Об утверждении положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов

Приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 20 декабря 2011 года № 7343.

Сноска. В заголовок внесены изменения в текст на казахском языке, текст на русском языке не меняется в соответствии с приказом Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 355 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 05.11.2021 № 344 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить:

1) положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) положение об экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов согласно приложению 2 к настоящему приказу.

Сноска. В пункт 1 внесены изменения в текст на казахском языке, текст на русском языке не меняется в соответствии с приказом Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 355 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Комитету информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан (Берсебаев Б.Т.) обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) после государственной регистрации настоящего приказа его официальное опубликование в средствах массовой информации и размещение на интернет-ресурсе Министерства связи и информации Республики Казахстан.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра связи и информации Республики Казахстан Танысбай Л.М.

4. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.

Министр

А. Жумагалиев

Приложение 1 к приказу Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348

Положение
о Центральной экспертно-проверочной комиссии

Сноска. Положение в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 355 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее – ЦЭПК) является коллегиальным, консультативно-совещательным органом при Министерстве культуры и информации Республики Казахстан (далее – Министерство) по вопросам экспертизы ценности документов, включения (исключения) документов в состав (из состава) Национального архивного фонда, а также установления источников его комплектования.

Сноска. Пункт 1 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. В своей деятельности ЦЭПК руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, электронного документооборота и электронных архивов, а также настоящим Положением о Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее – Положение).

Сноска. Пункт 2 - в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 05.11.2021 № 344 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 2. Задачи, функции и состав ЦЭПК

Параграф 1. Задачи ЦЭПК

3. Задачами ЦЭПК являются:

1) проведение экспертизы научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования государственных и специальных государственных архивов документами, отнесенными к составу Национального архивного фонда;

2) определение принципов и критериев формирования Национального архивного фонда.

Параграф 2. Функции ЦЭПК

4. Для реализации возложенных на него задач ЦЭПК осуществляет следующие функции:

1) проводит экспертизу и согласовывает проекты перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

2) проводит экспертизу и согласовывает проекты типовых номенклатур дел организаций;

3) проводит экспертизу и согласовывает проекты списков-источников комплектования Национального архивного фонда;

4) проводит экспертизу предложений центральных и местных исполнительных органов, государственных и специальных государственных архивов, других организаций о внесении изменений и дополнений в действующие перечни документов, образующихся в деятельности организаций;

5) проводит проверку информации о деятельности ЭПК, принимает отчеты о их работе;

6) представляет экспертное заключение по спорным вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, специальных государственных архивов и архивов организаций, возникающих между ЭПК, ЦЭК, ЭК;

7) проводит проверку заключений членов ЭПК и ЦЭПК.

8) проведение экспертизы научной и практической ценности документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, планируемых к временному вывозу за пределы Республики Казахстан.

Сноска. Пункт 4 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 3. Состав ЦЭПК

5. В состав ЦЭПК входят председатель, заместитель председателя и члены ЦЭПК.

Секретарь не является членом ЦЭПК.

ЦЭПК состоит из нечетного количества членов.

Сноска. Пункт 5 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и спорта РК от 17.09.2018 № 259 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

6. Члены ЦЭПК определяются из числа специалистов структурного подразделения Министерства, на которое возлагаются функции в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – структурное подразделение), государственных, специальных государственных архивов, центральных и местных исполнительных органов, представители научных, учебных организаций.

Председателем ЦЭПК является курирующий вице-министр культуры и информации Республики Казахстан.

Заместитель председателя ЦЭПК назначается из числа руководителей структурного подразделения.

Сноска. Пункт 6 с изменениями, внесенными приказами Министра культуры и спорта РК от 17.09.2018 № 259 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

7. Секретарь ЦЭПК:

1) формирует повестку дня заседания ЦЭПК;

2) обеспечивает созыв членов ЦЭПК;

3) протоколирует заседания ЦЭПК;

4) доводит до сведения соответствующих организаций решения ЦЭПК;

5) ведет оперативное хранение документов заседаний ЦЭПК.

Секретарь ЦЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения, обеспечивающего подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПК.

8. Состав ЦЭПК утверждается приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан (далее – Министр).

Сноска. Пункт 8 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 4. Организация деятельности ЦЭПК

9. Рабочим органом ЦЭПК является структурное подразделение.

10. Председатель ЦЭПК руководит деятельностью ЦЭПК, председательствует на ее заседаниях, осуществляет общий контроль за деятельностью ЦЭПК. Во время отсутствия председателя его функции выполняет заместитель.

