Об утверждении Правил создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов

Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 183. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 9 августа 2018 года № 17286.

В соответствии с подпунктом 2-8) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения в действие настоящего приказа размещение его на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Исполняющий обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан

Е. Кожагапанов

Утверждены приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 183

Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов

Глава 1. Общие положения

1. Правила создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов определяют порядок создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов (далее – Фонд).

2. Фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате.

Глава 2. Порядок создания Фонда

3. Государственные архивы, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечивают отбор особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, изготовление страховых копий документов и сохранность их оригиналов.

Выявление особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, осуществляется в плановом порядке. Ежегодно, не позднее 1 февраля, экспертно-проверочной комиссией утверждается перечень особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, на основании Положения об экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов, утвержденного приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348 "Об утверждении положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 7343).

4. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.

5. Страховая копия архивного документа на бумажной основе производится на негативной микроформе (микрофильме или микрофише) первого поколения, изготовленной на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховая копия кинодокумента изготавливается путем копирования первой совмещенной копии оригинала на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховая копия фотодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховая копия фонодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала современной системой записи.

Страховая копия видеодокумента изготавливается путем копирования первой копии оригинала в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

6. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

7. При страховом копировании архивное дело расшивке не подлежит.

8. Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами соответствуют документу-оригиналу.

9. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

10. Прием-передача Фонда между государственными архивами осуществляется на основании акта приема-передачи, составляемого в произвольной форме, к которому прилагаются:

1) описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлены страховые копии, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

2) описи передаваемых страховых копий;

3) акты технического состояния страховых копий;

4) сопроводительные документы на транспортную тару.

11. Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в государственный архив в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи ответственных лиц за передачу.

Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка "Сопроводительные документы".

12. Оплата расходов по отправке Фонда производится отправителем.

Глава 3. Порядок хранения Фонда

13. Фонд хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов.

14. Место хранения Фонда определяется государственным архивом по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

15. В процессе хранения страховые копии подлежат:

1) проверке на наличие и состояние в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия сведениям учетных документов;

2) техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

16. Страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда.

17. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20 % страховых копий производства каждого года. Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, в которых даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и указываются сроки проведения следующего технического контроля.

Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 31 шілдедегі № 183 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 9 тамызда № 17286 болып тіркелді.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңының 18-бабы 2-тармағы 2-8) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса берілген Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидаларын бекітілсін.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрық мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде оның электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғаннан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің
міндетін атқарушы	Е. Қожағапанов

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 183 бұйрығымен бекітілді

Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын құру және сақтау қағидалары Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қорын (бұдан әрі – Қор) құру және сақтау тәртібін реттейді.

2. Қор мемлекет үшін бірден-бір маңызы бар және олар жоғалған жағдайда орны толмайтын аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің жиынтығын білдіреді.

2-тарау. Қордың құру тәртібі

3. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын мемлекеттік архивтер сақтандыру көшірмесі жасалатын аса құнды құжаттарды іріктеуді, құжаттардың сақтандыру көшірмесін жасауды және олардың түпнұсқаларын сақтауды қамтамасыз етеді.

Сақтандыру көшірмесін жасауға жататын аса құнды құжаттарды анықтау жоспарлы түрде жүзеге асырылады. Жыл сайын 1 ақпаннан кешіктірмей сараптау-тексеру комиссиясы Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығымен бекітілген Орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ереженің негізінде (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 343 болып тіркелген) сақтандыру көшірмесін жасауға жататын құжаттар аса құнды құжаттардың тізбесі бекітіледі.

4. Сақтандыру көшірмесін жасау кезегі аса құнды құжаттардың физикалық жағдайын және олармен қатынасу қарқындылығын ескере отырып анықталады.

5. Қағаз негіздегі архивтік құжаттың сақтандыру көшірмесі құжаттарды оптикалық суретке түсіру әдісі типіне сәйкес фотографиялық галогенидті күміс пленкада жасалған бірінші буынның негативті шағын нысаны (шағын фильм немесе шағын фиша) болып табылады.

Киноқұжаттың сақтандыру көшірмесі байланыс баспасы әдісімен түпнұсқаның бірінші бірлескен көшірмесін сәйкес типтегі пленкада көшіру жолымен дайындалады.

