Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Новый

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 15 марта 2019 года № 18392

      В соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить:

      1) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 1 к настоящему приказу;

      2) форму описи дел по личному составу согласно приложению 2 к настоящему приказу

      3) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 3 к настоящему приказу;

      4) форму акта приема-передачи документов на хранение согласно приложению 4 к настоящему приказу;

      5) форму акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 5 к настоящему приказу;

      6) форму акта возврата архивных документов личного происхождения согласно приложению 6 к настоящему приказу;

      7) форму карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 7 к настоящему приказу;

      8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

      9) форму листа проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 9 к настоящему приказу;

      10) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 10 к настоящему приказу;

      11) форму акта о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 11 к настоящему приказу;

      12) форму акта об обнаружении архивных документов согласно приложению 12 к настоящему приказу;

      13) форму акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 13 к настоящему приказу;

      14) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 14 к настоящему приказу;

      15) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя согласно приложению 15 к настоящему приказу;

      16) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста согласно приложению 16 к настоящему приказу;

      17) форму карточки учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 17 к настоящему приказу;

      18) форму карточки учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 18 к настоящему приказу;

      19) форму карточки учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 19 к настоящему приказу;

      20) форму карточки учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 20 к настоящему приказу;

      21) форму акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 21 к настоящему приказу;

      22) форму перечня основных дефектов, встречающихся на кинодокументах согласно приложению 22 к настоящему приказу;

      23) форму листа-заверителя дела согласно приложению 23 к настоящему приказу;

      24) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 24 к настоящему приказу;

      25) форму листа использования документов согласно приложению 25 к настоящему приказу;

      26) форму книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование согласно приложению 26 к настоящему приказу;

      27) форму заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей согласно приложению 27 к настоящему приказу;

      28) форму акта о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложению 28 к настоящему приказу;

      29) форму книги учета поступлений документов согласно приложению 29 настоящему приказу;

      30) форму списка фондов согласно приложению 30 к настоящему приказу;

      31) форму листа фонда согласно приложению 31 к настоящему приказу;

      32) форму листа учета согласно приложению 32 к настоящему приказу;

      33) форму реестра описей дел, документов согласно приложению 33 к настоящему приказу;

      34) форму инвентарной книги учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни согласно приложению 34 к настоящему приказу;

      35) форму листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям согласно приложению 35 к настоящему приказу;

      36) форму списка фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложению 36 к настоящему приказу;

      37) форму описи особо ценных дел, документов согласно приложению 37 к настоящему приказу;

      38) форму перечня номеров особо ценных дел (номерника) согласно приложению 38 к настоящему приказу;

      39) форму реестра описей особо ценных дел, документов согласно приложению 39 к настоящему приказу;

      40) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложению 40 к настоящему приказу;

      41) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложению 41 к настоящему приказу;

      42) форму описи страхового фонда на микрофишах согласно приложению 42 к настоящему приказу;

      43) форму описи страхового фонда на рулонной пленке согласно приложению 43 к настоящему приказу;

      44) форму внутренней описи документов дела согласно приложению 44 к настоящему приказу;

      45) форму акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов согласно приложению 45 к настоящему приказу;

      46) форму акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 46 к настоящему приказу;

      47) форму акта описания документов, переработки описей согласно приложению 47 к настоящему приказу;

      48) форму акта о рассекречивании документов согласно приложению 48 к настоящему приказу;

      49) форму состава реквизитов путеводителя согласно приложению 49 к настоящему приказу;

      50) форму архивной справки согласно приложению 50 к настоящему приказу;

      51) форму архивной выписки согласно приложению 51 к настоящему приказу.

      2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

      4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

      Министр культуры и спорта
Республики Казахстан
А. Мухамедиулы

  Приложение 1 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма описей дел, документов постоянного хранения

Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

      _______________________________________________

            (официальное наименование организации)

      за ___________ год (-ы)

Порядковый номер

Делопроизводственные индексы или номера по старой описи

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6







      В опись внесено ___________________________________________ дел с № _____ по № _____
                  (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись дел, документов постоянного хранения организации

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____ дел, документов постоянного хранения

      ____________________________________________

      (официальное наименование организации)

      за ___________ год (-ы)

Порядковый номер

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование структурного подразделения организации

Наименование раздела "________"

      В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: _____
пропущенные номера: _____
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

      Опись № ______

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за __________ год (-ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Хронометраж видеозаписи

Тип и формат записи

Количество единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

оригинал

копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)

Заголовок документа

Автор

Дата и место съемки, изготовления

Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык)

Количество единиц хранения/метраж

Негатив

Дубль-негатив

Фонограмма (негатив)

Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)

Промежуточый позитив

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продожение таблицы

Количество единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

Позитив

Установочные ролики и цветовые паспорта

13

14

15

16





      В данный (-е) раздел (-ы) __________________ описи внесено ______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью) с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер стороны (единиц хранения)

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата изготовления

Место изготовления

Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала

Время звучания

Количество единиц хранения

Граморигинал

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13














      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

14

15



      В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
___________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Место записи, перезаписи

Скорость звучания

Время звучания

Тип и формат магнитной ленты

Количество единиц хранения/метраж

оригинал

копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

15

16



      В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы хранения

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      В данный (-е) раздел (-ы) ___________________ описи внесено _____________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним;
______________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета, единиц хранения

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки

Негатив

Дубль-негатив

Позитив

Фотоотпечаток

Слайд (диапозитив)

