Об утверждении Правил применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним

Приказ Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарат Верховного Суда Республики Казахстан) от 15 октября 2019 года № 7. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 21 октября 2019 года № 19499.

В соответствии с частью четвертой статьи 133-3 Гражданского процессуального кодекса Республики Казахстан от 31 октября 2015 года, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним.

2. Отделу организационно-правового обеспечения деятельности местных судов и канцелярий Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на официальном интернет-ресурсе Верховного Суда Республики Казахстан.

3. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Руководитель Департамента

Н. АХМЕТЗАКИРОВ

"СОГЛАСОВАН"
Министерство здравоохранения
Республики Казахстан
_____________________
"___" _________ 2019 г.

"СОГЛАСОВАН"
Министерство труда и социальной
защиты населения
Республики Казахстан
_____________________
"___" _________ 2019 г.

"СОГЛАСОВАН"
Министерство внутренних дел
Республики Казахстан
_____________________
"___" _________ 2019 г.

"СОГЛАСОВАН"
Министерство цифрового развития,
инноваций и аэрокосмической
промышленности Республики Казахстан
_____________________
"___" _________ 2019 г.

Утверждены приказом Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) от 15 октября 2019 года № 7

Правила применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним разработаны в соответствии с частью четвертой статьи 133-3 Гражданского процессуального кодекса Республики Казахстан и определяют порядок применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании.

2. В Правилах используются следующие основные понятия:

1) видеоконференцсвязь – услуга связи с использованием информационно-коммуникационных технологий для интерактивного взаимодействия нескольких удаленных абонентов в режиме реального времени с возможностью обмена аудио- и видеоинформацией;

2) технические средства связи – совокупность аппаратных средств вычислительной техники, программных и телекоммуникационных технологий, обеспечивающих проведение видеоконференцсвязи между залами судебных заседаний двух и более судов или залом суда и учреждения, а также средства, обеспечивающие проведение видеоконференцсвязи между залом судебного заседания и лицами, участвующими в деле, их представителями, а также свидетелями, экспертами, специалистами, переводчиками (далее – участники процесса), с применением личных средств связи, подключенных к сети интернет, с установленным на них программным обеспечением участника видеоконференцсвязи (мобильное приложение сервиса "Судебный кабинет");

3) аудио-, видео фиксация судебного заседания – процесс цифровой записи видео и звука, которые фиксируются с помощью видеокамер и микрофонов в зале судебного заседания, а также поступающего по сетям передачи данных от участников процесса, с применением видеоконференцсвязи;

4) лица, обеспечивающие организацию видеоконференцсвязи – работники структурного или территориального подразделения Судебной администрации/департамента Судебной администрации, определяемые Руководителем Судебной администрации/департамента Судебной администрации для координации работ по проведению видеоконференцсвязи;

5) технический специалист – лицо, осуществляющее техническое сопровождение системы видеоконференцсвязи в судах.

Сноска. Пункт 2 с изменением, внесенным приказом Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.2023 № 20 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

3. Порядок хранения и уничтожения аудио-, видеозаписи судебного заседания осуществляется в соответствии с приказом Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) от 24 ноября 2015 года № 6001-15-7-6/486 "Об утверждении Правил технического применения средств аудио-, видеозаписи, обеспечивающих фиксирование хода судебного заседания, хранения и уничтожения аудио-, видеозаписи, доступа к аудио-, видеозаписи" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов 22 декабря 2015 года № 12457).

4. Информационная безопасность при применении технических средств связи обеспечивается лицами, ответственными за организацию видеоконференцсвязи и лицами, ответственными за техническое обеспечение видеоконференцсвязи согласно Закону Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года № 418-V "Об информатизации".

Глава 2. Порядок применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании

5. Судебные заседания с применением видеоконференцсвязи проводятся в залах судебных заседаний судов, оснащенных техническими средствами связи.

6. Видеоконференцсвязь может применяться только в открытом судебном заседании. При вынесении судом определения о разбирательстве дела в закрытом судебном заседании, применение технических средств связи прекращается.

