Сноска. Заголовок - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии с пунктом 5 статьи 141 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЕМ:
Сноска. Преамбула - в редакции cовместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 № 114 (вводится в действие 01.01.2023).1. Утвердить прилагаемые:
1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;
2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;
3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;
4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;
5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;
6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.
Сноска. Пункт 1 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после его официального опубликования размещение настоящего совместного приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, в течение двух рабочих дней после исполнения.
3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр культуры и спорта Республики ___________ А. Мухамедиулы |
Министр национальной экономики ____________ Т. Сулейменов |
"СОГЛАСОВАН"
Председатель Комитета
по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан
____________ Б. Мусин
"___" ___________ 2017 года
| Приложение 1 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года №172 и |
|
| Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 |
Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Заголовок - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Сноска. Приложение 1 - в редакции cовместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 № 114 (вводится в действие 01.01.2023).
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
Сноска. Пункт 1 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения, соблюдения сроков передачи документов на хранение, оформления дел для передачи на хранение, порядка использования архивных документов;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований, а именно:
по организации документооборота, по учету, хранению печатей, штампов, бланков, по приему, хранению, учету и использованию документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов;
5) грубое нарушение – нарушение требований, которое повлекло или может повлечь:
незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов НАФ и других архивных документов;
отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой вред законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.
Сноска. Пункт 2 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.
4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.
5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.
5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.
Сноска. Критерии дополнены пунктом 5-1 в соответствии с cовместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля
6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):
1) высокий риск;
2) средний риск;
3) низкий риск.
7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.
По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:
1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;
2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;
3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.
Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.
8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.
Глава 3. Объективные критерии
9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.
10. По объективным критериям относятся:
к высокой степени риска:
1) юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
к средней степени риска:
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
к низкой степени риска:
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.
Сноска. Пункт 10 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.
Глава 4. Особенности формирования системы оценки и управления рисками для государственных органов, использующих информационные системы с учетом специфики и конфиденциальности, в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан
12. В целях реализации принципа поощрения добросовестных субъектов контроля и концентрации контроля на нарушителях субъекты (объекты) контроля освобождаются от проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля на период, определяемый критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, посредством применения субъективных критериев.
13. Субъекты (объекты) контроля переводятся с применением информационной системы с высокой степени риска в среднюю степень риска или со средней степени риска в низкую степень риска в соответствующих сферах деятельности субъектов контроля в случаях:
1) если такие субъекты заключили договоры страхования гражданско-правовой ответственности перед третьими лицами в случаях и порядке, установленных законами Республики Казахстан;
2) если в законах Республики Казахстан и критериях оценки степени риска регулирующих государственных органов определены случаи освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля или проведения;
3) если субъекты являются членами саморегулируемой организации, основанной на добровольном членстве (участии) в соответствии с Законом Республики Казахстан "О саморегулировании", с которой заключено соглашение о признании результатов деятельности саморегулируемой организации.
14. В целях освобождения от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, регулирующими государственными органами, а также государственными органами учитываются смягчающие индикаторы.
К смягчающим индикаторам относится:
1) наличие аудио и (или) видео фиксации, с передачей данных в онлайн-режиме;
2) наличие датчиков и фиксирующих устройств по передаче данных в системы государственных органов (датчики воды, датчики фиксации выбросов в атмосферу).
15. Освобождение от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля возможно на основании применяемых альтернативных (независимых) систем оценки и анализа рисков, аудита, экспертиз в соответствии с критериями оценки степени риска регулирующего государственного органа, если такие основания предусмотрены в международных договорах, ратифицированных Республикой Казахстан.
16. Система оценки и управления рисками государственными органами ведется с использованием информационных систем, относящих субъекты (объекты) контроля к конкретным степеням риска и формирующих списки проведения контрольных мероприятий, а также основывается на государственной статистике, итогах ведомственного статистического наблюдения, а также информационных инструментах.