11. Деятельность ЦЭПК осуществляется в соответствии с планом, утверждаемым председателем ЦЭПК.

12. Подготовку предложений по повестке дня заседания ЦЭПК, документов и материалов, оформление протокола заседания ЦЭПК осуществляет секретарь.

13. Подготовка материалов к проведению заседания ЦЭПК осуществляется секретарем ЦЭПК, который в течение 30 календарных дней до заседания направляет их членам ЦЭПК.

14. Члены ЦЭПК изучают материалы, представленные на экспертизу, подготавливают экспертные заключения и не позднее 5 рабочих дней до заседания ЦЭПК передают заключения секретарю для обсуждения на заседаниях ЦЭПК.

15. Заседания ЦЭПК проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал при наличии не менее половины ее членов.

16. ЦЭПК принимает решение открытым голосованием. Решения считаются принятыми, если имеется большинство голосов от общего количества членов ЦЭПК.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель.

Замечания, особые мнения и дополнения членов ЦЭПК к протоколу ЦЭПК излагаются в письменном виде и прилагаются к протоколу.

Решения ЦЭПК оформляются протоколом, который подписывается членами комиссии.

17. Согласование проектов, указанных в пункте 4 настоящего Положения и представленных на ЦЭПК, оформляется грифом согласования с указанием даты, номера протокола ЦЭПК.

Параграф 5. Прекращение деятельности ЦЭПК

18. Деятельность ЦЭПК прекращается по решению Министра.

Приложение 2 к приказу Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348

Положение
об экспертно-проверочных комиссиях
центральных государственных и специальных государственных
архивов

Сноска. Положение в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 355 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Экспертно-проверочные комиссии центральных государственных и специальных государственных архивов (далее – ЭПК) являются консультативно-совещательными органами, образуемыми в целях рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, специальных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан (далее – архивы).

2. ЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, электронного документооборота и электронных архивов, а также настоящим Положением об экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов (далее – Положение).

Сноска. Пункт 2 - в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 05.11.2021 № 344 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 2. Задачи и функции и структура ЭПК

Параграф 1. Задачи ЭПК

3. Задачами ЭПК являются:

1) определение организаций-источников комплектования архива;

2) включение документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд) и исключение из его состава;

3) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовки их к передаче на государственное хранение;

4) методическая помощь в деятельности служб документационного обеспечения управления организаций, архивов организаций-источников комплектования Национального архивного фонда.

Параграф 2. Функции ЭПК

4. ЭПК в соответствии с возложенными задачами:

1) проводит экспертизу и согласовывает проекты списков источников комплектования архива, изменения и дополнения к ним;

2) проводит экспертизу и согласовывает проекты планов и графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение, представляемых организациями-источниками комплектования архива;

3) проводит экспертизу и согласовывает проекты номенклатур дел, правил документирования и управления документацией, положений о ведомственных (частных) архивах, положений о ЦЭК и ЭК;

4) проводит экспертизу и утверждает проекты описей дел постоянного хранения, согласовывает проекты описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, поступивших от источников комплектования архива;

5) проводит экспертизу и утверждает акты о неисправном повреждении документов постоянного хранения, находящихся в архиве и ведомственных (частных) архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

6) проводит экспертизу и утверждает перечни архивных документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, особо ценных документов, хранящихся в архиве, особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, описей особо ценных дел и описей страховых копий, представляемых организациями-источниками комплектования архива;

7) проводит экспертизу документов личного происхождения, принимаемых на государственное хранение;

8) проводит экспертизу проектов методических рекомендаций по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования архивов, разработанных сотрудниками архива и источниками его комплектования;

9) представляет экспертное заключение на предложения архивов и источников их комплектования по вопросам определения сроков хранения отдельных видов документов;

10) принимает информацию о работе ЦЭК и ЭК организаций;

11) представляет экспертное заключение по спорным вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, возникающие при отборе документов на государственное хранение;

12) проводит проверку заключений членов ЭПК.

Сноска. Пункт 4 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и спорта РК от 17.09.2018 № 259 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 3. Структура ЭПК

5. В состав ЭПК, утвержденный приказом руководителя архива или руководителем подразделения (для специального государственного архива Республики Казахстан), входят: председатель, его заместитель и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных архивных специалистов в области архивного документирования, а также представители организаций-источников комплектования архива (для специальных государственных архивов Республики Казахстан).

Секретарь не является членом ЭПК.

ЭПК состоит из нечетного количества членов.