7. Проведение судебного заседания с применением технических средств связи осуществляется по инициативе суда или по ходатайству участника процесса при наличии технической возможности в суде, рассматривающем дело, а также в суде либо в учреждении, указанном в ходатайстве.

8. Для участия в судебном заседании с применением видеоконференцсвязи участником процесса подается соответствующее ходатайство. С ходатайством в суд должна быть предоставлена копия документа, удостоверяющего личность участника процесса, для подтверждения полномочий представителя в том числе доверенность.

9. Ходатайство об участии в судебном заседании с применением личных средств связи подается участником процесса через сервис "Судебный кабинет" с приложением фотографии, которая будет сверена председательствующим для установления его личности. Участие в судебном заседании осуществляется с использованием мобильного приложения сервиса "Судебный кабинет" и кодового слова, введенного при подаче ходатайства.

10. Организационная подготовка проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи заключается в определении даты, времени, места его проведения, надлежащем информировании участников процесса, включая технических специалистов.

11. Лицо, заявившее ходатайство, лично участвует в судебном заседании, проводимом с применением видеоконференцсвязи.

12. На основании резолюции судьи, секретарь судебного заседания, не позднее трех рабочих дней направляет заявку об организации проведения судебного заседания с применением технических средств связи (далее – заявка) согласно приложению 1 к настоящим Правилам в адрес департамента Судебной администрации региона, в котором рассматривается дело, а также в адрес суда или учреждения, обеспечивающего видеоконференцсвязь, и департамента Судебной администрации соответствующего региона (если участник процесса не имеет возможности участвовать с применением личных средств связи). В целях оперативного взаимодействия секретарь судебного заседания может направить заявку посредством электронной почты, предварительно согласовав с судом или учреждением такой способ направления.

Сноска. Пункт 12 - в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.2023 № 20 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

13. При поступлении информации об отсутствии технической возможности для проведения видеоконференцсвязи на определенную дату и время, секретарь судебного заседания незамедлительно информирует об этом судью, рассматривающего дело, для решения вопроса о дальнейшем рассмотрении дела.

14. Участники процесса, а также суд либо учреждение, привлеченное к проведению судебного заседания с применением видеоконференцсвязи, незамедлительно сообщают секретарю судебного заседания о возникновении технических проблем, которые могут помешать проведению запланированного судебного заседания. Секретарь судебного заседания незамедлительно информирует об этом судью, а также технического специалиста суда, с целью разрешения технических проблем.

15. Лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи на основании заявки выполняет следующие действия:

1) с помощью имеющихся средств связи (телефона, электронной почты) выясняет технические условия для проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи на определенную дату и время с судом или учреждением, обеспечивающим видеоконференцсвязь, а также лицом, ответственным за организацию видеоконференцсвязи другого региона (в случае нахождения участников процесса в разных регионах);

2) готовит ответ на заявку согласно приложению 2 к настоящим Правилам, и направляет в суд, рассматривающий дело, соответствующую информацию;

3) с целью обеспечения готовности технических средств видеоконференцсвязи к проведению судебного заседания, своевременно доводит до технического специалиста информацию о судах, задействованных в проведении видеоконференцсвязи, участниках процесса, заявивших ходатайства об участии в заседании с применением личных средств связи или об учреждении, при участии которого проводится видеоконференцсвязь;

4) предоставляет регистрационные данные (имя, пароль), необходимые участнику процесса с применением видеоконференцсвязи, для подключения к видеоконференцсвязи;

5) в день проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи заранее организовывает проведение тестового сеанса связи между участниками процесса с привлечением технического специалиста.

16. В день проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи до начала судебного заседания секретарь судебного заседания:

1) удостоверяется в готовности зала судебного заседания к проведению запланированной видеоконференцсвязи;

2) контролирует явку участников процесса в суд, обеспечивающий видеоконференцсвязь или в помещение видеоконференцсвязи учреждения;

3) совместно с лицом, обеспечивающим организацию видеоконференцсвязи в своем регионе инициирует видеоконференцсвязь с участниками процесса, заявившими ходатайства об участии в заседании с применением личных средств связи.

