіне байланысты;

2) жеке тектік архив қорында – қор құрушы жинаған құжаттар, естелік-мерейтой іс-шараларын өткізу және басқалар есебінен.

72. Архивтің архивтік құжаттарын қорға жүйелеу тәртібі ол құрылған мемлекеттік органның ОСТК-мен келісілген құқықтық актілермен айқындалады.

2-параграф. Архивтік құжаттарды архив қоры шегінде ұйымдастыру

73. Архив қоры шегінде архивтік құжаттар сақтау бірліктері бойынша ұйымдастырылады. Сақтау бірліктері жүйеленеді, тізімдемеге енгізіледі және оларды есепке алуды, іздеуді және пайдалануды қамтамасыз ететін тәртіппен ресімделеді.

74. Архивте сақтау бірліктерін жүйелеу тізімдемелерді жасау және қайта өңдеу арқылы жүргізіледі.

75. Сақтау бірліктерін жүйелеу схемасы архив қоры құжаттарын ішкі ұйымдастыру үшін негіз болып табылады және тізімдемемен (тізімдемелермен) бекітіледі.

76. Жүйелеу схемасының бөлімдері (кіші бөлімдері) бойынша архив қоры шегінде сақтау бірліктерін жүйелеу мынадай бір немесе бірнеше белгілерді ескере отырып жүргізіледі:

1) құрылымдық (сақтау бірлігінің құрылымдық бөлімшелерге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірліктері жататын кезеңдер немесе күндер бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, нысаналы-мәселелік (ұйымның функцияларын немесе сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты мәселелерді ескере отырып);

4) номиналдық (құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі бойынша);

5) корреспонденттік (хат алмасу нәтижесінде сақтау бірліктері құрылған ұйымдардың атауы немесе жеке тұлғалардың тектері бойынша);

6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және басқа да географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттардың авторлары болып табылатын ұйымдардың атаулары немесе жеке тұлғалардың тектері бойынша).

77. Құрылымдық және хронологиялық белгілер жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.

78. Жүйелеудің хронологиялық-құрылымдық схемасы жұмыс істеп тұрған ұйымның (осы архив қорларының құжаттарын одан әрі толықтыруды ескере отырып) және құрылымы жиі өзгеретін таратылған ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.

Осы схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері олардың құрылған уақыты (кезеңдері немесе күндері) бойынша, ал әрбір хронологиялық топ шегінде – ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

79. Жүйелеудің құрылымдық-хронологиялық схемасы құрылымы тұрақты, өзгерістер сирек болған ұйымдардың қорларына қатысты, сондай-ақ таратылған ұйымдардың сақтау бірлігін жүйелеу кезінде қолданылады.

Осы схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері қор құрушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, әрбір құрылымдық топ шегінде – оларды құрған уақыты (кезеңдері немесе күндері) бойынша топтастырылады.

80. Хронологиялық және функционалдық белгілер жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық.

Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымы жиі өзгеретін немесе құрылымы жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық схема бойынша жүйелеу кезінде оларды топтау алдымен хронологиялық белгісі бойынша, кейін қор құрушы қызметінің функциялары бойынша жүргізіледі.

Функционалдық-хронологиялық схема бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері алдымен қор құрушы қызметінің функциялары, кейін хронологиялық белгілері бойынша топтастырылады.

81. Хронологиялық және тақырыптық белгілер жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық.

Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемалары көлемі шағын архив қорларына, сондай-ақ жеке коллекцияларға қатысты қолданылады.

82. Хронологиялық және номиналды белгілер жүйелеу схемасының екі нұсқасында қолданылады: хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық.

Хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық схемалар құрылымсыз ұйымдардың архив қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу үшін қолданылады.

83. Аудиовизуалды және электрондық құжаттаманың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде объектілік және форматтық белгілер қосымша қолданылады.

84. Сақтау бірліктері архив қорының архивтік құжаттарының барлық немесе жекелеген топтары үшін қолданылуы орынды болып табылатын белгілері бойынша рет-ретімен топтастырылады.

85. Жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-зерттеу ұйымдарының архив қорларындағы ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулар тарихы, бақылау органдарының қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқару құжаттамасынан оқшау жүйеленеді.

86. Жеке тектік архивтік құжаттар архив әзірлейтін жүйелеу схемасына сәйкес жүйеленеді.

87. Біріктірілген архив қорында сақтау бірліктері қор құрушылардың маңыздылығы, олардың құрылу хронологиясы, атаулар әліпбиі бойынша орналастырылады. Бір түрдегі ұйымдардың архив қорлары үшін жүйелеудің ортақ схемасы пайдаланылады.

88. Архивтік коллекция шегінде бір түрдегі (әр түрдегі) архивтік құжаттар авторлық белгісі бойынша сақтау бірліктері топтарын ұйымдар атауларының немесе жеке тұлғалар тегінің әліпбилік ретімен орналастыра отырып топтастырылады. Тақырыптық белгісі бойынша жасалған архивтік коллекция шегінде архивтік құжаттарды топтастыру олардың маңыздылығы немесе хронологиялық тәртіппен орналастырылған тақырыптар немесе мәселелер бойынша жүргізіледі.

89. Жүйелеу схемасына сәйкес сақтау бірліктері мынадай түрде топтастырылады:

1) сақтау бірліктері іс жүргізу басталған немесе іс жүргізуді жалғастыру үшін осы ұйымға (құрылымдық бөлімшеге) басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) келіп түскен жылға жатады;

2) жоспарлар, есептер, сметалар мен материалдар бар сақтау бірліктері олардың жасалған күніне қарамастан, олар жасалған жылға жатады, ұзақ мерзімді жоспарлардың сақтау бірліктері олар қолданылған бастапқы жылға, ал сол жылдар бойынша есептер – есептік кезеңнің соңғы жылына жатады;

3) іс жүргізуі бір құрылымдық бөлімшеде басталған және жалғастыру үшін басқа құрылымдық бөлімшеге берілген сақтау бірліктері іс жүргізуді аяқтаған бөлімшеге жатады;

4) жыл немесе хронологиялық кезең шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығы бойынша немесе құжаттардың түрлері мен әр түрінің маңыздылығы мен қисынды өзара байланысы тәртібімен орналастырылады;

5) жеке істерден тұратын сақтау бірліктері жұмыскерлердің жұмыстан босаған жылдары мен тектерінің әліпбиі бойынша жүйеленеді.

90. Жүйелеудің соңғы (аяқтайтын) схемалары шегінде сақтау бірліктері олардың маңыздылығы немесе хронологиясы бойынша орналастырылады.

91. Электрондық құжат айналымы жүйелерінде қалыптастырылған электрондық құжаттарды жүйелеу қағаз жеткізгіштердегі құжаттарды жүйелеу сияқты жүзеге асырылады.

92. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар ақпаратты жеткізгіштердің түрлері бойынша (магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар), түрлердің ішінде – ақпаратты ұсыну форматтары бойынша, одан әрі – жазылған ақпараттың сипаты бойынша жүйеленеді.

3-параграф. Аудиовизуалды құжаттарды және электрондық жеткізгіштердегі құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру тәртібі

93. Түрлі жинақтау көздерінің қызметінде құрылған аудиовизуалды құжаттарды түрлеріне, бір немесе бірнеше сыртқы белгілеріне (түсіне, ақпаратты жеткізгіштің материалына, оның форматына, дыбыстық ақпаратты жазу жүйесіне және басқаларына) қарай ұйымдастыру архивтік құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру болып табылады.

94. Киноқұжаттар және бейнеқұжаттар:

1) түрлері бойынша (фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер);

2) шығарылған жылдары;

3) есепке алу бірліктері (жиынтықтары);

4) түстілігі (түрлі-түсті, қара-ақ);

5) пленка форматы (8 миллиметр (бұдан әрі – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқалары) бойынша жүйеленеді.

Белгілі бір фильм, арнайы шығарылым, киножурнал, жеке кино немесе телесюжет жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі киноқұжаттарды есепке алу бірлігі ретінде қабылданады.

Бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған киноүлдірдің немесе магниттік таспаның физикалық оқшауланған орамасы киноқұжаттардың сақтау бірлігі ретінде қабылданады.

Сақтау бірліктері жинақтың элементтері бойынша, ал олардың ішінде – киноқұжат бөліктері нөмірлерінің реті бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың жиынтығы бір фильмге, арнайы шығарылымға, киножурналға, кино- және телесюжетке жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

Белгілі бір түрдегі киноқұжаттар мен бейнеқұжаттарға жеке тізімдеме жасалады. Тізімдеменің ішінде киноқұжаттар оларды дайындау уақыты, өндірістік нөмірлері, ақпарат жеткізгіштің материалы мен форматы, басқа да белгілері бойынша жүйеленеді.

95. Белгілі бір сюжет, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілерімен біріктірілген бірнеше әдебиет және өнер туындысы) жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі бейнеқұжаттарды есепке алу бірлігі ретінде қабылданады.

Магниттік таспаның физикалық оқшауланған орамасы, кассета, бейнелеу және дыбыстық ақпарат жазылған диск бейнеқұжаттардың сақтау бірлігі ретінде қабылданады.

96. Фотоқұжаттар мынадай түрлер бойынша жүйеленеді:

1) түсі әртүрлі (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және мөлшердегі негативтер;

2) түсі әртүрлі слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) цифрлық немесе өзге де машинамен оқылатын ақпарат жеткізгіштегі "Э" әрпімен белгіленетін фотоқұжаттар.

Негативтердің өлшемдері 2-ден 8-ге дейінгі сандармен белгіленеді: "2" саны өлшемі 2,5 сантиметр (бұдан әрі – см) х 3,5 см негативке сәйкес келеді; "3" – 6 см х 6 см; "4" – 6 см х 9 см; "5" – 9 см х 12 см; "6" – 10 см х 15 см; "7" – 13 см х 18 см; "8" – 18 см х 24 см. 6-8 өлшемді негативтердің шағын көлемін жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге жол беріледі.

Белгілі бір түрдегі фотоқұжаттарға жеке тізімдеме жасалады. Әрбір тізімдеменің ішінде фотоқұжаттар авторлары, түсірім объектісі немесе орны, басқа белгілері бойынша жүйеленеді.

Белгілі бір диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі фотоқұжаттарды есепке алу бірлігі ретінде қабылданады.

Физикалық оқшауланған кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалық түсірілімнің бірнеше кадры, фототаңбалар, диафильмнің орамасы, фотоальбом) фотоқұжаттардың сақтау бірлігі ретінде қабылданады.

97. Электрондық құжат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі электрондық жеткізгіштердегі архивтік құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде қабылданады.

Құжаттың бір бөлігі, бір немесе бірнеше құжат жазылған физикалық оқшауланған жеткізгіш электрондық жеткізгіштердегі архивтік құжаттарды сақтау бірлігі ретінде қабылданады.

98. Фоноқұжаттар дыбыстық ақпаратты жазу түрлері бойынша жүйеленеді:

1) фонографиялық;

2) граммофон;

3) оптикалық;

4) магниттік;

5) лазерлік.

Белгілі бір жазба түрінің фоноқұжаттарына жеке тізімдеме жасалады.

Тізімдеменің ішінде фоноқұжаттар оларды шығарған ұйымдарға тиесілілігі, өндірістік нөмірлері, мазмұны, жазбаны жеткізгіштің форматы және басқа да белгілері бойынша жүйеленеді.

Түрлер ішінде фоноқұжаттар есепке алу бірліктері мен жиынтықтар бойынша орналастырылады.

Белгілі бір оқиға, әдебиет пен өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілері бойынша біріктірілген әдебиет пен өнердің бірнеше туындысы) туралы дыбыстық ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі фоноқұжаттарды есепке алу бірлігі ретінде қабылданады.

Физикалық оқшауланған киноүлдірдің, магнитті немесе қағаз таспаның орамы, кассета, балауыз білікше, дыбыстық ақпарат жазылған диск фоноқұжаттардың сақтау бірлігі ретінде қабылданады.

Фоноқұжаттың жиынтығы белгілі бір есепке алу бірлігіне жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

99. Есепке алу бірліктерінің ішіндегі сақтау бірліктері заттаңбаларда белгіленген өндірістік нөмірлерінің ретімен, ал жиынтықтың ішінде түпнұсқалар, көшірмелер ретімен орналастырылады.

4-параграф. Архивтік құжаттарды сақтау тәртібі

100. Архивтік құжаттар олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдайларда сақталады.

101. Архивтік құжаттарды сақтау шарттары:

1) архивтердің ғимараттарын салу, реконструкциялау және жөндеу;

2) архивтің ғимараты мен үй-жайларында өртке қарсы, күзет, температуралық-ылғалдылық, жарық және санитариялық-гигиеналық режимдерді жасау;

3) архивтік құжаттарды сақтаудың және орнын ауыстырудың арнайы құралдарын (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкалар және басқалар) қолдану арқылы қамтамасыз етіледі.

102. Архив ғимараты орналасқан ауданда атмосфералық ауадағы зиянды қоспалардың орташа тәуліктік шоғырлануының мынадай санитарлық нормалардан асуына жол берілмейді:

1) күкірт қышқылы – 1 текше метрге 0,1 миллиграмм (бұдан әрі – мг/м³);

2) күкірт тотығы – 0,05 мг/м³;

3) азот тотығы – 0,085 мг/м³;

4) хлор – 0,03 мг/м³;

5) күкіртсутегі – 0,008 мг/м³.

103. Архив ғимаратын салу және реконструкциялау ғимараттарға қойылатын талаптарды қамтитын нормативтік техникалық құжаттарға және жобалау құжаттамасына сәйкес жүргізіледі.

104. Архив ғимараты архивтік құжаттарды жинауға, сатып алуға, жинақтауға, ретке келтіруге, сақтауға, есепке алуға және пайдалануға арналған негізгі және көмекші үй-жайлардың кешені болып табылады.

Архив ғимараты күзет және өртке қарсы жүйелері мен дабыл құралдарымен жабдықталады.

105. Архив үй-жайларына мыналар жатады:

1) архив қоймалары;

2) архив қызметкерлерінің жұмыс үй-жайлары;

3) архивтік құжаттарды қабылдауға және уақытша сақтауға, акклиматизациялауға арналған үй-жайлар;

4) зақымданған архивтік құжаттарды оқшаулауға, дезинфекциялауға және дезинсекциялауға арналған үй-жайлар;

5) архивтік құжаттарды шаң-тозаңнан тазартуға, түптеуге және реставрациялауға арналған үй-жайлар;

6) архивтік құжаттардың көшірмесін жасауға және реставрациялауға, үлдірді өңдеуге және аудиовизуалды құжаттарға техникалық бақылау жүргізуге арналған үй-жайлар;

7) есептік құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлар;

8) электрондық жеткізгіштердегі архивтік құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлар;

9) оқу залының істерді және анықтамалық-іздестіру құралдарын беру учаскелері, уақытша қоймасы бар үй-жайлары;

10) ғылыми-анықтамалық кітапхана;

11) әдістемелік кабинет;

12) көрме залы.

106. Архивті архивтік құжаттарды сақтауға бейімделген ғимараттар мен үй-жайларда орналастыру ғимараттың (үй-жайдың) архивті орналастыруға сәйкестігін сараптау нәтижелері негізінде архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сының шешімімен жүзеге асырылады.

Сараптама ғимараттың отқа төзімділік дәрежесін, оның негізгі конструкцияларының беріктігін және ықтимал жүктемені ескере отырып, қабатаралық жабындардың беріктігін, ғимарат үй-жайларының (қабат, жертөле, шатыр) жай-күйін, жылыту және желдету жүйелерінің болуы мен жай-күйін анықтайды.

Архивтерді:

1) ескі құрылыстарда, ағаштан салынған құрылыстарда;

2) негізгі үй-жайлары, жертөлесі, шатыры дымқыл ғимараттарда;

3) пешпен жылытылатын ғимараттарда;

4) қоғамдық тамақтандыру қызметтері, азық-түлік қоймалары, өрт қауіпті және агрессивті заттарды сақтайтын немесе өрт қауіпті және химиялық технологияларды қолданатын ұйымдар орналасқан ғимараттарда орналастыруға жол берілмейді.

107. Архивтік құжаттарды сақтауға бейімделген ғимараттардағы архивтік құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлар ғимараттың қалған үй-жайларынан оқшауланады.

108. Архив қоймасы архивтің зертханалық, өндірістік, тұрмыстық үй-жайларынан барынша алшақ орналасады және олармен ортақ желдету арналарынан оқшауланады. Архив қоймасы көршілес үй-жайлардан жанбайтын қабырғалармен және отқа төзімділігі кемінде екі сағатқа жететін жабындармен бөлінеді. Архив қоймасында сумен жабдықтау және кәріз құбырларын салуға, судың технологиялық немесе тұрмыстық шығару құбырларын өткізуге жол берілмейді.

109. Архив қоймасы лифтілерге және баспалдақ алаңдарына ыңғайлы шығу талаптарын сақтай отырып орналастырылады.

110. Архив қоймасының қабырғаларын, еденін, төбесін, ішкі арматураларын жабу үшін және архивтік құжаттарды сақтау жабдықтары мен құралдарын жасау үшін шаң-тозаң жинайтын және/немесе агрессивті химиялық заттарды бөлетін материалдарды пайдалануға жол берілмейді.

111. Архив қоймасы ауаның 2-3 рет алмасуын, температуралық-ылғалдылық режимінің тұрақтылығын, ауаны шаң-тозаң мен агрессивті қоспалардан тазартуды қамтамасыз ететін табиғи немесе жасанды желдеткішпен, ауа баптау жүйесімен жабдықталады.

Архив қоймасында тұрақты микроклиматтың желдетілмейтін аймақтарының пайда болуын болдырмайтын ауаның еркін айналымы қамтамасыз етіледі.

Архив қоймасының еденнен төбеге дейінгі биіктігі кемінде 2,5 метр болады және 4 метрден аспайды.

112. Магниттік жұмыс қабаты бар жеткізгіштердегі фоно-, бейне- және электрондық құжаттарды кернеуі 400 амперден асатын паразитті тұрақты немесе ауыспалы магнит өрісі бар архив қоймасында сақтауға жол берілмейді.

113. Нитронегіздегі архивтік құжаттардың архив қоймасы басқа архив қоймаларынан оқшауланады. Нитронегіздегі архивтік құжаттардың архив қоймасының төменгі жағында қосымша ауа сору қуысы жасалады.

114. Архив ғимаратындағы және архив қоймаларындағы өртке қарсы режим Қазақстан Республикасы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

115. Архивтің күзет режимі инженерлік-техникалық нығайтуды қамтамасыз ету, архив ғимаратының (үй-жайының) күзет дабылы құралдарымен жабдықтау, күзет бекетін (бекеттерін) ұйымдастыру, үй-жайларды мөрлеу, объектішілік және өткізу режимдерін сақтау, қызметтік үй-жайлардың кілттерін сақтау шаралары кешенімен қамтамасыз етіледі.

Құпия архив құжаттары сақталатын және олармен жұмыстар жүргізілетін архив қоймаларына және архивтің басқа да үй-жайларына қойылатын талаптар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес белгіленеді.

116. Архив ғимараты күзет дабылы құралдарымен жабдықталуы тиіс. Тәулік бойғы күзет бекеті болмаған жағдайда архив қоймаларына, материалдық құндылықтарға, сондай-ақ архив ғимаратынан шығатын авариялық және қосалқы шығатын есіктерге, негізгі есікке мөр басылуы тиіс.

117. Архив қоймалары және архивтік құжаттар тұрақты немесе уақытша сақталатын басқа да үй-жайлар ықтимал бұзып кіруге қарсы техникалық нығайтылуы жоғары, құпиялылығы жоғары құлыптармен жарақталған есіктермен жабдықталады.

Цоколь қабаттарының және жертөле үй-жайларының терезелеріне қайырмалы металл торлар орнатылады.

Кілттердің барлық даналары (құпиялылық режимінің арнайы талаптары қолданылатын архив үй-жайларына жататындарды қоспағанда) архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналында есепке алынады, бұл журналды жүргізуді архив басшысы архивтің жауапты қызметкеріне жүктейді. Көрсетілген журналда архивтің қай қызметкерінде қай үй-жайдың кілті бар екендігі тіркеледі, қызметкер кілттің данасын алғаны туралы қол қояды.

Құлыптармен жабдықталған архивтің барлық үй-жайларына кілттердің кемінде екі жиынтығы болады, олардың біреуі үнемі архивтің күзет қызметінде болады.

Кілттерді жұмыс және жұмыстан тыс уақытта сақтау, күзет қызметінен кілттерді алу, кілттерді және үй-жайларды күзетке тапсыру тәртібін архив басшысы белгілейді.

Архив қоймасы жұмыс уақытында, егер онда қызметкерлер жұмыс істемесе, кілтпен жабылады. Архив қоймасының кілті жұмыс уақытында архив қоймасының меңгерушісінде немесе оны алмастыратын тұлғада болады.

118. Архив қоймасына осы архив қоймасының меңгерушісі мен қызметкерлері, архив басшысы мен оның орынбасарлары, архив қорының бас сақтаушысы кіре алады. Архив қоймасына кіруге құқығы бар адамдардың тегі бойынша тізімі күзет бекетінде болады. Архивтің басқа қызметкерлері архив қоймасына тек архив қоймасының меңгерушісімен немесе оны алмастыратын тұлғамен бірге кіреді. Өзге адамдар архив қоймасына ерекше жағдайларда тек архив басшысының жазбаша рұқсатымен және архив қоймасы меңгерушісімен немесе оны алмастыратын тұлғамен бірге кіре алады.

119. Архивтен архивтік құжаттарды, материалдық құндылықтарды және ғылыми-анықтамалық кітапхананың кітаптарын, сондай-ақ ҒАА-ны алып шығуға тек арнайы рұқсат қағаздары бойынша рұқсат етіледі.

120. Архив қоймаларында ұзақ мерзімді сақтаудың мынадай температуралық-ылғалдылық режимі қамтамасыз етіледі:

1) қағаз жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +17 - +19°с, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50 – 55 %;

2) ақ-қара үлдірлі жеткізгіштердегі киноқұжаттар үшін:

нитро негізде – температура +10°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40 – 55 %;

қауіпсіз негізде – температура +15°C, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40 – 55%;

түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі киноқұжаттар үшін – температура -5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40 – 55 %;

3) фотоқұжаттар үшін:

ақ-қара түсті – температура +15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40 – 55%;

түрлі-түсті – температура -5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40 – 55%;

4) магниттік таспадағы және дискілік жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +8 - +18°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45 – 65 %;

5) ақпарат электрондық жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +15 - +20°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50 – 65 %.

121. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтауды ұйымдастыру мыналарды қамтиды:

белгіленген сақтау мерзімінде электрондық құжаттарды (істерді) кепілді сақтау;

барлық сақтау нысандарының бар болуы мен физикалық сақталуын қамтамасыз ету;

барлық сақтау нысандарының тұтастығын қамтамасыз ету;

ұзақ мерзімді перспективада электрондық құжаттарды (істерді) қайта жаңғыртуға жағдай жасау;

электрондық құжаттардың (істердің) қозғалысын бақылау (жаңа электрондық жеткізгішке қайта жазу және т.б.).

Архивте электрондық құжаттар (істер):

1) физикалық оқшауланған жеткізгіштерде – екі данада, оның біреуі негізгі, екіншісі жұмыс данасы болып табылады (бұл ретте негізгі және жұмыс даналары жеткізгіш өндірушілер ұсынған температуралық-ылғалдылық режимінде әртүрлі архив қоймаларында (үй-жайларында) сақталады);

2) ЭА АЖ – архивтің меншікті жабдығында немесе мемлекеттік органдардың деректерді өңдеу орталықтарында сақталады.

Электрондық құжаттарды физикалық оқшауланған жеткізгіштерде сақтаудың міндетті шарттары:

1) ақпаратты ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақтауға арналған жеткізгіштерді қолдану;

2) оларды жаңғыртуды, көшіруді және конвертациялауды жүзеге асыруға, сондай-ақ физикалық және техникалық жай-күйін бақылауға мүмкіндік беретін техникалық және бағдарламалық құралдардың болуы;

3) жаңа жеткізгіштерге көшірілуін және қазіргі заманғы форматтарға конвертациялауды жүргізу;

4) олардың теңтүпнұсқалығын, тұтастығын, шынайылығын, пайдалануға жарамдылығын бақылауды ұйымдастыру.

ЭА АЖ электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың нормативтік шарттары:

1) оның мемлекеттік ақпараттық жүйелерді құру, дамыту, пайдалануға беру және оларда ақпаратты сақтау саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкестігін тексеру;

2) оны пайдалану кезінде ақпараттық қауіпсіздік және ақпаратты қорғау талаптарының сақталуы;

3) электрондық құжаттардың резервтік көшірілуін, оның ішінде бұлтты технологияларды қолдану және оларды қазіргі заманғы форматтарға конвертациялау арқылы қамтамасыз етіледі.

122. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтау шарттары:

сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуын, сақтаудың санитариялық-гигиеналық, өртке қарсы және күзет режимдерінің сақталуын;

арнайы сақтау құралдарын (серверлік жабдық, металл шкафтар, бокстар, футлярлар және басқалар) қолдануды қамтамасыз етуі тиіс.

123. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтау шарттарының беріктігін айқындайтын негізгі параметрлер:

ортаның ластануы;

сақтаудың температуралық шарттары;

ортаның салыстырмалы ылғалдылығы;

электромагниттік өрістердің әсері;

деректерді өңдеу орталығының жұмыс істеуі үшін қажетті жағдайлармен, инженерлік инфрақұрылыммен қамтамасыз ету;

электрондық жеткізгіштерді пайдалану мерзімін бақылау жатады.

