Об утверждении Правил отображения и использования электронных документов в сервисе цифровых документов

Приказ Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан от 28 сентября 2020 года № 352/НҚ. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 30 сентября 2020 года № 21329.

Сноска. Заголовок - в редакции приказа Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 30.09.2022 № 367/НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 63-4) статьи 7 Закона Республики Казахстан "Об информатизации", ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 30.09.2022 № 367/НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила отображения и использования электронных документов в сервисе цифровых документов.

Сноска. Пункт 1 - в редакции приказа Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 30.09.2022 № 367/НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Комитету государственных услуг Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан;

3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан

Б. Мусин

Утверждены приказом Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан от 28 сентября 2020 года № 352/НҚ

Правила отображения и использования электронных документов в сервисе цифровых документов

Сноска. Правила - в редакции приказа Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 30.09.2022 № 367/НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила отображения и использования электронных документов в сервисе цифровых документов (далее - Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 63-4) статьи 7 Закона Республики Казахстан "Об информатизации" (далее – Закон) и определяют порядок отображения и использования электронных документов в сервисе цифровых документов.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационная система – организационно-упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач;

2) одноразовый пароль – пароль, действительный только для одного сеанса аутентификации субъектов получения услуг в электронной форме;

3) субъект персональных данных (далее – субъект) – физическое лицо, к которому относятся персональные данные;

4) короткий код – шестизначный код, сгенерированный сервисом цифровых документов для предоставления доступа к цифровому документу;

5) пользователь – субъект информатизации, использующий объекты информатизации для выполнения конкретной функции и (или) задачи;

6) третье лицо – лицо, не являющееся субъектом, собственником и (или) оператором, но связанное с ними (ним) обстоятельствами или правоотношениями по сбору, обработке и защите персональных данных;

7) цифровой документ – электронный документ, доступный в сервисе цифровых документов используемый и предоставляемый государственным органам, физическим и юридическим лицам;

8) сервис цифровых документов – объект информационно-коммуникационной инфраструктуры "электронного правительства", закрепленный за оператором и предназначенный для отображения и использования документов в электронном виде, сформированных на основании сведений из объектов информатизации.

Документы в сервисе цифровых документов, используемые и представляемые государственным органам, физическим и юридическим лицам, равнозначны документам на бумажном носителе;

9) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

10) электронная цифровая подпись – набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

11) мобильное приложение "электронного правительства" (далее – мобильное приложение) – программный продукт, установленный и запущенный на абонентском устройстве сотовой связи и предоставляющий доступ к государственным услугам и услугам, оказываемым в электронной форме, посредством сотовой связи и сети Интернет;

12) QR-код – тип матричных штрихкодов или двумерных штрихкодов.

Глава 2. Порядок отображения электронных документов в сервисе цифровых документов

3. Сервис цифровых документов является частью мобильного приложения "электронного правительства", доступ к которому обеспечивается посредством мобильного приложения и информационных систем пользователей.

Сервис цифровых документов предназначен для отображения и использования документов по QR-коду или короткому коду, генерируемых после предоставления субъектом доступа к цифровому документу.

4. Доступ к сервису цифровых документов для информационных систем пользователей предоставляется по решению уполномоченного органа в соответствии с законодательством Республики Казахстан в сфере информатизации.

Сервис цифровых документов, доступный в информационных системах пользователей, используется исключительно в целях просмотра и предоставления цифровых документов с согласия субъекта.

Пользователи осуществляют меры, предусмотренные законодательством Республики Казахстан об информатизации, о персональных данных и их защите, и единым требованиям в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

5. Цифровые документы отображаются в сервисе цифровых документов на основе сведений информационных систем, полученных путем интеграции, и подписываются электронной цифровой подписью уполномоченных государственных органов и организаций.

6. Мероприятия по интеграции информационных систем проводятся в соответствии с приказом и.о. Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 "Об утверждении Правил интеграции объектов информатизации "электронного правительства" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16777).

7. Для реализации цифрового документа в сервисе цифровых документов необходимо внесение оцифрованных сведений в базу государственного органа или организации с последующим проведением интеграции мобильного приложения с информационной системой государственного органа или организации.

8. Запрос на отображение электронных документов посредством сервиса цифровых документов и получение результатов обработки запроса осуществляются с использованием абонентского устройства сотовой связи.

9. Формы отображения цифровых документов определяются уполномоченным государственным органом или организацией по согласованию уполномоченного органа в сфере информатизации.