17. При обнаружении технических неполадок перед началом проведения судебного заседания, свидетельствующих об отсутствии технической возможности дальнейшего проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи, секретарь судебного заседания незамедлительно информирует об этом лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи в своем регионе.

18. В случае невозможности устранения технических неполадок суд, рассматривающий дело, решает вопрос о дальнейшем разбирательстве дела в соответствии со статьей 198 Гражданского процессуального кодекса Республики Казахстан. В произвольной форме составляется акт, который подписывается руководителем Администратора районного и приравненного к нему суда и секретарем судебного заседания и приобщается к материалам дела.

Сноска. Пункт 18 - в редакции приказа Руководителя Судебной администрации РК от 06.06.2023 № 20 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

19. В случае возникновения во время судебного заседания технических неполадок, делающих невозможным участие в нем участников процесса, использующих средства видеоконференцсвязи, председательствующий объявляет перерыв по техническим причинам. В таком случае, секретарь судебного заседания проводит мероприятия по восстановлению видеоконференцсвязи с соответствующим судом или учреждением, обеспечивающим видеоконференцсвязь, или с участником процесса, использующем личные средства связи.

20. При поступлении заявки в суд или учреждение, обеспечивающее видеоконференцсвязь, суд или учреждение проверяет наличие организационной и технической возможности видеоконференцсвязи на определенную дату и время.

21. Лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи суда или учреждения, обеспечивающего видеоконференцсвязь, не позднее следующего рабочего дня с момента получения заявки:

1) вносит в график проведения судебных заседаний с применением видеоконференцсвязи информацию, указанную в заявке;

2) готовит ответ на заявку и направляет в суд, рассматривающий дело, соответствующую информацию;

3) с целью обеспечения готовности технических средств видеоконференцсвязи к проведению судебного заседания своевременно доводит до технического специалиста информацию о суде, обеспечивающем видеоконференцсвязь, зале заседания, дате и времени проведения судебного заседания.

Ответ на заявку направляется посредством имеющихся средств связи, в том числе с использованием электронной почты.

22. В день проведения судебного заседания с применением видеоконференцсвязи, заблаговременно до начала судебного заседания, секретарем судебного заседания суда, обеспечивающего видеоконференцсвязь, проверяется работоспособность технических средств видеоконференцсвязи (наличие звука, изображения).

23. При обнаружении технических неполадок секретарь судебного заседания суда незамедлительно информирует об этом технического специалиста для проведения мероприятий по восстановлению функционирования оборудования видеоконференцсвязи.

24. В случае возникновения технических проблем при проведении судебного заседания с применением видеоконференцсвязи, технический специалист незамедлительно принимает меры по восстановлению видеоконференцсвязи и информирует об этом лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи, с указанием сроков восстановления работоспособности.

25. Лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи, в случае возникновения технических проблем при проведении судебного заседания с применением видеоконференцсвязи сообщает суду, рассматривающему дело, информацию о времени, необходимом для восстановления видеоконференцсвязи с решением вопроса о дальнейшем рассмотрении дела или его переносе.

26. Суд или учреждение, обеспечивающее видеоконференцсвязь, проверяет явку и устанавливает личность лиц, явившихся для участия в судебном заседании, а также проверяет их полномочия и выясняет возможность их участия в судебном заседании. При этом секретарь судебного заседания суда, обеспечивающего видеоконференцсвязь либо должностное лицо учреждения, назначаемое его руководителем, докладывает суду, рассматривающему дело, о лицах, участвующих в судебном заседании с применением видеоконференцсвязи.

27. Технические специалисты проверяют исправность и контролируют функционирование программно-технических средств видеоконференцсвязи, проводят видеоконференцсвязь, согласовывают с лицами, обеспечивающими техническое обслуживание и проведение видеоконференцсвязи в других судах и учреждениях, возможности проведения судебных заседаний с применением видеоконференцсвязи, а также взаимодействуют с участниками процесса, использующих личные средства связи.