124. Қоймада электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың оңтайлы температуралық-ылғалдылық режимін қамтамасыз ету үшін мынадай талаптардың сақталуын қамтамасыз ету қажет:

магниттік таспа мен дискілі жеткізгіштер үшін ауа температурасы +8-ден +18°С дейін болуы тиіс, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-тен 65 % дейінгі аралықта сақталуы тиіс;

оптикалық дискілер үшін температура +25°C аспауы, салыстырмалы ылғалдылық 20-50 % болуы керек;

серверлік жабдық үшін ауа температурасы+18-ден+24°С дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 30-50 % құрауы тиіс.

Ауаның ылғалдылығының өзгеру жылдамдығы сағатына 6 %-дан аспауы керек.

Атмосфералық қысым 84-тен 107 кПа дейінгі аралықта болуы тиіс.

125. Климаты реттелмейтін архив қоймасында үй-жайларды оңтайлы жылыту мен желдету, сондай-ақ ауаны ылғалдандырудың немесе құрғатудың механикалық құралдарын қолдана отырып, температуралық-ылғалдылық режимін оңтайландыру бойынша іс-шаралар жүзеге асырылады. Температураның (±5°С) және ауаның салыстырмалы ылғалдылығының (±10%) маусымдық және/немесе тәуліктік күрт ауытқуларына жол берілмейді.

Ауаның салыстырмалы ылғалдылығының 79-90 % дейін көтерілуімен қатар температуралық-ылғалдылық режимі ұзақ уақыт (үш тәуліктен және одан көп) бұзылған кезде оны қалыпқа келтіру бойынша шаралар (қарқынды желдету, архив қоймасын құрғату) қолданылады.

126. Архивтік құжаттарды технологиялық өңдеу кезеңінде олардың температуралық-ылғалдылығы режимі реттелмеген, температурасы 20±5°С және салыстырмалы ауа ылғалдылығы 50±20 % үй-жайларда уақытша сақтауға (екі айға дейін) жол беріледі.

Архивтік құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимі бөлмедегі және сырттағы ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығын үнемі бір уақытта өлшеп отыру жолымен бақыланады.

Ауа баптағышы бар үй-жайларда өлшеу аптасына кемінде бір рет, климаты реттелмейтін архив қоймаларында – аптасына екі рет, режим бұзылған кезде – тәулігіне бір рет жүргізіледі.

127. Бақылау-өлшеу аспаптарының көрсеткіштері тіркеу журналдарында тіркеледі, онда аспаптар көрсеткіштерінің дұрыстығын тексеру және ол бұзылған жағдайларда температуралық-ылғалдылық режимін қалыпқа келтіру бойынша қабылданған шаралар көрсетіледі.

128. Қолданылатын бақылау-өлшеу аспаптарының номенклатурасы, бөлмедегі және сырттағы ауаның параметрлерін өлшеу және тіркеу тәртібі нормативтік және әдістемелік құжаттарда айқындалады.

Бақылау-өлшеу аспаптары жылыту және желдету жүйелерінен (бақылау нүктесі) алыста архив қоймасының басты кіре берісінде стеллажда бір қалқанға, бөлмеге немесе қабатқа кемінде бір бақылау нүктесі орнатылады.

129. Архивтік құжаттарды сақтау қараңғы жерде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттар мұқабаларда, папкаларда, қораптарда, шкафтарда, жабық түрдегі стеллаждарда, сондай-ақ осы Қағидалардың 131-тармағында белгіленген жарық режимін сақтай отырып орналастырылады.

130. Архив қоймалары табиғи немесе жасанды жарықпен жабдықталады және терезелері бар немесе терезелері жоқ үй-жайларда орналастырылады.

131. Архив қоймасына табиғи жарықтың сейіліңкі шуағын пайдалануға болады, бұл ретте терезелерге жарық сейілткіштердің, сәуле ағынын автоматты реттегіштердің (арнайы шыны), қорғаныш сүзгілердің, жалюзилердің, перделердің, әйнек бетіне жағылған жабындардың қолданылуы шарт.

Архив қоймасында жасанды жарықтандыру үшін сыртқы беті тегіс жабық плафондардағы қыздыру шамдары қолданылады.

132. Архив қоймаларындағы электр сымдары жасырын салынады, тасымалданатын аппаратураларға (шаңсорғыштарға, шамдарға және басқаларға) арналған герметикалық немесе жартылай герметикалық штепсельдік розеткалар пайдаланылады. Тасымалданатын аппаратураның баулары резеңке оқшаулағышпен жабдықталады. Архив қоймалары жалпы және әр қабат бойынша электр ажыратқыштармен жабдықталады. Розеткаларды тоқпен қоректендіруді және оларды ажыратуды қамтамасыз ететін ажыратқыштар, тарату электр қалқандары мен сақтандырғыштар архив қоймасынан тыс орнатылады. Архив қоймасындағы жұмыс аяқталғаннан кейін аппаратура, электр розеткалары рет-ретімен тоқтан ажыратылады.

АШ (ақ жарық шамдары), ААШ (ашық жарық шамдары), САШ (сарғыш ақ жарық шамдары) түрдегі спектрдің кесілген ультракүлгін бөлігі бар люминесцентті шамдарды қолдануға болады. Көрінетін спектрдің диапазонындағы жарықтандыру деңгейі стеллаждың еденнен 1 метр биіктіктегі тік бетінде – 20-50 люкстен, жұмыс үстелдерінде – 100 люкстен аспайды.

133. Архивтік құжаттарды табиғи және жасанды жарықтың зақымдаушы әсерінен қорғау архивтің барлық үй-жайларында архивтік құжаттармен кез келген жұмыс түрін жүргізу кезінде жүзеге асырылады.

134. Архив қоймалары және архивтің басқа да үй-жайлары жәндіктердің, кеміргіштердің, зең мен шаңның пайда болуына мүмкіндік бермейтін жағдайларда ұсталады.

135. Архив қоймасында стеллаждарды, шкафтарды, сақтау құралдарын (қораптарды, папкаларды, қаптамаларды) ылғалды тазарту, шаңсорғышпен шаңсыздандыру жылына кемінде бір рет жүргізіледі. Стеллаждардың цокольдік бөліктері, едендер, плинтустар, терезе алды төсеніштері антисептиктердің сулы ерітінділерімен (формалиннің – 2 %, АБ катаминінің – 5%) өңделуге жатады.

Архив қоймасында сыртқы киіммен, су және лас аяқ киіммен кіруге, кез келген бөгде заттарды сақтауға, азық-түлік өнімдерін пайдалануға болмайды.

136. Архивтік құжаттар қатаң реттелген күйде сол үшін бөлінген орында (стеллаждарда, шкафтарда және тағы басқа) орналастырылады.

137. Архив үй-жайларындағы жылдың жылы мезгілінде ашылатын терезелер, архив қоймасының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш саңылаулар, желдеткіш жүйелеріндегі сыртқы саңылаулар ұяшықтарының диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен қорғалады.

138. Жәндіктер мен зең саңырауқұлақтарын анықтау мақсатында архив құжаттары (таңдау бойынша) және архив қоймаларының үй-жайларында жылына екі рет (жылыту маусымының басында және соңында) энтомологиялық және микологиялық тексеру жүргізіледі. Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда шұғыл түрде архивтік құжаттарды, сақтау құралдарын, архив қоймаларын өңдеу бойынша шаралар қабылданады.

Санитариялық-гигиеналық жұмыстарды жүргізу үшін санитариялық күндер жоспарланады.

139. Архив қоймалары стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Тиісті санитариялық-биологиялық жай-күйдегі және оттан қорғайтын құраммен өңделген стационарлық ағаш стеллаждарды пайдалануға рұқсат етіледі.

Қосымша немесе арнайы жабдық ретінде металл шкафтар, сейфтер, шкаф-стеллаждар, сонымен қатар металл қалқалары мен сөрелері бар стационарлық бөлік-бокстар пайдаланылады.

140. Қағаз негіздегі архивтік құжаттар стеллаждарда, металл шкафтарда көлденеңінен немесе қораптарда, папкаларда, футлярларда тігінен орналастырылады.

141. Киноқұжаттар, орамасы микрофильмдер көлденеңінен металл немесе пластик қораптарда "шырша" түріндегі стеллаждарда немесе стационарлық стеллаждарда сақталады. Жанбайтын триацетатты негіздегі киноқұжаттар киноүлдір негізінен бөлінетін сірке қышқылы буларының қорап ішінде жиналуының алдын алу үшін саңылаулары бар тығыз жабылмайтын металл немесе пластик қораптарда сақталады.

142. Магниттік таспадағы құжаттар тиісті өлшемдегі өзекшелерге, катушкаларға немесе кассеталарға оралып, полиэтилен үлдірден жасалған пакетке және зауыттан шыққан қораптарға салынады немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге) орналастырылады.

143. Компакт-дискілер зауыттық қаптамамен қапталып, содан соң қорапқа орналастырылады.

144. Микрофильмдер, кинофильмдер фотографиялық қабаты сыртқа қаратылып орамасы шеттерін шығармай өзекшелерге орама етіп тығыз оралатын стандартты қорғағыш ракордтарға оралады және металл қораптарға салынады.

145. Бейнеқұжаттар зауыттық қаптамада тігінен сақталады.

146. Магниттік жұмыс қабаты бар жеткізгіштердегі архивтік құжаттарды ферро магнитті металл стеллаждарда сақтауға жол берілмейді.

Болат стеллаждар ерекше жағдайларда, тек стеллаждың контурлары магнитсізденген және тұйықталған (стеллаждың металл бөліктері электр сымымен қосылған және олар тиімді түрде жерге тұйықталған) жағдайда ғана қолданылады.

147. Графикалық ғылыми-техникалық құжаттама А4 форматына дейін бүктелген түрде клапандары бар папкаларда сақталады. Ватмандағы, остралондағы, пленкадағы сызбалар бүктелмейді және тубустарда сақталады.

148. Аудиовизуалды немесе электрондық құжаттардың әрбір сақтау бірлігі ішінде архивтік құжаттың еркін қозғалуына жол бермейтін герметикалы емес жеке қаптамаға салынады.

149. Табиғи жарықтандырылатын архив қоймасында стеллаждар мен ашық түрдегі шкафтар терезе ойықтары бар қабырғаларға перпендикуляр түрде орнатылады. Терезелері жоқ архив қоймасында стеллаждар мен шкафтар үй-жайдың ерекшеліктерін, жабдық конструкциясын және оны орналастыру нормаларын ескере отырып орнатылады. Архивтік құжаттарды сақтауға арналған стеллаждарды, шкафтарды және басқа да жабдықтарды ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне жақын орналастыруға болмайды.

150. Стационарлық стеллаждар мен шкафтар архив қоймаларында мынадай нормаларды сақтай отырып орнатылады:

1) стеллаждар қатары арасындағы қашықтық (негізгі өту жолы) – 120 см кем емес;

2) стеллаждар арасындағы қашықтық (өтетін жер) – 75 см кем емес;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен қабырғаға параллель стеллаждар арасындағы қашықтық – 75 см кем емес;

4) стеллаждың немесе шкафтың қабырғасы мен шетінің арасындағы қашықтық (айналып өту) – 45 см кем емес;

5) еден мен стеллаждың (шкафтың) төменгі сөресінің арасындағы қашықтық – 15 см кем емес, цокольдық қабаттарда – 30 см кем емес.

Тартпалары бар жабдықтардың ара қашықтығы (өтетін жері) жабдықтың өлшем түрін ескере отырып есептеледі.

5-параграф. Архивтік құжаттарды архив қоймасына орналастыру

151. Архивтік құжаттар архив қоймасында оларды кешенді есепке алуды, сақтауды және жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Архивте архив қорларын орналастыру тәртібі архив басшысы бекітетін архив қорларын орналастыру жоспарында (схемасында) айқындалады. Архив қорларын орналастыру жоспарында (схемасында) архив қорларын архив қоймасында олардың әрбір стеллаж бойынша нөмірлерін көрсете отырып орналастырылуы көрсетіледі. Архив қорларын орналастыру жоспары (схемасы) архивтік құжаттарды есепке алуды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеде немесе архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты қызметкерде, ал архив қорларын орналастыру жоспарының (схемасының) тиісті бөлімдері – архив қоймаларында болады.

152. Оқшауланған сақтауға мынадай архивтік құжаттар жатады:

1) құпия;

2) мәдени құндылықтарға жатқызылған, бағалы металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында бағалы металдар мен тастар бар;

3) нитронегіздегі;

4) биологиялық зиянкестермен зақымданған;

5) жинақтау көзінің таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған уақытша сақталатын құжаттар.

153. Құпия архивтік құжаттарды архив қоймасына орналастыру Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

Мәдени құндылықтарға жатқызылған немесе бағалы металдармен және тастармен безендірілген немесе қосымшасында бағалы металдар мен тастар бар архивтік құжаттар архив қорларының құрамынан алынады және сейфте сақтауға жатады. Алынған архивтік құжаттың орнына алмастырушы карта және архивтік құжаттың көшірмесі салынады.

154. Аудиовизуалды және электрондық құжаттар олардың жеткізгіштеріне арналған нормативтік сақтау режимдеріне байланысты жеке үй-жайларда сақталады.

Бір архив қоймасына әртүрлі жеткізгіштердегі, бірақ бірдей сақтау режимдерін талап ететін архивтік құжаттарды орналастыруға жол беріледі.

155. Электрондық жеткізгіштердегі құжаттар өртенбейтін шкафтарда, бокстарда, футлярларда, ұяшықтарда, ал электрондық құжаттар арнайы құрылғыларда орналастырылады.

156. Электрондық жеткізгіштермен жұмыс жасаған кезде электрондық жеткізгіштердің жұмыс беттерін қолмен ұстауға тиым салынады. Электрондық жеткізгіштерді тазалау және қолмен өңдеу кезінде оларды тек қолғап киіп жиектерін немесе қорғаныс корпусын ұстауға рұқсат етіледі.

Оптикалық дискілерді өңдеу кезінде қолғаптар, сүрткіштер мен майлықтар қолданылатын тазартқыш заттарға төзімді болуы керек. Қолғаптар үшін ең қолайлы материал мақта болып табылады. Сондай-ақ пластиктенбеген полиэтиленді, фторы бар полимерлерді және латексті қолдануға рұқсат етіледі. Қолғап материалының құрамында бояғыштар болмауы керек.

157. Пайдалану архив қоры архив қоймасында көшірмелердің жеткізгіштерінің түріне байланысты орналастырылады.

Қағаз негіздегі пайдалану архив қорының көшірмелері, оның ішінде фотокөшірмелер қағаз негіздегі төлнұсқа архивтік құжаттармен бірге бөлек стеллаждарда немесе шкафтарда архив қорлары мен істердің нөмірлерінің ретімен сақталады.

Үлдір негіздегі пайдалану архив қорының көшірмелері тиісті сақтау режимдері бар архив қоймаларында орналастырылады. Әрбір бюкске бір іс немесе оның бір бөлігі түсірілген үлдір бөлігі салынады. Ерекше жағдайларда істің көлемі шағын болғанда бір бөлікте көшірілген үш істен артық болмауы тиіс.

158. Архивтің негізгі және қосалқы есепке алу құжаттары оқшауланған үй-жайда немесе архивтік құжаттарды есепке алуға жауапты қызметкердің (лердің) жұмыс үй-жайында орналастырылады.

159. Істер, құжаттар тізімдемелерінің бірінші даналары қағаз негіздегі төлнұсқа архивтік құжаттар үшін белгіленген сақтау режимдерін сақтай отырып оқшауланған үй-жайда немесе архив құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің (лердің) жұмыс үй-жайында орналастырылады.

Істер, құжаттар тізімдемелерінің екінші даналары архив қоймасының оқшауланған бөлігіндегі стеллажда немесе шкафта орналастырылады.

Істер, құжаттар тізімдемелерінің үшінші даналары оқу залында орналастырылады.

160. Архивтің барлық үй-жайлары, қабаттары, архив ғимаратының ярустары, сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар мен сөрелер нөмірленеді.

Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберістен солдан оңға қарай дербес нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы сөрелер жоғарыдан төмен қарай солдан оңға қарай нөмірленеді.

161. Архивтік құжаттарды сақтау және іздеу орындарын бекіту мақсатында архив қоймасында уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша қорлар және стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткіштердің карточкалары жасалады.

162. Қор бойынша топографиялық көрсеткіштің карточкалары әрбір архив қорына бөлек дайындалады және архив қорының нөмірлері ретімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір архив қорына жалғастырылатын карточка арналады.

Стеллаж бойынша топографиялық көрсеткіштің карточкалары әрбір стеллажға жасалады және архивтің жеке үй-жайының шегінде стеллаждар нөмірлерінің реті бойынша орналастырылады. Топографиялық көрсеткіштердің бір данасы – архив құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкерде (лерде), екіншісі архив қоймасында сақталады.

Топографиялық көрсеткіштерді жүргізу қағаз жеткізгіште немесе белгіленген деректемелерге сәйкес автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.

Архивтік құжаттарды орналастырудағы өзгерістер топографиялық көрсеткіштердің барлық даналарында, сондай-ақ архив қорларын орналастыру жоспарында (схемасында) уақтылы көрсетіледі.

163. Архивтік құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралына архив қорының, тізімдеменің және қораптағы сақтау бірліктерінің атауы мен нөмірлері көрсетілетін заттаңба ресімделеді.

6-параграф. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу

164. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру сақтаудағы архивтік құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау және архивтік құжаттарды іздестіруді ұйымдастыру үшін жоқ архивтік құжаттарды анықтау, архивтік құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау және жою, реставрациялауды, консервациялық-профилактикалық және техникалық өңдеуді талап ететін архивтік құжаттарды анықтау және есепке алу мақсатында жүргізіледі.

165. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне жоспарлы циклдық және кезектен тыс тексерулер жүргізіледі.

Бар-жоғын жоспарлы циклдық тексеру құжаттардың белгілі бір санаты үшін белгіленген мынадай кезеңділікпен жүргізіледі:

1) ҰАҚ мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттары үшін – жыл сайын;

2) аса құнды құжаттар үшін – 10 жылда бір рет;

3) аудиовизуалды және электрондық құжаттар үшін – 5 жылда бір рет;

4) нитронегіздегі киноқұжаттар үшін – 2 жылда бір рет.

ЭА АЖ электрондық құжаттардың бар-жоғын тексеру автоматты түрде жүргізіледі.

Қалған архивтік құжаттарды тексерудің циклін құжаттарды пайдалану қарқындылығына және есепке алу жағдайына байланысты, бірақ 20 жылда бір реттен сиретпей архив белгілейді.

Архивтік құжаттардың барлық немесе жекелеген топтары үшін архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін кезектен тыс тексеру табиғи апаттар, жаппай орын ауыстыру және басқа да жағдайлар кезінде, сондай-ақ архив қоймасының меңгерушісі ауысқан кезде жүргізіледі.

166. Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мыналарды:

электрондық жеткізгіштердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеруді;

электрондық құжаттарды пайдалану мерзімі аяқталған электрондық жеткізгіштерден бос электрондық жеткізгіштерге көшіруді;

электрондық құжаттардың бақылау сипаттамаларын тексеруді қамтитын жұмыстар жүргізіледі.

167. Құпия архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

168. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексерудің басында тексерілетін архив қорларының және архивтік құжаттардың есептік құжаттарының толықтығын анықтауды, олардың салыстырмалы көрсеткіштерін салыстыруды, тізімдеме (есепке алу және сипаттау кітабы) бойынша сақтау бірліктерінің нөмірлеу тәртібін нақтылауды және олардың қорытынды жазбаларының дұрыс жасалуын тексеруді қамтитын есепке алу құжаттарын салыстырып тексеру жүргізіледі.

169. Электрондық жеткізгіштердің бар-жоғы мен жай-күйін бір реттік тексеру:

ұйым архивінің электрондық жеткізгіштерін басқа қоймаға көшіргеннен кейін;

төтенше жағдайлардан кейін;

ұйым архивінің басшысы (мемлекеттік есепке алу үшін және архив қоймасына жауапты тұлғалар) ауысқан кезде жүргізіледі.

170. Архивтегі архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеруді архив басшысының шешімімен құрылатын және кемінде үш архив қызметкерінен тұратын комиссия жүргізеді.

171. Архивтік құжаттары ішкі тізімдеме бойынша есепке алынған сақтау бірліктерінің бар-жоғын тексеру кезінде архивтік құжаттардың бар-жоғы ішкі тізімдемемен, брошюраланбай (тігілмей) сақталатын сақтау бірліктеріндегі парақтардың бар-жоғын салыстырып тексеріледі.

Мәдени құндылықтарға жатқызылған архивтік құжаттардың әр парағы тексеріледі.

Архивтің оқу залына және жұмыс үй-жайларына берілген архивтік құжаттар жалпы негізде тексеріледі, олардың шифрлары алмастырушы карталар мен архив қоймаларынан архивтік құжаттарды беру кітаптары бойынша белгіленеді. Уақытша пайдалануға берілген архивтік құжаттар беру кітаптары мен беру актілері бойынша тексеріледі және бар деп есептеледі.

172. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:

1) архивтік құжаттардың стеллаждарда және бастапқы сақтау құралдарында орналасу тәртібін сақтау;

2) осы архив қорын тексеру кезінде анықталған дұрыс орналастырылмаған сақтау бірліктерін өз орындарына қайтару;

3) басқа архив қорларының дұрыс орналастырылмаған сақтау бірліктерін тексерілетін архив қорынан (архивтік құжаттар кешенінен) алып, бас сақтаушыға немесе архив қоймасының меңгерушісіне тапсыру;

4) зеңмен немесе басқа да биологиялық зиянкестермен залалданған сақтау бірліктерін алып тастау;

5) тізімдемеге (есепке алу және сипаттау кітабына) енгізілмеген сақтау бірліктерін алып тастауға және оларды кейін архив басшысы белгілеген мерзімде өңдеу және сипаттау үшін архив қорының (архивтік құжаттар кешенінің) соңына орналастыру;

6) есептен шығарылған, бірақ архив қоймасынан уақтылы алынбаған архивтік құжаттарды алып тастау;

7) физикалық ақаулары бар архивтік құжаттарды анықтау қажет.

173. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында:

1) тізімдемеге (есепке алу және сипаттау кітабына) есепке алынбаған сақтау бірліктерін енгізуге;

2) тізімдемелер мен басқа да есепке алу құжаттарында түзетулер немесе жазбалар жасауға рұқсат етілмейді.

174. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру нәтижелері және оның барысында анықталған кемшіліктер архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағында (бұдан әрі – тексеру парағы) және уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісінде жазылады.

Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге бөлек жасалады. Көлемі шағын архив қорларын тексеру кезінде барлық тізімдемелерге бір тексеру парағын жасауға жол беріледі.

Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында, сондай-ақ істердің әр парағын тексеру кезінде тексеру парағының бағандарында көзделмеген кемшіліктер анықталған жағдайда параққа нақтылаулар мен қосымша деректемелер енгізіледі. Тексеру парақтары әрбір тексеру бойынша архив қоры шегінде жалпы тәртіппен нөмірленеді және оған комиссия мүшелері қол қояды.

175. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде архивтік құжаттардың бар-жоғы мен және жай-күйін тексеру актісі жасалады. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісімен бірге қажет болған жағдайда уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы акт, архивтік құжаттардың табылғаны туралы акт, құжаттардың түзетілмейтін бүлінуі туралы акт жасалады.

176. Қоймадан берілген электрондық құжаттар мен жеткізгіштердің болуы олардың берілген электрондық құжаттар мен жеткізгіштердің алмастыру карталарындағы нөмірлерін уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалатын қоймадан электрондық жеткізгіштерді беру кітабындағы жазбалармен салыстыру арқылы тексеріледі.

Жойылмайтын ақаулар анықталған кезде электрондық жеткізгіш қоймадан шығарылады және уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттар мен жеткізгіштерді есептен шығару туралы акт бойынша есептен шығарылады.

Әрбір есептен шығарылған электрондық құжат пен жеткізгішке уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша есептен шығарылған электрондық құжат пен жеткізгіштегі карточкасы қалыптастырылады.

177. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталған соң тізімдеменің (есепке алу және сипаттау кітабының) соңында "тексерілді" деген мөртабан, күні, тексеру жүргізген адамдардың лауазымы және қолы қойылады.

Тізімдеменің (есепке алу және сипаттау кітабының) қорытынды жазбасында есепке алынбаған литерлік және қойылмай қалған реттік нөмірлер, белгіленген тәртіпке сәйкес алып тасталған сақтау бірліктері табылған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады.

178. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында болмаған барлық сақтау бірліктеріне уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкалары жасалады. Табылмаған архивтік құжаттардың картотекасын жүргізу табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларына сәйкес орталықтандырылған түрде қағаз жеткізгіште немесе автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.

Архивтік құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру нәтижелері уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың физикалық (техникалық) жай-күйін есепке алу карточкасына енгізіледі.

179. Архивтік құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін аяқталған болып есептеледі. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексергеннен кейін сирек пайдаланылатын қорлардың архивтік құжаттары салынған қораптарға, жанбайтын шкафтарға, бокстарға, футлярларға, құжаттар электрондық жеткізгіштерде сақталған жағдайда ұяшықтарға мөр басылады.

180. Архивтік құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында табылмаған архивтік құжаттарды іздестіру олардың жоқ екендігі анықталған сәттен бастап ұйымдастырылады және бір жыл ішінде тікелей архивте және басқа да ұйымдарда жүргізіледі. Іздестіру мерзімін архивтің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының баяндау жазбасы негізінде архивтің басшысы ұзартады.