Диафильм

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продолжение таблицы

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

13

14



      В данный (-е) раздел (-ы) _________________ описи внесено _______________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета

  Формат А4 (210Х297)
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Заголовок единиц учета

Крайние даты единиц учета

Формат электронных документов

Объем (Мбайт)

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      В данный (-е) раздел (-ы) ________________ описи внесено ________________ единиц учета,
                  (наименование раздела)             (цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ .
Всего в опись включено ________________ единиц учета, _______________ единиц хранения
                  (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 2 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
____________________________
(дата)

Опись дел по личному составу

      Архивный фонд № _____

      Опись № _____

      ______________________________________________________

      (название описи с официальным наименованием организации)

      за _____ год (ы)

Порядковый номер

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Наименование структурного подразделения организации

Наименование раздела "________"

      В данный (-е) раздел (-ы) _______________________ описи внесено __________________ дел
                        (наименование раздела)                   (цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______.
________________________________________________________________________________
наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)

      Согласована                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 3 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
_____________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

            Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
                                    ___________ № ____
                                                (дата)

      Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда ________________________________
                                                (номер и название архивного фонда)
на основании ___________________________________________________________________
            (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
________________________________________________________________________________

Порядковый номер

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера единиц хранения по описям

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








      Итого ________________________________ единиц хранения за ________________ год (ы).
            (цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся
на хранении ____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем))
____________________
      (дата и номер)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов)
Документы сданы _____________________________ на переработку по приемо-сдаточной
                  (наименование организации)
накладной ___________________№ _____ ___________________________________________.
                  (дата)                         (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, документов)

  Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____
  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 4 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

            Акт приема-передачи документов на хранение ___________ № _________
                                                                        (дата)

      ________________________________________________________________________________
                              (основание передачи)
________________________________________________________________________________
                  (наименование передаваемого архивного фонда)
___________________________________________________________________________ сдал,
                        (наименование организации-сдатчика)
_________________________________________________________________________ принял
(наименование архива) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним

Порядковый номер

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого принято _____________________________________ единиц хранения.

________________________________________
(наименование должности, фамилия,
________________________________________
инициалы, подпись лица, проводившего передачу)
_______________________________________
(дата передачи)

______________________________________
(наименование должности, фамилия,
_______________________________________
инициалы, подпись лица, проводившего прием)
_____________________________________
(дата приема)

      Архивному фонду присвоен № _____.
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)
____________________________________________________________________________
                  (дата внесения изменения в учетные документы)
Утверждаю _________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 5 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
__________________________________
(подпись руководителя архива)
__________________________________
(дата)

                  Акт приема на хранение документов личного происхождения
                                    ___________ № _____
                                                (дата)

      На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________№ _____)
и договора от ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ сдал,
                        (фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы ______________________________________________________________
                              (общая характеристика документов)
________________________________________________________________________________
в количестве _____________ единиц хранения (условных) _________ документов (листов) по
архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210х297)
  Приложение 6 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
__________________________________
(подпись руководителя архива)
__________________________________
(дата)

            Акт возврата архивных документов личного происхождения
                              _______________ № __________
                                                (дата)

      На основании решения эксперно-проверочной комиссии (протокол от ___________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № _________________ были выделены для
                                                (название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: __________________________
________________________________________________________________________________
      (излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены _____________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 7 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки пофондового
топографического указателя

Лицевая сторона

Наименование архивного фонда ________
____________________________________
____________________________________

Архивный фонд № _________
Корпус ___________________
Этаж (ярус) _______________
Архивохранилище _________
Помещение _______________


Опись № ___

Единицы хранения с №___по №__

Стеллаж № ___

Шкаф № ___

Полка № ___

Примечание

1

2

3

4

5

6







Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6







  Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
  Приложение 8 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки постеллажного
топографического указателя

Лицевая сторона

Стеллаж №______________________

Корпус ___________________
Этаж (ярус) _______________
Архивохранилище _________
Помещение _______________


Шкаф № ___

Полка № ___

Архивный фонд № ____

Опись № ___

Единицы хранения с №___по №___

Примечание

1

2

3

4

5

6







Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6







  Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
  Приложение 9 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Лист проверки наличия и состояния архивных документов

      Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________________________
                  (номер и название архивного фонда)
Проверку проводили _____________________________________________________________
                        (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись
________________________________________________________________________________
лица (-лиц) проверивших наличие и состояние дел, документов)

Наличие документов

Номера описей

Количество единица хранение, числящихся по описи

Выявлены технические ошибки

Числится по описи в результате устранения технических ошибок

Номера единиц хранений, выданных во временное пользование

Не оказалось в наличии

Имеется в наличии (описанных)

Литерные номера, не отраженные в итоговой записи

Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи

Другие, в результате чего объем

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

увеличился на

уменьшился на

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      продолжение таблицы

Наличие документов

Состояние документов

Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единица хранение)



Номера единиц хранений, требующих:

Номера единиц хранений, неисправимо поврежденных



Примечание

дезинфекции

дезинсекции

реставрации

переплета или подшивки

восстановления затухающих текстов

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24













      Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
                                                (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)

      Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

  Формат А3 (297х420)
  Приложение 10 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
_________________________________
(подпись руководителя архива)
_________________________________
(дата)

                  Акт проверки наличия и состояния архивных документов
                                    __________ № ___________
                                                (дата)