28. Для однозначной идентификации участника процесса необходимо, чтобы место его нахождения было достаточно освещенным, без посторонних шумов, которые могут помешать нормальному ходу судебного заседания. Участник процесса говорит внятно, делая паузы, минимизируя движение тела.

28-1. Правила статьи 187 Гражданского процессуального кодекса Республики Казахстан о порядке в судебном заседании, проводимом с использованием технических средств связи, применяются с учетом технических условий проведения конкретного судебного заседания, в соответствии с распоряжениями председательствующего.

Сноска. Правила дополнены пунктом 28-1 в соответствии с приказом Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде РК (аппарата Верховного Суда РК) от 20.07.2020 № 17 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

29. После начала видеосвязи с судом, назначившим судебное заседание, присутствие и наблюдение за трансляцией лиц моложе шестнадцати лет не допускается, за исключением лиц, участвующих в деле, или свидетелей.

30. Решение вопросов, связанных с организацией судебных заседаний с применением видеоконференцсвязи, а также с определением технической возможности их проведения для каждого конкретного ходатайства, осуществляется лицами, обеспечивающими организацию видеоконференцсвязи. В случае необходимости привлекаются технические специалисты.

31. Информация о судебных процессах с применением технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании (с указанием наименования суда, номера зала судебного заседания, даты и времени судебного заседания, сведений о технических средствах связи) размещается секретарем судебного заседания в автоматизированной информационно-аналитической системе судебных органов Республики Казахстан.

32. Об использовании в судебном заседании системы видеоконференцсвязи отражается в протоколе судебного заседания.

33. Аудио-, видеозапись судебного разбирательства лицом, заявившим ходатайство об участии в рассмотрении дела с применением технических средств связи, допускается с разрешения суда и с учетом мнения лиц, участвующих в деле.

Глава 3. Требования к техническим средствам связи, обеспечивающим участие в судебном заседании

34. Участник процесса, заявивший ходатайство об участии в судебном заседании с использованием личных средств связи, использует мобильное приложение сервиса "Судебный кабинет", предоставляющее возможность провести видеоконференцсвязь с залом судебного заседания.

35. Проведение судебных заседаний с применением видеоконференцсвязи осуществляется при наличии технической возможности, обеспечивающей надлежащее качество передачи видеоизображения и звука, а также их вывода на мониторы в формате, удобном для восприятия лицами, присутствующими в зале. Участнику процесса, который находится за пределами зала судебного заседания, также обеспечивается качественное видеоизображение и звук из зала судебного заседания.

36. При установлении возможности проведения судебного заседания с использованием технических средств связи, проверяется возможность для каждого участника процесса, слышать и видеть ход судебного заседания, задавать вопросы и получать ответы в режиме реального времени, реализовывать другие процессуальные права и исполнять процессуальные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Казахстан.

37. Участник процесса, использующий личные средства связи обеспечивает качественное видео и аудиофиксацию своего участия, а также стабильную передачу данных через сеть интернет.

38. Для участия в судебном заседании с использованием мобильного приложения сервиса "Судебный кабинет" требуется:

1) актуальная версия мобильного приложения сервиса "Судебный кабинет";

2) Wi-Fi соединение с пропускной способностью сети интернет не ниже 1 мб/с или не менее 4G.

	Приложение 1 к Правилам применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним
	Кому ____________________________ Адрес ____________________________

Заявка об организации проведения судебного заседания с применением
технических средств связи

В производстве ____________________________________________________________
(наименование суда, рассматривающего дело)
находится _______________________________ дело № _______________________________
Прошу предоставить суду, рассматривающему вышеуказанное дело, возможность
_______________________________________________________________________________
(указывается процессуальное действие, процессуальное положение лица, участвующего в
деле, и его Ф.И.О. (при его наличии)
посредством технических средств связи на базе ______________________________________
_______________________________________________________________________________
(наименование суда, обеспечивающего ВКС, лечебного (социального) учреждения)
Ориентировочная дата рассмотрения дела назначена на _______________________________
(дата, время)
Секретарь судебного заседания ___________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии), контакты для связи)
Лицо, обеспечивающее организацию видеоконференцсвязи____________________________
_______________________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии), контакты для связи)
Председатель суда
(наименование суда, рассматривающего дело) (подпись) (Ф.И.О. (при его наличии)