Сноска. Пункт 5 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и спорта РК от 17.09.2018 № 259 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

6. ЭПК возглавляет председатель в лице руководителя архива или его заместителей.

Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью, председательствует на заседаниях, контролирует выполнение возложенных на ЭПК задач.

7. Секретарь ЭПК:

1) обеспечивает созыв заседания ЭПК по указанию его председателя (заместителя председателя);

2) протоколирует заседание и представляет протокол на подпись председателю комиссии в течение десяти рабочих дней;

3) информирует заинтересованных юридических лиц о решениях комиссии;

4) осуществляет государственный учет и отчетность о работе ЭПК;

5) ведет документацию и обеспечивает ее сохранность;

6) составляет повестку дня, список лиц, приглашенных на заседание и за три календарных дня до его проведения представляет весь пакет документов председателю ЭПК.

Сноска. Пункт 7 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и спорта РК от 17.09.2018 № 259 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Параграф 4. Организация деятельности ЭПК

8. Деятельность ЭПК предусматривается планами работ архивов.

9. Заседания ЭПК созываются по мере поступления документов, представленных на заседание ЭПК, но не реже одного раза в месяц.

При необходимости проводятся выездные заседания ЭПК, а также совместные заседания ЭПК и методических советов архивов.

10. Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие более половины его состава.

11. Документы для рассмотрения ЭПК направляются на рассмотрение заседания ЭПК в срок не позднее 7 рабочих дней до заседания.

Подготовку предложений по повестке дня заседания ЭПК, документов и материалов, оформление протокола заседания ЭПК осуществляет секретарь.

12. Подготовка материалов к проведению заседания ЭПК осуществляется секретарем ЭПК, который не позднее 30 календарных дней до заседания направляет их членам ЭПК.

13. Члены ЭПК изучают материалы, представленные на экспертизу, подготавливают экспертные заключения и не позднее 5 рабочих дней до заседания ЭПК их передают секретарю для обсуждения на заседаниях ЭПК.

14. ЭПК принимает решение открытым голосованием. Решения считаются принятыми, если имеется большинство голосов от общего количества членов ЭПК.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель.

Замечания, особые мнения и дополнения членов ЭПК к протоколу ЭПК излагаются в письменном виде и прилагаются к протоколу.

Решения ЭПК оформляются протоколом, утверждаемым руководителем архива.

Ответы на обращения юридических и физических лиц направляются в порядке, установленном Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.

Сноска. Пункт 14 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и спорта РК от 05.11.2021 № 344 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

15. Согласование проектов, указанных в пункте 4 настоящего Положения и представленных на ЭПК, оформляется грифом согласования с указанием даты, номера протокола ЭПК.

16. Утверждение проектов, указанных в пункте 4 настоящего Положения и представленных на ЭПК, оформляется грифом утверждения с указанием даты, номера протокола ЭПК.

Параграф 5. Прекращение деятельности ЭПК

17. Деятельность ЭПК прекращается по решению руководителя архива.

Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелерді бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2011 жылы 20 желтоқсанда № 7343 тіркелді.

Ескерту. Бұйрықтың тақырыбы жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 3) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 05.11.2021 № 344 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Мыналар:

1) осы бұйрықтың 1-қосымшасына сәйкес Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже;

2) осы бұйрықтың 2-қосымшасына сәйкес Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже бекітілсін.

Ескерту. 1-тармақ жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2. Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті (Б.Т.Берсебаев):

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

2) мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін осы бұйрықтың бұқаралық ақпарат құралдарында ресми жариялануын және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастырылуын қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат вице-министрі Л.М.Танысбайға жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі.

Министр

А. Жұмағалиев

Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығына 1-қосымша

Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ереже

Ескерту. 1-қосымша жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Орталық сараптау-тексеру комиссиясы (бұдан әрі – ОСТК) Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі (бұдан әрі – Министрлік) жанындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау, Ұлттық архив қорының құрамына енгізу (шығару), сондай-ақ оның жинақтау көздерін белгілеу мәселелерін қарауды жүзеге асыратын алқалық, консультативтік-кеңесші орган болып табылады.

Ескерту. 1-тармақ жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2. ОСТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы басқа да нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Орталық сараптау-тексеру комиссиясы туралы ережені (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 05.11.2021 № 344 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2-тарау. ОСТК-ның міндеттері, функциялары және құрамы

1-параграф. ОСТК-ның міндеттері

3. ОСТК-ның мiндеттерi болып табылады:

1) архивтік құжаттардың құндылығына сараптама жасау мен мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтерді Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттармен толықтырудың ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелеріне сараптама жасау;

2) Ұлттық архив қорын қалыптастырудың принциптері мен критерийлерін анықтау.