Глава 3. Порядок использования электронных документов в сервисе цифровых документов

10. Все электронные документы, доступные в сервисе цифровых документов, равнозначны документам на бумажном носителе и проверяются путем проверки QR-кода или короткого кода.

11. Сервис цифровых документов доступен для субъектов, авторизованных в мобильном приложении и информационных системах пользователей.

12. Субъект проходит авторизацию методами доступными в мобильном приложении и информационных системах пользователей, далее в разделе "Цифровые документы" просматривает необходимый документ для дальнейшего использования.

13. Мобильное приложение и информационные системы пользователей, посредством вызова сервисов государственных органов или организаций, обеспечивающих хранение электронных информационных ресурсов, получает необходимые данные для генерации документа.

14. При успешном результате проверки полученных данных, в сервисе цифровых документов отображается запрашиваемый документ.

Цифровые документы несовершеннолетних детей доступны по умолчанию законным представителям ребенка, согласно сведениям из информационных систем государственных органов.

15. При использовании функции "Открыть доступ", генерируется защищенный QR-код и короткий код, предоставляющий временный доступ третьим лицам к просмотру документа.

16. Доступ третьих лиц к цифровым документам осуществляется посредством сервиса цифровых документов с согласия субъекта.

17. Проверка достоверности электронных документов, доступных в сервисе цифровых документов, производится посредством мобильного приложения или информационных систем пользователей, интегрированных с сервисом цифровых документов.

18. В мобильном приложении третье лицо авторизуется с использованием доступных методов и считывает QR-код через камеру абонентского устройства сотовой связи в мобильном приложении.

Отметка о просмотре документов фиксируется в личных кабинетах субъекта и третьего лица на веб-портале "электронного правительства".

19. При успешном результате проверки QR-кода или короткого кода доступа, мобильное приложение выводит цифровой документ посредством вызова сервисов государственных органов или организации. Третьему лицу предоставляется доступ к просмотру документов.

20. Также третьи лица получают цифровые документы из сервиса цифровых документов через реализованную интеграцию при условии согласия владельца документа, предоставленного посредством зарегистрированного на веб-портале "электронного правительства" абонентского номера сотовой связи субъекта путем передачи одноразового пароля или путем отправления короткого текстового сообщения в качестве ответа на уведомление веб-портала "электронного правительства".

21. При получении платежных и финансовых услуг документы, удостоверяющие личность, используются финансовыми и платежными организациями и представляются им посредством сервиса цифровых документов при личном обращении (присутствии) физических лиц.

Сноска. Правила дополнены пунктом 21 в соответствии с приказом Министра цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 19.03.2024 № 170/НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

On approval of the Rules for display and use of electronic documents in the digital document service

Order № 352/NK of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan as of September 28, 2020. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on September 30, 2020 under № 21329.

Unofficial translation

Footnote. The title - as amended by the Order of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan dated 30.09.2022 № 367/НҚ (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

In accordance with subparagraph 63-4) of Article 7 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Informatization”, I HEREBY ORDER:

Footnote. Preamble - as amended by the Order of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan dated 30.09.2022 № 367/НҚ (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

1. To approve the attached Rules for the display and use of electronic documents in the digital document service.

Footnote. Paragraph 1 - as amended by the Order of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan dated 30.09.2022 № 367/НҚ (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

2. The Committee for Public Services of the Ministry of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan shall ensure:

1) state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) the posting of this order on the website of the Ministry of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan;

3) the submission of information on the implementation of the measures provided for in subparagraphs 1) and 2) of this paragraph to the Legal Department of the Ministry of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan within ten working days of the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan.

3. Control over the implementation of this order shall be entrusted to the supervising deputy minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan.

4. This order comes into effect ten calendar days of its first official publication.

Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan

B. Mussin

Approved by Order № 352/NK of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan as of September 28, 2020

The Rules for the display and use of electronic documents in the digital document service

Footnote. Rules - as amended by the Order of the Minister of Digital Development, Innovation and Aerospace Industry of the Republic of Kazakhstan dated 30.09.2022 № 367/НҚ (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General Provisions

1. These Rules for the display and use of electronic documents in the digital document service (hereinafter referred to as the Rules) have been developed in accordance with subparagraph 63-4) of Article 7 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Informatization” (hereinafter referred to as the Law) and shall determine the procedure for display and use of electronic documents in digital document service.