	Приложение 2 к Правилам применения технических средств связи, обеспечивающих участие в судебном заседании, и требования к ним
	Кому ____________________________ Адрес ____________________________

Ответ на заявку об организации проведения судебного заседания с
применением технических средств связи

В соответствии с заявкой ____________________________________________________
(наименование суда, рассматривающего дело)
об организации проведения судебного заседания с применением технических средств связи по
__________________________________________ делу № _____________________________,
подтверждается/не подтверждается возможность его проведения ________________________
(дата, время)
на базе _________________________________________________________________________.
(наименование суда, обеспечивающего применение технических средств связи)
В целях организации судебного заседания с применением технических средств связи направляется следующая информация1:
Секретарь судебного заседания ____________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии), контакты для связи)

Номер зала судебного заседания ______________________________________________
Лицо, обеспечивающее организацию применения технических средств связи
________________________________________________________________________________
(Ф.И.О. (при его наличии), контакты для связи)
Председатель суда
(наименование суда, обеспечивающего применение технических средств связи) (подпись) (Ф.И.О. (при его наличии)
____________________________ [1] Информация указывается в случае подтверждения возможности организации проведения судебного заседания с использованием технических средств связи

On approval of the Rules for the use of communications technology enabling to attend a court hearing and requirements therefor

Order No.7 of the Head of the Department on ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (office of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) as of October 15, 2019. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on October 21, 2019, No. 19499.

Unofficial translation

In accordance with part four of Article 133-3 of the Civil Procedure Code of the Republic of Kazakhstan as of October 31, 2015, I hereby ORDER:

1. To approve the appended Rules for the use of communications technology enabling to attend a court hearing and requirements therefor.

2. The Department on organizational and legal support of the activity of local courts and registries of the Department on ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (office of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) shall:

1) ensure state registration of this order with the Ministry of the Republic of Kazakhstan;

2) place this order on the official website of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan;

3. This order shall take effect ten calendar days after its first official publication.

Head of the Department

N. AKHMETZAKIROV

"AGREED"

Ministry of Healthcare of

the Republic of Kazakhstan

_____________________

"___" _________ 2019

"AGREED"

Ministry of Labor and

Social Protection of

the Republic of Kazakhstan

_____________________

"___" _________ 2019

"AGREED"

Ministry of Internal Affairs of

the Republic of Kazakhstan

_____________________

"___" _________ 2019

"AGREED"

Ministry of Digital Development,

Innovations and Aerospace Industry of

the Republic of Kazakhstan

_____________________

"___" _________ 2019

Approved by Order No.7 of the Head of the Department on ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (office of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) as of October 15, 2019

Rules for the use of communications technology enabling to attend a court
hearing and requirements therefor
Chapter 1. General provisions

1. These Rules for the use of communications technology enabling to attend a court hearing and requirements therefor are developed in accordance with part four of Article 133-3 of the Civil Procedure Code of the Republic of Kazakhstan and establish the procedure for the use of communications technology enabling to attend a court hearing.

2. The following basic terms are used in the Rules:

1) video conferencing – a communication service using information and communication technologies for online conversational interaction of several remote subscribers, enabling them to exchange audio and video information;

2) communications technology - a combination of computer hardware, software and telecommunication technologies to establish a video link for courtrooms of two or more courts, or a courtroom and a room of an institution, as well as technology to establish a video link for a courtroom and persons participating in a case, their representatives, as well as witnesses, experts, specialists, interpreters (hereinafter referred to as trial participants) who use personal communication media connected to the Internet, with installed software for a participant in video conferencing (mobile application of the “Courtroom” service);

3) audio-, video recording of a court hearing - digital recording of video and sound using video cameras and microphones in a courtroom, and also those transmitted through data transfer networks from trial participants, using video conferencing;

4) video conferencing specialists - employees of a structural or territorial unit of the Department/court administrator appointed by the Head of the Department/court administrator to coordinate works on video conferencing;

4) persons ensuring the organization of videoconferencing - employees of a structural or territorial unit of the Judicial administration/department of the Judicial administration, determined by the Head of the Judicial administration/department of the Judicial administration to coordinate the works on conducting videoconferencing;

5) technician - a person who provides technical support for the video conferencing system in courts.