181. Іздестіру барысында табылған архивтік құжаттар бас сақтаушыға немесе архив қоймасының меңгерушісіне беріледі, ол оларды орнына қайтарады. Тексеру парағының "Ескертпе" бағанында, табылмаған архивтік құжаттардың картотекасында архивтік құжаттардың табылғаны туралы белгі қойылады, ол архив қоймасы меңгерушісінің қолымен расталады.

182. Болмау себебі құжатпен расталған архивтік құжаттар осы Қағидалардың 282-тармағына сәйкес есептен шығарылады.

Іздестіру барысында табылмаған архивтік құжаттарға уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша іздестіру жолдары таусылған құжаттардың табылмағандығы туралы акт және іздестіру жүргізу туралы анықтама жасалады, олар архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісімен бірге архивтік құжаттарды есептен шығару туралы мәселені шешу үшін уәкілетті органға ұсынылады.

183. Архивтік құжаттарды есептен шығару туралы шешім уәкілетті органның жазбаша келісімінің негізінде архив басшысының бұйрығымен ресімделеді.

Табылмаған архивтік құжаттардың картотекасында архивтік құжаттардың есептен шығарылғандығы туралы белгі қойылады. Өзгерістер барлық есепке алу құжаттарына енгізіледі, "Архив қорларының құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерге" енгізіледі, олар Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер енгізу үшін уәкілетті органға жіберіледі.

184. Жыл ішінде архив қоймаларынан берілген архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру архив басшылығы белгілеген мерзімдерде тұрақты түрде жүргізіледі. Оның нәтижелері архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісімен ресімделеді.

185. Архивтік құжаттардың негізсіз болмауы анықталған кезде оларды жедел іздестіру жүргізіледі. Іздестіру нәтижесіз болған жағдайда болмаған архивтік құжаттар оларды одан әрі іздестіру үшін табылмаған құжаттар картотекасына енгізіледі.

7-параграф. Архивтік құжаттардың техникалық және физикалық-химиялық жай-күйін тексеру мен есепке алу тәртібі

186. Архивке келіп түскен архивтік құжаттарды олардың физикалық жай-күйін алдын ала тексермей архив қоймаларына қабылдауға және орналастыруға жол берілмейді. Архивке келіп түскен архивтік құжаттар архив қоймасына тапсырылғанға дейін қабылдау және уақытша сақтау үй-жайларында орналастырылады, тасымалдау қорабынан босатылады, стеллаждар мен үстелдерге, уақытша ұяшықтарға, бокстарға салынады.

187. Келіп түскен архивтік құжаттардың, сондай-ақ олардың сақтандыру көшірмелерінің физикалық және техникалық жай-күйін бағалау архивтік құжаттарды архивке қабылдаған сәттен бастап үш айдан кешіктірілмей жүргізіледі.

188. Қағаз негіздегі архивтік құжаттардың физикалық жағдайын бағалау нәтижесінде:

1) биологиялық зиянкестермен зақымданған;

2) ылғалдылығы жоғары;

3) қағазы және мәтіндері бүлінген;

4) шаң басқан архивтік құжаттар анықталады.

Істердегі, папкалардағы, қораптардағы металл, картон, қағаз және басқа да бетбелгілер, төсемдер, қыстырғыштар алынып тасталуы тиіс.

189. Аудиовизуалды және электрондық құжаттардың, сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйін бағалау кезінде материалдық жеткізгіштен ақпаратты оқу мүмкіндігі, осы құжаттардың техникалық сипаттамаларының ілеспе құжаттамадағы мәліметтерге сәйкестігі белгіленеді. Сонымен бірге кинофотоқұжат негізінің түрі анықталады. Нитронегіздегі архивтік құжаттардың тұрақтылығы дереу тексерілуі тиіс, кейін қауіпсіз негізге қайта көшіріледі, қажет болған жағдайда эмульсиялық қабаты реставрацияланады.

190. Ақаулар анықталған жағдайда ақаулардың сипаты және оларды жою шаралары көрсетілген еркін нысандағы акт жасалады. Ақауларды жою жинақтау көзі есебінен жүргізіледі.

191. Биологиялық зиянкестермен (жәндіктер, белсенді зең) зақымданған келіп түскен архивтік құжаттар санитариялық-гигиеналық өңдеуге (дезинфекция, дезинсекция) жіберіледі.

Дымқылданған архивтік құжаттар табылған жағдайда олар толық кепкенге дейін акклиматизация жүргізіледі. Акклиматизация қабылдау және уақытша сақтау үй-жайларында 7-14 тәулік ішінде (дымқылдану дәрежесіне байланысты) ауаны қарқынды желдету және сақтау бірліктерін үстелдерде, стеллаждарда ашылған күйде орналастыру арқылы жүргізіледі.

Келіп түскен архивтік құжаттардың қағазы мен мәтінінің сапасы олардың жай-күйін жалпы бағалау үшін іріктеліп тексеріледі.

192. Келіп түскен құжаттарды шаң-тозаңнан тазарту сорғы шкафтарды пайдалану арқылы арнайы үй-жайда жүргізіледі. Қораптар, папкалар, мұқабалар, істердің түбіршектері шаңнан тазартылуға жатады.

193. Келіп түскен аудиовизуалды, соның ішінде электрондық жеткізгіштердегі құжаттар қайта орауға, шаңнан тазартуға, кірден тазартуға, акклиматизациялауға және буып-түюге жатады.

Архив қоймасына орналастырар алдында үлдір және дискілік негіздегі аудиовизуалды және электрондық құжаттарға 20±3°С температурада және 35±15% ауаның салыстырмалы ылғалдылығында, түрлі-түсті кино- және фотоқұжаттар үшін – 35±15% салыстырмалы ылғалдылықта ашық қаптамада акклиматизациялау жүргізіледі. Киноқұжаттар мен орамасы микрофильмдерді акклиматизациялау ұзақтығы 10 тәуліктен кем емес, магниттік таспадағы және дискілік жеткізгіштердегі архивтік құжаттар – 3 тәуліктен кем емес, фотоқұжаттар мен микрофишалар – 24 сағаттан кем емес.

194. Сақтау процесінде архивтік құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйін тексеру зақымданған архивтік құжаттарды және физикалық немесе биологиялық жай-күйі қауіпті болуы ықтимал архивтік құжаттарды анықтау мақсатында жүргізіледі.

Архивтік құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйін тексеру архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында, архивтік құжаттарды архив қоймасынан беруге дайындау кезінде, архивтік құжаттардың әр бірлігін (парағын) қарауға байланысты жұмыстар кезінде жүзеге асырылады.

195. Сақтау процесінде қағаз негізіндегі архивтік құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру дымқылданған, биологиялық зиянкестермен (зең, жәндіктер) зақымданған, қағазы мен мәтінінде ақаулары бар архивтік құжаттарды анықтау мақсатында жүргізіледі.

Дымқылданған архивтік құжаттар (істер, істер топтары) дереу бөліп алынып, кезектен тыс өңдеуге (кептіру, акклиматизация) жатады. Архивтік құжаттар жаппай дымқылданған кезде архив қоймасын кептіру, сақтау режимін қалыпқа келтіру бойынша шаралар жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестермен (зең, жәндіктер) зақымданған архивтік құжаттар дереу оқшаулануға жатады.

Қағаз бен мәтіннің ақауларының болуы істердің әр парағын қарау кезінде көзбен шолып қарау арқылы белгіленеді. Ақаулар уәкілетті органның әдістемелік ұсынымдарын ескере отырып, қағаз (әріптік индекстеу) және мәтін (цифрлық индекстеу) ақауларының үлгілік белгілері бойынша бірыңғай әріптік-цифрлық индекстеу негізінде жіктеледі.

Зақымдану салдарынан мәтіннің көп бөлігін оқу және оларды қалпына келтіру мүмкін болмайтын архивтік құжаттар жоюға іріктеледі. Зақымданған архивтік құжаттардың мәтінін тым болмаса ішінара қалпына келтіру мүмкін болған жағдайда, олар тұрақты сақтауда қалдырылады, сканерленеді, реставрацияланады немесе фотокөшірмесі түсіріледі.

196. Сақтау процесінде аудиовизуалды құжаттардың техникалық жай-күйін тексеру мыналарды анықтау мақсатында жүзеге асырылады:

1) олардың қаптамасының жай-күйі;

2) стандартты ракордтардың болуы;

3) олардың үстіңгі қабатының және перфорация жолақтары мен жапсырмаларының техникалық жай-күйі;

4) ластанудың және механикалық зақымданудың болуы;

5) нитронегізінің тұрақтылығы;

6) ені 35 мм және 16 мм киноүлдірлер мен магниттік таспалардың перфорациясы қадамы;

7) физикалық-механикалық сипаттамалары (эмульсиялық қабаттың бүлінуі, қабыршақтануы немесе жұмыс қабатының үгітілуі және басқалары);

8) химиялық және биологиялық ақаулардың болуы (микроорганизмдермен, жәндіктермен және кеміргіштермен зақымдану, тұздардың кристалдану және химиялық-фотографиялық өңдеудің қалдық өнімдерінің ыдырау іздері);

9) фоно-және бейнеқұжаттардың электроакустикалық сипаттамалары;

10) бейне-арнадағы бейне құжаттардың параметрлері;

11) кино -, фото -, бейнеқұжаттардың бейне сапасы;

12) машиналық жеткізгіштің жекелеген бөліктерінің магнитсізденген аймақтарының болуы және механикалық зақымдануының болуы;

13) триацетатты үлдірдің сірке суы синдромының болуы.

197. Сақтау процесінде электронды құжаттардың (істердің) техникалық жай-күйін тексеру мыналарды анықтау мақсатында жүзеге асырылады:

1) қаптаманың жай-күйі (тек физикалық оқшауланған жеткізгіштер үшін);

2) зиянды бағдарламалық қамтылымның болуы;

3) жаңғыртылуы;

4) сыртқы зақымданулардың болуы (тек физикалық оқшауланған жеткізгіштер үшін);

5) жаңа тасымалдауыштарға көшіру қажеттігі (тек физикалық тұрғыдан оқшауланған жеткізгіштер үшін);

6) басқа форматтарға конвертациялау қажеттілігі;

7) электрондық құжаттарды сипаттайтын параметрлер деңгейі (мысалы, ақпаратты уақыт бірлігінде оқу кезіндегі іркілістер саны).

198. Киноқұжаттардың (бейненің негативінің, контратиптің (дубль-негативтің), позитив көшірменің) техникалық жай-күйін тексеру фильмді тексеру немесе дыбысты монтаждау үстелінде монтаж парағымен салыстыра отырып тексеру арқылы жүзеге асырылады.

Позитив көшірменің техникалық жай-күйін оптикалық проекция жағдайында шағылыстырғыш экранда қарау арқылы тексерген кезде бейненің сапасы, бөлік ішіндегі жоспарлардың тығыздығы мен түсі бойынша тегістігі және көшірме ішіндегі бөліктердің тегістігі визуалды және есту бағалауы бойынша, кадрдың орнықтылығы, бейненің контрастылығы, киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасына сәйкес бейнеде ақаулардың болуы немесе болмауы белгіленеді.

Аралық позитивті (лаванда), қайта жазу фонограммасының негативін, фонограмманың магниттік түпнұсқасын, шулар мен музыканың магниттік фонограммасын бақылау фильмді тексеру үстелінде тексеру арқылы жүзеге асырылады.

Киноқұжаттардың техникалық жай-күйін тексеру нәтижесінде уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша киноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізбесі жасалады.

199. Фоноқұжаттардың электр акустикалық сипаттамаларын (жиіліктің бұрмалануы, копирэффект деңгейі, фонның және шудың деңгейі, шытынаулар мен тақылдаулардың бар-жоғы, кідірістің шуы) тексеру тыңдауға арналған бақылау агрегаттары, қуат күшейткіштері, дыбыс зорайтқыштары және басқа да қажетті жабдықтары бар кәсіби магнитофондарда тыңдау арқылы жүргізеді. Беткі қабатының жай-күйі (ферромагниттік жабын, үлдірдің қыртыстануы, шеттерінің қисайған тұстарының, механикалық зақымданудың және химиялық немесе биологиялық ластану іздерінің бар-жоғы), бастапқы және соңғы ракордтардың бар-жоғы, фоноқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасына сәйкес фоноқұжаттардағы жапсырмалардың сапасы айқындалады.

200. Фотоқұжаттарды бақылау фотоқұжаттарды және бақылау таңбаларын монтаждау немесе жарық үстелінде қарау арқылы жүргізіледі. Беткі қабатының техникалық жай-күйі (сызаттардың, кірдің, қажалудың және басқа да ақаулардың болмауы), фотографиялық сапасы (айқындылық, контрастылық, оптикалық тығыздық диапазоны, бұлдыраудың болмауы, басып шығарылатын ақаулардың бар-жоғы және басқалары) айқындалады.

Ақауы бар түзілімдердің түрлерін көзбен шолып анықтау қиын болған жағдайларда фотоқұжат лупа немесе микроскоп астында қаралады.

201. Бейнеқұжаттардың техникалық параметрлерін тексеру бақылау-өлшеу аппаратурасының кешені – жазба форматымен, бейнежазба стандарттары мен жүйелерімен айқындалатын тиісті типтегі бейнемагнитофондардың көмегімен жүргізеді.

202. Электрондық құжаттардың техникалық параметрлерін тексеру тиісті архивтік құжаттардың түрімен жұмыс істеуге арналған арнайы аппаратураны және бағдарламалық қамтылымды пайдалана отырып жүргізіледі.

203. Құжаттардың физикалық тұтастығына қатер туғызатын материалдық жеткізгіштерінің бұзылу дәрежесі жоғары ҰАҚ құжаттары қанағаттанғысыз физикалық жай-күйдегі құжаттар деп танылады.

ҰАҚ құжатын физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз деп тану туралы және оны осы Қағидалардың 205 – 206-тармақтарына сәйкес жүргізілетін арнайы өңдеуді ұйымдастыру үшін шұғыл түрде арнайы есепке қою туралы шешімді реставратордың және архив құжаттарын сақтауға жауапты құрылымдық бөлімше басшысының сараптамалық қорытындысы негізінде архив басшысы қабылдайды.

204. Физикалық жай-күйі олардың материалдық жеткізгіштерін қалпына келтіру және ондағы құжаттық ақпаратты пайдалану мүмкін болмайтын архивтік құжаттар зақымдануы түзетілмейтін архивтік құжаттар болып танылады.

Архивтік құжатты зақымдануы түзетілмейтін деп тану және оны есептен шығару туралы шешімді архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК қорытындысының, реставратордың және архивтік құжаттарды сақтауға жауапты құрылымдық бөлімше басшысының сараптамалық қорытындысының және құжаттардың түзетілмейтін зақымдануы туралы актінің негізінде ОСТК қабылдайды. ОСТК-ның жазбаша шешімінің негізінде зақымдануы түзетілмейтін архивтік құжаттарды есептен шығару туралы архив басшысының бұйрығы шығарылады.

Мәдени құндылықтарға жатқызылған ҰАҚ зақымдануы түзетілмейтін құжаттарын есептен шығаруға және жоюға жол берілмейді.

205. Қағаз негіздегі архивтік құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істің куәландыру парағында;

2) архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағында және архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру актісінде;

3) жеткізгіші бүлінген архивтік құжаттарды есепке алу карточкасында;

4) мәтіні зақымданған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.

206. Аудиовизуалды құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу:

1) киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

2) фотоқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

3) фоноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

4) бейнеқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.

ҰАҚ физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз құжаттарын есепке алу бақылау-есепке алу карточкаларында немесе есепке алу кітабында жүргізіледі.

Архивтік құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу қағаз жеткізгіште немесе автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.

8-параграф. Архивтік құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу тәртібі

207. Архивтік құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу:

1) архивтік құжаттардың тез ескіру және бүліну себептерін жою;

2) олардың қасиеттерін, техникалық сипаттамаларын, ұзақ мерзімділігін қалпына келтіру;

3) құжаттық ақпаратты неғұрлым төзімді жеткізгіштерде жаңғырту мақсатында жүргізіледі.

208. Мыналар қағаз негіздегі архивтік құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеудің негізгі түрлері болып табылады:

1) архив қоймаларындағы және архивтік құжаттардағы биологиялық зиянкестерді жою және биопрофилактика, биоқорғау шараларының жиынтығы ретінде архив қоймаларын дезинфекциялау, дезинсекциялау, дератизациялау;

2) архивтік құжаттардың түпнұсқаларының қасиеттері мен ұзақ мерзімділігін қалпына келтіру бойынша жұмыстар мен технологиялық операциялардың кешені ретінде реставрациялау (реставрациялық-консервациялық өңдеу);

3) аса құнды құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру мақсатында архивтік құжаттарды жаңғырту, мәтіндері өшкен және жазуы солғын архивтік құжаттарды фото реставрациялау, құжаттық ақпаратты сақтау үшін ұзақ сақталмайтын немесе бүлінген жеткізгіштердегі түпнұсқаларды көшірмелермен ауыстыру;

4) архивтік құжаттарды түптеу;

5) архивтік құжаттарды шаң-тозаңнан тазарту;

6) архивтік құжаттарды авариялық-құтқару жұмыстары режимінде, оның ішінде кептіру, дезинфекциялау, дезинсекциялау, мұздату, реставрациялау, жаңғырту, дезактивациялау құралдары мен тәсілдерін және нысаналы өңдеудің басқа да түрлерін қолдана отырып өңдеу.

209. Магниттік таспадағы архивтік құжаттар үшін физикалық-химиялық және техникалық өңдеудің мынадай түрлері пайдаланылады:

1) арнайы тазалайтын жабдықта беткі қабатын шаң мен кір бөлшектерінен тазарту;

2) кеуіп қалған және қыртысталған жапсырмаларды ауыстыру;

3) магниттік таспа орамдарын қорғаныш магниттік таспамен екі жағынан 2-2,5 метрден ресімдеу;

4) архивтік құжаттарды сақтау және тасымалдау кезінде температура мен ылғалдылықтың ауысуынан пайда болған магниттік таспалар орамындағы ішкі кернеуді жою мақсатында қайта орау.

210. Дискілік жеткізгіштердегі архивтік құжаттар үшін физикалық-химиялық және техникалық өңдеудің мынадай түрлері пайдаланылады:

1) шаңнан тазарту;

2) антистатикпен сүрту.

211. Кино-, фотоқұжаттар, кинофильмдерге микроформалар мен фонограммалар үшін физикалық-химиялық және техникалық өңдеудің мынадай түрлері пайдаланылады:

1) шаңнан тазарту;

2) балауыз, май және өзге де ластануларды жою;

3) желімделген және тесілген жерлерді нығайту;

4) перфорацияны жөндеу;

5) тұрпайы, қыртысталған жамаулар мен жапсырмаларды қайта жасау;

6) кадрлардың бүлінген жерлерін жөндеу.

212. Фоноқұжаттардың грамтүпнұсқалары үшін электротехникалық тазалау қолданылады.

213. Архивтік құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу бойынша жұмыстар жоспарлы түрде және жоспардан тыс жүргізіледі.

Архивтік құжаттарды жоспарлы өңдеу олардың әртүрлі құндылық топтарына тиесілілігін, әртүрлі түрдегі архивтік құжаттардың физикалық жай-күйінің ерекшеліктерін және архив мүмкіндіктерін ескере отырып, архивте белгіленген кезектілік тәртібімен олардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру нәтижелері бойынша жүргізіледі. Бірінші кезекте мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттар мен аса құнды құжаттарға физикалық-химиялық және техникалық өңдеу жүргізіледі.

Жоспардан тыс физикалық-химиялық және техникалық өңдеу архивтік құжаттардың отпен, сумен, химиялық немесе радиоактивті заттармен жергілікті немесе жаппай зақымдануына байланысты авариялық-құтқару жағдайларында жүргізіледі. Архивтік құжаттарды және оларды сақтау орындарын бөлу, оқшаулау, санитариялық өңдеу жөніндегі шұғыл шаралар архивтік құжаттар биологиялық зиянкестермен зақымданған кезде де қолданылады.

214. Архивтік құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу бойынша жұмыстардың номенклатурасы, жүргізу тәртібі және технологиясы осы Қағидаларда айқындалады.

9-параграф. Архив қоймаларынан архивтік құжаттарды беру тәртібі

215. Пайдалану қоры бар архивтік құжаттар архив қоймасынан берілмейді.

Қалпына келтіру жұмыстарын қоспағанда, архив қоймасынан аса құнды, оның ішінде мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың төлнұсқалары, сондай-ақ физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз ҰАҚ құжаттары берілмейді, сонымен қатар оларды сөгуге тыйым салынады. Сканерлеу істерді сөгуді талап етпейтін арнайы техникалық жабдықта жүзеге асырылуы тиіс.

216. Архивтің оқу залына пайдаланушыларға және жұмыс үй-жайларына архив қызметкерлеріне қызметтік мақсатта архивтік құжаттар архив қоймасынан архив қоймасы меңгерушісінің немесе сақтауды қамтамасыз ету бөлімі басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.

Қор құрушыларға, сот, құқық қорғау және өзге де уәкілетті органдарға уақытша пайдалануға архив қоймасынан архивтік құжаттар, сондай-ақ электрондық құжаттарға (істерге) қолжетімділік архив басшысының немесе оның орынбасарының жазбаша рұқсатымен беріледі.

Көрмеге қою үшін ұйымдарға архивтік құжаттар архив қоймасынан көрме өткізу туралы шарттың және архив басшысының тиісті бұйрығының негізінде беріледі.

Архив зертханасының қызметкерлеріне, мамандандырылған ұйымдарға сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру және архивтік құжаттарға арнайы өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін архивтік құжаттар архив қоймасынан мамандандырылған ұйыммен жасалған тиісті шарт негізінде беріледі.

217. Архив қоймасынан архивтік құжаттарды беруді, оларды кері қабылдауды, оларды архив қоймасынан беру алдында және қайтару кезінде архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін парақтап тексеруді архив қоймасының қызметкері жүргізеді.

Пайдаланушылардың оқу залында қайтаратын архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін парақтап тексеруді оқу залының қызметкері жүзеге асырады.

218. Мына архивтік құжаттар архив қоймасынан берер алдында және оларды қайтарған кезде олардың бар-жоғы мен жай-күйін парақтап тексерілуі тиіс:

1) мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттар және аса құнды құжаттар;

2) безендірілуінде немесе оларға қосымшада асыл тастар мен металдар бар архивтік құжаттар;

3) брошюраланбаған архивтік құжаттар;

4) бұрын архив қоймасынан берілмеген және куәландыру парақтары жоқ істер;

5) қолтаңбалар, графикалық құжаттар, пошталық және елтаңбалық белгілер, мөрлер, ашықхаттар, мекенжайлары, маркалары бар конверттер бар істер.

Парақтап тексеруге жататын басқа істердің құрамын архивтің сараптамалық-әдістемелік комиссиясының шешімі негізінде архив басшысы айқындайды.

Парақтап тексеру жүргізілгені туралы белгі істің куәландыру парағына қойылады.

Архив қоймасынан берілетін сақтау бірліктері мен тізімдемелердің орнына уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша алмастыру картасы салынады.

219. Архив қоймасынан берілетін архивтік құжаттарда архивтік шифр, нөмірленген парақтар, істі куәландыру парағы және уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды пайдалану парағы болады.

220. Архив қоймасынан архивтік құжаттар мен істерді берген кезде архивтік шифр мен тақырыптарды (аннотацияны) тізімдемемен (есепке алу және сипаттау кітабымен) салыстырып тексеру, сондай-ақ белгіленген жағдайларда архивтік істерді парақтап тексеру жүргізіледі.

Қоймадан электрондық жеткізгіштердегі құжаттар берілген кезде электрондық жеткізгіштегі құжатты құрайтын барлық сақтау объектілерінің бүтіндігін тексеру жүзеге асырылады.

Архивтік құжаттардың архивтік шифрын тізімдемемен (есепке алу және сипаттау кітабымен) салыстыру кезінде істің мұқабасы мен титулдық парағының, аудиовизуалды, электрондық құжаттың бастапқы сақтау құралының дұрыс ресімделуі, сақтау бірлігінің тақырыбы мен шифрінің дұрыс құрылуы тексеріледі. Елеулі түзетулер енгізу қажет болған жағдайда мұқаба мен титул парағы ескі мұқабаны сақтай отырып ауыстырылады.

Архив қоймасынан істерден алынған жекелеген архивтік құжаттарды беруге дайындау кезінде әрбір парақтың артқы жағына архивтік құжаттың мәтінінен бөлек архивтік шифры бар мөртабан және берілген күні қойылады.

221. Архивтік құжаттар архив қоймасынан мынадай мерзімнен:

1) екі аптадан аспайтын мерзімге берілетін аса құнды және аудиовизуалды құжаттарды қоспағанда, оқу залының пайдаланушыларына және архив қызметкерлеріне бір айдан;

2) қор құрушыларға уақытша пайдалануға үш айдан;

3) сот, құқық қорғау және өзге де уәкілетті органдарға алты айдан;

4) Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2007 жылғы 12 ақпандағы № 98 қаулысымен бекiтiлген Мемлекеттiк меншiктегi ҰАҚ құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге уақытша әкетуге рұқсат беру қағидаларына сәйкес елден тысқары жерлерге уақытша әкету үшін алты айдан аспайтын мерзімге беріледі.