2-параграф. ОСТК-ның функциялары

4. ОСТК өзіне жүктелген міндеттерді орындау үшін келесідей функцияларды жүзеге асырады:

1) сақтау мерзімдерін көрсете отырып, ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын құжаттар тізбесінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

2) ұйымдардың үлгілік істер номенклатураларының жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

3) Ұлттық архив қорын толықтыру көздерінің тізімдерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

4) орталық және жергілікті атқарушы органдардың, мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің, басқа да ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын қолданыстағы құжаттар тізбелеріне өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы ұсыныстарына сараптама жасайды;

5) СТК-ның қызметі туралы ақпаратты тексереді, олардың жұмыстары туралы есептерді қабылдайды;

6) СТК, ОСК, СК арасында туындайтын құжаттардың құндылығына сараптама жасау және олармен мемлекеттік, арнайы мемлекеттік архивтерді және ұйымдардың архивтерін толықтырудың даулы мәселелері бойынша сараптамалық қорытынды ұсынады;

7) СТК-ның және ОСТК-ның мүшелерінің қорытындыларын тексереді;

8) Ұлттық архив қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттарын Қазақстан Республикасынан тысқары жерлерге уақытша әкетуге жоспарланған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау.

Ескерту. 4-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

3-параграф. ОСТК-ның құрамы

5. ОСТК құрамына төраға, төрағаның орынбасары және ОСТК мүшелері кіреді.

Хатшы ОСТК-ның мүшесі болып табылмайды.

ОСТК саны тақ болатын мүшелерден тұрады.

Ескерту. 5-тармаққа өзгеріс енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 17.09.2018 № 259 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

6. ОСТК мүшелері төрағаның орынбасарынан, Министрліктің архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы функциялар жүктелген құрылымдық бөлімшенің (бұдан әрі – құрылымдық бөлімше) мамандарынан, мемлекеттік, арнайы мемлекеттік, орталық және жергілікті атқарушы органдардың мамандарынан, ғылым, оқу ұйымдарының өкілдерінен тұрады.

Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің жетекшілік ететін вице-министрі ОСТК төрағасы болып табылады.

ОСТК төрағасының орынбасары құрылымдық бөлімше басшыларының қатарынан тағайындалады.

Ескерту. 6-тармаққа өзгерістер енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 17.09.2018 № 259 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі); 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрықтарымен.

7. ОСТК-ның хатшысы:

1) ОСТК отырысының күн тәртібін қалыптастырады;

2) ОСТК мүшелерінің шақырылуын қамтамасыз етеді;

3) ОСТК отырысының хаттамасын жүргізеді;

4) ОСТК шешімдерін тиісті ұйымдардың назарына жеткізеді;

5) ОСТК отырыстарының құжаттарын жедел сақтауды жүргізеді.

ОСТК-ның хатшысы ОСТК-да қаралатын мәселелерді дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімше қызметкерлерінің қатарынан тағайындалады.

8. ОСТК-ның құрамы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің (бұдан әрі – Министр) бұйрығымен бекітіледі.

Ескерту. 8-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

4-параграф. ОСТК-ның қызметін ұйымдастыру

9. Құрылымдық бөлімше ОСТК-ның жұмыс органы болып табылады.

10. ОСТК төрағасы ОСТК-ның қызметіне басшылық жасайды, оның отырыстарында төрағалық етеді, ОСТК-ның қызметіне жалпы бақылауды жүзеге асырады. Төраға болмаған кезде оның функцияларын орынбасары орындайды.

11. ОСТК-ның қызметі ОСТК төрағасы бекітетін жоспарға сәйкес жүзеге асырылады.

12. ОСТК отырысының күн тәртібі бойынша ұсыныстарды, құжаттар мен материалдарды дайындауды, ОСТК отырысының хаттамасын ресімдеуді хатшы жүзеге асырады.

13. ОСТК отырыстарын өткізуге материалдарды дайындауды ОСТК-ның хатшысы жүзеге асырады, ол отырыс өтуден кемінде 30 күнтізбелік күн бұрын материалдарды ОСТК мүшелеріне жолдайды.

14. ОСТК мүшелері сараптамаға ұсынылған материалдарды зерделейді, сараптамалық қорытындылар әзірлейді және ОСТК отырысына дейін кемінде 5 жұмыс күнінен кешіктірмей, хатшыға ОСТК отырыстарында талқылау үшін қорытындыларын береді.