Footnote. Paragraph 2 as amended by the order of the Head of the Judicial administration of the Republic of Kazakhstan dated 06.06.2023 No. 20 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

3. The procedure for storing and destroying audio and video recordings of court hearings is carried out in accordance with Order No.6001-15-7-6/486 of the Head of the Department on ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (office of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) as of November 24, 2015 “On Approval of the Rules for technical application of audio, video recording technology enabling to fix proceedings of a court hearing, for the storage and destruction of audio, video records, for access to audio, video records” (registered in the State Registration Register of Regulatory Legal Acts on December 22, 2015 under No. 12457).

4. Information security when using communications technology is provided by video conferencing specialists and persons responsible for the technical support of video conferencing in accordance with Law No.418-V of the Republic of Kazakhstan “On Informatization” as of November 24, 2015.

Chapter 2. Procedure for the use of communications technology enabling
to attend a court hearing

5. Court hearings with video conferencing are held in courtrooms equipped with communications technology

6. Video conferencing can only be used in an open court hearing. When a court makes a ruling on proceedings in a closed court hearing, it is necessary to stop the use of communications technology.

7. A court hearing using communications technology is held at the initiative of the court or at the request of a trial participant, provided that it is technically feasible in the court considering the case, and also in the court or in the institution indicated in the application.

8. To attend a court hearing with video conferencing, a trial participant shall submit a relevant application. The latter shall be submitted to the court together with a copy of an identity document of the trial participant to confirm the representative’s authority, including a power of attorney.

9. A trial participant shall submit an application for attending a court hearing with personal communication media using the “Courtroom” service together with a photo, using which the presiding judge will establish his/her identity. One can participate in a court hearing through the mobile application of the “Courtroom” service and using the code word entered when submitting the application.

10. Organizational preparation of a court hearing with video conferencing includes the scheduling of its date, time, place, proper informing of trial participants, including technicians.

11. An applicant shall attend a court hearing with video conferencing in person.

12. Based on the resolution of the judge, the secretary of the court session, no later than three working days, shall send an application for the organization of a court session using technical means of communication (hereinafter - the application) in accordance with Appendix 1 to these Rules to the department of Judicial administration of the region in which the case is being considered, as well as to the court or institution ensuring videoconferencing, and the department of Judicial administration of the relevant region (if the participant in the process is not able to participate using personal means of communication). For the purposes of operational interaction, the secretary of the court session may send an application via e-mail, having previously agreed with the court or institution such a method of sending.

Footnote. Paragraph 12 is in the wording of the order of the Head of the Judicial administration of the Republic of Kazakhstan dated 06.06.2023 No. 20 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

13. The court clerk, having received information on technical unfeasibility of video conferencing on a specific date and time, shall immediately inform the judge considering the case thereon to decide on further consideration of the case.

14. Trial participants, as well as the court or institution involved in the court hearing with video conferencing, shall immediately inform the court clerk on the occurrence of technical problems that might impede the scheduled court hearing. The court clerk immediately informs the judge, and also the court technician, thereon to address technical problems.