      Архивный фонд № _____
Название архивного фонда ________________________________________________________
Номера описей __________________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по _______________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ____________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи __________________ единиц хранения;
                                                (количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи ___________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи __________________ единиц хранения;
                                                (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на ____________________ единиц хранения;
                                                (количество)
уменьшился на ___________________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок
________________________________________________________________ единиц хранения.
                              (количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ единиц хранения.
                                    (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
1) дезинфекции __________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
2) дезинсекции ___________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
3) реставрации ___________________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
4) переплета или подшивки ________________________________________ единиц хранения;
                              (количество)
5) восстановления затухающих текстов ______________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
6) неисправимо поврежденных _____________________________________ единиц хранения;
                                          (количество)
7) _____________________________________________________________________________;
8) _____________________________________________________________________________;
9) _____________________________________________________________________________;
10) ____________________________________________________________________________;
11) ____________________________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ единиц хранения.
                                          (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии
________________________________________________________________ единиц хранения.
                              (количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)
Согласовано:
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)
______
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 11 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

                  Акт о технических ошибках в учетных документах
                              ___________ № ___________
                                                (дата)

      Архивный фонд № __________

      Название фонда _____________________________________________________

      В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3




      В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
________________________________________________________________ единиц хранения.
                        (цифрами и прописью)
Примечание: ____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 12 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
___________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
___________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

                        Акт об обнаружении архивных документов
                              ___________ № ___________
                                                (дата)

      В ходе __________________________________________________________ было обнаружено
                              (вид работы)
________________________________________________________________________________
                        (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

Порядковый номер

Заголовок единиц хранения

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

К какому архивному фонду относится (новый шифр)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7








      Итого обнаружено _______________________________________________ единиц хранения.
                              (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 13 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

                  Акт о неисправимых повреждениях документов
                              __________ № __________
                                          (дата)

      Архивный фонд № __________

      Название архивного фонда _______________________________________________________________

      В архивном фонде обнаружены __________________________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными.

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок поврежденной единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6







      Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ единиц хранения.
                                          (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
Перечисленные документы подлежат списанию, ввиду ________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись эксперта)
________
(дата)

      Согласован                                     Согласована
протоколом центральной экспертной             протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)                   комиссии (экспертной комиссии)
организации                                     местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____                   от ____ _______ года № _____

      Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210297)
  Приложение 14 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета
необнаруженных
архивных документов

                                    Лицевая сторона

      В архивохранилище ______________________________________________________________
                              (название архивохранилища)
Название архивного фонда ________________________________________________________
Дата необнаружения документа ____________________________________________________

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

1

2

3

4

5






Оборотнаяя сторона

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

1

2





  Формат А4 (210297)
  Приложение 15 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

      Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
            (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
                        Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее количество листов

Примечание

1

2

3

4

5






      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)

  Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
  Приложение 16 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Карточка учета архивных документов на бумажной основе
                              с повреждениями текста

      Архивный фонд № __________
Опись № __________________
Дело № _________________________________________________________________________
      (с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
                  Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов ___________________________________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее количество листов

Примечание

1

2

3

4

5






      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______
(дата)

  Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
  Приложение 17 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния видеодокумента

                                    Лицевая сторона
                        ___________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Заголовок видеодокумента ________________________________________________________
________________________________________________________________________________

Дата записи _____________________
Дата перезаписи _________________
Название организации, в которой
произведена запись _______________
Всего рулонов ___________________
Рулон № ________________________
Тип ленты ______________________

Формат записи ___________________
Вариант _________________________
Производственный номер __________
Автор __________________________
Режиссер ________________________
Цветность _______________________
Общий хронометраж ______________
Хронометраж рулона _____________

Оборотная сторона
_______________________________________________________________________
(общая характеристика технического состояния видеодокумента)

Результаты проверок




1. Состояние магнитного носителя




2. Уровень видеосигнала




3. Уровень звукового сигнала




4. Наличие выпадения строк




5. Состояние механизма видеокассеты




6. Общая оценка технического состояния видеодокумента




      _______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 18 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                  Карточка учета технического состояния кинодокумента
                  _______________________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Производственный номер _________________________________________________________
Название _______________________________________________________________________
Часть № ______________________________, метраж __________________________________
________________________________________________________________________________
      (негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или черно-белый,
                              звуковой или немой)
вид основы ______________________________________________________________________
                              (нитро- или триацетатная)
тип пленки ______________________________________________________________________
                        (с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________________________
                        (негатива, контратипа и другие, дата отпечатки)
проверен _______________________________________________________________________
                              (наименование вида работ)
Результаты проверки, следующие:

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

1

2

3

4

5

6

7

8









      Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Плотности

Дата

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Дата

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Желтый

Пурпурный

Голубой

Желтый

Пурпурный

Голубой

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      _______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 19 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния фонодокумента

                                    Лицевая сторона
            ____________________________________________________________________
                              (номер единицы хранения)

      Вид фонодокумента ______________________________________________________________
                              (граммофонный оригинал, грампластинка
________________________________________________________________________________
                        запись на магнитной ленте и другие)
Производственный номер _________________________________________________________
Элемент комплекта _______________________________________________________________
                                    (оригинал, копия)
Дата записи _____________________________________________________________________
Дата перезаписи _________________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись __________________________________
________________________________________________________________________________
Носитель записи _________________________________________________________________
Скорость записи _________________________________________________________________
Время звучания __________________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)

Оборотная сторона

Дата проверки

Характеристика качества звучания

Характеристика физико-механического состояния носителя записи

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки

Вид реставрационно-профилактической обработки

Подпись

1

2

3

4

5

6







  Форматы А4 (210 х 297)
  Приложение 20 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма карточки учета технического
состояния фотодокумента

                                    Лицевая сторона
            ______________________________________________________________
                                    (номер единицы хранения)

