Об утверждении Правил делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя

Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 3 ноября 2010 года № 306. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 9 ноября 2010 года № 6628. Утратил силу приказом и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 7 марта 2014 года № 97

Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра юстиции РК от 07.03.2014 № 97 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Примечание РЦПИ!
Порядок введения в действие приказа см. п. 3

В соответствии с подпунктом 7) пункта 2 статьи 167, статьей 174 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей", ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя.
2. Признать утратившим силу приказ Председателя Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан от 26 апреля 2010 года № 01-01-31/140 "Об утверждении Правил делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 6252).
3. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

И.о. Министра Д. Куставлетов

Утверждены
приказом и.о. Министра юстиции
Республики Казахстан
от 3 ноября 2010 года № 306

Правила
делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя

1. Общие положения

1. Правила делопроизводства в конторе частного судебного исполнителя (далее - Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 7) пункта 2 статьи 167, статьей 174 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года "Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей" (далее - Закон) и устанавливают единый порядок ведения делопроизводства в частном исполнении.
2. В соответствии со статьей 8 Закона язык исполнительного производства и делопроизводства, связанного с его ведением, устанавливается с учетом языка судебного решения или иного документа, подлежащего исполнению.
При совершении исполнительных действий участники исполнительного производства в случае, если они не владеют языком, на котором ведется исполнительное производство, могут по собственной инициативе или по предложению судебного исполнителя пригласить переводчика.
3. Организация и правильное ведение делопроизводства и архива судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, лежит на частном судебном исполнителе.
4. При прекращении действия лицензии частного судебного исполнителя региональная коллегия частных судебных исполнителей по поручению уполномоченного органа принимает меры по передаче архива, средств текущего счета частного судебного исполнителя, у которого прекращено действие лицензии, другому частному судебному исполнителю, а также по изъятию лицензии судебного исполнителя для передачи ее уполномоченному органу и уничтожению личной печати частного судебного исполнителя.

2. Подготовка служебных документов

5. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от частных судебных исполнителей, следует указывать наименование конторы частного судебного исполнителя или фамилию, имя, отчество частного судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и территорию деятельности частного судебного исполнителя, по которому частным судебным исполнителем осуществляется исполнительная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, акт, представление, запрос) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа.
Заголовок должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.
6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие реквизиты:
документ адресуется организации (организациям), ее структурному подразделению или конкретному лицу;
почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации (организаций), которой направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
7. Датирование документов производится двумя способами:
путем написания числа, месяца и года, например: 15 сентября 2008 года;
тремя парами арабских цифр, например: 15.09.08 г.
Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.
8. Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны.
В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например: "частный судебный исполнитель (подпись) Е.Ж. Жунусов".
9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа - запроса.

3. Прием, регистрация и отправление документов

11. Регистрации подлежат документы (в том числе заявления), поступившие в контору частного судебного исполнителя.
12. При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности.
В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю (в письменной, либо устной форме).
13. Для учета документов и контроля за их исполнением частные судебные исполнители ведут следующие журналы, которые должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью и печатью частного судебного исполнителя:
журнал входящей корреспонденции (приложение 1);
журнал исходящей корреспонденции (приложение 2);
журнал учета исполнительных документов (приложение 3);
книга учета сумм на текущем счете (депозитная книга) (приложение 4).
Учет также ведется в автоматизированной системе учета и контроля исполнительного производства.
Документы, поступающие к частному судебному исполнителю проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.
На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации (приложение 5), который соответствует порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ будет подшиваться.
Сноска. Пункт 13 с изменениями, внесенными приказом Министра юстиции РК от 28.06.2012 № 238 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
14. Исполнительные документы регистрируются в книге учета исполнительных документов и вносятся в автоматизированную систему учета и контроля исполнительного производства.
15. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
На документе проставляется регистрационный номер, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия.
16. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочно.

4. Составление номенклатуры дел

17. Документы судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.
18. Номенклатура дел частных судебных исполнителей составляется территориальными органами уполномоченного органа совместно с региональными коллегиями частных судебных исполнителей.
Номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах и вводится в действие с 1 января соответствующего года.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у частного судебного исполнителя, второй используется в качестве рабочего, третий передается в архив региональной коллегии частных судебных исполнителей, четвертый в государственный архив.
19. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.
20. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.
Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве судебного исполнителя, занимающегося частной практикой, постоянно.
21. В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.
22. Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию независимо от времени их составления.