Құпия құжаттарды беру Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасында айқындалған тәртіппен жүзеге асырылады.

222. Архивтік құжаттарды және істерді көрмеге қою үшін архив қоймасынан беру көрмені өткізу туралы шарт негізінде жүзеге асырылады.

Сақтандыру қорын, пайдалану қорын құру және арнайы өңдеу үшін архивтік құжаттарды беру мерзімі архивтің жұмыс жоспарында және бөгде ұйымдармен тиісті жұмыстарды жүргізу шарттарында айқындалады.

223. Архивтік құжаттарды және істерді берудің белгіленген мерзімдерін ұзартуға ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсаты бойынша жол беріледі.

224. Архивтік құжаттарды және істерді архив қоймасынан беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша әрбір архив қоймасы және беру түрі бойынша бөлек жүргізілетін архив қоймасынан архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін беру кітаптарында тіркеледі.

225. Пайдалану қорынан архивтік құжаттарды, архивтік құжаттардың көшірмелерін, оқу залына тізімдемелерді беру уәкілетті орган бекітілген нысан бойынша архивтік құжаттарды, архив қоймасынан пайдалану қорының көшірмелерін, тізімдемелерді беруге тапсырыспен ресімделеді және архивтік құжаттарды, архив қоймасынан пайдалану қорының көшірмелерін оқу залына беру кітабында тіркеледі, оған оқу залының қызметкері қол қояды. Пайдаланушының орындалған тапсырысы берілген архивтік құжаттармен бірге оқу залына жіберіледі және пайдаланушының жеке ісінде сақталады.

226. Архивтік құжаттарды және істерді қызмет мақсатында пайдалану үшін архив жұмыскеріне беру тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысы бұрыштама қоятын архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін, тізімдемелерді беруге тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан жұмыс үй-жайларына беру кітабында тіркеледі және оған архивтік құжаттарды алған қызметкер әрбір сақтау бірлігі үшін қол қояды.

227. Архив зертханасына архивтік құжаттарды және істерді беру тиісті жұмыстарды жүргізуге тапсырыспен ресімделеді және архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан зертханаға беру кітабында тіркеледі, оған зертхана қызметкері қол қояды. Тапсырыс зертханада және архивтің тиісті құрылымдық бөлімшесінде есепке алынады және архивтік құжаттармен жұмыс жүргізудің барлық кезеңдерінің барысын бақылау құжаты ретінде қызмет етеді.

228. Архивтік құжаттарды және істерді уақытша пайдалануға беру уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актімен ресімделеді және архивтік құжаттарды, пайдалану қорының көшірмелерін қоймадан уақытша пайдалануға беру кітабында тіркеледі.

229. Тізімдемелер бес күннен аспайтын мерзімге беріледі. Бір данадағы және орталықтандырылып сақталатын тізімдемелерді ерекше жағдайларда архив басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен бір күннен аспайтын мерзімге беруге жол беріледі.

230. Істер, электрондық құжаттар тізімдемесін архив қызметкерлеріне және архивтің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) мемлекеттік органдардың, соттардың, мүдделі ұйымдардың, азаматтардың жұмыс істеуі үшін алу және беру жергілікті желі, электрбайланыс арналары, ЭА АЖ арқылы жүзеге асырылады.

Электрондық істер тізімдемесі мен электрондық құжаттарға қол жеткізу үшін архив басшысы пайдаланушының ЭА АЖ-дағы авторлануы мен өтінішінің негізінде ЭА АЖ-да рұқсат береді.

231. Архивтік құжаттарды беру кітаптарын тексеру жарты жылда кемінде бір рет жүргізіледі. Егер беру кітаптарын тексеру нәтижесінде архивтік құжаттарды қайтару мерзімінің бұзылу фактісі анықталса, оның себептері анықталады және архивтік құжаттарды қайтару шаралары қабылданады. Егер архивтік құжаттарды мерзімінде архив қоймасына қайтармау оларды одан әрі пайдалану қажеттілігінен туындаған болса, құжаттарды беру қайта ресімделеді. Архивтік құжаттарды қайтару дәлелді себепсіз кешіктірілген жағдайда оларды дереу архив қоймасына қайтару үшін шаралар қабылданады.

232. Архивтік құжаттардың және істердің сақталуын бақылау мақсатында архивтік құжаттардың сақталуына жауапты бөлімше архив қоймасынан берілген архивтік құжаттардың және істердің сақталуына тексеру жүргізеді. Тексерулер жоспарлы тәртіппен немесе қажеттілігіне қарай архив басшысымен келісу бойынша жүргізіледі.

233. Архив құжаттарын және істерін архив қоймасына қайтару кезінде осы Қағидалардың 186 – 206-тармақтарына сәйкес олардың физикалық жай-күйін парақтап тексеру жүзеге асырылады.

Архивтік құжаттарды және істерді беру кітабына оларды қайтарған адамның көзінше архивтік құжаттардың қайтарылғаны туралы белгі қойылады. Қайтарылатын архивтік құжаттардың зақымданғаны анықталған жағдайда еркін нысанда акт жасалады, оған архив қоймасының қызметкері және архивтік құжаттарды және істерді қайтарушы тұлға қол қояды және архив басшысының қарауына ұсынылады.

234. Архив пайдаланушыға қол қойғыза отырып алынған архивтік құжаттардың және істердің сақталуына оның жауапкершілігі туралы хабардар етеді.

235. Архивтік құжаттар және істер ұрланған немесе зақымданған, оның ішінде олардың мәтініне өзгерістер енгізілген жағдайларда архив тиісті өтінішпен архив орналасқан жердегі ішкі істер органдарына жүгінеді, үш күн мерзімде уәкілетті органды, Қазақстан Республикасы Президенті архивін немесе ЖАО-ны хабардар етеді, залалды өтеу үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа шаралар қабылдайды.

10-параграф. Архивтік құжаттарды тасымалдау және олардың орнын ауыстыру тәртібі

236. Архивтік құжаттарды және істерді кез келген қашықтыққа тасымалдау кезінде архивтік құжаттарды жауын-шашыннан, жарықтан, механикалық зақымданудан қорғауды қамтамасыз ететін арнайы қаптама түрлерін қолдану арқылы оларды қоршаған ортаның зиянды факторларының әсерінен қорғау және күзету бойынша шаралар сақталады.

237. Архивтік құжаттарды және істерді тасымалдау үшін архивтік құжаттардың қаптама ішінде орын ауыстыру, соғылу және әртүрлі шайқалу мүмкіндігін болдырмайтын тығыз төсемелер пайдаланылады.

Фото, фоноқұжаттар тиісті көлемдегі қатты конструкциялық қорапта, ылғал өткізбейтін матаға оралып тігінен орналастырылады.

Басқа аудиовизуалды және электрондық құжаттар, графикалық және ірі форматтағы істер мен құжаттар тек өздері сақталып тұрған қаптамада немесе оларды тасымалдауға арналған арнайы құралдарда тасымалданады.

238. Архивтік құжаттарды және істерді қала ішінде тасымалдау жабық машиналарда архив қызметкерінің сүйемелдеуімен жүргізіледі.

Архивтік құжаттарды және істерді алыс арақашықтыққа тасымалдау ораулы күйде жабық көлік құралында жүзеге асырылады.

11-параграф. Мәдени құндылықтарға жататын құжаттар мен аса құнды құжаттарды анықтау және бөлу тәртібі. Пайдалану қорын құру

239. ҰАҚ құжаттарын анықтауды және мәдени құндылықтар мен аса құнды құжаттарға жатқызуды салалық ғылыми-әдістемелік әзірлемелер мен құралдар негізінде білікті мамандар жоспарлы түрде жүргізеді.

240. ҰАҚ құрамында мәдени құндылықтарға жататын құжаттарды айқындау Қазақстан Республикасының заңнамасына, архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК-сына сәйкес жүзеге асырылады және осы Қағидалардың 287-тармағына сәйкес архивтің есепке алу құжаттарымен бекітіледі.

241. Пайдалану қоры сақтандыру қорымен бір мезгілде мынадай жиынтықта жасалады:

1) қағаз негіздегі архивтік құжаттар үшін 1-буынның негативті микроформасынан дайындалған галогенді күміс үлдірдегі (негативті немесе позитивті) 2-буынның бір микроформасы және 2-буынның микроформасынан дайындалған 3-буынның бір микроформасы;

2) фотоқұжаттар үшін бір позитивті фототаңба және бір дубль-негатив;

3) киноқұжаттар үшін бір позитивті бірлескен көшірме, бейненің бір аралық позитиві және фонограмманың бір контратипі (дыбыстық киноқұжаттар үшін). Бейненің позитивті көшірмесі және аралық позитиві тұрақты сақтауға қабылданатын киноқұжаттың жиынтығына кіреді. Betacam және VHS форматтарындағы бейнефонограммалар түріндегі киноқұжаттардың пайдалану қорын қосымша дайындауға рұқсат етіледі;

4) фоноқұжаттар үшін магниттік таспада немесе цифрлық жеткізгіште бір көшірме (DАТ-кассета);

5) бейне құжаттар үшін VHS форматындағы бір көшірме.

242. Пайдалану қорына архивтік құжаттардың көшірмелерін, оның ішінде басқа жұмыстар процесінде жасалған электрондық жеткізгіштердегі көшірмелерін енгізуді архивтің өзі жүзеге асырады.

Пайдалану қорына толық көшірілген сақтау бірліктерінің көшірмелері енгізіледі. Жекелеген архивтік құжаттардың көшірмелері пайдалану қорына архивтік құжаттардың тақырыптық топтамаларының құрамында енгізіледі.

243. Пайдалану қорының бар-жоғы мен жай-күйін тексеру көшірмелердің сақталуын бақылау және пайдалану қорын уақтылы қалпына келтіру жөніндегі жұмысты ұйымдастыру мақсатында жүзеге асырылады.

Пайдалану қорының бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жөніндегі жұмыстың көлемі мен кезеңділігі оның жалпы көлемін, құрамын, көшірмелерді беру қарқындылығы мен оларды қайта жаңғыртудың жиілігін, сондай-ақ сақтау шарттарын ескере отырып айқындалады.

12-параграф. Төтенше жағдайлар кезінде архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету тәртібі

244. Архив туындауы ықтимал төтенше жағдайларды ескере отырып "Жұмылдыру дайындығы мен жұмылдыру туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес жұмылдыру жоспарын әзірлейді.

245. Төтенше жағдайлар туындаған кезде архив басшысы ол жайында уәкілетті органға және ЖАО-ға дереу хабарлайды, олармен келісу бойынша архивтің төтенше жағдай режиміндегі жұмысы туралы шешім қабылдайды.

4-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу және басқа да архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі

1-параграф. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу және басқа да архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі

246. Архив ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік есепке алуды және басқа да архивтік құжаттарды есепке алуды жүзеге асырады.

Архивтегі құжаттарды есепке алу құжаттармен жұмыс істеудің барлық кезеңдерінде есепке алу құжаттарын орталықтандыру, біріздендіру, серпінділік, толықтық, анықтық және сабақтастық қағидаттары негізінде құрылады. Көрсетілген қағидаттар:

1) ҰАҚ жинақтау көздерінің және қалыптастыру негізінің барлығына ортақ есепке алу бірліктерін белгілеу;

2) архивтік құжаттарды сақтау мен есепке алуды ұйымдастырудың тұтастығы;

3) есептік көрсеткіштердің салыстырмалылығы;

4) есепке алу құжаттары нысандарының тұрақтылығы мен оларды толтыруға қойылатын талаптарды қатаң регламенттеу;

5) ҰАҚ құжаттарының нақты саны мен құрамын көрсететін, олардың көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді барлық есепке алу құжаттарына жедел енгізу негізінде іске асырылады.

247. ҰАҚ құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарын жүргізу тәртібі, оның ішінде архив паспортының және жинақтау көзі паспортының нысандары, сонымен қатар оларды ұсыну тәртібі уәкілетті орган бекітетін орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларында айқындалады.

248. Архивте сақталатын, оның ішінде тізімдемеге енбеген және осы архив үшін бейіндік емес, сондай-ақ архивтік құжаттардың сақтандыру көшірмелері және пайдалану қорының, тізімдеменің көшірмелері есепке алуға жатады.

249. Әр қоймада орналасқан электрондық жеткізгіштерді есепке алу оларда жазылған электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес бөлек жүргізіледі.

250. Қоймаға келіп түскен барлық электрондық жеткізгіштердің есебі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық жеткізгіштерді есепке алу кітабында жүргізіледі.

Электрондық жеткізгіштің қатты корпусына уәкілетті орган бекітетін нысанға сәйкес жапсырма жабыстырылады.

Қоймада тіркелген әрбір электрондық жеткізгіш үшін уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ұйым архивінің электрондық жеткізгішінің карточкасы жасалады.

251. Есепке алу сақтау бірліктеріне архивтік шифрлардың құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірлерін беру жолымен жүргізіледі.

Аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірлігінің архивтік шифрінің құрамына жиынтық элементінің белгілері (әріптік және цифрлық), негатив өлшемі, дыбыстық ақпаратты жеткізгіштің түрі де енгізіледі.

Электрондық құжаттардың сақтау бірлігінің құрамына жазба форматы және ақпаратты жеткізгіштің түрі енгізіледі.

252. Архивте архивтік құжаттарды есепке алуды арнайы бөлімше жүзеге асырады немесе арнайы бөлінген қызметкерге жүктеледі. Есепке алу құжаттарына жазбаларды тек есепке алуға жауапты қызметкерлер ғана енгізеді.

253. Архивте архив басшысының бұйрығымен архивтік құжаттарды есепке алу схемасы әзірленеді және бекітіледі.

Архивтік құжаттарды есепке алу схемасы есепке алу тәртібін графикалық нысанда белгілейді.

254. Тізімдемелерден басқа есепке алу құжаттары қызмет бабында пайдалануға арналған және пайдаланушыларға берілмейді.

Есепке алу құжаттарын сақтау осы Қағидалардың 158 – 159-тармақтарына сәйкес жүзеге асырылады.

255. Архив қоры мен сақтау бірлігі жеткізгіштің түріне, ақпаратты бекіту тәсілі мен техникасына қарамастан архивтік құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері болып табылады.

Тек бастапқы өңдеуден өткен жеке тектік архивтік құжаттар құжаттар немесе парақтар бойынша есепке алынады.

Реттелмеген (шашыраңқы) архивтік құжаттар бір шартты сақтау бірлігінде 150 парақ есебінен есепке алынады.

256. Архивтік құжаттарды былайша есепке алу жүргізіледі:

1) қағаз негізіндегі архивтік құжаттардың сақтау бірлігі іс болып табылады;

2) киноқұжаттардың сақтау бірлігі – бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған киноүлдірдің немесе магниттік таспаның физикалық тұрғыдан оқшауланған орамасы;

3) фотоқұжаттарды сақтау бірлігі – физикалық тұрғыдан оқшауланған кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалық түсірілімнің бірнеше кадры, фототаңбалар, диафильмнің орамасы, фотоальбом;

4) фоноқұжаттардың сақтау бірлігі – киноүлдірдің, магниттік немесе қағаз таспаның физикалық тұрғыдан оқшауланған орамасы, кассета, балауыз білікше, дыбыстық ақпарат жазылған диск;

5) бейнеқұжаттардың сақтау бірлігі – магниттік таспаның физикалық оқшауланған орамасы, кассета, бейнелеу және дыбыстық ақпарат жазылған диск;

6) электрондық құжаттардың сақтау бірлігі – электрондық құжаттың бір бөлігі, бір немесе бірнеше электрондық құжат жазылған физикалық тұрғыдан оқшауланған жеткізгіш;

7) киноқұжаттардың есепке алу бірлігі – белгілі бір фильм, журнал, арнайы шығарылым, сюжет жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

8) фотоқұжаттардың есепке алу бірлігі – белгілі бір диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

9) фоноқұжаттардың есепке алу бірлігі – белгілі бір оқиға, әдебиет пен өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілері бойынша біріктірілген әдебиет пен өнердің бірнеше туындысы) туралы дыбыстық ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

10) бейнеқұжаттардың есепке алу бірлігі – белгілі бір сюжет, әдебиет пен өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілері бойынша біріктірілген әдебиет пен өнердің бірнеше туындысы) жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі;

11) электрондық құжаттардың есепке алу бірлігі – электрондық құжат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі.

257. Архивте негізгі және қосалқы есепке алу құжаттары жүргізіледі.

Есепке алу құжаттары қағаз жеткізгіште және электрондық түрде ЭА АЖ қалыптастырылады.

258. Архивтің негізгі есепке алу құжаттарының құрамына уәкілетті орган бекітетін Орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларында белгіленген құжаттардан басқа мыналар кіреді:

1) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттардың түсуін есепке алу кітабы;

2) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қорлардың тізімі;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қор парағы;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша есепке алу парағы;

5) істер, құжаттар тізімдемесі;

6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі;

7) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша қосымшасында бағалы металдар мен тастар бар, бағалы металдармен және тастармен безендірілген істерді, құжаттарды есепке алуды түгендеу кітабы;

8) архив қоймасының паспорты (еркін нысанда);

9) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша мәдени құндылықтарға жатқызылған құжатты есепке алу және сипаттау парағы;

10) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды құжаттарды қамтитын қорлардың тізімі;

11) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істердің, құжаттардың тізімдемесі немесе уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істер нөмірлерінің тізбесі (нөмірлік);

12) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімі;

13) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша микрофишалардағы сақтандыру қорының және пайдалану қорының түсімдерін есепке алу кітабы, орама үлдірдегі сақтандыру қорының және пайдалану қорының түсімдерін есепке алу кітабы;

14) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемесі, орама үлдірдегі сақтандыру қорының тізімдемесі;

15) қор ісі;

16) істі куәландыру парағы;

17) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша іс құжаттарының ішкі тізімдемесі.

259. Архивтің қосалқы есепке алу құжаттарының құрамына карточкалар мен қорлар, тізімдемелер қозғалысының кітаптары, басқа архивтерге берілген құжаттарды есепке алу кітаптары, жоюға бөлінген қорларды және құжаттарды есепке алу кітаптары, құжаттарды түріне қарай есепке алу кітаптары кіреді.

Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз жеткізгіште де, ЭА АЖ да жүргізіледі.

260. 1917 жылға дейінгі архивтік құжаттарды мемлекеттік есепке алу қорларды дербес реттік нөмірленуімен 1917 жылдан кейінгі архивтік құжаттарды есепке алудан бөлек жүргізіледі. Бұл талап жеке тектік архивтік құжаттар мен аудиовизуалды құжаттаманы сақтайтын мамандандырылған архивтерге қатысты емес.

Құжаттары 1917 жылдан кейінгі архив қорларының нөмірлерінде архив қоры нөмірінің сандық белгілеуінен сызықша арқылы бөлінетін "Р" деген индекс болады (Р-1, Р-2 және тағы басқа).

Облыс (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) архивінің архив қорларының құрамына енгізілген таратылған партия архивінің архив қорлары нөмірлерінің архив қоры нөмірінің сандық белгілеуінен сызықша арқылы бөлінетін "П" индексі болады (П-1, П-2 және т.б.).

Архив қорларын қайта нөмірлеу ерекше жағдайларда уәкілетті органмен келісілген архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК шешімінің негізінде жүргізіледі.

261. Есепке алу құжаттарына өзгерістер осы Қағидалардың 280 – 285-тармақтарына сәйкес актілердің негізінде енгізіледі.

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін актілер қор ісіне, архивтік құжаттар қордан тыс ұйымдастырылған кезде – құжаттарды архивке сақтауға тапсырған ұйымның ісіне орналастырылады.

Актілер қор ісінде актілердің түрлері бойынша жалпы тәртіппен, архивтік құжаттар қордан тыс ұйымдастырылған кезде – құжаттарды архивке сақтауға тапсырған ұйымның ісінде нөмірленеді.

262. Құжаттар түсімдерін есепке алу кітабына архивтік құжаттардың барлық бастапқы және қайталама түсімдері рет-ретімен енгізіледі. Есептік жыл шегіндегі әрбір түсімге жалпы реттілікпен реттік нөмір беріледі.

Жыл сайын, келер жылдың 1 қаңтарындағы жағдай бойынша бір жыл ішінде келіп түскен архивтік құжаттар санының қорытындысы шығарылады.

263. Қорлардың тізіміне архив қоры архивке алғаш келіп түскен кезде бір рет қана жазылады. Архив қорын қорлардың тізіміне оның архивтік құжаттары сақтауға түскенге дейін енгізуге рұқсат етілмейді.

Архив қорына қорлар тізімі бойынша берілген нөмір оның есепке алу нөмірі болып табылады, барлық есепке алу құжаттарында сақталады.

Жеке құрам бойынша құжаттар архивінде қор құрушының жеке құрамы бойынша құжаттар кешеніне берілген архив қорының нөміріне бөлшек арқылы қор құрушының негізгі қызметі бойынша құжаттама ескерілген архив қорының нөмірі қосылады.

Архив қорларын есепке алу үшін нөмірлер жалпы реттілікпен, сондай-ақ осы Қағидалардың 285-тармағына сәйкес бұрын жоюға бөлінген немесе біріктірілген архив қорларының құрамына енгізілген және бұрын пайдаланылмаған архив қорларының нөмірлері пайдаланылады.

Жоғалған, басқа архивке берілген архив қорларының нөмірлері, сондай-ақ архивтік құжаттары бұрын пайдаланылған біріктірілген архив қорының құрамына кірген архив қорларының нөмірлері жаңадан түскен архив қорларына берілмейді.

264. Біріктірілген архив қорлары мен архивтік коллекциялар жалпы негіздерде есепке алынады. Бұған дейін дербес есепке алынған архив қорларынан құрылған біріктірілген архив қорына оның құрамына кірген архив қорларының бірінің нөмірі беріледі.

265. Архив қорының атауы қорлар тізіміне тарихи анықтама немесе тізімдеменің титулдық парағы негізінде енгізіледі.

Егер қор құрушының атауы өзгерсе, онда қорлар тізімінде архивтік құжаттар қабылданған кезең шеңберіндегі оның соңғы атауы көрсетіледі.

Жеке тектік архив қорының атауы жеке тұлғаның тегі мен аты-жөнінен, оның псевдонимінен, титулынан, дәрежесінен, атағынан тұрады. Отбасының немесе рудың архив қорының атауы отбасының немесе рудың басты мүшелерінің тегі мен аты-жөнінен және олардың титулдарынан, дәрежелерінен, атақтарынан тұрады. Отбасының немесе рудың барлық мүшелерінің тегі, аты, әкесінің аты, титулдары, дәрежелері, атақтары, туыстық қатынастары қор парағында көрсетіледі.

266. Жыл сайын, келер жылдың 1 қаңтарындағы жағдай бойынша қорлардың тізіміне жыл ішінде келіп түскен және шығарылған архив қорларының саны және архивте сақтаудағы архив қорларының жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады.

Қорлар тізімдері қатты мұқабамен қапталады, парақтары нөмірленеді, куәландыру парағы жасалады.

Қорлар тізімін қайта басып шығару осы Қағидалардың 367-тармағына сәйкес қорлар қайта нөмірленген жағдайда ғана жүзеге асырылады. Бұл жағдайда қорлардың тізіміне нөмірлерін алуға тыйым салынған барлық архив қорларының нөмірлері, атаулары мен шығарылу негіздері енгізіледі.

267. Қор парағы әрбір архив қорына жасалады.

Қор парағында архив қорындағы тізімге енбеген және құпия құжаттар қамтылған барлық архивтік құжаттар ескеріледі.

Қор парағын қайта жасауға ол түзетілмейтіндей зақымданған немесе оның мазмұны архив қоры қайта өңделгеннен немесе біріктірілген архив қоры құрылғаннан, қор құрушының тарихы нақтыланғаннан кейін архив қорының нақты жай-күйі мен көлеміне сәйкес келмеген жағдайда ғана жол беріледі.

Қор парағы қайта жасалған жағдайда бұрын қолданылған қор парағы қор ісіне орналастырылады. Қордың екі парағының жоғарғы оң жақ бұрышына қайта жасалған күнін, есепке алуға жауапты адамның лауазымын және қолын көрсете отырып, "Парақ қайта жасалды" деген белгі қойылады.

Егер қор парағында кезекті жазбалар үшін орын қалмаса, жоғары жағында "Жалғасы, № _ қор, 2-парақ" деген жазуы бар парақтың жалғасы басталады. Бірінші парақта "жалғасын 2-парақтан (3, 4, 5 тағы сол сияқты) қараңыз" деген сілтеме жасалады.

Қор парақтары архив қорлары нөмірлерінің тәртібімен папкаларда сақталады. Әрбір папкаға архив қорының алғашқы және соңғы нөмірлері және архив қорының жалпы саны көрсетілген куәландыру парағы жасалады және олар папкаға орналастырылады.

Қор парақтарына архивтік құжаттарды архивтен жедел іздестіру үшін сілтегіштер жасалады.

268. Аудиовизуалды құжаттарды есепке алу парақтары архивтік құжаттарды қордан тыс ұйымдастырған кезде бейнеқұжаттардың әр түріне бөлек жасалады. Аудиовизуалды құжаттарды есепке алу парақтарын нөмірлеу және сақтау тәртібі қор парақтарын нөмірлеу және сақтау тәртібіне ұқсас.

269. Тізімдемеде сақтау бірліктері олардың жүйеленуіне сәйкес реттік есептік нөмірлермен есепке алынады.

Аудиовизуалды құжаттарға мәтіндік ілеспе құжаттамасы бар істердің нөмірлері аудиовизуалды құжаттардың есепке алу нөмірлеріне сәйкес келеді.

