Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 22.11.2023 № 458-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) форму описи дел по личному составу согласно приложению 2 к настоящему приказу
3) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 3 к настоящему приказу;
4) форму акта приема-передачи документов на хранение согласно приложению 4 к настоящему приказу;
5) форму акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 5 к настоящему приказу;
6) форму акта возврата архивных документов личного происхождения согласно приложению 6 к настоящему приказу;
7) форму карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 7 к настоящему приказу;
8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;
9) форму листа проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 9 к настоящему приказу;
10) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 10 к настоящему приказу;
11) форму акта о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 11 к настоящему приказу;
12) форму акта об обнаружении архивных документов согласно приложению 12 к настоящему приказу;
13) форму акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 13 к настоящему приказу;
14) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 14 к настоящему приказу;
15) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя согласно приложению 15 к настоящему приказу;
16) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста согласно приложению 16 к настоящему приказу;
17) форму карточки учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 17 к настоящему приказу;
18) форму карточки учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 18 к настоящему приказу;
19) форму карточки учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 19 к настоящему приказу;
20) форму карточки учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 20 к настоящему приказу;
21) форму акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 21 к настоящему приказу;
22) форму перечня основных дефектов, встречающихся на кинодокументах согласно приложению 22 к настоящему приказу;
23) форму листа-заверителя дела согласно приложению 23 к настоящему приказу;
24) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 24 к настоящему приказу;
25) форму листа использования документов согласно приложению 25 к настоящему приказу;
26) форму книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование согласно приложению 26 к настоящему приказу;
27) форму заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей согласно приложению 27 к настоящему приказу;
28) форму акта о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложению 28 к настоящему приказу;
29) форму книги учета поступлений документов согласно приложению 29 настоящему приказу;
30) форму списка фондов согласно приложению 30 к настоящему приказу;
31) форму листа фонда согласно приложению 31 к настоящему приказу;
32) форму листа учета согласно приложению 32 к настоящему приказу;
33) форму реестра описей дел, документов согласно приложению 33 к настоящему приказу;
34) форму инвентарной книги учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни согласно приложению 34 к настоящему приказу;
35) форму листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям согласно приложению 35 к настоящему приказу;
36) форму списка фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложению 36 к настоящему приказу;
37) форму описи особо ценных дел, документов согласно приложению 37 к настоящему приказу;
38) форму перечня номеров особо ценных дел (номерника) согласно приложению 38 к настоящему приказу;
39) форму реестра описей особо ценных дел, документов согласно приложению 39 к настоящему приказу;
40) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложению 40 к настоящему приказу;
41) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложению 41 к настоящему приказу;
42) форму описи страхового фонда на микрофишах согласно приложению 42 к настоящему приказу;
43) форму описи страхового фонда на рулонной пленке согласно приложению 43 к настоящему приказу;
44) форму внутренней описи документов дела согласно приложению 44 к настоящему приказу;
45) форму акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов согласно приложению 45 к настоящему приказу;
46) форму акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 46 к настоящему приказу;
47) форму акта описания документов, переработки описей согласно приложению 47 к настоящему приказу;
48) форму акта о рассекречивании документов согласно приложению 48 к настоящему приказу;
49) форму состава реквизитов путеводителя согласно приложению 49 к настоящему приказу;
50) форму архивной справки согласно приложению 50 к настоящему приказу;
51) форму архивной выписки согласно приложению 51 к настоящему приказу.
2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.
|
Министр культуры и спорта Республики Казахстан |
А. Мухамедиулы |
| Приложение 1 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма описей дел, документов постоянного хранения |
Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве
Архивный фонд № _____
Опись № _____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый номер | Делопроизводственные индексы или номера по старой описи | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В опись внесено ___________________________________________ дел с № _____ по № _____
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
Опись дел, документов постоянного хранения организации
Архивный фонд № _____
Опись № _____ дел, документов постоянного хранения
____________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
Порядковый номер | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Наименование структурного подразделения организации | |||||
Наименование раздела "________" | |||||
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: _____
пропущенные номера: _____
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись видеодокументов постоянного хранения
Опись № ______
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за __________ год (-ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Хронометраж видеозаписи | Тип и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
оригинал | копия | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись кинодокументов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер (учетный номер в организации) | Заголовок документа | Автор | Дата и место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык) | Количество единиц хранения/метраж | ||||
Негатив | Дубль-негатив | Фонограмма (негатив) | Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) | Промежуточый позитив | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
продожение таблицы
Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
Позитив | Установочные ролики и цветовые паспорта | ||
13 | 14 | 15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы) __________________ описи внесено ______________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы учета | Номер стороны (единиц хранения) | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата изготовления | Место изготовления | Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала | Время звучания | Количество единиц хранения | |
Граморигинал | Грампластинка | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
продолжение таблицы
Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
14 | 15 |
В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Место записи, перезаписи | Скорость звучания | Время звучания | Тип и формат магнитной ленты | Количество единиц хранения/метраж | |
оригинал | копия | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
продолжение таблицы
Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись фотоальбомов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы хранения | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный (-е) раздел (-ы) ___________________ описи внесено _____________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним;
______________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись фотодокументов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы учета, единиц хранения | Производственный номер | Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки | |||||
Негатив | Дубль-негатив | Позитив | Фотоотпечаток | Слайд (диапозитив) | Диафильм | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
продолжение таблицы
Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
13 | 14 |
В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета
Опись электронных документов постоянного хранения
Архивный фонд № _____
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Заголовок единиц учета | Крайние даты единиц учета | Формат электронных документов | Объем (Мбайт) | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ .
