Об утверждении критериев оценки степени рисков в сфере делопроизводства и хранения документов

Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 124. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 12 сентября 2012 года № 7912. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 19 апреля 2016 года № 113

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и спорта РК от 19.04.2016 № 113.

В соответствии с подпунктом 5) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и пунктом 3 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 6 января 2011 года «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые критерии оценки степени рисков в сфере делопроизводства и хранения документов.
2. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) официальное опубликование настоящего приказа после его государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
3) опубликование настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
3. Признать утратившим силу приказ Министра связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года № 198 «Об утверждении критериев оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7112, опубликован в газете «Казахстанская правда» от 20 августа 2011 года № 265-266 (26686-26687)).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня его первого официального опубликования.

Министр Д. Мынбай

Утверждены
приказом Министра культуры и
информации Республики Казахстан
от 10 августа 2012 года № 124

Критерии оценки степени рисков в сфере
делопроизводства и хранения документов

1. Критерии оценки степени рисков в сфере делопроизводства и хранения документов (далее – критерии) разработаны во исполнение статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и пункта 3 статьи 13 Закона Республики Казахстан от 6 января 2011 года «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» с целью отнесения субъектов контроля к определенной группе риска.
2. В настоящих критериях используются следующие понятия:
1) субъекты контроля – государственные юридические лица, в деятельности которых образуются и хранятся документы Национального архивного фонда и документов по личному составу;
2) риск – вероятность причинения повреждения, утраты (уничтожения) документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документов по личному составу с учетом степени тяжести его последствий.
3. В зависимости от степени риска субъекты контроля относятся к группам высокого, среднего либо незначительного риска.
4. Первично все субъекты контроля относятся к группе незначительной степени риска.
5. В дальнейшем по результатам проверки с учетом набранных баллов по критериям, субъекты контроля прошедшие проверку перераспределяются в соответствующие группы степени риска:
1) к группе незначительной степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок от 1 до 5 баллов включительно;
2) к группе средней степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок от 6 до 24 баллов включительно;
3) к группе высокой степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок свыше 24 баллов.
6. Критериями для оценки степени риска являются:
1) нарушения требований к оформлению документов – 1 балл;
2) нарушения требований к организации документооборота – 1 балл;
3) отсутствие согласованной номенклатуры дел, нарушение порядка формирования дел и передачи их в ведомственный архив – 1 балл;
4) нарушение установленных сроков временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственном архиве и порядка передачи их в государственный архив – 1 балл;
5) отсутствие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – 1 балл;
6) отсутствие регистрационных журналов температурно-влажностного режима и учета физико-химического состояния дел – 1 балл;
7) нарушение порядка комплектования государственного и специального государственного архива – 1 балл;
8) нарушение порядка хранения документов – 6 баллов;
9) нарушение порядка учета документов – 6 баллов;
10) нарушение порядка выдачи документов из архивохранилища – 6 баллов;
11) нарушения прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов – 25 баллов;
12) уничтожение документов Национального архивного фонда и других архивных документов – 25 баллов.

Іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлерін бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2012 жылғы 10 тамыздағы № 124 Бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2012 жылы 12 қыркүйекте № 7912 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 19 сәуірдегі № 113 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің 19.04.2016 № 113 бұйрығымен.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабының 2-тармағының 5) тармақшасына және «Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасының 2011 жылғы 6 қаңтардағы Заңының 13-бабының 3-тармағына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:
1. Қоса беріліп отырған іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлері бекітілсін.
2. Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;
2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін ресми жариялануын;
3) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында жариялануын қамтамасыз етсін.
3. «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын қалыптастыру, сақтау және пайдалану саласындағы тәуекелдер дәрежесін бағалау критерийлерін бекіту туралы» Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 11 шілдедегі № 198 бұйрығының күші жойылды деп танылсын (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде 7112 болып тіркелген, «Егемен Қазақстан» газетінде 2011 жылғы 20 тамызда № 379-383 (26777) жарияланған).
4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.
5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр Д. Мыңбай

Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрінің
2012 жылғы 10 тамыздағы
№ 124 бұйрығымен
бекітілген

Іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тәуекелдерді
бағалау дәрежесінің критерийлері

1. Іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлері (бұдан әрі – критерийлер) бақылау субъектілерін белгілі бір тәуекел тобына жатқызу мақсатында және «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабын «Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Қазақстан Республикасының 2011 жылғы 6 қаңтардағы Заңының 13-бабының 4-тармағын орындау үшін әзірленген.
2. Осы критерийлерде мынадай ұғымдар пайдаланылады:
1) бақыланатын субъектілер – қызмет барысында Ұлттық мұрағат қоры және жеке құрам бойынша құжаттар қалыптасатын және сақталатын мемлекеттік заңды тұлғалар;
2) тәуекел – салдарының ауырлық дәрежесі ескеріле отырып, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарға зиян келтіру, жоғалту (жою) ықтималдылығы.
3. Тәуекел дәрежесіне қарай бақыланатын субъектілер жоғары, орташа немесе төменгі тәуекел топтарына жатқызылады.
4. Алғашқыда барлық бақыланатын субъектілер төменгі тәуекел дәрежесіне жатқызылады.
5. Бұдан әрі тексеру нәтижелері, критерийлер бойынша жинаған баллдарды есепке ала отырып, тексеруден өткен бақыланатын субъектілер тәуекел дәрежесінің тиісті топтарына қайта бөлінеді:
1) тәуекел дәрежесінің төменгі тобына тексеру нәтижесі бойынша 1-ден бастап 5-ке дейін балл жинаған бақыланатын субъектілер жатады;
2) тәуекел дәрежесінің орташа тобына тексеру нәтижесі бойынша 6-дан бастап 24-ке дейін балл жинаған бақыланатын субъектілері жатады;
3) тәуекел дәрежесінің жоғары тобына тексеру нәтижесі бойынша 24 баллдан жоғары жинаған бақыланатын субъектілер жатады.
6. Тәуекел дәрежесін бағалаудың критерийлері болып мыналар табылады:
1) құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптардың бұзылуы – 1 балл;
2) құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптардың бұзылуы - 1 балл;
3) келісілген істер номенклатурасының болмауы, істерді қалыптастыру және оларды ведомстволық мұрағатқа өткізу тәртібінің бұзылуы – 1 балл;
4) ведомстволық мұрағатта Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының уақытша сақталу мерзімдерінің және оларды мемлекеттік мұрағатқа өткізу тәртібінің бұзылуы – 1 балл;
5) тұрақты сақталатын істердің бекітілген тізімдемесінің, жеке құрам бойынша келісілген істер тізімдемесінің және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болмауы – 1 балл;
6) температуралық-ылғалдылық режимді тіркеу және істің физика-химиялық жағдайын есепке алу журналдарының болмауы – 1 балл;
7) мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру тәртібінің бұзылуы – 1 балл;
8) құжаттарды сақтау тәртібінің бұзылуы – 6 балл;
9) құжаттарды есепке алу тәртібінің бұзылуы – 6 балл;
10) мұрағат қоймасынан құжаттарды беру тәртібінің бұзылуы – 6 балл;
11) Ұлттық мұрағат қоры және басқа да мұрағаттық құжаттарды жеке және заңды тұлғалардың пайдалану құқықтары мен мүдделерінің бұзылуы – 25 балл;
12) Ұлттық мұрағат қоры және басқа да мұрағаттық құжаттарды жою – 25 балл.