Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10128. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года № 176 (вводится в действие с 1 сентября 2018 года)

Сноска. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 27.07.2018 № 176 (вводится в действие с 01.09.2018).

В соответствии с подпунктом 2-4) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направления на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе "Әділет".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Министр

А. Мухамедиулы

Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146

Правила
приема, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда и других архивных документов
ведомственными и частными архивами

Сноска. Правила в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 29.12.2017 № 353 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Глава 2. Порядок приема документов

Параграф 1. Порядок приема документов на хранение

3. Ведомственный и частный архив (далее - архив организации) принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций.

4. При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел;

4) наличие и правильность заполнения внутренней описи документов дела;

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки с соответствующими записями в описи дел;

7) физическое состояние передаваемых дел.

5. Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде:

1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников;

2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации.

При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическую сохранность документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов – аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам.

6. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно-техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.

При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).

Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).

7. В процессе приема электронных документов проводится:

1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;

2) запись информации электронных документов на носители;

3) проверка качества записи;

4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи;

5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью;

6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация:

1) название документа,

2) дата его создания,

3) характеристика содержания (аннотация),

4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи,

5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и тому подобное),

6) объем документа (для баз данных дополнительно – количество записей).

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов

8. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

9. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;

2) типовых, отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) соответствующих нормативно-методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела, местных исполнительных органов и государственных архивов.

10. Отнесение документов к составу Национального архивного фонда осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании следующих принципов:

1) историзма;

2) комплексности оценки;

3) всесторонности оценки.

При определении ценности документов в равной степени применяются все принципы

Принцип историзма требует рассматривать каждый документ как продукт определенной исторической эпохи и оценивать его с позиции не только современности, но и будущего.

Применение принципа комплексности оценки позволяет проводить экспертизу ценности документов не изолированно, а в совокупности с другими документами, исторически возникшими в результате деятельности организации.

В соответствии с принципом всесторонности оценки информационного содержания документ рассматривается в различных аспектах (научно-историческом, политическом, экономическом, социальном, культурном и так далее), для изучения которых он потенциально может стать источником.

11. Указанные принципы при проведении экспертизы ценности комплексно применяются совместно с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения документов относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;

2) время и место образования документа.

К критериям содержания документов относятся:

1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, подлинность, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица, печати организации и иных реквизитов, предусмотренных законодательством Республики Казахстан);

2) форма фиксирования и передача содержания информации;

3) особенности материального носителя документа;

4) особенности физического состояния документа.

12. Дополнительно при экспертизе аудиовизуальных документов применяются специфические критерии:

1) художественные достоинства;

2) композиционно-сюжетная целостность;

3) выразительность и оригинальность;

4) цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации.

13. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие критерии:

1) значимость проблемы или объекта, отраженного в документах;

2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).

14. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, в негосударственной организации, имеющей филиалы в областях (городах республиканского значения, столице Республики Казахстан) создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК), в отдельной организации - экспертная комиссия (далее – ЭК).

15. Результаты экспертизы ценности документов организаций-источников комплектования государственных архивов, после их рассмотрения ЦЭК (ЭК) организаций, подлежат рассмотрению соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми местными исполнительными органами областей, городов республиканского значения, столицы, а также центральными государственными, национальным архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами Республики Казахстан, (далее – республиканские государственные архивы).

16. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации при методической помощи работников соответствующего государственного архива.

При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.

17. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации базируется на анализе состава документов организации. При этом уточняется, в составе дел каких структурных подразделений организации включаются подлинные экземпляры документов.

18. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется также характер повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.

19. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра документов дела (кинофотовидеодокументы просматриваются на монтажном столе или на экране, а фонодокументы прослушиваются).

При просмотре (прослушивании) из дел подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.

20. В ходе проведения экспертизы проверяют:

1) обоснованность отнесения документов к данному делу;

2) юридическую силу документов (наличие подписей, печати и иных реквизитов);

3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел (реквизиты обложек пишутся светоустойчивыми чернилами черного, фиолетового, синего цветов или черной тушью);

4) правильность нумерации листов дел (листы нумеруются в валовом порядке с использованием черного графитового карандаша в правом верхнем углу листа);

5) физико-химическое и техническое состояние документа.

Все выявленные недостатки устраняются работником архива организации

21. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел документов структурных подразделений составляются:

1) описи дел, документов постоянного хранения организаций по форме согласно приложениям 1-8 к настоящим Правилам;

2) опись дел по личному составу по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам;

3) описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам;

4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

22. Описи дел, документов и акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.

Опись дел, документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти).

Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.

Описи дел, документов, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией) организации, завершают соответствующую сводную опись вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов.

23. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.

24. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

25. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе "Примечание" – отметка "Смотри дело №".

26. Опись дел, документов постоянного хранения утверждают руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.

Опись дел по личному составу утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).

Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации.

27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).

28. Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, могут не представлять описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на утверждение (согласование) ЭПК.

Параграф 3. Порядок составления описей дел, документов

29. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки дел, документов:

1) отнесенных к составу Национального архивного фонда, отложившихся в деятельности структурных подразделений организации;

2) сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются. Дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно;

3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан;

4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;

5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.

30. Систематизация заголовков единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения;

3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

31. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

32. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации;

33. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.

При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.

34. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности организации.

Подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций

(руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

35. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам. В первом случае заголовки единиц хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости, во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

36. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации заголовков единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций. Хронологически-номинальная схема предполагает систематизацию по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения, номинально-хронологическая схема – по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие), внутри каждого вида по хронологии.

37. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.

38. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам - фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;

2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;

3) единицам учета (комплектам);

4) цветности (цветные, черно-белые);

5) формату пленки (8 миллиметров (далее - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

39. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее - см) х 3,5 см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.).

При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;

2) слайды (диапозитивы) различной цветности;

3) позитивы, фотоотпечатки;

4) фотоальбомы;

5) диафильмы;

6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".

40. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

41. Опись дел, документов постоянного хранения имеет титульный лист по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела (документы) данной организации.

42. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, один – остается в архиве организации.

43. Опись дел по личному составу имеет титульный лист и итоговую запись. На титульном листе не проставляется официальное наименование государственного архива.

К описи составляются оглавление, предисловие, список сокращенных слов.

44. В опись дел по личному составу вносятся заголовки:

1) приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу;

2) списков работников;

3) карточек по учету личного состава, личных дел;

4) лицевых счетов работников;

5) списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов, социальных взносов, взносов по обязательному медицинскому страхованию;

6) трудовых договоров;

7) невостребованных подлинных личных документов работников;

8) актов о несчастных случаях на производстве и иных дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.

45. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.

46. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников.

47. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.

48. На титульном листе описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения не проставляется официальное наименование государственного архива.

49. К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по усмотрению архива составляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов.

50. В опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое значение для информационного обеспечения деятельности организации.

51. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.

52. Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.

Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

53. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.

54. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.

55. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, которые после его утверждения передаются в государственный архив и архив организации.

56. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

Параграф 5. Порядок проведения экспертизы ценности научно-технической документации

57. Особенностью проведения экспертизы ценности основных видов научно-технической документации является проведение данной экспертизы в два этапа.

58. На первом этапе по проектной, конструкторской и технологической документации проводится выбор проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

Конечным результатом первого этапа экспертизы является составление перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.

59. Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение (далее – перечень), составляется работником архива совместно со специалистами организации за определенный период времени, начиная с начала ее деятельности.

Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.

60. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.

61. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) после согласования ЦЭК (ЭК) организации.

К перечню прилагается протокол или выписка из протокола заседания ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень составляется в двух экземплярах, после утверждения ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) один экземпляр возвращается организации, а другой – остается в государственном архиве.

62. Экспертиза ценности научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации проводится в один этап без составления перечня.

63. На втором этапе экспертизе ценности подвергаются проектные, конструкторские и технологические документы, входящие в состав проектов, изделий, включенных в перечень.

64. Описи дел составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная) и имеют самостоятельный номер, к которому добавляется цифровой индекс, определяющий вид научно-технической документации.

Одновременно осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение с целью выделения их к уничтожению.

65. По жилищно-гражданскому строительству на постоянное хранение отбираются индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.

Из серий типовых проектов передают на постоянное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.

Среди проектов-привязок для строительства зданий и сооружений на постоянное хранение поступают проекты, разработанные для зон сложного геологического строения и повышенной сейсмичности, в которых применены оригинальные решения инженерных вопросов.

Из экспериментальных проектов на постоянное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков, сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.

66. При выборе объектов промышленного строительства учитывают специфику промышленного проектирования, которое является индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции.

При выборе индивидуальных проектов на постоянное хранение отбирают крупные объекты и комплексы, являющиеся ведущими в отраслях экономики страны. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.

67. Из проектной документации по водохозяйственному строительству на постоянное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.

68. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на постоянное хранение поступают:

1) проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры;

2) проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта;

3) проекты планировок центральных (исторических) районов городов;

4) проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.

69. Состав проектной документации, отбираемой на постоянное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.

На постоянное хранение поступает рабочая документация.

70. При отборе конструкторской документации внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства. Из модификаций отбираются те, которые представляют собой новую модель.

71. На стадии "техническое предложение" на постоянное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения, на стадии "эскизный проект" – пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.

Передача документов на постоянное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.

72. На стадии "технический проект" на постоянное хранение поступают следующие виды документов:

1) пояснительная записка;

2) ведомость технического проекта;

3) чертеж общего вида;

4) технические условия на изготовление образцов изделий.

73. На стадии "рабочая документация" на постоянное хранение передаются:

1) чертежи общего вида унифицированных узлов;

2) групповой конструкторский документ;

74. Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.

75. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.

При отборе объектов на постоянное хранение необходимо учитывать:

1) степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов;

2) оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов;

3) масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность.

76. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на данных стадиях содержатся оригинальные технические решения.

77. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на постоянное хранение, являются:

1) маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции);

2) ведомость сборки изделия;

3) ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса;

4) постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств;

5) технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств;

6) технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам;

7) нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции;

8) сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов;

9) технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий;

10) сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.

78. Отбору на постоянное хранение подлежит научно-исследовательская документация по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области.

79. На постоянное хранение поступают:

1) задания и требования на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, включенные в государственные, международные, межотраслевые программы;

2) этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники;

3) отчеты по законченным темам научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

4) сводные годовые отчеты о научно-исследовательских работах, содержащие итоговую, обобщенную информацию;

5) рукописи монографий, статей, диссертации на соискание ученых степеней, авторефераты.

80. На постоянное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).

81. Из рассмотренных заявок на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), на постоянное хранение отбираются те заявки, в которых содержатся рациональные научно-технические решения.

82. На постоянное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, если:

1) они поданы выдающимися деятелями науки и техники;

2) они содержат оригинальные художественно-конструкторские решения;

3) их авторы награждены дипломами, медалями и премиями на выставках.

Параграф 6. Порядок формирования и обработки дел с научно-технической документацией

83. Дело с научно-технической документацией формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту, теме (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта, темы (сборочной единицы), значительных по объему, составляют несколько дел.

84. При научно-технической обработке документов применяется карточный способ их описания и систематизации. На карточку записывают:

1) рабочий номер дела, который записан карандашом на обложке описываемого дела;

2) официальное наименование организации-разработчика;

3) название проекта (разработки, темы научно-исследовательской работы), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа);

4) название основного комплекта (сборочной единицы), его марки;

5) фамилию руководителя (автора, авторов) темы, проекта;

6) год окончания разработки;

7) количество пронумерованных листов.

Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации дел в описи.

85. Научно-техническая документация, передаваемая на постоянное хранение, подлежит полному оформлению:

1) фальцовке чертежей;

2) подшивке (переплету) текстовых документов;

3) нумерации листов;

4) составлению заверительных листов;

5) оформлению обложек дел.

86. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждое дело включаются не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297Х210 мм), при толщине дела не более трех-четырех сантиметров.

Параграф 7. Порядок проведения экспертизы ценности аудиовизуальной документации

87. При проведении экспертизы ценности и отборе аудиовизуальных документов на хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования аудиовизуального документа, а также решаются вопросы повторяемости информации, дублетности, поглощенности и вариантности аудиовизуальных документов.

Из дублетных аудиовизуальных документов на государственное хранение отбираются аудиовизуальные документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом исходного материала и сопроводительной (для кинодокументов).

Поглощенные кинофонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать во взаимосвязи со всем остальным материалом кино- фонодокумента.

Из нескольких вариантов фото и фонодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся более полным содержанием, лучшими композиционными, цветовыми решениями и удобным для использования размером (для фотодокументов).

88. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.

При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.

Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке в соответствии с требованиями отраслевых нормативов, регламентирующих порядок проведения этих работ.

89. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа в сфере архивного дела.

Параграф 8. Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

90. Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций подразделяются на:

1) электронные управленческие документы;

2) электронные аудиовизуальные документы;

3) электронные научно-технические документы;

4) специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и тому подобное).

91. Отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях.

Специфические информационные ресурсы отбираются на государственное хранение на основании следующих критериев:

1) полнота комплектования данного информационного ресурса, то есть соотношение информации, имеющейся в составе данного информационного ресурса, с общим объемом информации, имеющейся в Республике Казахстан по данному классу предметов или явлений;

2) достоверность информации;

3) уникальность информационного ресурса, определяемая системой сбора информации;

4) социальная значимость информационного ресурса.

Глава 3. Хранение документов архива организации

Параграф 1. Порядок организации сохранности документов

92. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляются следующие меры:

1) по организации хранения документов, предусматривающие создание и развитие материально-технической базы (здание и помещения, средства хранения документов, оборудование, средства копирования и восстановления поврежденных документов и тому подобное);

2) по созданию и соблюдению нормативных условий и параметров временного хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);

3) превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).

93. Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. При организации хранения и создании соответствующих условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов и особенности их материальных носителей.

94. Архив организации размещается в специальном или приспособленном для хранения архивных документов помещении.

95. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.

96. Помещение для архива организации состоит из:

1) архивохранилища для хранения документов;

2) комнаты для работы исследователей (читальный зал);

3) рабочих комнат для работников архива;

4) комнаты для серверного и коммуникационного оборудования.

Рабочие комнаты для работников и помещения для работы исследователей (читальный зал) изолируются от архивохранилищ.

Архивохранилища, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя и в присутствии работника архива организации.

97. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения и гарантированы от затопления. Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.

98. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.

Вынос документов из архива организации за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.

99. Помещения архива организации оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.

100. В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, штепсельные розетки используются только в герметичном исполнении. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архивохранилищ.

101. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

102. В архивохранилищах исключается применение огня, нагревательных приборов.

Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел

103. Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

104. Архивохранилища оборудуются основными средствами хранения (стационарными или передвижными металлическими стеллажами). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами. В качестве вспомогательных средств хранения документов применяют металлические шкафы, сейфы.

Для хранения фоно и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала.

105. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования, исключается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:

1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

2) между стеллажами (проход) – 75 см;

3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;

4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;

5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

106. Документы размещают на стеллажах, в шкафах (сейфах) с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробок, папок, специальных футляров, пакетов и тому подобных) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

107. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях информации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.

В зависимости от оборудования и форматов чертежей научно-техническая документация может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.

108. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда – 1,5-2 метра. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих витков на торцах рулона. Направление намотки – с конца на начало.

Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу (с высотой выступающих витков в рулоне не превышающей 0,05 мм.). Направление намотки фонодокумента соответствуют вращению сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах.

Каждая единица хранения аудиовизуального документа помещается в индивидуальную негерметичную упаковку для исключения возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от механических повреждений (без свободного перемещения документов внутри нее). Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азота материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызывающих повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли.

109. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.

Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.

Фонодокументы на магнитной ленте вкладываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.

Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.

Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.

110. Документы на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах не размещаются.

111. Все архивохранилища, а также стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки – сверху вниз.

112. В целях закрепления места хранения документов в архивохранилищах составляются постеллажные топографические карточки.

Постеллажные топографические указатели по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.

Изменения, происходящие в размещении документов, своевременно отражаются в постеллажных топографических карточках.

113. При хранении электронных документов архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:

1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;

2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;

3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;

4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;

5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;

6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;

7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;

8) источником бесперебойного питания;

9) принтерами и модемами новейших модификаций:

10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.

114. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:

1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;

2) средства отображения и обработки данных;

3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.

115. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:

1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;

2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;

3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;

4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;

5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей

6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов

116. Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Защита документов, дел обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

1) светового режима хранения;

3) санитарно-гигиенического режима хранения.

117. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное).

В архивохранилищах освещение может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается только рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

118. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий температурно-влажностный режим:

1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17 – +19^ОС, относительная влажность воздуха 50-55%;

2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15^ОС, относительная влажность воздуха 40-55%;

3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5^ОС, относительная влажность воздуха 40-55%;

4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18^ОС, относительная влажность воздуха – 45–65 %;

5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 – +20^ОС, относительная влажность воздуха 50-65%.

119. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.

120. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов. В кондиционируемых помещениях измерение параметров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией.

Исключается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.

121. Все помещения архива организации содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В архивохранилищах пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов исключается.

122. В архивохранилищах необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина.

123. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.

124. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины и так далее) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восстановления документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат и так далее), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

125. Независимо от ценности и сроков хранения немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.

Параграф 4. Порядок выдачи документов из архивохранилищ

126. Документы выдаются из архивохранилищ:

1) для использования работниками организации;

2) для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

3) во временное пользование для других организаций;

4) для специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

127. Документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не превышающий:

1) одного месяца для использования работниками организации;

2) одного месяца для использования документов в читальном зале;

3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспонирования документов.

128. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

129. На научно-технические документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники из архивохранилищ не выдаются.

130. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.

131. Выдача документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:

1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам;

2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование другим организациям или для экспонирования документов по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам, оформляемых на общем бланке организации;

3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.

132. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.

133. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие – до проведения проверки наличия и состояния дел.

134. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка - один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в ведомственном (частном) архиве организации, выдававшей документы.

135. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации.

136. Перед выдачей дел из архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в сводной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из архивохранилища дело имеет лист использования по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.

137. При выдаче документов из архивохранилища на их место подкладывается карта-заместитель единицы хранения по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам. При возвращении документа в архивохранилище карта-заместитель изымается.

138. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива сообщает об этом руководству организации для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, установленном законодательными актами Республики Казахстан.

Параграф 5. Порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов

139. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив.

140. Внеочередные проверки наличия и состояния документов проводятся:

1) до и после перемещения документов в другое архивохранилище (здание);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;

3) при смене руководителя архива организации;

4) при реорганизации (ликвидации) организации.

141. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется

1) установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве организации;

2) выявление и устранение недостатков в учете документов;

3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки.

142. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждой описи и соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях.

143. Проверка наличия и состояния проводится путем сверки описательных статей раздела сводной описи дел со сведениями, вынесенными на обложках дел.

При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кинофоновидеодокументов. При несоответствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа.

Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

144. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;

3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствующих сводных описей дел;

4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;

5) выявлять документы, имеющие физические дефекты.

145. Пометы или записи в ходе проверки в сводных описях дел, документов и других учетных документах не производятся.

146. Дела, выданные работникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

147. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого архивного фонда и подписываются исполнителем.

По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело архивного фонда.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается.

148. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

149. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется запись "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

150. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам.

Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

151. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

1) изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

2) организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их годовые описи дел;

3) проверить дела находящихся рядом архивных фондов;

4) изучить имеющиеся в деле архивного фонда акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел.

152. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

153. Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально, исключаются из описей. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

154. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры сводных описей дел, утвержденных ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).

Глава 4. Порядок организации документов в архиве

Параграф 1. Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда

155. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, включая управленческие, аудиовизуальные и научно-технические на традиционных и электронных носителях информации, составляет ее документальный фонд.

156. Документы, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации.

157. Разновидностями архивного фонда являются:

1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;

2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие).

158. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к конкретному архивному фонду.

159. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:

1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которые их получила, фондовая принадлежность указанных документов определяется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа;

2) копии исходящих документов (отпуски) относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также по делопроизводственным пометкам на отпусках документов (них);

3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция.

160. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены делопроизводством.

161. Единый архивный фонд составляют документы:

1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

2) организации, поменявшей государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которой, имеется преобладающая доля государственной собственности;

3) организации временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями;

4) документы организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней;

5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии.

162. Документы дочерних организаций, составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном ведомственном (частном) архиве или разных.

163. Документы общественной организации (профсоюзной, спортивной и других), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд.

164. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

3) организаций, объединенных объектом деятельности;

4) организации и общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;

5) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.

Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.

Создание объединенного архивного фонда осуществляется при условии недробимости документов конкретных фондов, вошедших в его состав.

165. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименовании в хронологической последовательности, а также местонахождения.

166. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.

167. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:

1) закрываются архивные фонды:

Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);

Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);

других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 г.);

местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;

2) образуются новые архивные фонды:

Президента Республики Казахстан;

Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;

Верховного Суда Республики Казахстан;

Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;

Конституционного Совета Республики Казахстан;

Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;

Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;

Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;

Национального банка Казахстана;

Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий;

Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);

центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;

глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;

Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов;

3) составляют единые архивные фонды архивные документы отраслевых управлений и отделов исполнительных комитетов советов народных депутатов областей, городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, районов в городах, городов районного значения Казахской ССР и соответствующих органов государственного управления Республики Казахстан периода независимости, если их задачи и функции остались без изменения.

В этом случае возможно создание объединенного архивного фонда. Документы соответствующих органов государственного управления периода независимости включаются в объединенный архивный фонд самостоятельной описью. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и предисловие.

168. В связи с преобразованием местных представительных и исполнительных органов (их объединением, разделением, а также изменением статуса административно-территориальной единицы) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного государственного управления.

169. Переименование или изменение административных границ местных представительных и исполнительных органов не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного государственного управления и других организации, расположенных на данной территории.

170. При реорганизации (ликвидации) организации новые архивные фонды создаются в случаях:

1) изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации.

Если на базе органа управления создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд. Также следует поступать, когда производственная организация преобразуется в управленческий орган.

В случае коренного изменения компетенции и функций организации и создания на ее базе новой организации ее документы составляют новый архивный фонд;

2) преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и тому подобное).

Из архивных документов государственной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й) – правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи в соответствии с договором (соглашением) архивных документов организации(й) – правопреемника(ов) в государственную собственность или на хранение в государственный архив. В этом случае их документы включаются отдельными описями.

К описям такого фонда составляются отдельные титульные листы и предисловия. Документы по личному составу в этих фондах продолжают предыдущие описи дел по личному составу;

3) при ликвидации организации с передачей всех или части ее функции новой или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.

171. Ликвидация организации означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим организациям. В соответствии с этим фактором документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.

172. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

1) расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

3) изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

4) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации;

5) преобразование государственного учреждения в государственное предприятие и наоборот.

Преобразование государственного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения в государственное предприятие, основанное на праве оперативного управления (казенное предприятие) и наоборот не является основанием для разделения документов на отдельные архивные фонды.

Документы государственных предприятий и государственных учреждений в случае, если предприятия (учреждения) продолжают свою деятельность после 1991 года как государственные, составляют единый архивный фонд;

6) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.

173. Хронологическими границами архивного фонда являются:

1) архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;

2) объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.

Параграф 2. Порядок организации документов в пределах архивного фонда

174. В пределах архивного фонда учетной и классификационной единицей является единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело. Дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются по единицам учета.

175. Единицами учета аудиовизуальных документов являются:

1) для кинодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события;

2) для фотодокументов – часть единицы хранения, а одна или несколько единиц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содержанием;

3) для фонодокументов – одна или несколько единиц хранения с звуковой записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства;

4) для видеодокументов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.

176. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:

1) для кинодокументов – физически обособленный рулон кинопленки;

2) для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), рулон диафильма, фотоотпечаток, фотоальбом, дисковый носитель и физически обособленные кадры панорамной съемки;

3) для фонодокументов – физически обособленный рулон магнитной ленты, дисковый носитель и физически обособленная аудиокассета;

4) для видеодокументов – физически обособленная видеокассета, физически обособленный дисковый носитель.

177. За единицу учета электронных документов принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

178. За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией.

179. Отсистематизированые единицы хранения (дела), вносятся в опись дел и оформляются в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Дела систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации (номенклатуре дел), которая является основанием для их внутренней организации и закрепляется описью (описями) дел.

180. Дела, внесенные в описи дел структурных подразделений организации, и дела временного (до 10 лет включительно) хранения, переданные по номенклатуре дел, внутри архивного фонда организации размещают с учетом хронологическо-структурного (структурно-хронологического) или хронологическо-функционального (функционально-хронологического) классификационных признаков.

181. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. При этой схеме систематизации единицы хранения группируются в архивном фонде по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

182. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.

При этой схеме систематизации единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.

183. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

184. Для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций может быть использована хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы систематизаций применяются - сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.

185. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

1) единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

186. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

187. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

188. Единицы хранения в объединенном архивном фонде, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемов их документов. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

189. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских и проектных организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов, судебная документация в органах суда и тому подобные выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документацию.

190. Научно-техническая документация располагается внутри архивного фонда по видам (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная документация).

191. Проектная документация располагается по предметно-тематическому, хронологическому или географическому классификационным признакам.

Проектная документация подразделяется:

1) по жилищно-гражданскому строительству;

2) по промышленному строительству;

3) по сельскохозяйственному строительству;

4) по энергетическому и водохозяйственному строительству;

5) по транспортному строительству.

Каждая группа может систематизироваться на более мелкие.

Документы проектных стадий располагаются в принятой последовательности проектирования.

Типовые проекты систематизируются по номерам серий.

192. Конструкторская документация располагается по видам разработок, по хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки – по узлам согласно спецификации.

Конструкторская документация на модифицированное изделие следует за документацией на все базовое изделие либо той частью изделия, на которую имеется модификация.

Документы по испытаниям изделий располагаются по хронологии, а в пределах года – по назначению техники, регистрационным номерам.

193. Технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу.

194. Научно-исследовательская документация, размещается по хронологическому принципу, в пределах года – по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), по структурному признаку.

Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно.

195. Патентно-лицензионная документация располагается по видам:

1) объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания);

2) охранного документа (патенты, свидетельства).

В пределах каждого вида – по номерам патентов или свидетельств, по номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.

196. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам - фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино - и телесюжеты;

2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов;

производственным номерам отдельных кино - и телесюжетов;

3) единицам учета (комплектам);

4) цветности (цветные, черно-белые);

5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.

Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино - и телесюжету.

На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

197. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см. х 3,5 см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.).

При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;

2) слайды (диапозитивы) различной цветности;

3) позитивы, фотоотпечатки;

4) фотоальбомы;

5) диафильмы;

6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".

На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

198. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности - оригиналы, копий.

Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

Параграф 3. Порядок передачи документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив

199. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан по истечении установленных (договорных) сроков подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.

200. Устанавливается следующие предельные сроки временного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда:

1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики

Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Казахстана, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;

2) документы территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет;

3) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет;

4) документы органов местного государственного управления области, города республиканского значения, столицы – 10 лет;

5) документы государственных организаций областного, города республиканского значения, столицы уровней – 10 лет;

6) документы местных государственных органов управления города (района) – 5 лет;

7) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня – 5 лет;

8) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, судебные дела и документы – 75 лет;

9) научно-исследовательская, технологическая и патентно-лицензионная документация – 10 лет;

10) опытно-конструкторская документация – 15 лет;

11) проектная документация по капитальному строительству – 20 лет;

12) картографическая документация – 25 лет;

13) геодезическая документация – 25 лет;

14) телеметрическая документация – 5 лет;

15) аудиовизуальная документация – 3 года.

201. Сроки хранения документов на традиционных и электронных носителях информации, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с Законом Республики Казахстана "О Национальном архивном фонде и архивах" между собственниками документов и уполномоченным органом в сфере архивного дела либо местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива организации.

202. Передача осуществляется на основании описи дел (документов) постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.

203. При обнаружении расхождений между количеством единиц хранения по итоговой записи в описи и их наличием, к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих единиц хранения.

204. Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел (документов), причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.

205. На отсутствующие дела (документы), розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.

206. Утраченные подлинники управленческих и научно-технических документов заменяются их заверенными копиями, аудиовизуальных – копиями.

207. С управленческих документов, имеющих пометку "Для служебного пользования", в соответствии с Правилами работы государственных органов, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 ДСП, данная пометка снимается на основании решения ЦЭК (ЭК) организации.

208. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и наименование описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид носителей.

209. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в государственный архив проверяются:

1) комплектность передаваемых документов;

2) комплектность и правильность составления сопроводительной документации;

3) физическое и техническое состояние носителей;

4) наличие вирусов и иных вредоносных компьютерных программ;

5) воспроизводимость контрольных характеристик программными средствами государственного архива.

210. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и в государственном архиве, работники государственного архива в присутствии представителя организации заново разрабатывают контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи электронных документов.

В случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.

Глава 5. Учет документов

Параграф 1. Порядок учета документов архива организации

211. Учет документов в архиве организации – это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетными документами является комплекс документов установленных форм, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

212. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива.

Архив организации осуществляет учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации, в порядке, установленным уполномоченным органом в области архивного дела, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

213. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров - архивного фонда, присваиваемого государственным архивом после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в государственный архив, описи, единицы хранения.

214. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

1) архивный фонд, архивная коллекция;

2) единица хранения.

215. Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов:

1) централизации, выраженной в применении единых единиц учета;

2) унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;

3) динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

4) полноты и достоверности учета.

216. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Все учетные документы хранятся в архивохранилище в сейфах или металлических шкафах.

217. Основанием каждой записи в основных учетных документах является поступление дел, документов в архив организации, выбытие документов из архива организации, в связи с их передачей в архив другой организации или в государственный архив, выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не обнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, неисправимыми повреждениями.

218. Основными учетными документами являются:

1) книга учета поступления и выбытия документов по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам, предназначенная для учета в архиве организации каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на временное хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

2) описи дел, документов, указанных в приложениях 1-9 к настоящим Правилам, предназначенные для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка их систематизации, учета изменения в составе и объеме документов, заголовки которых включены в данную опись.

Описи дел, документов являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится отметка "Выбыло".

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

Суммарный учет дел, документов в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках – прописью), первый и последний номера единиц хранения по сводной описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел, документов состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Каждое изменение объема дел, документов в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи дел, документов структурных подразделений организации служат учетными документами до составления соответствующей сводной описи дел, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив или выделения к уничтожению;

3) лист-заверитель дела, по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, предназначенный для учета количества листов в деле;

4) паспорта архивов организаций по форме согласно приложениям 25-28 к настоящим Правилам;

5) дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд.

Архив организации вправе вести вспомогательные учетные документы, которые ведутся на бумажном и/или электронном носителе.

219. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме архивных фондов и дел. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления паспорта архива организации.

Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер, при наличии и так далее) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.

220. Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее архивного фонда:

1) историческая справка;

2) схема систематизации архивного фонда;

3) листы проверок;

4) описи дел структурных подразделений организации (до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив или выделения к уничтожению);

5) акты передачи дел, документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

6) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

7) карточки учета необнаруженных архивных документов;

8) акты о проведении проверок наличия и состояния дел и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда.

221. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения (далее – Свод), ведение которого предусмотрено Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" .

Параграф 2. Порядок учета научно-технической, электронной документации

222. Каждая единица учета научно-технической документации, помимо основных регистрационных документов регистрируется и учитывается в инвентарных книгах и карточках регистрации научно-технической документации по формам согласно приложениям 29,30 к настоящим Правилам. Целям учета научно-технической документации служат перечни проектов, проблем научно-технической документации по которым подлежит передача на постоянное хранение.

223. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.

224. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

225. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждому виду научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная).

226. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.

Отдельные инвентарные книги ведутся на:

1) подлинники проектной документации;

2) копии проектных документов других организаций;

3) типовые проекты.

Регистрация копийной проектной документации производится по сброшюрованным томам в карточках учета.

227. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.

Копии конструкторских и технологических документов, принятые от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

228. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги по форме согласно приложению 31 к настоящим Правилам.

229. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение по форме согласно приложению 32 к настоящим Правилам.

230. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных или в учетную карточку по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.

Электронные документы учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям электронных документов постоянного хранения, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (далее - Мбт).

231. Поступления электронных документов на временное хранение в электронный архив организации учитываются в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью - в единицах учета/единицах хранения/Мбт.

232. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируются в акте о перезаписи и миграции по форме согласно приложению 34 к настоящим Правилам, в новой итоговой записи к описи электронных документов.

233. В паспорте архива организации, хранящего электронные документы, учитываются специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях.

Паспорт составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в Свод.

234. Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов является вспомогательным учетным документом.

Параграф 3. Порядок учета и ведения баз данных

235. Учетные базы данных ведутся в целях:

1) составления в автоматизированном режиме паспорта ведомственного, частного архива организации;

2) подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

3) оперативного представления сведений о наличии в архиве организации документов за определенный промежуток времени.

236. Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета - архивный фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в соответствующую сводную опись дел.

237. Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве организации, и отвечают требованиям совместимым с соответствующими учетными базами данных государственных архивов.

Преемственность учетных баз данных и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в базах данных реквизитов основных учетных документов.

238. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения базы данных. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов ведомственного, частного архива организации.

Глава 6. Использование архивных документов

Параграф 1. Порядок описания архивных документов для научно-справочного аппарата

239. Архив предоставляет пользователю научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) (далее – НСА) к архивным документам (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

240. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система НСА архива) включает основные архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор). Целесообразность ведения дополнительных архивных справочников устанавливается архивом организации.

241. В системе научно-справочного аппарата реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с системой научно-справочного аппарата государственных архивов.

Преемственность системы научно-справочного аппарата архивов организации основывается на единстве требований и принципов ее построения.

242. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях:

1) архивный фонд;

2) единица хранения/единица учета;

3) архивный документ.

243. Основой архивного справочника является описательная статья, в которой излагаются следующие сведения:

1) идентифицирующие информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа);

2) о составе и содержании информации;

3) об условиях доступа и условиях использования информации;

4) по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

244. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и другие.

245. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает:

1) название архивного фонда;

2) справочные данные об архивном фонде. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда), объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат архивных документов по каждому виду документации, перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата;

3) историческую справку к фонду. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории фондообразователя включают - даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания, принципах формирования, местонахождении коллекции до поступления в архив, составителе.

Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и тому подобное;

4) аннотацию о составе и содержании архивных документов. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ;

5) информацию об условиях доступа и использования. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, о наличии фонда пользования;

6) библиографию. Библиография к архивному фонду включает список справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

246. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:

1) порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения/единицы учета.

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

наименование вида архивных документов;

автора (ов) архивных документа (ов);

адресата (ов) или корреспондента (ов), которым направлены, или от которых получены документы;

вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;

даты событий.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация - "автор не установлен", "без даты", "не ранее…г." и так далее.

Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино - или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле - или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей, как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки;

4) справочные данные о единице хранения/единице учета, которые состоят:

из элементов архивного шифра (номера фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения/единицы учета);

из объема единицы хранения/единицы учета (для архивных документов на бумажной основе – количество листов, для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) – количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах), для фотодокументов – количество негативов, составляющих единицу хранения, для фотоальбомов – количество фотоотпечатков);

из крайних дат архивных документов, для аудиовизуальных документов – даты записи или перезаписи;

5) из указания на подлинность/копийность;

6) из указания вида носителя или способа воспроизведения. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:

для управленческой документации и архивных документов личного происхождения – бумага, калька, пергамен и так далее;

для фонодокументов граммофонной записи – материал носителя;

для фонодокументов магнитной записи – тип магнитной ленты;

для видеодокументов – формат записи;

для фото- и кинодокументов – формат и основа пленки, цветопередача;

для электронных документов – компакт-диск и/или другой носитель;

7) условия доступа и использования архивных документов, язык, внешние особенности. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, сведения о наличии фонда пользования, о языке и внешних особенностях архивных документов, о наличии НСА к единице хранения/единице учета.

Описательная статья дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

247. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:

1) заголовок. Заголовок архивного документа включает - наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа, дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация - "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа;

2) справочные данные об архивном документе. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения/единицы учета, номеров листов), объема (количества листов) архивного документа, даты его создания;

3) указание на подлинность/копийность;

4) вид носителя (или способ воспроизведения);

5) условия доступа и использования. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе, документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, сведения о наличии фонда пользования, о языке и внешних особенностях архивного документа, о включении информации о нем в систему НСА.

При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

248. При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать, какие элементы и их сочетания положены в основу ее формирования, в соответствии, с чем и формулируется ее заголовок. В связи с этим:

1) вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки и тому подобное), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка;

2) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело";

3) единицы хранения, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова "документы", а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином "документы" обозначаются также документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу;

4) если единица хранения представляет собой переписку, в заголовке указываются официальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое наименование корреспондентов;

5) изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

249. При изложении в заголовках вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:

1) приводить полные или официальные сокращенные наименования организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов дела касается каких-либо организаций или лиц, если упоминается три и более организаций или лиц давать их видовое понятие;

2) в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств (или инициалов) лиц, раскрывать суть дела;

3) если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера.

250. Наименование местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов. Их наименования приводятся в возрастающем порядке - аул (село, деревня), город, район (уезд), область (губерния, край) и так далее.

251. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией одного вида, в заголовок выносится наименование документов во множественном числе с проставлением их кратких номеров.

252. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наименование организации или опускается или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия и тому подобное).

253. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

254. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.

255. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.

256. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

257. Часть документов подлежит аннотированию. Аннотация документов единиц хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.

Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые служат предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и так далее).

258. Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа.

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

В аннотации также приводиться имена лиц, наименования организаций, географические наименования и так далее, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой "упоминаются").

259. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение"). Аннотация пишется после заголовка с красной строки.

При значительных объемах аннотируемых документов, аннотация может быть составлена на отдельном листе, которая вкладывается между обложкой и первым листом документа.

260. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("в документах содержится", "документы касаются"), а также таких субъективных формулировок, как "весьма ценные документы", "очень интересные документы" и тому подобное.

Параграф 2. Порядок датировки документов при описании

261. Полная дата (число, месяц, год) словесно-цифровым способом указывается при описании нормативных правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и тому подобное).

262. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;

3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и тому подобное документов не проставляются;

4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - "имеются документы за... год";

5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий и тому подобное), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);

7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты - дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби).

263. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

Параграф 3. Порядок составления описи дел, документов

264. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета), состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

265. Описательная статья описи включает:

1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;

2) делопроизводственный индекс или инвентарный (производственный) номер;

3) заголовок единицы хранения, единицы учета;

4) крайние даты документов;

5) количество листов в единице хранения;

6) указание на копийность документов;

7) способ воспроизведения, документов.

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

266. В справочный аппарат описи дел (документов) входят:

1) титульный лист, На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие данные:

наименование архивного фонда, которое пишется в виде официального наименования организации – фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в архивную опись, в хронологической последовательности;

номер архивного фонда;

номер архивной описи;

наименование архивной описи;

крайние даты документов, внесенных в архивную опись. Если в архивную опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы;

2) содержание (оглавление). В содержании (оглавлении) разделов архивной описи дел и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в архивную опись, указатели при наличии;

3) предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя со ссылками на законодательные источники и документы фонда.

К архивным описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если архивные фонды, входящие в них, включены в одну архивную опись. Кроме того, составляются предисловия к архивным описям отдельных архивных фондов, включенных в объединенный архивный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его архивных фондов и их архивных описей. В предисловиях к архивным описям отдельных архивных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих архивных фондов, и даются ссылки на общее предисловие.

В первой части предисловия, посвященной истории организации - фондообразователя, кратко излагаются:

дата создания организации – фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации-предшественника, подчиненность организации – фондообразователя;

компетенция, структура и функции организации – фондообразователя;

изменение наименования, структуры и ведомственной подчиненности организации – фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;

дата ликвидации (реорганизации) организации – фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации, унаследовавшей ее функции.

В характеристике истории архивного фонда и его состояния указывается:

полнота документов в архивной описи;

наличие дел, выходящих за хронологические границы архивного фонда.

При этом приводятся наименования и номера архивных фондов организаций-предшественников или правопреемников и организаций, выполнявших отдельные функции данной организации (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела.

В краткой характеристике состава и содержания дел в архивной описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.

В предисловии указываются основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения архивной описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.

Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к архивной описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием даты составления;

4) список сокращений составляется, если при описании используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, слева - сокращение, тире, расшифровка. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений не допускается;

5) указатели.

Параграф 4. Порядок составления исторической справки

267. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду, представляющая собой документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.

Историческая справка состоит из истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов архивного фонда.

268. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, наименование организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

1) даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на нормативные правовые акты или распорядительные документы;

2) наименование организации-преемника;

3) задачи и функции организации и их изменения;

4) масштаб деятельности организации, состав системы территориальных органов и/или подведомственных организаций;

5) место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

6) изменения в официальном наименовании и подчиненности организации;

7) структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда составляется общая история фондообразователей.

269. История архивного фонда включает следующие сведения:

1) дата первого поступления документов архивного фонда в ведомственный (частный) архив организации;

2) объем и крайние даты впервые поступивших документов;

3) изменения в составе и объеме архивного фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

4) степень сохранности документов;

5) особенности формирования, описания и систематизации документов;

6) сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы архивного фонда;

7) состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.

270. Раздел по истории архивного фонда также содержит аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре архивного фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по архивному фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

271. Третий раздел включает обобщенную характеристику архивного фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к архивному фонду, о видах носителей информации.

272. Справка подписывается исполнителем и руководителем архивом организации.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах. Три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов архивного фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном или частном архиве организации.

273. Историческая справка дополняется при пополнении архивного фонда или в случае реорганизации организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью дел (документов).

Параграф 5. Порядок составления каталогов и картотек

274. Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов.

275. Работы по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается:

1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей;

2) в отборе дел и документов и информации из них;

3) в применении соответствующих приемов описания документной информации.

276. Каталогизация включает следующие виды работ:

1) составление схемы классификации;

2) выявление и отбор документов;

3) описание на каталожных карточках;

4) систематизация карточек;

5) ведение каталогов.

277. Выбор схемы классификации определяется составом документов ведомственного или частного архива организации и задачами их использования.

Схемой классификации документной информации является письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по указанным делениям.

278. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

279. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

280. В состав описательной статьи каталога входят:

1) наименование архива организации;

2) индекс;

3) рубрика, подрубрика;

4) дата события, место события;

5) содержание;

6) номер архивного фонда, наименование архивного фонда;

7) номера описи дела (документов), единицы хранения, листов;

8) язык документа;

9) способ воспроизведения документа.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

281. Ведение каталога, представляющее собой комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят:

1) научно-методическое обеспечение работы;

2) индексирование карточек;

3) систематизация карточек по индексам и рубрикам;

4) составление отсылочного аппарата к каталогу;

5) усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование, являющееся выбором или составлением индекса по схеме классификации и отнесением его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному архивному фонду или описи дел (документов), уточнение их систематизации).

282. Одним из источников пополнения системы каталогов являются тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых архивных фондов.

283. Архив организации, хранящий управленческую документацию, создает именную картотеку.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, заработной плате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера архивного фонда, годового раздела сводной описи дел, на номера дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и отчеств.

284. Архив организации, хранящий аудиовизуальную документацию, создает:

1) именую картотеку, содержащую сведения об авторах (режиссере, сценаристе и операторе) кинодокумента, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска кинодокумента, алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях кинодокументов;

2) именную картотеку, содержащую сведения о лицах, информация о которых имеется в фотодокументах, и объектную картотеку, содержащую сведения об объектах, событиях, информация о которых имеется в фотодокументах;

3) именую картотеку, содержащую сведения об авторе и исполнителе художественного, музыкального или документального произведения, записанного на фонодокумент, жанровую картотеку, содержащую сведения о художественном, музыкальном или документальном произведении, записанного на фонодокумент;

4) алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях видеодокументов, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска видеодокумента.

285. Архив организации, хранящий научно-техническую документацию, создает:

1) объектный каталог, который составляется на объекты капитального строительства и объекты конструирования;

2) именной каталог, который составляется по фамилиям авторов проектов, разработок, изделий, тем исследований;

3) географический каталог, который составляется на объекты проектирования по месту их расположения;

4) алфавитный каталог, который составляется в алфавитном порядке наименований научно-технических разработок.

Параграф 6. Порядок составления указателей, обзоров, монтажных листов киновидеодокумента

286. Указатель является архивным справочником, представляющим собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации классифицируются:

1) по объему – межфондовые и внутрифондовые;

2) по форме – электронные, листовые или карточные;

3) по структуре рубрик – глухие (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированные (предметные понятия сопровождаются пояснениями);

4) по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели составляются к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются предметный (тематический, именной, географический) и хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

287. Указатели к документам составляться на документы одной описи дел, документов, нескольких описей дел, документов архивного фонда, описей дел, документов одного архивного фонда или нескольких архивных фондов.

288. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика бывает простой (без подрубрик) и сложной (имеющая подрубрики).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи дел, документов включают порядковые номера единиц хранения, поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива организации указанные данные дополняются номерами описей дел, документов, архивных фондов.

289. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

290. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия организаций, их структурных подразделений, наименования отраслей и тому подобное) и может быть глухим или аннотированным.

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички) и биографические справки.

Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и иных географических объектов.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

291. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

292. В поисковых указателях к архивным справочникам ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

293. Обзор является архивным справочником, включающим систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор архивного фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора архивного фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного архивного фонда.

Объектом описания для тематического обзора по документам архива организации является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного архивного фонда (части архивного фонда, группы архивных фондов) по определенной теме.

294. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов отдельно взятого архивного фонда.

295. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы архивных фондов по определенной теме.

296. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе архивного фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

297. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей дел (документов), единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В научно-справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов, указатели. К тематическому обзору составляются список архивных фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу научно-справочного аппарата.

298. Обзоры составляются по структурному, отраслевому (функциональному), предметно-тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам.

299. Монтажный лист киновидеодокумента – архивный справочник, который раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).

Монтажный лист киновидеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.

Монтажный лист киновидеодокумента составляется в архиве в случае его отсутствия и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.

300. В заглавных надписях указывается:

1) название архива;

2) "монтажный лист №…" и название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей);

3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).

301. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным по плановым описанием. При просмотре на звукомонтажном столе в монтажном листе отмечаются данные в следующей последовательности:

1) номер плана по порядку (при смещении рамки кадра на экране видны номера стартов), если же позитив не стартован, то следует оставить место для номера плана, с тем, чтобы вписать его во время работы с негативом кинодокумента;

2) после номера плана дается определение плана (общий, средний или крупный);

3) метраж плана, который определяется с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метромером его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой – с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра);

4) содержание изображения плана кинодокумента описывается кратко.

Событие указывается точно, снимаемые объекты называются полностью, лица по возможности расшифровываются (если несколько человек, то их следует перечислять слева направо, инициалы ставить перед фамилией), если человек или группа лиц сняты со спины, в монтажном листе это следует отметить. При наличии в кадре отдельных лозунгов, транспарантов содержание их отмечается в монтажном листе.

В этой же графе отмечаются все специфические приемы киносъемки (панорама, затемнение, движения, надпись и тому подобное), в монтажном листе эти приемы отмечаются сокращенно (ПНР, ЗТМ, СДВ, НДП и тому подобное). Все особенности съемки (съемки с движением, наездом, сверху, с самолета, ночью и другие) также отражаются в описательной статье монтажного листа и указываются в скобках после описания изображения плана. В этой же графе "Содержание изображения" монтажного листа, составляемого на киножурнал, указывается название каждого сюжета, места съемки и фамилии кинооператоров, снимавших сюжет.

В графе "Текст фонограммы" приводится синхронно текст фонограммы против описания тех планов изображения, к которым относятся слова диктора.

После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе необходимо осуществить сверку позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.

В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указывается общий метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, должность и фамилия составителя монтажного листа, дата составления.

В заключение работ по составлению монтажного листа осуществляется его перепечатка в двух экземплярах (один используется в работе исследователей и сотрудников, второй переплетается и служит страховой копией).

План (или монтажный кадр) – составная часть видеофонограмм, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы бывают общими, средними или крупными. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.

302. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве. Монтажные листы спецвыпусков, киножурналов или летописного материала начинаются с указания года выпуска, студии производства, цветности, озвученности, секунды, посекундного хронометража (начала и конца записи).

В случае, если на видеодокумент записано несколько самостоятельных фильмов, журналов и тому подобное, то описание каждого из них начинается с написания его названия, с указанием года выпуска, студии производства, секунды, с которой начинается фильм (спецвыпуск, киножурнал или летописный материал), и секунды, которой заканчивается запись изображения, а также общее количество времени записи в секундах.

После описания титульного листа осуществляются по плановые описания видеофонограммы. По плановое описание видеофонограмм происходит в следующей последовательности:

1) номер плана по порядку;

2) определение плана (общий, средний или крупный);

3) порядковый номер секунды, с которой начинается запись изображения плана;

4) при наличии цветных планов в черно-белом изображении видеофонограммы или черно-белых в цветном, указывается соответственно "цв." или "ч/б".

Если тот или иной план представляет собой мультипликационное изображение (МЛТП), фотографию или картину, в монтажном листе это отмечается. Если данный план является игровым, в монтажном листе делается запись ("кадр из художественного фильма"). Если план представляет собой инсценировку, в монтажном листе необходимо это отметить. Следует внимательно следить за сменой планов, помня о том, что, в отличие от кинодокументов, планы видеофонограмм не имеют стартов.

Если видеодокумент звуковой, то текст приводится после описания изображения тех планов, к которым относятся слова диктора. Текст фонограммы печатается заглавными буквами.

В монтажном листе отмечается наличие синхронных планов (выступление или интервью какого-либо лица, исполнение фрагмента песни или танца, сцены из спектакля и тому подобное). В монтажном листе после описания плана делается отметка "синхронно". Отдельные слова, фразы в перебивке дикторского текста, аплодисменты, шумы не следует считать синхронными. Если на пленке снят человек во время работы, отдыха и тому подобное, а за кадром звучит голос этого человека, говорящего о чем-либо, если за кадром звучит голос, комментирующий кадры какого-либо события, то в этих случаях надо писать "голос (если известно, то указать - чей) за кадром".

В конце монтажного листа указывается должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.

Параграф 7. Порядок составления автоматизированного научно-справочного аппарата архива организации

303. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива представляет собой комплекс электронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

304. Автоматизированный научно-справочный аппарат управленческой документации базируется на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные регистрационно-контрольные картотеки и электронная номенклатура дел.

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю карточки, так и по комбинации полей.

305. Поле регистрационно-контрольной карточки "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и пункт (подпункт) по перечню.

306. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел.

При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения).

307. В электронной описи дел содержатся следующие реквизиты описания информации на уровне дела:

1) порядковый номер записи (номер дела);

2) индекс дела;

3) заголовок дела;

4) указание на подлинность (копийность);

5) крайние даты документов;

6) количество листов в деле;

7) аннотация документов.

Совокупность электронных описей дает информацию об архивном фонде в целом.

308. Электронные регистрационно-контрольные карточки являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном научно-справочном аппарате виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории организации и другие) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и так далее. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям – как географический и так далее.

309. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне управленческого, аудиовизуального и научно-технического документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются:

1) индекс, рубрика, подрубрика;

2) дата события, место события;

3) содержание;

4) наименование архивного фонда, номер архивного фонда;

5) номер описи дел (документов);

6) номер дела (документа), номер листа.

Наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи дел, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и трансформируется из учетной автоматизированной системы.

310. Функции научно-справочного аппарата выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне архивного фонда, описи дела, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту.

Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

311. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в архив вместе с автоматизированным научно-справочным аппаратом.

Наличие реквизитов в структуре баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость базы данных архива организации и автоматизированного научно-справочного аппарата государственного архива.

Параграф 8. Порядок исполнения запросов пользователей

312. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.

313. Архив предоставляет пользователю открытые архивные документы, а также справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

314. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;

2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили условия доступа к ним и их использования.

Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

К архивным документам ограниченного доступа также относятся документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации.

315. Архив организации не может ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом организации услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

316. Основными формами использования документов архива организации являются:

1) информирование пользователей по их запросам, а также в инициативном порядке о наличии в архиве организации тех или иных документов и их содержании. Инициативное информирование пользователей осуществляется путем направления им соответствующей информации в виде писем, перечней и обзоров документов и так далее;

2) выдача документов для работы в читальном зале архива организации;

3) использование документов в средствах массовой информации;

4) подготовка информационных мероприятий - выставок, конференций и иных мероприятий;

5) выдача документов во временное пользование.

317. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:

1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

2) архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

3) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

4) информационное письмо – письмо, составленное на бланке письма организации по запросу пользователя или по инициативе архива организации, содержащее информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

5) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива организации;

6) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;

7) тематический обзор архивных документов.

318. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:

1) на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

2) на запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);

3) на запросы социально-правового характера. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, о несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, о реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, об актах гражданского состояния.

319. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом организации при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос подписывается заявителем. Запросы граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

320. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направляется в государственный архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

321. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

322. Тематический запрос государственного органа, местного исполнительного органа, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

323. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно, в сроки установленные Законом Республики Казахстан "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" и выдается пользователям в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

324. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив организации проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

325. Архивная справка и архивная выписка составляются на общем бланке с обозначением названия информационного документа "АРХИВНАЯ СПРАВКА", "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".

326. Текст в архивной справке по форме согласно приложению 35 к настоящим Правилам дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

327. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

328. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

329. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

330. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации.

331. Архивная справка подписывается руководством организации, исполнителем и заверяется печатью организации. В случае неполноты представляемых в ней сведений составляется сопроводительное письмо с указанием причин.

К архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

332. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются по возможности рекомендации, куда необходимо обратиться. При необходимости ответ может быть заверен печатью организации.

333. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив организации выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью организации.

334. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов содержат исчерпывающие данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и так далее.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами - "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации и печатью организации.

335. Архивные копии, изготовленные посредством использования печатающих средств, персонального компьютера, и выписки оформляются на общем бланке организации с обозначением наименования документа - "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа общий бланк организации не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки скрепляются, нумеруются и заверяются архивом организации.

336. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью уполномоченного должностного лица.

337. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

338. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

339. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении удостоверения, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам – нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы направляются заявителю ценным письмом.

340. На место изъятого документа в дело вкладывается копия изъятого документа. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

341. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

Параграф 9. Порядок выдачи дел в читальный зал и во временное пользование

342. В целях создания условий для работы пользователей в архиве организации создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и научно-техническими документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится в рабочих комнатах архива организации или службы документационного обеспечения управления под контролем сотрудника архива организации.

343. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления, пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации, работники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. Работникам организации архивные документы выдаются в рабочие помещения для использования в служебных целях.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель организации на необходимый пользователю срок, но не более, чем на 1 год со дня оформления.

344. Архив организации предоставляет пользователям для использования в читальном зале открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства. Неучтенные и необработанные документы пользователям для работы в читальном зале не выдаются.

345. Отказ или отсрочка в выдаче документов осуществляется в случаях:

1) их плохого физического состояния;

2) ограничений на использование, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем при передаче документов на хранение;

3) пользования документами работниками ведомственного (частного) архива организации для выполнения служебных заданий;

4) выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива организации в предоставлении документов выдается в письменной форме с указанием причин отказа.

346. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива организации, изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).

Не производится копирование архивных документов находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

347. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством организации.

348. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

349. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или высылаются по указанным адресам.

Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

350. В читальный зал дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа на выдачу документов и учитываются в книге выдачи дел из хранилища.

351. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело имеет лист использования дела.

352. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 20 дней. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется по акту выдаче дел, документов во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в ведомственном (частном) архиве, акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя, подписи скрепляются печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

353. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве организации до минования надобности. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, возвращающего дело.

354. Каждое выдаваемое из архивохранилища для временного использования дело имеет лист использования дела.

Параграф 10. Порядок использования документов в средствах массовой информации

355. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию. Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.

356. Совместно со средствами массовой информации архив организации определяет тематику, объем и сроки подготовки документов, тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других форм печати, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.

	Приложение 1 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел постоянного хранения

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от_______ ______ года № ___	Наименование должности руководителя организации __________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Фонд № ___
Опись № ____
дел постоянного хранения _______________________________________
(Официальное наименование организации)
за ______________ год (ы)

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел сводной описи внесено _________________ дел с № __
(цифрами и прописью)
по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя раздела сводной описи _____________ подписи
(личная подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ _____ года № ___
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 2 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел видеодокументов постоянного хранения

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
										оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 3 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел кинодокументов постоянного хранения

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)	Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
							негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежуточный позитив	Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15		16

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 4 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел фонодокументов магнитной записи

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, прерзаписи	Место записи, перезаписи	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
												оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи _________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 5 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел фотоальбомов

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
___________________________________________________фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи ______________________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 6 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись фотодокументов

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета, единицы хранения	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество единиц хранения/метраж						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
						Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фото-отпечаток	Слайд (диапозитив)	Диафильм
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи ____________________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 7 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись электронных документов

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Заголовок	Крайние даты едины учета	Формат электронных документов	Объем (Мбайт)	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи ______________________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 8 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел научно-технической документации постоянного хранения

Утверждена	Утверждаю
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ______ _______ года № ___	Наименование должности руководителя организации_____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

Опись № ___
______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)

Номер единицы учета	Обозначение объекта (изделия, темы)	Заголовок дела	Автор (организация-разработчик)	Год завершения разработки	Количество листов			Примечание
					текстовых	графических	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено __________ единиц хранения с № __ по № ___ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера ________
пропущенные номера _______
Наименование должности
составителя описи ______________________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 9 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел по личному составу

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
___________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Фонд № ___
Опись № ___
дел по личному составу _________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел сводной описи внесено _________________ дел с № __
(цифрами и прописью)
по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя раздела сводной описи _____________ подписи
(личная подпись)
Дата

Согласована	Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации от ______ _______ года № __	протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ___________ _____ года № __

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 10 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Опись дел документов временного (свыше 10 лет) хранения

Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Фонд № ___
Опись № ___
дел временного (свыше 10 лет) хранения _________________________________
(Официальное наименование организации)
за ___________ год

Наименование раздела (структурного подразделения организации)
Порядковый №	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел сводной описи внесено ________________ дел с № __
(цифрами и прописью)
по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя раздела сводной описи _____________ подписи
(личная подпись)
Дата
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от ______ _______ года № __
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 11 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Официальное наименование Утверждаю
организации Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

АКТ

Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ___________________________________________________________________
(наименование, место и год издания Перечня документов с ука-
________________________________________________________________________________
занием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела и документы архивного фонда ___________________________:
(номер и название архивного фонда)

Порядковый №

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню

Примечание

Всего __________________ дел и документов за __________ годы.
(цифрами и прописью)
Годовые разделы сводных описи дел постоянного хранения дел за _________ годы
утверждены, по личному составу согласованы протоколом ЭПК (дата и номер)
____________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа (республиканского
___________________.
государственного архива)
Наименование должности лица,
проводившего обработку Расшифровка
документов ______________ подписи
(личная подпись)

Согласован		Согласован
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от ___ ____ _____ года № __		протоколом ЦЭК (ЭК) организации от __ _____ _____ года № __

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 12 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Титульный лист описи документов постоянного хранения

________________________________________________________________________________
(название государственного архива)¹
________________________________________________________________________________
(название фонда)
_________________________________
(место нахождения)
Фонд №_______________________
Опись _______________________
________________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты документов___________
_____________________________________________________
¹ Заполняется в государственном архиве

	Приложение 13 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Перечнь проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит
передаче на государственное хранение

Официальное наименование организации
Утверждаю
Наименование должности руководителя организации
______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата

ПЕРЕЧЕНЬ № ___ ______________________________________
(вид научно-технической документации)
проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче
на государственное хранение
за ____________ годы

Порядковый №	Обозначение (индекс) разработки	Наименование научно-технической разработки	Этап (стадия)	Год окончания разработки	Организации, принимавшие участие в разработке	Количество учетных единиц	Обоснование отбора документов на государственное хранение	Примечание (срок передачи на хранение в государственный архив)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Всего в данный перечень включено _______________ разработок с № __ по № __
Руководитель ведомственного (частного) архива _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)

Согласован		Согласован
протоколом ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) от __ ______ _______ года № ___		протоколом ЦЭК (ЭК) организации от __ _________ _________ года № ____

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 14 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Карточка постеллажного топографического указателя

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Лицевая сторона карточки

Стеллаж № _____ Архивохранилище № _____

Шкаф №	Полка №	Архивный фонд №	Опись №	Дела с № __ по № ___	Примечание
1	2	3	4	5	6

Оборотная сторона карточки

1	2	3	4	5	6

Формат А6 (148Х105)

	Приложение 15 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Заказ на выдачу документов

Наименование ведомственного (частного) архива организации

ЗАКАЗ на выдачу документов	РАЗРЕШАЮ выдачу документов
_____ № _____ _________________ (место составления)	Руководитель архива организации Подпись ____ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

_____________________________________________________________
(фамилия, инициалы исследователя; работника структурного подразделения)
__________________________________________________________________
(тема исследования)

Архивный фонд №	Опись №	Единица хранения №	Заголовок единицы хранения	Расписка пользователя в получении	Расписка работника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148х215)

	Приложение 16 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Акт о выдаче дел, документов
во временное пользование

Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема (товарный знак) организации
Официальное наименование организации (на государственном языке)		Официальное наименование организации (на русском или ином языке)
	АКТ
________________________ (дата)		№ ____________
Место издания (на государственном языке)		Место издания (на русском или ином языке)

О выдаче документов
во временное пользование

На основании ________________________________________ выдаются
следующие единицы хранения из архивного фонда № ______________
(название фонда)

Порядко вый №	Годовой раздел сводной описи дел №	№ единица хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ____________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование,
для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не
публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный (частный) архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или повреждения
полученных во временное пользование дел.

Наименование должности руководителя организации, выдающей дела _______________ Расшифровка (личная подпись) подписи

Наименование должности руководителя организации, получающей дела _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи

Выдал дела по поручению руководства ____________________________.
(наименование организации)
Руководитель
архива организации _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства __________________________.
(наименование организации)
Руководитель
архива организации ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Руководитель
архива организации ______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства, выдавшей дела
Руководитель
архива организации ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 17 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Книга выдачи документов из архивохранилища

Порядковый №	Дата выдачи	Архивный фонд №	Опись №	Единица хранения №	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в возврате	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в _____ году выдано из архивохранилища № _________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
Наименование должности работника
составившего итоговую запись ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 18 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Лист использования документов

Архивный фонд № _____ Опись № _______ Дело № _______

Дата использования	Кому выдано: Фамилия, инициалы	Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего документ
1	2	3	4	5

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 19 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Карта-заместитель единицы хранения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ ВЫДАНО
Номер фонда	Номер описи	Номер единицы хранения	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 20 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Лист проверки наличия и состояния архивных документов

Наличия и состояния документов фонда № ___________________________________________
(название)
Проверку проводили _____________________________________________________________

Наличие документов															Состояние документов
Номера описей	Кол-во единиц хранения, числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера единиц хранения, выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единицы хранения)			Номера единиц хранения, требующих:					Номера единиц хранения, неисправимо поврежденных		Примечание
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	не учтенные	не перечислены, но учтены в объеме	увеличился на	уменьшился на								дезинфекции	дезинсекции	реставрации	переплета или подшивки	восстановления затухающих текстов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22 - 23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Наименование
должностей работников Подписи Расшифровка подписей
Дата
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых
(электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

	Приложение 21 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Официальное наименование Утверждаю
организации Наименование должности
руководителя организации
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

АКТ

Место составления
Проверки наличия и состояния дел
__________________________________________________
(постоянного, временного хранения, по личному составу)
Архивный фонд № ___
Настоящий акт составлен комиссией в составе ______________________
(ФИО председателя и членов
_________ в связи с ________________________________________________.
комиссии) (основание: плановая проверка, перемещение дел и так далее)
Проверка проводилась с _____ по _____
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел ____________________ дел, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, утвержденным (согласованным) ________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________
исполнительного органа (республиканского государственного архива )
__________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ___________________ дел, в том числе,
(цифрами и прописью)
по описям дел, утвержденным (согласованным) _________________________
(наименование местного
__________________________________________________________________
исполнительного органа (республиканского государственного архива)
_____________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
1) не учтены в итоговых записях описей ______________________ дел;
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______
____________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
1) не учтены в итоговых записях описей ______________________ дел:
(цифрами и прописью)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,
_______________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)
_______________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи дел _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)
имеется в наличии ______________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
1) требующих дезинфекции ________________________ дел;
(цифрами и прописью)
2) требующих дезинсекции ________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3) требующих реставрации ________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4) требующих переплета и подшивки _______________________ дел.
(цифрами и прописью)

5) требующих восстановления затухающих текстов _________________
(цифрами и прописью)
дел.
6) неисправимо поврежденных _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
7) требующих технической обработки _____________________ дел.
(цифрами и прописью)
8) выдано во временное пользование _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов, основные
отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов
_______________________________________________________________
Проверку проводили (наименования должностей, ФИО работников ведомственного
(частного) архива организации).
Приложение: Листы проверки наличия и состояния дел на ____ л. в ____ экз. на
государственном и русском языках.
Председатель комиссии _________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Члены комиссии _________________ Расшифровки
(личные подписи) подписей
Дата
Формат А4 (210Х297)

	Приложение 22 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Карточка учета необнаруженных архивных документов

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________
В архивохранилище ______________________________________________
(название архивохранилища)
Название фонда _________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________

Номер описи	Номер единицы хранения	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)

(лицевая сторона) Формат А6 (148 105)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

(оборотная сторона)

Формат А6 (148 105)

	Приложение 23 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Книга учета поступления и выбытия документов

Порядковый №	Дата поступления или выбытия документа	Наименование организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
						Количество дел			Количество дел
						постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);
выбыло ________________________ единиц учета (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).
Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)
Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Приложение 24 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
литерные №№ листов _______________________________
пропущенные №№ листов ____________________________
пронумерованные чистые листы _______________________
+ листов внутренней описи ____________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации __________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	№№ листов
1	2
1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата

Примечание:

1. лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации

2. лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела

3. в листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела

4. в листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы)

2) печати и их оттиски

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры

4) фотодокументы

5) рисунки, гравюры и акварели

6) крупноформатные документы

7) склеенные листы, повреждения документов

8) листы с наклеенными фотографиями, документами

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов)

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц)

5. если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1

6. если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество

7. если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет

8. все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт

9. лист-заверитель не нумеруется

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 25 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Паспорт ведомственного (частного) архива организации,
хранящего научно-техническую документацию

Кому представляется _____________________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется ______________________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_______________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящего научно-техническую документацию,
на 1 декабря _______________ года
1. Общие сведения

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
1	2	3	4	5	6
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда

Порядковый №	Показатели	Количество перечней проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение	Крайние даты		Количество единиц хранения
					внесенных в описи	крайние даты		хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная		начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Научно-исследовательская
	Конструкторская
	Технологическая
	Проектная
	Прочие виды
	Всего

3. Управленческая документация

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

3. Кадры

Порядковый № Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Научно-технической документации 2 Управленческой документации

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата ___________________________________ (фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

	Приложение 26 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Паспорт архива организации, хранящего электронные документы

Кому представляется _____________________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется ______________________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
______________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего электронные документы,
на 1 декабря _______________ года

1. Сведения об электронных документах

Порядковый №	Показатели	Количество специфических информационных ресурсов	Объем записанной информации	Сведения об электронных документах
				количество единиц хранения электронных документов	объем записанной информации (Мбт)	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8

2. Кадры

№ Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Электронные документы

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи
Дата _______________________________ (фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

	Приложение 27 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Паспорт архива организации, хранящего аудиовизуальную документацию

Кому представляется _____________________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется ______________________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_____________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего аудиовизуальную документацию,
на 1 декабря _______________ года
1. Кинодокументы

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	На 35-мм пленке
2	На 16-мм пленке

2. Фотодокументы

Порядковый №	Показатели		Количество единиц хранения
			всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
				начальная	конечная
						всего	крайние даты
							начальная	конечная
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негативы	черно-белые
		цветные
2	Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)	черно-белые
		цветные
3	Фотоотпечатки
4	Фотоальбомы	количество альбомов
		количество снимков

3. Фонодокументы

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магнитные записи
2	Граммофонные записи
3	Записи на других носителях

4. Видеодокументы

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9

5. Кадры

Порядковый № Виды архивов Количество штатных работников 1 2 3 1 Фильмотеки 2 Фототеки 3 Фонотеки 4 Видеотеки

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи
Дата ______________________________ (фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

	Приложение 28 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Паспорт ведомственного (частного) архива организации,
хранящего управленческую документацию

Кому представляется _____________________________________________________________
(официальное наименование государственного архива и его почтовый адрес)
Кем представляется ______________________________________________________________
(официальное наименование отчитывающейся организации и его почтовый адрес)
_______________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящего управленческую документацию,
на 1 декабря _______________ года
1. Общие сведения

Порядковый №	Количество архивных фондов	Площадь архивохранилищ в квадратных метрах	Загруженность архивохранилищ в процентах
1	2	3	4

2. Сведения о документах

Порядковый №	Показатели	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива)			хранится сверх установленного (договорного) срока	образуется в год дел
			начальная	конечная
					всего	крайние даты
						начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Постоянного хранения
2	По личному составу

3. Кадры

Порядковый № Количество штатных работников

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические; нет Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Наименование должности руководителя организации ______________ Расшифровка (личная подпись) подписи
Дата ___________________________________ (фамилия и телефон исполнителя)

Формат А3 (297х420)

	Приложение 29 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Инвентарная книга учета научно-технической документации

Инвентарный номер единицы учета	Дата создания единицы учета	Обозначение единицы учета	Количество листов	Формат	Наименование единицы учета	Кем выпущен	Подпись о приемке документов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в ________ году поступило __________________ единиц учета.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)
Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Формат А3 (297Х420)

	Приложение 30 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Карточка регистрации научно-технической документации

Лицевая сторона

Номер комплекса	Номер объекта
Шифр объекта
Наименование комплекса
Наименование объекта
Стадия проекта
Год разработки
Отдел-разработчик
Главный инженер проекта
Технологическая организация
Примечание

Оборотная сторона

Дата	Инвентарный номер	Марка и номера листов	Коли-чество листов	Место хране-ния
1	2	3	4	5

Формат А5 (148Х210)

	Приложение 31 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Инвентарная книга учета научно-исследовательской документации

Порядковый №	Обозначение	Дата поступления	Этап	Наименование и номер темы	Номер государственной регистрации	Разработчик	Руководитель (ответственный исполнитель)	Количество листов	Количество и номер экземпляра	Отметка о выбытии	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого в ______ году поступило ______ единиц хранения, выбыло ________ единиц хранения.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговою годовую запись _______________ подписи
(личная подпись)
Руководитель ведомственного (частного) _________________ Расшифровка
архива организации (личная подпись) подписи
Дата

Формат А3 (297Х420)

	Приложение 32 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Журнал регистрации заявок на выдачу
патента на изобретение

Порядковый №	Дата поступления заявления	Входящий номер заявления	Номер государственной регистрации	Страна	Название изобретения	Авторы	Заявитель	Патентный поверенный	Адрес, телефон, факс	Эксперт	Сумма, оплаченной пошлины, дата и номер платежного документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 33 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Учетная карточка единицы учета электронных документов
лицевая сторона карточки

Наименование организации, от которой поступили документы	Заголовок единицы учета	Номер единицы хранения	Отметка о наличии копий документов на электронных носителях информации	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем в Мбайт	Количество записей для базы данных	Дата создания
Срок хранения	Место хранения	Примечания		Подпись лица, внесшего запись

оборотная сторона карточки

Вид работы (перезапись, миграция)	Номер акта перезаписи и миграции	Дата	Новый формат	Объем в Мбайт	Вид носителя	Номера единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148Х210)

	Приложение 34 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Официальное наименование организации		Утверждаю Наименование должности руководителя организации
		_______________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата

АКТ

Место составления
О миграции и перезаписи электронных документов

Сводная опись дел № ______	Единица учета № ____
1	2

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ______ количество и №№ единиц хранения _____.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ______ количество и №№ единиц хранения _____.
Работу выполнили:
Наименования должностей _______________ Расшифровки
(личные подписи) подписей
Работу принял:
Руководитель ведомственного или частного
архива организации _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименования должности
лица, внесшего изменения _____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата

Формат А4 (210Х297)

	Приложение 35 к Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
	Форма

Архивная справка
________________________________________________________________________________
(название архива) (почтовый индекс, адрес, телефон, факс)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

___________№__________	Адресат
На № ________ от _______

Основание:

Директор архива подпись Расшифровка подписи
Исполнитель подпись Расшифровка подписи
Печать
Формат А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2015 жылы 23 қаңтардағы № 10128 тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 27 шілдедегі № 176 бұйрығымен

Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды – ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 27.07.2018 № 176 (01.09.2018 бастап қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.
Ескерту. Бұйрықтың тақырыбы жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің 26.01.2016 № 13 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабының 2-тармағының 2-4) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары бекітілсін.