Тізімдемелерге есепке алу нөмірлері қор парағы, архивтік құжаттар қордан тыс ұйымдастырылған кезде – белгілі бір түрдегі аудиовизуалды құжаттарды есепке алу парағы бойынша беріледі.

270. Ғылыми-техникалық құжаттама тізімдемесінің нөміріне бір-бірінен сызықша белгісімен бөлінетін екі араб санынан тұратын топтық индекс қосылады: бірінші сан тізімдеме нөмірін, екіншісі – басқарушылық құжаттаманың топтық индексін білдіреді.

Осы Қағидалардың 290 – 298-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, тізімдемелерге бірдей есепке алу нөмірлерін беруге жол берілмейді.

Тізімдеменің соңында оның барлық даналарында сақтаудағы сақтау бірліктері, тізімдеме бойынша сақтау бірліктерінің алғашқы және соңғы нөмірлері, нөмірлердің түсіп қалғандығы жөнінде, литерлік нөмірлер, шығарылған бірліктер және олардың шығарылу себептері көрсетілген қорытынды жазба жазылады.

Әртүрлі жеткізгіштердегі сақтау бірліктерін қамтитын архив қорының тізімдемесіне қорытынды жазбада осындай сақтау бірліктерінің саны қосымша көрсетіледі.

Архивтік құжаттар келіп түскен немесе шығарылған сайын тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалады, оған оның жасаушысы лауазымын және жасалған күнін көрсете отырып қол қояды.

Бірнеше жылдық бөлімдерден, томдардан тұратын тізімдемеге қорытынды жазба әрбір жылдық бөлімге, томға жасалады. Әрбір келесі жылдық бөлімге, томға өсу тәртібімен жиынтық қорытынды жазба жасалады.

Әрбір тізімдемеде, тізімдеменің томында куәландыру парағы болады.

Аяқталған тізімдеме 9999-дан аспайтын сақтау бірліктерін қамтиды.

Егер тізімдеме қайта жасалған болса, бұрын қолданылған тізімдеменің бір данасы соңғы есепке алу нөмірімен қайта жасалған тізімдемеге қосылады, қалған даналары осы Қағидалардың 283-284-тармақтарына сәйкес жоюға бөлінеді.

271. Тізімдемелер тізілімі бойынша архив тізімдемелерінің жеке және жиынтық есепке алуы жүргізіледі. Тізімдемелердің тізілімдері архивтер қоймасы және/немесе жалпы архивтер шеңберінде жүргізіледі, бұл құжаттарды есепке алу схемасында көрсетіледі.

Әрбір жаңа тізімдемеге тізімдемелер тізілімі бойынша кезекті реттік нөмір беріледі, ол тізімдеменің мұқабасының жоғарғы сол жақ бұрышына қойылады.

Жыл сайын, келер жылдың 1 қаңтарындағы жағдай бойынша тізімдемелер тізілімінде жыл ішінде архивке келіп түскен және шығарылған тізімдемелердің саны және олардың жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады.

272. Архив қоймасының паспорты жыл сайын жылдың соңында жасалады және онда орналасқан архив қорларының, істердің және архивтік құжаттардың көлемі көрсетіледі.

Архив қоймасы паспортының сілтегіштерін архив нақты архив қоймасында сақталатын архивтік құжаттардың құрамы мен жай-күйін ескере отырып дербес анықтайды.

273. Қор ісіне ол жүргізіле басталған архив қорының нөмірі беріледі. Қор ісі мынадай құжаттардан тұрады:

1) қор құрушының тарихы мен архив қорының тарихы бойынша тарихи анықтама;

2) архив қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді тіркейтін актілер, оның ішінде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актілер;

3) жөнсілтер (анықтамалық) үшін жасалған архив қоры сипаттамасының көшірмесі;

4) архив қорының архивтік құжаттарымен жұмыс жөніндегі, оның ішінде тізімдемелерді жетілдіру және қайта өңдеу жөніндегі нұсқаулықтар, архив қорының архив құжаттарын жүйелеу схемалары.

Қор ісіне енгізілуге жататын, бірақ сақтау бірліктерінің құрамындағы архивтік құжаттардың орнына қор ісіне осы сақтау бірліктері мен олардың архивтік шифрлары көрсетілген анықтама енгізіледі.

274. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының тарихы бойынша архивтік құжаттарды қамтитын Кеңестер Одағының Коммунистік партиясы, Бүкілодақтық Лениндік Коммунистік Жастар Одағы органдары қорларының істері қайта қалыптастыруға жатпайды. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының істеріне осы қордың тарихы бойынша архивтік құжаттардың басқа қордың істерінде болуы туралы мәліметтері бар анықтамалар орналастырылады.

275. Біріктірілген архив қорының құрамына кіретін қорлардың істері біріктірілген архив қорының ісіне енгізіледі.

276. Қор ісінің құжаттары куәландыру парағын жасай отырып нөмірленеді, қатты мұқабаға тігіледі. Қор ісіне ішкі тізімдеме жасалады. Қорлардың істері қорлардың нөмірлері тәртібімен сақталады.

277. Архивтік құжаттарды қордан тыс ұйымдастырған кезде жинақтау көзі ісінің құжаттар құрамы қор ісі құжаттарының құрамына ұқсас болады.

278. Архивтің есепке алу деректер базалары мыналарды:

1) есепке алуды ақпараттық қолдауды;

2) құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды автоматтандырылған режимде жүргізуді;

3) архивте қандай да бір қор құрушының құжаттарының бар-жоғы туралы мәліметтерді жедел ұсынуды қамтамасыз етеді.

279. Есепке алу деректер базаларын, ЭА АЖ жоспарлы түрде толтыру есептік жылдан кейінгі 1 қаңтардағы жағдай бойынша жүзеге асырылады. Есепке алу құжаттарына, деректер базасына, ЭА АЖ өзгерістерді жедел енгізуді архив тұрақты негізде жүргізеді.

2-параграф. Архивтік құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу тәртібі

280. Архивтік құжаттардың ЭА АЖ арқылы архивке келіп түсуін есепке алу мынадай негізде жүзеге асырылады:

1) қағаз жеткізгіштегі құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі;

2) жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісі;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы акт.

Архивтік құжаттар осы Қағидалардың 164-тармағында көзделген жағдайларда да есепке қойылады.

281. Архивке қабылданған барлық архивтік құжаттар құжаттардың түсуін есепке алу кітабына енгізіледі. Архив қорына, біріктірілген архив қорына алғаш рет келіп түскен әрбір архив коллекциясы қорлар тізіміне жазылады. Істердің, құжаттардың алғаш рет келіп түскен әрбір тізімдемесі тізімдемелер тізілімінде есепке алынады.

282. Архивтік құжаттардың архивтен шығуын есепке алу:

1) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің;

2) құжаттардың түзетілмейтін зақымдануы туралы актінің;

3) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісінің;

4) іздестіру жолдары таусылған құжаттардың табылмағандығы туралы актінің;

5) архивтік құжаттарды меншік иесіне қайтару актісінің;

6) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың төлнұсқа сақтау бірліктерін алу туралы актінің негізінде жүзеге асырылады.

Архивтік құжаттар осы Қағидалардың 284-тармағында көзделген жағдайларда да есептен шығарылады.

283. Қажетті өзгерістер архивтің негізгі және қосалқы есепке алу құжаттарына енгізіледі. Тізімдеменің барлық архивтік құжаттары шығарылған жағдайда бұл тізімдеменің нөмірі басқа тізімдемелерге берілмейді және бос күйінде қалады. Тізімдемелер тізілімінде тиісті белгі жасалады.

Архив қоры (архивтік коллекция) шығарылған жағдайда қор тізіміндегі "Шығу туралы белгі" бағанында архив қорының (архивтік коллекцияның) қайда шығарылғандығы мен шығаруға негіз болған акт көрсетіледі.

284. Архив қоры бір архивтен екінші архивке берілген кезде тізімдеменің 3 данасы және қор ісі беріледі. Тізімдеме көшірмесі құжаттарды қабылдау-тапсыру актісіне қосымша ретінде сақтауда қалады және архив қорын тапсырған архивтің архив қорына енгізіледі.

285. Архив қорының барлық архивтік құжаттары жоюға бөлген жағдайда оның тізімдемелерінің бір данасы мен қор парағы қор ісіне орналастырылады. Қор ісі архивтің архив қорына енгізіледі.

286. Архивтің архивтік құжаттарының саны мыналардың нәтижесінде өзгереді:

1) қорытындысы бойынша сақталатын архивтік құжаттардың санын есептеу кезінде жіберілген қателер анықталған есепке алу құжаттарын тексеру;

2) жүргізу барысында есепке алынбаған литерлік немесе өткізіп алынған нөмірлері бар сақтау бірліктері анықталғанда архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру;

3) реставрация жасалғаннан кейін бір іс бірнеше іске бөлінген архивтік құжаттарды реставрациялау;

4) жүргізу барысында сақтау бірліктерінің бөлінуі немесе бірігуі ықтимал архивтік құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта өңдеу;

5) жүргізу барысында сақтау бірліктерін жоюға бөлуге болатын құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу.

287. Көрсетілген жұмыстардың нәтижелері бойынша есепке алу құжаттарына, деректер базасына және ЭА АЖ өзгерістер енгізу үшін мыналар негіз болып табылады:

1) есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы актілері;

2) осы архивке, архив қорына жатпайтын, есепке алынбаған және сол сияқты құжаттардың табылғаны туралы актілері;

3) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша істерді бөлу, біріктіру, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу, іске жаңа құжаттарды енгізу туралы актілері;

4) уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды сипаттау, тізімдемелерді қайта өңдеу актілері;

5) жүргізу барысында сақтау бірліктерін жоюға бөлуге болатын құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу актілері.

4-параграф. Құпия және құпиясыздандырылған архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі

288. Құпия архивтік құжаттарды есепке алу Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүргізіледі.

Есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің архивтік шифрларында құпия архив қорлары, істер, құжаттар тізімдемелері, сақтау "қ" (құпия), "өқ" (өте құпия), "ем" (ерекше маңызды) индексімен белгіленеді.

289. Архивтік құжаттарды құпиясыздандыру нәтижелері бойынша есепке алу құжаттарына өзгерістер уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің негізінде енгізіледі.

290. Құпия құжаттармен қатар құпия емес (құпиясыздандырылған) құжаттарды қамтитын архив қорлары, істер, құжаттар тізімдемелері және сақтау бірліктері есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің архивтік шифрларында "іқ" (ішінара құпия) индексімен белгіленеді.

291. Құпия тізімдеме бойынша барлық сақтау бірліктері құпиясыздандырылған кезде бұл тізімдеме де құпиясыздандырылады, ашық сақтауға беріледі және қор парағында сол нөмірмен, бірақ "қ" индексінсіз есепке алынады, ол осы тізімдеменің мұқабасында және титулдық парағында сызып тасталады. Тізімдеменің мұқабасы мен титулдық парағының жоғарғы оң жақ бұрышына "Құпиясыздандырылған" деген мөртабан қойылады.

292. Құпия тізімдеме бойынша архивтік құжаттар мен істердің бір бөлігі құпиясыздандырылған кезде құпиясыздандырылған архивтік құжаттар мен істерге бөлек тізімдеме жасалады, сақтау бірліктерінің нөмірлері бұрынғысынша қалады. Мұндай сақтау бірліктерін жалпы нөмірлеу үшін тізімдеменің 2-бағаны қолданылады. Жаңа тізімдеме құпиясыздандырылған істермен және архивтік құжаттармен бірге ашық сақтауға беріледі, қор парағында құпия кезіндегі нөмірімен, бірақ "қ" индексінсіз есепке алынады.

293. Құпия тізімдеме бойынша істер мен архивтік құжаттардың көп бөлігі құпиясыздандырылған кезде осы тізімдемеден Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасында белгіленген тәртіппен көшірмесі жасалады. Көшіру кезінде құпия сақтауда қалдырылған сақтау бірліктерінің тақырыптары жабылады. Құпиясыздандырылған істер мен архивтік құжаттардың тізімдемесінің көшірмесі ашық сақтауға беріледі. Құпия сақтауда қалған тізімдеменің данасында олардың нөмірленуі сақталады. Қор парағында мұндай тізімдеме екі рет есепке алынады: тізімдеменің тиісті құпиялылық индекстелуімен құпия сақтауда қалған данасы және "қ" индексінсіз ашық сақтауға берілген көшірілген данасы.

294. Құпия тізімдеме бойынша жекелеген сақтау бірліктері құпиясыздандырылған кезде олар тиісті архив қорының ашық сақтау тізімдемесіне литерлік нөмірлермен немесе жалпы реттілік нөмірімен енгізіледі.

295. Құпия сақтауда қалған тізімдемелерде "Ескертпе" бағанында құпиясыздандырылған сақтау бірліктерінің тақырыптарына қарама-қарсы "Құпиясыздандырылған" мөртабаны және егер олар ашық сақтау тізімдемесіне енгізілсе (литерлік нөмірлермен немесе жалпы реттілікпен), жаңа нөмір қойылады.

296. Құпиясыздандырылғаннан кейін ашық және құпия сақтау тізімдемелеріне оларда нақты есепке алынған сақтау бірліктерінің көлемі туралы жаңа қорытынды жазбалар жасалады.

297. Құпия істің құрамындағы бір немесе бірнеше архивтік құжат құпиясыздандырылған кезде ол құпия сақтауда қалады. Істің мұқабасындағы архивтік шифрға "қ" индексіне "і" әрпі қосылады. Құпиясыздандырылған архивтік құжаттар парақтарының нөмірлері "Ескертпе" бағанында ішінара құпиясыздандырылған істің тақырыптарына қарама-қарсы, сондай-ақ істің ішкі тізімдемесінде санамаланады.

Істе ішкі тізімдеме болмаған жағдайда құпиясыздандырылған архивтік құжаттар туралы мәліметтер тиісті парақтардың нөмірлері көрсетіле отырып куәландыру парағында көрсетіледі.

298. Құпиясыздандырылған іс мұқабасының оң жақ жоғарғы бұрышына "Құпиясыздандырылған" деген мөртабан қойылады. Іс нөміріндегі "қ", "өқ", "ем" деген индекстер сызып тасталады.

5-параграф. Жеке тектік және жеке құрам бойынша архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі

299. Меншік иесі мемлекеттік меншікке тапсырған жеке тектік архивтік құжаттардың түсуін есепке алу жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісі негізінде жүргізіледі. Актіге архивтік құжаттардың тізімдемелері және осы құжаттарды архивке қабылдау туралы архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО-ның СТК шешімі қоса беріледі.

300. Шарт бойынша архивке сақтауға тапсырылған жеке меншіктегі жеке тектік архивтік құжаттарды есепке алу осы Қағидалардың 305-309-тармақтарына сәйкес жүзеге асырылады.

301. Жеке тектік архивтік құжаттарды сипаттау нәтижесінде олардың саны мен құрамындағы өзгерістер құжаттарды сипаттау актісімен құжатталады, оның негізінде есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізіледі.

302. Архивте сақтауға жатпайтын архивтік құжаттарға екі данада меншік иесіне құжаттарды қайтару актісі жасалады, оның біреуі құжаттармен бірге меншік иесіне беріледі.

Есепке алынбаған жеке тектік архивтік құжаттарды архивте сақтауға болмайды.

303. Жеке құрам бойынша архивтік құжаттарды есепке алу жалпы негізде осы Қағидалардың 262-263-тармақтарына сәйкес жүзеге асырылады.

304. Архивте сақталатын жеке құрам бойынша архивтік құжаттардың санын есепке алу оларды қағаз форматтағы қорлар парақтары мен жеке құрам бойынша тізімдемелер және электрондық істер тізімдемелері бойынша есептеу негізінде әрбір қор және жалпылама архив бойынша нәтижелерді жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу кітабында (еркін нысандағы) тіркей отырып жүргізіледі.

Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу нәтижелері бойынша оларды сақтаудың 75 жылдық мерзімі өткеннен кейін есепке алу құжаттарына және ЭА АЖ-ға тиісті өзгерістер енгізіледі.

6-параграф. Шарт бойынша архивке сақтауға қабылданған жеке меншіктегі архивтік құжаттарды есепке алу тәртібі

305. Құжаттарды қабылдау-тапсыру актісі негізінде шарт бойынша архивке сақтауға қабылданған жеке меншіктегі ҰАҚ құжаттарын есепке алу архивтің негізгі есепке алу құжаттарында жүзеге асырылады.

Құжаттардың түсуін есепке алу кітабында құжаттардың меншік иесі немесе иеленушісі (3-баған), қабылдау-тапсыру актісінің нөмірі мен күні (4-баған), тапсыру туралы шартқа қол қойылған күн және шарттың қолданылу мерзімі көрсетіледі.

Архив қорын қорлар тізіміне енгізгенде оның нөміріне "Ш" ("шарт") индексі қосылады, ол барлық есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің архивтік шифрларында сақталады. Қорлар тізіміндегі "Ескертпе" бағанында да архивтік құжаттардың меншік иесі немесе иеленушісі, шартқа қол қойылған күні және қолданылу мерзімі көрсетіледі.

306. Шарт бойынша архивке сақтауға қабылданған архив қорларының саны қор тізіміндегі қорытынды жазбаларда, құжаттардың түсуін есепке алу кітабында жеке жолда көрсетіледі.

Архивтік құжаттардың меншік иесімен немесе иеленушісімен жасалған шарттың данасы қордың ісіне енгізіледі.

307. Шартқа сәйкес сақтау мерзімінің аяқталуына байланысты архив қорының архивтік құжаттары шығарылған кезде оның нөмірі басқа архив қорына беріле алмайды.

308. Архивке сақтауға шарт бойынша қабылданған жеке меншіктегі және мемлекеттік меншікке өткен ҰАҚ құжаттары негізгі есепке алу құжаттарында жалпы негіздерде есепке алынады. Есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің архивтік шифрларында "Ш" индексі сызып тасталады, қорлар тізімінің "Ескертпе" бағанына тиісті мәліметтер енгізіледі.

309. ҰАҚ құрамына кірмейтін архивтік құжаттар, оның ішінде архивке сақтауға қабылданған жеке құрам бойынша құжаттар ҰАҚ құжаттарынан бөлек есепке алынады. Оларды есепке алу үшін құжаттардың түсуін есепке алудың жеке кітабы, қорлар тізімі, сондай-ақ қорлардың парақтары мен басқа да қағаз жеткізгіштегі және ЭА АЖ-да есепке алу құжаттары жүргізіледі.

7-параграф. Архивтік құжаттардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелерін есепке алу тәртібі

310. ҰАҚ құрамына белгіленген тәртіппен енгізілген мыналар:

1) архивтік құжаттардың микрофильмдері;

2) төлнұсқалары жоғалған немесе жеке немесе заңды тұлғалардың меншігіндегі архивтік құжаттардың көшірмелері;

3) шетелден келіп түскен архивтік құжаттардың көшірмелері архивтік құжаттардың түпнұсқа құқығындағы көшірмелері болып табылады.

311. Қор құрушы архивке тапсырған архивтік құжаттардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелері оның қорының құрамында жеке тізімдеме бойынша есепке алынады. Бұл ретте осы тізімдеменің "Парақтар саны" бағанында бөлшек арқылы бір істен түсірілген кадрлардың, файлдардың саны да көрсетіледі.

312. Қорлар тізімінде есепке алынатын архивтік құжаттардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелері архивтік коллекцияларға қалыптастырылады.

313. Архивтік құжаттардың төлнұсқа құқығындағы көшірмелері тиісті жеткізгіштердегі төлнұсқа архивтік құжаттармен бірдей тізімдемелерде ескерілетін сақтау бірліктерін құрайды.

314. Микрокөшірмелер түрінде жасалған, төлнұсқа құқығындағы архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтау бірлігі ретінде түсірілген істер мен архивтік құжаттардың санына қарамастан микрофильмнің физикалық оқшауланған орамасы немесе микрофишалар кешені қабылданады. Әрбір сақтау бірлігі тізімдемеде дербес нөмірмен есепке алынады.

Тізімдемеге қорытынды жазбада микрокөшірмелердің сақтау бірліктерінің саны және оларды құрайтын кадрлардың жиынтық саны көрсетіледі.

8-параграф. Аудиовизуалды құжаттарды, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын есепке алу тәртібі

315. Істегі парақтардың және аудиовизуалды құжаттарды есепке алу бірлігінің құрамындағы сақтау бірліктерінің саны олардың нөмірленуінің негізінде есепке алынады және куәландыру парағында және тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің тиісті бағанында белгіленеді.

Фотоальбомдағы фототаңбалар саны фотоальбомның ішкі тізімдемесінде, сондай-ақ фотоальбомдар тізімдемесінің тиісті бағанында, басқа аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктерінің саны – осы құжаттар тізімдемесінің тиісті бағандарында белгіленеді.

316. Аудиовизуалды құжаттардың есепке алу бірліктері құрамындағы сақтау бірліктерін есепке алу кезінде:

1) диафильмдердің сақтау бірліктері орамасы реттік нөмірімен орналастырылады;

2) киноқұжаттардың сақтау бірліктері жиынтық элементтері бойынша орналастырылады, оның ішінде бөлімдер нөмірлерінің реті бойынша нөмірленеді;

3) фоноқұжаттардың сақтау бірліктері өндірістік нөмірлердің реті бойынша орналастырылады.

317. Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының көлемі сақтау бірліктерімен және есепке алу бірліктерімен, сондай-ақ:

1) қағаз негіздегі архивтік құжаттар мен фотоқұжаттар көшірмелері үшін – кадрлармен;

2) киноқұжаттардың көшірмелері үшін – метрмен;

3) фоноқұжаттардың көшірмелері үшін – дыбысталу уақытымен;

4) электрондық құжаттардың көшірмелері үшін – мегабайттармен өлшенеді.

Мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың, аса құнды құжаттардың, пайдалану қорының, қағаз негіздегі архивтік құжаттардан (орамы үлдірде және микрофишада бөлек), киноқұжаттардан, фотоқұжаттардан, фоноқұжаттардан, бейнефонограммалардан, электрондық құжаттардан түсірілген сақтандыру көшірмелері жеке есепке алынады.

318. Есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының түсімдерін есепке алу кітаптары және микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемелері бойынша жүргізіледі. Сақтандыру көшірмелерінің келіп түсуін және шығарылуын есепке алу сақтандыру көшірмелерін және пайдалану қорының көшірмелерін дайындауға тапсырыстар, сақтандыру көшірмелерін арнайы сақтауға қабылдау-тапсыру актілері және басқа актілер негізінде жүзеге асырылады. Түсімдерді есепке алу кітаптарына жыл сайын қорытынды жазба жасалады.

319. Сақтандыру қорының микрофишалардағы, орама үлдірдегі тізімдемелері 3 данада жасалады. Бірінші данасы сақтандыру көшірмелерімен бірге сақтау орнына тапсырылады, екінші және үшінші даналары архивте қалады.

Сақтандыру көшірмелерін көшірілуі мен сақтауға тапсырылуына қарай сақтандыру қорының тізімдемесіне осы Қағидалардың 321-тармағына сәйкес жаңа қорытынды жазбалар жасалады.

320. Тізімдемелердегі "Ескертпе" бағанында көшірмесі жасалған сақтау бірлігінің тұсына "СҚ" мөртабаны қойылады. Егер тізімдемеге кірген барлық істер, құжаттар көшіріліп алынса, "СҚ" деген мөртабан тізімдеменің тек титулдық парағына және мұқабасына қойылады.

321. Мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың және қағаз негіздегі орама үлдірдегі аса құнды құжаттардың сақтандыру қорының сақтау бірлігі ретінде физикалық оқшауланған микрофильм орамасы қабылданады.

Орама үлдірдегі сақтандыру қоры мен пайдалану қорының түсімдерін есепке алу кітабына сақтандыру көшірмелерін әзірлеуге тапсырыс негізінде жалпы тәртіппен (құжаттардың қай қорға жататындығына қарамастан) сақтандыру қорының әрбір сақтау бірлігі туралы жазба енгізіледі. Түсімдерді есепке алу кітабы бойынша (1-баған) сақтандыру қорының сақтау бірліктеріне олардың архивтік шифрларының құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірлері беріледі.

Құжаттардың барлық сақтандыру көшірмелеріне олардың қандай қорға жататынына қарамастан, орамды үлдірдегі сақтандыру қорының тізімдемесі жасалады, онда сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің нөмірленуі түсімдерді есепке алу кітабы бойынша берілген есепке алу нөмірлеріне сәйкес келеді.

Архивтің қысқартылған атауы (оның ресми аббревиатурасы), сақтандыру қоры тізімдемесінің нөмірі, сақтандыру қорының сақтау бірлігін есепке алу нөмірі сақтандыру қорының сақтау бірлігінің "СҚ" индексі қосылған архивтік шифры болып табылады.

322. Микрофишалардағы қағаз жеткізгіштегі құжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірлігі ретінде бір істен түсірілген және бір конвертке салынған бір немесе бірнеше микрофишалар, сақтау бірлігі ретінде – микрофиша қабылданады.

Микрофишаларды сақтандыру қоры мен пайдалану қорының түсімдерін есепке алу кітабы бойынша әрбір түсімге реттік нөмір беріледі.

Сандық көрсеткіштер түсірілген көшірмелердің қай қорға жататынын ескере отырып, әрбір архив қоры және тізімдеме бойынша жеке енгізіледі.

Микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемелері әрбір архив қорының сақтандыру көшірмелеріне, оның бір немесе бірнеше тізімдемесіне бөлек жасалады.

