Об утверждении Инструкции о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц

Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 26 декабря 2000 года № 83. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 января 2001 года № 1355. Утратил силу приказом Председателя Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан от 24 сентября 2012 года № 165

Сноска. Утратил силу приказом Председателя Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации РК от 24.09.2012 № 165.

На основании Закона Республики Казахстан Z980326_ "О Национальном архивном фонде и архивах", P991538_ "Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538 и в соответствии с P990543_ Положением о Комитете, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 мая 1999 г. N 543 приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц (прилагается).
2. Определить, что Инструкция о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц является обязательным для исполнения всеми государственными юридическими лицами Республики Казахстан.
3. Направить данный документ в соответствии с установленным законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.

Председатель Комитета

Утверждена

Приказом Комитета по

управлению архивами и

документацией Министерства

культуры, информации и

общественного согласия

Республики Казахстан

от 26 декабря 2000 г. N 83

Инструкция
о порядке и сроках временного хранения
документов Национального архивного фонда
Республики Казахстан в ведомственных архивах
государственных юридических лиц

1. Общие положения

1. Инструкция о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц разработана в целях дальнейшей практической реализации P991538_ "Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан", утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538, и регулирует отношения между уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан, местными уполномоченными и государственными юридическими лицами в области обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национального архивного фонда) на стадии временного ведомственного хранения и последующей передачи их на государственное хранение в соответствующие государственные архивы.
2. Для временного ведомственного хранения документов Национального архивного фонда, документов длительного практического значения и дел по личному составу (в том числе, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение), их учета, использования в практических и научных целях государственные юридические лица образуют ведомственные архивы.

2. Порядок временного хранения и обеспечения
сохранности документов ведомственного архива

3. Для обеспечения временного хранения и сохранности документов в ведомственном архиве проводится следующий комплекс работ:
1) создание оптимальных условий хранения документов;
2) ведение учета документов;
3) соблюдения порядка выдачи дел из ведомственного архива;
4) проверка наличия и состояния дел.
4. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство государственного юридического лица обеспечивает:
1) предоставление под ведомственный архив в соответствии с объемом и составом хранящихся дел отдельного здания (или части здания), специально оборудованного или приспособленного для хранения документов;
2) установление металлических или деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом;
3) соблюдение мер пожарной безопасности в помещении и хранилищах;
4) установление в них охранной сигнализации;
5) создание оптимального температурно-влажностного и светового режима хранения документов;
6) проведение регулярных реставрационных, дезинфекционных и дезинсекционных мероприятий.
5. Учету по правилам и формам, устанавливаемым уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан, подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные деятельности государственного юридического лица, страховые копии особо ценных документов и описи дел.
6. Порядок выдачи дел из хранилищ ведомственного архива определяется нормативным документом, утверждаемым руководством государственного юридического лица. Дела выдаются из хранилищ во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений государственного юридического лица и 1 месяц - для других организаций. По истечении установленных сроков дела должны быть возвращены, при необходимости продления срока использования производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.
7. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем один раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем один раз в 10 лет.
Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:
1) до и после перемещения дел в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
3) при смене заведующего ведомственным архивом или лица, ответственного за ведомственный архив;
4) при реорганизации (ликвидации) государственного юридического лица.

3. Сроки временного хранения документов
Национального архивного фонда в
ведомственном архиве и порядок передачи
их в государственный архив

8. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственных архивах:
1) образованных в деятельности Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств, иных центральных исполнительных органов и ведомств - 15 лет;
2) образованных в деятельности территориальных органов и иных государственных юридических лиц, подведомственным министерствам, иным центральным исполнительным органам и ведомствам - 10 лет;
3) образованных в деятельности национальных компаний и иных государственных республиканских юридических лиц, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности - 10 лет;
4) образованных в деятельности местных представительных и исполнительных органов, административных советов специальных экономических зон - 10 лет;
5) образованных в деятельности государственных юридических лиц

областного (г.г. Астаны и Алматы) подчинения - 10 лет;

6) образованных в деятельности государственных юридических лиц

городского и районного подчинения - 5 лет;

7) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг,

записей нотариальных действий, документов центров по недвижимости и

судебных дел - 75 лет;

8) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной

документации - 10 лет;

9) опытно-конструкторской документации - 15 лет;

10) проектной документации - 20 лет;

11) картографической документации - 25 лет;

12) геодезической документации - 25 лет;

13) телеметрической документации - 5 лет;

14) документов на машинных (электронных) носителях - 5 лет;

15) кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм - 3 года;

16) фотодокументов - 3 года.

9. Документы Национального архивного фонда передаются на государственное хранение в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, в том числе на особо ценные документы. Подготовка и передача их производится за счет сил и средств государственных юридических лиц.

(Специалисты: Склярова И.В.,

Умбетова А.М.)