Ескерту. 1-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің 26.01.2016 № 13 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

2. Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

2) осы бұйрықтың мемлекеттік тіркелуінен кейін он күнтізбелік күннің ішінде мерзімді баспасөз басылымдарында және "Әділет" ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялау үшін жолдауды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Министр

А. Мұхамедиұлы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы №146 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық
және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы
қағидалары

Ескерту. Қағида жаңа редакцияда – ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.12.2017 № 353 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтермен қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтермен қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану тәртібін анықтайды.

2. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 "Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар" стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.

2-тарау. Құжаттарды қабылдау тәртібі

1-параграф. Құжаттарды сақтауға қабылдаудың тәртібі

3. Ведомстволық және жеке архив (бұдан әрі-ұйым архиві) ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым архивіне алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.

4. Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің тізімдемедегі нақты қорытынды жазбасының сәйкестігін;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар болуын;

3) істер тізімдемесінің деректері бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;

5) істің куәландырма парағының бар болуын;

6) мұқаба деректемелерінің істер тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) тапсырылатын істердің физикалық жай-күйін тексереді.

5. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым архивіне мынадай:

1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының іс жүргізуі өндірісі аяқталған;

2) осы ұйымда әзірленген немесе басқа ұйымнан келіп түскен әртүрлі ақпарат тасымалдаушыдағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері түрінде келіп түседі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық сақталуын;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспелі құжаттама құрамының жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретін куәліктер, техникалық күйінің актілері, жарық және түрлі-түсті паспорттардың жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;

3) фотоқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін – техникалық күйінің актілері, сөйлеген сөздердің мәтіндері, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімі, кештердің, концерттердің, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тікелей қатысты басқа да құжаттар кіреді.

6. Ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделі құрылыс объектілеріне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтіруге қатысты әзірленген не олардың өзіндік сатыларының немесе бөлімдерінің аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға береді.

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым архивінің қызметкері құжаттарды өткізуге беруді жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндерінің болуы;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бірнеше рет көшірмелер түсіру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желімдеудің, өшірілген, майысқан жерлердің жоқ болуын) тексереді.

Ұйым архивіне ғылыми-техникалық құжаттама ол әзірленген тасымалдаушыда (әр түрлі парақтарда, оның ішінде фотопарақтар, калька) беріледі.

7. Электрондық құжаттарды қабылдау процесінде:

1) ұйымның архивіне тапсыруға арналған тасымалдаушылардың физикалық жай-күйін тексеру;

2) тасымалдаушыларға электрондық құжаттардың ақпаратын жазу;

3) жазбаның сапасын тексеру;

4) электрондық құжаттарды және электрондық цифрлық қолтаңбаны сипаттау;

5) сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне (футлярларға) тізімдемелерге сәйкес архивтік шифрларды қою;

6) ілеспе құжаттаманың комплектін дайындау жүргізіледі.

Электрондық құжаттардың ілеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетіледі:

1) құжаттың атауы;

2) ол жасалған күн;

3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);

4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмі;

5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшін);

6) құжаттың көлемі (дерекқорлар үшін қосымша – жазбалардың көлемі).

2-параграф. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі

8. Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін анықтау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.

9. Құжаттардың құндылығына сараптама:

1) Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасын;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгі, салалық (ведомстволық) тізбесі, тұрпаттық (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасының;

3) архив ісі саласындағы уәкілетті органның, жергілікті атқарушы органдардың және мемлекеттік архивтердің тиісті нормативтік-әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.":

10. Құжаттарды Ұлттық архив қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің нәтижелері бойынша мынадай қағидаттар:

1) тарихилығы;

2) бағалаудың кешенділігі;

3) бағалаудың жан-жақтылығы негізінде жүзеге асырылады.

Құжаттардың құндылығын анықтау кезінде барлық қағидаттар бірдей дәрежеде қолданылады.

Тарихи қағидат әр құжатты белгілі бір тарихи кезеңнің өнімі ретінде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысынан да бағалау арқылы қарауды талап етеді.

Бағалаудың кешенділігі қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бір-бірінен ажыратусыз, ұйымның қызметі нәтижесінде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргізуге мүмкіндік береді.

Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжат ол зерделеу үшін әлеуетті түрде көзі болып табылатын әртүрлі аспектілер (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік, мәдени және тағы басқа) қаралады.

11. Көрсетілген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдерімен бірге кешенді түрде қолданылады.

Құжаттың пайда болу өлшемдеріне:

1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, онымен орындалатын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;

2) құжаттың пайда болған уақыты мен орны жатады.

Құжаттар мазмұнының өлшемдеріне:

1) құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;

2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрі мен әртүрлілігі жатады.

Құжаттың сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдеріне:

1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрінің және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердің болуы);

2) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберудің нысаны;

3) құжаттың материалдық тасымалдаушысының ерекшелігі;

4) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.

12. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргізу кезінде қосымша арнайы өлшемдері - олардың көркемдік құндылығы, композициялық-сюжеттік тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсі жөніндегі шешім, ақпаратты жазу мен бейнелеудің тәсілдері қолданылады.

13. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай өлшемдер:

1) құжаттарда көрсетілген проблеманың немесе объектінің маңыздылығы;

2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;

3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестігі (техникалық әзірлеудің сатылығы) қолданылады.

14. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарастыру үшін аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, облыстарда, республикалық маңызы бар қалада, Қазақстан Республикасының астанасында, филиалдары бар мемлекеттік емес ұйымдарда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК), жекелеген ұйымдарда сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады.

15. Мемлекеттік архивтердің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелері, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейін, олардың мәртебесіне және ұйымның орналасқан жеріне қарай жергілікті атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттік архиві) (бұдан әрі – республикалық мемлекеттік архивтер) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрі – СТК) қарауына ұсынылады.";

16. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиісті мемлекеттік архив қызметкерлерінің әдістемелік көмегімен ұйым архивінің қызметкерлері жүргізеді.

Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.

17. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негізделеді. Бұл ретте істердің құрамына қандай құрылымдық бөлімшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгізілгендігі нақтыланады.

18. Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрі, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға іріктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейін ғана жүргізіледі.

19. Құндылыққа сараптама жүргізу істің құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргізіледі.

Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған істердің тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемелерінің негізінде іріктеуге болмайды. Көріп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлімшелерде ұйым архивіне құжаттарды тапсыруға дайындау кезінде құжаттың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, онда олар алып тасталады.

20. Сараптама жүргізу барысында:

1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;

2) құжаттардың заңдық күшін (қолтаңбаның, мөрдің және өзге деректемелердің бар болуы);

3) істер мұқабасының деректемелерінің бар болуы және дұрыс ресімделуі (мұқабаның деректемелері күн сәулесіне төзімді қара, күлгін, көк түсті немесе қара сиялармен жазылады);

4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі (парақтар жалпы реттілікпен қара графитті қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмірленеді).

Анықталған барлық кемшіліктерді ұйым архивінің қызметкері түзетеді.

21. Құндылық сараптамасының нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:

1) осы Қағидалардың 1-8-қосымшаларындағы нысандарға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының істер тізімдемесі;

2) осы Қағидалардың 9-қосымшасындағы нысанға сәйкес жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;

3) осы Қағидалардың 10-қосымшасындағы нысанға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі;

4) осы Қағидалардың 11-қосымшасындағы нысанға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.

22. Істердің, құжаттардың тізімдемесі мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге, әр архив қорының шегінде реттік нөмір беріледі.

Құжаттардың істер тізімдемесі, енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.

Келесі тізімдемеге кезекті реттік нөмір беріледі.

Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың істердің жиынтық тізімдемелері енгізілген құжаттардың істер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.

23. Тізімдемені ресімдеген кезде істердің тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.

24. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті тізімдемеге литерлік нөмірлер арқылы енгізіледі. Саны 10 істен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмірленіп, қосымша тізімдеме жасалады.

Тізімдемеге істің түскендігі немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейін енгізілген өзгерістер негіздемесі көрсетілген соңғы қорытынды жазба толтырылады.

25. Бірнеше жылдардан бергі құжаттарды қамтитын іс, іс жүргізу жылында жүргізілген тізімдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетіледі, ал "Ескертпе" бағанында – "№ істі қараңыз" белгісі қойылады.

26. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келісім бойынша жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК бекітеді.

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)-мен келісім бойынша ұйым басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК бекітеді.

Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

27. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК) және жергілікті атқарушы органының (республикалық мемлекеттік архивтың) СТК келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

28. Ұлттық архив қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша істердің тізімдерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті СТК бекітуге (келісуге) ұсынбаса да болады.

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

29. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесіне, істердің, құжаттардың тақырыптарына:

1) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің қызметінде қалыптасқан Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған;

2) "СТК" белгісі бар, сақтау мерзімдері уақытша істерден, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығын тексергеннен кейін қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгітіледі және істің дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, іс қайта қалыптастырылады.

3) республикалық, облыстық деңгейдегі республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының іс жүргізумен аяқталған жеке істері;

4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері;

5) үздіктіктің жоғарғы белгілері бар, мемлекеттік құрмет және басқа атақтары, наградалары, ғылыми дәрежелері бар қызметкерлердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері енгізіледі.

30. Келесі белгілерді ескере отырып, архив қорының шегіндегі сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу жүргізіледі:

1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін ескере отырып);

4) атаулық (іс жүргізу нысаны бойынша құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);

5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);

6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тілшілеріне байланысты анықталған аумақтарға, елді мекендерге және басқа географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) болып құрастырылады.

31. Құрылымдық және хронологиялық белгілердің үйлесуі жүйелеу сұлбасының екі нұсқасын береді - хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.

32. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу сұлбасы қолданыстағы ұйымдардың (осы архив қорларын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.

Бұл сұлба бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері архив қорында жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдері бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

33. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу сұлбасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерістер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде қолданылады.

Жүйелеудің бұл сұлбасы бойынша сақтау бірліктері ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, құрылымдық топтардың шегінде сақтау бірлігін қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.

34. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу сұлбасы құрылымдық бөлімшесі жиі өзгертілген немесе құрылымдық бөлімшесі жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу сұлбасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгі, содан кейін ұйым қызметінің функциясы (түрлері, бағыттары) бойынша жүргізіледі.

Бұл ретте істердің кіші топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық сұлбасын жүйелеу кезінде, олар алдымен ұйым қызметінің функцияларына, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.

35. Жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық сұлбасы көлемі шағын архивтік қорларға қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктерінің тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың ішінде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша, екінші жағдайда сақтау бірліктері бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейін әр тақырыптың ішінде хронология бойынша орналастырылады.

36. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық сұлбалар құрылымы жоқ ұйымдардың архивтік қорларының сақтау бірліктерінің тақырыптарын жүйелеу үшін қолданады. Хронологиялық-атаулық сұлба хронология бойынша жүйелеуді, әр жыл ішінде сақтау бірліктерінің түрлері бойынша, атаулық-хронологиялық сұлба сақтау бірліктерінің түрлері бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары), әр түрдің ішінде хронологиясы бойынша жүйелеуді қарастырады.

37. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының архивтік қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылау органдарының қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқарушылық құжаттамадан бөлек жүйеленеді.

38. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер болып;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай, жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (комплектілері);

4) түстілігі (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматы (8 миллиметр (бұдан әрі - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

39. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 цифрларымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5 сантиметр (бұдан әрі – см) х 3,5 см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фотобасылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасымалдағыштағы фотоқұжаттар) бойынша жүйеленеді.

40. Үнқұжаттар, дыбыстық ақпараттың жазу түрлері бойынша – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің үнқұжаттарына жеке тізімдеме құрастырылады. Түрлердің ішінде үнқұжаттар сақтау бірліктері және комплектілері бойынша орналастырылады.";

41. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінің осы Қағидалардың 12-қосымшасындағы нысанға сәйкес титулдық парағы, мазмұны (тарауларға бөлінгені), алғысөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жобасы болады.

Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның істері (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттік архивтің толық атауын жазу үшін орын қалдырылады.

42. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін оның үш данасы мемлекеттік архивке беріледі, ал бір данасы ұйымның архивінде қалдырылады.

43. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттік архивтің ресми атауы жазылмайды.

Тізімдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер жасалады.

44. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне:

1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкімдерінің);

2) қызметкерлер тізімінің;

3) жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалардың, жеке істердің;

4) қызметкерлердің жеке есеп-шоттарының;

5) міндетті зейнетақылық жарналарды, әлеуметтік жарналарды, міндетті медициналық сақтандыру жарналарын аударуға жеке тұлғалардың және төлем тапсырмаларының тізімдері;

6) еңбек шарттарының;

7) қызметкерлердің талап етілмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының;

8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғауға қатысты өндірістік жазатайым оқиғалар және басқа істер туралы актілердің тақырыптары енгізіледі.

45. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіндегі тақырыптарды жүйелеу хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және номиналдық белгілерімен анықталады. Істердің тақырыптары іс жүргізу (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде - істер маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.

46. Жеке құрамды есепке алу карточкалары және жұмыскерлердің жеке істері (көлемі жылына 20-дан асқан кезде) дербес істер тізімдемесіне енгізіледі. Олардың тақырыптары іс жүргізудегі істердің аяқталған жылы бойынша, ал жыл ішінде жұмыскерлер тектерінің әліпбилік тәртібімен топтастырылады.

47. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесі 4 данада құрастырылады. Оны бекіткеннен кейін бір данасы мемлекеттік архивке, үш данасы ұйымның архивінде қалдырылады.

48. Сақтау мерзімдері уақытша істердің, құжаттардың (10 жылдан астам) іс тізімдемесінің титулды парағына мемлекеттік архивтің ресми атауы жазылмайды.

49. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне архивтің қалауы бойынша мазмұны, алғысөз және қысқартылған сөздердің тізімі жасалады.

50. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету үшін ұзақ практикалық мәні бар тақырыптар енеді.

51. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесінде істердің тақырыптарын жүйелеу хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жіктелу белгілерімен анықталады.

52. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) істердің, құжаттардың тізімдемесі 4 данада жасалады. Оны бекіткеннен кейін бір данасы мемлекеттік архивке беріледі, үш данасы ұйымның архивінде қалады.

4-параграф. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті жасау тәртібі

53. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт істердің, құжаттардың тізімдемелерімен бір мезгілде жасалады.

54. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.

55. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, бекітілгеннен кейін мемлекеттік және ведомстволық архивтерге беріледі.

56. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

5-параграф. Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргізу тәртібі

57. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негізгі түрлерінің құндылығына сараптама жүргізудің ерекшелігі, аталмыш сараптаманы екі кезеңде жүргізу болып табылады.

58. Бірінші кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өнеркәсіптік өндіріс бұйымдарының және техникалық процестердің жобаларын, жоспарлау және күрделі құрылыс объектілерін таңдау жүргізіледі.

Сараптаманың бірінші кезеңінің соңғы нәтижесі олар бойынша мемлекеттік сақтауға тапсырылуға тиіс жобалардың, проблемалардың, ғылыми-техникалық құжаттаманың тізбелерін осы Қағидалардың 13-қосымшасындағы нысанға сәйкес құрастыру болып табылды.

59. Мемлекеттік сақтауға тапсырылуға тиіс жобалардың, проблемалардың тізбесін, ғылыми-техникалық құжаттаманы (бұдан әрі – тізбе) ұйымның қызметі басталғаннан бері белгілі бір уақыт аралығы үшін оның мамандарымен бірлесіп архив қызметкері жасайды.

Тізбе кем дегенде бес жылда бір рет жасалады.

60. Тізбеге енгізілген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады.

61. Тізбені ұйымның ОСК (СК)-мен келісілгеннен кейін ұйымның басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК бекітеді.

Тізбеге ұйымның ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзінді қоса беріледі.

Тізбе екі данада жасалады, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК-мен келісілгеннен кейін бір данасы ұйымға қайтарылады, ал екіншісі мемлекеттік архивте қалдырылады.

62. Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тізбені жасамай-ақ, бір кезеңде жүргізіледі.

63. Сараптаманың екінші кезеңінде тізбеге енгізілген, жобалар, бұйымдар құрамына кірген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргізіледі.

64. Істердің тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патентті-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмірленеді.

Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бір уақытта жүзеге асырылады.

65. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттік-жобалау, конструкторлық және сәулеттік-көркем ерекшеліктері бейнеленген жеке жобалары іріктеп алынады.

Үлгі жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиі қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивті әдістерін ескере отырып, үлгі жобалар тапсырылады.

Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлік мәселелердің бірегей шешімдері қолданылған күрделі геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшін әзірленген жобалар келіп түседі.

Эксперименттік жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттік- көрсетуге арналған кенттерді, ауылдық елді мекендерді жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады.

66. Өнеркәсіптік құрылыс объектілерін тұрақты сақтауға таңдау кезінде өнеркәсіптік жобалау ерекшелігі есепке алынады, ол негізінен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектілерінің үлкен көлемімен сипатталады.

Тұрақты сақтауға еліміздің экономика салаларының жетекшілері болып табылатын жеке жобаларды, ірі объектілер мен кешендер таңдап алынады.

Жекелеген жағдайларда бірегей көлемдік-жоспарлау шешімдері бар, отандық және шетелдік ең жаңа ғылыми-техникалық жетістіктер ескерілген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлері және прогрессивті технологиялық процестер қолданылған шағын объектілер іріктеуге жатады.

67. Су шаруашылығы құрылысын жобалау құжаттарынан тұрақты сақтауға ірі су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станцияларының объектілері іріктеліп алынады.

68. Қалалардың тарихи бөлігін және сәулет ескерткіштерінің және бақша-саябақ өнерін қайта қалпына келтірудің жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға:

1) тарихи және мәдени ескерткіштері бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары;

2) тарих, сәулет ескерткіштерінің және табиғи ландшафтың күзетілетін аумақтарының жобалары;

3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары;

4) сәулет ескерткіштері мен бақша-саябақ өнері ескерткіштерін реставрациялау және қалпына келтіру жобалары беріледі.

69. Тұрақты сақтауға іріктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлі хронологиялық кезеңдерде жобаларды әзірлеу практикасына байланысты.

Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келіп түседі.

70. Конструкторлық құжаттаманы іріктеу барысында базалық модельдерге, бірегей бұйымдарға, сериялық өндірістің басты үлгілеріне назар аударылады. Модификациялардан жаңа модель болып табылатындары іріктеліп алынады.

71. Тұрақты сақтауға "техникалық ұсыным" кезеңінде түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі, "нобай жобасын" кезеңінде түсіндірме жазба және нобай жобасының ведомосі беріледі.

Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделі өнімдерді әзірлеу кезінде рұқсат етіледі.

72. "Техникалық жоба" кезеңінде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлері:

1) түсіндірме жазба;

2) техникалық жобаның ведомосі;

3) жалпы түрдің сызбасы;

4) бұйым үлгілерін даярлаудың техникалық шарттары келіп түседі.

73. "Жұмыс құжаттамасы" кезеңінде тұрақты сақтауға:

1) бірыңғай тораптардың жалпы түрінің сызбалары;

2) топтық конструкторлық құжат;

3) бұйымдардың сұлбалары тапсырылады.

74. Бөлшектердің сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бірегейлігі жағдайында келіп түседі.

75. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдістемесіне ұқсас.

Нысандарды тұрақты сақтауға іріктеу кезінде мыналарды:

1) технологиялық процестерді автоматтандыру, механикаландыру және типке жатқызу дәрежесі;

2) жеке технологиялық процестердің түпнұсқалығын және бірегейлігін;

3) осы процестердің әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын және олардың экономикалық тиімділігін ескеру қажет.

76. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда "жұмыс құжаттамасы", сондай-ақ "тәжірибелік үлгі", "орнату сериясы" кезеңдерінде ерекше техникалық шешімдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор.

77. Тұрақты сақтауға берілетін негізгі технологиялық құжаттарға:

1) бағыттық карта, жинақтама картасы, технологиялық құжаттардың ведомості, технологиялық бағыттар ведомості, үлгі (топтық) технологиялық процеске (операцияға) құрастырушы бірліктердің ведомості;

2) өнімді құрастыру ведомості;

3) жабдықтар ведомості, технологиялық процестің картасы, үлгі (топтық) технологиялық процестің картасы;

4) заттардың, өнімдердің, дәрілердің және микроорганизмдердің тұрақты технологиялық регламенті, зертханалық технологиялық регламент, өнімдер мен дәрілердің тәжірибелік партияларын эксперименттік өндіру жөніндегі технологиялық нұсқаулықтар;

5) өнімдердің, дәрілердің жаңа түрлерін дайындау жөніндегі технологиялық ұсынымдар;

6) заттарды, өнімдерді, дәрілерді және микроорганизмдерді алудың технологиялық карталары және технологиясының сипаттамасы, жиынтық технологиялық (өндірістік-технологиялық) сұлбалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөніндегі ұсынымдар;

7) өндірістің технологиялық режимдерінен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестатталатын өнімнің сапасы деңгейінің картасы;

8) жаңа өнімдер мен дәрілердің халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестігі туралы жиынтық есептер;

9) бұйымдарды өңдеу және құрастыру жөніндегі технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептік деректер;

10) үстіңгі беттердің, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелері, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердің альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жинақтамалары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ жинақтамасы жатады.

78. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейі туралы айтуға мүмкіндік беретін іргелі және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады.

79. Тұрақты сақтауға:

1) мемлекеттік, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгізілген ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар;

2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәні бар, сондай-ақ көрнекті ғылым және техника қайраткерлері жасаған кезеңдік және аралық есептер;

3) ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық, тәжірибелік-технологиялық және эксперименттік-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер;

4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер;

5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге ізденудегі диссертациялар, авторефераттар беріледі.

80. Тұрақты сақтауға авторлық куәлік (патент) беру туралы шешім қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер іріктеп алынады.

81. Авторлық куәлік (патент) беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер ішінен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешімдері бар өтінімдер іріктеп алынады.

82. Куәлік немесе патент беру туралы шешім қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер тұрақты сақтауға іріктеп алынады. Сондай-ақ куәлік немесе патент беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер, егер:

1) оларды ғылым мен техниканың көрнекті қайраткерлері берсе;

2) оларда бірегей көркемдік-конструкторлық шешімдер болса;

3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады.

6-параграф. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар істерді қалыптастыру және өңдеу тәртібі

83. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар іс бір сатыға, бір негізгі жинақтамаға, тақырыпқа (құрастыру бірлігі) жататын құжаттардан қалыптасады.

Бір сатыдағы, бір негізгі жинақтамадағы, тақырыптағы (құрастыру бірлігіндегі), көлемі жағынан едәуір құжаттар бірнеше істі құрайды.

84. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезінде оларды сипаттау мен жүйелеудің карточкалық тәсілі қолданылады. Карточкаға:

1) сипатталатын істің мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмірі;

2) әзірлеуші ұйымның ресми атауы;

3) жобаның (әзірлеменің, ғылыми-зерттеу жұмысы тақырыбының) атауы, объектінің нөмірі (өндірістік шифры, тақырыптың, күзет құжатының белгіленуі, нөмірлері);

4) негізгі жинақтаманың (құрастыру бірлігінің), оның маркасының атауы;

5) тақырып, жоба жетекшісінің (автордың, авторлардың) тегі;

6) әзірлеменің аяқталған жылы;

7) нөмірленген парақтардың саны жазылады.

Карточкалар тізімдемедегі істерді жүйелеудің қабылданған сұлбасына сәйкес жүйеленеді.

85. Тұрақты сақтауға берілетін ғылыми-техникалық құжаттама толық ресімделуге:

1) сызбалар бүктелуге;

2) мәтіндік құжаттарды тігілуге (түптелуге);

3) парақтар нөмірленуге;

4) куәландыру парақтары жасалуға;

5) істердің мұқабалары ресімделуге тиіс.

86. Графикалық құжаттар үш клапанды және байланатын папкаларға салынады. Әрбір іске сызбалар 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтірілген, істің қалыңдығы үш–төрт сантиметрден аспайтын болып енгізіледі.

7- параграф. Дыбыстық-бейнелік құжаттаманың құндылығына сараптама жүргізу тәртібі

87. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының құндылығына сараптама жүргізу және сақтауға іріктеу кезінде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жинақтаманың сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспелі құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі ескеріледі, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелері, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттілігі, қабылдануы және нұсқалылығы шешіледі.

Дублетті дыбыс-бейне жазу құжаттарының ішінен мемлекеттік сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдірлер, шығыс материалдарының қажетті жинақтамасы мен ілеспе (киноқұжаттар үшін) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары іріктеп алынады.

Игерілген кино және үнқұжаттар жеке қаралмайды, өйткені кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзінділерінде монтаждың арқасында әртүрлі мағыналық ауыртпалығы бар және жеке мәні жоқ болып келеді. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру талдау қарастыру қажет.

Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бірнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттік сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялық, түрлі-түсті шешімдері мен қолдануға қолайлы көлемі бар (фотоқұжаттар үшін) құжаттар қабылданады.

88. Құндылығына сараптама жүргізу барысында әртүрлі зақымдалулары бар дыбыстық-бейне жазу құжаттар айқындалады.

Бүліну, әсіресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда осы өндіріс жылындағы, сақталу жағдайлары бірдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргізіледі.

Осындай жұмыстарды жүргізу тәртібін реттейтін салалық нормативтердің талаптарына сәйкес, ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарына қайта қалпына келтіру-алдын ала өңдеу жұмыстары жүргізіледі.

89. 1922 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою архив ісі саласындағы уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

8-Параграф. Электрондық құжаттардың құндылығына
сараптама жүргізу тәртібі

90. Ұйымның қызметінде қалыптасатын электрондық құжаттар оның орындайтын міндеттері мен функцияларына байланысты:

1) электрондық басқарушылық құжаттар;

2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары;

3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар;

4) қағаз тасымалдағышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тіркелімдер, тізілімдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және тағы басқалар) болып бөлінеді.

91. Мемлекеттік сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды іріктеу олардың дәстүрлі тасымалдағыштардағы аналогтары үшін қабылданған өлшемдер негізінде жүргізіледі.

Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға мынадай өлшемдер:

1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемімен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы;

2) ақпараттың шынайылығы;

3) ақпаратты жинау жүйесімен айқындалатын ақпараттық ресурстың бірегейлігі;

4) ақпараттық ресурстың әлеуметтік маңыздылығы негізінде іріктеп алынады.

3-тарау. Ұйым архивінің құжаттарын сақтау

1-параграф. Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртібі

92. Ұйымның архивіндегі құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мынадай:

1) материалдық-техникалық базаны (құжаттардың сақтау ғимараты және үй-жайлары, құралдары, жабдықтар, құжаттарды көшіріп алу және зақымдалғандарын қалпына келтіру құралдары және тағы сол сияқты) құру мен дамытуды көздейтін құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі;

2) құжаттарды уақытша сақтаудың нормативтік шарттары мен параметрлерін (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимдері) құру мен сақтау жөніндегі;

3) алдын алу сипатындағы (құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, архив қоймаларынан құжаттардың берілуін регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруді жүргізу, аса бағалы құжаттарды табу, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) шаралар жүзеге асырылады.

93. Сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесі құжаттардың сақталуын және ұйымның архивіне құжаттар келіп түскен кезде, оларды сақтау және тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыру кезінде олардың физикалық жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді. Сақтауды ұйымдастыру және сақтауға тиісті жағдайлар жасау кезінде құжаттардың көріністі құрам ерекшелігін және олардың материалдық тасымалдаушыларының ерекшеліктерін ескеру керек.

94. Ұйым архиві архив құжаттарын сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған ғимаратта орналастырылады.

95. Ұйым архиві әкімшілік ғимараттың ыңғайластырылған ғимаратында ыңғайластырылған ғимаратта орналастыру сәйкесінше өртке төзімділігі, конструкциясының беріктігі, санитарлық-гигиеналық талаптардың, жылыту және ауа тазарту жүйесінің болуы кезінде жүзеге асырылады.

96. Ұйымның архивіне арналған үй-жай мыналардан:

1) құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан;

2) зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залы);

3) архив қызметкерлеріне арналған жұмыс бөлмелерінен;

4) серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмеден тұрады.

Қызметкерлер мен зерттеушілерге арналған жұмыс бөлмелері және зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған үй-жайлар (оқу залы) архив қоймаларынан жеке орналастырылады.

Жұмыс бөлмелерінен қалқалары жоқ архив қоймалары арнайы орнатылған қалқалармен бөлінеді. Бөгде адамдар архив қоймасына басшының рұқсатымен және ұйым архиві қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.

97. Архив қоймалары химиялық заттарды немесе тамақ өнімдерін сақтауға немесе қолдануға байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан қашықта орналастырылады.

Архив қоймалары өрт жағынан қауіпсіз негізгі құралдарымен жабдықталады және су басумен кепілдендіріледі. Олардың ішінде газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдар орналастырылмайды.

98. Архив үй-жайларының сыртқы есіктеріне металл парақ қағылады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында архив қоймалары кілттеп жабылады. Жұмыстан тыс уақытта архивтің барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбыланылады. Мөр (пломба) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіптің қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.

Ұйым архивінен құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.

99. Ұйым архивінің үй-жайлары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.