      Вид фотодокумента ______________________________________________________________
            (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)
Производственный номер _________________________________________________________
Дата съемки _____________________________________________________________________
Фотографическое качество ________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя ___________________________________________________
Техническое состояние основы _____________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ______________
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)

                                    Оборотная сторона

      Вид реставрационно-профилактической обработки ____________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Результаты реставрационно-профилактической обработки _____________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата учета)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 21 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
__________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
__________ № __________
      (дата)

      Архивный фонд № __________

      В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять с учета

Порядковый номер

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7








      Итого ___________________________________________________________ единиц хранения.
                        (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими делами:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
                  (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
________________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись заведующего хранилищем)
________________________________________________________________________________
            (фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
_______ ___________________________________
(номер и дата разрешения уполномоченного органа
и соответствующего местного исполнительного
органа на снятие с учета необнаруженных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
_______ ____________________________________
(номер и дата приказа директора архива о снятии
с учета необнаруженных архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)

  Формат А4 (210×297)
  Приложение 22 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Потертость по эмульсии

Поверхностные повреждения по эмульсии

Частое использование

Некачественное изображение


2

Фрикционные полосы

Сеть тонких царапин вдоль рулона по пленке

Перемотка рывками, затягивание рулона кинопленки ручным способом

На экране полосы смотрятся как дождь


3

Царапины: мелкие, штриховые, средние, глубокие

Поверхностное повреждение основы

Частое использование

На экране темные штрихи


4

Повреждение перфорации: надсечка мелкая, надсечка средняя, надсечка глубокая

Разрыв края или угла перфорации

Натяжение пленки, несовпадение перфорации пленки с зубцами зубчатого барабана на звукомонтажном столе или в кинопроекторе

Приводит к порыву кинопленки. На экране тряска кадра


5

Грязь, отпечатки пальцев


Работа без перчаток. Небрежное обращение

На экране пятна на изображении


6

Склейки


Порыв пленки

Несинхронное звучание, изображение "не в рамку"


7

Выпадение металлического серебра

Мелкие белые пятна по эмульсии

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

На экране мелкие темные пятна


8

Масляные пятна по эмульсии


Печать на копираппарате, показ на кинопроекторе

Слипание пленки в рулоне


9

Разложение эмульсии

Отслаивание эмульсионного слоя от основы пленки

Обработка при печати в растворах при высокой температуре

Исчезновение изображения


10

Слипание эмульсионного слоя


Несоблюдение профилактического режима при консервационно-профилактической обработке

Щелчки, пропадание звука


11

Вуаль

Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

На экране неконтрастное изображение


12

Плесень

Серый налет на пленке, чаще всего по краям перфорации

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Потеря изображения


13

Пленочные разряды

Тонкие темные полосы на пленке

Затягивание пленки при большой усадке

На экране темные полосы на изображении


14

Несинхронность изображения со звуком

Несовпадение изображения со звуком

Несоблюдение технического регламента печати пленки

На экране изображение несинхронно со звуком


Основные дефекты, встречающиеся на фонодокументах.

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Коробление

Скручивание ленты по ширине

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Периодическое пропадание звука при прослушивании


2

Сабельность

Растянутость ленты по длине

Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения

Некачественное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона


3

Старение пленки

Осыпание ферромагнитного слоя

Истекший срок хранения

Потеря звука


4

Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки


Несоблюдение правил работ с фонодокументами

Большое количество склеек, частичная потеря звука


5

Завал высоких частот


Непрофессиональная запись или перезапись

Тусклость записи, неразборчивость речи


6

Завал низких частот


Непрофессиональная запись или перезапись

Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра


7

Затухание звука


Понижение уровня записи при длительном хранении

Некачественное звучание


8

Повышенный шум паузы

Шум размагниченной ленты

Неоднородность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое

Равномерное шипение


9

Эффект "плавания" звука

Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокументов

Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом в магнитофоне

Некачественное звучание


10

Копирэффект

Звучание с многократным повторяющимся эхом

Несоблюдение правил хранения



11

Обрывочная запись

Отсутствие в записи начала и конца




Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах

Порядковый номер

Наименование дефекта

Определение вида дефекта

Причины возникновения

Последствия

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Отпечатки пальцев на изображении


Работа без перчаток

Пятна на негативе


2

Ногтевые вмятины по эмульсии


Работа без перчаток

Вмятина на негативе


3

Сгиб пленки


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


4

Следы чернил


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


5

Надпись ручкой по изображению


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


6

Царапины: мелкие, резкие

Поверхностное повреждение пленки

Несоблюдение правил работы с документами

Потеря качества изображения при перекопировании


7

Масляные пятна по эмульсии


Несоблюдение технологического регламента при проявке пленки

Недолговременное хранение документа


8

Порыв перфорации

Разрыв края или угла пленки

Несоблюдение правил работы с документами

Недолговременное хранение документа


9

Пятна клея по эмульсии


Несоблюдение правил работы с документами

Частичная потеря изображения


10

Слабое изображение


Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати

Неконтрастное изображение


11

Плотное изображение


Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати

Затемненное изображение


12

Вуаль

Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой)

Несоблюдение технического регламента проявки пленки

Неконтрастное изображение


13

Пожелтение эмульсии


Плохая фиксация

Потеря качества изображения при перекопировании


14

Деформация пленки


Несоблюдение правил температурно-влажностного режима

Потеря качества изображения при перекопировании


15

Разложение и сползание эмульсионного слоя


Обработка при печати в растворах при высокой температуре

Потеря изображения


  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 23 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                                    Лист-заверитель дела

      Архивный фонд № _____
Опись № ______________
Дело № _______________
В дело подшито и пронумеровано _______________________________ лист (ов), в том числе:
                                    (цифрами прописью)
литерные номера лист (-ов) _______________________________________________________;
пропущенные номера лист (-ов) ___________________________________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов) ________________________________________________;
лист (-ов) внутренней описи _______________________________________________________.