15. ОСТК отырыстары қажеттілігіне қарай, оның мүшелерінің кемінде жартысы болған жағдайда, бірақ тоқсанында кемінде бір рет өткізіледі.

16. ОСТК шешімді ашық дауыс беру арқылы қабылдайды. Егер ОСТК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешімдер қабылданған болып есептеледі.

Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі.

ОСТК мүшелерінің ОСТК хаттамасына ескертулері, ерекше пікірлері мен толықтырулары жазбаша түрде баяндалады және хаттамаға қоса беріледі.

ОСТК шешімдері комиссия мүшелері қол қоятын хаттамамен ресімделеді.

17. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және ОСТК-ға ұсынылған жобаларды келісу OСТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып келісу грифімен ресімделеді.

5-параграф. ОСТК қызметінің тоқтатылуы

18. ОСТК-ның қызметі Министрдің шешімімен тоқтатылады.

Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығына 2-қосымша

Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ереже

Ескерту. 2-қосымша жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 355 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары (бұдан әрі – СТК) Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтерінің, арнайы мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасы Президентінің архивінің (бұдан әрі – архивтер) құжаттарының құндылығына сараптама жасаудың ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерін қарау мақсатында құрылатын консультативтік-кеңесші органдар болып табылады.

2. СТК өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы басқа да нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережені (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 05.11.2021 № 344 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2-тарау. СТК-ның міндеттері, функциялары және СТК құрылымы

1-параграф. СТК міндеттері

3. СТК-ның негізгі міндеттері:

1) архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарды анықтау;

2) құжаттарды Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құрамына енгізу және оның құрамынан шығару;

3) істер номенклатурасын құру, істерді қалыптастыру және оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға әзірлеу кезінде іс қағаздарын жүргізу кезеңінде құжаттарды ұйымдастыру және құндылығына сараптама жасау;

4) ұйымдардың басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметтерінің, Ұлттық архив қорын толықтыру көзі болып табылатын ұйымдар архивтерінің қызметіне әдістемелік көмек көрсету.

2-параграф. СТК-ның функциялары

4. СТК жүктелген міндеттерге сәйкес:

1) архивті толықтыру көздерінің тізімдерінің, оларға өзгерістер мен толықтырулардың жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

2) архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау мен тапсырудың жоспарлары мен кестелерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

3) істер номенклатураларының, құжаттандыру және құжаттаманы басқару қағидаларының, ведомстволық (жеке) архивтер туралы ережелердің, ОСК және СК туралы ережелердің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

4) архивтердің толықтыру көздерінен түскен тұрақты сақталатын істер тізімдемелеріне сараптама жасайды және бекітеді, жеке құрам бойынша істер тізімдемелерінің, сақтауға жатпайтын құжаттар мен істерді жоюға бөлу туралы актілердің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

5) архивте және ведомстволық (жеке) архивтердегі тұрақты сақталатын құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей бүлінгендігі туралы актілерге, мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын істердің табылмағандығы туралы актілерге сараптама жасайды және бекітеді;

6) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени игілік объектілеріне жатқызылған архивтік құжаттардың, архивте сақталатын аса құнды құжаттардың, сақтандыру көшірмесін жасауға жататын аса құнды құжаттардың тізбелеріне, архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын аса құнды істердің тізімдемелеріне және сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелеріне сараптама жасайды және бекітеді;

7) мемлекеттік сақтауға қабылданатын жеке тектік құжаттарға сараптама жасайды;

8) архивтің және оның толықтыру көздерінің қызметкерлерімен әзірленген құжаттардың құндылығына сараптама жасау және архивтерді толықтыру мәселелері бойынша әдістемелік ұсыныстардың жобаларына сараптама жасайды;

9) архивтердің және олардың толықтыру көздерінің құжаттардың жекелеген түрлерінің сақтау мерзімдерін анықтау бойынша ұсыныстарына сараптамалық қорытынды ұсынады;

10) ұйымдардың ОСК және СК жұмыстары туралы ақпаратты қабылдайды;

11) құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу кезінде пайда болатын құжаттардың құндылығына сараптама жасаудың және олармен архивтерді толықтырудың даулы мәселелері бойынша сараптамалық қорытынды ұсынады;

12) СТК мүшелерінің қорытындыларына тексеріс жүргізеді.