15. A video conferencing specialist, based on the application, shall:

1) using available communication media (telephone, e-mail), check technical conditions for holding a court hearing with video conferencing on a specific date and time with a court or institution providing video conferencing, as well as a video conferencing specialist in another region (if trial participants are located in different regions);

2) prepare a response to the application in accordance with Appendix 2 to these Rules, and send the relevant information to the court considering the case;

3) in order to ensure the availability of video conferencing technology at a court hearing, promptly inform the technician on courts involved in video conferencing, trial participants who applied for attending the hearing using personal communication media or the institution involved in the organization of video conferencing;

4) provide the participant in proceedings with video conferencing with registration data (name, password) necessary to establish a video link;

5) on the day of the court hearing with video conferencing, pre-arrange a test communication session among trial participants with the involvement of the technician.

16. On the day of a court hearing with video conferencing, before it starts, the court clerk shall:

1) check the readiness of the courtroom for the scheduled video conferencing;

2) control the trial participants’ appearance in a court with video conferencing or a video conferencing room of the institution;

3) together with the person organizing video conferencing in his/her region, start video conferencing with trial participants who applied for attending the hearing using personal communication media.

17. If technical problems disabling to hold a court hearing with video conferencing are detected before the hearing, the court clerk shall immediately inform the person organizing video conferencing in his/her region thereon.

18. If it is impossible to eliminate technical problems, the court considering the case shall decide on further proceedings of the case in accordance with Article 198 of the Civil Procedure Code of the Republic of Kazakhstan. An act shall be drawn up in any form, which is signed by the head of the Administrator of the district and equivalent court and the secretary of the court session and attached to the case materials.

Footnote. Paragraph 18 is in the wording of the order of the Head of the Judicial administration of the Republic of Kazakhstan dated 06.06.2023 No. 20 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

19. If a technical problem, disabling trial participants to attend a hearing through video conferencing, arises during the hearing, the presiding judge shall adjourn it for technical reasons. In this case, the court clerk takes measures to resume video conferencing with the appropriate court or institution providing video conferencing, or with a trial participant using personal communication media.

20. Upon receipt of an application by a court or institution providing video conferencing, the court or institution shall check whether video conferencing is organizationally and technically feasible on a specific date and time.

21. A video conferencing specialist of the court or institution providing video conferencing, within the next working day of the application’s receipt, shall:

1) enter the information specified in the application into the schedule of court hearings with video conferencing;

2) prepare a response to the application and send the relevant information to the court considering the case;

3) in order to ensure the availability of video conferencing technology at a court hearing, promptly inform the technician on the court that provides video conferencing, the courtroom, the date and time of the court hearing.

The response to the application is sent using available communication media, including e-mail.

22. On the day of a court hearing with video conferencing, well in advance, the court clerk of the court providing video conferencing shall check the operability of the video conferencing technology (for the presence of sound, image).

23. If technical problems are detected, the court clerk immediately informs the technician thereon to take measures to resume the functioning of video conferencing equipment.

24. If technical problems arise during a court hearing with video conferencing, the technician shall immediately take measures to resume video conferencing and inform the video conferencing specialist thereon, indicating the timing for the restoration of performance.

25. If technical problems arise during a court hearing with video conferencing, the video conferencing specialist informs the court considering the case on the time required to restore video conferencing to decide on further consideration of the case or its adjournment.

26. A court or an institution providing video conferencing checks the attendance and establishes the identity of persons who appeared in court to participate in its hearing, and also checks their credentials to clear up whether they are eligible to participate in the court hearing. In this case, the clerk of the court providing video conferencing or the official of the institution appointed by its head reports to the court considering the case about the persons attending the court hearing with video conferencing.

27. Technicians check the serviceability and control the functioning of the software and hardware of video conferencing, conduct video conferencing, coordinate the possibility of holding court hearings with video conferencing with persons providing the maintenance and conduct of video conferencing in other courts and institutions, and also interact with trial participants using personal communication media.

28. For unambiguous identification of a trial participant, it is necessary that his/her location be sufficiently lit, without extraneous noise, which may interfere with the normal course of the hearing. The trial participant shall speak distinctly, with pauses, minimal body movements.

28-1. The rules of Article 187 of the Civil Procedure Code of the Republic of Kazakhstan on the procedure in a court session conducted using technical means of communication shall be applied taking into account the technical conditions for conducting a specific court session, in accordance with the orders of the presiding judge.