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

Номера листов

1

2



      ________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела)
________________
(дата заполнения)

  Формат А4 (210Х297)

      Примечание:

      1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

      2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

      3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

      4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

      1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

      2) печати и их оттиски;

      3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

      4) фотодокументы;

      5) рисунки, гравюры и акварели;

      6) крупноформатные документы;

      7) склеенные листы, повреждения документов;

      8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

      9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

      10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

      5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

      6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

      7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

      8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

      9. Лист-заверитель не нумеруется.

  Приложение 24 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Карта-заместитель единицы хранения Выдано

Номер архивного фонда

Номер описи дел, документов

Номер единицы хранения

Кому

Дата выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

1

2

3

4

5

6

7

8









  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 25 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

                              Лист использования документов

      Архивный фонд № _____
Опись дел, документов № _______
Дело № _______
Название архивного фонда ______________________________________________________
Заголовок дела ________________________________________________________________

Дата использования

Кому выдано (фамилия, инициалы)

Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое)

Номера использованных листов

Подпись лица, использовавшего документ

1

2

3

4

5






  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 26 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование

  Начата ______________
  Окончена ____________

Порядковый номер

Дата выдачи

Архивный фонд №___

Опись №___

Единица хранения №___

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9










  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 27 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма заказа на выдачу
архивных документов, копий
фонда пользования из
архивохранилища, описей

                                    Лицевая сторона
            ____________________________________________________________________
                                    (название архива)

  Разрешаю выдачу документов
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)
_________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)

Архивный фонд № ___

Опись № ___

Единица хранения № ___

Заголовок единицы хранения

Количество листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении дата

Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата

1

2

3

4

5

6

7








Оборотная сторона

1

2

3

4

5

6

7








      _______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
_________
(дата)

  Формат А5 (148Х210)
  Приложение 28 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

      Официальное наименование организации

            Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
                              __________ № __________
                                          (дата)

      Основание ______________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы _______________________________________________
________________________________________________________________________________
Выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда __________________________
                                                            (название, номер)

Опись №___

Единица хранения № __

Заголовок единицы хранения

Количество листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5






      Всего выдается ____________________ единиц хранения (общим количеством листов,
            (цифрами и прописью) временем звучания, метражом), срок возвращения дел, документов ____________________________.

      Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

      1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

      2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не производится изъятие каких-либо частей из выданных документов, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

      3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

      Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан "Об административных правонарушениях" от 5 июля 2014 года.

      _______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата выдачи дел, документов)
_______________________________________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы
во временное пользование)
_____________________________
(дата принятия дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
__________________________
(дата сдачи дел, документов)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
___________________________
(дата принятия дел, документов)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 29 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений документов

Порядковый номер

Дата поступления

Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы

Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы

Название архивного фонда

Крайняя дата поступления документов

Количество единиц хранения или неописанных документов (листов)

Краткая характеристика состояния

Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











      Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в том числе:
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

      Примечание: в общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

  Формат А3 (420Х297)
  Приложение 30 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Список фондов

Номер архивного фонда

Дата первого поступления

Название архивного фонда

Отметка о выбытии

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого на 1 января _____года ________________________________________ фондов,
                                    (цифрами и прописью)
в том числе, поступило за _______ год ________________________________ фондов,
                                    (цифрами и прописью)
выбыло за _______ год _____________________________________________ фондов.
                                    (цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 31 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Лист фонда

Крайние даты каждого названия архивного фонда

Название архивного фонда

1

2

Дата первого поступления архивного фонда

Местонахождение архивного фонда (название архива)

Номер архивного фонда

Прежний номер архивного фонда

1

2

3

Учет неописанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) единиц хранения (документов, листов)

Наименование, номер, дата документа

Количество единиц хранения (документов, листов)

Наименование, номер, дата документа

Количество единиц хранения (документов, листов)

1

2

3

4

5

6

Учет описанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) единиц хранения


номер описи

год

название описи или аннотация (краткая характеристика документов)

количество единиц хранения

номер описи

наименование, номер, дата документа

количество единиц хранения

по данной описи

по фонду в целом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10











  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 32 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Лист учета _____________________________________________________________
(наименование вида кинофотовидеодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

По данной описи

По виду в целом

Единицы учета

Единицы хранения

описей

Единицаы учета

Единицы хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Формат А4 (297Х210)

__________________________________________________________________
(наименование вида фонодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата докуме-нта

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

По данной описи

оригиналов

копий

оригиналов

копий

Единицы учета

Единицы хранения

оригиналов

копий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















      продолжение таблицы

Наличие (остаток)

Количество

По виду в целом

описей

единицы учета

Единицы хранения

оригиналов

копий

15

16

17

18





  Формат А4 (297Х210)

______________________________________________________________
(наименование вида аудиовизуальных документов)

Дата записи

Поступление

Выбыти

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

Единицы учета

Единицы хранения

Единицы учета

Единицы хранения

по данной описи

по виду в целом

Единицы учета

Единицы хранения

Описей

Единицы учета

Единицы хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14















  Формат A4 (297Х210)
  Приложение 33 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Реестр описей дел, документов