5. Формирование, хранение документов и подготовка их в архив

23. При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие требования:
помещать в наряды исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в наряды документы одного года, за исключением переходящих дел;
раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
в наряды не подшиваются не относящиеся к ним документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
количество листов в наряде не должно превышать двести пятьдесят.
24. Письма, обращения и жалобы граждан по вопросам работы частного судебного исполнителя и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
25. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
26. Обложки нарядов оформляются:
наряды постоянного и временного хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в четыре прокола, надписи на обложках производятся чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме, например: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 250 (двести пятидесяти) листах. Ответственный за архив - подпись, дата";
наряды временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению - допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
27. На завершенные в делопроизводстве частного судебного исполнителя наряды постоянного и временного хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, сформированные и оформленные в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 5834), составляются описи нарядов.
Опись нарядов - это систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.
Опись нарядов составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного у частного судебного исполнителя.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах (приложение 6), который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается частным судебным исполнителем, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

6. Печать частного судебного исполнителя

28. Частный судебный исполнитель имеет личную печать (далее - печать) с указанием своей фамилии, имени, отчества, а также наименования региональной коллегии частных судебных исполнителей, исполнительного округа, номера лицензии.
Печать изготавливается из металла (металлических сплавов), характеризуется высоким качеством изготовления защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям, с надписью на государственном языке. Также частный судебный исполнитель имеет штампы и личные бланки.
29. Написание фамилии, имени и отчества частного судебного исполнителя в тексте печати производится согласно документу, удостоверяющему личность.
30. Заказ на изготовление печатей частных судебных исполнителей осуществляется в централизованном порядке, по письменному заказу региональной коллегии.
Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленным печатью соответствующего органа.
Журнал является документом строгой отчетности и постоянного хранения.
31. Печать частного судебного исполнителя используется им для скрепления своей подписи на тексте (удостоверительной надписи), на постановлении или поручении. Не допускается проставление печати на документах, не связанных с деятельностью частного судебного исполнения.
32. При утрате или хищении печати, частный судебный исполнитель незамедлительно сообщает в территориальный орган уполномоченного органа и в региональную коллегию частных судебных исполнителей.
33. При прекращении лицензии частного судебного исполнителя территориальный орган и региональная коллегия частных судебных исполнителей принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати частного судебного исполнителя путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется соответствующий акт.
34. В случае приостановления действия лицензии частного судебного исполнителя, печать упаковывается и пломбируется, сдается на временное хранение в территориальный орган.
35. При пользовании личными печатями применяется только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей.
36. Информация об утрате действия и недействительности уничтоженных печатей публикуется уполномоченным или территориальным органом в республиканских или местных печатных изданиях.

Приложение 1
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

Журнал входящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер поступившего документа	От кого, откуда поступил документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Номер дела (наряда), в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 2
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п	Дата и номер исходящего документа	Кому, куда адресован документ	Краткое содержание	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 3
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

Журнал учета исполнительных документов

№ п/п	Дата поступления исполнительного документа	Номер исполнительного производства	Наименование, номер и дата выдачи исполнительного документа	Кем выдан
1	2	3	4	5

продолжение таблицы

Дата рассмотрения судебного акта	Данные о должнике	Данные о взыскателе	Сущность требования исполнительного документа	Результат исполнения
6	7	8	9	10

Приложение 4
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

Книга учета сумм на текущем счете (депозитная книга)

№ п/п	Дата поступления денежной суммы на текущий счет	Номер исполнительного производства. В случае, если должник перечислил суммы по нескольким исполнительным производствам, то указываются номера всех исполнительных производств	Наименование и номер платежного документа	Данные должника (фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица), а также данные лица (фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица), перечислившего сумму за должника
1	2	3	4	5

продолжение таблицы

Данные взыскателя (фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица), а также данные представителя взыскателя	Размер поступившей суммы	Номер и дата платежного документа, и дата выплаты суммы взыскателю	Размер выплаченной суммы (если несколько взыскателей, указываются суммы, выплаченные каждому взыскателю), и данные получателя (фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица)	Остаток невыплаченной суммы	Примечание
6	7	8	9	10	11