Footnote. The rules have been supplemented by paragraph 28-1 in accordance with the order of the Head of the Department on ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (office of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) dated 20.07.2020 No. 17 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

29. After the start of a video link with the court that scheduled the hearing, persons under sixteen years of age are barred from attending and watching the transmission, except for those involved in the case or witnesses.

30. Issues related to the organization of court hearings with video conferencing, as well as to the determination of technical feasibility of their holding, with regard to each particular application, are solved by video conferencing specialists. If necessary, technicians can be involved.

31. Information on court proceedings with communications technology enabling to attend a court hearing (indicating the name of the court, courtroom number, date and time of the court hearing, information on communications technology) is posted by the court clerk in the automated information-analytical system of judicial authorities of the Republic of Kazakhstan.

32. The use of the video conferencing system in a court hearing is indicated in the minutes of a court hearing.

33. A person who applied for attending the case consideration with communications technology is allowed to do audio and video recording of court proceedings given the court’s permission and taking into account the opinions of trial participants.

Chapter 3. Requirements for communications technology enabling to attend a court hearing

34. A trial participant who applied for attending a court hearing using personal communication media shall use the mobile application of the “Courtroom” service, which enables to establish a video link with a courtroom.

35. Court hearings with video conferencing are held given technical feasibility to ensure the proper quality of video and sound transmission, as well as their screening in a format convenient for the perception by those present in the room. The trial participant located outside the courtroom shall also be provided with high-quality video and sound from the courtroom.

36. Upon establishment of the possibility to hold a court hearing using communications technology, it is necessary to check whether each trial participant can hear and see court proceedings, ask questions and receive answers in real time, exercise other procedural rights and fulfill procedural obligations provided for by the legislation of the Republic Kazakhstan.

37. A trial participant using personal communication media shall ensure high-quality video and audio recording of his/her participation, as well as stable online data transmission.

38. To participate in a court hearing through the mobile application of the “Courtroom” service, it is necessary to have:

1) the current version of the mobile application of the “Courtroom” service;

2) wireless internet connection of at least 1 MB/s or at least 4G.

Appendix 1 to the Rules for the use of communications technology enabling to attend a court hearing and requirements therefor To ____________________________ Address ____________________________

Application for holding a court hearing using communications technology

The court ________________________________________________ is considering

(name of the court considering the case)

case No.___________________________________________________________________.

I hereby request to enable the court considering the above case

__________________________________________________________________________

(indicate procedural action, procedural status of a trial participant

and his/her surname, name, patronymic (if any)

to use the technology available in _______________________________________________

__________________________________________________________________________

(name of the court providing video conferencing, medical (social) facility)

Approximate date of the case consideration is ____________________________________

(date, time)

Court clerk _______________________________________________________________

(surname, name, patronymic (if any), contact details)

Video conferencing specialist __________________________________________________

__________________________________________________________________________

(surname, name, patronymic (if any), contact details)

Presiding judge

(name of the court considering the case) (signature) (surname, name, patronymic (if any)

	Appendix 2 to the Rules for the use of communications technology enabling to attend a court hearing and requirements therefor To ____________________________ Address
	____________________________

Response to the application for holding a court hearing using communications technology

With regard to the application of ________________________________________________

(name of the court considering the case)

for holding the court hearing using communications technology in respect of

_____________________________________ case No _____________________________,

we confirm/don’t confirm its technical feasibility __________________________________

(date, time) in ______________________________________________________________.

(name of the court providing the use of communications technology)

For the purposes of organizing a court hearing using communications technology, we provide you with the information below1:

Court clerk _________________________________________________________________

(surname, name, patronymic (if any), contact details)

Courtroom number __________________________________________________________

Person organizing the use of communications technology

__________________________________________________________________________

(surname, name, patronymic (if any), contact details)

Presiding judge

(name of the court providing the use of communications technology) (signature) (surname, name, patronymic (if any) ____________________________

[1] This information is indicated in case of confirmed feasibility of holding a court hearing using communications technology