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Номер и название описи

Количество единиц хранения

Крайние даты

Количество экземпляров

Примечание

всего

в том числе по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого на 1 января ___ года _________________________________________________ описей,
                                    (цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ год __________________________________________ описей,
                                    (цифрами и прописью)
выбыло в _____ год _______________________________________________________ описей.
                                    (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего реестр)
__________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 34 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни

Порядковый номер

Дата записи

Архивный фонд № ____

Опись №____

Дело №____

Заголовок дела

Описание оформления дела, предмета

Материал

Размер (вес)

Физическая сохранность

Подпись

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Итого __________________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего книгу)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 35 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям

      Регистрационный номер __________________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр ________________________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа ____________________________________________________
Самоназвание документа __________________________________________________________
Вид документа __________________________________________________________________
Автор документа ________________________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________________________
Век ____________________________________________________________________________
Ориентировочная дата ____________________________________________________________
Язык документа _________________________________________________________________
Аннотация ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Историческая справка ____________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней ____________________________________________
________________________________________________________________________________
Палеографические особенности ____________________________________________________
________________________________________________________________________________
Печати _________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа _________________________________
Собственность ___________________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель __________________________________________________________
Размеры ________________________________________________________________________
Объем __________________________________________________________________________
Физическое состояние ____________________________________________________________
Сведения о реставрации ___________________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ________________________________________________________
Адрес места хранения документа ___________________________________________________
Архивный шифр: архивный фонд № _____, опись № _____, единица хранение № _____, единица учета № _____, листы ______.
4. Служебная информация
Кем представлен документ: ________________________________________________________
Протокол экспертно-проверочной комиссии от__________________________________ года № _____
Протокол центральной экспертно-проверочной комиссии от _____________________ года № _______
Примечание: в зависимости от объема аннотации, исторической справки и других лист учета
и описания документа может заполняться на двух и более листах.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 36 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Список фондов, содержащих особо ценные документы

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Название архивного фонда

Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого на 1 января ____ года ________________________________________________ фондов.
                                    (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 37 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
___________________________
(дата)

Опись особо ценных дел, документов

Порядковый номер

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Номер единицы учета (единицы хранения) страхового фонда

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого по описи _______________ дел, из них скопировано_____________________________.
                                                      (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 38 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма
  Утверждаю
____________________________
(наименование должности,
фамилия, инициалы
руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
____________________________
(дата)

Перечень номеров особо ценных дел (номерник)

Порядковый номер

Номер описи

Номера дел

Номера единиц учета (единиц хранения) страхового фонда

Примечание

1

2

3

4

5






      Итого по перечню (номернику) ________________________________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
из них скопировано ______________________________________________________________.
_______________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя)
______________
(дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

      Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 39 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Реестр описей особо ценных дел, документов

Порядковый номер

Номер архивного фонда

Номер описи (номерника)

Количество единиц хранения

Количество экземпляров

Примечание

1

2

3

4

5

6







      Итого на 1 января ____ года ____________________________________ описей (номерников),
                                    (цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ года _____________________________ описей (номерников),
                                    (цифрами и прописью)
выбыло в _____ года __________________________________________ описей (номерников).
                                    (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заполнившего реестр)
______________
      (дата)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 40 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

Номер поступления

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фондов

Номера описей

Количество дел, включенных в заказ

Количество единица хранение (микрофиш) страхового фонда

Фонд пользования

Примечание

количество позитивов

количество диазокопий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11












      Всего поступило за ______ год ___________________________ единиц учета (отснятых дел),
                              (цифрами и прописью)
страхового фонда ______________________________________ единиц хранения (микрофиш).
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)

      Примечание: количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

  Формат А4 (297Х210)
  Приложение 41 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

Номера единица хранение страхового фонда

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера архивных фондов

Номера описей

Количество дел, включенных вединица хранение страхового фонда

Страховой фонд (количество рулонов)

Фонд пользования Количество

Примечание

рулонов микрофиш 3-го поколения

рулонов микрофиш 2-го поколения

экземпляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12













      Всего поступило за ____год _________________________единиц хранения страхового фонда,
                              (цифрами и прописью)
на _________________________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)

      Примечание: содержание понятий единиц учета и единиц хранения идентично.

  Формат А4 (297Х210)
  Приложение 42 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Опись страхового фонда на микрофишах

Порядковый номер (номер единицы хранения)

Номер поступления в книге учета поступлений

Номер описи

Номер дела

Количество единиц хранения (микрофиш) страхового фонда

Количество кадров единицы учета страхового фонда

Дата копирования

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      Итого по описи ________________________________________ единиц учета (отснятых дел),
                        (цифрами и прописью)
_____________________________________________________ единиц хранения (микрофиш).
                        (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
      (дата)

      Примечание: описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно покаждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 43 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Опись страхового фонда на рулонной пленке

Порядковый номер (номер единицы хранения)

Дата копирования

Количество кадров страхового фонда

Количество дел, включенных в страховой фонд

Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда

Примечание

Номера архивных фондов

Номера описей

Номера дел

Количество кадров (по каждому делу отдельно)

1

2

3

4

5

6

7

8

9










      Итого по описи __________________________________________________ единиц хранения,
                              (цифрами и прописью)
страхового фонда на __________________________________________________________ дел.
                              (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)

      Примечание: содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 44 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Внутренняя опись документов дела

Порядковый номер

Делопроизводственный индекс

Дата

Заголовок документа

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6







      Итого _________________________________________________________ листов документов.
                        (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________ листов.
                                          (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего внутреннюю опись)
______________
      (дата)