Ескерту. 4-тармаққа өзгеріс енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 17.09.2018 № 259 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

3-параграф. СТК-ның құрылымы

5. Архив басшысының немесе құрылымдық бөлімше басшысының (Қазақстан Республикасының мемлекеттік арнайы архиві үшін) бұйрығымен бекітілген СТК құрамына: төраға, оның орынбасары және архивтік құжаттамалау саласындағы барынша білікті архив мамандары қатарынан комиссия мүшелері, сонымен қатар архивті толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың өкілдері (Қазақстан Республикасының мемлекеттік арнайы архиві үшін) кіреді.

Хатшы СТК-ның мүшесі болып табылмайды.

СТК саны тақ болатын мүшелерден тұрады.

Ескерту. 5-тармаққа өзгеріс енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 17.09.2018 № 259 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

6. СТК-ны төраға ретінде архив басшысы немесе оның орынбасарлары басқарады.

СТК төрағасы қызметке жалпы басшылық жасайды, отырыстарда төрағалық етеді, СТК-ға жүктелген міндеттердің орындалуын бақылайды.

7. СТК-ның хатшысы:

1) Төрағаның (төраға орынбасарының) нұсқауы бойынша СТК отырысын шақыруды қамтамасыз етеді;

2) отырыстың хаттамасын жүргізеді және он жұмыс күні ішінде хаттаманы төрағаға қол қоюға ұсынады;

3) мүдделі заңды тұлғаларды комиссияның шешімі туралы хабардар етеді;

4) СТК жұмысы туралы мемлекеттік есеп пен есептілік жүргізеді;

5) құжаттаманы жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді;

6) күн тәртібін, отырысқа шақырылған тұлғалардың тізімін жасайды және оны өткізгенге дейін үш күнтізбелік күн бұрын СТК төрағасына барлық құжаттар жинағын ұсынады.

Ескерту. 7-тармаққа өзгеріс енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 17.09.2018 № 259 (алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

4-параграф. СТК қызметін ұйымдастыру

8. СТК қызметі архивтердің жұмыс жоспарларымен қарастырылады.

9. СТК отырыстары СТК-ға ұсынылған құжаттардың түсуіне қарай, алайда айына кем дегенде бір реттен кем емес, шақырылары.

Қажет жағдайда жылжымалы комиссия отырыстары, сонымен қатар СТК және архивтердің әдістемелік кеңестерінің бірлескен отырыстары өткізіледі.

10. СТК отырысы, егер құрамының жартысынан көп бөлігі қатысқанда құқылы деп есептеледі.

11. СТК-да қарау үшін құжаттар СТК отырысының қарауына отырысқа дейін 7 жұмыс күнінен кешіктірілмей жолданады.

СТК отырысының күн тәртібі бойынша ұсыныстарды, құжаттар мен материалдарды дайындауды, СТК отырысының хаттамасын әзірлеуді хатшы жүзеге асырады.

12. СТК отырыстарын өткізуге материалдарды дайындауды СТК хатшысы жүзеге асырады, ол отырыс өтуден кемінде 30 күнтізбелік күн бұрын материалдарды СТК мүшелеріне жолдайды.

13. СТК мүшелері сараптамаға ұсынылған материалдарды зерделейді, сараптамалық қорытындылар әзірлейді және отырысқа дейін кемінде 5 жұмыс күнінен кешіктірмей оларды хатшыға СТК отырыстарында талқылау үшін жолдайды.

14. СТК шешімді ашық дауыс беру арқылы қабылдайды. Егер СТК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешімдер қабылданған болып есептеледі.

Дауыстар тең болған жағдайда төраға дауыс берген шешім қабылданған болып есептеледі.

СТК мүшелерінің СТК хаттамасына ескертулері, ерекше пікірлері мен толықтырулары жазбаша түрде баяндалады және хаттамаға қоса беріледі.

СТК шешімдері архив басшысы бекітетін хаттамамен ресімделеді.

Заңды және жеке тұлғалардың өтініштеріне жауаптар Қазақстан Республикасы Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексімен белгіленген тәртіпте жолданады.

Ескерту. 14-тармаққа өзгеріс енгізілді – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 05.11.2021 № 344 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

15. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және СТК-ға ұсынылған жобаларды келісу СТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып келісу грифімен ресімделеді.

16. Осы Ереженің 4-тармағында көрсетілген және СТК-ға ұсынылған жобаларды бекіту СТК хаттамасының күнін, нөмірін көрсете отырып бекіту грифімен ресімделеді.

5-параграф. СТК қызметінің тоқтатылуы

17. СТК-ның қызметі архив басшысының шешімімен тоқтатылады.