2. Basic concepts used in these Rules:

1) information system - an organizationally ordered set of information and communication technologies, service personnel and technical documentation that implement certain technological actions through information interaction and are intended to solve specific functional problems;

2) one-time password – a password valid only for one authentication session of subjects receiving services in electronic form;

3) subject of personal data (hereinafter referred to as the Subject) – an individual to whom the personal data relates;

4) short code – a six-digit code generated by a digital document service to provide access to a digital document;

5) user - a subject of informatization who uses information objects to perform a specific function and (or) task;

6) third party - a person who is not the subject, owner and (or) operator, but is associated with them (him) by circumstances or legal relations for the collection, processing and protection of personal data;

7) digital document - an electronic document available in the digital document service used and provided to government agencies, individuals and legal entities;

8) digital document service – an object of the information and communication infrastructure of “electronic government”, assigned to the operator and intended for display and use of documents in electronic form, generated based on information from informatization objects.

Documents in the digital document service used and presented to government agencies, individuals and legal entities are equivalent to documents on paper;

9) electronic document – a document in which information is presented in electronic digital form and certified through an electronic digital signature;

10) electronic digital signature – a set of electronic digital symbols created through an electronic digital signature and confirming the authenticity of the electronic document, its ownership and immutability of content;

11) mobile application of “electronic government” (hereinafter referred to as the Mobile application) – a software product installed and launched on a subscriber’s cellular device and providing access to government services and services provided in electronic form via cellular communications and the Internet;

12) QR code - a type of matrix barcode or two-dimensional barcode.

Chapter 2. Procedure for display of electronic documents in the digital document service

3. The digital document service is part of the “electronic government” mobile application, access to which shall be provided through the mobile application and user information systems.

The digital document service is designed to display and use documents using a QR code or short code generated after the subject has provided access to the digital document.

4. Access to the digital document service for user information systems shall be provided by the decision of the authorized body in accordance with the legislation of the Republic of Kazakhstan in the field of informatization.

The digital document service available in user information systems shall be used solely to view and provide digital documents with the consent of the subject.

Users shall carry out the measures provided for by the legislation of the Republic of Kazakhstan on informatization, personal data and their protection, and uniform requirements in the field of information and communication technologies and ensuring information security.

5. Digital documents shall be displayed in the digital document service based on information from information systems obtained through integration and shall be signed with an electronic digital signature of authorized government bodies and organizations.

6. Activities for the integration of information systems shall be carried out in accordance with the Order of the acting Minister of Information and Communications of the Republic of Kazakhstan dated March 29, 2018 № 123 “On approval of the Rules for the integration of electronic government informatization objects” (registered in the State Register of Normative Legal Acts under № 16777).

7. To implement a digital document in the digital document service, it shall be necessary to enter digitized information into the database of a government agency or organization, followed by integration of the mobile application with the information system of the government agency or organization.

8. A request to display electronic documents through the digital document service and obtain the results of processing the request shall be carried out using a subscriber's cellular device.

9. Forms for displaying digital documents shall be determined by the authorized state body or organization with the agreement of the authorized body in the field of informatization.

Chapter 3. Procedure for use of electronic documents in the digital document service

10. All electronic documents available in the digital document service shall be equivalent to paper documents and shall be verified by checking the QR code or shortcode.

11. The digital document service shall be available to entities authorized in the mobile application and user information systems.

12. The subject shall undergo authorization using the methods available in the mobile application and user information systems, then in the “Digital Documents” section, view the required document for further use.

13. The mobile application and user information systems, by calling the services of government bodies or organizations that provide storage of electronic information resources, receive the necessary data to generate a document.

14. If the verification of the received data is successful, the requested document shall be displayed in the digital document service.

Digital documents of minor children shall be available by default to the child’s legal representatives, according to information from the information systems of government agencies.

15. When using the “Open access” function, a secure QR code and a short code shall be generated, providing temporary access to third parties to view the document.

16. Third-party access to digital documents shall be carried out through the digital document service with the consent of the subject.

17. The authenticity of electronic documents available in the digital document service shall be verified through a mobile application or user information systems integrated with the digital document service.7

18. In the mobile application, a third party shall log in using available methods and read the QR code through the camera of the subscriber's cellular device.

A note about viewing documents shall be recorded in the personal accounts of the subject and a third party on the “electronic government” web portal.

19. If the QR code or short access code is successfully verified, the mobile application shall display a digital document by calling the services of government agencies or organizations. A third party shall be granted access to view documents.

20. Also, third parties shall receive digital documents from the digital document service through the implemented integration, subject to the consent of the owner of the document provided through the subject’s cellular subscriber number registered on the “electronic government” web portal by transmitting a one-time password or by sending a short text message as a response to notify the e-government web portal.