100. Архив қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын салынады, штепсельдік розеткалар герметикалық қолдануда ғана пайдаланылады. Жалпы және әр қабаттағы ажыратқыштар архив қоймаларының үй-жайларынан тысқары орналастырылады.

101. Ұйым архивінің өрт сөндіру жүйесі мен құралдарында құжаттар үшін қауіпсіз бейтарап заттар қолданылады.

102. Архив қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға болмайды.

2-параграф. Істерді орналастыру және сақтау тәртібі

103. Архив қоймаларындағы құжаттар есептік құжаттарға сәйкес олардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Архивте істерді орналастырудың тәртібі оларды орналастыру жоспарымен (сұлбасымен) айқындалады.

104. Архив қоймалары негізгі сақтау құралдарымен (стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады). Ағаш стеллаждарды олардың оттан қорғайтын құралдармен өңделуі шартымен қолдануға рұқсат етіледі. Құжаттарды сақтаудың қосалқы құралдары ретінде металл шкафтар, сейфтер қолданылады.

Үн және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді.

105. Стеллаждар терезе ойықтары бар қабырғаларға перпендикулярды түрде, ал терезесі жоқ үй-жайларда – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшеліктерін ескере отырып орнатылады, сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне жақын орналастыруға болмайды.

Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:

1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты өтетін жер) – 120 см;

2) стеллаждардың аралығы (өтетін жер) – 75 см;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы - 75 см;

4) қабырға мен стеллаж шеті немесе шкаф аралығы (сейфтер) - 45 см;

5) еденмен және стеллаждың төменгі сөресімен немесе шкаф (сейфтің) аралығы – 15 см кем емес, цокольді қабаттарда – 30 см кем емес.

106. Құжаттар стеллаждарда, шкафтарда (сейфтерде) құжаттардың түрлеріне, форматына және басқа да сыртқы ерекшеліктеріне сәйкес сақтаудың алғашқы қорғау құралдарын (архивтік қораптарды, папкаларды, арнайы қаптарды, пакеттерді және тағы сол сияқты) пайдалана отырып орналастырылады.

107. Ақпараты қағаз тасымалдағыштағы басқарушылық құжаттамасы бар істер қаттама қағаздан жасалған архивтік қораптарда, папкаларда немесе бумаларда орналастырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкін.

108. Киноқұжаттарда қорғану ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 метрді, соңғы ракордтың ұзындығы - 1,5-2 метрді құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгісі қойылады. Киноқұжаттар фотографиялық қабаты сыртқы қараталып, рулонның шеттерінде орамалары шықпайтын болып өзекшелерге рулон етіліп тығыз оралады. Орау бағыты – басынан соңына дейін.

Магниттік таспадағы үнқұжаттар жазбалардың дәл көшірмесін алу жылдамдығына байланысты түсі әртүрлі ракордтармен ресімделеді. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргізбейтін жағынан шифрлеу белгісі қойылады. Құжат өзекшеге жұмыс қабаты сыртқа қаратып оралады (рулондағы шығып тұрған орамдардың биіктігі 0,05 мм шамасынан аспайтын). Магнитофонмен шығарғанда үнқұжаттың оралу бағыты кейін оалатын рулон бағытының сағат тіліне қарсы айналауына сәйкес болу керек.

Дыбыс-бейне жазу құжатының әрбір сақтау бірлігі ылғал мен шаңның ену мүмкіндігіне, жарық сәулелерінің түсуіне жол бермеу, механикалық зақымдалудан қорғау үшін жеке герметикалық емес қааптамаға салынады (құжаттардың орам ішіндегі еркін қозғалуынсыз). Қаптамалар химиялық инертті, хлорсыз, азотсыз, биологиялық зақымдалуға жол бермейтін, сондай-ақ, құжаттардың зақымдалуына немесе оларға жабысуына әкеп соқтырмайтын материалдардан жасалады. Қаптама бастапқы және екінші болып бөлінеді. Бастапқы қаптаманы қолдану желдету болмағанда, тек зиянды газды қоспалар мен шаңның жоғары концентрациясы болған жағдайларда мақсатқа сай болады.

109. Киноқұжаттар жұқа қағаздан жасалған орамаға немесе полиэтиленнен, полиэтилентерефталаттан жасалған көп қабатты пакетке оралып, металл қорапқа салынады. Пакеттің мөлшері рулонның мөлшеріне сәйкес келеді.

Үлдірдегі, фото қағаздағы, шыны фотопластиналардағы фотоқұжаттар қара, жарық сәулесі өтпейтін, қышқылсыз қағаздан жасалған конверттерге салынады.

Магниттік таспадағы үнқұжаттар полиэтилен үлдірден жасалған пакетке салынып, зауыттық қорапқа немесе этикеткаларға арналған ойықтары бар, полиэтилен футлярға (контейнер) орналастырылады.

Бейнефонограммалар берік полимерлік материалдан жасалған арнайы зауыттық қаптамада сақталады.

Дискілік тасымалдағыштардағы дыбыс-бейне жазу құжаттары зауыттық қаптамаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.

110. Құжаттар еденде, терезе алдына, баспалдақ алаңшаларына немесе реттелмеген бумаларда орналастырылмайды.

111. Барлық архив қоймалары, сондай-ақ стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері арабша цифрлармен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) архив қоймасына кіргеннен солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.

112. Архив қоймаларында құжаттардың сақталу орындарын бекіту мақсатында стеллаждар бойынша топографиялық карточкалар жасалады.

Стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткіштер осы Қағидалардың 14-қосымшасындағы нысанға сәйкес әр стеллажға жеке жасалады және әрбір жеке архив қоймасының шегінде стеллаждардың реттік нөмірі бойынша орналастырылады.

Құжаттарды орналасырудағы өзгерістер стеллаждық топографиялық карточкаларға уақытылы енгізіліп отырылады.

113. Электрондық құжаттарды сақтағанда ұйымның архиві мынадай негізгі техникалық құралдармен:

1) ақпараттың сенімді енгізілуін қамтамасыз ететін ағынды сканерлермен;

2) сұрау салуларды қатар өңдей алатын серверлермен;

3) мәтіндік, графикалық және дыбыс-бейне жазу құжаттарды көп мәртелік іске қосу мен өңдеуге бағдарланған өнімділігі жоғары (100 Мбит/c және көбірек) есептеу желісімен;

4) жүйенің іздестіру деректеріне өнімділігі жоғары және жоғары сенімді қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен;

5) деректерді компакт немесе магнитті-оптикалық дискілерге көшіретін жабдықтармен;

6) магниттік таспаға резервтік көшіріп алу жабдықтарымен;

7) мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;

8) үздіксіз қуаттандыру көзімен;

9) жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;

10) Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің көліктік ортасына қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен жабдықталады.

114. Электрондық құжат архивінің базалық (жүйелік) бағдарламалық құралдарына:

1) деректердің үлкен ауқымдарын өңдеуге бағдарланған операциялық желілік орта және дерекқорды басқару жүйесі;

2) деректерді көрсету және өңдеу құралдары;

3) рұқсат етілмеген кіруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кіреді.

115. Ұйымның электрондық құжаттары архивінің жұмыс істеуі үшін арнайы бағдарламалардың құралдарына мыналар:

1) электрондық ақпарат тасымалдаушыдағы құжаттардың тұрақты іздестірілуін басқару жүйесін тиімді қолдау құралдары;

2) мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерді бірыңғай тану құралдары;

3) мәліметтер базасына ақпаратты енгізудің бірыңғай технологиясын қамтамасыз ететін құралдар;

4) ақпартты жедел іздестіру құралдары және ақпаратты жедел талдау құралдары;

5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзірлеу және оңтайландыру құралдары;

6) ұйымның электрондық құжаттар архивінің ақпаратына рұқсатсыз кіруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кіреді.

3- параграф. Құжаттарды сақтау режимін қамтамасыз ету тәртібі

116. Ұйым архивінде құжаттарды сақтау олардың бүлінуден сақталуын және қоршаған ортаның зиянды әсерінен қорғалуын қамтамасыз ететін жағдайда жүзеге асырылады.

Құжаттарды, істерді қорғау мыналарды:

1) сақтаудың жарық режимін;

2) сақтаудың температуралық-ылғалдылық режимін;

3) сақтаудың санитарлық-гигиеналық режимін сақтау (ұстану) есебінен қамтамасыз етіледі.

117. Архив қоймаларында жұмыстардың барлық түрлері түсетін жарықтың шектелген деңгейінде жүргізіледі. Құжаттарды қорғау үшін оларды бастапқы сақтау құралдары (архивтік қораптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакеттерде және басқаларында) қолданылады.

Архив қоймаларындағы жарық табиғи немесе жасанды болады. Табиғи жарықты терезе көздеріне жарық бөлгіштер, жарық ағынын реттегіштер, қорғаныш фильтрлері, перделер, жалюздер немесе боялған әйнектерді қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретінде түсіруге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар қолданылады. Жарық шұғыласының ультракүлгін учаскесі азайтылған люминисцентті лампалар қолдануға рұқсат етіледі.

118. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгіленеді:

1) қағаз негізіндегі құжаттар үшін – температура +17 - +19⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;

2) ақ-қара үлгідегі құжаттар үшін - температура + 15⁰ С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

3) түрлі түсті үлгідегі құжаттар үшін - температура +2 - +5⁰ С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы 40-55 %;

4) магниттік таспадағы және дискілі тасымалдаушыдағы құжаттар үшін - температура +8–ден +18⁰ С-ге дейін, ауаның салыстармалы ылғалдылығы - 45-65 %;

5) электрондық тасымалдаушыдағы құжаттар үшін – температура +15 - +20⁰ С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы – 50-65 %.

119. Климаты реттелмейтін архив қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, архив қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.

120. Архив қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режим тиісті бақылау-өлшеу приборларының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады. Желдетілетін үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына - үш рет өлшенеді.

Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психометрлер, гигрометрлер) басты өтетін жерде стеллажда, жылытқыш және желдеткіш жүйелерден аулақ орналастырылады. Аспаптар көрсеткіштері тіркеу журналдарына жазылады, журналдың нысанын ұйым анықтайды.

Архив қоймаларындағы температуралық және ылғалдылық көрсеткіштердің шұғыл ауытқуына жол берілмейді.

121. Ұйым архивінің барлық үй-жайлары зең, жәндіктер, кеміргіштер пайда болу, шаң жиналу мүмкіндігіне жол бермейтін жағдайда күтіп ұсталады.

Архив қоймаларында санитарлық-биологиялық қауіпті, желдетілмейтін аймақтардың пайда болуын болдырмайтын ауа айналымы қамтамасыз етіледі.

Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелердегі, едендеріндегі желдету тесіктерін және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктерін диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек.

Архив қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, тамақ өнімдерін сақтау мен пайдалануға болмайды.

122. Архив қоймаларында жүйелі түрде сулы жинау, тазалау жұмыстарын жүргізіп тұру қажет. Жылына кем дегенде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды бастапқы қорғау құралдарын шаңсыздандыру қажет. Бұл ретте едендер, терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық су ерітіндісімен тазаланады.

123. Құжаттар (іріктеп) мен архив қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі басталған және аяқталған кезде) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитарлық-эпидемиологиялық қызметтердің көмегімен жедел залалсыздандыру және дәрілеу шаралары жүргізіледі.

124. Тұрақты сақталатын құжаттардың негізінде немесе мәтінінде ақау анықталса (құжаттың бір бөлігінің жоғалуы, бөлінуі, эмульсия қабатының ажырауы, сызылуы, тырналуы және тағы басқалары) құжаттардың физикалық жағдайының журналына немесе есепке алу карточкасына тіркеледі. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) құжатты қайта қалпына келтіру үшін қажет арнайы өңдеу (қалпына келтіру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фотолық қалпына келтіру, көшірмесін түсіру, электрондық форматқа көшіру және тағы басқалары) тіркеледі және құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту жөніндегі нақты іс-шаралар көрсетіледі.

125. Құндылығы мен сақтау мерзіміне қарамастан, өңезбен және жәндіктермен зақымдалған құжаттар жедел түрде өңдеуге (залалсыздандыруға, дезинсекциялауға) беріледі.

4- параграф. Архив қоймаларынан құжаттарды беру тәртібі

126. Архив қоймаларынан құжаттар:

1) ұйым қызметкерлерінің пайдалануы үшін;

2) ғылыми және өзге де зерттеулер үшін оқу залында азаматтардың пайдалануы үшін;

3) өзге ұйымдарға уақытша қолдану үшін;

4) құжаттың физикалық жағдайын жақсарту мақсатында құжаттарды арнайы өңдеу үшін беріледі.

127. Архив қоймаларынан құжаттар мына мерзімнен астайтын уақытша пайдалануға:

1) ұйым қызметкерлерімен қолдануға бір айға;

2) құжаттарды оқу залында пайдалану үшін бір айға;

3) өзге ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшін үш айға беріледі.

128. Уақытша қолданысқа берілген құжаттарды қайтарудың бекітілген мерзімнен ұзарту, қолданушының құжаттың сақталатыны туралы жазбаша өтінішінен кейін ұйым басшысының рұқсатымен ерекше жағдайларда ұзартылады.

129. Тізбелерге енгізілген және тұрақты сақтауға беруге жататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және басқа тасымалдаушыларда пайдалану қоры құрылады. Олардың түпнұсқалары архив қоймаларынан берілмейді.

130. Құқық қорғау органдарына, сот органдарына және прокуратураға істер Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен беріледі.

131. Архив қоймаларынан құжаттарды беру мынадай құжаттармен:

1) осы Қағидалардың 15-қосымшасындағы нысанға сәйкес істерді оқу залдарына және ұйым қызметкерлеріне беруге арналған тапсырыстармен;

2) осы Қағидалардың 16-қосымшасындағы нысанға сәйкес ұйымның ортақ бланкісінде ресімделетін істерді, құжаттарды өзге ұйымдарға пайдалануға немесе құжаттарды экспонатқа қоюға беру туралы актілермен;

3) құжаттардың көшірмелерін түсіру және қайта қалпына келтіру жұмыстарын жүргізуге тапсырыстармен ресімделеді.

132. Архив қоймасынан құжаттарды беру осы Қағидалардың 17-қосымшасындағы нысанға сәйкес құжаттарды беру кітаптарында тіркеледі.

133. Зерттеушілердің орындалған тапсырыстары зерттеушілердің жеке істерінде, барлық басқалары істердің бар-жоғына және жай-күйіне тексеріс жүргізгенге дейін сақталады.

134. Өзге ұйымдарға уақытша қолдануға берілетін құжаттар екі данада жасалатын актімен ресімделеді, оның бір данасы ұйым архивінде қалдырылады, ал екіншісі алушыға беріледі. Актіге істі берген және істі алған ұйым басшыларының қолтаңбалары қойылады. Істі қайтарғаннан кейін актінің екі данасына сәйкесінше мынадай белгілер қойылады - бір данасы алушы ұйымда – бір данасы құжатты берген ұйымның ведомстволық (жеке) архивінің қорында сақталады.

135. Құжаттарды көшірмесін түсіруге, қалпына келтіруге, түптеуге жолдау тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс ұйым архивінде, басқа ұйымға құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны бойынша құрастырылады.

136. Архив қоймасынан істерді берер алдында шифрдің және мұқабадағы шифрдің істің тақырыбына және жиынтық тізімдемедегі істің тақырыбына сәйкестігі тексеріледі. Архив қоймасынан істі берер алдында және қайтарып алу кезінде әр берілген істегі құжаттардың парақтар саны мен жай-күйі тексеріледі.

Архив қоймасынан берілетін әр істің осы Қағидалардың 18-қосымшасындағы нысанға сәйкес пайдалану парақтары болады.

137. Архив қоймасынан құжаттарды берген кезде оның орнына осы Қағидалардың 19-қосымшасындағы нысанға сәйкес сақтау бірлігінің алмастырушы-картасы қойылады. Құжатты архив қоймасына қайтарған кезде алмастырушы-карта алынады.

138. Ұйым архивіне пайдаланудан кейін қайтарылған құжаттардың жай-күйі, оны қайтарған тұлғамен бірге тексеріледі.

Құжаттар немесе олардың жекелеген парақтары толық болмаған жағдайда, архив қызметкері айыпты тұлғаны Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген тәртіппен жауапкершілікке тарту үшін бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.

5-параграф. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеріс жүргізу тәртібі

139. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру 5 жылда бір рет, сондай-ақ құжаттар мемлекеттік архивтерге сақтауға берілу кезінде жүргізіледі.

140. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін кезектен тыс тексеру:

1) құжаттарды басқа архив қоймасына (ғимаратына) ауыстырылғанға дейін және кейін;

2) оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлар немесе архив қоймасына бөгде тұлғалар еніп кетуінен кейін;

3) ұйым архивінің басшысы ауыстырылғаннан кейін;

4) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргізіледі.

141. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында:

1) ұйым архивінде сақталудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;

2) құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау мен оларды түзету;

3) жоқ құжаттарды анықтау және олардың іздестірілуін ұйымдастыру;

4) қалпына келтіруді, консервациялауды және алдын ала өңдеуді талап ететін құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.

142. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жұмыстарын бастаудың алдында, алдағы тексерудің құжаттары зерттеледі, әр тізімдегі істердің дұрыс нөмірленгендігі және тізімдемелердің қорытынды жазбаларындағы істер тақырыптарының нөмірлері сәйкес келуін тексереді.

143. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру, істердің жиынтық тізімдемелеріндегі, тізімдемелік баптар бөлімдерінің істің мұқабасына шығарылған мәліметтерді тексеру жолымен жүргізіледі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттарын тексеру кезінде сипаттама бап кинофонобейнеқұжаттардың этикеткасындағы жазумен салыстырылады. Мәліметтер сәйкес келмеген жағдайда, сипаттама бап құжаттың ракордындағы жазумен салыстырылады.

Сызбалардың бар-жоғын тексеру әр парақты тексеру арқылы жүзеге асырылады, бұл ретте деректемелердің атаулары немесе жобаның (әзірлеменің) құрамына кіретін сызбаның ішкі тізімдемесінің әр парағының сәйкестігі тексеріледі.

Істің физикалық жағдайы көзбен шолу арқылы анықталады.

144. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:

1) стеллаждардағы және алғашқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртібін сақтау;

2) тексеру барысында дұрыс орналастырылмаған істер мен құжаттарды өз орындарына орналастыру;

3) істердің тиісті жиынтық тізімдемелерінің бөлімдеріне тақырыптары енгізілмеген істерді алу;

4) көгерген немесе биологиялық зиянкестермен бүлінген істер мен құжаттарды алу мен шектеуді;

5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.

145. Тексеру барысында істердің, құжаттардың жиынтық тізімдемелеріне және басқа да есепке алу құжаттарына белгілер қойылмайды немесе жазбалар жазылмайды.

146. Ұйым қызметкерлеріне, оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берілген істер, істерді беру кітаптары мен актілері бойынша тексеріледі және бар деп есептеледі.

147. Тексеру барысында осы Қағидалардың 20-қосымшасындағы нысанға сәйкес архив қорындағы істердің, құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру парағы жасалады. Тексеру парақтары әр архивтік қор шегіндегі реттік нөмірлерімен нөмірленеді және орындаушының қолтаңбасы қойылады.

Қорды тексеру аяқталғаннан кейін тексеру парақтары архив қорының істеріне енгізіледі.

Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде тексеру парағының бағандарымен көзделмеген кемшіліктер анықталса, параққа қосымша бағандар енгізіледі. Егер тексерудің нәтижелері бойынша кемшіліктер анықталмаса, онда архив қорының ісіне тексеру парағы енгізілмейді.

148. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде осы Қағидалардың 21-қосымшасындағы нысанға сәйкес архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру туралы акт құрастырылады.

149. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталғаннан кейін істің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемесінің соңына "Тексерілді" деген сөз, датасы, тексеріс жүргізген тұлғаның лауазымы жазылады және қолтаңбасы қойылады.

Істердің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемелерінің қорытынды жазбаларында нақтыланбаған арнайы және қалып қойған реттік нөмірлері, сақтау бірліктерінің бекітілген тәртібіне сәйкес шығарылғандары анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта құрастырылады.

150. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында табылмаған сақтау бірліктеріне осы Қағидалардың 22-қосымшасындағы нысанға сәйкес табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкалары құрастырылады.

Табылмаған архивтік құжаттардың картотекалары қағаз тасымалдаушыда орталықтандырылып немесе табылмаған архивтік құжаттардың есепке алу карточкаларының деректемелеріне сәйкес автоматтандырылған режимде жүргізіледі.

151. Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады.

Бұл мақсаттарда:

1) архив қоймаларынан істерді беру жөніндегі барлық есепке алу құжаттарын зерттеу;

2) тексеру барысында табылмаған істерді, жылдар аралық іс тізімдесін алдын ала зерттеу арқылы, табылмаған істер қызмет барысында пайда болған ұйымның сәйкесінше құрылымдық бөлімшелерінде іздестіру ұйымдастыру;

3) жақын орналасқан архивтік қорлардағы істерді тексеру;

4) архив қорының ісіндегі сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актерді, істерді уақытша пайдалануға берген актерді, тексеру жүргізіліп жатқан архивтің алдыңғы істердің толықтығы мен жай-күйін тексерудің актілерін зерттеу ұсынылады.

Іздестіру істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексергеннен кейін бір жыл аралығында жүргізіледі.

152. Іздестіру нәтижесінде табылған істер өз орындарына орналастырылады, тиісті табылмаған істерді есепке алу карточкасына датасы және лауазымды тұлғаның қолтаңбасы көрсетіліп, істің табылғандығы туралы белгі қойылады.

153. Жоқтығы құжатпен расталған істер тізімдемеден шығарылады. Тиісті карточкаларда істің жоқтығы расталатын актілердің даталары мен нөмірлері көрсетіледі және іздестіру жүргізілгендігі туралы анықтамалар жасалады. Іздестіру нәтижелері ОСК (СК) отырысында қаралғаннан және оның шешімі ұйым басшысымен бекітілгеннен кейін табылмаған құжаттар есептен шығарылады.

154. Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру, тексеріс жүргізіліп жатқан архив қорының есепке алу құжаттарына тексеріспен анықталған өзгертулерді енгізгеннен және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК бекіткен жиынтық тізімдемесінің бақылау даналарына өзгерістер енгізу үшін мемлекеттік архивке тұрақты сақталатын істер туралы тиісті мәліметтер берілгеннен кейін аяқталған болып есептеледі.

4-тарау. Архивтегі құжаттарды ұйымдастыру тәртібі 1- параграф. Құжаттардың қорға тиістілігін анықтау және архивтік қорды құру (жабу) тәртібі

155. Ұйымның қызметі барысында қалыптасатын, дәстүрлі және электрондық ақпарат тасымалдаушылардағы барлық құжаттардың, басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттамалардың қоса алғандағы жиынтығы оның құжаттамалық қорын құрайды.

156. Ұйымның архивіне сақтауға берілген құжаттар, ұйымның архив қорын құрайды.

157. Архивтік қордың түрлері:

1) ұйымның қызметі барысында қалыптастырылған құжаттардан тұратын ұйымның архивтік қоры;

2) өзара тарихи және/немесе логикалық байланыстары бар (қызметтердің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет нысандары мен уақытының біртұтастығы, орналасу жері және басқалары) екі немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан құрастырылып, біріктірілген архивтік қор болып табылады.

158. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау, оларды нақты архивтік қорға жатқызу болып табылады.

159. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау кезінде мыналар:

1) кіріс құжаттары оларды қабылдап алған ұйымның архивтік қорына жатқызылады, аталған құжаттардың қорға тиістілігі адресат, құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі, қарар, құжаттың орындалғандығы және іске жіберілгені, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен анықталатыны;

2) шығыс құжаттарының көшірмелері (отпускілер) олардың авторлары болып табылатын ұйымның архивтік қорына жатқызылады, олардың қорға тиістілігі қолтаңба, құжаттың мәтіні және олардағы іс жүргізу белгілері сияқты деректемелермен анықталатыны;

3) ішкі құжаттар, осы құжаттардың авторы болып табылатын ұйымның архивтік қорына жатқызылады, олардың қорға тиістілігі ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтіні, бұрыштама сияқты деректемелермен анықталатыны ескеріледі.

160. Екі ұйымда бірінен соң бірінде жүргізілген істер, олар іс жүргізумен қайсы ұйымда аяқталады, сол ұйымның архивтік қорына енгізіледі.

161. Бірыңғай архивтік қорды мыналардың құжаттары:

1) қайта ұйымдастыру (қайта құру) салдарынан қызметі нақты өзгертілмеген, ұйымның қайта құруға дейінгі және кейінгі;

2) меншік түрін мемлекеттіктен мемлекеттік емеске ауыстырған, бірақ оның жарғылық капиталында басым үлесі мемлекеттік болатын ұйымның;

3) өз қызметін уақытша тоқтатқан және сол міндеттері және функцияларымен қалпына келтірілген ұйымның;

4) ұйымның және оның жанынан құрылған консультативтік-кеңесші органдардың құжаттары;

5) ұйымның және оның тарату (конкурстық) комиссиясының құжаттары құрайды.

162. Еншілес ұйымдардың құжаттары бір ведомстволық (жеке меншік) архивте немесе әр түрлі архивтерде сақталуына қарамастан негізгі ұйымдардың құжаттарынан бөлек архивтік қорлар құрайды.

163. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес осы қоғамдық ұйым тіркелген сәттен бастап ұйымның жанында қызмет ететін қоғамдық ұйымның (кәсіподақтық, спорттық және басқа) құжаттары, ұйым архивіне сақтауға түскеннен кейін дербес архивтік қор құрайды немесе біріктірілген архивті құрай отырып, ұйымның архивіне қосылады.

164. Біріктірілген архивтік қор мынадай архивтік құжаттардан:

1) белгілі бір аумақта әрекет ететін, нысаналы мақсаты мен функциялары біртектес ұйымдардың;

2) белгілі бір аумақта қызмет ететін басшы орган және оған бағынысты ұйымдардың;

3) қызмет объектісімен біріктірілген ұйымдардың;

4) осы ұйымның қызметкерлері мүшелері болып табылатын қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа);

5) функциялары мұрагерлеріне толық немесе ішінара берілген болса және олардың мұрагерлеріне беріліп жатса, сонымен қатар, олардың істерін қалыптастыру үздіксіз процестер ретінде жүріп, бөлуге жатпайтын құжаттардың байланысты кешенін құруға әкеп соққан, бірінен соң бірін ауыстырған ұйымдардың архивтік құжаттарынан қалыптасады.

Құжаттары біріктірілген архивтік қорға кірген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептік құжаттарда көрсетіледі.

Біріктірілген архивтік қорды құрастырудың негізгі шарттары ретінде оның құрамына кірген нақты қорлар құжаттарының бөлінбестігі болып табылады.

165. Ұйымның әр архивтік қорына, тиісті қор қалыптастырушының ұйымдастыру-құқықтық нысанын, бағыныстылығын, хронологиялық реттілікпен барлық қайта атауларын, сондай-ақ орналасу жерін көрсете отырып, ресми атауы беріледі.

166. Архивтік қордың атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.

167. 1993 және 1995 жылдары Қазақстан Республикасының Конституциясын және Қазақстан Республикасының басқа да нормативтік құқықтық актілерін қабылдауға байланысты:

1) мыналардың:

Қазақ КСР Жоғарғы Кеңесінің (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесі);

Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің (Қазақстан Республикасының);

Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелік сотының;

Қазақстан Республикасының конституциясын (1993) қабылдағанға дейін қызмет еткен Қазақ ССР басқа да мемлекеттік органдарының архивтік қорлары жабылады;

2) жаңа архивтік қорлар пайда болды:

Қазақстан Республикасы Президентінің;

Қазақстан Республикасы Парламентінің. Қос палатаның – Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісінің және Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатының құжаттары екі архивтік қор құрайды;

Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының;

Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің;

Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесінің;

Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының;

Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің;

Қазақстан Ұлттық Банкінің;

Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, жергілікті сайлау комиссияларының;

Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің (1995 жылдан бастап Қазақстан Республикасы Үкіметінің);

Қазақстан Республикасы орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының;

әкімшілік басшыларының (1994 жылдан бастап ауылдық, кенттік, 1992 жылдан бастап облыстық, аудандық, қалалық) және облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың (1995 жылдан бастап), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың), қалалардағы аудандардың, аудандық маңызы бар қалалардың, кенттердің, ауылдардың, ауылдық округтердің әкімдері және олардың аппараттарының;

облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) мәслихаттары және олардың аппараттарының;

3) облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың, қалалардағы аудандардың, Қазақ КСР аудандық маңызы бар қалалардың халықтық депутаттар кеңесінің атқарушы комитетінің салалық басқарма және бөлімдерінің және міндеттері мен функциялары өзгеріссіз қалған тәуелсіздік кезеңіндегі Қазақстан Республикасының сәйкесінше мемлекеттік басқару органдарының архивтік құжаттары бірыңғай архивтік қорлар құрайды.

Бұндай жағдайда біріктірілген архивтік қор құрылуы мүмкін. Тәуелсіздік кезеңінде тиісті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары біріктірілген архивтік қорға дербес тізімдемемен енгізіледі. Тұрақты сақталатын істер тізімдемесіне титулдық парақ және алғы сөз құрастырылады.

168. Жергілікті өкілетті және атқарушы органдардың өзгеруіне (олардың біріктірілуі, бөлінуі, сонымен қатар, әкімшілік-аумақтық бірлігінің мәртебесінің ауысуы) байланысты құрылған жергілікті мемлекеттік басқару органдарының архивтік құжаттары жаңа архивтік қорлар құрайды.

169. Жергілікті уәкілетті және атқарушы органдардың атаулары немесе әкімшілік шекараларының өзгеруі сәйкесінше жергілікті мемлекеттік басқару органдарының және осы аумақта орналасқан басқа ұйымдардың архивтік құжаттарынан жаңа архивтік қорлар құруға негіз бола алмайды.

170. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жаңа архивтік қорлар мына жағдайларда:

1) ұйымның нысаналы мақсаты, қызметінің бейіні және функциялары өзгергенде.

Егер басқару органының негізінде, тікелей өндіріспен айналысатын ұйым пайда болса, онда оның құжаттары жаңа архивтік қор құрайды. Сондай-ақ өндірістік ұйым басқару органына өзгерген жағдайда осылай істелінеді.

Ұйымның құзыреті мен функциясы түбегейлі өзгерген және оның негізінде жаңа ұйым пайда болған кезде оның құжаттары жаңа архивтік қор құрайды;

2) ұйым мүлкінің меншік нысанының өзгеруімен ұйым қайта өзгеруіне (жекешелендіру, акционерлеу, ұлттандыру және басқа).

Ұйым мүлкінің меншік нысанының өзгеруімен өзгеруге ұшыраған мемлекеттік ұйымның архивтік құжаттарынан және жаңадан пайда болған ұйымдардың – құқықтық мұрагерлерінің архивтік құжаттарынан, шартқа (келісімге) сәйкес ұйымдардың – құқықтық мұрагерлерінің архивтік құжаттарын мемлекет меншігіне немесе мемлекеттік архивке сақтауға тапсырған жағдайда біріктірілген архив құруға рұқсат етіледі.Бұл жағдайда олардың құжаттары жеке тізімдемелермен енгізіледі.

Мұндай қордың тізімдемелеріне жеке титулдық парақтар және алғы сөздер құрастырылады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар алдынғы жеке құрам бойынша тізімдемені жалғастырады.

3) функцияларының барлығын немесе бір бөлігін бір немесе бірнеше жаңадан пайда болған ұйымдарға тапсырып ұйым таратылғанда, әрбір жаңа ұйымның құжаттары жаңа архивтік қорлар құрайды.

171. Басқа ұйымдарға құқық иелену тәртібімен құқықтары мен міндеттерін ауыстырусыз қызметін тоқтату ұйымның таратылуын білдіреді. Осы факторға сәйкес таратылған ұйымның құжаттары жеке архивтік қор құрайды.

172. Жаңа архивтік қор құруға мыналар:

1) ұйымның қызметінің немесе функциясының аумақтық шекарасының кеңеюі немесе тарылуы;

2) оларға алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын тапсырып, ұйымнан бір немесе бірнеше жаңа ұйымдар бөлініп шығуы;

3) алғашқы функциялары өзгертілмей, ұйымның бағыныстылығын, оның құрылымын өзгерту, қайта атау немесе атауына өзгерістер енгізу;

4) ұйым мүлкінің меншік нысанын өзгертусіз, осы ұйым құрылтайшысының ауысуы;

5) мемлекеттік мекеменің мемлекеттік кәсіпорынға өзгеруі және керісінше ауысуы негіз болып табылмайды.

Шаруашылық жүргізу құқығына негізделген мемлекеттік кәсіпорынның, жедел басқару құқығына негізделген мемлекеттік кәсіпорынға (қазынашылық кәсіпорын) және керісінше өзгеруі, құжаттарды жеке архивтік қорларға бөлу үшін негіз бола алмайды.

Егер кәсіпорындар (мекемелер) өз қызметін 1991 жылдан кейін мемлекеттіктер ретінде жалғастыратын жағдайда, мемлекеттік кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелердің құжаттары бірыңғай архивтік қор құрайды;

6) ұйымның республикалық меншіктен, коммуналдық меншікке және керісінше ауысуы негіз бола алмайды.

173. Архивтік қордың хронологиялық шектері болып табылады:

1) ұйымның архивтік қорының – нормативтік құқықтық актілердің негізінде белгіленетін олардың құрылған (тіркелген) және таратылған ресми даталары. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер бар болса, онда құрылған датасы ретінде ең алғаш қабылданған дата алынады;

2) біріктірілген архивтік қордың – құжаттары біріктірілген архивтік қордың құрамына енгізілген ұйымдар қызметінің мерзімі бойынша ең ерте құрылған (тіркелген) және ең кеш таратылған даталары.

2-параграф. Архив қоры шегіндегі құжаттарды ұйымдастыру тәртібі

174. Сақтау бірлігі – физикалық тұрғыдан жеке алынған құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттардың жиынтығы архивтік қор шегінде есепке алу және жіктеу бірлігі болып табылады.

Қағаз жүзіндегі архивтік құжаттардың сақтау бірлігі ретінде іс болып табылады. Іс – бөлек алынған тысқа, папкаға салынған жеке (леген) архивтік құжат (тар).

Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бірліктері бойынша есепке алынады.

175. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бірліктері болып мыналар табылады:

1) киноқұжаттар үшін – киношығармаға немесе белгілі бір оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

2) фотоқұжаттар үшін – мағыналық мазмұнымен біріктірілген, бір оқиғаны көрсететін сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

3) үнқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше шығармаларының дыбыстық жазбасы бар бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаның, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа да белгілермен біріктірілген әдебиет пен өнердің бір немесе бірнеше шығармалары жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.

176. Дыбыс-бейне құжаттарының сақтау бірліктері болып мыналар табылады:

1) киноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан жеке алынған киноүлдір орамы;

2) фотоқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан жеке алынған кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), диафильмнің рулоны, фотобасылым, фотоальбом, дискілі тасымалдаушы және панорамалық түсірілімнің физикалық жеке алынған кадлары;

3) фоноқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан жеке алынған магниттік таспаның рулоны, дисклі тасымалдаушы және физикалық тұрғыдан жеке алынған дыбыс кассета;

4) бейнеқұжаттар үшін – физикалық тұрғыдан жеке алынған бейне кассета, физикалық тұрғыдан жеке алынған дисклі тасымалдаушы.

177. Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бір немесе бірнеше файлдар жазылған, бірыңғай бағдарламалық - ақпараттық нысанды (мәтін, гипер мәтін, мультимедиялық нысан, мәліметтер базасы, мәліметтер банкі, білім базасы) құрайтын сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерінің жинақтамасы, сонымен қатар, ілеспе құжаттама болып табылады.

178. Электронды құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспе құжаттамасы бар физикалық тұрғыдан жеке алынған тасымалдаушы (қатты диск, компакт – дискі және басқа да заманауи тасымалдаушылар) қабылданады

179. Жүйеленген сақтау бірліктері (істер) істердің тізімдемесіне енгізіледі және олардың есепке алынуын, іздестірілуін және пайдалануын қамтамасыз ету тәртіппен ресімделеді.

Істер архивтік қордың шегінде оларды ішкі ұйымдастыруға негіз болып табылатын жүйелеу сұлбасына (істер номенклатурасына) сәйкес жүйеленеді және істер тізімдемесімен (тізімдемелерімен) бекітіледі.

180. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімделеріне енгізілген істер және істер номенклатурасы бойынша берілген уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істер, ұйымның архивтік қорының ішінде хронологиялық-құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық) немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық) жіктеу белгілері ескеріліп орналастырылады.

181. Жүйелеудің хронологиялық-құрылымдық сұлбасы жұмыс істеп жатқан ұйымның (осы архивтік қорлар құжаттарының одан әрі толықтырылуы ескеріліп және құрылымы жиі өзгерген, таратылған ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады). Жүйелеудің бұл сұлбасы қолданғанда сақтау бірліктері архивтік қорда олардың құрылу уақыты (жылдар, кезеңдер бойынша) бойынша, ал әр хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

182. Жүйелеудің құрылымдық-хронологиялық сұлбасы құрылымы тұрақты, өзгеруі сирек болатын ұйымдардың қорларына қатысты, сондай-ақ, таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелегенде қолданылады.

Жүйелеудің бұл сұлбасы қолданғанда сақтау бірліктері қор қалыптастырушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, ал әр құрылымдық топтың шегінде – сақтау бірліктерінің қалыптасу уақыты бойынша топтастырылады.

183. Жүйелеудің хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық сұлбалары құрылымы жиі өзгерген немесе құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық сұлба бойынша жүйелегенде оларды топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейін қор қалыптастырушының қызметінің функциялары (түрлері, бағыттары) бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істердің кіші топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау және өткізу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады.

Сақтау бірліктерін жүйелеудің функционалдық-хронологиялық сұлбасы бойынша жүйелегенде, олар алғашқыда қор қалыптастырушының функциялары бойынша, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.

184. Құрылымдары жоқ ұйымдардың архивтік қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық жүйелеу сұлбасы – алдымен хронология бойынша әр жылдардағы сақтау бірліктерінің түрлері бойынша немесе алдымен сақтау бірліктерінің түрлері бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әр түрдің ішінде хронология бойынша қолданылады.

185. Сақтау бірліктері жүйелеудің сұлбасы бойынша келесі тәртіппен:

1) өндірісті жалғастыру үшін сақтау бірліктері іс жүргізуі басталған жылға немесе осы ұйымға (құрылымдық бөлімшеге) басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) түскен жылға жатқызылады;

2) жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты материалдар бар сақтау бірліктері олардың құрастырылу датасына қарамастан олар қай жылға арналып немесе қай жыл үшін құрастырылды, сол жылға жатқызылады, ұзақ мерзімді жоспарлар олар қолданылатын бастапқы жылға, ал осы жылдар үшін есептер – есептік кезеңнің соңғы жылына жатқызылады;

3) бір бөлімшенің іс жүргізуінде басталған және жалғастыру үшін басқа бөлімшеге берілген сақтау бірліктері, олар аяқталған бөлімшеге жатқызылады (бұл ретте бірінші бөлімшенің атауы жақшаға алынады және соңғысының атауы жазылады);

4) жылдың немесе хронологиялық кезеңнің шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығына қарай (немесе - құжаттардың түрлері мен әр түрлілігінің маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша) орналастырылады;

5) жеке істер болып табылатын сақтау бірліктері қызметкерлердің жұмыстан босатылған жылдары және тектерінің әліпбиі бойынша жүйелеу арқылы топтастырылады.

186. Жүйелеудің соңғы (аяқтаушы) кезеңдерінде сақтау бірліктері, олардың маңыздылығы немесе хронологиясы бойынша орналастырылады.

187. Электрондық құжаттар ақпаратты тасымалдаушылар түрлері (магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар) бойынша, түрлердің ішінде - ақпаратты ұсыну форматтары бойынша, және одан әрі - жазылған ақпараттың сипаты бойынша жүйеленеді.

188. Біріктірілген архивтік қорда сақтау бірліктері қор қалыптастырушының маңыздылығы, олардың пайда болу хронологиясы, әліпбилік атаулары бойынша орналастырылады. Біріктірілген архивтік қорға енгізілген әр қордың шегінде, жүйелеудің әр түрлі сұлбалары қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметінің сипатымен, олардың құжаттарының құрамымен және көлемімен анықталады. Біртекті ұйымдардың архивтік қорлары үшін жүйелеудің ортақ сұлбасы қолданылады.

189. Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағы қолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихының архивтік қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актілер, сот органдарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқа бөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.

190. Архивтік қордың ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлері бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік құжаттама) орналастырылады.

191. Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.

Жобалық құжаттама:

1) тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;

2) өнеркәсіптік құрылыс бойынша;

3) ауыл шаруашылықтық құрылыс бойынша;

4) энергетикалық және су шаруашылықтық құрылыс бойынша;

5) көліктік құрылыс бойынша бөлінеді.

Әр топ одан да кіші топтарға жүйелене алады.

Жобалық кезеңнің құжаттары, жобалаудың қабылданған бір ізділік бойынша орналастырылады.

Үлгілік жобалар сериялардың нөмірлері бойынша орналастырылады.

192. Конструкторлық құжаттама әзірлемелер түрлері бойынша, хронология немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктеріне сәйкес түйіндер бойынша орналастырылады.

Түрлендірілген бұйымға конструкторлық құжаттама бүтіндей базалық бұйымға жасалған құжаттамадан немесе бұйымның қай бөлігіне түрлендіру бар сол бөлігінен кейін орналастырылады.

Бұйымдардың сынақтары бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жылдың шегінде – техниканың арналуы, тіркеу нөмірлері бойынша орналастырылады.

193. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.

194. Ғылыми-зерттеу құжаттамасы хронологиялық қағида бойынша, жыл шегінде – тақырыптардың нөмірлері, инвентарлық нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезінде берілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, олардың атауларының әліпбиі немесе әзірлеуші – авторлардың (жауапты орындаушылардың) тектері бойынша, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.

Өзге ұйымдардың тапсырыстары бойынша орындалған есептер бөлек жүйеленеді.

195. Патенттік – лицензиялық құжаттама мынадай түрлер:

1) өнеркәсіптік меншік нысандарының (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік сорттары, тауар белгілері, қызмет көрсету белгілері);

2) күзеттік құжаттың (патенттер, куәліктер) бойынша орналастырылады.

Әр түрдің шегінде – патенттер мен куәліктердің нөмірлері бойынша, күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері және күзеттік құжаты беруден бас тарту туралы шешім қабылданған өтінімдердің нөмірлері бойынша.

196. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино және телесюжеттер;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай, жеке кино - теле сюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктері (жинақтамалар);

4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматына (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

Сақтау бірліктері жинақтаманың элементтері бойынша, ал олардың ішінде – киноқұжат бөліктерінің реттік нөмірі бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың жинақтамасы түпнұсқадан және бір фильмге, арнайы шығарылымға, киножурналға, кино және телесюжетке қатысты көшірмелерден тұрады.

Белгілі бір түрдің киноқұжаттары мен бейнеқұжаттарына жеке тізімдеме құрастырылады.

197. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген өлшемдері (2 саны 2,5см., х 3,5.см., 3 – 6 см. х 6 см., 4 – 6 см. х 9 см., 5 – 9 см. х 12 см., 6 – 10 см. х 15 см., 7 – 13 см. х 18 см., 8 – 18 см. х 24 см.) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, өлшемдері 6-8 негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фото басылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) "Э" әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (цифрлық немесе басқа заманауи тасымалдаушылардағы фотоқұжаттар).

Белгілі бір түрдің фотоқұжаттарына жеке тізімдеме құрастырылады.

198. Үнқұжаттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері бойынша – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Жазбаның белгілі бір түрінің үнқұжаттарына жеке тізімдеме құрастырылады. Түрлерінің ішінде үнқұжаттар сақтау бірліктері және жинақтамалар бойынша орналастырылады.

Есепке алу бірліктерінің ішінде сақтау бірліктері этикеткаларда бейнеленген өндірістік нөмірлердің тәртібімен, ал жинақтаманың ішінде мынадай реттілікпен - түпнұсқалар, көшірмелер болып орналастырылады.

Үнқұжаттың жинақтамасы белгілі бір есепке алу бірлігіне жататын түпнұсқадан және көшірмелерден тұрады.

3-параграф. Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі

199. Ұлттық архив қорының құжаттары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес белгіленген (шарттық) мерзімдері өткеннен кейін ұйым күші мен қаражаты есебімен мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсырылуы тиіс.";

200. Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған, дәстүрлі (қағаздағы) және электронды тасымалдаушылардағы құжаттардың уақытша сақталуының мынадай шектеулі мерзімдері:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;

2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;

3) акцияларының бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;

4) облыстың, республикалық мәні бар қаланың, астананың жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;

5) облыстық, республикалық мәні бар қалалық, астаналық деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;

6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;

7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары - 5 жыл;

8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық іс-әрекеттердің жазбалары және сот істері мен құжаттары – 75 жыл;

9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;

10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;

11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;

12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;

13) геодезия құжаттамасы – 25 жыл;

14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл;

15) дыбыстық бейнелік құжаттама – 3 жыл болып белгіленеді.

201. Ұйымның жеке архивтеріндегі Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электронды ақпарат тасымалдаушылардағы құжаттардың сақтау мерзімдері "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес құжаттардың меншік иесі мен архив ісі саласындағы уәкілетті орган немесе ұйым архивінің орналасқан орнына байланысты, облыстың, республикалық мәні бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органдары арасында жасалған шарттарда көрсетіледі.

202. Құжаттарды тапсыру тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тізімдемесі негізінде мемлекеттік архивпен келісе отырып, ұйым басшысы бекіткен кестеге сәйкес жүзеге асырылады.

203. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен олардың бар болуы арасында айырмашылықтар табылған жағдайда, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда тапсырылғандарының іс жүзіндегі саны және жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.

204. Істерді тапсыру қабылдау-тапсыру актімен ресімделеді, онда қосымша жоқ істердің (құжаттардың) нөмірлері, олардың жоқ болу себептері - іздестіру жөніндегі шаралар көрсетіле отырып, актіге қоса берілетін анықтамада жазылады.

205. Іздестірілуі нәтиже бермей, табылмаған істерге (құжаттарға) ұйым басшысымен бекітілетін, жоғалғандығы туралы акті жасалады.

206. Басқарушылық және ғылыми-техникалық құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен, дыбыстық-бейнелік құжаттардың түпнұсқалары - көшірмелерімен ауыстырылады.

207. "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар басқарушылық құжаттардан, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы №51 қбпү қаулысымен бекітілген Мемлекеттік органдар жұмысының ережелеріне сәйкес№ бұл белгі ұйымның ОСК (СК) шешімі негізінде алынады.

208. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдемелердің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттама жинақтамасының құрамына енетін құжаттар, тасымалдаушылардың түрлері көрсетілген ілеспе хатпен мемлекеттік сақтауға тапсырылады.

209. Электронды құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттік архивке тапсырған кезде мыналар:

1) тапсырылатын құжаттардың толық жинақталуы;

2) ілеспе құжаттаманың толық жинақталуы және дұрыс құрастырылуы;

3) тасымалдаушылардың физикалық және техникалық жай-күйі;

4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар болуы;

5) мемлекеттік архивтің бағдарламалық құрылдарымен бақылау сипаттамаларының көрсетілуі тексеріледі.

210. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттік архивте бақылау сипаттамаларын әзірлеу және тексеру үшін пайдаланатын бағдарламалық құралдар бір-біріне сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттік архивтің жұмыскерлері ұйымның өкілін қатыстыра отырып, өздерінің бағдарламалық құралдарымен бақылау сипаттамаларын қайтадан әзірлейді. Бұл бақылау сипаттамалары электрондық құжаттарды қабылдау-тапсыру актісінде көрсетіледі.

Ілеспе құжаттама дұрыс дайындалмаған жағдайда электронды құжаттары бар тасымалдаушылар және ілеспе құжаттама қайта пысықтауға ұйымға қайтарылады.

5-тарау. Құжаттарды есепке алу
1-параграф. Ұйым архивінің құжаттарын есепке алу тәртібі

211. Ұйым архивінде құжаттарды есепке алу – архивтік құжаттардың есепке алу бірліктерімен берілген саны мен құрамын анықтау және әрбір есепке алу бірлігін белгілі бір кешенге және оларды есептік құжаттардағы жалпы санына жатқызуды белгілеу.

Есептік құжаттар бекітілген нысанда архивтік құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын және жай-күйін есепке алу бірлігімен белгілейтін құжаттар кешені болып табылады.

Ұйым архивінде құжаттарды есепке алу олардың сақталуын және бар-жоғын бақылауды қамтамасыз етудің бірден-бір құралы болып табылады.

212. Архивте сақтауда тұрған барлық құжаттар, оның ішінде өңделмеген және бұл архивке жатпайтындары да есепке алынуы тиіс.

Ұйымның архиві, архив ісі саласындағы уәкілетті органмен белгіленген тәртіппен ұйым архивінде сақтауда тұрған Ұлттық архив қорының құжаттарын есепке алуды жүзеге асырады және есептік мәліметті тиісті архивтік мекемеге жібереді.

213. Есепке алу архивтік құжаттарға (есепке алу бірліктеріне, сақтау бірліктеріне), архивтік шифрдің бір бөлігі болып табылатын, нөмірлер беру арқылы жүргізіледі.

Архивтік шифр – оның есепке алынуын және сәйкестендірілуін қамтамасыз ету мақсатында әрбір сақтау бірлігіне қойылатын белгі. Архивтік шифр - мемлекеттік архивке тұрақты сақталуға алғаш рет келіп түскен құжаттарды ресімдегеннен кейін мемлекеттік архивпен берілетін архивтік қордың, тізімдеменің, сақтау бірлігінің нөмірлерінен тұрады.

214. Тасымалдаушының түріне, ақпаратты бекіту әдісіне және техникасына қарамастан құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері:

1) архивтік қор, архивтік коллекция;

2) сақтау бірлігі болып табылады.

215. Ұйым архивінде құжаттарды есепке алу:

1) бірыңғай есепке алу бірліктерін қолданумен көрінетін орталықтандыру;

2) архивтік құжаттармен жұмыс жасаудың барлық сатысында оларды есепке алудың сабақтастығын сақтауға негізделген бірыңғайлау;

3) есепке алу құжаттарына уақытылы және жедел өзгерістер енгізумен немесе жаңа есепке алу құжаттарын құрастырумен қамтамасыз етілетін динамикалық;

4) есепке алудың толықтығы және шүбәсіздігі қағидаттарын сақтау арқылы жасалады.

216. Істердің, құжаттардың тізімдемесінен басқа есептік құжаттар қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берілмейді.

Барлық есептік құжаттар архив қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

217. Негізгі есептік құжаттардағы әрбір жазбаның негізі ұйым архивіне құжаттардың келіп түсуі, басқа ұйымның архивіне немесе мемлекеттік архивке тапсыруға байланысты ұйым архивінен құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлінуі, іздестіру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлінуі болып табылады.

218. Негізгі есептік құжаттар:

1) ұйым архивіне келіп түскен және шыққан әрбір құжатты, сондай-ақ уақытша сақтауға келіп түскен және белгілі бір хронологиялық уақытта шығарылған құжаттардың саны мен құрамын, олардың жай-күйінің сипаттамасын есепке алуға арналған, осы Қағидалардың 23-қосымшасындағы нысанға сәйкес есепке алу кітабы;

2) осы Қағидалардың 1-9-қосымшаларындағы нысандарға сәйкес сақтау бірліктерді жекелеп және жиынтық түрде есепке алу, оларды жүйелеудің тәртібін бекіту, атаулары осы тізімдемеге енгізілген құжаттардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді есепке алу үшін жасалған істердің, құжаттардың тізімдемесі;

Істер, құжаттар тізімдемесі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істерді есепке алудың бастапқы есептік құжаты болып табылады.

Қандай да болмасын аяқталған тізімдеменің барлық істері шығарылса да оның нөмірі басқа тізімдемеге берілмейді. "Ескертпе" бағанында әрбір шығарылған сақтау бірлігінің (есепке алу бірлігінің) тұсына "Шығарылған" деген белгі қойылады.

Жекелеп есепке алу әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке нөмір бекіту жолымен жүзеге асырылады.

Тізімдемелердегі істерді, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тізімдемеге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бірліктерінің саны (цифрлармен және дөңгелек жақшаның ішінде жазумен), жиынтық тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі, бар болса жазылмай қалып қойған нөмірлер, литерлік нөмірлері бар сақтау бірліктері, шығарылған сақтау бірліктері туралы ескертіледі.

Жылдық бөлімдерден тұратын аяқталған істер, құжаттар тізімдемелерінде барлық тізімдемелерге ортақ қорытынды жазба болады.

Істердің шығарылуына, келіп түсуіне, біріктірілуіне немесе бөлінуіне байланысты тізімдемедегі істер, құжаттар көлемінің әрбір өзгерісі тиісті құжаттар негізінде тізімдемеге жасалған қорытынды жазбада көрсетіледі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер, құжаттар тізімдемелері тиісті істердің жиынтық тізімдемесін құрастырғанға дейін есептік құжат есебінде пайдаланылады, тізімдемеге енген жылдардың істері мемлекеттік архивтің тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін қор істерінде сақталады.

3) осы Қағидалардың 24-қосымшасындағы нысанға сәйкес істегі парақтар санын есепке алу үшін жасалатын істің куәландырма парағы;

4) осы Қағидалардың 25-28-қосымшаларындағы нысандарға сәйкес ұйымдар архивтерінің паспорттары;

5) қор ісі - қор жасаушы мен қор тарихы жөніндегі құжаттар кешені және әрбір архивтік қорға жасалады.

Ұйым архиві қағаз және/немесе электронды тасымалдаушыларда жүргізілетін қосымша есептік құжаттар жасауға құқылы.

219. Құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы архивтік қорлар және істер құрамы мен көлеміндегі барлық ағымдағы және қорытынды өзгерістерді (әрбір жылдың 1 қаңтарына) есепке алуға арналған. Құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы ұйым архивінің паспортын жасау үшін негіз болады.

Әрбір келіп түсу немесе шығу дербес реттік нөмір алады.

Егер құжаттар бірнеше архивтік қорлардан келіп түссе, онда әрбір архивтік қор бойынша деректер (архивтік қордың атауы, бар болса оның нөмірі және тағы басқалары) сол реттік нөмірмен жаңа жолдан жазылады.

Жыл сайынғы құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабында жыл бойы келіп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.

220. Қордың ісі әрбір архивтік қорға жасалады. Оған қор жасаушы-ұйымның тарихын көрсететін және оның архивтік қорының құжаттары енгізіледі:

1) тарихи анықтама;

2) архивтік қорды жүйелеу сұлбасы;

3) тексеріс парақтары;

4) ұйымның құрылымдық бөлімшелері істерінің тізімдемелері (осы жылдардың істері мемлекеттік архивтің тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін);

5) тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға істерді, құжаттарды тапсыру актілері;

6) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер;

7) табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкалары;

8) істердің бар болуы мен жай-күйіне тексерістер жүргізгені туралы актілер және архивтік қордың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді белгілейтін басқа да құжаттар ұйым архивінің барлық есептік құжаттарына өзгерістер енгізілгені туралы белгімен ғана қор ісіне енгізіледі. Актілер архивтік қор шегінде актілердің түрлері бойынша жалпы тәртіппен нөмірленеді.

Архивтік қор істеріндегі барлық құжаттар олардың құрылуының хронологиялық ретімен орналастырылады. Қор істерінің құжаттарына ішкі тізімдеме жасалады, істің парақтары нөмірленеді, қор ісіне куәландырма жазба толтырылады. Қордың толықтырылуына қарай куәландыру жазбасы мен ішкі тізімдеме қайта жасалады.

Қордың әр ісіне тиісті архивтік қордың нөмірі қойылады.

221. Ұйым архивінің паспорты жыл сайын жасалады және одан әрі Ұлттық архив қоры және оны толықтыру көздері құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталогына) (бұдан әрі - Жинақ) мәліметтерді енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік архивке тапсырылады, оны жүргізу "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңымен көзделген.

2-параграф. Ғылыми-техникалық, электронды құжаттаманы есепке алу тәртібі

222. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбір есепке алынатын бірлігі негізгі тіркеу құжаттарынан басқа осы Қағидалардың 29, 30-қосымшаларындағы нысандарға сәйкес инвентарлық кітаптарда және ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкаларында тіркеледі және есепке алынады. Ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алу мақсатына тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттаманың жобалар, проблемалар тізбелері қолданылады.

223. Инвентарлық кітаптар сызбалардың, титулдық парақтардың негізгі жазуларының деректері негізінде толтырылады.

224. Инвентарлық нөмір бірнеше парақтан тұратын жобалық, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың түпнұсқалары мен телқұжаттарының әр парағына қойылады.

225. Инвентарлық кітаптары ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) әр түрі бойынша жеке жүргізіледі.

226. Жобалық құжаттаманың түпнұсқаларын тіркеу жобаның келіп түсуіне қарай жеке дербес бөліктері бойынша жүргізіледі.

Жеке инвентарлық кітаптар:

1) жобалық құжаттаманың түпнұсқаларына;

2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшірмелеріне;

3) үлгілік жобаларға жүргізіледі.

Көшірмеленген жобалық құжаттама түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тіркеледі.

227. Конструкторлық және технологиялық құжаттама үшін түпнұсқалар мен басқа ұйымдардан келіп түскен сызбаларды түгендеу есепке алу кітаптары негізгі және қосалқы өндіріс бұйымдарына жеке-жеке жүргізіледі.

Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған түпнұсқалары байланыстылығы бойынша парақтап тіркеледі.

Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшірмелері әрбір папкаға, альбомға немесе жеке құжатқа жасалатын жеке инвентарлық кітапта және есепке алу карточкаларында тіркеледі.

228. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшін осы Қағидалардың 31-қосымшасындағы нысанға сәйкес жеке түгендеу кітаптары жүргізіледі.

229. Патенттік құжаттама өнер табысқа патент алуға берген өтініштерді тіркейтін журналдарда осы Қағидалардың 32-қосымшасындағы нысанға сәйкес тіркеледі.

230. Әрбір электронды құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет осы Қағидалардың 33-қосымшасының нысанына сәйкес деректердің есептік базасына немесе есептік карточкаларына енгізіледі.

Электронды құжаттар қор жасаушы-ұйымның архивтік қорының құрамында тұрақты сақталатын электронды құжаттардың тізімдемелері, есепке алу бірліктері және сақтау бірліктері бойынша есепке алынады. Электронды ақпарат тасымалдаушылардағы құжаттардың ақпараттық көлемі мегабайттарда (бұдан әрі-Мбт) көрсетіледі.

231. Ұйымның электрондық архивіне электронды құжаттардың уақытша сақтауға келіп түсуі, құжаттардың түсуі мен шығуының жалпы кітабында есепке алынады. Әрбір келіп түсу мен шығудың, сондай-ақ жыл сайынғы және қорытындысы өсетін жазбалардағы құжаттардың саны бөлшек түрінде - есепке алу бірліктерінде/сақтау бірліктерінде/Мбайттарда көрсетіледі.

232. Жаңа тасымалдаушыларға қайта жазу немесе көшіру (айырбастау) салдарынан болған сақтау бірлігінде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлеміндегі санының өзгеруі, осы Қағидалардың 34-қосымшасындағы нысанға сәйкес қайта жазу мен көшіру туралы актіде, электрондық құжаттардың тізімдемесіне жасалған жаңа қорытынды жазбада жазылады.

233. Электрондық құжаттар сақтайтын ұйым архивінің паспортында қағаз тасымалдаушыларда аналогтары жоқ арнаулы ақпараттық ресурстар ескеріледі.

Төлқұжат жыл сайын жасалады және Жинаққа мәліметтерді одан әрі енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік архивке жіберіледі.

234. Электрондық құжаттарды көшіру мен қайта жазуды есепке алатын журнал қосалқы есептік құжат болып табылады.

3-параграф. Деректер базасын есепке алу және жүргізу тәртібі

235. Деректер базасының есебі мынадай мақсаттарда жүргізіледі:

1) ұйымның ведомстволық, жеке меншік архивінің паспортын автоматтандырылған режимде жасау;

2) автоматтандырылған режимде әртүрлі статистикалық мәліметтер, талдау кестелер, оның ішінде архивтік құжаттар көлемінің, құрамы мен жай-күйінің өзгерістерінің динамикасы туралы дайындау;

3) ұйым архивінде белгіленген уақыт аралығындағы құжаттардың бар-жоғы туралы жедел мәліметтер беру.

236. Есептік деректер базаларының деректемелер тізбесі есепке алу нысанын сипаттайтын негізгі көрсеткіштерге сәйкес жасалады – архивтік қор, сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, тиісті жиынтық істер тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы.

237. Есептік деректер базасы ұйым архивінде бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста әрекет етеді және мемлекеттік архивтердің сәйкес есептік деректер базаларымен үйлесетін талаптарға жауап береді.

Есептік деректер базасы мен дәстүрлі негізгі есептік құжаттар сабақтастығы деректер базаларында негізгі есептік құжаттардың деректемелерін қолданумен қамтамасыз етіледі.

238. Есептік деректер базалары есептік құжаттар негізінде толтырылады. Есептік деректер базасын біркелкі толтыру мен жүргізуді қамтамасыз ету үшін деректер базасының әрбір деректемесінің мазмұнын және оның жүргізілуін ұйымдастыруды сипаттайтын нұсқаулық әзірленеді. Жұмыс басталар алдында ұйымның ведомстволық жеке меншік архивінің есептік құжаттарына мақсатты түрде салыстыру жұмысы жүргізіледі.

6-тарау. Архивтік құжаттарды пайдалану
1-параграф. Ғылыми-анықтамалық аппарат үшін архивтік құжаттарды сипаттау тәртібі

239. Архив пайдаланушыларға архивтік құжаттарға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-іздестіру құралдарын) (бұдан әрі – ҒАА) ұсынады (архивтік құжаттарды және олардағы құжаттық ақпаратты іздестіруге арналған архивтік анықтамалықтарда берілген архивтік құжаттардың сипаттамалар жиынтығы).

240. Бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде жасалатын, архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы бірімен-бірі өзара байланысты және бірін-бірі толықтырып тұратын архивтік анықтамалықтар кешені (архивтің ҒАА жүйесі), өзіне негізгі архивтік анықтамалықтарды (істер, құжаттар тізімдемесі, жөнсілтер, жүйелі каталог) және қосымша архивтік анықтамалықтарды (көрсеткіш, шолу) қамтиды. Қосымша архивтік анықтамалықтарды жүргізудің мақсатқа сайлығын ұйымның архиві белгілейді.

241. Ғылыми-анықтамалық аппараттың жүйесінде ұйымдардың іс жүргізуінде және архивтерінде құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың сабақтастығы, оның мемлекеттік архивтердің ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесімен үйлесімдігі іске асырылады.

Ұйымдар архивтерінің ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.

242. Архивтік құжаттарды сипаттау (архивтік анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

1) архивтік қор;

2) сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі;

3) архивтік құжат.

243. Архивтік анықтамалықтың негізі мынадай мәліметтерді баяндайтын сипаттау бап болып табылады:

1) сәйкестендіру ақпаратты (архивтік қордың, сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің, архивтік құжаттың атауы мен анықтамалық деректерін);

2) ақпараттың құрамы мен мазмұны туралы;

3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және пайдалану шарттары туралы;

4) архивтік қордың тарихы бойынша (архивтік қордың деңгейі үшін).

244. Қажет болған жағдайда тізімдемені сипаттауға түпнұсқалардың тұрған орны туралы қосымша мәлімет - қор жасаушының архивтік құжаттары басқа архивтік қор құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы енгізіледі.

245. Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы өзіне:

1) архивтік қордың атауын қамтиды;

2) архивтік қор туралы анықтамалық деректерді қамтиды. Архивтік қор туралы анықтамалық деректер архивтік шифрдің (қор нөмірі) элементтерінен, құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі және/немесе есепке алу бірліктеріндегі архивтік қордың көлемінен, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың шеткі даталарынан бар қор ішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесінен тұрады.

3) қордың тарихи анықтамасын қамтиды. Қордың тарихи анықтамасы қор жасаушының тарихы бойынша ақпараттан және архивтік қордың тарихынан тұрады.

Қор жасаушының тарихы бойынша мәлімет өзіне - оның құрылған, атауының өзгерген, қайта ұйымдастырылған, таратылғанын даталарын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерінің атауын қамтиды.

Жеке тектік архивтік қордың қор жасаушысы туралы мәлімет өзіне оның қысқаша өмірбаян деректерін (тегін, есімін, әкесінің атын, бүркеншік есімін, қыз кезіндегі тегін, өмірінің даталарын, мамандығын, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректерін) қамтиды. Отбасылық, тектік архивтік қор үшін сондай мәлімет әрбір туыстары туралы беріледі. Біріктірілген архивтік қорға ортақ тарихи анықтама жасалады.

Архивтік қор тарихы бойынша мәлімет оның архивке келіп түскен датасын, архивтік құжаттардың көлемі мен шеткі даталарын, олардың сақталу дәрежесін, қалыптастыру, сипаттау және жүйелеу ерекшеліктерін, архивтік қордың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер мен олардың себептері, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың архивтік құжаттарының бар болуы туралы (қорға енгізілуі), архивтік қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Архивтік коллекция үшін уақыты, шарттары, оның жасалуының себептері, қалыптастыру қағидаттары, архивке келіп түскенге дейінгі коллекцияның тұрған орны, құрастырушы туралы мәліметтер көрсетіледі.

Қордың тарихи анықтамасы архивтік қордың көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қор жасаушы қайта ұйымдастырылған, құрылымы, функциялары өзгерген және тағы сол сияқты жағдайларда толықтырылады;

4) архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аңдатпаны қамтиды. Архивтік қордың архивтік құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы аңдатпасы тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып қор жасаушының қызмет бағытын айқындайтын құжаттардың түрі бойынша қысқаша қорытынды сипатын және тақырыптары бойынша олардың мазмұнын қамтиды;

5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпаратты қамтиды. Архивтік қордың архивтік құжаттарына қол жеткізудің және оларды пайдаланудың шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шектелген архивтік құжаттардың бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқаларының бар болуы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі объектілеріне жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы, пайдалану қорының бар болуы туралы мәліметтерді қамтиды;

6) библиографияны қамтиды. Архивтік қорға жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен оның негізінде орындалған қорлар бойынша құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.

246. Архивтік анықтамалықтың сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі деңгейіндегі сипаттамалық бабы:

1) сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;

2) ескі инвентарлық нөмірін;

3) сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің тақырыбын қамтиды.

Басқару құжаттамасының сақтау бірлігінің, жеке тектік архивтік құжаттардың сақтау бірлігінің тақырыбы:

архивтік құжаттар түрінің атауын;

архивтік құжаттың (тардың) авторын (ларын);

құжаттар жіберілген немесе олардан алынған адресатты (тарды) немесе корреспондентті (терді);

көрсетілген құжаттардың мазмұны қатысты болатын мәселені немесе нәрсені, оқиғаның, фактінің, орнының атауын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін;

оқиғаның датасын қамтиды.

Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат - "авторы белгісіз", "датасы жоқ", "ж....бұрын емес" және тағы басқалар жазылады.

Жобалық немесе конструкторлық құжаттаманың сақтау бірлігінің тақырыбы объектінің шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода/телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, өндірілу датасын және/немесе түсірілімнің датасын, түсірілімнің режиссерінің және/немесе операторының тегі мен аты-жөнін, құжаттың тілін қамтиды.

Үнқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы үнқұжаттың атауын және жанрын, үнқұжатта айқындалған оқиғаның атауын, орнын және датасын қамтиды. Үнқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле-немесе радиохабардың, сөйлеген сөздің, әңгіме және басқалардың негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер шығармасының жазбасы бар үнқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы шығарманың және оның жанрының атауын, егер үнқұжаттың авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған шығарма болса, жақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын, шығарманың өзінің, оның өңделгенінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен аты-жөндерін, үнқұжаттың тілін қамтиды.

Үнқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы бейнелеудің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен аты-жөнін, түсірілімнің орны мен датасын қамтиды.