Приложение 5
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

Регистрационный штамп

20 мм

Контора частного судебного исполнителя

Дата

Индекс

45 мм

Приложение 6
к Правилам делопроизводства
в конторе частного судебного исполнителя

Форма

______________________ "Утверждаю"
(наименование конторы
частного судебного исполнителя ______________________
дата и номер лицензии частного (Ф.И.О. частного
судебного исполнителя) судебного исполнителя)
подпись
дата

Акт

Дата ______________________ Индекс______________
____________________________________
(место составления)

О выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ № ________________ от ________________ (дата)
Составлен: экспертной
комиссией: ______________________________________ (должность, Ф.И.О.)
Председатель
комиссии: _______________________________________ (должность, Ф.И.О.)
Члены
комиссии: _______________________________________ (должность, Ф.И.О.)
Присутствовали: ____________________________ (должность, Ф.И.О.)

Комиссия, руководствуясь перечнем _____________________________
(название перечня) отобрала к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
следующие документы и дела.
__________________________________ (наименование конторы частного
судебного исполнителя, Ф.И.О. судебного исполнителя, занимающегося
частной практикой, в деятельности, которых отложились документы, не
подлежащие дальнейшему хранению)

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел, индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел ________________________________________ (цифрами и прописью)

Председатель экспертной
комиссии ___________________________ (Ф.И.О.) ____________ подпись

Члены: подписи ____________________________________ (Ф.И.О.)

Документы измельчены и уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии ___________________ (подпись, дата)

"Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесін бекіту туралы"

Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. 2010 жылғы 3 қарашадағы № 306 Бұйрығы. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2010 жылғы 9 қарашада Нормативтік құқықтық кесімдерді мемлекеттік тіркеудің тізіліміне N 6628 болып енгізілді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Әділет министрінің м.а. 2014 жылғы 7 наурыздағы № 97 бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Әділет министрінің м.а. 07.03.2014 № 97 бұйрығымен (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).

«Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы» Қазақстан Республикасы 2010 жылғы 2 сәуіріндегі Заңының 167-бабының 2-тармағының 7) тармақшасына, 174-бабына сәйкес,БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса беріліп отырған Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесі бекітілсін.
2. «Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесі бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Жоғарғы соты жанындағы сот әкімшілігі жөніндегі комитет Төрағасының 2010 жылғы 26 сәуіріндегі № 01-01-31/140 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 6252 тіркелген) күші жойылды деп танылсын.
3. Осы бұйрық алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министрдің міндетін
атқарушы Д. Құсдәулетов

Қазақстан Республикасы
Әділет министрі м.а.
2010 жылғы 3 қарашадағы
№ 306 бұйрығымен
бекітілген

Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесі

1. Жалпы ережелер

1. Жеке сот орындаушысының кеңсесінде іс жүргізу ережесі (бұдан әрі – Ереже) «Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы» Қазақстан Республикасы 2010 жылғы 2 сәуіріндегі Заңының (бұдан әрі – Заң) 167-бабы 2-тармағының 7) тармақшасына, 174-бабына сәйкес әзірленді және жеке орындауда іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай тәртібін белгілейді.
2. Заңның 8-бабына сәйкес атқарушылық іс жүргізу және оны жүргізумен байланысты іс-қағаздарын жүргізу тілі сот шешімінің немесе орындауға жататын өзге де құжаттың тілі ескеріле отырып белгіленеді.
Атқарушылық іс-қимылдар жасаған кезде атқарушылық іс жүргізуге қатысушылар, егер олар атқарушылық іс жүргізілетін тілді білмейтін болса, өзінің бастамасымен немесе сот орындаушысының ұсынысы бойынша аудармашыны шақыра алады.
3. Жеке тәжірибемен айналысатын сот орындаушысының іс қағаздарын және мұрағатты ұйымдастыру мен дұрыс жүргізу жеке сот орындаушысына жүктеледі.
4. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қызмет етуі тоқтатылған кезде жеке сот орындаушыларының өңірлік алқасы уәкілетті органның тапсырмасы бойынша лицензиясының қолданылуы тоқтатылған жеке сот орындаушысының мұрағатын, ағымдағы шоттағы құралдарын басқа жеке сот орындаушысына беру, сонымен қатар сот орындаушысының лицензиясын алып, уәкілетті органға беру және жеке сот орындаушысының жеке мөрін жою шарасын қабылдайды.