Всего в опись включено ________________ единиц учета, _______________ единиц хранения
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Опись дел по личному составу
Архивный фонд № _____
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
Порядковый номер | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Наименование структурного подразделения организации | ||||||
Наименование раздела "________" | ||||||
В данный (-е) раздел (-ы) _______________________ описи внесено __________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______.
________________________________________________________________________________
наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 3 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
___________ № ____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда ________________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании ___________________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
________________________________________________________________________________
Порядковый номер | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера единиц хранения по описям | Количество единиц хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ________________________________ единиц хранения за ________________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся
на хранении ____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем))
____________________
(дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов)
Документы сданы _____________________________ на переработку по приемо-сдаточной
(наименование организации)
накладной ___________________№ _____ ___________________________________________.
(дата) (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, документов)
Акт приема-передачи документов на хранение ___________ № _________
(дата)
________________________________________________________________________________
(основание передачи)
________________________________________________________________________________
(наименование передаваемого архивного фонда)
___________________________________________________________________________ сдал,
(наименование организации-сдатчика)
_________________________________________________________________________ принял
(наименование архива) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним
Порядковый номер | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество единиц хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого принято _____________________________________ единиц хранения.
________________________________________ |
______________________________________ |
Архивному фонду присвоен № _____.
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)
____________________________________________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Утверждаю _________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
| Формат А4 (210297) | |
| Приложение 5 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт приема на хранение документов личного происхождения
___________ № _____
(дата)
На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________№ _____)
и договора от ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ сдал,
(фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы ______________________________________________________________
(общая характеристика документов)
________________________________________________________________________________
в количестве _____________ единиц хранения (условных) _________ документов (листов) по
архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210х297) | |
| Приложение 6 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт возврата архивных документов личного происхождения
_______________ № __________
(дата)
На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № _________________ были выделены для
(название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: __________________________
________________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены _____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 7 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки пофондового топографического указателя |
Лицевая сторона
Наименование архивного фонда ________ |
Архивный фонд № _________ |
Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №__ | Стеллаж № ___ | Шкаф № ___ | Полка № ___ | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Оборотная сторона
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105) | |
| Приложение 8 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки постеллажного топографического указателя |
Лицевая сторона
Стеллаж №______________________ |
Корпус ___________________ |
Шкаф № ___ | Полка № ___ | Архивный фонд № ____ | Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №___ | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Оборотная сторона
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105) | |
| Приложение 9 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист проверки наличия и состояния архивных документов
Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
Проверку проводили _____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
________________________________________________________________________________
лица (-лиц) проверивших наличие и состояние дел, документов)
Наличие документов | ||||||||||||
Номера описей | Количество единица хранение, числящихся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате устранения технических ошибок | Номера единиц хранений, выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии | Имеется в наличии (описанных) | ||||||
Литерные номера, не отраженные в итоговой записи | Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи | Другие, в результате чего объем | ||||||||||
не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | увеличился на | уменьшился на | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
продолжение таблицы
Наличие документов | Состояние документов | ||||||||||
Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единица хранение) | Номера единиц хранений, требующих: | Номера единиц хранений, неисправимо поврежденных | Примечание | ||||||||
дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета или подшивки | восстановления затухающих текстов | |||||||
13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)
Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.
| Формат А3 (297х420) | |
| Приложение 10 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
__________ № ___________
(дата)
Архивный фонд № _____
Название архивного фонда ________________________________________________________
Номера описей __________________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по _______________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ____________________________________________ единиц хранения.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи __________________ единиц хранения;
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи __________________ единиц хранения;
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на ____________________ единиц хранения;
(количество)
уменьшился на ___________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок
________________________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ единиц хранения.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
1) дезинфекции __________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) дезинсекции ___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
3) реставрации ___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
4) переплета или подшивки ________________________________________ единиц хранения;
(количество)
5) восстановления затухающих текстов ______________________________ единиц хранения;
(количество)
6) неисправимо поврежденных _____________________________________ единиц хранения;
(количество)
7) _____________________________________________________________________________;
8) _____________________________________________________________________________;
9) _____________________________________________________________________________;
10) ____________________________________________________________________________;
11) ____________________________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ единиц хранения.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии
________________________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)
Согласовано:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)
______
(дата)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 11 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о технических ошибках в учетных документах
___________ № ___________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название фонда _____________________________________________________
В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические ошибки в записях:
Название документа | Существующая запись | Следует записать |
1 | 2 | 3 |
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
________________________________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Примечание: ____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 12 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт об обнаружении архивных документов
___________ № ___________
(дата)
В ходе __________________________________________________________ было обнаружено
(вид работы)
________________________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
Порядковый номер | Заголовок единиц хранения | Шифр (если есть) | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | К какому архивному фонду относится (новый шифр) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого обнаружено _______________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210297) | |
| Приложение 13 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о неисправимых повреждениях документов
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название архивного фонда _______________________________________________________________
В архивном фонде обнаружены __________________________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными.
Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок поврежденной единиц хранения | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Сущность и причины повреждения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду ________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись эксперта)
________
(дата)
Согласован Согласована
протоколом центральной экспертной протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии) комиссии (экспертной комиссии)
организации местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____ от ____ _______ года № _____
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210297) | |
| Приложение 14 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки учета необнаруженных архивных документов |
Лицевая сторона
В архивохранилище ______________________________________________________________
(название архивохранилища)
Название архивного фонда ________________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________________________
Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок единиц хранения | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Оборотнаяя сторона
Отметка о ходе розыска | Результат розыска |
1 | 2 |
| Формат А4 (210297) | |
| Приложение 15 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя
Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________
Индекс группы (подгруппы) дефектов | Признаки повреждения носителя | Номера поврежденных листов дела | Общее количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)
| Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм) | |
| Приложение 16 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Карточка учета архивных документов на бумажной основе
с повреждениями текста
Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________
Индекс группы (подгруппы) дефектов | Признаки повреждения носителя | Номера поврежденных листов дела | Общее количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)
| Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм) | |
| Приложение 17 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки учета технического состояния видеодокумента |
Лицевая сторона
___________________________________________
(номер единицы хранения)
Заголовок видеодокумента ________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Дата записи _____________________ |
Формат записи ___________________ |
Оборотная сторона
_______________________________________________________________________
(общая характеристика технического состояния видеодокумента)
Результаты проверок | |||
1. Состояние магнитного носителя | |||
2. Уровень видеосигнала | |||
3. Уровень звукового сигнала | |||
4. Наличие выпадения строк | |||
5. Состояние механизма видеокассеты | |||
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента |
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
| Формат А4 (210×297) | |
| Приложение 18 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Карточка учета технического состояния кинодокумента
_______________________________________________________
(номер единицы хранения)
Производственный номер _________________________________________________________
Название _______________________________________________________________________
Часть № ______________________________, метраж __________________________________
________________________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или черно-белый,
звуковой или немой)
вид основы ______________________________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки ______________________________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________________________
(негатива, контратипа и другие, дата отпечатки)
проверен _______________________________________________________________________
(наименование вида работ)
Результаты проверки, следующие:
Дата | План | Шаг перфорации | Процент усадки | Дата | План | Шаг перфорации | Процент усадки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
Плотности
Дата | Номер кадра или координаты промеряемого участка | Плотности | Дата | Номер кадра или координаты промеряемого участка | Плотности | ||||
Желтый | Пурпурный | Голубой | Желтый | Пурпурный | Голубой | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
| Формат А4 (210×297) | |
| Приложение 19 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки учета технического состояния фонодокумента |
Лицевая сторона
____________________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фонодокумента ______________________________________________________________
(граммофонный оригинал, грампластинка
________________________________________________________________________________
запись на магнитной ленте и другие)
Производственный номер _________________________________________________________
Элемент комплекта _______________________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи _____________________________________________________________________
Дата перезаписи _________________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись __________________________________
________________________________________________________________________________
Носитель записи _________________________________________________________________
Скорость записи _________________________________________________________________
Время звучания __________________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Оборотная сторона
Дата проверки | Характеристика качества звучания | Характеристика физико-механического состояния носителя записи | Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки | Вид реставрационно-профилактической обработки | Подпись |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Форматы А4 (210 х 297) | |
| Приложение 20 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма карточки учета технического состояния фотодокумента |
Лицевая сторона
______________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фотодокумента ______________________________________________________________
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)
Производственный номер _________________________________________________________
Дата съемки _____________________________________________________________________
Фотографическое качество ________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя ___________________________________________________
Техническое состояние основы _____________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ______________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)
Оборотная сторона
Вид реставрационно-профилактической обработки ____________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Результаты реставрационно-профилактической обработки _____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
| Формат А4 (210×297) | |
| Приложение 21 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять с учета