4) мыналардан тұратын сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі туралы анықтамалық деректерді:

архивтік шифр (қор нөмірлері, істер, құжаттар тізімдемесі нөмірлері, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігінің нөмірлері) элементтерінен;

сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі көлемінен (қағаз негіздегі архивтік құжаттар үшін – парақтар саны, кино-, бейне-, үнқұжаттар үшін (түріне байланысты) есепке алу бірлігіндегі сақтау бірлігінің немесе сақтау бірлігіндегі есепке алу бірлігінің саны, метражы, хронометражы, дыбысталған уақыты (минуттармен және секундармен), фотоқұжаттар үшін сақтау бірлігін құрайтын негативтер саны, фотоальбомдар үшін фотосуреттердің саны);

архивтік құжаттардың шеткі даталарынан, дыбыстық-бейнелік құжаттар үшін жазу немесе қайта жазу датасынан;

5) түпнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқаудан;

6) тасымалдаушының түріне немесе жарыққа шығару әдісіне нұсқаудан. Сипаттау кезінде сақтау бірлігін/есепке алу бірлігін материалдық тасымалдаушының түрлері ретінде көрсетіледі:

басқару құжаттамасы мен жеке тектік архивтік құжаттар үшін – қағаз, калька, пергамент және сол сияқтылар;

граммофонмен жазылған үнқұжаттар үшін – тасымалдаушының материалы;

магнитті жазылған үнқұжаттар үшін – магнитті таспаның тұрпаты;

бейнеқұжаттар үшін – жазбаның форматы;

фото-және кино құжаттар үшін – үлдірдің форматы мен негізі, түсін жеткізуі;

электрондық құжаттар үшін – компакт-дискі және/немесе басқа тасымалдаушы;

7) архивтік құжаттарға қол жеткізу және пайдалану шарттары, тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне қол жеткізудің шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шектелген архивтік құжаттардың бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі объектілеріне жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы мәліметті, пайдалану қорының бар екені туралы, архивтік құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы, сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне ҒАА бар екені туралы мәліметтерді қамтиды.

Сипаттамалық бап архивтік қор мен оның құрылымдық бөліктерінің (істер, құжаттар тізімдемесі) атауымен, жекелеген архивтік құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі/ есепке алу бірлігі топтарының аңдатпасымен толықтырылады.

249. Архивтік анықтамалықтың сипаттамалық бабы архивтік құжат деңгейінде қамтиды:

1) тақырыбын. Архивтік құжаттың тақырыбы - архивтік құжат түрінің атауын, авторын, құжат жіберілген немесе одан алынған адресатты немесе корреспондентті, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, орынның атауын, оқиғаның датасын қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа - "авторы анықталған жоқ", "датасы қойылмаған" деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, тақырыбында айқындалмаған осы құжаттың мазмұнын ашатын аңдатпамен толықтырылады;

2) архивтік құжат туралы анықтамалық деректерді. Архивтік құжаттар туралы анықтамалық деректер архивтік шифр (қор нөмірінен, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірінен, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігінің нөмірінен, парақтар нөмірлерінен) элементтерінен, архивтік құжаттың көлемінен (парақтар санынан), оның жасалған датасынан тұрады;

3) түпнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқауды;

4) тасымалдаушының түрін (немесе жаңғыртудың әдісі);

5) қолжеткізу және пайдалану шарттарын. Архивтік құжаттарға қолжеткізудің және пайдаланудың шарттары Қазақстан Республикасы заңнамасымен немесе қор жасаушымен белгіленген қол жеткізуге шектеуі және пайдалану бойынша шектеуі бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ оны аса құнды құжаттар қатарына жатқызылғаны, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі объектілеріне жатқызылғаны және құжаттардың қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйде екендігі туралы мәліметті, пайдалану қорының бар екені туралы, архивтік құжаттың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы, ол жөніндегі ақпаратты ҒАА жүйесіне енгізгені туралы мәліметті қамтиды.

Архив ҒАА жасаған кезде архивтік анықтамалықтардың сипаттау баптарын құрастыруға қойылатын жалпы талаптарды ғанае емес, олардың әр тұрпаты мен түрін дайындаудың ерекшеліктерін ескереді.";

250. Сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырғанда оны қалыптастырудың негізіне қандай элементтер мен олардың үйлесулері жатқызылғанын ескеру қажет, соған сәйкес оның тақырыбы жазылады. Осыған байланысты:

1) сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқалар) немесе құжаттар түрі (әртүрлілігі) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, жазба кітапшалары және басқалар) тақырыптың бас жағында көрсетіледі;

2) бір мәселе жөніндегі іс жүргізудің бірізділігімен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, тектік, жеке, төрелік және басқа істер тақырыптары "іс" деген сөзден басталады;

3) бір мәселе бойынша құжаттары бар, бірақ іс жүргізуі бірізділікпен байланысы жоқ сақтау бірліктері "құжаттар" деген сөзден басталып, тақырыптың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. "Құжаттар" деген терминмен сондай-ақ қандай да бір қорытындылайтын құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) қосымша-құжаттар белгіленеді. Жеке тектік қорларда бұл термин бір тұлғаға қатысты әртүрлі құжаттарды сипаттау үшін қолданылады.

4) егер сақтау бірлігі хат алмасу болса, онда тақырыпта хат корреспонденттердің ресми атаулары және хат алмасудың мәселесін (мәнін) көрсетіледі. Хат алмасу біртекті корреспонденттермен жүргізілген жағдайда, тақырыпта корреспонденттердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

5) құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (мәнін) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және ол істің түрін, құжаттардың авторын, корреспондентті (адресатты) көрсеткеннен кейін жазылады.

251. Тақырыптарда құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (мәніні) баяндау кезінде, мыналарды орындау керек:

1) егер істің құжаттарының мазмұны қандай да бір ұйымдарға немесе тұлғаларға қатысты болған жағдайда, егер үш және одан да көп ұйымдар немесе тұлғалар туралы аталса, ұйымдардың толық немесе қысқартылған ресми атаулары немесе тұлғалардың лауазымдарын, атақтарын, кәсіптерін көрсете отырып тектері мен аты-жөнін, олардың жалпы түрлік түсінігін келтіру;

2) сот істерінің тақырыптарында тұлғалардың тектері, есімдері және әкелерінің атынан (немесе аты-жөнінен) басқа, істің мәнін ашу;

3) егерде сақтау бірлігі құжаттарының мазмұны, бір жалпы мәселенің бөлігі болып табылатын бірнеше мәселеге қатысты болса, онда тақырыпта жеке сипаттағы барлық мәселелерді қамтитын тұжырымдағы жалпы мәселе көрсетіледі.

252. Егер оқиға орнын немесе құжат авторларының (адресаттардың, корреспонденттердің) тұратын жерін көрсету қажет болған жағдайда, істің тақырыбына жердің (елді мекеннің, географиялық объектілердің, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) атауы енгізіледі. Олардың атаулары ауыл (село, деревня), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, өлке) және осылай әрі қарай ұлғаю ретімен жазылады.

253. Түрі бірдей ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың сақтау бірліктерінің тақырыптарын құрастырған кезде, олардың қысқаша нөмірлері қойылып құжаттардың атауы тақырыпқа көпше түрде жазылады.

254. Істің немесе құжаттың түрі белгіленгеннен кейін, тақырыпта іске енгізілген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер оның қызметінде қалыптасқан ұйым құжаттардың авторы болып табылса, істің тақырыбында ұйымның атауы немесе жазылмайды немесе оның жалпы түрінің атауы келтіріледі (комитет, сот, комиссия және тағы басқалар).

255. Егер дәл даталау оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды көрсететін болса және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттарда баяндалған оқиғаларға қатысты даталар тақырыпқа енгізіледі.

256. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, ол қайдан шыққанй, кімге жіберілгені, оның датасы және қысқаша мазмұны жазылады.

257. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жылға (кезеңге) жасалғаны немесе қай жылдың (кезеңнің) қорытындысы бойынша жасалған есебі екені көрсетіледі.

Статистикалық есептер бар сақтау бірліктерінің тақырыптары, статистикалық есеп нысандарының нөмірлері көрсетіліп құрастырылады.

258. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға (бөліктерге) ортақ тақырып беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) "соңғы" ("соңғысы") деген сөз жазылады

259. Құжаттардың бір бөлігі аңдатпалануға жатады. Сақтау бірліктері құжаттарының аңдатпасы сақтау бірлігінің тақырыбында ерекшеліктері көрсетілмеген жекелеген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беру болып табылады.

Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, алдыңғы-ұйымдардың құжаттары, жеке құрам бойынша мәліметтер бар, анықтамалық маңызы бар құжаттар, осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес, өз еркімен іздестіру заты болатын құжаттар (үндеухаттар, листовкалар, прокламациялар, брошюралар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және басқалары) аңдатпаланады.

260. Аңдатпа жеке құжатты сипаттау үшін қабылданған тәртіппен жасалады немесе құжат мазмұнының бір бөлігінің қысқаша мазмұндамасы ретінде құрастырылады.

Баспа материалдарын аңдатпалау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың бастапқы сөздері (атауы белгісіз болған кезде), шығу деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа бейнелеу материалдарының аңдатпаларында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілін, карталар үшін - масштабын көрсету ұсынылады.

Аңдатпада сондай-ақ құжаттарда аталатын және маңызды мәні бар (аңдатпаның соңында "аталады" деген айдармен тізбеленеді) тұлғалардың аты, ұйымдардың атауы, географиялық атаулары және сол сияқтылар келтіріледі.

261. Аңдатпаның соңында аңдатпаланатын құжаттардың парақтар нөмірлері келтіріледі. Аңдатпада мәліметтердің егжей-тегжейлігінің дәрежесі ("қысқаша мәлімет", "нақты хабар") белгіленуі мүмкін. Аңдатпа тақырыптан кейін қызыл сызықтан бастап жазылады.

Аңдатпаланатын құжаттардың көлемі ауқымды болса, аңдатпа құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта құрастыруға болады.

262. Аңдатпалау кезінде негізгі мағынаны бермейтін сөз орамдары мен сөздерді ("құжаттарда бар", "құжаттар қатысты"), сондай-ақ "аса құнды құжаттар", "өте қызықты құжаттар" және сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолданбау керек.

Параграф 2. Құжаттарды сипаттағанда даталарын қою тәртібі

263. Нормативтік-құқықтық актілерді, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бір мәселе бойынша істерді, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды мәні бар құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар және сол сияқтыларды) сипаттағанда толық датасы (күні, айы, жылы) сөздік-цифрлық тәсілмен көрсетіледі.

264. Істі құрайтын құжаттардың шеткі даталарын анықтаған кезде мыналарды ескеру қажет:

1) істің бастапқы датасы болып ең алдыңғы жасалған (тіркелген) құжаттың күні, ал ақырғысы – ең соңғы жасалған (тіркелген) құжаттың датасы болып табылады;

2) декреттердің, жарғылардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкімдердің және тағы сол сияқтылардың даталары олардың қол қойылған күні бойынша көрсетіледі, егер құжаттардың датасы көрсетілмеген болса, онда даталар жарияланған немесе күшіне енген күні бойынша көрсетіледі.

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығын сметалары, штаттық кестелер, есептер және тағы сол сияқты құжаттар үшін шеткі даталар қойылмайды;

4) егер істегі қосымша-құжаттарға істің бірінші құжатынан бұрын даталар қойылған болса, онда олардың даталары жаңа жолдан "... жылдың құжаттары бар" деп ескертіледі;

5) егер кітаптар немесе журналдар іс болып табылса, онда олар үшін бірінші және соңғы жазбаның даталары шеткі даталар болады;

6) егер іс түпнұсқаларынан айтарлықтай кейінірек жасалған немесе жұмыс үшін қор жасаушымен алынған құжаттар көшірмелерінен (мысалы редакциялардың, әртүрлі комисиялардың және сол сияқтылардың архивтік қорларында) тұратын болса, онда көшірмелерді дайындау даталары шеткі даталар болып табылады (түпнұсқалардың даталары тақырыпта көрсетіледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, басқа ұйымда аяқталса, онда үш дата - бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің басталуы датасы, оның екінші ұйымға келіп түскен датасы және соңғы ұйымның іс жүргізуінде оның аяқталған датасы анықталады (алғашқы екі дата бөлшек түрінде белгіленеді).

265. Архив ҒАА жасаған кезде архивтік анықтамалықтардың сипаттамалық баптарына қойылатын жалпы талаптарды ғана емес, олардың әрқайсысының тұрпаты мен түрін дайындау ерекшеліктерін де ескереді.

3-параграф. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі

266. Құжаттардың, істердің тізімдемесі (сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың қор ішілік жүйеленуін және есепке алынуын нығайтуға арналған архивтік анықтамалық), сақтау бірлігінің/есепке алу бірлігінің сипаттамалық баптарынан, қорытынды жазбадан, куәландыру парағынан және тізімдемеге анықтамалық аппараттан тұрады.

267. Тізімдеменің тізімдемені сипаттауы:

1) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;

2) іс жүргізудің индексінен немесе инвентарлық (өндірістік) нөмірін;

3) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің тақырыбын;

4) құжаттардың шеткі даталарын ;

5) сақтау бірлігіндегі парақтар санын;

6) құжаттардың көшірмелілігіне нұсқауды;

7) құжаттарды шығарып алу тәсілін қамтиды.

Тізімдеменің сипаттауы сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің жекеленген құжаттарының (құжаттар тобының) аңдатпасымен толықтырылуы мүмкін.

268. Істер (құжаттар) тізімдемесінің анықтамалық аппаратына:

1) титулдық парағы.Құжаттар, істер тізімдемесінің титулдық парағында мынадай деректер орналасады:

архивтік қордың атауы хронологиялық ретпен архивтік тізімдемеге енгізілген құжаттар жасалған кезеңге қатысты, ұйымның-қор жасаушының ресми атауы ретінде, оның барлық өзгертілген атаулары, өзгерген бағыныстылығы және қысқартылған атауы (дөңгелек жақшада) жазылады;

архивтік қордың нөмірі;

архивтік тізімдеме нөмірі;

архивтік тізімдемеге енгізілген құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күні. Егер архивтік тізімдемеге бірнеше жылдың істері үзіліспен енгізілген болса, онда титулдық параққа бар құжаттардың жылы қойылады;

2) мазмұн (тақырып атаулары). Істердің архивтік тізімдемесінің және оған анықтамалық аппаратының мазмұнындағы (тақырып атауларындағы) бөлімдеріне - алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, архивтік тізімдемеге енгізілген барлық бөлімдердің, ішкі бөлімдердің және істердің өте ұсақ топтарының атаулары, бар болса көрсеткіштер тізбеленеді;

3) алғысөз. Алғысөз құжаттар, істер тізімдемесінің әрқайсысына немесе архивтік қордың барлық тізімдемесіне ортақ жасалады. Алғысөзде заңнамалық деректерге және қор құжаттарына сілтеме жасай отырып қор жасаушының тарихын қысқаша баяндайды.

Біріктірілген архивтік қордың архивтік тізімдемесіне, егерде оған енгізілген архивтік қорлар бір архивтік тізімдемеге енгізілген болса, онда ортақ алғысөз жасалады. Сонымен қатар біріктірілген архивтік қорға енгізілген жекеленген архивтік қорлардың архивтік тізімдемесіне алғысөз жасалады. Бұндай жағдайда біріктірілген архивтік қорға және оның жекеленген архивтік қоры мен олардың архивтік тізімдемелеріне қатысты барлық жалпы мәліметтері ортақ алғысөзге енгізіледі. Жекеленген архивтік қорлардың архивтік тізімдемелеріне алғысөзде, осы архивтік қорларға қатысты мәліметтер ғана баяндалады, және сілтеме жалпы алғысөзге жасалады.

Ұйым-қор жасаушы тарихына арналған алғысөздің бірінші бөлімінде қысқаша:

нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының құрылған уақыты, сондай-ақ бұрынғы ұйымның атауы, ұйымның-қор жасаушының бағыныстылығы;

ұйымның-қор жасаушының құзыреті, құрылымы мен функциясы;

негізгі себептерін көрсете отырып, ұйымның-қор жасаушының атауларының, құрылымдарының және ведомстволық бағыныстылығының өзгеруі;

нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының таратылған (қайта ұйымдастырылған) күні, сондай-ақ оның функциясын алған ұйымның атауы баяндалады.

Архивтік қордың тарихы мен оның жай-күйіне сипаттамада:

архивтік тізімдемедегі құжаттардың толықтығы;

архивтік қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы көрсетіледі.

Сондай-ақ оның алдындағы ұйымның немесе құқықтық мұрагерінің және осы ұйымның (таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кездегі) жекеленген функцияларын атқарған ұйымның көрсетілген істері бар архивтік қордың атауы мен нөмірі келтіріледі.

Архивтік тізімдемедегі істердің құрамы мен мазмұнына қысқаша сипаттамада құжаттардың әртүрлілігі мен олардың түрлері бойынша және мазмұны бойынша тұрпатты істердің топтары белгіленеді.

Алғысөзде істерді қалыптастырудың негізгі қағидаттары, құжаттар мазмұнын ашудың әдістері, істерді сипаттаудың және ресімдеудің ерекшеліктері көрсетіледі. Сонымен қоса жүйелеу сұлбасын қолданбай архивтік тізімдемені құрастырудың қағидаттарын, бірнеше жылдың құжаты бар істерді жүйелеудің ерекшеліктерін көрсетеді.

Алғысөздің қорытынды бөлімі архивтік тізімдемеге жасалған анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастырудың негізгі қағидаттарынан және оларды пайдаланудың тәртібі туралы нұсқаудан тұрады.

Алғысөзді құрастырушы уақытын көрсете отырып қолын қояды.

4) қысқартылған сөздер тізімі. Қысқартылған сөздер – істердің архивтік тізімдемесіндегі және оған жасалған анықтамалық аппараттағы сипаттаудың әдістерін бірыңғайлауға, оның көлемін азайтуға арналған. Егер сипаттау кезінде қысқартылған сөздер пайдаланылса, қысқартылған сөздер тізімі жасалады. Қысқартылған сөздер әліпбилік ретте орналастырылады, сол жақта қысқартылған сөздер, сызықша қойылып толық мағынасы беріледі.

Тізімге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер енгізілмейді. Өз еркімен қысқарту жасауға рұқсат етілмейді.;

6) көрсеткіштер.

4-параграф. Тарихи анықтаманы құрастыру тәртібі

269. Ұйым архивінде қор жасаушы және архивтік қор тарихы бойынша мәліметі, оның құжаттар құрамы мен мазмұнына және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне қысқаша сипаттамасы бар құжаты болып табылатын архивтік қорға тарихи анықтама құрастырылады.

Тарихи анықтама қор жасаушының тарихынан, қор тарихынан, архивтік қор құжаттарының сипаттамасынан тұрады.

270. Қор жасаушының тарихы - ұйымның пайда болуының тарихи шарттары сипаттамасын, оның алдындағы ұйымның атауын, хронологиялық ретпен барлық қайта ұйымдастыруларды, соның ішінде мынадай мәліметтерді:

1) нормативтік құқықтық актілерге немесе өкімдік құжаттарға сілтеме жасай отырып ұйымның пайда болған, қайта құрылған және таратылған уақыттарын;

2) ұйымның құқықтық мұрагерінің атауын;

3) ұйымның міндеттері мен функцияларын және олардың өзгерістерін;

4) ұйымның қызмет көлемін, аумақтық органдар жүйесінің құрамын және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарын;

5) ұйымның мемлекеттік аппарат жүйесіндегі, экономикалық, қоғамдық-саяси, мәдени және басқа саладағы орнын;

6) ұйымның ресми атауындағы және бағыныстылығындағы өзгерістерін;

7) ұйымның құрылымы және оның өзгерістерін қамтиды.

Біріктірілген архивтік қор үшін қор жасаушының ортақ тарихы құрастырылады.

271. Архивтік қор тарихы – мынадай мәліметтерді:

1) ведомстволық (жеке меншік) архивке архивтік қор құжаттарының алғаш рет келіп түскен уақытын;

2) алғашқы рет келіп түскен құжаттардың көлемі мен ең алдыңғы және ең соңғы күнін;

3) архивтік қор құрамындағы және мазмұнындағы өзгерістерін және олардың себептерін (құндылығына сараптау жүргізу, жоғалту, құжаттау жүргізілмеген кезең);

4) құжаттардың сақталу деңгейін;

5) құжаттарды қалыптастырудың, сипаттаудың және жүйелеудің ерекшеліктерін;

6) архивтік қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы мәліметтерін;

7) архивтік қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппарат құрамын қамтиды.

272. Архивтік қор тарихы бойынша бөлімде аңдатпа, библиография, құжаттарға қол жеткізу мен пайдаланудың шарттары туралы ақпарат болады.

Аңдатпа қор жасаушы қызметінің бағытын айқындайтын тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шектерін белгілей отырып, архивтік қор құрылымы бойынша және құжаттардың түрлері бойынша құжаттар құрамына және тақырыптар, мәселелер бойынша құжаттар мазмұнына қысқаша қорытынды сипаттаманы қамтиды.

Библиография архивтік қор бойынша жарияланған және жарияланбаған анықтамалықтар мен оның негізінде орындалған құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.

273. Үшінші бөлім құжаттарды тұтастай алғанда және құжаттардың жекеленген топтарының құрамы мен мазмұны бойынша архивтік қордың қорытындыланған сипаттамасын, қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, архивтік қорға ғылыми-анықтамалық аппарат туралы, ақпарат тасымалдағыштардың түрлері туралы мәліметтерді қамтиды.

274. Анықтамаға орындаушы және ұйым архивінің басшысы қол қояды.

Тарихи анықтама төрт данада басылады. Үш данасы архивтік қор құжаттары бірінші тапсырылған кезде мемлекеттік архивке беріледі, біреуі ұйымның ведомстволық немесе жеке меншік архивінің қор ісінде сақталады.

275. Тарихи анықтама архивтік қор толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама (оның бөлігі) әрбір аяқталған істер (құжаттар) тізімдемесімен бірге мемлекеттік архивке тапсырылып отырады.

5-параграф. Каталогтар мен картотекаларды жасау тәртібі

276. Каталог, құжаттар мазмұны туралы ақпараттар пәні (тақырыптар, салалар) бойынша топтастырылған, осы каталог үшін қабылданған құжатты ақпаратты жіктеу сұлбасымен сәйкес орналастырылған қор аралық архивтік анықтамалық болады.

Әртүрлі каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесін құрайды.

277. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргізу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.

Каталогтау жұмыстың жеке түрі ретінде (тақырыптық әзірлеме), сондай-ақ құжаттарды жазбалау және іздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлері процесінде ( қосымша (жолай) каталогтау) жүргізуге болады.

Каталогтау кезінде саралап жіктеу әдісі қолданылады, ол:

1) архивтік қорды, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау ретін анықтауда;

2) істер мен құжаттарды және олардан ақпаратты іріктеуде;

3) құжатты ақпаратты сипаттаудың тиісті әдістерін қолдануда.

278. Каталогтау мынадай жұмыстардың түрін:

1) жіктеу сұлбасын құрастыруды;

2) құжаттарды іздеп табу және іріктеуді;

3) каталогтік карточкаларда сипаттамалауды;

4) карточкаларды жүйелеуді;

5) каталогтарды жүргізуді қамтиды.

279. Жіктеу сұлбасын таңдау ұйымның ведомстволық немесе жеке меншік архивінің құжаттарының құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен айқындалады.

Құжатты ақпараттың жіктеу сұлбасы, белгіленген ретпен орналасқан каталогтардың бөлінген жіктелу тізбесі бар жазба немесе графикалық құжат болып табылады және көрсетілген бөліктер бойынша құжаттардан мәліметтерді бөлу үшін арналған.

280. Каталогтар құрылған сұлбасына қарай жүйелік, тақырыптық, пәндік және олардың әр түрлілігі (атаулы, географиялық, объектілік) болып бөлінеді.

281. Құжатты ақпарат жүйелік каталогта білім саласы мен ұйымның тәжірибелік қызметі бойынша жіктеледі және қисынды жүйелілікпен орналасады.

Құжатты ақпарат атаулы каталогте құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі. Бұдан әрі жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелілікте жүргізіледі.

282. Каталогтың тізімдемені сипаттау құрамына:

1) ұйым архивінің атауы;

2) индексі;

3) айдар, айдарша;

4) оқиға уақыты, оқиға орны;

5) мазмұны;

6) архивтік қордың нөмірі, архивтік қордың атауы;

7) істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, парақтар нөмірі;

8) құжат тілі;

9) құжатты жаңғыртудың әдісі кіреді.

Каталогтар бөлімдері немесе каталогтар бөлімдерімен басқа архивтік анықтамалықтар арасындағы өзара байланыстар үшін сілтеме жасау жүйесі қолданылады.

283. Каталогты жүргізу, оның жұмыс істеуін қамтамасыз ететін жұмыстар кешені, оған:

1) жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;

2) карточкілерге индекстер қою;

3) карточкаларды индекстер мен айдарлар бойынша жүйелеу;

4) каталогке сілтеме аппаратын құрастыру;

5) каталогті жетілдіру кіреді.

Ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету жекеленген архивтік қорларды (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдістемелік құралдар, каталогтарды жіктеудің жұмыс сұлбасын әзірлеуді, оларды нақтылау және толықтыруды қамтиды.

Индекстер қою жіктеудің сұлбасы бойынша индексті таңдау немесе құрастыру және оны каталогтік карточканың тиісті ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогте карточкілерге индекс қойылмайды, әліпби бойынша орналасады.

Каталогті жетілдіру өзіне жіктеу сұлбасын жетілдіруді, каталогтің мазмұнын және ресімделуін тексеруді, сипаттамалауды тексеруді (түзету, бір архивтік қор немесе істер (құжаттар) тізімдемесі бойынша біртектес ақпаратымен сипаттамаларды біріктіруді, олардың жүйелеуін нақтылауды) қамтиды.

284. Барынша ақпаратты және жиі пайдаланылатын архивтік қорлардың құжаттарына жасалған тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалар, жеке құрам бойынша картотекалар каталогтар жүйесін толықтырудың бірден-бір дереккөзі болып табылады.

285. Басқару құжаттамасын сақтайтын ұйымның архиві атаулы картотека жасайды.

Атаулы картотека (жеке құрам бойынша картотека) еңбек өтілі, еңбек ақысы және басқа да әлеуметтік-құқықтық деректер туралы мәліметтерді іздестіру үшін жасалады. Карточкаларда архивтік қордың нөміріне, істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөліміне, ол туралы мәлімет бар істер, парақтар нөміріне сілтемемен қызметкердің тегі, есімі, әкесінің есімі жазылады. Карточкалар тегінің әліпбилік ретімен, ал тегі шегінде есімі мен әкесінің аты бойынша әліпбиімен жүйеленеді.

286. Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын ұйым архиві:

1) киноқұжаттың авторлары (режиссері, сценарисі және операторы) туралы мәліметі бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәліметі бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әліпбилік ретпен орналасқан, мәліметі бар әліпбилік картотека;

2) тұлғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттардағылар туралы ақпараты бар атаулы картотека, объектілері, оқиғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттағылар туралы ақпараты бар объектілік картотека;

3) үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығарманың авторы және орындаушылары туралы мәліметі бар атаулы картотека, үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығармалар туралы мәліметі бар жанрлық картотека;

4) әліпбилік реттегі бейнеқұжаттардың атаулары туралы мәліметі бар әліпбилік картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күні туралы мәліметі хронологиялық картотека жасайды.

287. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйым архиві:

1) күрделі құрылыс нысаналарына және нысаналарды құрастыруға жасалатын объектілік каталогы;

2) жобалардың, әзірлемелердің, бұйымдардың, зерттеу тақырыптарының авторлар тегі бойынша құрастырылған атаулы каталогі;

3) орналасқан орны бойынша нысаналарды жобалауға құрастырылған географиялық каталогі;

4) ғылыми-техникалық әзірлемелер атауының әліпбилік ретімен жасалған әліпбилік каталог құрады.

6-параграф. Кино бейнеқұжаттың көрсеткіштерін, шолуларын, жинақтама парақтарын құрастыру тәртібі

288. Архивтік құжаттарда аталатын, іздестіру деректері көрсетілген әліпбилік, жүйелеу немесе басқа белгілерімен құрастырылған заттар атауларының тізбесі тұрғысындағы архивтік анықтамалық көрсеткіш болып табылады.

Ұйым архивіндегі көрсеткіштер жіктеледі:

1) көлемі бойынша – қор аралық және қор ішілік;

2) пішіні бойынша – электрондық, парақтық немесе карточкалық;

3) айдар құрылымы бойынша – жабық (заттық ұғым және олардың іздестіру деректері) және мазмұндалған (заттық ұғымдар түсіндірмелермен қоса жүретін);

4) көрсеткіштер ішіндегі ұғымдар топтастық бойынша - әліпбилік, жүйелік, хронологиялық.

Көрсеткіштер сақтау бірлігінің тақырыптарына (оларды қарамастан) немесе құжаттарға (сақтау бірліктерін қарай отырып) құрастырылады.

Көрсеткіштердің негізгі түрлері заттық (тақырыптық, атаулы, географиялық) және хронологиялық болып табылады. Көрсеткіш ішінде ұғымдар топтастығы бойынша әліпбилік, жүйелілік және хронологиялық көрсеткіштер болып бөлінеді.

289. Құжаттар көрсеткіші істер тізімдемесінің бір құжатына, бірнеше істер тізімдемесінің құжаттарына, архивтік қордың құжаттарына, бір архивтік қордың немесе бірнеше архивтік қордың істер тізімдемесіне құрастырылуы мүмкін.

290. Кез келген көрсеткіштің сипаттамалық бабы заттық ұғымнан (айдардан) және іздестіру деректерінен тұрады. Көрсеткіштің арналуына қарай айдар қарапайым, (кіші айдарларсыз) және күрделі (кіші айдаршасы бар) болады.

Бір істер, құжаттар тізімдемесінің сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері сақтау бірлігінің реттік нөмірін қамтиды. Бір ұйым архивінің көрсетілген деректері бірнеше архивтік қордың сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері архивтік қордың істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірлерімен толықтырылады.

291. Тақырыптық көрсеткіш өзіндік тарихи фактілер мен құбылыс болатын ұғымды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалар атау септігінде жазылады.

292. Пәндік көрсеткіш әліпбилік ретпен орналасқан ұғымды қамтиды.

Жалпы пәндік көрсеткіш әртүрлі ұғымды қамтиды және айдар құрылымы бойынша тек қана қатаң болады.

Арнайы пәндік көрсеткіш біркелкі ұғымды (құжаттар түрін, авторлар тегін, ұйым атауларын, олардың құрылымдық бөлімшелерін, салалардың атауларын және сол сияқтыларды) қамтиды және қатаң немесе мазмұндалған болады.

Атаулы көрсеткіш әліпбилік белгісі бойынша құрастырылады және тегігн, есімін, әкесінің атын (әркелкі оқылуы, бүркеншік есім, лақап аты, жалған аты) және өмірбаяндық анықтаманы қамтиды.

Географиялық көрсеткіш мемлекеттің, әкімшілік-аумақтық бірліктің, теңіздің, өзеннің және өзге де географиялық нысаналардың атауларын қамтиды. Көрсеткіште жинақталған ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар түсіндірмесіз енгізіледі.

293. Хронологиялық көрсеткіш хронологиялық тәртіппен орналасқан тарихи оқиғалардың, құбылыстардың және фактілердің даталары немесе құжаттардың даталары енгізілетін айдарлардан тұрады.

294. Архивтік анықтамалықтарға көрсеткіш іздестіру деректеріндегі сілтемелер анықтамалықтардың беттеріне немесе бөлімдеріне (каталог үшін) беріледі.

295. Шолу жекеленген құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметі қамтылған архивтік анықтамалық болып табылады.

Ұйым архивіндегі шолудың түрлері архивтік қордың шолуы және тақырыптық шолу болып табылады.

Архивтік қордың шолуы үшін сипаттаудың нысанасы бір архивтік қордың құжаты (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.

Ұйым архивінің құжаты бойынша тақырыптық шолу үшін сипаттау нысанасы нақты тақырып бойынша бір архивтік қор (архивтік қор бөлігі, архивтік қорлар топтары) құжат (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.

296. Архивтік қорды шолу жеке алынған архивтік қор құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.

297. Тақырыптық шолу белгіленген тақырып бойынша архивтік қордың бір немесе топ құжаттары бөлігінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.

298. Шолуды құрастырған кезде архивтік қорды және/немесе тақырыптарды таңдауда, шолудың негізгі бөлімінде ақпаратты топтастыру қағидатында, құжаттар туралы (жеке немесе топтасқан аңдатпа) ақпарат ұсынғанда әртүрлі әдістемені, жекеленген құжаттар түрін жазбалаудың әртүрлі әдістемесін қолдануда, шолуға анықтамалық аппарат құрамының және толықтыру деңгейін мақсатты іздестіруде саралап жіктеу әдісі қолданылады.

299. Шолу сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, құжаттардың және анықтамалық аппараттың жекеленген топтарының аңдатпалар жиынтығынан тұрады.

Аңдатпада сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың әртүрлілігі, олардың авторлары, хронологиялық шектері, түпнұсқалығы, іздестіру деректері көрсетіледі. Шолуда архивтік қордың іздестіру деректері істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, сақтау бірлігінің парақтар нөмірлерінен тұрады. Қор аралық тақырыптық шолуда іздестіру деректер қоры нөмірімен толықтырылады. Шолудың ғылыми-анықтамалық аппаратына титулдық парағы, мазмұны (тақырып атаулары), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, көрсеткіштер кіреді. Тақырыптық шолуға архивтік қорлардың тізімі, шолудағы бар ақпарат және тақырып бойынша библиография құрастырылады.

Шолуға алғысөзде қор жасаушының тарихы және архивтік қор тарихы, шолудың құрылымы, ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы бойынша мәлімет баяндалады.

300. Шолулар құрылымы, саласы (функционалдық), пәндік-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгілері бойынша жасалады.

301. Кинобейнеқұжаттың монтаждық парағы – жекеленген планның (жинақтау кадрдың) мазмұнын ашатын және жүйелеуді бекітетін архивтік анықтамалық.