Микрофишаларда дайындалған қағаз негіздегі құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу бірлігінің есептік нөмірі көшірмесі түсірілген істің есептік нөмірі, архивтік шифры тиісінше сақтандыру қоры үшін "СҚ", пайдалану қоры үшін "П" (Позитив), "Д" (Диазокөшірме) индексін қоса отырып, түсірілген істің архивтік шифры болып табылады.

323. Аудиовизуалды құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының сақтау бірліктері аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктерімен бірдей.

Кино және фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмелері түсімдерді есепке алу кітаптарында және сақтандыру қоры мен пайдалану қорының тізімдемелерінде есепке алынады.

Магниттік таспадағы фоноқұжаттардың және грамтүпнұсқалардың сақтандыру көшірмелері әртүрлі түсімдерді есепке алу кітаптарында және тізімдемелерде есепке алынады.

324. Түсімдерді есепке алу кітаптарының және кино-, фотоқұжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының тізімдемелерінің қорытынды жазбаларында тиісінше аралық позитивтер мен контратиптердің, позитивтер мен дубльнегативтер, тақ (I) және жұп (II) грамтүпнұсқалардың сақтау бірліктерінің саны қосымша көрсетіледі.

Кино-, фото-, фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмелерінің тізімдемесіне қорытынды жазбаларда олардың көлемі метрмен, кадрмен, дыбысталу сағатымен де көрсетіледі.

Кино-, фото-, фоноқұжаттардың сақтандыру қорын есепке алу бірлігінің нөмірі түсімдерді есепке алу кітабынан тізімдемеге көшіріледі. Кино-, фото-, фоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің архивтік шифры архивтің қысқартылған атауы (оның ресми аббревиатурасы), "СҚ" индексі қосылған сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі болып табылады.

325. Пайдалану процесінде жасалған және пайдалану қорына енгізілген архивтік құжаттардың көшірмелерін есепке алу архивте осы құжаттардың көшірмелерін есепке алудың жеке кітабында және ЭА АЖ-да жүргізіледі.

5-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды пайдалану

1-параграф. Архивтік құжаттарды сипаттау

326. Архивтің архивтік құжаттарын сипаттау оның құжаттарының ұйымдастырылуына сәйкес негізгі үш деңгейде жүргізіледі: қор, сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі, құжат.

Қор, сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі, құжат сипаттау бірлігі және сипаттау объектісі болып табылады.

Қорлардың топтары, тізімдемелер, құжаттар жиынтықтары, топтары, құжаттың бөліктері сипаттаудың қосымша объектілері ретінде сипатталады.

327. Архивтік құжаттарды сипаттау қағидаттары:

1) ақпараттың сипаттау бірлігінің деңгейіне сәйкестігі;

2) сипаттаудың әртүрлі деңгейлеріндегі ақпараттың өзара байланысы мен өзара толықтырылуы;

3) әртүрлі деңгейдегі сипаттаулардағы ақпараттың қайталанбауы (қосарланбауы).

328. Архивтік құжаттарды сипаттаудың өз құрылымы бар және архивтің тиісті бөлімдерінде (деректер базасында) және ЭА АЖ-да орналастырылатын жекелеген элементтерден тұрады.

Сипаттау элементтерін мынадай топтар құрайды:

1) сипаттау бірлігін сәйкестендіру жөніндегі ақпарат: атауы (қордың атауы, қор құрушының құрылымдық бөлімі, сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің, құжаттың тақырыбы), анықтамалық деректер (архив шифры, сипаттау бірлігінің көлемі, сипаттау бірлігіндегі құжаттардың алғашқы және соңғы күндері (істің басталған және аяқталған күндері), ақпаратты жеткізгіштің түрі;

2) қорға тарихи анықтама;

3) аннотация;

4) қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпарат;

5) қосымша ақпарат: түпнұсқалардың орналасқан жері, осы сипаттау бірлігімен тақырыптық және/немесе шығу тегі бойынша байланысты архивтік құжаттар көшірмелерінің болуы және орналасқан жері, библиография.

329. Қор деңгейіндегі архивтік құжаттардың сипаттамасы қор атауынан, анықтамалық деректерден, қорға тарихи анықтамадан, аннотациядан, библиографиядан, қол жеткізу және пайдалану шарттары туралы ақпараттан тұрады.

330. Архив қоры туралы анықтамалық деректер іздеу деректерінен (қор нөмірі), құжаттама түрлері бойынша сақтау бірлігі және/немесе есепке алу бірлігі бойынша қор көлемінен, құжаттаманың әрбір түрі бойынша құжаттардың алғашқы және соңғы күндерінен, қорішілік ҒАА бар-жоғын көрсетуден тұрады.

331. Қорға тарихи анықтама қор құрушының тарихынан және қордың тарихынан тұрады.

Біріктірілген қор үшін ортақ тарихи анықтама жасалады.

332. Ұйымның архив қорының қор құрушысының тарихы оның құрылған, атауы өзгерген, қайта ұйымдастырылған, таратылған күндерін, ведомстволық тиістілігін, құрылымы мен функцияларын, алдыңғы және мирасқор ұйымның атауын қамтиды.

Жеке тектік архив қорының қор құрушысының тарихы қысқаша өмірбаяндық деректерден (тегі, аты, әкесінің аты, псевдонимі, тұрмысқа дейінгі тегі, өмір сүрген жылдары, кәсібі, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректер) тұрады. Отбасының, рудың архив қоры үшін осындай мәліметтер әрбір адам туралы туыстық дәрежесі бойынша дәйектілікпен беріледі. Шығармашылық қызметпен байланысты бірнеше адамның құжаттарынан тұратын қорға олардың әрқайсысы туралы тектерінің әліпбилік ретімен дәл осындай мәліметтер беріледі.

333. Қордың тарихы оның архивке алғаш түскен күнін, архивтік құжаттардың көлемі мен алғашқы және соңғы күндері, олардың сақталу дәрежесін, қалыптасу, сипаттау және жүйелеу ерекшеліктерін, архив қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістер және олардың себептері, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың архивтік құжаттарының (қорға енгізу), архив қорына ҒАА бар-жоғы туралы мәліметтерді қамтиды.

334. Тарихи анықтама қорды одан әрі толықтырған кезде, сондай-ақ қайта ұйымдастырылған, құрылымы, қор құрушының функциялары өзгерген және тағы басқа жағдайларда толықтырылады.

335. Архивтік жинақтың тарихи анықтамасына оның құрылу тарихы, уақыты, шарттары, құрылу себептері, құрылу қағидаттары, архивке түскенге дейінгі жинақтың орналасқан жері, сондай-ақ құрастырушысы туралы мәліметтер кіреді.

336. Аннотация қор құрылымы мен архивтік құжаттардың түрлері, тақырыптар хронологиясын және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып, қор құрушы қызметінің бағыттарын көрсететін тақырыптар, мәселелер бойынша архивтік құжаттар құрамының қысқаша жинақталған сипаттамасын қамтиды.

337. Қолжетімділік және пайдалану шарттары туралы ақпарат:

1) Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы қолжетімділігі мен оларды пайдалану тәртібін шектейтін архивтік құжаттардың бар-жоғы;

2) архивтік құжаттардың, оның ішінде мәдени құндылықтарға жатқызылған және аса құнды құжаттардың төлнұсқа немесе көшірме екендігі;

3) пайдалану мүмкіндігіне әсер ететін архивтік құжаттардың физикалық жай-күйі;

4) пайдалану қорының бар-жоғы;

5) сипаттау бірлігіне ҒАА бар-жоғы;

6) құжаттардың тілі, оларды қайта жаңғырту тәсілі мен басқа да ерекшеліктері туралы мәліметтерден тұрады.

338. Архив қорына библиография қор бойынша жарияланған және жарияланбаған анықтамалықтардың және оның негізінде орындалған құжаттық жарияланымдардың тізімін қамтиды.

339. Архивтік құжаттарды сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі деңгейінде сипаттамаға:

1) сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің реттік нөмірі;

2) ескі түгендеу нөмірі;

3) сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің тақырыбы;

4) сақтау бірліктері немесе есепке алу бірліктері туралы анықтамалық деректер;

5) төлнұсқа немесе көшірме екендігіне сілтеме;

6) жеткізгіш түріне немесе қайта жаңғырту тәсіліне сілтемелер;

7) тілі, сыртқы ерекшеліктері;

8) архивтік құжаттарға қолжетімділік және оларды пайдалану шарттары кіреді.

340. Басқарушылық құжаттаманың сақтау бірлігінің, жеке тектік архивтік құжаттардың сақтау бірлігінің тақырыбы архивтік құжаттар түрінің атауын, архивтік құжаттың (құжаттардың) авторын (авторларын), құжаттар жіберілген адресатты (адресаттарды) немесе алынған корреспондентті (корреспонденттерді), мәселені немесе затты, оқиғаның, фактінің, жердің атауын, көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты тұлғаның тегі мен аты-жөнін, оқиға күнін қамтиды.

Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат – "авторы белгісіз", "күні жоқ", "...жылдан ерте емес" және тағы басқа енгізіледі.

Сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырған кезде сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқалар) немесе құжаттардың түрі (әртүрлілігі) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естеліктер актілер, мақалалар, роман, жазба кітапшалары) тақырыптың басында көрсетіледі.

Бір мәселе бойынша іс жүргізудегі реттілікпен байланысты құжаттарды қамтитын сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа да істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен аяқталады

Бір мәселе бойынша құжаттарды қамтитын, бірақ іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ сақтау бірліктері "құжаттар" деген сөзбен аяқталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. "Құжаттар" терминімен қандай да бір жалпылама құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) қосымша құжаттар белгіленеді. Жеке тектік қорларда бұл термин бір тұлғаға қатысты түрі жағынан әртүрлі құжаттарды сипаттау үшін қолданылады.

Біртектес корреспонденттермен хат алмасудан тұратын сақтау бірлігінің тақырыбында корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі.

Жобалау немесе конструкторлық құжаттамалардың сақтау бірлігінің тақырыбы объектінің шифрын, жоба атауын, кезеңін, бөлігін, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

Кино-, бейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кино- немесе телесюжетте көрсетілген оқиғаның атауын, шығарылған күнін және/немесе түсірілім күнін, режиссердің және/немесе түсірілім операторының тегі мен аты-жөнін, құжаттың тілін қамтиды.

Фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фоноқұжаттың атауын және жанрын, көрсетілген оқиғаның атауын, орнын және күнін қамтиды. Фоноқұжаттың атауы болмаған кезде теле- немесе радиохабардың, баяндаманың, сұхбаттың және тағы басқаның негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет пен өнер туындысының жазбасы бар фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы туындының атауын және оның жанрын, тырнақшаға алынатын мәтіннің бірінші жолын, егер фоноқұжаттың авторлық атауы болмаса және бұрын жарияланбаған туынды болса, туындының, оның өңдеулерінің, қайта жазылуының, аудармаларының авторларының және/немесе орындаушыларының тектері мен аты-жөндерін, фоноқұжаттың тілін қамтиды

Фотоқұжаттың сақтау бірлігінің тақырыбы бейненің сипаттамасын немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің атауын, автордың тегі мен аты-жөнін, түсірілген орны мен күнін қамтиды.

341. Сақтау бірліктері немесе есепке алу бірліктері туралы анықтамалық деректер архивтік шифрдан, сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің көлемінен, архивтік құжаттардың алғашқы және соңғы күндерінен, аудиовизуалды құжаттар үшін – жазбаның жазылған немесе қайта жазылған күндерінен, электрондық жеткізгіштердегі құжаттар үшін – жаңа электрондық жеткізгішке жазылған немесе қайта жазылған күнінен тұрады.

342. Сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі құжаттарының төлнұсқа немесе көшірме екендігі тақырыптан кейін бас әріппен жазылып көрсетіледі.

343. Істің құжаттары үшін қайта жаңғырту тәсілі істегі құжаттардың түрі (әртүрлілігі) үшін өзгеше болған немесе мазмұнын сипаттау үшін қағидаттық маңызы бар болған жағдайда көрсетіледі.

Құжаттарды жаңғырту тәсілін белгілеу үшін "қолжазба", "автограф", "машинкада басылған", "баспа", "гектограф", "стеклограф" және басқа терминдер қолданылады.

344. Архивтік құжаттардың (істердің) сыртқы ерекшеліктеріне мыналар жатады:

1) ерекше жазба материалы (пергамент, жібек және басқалары);

2) мұқабаның және түптеудің ерекше материалы (былғары, бедерлі мата);

3) мұқабада безендірудің, мәтінде иллюстрациялардың немесе безендірудің болуы;

4) архив қорының қалған құжаттарының тілінен ерекшеленетін құжаттардың тілі;

5) мөрлер;

6) қоса берілген қағаздар, маталар және т.б. үлгілерінің болуы.

345. Құжаттардың толықтығы дәрежесі, қайта жаңғырту тәсілі, сыртқы және басқа да ерекшеліктері туралы деректер тақырыптан және аннотациядан кейін жаңа жолдан жазылады.

346. Сақтау бірліктеріне немесе есепке алу бірліктеріне қолжетімділік және оларды пайдалану шарттары:

1) қолжетімділігі мен пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасы немесе қор құрушы шектейтін архивтік құжаттардың;

2) мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың, аса құнды құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз құжаттардың төлнұсқаларының;

3) пайдалану қорының;

4) сақтау бірліктеріне немесе есепке алу бірліктеріне ҒАА-ның болуы туралы мәліметтерді қамтиды.

347. Архивтік құжаттардың сипаттамасы қажет болған жағдайда архив қорының және оның құрылымдық бөлігінің (тізімдемесінің) атауымен, жекелеген архивтік құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі топтарының аннотациясымен толықтырылады.

Сақтау бірлігі құжаттарының аннотациясы ерекшеліктері сақтау бірлігінің тақырыбында көрсетілмеген жекелеген архивтік құжаттар мазмұнының қысқаша сипаттамасы болып табылады.

Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша құжаттар, алдыңғы ұйымдардың құжаттары, жеке құрам бойынша анықтамалық мәні бар мәліметтерден тұратын құжаттар, дербес іздестіру нысаны бола алатын, осы істе оның тақырыбы бойынша анықталуы мүмкін емес құжаттар (үндеулер, үнпарақтар, прокламациялар, брошюралар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және тағы басқа) аннотацияланады.

Баспасөз материалдарын аннотациялау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың бастапқы сөздері (атауы болмаған жағдайда), шығыс деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа да бейнелеу материалдарының аннотацияларында құжаттың материалы, түрі, форматы және оны орындау тәсілі, карталар үшін – масштабы көрсетіледі.

Аннотацияның соңында жеке тұлғалардың тегі мен аты-жөні "аты аталады" айдарымен, ұйымдардың атаулары, құжаттарда аталған географиялық атаулар және басқа да маңызды мәліметтер беріледі, кейін аннотацияланатын құжаттар парақтарының нөмірлері көрсетіледі.

Аннотация тақырыптан кейін жаңа жолдан бастап жазылады.

Аннотацияланатын құжаттардың көлемі үлкен болған кезде аннотация жеке парақта жасалады, ол мұқаба мен құжаттың бірінші парағының арасына салынады.

348. Аннотациялау кезінде негізгі мағыналық жүктемесі жоқ субъективті тұжырымдар мен тіркестерді ("өте құнды құжаттар", "өте қызықты құжаттар", "құжаттарда ... бар", "құжаттар мынаған қатысты") қолдануға жол берілмейді.

349. Архивтік құжаттың сипаттамасы мыналарды қамтиды:

1) архивтік құжаттың тақырыбы;

2) архивтік құжат туралы анықтамалық деректер;

3) архивтік құжаттың төлнұсқа немесе көшірме екенін көрсету;

4) жеткізгіш түрі немесе қайта жаңғырту әдісі;

5) қолжетімділік пен пайдалану шарттары.

350. Архивтік құжаттың тақырыбы архивтік құжат түрінің, автордың, архивтік құжат жіберілген немесе одан алынған, адресаттың немесе корреспонденттің атауын, көрсетілген архивтік құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе затты, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, жердің атауын, оқиға күнін қамтиды.

351. Архивтік құжат туралы анықтамалық деректер архивтік шифр, архивтік құжаттың көлемі (парақтар саны), оның жасалған күні туралы мәліметтерді қамтиды.

352. Құжаттың төлнұсқа немесе көшірме екеніне сілтеме құжатқа аннотациядан кейін бас әріптермен жазылады.

353. Күнді сөзбен-цифрмен (күні, айы, жылы) ресімдеу тәсілі құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржылық құжаттарды, бір мәселе бойынша істерді, сондай-ақ күнін көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарды (баяндамалар, үнпарақтар, стенограммалар, хаттар) сипаттау кезінде пайдаланылады.

354. Істі құрайтын құжаттардың алғашқы және соңғы күндері мерзімдерін анықтаған кезде мыналар ескеріледі:

1) істің бастапқы күні ең бірінші құжаттың жасалған (тіркелген) күні, ал соңғы күні – ең соңғы құжаттың жасалған (тіркелген) күні болып табылады;

2) декреттердің, жарлықтардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкімдердің және басқаларының күндері оларға қол қойылған уақыты бойынша көрсетіледі, егер құжаттардың күні көрсетілмесе, күні жарияланған немесе қолданысқа енгізілген уақыты бойынша көрсетіледі;

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығыстар сметалары, штаттық кестелер, есептер мен құжаттар үшін алғашқы және соңғы күндері қойылмайды;

4) егер істегі қосымша құжаттар істің бірінші құжатының күнінен бұрын жасалған болса, онда олардың күндері жаңа жолдан – "...жылдың құжаттары бар" деп жазылады;

5) егер іс кітаптар мен журналдардан тұратын болса, онда олар үшін алғашқы және соңғы күндері бірінші және соңғы жазба күндері болады;

6) егер іс төлнұсқаларын жасағаннан кейін жасалған немесе қор құрушы жұмыс істеу үшін алған көшірме құжаттардан тұрса (мысалы, редакциялардың, түрлі комиссиялардың архив қорларынан), онда алғашқы және соңғы күндері көшірмелерді дайындау күні болып табылады (төлнұсқалардың күні тақырыпта келтіріледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған болса, онда үш түрлі күн анықталады – бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің басталған күні, оның екінші ұйымға келіп түскен күні және оның соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған күні (алғашқы екі күні бөлшек түрінде белгіленеді);

8) істерде революцияға дейінгі және кеңестік кезеңдердің құжаттары болған кезде алғашқы және соңғы күндері екі кезеңнің де құжаттарының күндері енгізіледі;

9) күнді көрсеткен кезде алдымен жылы, содан кейін күні мен айы көрсетіледі.

355. Күндер құжаттардың өздеріне қойылған күннің стилі мен тәртібі бойынша көрсетіледі. Мынадай жағдайларда:

1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру уақытына жататын, яғни 1918 жылғы 14 ақпаннан 1 шілдеге дейін, оларға екі күн қойылады алдымен жаңа стиль бойынша күні көрсетіледі, ал одан кейін жақшаның ішінде – ескі стиль бойынша;

2) істегі құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін жасалса және халықаралық маңызы бар оқиғаларға қатысты болса, онда оған ескі стиль бойынша күні, кейін жақшаның ішінде жаңа стиль бойынша күні жазылады.

356. Нақты күнін белгілеу мүмкін болмаған жағдайда іс құжаттарының мазмұнын талдау негізінде оның ауытқу шектері ескерілетін шамамен алынған күндері айқындалады. Күндері немесе олардың жекелеген элементтері төртбұрышты жақшаға алынған. Олардың аса нақты емес толық немесе жекелеген элементтеріне сұрақ белгісі қойылады.

2-параграф. ҒАА жасау тәртібі

357. Архивтік анықтамалықтар мен архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы деректер базасы ҒАА жүйесінің міндетті элементтері болып табылады, олардың түрлері нысаналы мақсатына қарай айқындалады: тізімдеме, жөнсілтерлер, каталог, көрсеткіш, құжаттарға шолу.

358. Архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архиваралық, қораралық және қорішілік архивтік анықтамалар мен деректер базасы жасалады.

359. Тізімдеме сақтау бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішінде жүйелеуді бекітуге және есепке алуға арналған архивтік анықтамалық ретінде пайдаланылады.

Тізімдеме сақтау бірліктерін сипаттау мақалаларынан, қорытынды жазбадан, істі куәландыру парағынан және тізімдемеге анықтамалық аппараттан тұрады. Тізімдеменің архивтік құжаттарын сипаттау объектісі сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі болып табылады.

360. Тізімдеменің сипаттау мақаласына мыналар кіреді:

1) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің реттік нөмірі;

2) іс жүргізу индексі немесе ескі түгендеу нөмірі;

3) сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің тақырыбы;

4) құжаттардың алғашқы және соңғы күндері, сақтау бірлігіндегі парақтар саны;

5) төлнұсқа/көшірме екеніне сілтеме;

6) архивтік құжаттардың тілі, жаңғырту тәсілі, сақталу дәрежесі, сыртқы ерекшеліктері.

Сипаттау мақаласы сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің жекелеген құжаттарының (құжаттар тобының) аннотациясымен толықтырылуы мүмкін.

361. Тізімдемеге анықтамалық аппаратқа мыналар кіреді:

1) титулдық парақ;

2) мазмұны (тараулар атаулары);

3) алғы сөз;

4) қысқартулардың тізімі;

5) архив шифрлерінің аударма кестесі;

6) сілтегіштер.

362. Тізімдеменің титулдық парағында архивтің толық атауы, архив қорының атауы, архив қорының нөмірі, тізімдеменің нөмірі, тізімдеменің атауы, тізімдемеге енгізілген архивтік құжаттардың алғашқы және соңғы күндері көрсетіледі. Егер бірнеше жыл ішіндегі істер тізімдемеге үзіліспен енгізілген болса, титулдық парақта тек құжаттары бар жылдар ғана көрсетіледі.

363. Тізімдемеге анықтамалық аппараттың мазмұнына (тараулар атауларына) тізімдеменің тиісті парақтарының нөмірлерін көрсете отырып алғы сөз, тізімдемеге енгізілген барлық бөлімінің, кіші бөлімдердің, істегі басқа да ұсақ топтардың қысқартылған атауларының тізімі, сілтегіштер, шифрлардың аударма кестелері енгізіледі.

364. Алғысөз жеке тізімдемеге немесе архив қорының барлық тізімдемелеріне ортақ жасалады, оған жасаған күнін көрсете отырып құрастырушы қол қояды.

Алғысөзде құқықтық актілерге және қордың құжаттарына сілтемелер жасай отырып қор құрушының тарихы қысқаша баяндалады. Біріктірілген архив қорының бірыңғай тізімдемесіне жалпы алғысөз жасалады.

365. Тізімдемеде қысқартылған сөздер қолданылса, қысқартулар тізімі жасалады, олар алфавиттік ретпен орналастырылады. Тізімге сөздердің жалпы қабылданған қысқартулары енгізілмейді. Еркін түрде қысқартулар жасауға болмайды.

366. Тізімдемеге жалпы және арнайы сілтегіштер жасалады.

Тізімдеменің жалпы сілтегіші сақтау бірлігінің немесе есепке алу бірлігінің реттік нөмірлеріне сілтемелік деректерден тұрады.

Ғылыми айналымға енген, басқа қор құрушылардың архивтік құжаттарын қамтитын архив қорлары үшін белгілі бір қор құрушының архивтік құжаттарын іздестіруді қамтамасыз ету мақсатында енгізілген қорлардың арнайы сілтегіші жасалады. Онда архив қорларының нөмірлері мен атаулары, осы архив қорларына жататын істердің нөмірлері көрсетіледі.

367. Архивтік шифрлардың аударма кестелері тізімдеме қайта өңделген жағдайда жасалады және мынадай нысан бойынша ескі шифрлардан жаңа архивтік шифрларға сілтемелерді қамтиды:

1) ескі тізімдеме бойынша істің нөмірі;

2) жаңа тізімдеме бойынша істің нөмірі;

3) ескертпелер.

Тізімдемені қайта өңдеу сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің тақырыптарын нақтылау немесе жасау, тізімдемеге қажетті анықтамалық аппарат жасау жолымен жаңа тізімдемені жасаудан тұрады. Тақырыптарды редакциялау процесінде тақырыптың құжат мазмұнын дұрыс ашуы тексеріледі, күні, істің қорға, құрылымға жататындығы нақтыланады. Бұрмалаулар, дәлсіздіктер, стилистикалық және грамматикалық қателер жойылады, тақырыптарды бірегейлендіру жүргізіледі, қысқартулар толық жазылады. Қажет болған жағдайларда жекелеген құжаттарға аннотациялау жүргізіледі.

Тақырыптарды редакциялау кейіннен қайта басып шығара отырып тізімдеменің екінші данасының мәтіні бойынша жүргізіледі. Тақырыптардағы барлық өзгерістер мен нақтылаулар істердің мұқабасына көшіріледі.

Қайта өңдегеннен кейін ескі тізімдемелерді жоюға тыйым салынады. Ескі тізімдемелер жаңа тізімдемелер бойынша жекелеген сақтау бірліктері құқығында есепке алынады және жаңа тізімдеменің соңында өзінің тақырыбымен соңғы нөмірмен және "Тізімдеме қайта жасалды" деген белгімен орналастырылады.

Тізімдемені қайта өңдеу қорытындысы бойынша архивтік құжаттарды сипаттау актісі жасалады.

3-параграф. Жөнсілтерлерді, каталогтарды, сілтегіштерді, шолуларды, кино -, бейнеқұжаттардың монтаждау парақтарын және автоматтандырылған ҒАА жасау тәртібі

368. Жөнсілтерлер жүйелендірілген түрде архивтің архив қорлары туралы мәліметтерді қамтитын және пайдаланушыны олардың құрамымен және мазмұнымен таныстыруға арналған архивтік анықтамалық болып табылады.