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртiбi мен мерзiмi туралы Нұсқаулықты бекіту туралы

Бұйрық Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет 2000 жылғы 26 желтоқсан N 83 ("Қазақстан Республикасы орталық атқарушы және өзге де мемлекеттік органдарының нормативтік құқықтық актілері", 2001 ж. N 2, ст.302) Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2001 жылғы 10 қаңтар N 1355 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2012 жылғы 24 қыркүйектегі № 165 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2012.09.24 № 165 бұйрығымен (бұйрықтың мемлекеттік тілдегі мәтіні берілмеген).

Қазақстан Республикасы "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Z980326_ Заңы, Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң 1999 жылғы 7 қазандағы N 1538 қаулысымен бекiтiлген "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы ереже" P991538_ негiзiнде және Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң Комитет туралы 1999 жылғы 7 мамырдағы N 543 P990543_ қаулысымен бекiтiлген Ережесiне сәйкес бұйырамын:
1. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртiбi мен мерзiмi туралы Нұсқаулық бекiтілсiн (қоса жалғанды).
2. Қазақстан Республикасының барлық мемлекеттiк органдары мен ұйымдары үшiн Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртiбi мен мерзімі туралы Нұсқаулықтың орындалуы міндетті болып табылсын.
3. Осы құжат белгіленген заңдар тәртiбiне сәйкес мемлекеттiк тiркеуге алу үшiн Қазақстан Республикасы Әділет министрлiгiне жiберiлсiн.

Комитет төрайымы

Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық
келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару
жөніндегі комитеті

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
мемлекеттiк заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында
уақытша сақтау тәртiбi мен мерзiмi туралы
Нұсқаулық

Қазақстан Республикасы Мәдениет,
ақпарат және қоғамдық келiсiм
министрлiгiнiң Мұрағаттар мен
құжаттаманы басқару жөнiндегi
комитеттiң 2000 жылғы
26 желтоқсандағы N 83
бұйрығымен
БЕКIТIЛГЕН

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
құжаттарын мемлекеттiк заңды тұлғалардың
ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау
тәртiбi мен мерзiмi туралы
НҰСҚАУЛЫҚ

1. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртiбi мен мерзiмi туралы Нұсқаулық Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 1999 жылғы 7 қазандағы N 1538 қаулысымен бекiтiлген "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы" P991538_ Ережесiн келешекте практика жүзiнде iске асыру мақсатында әзiрлендi және ведомстволық уақытша сақтау сатысында және кейiн тиiстi мұрағаттарға мемлекеттiк сақтауға тапсыру үшiн Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры (бұдан әрi - Ұлттық мұрағат қоры) құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету саласында Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың мемлекеттiк уәкiлеттi органы, жергiлiктi уәкiлеттi және мемлекеттiк заңды тұлғалардың арасындағы қоғамдық қатынастарды реттейдi.
2. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын ведомстволық уақытша сақтау үшiн ұзақ мерзiмдi практикалық маңызы бар құжаттарды және жеке құрам бойынша iстердi (оның iшiнде қызметкерлердiң жұмыс iстегенiн растайтын және олардың зейнетақымен қамтамасыз етуге бөлiнген ақшалары туралы мәлiметтер), оларды есепке алуды практикалық және ғылыми пайдалану мақсатында мемлекеттiк заңды тұлғалар ведомстволық мұрағаттарды құрады.

2. Уақытша сақтау тәртiбi және ведомстволық мұрағаттағы
құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