При отсутствии информационной системы оценки и управления рисками минимально допустимый порог количества субъектов (объектов) контроля, в отношении которых осуществляются профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля, не должен превышать пяти процентов от общего количества таких субъектов контроля в определенной сфере государственного контроля.
Глава 5. Субъективные критерии
17. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства о НАФ и архивах (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ, а к уничтожению документов НАФ статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.
Сноска. Пункт 17 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).18. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:
1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;
2) анализ информации и оценка рисков.
19. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.
Сноска. Пункт 19 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (порядок введения в действие см. п.4).20. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.
21. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.
При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.
В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.
При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,
где:
SРз – показатель значительных нарушений;
SР1 – требуемое количество значительных нарушений;
SР2 – количество выявленных значительных нарушений;
При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,
где:
SРн – показатель незначительных нарушений;
SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;
SР2 – количество выявленных незначительных нарушений.
Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:
SР = SРз + SРн,
где:
SР – общий показатель степени риска;
SРз – показатель значительных нарушений;
SРн – показатель незначительных нарушений.
22. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
Сноска. Критерии дополнены пунктом 22 в соответствии с совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).23. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).
Сноска. Критерии дополнены пунктом 23 в соответствии с совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).| Приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах |
Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан
о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Приложение - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
№ п/п | Критерии | Степень нарушения |
1. | Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах) | значительное |
2. |
Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: | незначительное |
3. |
Соответствие: | незначительное |
4. | Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) | незначительное |
5. | Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования) | значительное |
6. | Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов | незначительное |
7. | Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации | незначительное |
8. | Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид | значительное |
9. |
Наличие актов о выделении к уничтожению: | значительное |
10. | Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) | значительное |
11. | Наличие грифов утверждения и согласования на документах | значительное |
12. |
Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: | значительное |
13. | Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица | значительное |
14. |
Наличие: | значительное |
15. |
1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. | значительное |
16. | Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом | незначительное |
17. | Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением | незначительное |
18. |
Соответствие формирования: | незначительное |
19. | Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников | незначительное |
20. | Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов | значительное |
21. |
Соблюдение общих требований при формировании дел: | значительное |
22. | Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | значительное |
23. |
Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: | значительное |
24. |
Соблюдение порядка нумерации листов дела: | незначительное |
25. |
Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. | незначительное |
26. | Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации | незначительное |
27. | Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища | незначительное |
28. | Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее | значительное |
29. | Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела | значительное |
30. | Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив | значительное |
31. |
Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: | значительное |
32. | Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования | значительное |
33. | Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы | значительное |
34. | Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей | значительное |
35. |
Соблюдение требований по хранению: | значительное |
36. |
Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): | значительное |
37. | Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах | значительное |
38. |
Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: | значительное |
39. | Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища | значительное |
40. | Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование | значительное |
41. | Наличие паспорта архива организации | значительное |
42. | Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов | значительное |
43. | Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | значительное |
44. | Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа | значительное |
45. | Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | значительное |
46. | Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения | значительное |
47. | Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа | значительное |
48. | Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов | значительное |
49. | Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации) | значительное |
50. | Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) | значительное |
51. |
Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: | значительное |
52. | Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов | грубое |
53. | Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) | значительное |
54. | Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей | незначительное |
55. | Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка | значительное |
56. |
Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: | значительное |
57. | Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов | значительное |
58. | Уничтожение документов Национального архивного фонда | грубое |
59. | Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет | значительное |
60. | Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) | значительное |
| Приложение 2 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 |
Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Заголовок - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Сноска. Приложение 2 - в редакции cовместного приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 01.12.2022 № 347 и Министра национальной экономики РК от 01.12.2022 № 114 (вводится в действие 01.01.2023).
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 126 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 31148), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).