Жөнсілтерлер архив қорының сипаттау мақалаларынан және анықтамалық аппаратынан тұрады.

Жөнсілтерлердің анықтамалық аппаратына мыналар кіреді:

1) титулдық парақ;

2) мазмұны (тараулар атаулары);

3) алғы сөз;

4) қысқартулар тізімі;

5) қосымшалар (болған жағдайда);

6) сілтегіштер.

Жөнсілтерлерге жалпы библиография жасалады.

Жөнсілтерлердің көп томдық басылымдарында анықтамалық аппарат жалпы бүкіл басылым үшін немесе оның жекелеген томдары үшін жасалады.

369. Жөнсілтерлердің түрлері:

1) архив (архивтер) қорлары бойынша жөнсілтерлер;

2) архив (архивтер) қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерлер;

3) архив (архивтер) қорлары бойынша қысқаша анықтамалық.

Архивтік (архивішілік) және архиваралық жөнсілтерлер жасалады.

Жөнсілтерлердің түрі мен құрылымының схемасы оның нысаналы мақсатына қарай айқындалады.

Архив (архивтер) қорлары бойынша жөнсілтерлер қордың атауынан, қордың нөмірінен, сақтау бірліктері немесе есепке алу бірліктері көрсетілген қордың көлемінен, құжаттаманың әрбір түрі бойынша құжаттардың алғашқы және соңғы күндерінен, тарихи анықтамадан, аннотациядан, қор бойынша библиографиядан тұратын архив қорлары сипаттамаларының жүйеленген тізбесін қамтиды. Сипаттамалардың тізбесі қорлардың атауларынан және олар туралы анықтамалық деректерден тұратын аннотацияланбайтын қорлардың тізімімен толықтырылуы мүмкін.

Архивтің (архивтердің) қорлары бойынша жөнсілтерлер қордың сипаттау объектісі болып табылады.

Архив (архивтер) қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерлер белгілі бір тақырып (тақырыптар) бойынша құжаттарды қамтитын қорлар сипаттамаларының немесе қорлар бөліктерінің жүйелендірілген тізбесінен тұрады.

Архив (архивтер) қорлары бойынша тақырыптық жөнсілтерлердің қордың (қорлардың), қор (қорлар) бөлігінің құжаттарының сипаттамасы қор атауынан, қор нөмірінен, қор құжаттарының алғашқы және соңғы күндерінен, тақырып бойынша құжаттарды қамтитын тізімдеме (тізімдемелер) нөмірінен, қорға (қорларға) архивішілік ҒАА-ның бар-жоғын көрсетуден, құжаттардың аннотациясынан және тақырып бойынша библиографиядан тұрады.

Архив (архивтер) қорлары бойынша қысқаша анықтамалық архив қорларының атауларын және олар туралы анықтамалық деректерді қамтитын архив қорлары сипаттамаларының жүйеленген тізбесінен тұрады. Қысқаша анықтамалық архивте сақталатын барлық қорларға немесе қорлардың белгілі бір тобына (құпиясыздандырылған және ашық сақтауға берілген жаңа түсімдерге) жасалады.

Қысқаша анықтамалықтар аннотацияланған және аннотацияланбаған болып бөлінеді.

370. Жөнсілтерлер деректемелерінің құрамын уәкілетті орган бекітеді.

371. Каталог архив қорларының, сақтау бірліктерінің, архивтік құжаттардың (немесе олардың бөліктерінің) мазмұны туралы мәліметтер құжаттық ақпаратты жіктеудің қабылданған схемасына сәйкес орналасқан пәндер (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған қораралық архивтік анықтамалық болып табылады.

372. Өзара байланысты және өзара бірін-бірі толықтыратын әртүрлі каталогтардың жиынтығы архив каталогтарының жүйесін құрайды.

373. Архив каталогтары жүйесінің құрамы архивтік құжаттардың құрамымен және мазмұнымен, оларды пайдалану қарқындылығымен, архив қорларының әзірлену дәрежесімен, архивтік анықтамалықтардың басқа түрлерінің болуымен және сапасымен анықталады.

374. Архив каталогтарының жүйесі мынадай талаптарға сәйкес келеді:

1) каталогтарды жасау қағидаттарының олардың нысаналы мақсатына сәйкес келуі;

2) ақпараттық іздеу аспектілерінің оңтайлы әртүрлілігін қамтамасыз ететін каталогтардың ұтымды құрылымы;

3) жүйенің түрлі каталогтарындағы ақпаратты топтастыруда параллелизмді болдырмау;

4) негізсіз қайталануды болдырмау және сілтеме карточкалары мен сілтегіштерді кеңінен қолдану.

375. Архивішілік және архиваралық каталогтар жасалады.

Каталогтағы сипаттау объектісі белгілі бір тақырып (мәселе) бойынша ақпаратты қамтитын құжат (құжаттар тобы, құжаттың бөлігі), сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі, тізімдеме, қор (қорлар тобы) болып табылады.

Архивте каталогтарды дайындау, құру және жүргізу (каталогтау) жөніндегі жұмыс тұрақты негізде жүргізіледі.

Каталогтау барысында архив қорларын, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау кезектілігі айқындалады, істер мен архивтік құжаттар іріктеледі және сипатталады.

376. Құрылу схемасына қарай каталогтар жүйелік, тақырыптық (ұйымдардың тарихы, әкімшілік-аумақтық бөлінісі және басқалары бойынша каталогтар), нысаналы болып және олардың түрлері бойынша (атаулы, географиялық, объектілік) бөлінеді.

377. Жүйелік каталогта сипаттау объектісі ғылым, білім, өндіріс, экономика салалары бойынша жіктеледі және құжаттық ақпаратты жіктеудің қабылданған схемасына сәйкес қисынды ретпен орналастырылады. Жүйелік каталогқа немесе оның кіші бөлімдеріне тиісті каталогтар болмаған кезде нысаналы, географиялық және атаулы сілтегіштер жасалады.

378. Тақырыптық каталогта тақырып бойынша сипаттау объектісі кіші тақырыптар, айдарлар және кіші айдарлар бойынша нысаналы ретпен топтастырылады. Тақырыптық каталог ондағы ақпаратты жүйелі каталогта жоқ белгі бойынша топтастырған жағдайда жасалады.

379. Ұйымдардың тарихы бойынша каталогта сипаттау объектісі ғылым, білім, өндіріс, экономика салалары бойынша, кейін ведомстволық бағыныстылығы, ұйымдардың түрлері (банктер, зауыттар, фабрикалар, трестер және басқалары) және атаулардың әліпбилік тәртібімен ұйымдардың атаулары бойынша жіктеледі.

380. Әкімшілік-аумақтық бөліну тарихы бойынша каталогта сипаттау объектісі әкімшілік-аумақтық бірліктердің түрлері мен олардың атаулары бойынша әліпбилік тәртіппен жіктеледі.

381. Нысаналы каталогтарда сипаттау объектісі нысаналы ұғымдардың (фактілер, оқиғалар, географиялық атаулар), тұлғалардың тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі және хронологиялық немесе қисынды реттілікпен жүйеленеді.

382. Дербес қолданылып жүрген картотекалар каталог жүйесімен сілтеме арқылы байланысады.

383. Каталогтың сипаттау мақаласының құрамына архивтің атауы, индексі, айдары, кіші айдары, оқиғаның күні, оқиғаның орны, мазмұны, қордың нөмірі, қордың атауы, тізімдеменің нөмірлері, сақтау бірліктері немесе есепке алу бірліктері, парақтары, құжаттың тілі, жаңғырту тәсілі, құрастырушының тегі және сипаттау мақаласын жасаған күні кіреді.

384. Тақырыптық және нысаналы-тақырыптық картотекалар, барынша ақпараттық және жиі пайдаланылатын қорлардың құжаттарына жеке құрам бойынша картотекалар каталогтар жүйесін толықтыру көздері болып табылады.

385. Каталогтау кезінде құжаттарға сипаттау жүргізілетін каталог карточкасының ақпараты сипаттау мақаласында жинақталған құжаттардың мазмұны мен іздеу деректері туралы мәліметтердің жиынтығын білдіреді.

Бір каталогтық карточкада:

1) құжатты сипаттау кезінде – істегі қалған құжаттардың басқа мәселелерге қатысты болуы шартымен, істегі бір мәселеге арналған (аса құнды немесе мазмұны жағынан маңызды) бөлек құжат немесе барлық құжат көптеген мәселелерге қатысты болса (мысалы, есептер, хаттамалар), құжаттың бір бөлігі;

2) сақтау бірлігін немесе есепке алу бірлігін сипаттау кезінде – бір мәселеге, оқиғаға қатысты тұтас іс, бір мәселе бойынша хат алмасу;

3) топтастырып сипаттау кезінде – бір мәселе, нысана бойынша бір істің құжаттар тобы, егер осы мәселе бойынша басқа істерде құжаттар болса, онда әрбір істің құжаттары жеке карточкада сипатталады;

4) бір архивтік тізімдеменің біртекті істер тобы сипатталады.

386. Сипаттау үшін мәліметтерді топтау тәсілдері құжаттардың мазмұнымен айқындалады. Топтық карточка, егер олар құжаттардың тақырыптық тобын біріктірсе, жеке архивтік тізімдемеге немесе архивтік тізімдемелер тобына, сондай-ақ жалпы архив қорына жасалады.

387. Құжаттарды каталог карточкасында сипаттау аяқталғаннан кейін оны индекстеу жүргізіледі, ол белгілі бір индексті (индекстерді) таңдау немесе құрастырудан және оны каталог карточкасының тиісті ақпаратына жатқызудан тұрады. Индекстеу каталог карточкасының мазмұнын талдау және оны жіктеу схемасының белгілі бір құрылымдық бөлімшесіне жатқызу арқылы жүзеге асырылады.

388. Карточкалар индекстер мен айдарлар бойынша жүйеленеді және каталогқа орналастырылады.

389. Каталог бөлімдерінің арасында немесе каталог бөлімдері мен басқа архивтік анықтамалықтар арасында байланысты орнату үшін сілтемелер жүйесі қолданылады. Сілтеме карточкаларында "Айдар" және "Кіші айдар" бағандары әдеттегі тәртіппен толтырылады. "Мазмұны" бағанында "сондай-ақ ... қараңыз" деп жазылады және сілтеме жасалатын каталогтың тиісті бөлімшелерінің немесе басқа анықтамалық атауларының индекстері көрсетіледі.

390. Индекстеу кезінде карточкаларды редакциялау және олардың бастапқы сараптамасы жүргізіледі, оның барысында мазмұны бойынша біртекті карточкалар біріктіріледі, сапасыз және маңызы аз карточкалар одан әрі өңдеуге бөлінеді. Қайталама сараптама карточкаларды индекстер бойынша жүйелеу процесінде жүзеге асырылады, бұл ретте қосарланған және қосылған карточкалар анықталады.

391. Карточкалардың бөлгіштер арасында дұрыс орналастырылуына және жаңа бөлгіштерді енгізу қажеттілігіне жүйелік каталогты мерзімді тексеру кемінде үш жылда бір рет жүргізіледі.

392. Архивтік құжаттарды каталогтау жөніндегі жұмысты есепке алу мақсатында істе куәландыру жазбасынан төмен "каталог" деген мөртабан қойылады немесе "... парақтар каталог үшін сипатталды" деп белгіленеді. Жекелеген тізімдемелер бойынша құжаттарды каталогтаудың аяқталғаны туралы осындай белгілер тізімдемелердегі куәландыру жазбаларға арналған парақтарға қойылады.

393. Архив қоры құжаттарын каталогтаудың аяқталуы архив қорының ісіне енгізілетін анықтамамен ресімделеді. Анықтамада архив қорының нөмірі мен атауы, каталогтау жүргізілген күн, оның орындаушысы, архив каталогына жасалған және енгізілген карточкалардың саны, анықтама жасалған күн, оны жасаған тұлғаның лауазымы және оның қолы көрсетіледі.

394. Журналда, картотекада немесе архивтің деректер базасында істердің нөмірлерін көрсете отырып каталогтауға ұшыраған істерді қор бойынша (әрбір тізімдеме бойынша) мемлекеттік есепке алу жүргізіледі.

395. Карточкалардың каталогқа түсуін есепке алу әрбір каталог бойынша жеке арнайы кітаптарда немесе деректер базасында жүргізіледі, онда карточкалардың каталогқа келіп түскен күні, архив қорының атауы мен нөмірі, құрастырушының тегі, карточкалардың каталогқа енгізілгені туралы белгі қойылады.

Жыл сайын каталогқа түскен және енгізілген карточкалардың саны белгіленеді. Жасалған және каталогқа енгізілген карточкаларды есепке алу архив паспортында жүргізіледі.

396. Сілтегіштер әліпбилік, жүйелік немесе қандай да бір өзге белгі бойынша жасалған архивтік құжаттарда аталатын заттар атауларының (атауының) архивтік шифрлары көрсетілген тізбесі болып табылады.

397. Сілтегіштер қорішілік, қораралық, архиваралық, сондай-ақ тақырыптық, нысаналы (жалпы және арнайы), хронологиялық болып бөлінеді.

398. Сілтегіштердің сипаттау мақаласы нысаналы ұғымнан (айдардан) және архивтік шифрлардан тұрады.

Сілтегіштің мақсатына қарай айдарлар:

1) қарапайым, яғни кіші айдарлары жоқ;

2) күрделі, яғни бір кіші айдары немесе анықтамасы бар;

3) ұялы, яғни екі немесе бірнеше кіші айдарлары болуы мүмкін.

Айдарлардың құрылымы бойынша тұйық, аннотацияланған қысқа және аннотацияланған толық сілтегіштер болып бөлінеді.

Айдарлары ұғымдардың түсініктерін және архивтік шифрларды қамтитын сілтегіштер тұйық сілтегіштер болып табылады.

Айдарларына ұғымдардың түсініктері, архивтік шифрлар, қысқаша түсініктемелер мен анықтамалар кіретін сілтегіштер аннотацияланған қысқаша сілтегіштер; құрамына ұғымдардың түсініктері, архивтік шифрлар, қысқаша түсініктемелер, анықтамалар мен егжей-тегжейлі сипаттамалар кіретін сілтегіштер аннотацияланған толық сілтегіштер болып табылады.

399. Сілтегіштердегі жақын ұғымдар арасындағы байланыс "....қараңыз" деген жалпы сілтемені (қайырма сілтемені) және "сондай-ақ.....қараңыз" деген жеке сілтемені пайдалану арқылы жүзеге асырылады.

Жалпы сілтеме:

1) айдар немесе кіші айдар ретінде қабылданбаған синонимдерден;

2) ұғымның қысқартылған нысанынан толық атауына және керісінше;

3) егер сілтегіште сілтемелік деректерді беру жүйесі тек күрделі айдарларға берілетін болса жекеше, түрлік ұғымнан тектік ұғымға;

4) бірінші топқа ұғымдар тобындағы екіншісінен және одан кейінгілерден "және" жалғаулығымен немесе үтірмен біріктірілген;

5) тура нысандағы ұғымнан инверсиялық нысандағы ұғымға сілтеме жасалған жағдайда пайдаланылады.

Жеке сілтеме, егер олар сілтегіштің жеке баптарын құраса, тектік ұғымды түрлік ұғыммен байланыстыру үшін, сондай-ақ ассоциативті қатынастармен байланысты ұғымдар үшін қолданылады.

400. Сілтегіштер оқиғалардың, құбылыстардың және фактілердің күндерін немесе хронологиялық тәртіппен орналасқан құжаттардың күндерін қамтитын айдарлардан тұрады, іздестіру деректерінде сілтемелер каталогтың немесе анықтамалықтың беттеріне немесе бөлімдеріне жасалады.

401. Тақырыптық сілтегіште ұғымдар жіктеудің қабылданған схемасына сәйкес орналасқан және себеп-салдарлық және жүйелік байланыстармен өзара байланысты: тарихи фактілер, оқиғалар, құбылыстар, ұйымдардың атаулары және осы оқиғалармен байланысты өзге де нысаналы ұғымдар тобы (қатары) арқылы ашылады немесе қисындық (жүйелік) тәртіппен ұсынылады.

Айдар, кіші айдар, оқиғаның күні, оқиғаның орны, мазмұны, архивтік шифры тақырыптық сілтегіштің сипаттау элементтері болып табылады. Ондағы айдарлар мен кіші айдарлардың атаулары атау септігінде беріледі.

402. Жалпы және арнайы сілтегіштердің ішіндегі ұғымдарды топтастыру әліпбилік тәртіппен жүзеге асырылады. Жалпы сілтегіштерде күрделі, әртекті ұғымдар болған кезде ұғымдарды топтастырудың жүйелік қағидатын қолдануға болады, әліпбилік орналастыру жүйелеудің соңғы кезеңінде қолданылады.

Сипаттау мақаласының негізгі деректемесі – нысаналы ұғым (айдар, кіші айдар) негізінен жекеше немесе көпше түрдегі атау септігіндегі зат есіммен немесе зат есімдердің тіркесімен (кейде сын есімдермен) берілген атау түрінде жазылады.

403. Мемлекеттердің, әкімшілік-аумақтық бірліктердің, теңіздердің, өзендердің және басқа да географиялық ұғымдардың атаулары географиялық сілтегіштегі айдар болып табылады. Географиялық пунктің атауы өзгерген кезде мәтінде ол бұрынғы және жаңа атауымен көрсетіледі, хронологиялық тұрғыдан соңғы атауы негізгі ретінде алынады. Бұрынғы атауы жаңасының жанында жақшаның ішінде көрсетіледі және сілтегішке жаңа атауына сілтеме жасала отырып, тиісті әліпбилік реттілікпен енгізіледі.

Күрделі ұғымдарды білдіретін географиялық атаулар инверсиясыз, бірінші сөзі бойынша беріледі.

404. Жалпылама ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар сілтегішке түсіндірмесіз енгізіледі.

405. Атаулы сілтегішке тегі, аты, әкесінің аты (әртүрлі оқылуы, псевдонимдері, таңылған аты, лақап аты) кіреді.

Атаулы сілтегіште адамдардың тегі, аты, әкесінің аты құжаттарға сәйкес көрсетіледі. Аты жалпыға мәлім болса, бірақ толығымен қолданылмаған кезде (қысқартылған аты, псевдонимі, таңылған аты) толық аты жақшаның ішінде көрсетіледі және адамның негізгі мінездемесіне сілтеме көрсетіле отырып, адамның толық аты әліпбидің тиісті әрпімен сілтегішке енгізіледі.

Бір тектің жазылуы әртүрлі болған жағдайда мәліметтер мен сілтемелік деректер адамның дұрыс атауымен беріледі. Түрлі оқылулар дұрыс жазылудан кейін жақшаның ішінде тиісті әліпбилік ретпен оған сілтемелер жасай отырып келтіріледі.

Сілтегіште тектер, аттар мен әкелерінің аттары заманауи фонетикалық белгіленуі бойынша беріледі. Мәтіндегі ескі жазылулар заманауи жазылулардан кейін жақшаның ішінде көрсетіледі және сілтегішке заманауи нысанға сілтеме жасай отырып енгізіледі.

Мәтінде тегі мен аты-жөні бірдей адамдар берілсе, аты мен әкесінің аты толық көрсетіледі және түсініктемелер жасалады.

Қосарланған тектер атаулы сілтегішке инверсиясыз бірінші сөзі бойынша енгізіледі.

406. Хронологиялық сілтегіш оқиғалардың, құбылыстар мен фактілердің күндерін немесе хронологиялық тәртіппен орналасқан құжаттардың күндерін қамтитын айдарлардан тұрады. Хронологиялық сілтегіш тұйық болып жасалады.

407. Шолулар архивтік құжаттардың жекелеген кешендерінің құрамы мен мазмұны туралы олардың деректанушылық талдауымен толықтырылған жүйеленген мәліметтерді қамтитын архивтік анықтамалықтар болып табылады және қордың шолулары мен тақырыптық шолулар болып бөлінеді.

Қордың шолуы бір архив қорының архивтік құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды. Қордың шолуы үшін құжат (құжаттар тобы, құжаттың бір бөлігі), сақтау бірлігі немесе бір қордың есепке алу бірлігі сипаттаудың объектісі болып табылады.

Тақырыптық шолу белгілі бір тақырып бойынша бір архив қорының немесе архив қоры тобының (архивішілік) немесе бірнеше архивтің (архиваралық) архивтік құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды. Архивтің (архивтердің) құжаттары бойынша тақырыптық шолу үшін құжат (құжаттар тобы, құжаттың бір бөлігі), архивтің (архивтердің) бір қорының (қордың бір бөлігінің, қорлар тобының) сақтау бірлігі немесе есепке алу бірлігі сипаттау объектісі болып табылады.

408. Шолу сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің, құжаттардың және ҒАА жекелеген топтарының жеке немесе топтық аннотацияларының жиынтығынан тұрады.

Аннотацияда сақтау бірліктері тобының немесе есепке алу бірліктерінің, деректанушылық талдауы бар құжаттардың мазмұны баяндалады, құжаттардың негізгі түрлері, олардың авторлары, мазмұны, хронологиялық шектері, төлнұсқалығы, архивтік шифрлары көрсетіледі.

Шолудың анықтамалық аппаратына титулдық парақ, мазмұны (тараулар атауы), алғысөз, қысқартулар тізімі, сілтегіштер кіреді. Тақырыптық шолуға шолуда ақпарат қамтылған қорлар тізімі және шолудың тақырыбы бойынша библиография жасалады.

409. Кино-, бейнеқұжаттың монтаждау парағы есепке алуды жүзеге асыратын, мазмұнын ашатын және жекелеген жоспарлардың (монтаждау кадрларының) жүйелендірілуін бекітетін архивтік анықтамалық болып табылады.

Кино-, бейнеқұжаттың монтаждау парағы аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) кадр бойынша сипаттамасы болып табылады, ол кинотуындыны жасау процесінде пайда болады және архивке киноқұжатқа немесе бейнефонограммаға мәтіндік ілеспе құжаттама құрамында түседі.

Монтаждау парағы екі данада жасалады, оның біреуі зерттеушілер мен архив қызметкерлерінің жұмысында пайдаланылады, екіншісі – түптеледі және сақтандыру көшірмесі ретінде қызмет етеді.

410. Кино-, бейнеқұжаттың монтаждау парағы болмаған жағдайда ол архивте жасалады және бас әріптерден тұратын жазбадан, сипаттамалық мақалалардан және қорытынды жазбалардан тұрады.

Бас әріптерден тұратын жазбада архивтің атауы, монтаждау парағының нөмірі, киноқұжаттың сипаттамалары (дыбысталуы, түсі, бөліктерінің саны) көрсетілген оның атауы, студияның атауы, киноқұжаттың шығарылған күні, фильмнің авторлары (режиссерлері, операторлары, сценарий авторлары) көрсетіледі.

411. Монтаждау парағын жасау киноқұжаттың позитиві бойынша оны дыбыс монтаждау үстелінде қарау кезінде бір мезгілде сипаттай отырып, мынадай ретпен жүргізіледі:

1) реті бойынша жоспардың нөмірі;

2) жоспарды айқындау (жалпы, орташа немесе көлемді);

3) жоспардың метражы;

4) киноқұжат жоспары бейнесінің қысқаша мазмұны.

412. Дыбысты монтаждау үстелінде позитивпен жұмыс аяқталғаннан кейін қажет болған жағдайда киноқұжат жинағының барлық элементтерінің бір-біріне сәйкестігі тұрғысынан позитивті негативпен және лавандамен салыстырып тексеру жүзеге асырылады.

413. Бейнеқұжатқа монтаж парағы архивте жасалады.

Арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың немесе жылнамалық материалдардың монтаждау парақтары титулдық парағын ресімдеуден басталады, онда олардың атаулары, шығарылған жылы, түсіру студиясы, түсі, дыбысталуы, секундтары, секундтық хронометраж (жазудың басталуы мен аяқталуы) көрсетіледі.

Титулдық парақты сипаттағаннан кейін бейнефонограмманы жоспарлы сипаттау жүзеге асырылады, ол мынадай реттілік бойынша жүргізіледі:

1) реті бойынша жоспардың нөмірі;

2) жоспарды айқындау (жалпы, орташа немесе көлемді);

3) жоспар бейнесінің жазбасы басталатын секундтың реттік нөмірі;

4) бейнефонограмманың қара-ақ бейнесінде түрлі-түсті жоспарлардың немесе түрлі-түсті бейнеде қара-ақ жоспарлардың болуын көрсету.

Монтаждау парағының соңында монтаждау парағын жасаушының лауазымы, тегі және жасалған күні көрсетіледі.

414. Архивтік анықтамалықтар архивте автоматтандырылған режимде жүргізіледі, ол құжаттық ақпаратты, оның ішінде қашықтан қол жеткізу режимінде жедел және көп аспектілі іздеу мен ұсыну мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

415. Архив қорының архивтік анықтамалықтарының, сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің, архивтік құжаттың сипаттау мақалалары, сондай-ақ түйінді сөздер мен рубрикаторлар автоматтандырылған ҒАА қалыптастырудың негізі болып табылады.