  Формат А4 (210х297)
  Приложение 45 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
____________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

            Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
                              __________ № ________________
                                                (дата)

      В результате ____________________________________________________________________
на основании ____________________________________________________________________
изъято из архивного фонда № ______________________________________________________
                                          (название архивного фонда)
и передано __________________________________________________ (расписка прилагается)
                  (фамилия, имя отчество (при наличии) лица)

Номер описи

Номер единицы хранения

Заголовок единицы хранения

Номера изъятых листов

Название изъятого документа

1

2

3

4

5






      Итого изъято _______________________________ единиц хранения, архивных документов на
                  (цифрами и прописью)
______________________________________ листах.
      (цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (невключены) их
копии на ________________________________ листах (нужное подчеркнуть).
                  (цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего архивохранилищем)
______________
      (дата)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
______________
      (дата)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
      (дата учета)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 46 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)

Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
(нужное подчеркнуть) __________ № __________
                              (дата)

      Архивный фонд № __________
Название архивного фонда ________________________________________________________
В ходе __________________________________________________________________________
                        (указать вид работы)
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых документов.

Порядковый номер

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Количество листов

Новые шифры дела

Новое количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8









      В результате количество дел архивного фонда увеличилось (уменьшилось) на
___________________________________________________________________________.
                        (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
_____________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
__________________
      (дата учета)

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 47 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)

            Акт описания документов, переработки описей (нужное подчеркнуть)
                              __________ № ______________
                                                (дата)

      Архивный фонд № ___________________
                  (название фонда)
По состоянию на _______________________ в архивном фонде № ___________ по учетным
                  (дата начала работы)
данным числилось ________________ описей, _____________ единиц хранения, _____ архивных
документов, ___________________ листов россыпи за _________ годы.
Для работы получено: по описи № ______ ___________________ единиц хранения не описанных
__________ единиц хранения, _____ архивных документов, _______ листов.
В результате ______________________________________ произошли следующие изменения:
                  (наименование работы)
выделено не подлежащих хранению ______ единиц хранения (документов, листов);
возвращено собственнику _______________ единиц хранения (документов, листов);
передано в научно-справочную библиотеку _________________ единиц хранения;
передано в другие фонды архива _________ единиц хранения (документов, листов);
передано в другие архивы _______________ единиц хранения (документов, листов);
объединено с другими единица хранение ___________________ единиц хранения;
сформировано из россыпи ________________________________ единиц хранения;
поступило из других фондов _____________ единиц хранения (документов, листов);
включена пересоставленная опись ___________________ единиц хранения.
Вновь составлены описи № ________________на _______________ единиц хранения
________________________________________________________________________________
По состоянию на ________________________ в архивном фонде № ________________
                  (дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ единиц хранения за ___________ годы.
Проведены следующие виды работ:
________________________________________________________________________________
                  (перечисляются проделанные виды работ)
Составлено для именного каталога ____________________ описаний, для систематического каталога __________________________ описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ________________________
                                                      (перечислить какой именно)
________________________________________________________________________________
Работу выполнили: _______________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работников архива)
______________
      (дата)
Работу принял: __________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
      (дата)
Описания для базы данных/каталога (нужное подчеркнуть) принял:
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Документы фонда и справочный аппарат принял.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)

      Согласована
протоколом экспертно-проверочной
комиссии (экспертной комиссии)
местного исполнительного органа (архива)
от ____ _______ года № _____

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 48 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Официальное наименование организации

Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
_____________________________
(дата)

                  Акт о рассекречивании документов __________ № __________
                                                                  (дата)

      Комиссия _______________________________________________________________________
                              (название комиссии)
протокол № _______ от _________ ____ года рассекретила документы архивного фонда _________
________________________________________________________________________________
                        (номер и название архивного фонда)

Порядковый номер

Номер описи

Количество рассекреченных единиц хранения

Номера единиц хранения, рассекреченных полностью

Номера единиц хранения, рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов

Примечание

полностью

частично

1

2

3

4

5

6

7








      Итого рассекречено ____________________________________ единиц хранения (полностью)
                        (цифрами и прописью)
за ______________________________________________________________________________
            (хронологические рамки документов) единиц хранения (частично)
за _____________________________________________________________________________.
                  (хронологические рамки документов)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Принято на открытое хранение ______________________________________ единиц хранения
                                    (цифрами и прописью)
в ______________________________________________________________________________.
                                    (хранилище)
________________________________________________________________________________
            (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
      (дата учета)

      Примечание: не допускается перечисление номеров единиц хранения через тире.

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 49 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

Состав реквизитов путеводителя

      1) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Номер архивного фонда

1

Объем дел по личному составу в архивном фонде

2

Название архивного фонда

2

Объем особо ценных документов в архивном фонде

3

Все переименования архивном фонда с указанием крайних дат

3

Объем микрофильмов в архивном фонде

4

Объем архивном фонда (количество единиц хранения)

4

Доступ к документам

5

Крайние даты документов

5

Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах

6

Сведения по истории фондообразователя и архивного фонда

6

Физические характеристики документов фонда

7

Внутренняя структура архивного фонда

7

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

8

Аннотация состава и содержания документов

8

Библиография публикаций документов архивного фонда



9

Библиография работ, написанных на основе архивного фонда

      2) Состав реквизитов описания путеводителя по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Объем дел по личному составу в архивном фонде

2

Адресные данные

2

Объем особо ценных документов в архивном фонде

3

Номер архивного фонда

3

Объем микрофильмов в архивном фонде

4

Название архивного фонда

4

Доступ к документам архивного фонда

5

Все переименования архивного фонда с указанием крайних дат

5

Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах

6

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)