Сноска. Пункт 1 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:
1) балл – количественная мера исчисления риска;
2) незначительное нарушение – нарушение требований к порядку использования единой нормативно-справочной информации, соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организации;
3) нормализация данных – статистическая процедура, предусматривающая приведение значений, измеренных в различных шкалах, к условно общей шкале;
4) значительное нарушение – нарушение требований к функционалу систем электронного документооборота, к реквизитной части электронного документа, срокам хранения электронных документов и электронной регистрационной контрольной карточки к ним, к порядку использования электронного документооборота;
5) грубое нарушение – нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области электронного документа и электронных архивов (далее – требования), которое повлекло или может повлечь незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку электронных документов;
6) риск – вероятность причинения вреда в результате деятельности субъекта контроля законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства с учетом степени тяжести его последствий;
7) критерии оценки степени риска – совокупность количественных и качественных показателей, связанных с непосредственной деятельностью субъекта контроля, особенностями отраслевого развития и факторами, влияющими на это развитие, позволяющих отнести субъекты (объекты) контроля к различным степеням риска;
8) объективные критерии оценки степени риска (далее – объективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от степени риска в определенной сфере деятельности и не зависящие непосредственно от отдельного субъекта (объекта) контроля;
9) субъективные критерии оценки степени риска (далее – субъективные критерии) – критерии оценки степени риска, используемые для отбора субъектов (объектов) контроля в зависимости от результатов деятельности конкретного субъекта (объекта) контроля;
10) система оценки и управления рисками – процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение вероятности наступления неблагоприятных факторов путем распределения субъектов (объектов) контроля по степеням риска для последующего осуществления профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля с целью минимально возможной степени ограничения свободы предпринимательства, обеспечивая при этом допустимый уровень риска в соответствующих сферах деятельности, а также направленных на изменение уровня риска для конкретного субъекта (объекта) контроля и (или) освобождения такого субъекта (объекта) контроля от профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля;
11) проверочный лист – перечень требований, предъявляемых к деятельности субъектов (объектов) контроля, несоблюдение которых влечет за собой угрозу законным интересам физических и юридических лиц, государства;
12) выборочная совокупность (выборка) – перечень оцениваемых субъектов (объектов), относимых к однородной группе субъектов (объектов) контроля в конкретной сфере государственного контроля, в соответствии с пунктом 2 статьи 143 Кодекса.
Сноска. Пункт 2 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).3. Кратность профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля определяется органами контроля в отношении субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой и средней степеням риска, не чаще двух раз в год.
4. Основанием для назначения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля является полугодовой список проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утвержденный первым руководителем государственного органа.
5. Списки профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля составляются с учетом приоритетности субъекта контроля с наибольшим показателем степени риска по субъективным критериям.
5-1. Критерии оценки степени риска и проверочные листы, применяемые для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля, утверждаются совместным актом регулирующих государственных органов, уполномоченного органа по предпринимательству и размещаются на интернет-ресурсах регулирующих государственных органов в соответствии с пунктом 5 статьи 141 Кодекса.
Сноска. Критерии дополнены пунктом 5-1 в соответствии с cовместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).Глава 2. Порядок формирования системы оценки и управления рисками при проведении проверки на соответствие квалификационным требованиям и профилактического контроля субъектов (объектов) контроля
6. При осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля относит субъекты (объекты) контроля к одной из следующих степеням риска (далее – степени риска):
1) высокий риск;
2) средний риск;
3) низкий риск.
7. Исходя из приоритетности применяемых источников информации в соответствии с порядком расчета общего показателя степени риска по субъективным критериям в соответствии с главой 3 настоящих Критериев рассчитывается общий показатель степени риска по субъективным критериям по шкале от 0 до 100.
По показателям степени риска субъект (объект) контроля относится:
1) к высокой степени риска – при показателе степени риска от 71 до 100 включительно;
2) к средней степени риска – при показателе степени риска от 31 до 70 включительно;
3) к низкой степени риска – при показателе степени риска от 0 до 30 включительно.
Для субъектов (объектов) контроля, отнесенных к высокой, средней и низкой степеням риска, проводятся проверки на соответствие требованиям, профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановые проверки.
8. Критерии оценки степени риска для проведения профилактического контроля субъектов (объектов) контроля формируются посредством определения объективных и субъективных критериев.
Глава 3. Объективные критерии
9. Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов.