3. Ведомстволық мұрағатта құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшiн төмендегідей мiндеттi жұмыс кешенi жүргiзiледi:
1) құжаттарды сақтауға оңтайлы жағдай туғызу;
2) құжаттардың есебiн жүргiзу V001240_ Z980326_ ;
3) ведомстволық мұрағаттан iстердi берудiң тәртiбiн сақтау;
4) iстiң бар-жоғын және жағдайын тексеру.
4. Мемлекеттiк заңды тұлғаның басшылығы құжаттардың сақталуына оңтайлы жағдай туғызу мақсатында:
1) ведомствоға қарасты мұрағатта сақтаулы тұрған iстердiң көлемi мен құрамына сәйкес құжаттарды сақтау үшiн арнайы жабдықталған не бейiмделген жеке ғимарат (не ғимарат бөлiгiн) берудi;
2) өрттен қорғайтын құраммен өңделген ағаш және металл сөрелердi қондыруды;
3) үй-жай мен қоймаларда өрт қаупiнен қорғау шараларын сақтауды;
4) онда күзет сигнализацияларын орнатуды;
5) құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық және жарық режимiн оңтайлы жасауды;
6) қайта қалпына келтiру, дәрiлеу, зарарсыздандыру шараларын жүйелi түрде жүргiзудi қамтамасыз етедi.
5. Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi мемлекеттiк уәкiлеттiк орган белгiлеген тәртiп пен нысандар бойынша барлық ведомстволық мұрағатта сақталған, оның iшiнде мемлекеттiк заңды тұлғаның қызметiнде барлық тiзiмделмеген және бейiнсiз құжаттар, аса құнды құжаттар мен iстердiң тiзiмдемелерiнiң сақтық көшiрмелерi есепке алуға жатады.
6. Ведомстволық мұрағаттың қоймасынан iс берудiң тәртiбi мемлекеттiк заңды тұлғаның басшылығы бекiткен нормативтiк құжатпен анықталады. Қоймадан iстердi уақытша пайдалану мемлекеттiк заңды тұлғаның құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметкерлерiне 10 күннен аспайтын және басқа ұйымдардың қызметкерлерiне 1 ай мерзiмге берiледi. Белгiленген мерзiм өткен соң iстер керi қайтарылуы керек, пайдалану мерзiмiн ұзарту қажет болған жағдайда берiлген iстерге құжаттар қайта рәсiмделедi. Iстердi беру есептiк құжаттарға тiркеледi.
7. Тиiстi тiзiмдемелерге енгiзiлген iстiң нақты бар-жоғын анықтау, консервациялық-профилактикалық өңдеуге және қайта қалпына келтiруге жататын iстердi табу мақсатында iстер мен құжаттардың бар-жоғына тексеру жүргiзiледi. Ұлттық мұрағат қорының тұрақты сақталатын iстер тiзiмдемелерiне енген құжаттарын 5 жылда бiр реттен аз, жеке құрам бойынша iстер мен уақытша сақталатын (10 жылдан жоғары) құжаттарға 10 жылда бiр реттен кем тексеру жүргiзiлмейдi.
Iстердiң бар-жоғын және жағдайын кезектен тыс тексеру мына жағдайларда жүргiзiледi:
1) iстердi басқа үй-жайға (ғимаратқа) ауыстырғанға дейiн және онан кейiн;
2) iстердi ауыстыру (басқа жерге көшiру) жағдайын туғызған не бөгде адамдардың мұрағат қоймаларына кiруiне байланысты туған төтенше жағдайлардан соң;
3) ведомстволық мұрағат меңгерушiсi немесе ведомстволық мұрағатқа жауапты кiсi ауысқан жағдайда;
4) мемлекеттiк заңды тұлға қайта құрылған (таратылған) жағдайда.

3. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын ведомстволық
мұрағаттарда уақытша сақтау мерзiмi және оларды
мемлекеттiк сақтауға өткiзу тәртiбi

8. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын ведомстволық мұрағаттарда уақытша сақтаудың төмендегiдей мерзiмi белгiленедi:
1) Қазақстан Республикасы Президентi Кеңсесiнiң, Қазақстан Республикасы Парламентiнiң, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрi Кеңсесiнiң, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесiнiң, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасының Жоғарғы соты, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық банкiнiң, министрлiктердiң, басқа да орталық атқарушы органдардың және ведомстволардың қызметiнде пайда болған құжаттар - 15 жыл;
2) аймақтық органдар мен министрлiктерге қарасты ведомстволардың және басқа мемлекеттiк заңды тұлғалардың орталық атқарушы органдарының және ведомстволарының қызметiнде пайда болған құжаттар - 10 жыл;
3) ұлттық компаниялар және республикалық ұйымдар, жарғылық қаржысында мемлекеттiк меншiк үлесi басым басқа да мемлекеттiк республикалық заңды тұлғалардың қызметiнде пайда болған құжаттар - 10 жыл;
4) жергiлiктi өкiмдiк және атқарушы органдардың, арнайы экономикалық аймақтардың әкiмшiлiк кеңестерiнiң қызметтерiнде пайда болған құжаттар - 10 жыл;
5) облыстық бағыныстағы (Астана, Алматы қалалары) мемлекеттiк заңды тұлғалардың қызметiнде пайда болған құжаттар - 10 жыл;
6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттiк заңды тұлғаның қызметiнде пайда болған құжаттар - 5 жыл;
7) азаматтық халдi тiркеу актiлерi, шаруашылық жөнiндегi кiтаптары, нотариальдық әрекеттер жазбалары, жылжымайтын мүлiк орталығының және сот iстерiнiң құжаттары - 75 жыл;
8) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттiк-лицензиялық құжаттама - 10 жыл;
9) тәжiрибелiк-конструкторлық құжаттама - 15 жыл;
10) жобалық құжаттама - 20 жыл;
11) картографиялық құжаттама - 25 жыл;
12) геодезиялық құжаттама - 25 жыл;
13) телеметрикалық құжаттама - 5 жыл;
14) машиналық (электрондық) құжаттар - 5 жыл;
15) киноқұжаттар, үнқұжаттар мен бейнеүнхаттар - 3 жыл;
16) фотоқұжаттар - 3 жыл.
9. Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мемлекеттік мұрағаттарға ретке келтірілген жағдайда, тиісті ғылыми-анықтамалық аппаратпен, оның ішінде аса құнды құжаттар беріледі. Оны дайындау және тапсыру мемлекеттік заңды тұлғалардың күші мен қаржысы есебінен жүргізіледі.