Кинобейнеқұжат монтаждық парағы – аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) кадрлық сипаттауы. Монтаждық парақ кинотуындыны жасау процесінде түзіледі және киноқұжатқа немесе кинобейнехатқа тақырыптық ілеспе құжаттама құрамында архивке түседі.

Кинобейне құжатының монтаждық парағы болмаған жағдайда архивте жасалады және мынадай элементтерден - басты жазбадан, тізімдемені сипаттаудан және қорытынды жазбадан тұрады.

302. Басты жазбаларда:

1) архивтің атауы;

2) "монтаждық парақтың №..." және сипаттамасын (дыбыстауды, түсін, бөлімдер санын) көрсете отырып киноқұжаттың атауын;

3) студия атауы, киноқұжат өндірісінің датасы, фильмнің авторы (режиссері, операторы, сценарийдің авторы) көрсетіледі.";

303. Жинақ парағын құрастыру онымен бір уақытта жоспарлы сипаттау жөніндегі дыбысжинақтау столында қарау кезінде киноқұжат позитиві бойынша жасалады. Дыбысжинақтау столында қарау кезінде жинақ парағында мынадай ретпен деректер белгіленеді:

1) планның реті бойынша нөмірі (кадрдың шеті шыққан кезде экранда бастау сәтінің нөмірлері көрінеді), егер позитивтің бастау сәті болмаса, онда киноқұжаттың негативімен жұмыс кезінде оны жазу үшін, план нөміріне орын қалдыру қажет;

2) жинақтау кадр нөмірінен кейін жинақтау кадрге (жалпы, орташа немесе ірі) анықтама беріледі;

3) жобаның (жинақтау кадрдың) метражы метроөлшем немесе сызғыш көмегімен анықталады. Метроөлшеммен планды өлшеген кезде оның ұзындығын онның біріндей кадрге дейінгі дәлдікпен, ал сызғышпен өлшегенде бір кадрге дейінгі дәлдікпен (киноүлдірдің бір метрінде 52,4 кадр бар) көрсету керек;

4) киноқұжат планының бейнелеу мазмұны қысқаша сипатталады.

Оқиға дәл көрсетіледі, түсірілген нысана толығымен аталады, мүмкіндігінше тұлғалар аталады (егер адамдар бірнешеу болса, оларды солдан оңға қарай тізбелеу керек, аты-жөні тегінің алдында қойылады), егер адам немесе тұлғалар тобы арқасымен түсірілген болса, оны жинақ парақта белгілеу қажет. Кадрде жекеленген ұрандар, безендірмелер бар болса, олар жинақ парағында белгіленуі қажет.

Осы бағанада кинотүсірілімнің барлық арнаулы әдістері (панорама, қараңғылануы, қозғалыс, жазба және сол сияқтылар) белгіленеді, жинақ парақта бұл әдістер қысқартылып белгіленеді (ПНР, ҚРҢ, ҚЗС, ЖЗБ). Түсірілімнің барлық ерекшеліктері - қозғалыспен, жүру, жоғарыдан, ұшақтан, түнде және басқалар жинақ парақтың тізімдемені сипаттауында айқындалады және план бейнесін жазбалағаннан кейін кішкен жақшаның ішінде көрсетіледі.

"Бейненің мазмұны" бағанында киножурналға құрастырылған жинақ парақта әрбір сюжеттің атауы, түсірілімнің орны және сюжетті түсірген кино операторлардың тектері көрсетіледі.

"Фонограмма мәтіні" бағанында диктордың сөзіне қатысты техникалық жоспардың сипаттауына қарсы фонограмманың ілеспе мәтіні келтіріледі.

Дыбысжинақтау столында позитивпен жұмысты аяқтағаннан кейін позитивті негативпен және аралық позитивпен киноқұжаттың барлық элементтерінің толық жинағымен бір-біріне сәйкестік пәніне салыстырма тексерісті жүзеге асыру қажет.

Киноқұжаттың жинақ парағына қорытынды жазбада жеке-жеке толық жинақтың элементтерінің әрқайсысы бойынша киноқұжаттың жалпы метражы, жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы мен тегі, жасаған уақыты көрсетіледі.

Жинақ парақты құрастыру бойынша жұмыстың қорытындысында оны екі данада қайта басуды жүзеге асырады (біреуі зерттеушілер мен қызметкерлер жұмыста қолданады, екіншісі түптеледі және сақтандырудың көшірмесі ретінде болады).

Жоба (немесе жинақтау кадры) – жекелеген оқиға немесе құбылысты бейнелеуді үздіксіз түсіруді білдіретін бейнеүнхаттың құрамдас бөлігі. Көрсетілетін бейнелеудің шамасына қарай жинақтау кадры жалпы, орташа немесе ірі болады. Жекеленген жағдайда план өзара жарық өтуіне қарай бөлінеді.

304. Бейнеқұжатқа жинақ парақ архивте жасалады. Арнаулы шығарылымның, киножурналдардың немесе жылнама материалдарының жинақ парағы шығарылған жылын, өндіріс студиясын, түр-түсін, дыбысталуын, секундін, секунді бойынша хронометражын (жазбаның басталуы мен аяқталуын) көрсетуден басталады.

Егер бейнеқұжатқа бірнеше өзіндік фильмдер, журналдар және сол сияқтылар жазылған жағдайда, онда олардың әрқайсысының жазбасы оның атауын,шығарылған жылын, өндіріс студиясын, фильм (арнаулы шығарылым, киножурнал немесе жылнама материалы) басталатын секундін және бейнежазба аяқталатын секундін, сондай-ақ жазба уақытының секундпен өлшегендегі жалпы санын көрсете отырып басталады.

Титулдық парақты сипаттағаннан соң бейнеүнхатты жоспар бойынша сипаттау жүзеге асырылады. Бейнеүнхатты жоспар бойынша сипаттау мынадай ретпен өтеді:

1) планның рет санымен нөмірі;

2) планды анықтау (жалпы, орташа немесе ірі);

3) планды бейнелеу жазбасы басталатын секундтың реттік нөмірі;

4) бейнеүнхаттың ақ-қара түсті бейнеленуінде түрлі-түсті немесе түрлі-түстідегі ақ-қара план болса, ол "тс." немесе "а/қ" деп көрсетіледі.

Егерде қандай да болмасын план мультипликациялық бейнелеу (МЛТП), сурет немесе картинасы болса, онда ол жинақ парағында белгіленеді. Егерде осы план ойындық болып табылса, онда жинақ парағында жазба ("көркем фильмнен кадр") жасалады. Егерде планда сахналау болса, бұны жинақ парақта белгілеу қажет. Планның әрбір өзгерісін мұқият қарап отыру керек, себебі бейнеүнхаттың киноқұжаттан айырмашылығы оның басталу сәті болмайды, соны ескеру керек.

Егерде бейнеүнхат дыбысты болса, онда диктор сөзіне қатысты мәтінді техникалық план бейнелеуін жазбалаған соң реттейді. Үнхаттың мәтіні басқы әріптермен басылады.

Жинақ парақта ілеспе планның бары белгіленеді – бұл қандай да бір тұлғаның сөйлеген сөзі, немесе берген сұхбаты, орындаған өлең немесе би үзігі, спектакльден қойылым және сол сияқтылар. Планды сипаттағаннан кейін жинақ парақта "ілеспе" деген белгі қойылады. Жекеленген сөздер, диктор мәтінінің орнын ауыстырғандағы сөз орамы, қол шапалақтау, дауыстар ілеспе болып есептелмейді. Егерде жұмыс үстінде, демалыс уақытында және сол сияқтыларда үлдірге адам түсірілсе, кадрдың аржағында ол адамның бірнәрсе туралы айтып тұрған даусы шығып тұрса, егерде қандай да оқиғаға кадрдың аржағында түсінік берілген дауыс шықса, онда бұндай жағдайда "кадрдың аржағында дауыс (кім екені белгілі болса, оны көрсету қажет)".

Жинақ парақтың соңында жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы, тегі және құрастырылған күні көрсетіледі.

7-параграф. Ұйым архивінің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртібі

305. Архивтің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты архивтік құжаттар мен ақпаратты тиімді іздестіру үшін арналған электрондық анықтамалықтардың кешені іспеттес (құжаттарды жазбалаудың деректер базасы).

306. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты ұйымның ағымдағы іс жүргізуінде, соның ішінде электрондық тіркеу-бақылау картотекалары мен электрондық істер номенклатурасы сияқты оның элементтерінде жасалатын ақпараттық-іздестіру жүйесіне негізделеді.

Электрондық тіркеу-бақылау карточкаларының негізгі өрісі - авторы (хат алмасушы), құжат түрінің атауы, құжаттың уақыты, әріп саны, тақырыбы (қысқаша мазмұны), қарар, орындалу мерзімі, орындалғаны туралы белгі болып табылады.

Құжат туралы ақпарат іздестіру бір өрісі бойынша да, өрістерді қисындастыру бойынша да жүзеге асырылуы мүмкін.

307. "Номенклатура бойынша істер нөмірі" тіркеу-бақылау карточкаларының өрісі құжат деңгейіндегі ақпаратты іздестіруден істер деңгейіндегі іздестіруге өткен кездегі байланыстырушы іздестіру деректері болып табылады.

Автоматтандырылған режімде істердің электрондық номенклатурасы болған жағдайда істегі құжаттарды есептен шығару және істерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.

Істер номенклатурасының негізгі іздестіру деректемелері - істің әріп саны, істің (томның, бөлімнің) тақырыбы, істің (томның, бөлімнің) саны, тізбе бойынша сақтау мерзімі мен тармағы болып табылады.

308. Автоматтандырылған режимдегі істердің электрондық номенклатурасы негізінде істер тізімдемесін қалыптастыру жүзеге асырылады.

Бұндай жағдайда ақпаратты іріктеу үшін құжаттардың (тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары), уақытша (10 жылға дейінгі қоса алғанда) сақтау) сақтау мерзімдері "сүзгі" болып табылады.

309. Істердің электрондық тізімдемесінде іс деңгейіндегі ақпаратты сипаттау келесі деректемелері болады:

1) жазбаның (істің нөмірі) реттік нөмірі;

2) істің индексі;

3) істің тақырыбы;

4) түпнұсқалығына (көшірмесіне) нұсқау;

5) құжаттардың соңғы күндері;

6) істегі парақтар саны;

7) құжаттар аннотациясы болып табылады.

Электрондық тізімдеменің жиынтығы архивтік қор жөнінде тұтастай ақпарат береді.

310. Электрондық тіркеу-бақылау карточкалары автоматтандырылған каталог жасау үшін негіз болып табылады.

Егер кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратта каталогтар түрлері мен әртүрлілігі (жүйелі, тақырыптық, атаулы, ұйымның және басқалардың тарихы бойынша) бір-бірімен сілтеме жүйесімен байланысса, автоматтандырылған режімде құжат немесе іс деңгейінде жазбасы бар бір электрондық каталог қалыптасады.

Каталог тақырыптарды, географиялық атауларды, қызметкерлерді және тағы басқаларды айқындайтын негізгі сөздермен жабдықталады. Каталогте қарастырылған жіктеудің сұлбасы құжатты бір немесе бірнеше айдарға жатқызуға мүмкіндік береді. Жіктеу сұлбасы бойынша ақпарат іздестіру электрондық каталогті жүйелеу каталогі, географиялық атауы бойынша каталогті географиялық каталогі және тағы сол сияқты (ретінде) пайдалануға болады.

311. Ұйымда құжаттарды тіркеудің автоматтандырылған жүйесі болмаған жағдайда басқару, дыбыс-бейне жазук және ғылыми-техникалық құжат деңгейінде жазбалаудың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.

Электрондық каталогта сипаттаудың негізгі деректемелері:

1) индексі, айдары, айдаршасы;

2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;

3) мазмұны;

4) архивтік қордың атауы, архивтік қордың нөмірі;

5) істер (құжаттар) тізімдемесінің нөмірі;

6) істің (құжаттың) нөмірі, парақтың нөмірі болып табылады.

Архивтік қордың атауы, архивтік қордың нөмірі, істер (құжаттар) тізімдемесінің нөмірі, істің нөмірі, парақтың нөмірі деректемелерінің есепке алу сипаттамасы бар және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесінен өзгеруі мүмкін.

312. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратпен салыстырғанда архивтік құжаттарды жедел және жан-жақты іздестірудегі мүмкіндігі өте ауқымды. Ғылыми-анықтамалық аппарат функциясы ақпаратты іздестіру рәсімінің көмегімен атқарылатын, іздестіру нәтижесі экранда немесе файлдар түрінде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтінін қалыптастыру болады.

Жүйеге, нысананы жазбалауды сипаттайтын негізгі сөздер, сипаттау процесінде немесе оны аяқтағаннан кейін енгізіледі. Негізгі сөздер пайдаланушыларға архивтік қор, істер тізімдемесі, іс, құжат деңгейіндегі ақпаратты жедел іздестіруге мүмкіндік береді.

Материалдардың толық мәтінін (архивтік құжаттарды, журнал мақалаларын, заң актілерін) қамтитын толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпарат іздеу ең алдымен пайдаланушылардың рефератқа (кіріспеге) және қажет болған жағдайда тиісті мәтінге ауыса отырып құжат тақырыбының бөлімдеріне назар аударуын қарастырады.

Пайдаланушыларға, қажет болған жағдайда, құжаттың толық мәтінінің көшірмесін жедел түрде алу мүмкіндігі беріледі.

Толық мәтінді құжат бойынша ақпарат іздеу дереккөздіктің баспалық нұсқасынан немесе жіктелу әріп саны бойынша, сондай-ақ құжат мәтінінен кәдімгі тілдегі сөздер бойынша таңдалатын дескриптормен жүзеге асырылуы мүмкін.

313. Тұрақты сақтауға жататын құжаттар, архивке автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратпен бірге тапсырылады.

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша электрондық форматта ақпарат беру ұйым архивінің деректер базасы мен мемлекеттік архивтің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының сәйкес келуін қамтамасыз етеді.

8-параграф. Пайдаланушылардың өтініштерін орындау тәртібі

314. Архивтік құжаттарға қол жеткізудің санаты бойынша ашық және қол жеткізуі шектеулі болып бөлінеді.

315. Архив пайдаланушыларға ашық архивтік құжаттарды, сондай-ақ оларға анықтамалық-іздестіру құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымдарын беруді/ұсынады.

Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншікте тұрған архивтік құжаттардың меншік иесінің немесе иесінің өкіміне сәйкес қол жеткізуі шектелмесе, барлық архивтік құжаттар ашық болып табылады.

316. Қол жеткізуі шектелген архивтік құжаттарға:

1) мемлекеттік құпиядан немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын құпия сырдан тұратын мәліметі бар архивтік құжаттар;

2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтері, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қатер тудыратын мәлімет бар архивтік құжаттар;

3) меншік иесі немесе иесі құжаттарын архивке тапсырған кезде оларға қол жеткізуі мен оларды пайдалану шарттарын белгіленген, архивтік құжаттар жатады.

Пайдаланушылардың бұндай құжаттарға, деректер базасына қол жеткізуі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және архивтік құжаттардың меншік иесі немесе иесі оларды архивке тапсырған кезде қойған шарттарын ескере отырып жүзеге асырылады.

Қол жеткізуі шектелген архивтік құжаттарға физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз деп танылған құжаттар да жатады.

Пайдаланушылардың көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.

317. Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген немесе ақпараттық қызмет көрсету бойынша архивтің пайдаланушыларымен жасалған шартында ескертілген жағдайлардан басқа, ұйым архиві пайдаланушыларға өзіндік іздестіру нәтижесінде алынған немесе ұйым архиві көрсеткен қызметі ретінде берілген ақпаратты пайдалануға шек қоюына немесе шарт белгілеуіне болмайды.

318. Ұйым архивінің құжаттарын пайдаланудың негізгі нысаны:

1) пайдаланушыларды өтініштері бойынша, сондай-ақ ұйым архивінде мынадай немесе басқадай құжаттардың бары және олардың мазмұны туралы бастамашылық тәртіпте хабардар ету. Пайдаланушыларды бастамашылық хабардар етуді оларға тиісті ақпараттарды хат, құжаттардың тізбесі және шолу және тағы сол сияқты түрде жіберу жолымен жүзеге асырылады.

2) ұйым архивінің оқу залында жұмыс жасау үшін құжаттар беру;

3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану

4) ақпараттық іс-шаралар дайындау - көрме, конференциялар және басқа да іс-шаралар;

5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.

319. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету бойынша жұмысындағы архивтің негізгі құжаттары:

1) архивтік анықтама – архивтік құжаттар негізінде құрастырылған, заңды күші бар және өтініші бойынша құжатты ақпаратымен, архивтік шифрін және сол мархивтік құжаттарды сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып ұйымның хат бланкісінде дайындалған құжат.

2) архивтік көшірме – архивтік шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, белгіленген тәртіппен куәландырылған, архивтік құжат мәтінін дәл түсірген көшірме;

3) архивтік үзінді – белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты архивтік құжат мәтінінің бөлігін дәлме-дәл түсірген, архивтік шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, ұйым архивінің хат бланкісінде жазылған құжат;

4) бастамашылық хат–белгіленген мәселе, тақырып бойынша архивтің сақтауындағы құжаттар туралы ақпараты бар пайдаланушылардың өтініші немесе ұйым архивінің бастамасы бойынша ұйымның хат бланкісінде дайындалған хат;

5) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі–пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым архивінің бастамасы бойынша, уақыты мен архивтік шифрін көрсете отырып жасалған, белгілі бір тақырып бойынша архивтік құжаттар, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі тақырыптарының қысқаша жүйеленген немесе мазмұндалған тізбесі;

6) архивтік құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу-пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым архивінің бастамасы бойынша дайындалған, белгіленген тақырып бойынша архивтік құжаттар көшірмесінің жүйеленген толық жинағы немесе олардың бөлігі;

7) архивтік құжаттардың тақырыптық шолуы болып табылады.

320. Архивке келіп түсетін сұранымдар былайша бөлінеді:

1) нақты мәселелер, тақырып, оқиға, факті (тақырыптық сұраным) бойынша ақпарат беру туралы сұранымға, Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі, нақты тұлғаның өмірі мен қызметін зерделеу үшін қажетті мәліметті анықтайтын өмірбаяндық сұраным болып табылады;

2) екі немесе одан да көп тұлғалардың туыстық, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін (тектану сұранымы) анықтау үшін қажет ақпарат алу жөніндегі сұранымға;

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымға. Оған жұмыс өтілі мен жалақы мөлшерін растау, жасы, отбасының құрамы, білімі, марапатталғаны, зейнетақы жарнасы мен әлеуметтік аударылымын, ғылыми дәрежесі мен атағы туралы, сәтсіз оқиғаға ұшырағаны, емделуде, қоныс аударуға, қуғын-сүргінде болғаны, ақталғаны, әскери бөлімдер мен түзетулерде, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айырылу орынында болғаны, азаматтық хал актілері туралы сұранымдар жатады.

321. Пайдаланушылардың сұранымын ұйым архиві, сұранымда заңды тұлғаның атауы (азаматтар үшін – тегі, аты және әкесінің аты), пайдаланушының пошта және/немесе электрондық мекен-жайы, сұралған ақпараттың тақырыбы (мәселе), хронологиясы көрсетілген жағдайда қарайды және орындайды.

Сұранымға өтініш иесі қол қояды. Азаматтар сұранымы тегі, мекенжайы және өтініш білдірушілердің қойған қолы болмаса, ол бүркемелі болып есептеледі және қарауға жатпайды.

322. Ұйым архивінде сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұраным тіркелген сәттен бастап 3 күнтізбелік күн ішінде пайдаланушыны хабардар ете отырып немесе пайдаланушыға тиісті ұсыным жасай отырып, қажетті архивтік құжаттар сақталатын мемлекеттік архивке немесе ұйымға жіберіледі.

323. Архивке пайдаланушының электрондық поштасы және/немесе пошталық мекен-жайы көрсетілген интернет-өтініші (сұраным) түскен кезде, оған өтінішінің (сұранымының) қарауға қабылданғаны туралы немесе қарауға жатпайтынын дәлелдейтін хабарлама жіберіледі. Қарауға қабылданған өтініш (сұраным) басылып шығарылады және одан әрі қарай онымен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүреді.

324. Мемлекеттік органның, жергілікті атқару органының, сот органының өз функцияларын атқаруымен байланысты тақырыптық сұранымдарын архив заңнамада белгіленген тәртіп бойынша бірінші кезекте немесе олармен келісілген мерзімде қарайды.

Осы сияқты сұранымдар ақысыз негізде жүзеге асырылады.

325. Архив әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымды Қазақстан Республикасының "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Заңда белгіленген мерзімде ақысыз орындайды және пайдаланушыға архивтік анықтама, архивтік көшірме және архивтік үзінді нысанында жауабы беріледі.

326. Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымды қайталап орындаған немесе архивтік анықтаманы қолданушының сұранымы бойынша қайта құрастырылған кезде, ұйым архиві бұл анықтамаға кірген мәліметтердің архивтік құжаттарға сәйкестігін тексереді және қосымша мәліметтер анықталған жағдайда қайталанып беріліп отырған архивтік анықтамаға оларды қосымша көрсетеді.

327. Архивтік анықтама және архивтік үзінді ақпараттық құжаттың атауын "АРХИВТІК АНЫҚТАМА", "АРХИВТІК ҮЗІНДІ" деп белгілей отырып ортақ бланкіде жасалады.

328. Архивтік анықтамадағы мәтін осы Қағидалардың 35-қосымшасының нысанына сәйкес архивтік құжат түрлерін және олардың уақытын көрсете отырып оқиғасы хронологиялық ретпен беріледі. Архивтік анықтамада архивтік құжаттарды сандық форматқа ауыстыруға рұқсат етіледі.

329. Сұранымда баяндалған мәліметтермен архивтік құжаттардың жекеленген деректері сәйкес келмеуі, егер де басқа барлық мәліметтердің сәйкестігі архивтік құжаттардағы айтылған тұлғалар немесе фактілердің растығына шүбә келтірмесе, оларды архивтік анықтамаға енгізуге кедергі болмайды. Бұл деректер, архивтік анықтамаға, архивтік құжаттарда қалай баяндалса солай түсіріледі, ал алшақтығы, сәйкес келмеуі және атауының дәл келмеуі, аты, әкесінің аты, аты-жөні берілмеуі немесе бірінің болуы жөнінде анықтаманың мәтінінде жақша ішінде түсіндіріледі. ("Құжатта солай", "Түпнұсқаның мәтінінде солай").

330. Архивтік анықтаманың мәтіні бойынша ескертпеде түсініксіз жазылған, автордың түзеткені, түпнұсқа мәтінінің бүлінуі салдарынан оқуға жарамайтын орындары ("Түпнұсқаның мәтінінде осылай", "Мәтінде түсініксіз") деп ескертіледі.

Архивтік құжаттар мазмұны бойынша негізделіп жасалған архивтік анықтаманың мәтінін орындаушының өзгертуіне, дұрыстауына, түсініктеме беруіне, жеке тұжырымын жасауына рұқсат етілмейді.

331. Архивтік анықтаманың соңына архивтік анықтаманы жасауда пайдаланылған архивтік құжаттардың сақтау бірлігінің, баспа басылымдарының архивтік шифрі мен парақтар саны қойылады. Архивтік анықтаманың мәтініне әрбір фактіні немесе оқиғаны баяндағаннан кейін бірден архивтік құжаттардың сақтау бірлігінің архивтік шифрларын және парақтар нөмірін қоюға болады.

332. Көлемі бір парақтан асатын архивтік анықтамаға парақтар тігіледі, нөмірленеді және ұйымның мөрі қойылады.

333. Архивтік анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ұйымның мөрімен куәландырылады. Ондағы көрсетілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, оның себебі көрсетілген ілеспе хат жазылады.

Қажет болған жағдайда архивтік анықтамаға архивтік анықтамада баяндалған мәліметтерді растайтын архивтік құжаттар көшірмесі немесе олардан үзінділер қоса беріледі.

334. Сұранымда орындау үшін қажетті құжаттар архивте болмаған жағдайда ұйымның бланкісіне сұранымның тақырыбы бойынша архивтік құжаттардың жоқ болу себептері туралы жауап құрастырылады, және мүмкіндігінше қайда хабарласу қажеттігіне ұсыным береді. Қажет болған жағдайда жауап ұйым мөрімен бекітіледі.

335. Сұраған мәліметтері бар архивтік құжаттардың жоғалған фактісі құжатпен расталған жағдайда, ұйым архиві осы мәселе бойынша, қажет болған жағдайда, ұйым мөрімен куәландырылған анықтама береді.

336. Архивтік үзіндіде архивтік құжаттың атауы, оның нөмірі мен уақыты толық көшіріледі. Сұраным бойынша барлық бар деректер архивтік құжаттар мәтінінен жан-жақты алынады. Үзінді бір-біріне қатысы жоқ бірнеше жекеленген мәселелері бар құжаттардан ғана алынады.

Әрбір үзіндінің бастауы мен соңы, сондай-ақ архивтік құжат мәтініндегі жекеленген сөздердің болмағаны көп нүктемен белгіленеді.

Архивтік үзінді мәтініне ескертпеде түпнұсқа мәтінінің бөлігі, түсініксіз жазылғаны, автордың түзеткені, мәтіннің бүлінуі салдарынан оқылуға жатпайтындығы және тағы сол сияқтылар туралы тиісті ескертулер жасалады.

Дәлдігіне күмән келтіретін жекеленген сөздер мен түпнұсқаның сөйлемі "Түпнұсқа мәтінінде солай", "Құжатта осылай" деген сөздермен ескертіледі.

Архивтік үзіндінің мәтінінен кейін архивтік құжаттың сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірі көрсетіледі.

Сұраным бойынша берілген архивтік үзіндінің түпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрімен куәландырылады.

337. Баспа құралдарын, жеке компьютер пайдалана отырып дайындалған архивтік көшірмелер және үзінділер ұйымның ортақ бланкісіне құжаттың атауын "Архивтік көшірме", "Архивтік үзінді" белгілеумен ресімделеді. Құжаттың ксерокөшірмесін немесе фотокөшірмесін дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкісін пайдаланбайды.

Архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың архивтік шифрі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, архивтік шифр әрбір парақтың сырт жағына қойылады. Архивтік көшірменің немесе үзіндінің барлық парағы тігіледі, нөмірленеді және ұйым архивімен бекітіледі.

338. Архивтік көшірменің әрбір парағының сыр жағына архивтік құжаттың сақтау бірлігінің архивтік шифрі және парақтар нөмірі қойылады. Архивтік көшірменің барлық парағы бекітіледі және бекітілген жеріне мөр басылады және уәкілетті лауазымдық тұлға қол қояды.

339. Архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме және сұранымға жауап жай конвертермен пошта арқылы жіберіледі.

340. Азамат немесе оның сенім білдірілген адамы архивке жеке өтініш білдірген жағдайда архивтік анықтаманы, архивтік үзіндіні, архивтік көшірмені төлқұжатын немесе басқа да куәландыратын құжатын көрсеткен кезде қол хаты арқылы беріледі, сенім білдірілген адамына – белгіленген тәртіпте ресімделген сенімхаты арқылы беріледі. Архивтік анықтаманы және архивтік үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оған жасалған ілеспе хаттың сырт жағына, алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.

341. Құжат иесі уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, білімі туралы жеке түпнұсқа құжаттарын, еңбек кітапшасын және басқаларын архивтік істен алып иесіне немесе олардың туыстарына беруге болады.

Жеке құжаттардың түпнұсқасы ұйым басшысының рұқсатымен өтініш білдірушіге куәлігі, жеке басын куәландыратын басқа да құжаты бойынша, ал олардың туыстарына немесе сенім білдірілген адамына нотариалдық куәландырылған сенімхаты бойынша беріледі.

Жеке түпнұсқа құжат өтініш білдірушіге бағалы хат арқылы да жіберілуі мүмкін.

342. Істен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшірмесі салынады. Архивтік құжаттың алынғаны, сондай-ақ оларды көшірмесімен ауыстырылғаны істің куәландырма парағында, істердің, құжаттардың тізімдемесінде айқындалады.

343. Архивтік құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттардың істен алынғаны туралы актімен ресімделеді. Акт және архивтік құжаттардың қайтарылуын жүргізуге негіз болған басқа да құжаттар, және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты қор ісіне енгізіледі.

9-параграф. Істерді оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртібі

344. Ұйымда пайдаланушылардың жұмыс істеуіне жағдай жасау мақсатында, шағынкөшірмемен, электрондық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасау үшін тиісті техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы құрылады (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды және тағы басқаларды тыңдайтын бөлме).

Оқу залының жұмыс тәртібін ұйым басшысы белгілейді.

Ұйым архивінде оқу залына арнайы бөлме болмаған жағдайда пайдаланушылардың құжаттармен жұмысы ұйым архивінің немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жұмыс бөлмелерінде ұйым архиві қызметінің бақылауымен жүргізіледі.

345. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтініші негізінде жіберіледі, ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізуші немесе қызметтік тапсырманы орындаушы, пайдаланушылар, оларды жіберген ұйымның хатын көрсетеді, ұйымның қызметкерлері оқу залына қызметтік куәліктері бойынша жіберіледі. Архивтік құжаттар ұйым қызметкерлеріне қызметтік мақсатта пайдалану үшін жұмыс бөлмелеріне беріледі.

Жеке өтінішінде немесе хатта пайдаланушының тегі, есімі, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шегі көрсетіледі.

Оқу залында жұмыс жасауға, пайдаланушының қажетті мерзіміне қарай рұқсатты, ресімделген күннен бастап 1 жылдан аспайтын уақытқа ұйым басшысы береді.

346. Ұйым архиві пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшін есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да іздестіру құралдары бар ашық құжаттарды береді. Пайдаланушыларға есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар оқу залында жұмыста пайдалануға берілмейді.

347. Құжат беруден бас тарту немесе кейінге шегеру мынадай жағдайларда болады:

1) физикалық жай-күйі нашар болса;

2) пайдалануына Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе құжаттарды сақтауға тапсырған кезде қор жасаушы белгілеген шек қойылған болса;

3) құжаттарды қызметтік тапсырманы орындау барысында ұйым архвиі қызметкерлерінің пайдалануында болса;

4) құжаттарды уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берген жағдайда.

Ұйым архиві құжаттарды беруден бас тартуын, оның себептерін көрсете отырып жазба түрде түсіндіреді.

348. Ұйым архиві техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, пайдаланушылардың тапсырысымен архивтік құжаттардың көшірмелерін - ксерокөшірмелер, шағынкөшірме, фототаңба, кинокөшірме, бейнекөшірме, үнқұжаттардың көшірмесі, сондай-ақ электрондық тасымалдағыштардағы көшірмелерді дайындайды.

Қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйдегі архивтік құжаттарды көшірмелеуге болмайды.

Қолжеткізуі шектелген (құпия және құпиялық ақпараты бар) архивтік құжаттарды көшірмелеу белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

349. Көшірмелеуге тапсырысты орындаудың тәртібін, соның ішінде архивтік құжаттарды, жарияланбаған істер, құжаттар тізімдемесін басқа да архивтік анықтамалық-іздестіру құралдары мен деректер базасын көшірмеге түсірудің көлемін, көшірмелерді дайындау бағасы мен оларды дайындауды есептеудің тәртібі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және (немесе) ұйым басшысы анықтайды.

350. Пайдаланушылардың тапсырысы бойынша дайындалған архивтік құжаттардың көшірмесінде архивтік құжаттың сақтау бірлігінің архивтік шифрі және парақтар нөмірі көрсетіледі. Құпиясыздандырылған архивтік құжаттарды ресімдеген кезде көшірменің бірінші және соңғы парағының өң бетінің оң жақ жоғарғы бұрышына "Құпиясыздандырылған" мөртабаны қойылады. Қажет болған жағдайда осы мөртабан архивтік құжаттың құпиясыздандырылған көшірмесінің барлық парақтарының өң бетіне қойылады.

351. Архивтік құжаттардың көшірмесі пайдаланушыларға, олардың сенім білдірілген адамына немесе көрсетілген мекен-жайы бойынша жіберіледі.

Көшірме түсірудің тапсырысын есептеу қағаз тасымалдаушыда немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.

352. Архивтік қоймадан оқу залына істер құжаттарды беруге толтырылған тапсырыс негізінде беріледі және қоймадан істер беру кітабында есепке алынады.

353. Архивтік қоймадан оқу залына берілетін әрбір істің қолдану парағы болады.

354. Істер ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзімге беріледі. Істерді уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға беру олардың жазбаша сұранымы бойынша істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актімен ресімделеді. Акті екі дана жасалады, біреуі құжат алушыға беріледі, ал екіншісі ұйым архивінде қалады, актіге құжатты беруші ұйымның және алушы-ұйымның басшылары қол қояды, қойылған қолдар ұйым мөрлерімен бекітіледі. Істер не бәрі үш ай мерзімге беріледі.

355. Істерді уақытша пайдалануға берген кезде әрбір іс Істерді архив қоймасынан беру кітабына жазылады, ал берілген істің орнына әрбір іс үшін Сақтау бірлігінің алмастырушы-картасы салынады. Алмастырушы-карталар ұйым архивінде қажеті өткенге дейін сақталады. Қайтарылған істердің жай-күйі істі қайтарушы тұлғаның қатысуымен тексеріледі.

356. Уақытша пайдалану үшін архивтік қоймадан берілетін әрбір істе істің пайдалану парағы болады.

10-параграф. Бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдаланудың тәртібі

357. Ұйым архиві ақпараттық іс-шаралар, көрмелер ұйымдастырған кезде, бұқаралық ақпарат құралдарында құжаттарды пайдалануды, сондай-ақ оларды жариялауды ұйымдастырады. Жұмысты жеке және басқа ұйымдармен немесе мемлекеттік архивпен бірлесіп жүргізеді. Көрмелерде құжаттардың түпнұсқасын немесе көшірмелерін пайдаланады, альбомдар, плакаттар, диаграммалар дайындайды.

358. Ұйым архиві бұқаралық ақпарат құралдарымен бірлесе отырып тақырыбын, көлемін және құжаттарды дайындаудың мерзімін анықтайды, тақырыбы мен мерзімін ұйым басшысы бекітеді. Бұқаралық ақпарат құралдары үшін дайындалған, ұйым архивінде қалған, мақалалар және басқа да баспа нысандары даналарында пайдаланған құжаттардың іздестіру деректері, сондай-ақ жарияланымның күні мен орны көрсетіледі.

	Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 1-қосымша
	Нысан

Тұрақты сақталатын істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____ жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы ________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ қор
№ ____ тізімдеме
тұрақты сақталатын істер _________________________________
(Ұйымның ресми атауы)
______________ жылдар (ға)

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесі)
Рет тік №	Істің индексі	Істің (томның, бөлімнің) тақырыбы	Істің (томның, бөлімнің) уақыты	Істегі (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне ___________________№ __ істер
(санмен және жазбаша)
енгізілді
№ __, оның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:
Жиынтық тізімдеменің бөлімін Қолының толық
құрастырушының лауазым атауы _____________ жазылуы
(жеке қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 2-қосымша Нысан

Тұрақты сақталатын бейнеқұжаттардың істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазу, қайта жазу уақыты	бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
										түпнұсқа	көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспе құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 3-қосымша Нысан

Тұрақты сақталатын киноқұжаттардың істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір (ұйымдағы есепке алу нөмірі)	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Түсірілімнің, дайындықтың уақыты	Вариант (үнсіз, дыбысты, а/б, түрлі-түсті., форматы, тілі)	Сақтау мерзімінің/метраждың саны							Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
							негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Магниттік фонограмма магнитная (негізгі, біріктірілген)	Аралық позитив	Позитив	Бекітілген роликтер түрлі-түсті төлқұжаттар
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 4-қосымша Нысан

Магниттік жазбадағы үнқұжаттардың істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ____ ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолтаңбаның толық мәні (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Индекс, өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы	Авторы	Шығарманы орындаушы	Тілі	Жазудың, қайта жазудың уақыты	Жазудың, қайта жазудың жері	Жазудың, қайта жазудың уақыты	Бейнежазбаның хронометражы	Жазбаның түрі мен форматы	Сақтау бірлігінің саны		Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
												түпнұсқа	Көшірме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолтаңбаның толық мәні.
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді
Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 5-қосымша Нысан

Фотоальбомдардың істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ___ ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Альбомның тақырыбы (аты)	Түрсілім авторы	Фотобасылымдардың саны	Түсірілім түсірілген жер	Фотобасылымдардың саны	Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Сыртқы ерекшеліктері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 6-қосымша Нысан

Фотоқұжаттар тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ___ ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық мәні (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)

Есепке алу, сақтау бірліктерінің нөмірі	Өндірістік нөмір	Құжаттың тақырыбы (аннотация), (диафильмнің атауы)	Түсірілім авторы	Түсірілім уақыты	Түсірілім түсірілген жер	Сақтау бірліктерінің/метраждың саны						Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
						Негатив	Дубль-негатив	Позитив	Фотобасылым	Слайд (диапозитив)	Диафильм
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 7-қосымша Нысан

Электрондық құжаттар тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Тақырып	Сақтау бірліктерінің уақыт аралықтары	Электрондық құжаттардың форматтары	Көлемі (Мбайт)	Ілеспелі құжаттама мәтінінің құрамы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 8-қосымша Нысан

Тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттама істер тізімдемесі

Бекітілген	Бекітемін
Жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК _____жылғы ______ № ___ хаттамасымен	Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының толық жазылуы (жеке қолы) Күні

№ ___ тізімдеме
______________________________________________
(ұйымның ресми атауы көрсетілген тізімдеменің атауы)
______ жылдар (ға)

Есепке алу бірліктерінің нөмірлері	Нысанды белгілеу (бұйым, тақырыптар)	Істің тақырыбы	Авторы (әзірлеуші-ұйым)	Әзірлеуді аяқтаған жыл	Парақтар саны			Ескертпе
					мәтіндік	кестелік	фото
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізімдеменің бұл бөліміне ____________________________ № __ -ден № ___ -ге дейін сақтау бірлігі енгізілді
(санмен және жазбаша)
оның ішінде:
арнайы нөмірлер ________
қалып кеткен нөмірлер _______ және оларға қатысты ілеспелі құжаттаманың мәтіні.
Тізімдемені құрастырушының
лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 9-қосымша Нысан

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесі

Бекітемін

Ұйым басшысы лауазымның атауы __________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні

№ ___ қор
___________ жылдарға арналған
жеке құрам бойынша істер __________________________________
(ұйымның ресми атауы)
№ ___ тізімдеме

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесінің)
Рет тік №	Істің индексі	Істің тақырыбы (томның, бөлімдердің)	Істің уақыты (томның, бөлімдердің)	Істегі (томның, бөлімдердің) парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Тізімдеменің бұл бөліміне___________________ № __ -ден № __ -ге дейін
(санмен және жазбаша)
енгізілді
оның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:
жиынтық тізімдеме бөлімін
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)
Күні
Жергілікті атқарушы органның СКТ Ұйымның ОСК (СК)
(республикалық мемлекеттік архивтің) _____жылғы ____ ________
_____ жылғы ____ _______ №____ хаттамасымен №____ хаттамасымен келісілді
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 10-қосымша Нысан

Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер тізімдемесі

Бекітемін Ұйым басшысы лауазымы атауы ___________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні

№ ___ Қор
___________ жылдарға арналған
Уақытша сақтауға (10 жылдан жоғары) істердің___________________
(Ұйымның ресми атауы)
№ ___ тізімдемесі

Бөлімнің атауы (ұйымның құрылымдық бөлімшесінің)
№№ п/п	Істің индексі	Істің тақырыбы (томның, бөлімдердің)	Істердің уақыты (томның, бөлімдердің)	Сақтау мерзімдері	Істегі парақтар саны (томның, бөлімдердің)	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне_________________ № _ -ден № _ -ге
(санмен және жазбаша)
дейін енгізілді, оның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен нөмірлер:
жиынтық тізімдеме бөлімін
құрастырушының лауазымының атауы _________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)
Күні
Ұйымның ОСК (СК)
____жылғы ___ _________
№ ____ хаттамасымен
келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 11-қосымша Нысан

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт

Ұйымның ресми атауы Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

АКТ

Құрастырылған орны
Сақтауға жатпайтын құжаттарды
жоюға бөлу туралы
____________________________________________________________________
(сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар, тізбесінің аты, оның жасалған,
_________________________________________ негізінде ___________________
жарыққа шыққан уақыты және баспаның аты) (архив қорының нөмірі ____________
мен аты) архив қорының мына төмендегі істері мен құжаттары ғылыми - тарихи құндылығы жоқ және тәжірибелік мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:

Реттік №	Істің тақырыбы немесе істердің топтамасы	Істің күні немесе істің алдыңғы және соңғы күні	Номенклатура бойынша немесе іс тізімдемесінің № бойынша істің индексі (томның, бөлімдердің)	Істердің саны (томның, бөлімдердің)	Істің сақтау мерзімі (томның, бөлімдердің) және тізбе бойынша тармақтардың (тармақшалардың) нөмірлері	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы _____________________ жылдардағы істер мен құжаттар.
(санмен және жазбаша)
____________________________________________________________________
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы
_______ жылдарға арналған тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелердің СТК хаттамасымен бекітілді.
Құжаттарға өңдеу
жұмыстарын жүргізген Қолының
тұлға лауазымының атауы ______________ толық жазылуы
(жеке қолы)

Жергілікті атқарушы органның СТК (республикалық мемлекеттік архивтің) ____ жылғы ___ _______ № ____ хаттамасымен келісілді		Ұйымның ОСК (СК) _______ жылғы ___ _____ № _____ хаттамасымен келісілді

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 12-қосымша Нысан

Тұрақты сақталатын құжаттар тізімдемесінің титулдық парағы ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (мемлекеттік архивтің атауы)¹ (қордың атауы)

_________________________________
(орналасқан жері)

№_______________________ қор
_______________________тізімдеме
(тізімдеменің атауы)

Құжаттың алғашқы және соңғы күні ___________

^{_____________________________________________________
1} Мемлекеттік архив толтырады

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 13-қосымша Нысан

Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама жобалар,
проблемалар тізбесі

Ұйымның ресми атауы

Бекітемін
Ұйым басшысы лауазымының атауы
______________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)
Күні

№ ___ ______________________________________ ТІЗБЕ
(ғылыми-техникалық құжаттаманың түрі)
мемлекеттік сақтауға берілуге жататын ғылыми-техникалық
құжаттама бойынша жобалар, мәселелер
____________ жылдарға

Реттік №	Әзірлемелерді белгілеу (индекс)	Ғылыми-техникалық құжаттаманың әзірлемелері	Кезең (саты)	Әзірлеме аяқталған жыл	Әзірлемеге қатысқан ұйым	Есепке алу бірлігінің саны	Мемлекеттік сақтауға іріктеп алудың негіздемесі	Ескертпе (мемлекеттік архивке тапсырудың мерзімі)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

1	2	3	4	5	6	7	8	9

Тізбенің бұл бөліміне _______________ № __ -ден № __-ге дейін әзірлемелер енгізілді.
Ұйым архивінің басшысы ______________ Қолының толық жазылуы
(жеке қолы)

Жергілікті атқарушы органның СТК (республикалық мемлекеттік архивтің) ____ жылғы ___ _______ № ____ хаттамасымен келісілді		Ұйымның ОСК (СК) _______ жылғы ___ _____ № _____ хаттамасымен мақұлданды

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 14-қосымша Нысан

Топографиялық көрсеткіштің стеллаждық карточкасы

ТОПОГРАФИЯЛЫҚ КӨСЕТКІШТІҢ
СТЕЛЛАЖДЫҚ КАРТОЧКАЛАРЫ

Карточканың оң жағы

№ _____ стеллаж № _____ мұрағат қоймасы

№ шкаф	№ сөре	Архив қорының №	Тізімдеменің №	№ __-ден № ___-ге дейінгі істер	Ескертпе
1	2	3	4	5	6

Карточканың артқы жағы

1	2	3	4	5	6

Форматы А6 (148Х105)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 15-қосымша Нысан

Құжаттар беруге тапсырыс

Ұйымның ведомстволық (жеке)
архивінің атауы

ТАПСЫРЫС құжаттар беруге	РҰҚСАТ ЕТЕМІН Құжаттар беруге
_____ № _____ __________________ (құрастырылған жері)	Ұйым архивінің басшысы Қолы___________Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні

_____________________________________________________________
(зерттеушінің, құрылымдық бөлімше қызметкерінің тегі, атының бас әріптері)
__________________________________________________________________
(зерттеудің тақырыбы)

Архив қорының №	Тізімдеме-нің №	Сақтау бірлігі-нің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Қолданушы-ның алғандығы туралы қол хаты	Оқу залы қызметкері-нің қабылдап алғандығы туралы қол хаты
1	2	3	4	5	6

Форматы А5 (148х215)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 16-қосымша Нысан

Істерді, құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы (тауар белгісі)
Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)		Ұйымның ресми атауы (орыс немесе басқа тілдерде)
	АКТ
________________________ (уақыты)		№ ____________
Шығарылған жері (мемлекеттік тілде)		Шығарылған жері (орыс немесе басқа тілдерде)

Құжаттарды уақытша
пайдалануға беру туралы
________________________________________ негізінде келесі сақтау бірліктері № ______________ архив қорынан беріледі
(қордың атауы)

Реттік №	№ істің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөлімі	Сақтау бірлігінің №	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Уақыт аралығы	Парақтар саны	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7

Барлығы ____________________ сақтау бірлігі беріледі,

(санмен және жазбаша)

қайтарылу мерзімі ____________________________

Істер реттелген, тігілген, тысталған, парақтары нөмірленген және куәландыру жазбасы толтырылған жағдайда берілді.

Алушы уақытша қолдануға алған іс бойынша бөгде тұлғалармен дайындалу үшін, оның көшірмелерін, үзінділер мен анықтамаларды бермеуге, ұйымның рұқсатынсыз құжаттарды жарияламауға міндеттеледі.

Алушы істі ведомстволық немесе жеке архивке актіде көрсетілген мерзімде қайтаруға міндеттенеді.

Алушыға уақытша қолдануға алған істі жоғалтқан немесе бүлдірген жағдайдағы жауапкершілігі туралы ескертілді.

Істі берген ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы

Істі алушы ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы

Істі басшылықтың тапсырмасы бойынша бердім ______________________.
(ұйымның атауы )
Ұйым
архивінің басшысы ______________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық мәні
Күні
Істі басшылықтың тапсырмасы бойынша қабылдап алдым ________________.
(ұйымның атауы)
Ұйым
архивінің басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні
Істер көлемі жағынан толық және сақталып қайтарылды
Алушы ұйым басшылығының тапсырмасы бойынша өткіздім
Ұйым
архивінің басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні
Істі берген басшының тапсырмасы бойынша қабылдап алдым
Ұйым
архивінің басшысы ______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні
Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 17-қосымша Нысан

Істерді архив қоймасынан беру кітабы

Реттік №	Берілген күні	Мұрағат қорының №	Тізімдеменің №	Сақтау бірлігінің №	Кімге берілді	Алғандығы туралы қол хат	Қайтарылу күні	Қайтарғандығы туралы қол хат	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______- жылы № __ архив қоймасынан барлығы _____________________
(санмен және жазбаша)
іс берілді.
Қорытынды жазбаны жасаған
қызметкер лауазымының атауы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 18-қосымша Нысан

Құжаттарды пайдалану парағы

Архив қорының № _____ Тізімдеменің № _______ Істің № _______

Пайдалану күні	Кімге берілді: Тегі, аты-жөнінің бас әріптері	Пайдаланудың сипаты (көшірме түсіру, жазып алу, қарастыру және басқалары)	Қолданған парақтардың нөмірлері	Құжатты қолданған тұлғаның қолтаңбасы
1	2	3	4	5

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 19-қосымша Нысан

Сақтау бірлігінің орынбасар – картасы

САҚТАУ БІРЛІГІНІҢ АЛМАСТЫРУШЫ – КАРТАСЫ БЕРІЛДІ
Қордың нөмірі	Тізімде-менің нөмірі	Сақтау бірлігі-нің нөмірі	Кімге	Берілген күні	Қол-таңба	Қайтарыл-ған күні	Қолтаң-басы

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 20-қосымша Нысан

Архивтік құжаттардың толықтығы мен жай-күйіне тексеру парағы

№ _____________________________________________ қор құжаттарының жағдайы мен толықтығы
(атауы)

Тексеруді жүргізді________________________________________________________________

Құжаттардың толықтығы															Құжаттардың жай-күйі
тізімдеменің нөмірі	тізімдеме бойынша сақтау бірліктерінің саны	Анықталған техникалық қателіктер						Тізімдеме бойынша есепке алынған техникалық қателіктер түзетілуде	Уақытша қолдануға берілген сақтау бірліктерінің сақтау нөмірлері	Жоқ	Толық (тізімдемеленген)	Тізімдемеге енгізілмегендерінің толықтығы (белгіленбеген сақтау бірліктерінің уақытша шифрлар)			Мыналарды талап ететін сақтау бірл. нөмірлері:					Қайта қалпына келместей бүлінгендер		Ескертпе
		Қортынды жазбада көрсетілмеген арнайы нөмірлер		Қорытынды жазбада қалып кеткен нөмірлер		Басқалары, осылардың негізінде көлемдері
		жоғалтылмаған	есепке алынбаған, бірақ көлемі жағынан жоғалтылған	жоғалтылмаған	есепке алынбаған, бірақ көлемі жағынан жоғалтылған	ұлғайды	кішірейді								залалсыздандыру	дәрілеу	Қайта қалпына келтірілген	Түптеп, тігу	өше бастаған мәтіндерді қайта қалпына келтіру
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22- 23	24

Барлығы тізімдемеге енгізілген және енгізілмеген сақтау бірліктері _________________________________________
(санмен және жазбаша)
Қызметкер лауазымының атауы Қолдары Қолының толық жазылуы
Күні
Ескертпе: Дыбыстық-бейнелік және машинамен оқылатын (электрондық) құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексеру кезінде тиісті нақтылаулар енгізіледі

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 21-қосымша Нысан

Архив құжаттарының толықтығын және жай-күйін тексеру актісі

Ұйымның ресми атауы Бекітемін
Ұйым басшысы
лауазымының атауы
_____________ Қолтаңбаның
(жеке қолы) толық жазылуы Күні

АКТ

Құрастырылған жері
Істің толықтығы мен жай-күйін тексеру
__________________________________________
(тұрақты, уақытша сақтау, жеке құрам бойынша)
Архив қорының № ___
Бұл актіні _____________________________________________________
(тексеру негізі: жоспарлы тексеру, істердің орналасуы және одан әрі)
________ байланысты ________________________________________________
(комиссия төрағасы мен мүшелерінің аты-жөндері)
құрамдағы комиссия жасады.
Тексеру _____ аралығында _____.жүргізілді
Тексеру барысында мыналар анықталды:
1. Істер тізімдемесі бойынша _____________________ іс, оның ішінде,
(санмен және жазбаша)
_____________________________________________________ бекіткен істердің
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы)
жиынтық тізімдемесі бойынша_____________________ іс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)
2. Нақты қолда жоқ істер саны ______________________ іс,оның ішінде,
(санмен және жазбаша)
_____________________________________________________ бекіткен істердің
(жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) атауы)
жиынтық тізімдемесі бойынша_______________________ іс есепке алынды.
(санмен және жазбаша)
3. Арнайы нөмірлер бар:
1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынбаған істер ______________________;
(санмен және жазбаша)
2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген істер____________________________
(санмен және жазбаша)
4. Қалып кеткен нөмірлер:
1) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынбаған істер __________________________;
(санмен және жазбаша)
2) тізімдеменің қорытынды жазбаларында есепке алынған, бірақ тізілмеген істер________________________
(санмен және жазбаша)
5. Дұрыс орналастырылмаған, өзге мұрағат қорына жататын істердің саны ________________________
(санмен және жазбаша)
6. осы мұрағат қоры бойынша қолда бар (тізімдемеге енгізілген) _____________________ істер.
(санмен және жазбаша)
7. істер тізімдемесіне енгізілмеген істер саны_______________________
(санмен және жазбаша)
8. осы мұрағат қоры бойынша барлық қолданыстағы істер саны (істер тізімдемесіне енгізілген және енгізілмеген) _______________________
(санмен және жазбаша)
олардың ішінде:
1) залалсыздандыруды қажет ететін істер _______________________
(санмен және жазбаша)
2) дәрілеуді қажет ететін істер ________________________
(санмен және жазбаша)
3) қалпына келтіруді қажет ететін істер _________________________
(санмен және жазбаша)
4) түптеп тігуді қажет ететін істер __________________________
(санмен және жазбаша)
5) өше бастаған мәтінді қайта қалпына келтіруді қажет ететін істер __________________________
(санмен және жазбаша)
6) қайта қалпына келместей бүлінген істер ________________________
(санмен және жазбаша)
7) техникалық өңдеуді қажет ететін істер _________________________
(санмен және жазбаша)
8) уақытша пайдалануға берілген істер ______________________
(санмен және жазбаша)
9. Құжаттардың жай-күйімен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама, құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы негізгі кемшіліктер _______________________________________________________________
Тексеруді жүргізгендер (лауазымдардың атаулары, ұйымның ведомстволық немесе жеке архиві қызметкерлерінің тектері).
Қосымша: істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру парағы ____ п.
____ данада мемлекеттік және орыс тілдерінде.
Комиссия төрағасы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Комиссия мүшелері _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 22-қосымша Нысан

Табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасы ТАБЫЛМАҒАН АРХИВТІК ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ

Қор № ___________
Архив қоймасы ______________________________________________
(мұрағат қоймасының атауы)
Қордың атауы _________________________________________________
Табылмаған құжаттардың күні ____________________________________

Тізімдеменің нөмірі	Сақтау бірлігінің нөмірі	Сақтау бірлігінің тақырыбы	Алғашқы және соңғы күні	Парақтар саны (дыбысталу уақыты , метраж)

(оң жақ беті) Форматы А6 (148 105)

Іздестіру туралы белгі	Іздестірудің нәтижелері

(артқы беті)

Форматы А6 (148 105)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 23-қосымша Нысан

Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабы

Реттік №	Құжаттың түскен немесе шыққан күні	Құжат түскен немесе шыққан ұйымның (құрылымдық бөлімшенің, лауазымды тұлғаның, мұрағаттың) атауы	Түскен немесе шығарылған құжаттың атауы, нөмірі және күні	Түскен немесе шыққан құжаттың атауы және мұрағат қоймасының, тізімдеменің нөмірі	Түскен немесе шығарылған құжаттардың алғашқы және соңғы күні	Тізімделген құжаттардың түсуі			Тізімделген құжаттардың шығуы			Тізімделмеген істер, құжаттар, парақтар		Ескертпе
						Істердің саны			Істердің саны
						тұрақты сақталатын	уақытша(10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	тұрақты сақталатын	уақытша(10 жылдан жоғары)	жеке құрам бойынша	Түсті	шықты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

________ жылы барлық келіп түскен ________________________ сақтау бірліктері, оның ішінде:
(санмен және жазбаша)
(кітаптың бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі 7, 8, 9, 13);
шықты _______________________ сақтау бірлігі (+ құжаттар, парақтар), оның ішінде:
(санмен және жазбаша)
(кітаптың бағандары бойынша қорытынды мәліметтер жеке көрсетіледі 10, 11, 12, 14).
Жылдық қорытынды жазбаны Қолының
жасаған тұлға лауазымының атауы _______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым _________________ Қолының
архивінің басшысы (жеке қолы) толық жазылуы
Күні
Форматы А3 (297Х420)

	Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына
	24-қосымша

ІСТІҢ КУӘЛАНДЫРМА ПАРАҒЫ

№ _____Қор № ________ Тізімдеме № _____іс
Іске ___________________ парақ (тар)тігілді (салынды) және нөмірленді:
оның ішінде: № № __________________________литерлі парақтар
есепке алынбаған парақтар № № ___________________
есепке алынған таза парақтар ___________________
+ іс құжаттарының ішкі тізімдеме парақтары _______________________
Нөмірлеуге жатпайтын салынған және қосымша түрдегі
__________________________________құжаттар есепке алынады
(құжаттар түрлері және олардың саны)

Іс құжаттарын түзудің, ресімдеудің, физикалық жай-күйінің есепке алынуының ерекшеліктері	Парақтардың №№
1	2
1. Кітапшалар және басқа баспалық басылымдар 2. Үндеухаттар 3. Газеттерден қиындылар 4. Ашықхаттар 5. Конверттер 6. Пошталық маркілер 7. Елтаңбалы маркілер 8. Пошталық мөрқалыптар және басқалар 9. Арнайы пошталық белгілер 10. Сүргіштік бекіту мөрлері 11. Фотоқұжаттар 12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама 13. Суреттер, ойма жазулар, акварелдер 14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары 15. желімденген парақтар 16. Парақ бөліктерінің жойылуы 17. Өшуге айналған мәтін

Істің куәландырушы парағын толтырушы Қолының
тұлғаның лауазым атауы ________________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Күні
Ескертпе:
1. Куәландырма парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.
2. Куәландырма парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі (салынады).
3. Куәландырма парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша, іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек көрсетіледі.
4. Куәландырма парағында іс құжаттарын нөмірлеудің, ресімдеудің және олардың физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:
1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбылар);
2) мөрлер және олардың бедерлері;
3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фотоқұжаттар;
5) суреттер, оймажазбалар, акварелдер;
6) үлкен пішінді құжаттар;
7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;
8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар саны);
10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар) және олардың парақтарының (беттерінің) саны.
5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландырма парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркілер және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірлерін кейін олардың саны жақшада көрсетіледі
7. Егер істе нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық мынадай өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелерімен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландырма парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
9. Куәландырма парағы нөмірленбейді.
Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 25-қосымша Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйымның ведомстволық
(жеке) архивінің паспорты

Кімге ұсынылды _____________________________________________________________________
(мемлекеттік архивтің және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды ____________________________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты 1. Жалпы мәліметтер

Реттік №	Көрсеткіштері	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Шеткі күндері		Белгіленген мерзімнен жоғары сақтаудағы (шарттық)
			алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6
	Ғылыми-зерттеу
	Конструкторлық
	Технологиялық
	Жобалық
	Басқа түрлері
	Барлығы

2. Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттама

Реттік №	Көрсеткіштер	Мемлекеттік сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама, жобалар, проблемалар тізбелерінің саны	Алғашқы және соңғы күні		Сақтау бірліктерінің саны
					Тізімде-меге енгізілген	Алғашқы және соңғы күні		Белгілен-ген мерзімнен артық сақтауда- (шартпен)
			алғашқы	соңғы		алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Ғылыми-зерттеулік
	Конструкторлық
	Технологиялық
	Жобалық
	Басқа түрлері
	Барлығы

3. Басқарушылық құжаттама

Реттік №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінде жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісіліп тізімдемеге енгізілгені			белгіленген мерзімінен артық сақтауда (шартпен)
			Алғашқы	Соңғы	Барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						Алғашқы	Соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

3. Кадрлар

Реттік № Архив түрлері Штат бойынша қызметкерлерсаны 1 2 3 1 Ғылыми-техникалық құжаттама 2 Басқарушылық құжаттама

Құжаттарды сақтаудың жай-күйі (қажеттінің астын сызу) Архив қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы лауазымының атауы _________________ Қолтаңбаның (жеке қолы) толық мәні Күні _____________________________________ (орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 26-қосымша Нысан

Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымның архив паспорты

Кімге ұсынылды _______________________________________________________________________
(мемлекеттік архивтің және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды _____________________________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
__________________________________________

(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны) _______________ жылдың 1 желтоқсанына электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымның паспорты 1. Электрондық құжаттар туралы мәліметтер

Ресттік №	Көрсеткіш-тер	Ақпараттық ресурстардың сандары	Жазылған ақпараттың көлемі	Электрондық құжаттар туралы мәліметтер
				Электрон-дық құжаттар сақтау бірлігінің саны	Жазылған ақпараттың көлемі (Мбайт)	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8

2. Кадрлар

Реттік № Архив түрлері Штат бойынша қызметкерлерсаны 1 2 3 1 Электрондық құжаттар

Құжаттарды сақтаудың жай-күйі (қажеттінің астын сызу) Архив қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: ақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні ___________________________________ (орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 27-қосымша Нысан

Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын ұйым архивінің паспорты

Кімге ұсынылды __________________________________________________________________________
(мемлекеттік мұрағаттың және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды _________________________________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына
Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын
ұйым архивінің паспорты 1. Киноқұжаттар

Реттік №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		Барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	35-мм үлдірде
2	16-мм үлдірде

2. Фотоқұжаттар

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке архивтердің
қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары

Реттік №	Көрсеткіштер		Сақтау бірлігінің саны
			Барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			Белгілен-ген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
				алғашқы	соңғы
						Барлығы	Уақыт аралығы
							бастапқы	соңғы
1	2		3	4	5	6	7	8	9
1	Негатив-тер	ақ-қара
		түрлі-түсті
2	Үлдірдегі позитивті, диапозитивті (слайдтар)	ақ-қара
		түрлі-түсті
3	Фотобасылымдар
4	Фотоальбомдар	альбомдардың саны
		Түсірілмдердің саны

3. Үнқұжаттар

Реттік №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Магниттік жазбалар
2	Граммофонды жазбалар
3	Басқа тасығыштағы жазбалар

4. Бейнеқұжаттар

Реттік №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			белгіленген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

5. Кадрлар

Реттік № Архив түрлері Штат бойынша қызметкерлерсаны 1 2 3 1 Фильмотекалар 2 Фонотекалар 3 Фонотекалар 4 Видеотекалар

Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) Архив қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды

Ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолтаңбаның (жеке қолы) толық мәні Күні _______________________________________ (орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 28-қосымша Нысан

Басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйымның ведомстволық (жеке) архивтің паспорты

Кімге ұсынылды ______________________________________________________________________
(мемлекеттік архивтің және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
Кіммен ұсынылды _____________________________________________________________________
(есеп беруші ұйымның және оның пошталық мекенжайының ресми атауы)
_______________________________________________
(есеп беруші ұйымның жеке меншік нысаны)

_______________ жылдың 1 желтоқсанына
басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым архивінің
паспорты
1. Жалпы мәліметтер

Реттік №	Архивтік қорлардың саны	Архив қоймасының шаршы метрдегі көлемі	Архив қоймаларының толықтығы пайыздық көрсеткішпен
1	2	3	4

2. Құжаттар туралы мәліметтер

Реттік №	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны
		барлығы	Алғашқы және соңғы күні		оның ішінен жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік архивтің) СТК келісілген тізімдемеге енгізілді			Белгілен-ген мерзімнен артық сақтауда тұрғаны (шартпен)	Жыл ішінде іс қалыпта-сады
			алғашқы	соңғы
					барлығы	Алғашқы және соңғы күні
						алғашқы	соңғы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Тұрақты сақталатын
2	Жеке құрам бойынша

3. Кадрлар

Реттік № Архив түрлері Штат бойынша қызметкерлерсаны 1 2 3 1	Құжаттарды сақтаудың жағдайы (қажеттінің астын сызу) Архив қоймасы: бар, жоқ; құрғақ, дымқыл; жарық, қараңғы Жылыту: орталықтандырылған, пешпен, жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан, құрастырылған, жоқ Шкафтар: ағаштан, металдан; жоқ Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура – ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды
Ұйым басшысы лауазымының атауы _____________ Қолының (жеке қолы) толық жазылуы Күні _________________________________ (орындаушының тегі мен телефоны)

Форматы А3 (297х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 29-қосымша Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алуды түгендеу кітабы

Есепке алу бірлігінің түгендеу нөмірі	Есепке алу бірлігін құрастырудың күні	Есепке алу бірлігін белгілеу	Парақтар саны	Формат	Есепке алу бірлігінің атауы	Кіммен шығарылды	Құжаттарды қабылдау туралы қолтаңба	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9

________ жылы барлығы _________________________ есепке алу бірлігі түсті.
(санмен және жазбаша)
Жылдық қорытынды жазбаны құрастырған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым
архивінің басшысы ____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Форматы А3 (297Х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 30-қосымша Нысан

Ғылыми-техникалық құжаттаманы тіркеу карточкасы
Оң жақ беті

Кешеннің нөмірі	Объектінің нөмірі
Объектінің шифры
Кешеннің атауы
Объектінің атауы
Жобаның кезеңі
Әзірлеме жылы
Әзірлеуші бөлім
Жобаның бас инженері
Технологиялық ұйымдастыру
Ескертпе

Айналым жағы

Күні	Түгендеу нөмірі	Парақтардың маркасы мен нөмірлері	Парақтар саны	Сақтау орны
1	2	3	4	5

Форматы А5 (148Х210)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 31-қосымша Нысан

Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алуды түгендеу кітабы

Рет тік №	Белгі-леме	Келіп түс-кен күні	Кез-еңі	Тақырып-тың атауы мен нөмірі	Мемлекеттік тіркеудің нөмірі	Әзірлеуші	Басшы (жауапты орындаушы)	Парақ-тар саны	Даналар-дың саны мен көлемі	Шыққан-дығы туралы белгі	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

_______ жылы барлығы _____________________ есепке алу бірлігі түсті, _____________________ бірлік шығарылды
(санмен және жазбаша) (санмен және жазбаша)
Жылдық қорытынды жазбаны жасаған
Қызметкер лауазымының атауы Қолының
_______________ толық жазылуы
(жеке қолы)
Ұйым
архивінің басшысы _________________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Форматы А3 (297Х420)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 32-қосымша Нысан

Өнертабыс патентіне өтініштерді тіркеу журналы

Реттік№	Өтініштің түскен күні	Өтініштің кіріс нөмірі	Мемлекеттік тіркеудің нөмірі	Елі	Өнертабыстың атауы	Авторлары	Өтініш беруші	Тексеріл-ген патент	Мекен-жай, факс, телефон	Сарапшы	Төленген баждың соммасы, күні және төлем құжаты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 33-қосымша Нысан

Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігінің есептік карточкасы
оң жақ беті

Құжат келіп түскен ұйымның атауы	Есепке алу бірлігінің тақырыбы	Сақтау бірлігінің нөмірі	Ақпараттық электрондық тасығыштағы құжат көшірмесінің бар болуы туралы белгі	Түскен күні
Пішін	Тасығыштың түрлері	Мбайттағы көлемі	Деректер базасы үшін жазбалар саны	Жасалған күні
Сақтау мерзімі	Сақтау орыны	Ескертпе		Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаңбасы

карточканың айналым жақ беті

Жұмыс түрлері (қайта жазу, орын ауыстыру)	Қайта жазу және орын ауыстыру актің нөмірі	Күні	Жаңа пішін	Мбайттағы көлемі	Тасығыштың түрі	Сақтау бірлігі-нің нөмірі	Жазбаны енгізген тұлғаның қолтаң-басы

Форматы А5 (148Х210)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 34-қосымша Нысан

Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы мен қайта жазылуы туралы акт

Ұйымның ресми атауы		Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы
		____________ Қолтаңбаның толық (жеке қолы) мәні Күні

АКТ

Құрастырылған жері
Электрондық құжаттардың орын ауыстыруы
және қайта жазылуы туралы

Істердің жиынтық тізімдемесінің № ______	Есепке алу бірлігі № ____
1	2

Электрондық құжаттардың қайта жазылуға/орын ауыстыруға дейінгі сипаттамасы:
пішін ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің №№ _____.
Электрондық құжаттардың қайта жазылудан/орын ауыстырудан кейінгі сипаттамасы:
формат ____, көлемі (Мбайт), ______ саны және сақтау бірліктерінің №№ _____.
Жұмысты орындады:
Лауазым атауы _______________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Жұмысты қабылдап алды:
Ұйым архивінің басшысы _____________ Қолының
(жеке қолы) толық жазылуы
Күні
Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілді
өзгерісті енгізген тұлға _____________ Қолының
лауазымының атауы (жеке қолы) толық жазылуы
Күні

Форматы А4 (210Х297)

Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларына 35-қосымша Нысан

Архивтік анықтама ____________________________________________________________________________

(архивтің атауы) (пошталық индексі, мекенжайы, телефоны, факсы)

АРХИВТІК АНЫҚТАМА

___________№__________	Адресат
№ ________ _______

Негіздеме:
Архив директоры қолы Қолының толық жазылуы
Орындаушы қолы Қолының толық жазылуы
Мөр

Форматы А4 (210Х297)