2. Қызметтік құжаттарды дайындау

5. Жеке сот орындаушыларынан басталатын ұйымдастырушылық-билік ету сипатындағы құжаттарда жеке сот орындаушысы кеңсесінің атауын немесе жеке тәжірибемен айналысатын жеке сот орындаушысының тегін, атын, әкесінің атын, почталық мекен-жайын және жеке сот орындаушысы атқарушылық қызметті жүзеге асыратын жеке сот орындаушысы қызметінің аумағын көрсету керек. Құжат түрінің атауы (хаттама, қаулы, акт, ұсыныс, сауал) бас әріптермен жазылады және құжаттың тақырыбы көрсетіледі.
Тақырып қысқа болуы және құжаттың мазмұнын дәл көрсетуі тиіс.
6. Құжатта мекен жай жазған кезде мынадай деректемелерді сақтау қажет:
құжат ұйымға (ұйымдарға), оның құрылымдық бөлімшесіне немесе нақты тұлғаға арналады;
корреспонденттің почталық мекен жайы құжат жіберіліп отырған ұйымның (ұйымдардың) атауынан кейін толық көрсетіледі. Құжат азаматтарға жіберілген жағдайда алдымен почталық мекен-жайы, содан кейін алушының тегі мен аты-жөні көрсетіледі.
7. Құжаттарды даталау екі тәсілмен жүргізіледі:
жылын, күнін, айын жазу арқылы, мысалы: 2008 жылғы 15 қыркүйек;
араб цифрларының үш жұбымен, мысалы: 15.09.08 ж.
Егер құжат бланкіге шығарылмаса, күні қолдан кейін құжаттың сол жақ астына қойылады.
8. Қызметтік құжаттардың барлық даналарына қол қойылуы тиіс.
Құжаттың қол қою құрамы құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымының атауы, жеке қолы мен оның толық жазылуын, мысалы: «жеке сот орындаушысы (қолы) Е.Ж. Жүнісов» қамтуы тиіс.
9. Құжатқа қосымшалар әрбір қосымшадағы парақ санын және олардың данасының санын көрсете отырып, құжат мәтінінен кейін жазылады.
Егер құжатта мәтінде айтылатын қосымшалар бар болса, онда қосымшада парақ санын және даналар санын ғана көрсету керек.
10. Сауалға жауап беру кезінде құжаттың – сауалдың нөмірі мен күніне сілтеме жасау қажет.

3. Құжаттарды қабылдау, тіркеу және жөнелту

11. Жеке сот орындаушысының кеңсесіне келіп түскен құжаттар (оның ішінде өтініштер) тіркелуге жатады.
12. Түскен құжаттарды қабылдау кезінде, бәрінен бұрын, мақсаты бойынша жеткізілмеген құжаттар іріктеп алынады, сондай-ақ салынудың тұтастығы тексеріледі. Қате жеткізілген құжаттар тиесілілігі бойынша қайта жіберіледі.
Егер құжаттардың немесе олардың қосымшаларының жоқтығы анықталса, жөнелтушіге (жазбаша, немесе ауызша түрде) хабар беріледі.
13. Құжаттарды есепке алу және олардың орындалуын бақылау үшін жеке сот орындаушылары мынадай журналдарды жүргізеді:
кіріс хат-хабарлар журналы (1-қосымша);
жөнелтілетін хат-хабарлар журналы (2-қосымша);
атқарушылық құжаттарды есепке алу журналы (3-қосымша);
ағымдағы шоттағы соманы есепке алу кітабы (депозиттік кітап) (4-қосымша).
Сонымен қатар, есеп атқарушылық іс жүргізуді есепке алу және бақылаудың автоматтандырылған жүйесінде жүргізіледі.
Жеке сот орындаушысына келіп түсетін құжаттар кіріс хат-хабарлар журналында тіркеледі.
Алынған құжатта бірінші парағының төменгі жолында оң жағында кіріс хат-хабарлар журналындағы реттік нөмірге сәйкес келетін оның тіркелген күні мен нөмірі (5-қосымша), сондай-ақ құжат тігілетін тапсырманың нөмірі қойылады.
Ескерту. 13-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Әділет министрінің 2012.06.28 № 238 (алғаш ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) Бұйрығы.
14. Атқарушылық құжаттар атқарушылық құжаттарды есепке алу кітабында тіркеледі және атқарушылық іс жүргізуді есепке алу және бақылаудың автоматтандырылған жүйесіне енгізіледі.
Почта арқылы келіп түскен құжаттар кіріс хат-хабарлары журналында тіркеледі.
15. Жөнелтілетін құжаттар жөнелтілетін хат-хабарлар журналында тіркеледі.
Құжатта жөнелтілетін хат-хабарлар журналындағы реттік нөмірге сәйкес келетін тіркеу нөмірі, сондай-ақ оның көшірмесі сақталатын тапсырманың нөмірі қойылады.
16. Хат-хабарлар адресаттарға почта арқылы жіберіледі немесе өз қолына беріледі.