416. Автоматтандырылған ҒАА жүргізу кезіндегі түйінді сөздердің негізгі түрлері:

1) "тақырып" – сипаттау объектісінің құжаттарында көрсетілген фактілерді, оқиғаларды, құбылыстарды, қызмет түрлерін қысқаша нысанда білдіретін терминдер және тағы басқалары;

2) "тұлғалар" – осы деңгейдегі сипаттау бірліктері байланысты адамдарды сәйкестендіретін терминдер, аты және әкесінің атымен бірге тектері, аты мен тектері, аты-жөні жоқ тектері, бір немесе бірнеше аты-жөні мен псевдонимдер, лақап аттары және тағы басқалары терминдер болуы мүмкін;

3) "география" – географиялық немесе топонимикалық атаулар (елдердің, облыстардың, губерниялардың, уездердің, болыстардың, елді мекендердің, теңіздердің, өзендердің және тағы басқаларының атаулары) болып табылатын терминдер.

417. Түйін сөздер деректер базасына нақты объектіні сипаттау процесінде немесе ол аяқталғаннан кейін енгізіледі, бір сөзден немесе қысқаша сөз тіркесінен тұруы мүмкін және арнайы түйін сөздер файлына салынады.

418. Архив қорларының, сақтау бірліктерінің немесе есепке алу бірліктерінің, құжаттардың тізбелері жедел іздестіру шарттарына жауап беретін автоматтандырылған ҒАА-ның шығыс нысандары болып табылады. Архивтің автоматтандырылған ҒАА-да қамтылған ақпарат негізінде анықтамалықтардың мәтіндері олардың ішкі анықтамалық аппаратымен (жөнсілтерлер, қысқаша анықтамалықтар, архивтік тізімдемелер) бірге қалыптастырылады. Анықтамалықтың мәтіні автоматтандырылған түрде қалыптастырылған кезде түйін сөздердің файлдары анықтамалыққа сілтегіштерді автоматты түрде құрастыру үшін қолданылады.

419. Автоматтандырылған ҒАА-ның деректер базасында сипаттамалардың әрбір деңгейі үшін жүйелі және тақырыптық рубрикаторлар құрылады.

Архив қорының деңгейі үшін жөнсілтерлердегі архив қорларын жүйелеу схемасы архивтің архив қорлары бойынша жөнсілтерлер мәтінін қалыптастыруға арналған рубрикатор болып табылады.

420. Архивтің ҒАА деректер базасында сипаттаудың әрбір деңгейі үшін түйін сөздер, аннотация, тарихи анықтама мәтіндері, сипаттау объектісінің толық және қысқартылған атауларының мәтіндері, архив қорының және/немесе қор құрушының толық және қысқартылған қайта аталуы бойынша, сипаттау объектісінің хронологиялық тиесілігі (сипаттау бірлігіне кіретін құжаттардың алғашқы және соңғы күндері бойынша), санамаланған деректемелердің кез келген үйлесімі бойынша ақпаратты көп аспектілі іздеу рәсімдерінің жиынтығы көзделеді.

421. Іздеу нәтижелерін ұсыну мынадай нысандарда жүзеге асырылады:

1) сұрау салу шарттарына сәйкес қысқартылған деректер базасы;

2) сұрау салуды қанағаттандыратын мәтіндік файл немесе басып шығарылған сипаттама.

422. Архивтің құжаттары бойынша деректер базасына анықтамалық аппарат архивте бар деректер базасының сипаттамасын қамтитын деректер базасы түрінде іске асырылады. Деректер базасында әрбір дербес деректер базасы бойынша мәліметтер – деректер базасының атауы, оның деректемелерінің тізбесі, сипаттау бірлігінің (бірліктерінің) деңгейі (деңгейлері), жазбалардағы және/немесе мегабайттағы ағымдағы көлемі, деректер базасын басқару жүйесіне нұсқау немесе деректер базасын құру үшін пайдаланылған бағдарламалау тілі қамтылады.

4-параграф. Архивтің архивтік құжаттарын пайдалану

423. Қолжетімділік санаттары бойынша архивтік құжаттар ашық және қолжетімділігі шектелген болып бөлінеді.

Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сондай-ақ жеке меншіктегі архивтік құжаттардың меншік иесінің немесе иеленушісінің келісімі бойынша қолжетімділік шектелмеген барлық архивтік құжаттар ашық болып табылады.

Қолжетімділігі шектеулі архивтік құжаттарға мыналар жатады:

1) мемлекеттік құпияларды немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын өзге де құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;

2) жеке тұлғаның жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтерді, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қатер төндіретін мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;

3) меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсыра отырып, шартта оларға қол жеткізу және оларды пайдалану талаптарын белгілеген архивтік құжаттар;

4) аса құнды құжаттардың, мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың және осы Қағидалардың 203-204-тармақтарына сәйкес физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз болып танылған ҰАҚ архивтік құжаттарының төлнұсқалары.

Пайдаланушының мұндай құжаттарға, деректер базасына қолжетімділігі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және архив құжаттарының меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсырған кезде белгілеген шарттарды ескере отырып жүзеге асырылады.

Пайдаланушылардың осы тармақтың 4) тармақшасында көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады. Пайдаланушыға көрсетілген құжаттардың көшірмелері (пайдалану қоры) немесе осы құжаттарды қамтитын құжаттық жарияланымдар ұсынылады.

424. Архив пайдаланушыға ашық архивтік құжаттарға, оларға ҒАА және кітапхана қорының басылымдарына қол жеткізуге мүмкіндік береді.

425. Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген немесе архивтің пайдаланушымен ақпараттық қызмет көрсету жөніндегі шартында айтылған жағдайларды қоспағанда, архив пайдаланушыға өз бетінше іздеу нәтижесінде алынған немесе оған ақылы қызметтер көрсету тәртібімен архив ұсынған ақпаратты пайдалану шарттарын шектемейді және айқындамайды.

426. Архивтік құжаттарды пайдаланудың негізгі нысандары:

1) пайдаланушыларды олардың сұрау салуына сәйкес, сондай-ақ бастамашылық тәртіппен ақпараттық қамтамасыз ету;

2) пайдаланушыларға архивтің оқу залында архивтік құжаттарды ұсыну;

3) архивтік құжаттарды көрмелерге қою;

4) архивтік құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;

5) архивтік құжаттарды пайдалана отырып, ақпараттық іс-шаралар (жұртшылықпен кездесулер, архивке экскурсиялар, тұсаукесерлер, ашық есік күндері, дәрістер, баяндамалар, ауызша журналдар, конференциялар, студенттер мен оқушылар үшін сабақтар және басқалар) өткізу;

6) архивтік құжаттарды жариялау.

427. Архивтік анықтама, архивтік көшірме, архивтік үзінді, ақпараттық хат, архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі, архивтік құжаттардың көшірмелерін тақырыптық іріктеу, архивтік құжаттарға тақырыптық шолу пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстағы архивтің негізгі құжаттары болып табылады.

428. Архивке, оның ішінде ақпараттық жүйелер бойынша келіп түсетін сұрау салулар:

1) тақырыптық сұрау салулар (белгілі бір проблема, тақырып, оқиға, факт, өмірбаян бойынша ақпарат беру туралы сұрау салулар);

2) генеалогиялық сұрау салулар (екі немесе одан да көп тұлғаның туыстығын, туыстық байланыстарын, отбасының, рудың тарихын белгілеу үшін қажетті ақпарат беру туралы сұрау салулар);

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салулар (еңбек өтілін және жалақы мөлшерін, жасын, отбасы құрамын, білімін, марапатталуын, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарын аударуды растау, ғылыми дәрежелер мен атақтар беру, жазатайым оқиғалар, емделуде болғаны, эвакуация, репрессияға ұшырағаны, ақтап шығарылғандығы, әскери бөлімдер мен құралымдардағы қызметте болғаны, экологиялық апат аймақтарында тұрғаны, бас бостандығынан айыру орындарында болу, азаматтық хал актілері, мүліктік құқықтар туралы сұрау салулар және мемлекеттік архивтерде сақталатын өзге де мәліметтер) болып бөлінеді.

429. Тақырыптық, генеалогиялық, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуларды орындау бойынша жауаптар мыналарға бөлінеді:

1) оң жауаптар – бұл сұратылған мәліметтердің архивте мемлекеттік сақтауда бар құжаттардың негізінде расталуы;

2) теріс жауаптар құжаттар архивте мемлекеттік сақтауда болған, бірақ оларда сұратылған мәліметтер болмаған жағдайда беріледі;

3) құжаттардың сақталмағандығы туралы жауаптар мекеменің не кәсіпорынның құжаттары архивке мемлекеттік сақтауға түспеген және олардың орналасқан жерін анықтау мүмкіндігі болмаған жағдайларда беріледі;

4) тиесілігі бойынша (бейінді емес).

Құжаттар мемлекеттік сақтауда болмаған және олардың орналасқан жері (ұйымда ведомстволық сақтауда немесе басқа мемлекеттік архивте) туралы мәліметтер анықталған кезде архив келіп түскен сұрау салуды тиістілігі бойынша сұрау салынған мәліметтер бойынша құжаттар орналасқан ұйымға не мемлекеттік архивке жібереді.

430. Пайдаланушының сұрау салуын архив жеке тұлға үшін – пайдаланушының тегі, аты, сондай-ақ әкесінің аты (бар болса), жеке сәйкестендіру нөмірі, пошталық және/немесе электрондық мекенжайы, заңды тұлға үшін – оның атауы, пошталық және/немесе электрондық мекенжайы, бизнес-сәйкестендіру нөмірі болған кезде қарайды және орындайды. Сұрау салуда сұратылған ақпараттың тақырыбы (мәселесі), хронологиясы көрсетіледі. Сұрау салуға жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қояды.

431. Архивте сақталатын архивтік құжаттардың құрамына жатпайтын сұрау салу ол тіркелген сәттен бастап 3 жұмыс күні ішінде пайдаланушыны хабардар ете отырып қажетті архивтік құжаттар сақталатын басқа архивке немесе ұйымға тиесілігі бойынша жіберіледі.

432. Архив жеке тұлғаларды қабылдауды жүзеге асырады. Архив басшысы жеке тұлғалардың сұрау салуларын қабылдауды және қарауды ұйымдастыру үшін жеке жауап береді.

433. Мемлекеттік органның, жергілікті атқарушы органның, сот органының өз функцияларын орындауына байланысты тақырыптық сұрау салуын архив Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес қарайды. Мұндай сұрау салуды орындау ақысыз негізде жүзеге асырылады.

434. Жеке және заңды тұлғалардың тақырыптық және генеалогиялық сұрау салулары бойынша құжаттарды анықтау ақылы негізде жүзеге асырылады.

435. Архив әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрау салуларды Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген мерзімдерде және Қазақстан Республикасы Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексіне сәйкес ақысыз орындайды.

Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы қайта түскен сұрау салуды орындау немесе пайдаланушының өтініші бойынша бұрын берілгенге ұқсас архивтік анықтаманы жасау кезінде архив осы анықтамаға енгізілген мәліметтердің архивтік құжаттардағы мәліметтерге сәйкестігін тексереді және қосымша мәліметтер табылған жағдайда, оларды қайта берілетін архивтік анықтамаға енгізеді.

436. Пайдаланушыларға қызмет көрсету үшін архивтерде оқу залы, қарау залы, архивтік құжаттардың микрокөшірмелерімен, аудиовизуалды және электрондық құжаттармен жұмыс істеуге арналған арнайы жабдығы бар фоноқұжаттарды тыңдау бөлмесі жұмыс істейді. Арнайы бөлінген үй-жай болмаған жағдайда, пайдаланушыларға қызмет көрсету архивтің жұмыс бөлмесінде архив қызметкерінің бақылауымен жүргізіледі.

437. Архивтің оқу залында пайдаланушылардың архивтік құжаттармен жұмыс істеу тәртібі архив басшысы бекітетін пайдаланушылардың архивтің оқу залында жұмыс істеу регламентімен айқындалады. Архив пайдаланушыларды осы регламентпен қол қойғыза отырып таныстырады.

438. Пайдаланушының архивтік құжаттарды, техникалық жабдықтар мен мүліктерді ұрлағаны немесе зақым келтіргені анықталған жағдайларда архив өзі орналасқан жердегі ішкі істер органына тиісті өтінішпен жүгінеді, залалды өтеу шараларын қабылдайды.

439. Пайдаланушылардың тапсырыстары бойынша архивтің техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, архивтік құжаттардың көшірмелері (ксерокөшірмелер, микрокөшірмелер, фототаңбалар, кинокөшірмелер, видеокөшірмелер, фоноқұжаттардың көшірмелері, сондай-ақ электрондық жеткізгіштердегі көшірмелер) дайындалады.

ҰАҚ физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз құжаттарының көшірмелері жасалмайды.

Қолжетімділігі шектеулі архивтік құжаттардың көшірмелерін жасау Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

440. Көшірме жасауға берілген тапсырыстарды орындау тәртібі, оның ішінде архивтік құжаттарды, жарияланбаған тізімдемелерді, ҒАА көшіру көлемі, көшірмелерді дайындаудың құны және оларды дайындау үшін есеп айырысу тәртібі уәкілетті органның бұйрығымен бекітілетін Тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) өткізу жөніндегі ақылы қызмет түрлерін көрсету қағидаларында айқындалады.

441. Пайдаланушының тапсырысы бойынша дайындалған архивтік құжаттың көшірмесінде архив архивтік шифр мен архивтік құжатты сақтау бірлігі парақтарының нөмірлерін көрсетеді.

Құпиясыздандырылған архивтік құжаттың көшірмесін ресімдеу кезінде көшірменің бірінші және соңғы парағының алдыңғы жағының оң жақ жоғарғы бұрышына "Құпиясыздандырылған" деген мөртабан қойылады. Қажет болған жағдайда мұндай мөртабан құпиясыздандырылған архивтік құжат көшірмесінің барлық парақтарының алдыңғы жағына қойылады.

442. Архивтік құжаттардың көшірмелері пайдаланушыларға, олардың уәкілетті тұлғаларына беріледі немесе көрсетілген мекенжайлар бойынша жіберіледі.

Көшірме жасауға тапсырыстарды есепке алу қағаз жеткізгіште немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.

443. Архив өз бетінше немесе басқа архивтермен және ұйымдармен бірлесіп, архивтік құжаттардың көрмелерін дайындауды және өткізуді ұйымдастырады.

Архивтік құжаттардың көрмесін дайындау үшін тақырыптық (тұжырымдама), тақырыптық-экспозициялық және графикалық жоспарлар әзірленеді.

Тақырыптық жоспардың негізінде архивтік құжаттарды, иллюстрациялық және өзге де материалдарды анықтау және іріктеу жүргізіледі.

Тақырыптық-экспозициялық жоспарға көрме бөлімдеріне сәйкес жүйеленген, көрмеге қою үшін іріктелген архивтік құжаттардың, иллюстрациялық және өзге де материалдардың аннотацияланған тізбесі, олардың өлшемдерін көрсете отырып енгізіледі. Көрмеге қою үшін іріктелген барлық архивтік құжаттар мен басқа да материалдар аннотацияланады. Басқа тілдегі материалдарға қажет болған жағдайда аудармасы немесе мазмұнының толық аннотациясы беріледі.

Графикалық жоспарда көрме құжаттарын стендтерде немесе витриналарда, интернет-ресурстарда, әлеуметтік желілерде орналастыру тәртібі көрсетіледі.

Көрменің ұйымдастырушылары архивтік құжаттардың сақталуына жауапты болып табылады. Көрме үшін архивтік құжаттарды ұсынған архив көрмені көрсету кезінде құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету талаптарының сақталуын бақылауды қамтамасыз етеді.

444. Архивтік құжаттардың жарияланымдарын дайындау кезінде архив Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 349 бұйрығымен (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7342 болып тіркелген) бекітілген, Ұлттық архив қорының құжаттарын басып шығару қағидаларын және уәкілетті органның басқа да әдістемелік құжаттарын басшылыққа алады.

445. Архивтік құжаттардың жарияланымдарының типтері (ғылыми, ғылыми-танымал және оқу) және түрі (қор бойынша, тақырыптық немесе басқалары) олардың мақсаты, дереккөздерді таңдау ерекшелігі, архивтік құжаттардың және олардың ҒАА құрамымен, мәтінін қабылдау-тапсыру бойынша анықталады.

446. Архивтік құжаттарды жариялаудың нысандары:

1) баспа: серия, жинақ, альбом, буклет, проспект, плакат, бұқаралық ақпарат құралдарындағы жарияланым;

2) электрондық: гипермәтін, мультимедия, деректер базасы.

447. Архив деректі жарияланымдарды дайындаудың ғылыми-зерттеу және техникалық процестерін қамтамасыз ету бойынша іс-шараларды жүзеге асырады: редакциялық алқаны, құрастырушылар ұжымын қалыптастыру, ұйымдастыру-әдістемелік құжаттарды жасау, мүдделі ұйымдармен және баспалармен шарт жасасу және тағы басқалары.

448. Дайындалған және редакцияланған қолжазба ішкі және сыртқы рецензиялаудан өтеді және оны баспаға ұсынуға құқығы бар уәкілетті органның ғылыми-кеңесі немесе архивтің, Қазақстан Республикасы Президентінің архивінің Ғылыми-кеңесі талқылайды.

Егер белгіленген талаптарға сәйкес рецензенттердің ескертулері мен талқылау қорытындылары бойынша пысықталып, баспаға бекітілген болса, қолжазба дайындалған болып саналады.

Баспамен шарт жасалады, онда баспаның және тапсырыс берушінің (архивтің) құқықтары мен міндеттері қарастырылады.

449. Архив қағаз жеткізгіште немесе электрондық нысанда архивтік құжаттардың пайдаланылуын есепке алуды жүзеге асырады.

5-параграф. Архивтік анықтамаларды, архивтік үзінділерді және архивтік көшірмелерді ресімдеу тәртібі

450. Архивтік анықтама уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың түрлері мен олардың күндері көрсетіліп, оқиғалардың хронологиялық ретімен ресімделеді.

Архивтік анықтамада архивтік құжаттардан дәйексөз келтіруге болады.

451. Архивтік анықтамада деректер олардың архивтік құжаттарда баяндалуына сәйкес жазылады.

Архивтік құжаттардың жекелеген деректерінің сәйкессіздіктері, айырмашылықтар, нақты емес атаулар, атының, әкесінің атының, аты-жөнінің болмауы немесе олардың біреуінің ғана болуы, түсініксіз жазылған, автор түзеткен, түпнұсқа мәтінінің бүлінуі салдарынан оқуға келмейтін орындары архивтік анықтаманың мәтінінде жақшаның ішінде ("Құжатта солай", "Түпнұсқа мәтінде солай", "Мәтінде түсініксіз") ескертіледі.

452. Бір архивтің құжаттары бойынша анықталған бірнеше ұйымдардағы, оқу орындарындағы жұмысы, оқуы туралы мәліметтер бір архивтік анықтамаға енгізіледі.

Архивтік анықтаманың мәтінінде архивтік анықтама жасауға негіз болған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өзгертулеріне, түзетулеріне, түсініктемелеріне, өзіндік тұжырымдарына жол берілмейді.

453. Архивтік анықтаманың соңында архивтік құжаттарды сақтау бірлігінің архивтік шифры мен парақтарының нөмірлері, архивтік анықтаманы жасау үшін пайдаланылған баспа басылымдары келтіріледі. Архивтік анықтаманың мәтінінде әрбір фактіні немесе оқиғаны баяндағаннан кейін бірден архивтік шифрлар мен архивтік құжаттардың сақтау бірлігі парақтарының нөмірлерін қоюға рұқсат етіледі.

454. Көлемі бір парақтан асатын қағаз форматтағы архивтік анықтаманың парақтары тігіліп, нөмірленеді және архивтің мөрімен бекітіледі.

455. Қағаз форматтағы архивтік анықтамаға архивтің басшысы немесе уәкілетті лауазымды тұлға, орындаушы қол қояды және архивтің мөрімен куәландырылады. Онда берілген мәліметтер толық болмаған жағдайда себептері көрсетілген ілеспе хат жасалады.

Ақпараттық жүйелерде архивтік анықтамаға архив басшысының ЭЦҚ-сымен қол қойылады.

Архивтік анықтамаға қажет болған жағдайда архивтік анықтамада жазылған мәліметтерді растайтын архивтік құжаттардың көшірмелері немесе олардың үзінділері қоса беріледі.

456. 1961 жылғы Гаага конвенциясына қол қойған, соған сәйкес ресми құжаттарды консулдық заңдастыруды қажет етпейтін мемлекеттерге жіберілетін архивтік анықтамалар арнайы "апостиль" мөртабанын қою және толтыру арқылы куәландырылады.

Апостиль Қазақстан Республикасы азаматтық, отбасылық және қылмыстық істер бойынша құқықтық көмек пен құқықтық қатынастар туралы шарттар жасасқан мемлекеттерге, сондай-ақ 1999 жылғы 4 маусымдағы Архивтік ақпаратты пайдалану саласындағы өзара іс-қимыл қағидаттары мен нысандары туралы келісімге қол қойған немесе ынтымақтастық туралы екіжақты келісімдер бар Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығына қатысушы мемлекеттерге жіберуге арналған архивтік анықтамаларға қойылмайды.

457. Архивте сұрау салуды орындау үшін қажетті архивтік құжаттар болмаған жағдайда архивтің бланкісінде сұрау салу тақырыбы бойынша архивтік құжаттардың болмау себептері туралы жауап әзірленеді және қажетті архивтік құжаттардың орналасуы мүмкін болатын жері туралы ұсынымдар беріледі.

458. Сұратылған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттардың жоғалу факті құжатпен расталған жағдайда архив осы мәселе бойынша архивтің мөрімен куәландырылған анықтама береді.

459. Архивтік үзінді уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ресімделеді.

Архивтік үзіндіде архивтік құжаттың атауы, оның нөмірі мен күні толық көрсетіледі. Архивтік құжаттардың мәтіндерінен үзінділер сұрау салу бойынша барлық қолда бар деректерді қамтиды.

Әрбір үзіндінің басы мен соңы, сондай-ақ архивтік құжат мәтініндегі жекелеген сөздердің бос орындары көп нүктемен белгіленеді.

Архивтік үзіндінің мәтініне ескертпелерде түпнұсқа мәтінінің түсініксіз жазылған, автор түзеткен, мәтіннің зақымдалуы салдарынан оқылмайтын бөліктері және тағы басқалар туралы тиісті ескертпелер ресімделеді.

Түпнұсқаның дәлдігі күмән тудыратын жеке сөздер мен сөз тіркестері жақшаның ішінде сөздермен ("Түпнұсқа мәтінде осылай", "Құжатта осылай") ескертіледі.

Сұрау салу бойынша берілген архивтік үзінділердің түпнұсқалылығы архив басшысының қолымен және архивтің мөрімен, электрондық – архив басшысының ЭЦҚ-сымен куәландырылады.

460. Архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың архивтік шифры және архивтік құжаттың сақтау бірліктері парақтарының нөмірлері көрсетіледі. Егер қағаз форматтағы көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, архивтік шифр әр парақтың сырт жағында көрсетіледі. Архивтік көшірменің барлық парақтары бекітіледі, нөмірленеді және бекітілген жері архив басшысының қолымен және архивтің мөрімен куәландырылады.

Ақпараттық жүйелерде архивтік көшірмелер мен архивтік үзінділерге архив басшысының ЭЦҚ-сы қойылады.

461. Архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме және сұрау салуларға жауаптар жай немесе тапсырысты хаттармен пошта арқылы жіберіледі.

Архивтік анықтаманы, архивтік үзіндіні және архивтік көшірмені, сұратылып отырған мәліметтің жоқ екендігі туралы жауаптарды архив тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды.

462. Дипломатиялық арналар арқылы келіп түскен архивтік анықтама апостиль мөртабанын қою үшін уәкілетті органға жіберіледі.

463. Жеке тұлғаның өзі немесе оның сенім білдірілген тұлғасы архивке жеке өтініш жасаған жағдайда архивтік анықтама, архивтік үзінді және архивтік көшірме оған жеке басын куәландыратын құжатты немесе цифрлық құжаттар сервисінен цифрлық құжатты көрсеткен кезде сенім білдірілген тұлғаға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхатты көрсеткен кезде беріледі. Архивтік анықтаманы және архивтік үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оларға ілеспе хаттың сыртына оларды алған күнін көрсете отырып қол қояды.

6-параграф. Архивтік құжаттардың төлнұсқаларын қайтару тәртібі

464. Жазбаша өтініштер бойынша, архив басшысының рұқсатымен, СТК немесе архивтің сараптау комиссиясының қорытындысы негізінде ақталған адамдар мен олардың мұрагерлері тоқтатылған қылмыстық және әкімшілік істерде сақталған шығармашылық сипаттағы архивтік құжаттардың төлнұсқаларын – қолжазбаларды, фотосуреттерді, хаттарды және басқа да жеке құжаттарды (паспорттарды, әскери билеттерді, қызметтік куәліктерді және ресми сипаттағы басқа да архивтік құжаттарды қоспағанда) алады.

Жазбаша өтініштер бойынша архив басшысының рұқсатымен СТК немесе архивтің сараптау комиссиясының қорытындысы негізінде жеке тұлғалар архивте сақталған өздерінің еңбек кітапшаларының, Кеңес Одағы Коммунистік партиясы мүшелері билеттерінің төлнұсқаларын алады.

465. Алынған архивтік құжаттардың көшірмелері жасалып, олар істерге тігіледі. Архивтік құжаттардың алынғаны, сондай-ақ олардың көшірмелермен ауыстырылғаны істерді куәландыру парақтарында және істердің, құжаттардың тізімдемелерінде көрсетіледі.

466. Архивтік құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттарды істен алу туралы актімен ресімделеді. Олардың негізінде архивтік құжаттарды қайтару жүргізілген көрсетілген құжаттарды және басқа да құжаттарды істен алу туралы акт және оларды қолына алған адамның қолхаты қордың ісіне енгізіледі.