Порядковый номер | Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок единиц хранения | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Предполагаемые причины отсутствия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ___________________________________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими делами:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего хранилищем)
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
_______ ___________________________________
(номер и дата разрешения уполномоченного органа
и соответствующего местного исполнительного
органа на снятие с учета необнаруженных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
_______ ____________________________________
(номер и дата приказа директора архива о снятии
с учета необнаруженных архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
| Формат А4 (210×297) | |
| Приложение 22 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах
Порядковый номер | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Потертость по эмульсии | Поверхностные повреждения по эмульсии | Частое использование | Некачественное изображение | |
2 | Фрикционные полосы | Сеть тонких царапин вдоль рулона по пленке | Перемотка рывками, затягивание рулона кинопленки ручным способом | На экране полосы смотрятся как дождь | |
3 | Царапины: мелкие, штриховые, средние, глубокие | Поверхностное повреждение основы | Частое использование | На экране темные штрихи | |
4 | Повреждение перфорации: надсечка мелкая, надсечка средняя, надсечка глубокая | Разрыв края или угла перфорации | Натяжение пленки, несовпадение перфорации пленки с зубцами зубчатого барабана на звукомонтажном столе или в кинопроекторе | Приводит к порыву кинопленки. На экране тряска кадра | |
5 | Грязь, отпечатки пальцев | Работа без перчаток. Небрежное обращение | На экране пятна на изображении | ||
6 | Склейки | Порыв пленки | Несинхронное звучание, изображение "не в рамку" | ||
7 | Выпадение металлического серебра | Мелкие белые пятна по эмульсии | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | На экране мелкие темные пятна | |
8 | Масляные пятна по эмульсии | Печать на копираппарате, показ на кинопроекторе | Слипание пленки в рулоне | ||
9 | Разложение эмульсии | Отслаивание эмульсионного слоя от основы пленки | Обработка при печати в растворах при высокой температуре | Исчезновение изображения | |
10 | Слипание эмульсионного слоя | Несоблюдение профилактического режима при консервационно-профилактической обработке | Щелчки, пропадание звука | ||
11 | Вуаль | Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой) | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | На экране неконтрастное изображение | |
12 | Плесень | Серый налет на пленке, чаще всего по краям перфорации | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Потеря изображения | |
13 | Пленочные разряды | Тонкие темные полосы на пленке | Затягивание пленки при большой усадке | На экране темные полосы на изображении | |
14 | Несинхронность изображения со звуком | Несовпадение изображения со звуком | Несоблюдение технического регламента печати пленки | На экране изображение несинхронно со звуком |
Основные дефекты, встречающиеся на фонодокументах.
Порядковый номер | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Коробление | Скручивание ленты по ширине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Периодическое пропадание звука при прослушивании | |
2 | Сабельность | Растянутость ленты по длине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Некачественное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона | |
3 | Старение пленки | Осыпание ферромагнитного слоя | Истекший срок хранения | Потеря звука | |
4 | Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки | Несоблюдение правил работ с фонодокументами | Большое количество склеек, частичная потеря звука | ||
5 | Завал высоких частот | Непрофессиональная запись или перезапись | Тусклость записи, неразборчивость речи | ||
6 | Завал низких частот | Непрофессиональная запись или перезапись | Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра | ||
7 | Затухание звука | Понижение уровня записи при длительном хранении | Некачественное звучание | ||
8 | Повышенный шум паузы | Шум размагниченной ленты | Неоднородность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое | Равномерное шипение | |
9 | Эффект "плавания" звука | Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокументов | Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом в магнитофоне | Некачественное звучание | |
10 | Копирэффект | Звучание с многократным повторяющимся эхом | Несоблюдение правил хранения | ||
11 | Обрывочная запись | Отсутствие в записи начала и конца |
Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах
Порядковый номер | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Отпечатки пальцев на изображении | Работа без перчаток | Пятна на негативе | ||
2 | Ногтевые вмятины по эмульсии | Работа без перчаток | Вмятина на негативе | ||
3 | Сгиб пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
4 | Следы чернил | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
5 | Надпись ручкой по изображению | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
6 | Царапины: мелкие, резкие | Поверхностное повреждение пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Потеря качества изображения при перекопировании | |
7 | Масляные пятна по эмульсии | Несоблюдение технологического регламента при проявке пленки | Недолговременное хранение документа | ||
8 | Порыв перфорации | Разрыв края или угла пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Недолговременное хранение документа | |
9 | Пятна клея по эмульсии | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
10 | Слабое изображение | Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати | Неконтрастное изображение | ||
11 | Плотное изображение | Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати | Затемненное изображение | ||
12 | Вуаль | Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой) | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | Неконтрастное изображение | |
13 | Пожелтение эмульсии | Плохая фиксация | Потеря качества изображения при перекопировании | ||
14 | Деформация пленки | Несоблюдение правил температурно-влажностного режима | Потеря качества изображения при перекопировании | ||
15 | Разложение и сползание эмульсионного слоя | Обработка при печати в растворах при высокой температуре | Потеря изображения |
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 23 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист-заверитель дела
Архивный фонд № _____
Опись № ______________
Дело № _______________
В дело подшито и пронумеровано _______________________________ лист (ов), в том числе:
(цифрами прописью)
литерные номера лист (-ов) _______________________________________________________;
пропущенные номера лист (-ов) ___________________________________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) ________________________________________________;
лист (-ов) внутренней описи _______________________________________________________.
Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | Номера листов |
1 | 2 |
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела)
________________
(дата заполнения)
| Формат А4 (210Х297) |
Примечание:
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
| Приложение 24 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Карта-заместитель единицы хранения Выдано | |||||||
Номер архивного фонда | Номер описи дел, документов | Номер единицы хранения | Кому | Дата выдачи | Подпись | Дата возврата | Подпись |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 25 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист использования документов
Архивный фонд № _____
Опись дел, документов № _______
Дело № _______
Название архивного фонда ______________________________________________________
Заголовок дела ________________________________________________________________
Дата использования | Кому выдано (фамилия, инициалы) | Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего документ |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 26 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование
| Начата ______________ | |
| Окончена ____________ |
Порядковый номер | Дата выдачи | Архивный фонд №___ | Опись №___ | Единица хранения №___ | Кому выдано | Расписка в получении | Расписка в возвращении, дата | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Лицевая сторона
____________________________________________________________________
(название архива)
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)
_________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
Архивный фонд № ___ | Опись № ___ | Единица хранения № ___ | Заголовок единицы хранения | Количество листов (время звучания, метраж) | Расписка пользователя в получении дата | Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Оборотная сторона
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
_______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
_________
(дата)
| Формат А5 (148Х210) | |
| Приложение 28 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации
Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
__________ № __________
(дата)
Основание ______________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы _______________________________________________
________________________________________________________________________________
Выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда __________________________
(название, номер)
Опись №___ | Единица хранения № __ | Заголовок единицы хранения | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Всего выдается ____________________ единиц хранения (общим количеством листов,
(цифрами и прописью) временем звучания, метражом), срок возвращения дел, документов ____________________________.
Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:
1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;
2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не производится изъятие каких-либо частей из выданных документов, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;
3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.
Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата принятия дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
__________________________
(дата сдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
___________________________
(дата принятия дел, документов)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 29 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Книга учета поступлений документов
Порядковый номер | Дата поступления | Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы | Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы | Название архивного фонда | Крайняя дата поступления документов | Количество единиц хранения или неописанных документов (листов) | Краткая характеристика состояния | Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: в общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
| Формат А3 (420Х297) | |
| Приложение 30 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Список фондов
Номер архивного фонда | Дата первого поступления | Название архивного фонда | Отметка о выбытии | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого на 1 января _____года ________________________________________ фондов,
(цифрами и прописью)
в том числе, поступило за _______ год ________________________________ фондов,
(цифрами и прописью)
выбыло за _______ год _____________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 31 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист фонда
Крайние даты каждого названия архивного фонда | Название архивного фонда | ||
1 | 2 | ||
Дата первого поступления архивного фонда | Местонахождение архивного фонда (название архива) | Номер архивного фонда | |
Прежний номер архивного фонда | |||
1 | 2 | 3 | |
Учет неописанных документов
Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) единиц хранения (документов, листов) | ||
Наименование, номер, дата документа | Количество единиц хранения (документов, листов) | Наименование, номер, дата документа | Количество единиц хранения (документов, листов) | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Учет описанных документов
Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) единиц хранения | ||||||
номер описи | год | название описи или аннотация (краткая характеристика документов) | количество единиц хранения | номер описи | наименование, номер, дата документа | количество единиц хранения | по данной описи | по фонду в целом | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 32 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист учета _____________________________________________________________
(наименование вида кинофотовидеодокументов)
Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | ||||||||||
Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Количество | |||||||
Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | По данной описи | По виду в целом | ||||||||
Единицы учета | Единицы хранения | описей | Единицаы учета | Единицы хранения | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| Формат А4 (297Х210) |
__________________________________________________________________
(наименование вида фонодокументов)
Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | ||||||||||
Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата докуме-нта | Количество | Количество | |||||||
Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | По данной описи | |||||||||
оригиналов | копий | оригиналов | копий | Единицы учета | Единицы хранения | ||||||||
оригиналов | копий | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
продолжение таблицы
Наличие (остаток) | |||
Количество | |||
По виду в целом | |||
описей | единицы учета | Единицы хранения | |
оригиналов | копий | ||
15 | 16 | 17 | 18 |
| Формат А4 (297Х210) |
______________________________________________________________
(наименование вида аудиовизуальных документов)
Дата записи | Поступление | Выбыти | Наличие (остаток) | ||||||||||
Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Количество | |||||||
Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | по данной описи | по виду в целом | ||||||||
Единицы учета | Единицы хранения | Описей | Единицы учета | Единицы хранения | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| Формат A4 (297Х210) | |
| Приложение 33 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Реестр описей дел, документов
Порядковый номер | Номер архивного фонда | Номер и название описи | Количество единиц хранения | Крайние даты | Количество экземпляров | Примечание | |
всего | в том числе по личному составу | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого на 1 января ___ года _________________________________________________ описей,
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ год __________________________________________ описей,
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ год _______________________________________________________ описей.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего реестр)
__________
(дата)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 34 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни
Порядковый номер | Дата записи | Архивный фонд № ____ | Опись №____ | Дело №____ | Заголовок дела | Описание оформления дела, предмета | Материал | Размер (вес) | Физическая сохранность | Подпись | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Итого __________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего книгу)
______________
(дата)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 35 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям
Регистрационный номер __________________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр ________________________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа ____________________________________________________
Самоназвание документа __________________________________________________________
Вид документа __________________________________________________________________
Автор документа ________________________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________________________
Век ____________________________________________________________________________
Ориентировочная дата ____________________________________________________________
Язык документа _________________________________________________________________
Аннотация ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Историческая справка ____________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ____________________________________________
________________________________________________________________________________
Палеографические особенности ____________________________________________________
________________________________________________________________________________
Печати _________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа _________________________________
Собственность ___________________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель __________________________________________________________
Размеры ________________________________________________________________________
Объем __________________________________________________________________________
Физическое состояние ____________________________________________________________
Сведения о реставрации ___________________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ________________________________________________________
Адрес места хранения документа ___________________________________________________
Архивный шифр: архивный фонд № _____, опись № _____, единица хранение № _____, единица учета № _____, листы ______.