4. Іс номенклатурасын жасау

17. Жеке практикамен айналысатын сот орындаушысының құжаттары орындалғаннан кейін олар белгілі бір мәселеге жататын жиынтық құжаттардың жиынтығын білдіретін істерге топтастырылады.
Құжаттар сыныптамасы іс номенклатурасында тіркеледі, ол сақталу мерзімін көрсете отырып, іс жүргізуде жасалатын істер тақырыптарының жүйелендірілген тізбесін білдіреді.
18. Жеке сот орындаушыларының номенклаурасы жеке сот орындаушыларының өңірлік алқаларымен бірлесіп, уәкілетті органның аумақтық органдары жүзеге асырады.
Жеке сот орындаушыларының номенклатурасы 4 дана санында басылады және тиісті жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.
Бірінші іс номенклатурасының данасы жеке сот орындаушысында сақталады, екіншісі қызметтік түрде қолданылады, үшіншісі сот орындаушылары өңірлік алқасының мұрағатына, төртіншісі мемлекеттік мұрағатқа беріледі.
19. Іс номенклатурасында қажет болған жағдайда, бір жыл ішінде бұрын көзделмеген қосымша тапсырмалар жасау үшін резервтік нөмірлер көзделеді.
20. Жыл өткен соң іс номенклатурасына жасалған тапсырмалардың саны туралы жиынтық жазба енгізіледі.
Іс номенклатурасының данасы уақытша сақтау істері үшін есептік құжат ретінде жеке практикамен айналысатын сот орындаушысының мұрағатында тұрақты қалады.
21. Тапсырмаларға бір жылғы құжаттар топтастырылады. Тапсырма ішінде олар хронологиялық тәртіппен жүйелендіріледі, бұл ретте жауап-құжат сауал-құжаттан кейін орналастырылуы тиіс.
22. Статистикалық есептер олардың жасалу уақытына қарамастан, мазмұны бойынша қатысы бар жылдың тапсырмасына тігіледі.