Фотоқұжаттың сақтандыру көшірмесі байланыс баспасы немесе репродукциялау әдісімен сәйкес типтегі фотопленкаға түпнұсқаның бірінші көшірмесін көшіру жолымен дайындалады.

Фоноқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқаның бірінші көшірмесін заманауи жазба жүйесімен көшіру жолымен дайындалады.

Бейнеқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқаның бірінші көшірмесін түпнұсқа форматында магниттік таспада бейнедыбысжазба тәсілімен көшіру жолымен дайындалады.

6. Сақтандыру көшірмесі сақтау бірліктерінің алдында көшірілетін істердің, құжаттардың тізімдемесіндегі сақтау бірліктерінің жүйелігін сақтай отырып жүргізіледі. Сақтандыру көшірмесін жасауға сақтау бірлігіне енетін барлық архивтік құжаттар жатады.

7. Сақтандыру көшірмесін жасау кезінде архивтік іс сөгуге жатқызылмайды.

8. Сақтандыру көшірмелері өзінің мазмұнымен және өзіне тән сыртқы қасиеттерімен түпнұсқа құжатқа сәйкес келеді.

9. Сақтандыру көшірмелерін қабылдау кезінде көшірме жасау тапсырмасын орындау толықтығы, көшірмелер саны, жиынтықтығы, көшірмелердің техникалық жай-күйі, визуалды-техникалық жағдайы актілерін толтыру дұрыстығы және толықтығы тексеріледі.

10. Мемлекеттік архивтер арасында Қорды қабылдау-тапсыру еркін нысанда жасалатын қабылдау-тапсыру актісінің негізінде жүзеге асырылады, оған:

1) аса құнды істердің, құжаттардың тізімдемелері немесе сақтандыру көшірмелері дайындалған істердің, құжаттардың тізімдемелері, немесе аса құнды істердің, құжаттардың нөмірлерінің тізбесі (нөмірлік);

2) тапсырылатын сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелері;

3) сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйінің актілері;

4) көліктік тараға ілеспе құжаттар қоса беріледі.

11. Сақтандыру көшірмелері олардың сақтандыру қорының тізімдемесінде орналасуы тәртібі бойынша жөнелтілетін партия шегінде реттік нөмірі бар тиісті тасымалдау тарадасына орналастырылады және пломбаланған контейнерлерде жөнелтіледі. Көліктік тараға ілеспе құжатта оның мөлшері мен ішіндегі сақтандыру көшірмелерінің саны көрсетіледі, тапсыруға жауапты тұлғалардың қолдары қойылады.

Қабылдау-тапсыру актілері қосымшаларымен бірге "Ілеспе құжаттар" белгісі жасалатын жеке бумаға орналастырылады.

12. Қорды жөнелту бойынша шығындарды төлеу жіберуші тарапынан жүргізіледі.

3-тарау. Қорды сақтау тәртібі

13. Қор архивтік құжаттардың түпнұсқаларынан аумақтық оқшауланып сақталады.

14. Қорды сақтау орнын архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның келісуі бойынша мемлекеттік архив анықтайды.

15. Сақтау үрдісінде сақтандыру көшірмелері:

1) сақтандыру көшірмелерінің нақты болуын белгілеу, олардың есептік құжаттардағы мәліметтерге сәйкес келуін анықтау мақсатында болуы мен жай-күйін тексеруге;

2) жай-күйін техникалық бақылауға және қажетті консервациялық-алдын алу іс-шараларын уақытылы жүргізуге жатады.

16. Сақтандыру көшірмелері зертханада немесе дайындаушы-ұйымда техникалық бақылаудан өтеді, олардың сапасы туралы мәліметтер сақтандыру қоры көшірмелерінің техникалық жай-күйі актілерінде тіркеледі.

17. Сақтандыру қорының техникалық бақылауы үш жылда бір рет жүзеге асырылады, сонымен қатар әр жылдағы өнімнің 20 % сақтандыру көшірмелері бақылауға жатады. Техникалық бақылаудың нәтижелері сақтандыру көшірмелерінің техникалық жағдайы туралы құжаттарда тіркеледі, оларда алдын алу және қалпына келтіру жұмыстарын жүргізу қажеттігі мен мерзімдері туралы қорытындылар беріледі және келесі техникалық бақылауды өткізу мерзімі көрсетіледі.