4. Служебная информация
Кем представлен документ: ________________________________________________________
Протокол экспертно-проверочной комиссии от__________________________________ года № _____
Протокол центральной экспертно-проверочной комиссии от _____________________ года № _______
Примечание: в зависимости от объема аннотации, исторической справки и других лист учета
и описания документа может заполняться на двух и более листах.
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 36 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Список фондов, содержащих особо ценные документы
Порядковый номер | Номер архивного фонда | Название архивного фонда | Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого на 1 января ____ года ________________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Опись особо ценных дел, документов
Порядковый номер | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Номер единицы учета (единицы хранения) страхового фонда | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого по описи _______________ дел, из них скопировано_____________________________.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)
Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
Перечень номеров особо ценных дел (номерник)
Порядковый номер | Номер описи | Номера дел | Номера единиц учета (единиц хранения) страхового фонда | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого по перечню (номернику) ________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них скопировано ______________________________________________________________.
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя)
______________
(дата)
Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 39 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Реестр описей особо ценных дел, документов
Порядковый номер | Номер архивного фонда | Номер описи (номерника) | Количество единиц хранения | Количество экземпляров | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого на 1 января ____ года ____________________________________ описей (номерников),
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ года _____________________________ описей (номерников),
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ года __________________________________________ описей (номерников).
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заполнившего реестр)
______________
(дата)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 40 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах
Номер поступления | Дата поступления | Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии | Дата копирования | Номера фондов | Номера описей | Количество дел, включенных в заказ | Количество единица хранение (микрофиш) страхового фонда | Фонд пользования | Примечание | |
количество позитивов | количество диазокопий | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Всего поступило за ______ год ___________________________ единиц учета (отснятых дел),
(цифрами и прописью)
страхового фонда ______________________________________ единиц хранения (микрофиш).
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.
| Формат А4 (297Х210) | |
| Приложение 41 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке
Номера единица хранение страхового фонда | Дата поступления | Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии | Дата копирования | Номера архивных фондов | Номера описей | Количество дел, включенных вединица хранение страхового фонда | Страховой фонд (количество рулонов) | Фонд пользования Количество | Примечание | ||
рулонов микрофиш 3-го поколения | рулонов микрофиш 2-го поколения | экземпляров | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Всего поступило за ____год _________________________единиц хранения страхового фонда,
(цифрами и прописью)
на _________________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: содержание понятий единиц учета и единиц хранения идентично.
| Формат А4 (297Х210) | |
| Приложение 42 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Опись страхового фонда на микрофишах
Порядковый номер (номер единицы хранения) | Номер поступления в книге учета поступлений | Номер описи | Номер дела | Количество единиц хранения (микрофиш) страхового фонда | Количество кадров единицы учета страхового фонда | Дата копирования | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого по описи ________________________________________ единиц учета (отснятых дел),
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________ единиц хранения (микрофиш).
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)
Примечание: описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно покаждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 43 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Опись страхового фонда на рулонной пленке
Порядковый номер (номер единицы хранения) | Дата копирования | Количество кадров страхового фонда | Количество дел, включенных в страховой фонд | Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда | Примечание | |||
Номера архивных фондов | Номера описей | Номера дел | Количество кадров (по каждому делу отдельно) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Итого по описи __________________________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
страхового фонда на __________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)
Примечание: содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 44 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Внутренняя опись документов дела
Порядковый номер | Делопроизводственный индекс | Дата | Заголовок документа | Количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________________ листов документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________ листов.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего внутреннюю опись)
______________
(дата)
| Формат А4 (210х297) | |
| Приложение 45 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
__________ № ________________
(дата)
В результате ____________________________________________________________________
на основании ____________________________________________________________________
изъято из архивного фонда № ______________________________________________________
(название архивного фонда)
и передано __________________________________________________ (расписка прилагается)
(фамилия, имя отчество (при наличии) лица)
Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок единицы хранения | Номера изъятых листов | Название изъятого документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого изъято _______________________________ единиц хранения, архивных документов на
(цифрами и прописью)
______________________________________ листах.
(цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (невключены) их
копии на ________________________________ листах (нужное подчеркнуть).
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего архивохранилищем)
______________
(дата)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
______________
(дата)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
(дата учета)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 46 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
(нужное подчеркнуть) __________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название архивного фонда ________________________________________________________
В ходе __________________________________________________________________________
(указать вид работы)
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых документов.