5. Құжаттарды қалыптастыру, сақтау және оларды мұрағатқа дайындау

23. Тапсырмаларды қалыптастыру кезінде келесі талаптарды сақтау қажет:
тапсырмаларға тек орындалған, бекітілген іс номенклатурасына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;
бір мәселені шешуге жататын барлық құжаттарды бірге орналастыру;
өтпелі істерді қоспағанда, бір жылдың құжаттарын тапсырмаларға топтастыру;
тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды тапсырмаларға бөлек қалыптастыру;
қайтаруға жататын құжаттар, оларға жатпайтын артық даналар, шимайпарақтар тапсырмаларға тігілмейді;
тапсырмадағы парақтар саны екі жүз елуден аспауы тиіс.
24. Жеке сот орындаушысының жұмысы мәселелері бойынша хаттар, өтініштер мен арыздар және оларды қарау және орындау жөніндегі барлық құжаттар жеке мәселелер бойынша азаматтардың өтініштерінен бөлек топтастырылады.
25. Сақталу мерзіміне байланысты істердің толық және жартылай ресімделуі жүргізіледі. Толық ресімдеуге тұрақты, уақытша сақталудың (оң жылдан артық) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істің толық ресімделуі істің мұқабасындағы деректемелердің ресімделуін, істегі парақтардың нөмірленуін, істің парақ-бекітуін құруды, қажетті жағдайларда істің ішкі құжаттар тізімін құруды көздейді.
26. Тапсырмалардың мұқабалары ресімделеді:
тұрақты сақталатын тапсырмалар қатты мұқабада жасалып, төрт рет тесілген мықты жіппен тігіледі, мұқабалардағы жазулар сиямен жазылады, соңында бөлек парақта бекітілген қол қойылады, мысалы «тапсырмада 250 (екіжүз елу бет) парақта бау тағылған және нөмірленген. Мұрағат үшін жауапты – қолы, күні» деген нысан бойынша куәландырушы жазба жасалады;
уақытша (қоса алғанда он жылға дейін) сақталатын тапсырмалар ішінара ресімдеуге жатады – құжат тігілетін папкада сақтауға болады, парақтар нөмірленбейді, куәландырушы жазбалар жасалмайды.
27. Жеке сот орындаушының іс жүргізуінде аяқталған барлық тұрақты және уақытша сақталатын тапсырмаларға және құндылықтарына сараптамадан өткен және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің міндетін ақарушысының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік Ережелеріне сәйкес ресімделген жеке құрам бойынша тапсырмаға тапсырмалардың тізімдемесі жасалады (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 5834 тіркелген).
Тапсырмалар тізімдемесі – тапсырмалардың құрамы мен мазмұнын ашатын тапсырмалар тақырыптарының жүйелендірілген тізбесі.
Тапсырмалар тізімдемесі екі данада жасалады, оның біреуі істермен бірге мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі, екіншісі бақылау ретінде жеке сот орындаушысында қалады.
Жоюға іріктеп алынған құжаттарға екі данада акт жасалады (6-қосымша), ол тапсырмалар тізімдемелерімен бір уақытта қаралады және оны жеке практикамен айналысатын сот орындаушысы бекітеді, содан кейін жоюға бөлінген тапсырмалар жойылады.

6. Жеке сот орындаушысының мөрі

28. Жеке сот орындаушысының өзінің тегі, аты, әкесінің аты көрсетілген жеке мөрі (бұдан әрі – мөр), сондай-ақ жеке сот орындаушыларының өңірлік алқасының, атқарушы округінің атаулары, лицензияның нөмірі болады.
Мөр металдан жасалады (металл қорытпалар), қолдан жасаудан қорғалып дайындаудың жоғары сапасымен оны дайындауға қойылатын барлық талаптарға сәйкес келуі, мемлекеттік тілінде жазылуымен, ұзақ мерзімділігімен және бояғыштарға төзімділігімен сипатталуы тиіс. Сондай-ақ, жеке сот орындаушысында мөртабан мен жеке бланкілері болады.
29. Жеке сот орындаушысының тегін, атын және әкесінің атын жазу жеке куәлігіне сәйкес жүргізіледі.
30. Жеке сот орындаушыларының мөрлерін дайындауға тапсырыс өңірлік алқаның жазбаша тапсырысы бойынша орталықтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.
Мөрлерді беру нөмірленген, бау тағылған және тиісті органның мөрімен бекітілген арнайы басталған журналда қол қойдырып жүргізіледі.
Журнал қатаң есептілік және тұрақты сақтау құжаты болып табылады.
31. Жеке сот орындаушысы мөрін жазба мәтінінде (куәландыратын қол), қаулыда немесе тапсырмада өз қолын бекіту үшін пайдаланады. Жеке сот орындаушысының қызметіне байланысты емес құжаттарға мөр қоюға жол берілмейді.
32. Мөрі жоғалған немесе ұрланған жағдайда жеке сот орындаушысы уәкілетті органның аумақтық органына және жеке сот орындаушыларының өңірлік алқасына тез арада хабарлайды.
33. Жеке сот орындаушысы лицензиясының қызметі тоқтатылған жағдайда сот орындаушыларының аумақтық органы және өңірлік алқасы жеке сот орындаушысының мөрін мақсаты бойынша пайдалануға мүмкіндік бермейтіндей етіп, деформациялау жолымен алып қою және комиссия арқылы жою жөнінде шаралар қабылдайды, бұл туралы тиісті акт жасалады.
34. Жеке сот орындаушысының лицензиясының қолданылуы тоқтатыла тұрған жағдайда, мөр буып түйіледі, пломбаланады және аумақтық органға уақытша сақтауға тапсырылады.
35. Жеке мөрлерді пайдаланған кезде қара немесе көп түсті бояғыштар қолдануға жол берместен, тек көк және сиякөк бояғыштарды қолданады.
36. Жойылған мөрлердің қолданылуын жою және жарамсыздығы туралы ақпаратты уәкілетті немесе аумақтық орган республикалық немесе жергілікті баспа басылымдарында жариялайды.