Сноска. Пункт 9 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).10. По объективным критериям относятся:
к высокой степени риска:
1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
к средней степени риска:
1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;
к низкой степени риска:
1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.
Сноска. Пункт 10 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).11. В отношении субъектов контроля, отнесенных по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяются субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.
Глава 4. Субъективные критерии
12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.
К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.
Сноска. Пункт 12 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).13. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:
1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;
2) анализ информации и оценка рисков.
14. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:
1) результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;
3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.
Сноска. Пункт 14 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (порядок введения в действие см. п.4).15. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями.
16. Для отнесения субъекта (объекта) контроля к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.
При выявлении одного грубого нарушения, субъекту контроля приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится профилактический контроль.
В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.
При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРз = (SР2 х 100/SР1) х 0,7,
где:
SРз – показатель значительных нарушений;
SР1 – требуемое количество значительных нарушений;
SР2 – количество выявленных значительных нарушений;
При определении показателя незначительных нарушений применяется коэффициент 0,3 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле:
SРн = (SР2 х 100/SР1) х 0,3,
где:
SРн – показатель незначительных нарушений;
SР1 – требуемое количество незначительных нарушений;
SР2 – количество выявленных незначительных нарушений.
Общий показатель степени риска (SР) рассчитывается по шкале от 0 до 100 и определяется путем суммирования показателей значительных и незначительных нарушений по следующей формуле:
SР = SРз + SРн,
где:
SР – общий показатель степени риска;
SРз – показатель значительных нарушений;
SРн – показатель незначительных нарушений.
17. Расчет показателя степени риска по субъективным критериям, производится по шкале от 0 до 100 баллов и осуществляется по следующей формуле:
xi – показатель субъективного критерия,
wi – удельный вес показателя субъективного критерия xi,
n – количество показателей.
Полученное значение показателя степени риска по субъективным критериям, включается в расчет показателя степени риска по субъективным критериям.
Сноска. Критерии дополнены пунктом 17 в соответствии с cовместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).18. Рассчитанные по субъектам (объектам) значения по показателю R нормализуются в диапазон от 0 до 100 баллов. Нормализация данных осуществляется по каждой выборочной совокупности (выборке) с использованием следующей формулы:
R – показатель степени риска (итоговый) по субъективным критериям отдельного субъекта (объекта) контроля,
Rmax – максимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (верхняя граница шкалы),
Rmin – минимально возможное значение по шкале степени риска по субъективным критериям по субъектам (объектам), входящим в одну выборочную совокупность (выборку) (нижняя граница шкалы),
Rпром – промежуточный показатель степени риска по субъективным критериям (Rпром = SP + SC, где SР – показатель степени риска по нарушениям; SC – показатель степени риска по субъективным критериям).
Сноска. Критерии дополнены пунктом 18 в соответствии с cовместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования). Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан
об электронном документе и электронной цифровой подписи в части
электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования
Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов
и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Приложение - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
№ п/п | Критерии | Степень нарушения |
1. |
Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: | значительное |
2. | Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов | значительное |
3. | Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов | значительное |
4. | Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной | незначительное |
5. | Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации | значительное |
6. | Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов | значительное |
7. | Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки | грубое |
8. | Уничтожение документов Национального архивного фонда | грубое |
9. | Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года | значительное |
10. | Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) | значительное |
| Приложение 3 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 |
Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
Сноска. Приложение 3 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками
комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных
государственных архивов и государственных архивов, за исключением
государственных и местных исполнительных органов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля ______________________________
___________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля ___________________________________________________
___________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля ______________________________
____________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля ___________________________________________
Адрес места нахождения ______________________________________________
№п/п | Перечень требований | Соответствует требованиям | Не соответствует требованиям |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах) | ||
2. |
Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: | ||
3. |
Соответствие: | ||
4. | Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) | ||
5. | Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования | ||
6. | Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов | ||
7. | Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации | ||
8. | Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид | ||
9. |
Наличие актов о выделении к уничтожению: | ||
10. | Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) | ||
11. | Наличие грифов утверждения и согласования на документах | ||
12. |
Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: | ||
13. | Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица | ||
14. |
Наличие: | ||
15. |
1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. | ||
16. | Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом | ||
17. | Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением | ||
18. |
Соответствие формирования: | ||
19. | Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников | ||
20. | Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов | ||
21. |
Соблюдение общих требований при формировании дел: | ||
22. | Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | ||
23. |
Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: | ||