Порядковый номер | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Количество листов | Новые шифры дела | Новое количество листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
В результате количество дел архивного фонда увеличилось (уменьшилось) на
___________________________________________________________________________.
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
_____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
__________________
(дата учета)
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 47 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт описания документов, переработки описей (нужное подчеркнуть)
__________ № ______________
(дата)
Архивный фонд № ___________________
(название фонда)
По состоянию на _______________________ в архивном фонде № ___________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось ________________ описей, _____________ единиц хранения, _____ архивных
документов, ___________________ листов россыпи за _________ годы.
Для работы получено: по описи № ______ ___________________ единиц хранения не описанных
__________ единиц хранения, _____ архивных документов, _______ листов.
В результате ______________________________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
выделено не подлежащих хранению ______ единиц хранения (документов, листов);
возвращено собственнику _______________ единиц хранения (документов, листов);
передано в научно-справочную библиотеку _________________ единиц хранения;
передано в другие фонды архива _________ единиц хранения (документов, листов);
передано в другие архивы _______________ единиц хранения (документов, листов);
объединено с другими единица хранение ___________________ единиц хранения;
сформировано из россыпи ________________________________ единиц хранения;
поступило из других фондов _____________ единиц хранения (документов, листов);
включена пересоставленная опись ___________________ единиц хранения.
Вновь составлены описи № ________________на _______________ единиц хранения
________________________________________________________________________________
По состоянию на ________________________ в архивном фонде № ________________
(дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ единиц хранения за ___________ годы.
Проведены следующие виды работ:
________________________________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
Составлено для именного каталога ____________________ описаний, для систематического каталога __________________________ описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ________________________
(перечислить какой именно)
________________________________________________________________________________
Работу выполнили: _______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работников архива)
______________
(дата)
Работу принял: __________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
(дата)
Описания для базы данных/каталога (нужное подчеркнуть) принял:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Документы фонда и справочный аппарат принял.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 48 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о рассекречивании документов __________ № __________
(дата)
Комиссия _______________________________________________________________________
(название комиссии)
протокол № _______ от _________ ____ года рассекретила документы архивного фонда _________
________________________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
Порядковый номер | Номер описи | Количество рассекреченных единиц хранения | Номера единиц хранения, рассекреченных полностью | Номера единиц хранения, рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов | Примечание | |
полностью | частично | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого рассекречено ____________________________________ единиц хранения (полностью)
(цифрами и прописью)
за ______________________________________________________________________________
(хронологические рамки документов) единиц хранения (частично)
за _____________________________________________________________________________.
(хронологические рамки документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Принято на открытое хранение ______________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
в ______________________________________________________________________________.
(хранилище)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)
Примечание: не допускается перечисление номеров единиц хранения через тире.
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 49 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
Состав реквизитов путеводителя
1) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архива:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Номер архивного фонда | 1 | Объем дел по личному составу в архивном фонде |
2 | Название архивного фонда | 2 | Объем особо ценных документов в архивном фонде |
3 | Все переименования архивном фонда с указанием крайних дат | 3 | Объем микрофильмов в архивном фонде |
4 | Объем архивном фонда (количество единиц хранения) | 4 | Доступ к документам |
5 | Крайние даты документов | 5 | Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах |
6 | Сведения по истории фондообразователя и архивного фонда | 6 | Физические характеристики документов фонда |
7 | Внутренняя структура архивного фонда | 7 | Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду |
8 | Аннотация состава и содержания документов | 8 | Библиография публикаций документов архивного фонда |
9 | Библиография работ, написанных на основе архивного фонда | ||
2) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архивов:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Объем дел по личному составу в архивном фонде |
2 | Адресные данные | 2 | Объем особо ценных документов в архивном фонде |
3 | Номер архивного фонда | 3 | Объем микрофильмов в архивном фонде |
4 | Название архивного фонда | 4 | Доступ к документам архивного фонда |
5 | Все переименования архивного фонда с указанием крайних дат | 5 | Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах |
6 | Объем архивного фонда (количество единиц хранения) | 6 | Физические характеристики документов фонда |
7 | Крайние даты документов | 7 | Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду |
8 | Сведения по истории фондообразователя и фонда | 8 | Библиография публикаций документов архивного фонда |
9 | Внутренняя структура фонда | 9 | Библиография работ, написанных на основе архивного фонда |
10 | Аннотация состава и содержания документов | ||
3) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архива:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архивного фонда | 1 | Все переименования архивного фонда |
2 | Номер архивного фонда | 2 | Крайние даты деятельности фондообразователя |
3 | Объем архивного фонда (количество единиц хранения) | 3 | Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду |
4 | Крайние даты документов | 4 | |
4) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архива:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архивного фонда | 1 | Все переименования архивного фонда |
2 | Номер архивного фонда | 2 | Крайние даты деятельности фондообразователя |
3 | Объем фонда (количество единиц хранения) | 3 | Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду |
4 | Краткие сведения о фондообразователе | 4 | Объем дел (количество единиц хранения) по личному составу в архивного фонде |
5 | Крайние даты документов | ||
6 | Краткая аннотация состава и содержания документов фонда | ||
5) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | ||
2 | Адрес архива | ||
3 | Номер архивного фонда | ||
4 | Название архивного фонда | ||
5 | Объем архивного фонда (количество единиц хранения) | ||
6 | Крайние даты документов | ||
6) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архивов:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | ||
2 | Адрес архива | ||
3 | Номер архивного фонда | ||
4 | Название архивного фонда | ||
5 | Объем архивного фонда (количество единиц хранения) | ||
6 | Крайние даты документов | ||
7 | Краткие сведения о фондообразователе | ||
8 | Краткая аннотация состава и содержания документов архивного фонда | ||
7) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архива:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1. | Название тематического раздела | 1. | Название описей |
2. | Название тематического подраздела | 2. | Краткие сведения о фондообразователе |
3. | Номер архивного фонда | ||
4. | Название архивного фонда | ||
5. | Крайние даты документов | ||
6. | Номер описи (номера описей) | ||
7. | Объем архивного фонда | ||
8. | Аннотация состава и содержания документов фонда по теме | ||
9. | Индекс | ||
8) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архивов:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название тематического раздела | 1. | Название описи |
2 | Название тематического подраздела | 2. | Краткие сведения о фондообразователе |
3 | Название архива | ||
4 | Адресные данные | ||
5 | Номер архивного фонда | ||
6 | Название архивного фонда | ||
7 | Объем архивного фонда (количество единиц хранения) | ||
8 | Крайние даты документов | ||
9 | Номер описи | ||
10 | Аннотация состава и содержания документов по теме | ||
11 | Индекс | ||
9) Состав реквизитов описания систематического каталога:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Язык документа |
2 | Индекс | 2 | Способ воспроизведения |
3 | Рубрика | 3 | Фамилия составителя |
4 | Подрубрика | 4 | Дата составления |
5 | Дата события | ||
6 | Место события | ||
7 | Содержание | ||
8 | Название архивного фонда | ||
9 | Номер архивного фонда | ||
10 | Номер описи | ||
11 | Номер дела | ||
12 | Номер листа | ||
10) Состав реквизитов описания тематического каталога:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Язык документа |
2 | Индекс | 2 | Способ воспроизведения |
3 | Рубрика: Тема | 3 | Фамилия составителя |
4 | Подрубрика: Подтема | 4 | Дата составления |
5 | Содержание | 5 | Персоналии |
6 | Название архивного фонда | 6 | Дескрипторы (ключевые слова) |
7 | Дата события | 7 | Автор документа |
8 | Место события | 8 | Адресат |
9 | Номер архивного фонда | 9 | География |
10 | Номер описи | ||
11 | Номер дела | ||
12 | Номер листа | ||
11) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Индекс отрасли |
2 | Рубрика: Название учреждения | 2 | Вид учреждения |
3 | Содержание | 3 | Структура |
4 | Дата события | 4 | Функции |
5 | Место события | 5 | Подчиненность |
6 | Название архивного фонда | 6 | Подведомственность |
7 | Номер архивного фонда | 7 | Указание на издание документа |
8 | Номер описи | ||
9 | Номер дела | ||
10 | Номер листа | ||
12) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Язык документа |
2 | Рубрика: Название административно-территориальной единицы | 2 | Способ воспроизведения |
3 | Содержание | 3 | Фамилия составителя |
4 | Название архивного фонда | 4 | Дата составления |
5 | Номер архивного фонда | ||
6 | Номер описи | ||
7 | Номер дела | ||
8 | Номер листа | ||
13) Состав реквизитов описания именного каталога:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Дата события |
2 | Фамилия | 2 | Место события |
3 | Имя | 3 | Национальность |
4 | Отчество | 4 | Язык документа |
5 | Общественное положение лица | 5 | Способ воспроизведения |
6 | Название архивного фонда | 6 | Фамилия составителя |
7 | Номер архивного фонда | 7 | Дата составления |
8 | Номер описи | 8 | Содержание |
9 | Номер дела | ||
10 | Номер листа | ||
14) Состав реквизитов описания географического каталога:
Реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
Порядковый номер | Наименование реквизита | Порядковый номер | Наименование реквизита |
1 | Название архива | 1 | Язык документа |
2 | Индекс | 2 | Способ воспроизведения |
3 | Рубрика: название географического объекта | 3 | Фамилия составителя |
4 | Подрубрика: название географического объекта | 4 | Дата составления |
5 | Содержание | ||
6 | Дата события | ||
7 | Название архивного фонда | ||
8 | Номер архивного фонда | ||
9 | Номер дела | ||
10 | Номер описи | ||
11 | Номер листа | ||
| Приложение 50 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
___________________________________________________________________
(название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, номер факса)
Архивная справка
_______________ № __________ Адресат
(дата)
на № __________ от __________
Основание:
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива
| Формат А4 (210Х297) | |
| Приложение 51 к приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 |
|
| Форма |
___________________________________________________________________
(название архива)
Архивная выписка
_______________ № __________ Адресат
Содержание из текстов архивных документов:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Примечание:
________________________________________________________________________________
Архивный шифр: фонд № ____ , опись № _____ , единица хранения № _____ , единица учета № ____, листы _____.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную выписку)
Печать архива
| Формат А4 (210Х297) |