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
1-қосымша

Нысан

Кіріс хат-хабарлары журналы

Р/с №	Түскен құжаттың күні мен нөмірі	Құжат қайдан түсті	Қысқаша мазмұны	Орындалуы туралы белгі	Құжат салынған істің (тапсырманың) нөмірі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
1-қосымша

Нысан

Жөнелтілетін хат-хабарлар журналы

Р/с №	Жөнелтілетін құжаттың күні мен нөмірі	Құжат кімге жіберіледі	Қысқаша мазмұны	Ескертпе
1	2	3	4	5

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
3-қосымша

Нысан

Атқарушылық құжаттарды есепке алу журналы

Р/с №	Атқарушылық құжаттың түскен күні	Атқарушылық іс жүргізу нөмірі	Атқарушылық құжаттың атауы, нөмірі мен берілген күні	Кім берді	Сот актісі қаралатын күн	Борышкер туралы деректер	Өндіріп алушы туралы деректер	Атқарушылық құжат талаптарының мәні	Атқарылу нәтижесі
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
4-қосымша

Нысан

Ағымдағы шоттағы соманы есепке алу кітабы (депозиттік кітап)

Р/с №	Ағымдағы шотқа ақша сомасы түскен күні	Атқарушылық іс жүргізу нөмірі. Егер борышкер бірнеше атқарушылық іс жүргізу бойынша сома аударса, онда барлық атқарушылық іс жүргізудің нөмірлері көрсетіледі	Төлем құжатының атауы мен нөмірі	Борышкердің деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы), сондай-ақ борышкер үшін сома аударған адамның деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы)	Өндіріп алушының деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы), сондай-ақ өнідіріп алушы өкілінің деректері	Түскен соманың мөлшері	Төлем құжатының нөмірі мен күні, өндіріп алушыға соманы төлейтін күн	Төленген соманың мөлшері (егер өндіріп алушылар бірнеше болса, әрбір өндіріп алушыға төленген сома көрсетіледі), және алушының деректері (жеке тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты немесе заңды тұлғаның атауы)	Төленбеген соманың қалдығы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
5-қосымша

Нысан

Тіркеу мөртабаны

20 мм

Жеке сот орындаушысының кеңсесі

Күні

Индексі

45 мм

Жеке сот орындаушыларының
кеңсесінде іс жүргізу ережесіне
6-қосымша

Нысан

________________________ «Бекітемін»
(жеке сот орындаушысы
кеңсесінің атауы ______________________
жеке сот орындаушысы (жеке сот орындаушысының
лицензиясының күні мен Т.А.Ә.)
нөмірі) қолы
күні

Акт

Күні______________________ Индекс__________________
___________________________________
(жасалған орны)

Құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы
Негіздеме:_____________________№______________ бұйрық (күні)
_______________ (лауазымы, Т.А.Ә.) эксперттік комиссиясы жасады
Комиссия төрағасы:___________________________(лауазымы, Т.А.Ә.)
Комиссия мүшелері:___________________________(лауазымы, Т.А.Ә.)
Қатысқандар:_________________________________(лауазымы, Т.А.Ә.)

Комиссия______________________________ (тізбенің атауы) тізбесін басшылыққа ала отырып, ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан ретінде мынадай құжаттар мен істерді іріктеп алды.
__________________________________(қызметінде одан әрі сақтауға жатпайтын құжаттар жиналып қалған жеке сот орындаушысы кеңсесінің атауы, жеке практикамен айналысатын жеке сот орындаушысының Т.А.Ә.)

Р/с №	Құжаттар мен істердің жылы	Құжаттар мен істердің тақырыптары, номенклатура бойынша істер индексі, тізімдемелер	Түсіндірулер	Құжаттар мен істердің саны (том)	Тізбе бойынша баптар нөмірі
1	2	3	4	5	6

Барлық іс___________________________________(цифрлармен және жазумен)
Комиссия төрағасы:________________________________(лауазымы, Т.А.Ә.)
Комиссия мүшелері:________________________________(лауазымы, Т.А.Ә.)

Құжаттар ұсақталып, өртеу жолымен жойылды.
Сараптама комиссиясының төрағасы___________________(қолы, күні)