24. |
Соблюдение порядка нумерации листов дела: | ||
25. |
Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. | ||
26. | Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации | ||
27. | Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища | ||
28. | Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее | ||
29. | Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела | ||
30. | Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив | ||
31. |
Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: | ||
32. | Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования | ||
33. | Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы | ||
34. | Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей | ||
35. |
Соблюдение требований по хранению: | ||
36. |
Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): | ||
37. | Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах | ||
38. |
Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: | ||
39. | Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища | ||
40. | Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование | ||
41. | Наличие паспорта архива организации | ||
42. | Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов | ||
43. | Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | ||
44. | Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа | ||
45. | Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации | ||
46. | Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения | ||
47. | Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа | ||
48. | Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов | ||
49. | Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации) | ||
50. | Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) | ||
51. |
Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: | ||
52. | Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов | ||
53. | Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) | ||
54. | Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей | ||
55. | Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка | ||
56. |
Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: | ||
57. | Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов | ||
58. | Уничтожение документов Национального архивного фонда | ||
59. | Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет | ||
60. | Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) |
Должностное (ые) лицо (а): ________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________________________________________________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
________________________________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________________________________________________
(должность) (подпись)
| Приложение 4 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 |
Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан
об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного
документооборота и электронных архивов в источниках комплектования
Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов
и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Приложение 4 - в редакции cовместного приказа Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля ___________________________________
________________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля _______________________________________________________
_______________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля __________________________________
________________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля _______________________________________________
________________________________________________________________________
Адрес места нахождения __________________________________________________
________________________________________________________________________
№ п/п | Перечень требований | Соответствует требованиям | Не соответствует требованиям |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. |
Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: | ||
2. | Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов | ||
3. | Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов | ||
4. | Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной | ||
5. | Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации | ||
6. | Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов | ||
7. | Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки | ||
8. | Уничтожение документов Национального архивного фонда | ||
9. | Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года | ||
10. | Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) |
Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
_________________________________________________ ______________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля: __________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
_________________________________________________ ______________
(должность) (подпись)
| Приложение 5 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах |
Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
Сноска. Критерии дополнены приложением 5 в соответствии с совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие с 01.07.2024).
№ п/п | Показатель субъективного критерия | Источник информации по показателю субъективного критерия | Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), wi | Условия /значения, xi | ||
условие 1/значение | условие 2/значение | условие 3/значение | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Для профилактического контроля с посещением | ||||||
1 | Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля | Результаты мониторинга отчетности и сведения собранные в течении года касательно проведенных/не проведенных плановых и неплановых проверок | 50% | 0 | 1 | |
0% | 100% | |||||
2 | Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями | Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями в Национальный, центральные и государственные архивы | 50% | 0 | 1 | |
0% | 100% | |||||
| Приложение 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах |
Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением
законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной
цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов
в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан,
центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением
государственных и местных исполнительных органов
Сноска. Критерии дополнены приложением 6 в соответствии с совместным приказом Министра культуры и спорта РК от 24.05.2023 № 128 и Министра национальной экономики РК от 24.05.2023 № 78 (вводится в действие с 01.07.2024).
№ п/п | Показатель субъективного критерия | Источник информации по показателю субъективного критерия | Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), wi | Условия /значения, xi | ||
условие 1/значение | условие 2/значение | условие 3/значение | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Для профилактического контроля с посещением | ||||||
1 | Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля | Результаты мониторинга отчетности и сведения собранные в течении года касательно проведенных/не проведенных плановых и неплановых проверок | 50% | 0 | 1 | |
0% | 100% | |||||
2 | Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями | Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями в Национальный, центральные и государственные архивы | 50% | 0 | 1 | |
0% | 100% | |||||