6

Физические характеристики документов фонда

7

Крайние даты документов

7

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

8

Сведения по истории фондообразователя и фонда

8

Библиография публикаций документов архивного фонда

9

Внутренняя структура фонда

9

Библиография работ, написанных на основе архивного фонда

10

Аннотация состава и содержания документов



      3) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архивного фонда

1

Все переименования архивного фонда

2

Номер архивного фонда

2

Крайние даты деятельности фондообразователя

3

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)

3

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

4

Крайние даты документов

4


      4) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архивного фонда

1

Все переименования архивного фонда

2

Номер архивного фонда

2

Крайние даты деятельности фондообразователя

3

Объем фонда (количество единиц хранения)

3

Состав научно-справочного аппарата к архивному фонду

4

Краткие сведения о фондообразователе

4

Объем дел (количество единиц хранения) по личному составу в архивного фонде

5

Крайние даты документов



6

Краткая аннотация состава и содержания документов фонда



      5) Состав реквизитов описания неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива



2

Адрес архива



3

Номер архивного фонда



4

Название архивного фонда



5

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



6

Крайние даты документов



      6) Состав реквизитов описания аннотированного краткого справочника по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива



2

Адрес архива



3

Номер архивного фонда



4

Название архивного фонда



5

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



6

Крайние даты документов



7

Краткие сведения о фондообразователе



8

Краткая аннотация состава и содержания документов архивного фонда



      7) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архива:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1.

Название тематического раздела

1.

Название описей

2.

Название тематического подраздела

2.

Краткие сведения о фондообразователе

3.

Номер архивного фонда



4.

Название архивного фонда



5.

Крайние даты документов



6.

Номер описи (номера описей)



7.

Объем архивного фонда



8.

Аннотация состава и содержания документов фонда по теме



9.

Индекс



      8) Состав реквизитов описания тематического путеводителя по фондам архивов:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название тематического раздела

1.

Название описи

2

Название тематического подраздела

2.

Краткие сведения о фондообразователе

3

Название архива



4

Адресные данные



5

Номер архивного фонда



6

Название архивного фонда



7

Объем архивного фонда (количество единиц хранения)



8

Крайние даты документов



9

Номер описи



10

Аннотация состава и содержания документов по теме



11

Индекс



      9) Состав реквизитов описания систематического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика

4

Дата составления

5

Дата события



6

Место события



7

Содержание



8

Название архивного фонда



9

Номер архивного фонда



10

Номер описи



11

Номер дела



12

Номер листа



      10) Состав реквизитов описания тематического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика: Тема

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика: Подтема

4

Дата составления

5

Содержание

5

Персоналии

6

Название архивного фонда

6

Дескрипторы (ключевые слова)

7

Дата события

7

Автор документа

8

Место события

8

Адресат

9

Номер архивного фонда

9

География

10

Номер описи



11

Номер дела



12

Номер листа



      11) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Индекс отрасли

2

Рубрика: Название учреждения

2

Вид учреждения

3

Содержание

3

Структура

4

Дата события

4

Функции

5

Место события

5

Подчиненность

6

Название архивного фонда

6

Подведомственность

7

Номер архивного фонда

7

Указание на издание документа

8

Номер описи



9

Номер дела



10

Номер листа



      12) Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Рубрика: Название административно-территориальной единицы

2

Способ воспроизведения

3

Содержание

3

Фамилия составителя

4

Название архивного фонда

4

Дата составления

5

Номер архивного фонда



6

Номер описи



7

Номер дела



8

Номер листа



      13) Состав реквизитов описания именного каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Дата события

2

Фамилия

2

Место события

3

Имя

3

Национальность

4

Отчество

4

Язык документа

5

Общественное положение лица

5

Способ воспроизведения

6

Название архивного фонда

6

Фамилия составителя

7

Номер архивного фонда

7

Дата составления

8

Номер описи

8

Содержание

9

Номер дела



10

Номер листа



      14) Состав реквизитов описания географического каталога:

Реквизиты

Дополнительные реквизиты

Порядковый номер

Наименование реквизита

Порядковый номер

Наименование реквизита

1

Название архива

1

Язык документа

2

Индекс

2

Способ воспроизведения

3

Рубрика: название географического объекта

3

Фамилия составителя

4

Подрубрика: название географического объекта

4

Дата составления

5

Содержание



6

Дата события



7

Название архивного фонда



8

Номер архивного фонда



9

Номер дела



10

Номер описи



11

Номер листа



  Приложение 50 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            ___________________________________________________________________
            (название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, номер факса)

                                    Архивная справка

      _______________ № __________                                           Адресат
      (дата)
на № __________ от __________

      Основание:

      ___________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)
Печать архива

  Формат А4 (210Х297)
  Приложение 51 к приказу
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 12 марта 2019 года № 62
  Форма

            ___________________________________________________________________
                                    (название архива)

                                    Архивная выписка

      _______________ № __________                                           Адресат

      Содержание из текстов архивных документов:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Примечание:
________________________________________________________________________________
Архивный шифр: фонд № ____ , опись № _____ , единица хранения № _____ , единица учета № ____, листы _____.
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)
________________________________________________________________________________
      (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную выписку)
Печать архива

  Формат А4 (210Х297)

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

 

поиск по странице

Введите строку для поиска

Совет: в браузере есть встроенный поиск по странице, он работает быстрее. Вызывается чаще всего клавишами ctrl-F.